Luận văn Nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu

định mức, quy trình sản xuất, quy trình đảm bảo chất lượng, các chuẩn quốc gia và quốc tế trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Tổ chức điều tra, khảo sát hiện trạng, nghiên cứu dự báo xu hướng phát triển và cung cấp các thông tin, tư liệu chuyên ngành; xây dựng các cơ sở dữ liệu, kho thông tin, trang thông tin điện tử về thị trường, doanh nghiệp, sản phẩm phần mềm và nội dung thông tin số; xây dựng các thư viện chuyên ngành, các tài liệu chuyên môn, sách trắng, hướng dẫn về khung pháp lý và sở hữu trí tuệ, môi trường đầu tư, cơ hội thị trường và kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Phát hành các ấn phẩm, tạp chí khoa học, trang thông tin điện tử; chủ trì tổ chức và phối hợp tổ chức các hội thảo, hội nghị, triển lãm trong nước và quốc tế trong lĩnh vực phần mềm và nội dung thông tin số. - Triển khai các biện pháp, giải pháp, đề án, dự án thúc đẩy phát triển và ứng dụng phần mềm mã nguồn mở; thu thập, nghiên cứu, đánh giá, thẩm định và xây dựng cơ sở dữ liệu về phần mềm mã nguồn mở; biên soạn, phát hành các tài liệu mô tả giải pháp, sản phẩm, hướng dẫn cài đặt, sử dụng, phát triển và các tài liệu có liên quan khác. - Cung cấp các sản phẩm mẫu và dịch vụ tư vấn về phần mềm và nội dung thông tin số, bao gồm các dịch vụ tư vấn về sản phẩm, công nghệ và đào tạo; dịch vụ tư vấn về xây dựng, thẩm định, quản lý và đánh giá hiệu quả dự án công nghệ thông tin; nghiên cứu, phát triển và cung cấp các giải pháp, sản phẩm, dịch vụ phần mềm và nội dung thông tin số; các dịch vụ tư vấn có liên quan khác. - Tổ chức thực hiện các dự án, chương trình hợp tác quốc tế, tiếp nhận tài trợ, viện trợ của các cơ quan, tổ chức quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu – phát triển công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ phát triển một số sản phẩm phần mềm và nội dung thông tin số trọng điểm theo định hướng của Chính phủ; tham gia vào các chương trình, đề án quốc gia về an toàn và an ninh thông tin liên quan đến phần mềm và nội dung thông tin số. 25 - Thực hiện nhiệm vụ tổ chức xúc tiến thương mại trong lĩnh vực công nghiệp công nghệ thông tin; tổ chức thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại, phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu cho ngành; hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số nâng cao năng lực hoạt động và sức cạnh tranh; thực hiện chức năng vườn ươm doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Chủ trì hoặc tham gia tổ chức các cuộc thi và trao các giải thưởng về sản phẩm Công nghệ thông tin và truyền thông có liên quan đến phần mềm và nội dung thông tin số. - Được chủ động phát triển các hoạt động sự nghiệp có thu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Viện, trao đổi các sản phẩm tạo ra từ quá trình nghiên cứu – phát triển, hợp tác, thu hút đầu tư trong và ngoài nước để tạo thêm nguồn kinh phí, mở rộng phạm vi, qui mô hoạt động của Viện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện theo các qui định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao. 3.2. Bài toán hành chính tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam 3.2.1. Tổng quan Bài toán: Xây dựng một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số, sử dụng cho mục đích xây dựng các dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan/ tổ chức/cá nhân thông qua Internet. Dưới đây là một vài tính năng mà Hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản - hồ sơ cần phải đáp ứng: - Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa - Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata - Cho phép phân loại và tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống như cây thư mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm - Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính, từng trang hoặc toàn bộ tài liệu 26 - Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai thác - Có khả năng trao đổi văn bản số hóa, thông tin metadata giữa các hệ quản lý văn bản một cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, bằng nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, không tương tác qua e-mail, đĩa mềm, CD- ROM... 3.2.2. Phân tích các luồng công việc tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Dựa trên sự khảo sát thực tế công việc tại Viện cùng công văn số 425 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến. 3.2.2.1. Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: + Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là 27 văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. + Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật); + Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. + Đăng ký văn bản đến bằng sổ Lập sổ đăng ký văn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. 28 + Đăng ký văn bản đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bản của công văn 425. + Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. +Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. - Trình và chuyển giao văn bản đến + Trình văn bản đến Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). - Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ 29 trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến + Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. + Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. 3.2.2.2. Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. + Ghi số và ngày, tháng văn bản Ghi số của văn bản 30 Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. + Ghi ngày, tháng văn bản Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. + Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật + Đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. + Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. - Đăng ký văn bản đi 31 Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. + Đăng ký văn bản đi bằng sổ + Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản - Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Như vậy, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số phải có nhiệm vụ giải quyết hầu hết các luồng công việc nêu trên. 3.3. Mô tả hoạt động quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam 3.3.1. Hoạt động trước đây - Hệ thống văn bản tại viện được quản lý nhờ LaserFiche. Theo ông Hoàng Ngọc Diệp, cố vấn cao cấp về CNTT-VT cho các tổ chức của thế giới tại Việt Nam: Nếu không có 1 giải pháp “quản lý văn bản số” chuẩn, chúng ta không hình thành được các cơ sở dữ liệu lớn tại Việt Nam vì hầu hết văn bản chính thức và hợp pháp đều ở dưới dạng giấy.Từ góc độ quản lý Công Nghệ Thông Tin, tôi có thể thấy được LaserFiche có những ưu điểm đối với nhu cầu trong nước và hỗ trợ đầy đủ để đáp ứng các trở ngại/thách thức hiện nay như sau: 32 + Đó là giải pháp đã trưởng thành, mạnh, tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu số khó khăn và quan trọng nhất thế giới, đó là tiêu chuẩn 5015.2 của bộ Quốc Phòng Hoa Kỳ. + Được sử dụng rộng rãi bởi nhiều tổ chức trên thế giới, gồm các tổ chức chính quyền liên bang, chính quyền địa phương, tổ chức quốc phòng và an ninh, cộng đồng thương mại trong tất cả các công nghiệp chủ yếu, từ lập pháp, an ninh quốc gia, hải quan, nhà hoạch định đô thị, giáo dục, y tế, ngân hàng, lưu trữ hồ sơ quốc gia v.v... + Nó là một kiến trúc mở và độc lập về phần cứng, nên các tổ chức có thể dùng lại hoặc chọn lựa bất cứ trang thiết bị nào họ muốn để phù hợp với nhu cầu của chính mình. + Và rõ ràng rằng là giải pháp này rất phổ biến với trên 25.000 tổ chức lớn chọn lựa và sử dụng, vì nó thân thiện với người dùng và có thể mở rộng từ những hệ thống nhỏ đến lớn, linh hoạt để thích ứng với các hệ thống Công Nghệ Thông Tin hiện có khác, và kinh tế hơn bất cứ đối thủ cạnh tranh nào (nếu có trong thị trường). Tuy nhiên, bản LaserFiche đang dùng tại Viện là bản Trial, hệ thống LaserFiche lại phần mềm có bản quyền nên không cấu hình và tùy chỉnh được nhiều, thêm vào nữa là nó được cài đặt trên hệ điều hành Windows nên dễ bị phá hủy bởi virut. Tích hợp các công cụ khác khó khăn, như việt hóa giao diện, nhận dạng ký tự tiếng việt (OCR), khó tương tác (hệ kín) và đặc biệt là giá thành cao không phù hợp cho triển khai tại việt nam (200000-300000 usb/key/năm). 3.3.2. Hoạt động hiện nay Hiện tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam đang sử dụng hệ điều hành Ubuntu Linux và mong muốn sử dụng các phần mềm mã nguồn mở vào công việc của Viện, vì vậy Alfresco được lựa chọn để nghiên cứu và phát triển hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số. 3.4. Cấu trúc lưu trữ tài liệu trên Alfresco của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Với việc khảo sát thực tế vấn đề lưu trữ tài liệu cũng như quy trình quản lý tài liệu của Viện, em đã áp dụng hệ thống Alfresco để giải quyết vấn đề đó như sau: 33 3.4.1. Hệ thống người dùng Tất cả nhân viên của Viện đều có một tài khoản riêng cho việc truy vập và sử dụng hệ thống. Hình 4. Hệ thống người dùng 3.4.2. Hệ thống thư mục cá nhân Mỗi nhân viên (hay mỗi người dùng) có một thư mục các nhân của riêng mình. Hình minh họa: Hình 5. Hệ thống thư mục cá nhân 34 3.4.3. Hệ thống thư mục Viện Ngoài những thư mục mặc định của hệ thống như Data Dictionary, Sites, Web Projects… Thì Viện còn có các thư mục của riêng Viện như hình vẽ: Hình 6. Hệ thống thư mục Viện 3.4.3.1. Thư mục User Homes Hình 7. Hệ thống thư mục User Homes 35 3.4.3.2. Thư mục Văn Phòng Hình 8. Hệ thống thư mục Văn Phòng Bên trong thư mục Văn Phòng bao gồm các thư mục con sau: - Công Văn Đến - Công Văn Đi - Hồ Sơ - Lịch Công Tác 36 3.4.3.3. Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển Hình 9. Hệ thống thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển Bên trong thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển bao gồm các thư mục con sau: - Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học - Dự Án Đang Triển Khai - Ebooks - Giải Trí 37 3.4.3.4. Thư mục P.Dự Án Hình 10. Hệ thống thư mục P.Dự Án Bên trong Thư mục P.Dự Án bao gồm các thư mục con sau: - Hồ Sơ Dự Án + Đã Thực Hiện + Đang Thực Hiện - Kế Hoạch Dự Án - Văn Bản Pháp Quy 38 3.4.3.5. Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ Hình 11. Hệ thống thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ Bên trong Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ bao gồm các thư mục con sau: - Chương Trình Học - Hợp Tác - Ebooks - Các Khóa Học - Hỗ Trợ Dịch Vụ 39 3.4.3.6. Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI Hình 12. Hệ thống thư mục khác 3.5. Giới thiệu một vài quy trình xử lý - Quy trình xử lý văn bản đến Nhân viên văn phòng, văn thư (người chịu trách nhiệm quản lý văn bản đến) khi nhận được văn bản đến sẽ lưu trữ tại thư mục văn bản đến, đồng thời văn bản đến được quản lý như sau: + Văn bản đến được gửi tới cho Lãnh đạo để xin ý kiến phân phối, chỉ đạo, giải quyết. + Lãnh đạo xem xét và phân công giải quyết tới các phòng ban liên quan. + Các phòng ban nhận văn bản đến, giải quyết và báo cáo lại cho Lãnh đạo. + Kết thúc công việc, văn bản đến được chuyển trở lại cho Văn phòng lưu trữ. Sơ đồ quy trình quản lý 40 Hình 13. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến Quy trình xử lý văn bản đến đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco. - Quy trình xử lý văn bản đi Nhân viên văn phòng, văn thư (người chịu trách nhiệm quản lý văn bản đi) khi nhận được một văn bản đi từ phòng nào đó, hoặc tự mình soạn thảo văn bản đi, sau khi thực hiện đúng quy định của một văn bản đi ở trên, Văn phòng sẽ đưa lên lưu trữ tại thư mục văn bản đi, đồng thời văn bản đi được quản lý bằng quy trình xử lý sau: + Gửi văn bản đi tới Lãnh Đạo, xin ý kiến, ký duyệt. + Lãnh đạo xem xét, cho ý kiến, nếu không chấp nhận sẽ chuyển lại cho Văn phòng sửa chữa. Nếu chấp nhận sẽ ký duyệt và chuyển lại cho Văn phòng chuyển văn bản đi đi tới nơi nhận. Sơ đồ quy trình xử lý Hình 14. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi 41 Quy trình xử lý văn bản đi đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco. - Quy trình xử lý tờ trình + Một phòng bất kỳ gửi tờ trình cho Văn Phòng, Văn Phòng chỉnh sửa cho phù hợp với quy định rồi chuyển lên cho Lãnh đạo ký duyệt, Lãnh Đạo nếu đồng ý sẽ ký duyệt xong chuyển lại cho Văn Phòng lưu trữ, nếu không đồng ý sẽ không ký duyệt và chuyển lại cho Văn Phòng sửa đổi. + Sơ đồ quy trình xử lý Hình 15. Sơ đồ quy trình xử lý tờ trình + Quy trình xử lý tờ trình đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco. 42 Chương 4. Phát triển và mở rộng hệ thống 4.1. Các công nghệ Việt Hóa - Tại sao các phần mềm Việt hóa nên được ủng hộ? Vì xét ý nghĩa ảnh hưởng sâu xa, thì việc này không chỉ làm lợi cho người sử dụng Việt Nam, mà còn làm lợi cho các công ty có phần mềm được Việt hóa. Hiện nay số người Việt Nam có tiền mua phần mềm là rất ít, lợi nhuận quá nhỏ nên các công ty chưa cần quan tâm, họ không phải làm version tiếng Việt để phục vụ thị trường này. Việc có người Việt hóa hộ sẽ giúp phần mềm của họ được sử dụng rộng rãi hơn ở Việt Nam, sản phẩm của họ được quảng bá rộng rãi mà không phải tốn một đồng chi phí nào. Theo thời gian, các phần mềm này vẫn được họ nâng cấp thường xuyên, đến một lúc nào đó họ cảm thấy thị trường ở Việt Nam đã đủ lớn (nghĩa là nhiều người sẽ sẵn sàng bỏ tiền để mua phần mềm có bản quyền) -> version mới của họ sẽ có bản tiếng Việt. Khi ấy họ làm version tiếng Việt quá dễ dàng dựa vào những bản dịch của các nhóm Việt hóa trước, đó là một cái lợi, người dùng cũng đã quen phần mềm với giao diện tiếng Việt đó nên tiếp nhận dễ dàng, là cái lợi thứ hai. Tất nhiên, cái lợi lớn nhất vẫn là đã có một lượng người dùng đông đảo sử dụng phần mềm của họ và đều thấy muốn nâng cấp lên version mới, khi người Việt giàu có lên thì việc bỏ ra khoảng 1 triệu để mua 1 phần mềm tốt có bản quyền không còn là vấn đề nữa. Còn với người sử dụng Việt Nam hiện nay, các phần mềm Việt hóa có tác dụng cực kỳ to lớn, giúp đại bộ phận dân chúng tiếp thu và sử dụng phần mềm dễ dàng. Chúng ta là những người may mắn được đào tạo tốt, ta được học tiếng Anh, được tiếp xúc thường xuyên với công nghệ mới nên việc mày mò sử dụng một phần mềm như Firefox là chuyện đơn giản. Nhưng bao nhiêu người Việt Nam đang có may mắn như chúng ta? Mỗi năm đất nước có khoảng 1.5 triệu học sinh học hết lớp 12, cho là 20% trong số đó biết sử dụng tiếng Anh trong tin học. Cho là người Việt Nam sử dụng tin học (phần mềm tiếng Anh) tập trung chủ yếu từ lớp 6 (12 tuổi) đến khoảng 36 tuổi, ta đang có 25 thế hệ và trong mỗi thế hệ đó có 20% dùng được máy tính bằng tiếng Anh, trung bình mỗi thế hệ 1.5 triệu, con số tính xấp xỉ là: 25 * 1.5 triệu * 20% = 12.5 triệu người dùng được máy tính bằng tiếng Anh. Ước tính sơ qua để các bạn thấy, chúng ta đang nằm trong 15% may mắn biết sử dụng tin học bằng tiếng Anh, còn 85% mọi người chưa có điều kiện này đâu. Các phần 43 mềm phổ thông bằng tiếng Việt sẽ giúp thay đổi cực nhanh vấn đề này! Máy tính chỉ mới ra đời khoảng 20 năm, làm sao thế hệ những người già ở Nhật Bản, Hàn Quốc bây giờ biết dùng máy tính và dùng thoải mái được? Đó là nhờ có phần mềm bằng ngôn ngữ của họ, họ nhìn cái máy cũng đơn giản như đọc một quyển sách mới và sử dụng dễ dàng. Ngày nay chúng ta chưa có những cuộc vận động mạnh để có các phần mềm tiếng Việt chính thức, thì quá trình Việt hóa có ý nghĩa lắm. - Trong sự phát triển của Công Nghệ Thông Tin hiện nay, có nhiều cách để thực hiện việc Việt Hóa phần mềm. Ta có thể làm công việc là Việt hóa cho phần mềm nào đó, cách Việt hóa vừa dễ lại vừa khó. Dễ là đối với các phần mềm có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ thì ta có thể Việt hóa nó dễ dàng, còn khó là khi một phần mềm chỉ có một ngôn ngữ chính là tiếng Anh mà bản thân ta muốn Việt hóa thì phải can thiệp vào mấy file *.dll, cái này thì rất khó đồng thời liên quan tới vấn đề bản quyền. - Alfresco là một hệ thống mã nguồn mở, lại hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, nên việc Việt Hóa là có thể làm được, đồng thời cho dù có đụng vào code hay file ngôn ngữ cũng không ảnh hưởng tới bản quyền. Vì vậy em đã thực hiện việc Việt Hóa giao diện trình duyệt cho hệ thống này tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng hệ thống. Từ đó, em đã tiến hành việc Việt Hóa Alfresco. 4.2. Cấu hình và tùy chỉnh hệ thống Tùy vào từng doanh nghiệp, chức năng của doanh nghiệp, quá trình quản lý của doanh nghiệp mà hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được cấu hình và tùy chỉnh cho phù hợp với từng doanh nghiệp trên. Vì vậy, khi Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam sử dụng hệ thống Alfresco thì phải tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với hoạt động của Viện. 4.2.1. Thuộc tính của văn bản đến Trong lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, một văn bản đến phải có đầy đủ những thuộc tính sau: - Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/07, 31/12. - Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. 44 Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:........................ Ngày:.................... ........................ Chuyển:................................ + Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm + Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên. Các nội dung thông tin trên dấu “Đến” + Số đến Số đến là số thứ tự dăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. + Ngày đến Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức được nhận văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/07/05, 31/12/05. + Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” “hẹn giờ”), cán bộ văn thư ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). + Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. - Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. - Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. 30 m m ĐẾN 45 - Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. - Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. - Mức độ mật: ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền. - Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. - Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến ( văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản saov..v... ). 4.2.2. Thuộc tính của văn bản đi Trong lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, một văn bản đi phải có đầy đủ những thuộc tính sau: - Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản. - Ngày tháng văn bản. Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12. - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại. - Mức độ mật: ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền. - Người ký. Ghi tên của người ký văn bản. 46 - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu - Số lượng bản. Ghi số lượng bản ban hành. - Ghi những điểm cần thiết khác. 4.2.3. Thuộc tính của hồ sơ - Tên hồ sơ - Mã hồ sơ - Văn bản đến liên quan - Văn bản đi liên quan Dựa vào những thuộc tính trên, em đã đi tới việc thêm các thuộc tính vào trong hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số Alfresco để tiện cho việc lưu trữ và quản lý tại Viện. 4.3. Thực thi 4.3.1. Việt Hóa - Bạn có thể cấu hình Alfresco để có được sự hỗ trợ từ các ngôn ngữ như: Chinese, Dutch, English, French, German, Italian, Japanese, Russian, Spanish. - Các ngôn ngữ này hỗ trợ cho việc phát triển, điều tuyệt vời của việc phát triển mã nguồn mở giúp nhiều gói ngôn ngữ được phát triển hơn và mang đến cho cộng động người sử dụng. - Như các gói ngôn ngữ trên, chỉ cần tải gói ngôn ngữ từ website: Sau đó Copy gói ngôn ngữ yêu cầu đấy vào /alfresco/messages Sửa file web-client-config-custom.xml trong thư mục extension 47 <!-- English is the default language. Add additional languages to the list in the login page --> Việt Nam Spanish French Italian Japanese Khởi động lại Alfresco. - Nhưng với ngôn ngữ là Việt Nam, cần download gói ngôn ngữ English, và tự dịch thành tiếng Việt Nam, điều này đòi hỏi thời gian và công sức vì phải chuyển đổi rất nhiều file ngôn ngữ. Sau khi Alfresco được Việt Hóa xong, giao diện sẽ trở nên thân thiện và dễ dàng hơn với người dùng là người Việt Nam. - Một vài hình ảnh minh họa + Giao diện đăng nhập bằng ngôn ngữ English Hình 20. Giao diện login bằng tiếng anh 48 + Giao diện đăng nhập bằng ngôn ngữ Việt Nam Hình 21. Giao diện đăng nhập bằng tiếng Việt + Giao diện phần Company_Home bằng ngôn ngữ English Hình 22. Giao diện Company Home bằng tiếng anh 49 + Giao diện phần Company_Home bằng ngôn ngữ Việt Nam Hình 23. Giao diện Company Home bằng tiếng Việt + Giao diện chức năng tạo thư mục bằng ngôn ngữ English - Việt Nam Hình 24. Giao diện chức năng tạo thư mục 50 - Trên đây là một số hình minh họa cho việc Việt Hóa Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số Alfresco. Vì thời gian nghiên cứu và Việt Hóa không được nhiều nên công việc Việt Hóa vẫn chưa được hoàn thiện, vẫn đang tiếp tục với sự cố gắng và nỗ lực hết mình. 4.3.2. Thuộc tính cho từng loại văn bản 4.3.2.1. Văn bản đến Từ các thuộc tính được định nghĩa trên, ta xây dựng thêm thông tin cho văn bản đến. Gồm các thuộc tính sau: + NgayDen + SoDen + TacGia + SoKyHieu + NgayThang + MucDoMat + NoiNhan Các thuộc tính được định nghĩa như sau: Property Type Property Name Property Label Text NgayDen Ngày đến Int SoDen Số đến Text TacGia Tác giả Text SoKyHieu Số ký hiệu Text NgayThang Ngày tháng Text MucDoMat Mức độ mật Text NoiNhan Nơi nhận 51 Khi đó để định nghĩa thuộc tính đó thì trong file customModel.xml của thư mục /shared/classes/alfresco/extension Thêm định nghĩa thuộc tính mới này vào trước dòng như sau: Văn bản đến Ngày đến d:text Số đến d:int Tác giả d:text Số ký hiệu d:text 52 Ngày tháng d:text Mức độ mật d:text Nơi nhận d:text Để thêm nó như một luật trong tập hợp luật và hiển thị nó trong trang hiển thị chi tiết thì trong file web-client-config-custom.xml cấu hình thêm như sau: 53 <separator name="sepCust1" display-label="Văn bản đến" component-generator="HeaderSeparatorGenerator" /> Sau khi định nghĩa và cấu hình cho các thuộc tính của văn bản đến, thêm luật vào trong thư mục Văn Phòng > Văn Bản Đến, khi upload một tài liệu vào thư mục này, các thuộc tính được thêm vào sẽ xuất hiện: Hình 25. Trang thuộc tính của Văn Bản Đến 54 4.3.2.2. Văn bản đi Từ các thuộc tính được định nghĩa trên, ta xây dựng thêm thông tin cho văn bản đi. Gồm các thuộc tính sau: + SoKyHieuVanBan + NgayThangVanBan + MucDoMat + NguoiKy + NoiNhan Các thuộc tính được định nghĩa như sau: Property Type Property Name Property Label Text SoKyHieuVanBan Số ký hiệu văn bản Text NgayThangVanBan Ngày tháng văn bản Text MucDoMat Mức độ mật Text NguoiKy Người ký Text NoiNhan Nơi nhận Khi đó để định nghĩa thuộc tính đó thì trong file customModel.xml của thư mục /shared/classes/alfresco/extension Thêm định nghĩa thuộc tính mới này vào trước dòng như sau: Văn bản đi 55 Số ký hiệu văn bản d:text Ngày tháng văn bản d:text Mức độ mật d:text Ngày ký d:text Nơi nhận d:text Để thêm nó như một luật trong tập hợp luật và hiển thị nó trong trang hiển thị chi tiết thì trong file web-client-config-custom.xml cấu hình thêm như sau: 56 <separator name="sepCust1" display-label="Văn bản đi" component-generator="HeaderSeparatorGenerator" /> Sau khi định nghĩa và cấu hình cho các thuộc tính của văn bản đi, thêm luật vào trong thư mục Văn Phòng > Văn Bản Đi, khi upload một tài liệu vào thư mục này, các thuộc tính được thêm vào sẽ xuất hiện: 57 Hình 26. Trang thuộc tính của Văn Bản Đi 4.3.2.3. Hồ sơ Từ các thuộc tính được định nghĩa trên, ta xây dựng thêm thông tin cho Hồ Sơ. Gồm các thuộc tính sau: + TenHoSo + MaHoSo + vbdenlienquan + vbdilienquan Các thuộc tính được định nghĩa như sau: Property Type Property Name Property Label Text TenHoSo Tên hồ sơ 58 Text MaHoSo Mã hồ sơ Text vbdenlienquan Văn bản đến liên quan Text vbdilienquan Văn bản đi liên quan Khi đó để định nghĩa thuộc tính đó thì trong file customModel.xml của thư mục /shared/classes/alfresco/extension Thêm định nghĩa thuộc tính mới này vào trước dòng như sau: Hồ sơ Tên hồ sơ d:text Mã hồ sơ d:text Văn bản đến liên quan d:text 59 Văn bản đi liên quan d:text Để thêm nó như một luật trong tập hợp luật và hiển thị nó trong trang hiển thị chi tiết thì trong file web-client-config-custom.xml cấu hình thêm như sau: <separator name="sepCust1" display-label="Hồ sơ" component-generator="HeaderSeparatorGenerator" /> 60 Sau khi định nghĩa và cấu hình cho các thuộc tính của hồ sơ, thêm luật vào trong thư mục Văn Phòng > Hồ sơ, khi upload một tài liệu vào thư mục này, các thuộc tính được thêm vào sẽ xuất hiện: Hình 27. Trang thuộc tính của Hồ Sơ 61 Kết luận Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu (DMS – Document Management System) là lĩnh vực còn mới mẻ và ngày càng có vị trí quan trọng trên môi trường Internet. Với phạm vi của một khóa luận tốt nghiệp em đã hoàn thành và tìm hiểu được các đặc trưng cơ bản nhất của một DMS. Các hoạt động và những công nghệ để xây dựng nên một DMS. Sau đó áp dụng những kiến thức đã nghiên cứu được xây dựng một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu trên nền tảng hệ thống mã nguồn mở Alfresco. Trong tương lai em sẽ mở rộng phạm vi đề tài theo các hướng nghiên cứu sau: - Xây dựng và phát triển, hoàn thiện một Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu người dùng. - Có khả năng sử dụng lại mã nguồn trong Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu, hướng tới một cộng đồng cùng phát triển. Do hạn chế về thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cùng toàn thể các bạn nhằm hoàn thiện luận văn, ứng dụng đáp ứng thực tế cuộc sống. Hy vọng khóa luận sẽ giúp nhiều bạn có được một cái nhìn rõ ràng, một giải pháp tốt khi xây dựng một Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. 62 Phụ lục 1: TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT ***************** Dưới đây là phần mô tả cài đặt hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số trên nền tảng Alfresco. Thực tế có rất nhiều cách cài đặt, nhưng theo em, đây là cách cài đặt tốt, giúp cài đặt một cách nhanh chóng và tiện dụng. Trong tài liệu hướng dẫn này, em sẽ cài đặt trên hệ điều hành Linux. Java SE Development Kit (JDK) phải được cài đặt trong hệ thống trước khi cài đặt Alfresco. Một vài bản cài đặt Alfresco sẽ phát hiện xem JDK đã được cài hay chưa, nếu chưa JDK sẽ tự động được install, một vài bản khác thì bắt buộc JDK được cài trước khi cài Alfresco. - Cách cài đặt JDK như sau: Trong terminal gõ lệnh: sudo apt-get install sun-java6-jdk Gõ lệnh: java -version để xem java cài thành công chưa và xem phiên bản của java. Lấy thư mục đúng của Java: ls /usr/lib/jvm/ Ta thấy trong thư mục jvm có 2 thư mục: java-6-sun và java-6-sun-1.6.0.07 Ghi nhớ đường dẫn /usr/lib/jvm/java-6-sun-1.6.0.10/ để cấu hình Alfresco sau này. - Cài đặt Alfresco Download bản Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install Gõ lệnh: chmod 777 Alfresco-Labs-3b-Linux-x86-Install để xét quyền thực thi cho file Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install Cài đặt Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install bằng lệnh: ./Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install Quá trình cài đặt Alfresco bắt đầu 63 Hình 27. Bắt đầu quá trình cài đặt Alfresco Làm theo các hướng dẫn cài đặt sau: - Bạn sẽ được hỏi vị trí để cài đặt phần mềm. Nếu bạn không ở quyền root, thư mục home của bạn được chọn theo mặc định. Nếu bạn muốn cho Alfresco chạy với những người dùng khác, hoặc bắt đầu khởi động lên, bạn nên thay đổi đến một địa điểm khác. Hãy thoát khỏi trình cài đặt và trở thành root. Nếu bạn là root, mặc định là /opt/Alfresco. Nếu bạn muốn thay đổi nó, /usr/local/Alfresco sẽ là một lựa chọn tốt. Hình 28. Chọn thư mục cài đặt Alfresco - Bấm next và máy tính của bạn sẽ bắt đầu cài đặt Alfresco 64 Hình 29. Tiến hành việc cài đặt Alfresco - Chỉ đường dẫn tới OpenOffice Hình 30. Chỉ đường dẫn tới OpenOffice - Quyết định nếu bạn muốn xem các Readme. 65 Hình 31. Hoàn tất cài đặt Alfresco - Cấu hình cho Alfresco + Vào file alfresco.sh sửa ALF_HOME và export JAVA_HOME : ALF_HOME=/opt/Alfresco export JAVA_HOME=/usr/lib/jvm/java-6-sun-1.6.0.10/ Chạy file alfresco.sh bằng lệnh: ./alfresco.sh start Mở trình duyệt chạy ra cửa sổ đăng nhập. Nếu màn hình đăng nhập xuất hiện thì cài đặt và cấu hình thành công. Đăng nhập với user và pass là admin. Đăng nhập thành công => cài đặt thành công. Hình 32. Giao diện đăng nhập hệ thống 66 Phụ lục 2: Tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho quản trị hệ thống ********************** 1. Quản lý không gian và người dùng - Tạo không gian cho tất cả người dùng Đầu tiên, bạn tạo một không gian cho tất cả người dùng và sau đó bạn thêm người dùng mới. Để thêm một không gian mới cho những người dùng, thực hiện theo những bước sau: + Click on the Company Home menu link in the tool bar (top left). + In the header click on Create | Create Space. + The create space dialog is displayed as shown in the following screenshot. + In the Name text box, type Users Home. Hình 33. Giao diện tạo mới một không gian + Quay trở lại không gian Company Home sẽ thấy không gian User Homes được thêm vào như hình sau: 67 Hình 34. Không gian User Homes - Tạo người dùng mới Trước khi thêm người dùng mới, bạn cần biết rõ thông tin sau đây về mỗi người dùng: + Họ và tên + Địa chỉ email + Địa chỉ công ty + Username + Password + Home space name Trong không gian bất kỳ, click vào nút administration console ở trên toolbar như hình dưới đây: Hình 35. Giao diện Manage System Users 68 Trong administration console. Click vào Manage System Users. Trong The Manage System Users, click vào Create User. Trong New User Wizard, bạn có thể nhìn thấy danh sách các bước tạo mới user Hình 36. Giao diện các bước tạo người dùng mới Khi đã hoàn thành các bước trên, nhấn finish để hoàn tất việc tạo mới một user. - Tìm kiếm người dùng tồn tại Trong không gian bất kỳ, click vào nút Administration Console ở trên toolbar, vào phần quản lý người dùng, để hiển thị tất cả user, click vào Show all 69 Hình 37. Giao diện hiển thị thông tin tất cả người dùng Từ việc hiển thị tất cả user trên, bạn có thể Sửa chi tiết người dùng hay Xóa người dùng cũng như thay đổi password của họ. 2. Quản lý nhóm người dùng - Tạo nhóm và nhóm con Trong không gian bất kỳ, click vào nút administration console ở trên toolbar như hình dưới đây. Trong administration console. Click vào Manage System Users. Trong The Manage System Users, click vào Create Group. Hình 38. Giao diện tạo nhóm mới 70 Đặt tên nhóm vào ấn Create Group. Sau khi tạo xong nhóm, bạn có thể Thêm người dùng vào một nhóm, Rời người dùng ra khỏi nhóm, tạo Sub_Group như hình trên. 3. Quản lý phân quyền - Mỗi người dùng (User) đều có những quyền khác nhau với mỗi thư mục (space) khác nhau. Hệ thống cung cấp 5 quyền là: Consumer (Khách viếng thăm) Editor (Biên tập viên) Contributor (Người tham gia) Collaboration (Cộng tác viên) Coordinator (Điều hợp viên) Sau đây là bảng mô tả quyền hạn của từng quyền trên: Nếu bạn có quyền là Coordinator với một thư mục nào đó, bạn có thể mời (invite) một User khác làm Consumer (Khách viếng thăm), Editor (Biên tập viên), Contributor (Người tham gia), Collaboration (Cộng tác viên) hay Coordinator (Điều hợp viên) với thư mục đó bằng cách + Trong thư mục bạn làm Coordinator (Điều hợp viên), chọn More Actions > Manage Space User, trong Manage Space User, chọn Invite 71 Hình 39. Giao diện quản lý không gian + Trong Invite Users Wizard, bấm nút Search để tìm User hoặc Group muốn Invite, trong danh sách User/Group được tìm thấy, bạn chọn User hoặc Group và Quyền cần cấp cho họ rồi ấn nút Add to list. Sau đó nhấn nút Next. Hình 40. Giao diện phân quyền cho người dùng + Ở bước thứ 2, bạn muốn gửi email thông báo cho người bạn muốn mời thì chọn Yes, còn không muốn thì chọn No. Sau đó ấn nút Next. 72 + Ở bước thứ 3, chọn Finish để hoàn thành việc cấp quyền cho User hoặc Group. + Để biết được thư mục bạn sở hữu có những ai và quyền gì liên quan, bạn có thể vào trong thư mục đó, chọn More Actions > Manage Space User (Khung màu đỏ là các User hoặc Group và những quyền của họ. Hình 41. Giao diện hiển thị người dùng và nhóm liên quan tới thư mục 73 Phụ lục 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU SỐ ****************** 1. Giới thiệu - Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được xây dựng trên nền tảng phần mềm mã nguồn mở Alfresco, và được phát triển để phù hợp với công việc lưu trữ và quản lý tài liệu số của Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam. - Hệ thống chạy trên nền Web, nên chỉ cần bạn có một trình duyệt Web như Internet Explorer, FireFox, Google Chrome, Flock … là có thể truy cập và sử dụng một cách dễ dàng. Ở hướng dẫn sử dụng này, tôi xin được trình bày trên trình duyệt Web FireFox. - Với hệ thống này, bạn có thể lưu trữ và quản lý tài liệu dễ dàng như tạo tài liệu ngay trên nó, hoặc upload tài liệu có sẵn lên hệ thống cũng như download tài liệu về, view tài liệu, tìm kiếm tài liệu …. 2. Sử dụng 2.1. Đăng nhập hệ thống - Mỗi người dùng được cung cấp 1 tài khoản bao gồm Username và Password. Để đăng nhập vào hệ thống, bạn bật FireFox lên, truy cập vào địa chỉ: Nếu lần đầu tiên bạn đăng nhập vào hệ thống, bạn sẽ là 1 Guest, bạn chọn Logout để đăng xuất. Hình 42. Giao diện lần đầu tiên đăng nhập (Guest) 74 Màn hình đăng nhập xuất hiện cho phép bạn nhập Username và Password. Sau khi nhập Username và Password, bạn có thể chọn 2 ngôn ngữ English và tiếng việt ( ngôn ngữ tiếng Việt đang trong quá trình hoàn thiện nên tạm thời xin khuyến cáo là nên chọn ngôn ngữ English). Kết thúc ấn login để đăng nhập hệ thống. Hình 43. Giao diện đăng nhập 2.2. Các thư mục (Space) - Khi đăng nhập hệ thống thành công, bạn sẽ vào không gian của Viện (company_home). - Mỗi người dùng (User) đều có một thư mục riêng của mình nằm trong NISCI > Thư mục cá nhân > [Tên user] 2.3. Cách tạo tài liệu trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu - Hệ thống hỗ trợ cho việc tạo trực tiếp các file dạng HTML, plain text và XML. + Trong thư mục bạn muốn tạo tài liệu ( và có quyền tạo tài liệu), bạn chọn Create > Create Content + Trong Create Content Wizard, bạn gõ name (tên), Type (loại), Content Type (loại nội dung). Sau đó ấn Next 75 Hình 44. Giao diện bước 1 tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text + Ở bước thứ 2 là form cho phép bạn nhập nội dung của tài liệu. Nhập xong bạn ấn Next Hình 45. Giao diện bước 2 tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text 76 + Cuối cùng, bạn ấn Finish để vào phần Modify Content Properties. Hình 46. Giao diện bước 3 tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text + Trong Modify Content Properties, bạn thêm những thông tin như Title, Description, Author cho file được tạo và ấn OK để tạo tài liệu. Hình 47. Giao diện Modify Content Properties 2.4. Cách upload tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu - Nếu bạn có một tài liệu bằng giấy, bạn đưa vào máy scan để quét chuyển sang file TIFF hoặc PDF. - Nếu trong máy bạn có một file tài liệu, dạng pdf, doc, ppt …. Để đưa lên lưu trữ và quản lý trên hệ thống bạn làm theo những bước sau: + Vào thư mục bạn cần upload tài liệu lên. (Bạn phải có quyền upload tại thư mục này). Chọn Add Content 77 + Trong Add Content Dialog, chọn Browse, và chọn đường dẫn tới file bạn cần upload. Sau đó ấn OK để vào phần Modify Content Properties. + Trong Modify Content Properties, bạn thêm những thông tin như Description, Author cho file và ấn OK để upload tạo tài liệu. Và đây là 2 file (file được Create và File được Upload lên thư mục “LeTien” Hình 48. Giao diện các file được create và upload 2.5. Cách download tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu - Để tải về một file tài liệu, người dùng vào không gian chứa file đó, bấm vào nút download như hình vẻ: Hình 49. Giao diện các file được create và upload 2.6. Cách tìm kiếm tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu - Để tìm kiếm một file tài liệu, người dùng sử dụng chức năng tìm kiếm của hệ thống. Chức năng tìm kiếm này nằm phía trên, góc phải của giao diện hệ thống 78 Hình 50. Phần tìm kiếm tài liệu - Để tìm kiếm nâng cao, chọn Advanced Search như hình dưới Giao diện phần chức năng tìm kiếm như sau: Hình 51. Giao diện tìm kiếm nâng cao - Người dùng có thể tìm kiếm theo tên (name), nội dung (content), không gian (space) … 79 2.7. Cách sử dụng WorkFlow - Mỗi thư mục có 1 hoặc nhiều luật (Rule), mỗi một tài liệu, khi được Create hay Upload vào một thư mục đó đều có những luật trong đó. VD: 1 tài liệu, khi được Create hay Upload vào thư mục Văn bản đến, nó có thể được chuyển qua thư mục Lãnh Đạo để chờ xét duyệt. Khi đó, trong thư mục Văn bản đến có luật “Chờ xét duyệt”, khi chọn luật này, tài liệu sẽ được copy hoặc move sang thư mục Lãnh Đạo. Cách làm đơn giản như sau: + User letien upload file Baocao_24_02_2009.doc lên thư mục Văn Bản Đến (user letien là Coordinator của thư mục Văn Bản Đến). Sau đó chọn More Actions > Xin phê duyệt như hình vẽ sau: Hình 52. Giao diện xử lý tài liệu Khi đó tài liệu sẽ được Move sang thư mục Viện Trưởng + User minhhl vào thư mục Viện Trưởng (user minhhl là Coordinator của thư mục Viện Trưởng) sẽ thấy xuất hiện file Baocao_24_02_2009.doc, lúc ấy User này sẽ 80 có 2 sự lựa chọn, nếu phê duyệt thì file sẽ được move tới thư mục Phát Hành, nếu không phê duyệt thì file sẽ được move về thư mục Văn Bản Đến. Hình 53. Giao diện xử lý tài liệu 2 - Trên đây chỉ là 1 ví dụ đơn giản cho bạn đọc dễ hiểu về cách sử dụng WorkFlow. Còn rất nhiều luật được tạo ra để phục vụ cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu số. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. [2] Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ. [3] Michael Farman. Alfresco in an hour [4] Munwar Shariff. Packt Alfresco Enterprise Content Management, 12/2006. Implementation. [5] Trang Web: [6] Trang Web: [7] Trang Web: [8] Trang Web: