Luận văn Nghiệp vụ nhận xăng dầu ở cửa hàng số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái

1 Luận văn NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ 4 THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI 2 LỜI NÓI ĐẦU Xăng dầu là một ngành hàng, mặt hàng thiết yếu trong đời sống kinh tế xã hội của mỗi quốc gia. Xăng dầu đóng vai trò hết sức quan trọng với nhiều ngành khác nhau như giao thông vận tải, công nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp… Hiện nay đất nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá, hội nhập kinh tế với thế giới. Nên nhu cầu ngày càng trở nên bức thiết. Theo ước tính mỗi năm Việt Nam, tiêu thụ hết khoảng 2 tỷ lít xăng dầu. Điều đó đặt ra cho ngành xăng dầu, những thời cơ và thách thức. Đòi hỏi những người quản lý kĩ thuật xăng dầu, phải không ngừng nâng cao trình độ quản lý, kiến thức về kĩ thuật xăng dầu . Là một học sinh vừa được trang bị, những kiến thức lý thuyết về mặt hàng xăng dầu. Nên rất cần được đi thực tế, để củng cố những kiến thức đã học và tích luỹ thêm kiến thức thực tế. Chính vì thế em được đến cửa hàng xăng dầu số 4 Đại Từ –Thái Nguyên, để thực tập về nghiệp vụ nhận hàng. Trước khi đến thực tập em đã được, sự hướng dẫn của giáo viên bộ môn. Đến cửa hàng, được sự chỉ bảo tận tình của cán bộ cửa hàng. Đã giúp em có được những kiến thức đầy đủ hơn về mặt hàng xăng dầu (lý thuyết và thực hành). Cụ thể kiến thức về nhập hàng, đã được em thu nhận và thể hiện qua bản báo cáo này. 3 PHẦN THỨ NHẤT : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CỬA HÀNG. I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ 4. Từ khi đất nước ta tiến hánh đổi mới nền kinh tế, từ quan liêu bao cấp sang nền kinh tề thị trường, có sự quản lí của nhà nước. Đất nước ta đã, có những biến đổi sâu sắc .Đặc biệt vào đầu những năm 90. Cùng với sự phát triển đất nước, là hàng loạt những nhu cầu được nảy sinh.Trong đó nhu cầu về xăng dầu, là vô cùng bức thiết. Để thực hiện chính sách của Đảng và nhà nước, xoá đói giảm nghèo, phát triển kinh tế ở vùng sâu vùng xa ,vùng căn cứ cách mạng. Nắm bắt được yêu cầu trên, công ty xăng dầu Bắc Thái đã quyết định thành lập, cửa hàng xăng dấu số 4 .Thuộc địa phận xã Hùng Sơn huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Bắc Thái). Nằm trên quốc lộ 13A nối liền các tỉnh Tuyên Quang - Hà Giang - Yên Bái với tỉnh Thái Nguyên. Cho đến nay cửa hàng đã đi vào hoạt động, được 10 năm.Trong những năm đầu hoạt động, với những trang thiết bị thiếu thốn và lạc khậu.Cho đến nay cửa hàng đã có, những cơ sở vật chất khang trang và hiện đại.Bên cạnh đó phải kể đến sự trưởng thành, của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cửa hàng. Họ đã cùng nhau khắc phục, những khó khăn trước mắt. Để cùng với cửa đi lên, đáp ứng nhu cầu xăng dầu, với mục đích phát triển sản xuất, của đồng bào các dân tộc huyện Đại Từ. Trong tương lai, cơ sở vật chất của cửa hàng sẽ không ngừng đổi mới . II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CỬA HÀNG SỐ 4. 1. Khái niệm cửa hàng. Cửa hàng là một đơn vị hoặc một bộ phận đơn vị kinh tế, cơ sở của ngành thương mại trực tiếp bán hàng phục vụ khách hàng. 2. Chức năng của cửa hàng (bán hàng) * Chức năng nghiệp vụ. Cửa hàng trực tiếp thực hiện, các nghiệp vụ kinh doanh thương mại mua, bán,vận chuyển và bảo quản . 4 Tổ chức nghiên cứu nhu cầu của khách hàng. Xây dựng mặt hàng kinh doanh,phương án kinh doanh. Để cung cấp lượng hàng hoá hợp lí,đúng yêu cầu .Nhằm có những biện pháp kinh doanh có hiêu quả. Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng,tuyên truyền quảng cáo về mặt hàng kinh doanh. Bán hàng phục vụ khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ. Tăng cường lượng bán hàng ra, thực hiện văn minh thương mại . Nghĩa vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng,nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ chức các hoạt động, dịch vụ bổ sung phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó cửa hàng luôn tìm ra những phương thức, phương pháp bán hàng phù hợp. Lắng nghe tiếp thu những ý kiến đóng góp của khách hàng, để từ đó có những sửa chữa kịp thời. Nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế của cửa hàng trên thị trường. 2.1. Chức năng quản lý. Cửa hàng trưởng cùng với các nhân viên của cửa hàng xăng dầu số 4 trực tiếp quản lí ,các mặt ,các khâu, các yếu tố của các quy định, kế hoạch để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra theo đúng pháp luật. Phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng . Quản lý kế hoạch ,cửa hàng phải xây dựng các chỉ tiêu nhận, dự trữ bán hàng theo định hướng của cấp trên và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu đó bằng các biện pháp kinh tế. Quản lí cơ sở vật chất kĩ thuật . Cơ sở kĩ thuật của cửa hàng là: hệ thống trang thiết bị, kho tàng, phương tiện dụng cụ phục vụ các mục đích kinh doanh của cửa hàng . Quản lí cơ sở vật chất của cửa hàng nghĩa là sử dụng có hiệu quả, bảo quản tốt. Nhưng có hư hỏng mất mát, phái sử lý kịp thời. Đồng thời tăng cường hiện đại hoá cơ sở vật chất. Quản lý hàng hoá. Quản lý về số lượng, chất lượng hàng nhập, hàng xuất, tồn chứa nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Quản lý được lượng hao hụt hàng hoá. Quản lý lao động. 5 Cửa hàng xác định đúng đắn số lượng, cơ cấu lao động . Đồng thời phân công bố trí hợp lí.Thực hiện lao động có định mức và các biện pháp tăng năng suất lao động, bôi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, khen thưởng thi đua theo chế độ . Quản lý hành chính. Cửa hàng phải mở sổ sách theo quy định. Ghi chép các nghiệp vụ, kinh tế phát sinh.Thực hiện chế độ luân chuyển chứng từ, chế độ báo cáo thống kê, chế độ quản lý hoá đơn chứng từ theo quy định. Các khoản chi phí phát sinh, ở cửa hàng phải được duyệt mới được chi. Phải chi tiêu tiết kiệm có hiệu quả.Quản lý hàng theo đúng quy định, thu tiền ngay sau ca bán hàng, không được dùng tiền bán hàng vào những việc khác. 2.2. Chức năng phục vụ. Để đảm bảo các khâu bán hàng có hiệu quả và kinh doanh có hiệu quả tốt hơn cần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.Vì vậy chức năng phục vụ của cửa hàng được thể hiện : Phục vụ khách hàng, các nghiệp vụ kinh doanh ,thường xuyên kiểm tra sửa chữa ngay. Phục vụ người lao động ở cửa hàng như điều kiện sinh hoạt, môi trường làm việc. 3. Nhiệm vụ của cửa hàng . Thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Cửa hàng hình thành là để bán hàng, phụcvụ khách hàng. Có thực hiện được nhiệm vụ này thì mục tiêu của doanh nghiệp thương mại mới được thực hiện . Thoả mãn nhu cầu toàn diện của khách hàng nhu cầu về hàng hoá ,số lượng, chất lượng, màu sắc, kiểu dáng, giá cả . Thoả mãn nhu cầu dịch vụ bổ sung. Cửa hàng xăng dầu số 4 đã luôn thực hiện nhiệm vụ này. Thái độ phục vụ khách hàng luôn niềm nở chu đáo, trả lời những câu hỏi của khách với thái độ lịch sự văn minh. Bên cạnh đó cán bộ công nhân viên thường xuyên được bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ. Dịch vụ bổ sung của cửa hàng được 6 trang bị khá đầy đủ, hàng hoá được trưng bày trong tủ kính với nhiều mẫu mã khác nhau, gây được sự chú ý kích thích người tiêu dùng. Chi phí của cửa hàng là các khoản chi phí phát sinh phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh, trong một thời gian nhất định được tính bằng tiền bao gồm : + Chi phí nhận hàng . + Chi phí bảo quản dự trữ. + Chi phí hao hụt. + Chi phí phục vụ khách hàng, bán hàng. + Chi phí tiếp thị. + Chi phi hành chính. Những chi phí này đều ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của cửa hàng, với những mức độ khác nhau. Cửa hàng xăng dầu số 4, luôn tìm ra những giải pháp phấn đấu giảm chi phí. Những khoản phát sinh không cần thiết, nhưng vẫn ổn định lượng hàng bán ra bằng các phương pháp : + Cửa hàng có định mức chi phí từng khâu.Trong quá trình kinh doanh cửa hàng, thường xuyên theo dõi tình hình chi phí từng khâu. Chấp hành nghiêm chỉnh luật tài chính thống kê. Từ đó tìm ra nguyên nhân biện pháp để hạn chế hao hụt . + Củng cố tăng cường hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao trình độ của người lao động. Đi đôi với việc sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất hiện có của cửa hàng. Cửa hàng luôn trang bị phương tiện dụng cụ hiện đại để đáp ứng yêu cầu đổi mới, nâng cao nâng suất lao động. Đồng thời sắp xếp phù hợp số lao động trong cửa hàng, nhằm tạo ra những ngày làm việc của công nhân có hiệu quả. Thực hiện văn minh thương mại. Góp phần ổn định thị trường xăng dầu, hướng dẫn cho khách trong việc sử dụng xăng dầu. Xã hội ngày càng phát triển thì yêu của người tiều dùng ngày càng cao. Vì vậy việc thực hiện văn minh thương mại là không thể thiếu đối với mỗi cửa hàng. Xăng dầu là một mặt hàng liên quan đến, nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau. Do vậy việc ổn định thị trường xăng dầu, là rất quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. 7 Một ví dụ điển hình trên thị trường xăng dầu những thángđầu năm.Đã xảy ra hiện tượng khan hiếm xăng dầu giả tạo.Do việc việc dò gỉ thông tin về việc lên giá xăng dầu.Làm cho một số cửa hàng đóng cửa chờ tăng giá .Nhưng cửa hàng xăng dầu số 4 đã ý thức được việc thực hiện văn minh thương mại ,nên vẫn phục vụ khách hàng một cách bình thường ,không có hiện tượng chèn ép khách hàng . Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật ,chính sách chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, quy định an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường. Do chất đặc điểm riêng của xăng dầu mặt hàng nguy hiểm về cháy nổ, dễ bay hơi, độc hại. Cho nên toàn ngành xăng dằu và cửa hàng xăng dầu số 4 luôn luôn đề cao công tác phòng cháy chữa cháy. Bằng các trang thiết bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy,nâng cao ý thức cảnh giác của cán bộ công nhân viên trong cửa hàng. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cửa hàng . Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc thái gồm có 7 người trong đó có 1 cửa hàng trưởng ,1nhân viên bán hàng kiêm kế toán .Tức còn 6 người bán hàng trực tiếp .Mỗi ca bán hàng có thời gian từ 6h sáng hôm trước đến 6h sáng hôm sau .Gồm 2 nhân viên một ca,có một nhân viên làm ca trưởng .Cửa hàng bắt đầu mở cửa từ 5h sáng đến 22h đêm (có trực đêm) Tổ chức lao động ở cửa hàng . Cửa hàng trưởng xăng dầu số 4 là một người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm,năng lực lãnh đạo .Cửa hàng trưởng trực tiếp lãnh đạo phân công lao động ,nhập hàng .Cửa hàng trưởng đã qua lớp bồi dưỡng cửa hàng trưởng chuẩn . Cửa hàng trưởng Kế toán Ca bán hàng 8 Trình độ của người lao trong cửa hàng xăng dầu số 4 + 1 trình đọ đại học + 1 trình độ cao đẳng + 2 trình độ trung cấp + 3 trình độ sơ cấp Tất cả đều được đào tao thêo đúng chuyên ngành. III. CƠ SỞ VẬT CHẤT TRANG THIẾT BỊ CỦA CỬA HÀNG. Cửa hàng xăng dầu số 4 được xây dựng trên diện tích 300m2 được chia làm 4 khu vực cụ thể : 1. Khu vực 1: Khu vực nhà bơm gồm 3 cột bơm đơn ,mái che được kiên cố hoá, hiện đại . + 1 cột bơm xằng Mogas 92 + 1 cột bơm xăng Mogas 90 + 1 cột bơm dầu Diesel oil Các cột bơm đều của hãng TATSUNO của Nhật Bản sản xuất .Tại đây còn đặt các biển cấm lửa ,bảng giá được niêm yết và một số loại bình chuẩn như: + Bình chuẩn 5 lít 1 cái. + Bình chuấn 2 lít 1 cái. + Bình chuẩn 1 lít 2 cái Ngoài ra còn ca, phễu, can đựng dầu nhờn để phục vụ khách mua lẻ có pha thêm dầu nhờn. 2. Khu vực 2 : Khu vực bể chứa gồm 3 bể chứa xăng dầu 2 đầu lồi loại 25m3. + 1 bể chứa xăng Mogas 92. + 1 bể chứa xăng Mogas 90. + 1 bể chứa dầu Diesel oil. 3. Khu vực 3: khu vực quầy bán hàng ,nơi bày bán các sản phẩm dầu động cơ,bếp gas,kế bên là một nhà kho chứa các phi dầu BP,một số thiết bị phụ trợ của cửa hàng. 4 Khu vực 4 : Khu vực sinh hoạt củacán bộ côn nhân viên của cửa hàng. 9 Gồm phòng làm việc của cửa hàng trưởng (văn phòng) nhà bếp ,phòng nghỉ. Ngoài ra còn hệ thống tường bao, phương tiện chiếu sáng ,quảng cáo. IV. ĐẶC ĐIỂM MẶT HÀNG KINH DOANH – NGUỒN HÀNG - KHÁCH HÀNG CỦA CỬA HÀNG. 1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh. Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái kinh doanh những mặt hàng : Dầu sáng – dầu nhờn động cơ-gas(bếp gas) Trong đó mặt hàng dầu sáng gồm:xăng Mogas 92,Mogas90,dầu Diesel(DO).Đặc điểm cụ thể như sau : Xăng Mogas 92 có màu xanh lá cây ,có tri số ôtan (RON) RON=92 nghĩa xăng Mogas 92 là loại xăng có tính chống kích nổ ,tương ứng với hỗn hợp nhiên liệu chứa 92%VOL IZO ôtan và 8%VOL heptan trong cung điều kiện thử nghiệm .Tương tự xăng Mogas 90 có RON=90 có màu đỏ .DO là loại nhiên liệu dùng cho động cơ có tỷ số nén lớn . Dầu động cơ : Vistra:4T; 0,7 lít: 0,8lít-BP hộp, phi. Gas:bình 12kg, 48kg, bếp gas,các phụ kiện. * Đặc điểm. Xăng dầu là chất lỏng dễ bay hơi, bắt cháy ở nhiệt độ rất thấp ( 390 ). Hơi xăng nặng hơn không khí nên có thể đọng lại ở chỗ trũng, bui, chỗ khuất gây nguy hiểm về cháy nổ. Xăng dầu có tốc độ cháy nhanh chóng lan, khi cháy tạo ra nguồn nhiệt rất lớn ( t0max = 1200 kacl/kg ). Xăng dầu nhẹ hơn nước, nổi lên trên mặt nước, do vậy có thể cháy lan việc chữa cháy rất khó khăn. Xăng dầu là chất lỏng độc hại gây độc hại tới sức khoẻ con người qua con đường hô hấp, tiếp xúc … Xăng dầu có khả năng tĩnh đIửn và tự bốc cháy do vậy bảo quản, vận chuyển rất thận trọng, tránh hiện tượng tích đIửn. 2. Đặc điểm nguồn hàng 10 xăng dầu là nguồn hàng nhập khẩu, tổng công ty xăng dầu viêtm nam nhạp khẩu về các kho trung tâm cho các công ty, các công ty dự kiến nhập hàng về kho của mình. Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc TháI được nhập từ công ty xăng dầu Đức Giang thuộc công ty xăng dầu B12 khu vực I Hà Nội vì vậy nguồn hàng của cả hàng rất ổn định tạo ra những việc thuận lợi cho việc nhập hàng bán hàng, khả năng đáp ứng nhu cầu được đầy đủ và nhanh chóng, dự chữ và mua bán hợp lý. Giá cả nhập, bán được quy định theo giá của công ty 3. Khách hàng của cửa hàng Cửa hàng xăng dầu số 4 nằm trên địa bàn xã Hùng Sơn – huyện đại từ – tỉnh thái nguyên thuộc quốc lộ 13 nối liền thái nguyên – tuyên quang. Khách hàng của cửa hang chủ yếu là khách truyền thống và khách vãng lai. Khách hàng truyền thống : trên địa bàn xung quanh có đơn vị hành chính sự nghiệp, như xí nghiệp, nhà máy hàng mua với khối lượng lớn như nhà máy chè, đơn vị khai thác khoáng sản, và nhân dân các dân tộc trong huyện. Khách vãng lai : công ty xây dựng, khách đi du lịch lên căn cứ địa cách mạng, khu du lịch Hồ Núi Cốc. V. CÔNG TÁC AN TOÀN LAO ĐỘNG PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY VỆ SINH MÔI TRƯỜNG. 1. Công tác an toàn lao động. Theo như quy định của ngành xăng dầu và cửa hàng xăng dầu số 4 thì mỗi nhân viên bán hàng phải mặc đúng y phục quy định có đeo phù hiệu của công ty cấp. Mỗi nhân viên phải làm theo quy định của công ty Công ty hoặc cả hàng trưởng. Cửa hàng phải có phòng nghỉ cho nhân viên và phòng nghỉ cho nhân viên và phòng trực đêm. 2. Công tác phòng cháy chữa cháy 11 Do tính chất mặt hàng kinh doanh rất phức tạp nguy hiểm khi cháy gây ra hậu quả lớn. do vậy để nâng cao tính hiệu quả an toàn trong kinh doanh của cửa hàng xăng dầ số 4 luôn quán triệt đến từng nhân viên trong công tác phòng cháy chữa cháy, kiểm tra nghiêm ngật các nguồn nhiệt, trang bị đầy đủ dụng cụ, phương tiện phòng cháy chữa cháy và kiến thức phòng cháy chữa cháy cho mỗi nhân viên, cửa hàng thực hiện đầy đủ các nội quy phòng cháy chữa cháy theo biển cấm ở gần cột bơm xăng dầu, được đặt hợp lý, đúng chỗ. Các dụng cụ phương tiện phòng cháy chữa cháy gồm : + 2 bể nước. + 2 bể cát 2m2. + 3 chăn chiên. + 2 xúc cát. + 4 bình MSZ8. + 1 bình CO2. + 2 chăn Aminao. + 2 bình MFZT35. Các dụng cụ, phương tiện phòng cháy chữa cháy đều được để đúng nơi quy định, thuận tiện, tất cả đều ở trang thái hoạt động tốt. 3. Vệ sinh môi trường. Cửa hàng đã trang bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh như : thùng rác, hệ thống cấp thoát nước, chổi quét, xẻng hót, đồng thời nhân viên bán hàng trong cửa hàng luôn có ý thức tạo môi trường làm việc sạch sẽ gọn gàng. VI. CÔNG TÁC TUYÊN TRUYỀN QUẢNG CÁO. Công tác quảng cáo theo luật thương mại ban hành ngày 23/05/1997 thì quảng cáo là hành vi thương mại có thưởng nhằm giới thiệu hàng hóa dịch vụ để xúc tiến bán hàng. Chính vì thế cửa hàng xăng dầu cũng có nhu cầu cần quảng cáo. với việc quảng cao rất đa dạng, phong phú, nhưng với cửa hàng xăng dầu cần tuân theo một số các quy định nhất định như biển biểu tượng chữ. 12 P ( PETROLIMEX ). Được rọi phản quang màu xanh trên nền màu trắng đặt phía trước, được treo cao để khác hàng có thể nhìn thấy từ xa. Ngoài ra còn các biển đề tên cửa hàng xằn dầu số 4 Đại Từ thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái . Địa chỉ : xã Hùng Sơn – Huyên Đại Từ – Tỉnh TháI Nguyên. Các bảng gia được niêm yiết rõ ràng và biển cấm lửa, cấm hút thuốc lá, tắt máy biển nội quy cửa hàng, hòm thư góp ý khách hàng. Cửa hàng cong có hệ thống tủ kính trắng dùng để trưng bày các sản phẩm dầu nhờn, các loại bếp gas và phụ kiện kèm theo. Bên cạnh đó trong những ngày khuyến mại, có treo các băng rôn giới thiệu, các tặng phẩm khách hàng có thể nhận được. Nhằm thu hút khách đó là những hình thức chiêu khách. Song cửa hàng vẫn lấy chữ tín khách hàng là quan trọng nhất. PHẦN THỨ HAI : NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ 4 THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI I. KHÁI NIỆM – VỊ TRÍ – TÁC DỤNG CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG 1. Khái niệm nhận hàng. Nhận hàng là việc tập trung hàng háo từ các nguồn khác nhau thông qua việc xác đinh số lượng, chất lượng lô hàng nhập và thực hiện các nguyên tắc quy định về giao nhận xăng dầu. 2. Vị trí Nhận hàng là nghiệp vụ mở đầu của quy trình nghiệp vụ kho và là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình nghiệp vụ kinh doanh thương mại. 3. Tác dụng của nghiệp vụ nhận hàng Xác định trách nhiệm của các bên đối với số lượng, chất lượng hàng nhập. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bên đối với chất lượng hàng hoá. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thựchiện các nghiệp vụ khác của kho. Góp phần tạo lực lượng hàng hóa đủ đáp nhu cầu đảm bảo hàng hoá. Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh. 13 II. YÊU CẦU CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG 1. Nhận đúng số lượng, chất lượng của mặt hàng ghi trong hoá đơn, nhận đúng nguyên tắc thủ tục quy định, đúng quy trình nghiệp vụ. Muốn vậy người nhận hàng phảI nắm đúng nguyên tắc nhận hàng quy trình nhận đối với từng loại, phảI nắm được tính chất đặc đIúm từng mặt hàng, từng loại phương tiện vận chuyển thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ, chấp hành đúng nguyên tắc, đúng quy trình. 2. Nhận nhanh, gọn, an toàn làm tốt công tác chuẩn bị nhận, người nhận hàng phải thành thạo chuyên môn nghiệp vụ. 3. Phân rõ trách nhiệm các bên có liên quan đến số lượng, chất lượng hàng lo hàng nhận. Hàng thừa thiếu kém phẩm chất phát hiện khi kiểm tra thì người giao phải chịu trách nhiệm. Hàng trên phương tiện đủ, đảm bảo chất lượng khi vào kho thiếu hoặc kém phẩm chất nếu không tìm được nguyên nhân do người giao thì người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng hoá trong kho. III. NGUYÊN TẮC NHẬN XĂNG DẦU 1. Tất cả hàng hoá khi nhận phải có đầy đủ hoá đơn giấy tờ cần thiết, giấy tờ phải hợp lệ. 1.1. Đầy đủ giấy tờ cần thiết tuỳ theo loại hàng , nguồn nhập, phương tiện vận chuyển và các giấy tờ cần thiết đi kềm theo hàng hoá khác nhau. - Nếu nhận hàng xăng dầu vận chuyển bằng ô tô stec thì giấy tờ kềm theo gồm : + Hoá đơn bên bán (bên giao). + Lệnh vận chuyển. + Barem dung tích phương tiện (giấy chứng nhận kiểm định). + Đơn hoá nghiệm (kết quả thí nghiệm). - Nếu nhận dầu mỡ nhờn giấy tờ đi kèm gồm có : + Hoá đơn bên bán ( bên giao) + Lệnh vận chuyển + Đơn hóa nghiệm ( chứng chỉ phẩm chất) 14 - Nếu nhận giao thì bộ chứng từ gồm : + Hoá đơn bên bán ( bên giao ) : Hoá đơn vỏ bình, hoá đơn giao + Lệnh vận chuyển + Biên bản giao nhận. 1.2. Các giấy tờ hợp lệ nghĩa giấy tờ phải đảm bảo các yếu tố sau : Đúng mẫu, đúng biên quy định. Ghi chép đầy đủ theo quy định, rõ dàng, không tẩy xoá. Có giá trị pháp lí. Riêng hoá đơn phải có giá trị thanh toán. 1.3. Nếu hàng nhận không đủ giấy tờ hoặc không hợp lệ thì người nhận có quyền từ chối nhận hàng. 2. Tất cả hàng hoá khi nhận đều phải được kiểm tra, xác định chính xác số lượng, chất lượng hàng. 2.1. Kiểm tra chất lượng. Chất lượng hàng hoá là tổng hợp các tính chất đặc trưng kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng của hàng hoá làm cho hàng hóa có những thuộc tính nhất định, có khả năng thoả mãn nhu cầu sử dụng trong điều kiện nhất định. Chất lượng xăng dầu là các chỉ tiêu kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng của xăng dầu làm cho xăng dầu có khả năng thoả mãn nhu cầu sử dụng nhất định. * Phương pháp xác định chất lượng. + Phương pháp cảm quan : dựa vào cảm quan và kinh nghiệm để nhận biết chất lượng của lô hàng. + Sử dụng dụng cụ chuyên môn : Dùng các loại máy móc, dụng cụ chuyên môn đo tỷ trọng, lấy mẫu đơn hoá nghiệm 2.2. kiểm tra số lượng. Số lượng hàng hoá là chỉ tiêu phản ánh trọng lượng , số lượng lô hàng nhận. + Phản ánh trọng lượng đối với gas, mỡ. + Phản ánh thể tích đối với xăng dầu. + Phản ánh số lượng đối với bình gar, bếp gas, phụ kiện. 15 Phương pháp xác định số lượng : Cân đo đong đếm trực tiếp là hàng nhận tuỳ theo từng loại hàng, nguồn nhập và thoả thuận giữa hai bên. 3. Nhận đủ trả đủ bơm khô vét sạch. Nhận đủ trả đủ theo hoá đơn, riêng hàng dầu chính thì nhận đủ ttả đủ theo hoá đơn trừ đi hao hụt định mức vận chuyển. Bơm khô vét sạch hàng trên stec, hàng trong phương tiện tồn chứa phụ, hàng thừa trên stec, hàng trong phương tiện. 4. Thực hiện đầy đủ quy trình quy định. Thựchiện đầy đủ các nguyên tắc quy định, quy trình về giao nhận xăng dầu. Thực hiện đầy đủ các biện pháp phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường Ghi chép sổ sách luân chuyển chứng từ. IV. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ MỘT LẦN NHẬN XĂNG DẦU CHUYỂN BẰNG Ô TÔ STEC 1. Chuẩn bị nhận hàng Căn cứ chuẩn bị : Căn cứ vào kế hoạch xin hàng của kho, của cửa hàng và kế hoạch đIều hàng của công ty. Căn cứ vào thông báo của cán bộ tạo nguồn. Căn cứ vào thông báo của chủ hàng, chủ phương tiện. Nội dung chuẩn bị : Kiểm tra bể để chuẩn bị nhận hàng, kiểm tra độ kín của bể, đường ống công nghệ, sự hoạt động của các van. Kiểm tra phẩm chất xăng dầu trong bể, đo bể, xác định thể tích xăng dầu trước khi nhận. Chuẩn bị phương tiện dung cụ, sổ sách, lao động cần thiết để nhận hàng xô, thước đo, tỷ trọng kế, nhiệt kế thước thử đo nước, thẻ kho, thẻ bể, dụng cụ vét. Xác định lượng hàng còn tồn trong bể, đấy là số đo nhận ( kí hiệu V1) ghi số đo vào thẻ bể. Khi đo ta đo chiều cao chung, chiều cao nước, tra barem sẽ được Vchung , Vnước . Vchung – Vnước = Vxăng dầu 16 Chuẩn bị dụng vụ phòng cháy chữa cháy, đảm bảo nhận nhanh, gọn, an toàn, giảm hao hụt 2. Trực tiếp nhận hàng 2.1. Khi hàng về hướng dẫn lái xe đỗ đúng nơi quy định, yêu cầu tắt máy phương tiện và nối tiếp địa. 2.2. Kiểm tra giấy tờ của người giao hàng và giấy tờ lô hàng. Xem các loại giấy tờ có mâu thuẫn với nhau không, có mẫu, đúng liên và hợp lệ không. Số liên ghi trên giấy tờ phải rõ ràng, hợp lý. Sau khi kiểm tra thấy có thiếu xót người nhận có quyền từ chối nhận hàng đồng thời báo cho cán bộ phụ trách để sử lý. 2.3. Kiểm tra phương tiện. Kiểm tra bề ngoài phương tiện : Vị trí các van, số kẹp chì, vị trí kẹp chì cỡ lốp, độ cong của nhíp. Kiểm tra kết cấu của phương tiện : Xem lỗ thông hơi có thông không, có túi khí không. Đo chiều cao của stec, của cửa nhận so với tầm mức. Đo lượng dầu trong két của phương tiện, ghi số đo vào mặt sau của hoá đơn. Đối chiếu kết quả kiểm tra với giấy tờ phương tiện nếu không khớp với nhau phải báo cáo lãnh đạo để sử lý. 2.4. Kiểm tra hàng. Kiểm tra hàng trên phương tiện : Để xăng dầu trên phương tiện ổn định mới kiểm tra thời gian đối với xăng là từ 5 phút trở lên, nhiệt độ đối với DO, FO, thời gian tối thiểu là lớn hơn 10 phút, dầu nhờn, marut thời gian là 20 phút. * Kiểm tra chất lượng hàng. Dùng phương pháp cảm quan : Tháo van thử nước, xả một lít xăng dầu vào trong xô, dùng mắt thường quan sát màu sắc, độ lẫn nước, độ cặn ( hiện nay Mogas 90 màu đỏ ). Đo tỷ trọng : Nếu dùng tỷ trọng kế hệ mét ( Astm ) thì kết quả đo được gọi là tỷ trọng thực tế, dùng bảng 53 quy chuyển sang tỷ trong ở 150C. Đối chiếu d15 đo được với d15 hoá đơn, nếu sai số  ± 0.0015 thì chất lượng đảm bảo. 17 Nếu dùng d20/4 thì sau khi đo được phải đổi về d++ bằng cách : dtt = d20/4 * 0.99973. Sau khi chuyển đổi về d15 lấy kết quả chuyển đổi đối chiếu với d15 hoá đơn, thì sai số cho phép là 0.0015. Sau khi kiểm tra nếu thấy có nghi ngờ thì người nhận hàng báo cáo tình hình với cán bộ phụ trách mời cán bộ kỹ thuật đến cùng với người nhận lấy mẫu đưa hoá nghiệm. Nếu hàng đảm bảo chất lượng thì nhập bình thường . Nếu hàng không đảm bảo chất lượng thì người nhận có quyền từ chối nhận hàng, nếu vì lý do nào đấy mà người nhận phải nhận hàng thì số hàng đó phải được để riêng. Kiểm tra số lượng hàng. + Đo to xăng dầu trong stec ( to n ). + xác định thể tích xăng dầu nhận. Vn = Vtthđ + Vtthđ ( ton - tonđ ) * a Vn : Thể tích xăng dầu nhận Vtthđ : Thể tích xăng dầu ở hoá đơn. ton : Nhiệt độ xăng dầu khi nhận. a : Hệ số dãn nở của xăng dầu. ax = 0.0013. adầu hoả = 0.001. aDO =0.0009 + Xác định hao hụt định mức vận chuyển. Hđmvc = Vtthđ * S/100 * Khhvc Hđmvc : Hao hụt định mức vận chuyển. S : Quãng đường vận chuyển thực tế. Khhvc : Tỷ lệ hao hụt vận chuyển cho 100km. + Xác định lượng hàng lái xe phải giao. Vlxpy = Vn – Hđmvc Vlxpy : Lượng xăng dầu lái xe phải giao + Xác định lượng hàng thực tế có trong phương tiện : Có 2 phương pháp. 18 Phương pháp 1 : Rót vào hoặc xả ra cho bằng tầm mức đóng ở đầu giao. Vttpt = Vtthđ + Vrả ra ( rót vào ) Vttpt : Thể tích xăng dầu thực tế phương tiện. * Phương pháp 2 : Dùng thước chữ T đo chênh lệch khoảng cách từ tấm mức đến mức chứa xăng dầu của phương tiện sau đó tra barem cổ tec rõ được Vchênh lệch Vttpt = Vtthđ + Vchênh lệch Đối chiếu Vttpt với Vlxpg để xác định thừa thiếu => Vttpt – Vlxpg . Nếu thiếu thì bắt lái xe phải bù, nếu lái xe không bù thì lập biên bản thiếu hàng và sử lí theo quy định. Nếu thừa hàng thì lập biên bản thừa hàng và thực hiện bản khố vét sạch. 3. Nhận đủ hàng cho xả hàng vào bể chứa, sau khi xả hết hàng kiểm tra lại phương tiện. Trong qua trình xả hàng cả hai bên giao và nhận luôn có mặt tại vị trí. Để xăng dầu ổn định sau đó đo lại bể để xác định thể tích lượng hàng trong bình. VTNTB = VSN - VTN VTNTB : Thể tích trung bình. Nếu sai lệch trong phạm vi cho phép thì nhận hàng bình thường. Nếu sai lệch nhiều thì phải kiểm tra lại phương tiện, bể chứa, đo tính đường ống công nghệ đồng thời bao cho cán bộ phụ trách để có biện pháp sử lí. 4. Kết thúc nhận hàng Người nhận hàng kí vào hoa đơn, giữ lại háo đơn kẹp cùng háo đơn nghiệm, ( kết quả thí nghiệm ) và biên bản thừa thiếu (nếu có) thành bộ chứng từ giao nhận hàng. Ký lệnh vận chuyển lái xe. Ghi thẻ kho, ghi sổ theo dõi nhập. Thu gọn chứng từ sổ sách, dụng cụ và vệ sinh công nghiệp nơi công nhân nhận hàng. 5. Ví dụ minh hoạ 19 Quy trình một lần nhận xăng dầu vận chuyển bằng ôtô stec ở cửa hàng xăng dầu số 4. 5.1. Chuẩn bị nhận hàng Căn cứ chuẩn bị. Căn cứ vào kế hoạch xin hàng của cửa hàng xăng dầu số 4 và kế hoạch điều hàng của công ty xăng dầu B12 ( chi nhánh xăng dầu Hải Dương )ngày 7/8/2003. + Cửa hàng xin nhận một xe ôtô stec chở đầy Diesel. + Công ty điều xe do lái xe Đào công Tâm ( ông Tâm ) điều khiển với quãng đường vận chuyển là 145km. * Nội dung chuẩn bị. Cửa hàng đã xác định bể để nhập, bể trong trạng thái hoạt động tốt đường ống công nghệ còn nguyên vẹn không bị rò rỉ, các van hoạt động tốt. Cửa hàng đã chuẩn bị đầy đủ các phương tiện dụng cụ chuyên dùng: Chai lấy mẫu, thước đo chuyên dùng, nhiệt kế điện tử, thước chữ T và các sổ sách cần thiết để sẵn sàng nhập hàng. * Trực tiếp nhận hàng: Khi xe hàng đến cửa hàng trưởng trực tiếp ra nhận hàng, hướng dẫn lái xe đỗ đúng vị trí quy định, tắt máy phương tiện và nối tiếp địa, mang biển ngừng bán hàng ra trước cửa hàng để nhập xong rồi bán. 5.2. Kiểm tra giấy tờ Trong thời gian chờ xăng ổn định, cửa hàng cửa hàng trưởng đã kiểm tra giấy tờ củat lái xe gồm có : Hoá đơn GTGT, lệch vận chuyển, thẻ kho, giấy chứng nhận kiểm định dung tích phương tiện. Các giấy tờ sau khi kiểm tra với lệnh vận chuyển, kết luận đảm bảo các quy định như giấy tờ kèm theo, các niêm phong kẹp trì còn nguyên vẹn. 5.3. Kiểm tra hàng. Hàng để trên phương tiện sau 10 – 15 phút thì mới bắt đầu kiểm tra. Kiểm tra chất lượng hàng : Kiểm tra bằng phương pháp cảm quan, thấy màu sắc độ cặn không có gì nghi ngờ, tiến hành đo nhiệt độ báo ở 32.50C , nhiệt độ ở hoá đơn là 320C dùng chai lấy mẫu để lấy mẫu. 20 - Kiểm tra số lượng hàng. - Xác định thể tích xăng dầu nhận theo hoá đơn và nhiệt độ : + Khi nhận là 32.50C. + Hoá đơn là 320C . Thể tích xăng dầu nhận theo háo đơn là : Vn = Vtthđ + Vtthđ ( t0n – t0HĐ ) * a Vn = 7220 + 7220 ( 32.5 – 32 ) * 0.0013 Vn = 7220 + 7220/2 * 0.0013 Vn = 7224.693 ( lit ) Xác định hao hụt định mức vận chuyển với quãng đường là 145km là : Hđmvc = Vtthđ * S/100 * Khhvc Hđmcv = 7220 * 145/100 * 0.1% Hđmvc = 10. 469 ( lit ) Vậy nói quãng đường vận chuyển 145km thì hao hụt định mức của xe là 10.469 lit Xác dịnh thể tích lái xe phải giao cho cửa hàng là : Vlxpg = Vn – Hđmvc Vlxpg = 7224.693 – 10.469 Vlxpg = 7214.224 ( lit ) Vậy lái xe phải giao cho cửa hàng là : 7214.224 ( lit ) Xác lượng hàng có trên phươpng tiện. Hàng trên phương tiện là hàng ghi trên hoá đơn cách tấm mức là : + 0.00 cm. Nhưng khi nhận hàng, hàng lại trên tấm mức là 1 cm theo trong giấy chứng nhận kiểm định thì 1cm cổ tec bằng 4.5 lit do đó lượng hàng thực tế có trên phương tiện là : Vttpt = Vtthđ + VTăng Vttpt = 7220 + ( 1- 0 ) * 4.5 Vttpt = 7224.5 ( lit ) So sánh Vttpt với Vlxpg ta rõ xác định được lương thừa thiếu : Vttpt – Vlxpg = 7224.5 – 7214.224 = 10.276 ( lit ) Hàng thừa lập biên bản nhập hàng thừa. 21 III. XẢ HÀNG VÀO BỂ CHỨA Cửa hàng trưởng và lái xe trực tiếp giao nhận hàng . Một đầu ống dẫn xăng được nối với đầu ống xả của ôtô stec, đầu kia được nối với họng nhập. Bắt đầu xả hàng cho chảy từ từ sau khi kiểm tra đường ống và các van hoạt động tốt thì mở hết van cho xăng chở bình thường. Sau khi xả hết hàng ở trên phương tiện xuống thì tiến hành vét bằng cách: Dùng ống hút hàng phương tiện cho ra xô, cho xe tiến lùi để hàng trên phương tiện chảy xuống xô treo ở van xả của ô tô stec nếu khi đo lại bể vẫn thấy thiếu. IV. KẾT THÚC NHẬN HÀNG Cửa hàng trưởng ký vào hoá đơn và giữ lại hoá đơn, đơn kẹp cùng đơn hoá nghiệm thành một bộ chứng từ giao nhận. Cửa hàng trưởng ký vào lệnh vận chuyển trả lái xe và cho xe đi. Sau đó thu dọn dụng cụ nhận hàng, sắp xếp sổ sách, vệ sinh công nghiệp nơI nhận hàng và tiếp tục bán hàng bình thường. V. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ MỘT LẦN NHẬN DẦU MỠ NHỜN 1. Chuẩn bị nhận hàng Căn cứ vào kế hoạch xin hàng ở cửa hàng và dự chữ hàng, đảm bảo đủ diện tích và loại kho phù hợp ( chỉ có một kho ). + Chuẩn bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ, sổ sách cần thiết phục vụ cho việc nhận hàng. + Chuẩn bị dụng cụ phương tiện để bốc dỡ như : Cân bàn, lốp ôtô, cầu trượt, xe đóng tay. + Chuẩn bị thẻ kho và nhiều lao động để đưa hàng vào kho 2. Trực tiếp nhận hàng 2.1. Khi xe hàng đến cửa hàng trưởng trực tiếp giao nhận hàng hướg dẫn lái xe đỗ đúng vị trí quy định, tắt máy phương tiện, thả nối tiếp địa. 2.2. Kiểm tra giấy tờ của chủ phương tiện 22 Dầu mỡ nhờn nhập ở cửa hàng được công ty mua và điều cho cửa hàng khi xin hàng , mặt khác dầu mỡ nhờn được đóng thành phi, hộp thùng đã được niêm phong cho nên khi nhận căn cứ vào số liệu nên bộ giấy tờ gồm : + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Lệnh vận chuyển. Các giấy tờ kiểm tra đầy đủ, hợp lệ, không sai xót, không mâu thuẫn nhau có tính pháp lí. 2.3. kiểm tra phương tiện Quan sát kiểm tra bên ngoài phương tiện thấy không có gì nghi ngờ. đối chiếu kiểm tra với các giấy tờ đi kèm, kết luận đảm bảo các điều kiện quy định như trong giấy tờ. 2.4. Kiểm tra hàng Cửa hàng trưởng quan sát thấy hàng để trên phương tiện sắp xếp theo đúng quy định. Hàng được đóng trên hộp , trong thùng, lại có niêm phong nên cửa hàng chỉ quan sát bên ngoài, tính hàng trong bao kiện, nắp hợp đối chiếu với hoá đơn và chủng loại, chất lượng. Xác định số lượng hàng : do hàng đã được đóng hộp từng loại nên cửa hàng sử dụng phương pháp kiểm đếm, mặt khác dầu được đóng hộp thùng, phi, nên không xác định thể tích lô hàng mà chỉ xác định số lượng được từng mặt số lượng hàng. Việc kiểm tra số lượng do cửa hàng trưởng kiểm tra với sự có mặt của người giao. Cửa hàng áp dụng phương pháp kiểm đếm toàn bộ lô hàng nhận, số lượng từng hàng kiện rồi cưn cứ vào đó để xác định lô hàng. Khi nhận hàng cửa hàng luôn đặtyêu cầu thao tác nhanh gọn, chính xác, đúng quy định, quy trình nghiêm túc, không để mất mát nhầm lẫn. 3. Kết thúc nhận hàng Người nhận hàng ký vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và giữ lại hoá đơn. Ký lệnh vận chuyển trả lái xe. Ghi số hàng nhập vào the kho để cửa hàng trưởng ( thủ kho ) nắm được lượng hàng tồn từ đó có kế hoạch xin hàng hợp lí. 23 Thu dọn dụng cụ sổ sách, vệ sinh công nghiệp nơi nhận hàng VI. THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN NHẬN HÀNG 1. Thẻ kho. Là loại giấy tờ sổ rời dùng để theo dõi số lượng hàng hoá nhập xuất, tồn kho và căn cứ để lập báo cáo kho. Thẻ kho được mở theo quy cách hàng hoá nghĩa là mỗi loại hàng hoá mở một thẻ, kế toán ghi phần trrên của thẻ sau đó giao cho chủ kho quản lí ghi chép hàng ngày. * Cách ghi chép các số liệu vào thẻ kho. + Ghi theo đơn vị thể tích hoặc đơn vị khối lượng quy định . dòng đầu tiên trong thẻ ghi số ngày lập thẻ hoặc tồn tại từ trước chuyển sang. + Các dòng tiếp theo ghi thứ tự nhập, xuất phát sinh, mỗi dòng ghi số liệu của một hoá đơn không được cộng dồn hoá đơn để ghi vào thẻ. + Cuối tháng thủ kho đối chiếu số liệu ghi trên thẻ với thống kê kế toán, sau khi đối chiếu xong kế toán ký xác nhận. 2. Các phép đo chủ yếu 2.1. Đo nhiệt độ * Dụng cụ đo : Là nhiệt kế điện tử ( Hg ) đảm bảo sai số cho phép là cộng trừ 0.2 - 0.5% được gắn cố định vào giá đỡ bằng gỗ cứng có cói bao xung quanh. * Phương pháp đo : Nhiệt kế được buộc vào dây có giá đỡ thả xuóng bể chứa qua vị trí lỗ đo hàng và ở đIúm đo quy định. + Đối với bể trụ đứng, bể nằm ngang có đường kính >= 3 cm tiến hành đo nhiệt độ tại 3 điểm trên, giữa, dưới. Kết quả nhiệt độ lấy giá trị trung bình của 3 lần đo tại 3 điểm. 1 trên + 2 giữa + 1 dưới t 0bể dầu = —————————— 4 + Đối với ôtô stec, wagong tec, bể trục nằm ngang có đường kính nhỏ hơn 3 cm chỉ cần đo nhệt độ tại một điểm là chính giữa mức chứa xăng dầu. + Đối với hầm tàu, xà lam, đo tại hai điểm giữa và dưới, kết quả đo được lấy bình quân 2 lần đo. 24 * Quy định về thời gian đo: + Đối với xăng dầu nhiệt kế được ngâm trong xăng dầu 3 phút. + Đối với dầu FO thì được ngâm trong dầu hơn 10 phút + Đối với nhiệt kế điện tử chỉ đọc kết quả khi trên màn hình chỉ giá trị ổn định kết quả đọc chính xác đến nửa vạch thang chia nhỏ nhất : Nhiệt kế trọng tải 0.10C nhiệt kế thường 0.250C . 2.2. Đo chiều cao mức chứa xăng dầu * Thiết bị và dụng cụ đo : Thước đo : dùng thước đo chuyên dụng có quả dọi theo đúng tiêu chuẩn đảm bảo sai số cho phép 0.1%. Ngoài ra còn sử dụng thước đo siêu âm, thước đo điện tử. Các loại thước thử : thước thử nước, thước cắt xăng dầu. * Phương pháp đo: Mở nắp lỗ đo bể ( đứng trước chiều gió ) thả quả rọi vào bể theo đúng vị trí đo và hoàn toàn thẳng đứng. Đo chiều sâu của bể và chiều cao chứa mức xăng dầu sau đó lau sạch thước, trong khoảng cân đo, bôi một lớp mỏng thuốc thử nước, thước cắt xăng dầu, thả thước từ từ xuống bể chứa khi cách đáy khoảng 25cm thì dừng lại giây lát cho mặt xăng dầu ổn định rồi mới tiếp tục thả thước nhẹ nhàng cho tới khi chạm đáy đợi một lúc cho các loại thuốc thử có tác dụng, sau đó kéo nhanh thước lên và đọc kết quả. Đo 3 lần cho một bể chứa. Thời gian thuốc thử tác dụng: + Xăng 5s. + DO 10s. Từ kết quả đo được chúng ta xác định thể tích trong bể : Trabarem bể Hchung ———————> Vchung Trabarem bể Hnước ———————> Vnước Vnước = Vchung – Vnước 25 2.3. Đo tỷ trọng * Dụng cụ đo : Dùng tỷ trọng kế hệ mét theo đúng tiêu chuẩn, nếu dùng tỷ trọng kế cũ thì trong biên bản phải ghi rõ và phải chuyển đổi theo đúng quy định. * Trình tự đo : Dùng chai lấy mẫu xăng dầu theo đúng quy định ở bể chứa hoặc trên phương tiện vận chuyển mẫu xăng dầu được đỏ vào ống đo, thả tỷ trọng kế vào trong ống đo từ từ chờ khi ổn định rồi đọc kết quả. Nếu đo tỷ trọng kế hệ mét thì được d++ còn nếu đo bằng d20/4 thì phải chuyển đổi theo quy định. Từ dtt tra bảng 53 được d15 đối chiếu với d15 ở hoá đơn để xác định chất lượng hàng. * Các loại mẫu thử : Mẫu thử là lượng xăng dầu rút ra từ lô hàng từ bể chứa hoặc trên phương tiện nhằm mục đích xác định chất lượng lô hàng theo đúng tiêu chuẩn và phương thức thích hợp. 3. Các loại sổ sách theo dõi nhập hàng - Thẻ kho. - Thẻ bể. - Số theo dõi nhập hàng. - Bảng quy đổi tỷ trọng ( 53, 54, 56 ). 4. Trang thiết bị phục vụ cho người nhận hàng và công tác phòng cháy chữa cháy. - Nhiệt kế. - Tỷ trọng kế. - Xô. - Cân. - Bộ bình đong. - Thước đo. - Đường ống dẫn công nghệ. - Bình chữa cháy. 26 - Các phương tiện phục vụ khác tuỳ theo từng loại mặt hàng và tuỳ theo phương tiện vận chuyển. * Phòng cháy chữa cháy. Nhận thức rõ tầm quan trọng, ý nghĩa của công tác phòng cháy chữa cháy. Không nhập xăng dầu khi trời có sấm chớp mưa dày. Chuẩn bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy, phương tiện ở trạng thái hoạt động tốt, để đúng nơi quy định. Phương tiện vận chuyển xăng dầu nhập kho phải có dụng cụ phòng cháy chữa cháy, ôtô stec phải nối tiếp địa. Người nhận hàng nhắc nhở lái xe chấp hành quy định pccc, như tắt máy … Không tạo ra nguồn nhiệt tại nơi nhận và xung quanh nơi nhận hàng. Không được hút thuốc lá tắt máy phương tiện, kiểm tra hệ thống an toàn điện. Khi kiểm tra hàng đặt thước đo đúng vị trí quy định, đặt miệng ống dưới mặt thoáng xăng dầu nếu bể hết xăng thì phải đặt ống xả sát đáy bể. Trong khi nhập hàng không để người ngoài vào, khi nhập ban đầu mở van xả từ từ kiểm tra đường ống an toàn mới mở hết van, trong kho nhập nếu hơi xăng dầu bốc lên quá mạnh phải ngừng nhập để hơi xăng dầu tan hết mới tiếp tục nhập lại. Khi nhập không mở hoàn toàn nắp bể chứa. Không để xăng dầu tràn vãi, nếu có phải dùng cát, vải lau khô, khi xảy ra sự cố phải cắt điện. Ngừng bơm rót, gọi điện báo cháy khẩn cấp 114 ( nếu cần ). Dùng phương tiện chữa cháy hiện có tại cửa hàng để dập cháy, thược hiện theo đúng phương án được giao. 27 PHẦN THỨ BA : ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT 1. Tình hình nhận xăng dầu tại cửa hàng trong thời gian qua. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về số lượng và chất lượng về mặt hàng xăng dầu của xã hội cửa hàng đã định ra những phương án cụ thể để đáp ứng nhu cầu trên. thể hiện trong tháng đầu năm 2003 cửa hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ, hoàn thành vượt mức kế hoạch của công ty giao, không để xảy ra các hiện tượng, các mâu thuẫn nhân viên bán hàng với khách hàng thường xảy ra trong các cửa hàng như sự thiếu hụt, thái độ phục vụ, nhập hàng hợp lí không đẻ hiện tượng hết hàng bán . không có những biểu hiện tiêu cực thông báo hết hàng, không tăng giá để bán gây sự khan hiếm giả tạo, xảy ra trong những tháng đầu năm. Cửa hàng có được điều đó là do sự lãnh đạo tài tình của cửa hàng trưởng và sự lỗ lực cảu nhân viên trong của cửa hàng. Vì thế đời sống của họ ngày càng được nâng cao. 2. Ưu điểm. Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái nằm trong khu vực có nhiều công trình xây dựng đã đang bước vào giai đoạn thi công, do địa hình đồi núi nhiều nên khối lượng tạo mặt bằng lớn, đòi hỏi các phương tiện kỹ thuật cần nhiều xăng dầu. Do đó cửa hàng có điều kiện xúc tiến việc bán hàng được khối lượng lớn. Cửa hàng có đội ngũ cán bộ công nhân viên yêu nghề , có trình độ, có sức khoẻ, có kinh nghiệm mặc dù còn ở độ tuổi trẻ, độ tuổi trung bình của nhân viên là 28. 3. Khuyết điểm. Cửa hàng còn xa Trung tâm Huyện nằm trên dốc cao, cán bộ công nhân viên ít , thời gian phục vụ khách hàng còn ngắn 16/24h hay mất điện. 4. Biện pháp khắc phục Cửa hàng nên trang bị một máy phát điện. Đề phòng khi mất điện có thể phục vụ được khách hàng. - Bổ xung thêm nhân viên có trình độ, sức khoẻ, yêu nghề, nhằm có lớp kế cận cửa hàng ( như học sinh sinh viên mới ra trường đúng chuyên nghành được đào tạo chính quy ). 28 - Cửa hàng nên tăng cường các phương pháp tuyên truyền quảng cáo về cửa hàng. 5. Ý kiến đề xuất Trong thời gian thực tập tại cửa hàng xăng dầu số 4 Đại Từ. Với thời gian không phải là dài xong đã giúp em có những kiến thức thực tế nhất định về nghiệp vụ kinh doanh cụ thể nghiệp vụ nhận hàng. để từ đó kết hợp với những kiến thức lý thuyết đã được học ở trường. Để sau khi ra trường có được trình độ kỹ năng nghề nghiệp thực sự. Cụ thể làm tốt được công việc mình được giao và đưa được đơn vị sản xuất kinh doanh đó phát triển đi lên, với mong muốn như vậy em hy vọng những góp ý nho nhỏ sau đây sẽ có cho sự phát triển của cửa hàng xăng dầu số 4 : Cửa hàng nên đẩy mạnh công tác quảng cáo khuyến mại đế kích thích nhu cầu của khách. Tích cực tìm đến các khách hàng có nhu cầu thực sự ( Công trình xây dựng …) phục vụ đến tận chân công trình. Cửa hàng nên thực hiện đầy đủ các quy định, quy trình về bảo dưỡng trạng thiết bị ( xúc rửa bể, đường ống, máy bơm …). Và yếu tố con người được chú trọng hơn nữa thường chăm no hơn nữa đời sống cán bộ công nhân viên. bên cạnh đó thường xuyên củng cố nâng cao tay nghề, ý thức phòng cháy chữa cháy. Nếu làm tốt điều đó em tin chắc rằng cửa hàng xăng dầu số 4 sẽ liên tục phát triển. Sẽ hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch có được lòng tin trong mỗi khách hàng. Đã đảm nhiệm được chức năng của ngành thương mại mà Đảng và Nhà nước đã giao, đưa Đất Nước ta nên một tầm cao mới, vị thế mới. Trên đây là toàn bộ những nội dung về nghiệp vụ nhận hàng mà em đã thu nhận được qua bài giảng của thầy cô kết hợp với sự chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong cửa hàng và việc trực tiếp thực hành của bản thân đã giúp em có vốn kiến thức ( học và hành ) được thể hiện qua bản báo cáo này. 29