Luận văn Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc tập đoàn công nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT –––––––––––––––––––––– PHẠM THỊ HỒNG HẠNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KHAI THÁC THAN THUỘC TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ HÀ NỘI, 01/2018 Công trình được hoàn thành tại: Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Trƣờng Đại học Mỏ - Địa chất Người hướng dẫn khoa học: 1. TS Nguyễn Văn Hải 2. TS Nguyễn Thị Bích Ngọc Phản biện 1: TS Nguyễn Duy Lạc Phản biện 2: PGS.TS Nguyễn Phú Giang Phản biện 3: PGS.TS Nguyễn Văn Định Luận án sẽ được bảo vệ trước Hội đồng đ nh gi uận án cấp Trường tại: Trường Đại học Mỏ - Địa chất vào hồi . giờ ngày th ng năm . Có thể tìm hiểu luận án tại thư viện: N 1- Thƣ viện Quốc gia 2- Thƣ viện Trƣờng Đại học Mỏ - Địa chất 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Quản trị chi phí trong doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam nói riêng hiện nay đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng chi phí cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy công tác quản trị chi phí trong các doanh nghiệp hiện nay cần được đặc biệt quan tâm và thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện công tác quản trị chi phí tốt các nhà quản trị cần có các thông tin cần thiết iên quan đến việc hình thành, phát sinh chi phí. C c thông tin đó chủ yếu được cung cấp bởi hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, bao gồm cả hai nhánh là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Chất ượng của thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản trị chi phí trong doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào hệ thống thông tin kế toán tạo ra nó. Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, khi công nghệ thông tin ngày càng có nhiều ảnh hưởng sâu rộng đến qu trình điều hành, quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán trong việc cung cấp thông tin nhanh và hữu ích cho nhà quản trị thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là tất yếu với mọi doanh nghiệp. Thực tế hiện nay giá thành than của Tập đoàn TKV ngày càng tăng cao, tại nhiều doanh nghiệp khai th c than vượt quá giá bán, dẫn đến giảm năng ực cạnh tranh và nguy cơ thua ỗ. Một trong những nguyên nhân chính là do công tác quản trị chi phí còn nhiều bất cập, yếu kém do hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chính xác, kịp thời và chưa đúng địa chỉ phục vụ cho quản trị chi phí và quyết định các vấn đề iên quan đến chi phí. Mặt khác, mặc dù các doanh nghiệp này đều nhận thấy vai trò của công tác quản trị chi phí cũng như ảnh hưởng của thông tin kế to n đến việc ra quyết định, điều hành và quản lý chi phí của đơn vị song hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp này chủ yếu mới cung cấp các thông tin kế to n tài chính mà chưa cung cấp được các thông tin kế toán quản trị. Hơn nữa giữa các bộ phận trong doanh nghiệp chưa có sự gắn kết chặt chẽ trong việc xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản trị chi phí do đó thông tin còn thiếu tính đồng bộ, nhất quán. Ngoài ra các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam là loại doanh nghiệp sản xuất đặc 2 thù với nhiều công đoạn sản xuất, phát sinh nhiều loại chi phí đòi hỏi phải có c c phương ph p xử lý và hạch toán chi phí theo từng công đoạn rất phức tạp, tiêu hao nhiều thời gian và công sức do đó ảnh hưởng đến quá trình cung cấp thông tin (thiếu tính kịp thời). Từ các phân tích trên, việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ công tác quản trị chi phí được đặt trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại là một yêu cầu cần thiết và có ý nghĩa to lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt đ p ứng được yêu cầu của quản trị chi phí cũng như khắc phục được các hạn chế hiện tại trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam. Chính vì vậy tác giả đã ựa chọn đề tài “ Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam” để tìm hiểu và nghiên cứu với mục đích xây dựng được hệ thống thông tin kế to n đầy đủ từ dữ liệu đầu vào, phương pháp xử lý kế toán đến c c b o c o đầu ra cho cả hai nhánh kế toán tài chính và kế toán quản trị trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đ p ứng được yêu cầu quản trị chi phí trong doanh nghiệp khai thác than. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của luận án là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị trên nền ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, phục vụ đắc lực cho công tác quản trị chi phí trong doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chung của luận án là hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam (TKV) Đối tượng nghiên cứu cụ thể là: - Cơ sở lý luận về xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Đặc điểm công nghệ sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý, công tác kế toán tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV chi phối việc quản trị chi phí. - Công tác quản trị chi phí, công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV. 3 - Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV - Những căn cứ xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV. b. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV. - Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu, thu thập, thống kê, phân tích số liệu iên quan giai đoạn từ 2011 – 2016 - Về nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán với 3 phân hệ thông tin chi phí dự toán, thông tin chi phí thực hiện, thông tin phân tích và kiểm soát chi phí trong phạm vi thực hiện của kế toán:  Dữ liệu đầu vào (chứng từ, cơ sở dữ liệu)  Phương ph p xử lý dữ liệu (các phương pháp kế toán)  Thông tin đầu ra (báo cáo kế toán) 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Với mục tiêu đã đặt ra ở trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm: 1) Nghiên cứu tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước có iên quan đến đề tài luận án. 2) Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong doanh nghiệp. 3) Kinh nghiệm nước ngoài về xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí và rút ra bài học cho Việt Nam. 4) Phân tích, đ nh gi thực trạng hệ thống thông tin kế toán nói chung và đặc biệt là thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV 5) Xây dựng hệ thống thông tin kế to n đ p ứng yêu cầu quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV. 5. Những kết quả đạt đƣợc và đóng góp mới của luận án Về lý luận: Luận n đã nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về quản trị chi phí và hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí từ đó nhận diện thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, chỉ ra mối quan hệ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán với công tác quản trị chi phí. Khẳng định sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán đảm bảo sự tích hợp, đầy đủ, chính xác, kịp thời, linh hoạt mọi lúc mọi nơi cho c c doanh nghiệp 4 Nghiên cứu các vấn đề về xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí theo các nội dung và chức năng của quản trị chi phí với ba phân hệ là hệ thống thông tin chi phí dự toán, hệ thống thông tin chi phí thực hiện và hệ thống thông tin kiểm soát và phân tích chi phí. Đặc biệt hơn nữa việc nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tích hợp đầy đủ thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đ p ứng yêu cầu mới của xã hội trong điều kiện bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Về thực tiễn: Qua nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán hiện hành tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV luận án chỉ ra cho các doanh nghiệp này thấy vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán với công tác quản trị chi phí, đ nh gi mức độ đ p ứng yêu cầu quản trị chi phí trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán hiện nay đồng thời cũng chỉ ra những tồn tại, hạn chế (về tính đầy đủ, kịp thời, chính xác, linh hoạt, đồng bộ) và nguyên nhân mà hệ thống chưa đ p ứng được các yêu cầu của quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị chi phí nói riêng. Luận án khẳng định, để quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV hiệu quả cần xây dựng hệ thống thông tin kế toán mới khắc phục các hạn chế trên với đầy đủ thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị theo các chức năng của quản trị chi phí (bao gồm ba phân hệ: hệ thống thông tin chi phí dự toán, hệ thống thông tin chi phí thực hiện và hệ thống thông tin kiểm soát và phân tích chi phí). Ngoài ra luận n cũng chỉ ra để đảm bảo hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV hoạt động hiệu quả thì hệ thống này phải được xây dựng trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Với yêu cầu như vậy luận n đã xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV theo các chức năng của quản trị chi phí và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại (giải pháp tích hợp) để tích hợp thông tin trong hệ thống đảm bảo cung cấp thông tin cho quản trị chi phí đầy đủ, kịp thời, chính xác, linh hoạt và đồng bộ. Cụ thể hơn uận n đã xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí với ba phân hệ: (1) Phân hệ thông tin chi phí dự toán, (2) Phân hệ thông tin chi phí thực hiện và (3) Phân hệ thông tin phân tích và kiểm soát chi phí theo các cấu thành của hệ thống à cơ sở dữ liệu đầu vào, quy trình xử ý và thông tin đầu ra. 5 6. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài luận án Ý nghĩa khoa học: Đề tài luận n đã góp phần bổ sung và àm phong phú cơ sở lý luận và khoa học về xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Ý nghĩa thực tiễn Kết quả nghiên cứu là tài liệu có giá trị tham khảo đối với các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí. Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo cho học tập, nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí nói riêng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. 7. Kết cấu nội dung của luận án Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung luận n được kết cấu thành 4 chương CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƢỚC VỀ ĐỀ TÀI LUẬN ÁN 1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu 1.1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu ở nước ngoài 1.1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu ở trong nước Với các nội dung nghiên cứu của luận án, tổng quan các vấn đề nghiên cứu iên quan được chia thành 3 nhóm: 1) Các nghiên cứu iên quan đến xây dựng hệ thống thông tin kế toán 2) Các nghiên cứu iên quan đến hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí 3) Các nghiên cứu iên quan đến tích hợp hệ thống thông tin kế toán 1.2 Các vấn đề kế thừa và khoảng trống nghiên cứu Những vấn đề kế thừa: - Luận án kế thừa c c quan điểm, cơ sở lý luận về xây dựng hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí nói riêng trong doanh nghiệp. - Luận án kế thừa kinh nghiệm xây dựng hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. - Luận án kế thừa c c phương ph p hạch toán, xử lý thông tin kế to n mang tính đặc thù tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV hiện nay. 6 Những khoảng trống nghiên cứu: - Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí dựa trên quan điểm hệ thống và yêu cầu của quản trị chi phí chưa được triển khai thực hiện một cách đầy đủ và hiệu quả, còn thiếu tính ogic và đồng bộ. - Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí được xây dựng chưa có sự kết hợp chặt chẽ, còn chồng chéo, thiếu đồng bộ, nhất quán giữa hệ thống thông tin kế toán quản trị và hệ thống thông tin kế toán tài chính. - Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí chưa được đặt trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại - tích hợp thông tin toàn hệ thống. Với những khoảng trống nghiên cứu trên NCS sẽ tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện trong luận án của mình. CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN KINH NGHIỆM VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU DỰNG HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN UẤT KINH DOANH 2.1 Cơ sở lý luận về quản trị chi phí n v v tr quản trị chi phí Quản trị chi phí à tổng hợp c c qu trình từ hoạch định, tổ chức thực hiện, tập hợp, tính to n, phân tích và kiểm so t chi phí ph t sinh trong qu trình sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp sử dụng chi phí đúng mục đích, hợp lý và có hiệu quả. ung quản trị p Theo tác giả, nếu nhìn nhận vấn đề từ bản chất và vai trò của quản trị chi phí thì nội dung của quản trị chi phí không chỉ bao gồm: (1) Tính to n và x c định chi phí kinh doanh; (2) Phân tích chi phí kinh doanh, mà bao gồm: (1) Hoạch định chi phí, (2) Tính to n, x c định chi phí cho từng đối tượng, từng địa điểm ph t sinh chi phí, (3) Phân tích chi phí, (4) Kiểm so t chi phí. 2.1.3 Thông tin phục vụ quản trị chi phí trong doanh nghiệp C c thông tin về chi phí trong doanh nghiệp được x c định từ c c hoạt động cung ứng, hoạt động sản xuất, hoạt động b n hàng Thông tin của c c hoạt động này được ghi nhận, xử ý và cung cấp bởi tổng hợp c c hệ thống thông tin như hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin kinh doanh, hệ thống thông tin kế to n 7 2.2 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế to n phụ vụ quản trị hi ph 2.2.1 Các khái ni m về h thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí 2.2.1.1 Khái niệm hệ thống 2.2.1.2 Hệ thống thông tin 2.2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý 2.2.1.4 Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế to n à hệ thống thông tin được thiết ập nhằm thu thập, xử ý, ưu trữ, kiểm so t và cung cấp thông tin kinh tế tài chính (thông tin kế to n tài chính và thông tin kế to n quản trị) cho đối tượng sử dụng. 2.2.1.5 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí Hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí à hệ thống thông tin kế to n thực hiện qu trình thu thập, xử ý, phản nh, ưu trữ và cung cấp thông tin về tình hình chi phí (dự to n chi phí, thực hiện chi phí, phân tích và kiểm so t chi phí) của doanh nghiệp cho c c nhà quản trị trong việc điều hành và quản ý chi phí. 2.2.2 tr ứ n ng t ống t ng t n ế to n p ụ vụ quản trị p (1) Ghi nhận, xử ý và ưu trữ dữ iệu về chi phí trong doanh nghiệp. (2) Lập và cung cấp các báo cáo chi phí cho c c nhà quản trị. (3) Hỗ trợ việc ra quyết định cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. (4) Hoạch định và kiểm so t c c hoạt động kinh tế. (5) Thiết ập hệ thống kiểm so t nội bộ cho tất cả hoạt động kinh tế Hình 2.3 Thông tin phục vụ quản trị chi phí Thông tin Thông tin Thông tin Hệ thống TT sản xuất Hệ thống TT Marketing Các hệ thống TT kh c Quản trị chi phí Phân hệ TT chi phí dự toán H thống thông tin kế toán Phân hệ TT chi phí thực hiện Phân hệ TT phân tích và kiểm soát CP 8 chung và cụ thể cho công t c quản trị chi phí. 2.2.3 Cấu thành c a h thống thông tin kế to n p ụ vụ quản trị p 2 3 ựng hệ thống thông tin kế to n phụ vụ quản trị hi ph gu n t v u ầu ng t ống t ng t n ế to n p ụ vụ quản trị p 2.3.1.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí (1) Nguyên tắc hệ thống. (2) Nguyên tắc mô hình hóa. (3) Nguyên tắc linh hoạt. (4) Nguyên tắc đơn giản hiệu quả (5) Nguyên tắc phục vụ yêu cầu quản trị. 2.3.1.2 Yêu cầu xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí (1) Yêu cầu về sự phù hợp. Hình 2.7 Sơ đồ cấu thành c a h thống thông tin kế toán P h ần m ềm Cấu thành hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí Theo cấu trúc vật lý Theo chức năng và QT hoạt động Theo nội dung quản trị CP D ữ l iệ u đ ầu v ào B ộ p h ận x ử l ý T h ô in g t in d ữ l iệ u ư u t rữ C ô n g c ụ k iể m s o át T h ô n g t in k ết x u ất C o n n g ư ờ i P h ần c ứ n g D ữ l iệ u M ạn g P H T T k iể m s o át v à p h ân t íc h C P P H T T t h ự c h iệ n c h i p h í P H T T d ự t o án c h i p h í 9 (2) Yêu cầu về đảm bảo cơ chế kiểm soát. (3) Yêu cầu về tính độc lập và chia sẻ. (4) Yêu cầu về khả năng đ p ứng yêu cầu quản trị chi phí. 2.3.2 Các nhân tố ản ưởng đến xây d ng h thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí P ương p p t ếp cận xây d ng h thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí Tiếp cận theo hướng chức năng u tr n ng t ống t ng t n ế to n p ụ vụ quản trị p Khảo sát Phân tích Cài đặt, thử nghiệm Bảo trì Thiết kế Dữ liệu, xử lý, giao diện Dữ liệu, xử lý, giao diện Dữ liệu, xử lý Phân tích yêu cầu H n 9: M n t nước [32] Hình 2.8 Nhân tố ản ưởng đến xây d ng h thống thông tin kế toán phục vụ QTCP Xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí Nhóm nhân tố khách quan Nhóm nhân tố ch quan Các quy định, chính sách, chế độ kế toán của nhà nước Sự phát triển của CNTT và ứng dụng CNTT trong quản lý ở VN Tổ chức bộ máy QL Đặc điểm tổ chức sản xuất Yêu cầu của QL với TTKT Trình độ QL, tác nghiệp 10 2.3.4.1 Khảo s t sơ bộ, nghiên cứu khả thi của xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí 2.3.4.2 Phân tích hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí 2.3.4.3 Thiết kế các thành phần của hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí 2.3.4.4 Cài đặt và thử nghiệm hệ thống thông tin kế toán 2.3.4.5 Vận hành khai thác và bảo trì hệ thống thông tin kế toán 2 3 5 ựng ph n hệ ủa hệ thống th ng tin kế to n phụ vụ quản trị hi ph 2.3.5.1 Xây dựng phân hệ thông tin chi phí dự to n (1) Xây dựng hệ thống thông tin định mức chi phí (2) Xây dựng hệ thống thông tin dự to n chi phí 2.3.5.2 Xây dựng phân hệ thông tin chi phí thực hiện (1) Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán chi phí thực hiện (2) Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán (sổ kế toán) chi phí thực hiện theo dõi từng khoản mục chi phí, theo dõi chi tiết chi phí. (3) Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán chi phí thực hiện. (4) Xây dựng c c phương ph p hạch toán và phân bổ chi phí cho từng đối tượng tập hợp chi phí và theo từng trung tâm chi phí. 2.3.5.3 Xây dựng phân hệ thông tin phân tích và kiểm so t chi phí Việc phân tích chi phí được thực hiện qua c c bước sau: Bước 1: Tổng hợp dự toán chi phí từ các báo cáo kế hoạch đầu kỳ Bước 2: Tổng hợp tình hình thực hiện chi phí trong kỳ. Bước 3: Phân tích sự biến động và nguyên nhân của biến động chi phí thực hiện so với chi phí dự toán Bước 4: Lập báo cáo biến động về chi phí và nguyên nhân ảnh hưởng. Báo cáo kết quả phân tích biến động chi phí được xây dựng gồm hai phần chính: Phần 1: Kết quả phân tích biến động, phần này cho biết kết quả tính toán biến động chi phí, tính toán mức độ ảnh hưởng của các nhân tố biến động. Phần 2: Đ nh gi và khuyến nghị. 2 4 Kinh nghiệm ựng hệ thống th ng tin kế to n phục vụ quản trị chi phí tại một số nƣớc trên thế giới v i họ ho Việt Nam - Về c ch tổ chức hệ thống kế to n àm cơ sở cho xây dựng hệ thống thông tin kế to n qua kinh nghiệm của c c nước trên, c c doanh nghiệp Việt Nam nên tổ chức hệ thống kế to n với hai hệ thống con à hệ thống kế to n tài chính và hệ thống kế to n quản trị trong cùng một hệ thống kế to n chung, không có sự t ch biệt riêng hai hệ thống này 11 như tại c c doanh nghiệp ở Mỹ để đảm bảo thông tin sử dụng có mối quan hệ chặt chẽ và thống nhất. - Về c ch vận dụng phương ph p kế to n trong xử ý và phản nh thông tin kế to n c c doanh nghiệp Việt Nam có thể học tập kinh nghiệm của Đức trong việc inh hoạt xử ý và phản nh thông tin kế to n theo c c đặc thù của doanh nghiệp mà không cần phải tuân thủ theo một quy định cứng nhắc nào. Chẳng hạn tự do trong việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng, từng trung tâm chi phí hay việc xây - Về tổ chức c c hệ thống con trong hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí, c c doanh nghiệp Việt Nam cũng nên học tập bài học kinh nghiệm của cả Mỹ, Đức và Nhật Bản trong việc chú trọng vào hệ thống thông tin kiểm so t chi phí vì mục tiêu cuối cùng của quản trị chi phí à phải kiểm so t được chi phí để tiết kiệm tối đa chi phí và nâng cao ợi nhuận của doanh nghiệp. - Về việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong xây dựng hệ thống thông tin kế to n c c doanh nghiệp Việt Nam cần học hỏi kinh nghiệm của c c nước ph t triển đặc biệt à Mỹ và Đức. 2 5 Phƣơng ph p nghiên ứu 5 P ương pháp nghiên cứu chung Phương ph p nghiên cứu chung sử dụng trong luận n à phương ph p uận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử. 5 P ương p p t u t ập thông tin * Thu thập hệ thống dữ liệu thứ cấp * Thu thập hệ thống dữ liệu sơ cấp (1) Điều tra thông quan xem xét đ nh gi c c tài iệu (2) Phỏng vấn trực tiếp c c đối tượng tham gia thực hiện hệ thống thông tin kế to n và c c đối tượng sử dụng thông tin từ hệ thống (3) Sử dụng bảng câu hỏi à việc điều tra thông qua gửi c c bảng câu hỏi đến c c đối tượng được hỏi (4) Đo ường công việc (quan s t trực tiếp) à việc tìm hiểu khối ượng công việc, x c định cường độ àm việc trong hệ thống. 5 P ương p p ử lý thông tin - Phương ph p thống kê, tổng hợp. - Phương ph p đối chiếu, so s nh, phân tích, đ nh gi - Phương ph p mô hình hóa bằng sơ đồ, bảng biểu 5 P ương p p u n g Tham vấn, hỏi ý kiến của c c chuyên gia như: c c nhà khoa học thuộc ĩnh vực nghiên cứu của luận án, các nhà quản ý, nhà ãnh đạo doanh nghiệp, Tập đoàn qua các hội nghị, hội thảo. 12 CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KHAI THÁC THAN THUỘC TẬP ĐOÀN C NG NGHIỆP THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 3.1 Khái quát chung về Tập đo n C ng nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam và các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đo n 3.1.1 Khái quát chung về Tập đo n C ng ng p Than – Khoáng sản Vi t Nam 3.1.2 Khái quát chung về các doanh nghi p khai thác than thu c Tập đo n C ng ng p Than – Khoáng sản Vi t Nam 3.1.2.1 Khái quát chung về cơ cấu tổ chức và loại hình doanh nghiệp C c công ty khai th c than thuộc TKV bao gồm 10 Công ty con do TKV nắm giữ 100% vốn điều ệ và 9 Công ty con à Công ty cổ phần do TKV nắm cổ phần chi phối. 3.1.2.2 Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh 3.1.2.3 Khái quát chung về đặc điểm tổ chức sản xuất C c doanh nghiệp khai th c than thuộc Tập đoàn hiện nay tổ chức sản xuất theo quy trình công nghệ, tùy theo điều kiện địa chất, kho ng sàng c c doanh nghiệp khai th c có thể sử dụng hai công nghệ: (1) Công nghệ khai th c hầm ò và (2) Công nghệ khai th c ộ thiên. Mỗi công nghệ khai th c này đều gồm nhiều công đoạn phức tạp ảnh hưởng đến công t c tập hợp chi phí cũng như quản ý chi phí trong doanh nghiệp. H n Sơ đồ tổ chức Tập đo n ng ng p Than – Khoáng sản Vi t Nam Các công ty liên kết Các công ty con ở nước ngoài Các tổng công ty hoạt động mô hình mẹ - con Các công ty con TKV nắm giữ 100% vốn điều lệ (Chi nhánh) Các công ty con TKV nắm giữ cổ phần chi phối (Công ty CP) Đơn vị sự nghiệp có thu Các ban chức năng Ban giảm đốc: -Tổng gi m đốc -C c phó gi m đốc Ban kiểm soát Hội đồng Thành viên 13 3.1.2.4 Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán C c doanh nghiệp khai th c than có bộ m y kế to n được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân t n (Kết quả khảo s t 19/19 doanh nghiệp), mô hình tổ chức kế to n tài chính và kế to n quản trị độc ập, đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản ý nói chung (c c phần mềm quản ý) và trong công t c kế to n nói riêng (phần mềm kế to n). 3.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp khai thác than 3.2.1 H thống thông tin kế toán tài chính. 3.2.1.1 Tổ chức ghi nhận, xử lý dữ liệu. 3.2.1.2 Tổ chức phản nh và ưu trữ dữ liệu Hình 3.6 Tổ chức phản n lưu trữ dữ li u c a HTTT KTTC trong các DN KKT - TKV Hệ thống bảng kê (Số 1,2,3,4,5,6,8,11) Hệ thống nhật ký chứng từ (1,2,5,7,8,9,10) Bảng phân bổ (NVL, CCDC, TL, KHTSCĐ) Hệ thống chứng từ kế to n đã qua xử lý, phân loại Hệ thống sổ chi tiết (NVL, CCDC, TL, TSCĐ, CPSX.) Hệ thống sổ cái các tài khoản Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hình 3.5 Tổ chức ghi nhận và xử lý dữ li u c a HTTT KTTC trong các DN khai thác than - TKV Kế toán ghi nhận, tổng hợp, phân loại và xử lý các chứng từ phát sinh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Thống kê công trường, phân xưởng ghi nhận lên các chứng từ tại CT, PX Công trường, phân xưởng Bên ngoài doanh nghiệp Các bộ phận chức năng trong DN 14 3.2.1.3 Tổ chức lập báo cáo và cung cấp các thông tin kế toán 3.2.2 H thống thông tin kế toán quản trị 3.2.2.1. Tổ chức ghi nhận, xử lý dữ liệu. C c dữ iệu về c c sự kiện kinh tế ph t sinh trực tiếp tại c c công trường phân xưởng được bộ phận thống kê của phân xưởng, công trường đó ghi nhận ại và được tổng hợp tới bộ phận kế to n. C c bộ phận iên quan như bộ phận kế hoạch, vật tư, ao động tiền ương...tập hợp thông tin về kê hoạch sản xuất kinh doanh sau đó phối hợp với công trường, phân xưởng và bộ phận kế to n xử ý theo yêu cầu cụ thể của đơn vị 3.2.2.2 Tổ chức phản nh và ưu trữ dữ liệu Sau khi thông tin ban đầu (gốc) đã được ghi nhận ở c c công trường, phân xưởng thường được tập hợp cung cấp cho bộ phận kế to n àm nhiệm vụ tổng hợp và phản nh trên sổ s ch. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị trong doanh nghiệp, c c thông tin này còn được sử dụng cung cấp cho c c bộ phận iên quan như bộ phận kế hoạch, vật tư, ao động tiền ương, nhằm đối chiếu so s nh và kiểm so t tình hình thực hiện so với kế hoạch và định mức đã xây dựng về tình hình quản ý sử dụng c c oại vật tư, ao động, 3.2.2.3. Tổ chức lập báo cáo và cung cấp các thông tin kế toán Trong hệ thống b o c o kế to n quản trị có một số b o c o được ập và cung cấp thông tin đồng thời với hệ thống b o c o tài chính và cuối niên độ kế to n, đây thường à c c b o c o quy định thống nhất trong toàn Tập đoàn như: B o c o chi phí sản xuất theo yếu tố; B o c o chi phí bán hàng, chi phí quản ý doanh nghiệp; B o c o gi thành theo công đoạn; B o c o về tài sản cố định; B o c o chi tiết doanh thu; B o c o ãi ỗ tiêu thụ than 3.3 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than 3.3.1 P n t ng t n p to n Phân hệ thông tin chi phí dự to n trong c c doanh nghiệp khai th c than thuộc TKV hiện tại chưa thực sự được tổ chức một c ch độc ập mà đang được tổ chức en ỏi trong c c bộ phận như kỹ thuật, kế hoạch, vật tư, ao động iên quan đến ghi nhận, xử ý, phản nh và cung cấp c c thông tin về định mức chi phí, dự to n chi phí của doanh nghiệp. 15 3.3.2 Phân h thông tin chi phí th c hi n 3.3.2.1 Tổ chức ghi nhận, xử lý dữ liệu Với đặc điểm tổ chức kế to n vừa tập trung vừa phân t n, việc ghi nhận và xử ý dữ iệu ban đầu về chi phí thực tế ph t sinh trong c c doanh nghiệp khai th c than được thực hiện bởi nhân viên thống kê ở ngay tại công trường, phân xưởng nơi chi phí trực tiếp ph t sinh sau đó được xử ý và tổng hợp bởi nhân viên kế to n tại bộ phận kế to n của doanh nghiệp. 3.3.2.2 Tổ chức phản nh và ưu trữ dữ liệu Tại mỗi công trường, phân xưởng đều có nhân viên thống kê thực hiện phản nh chi tiết c c ph t sinh của đơn vị mình cho từng đối tượng, thông thường thể hiện qua c c bảng thống kê tình hình sử dụng vật tư, nhiên iệu (bảng theo dõi tiêu hao vật tư, nhiên iệu) cho từng bộ phận, từng oại m y móc thiết bị, hay c c bảng thống kê tình hình sử dụng ao động, thống kê thời gian sử dụng m y móc thiết bị Căn cứ vào c c b o c o thống kê, định mức tiêu hao, đơn gi chi phí cho từng oại chi phí bộ phận kế to n sẽ tính to n chi phí thực tế ph t sinh cho từng đối tượng và tổng hợp cho từng công trường, phân xưởng. Số iệu này sẽ được phản nh ên hệ thống tài khoản kế to n thông qua c c sổ s ch kế to n từ chi tiết đến tổng hợp. 3.3.2.3 Tổ chức lập báo cáo và cung cấp các thông tin kế toán Theo chỉ đạo của Tập đoàn TKV c c doanh nghiệp khai th c than định kỳ phải b o c o tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho Tập đoàn nhất à tình hình thực hiện chi phí trong kỳ. - B o c o chi phí sản xuất theo yếu tố, theo hoạt động, theo công Hình 3.12 Quy trình hoạt đ ng c a phân h thông tin chi phí d toán trong các DN khai thác than - TKV Tổ chức ghi nhận, xử ý dữ iệu Tổ chức phản ánh và ưu trữ dữ liệu Tổ chức lập báo cáo và cung cấp các thông tin Dữ liệu đầu vào Quá trình xử lý Thông tin đầu ra C c quy định về ĐM của TKV, KH SXKD do TKV giao, điều kiện của DN Phận tích, xử lý thông tin, xây dựng định mức chi phí và dự toán chi phí cho DN C c quy định về ĐM Hệ thống chỉ tiêu định mức chi phí và bảng tổng hợp dự toán chi phí cho từng đối tượng 16 đoạn (Phụ ục 18); - Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền; - Báo cáo chi phí SXKD dở dang; - B o c o gi thành công đoạn 3.3.3 Phân h thông tin phân tích và kiểm soát chi phí Thực tế c c doanh nghiệp khai th c than thuộc TKV đang thực hiện công việc này cụ thể như sau: - Tổng hợp dự toán chi phí từ các báo cáo kế hoạch đầu kỳ (do bộ phận kế hoạch, bộ phận khoán quản trị chi phí, bộ phận vật tư, bộ phận ao động tiền ương kết hợp thực hiện) - Tổng hợp tình hình thực hiện chi phí trong kỳ (do các công trường, phân xưởng kết hợp bộ phận kế toán thực hiện) - Lập báo cáo so sánh chi phí thực hiện với chi phí dự toán (do bộ phận kế hoạch, bộ phận khoán quản trị chi phí kết hợp thực hiện) C c công việc này được thực hiện theo quy trình của tổ chức hệ thống thông tin từ tổ chức ghi nhận, xử ý dữ iệu, tổ chức phản nh và ưu trữ dữ iệu cho đến tổ chức ập b o c o và cung cấp c c thông tin. 3.4 Đ nh gi hệ thống thông tin kế to n phụ vụ quản trị hi ph trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đo n C ng nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam 3.4.1 Những kết quả đạt được 3.4.2 Những hạn chế tồn tại và nguyên nhân Bảng 3 16 Kết quả đánh giá v phƣơng hƣớng ựng hệ thống th ng tin kế to n phụ vụ quản trị hi ph STT êu ầu ủa quản trị hi ph với hệ thống th ng tin kế to n Đ p ứng tôt Đ p ứng hƣa tốt Phƣơng hƣớng giải ph p I Ph n thông tin chi phí to n 1 Xây dựng hệ thống định mức chi phí chi tiết cho từng yếu tố chi phí. x 2 Hệ thống định mức chi phí phải đảm bảo đầy đủ c c chỉ tiêu. x Tính to n đầy đủ c c chỉ tiêu 3 Hệ thống chỉ tiêu định mức chi phí phải inh hoạt. x Xem xét đầy đủ c c nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng chỉ tiêu 4 Dự to n (kho n) chi phí phải phù hợp đặc điểm SXKD. x X c định rõ đặc thù DN ảnh hưởng đến việc ập 17 STT êu ầu ủa quản trị hi ph với hệ thống th ng tin kế to n Đ p ứng tôt Đ p ứng hƣa tốt Phƣơng hƣớng giải ph p dự to n 5 Lập kế hoạch và kho n chi phí phải đồng bộ, có quan hệ chặt chẽ giữa c c bộ phận liên quan. x Liên kết c c bộ phận iên quan đến ập kế hoạch, kho n chi phí trong hệ thống thông tin tích hợp II P n thông tin chi phí t n 1 C c chứng từ, sổ s ch, b o c o đảm bảo đúng chế độ kế toán. x 2 Theo dõi chi phí trực tiếp thực tế ph t sinh theo từng đối tượng (công đoạn, công trường phân xưởng). x 3 Tập hợp chi phí gi n tiếp và phân bổ hợp ý cho từng đối tượng. x Xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí cho từng yếu tố chi phí 4 Đảm bảo từ ghi nhận ban đầu chi tiết theo đặc thù SXKD. x Thiết kế mẫu biểu chứng từ ghi nhận ban đầu gắn với đặc thù doanh nghiệp 5 Ghi nhận, xử ý và cung cấp thông tin phải đồng bộ, nhất qu n, kịp thời. x Ứng dung CNTT hiện đại (tích hợp) 6 Cung cấp b o c o phục vụ cho quản trị chi phí x Xây dựng c c b o c o chi tiết chi phí đ p ứng yêu cầu của nhà quản trị III P n thông tin phân tích v ể so t p 1 Tuân thủ c c quy định về công t c quản trị chi phí theo chỉ đạo của Tập đoàn x 2 Thực hiện kiểm soát chi phí kho n ở từng bộ phận x 3 Thực hiện so s nh phân tích biến động chi phí thực hiện so với chi phí dự to n (khoán). x 18 STT êu ầu ủa quản trị hi ph với hệ thống th ng tin kế to n Đ p ứng tôt Đ p ứng hƣa tốt Phƣơng hƣớng giải ph p 4 Phân tích nguyên nhân biến động chi phí và đưa ra giải ph p khắc phục. x Sử dụng c n bộ chuyên sâu về quản trị chi phí và kế to n quản trị để thực hiện 5 Phải có cơ chế khuyến khích tiết kiệm chi phí tốt x Xây dựng quy chế trong quyết to n chi phí kho n đảm bảo quyền ợi cho người ao động CHƢƠNG 4 DỰNG HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KHAI THÁC THAN THUỘC TẬP ĐOÀN C NG NGHIỆP THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 4.1 Quan điểm, nguyên tắc và yêu cầu xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than 4.1.1 u n đ ểm - Thứ nhất là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí dựa trên quan điểm hệ thống . - Thứ hai là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí dựa trên quan điểm xuất phát từ yêu cầu của quản trị chi phí. - Thứ ba là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trên nền công nghệ thông tin hiện đại. 4.1.2 Nguyên t c - Một là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí phải bám sát vào các quan điểm đã đưa ra. - Hai là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí phải mô hình hóa dòng thông tin chi phí được đưa vào hệ thống, xử lý và cung cấp ra các báo cáo chi phí theo yêu cầu của quản trị chi phí. - Ba là xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí phải đảm bảo đơn giản hóa và sáng tạo. - Bốn à đảm bảo tính hiệu quả 4.1.3 Yêu cầu - Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí phải được xây dựng đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng, phù hợp với trình độ của cán bộ quản ý cũng như phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. - Hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí phải đảm bảo cơ chế kiểm so t thông tin trong toàn bộ hệ thống. 19 - C c nghiệp vụ kế to n phải được xử ý trên mỗi modu riêng và đảm bảo khả năng chia sẻ thông tin cho c c bộ phận iên quan quản trị chi phí. - Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí phải có tính kinh tế cao. - Đ p ứng yêu cầu thông tin linh hoạt 4 2 C ăn ứ xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí - Thứ nhất à căn cứ vào mục tiêu quản trị - Thứ hai à căn cứ vào yêu cầu của quản trị chi phí - Thứ ba à căn cứ vào yêu cầu thông tin kế toán phục vụ cho quản trị chi phí - Thứ tư à căn cứ vào thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí hiện nay tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc TKV. - Thứ năm à xuất phát từ chiến ược phát triển công nghệ thông tin của Tập đoàn, chủ trương của Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam trong những năm tới sẽ thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại . 4.3 Nội dung xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đo n C ng nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam 4.3.1 Nhận di n và phân loại chi phí theo yêu cầu quản trị chi phí  Phân oại theo yếu tố chi phí gồm 5 yếu tố chính: (1) Chi phí nguyên vật iệu (gồm: nguyên vật iệu, nhiên iệu, động ực); (2) Chi phí nhân công (gồm: tiền ương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ăn ca); (3) Chi phí khấu hao tài sản cố định; (4) Chi phí dịch vụ mua ngoài; (5) Chi phí kh c bằng tiền.  Phân oại theo khoản mục chi phí c c chi phí của sản xuất kinh doanh gồm 5 khoản mục: (1) Chi phí nguyên vật iệu trực tiếp (TK621); (2) Chi phí nhân công trực tiếp (TK622); (3) Chi phí sản xuất chung (TK627); (4) Chi phí bán hàng (TK641); (5) Chi phí quản ý doanh nghiệp (TK642). 4.3.2 Xây d ng mô hình dòng thông tin c a h thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí Xây dựng hệ thống thông tin tích hợp à giải ph p tất yếu cho c c doanh nghiệp khai th c than trong điều kiện hiện nay khi xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí. 20 4.3.3 Xây d ng các phân h c a h thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí 4.3.3.1 Xây dựng phân hệ thông tin chi phí dự toán * Xây dựng định mức chi phí - Xây dựng định mức chi phí trên cơ sở định mức quy định của Tập đoàn và b m s t c c điều kiện kỹ thuật của doanh nghiệp (do bộ phận kỹ thuật tính to n xây dựng c c chỉ tiêu kỹ thuật). Ví dụ: Xây dựng định mức chi phí vật tư cho m y khoan cần xây dựng riêng cho từng oại m y với từng điều kiện àm việc kh c nhau (độ cứng đất đ ảnh hưởng đến tiêu hao vật tư). Hình 4.5 Mô hình dòng thông tin trong h thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí Hệ thống tích hợp ERP Các bộ phận tác nghiệp Các trung tâm chi phí Các bộ phận chức năng - Định mức của Tập đoàn - Điều kiện thực tế của DN (chỉ tiêu kỹ thuật) - Kế hoạch SXKD Tập đoàn giao Cơ sở dữ liệu chung - Dữ liệu chi phí thực hiện - Dữ liệu chi phí định mức, dự toán - Dữ liệu kh c. Các báo cáo chi phí thực hiện theo yêu cầu của nhà QT Hệ thống định mức và dự toán chi phí Chi phí phát sinh Lập chứng từ Bộ phận kế to n phân tích và tư vấn thông tin kế toán chi phí Nhà quản trị chi phí 21 Bảng 4 1 Định mứ hi ph vật tƣ m khoan TT ChØ tiªu §¬n vÞ tÝnh møc §Þnh møc theo ®é cøng ®Êt ®¸ f=7-8 f=9-10 f=11-12 f=13-14 I M khoan loại I 1 Mòi khoan mks/mui 2 Ty khoan C/1000mks 3 C¸p khoan (loại d28x4®o¹n=138m) s/l000mks 4 C¸p ®iÖn cao su m/l000mks 5 DÇu nhên kg/l000mks 6 Mì m¸y kg/l000mks II M khoan loại II 1 Mòi khoan mks/mui 2 Ty khoan C/1000mks N M khoan loại N 1 Mòi khoan mks/mui 2 Ty khoan C/1000mks Đối với c c định mức chi phí kh c không có quy định của Tập đoàn doanh nghiệp phải xây dựng trên có sở điều kiện thực tế của doanh nghiệp, tình hình thực hiện của c c kỳ trước àm căn cứ xây dựng. Chỉ x c định theo tỷ ệ % với c c định mức vật tư hoặc ao động khi c c chi phí này là những chi phí phụ có mối quan hệ phụ thuộc tỷ ệ rất chặt chẽ với c c chi phí chính hoặc không thể x c định được cơ sở rõ ràng để xây dựng định mức riêng cho bản thân nó. Công thức x c định chi phí định mức đối với c c oại chi phí phụ thuộc vào chi phí chính theo tỷ ệ với định mức chi phí chính được xây dựng như sau: CP đmp = CP đmc x Kpt (4.1) Trong đó: CP đmp à định mức chi phí phụ thuộc CP đmc à định mức chi phí chính Kpt à tỷ ệ phụ thuộc chi phí (của chi phí phụ so với chi phí chính) Tỷ ệ phụ thuộc chi phí được x c định trên có sở chi phí thực tế ph t sinh của c c kỳ trước như sau: (4.2) 22 Trong đó: Tcpp0 à tổng chi phí phụ thuộc ở kỳ trước Tcpc0 à tổng chi phí chính ở kỳ trước * Xây dựng chi phí dự to n (kho n chi phí) - Tính to n chi phí dự to n để giao kho n chi phí trong c c doanh nghiệp khai th c than phải được thực hiện trên cơ sở định mức chi phí doanh nghiệp đã ập và kế hoạch sản xuất kinh doanh Tập đoàn giao cho doanh nghiệp. Chi phí dự to n (giao kho n) được x c định theo từng yếu tố chi phí cho từng đối tượng ph t sinh cụ thể: Công thức x c định chi phí dự to n (giao kho n) được xây dựng như sau: CPdt = CPđm x KLkh (4.3) Trong đó: CPdt à chi phí dự to n (chi phí giao kho n) CPđm à chi phí định mức KLkh à khối ượng theo kế hoạch của công việc - Đồng thời với việc giao kho n chi phí doanh nghiệp phải xây dựng quy chế quyết to n giao kho n chi phí, cơ chế thưởng phạt: khuyến khích tiết kiệm chi phí cũng như trừ vào thu nhập khi sử dụng vượt mức chi phí kho n thật rõ ràng cụ thể đảm bảo quyền ợi cho người thực hiện và cả doanh nghiệp. 4.3.3.2 Xây dựng phân hệ thông tin chi phí thực hiện * Xây dựng hệ thống chứng từ về chi phí (dữ iệu đầu vào) Trên thực tế đối với c c chi phí ph t sinh trong doanh nghiệp khai th c than đòi hỏi phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng rất cụ thể và có quy định hạn mức đảm bảo b m s t với chi phí doanh nghiệp đã dự to n, giao kho n do đó ngay trong qu trình chi phí ph t sinh phải uôn thực hiện kiểm so t để đảm bảo không vượt hạn mức quy định. * Xây dựng hệ thống xử ý và phản nh thông tin chi phí - Phân oại chứng từ tập hợp chi phí theo từng đối tượng - Xây dựng mẫu biểu ghi nhận dữ iệu ban đầu (tạo cơ sở dữ iệu cho hệ thống + Phải thiết kế c c nội dung trên biểu mẫu nhập dữ iệu + Xây dựng phần mềm quản trị cơ sở dữ iệu đảm bảo tích hợp cơ sở dữ iệu của c c bộ phận t c nghiệp kh c . - Xây dựng phương ph p tập hợp, phân bổ chi phí. - Xây dựng hệ thống tài khoản phản nh chi tiết chi phí. Để đảm bảo cho việc theo dõi chi phí chi tiết theo từng đối tượng cần mở thêm hệ thống tài khoản chi tiết chi phí theo từng m y móc thiết bị, từng phân xưởng, công trường. * Xây dựng hệ thống b o c o chi phí thực hiện Mẫu biểu b o c o chi phí thực hiện được xây dựng (PL24A,B,C) 23 4.3.3.3 Xây dựng phân hệ thông tin phân tích và kiểm soát chi phí - Xây dựng quy trình kiểm so t, phân tích chi phí - Xây dựng mẫu biểu b o c o phân tích chi phí - Xây dựng hệ thống cơ chế, quy định kiểm so t chi phí 4 4 Điều kiện thực hiện 4.4.1 Về phía Tập đo n - Tập đoàn cần đưa ra ộ trình cụ thể cho c c doanh nghiệp. - Ngoài ra Tập đoàn cũng cần xây dựng được c c quy trình, quy chuẩn chung về chính s ch cho ph t triển công nghệ thông tin trong toàn Tập đoàn. - Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm c c công cụ ứng dụng CNTT hiện đại. - Tập đoàn nên có c c chính s ch tạo điều kiện, hỗ trợ tài chính cho c c doanh nghiệp. - Tập đoàn cần phải thường xuyên tổ chức tập huấn cụ thể cho từng doanh nghiệp. 4.4.2 Về phía các doanh nghi p khai thác than - Doanh nghiệp phải nhận thức được sự cần thiết của quản trị chi phí trong sự ph t triển của doanh nghiệp. - Doanh nghiệp phải nhận thức được vai trò của thông tin kế to n với công t c quản trị chi phí. - Doanh nghiệp phải hình dung được hệ thống thông tin kế to n trong doanh nghiệp gồm c c cấu thành nào và vai trò của nó trong việc cung cấp thông tin kế to n. - Doanh nghiệp phải nhận thức được sự cần thiết việc ứng dụng CNTT hiện đại vào công t c kế to n. - Cần sẵn sàng, mạnh dạn chấp nhận việc thay đổi ại cơ cấu tổ chức quản ý khi cần thiết. - Cần có hệ thống trang thiết bị hiện đại đi kèm để đảm bảo hệ thống hoạt động một c ch tương thích. - Cần đào tạo và đào tạo ại đội ngũ c n bộ nhân viên. - Chuẩn bị nguồn tài chính dài hạn đảm bảo ổn định và an toàn. KẾT LUẬN Xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung và phục vụ quản trị chi phí nói riêng ở c c doanh nghiệp khai th c than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Kho ng sản Việt Nam 24 hiện nay à thật sự cần thiết. Kế thừa c c nghiên cứu trước đây và căn cứ vào c c khoảng trống nghiên cứu t c giả đã ựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí trong c c doanh nghiệp khai th c than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Kho ng sản Việt Nam” và triển khai nghiên cứu vấn đề này với mục tiêu xây dựng một hệ thống thông tin kế to n kết hợp chặt chẽ kế to n tài chính và kế to n quản trị trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại (tích hợp thông tin), đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ đắc ực cho nhà quản trị trong công t c quản trị chi phí của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này uận n tập trung thực hiện bốn nội dung tương ứng với bốn chương của uận n: 1. Tổng quan nghiên cứu của uận n: đã tiến hành phân tích c c công trình nghiên cứu trong và ngoài nước trước đây từ đó x c định c c khoảng trống nghiên cứu và kế thừa c c kết quả nghiên cứu để àm cơ sở cho nghiên cứu tiếp theo của mình. 2. Tổng hợp cơ sở ý uận về xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí: đã tổng hợp c c quan điểm, nội dung xây dựng hệ thống thông tin kế to n nói chung cũng như c c quan điểm và nội dung của quản trị chi phí, từ đó đưa ra quan điểm của t c giả trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí. 3. Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế to n tại c c doanh nghiệp khai th c than thuộc TKV hiện nay, àm rõ hạn chế của hệ thống thông tin kế to n hiện tại, nhấn mạnh sự cần thiết phải xây dựng ại hệ thống thông tin kế to n mới đ p ứng c c yêu cầu của quản trị nói chung và quản trị chi phí nói riêng trong giai đoạn hiện nay. 4. Xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí trong c c doanh nghiệp khai th c than thuộc TKV với c c nội dung: - Xây dựng mô hình dòng thông tin của hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. - Xây dựng c c phân hệ của hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí trong c c doanh nghiệp khai th c than thuộc TKV Đồng thời uận n cũng chỉ ra để thực hiện c c đề xuất trên hiệu quả và khả thi về phía Tập đoàn cũng như c c doanh nghiệp khai th c than phải cùng quyết tâm hỗ trợ, hợp t c, nỗ ực cố gắng và có kế hoạch định hướng rõ ràng. Với những kết quả trên uận n hy vọng sẽ đóng góp được cả về ý uận và thực tiễn trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế to n phục vụ quản trị chi phí cho c c doanh nghiệp nói chung và cho c c doanh nghiệp khai th c than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Kho ng sản Việt Nam nói riêng. DANH MỤC CÁC BÀI BÁO, CÔNG TRÌNH KHOA HỌC Đà C NG BỐ CỦA TÁC GIẢ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN I. Tiếng Việt 1. Phạm Thị Hồng Hạnh (2012), “Kế toán quản trị chi phí và ứng dụng của nó trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Vinacomin”, Báo cáo hội nghị khoa học lần thứ 20 Trường Đại học Mỏ - Địa chất, tr. 111-112. 2. Phạm Thị Hồng Hạnh (2013), “Đề xuất mô hình tổ chức thông tin kế toán trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Vinacomin”, Tạp chí tài nguyên và môi trường, số 14 (7 – 2013), tr. 30-33. 3. Phạm Thị Hồng Hạnh, Bùi Thị Thu Thủy (2013). “Ứng dụng kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Vinacomin”, Tạp chí kinh tế và dự báo - Bộ kế hoạch và đầu tư, số 15 (8-2013), tr 53-55. 4. Phạm Thị Hồng Hạnh, Vũ Ngọc Thịnh (2014), “Một số vấn đề về triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ở Việt Nam hiện nay”, Báo cáo Hội nghị khoa học lần thứ 21, Trường Đại học Mỏ - Địa chất, tr 41-48. 5. Phạm Thị Hồng Hạnh (2017), “Cơ hội và thách thức khi triển khai ứng dụng ERP trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Vinacomin giai đoạn hiện nay”, Tạp chí nghiên cứu Tài chính kế toán, số 6 (167 – 2017), tr. 37-40. 6. Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh (2017), “Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại TKV”, Tạp chí kinh tế và dự báo, số 20 (7-2017), tr. 30-32. 7. Phạm Thị Hồng Hạnh (2017), “Thông tin kế to n trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại tại các doanh nghiệp khai thác than – TKV”, Tạp chí nghiên cứu Tài chính kế toán, số 7 (168 – 2017), tr. 47-50. II. Tiếng Anh 1. Pham Thi Hong Hanh, Phan Minh Quang (2015), “Advantages and disadvantages when applying ERP to the coal mining enterprises under Vinacomin in current period”, Proceeding of the 2nd International conference on economic management in mineral activities - EMMA 2015, pp. 129-135. 2. Nguyen Thi Bich Ngoc, Pham Thi Hong Hanh (2016), “Deployment of integrated information systerms in the Viet Nam National coal - Mineral industries holding corporation limited - opportunities and challenges”, Proceedings of the ESASGD 2016 - EMMA 3, pp. 116-120.