Luận văn Nhận xét, đánh giá về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Tây Hồ

u trách nhiệm về toàn bộ công tác kỹ thuật, thiết kế thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, điều độ sản xuất toàn công ty nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị.  Phòng kế hoạch - kỹ thuật: là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty có nhiệm vụ tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). 7  Phòng Thiết kế - Dự án - Đấu thầu: là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế thi công, giúp Giám đốc công ty tổ chức, triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát, thiết kế quản lý công trình. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công).  Phòng Tổ chức lao động – Hành chính: là phòng chuyên môn, tham mưu cho Đảng uỷ và Giám đốc về việc tổ chức sản xuất, tiếp nhận, quản lý và sử dụng lao động; thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, đảm bảo các công việc về hành chính, quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan, đảm bảo chăm sóc sức khoẻ và đời sống cán bộ công nhân viên. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty).  Phòng tài chính - Kế toán: có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, giúp Giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả. (Phòng Tài chính - Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty).  Phòng Chính trị: có chức năng giúp giám đốc công ty và Đảng uỷ công ty về công tác Đảng, công tác chính trị tư tưởng, đồng thời cũng là cơ quan thực hiện công tác đó, theo các nhiệm vụ cụ thể. (Phòng Chính trị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bí thư Đảng uỷ, Phó Giám đốc chính trị).  Phòng kinh doanh - Xuất nhập khẩu: là phòng chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty trên cơ sở phạm vi giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu Bộ Thương Mại cấp. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của các phòng ban chức năng).  Phòng Khai thác – Kinh doanh vật tư thanh xử lý: thực hiện chức năng khai thác kinh doanh máy, thiết bị vật tư thanh xử lý của công ty, chịu trách nhiệm trước công ty về toàn bộ công tác tổ chức thực hiện. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Giám đốc phụ trách kinh doanh). ( Xem sơ đồ tổ chức điều hành công ty Tây Hồ trang 8) 8 Sơ đồ tổ chức điều hành công ty Tây Hồ : Giám đốc điều hành : Các phòng chức năng chỉ đạo GIÁM ĐỐC CÔNG TY Bí thư đảng uỷ CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kế hoạch - kỹ thuật Phòng thiết kế - dự án - đấu thầu Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức LĐ - hành chính Phòng chính trị Phòng kinh doanh XNK Phòng Khai thác - KD vật tư thanh xử lý Chi nhánh phía Nam XN XD CN dân dụng và hạ tầng 497 XN lắp máy và XD công trình 597 XN XD cầu đường và thủy lợi 797 XN XL CN và dân dụng 897 XN XL CN dân dụng và điện 997 Đội thi công cơ giới Các đội XD 1, 2, 3, 4, 5 9 3.2. Các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại công ty Tây Hồ Công ty Tây Hồ là doanh nghiệp Nhà nước do Quân đội quản lý nên phải tuân theo quy chế quản lý tài chính của Nhà nước và của quân đội đối với doanh nghiệp. Cụ thể có những quy định chung như sau:  Công tác tài chính của công ty được quản lý thống nhất từ công ty đến các đơn vị cơ sở.  Hệ thống tài chính của các đơn vị cơ sở nằm trong hệ thống tổ chức tài chính của công ty. Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ, kiểm tra, hướng dẫn của phòng Tài chính - kế toán công ty.  Phòng Tài chính - kế toán công ty phải quản lý toàn diện và nắm vững tình hình tài chính của các đơn vị cơ sở.  Công tác quản lý tài chính phải đi đôi với công tác đảm bảo phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Về ứng tiền chi nghiệp vụ: Cá nhân ứng tiền chi tiêu phục vụ cho công tác nghiệp vụ và công tác phí phải có giấy ứng theo mẫu quy định của phòng Kế toán – tài chính và có chữ ký của chỉ huy đơn vị được Giám đốc duyệt. Về ứng tiền cho kinh doanh thương mại: + Việc ứng tiền phục vụ cho kinh doanh thương mại phải dựa trên cơ sở phương án kinh doanh đã được Giám đốc duyệt. Phòng kinh doanh lập kế hoạch sử dụng vốn, phòng Tài chính - kế toán có trách nhiệm đảm bảo. + Phòng Tài chính kế toán mở sổ chi tiết theo dõi - hạch toán dứt điểm từng nghiệp vụ. Mỗi lần xin ứng tiền nhất thiết phải có giấy ứng theo mẫu quy định, có xác nhận của chỉ huy đơn vị và được Giám đốc duyệt. Về ứng tiền cho xây lắp: + Việc đảm bảo vốn cho sản xuất, thi công dựa trên cơ sở khoán chi phí thể hiện trên văn bản giao nhiệm vụ, đơn vị cơ sở lập kế hoạch xin ứng được Giám đốc duyệt và phải thoả mãn các điều kiện: có khối lượng hoàn thành được phòng Kế hoạch- kỹ thuật xác nhận, thực hiện hoàn chứng từ thấp nhất 10 bằng 90% số tiền đã ứng, tiền ứng trong tỷ lệ quy định của công ty không quá 80% giá trị xây lắp hoàn thành sau khi đã trừ thuế GTGT và nghĩa vụ nộp công ty. + Đối với công trình đã bàn giao chờ quyết toán, công ty ứng vốn không quá 90% chi phí được khoán,. Sau khi có quyết toán AB thì công ty cho ứng đến 95%; những công trình có lý do đặc biệt cần ứng vượt tỷ lệ quy định trên thì Giám đốc sẽ quyết định cụ thể. + Việc ứng tiền cho công tác chuẩn bị thi công do Giám đốc công ty quyết định. + Nhà máy X18 và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh là 2 đơn vị trực thuộc công ty do tính chất đặc thù hoạt động tương đối độc lập nên được chủ động tạo nguồn sử dụng vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh , khi cần thiết được công ty hỗ trợ về mặt pháp lý. Nhưng việc quản lý tài chính phải áp dụng như công ty quản lý các đơn vị cơ sở khác, hàng quý và hàng năm phải tổng hợp tình hình công tác tài chính báo cáo công ty qua phòng tài chính kế toán. Về quản lý chi tiêu tiền mặt: + Tiền mặt công ty đảm bảo vào các mục đích như: Trả lương, ăn ca, công tác phí, tiếp khách, trả tiền nhân công, mua bán vật tư phụ, vật rẻ tiền mau hỏng... Vì vậy, hàng tháng các đơn vị cơ sở, các phòng ban lập kế hoạch sử dụng tiền mặt gửi về phòng Tài chính - kế toán để có kế hoạch đảm bảo. + Việc sử dụng tiền mặt: cá nhân, đơn vị xin ứng phải báo cáo nhu cầu được Giám đốc công ty phê duyệt. Đối với các đơn vị cơ sở thì do chỉ huy đơn vị cơ sở duyệt và phải thông qua hệ thống sổ sách , phiếu chi của tài chính các cấp nghiêm cấm việc giao nhận tiền không có phiếu chi. Sau khi hoàn thành việc chi tiêu thì chỉ huy đơn vị đôn đốc việc hoàn ứng, hoàn chứng từ dứt điểm. + Người được ứng tiền phải là cán bộ công nhân viên , hợp đồng dài hạn đang làm việc ở công ty do công ty quản lý và trả lương. 11 + Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, chỉ huy đơn vị mình về số tiền đã ứng, chi tiêu đúng mục đích, đúng nội dung và đúng phương án đã được phê duyệt. + Nhu cầu ứng tiền mặt đảm bảo cho sản xuất, thi công công ty thực hiện mỗi tuần một lần, các nhu cầu khác theo giấy phê duyệt của Giám đốc công ty. + Các cá nhân, đơn vị phải chịu sự giám sát, kiểm tra việc chi tiêu của phòng Tài chính - kế toán. Phòng Tài chính - kế toán chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ và ban Giám đốc nội dung chi tiêu theo phương án, kế hoạch, mục đích đã được phê duyệt. + Trường hợp nhận tiền mặt của các chủ đầu tư hoặc các nơi có quan hệ hợp đồng kinh tế, các đơn vị phải báo cáo Giám đốc, phòng Tài chính - kế toán đề nghị cấp giấy giới thiệu nhận và chịu trách nhiệm theo dõi quản lý. Tiền nhận về phải nộp quỹ công ty, nghiêm cấm các đơn vị cơ sở tự nhận tiền của các đối tác có liên quan nhập quỹ đơn vị mình tự chi tiêu không báo cáo. + Tất cả các nguồn thu của các đơn vị cơ sở phải thể hiện qua sổ sách kế toán của đơn vị. Về tạm ứng và thanh toán tạm ứng: + Việc tạm ứng có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản, ngưòi nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm trước công ty về việc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung chi tiêu, kế toán phải cập nhật sổ sách theo dõi kịp thời. Công ty thanh toán qua ngân hàng mỗi tháng 2 lần vào ngày 15 và 30 hàng tháng. + Việc thanh toán tạm ứng phải được thực hiện ngay sau khi công việc kết thúc, đối với cá nhân thời gian không quá 5 ngày, đối với đơn vị cơ sở thời gian không quá 30 ngày và phải đủ chứng từ hợp pháp hợp lệ, chứng từ quyết toán phải thông qua phòng Tài chính - kế toán để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi trình Giám đốc ký. 12 Về lãi vốn: + Tất cả các nguồn vốn công ty ứng cho sản xuất kinh doanh, mua sắm trang thiết bị, vật tư, xe máy...cho các đơn vị, các phòng kinh doanh trực thuộc công ty, công ty đều thu lãi và lãi suất ngân hàng quy định từng thời điểm. + Công ty thanh toán tiền lãi cho các đơn vị cơ sở theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm tiền chủ đầu tư chuyển về sau khi trừ các nghĩa vụ thu nộp. + Đơn vị có trách nhiệm thu hồi công nợ và chịu lãi vốn tối đa không quá 1 năm sau khi có thẩm định quyết toán, trường hợp do nguyên nhân khách quan do việc thẩm định kéo dài sẽ được công ty xem xét giải quyết cụ thể. Về sử dụng hoá đơn chứng từ: + Hóa đơn chứng từ mua bán phải đầy đủ, kịp thời, hợp pháp, hợp lệ, đúng mục đích, chính xác về số liệu, chủng loại và giá cả đã được duyệt. + Các chỉ tiêu phục vụ chi phí chung, tiếp khách, chi phí văn phòng hậu cần doanh trại...nếu không thể có hoá đơn thì phải có giấy biên nhận ghi tên người bán địa chỉ rõ ràng. + Phòng Tài chính - kế toán không được thanh toán những chi phí mà hoá đơn chứng từ không hợp pháp, hợp lệ. Các khoản không được chấp nhận thanh toán cá nhân tự chịu trách nhiệm. + Toàn bộ chứng từ thanh toán tập hợp theo từng công trình xử lý sơ bộ tại đơn vị, một tháng hai lần voà ngày 15 và 30 hàng tháng chuyển phòng Tài chính - kế toán công ty xét duyệt. Nếu là chi phí chung thì lập bảng phân bổ cho từng công trình. Các chứng từ liên quan đến xuất nhập vật tư các đơn vị có thể sử dụng bảng kê kèm theo phiếu xuất nhập. + Các chứng từ chi phí cho thi công công trình sau khi xét duyệt thì lưu lại phòng Tài chính - kế toán công ty, các chứng từ nội bộ khác của đơn vị thì lưu tại đơn vị cơ sở. 13 Về quản lý tài sản : + Tài sản do công ty hoặc các đơn vị cơ sở quản lý đều là tài sản chung của công ty phải được quản lý, sử dụng và khấu hao theo quy định. + Tài sản là nhà cửa, văn phòng, trang thiết bị dụng cụ văn phòng, xe chỉ huy và tài sản ở các văn phòng phía Bắc phục vụ do phòng Hành chính quản lý, phòng Tài chính - kế toán trực tiếp tính khấu hao hàng năm. + Tài sản nhà cửa, văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất thi công và phục vụ đời sống của nhà máy X18 và của chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh do công ty giao, được quản lý và khấu hao theo quy định của công ty và hạch toán vào chi phí sản xuất hàng năm. + Tài sản, thiết bị văn phòng, trang thiết bị xe máy phục vụ cho sản xuất, xây lắp do công ty đầu tư giao cho đơn vị cơ sở sử dụng, các đơn vị cơ sở phải nộp khấu hao về công ty. + Tài sản cố định được khấu hao theo tỷ lệ Nhà nước quy định. + Trang thiết bị xe máy được khấu hao theo kế hoạch khấu hao trong báo cáo đầu tư của các đơn vị được Giám đốc duyệt. + Những trang thiết bị công ty điều chuyển dài hạn thì đơn vị giao phải bàn giao cho đơn vị nhận: Tình trạng kỹ thuật, chất lượng, giá trị còn lại để đơn vị tiếp nhận theo dõi quản lý, sử dụng được thuận lợi. Nếu điều chuyển thời vụ thì đơn vị giao vẫn phải quản lý thiết bị đó, 2 đơn vị thống nhất mức khấu hao, tiền thu được đơn vị quản lý phải nhập quỹ đơn vị. Trang thiết bị đơn vị cơ sở tự mua sắm là tài sản chung của đơn vị, nhưng vẫn phải chịu sự theo dõi quản lý của công ty. + Trong quá trình sử dụng tài sản của công ty đơn vị sử dụng làm mất phải đền, hỏng phải sửa chữa, kinh phí sửa chữa do đơn vị sử dụng chịu. Về hệ thống sổ sách - Chế độ báo cáo tài chính: + Hệ thống sổ sách kế toán các đơn vị phải thực hiện theo sự hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất của phòng Tài chính - kế toán công ty. 14 + Thực hiện nghiêm các chế độ báo cáo nghiệp vụ tài chính, cuối tháng trước khi cộng sổ đơn vị phải đối chiếu sổ cấp với phòng Tài chính - kế toán. Cộng sổ xong phải lập bảng cân đối phát sinh số dư, diễn giải chi tiết số dư, báo cáo công nợ, báo cáo xuất nhập - tồn vật tư... + Cuối năm phòng Tài chính - kế toán tiến hành kiểm tra và duyệt quyết toán với các đơn vị cơ sở. Thời gian duyệt quyết toán do phòng Tài chính lập kế hoạch. Về quản lý lao động: + Việc tuyển dụng lao động dài hạn phải căn cứ vào nhu cầu sử dụng của các đơn vị cơ sở trong công ty, phòng Tổ chức lao động là cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tổng hợp báo cáo hội đồng tuyển dụng lao động xét để Giám đốc ký hợp đồng lao động. Người lao động sau khi đã ký hợp đồng lao động phải chấp hành sự phân công công tác và điều động của công ty và được xếp lương theo thang bảng lương do Nhà nước quy định để thực hiện các chế độ chính sách, việc hưởng lương trong thời gian làm việc theo quy chế trả lương của công ty. + Người lao động làm việc lâu dài trong công ty được xét nâng bậc, nâng lương đề bạt theo quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng và của Tổng cục công nghiệp Quốc phòng khi có đủ điều kiện. + Công ty Tây Hồ là doanh nghiệp Quân đội nên mọi cán bộ công nhân viên đều phải chấp hành kỷ luật, điều lệnh, điều lệ quân đội, thực hiện nghiêm chế độ báo cáo: Cấp dưới báo cáo cấp trên, chấp hành mọi chỉ thị mệnh lệnh của cấp trên. + Thời gian làm việc của người lao động trong công ty theo quy định là 8 giờ/1 ngày, 5 ngày/1 tuần; các ngày lễ tết nghỉ theo quy định. + Chế độ làm thêm giờ và bồi dưỡng ngoài giờ chỉ thực hiện khi người lao động thực tế đã làm việc đủ số giờ làm việc trong tháng theo quy định. Cụ thể: người lao động làm việc trên công trường (kể cả lao động quản lý, phục vụ quản lý và lao động trực tiếp sản xuất ) lái xe chỉ huy nếu trong tháng 15 có giờ làm thêm thì được thanh toán theo quy định của Nhà nước; bảo vệ cơ quan những ngày nghỉ mà phải đi làm việc thì được hưởng chế độ bồi dưỡng = 15.000đ/ca/người. + Chế độ nghỉ phép hàng năm của cán bộ, công nhân viên lao động hợp đồng dài hạn trong công ty thực hiện thống nhất theo quy định của Bộ Luật lao động. + Mức tiền lương tối thiểu mà doanh nghiệp áp dụng đối với cán bộ, công nhân viên, lao động hợp đồng là 450.000đ/tháng. 4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty 4.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ được giao, công ty Tây Hồ đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức từ công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên. Trong đó, các xí nghiệp là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất được tổ chức thành các đội cụ thể. Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc công ty. Để cụ thể hoá mô hình tổ chức cơ cấu của công ty, ta có thể phân ra như sau: - Bộ phận sản xuất chính: với nhiệm vụ tạo ra sản phẩm chính cho công ty như các công trình xây dựng và công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau: + Xí nghiệp xây dựng công nghiệp dân dụng và hạ tầng 497 + Xí nghiệp lắp máy và xây dựng công trình 597 + Xí nghiệp xây dựng cầu đường và thuỷ lợi 797 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp và dân dụng 897 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp dân dụng và điện 997 + Các đội xây dựng số 1, 2, 3, 4, 5 + Đội thi công cơ giới + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 16 - Bộ phận sản xuất phụ trợ: với nhiệm vụ là phục vụ kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận như các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất. - Bộ phận sản xuất phụ: + Phòng kinh doanh vật tư thanh xử lý + Xưởng sản xuất cát Từ Liêm - Bộ phận phục vụ sản xuất: + Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng + Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường + Đội xe cơ giới 4.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty Quá trình xây dựng thường được chia làm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia làm nhiều việc khác nhau. Cụ thể qui trình công nghệ sản xuất của công ty như sau: Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng do đặc thù ngành xây dựng nên sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc, chu kỳ sản xuất lâu dài tập trung cần nhiều nguyên liệu, sản phẩm chỉ bán cho một khách hàng. Nhận thầu Mua vật tư, tổ chức nhân công Lập kế hoạch thi công Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình 17 Phần 2: Tổ chức công tác kế toán tại công ty Tây Hồ 1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.1. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc như các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn. Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh nên công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý, thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên. Đối với những đơn vị có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ, hơn nữa kinh doanh ở quy mô lớn, trên diện không gian rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành. Khi đó, cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở dưới đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó. 18 Mô hình kế toán kiểu hỗn hợp mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ mô hình kế toán hỗn hợp 1.2. Lao động kế toán và phân công lao động trong bộ máy kế toán Phòng Tài chính- kế toán công ty Tây Hồ - Bộ Quốc phòng có 11 người, trong đó mỗi người đều được phân công cụ thể công việc và được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trưởng Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị kinh tế trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc 19 Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán công ty Tây Hồ Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng TCKT Bộ phận Tài chính Bộ phận Kiểm tra kế toán Bộ phận Kế toán tổng hợp BP Hạch toán TSCĐ, VL, CCDC Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận KT chi phí, giá thành Bộ phận Kế toán thanh toán Bộ phận Quỹ Trưởng ban TCKT chi nhánh Kế toán, thủ quỹ các xí nghiệp Kế toán các đội xây dựng Bộ phận kế toán VL, CCDC, TSCĐ Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí giá thành Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán KD bất động sản Bộ phận Kế toán – KD XNK Bộ phận kế toán KD xuất nhập khẩu Bộ phận kế toán KD bất động sản 20 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán  Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán: Phụ trách chung, điều hoà cấp phát vốn cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán, tham gia xây dựng chế độ chinh sách, xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo.  Bộ phận tài chính: Quản lý vốn, tài sản, theo dõi đảm bảo chế độ chính sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên.  Bộ phận kiểm tra kế toán: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chế độ thể lệ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai, đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý.  Bộ phận kế toán tổng hợp: Kiểm tra, xử lý chứng từ, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo kết lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, …  Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên các khoản trừ vào lương gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản tiền phạt, tiền vay ứng lương, tạm ứng thừa chưa hoàn trả và các khoản BHXH, BHYT trả cho CNV theo chế độ ốm đau, thai sản.  Bộ phận kế toán TSCĐ, CCDC: Theo dõi tình hình tăng, giảm, tình hình nhập, xuất sử dụng công cụ dụng cụ và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng, phân bổ khấu hao TSCĐ cho các công trình, hạng mục công trình, cho các xí nghiệp và các đội xây dựng. Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn 21 nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, theo từng xí nghiệp, đội xây dựng.  Bộ phận kế toán thanh toán: (Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng – công nợ): Phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, lập bảng kê tổng hợp sau đó đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp, xử lý số liệu, thanh toán công nợ với khách hàng.  Bộ phận kế toán tập hợp chi phí giá thành sản phẩm: Nhận các chứng từ từ các xí nghiệp, đội tập hợp chi phí giá thành, xác định giá trị dở dang cuối kỳ, đầu kỳ cho từng công trình , hạng mục công trình theo từng xí nghiệp, đội thi công.  Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh, mở sổ quỹ tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi , tồn quỹ.  Trưởng ban KTTC chi nhánh: Chịu trách nhiệm quản lý tài chính, tổ chức công tác kế toán, kiểm tra đối soát các báo cáo tài chính tại chi nhánh công ty ở miền Nam.  Kế toán các xí nghiệp, đội xây dựng: Tập hợp chi phí trực tiếp phát sinh theo từng công trình, hạng mục công trình và các chi phí phát sinh tại bộ máy quản lý của xí nghiệp hàng tháng chuyển lên phòng kế toán công ty kèm theo bảng tổng hợp thanh toán chứng từ của từng công trình, hạng mục công trình. 1.4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán Phòng tài chính - kế toán là phòng vừa có chức năng quản lý tài chính, vừa có chức năng đảm bảo do đó hoạt động của phòng tài chính kế toán phải đạt được mục đích thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tài chính - kế toán đặt dưới sự điều hành trực tiếp của giám đốc công ty, trong đó kế toán trưởng kiêm trưởng phòng là người giúp việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành công việc kế toán thống kê hạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo những pháp lệnh Nhà nước. 22 Cụ thể:  Tham mưu cho giám đốc về công tác đảm bảo và quản lý tài chính của toàn công ty.  Thực hiện tốt các chế độ tiền lương, thưởng, các chỉ tiêu về phúc lợi cũng như các chi phí khác cho mọi thành viên trong công ty.  Mở đầy đủ sổ sách về hệ thống kế toán và ghi chép hạch toán đúng, đủ theo chế độ hiện hành.  Quản lý chặt chẽ tiền mặt, tiền tồn khoản ở ngân hàng, đôn đốc thanh toán.  Giúp giám đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính với các đơn vị cơ sở trong công ty, kiến nghị về các biện pháp quản lý nhằm đưa công tác quản lý tài chính ngày càng đi vào nề nếp.  Thực hiện chế độ báo cáo tài chính ngày, tháng, năm và tổng quyết toán với đơn vị cấp trên và cơ quan Nhà nước theo chế độ. 2. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty Tây Hồ Hiện nay, công ty Tây Hồ đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Về chế độ chứng từ, công ty vận dụng theo quyết định 15/QĐ-BTC. Trong thực tế, công ty Tây Hồ ngoài việc sử dụng các mẫu chứng từ hướng dẫn và bắt buộc theo chế độ quy định thì công ty còn sử dụng một số chứng từ do công ty tự lập ra để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và nhu cầu thực tế của mình, tuy nhiên các chứng từ đó vẫn có giá trị pháp lý về hoạt động tài chính, kế toán của công ty. Chẳng hạn trong phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công ty sử dụng các chứng từ theo chế độ hướng dẫn như: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ , dụng cụ; bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; các bảng kê chứng từ mua hàng hoá dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất. Ngoài ra để thuận tiện cho việc theo dõi hoạt động sản xuất và hạch 23 toán kế toán theo yêu cầu thực tế của ngành xây lắp công ty còn sử dụng Phiếu theo dõi ca xe máy thi công; Bảng kê xuất vật tư sử dụng... Về chế độ tài khoản, công ty cũng sử dụng hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15/QĐ-BTC ban hành. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán chi tiết các phần hành kế toán thì công ty còn sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4. Chẳng hạn: Đối với tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” thì công ty chi tiết như sau: + Chi tiết đến cấp 2 từ 1121 đến 1123 theo chế độ quy định là tiền VNĐ; tiền ngoại tệ; vàng bạc, kim khí đá quý. + Chi tiết đến cấp 3 theo từng ngân hàng giao dịch và loại tiền VNĐ hay ngoại tệ. Ví dụ: TK 11211 “Tiền VNĐ gửi NHTMCP Quân đội”; TK 11221 “Tiền ngoại tệ gửi NHTMCP Quân đội”... + Chi tiết đến cấp 4 theo mã ngoại tệ. Ví dụ: TK 112211 “Tiền USD gửi NHTMCP Quân đội”, TK 112212 “ Tiền EUR gửi NHTMCP Quân đội”... Hoặc đối với TK 136 “ Phải thu nội bộ” thì công ty chi tiết thành: + Tài khoản cấp 2 là TK 1361 “Phải thu nội bộ: Vốn kinh doanh tại các đơn vị” + Tài khoản cấp 3 là chi tiết theo các đơn vị trực thuộc. Ví dụ: TK 1361.01 “ Phải thu nội bộ: Vốn kinh doanh tại XN 497”... Bên cạnh đó, công ty cũng sử dụng các tài khoản ngoài bảng như: TK001 “ Tài sản thuê ngoài”; TK 002 “Vật tư hàng hoá giữ hộ, nhận gia công”; TK 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi”; TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý”; TK 007 “Ngoại tệ các loại”. Về chế độ sổ sách: hiện nay công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung do công ty có quy mô vừa và có điều kiện phân công lao động kế toán phần hành để thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp. 24 Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung GHI CHÚ: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Về chế độ báo cáo tài chính, công ty lập đủ 4 báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm: + Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01 – DN): Lập định kỳ quý, năm. + Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu số B02 – DN): Lập định kỳ quý, năm. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03 – DN): Lập định kỳ quý, năm. + Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09 – DN): Lập định kỳ năm. Công ty có sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán Fast để hỗ trợ cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi, dễ Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 25 dàng, chính xác, tinh giản bộ máy kế toán làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả, bớt cồng kềnh. 3. Hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu 3.1. Kế toán lương và các khoản trích theo lương a) Tài khoản sử dụng: - TK 334 “ Phải trả cán bộ công nhân viên” - TK 335 “ Chi phí phải trả” - TK 338 “Phải trả phải nộp khác” TK3382 “ Kinh phí công đoàn” TK 3383 “ Bảo hiểm xã hội” TK 3384 “ Bảo hiểm y tế” b) Chứng từ kế toán: + Bảng chấm công + Phiếu báo làm thêm giờ + Hợp đồng giao khoán + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán tiền thưởng + Phiếu nghỉ hưởng BHXH + Bảng thanh toán BHXH c) Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp  Tổ chức hạch toán chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết các tài khoản 334, 335, 338. 26  Tổ chức hạch toán tổng hợp: Chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 335, 338 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 335, 338 Bảng phân bổ số 1 Báo cáo kế toán 27 d) Sơ đồ hạch toán: TK111, 112 Thanh toán thu nhập cho NLĐ TK138 Khấu trừ khoản phải thu khác TK 141 Khấu trừ khoản tạm ứng thừa TK 338 Thu hộ cho cơ quan khác hoặc giữ hộ NLĐ TK111, 112 TL, tiền thưởng phải trả cho LĐTT TK335 TLNP thực tế phải trả LĐTT Trích trước TL NP của LĐTT TL, tiền thưởng phải trả cho NVPX đội XD TL, tiền thưởng phải trả cho NV bán hàng TL, tiền thưởng phải trả cho NVQLDN Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho NLĐ BHXH phải trả cho NLĐ TK 627 TK 641 TK 642 TK 431 TK 3383 TK 622 TK 623 TL, tiền thưởng cho công nhân sử dụng máy thi công 28 3.2. Kế toán TSCĐ a) Tài khoản sử dụng: + TK 211 “TSCĐ hữu hình” + TK 213 “TSCĐ vô hình” + TK 214 “Hao mòn TSCĐ” + TK 241 “ XDCB dở dang” b) Chứng từ kế toán: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Thẻ TSCĐ c) Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết + Tổ chức hạch toán chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết các TK 211, 213, 214. + Tổ chức hạch toán tổng hợp: Ghi nhật ký chung Sổ cái TK 211, 213, 214 Bảng CĐ Số phát sinh Chứng từ kế toán (TSCĐ) Thẻ TSCĐ (Lập, ghi, huỷ) Ghi sổ chi tiết TK 211, 213, 214 Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo KT 29 d) Phương pháp, quy trình hạch toán: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao là phương pháp tỷ lệ cố định. Quy trình hạch toán: Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ TK 111, 112, 331, 341 TK 211, 213, Giá mua và phí tổn của TSCĐ không qua lắp đặt TK 133 Thuế GTGT được Khấu trừ (nếu có) TK 152, 334, 338… Chi phí xd, lắp đặt, triển khai TK 241 TSCĐ hình thành qua xd ,lắp đặt, triển khai TK 411 TK 3381 TSCĐ do Nhà nước cấp TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân 30 Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ 3.3. Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành a) Tài khoản sử dụng: + TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp” + TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp” + TK 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công” + TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” + TK 154 “ Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” + TK 155 “ Thành phẩm” b) Chứng từ kế toán: + Phiếu theo dõi ca xe máy thi công + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ + Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ + Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương + Bảng kê xuất vật tư sử dụng + Các bảng kê chứng từ mua hàng hoá dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất c) Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết + Tổ chức hạch toán chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 154. + Tổ chức hạch toán tổng hợp: TK 211, 213 TK 811 Giá trị còn lại của TSCĐ nhượng bán, thanh lý TK 214 Giá trị hao mòn giảm Khấu hao TSCĐ TK 623, 627, 641, 642 TK 1381 TSCĐ thiếu Nguyên giá TSCĐ 31 d) Quy trình hạch toán Chứng từ CP SXKD Ghi sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 154 Tổng hợp chi tiết CPSX Nhật ký chung Sổ cái TK 621, 622, 623, 627, 154 Bảng CĐSPS Báo cáo kế toán TK 154 TK 621 TK 622 TK 623 TK 627 Kết chuyển Chi phí NVL trực tiếp cuối kỳ Kết chuyển Chi phí nhân công TT cuối kỳ Kết chuyển CPSD máy thi công cuối kỳ Kết chuyển Chi phí sản xuất chung cuối kỳ D ĐK xxx TK 154 Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất TK 155 Giá thành thực tế TK 632 CTXL hoàn thành chưa XĐ tiêu thụ CTXL hoàn thành đã XĐ tiêu thụ 32 3.4. Kế toán vật tư a) Tài khoản sử dụng: + TK 152 “ Nguyên vật liệu” + TK 153 “ Công cụ dụng cụ” b) Chứng từ kế toán: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Thẻ kho + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm nghiệm c) Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết + Tổ chức hạch toán chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết các TK 152, 153. Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song theo quy trình sau: Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ chi tiết TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152, 153 33 + Hạch toán tổng hợp: d) Phương pháp, quy trình hạch toán  Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo giá thực tế hàng tồn kho, phụ thuộc vào giá xuất kho. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Chứng từ nhập xuất Hạch toán chi tiết vật tư NK mua hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 BCĐ SPS TK 152, 153 Báo cáo kế toán 34  Quy trình hạch toán: Hạch toán tổng hợp NVL TK 111, 112, 311, 331… Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho TK 152 TK 133 VAT đầu vào TK 151 Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường về nhập kho Gtt NVL xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh TK 621, 623, 627, 641, 642…. Gtt NVL xuất để Gia công chế biến TK 154 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho TK 1381, 632 TK 154 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công TK 3381, 711 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho 35 Hạch toán xuất dùng CCDC 3.5. Kế toán thanh toán a) Tài khoản sử dụng: + TK 111 “Tiền mặt” + TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” + TK 131 “ Phải thu khách hàng” + TK 141 “ Tạm ứng” + TK 331 “ Phải trả người bán” b) Chứng từ kế toán + Hoá đơn GTGT + Phiếu thu tiền mặt + Phiếu chi tiền mặt TK 153 TK 623, 627, 641, 642 Gtt CCDC xuất dùng phân bổ 100% 50% phân bổ vào chi phí kỳ này TK 242 Gtt CCDC xuất dùng phân bổ 50% Gtt CCDC xuất dùng phân bổ nhiều lần 50% Gtt CCDC hỏng GTCL của CCDC hỏng TK 138, 152….. Phế liệu thu hồi và tiền bồi thường Phân bổ dần Gtt CCDC vào chi phí 36 + Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng + Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng c) Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết + Tổ chức hạch toán chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 141 và sổ chi tiết các tài khoản 131, 331 chi tiết theo từng đối tượng người mua, người bán. + Tổ chức hạch toán tổng hợp d) Phương pháp, quy trình hạch toán  Phương pháp kế toán + Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam + Phương pháp chuyển đổi tiền tệ: Theo tỷ giá thực tế.  Quy trình hạch toán: Chứng từ KT (HĐ, ĐNTƯ, PT, PC, BN, BC) Sổ chi tiết TK 111, 141, 131, 331, 112 Nhật ký thu, chi tiền Nhật ký chung Sổ cái TK 131,331, 141.... BCĐSPS TK 111, 112, 131,141, 331 BCĐKT 37 4. Báo cáo kế toán tại công ty Tây Hồ Công ty Tây Hồ ngoài việc lập đủ 4 báo cáo tài chính theo chế độ quy định còn sử dụng các báo cáo quản trị do công ty tự lập để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ và cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty giúp đưa ra những quyết định đúng đắn. Các báo cáo tài chính theo chế độ quy định gồm: + Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B 01): Lập định kỳ quý, năm. + Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu số B 02 ): Lập định kỳ quý, năm. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03 ): Lập định kỳ quý, năm. + Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B 09 ): Lập định kỳ năm. Bên cạnh đó công ty còn sử dụng một số lượng lớn báo cáo quản trị bao gồm 18 báo cáo: + Báo cáo tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ + Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ và vốn cố định + Báo cáo chi tiết trích khấu hao cơ bản và tính hao mòn TSCĐ + Báo cáo chi phí xây dựng cơ bản dở dang + Báo cáo tăng giảm vốn cố định + Báo cáo tăng giảm vốn lưu động + Báo cáo tăng giảm vốn đầu tư XDCB + Báo cáo tăng giảm vốn khấu hao cơ bản + Báo cáo tăng giảm vốn vay + Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố + Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp + Báo cáo chi phí bán hàng + Báo cáo tình hình lao động tiền lương và thu nhập + Tình hình phân phối lợi nhuận + Báo cáo tình hình sử dụng vốn + Báo cáo tình hình thu chi quỹ xí nghiệp + Báo cáo tình hình thực hiện chi ngân sách + Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách 38 Phần 3: Nhận xét, đánh giá về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Qua hơn mười năm xây dựng và trưởng thành cùng với sự lớn mạnh và trưởng thành của ngành xây dựng cơ bản, Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc phòng không ngừng lớn mạnh cả về quy mô và trình độ chuyên môn sản xuất mà còn tiến bộ rất nhiều trong công tác quản lý, đặc biệt là công tác hạch toán tài chính. Công ty là một đơn vị trẻ tiêu biểu trong các đơn vị xây dựng của Tổng cục công nghiệp Quốc phòng – Bộ Quốc phòng. Mặc dù thời gian thực tập còn ngắn, hiểu biết về công ty còn chưa sâu sắc, em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và một vài kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Tây Hồ. 1. Ưu điểm  Về tổ chức quản lý sản xuất tại công ty Công ty đã tổ chức được bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý và tương đối hoàn chỉnh phù hợp với quy mô, đặc điểm và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Các phòng ban trong công ty hoạt động có hiệu quả, cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết để phục vụ tốt công tác quản lý sản xuất. Mặt khác, công ty có đội ngũ cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm, năng động, nhiệt tình, đầy sáng tạo trong công việc, ham học hỏi, tiếp thu kiến thức khoa học công nghệ mới...  Về tổ chức thi công Với mỗi công trình, các phòng ban đều phối hợp trong công tác tổ chức kế hoạch thi công, tạo điều kiện cho công tác thi công từ khâu nhận mặt bằng, cung ứng vốn, vật tư, tổ chức về vấn đề lao động và quản lý lao động. Các doanh nghiệp xây lắp khi thi công các công trình thường tận dụng nguồn lao động tại địa phương, có công trình thi công để tiết kiệm chi phí nhân công 39 đồng thời tiết kiệm lao động để phục vụ các công trình khác hay tổ chức phối hợp lao động hợp lý hơn, tạo điều kiện đảm bảo đầy đủ theo chế độ cho các bộ phận công nhân viên trong danh sách, giải quyết nguồn lao động dư thừa cho địa phương,... Chính vì bố trí lực lượng lao động hợp lý nên đời sống của công nhân viên ngày càng được nâng cao, từ thu nhập đến tiền lương bình quân hàng năm đều tăng. Công ty thực hiẹn chế độ khoán đến từng đội thi công với chế độ thưởng phạt rõ ràng và chặt chẽ cho mỗi công trình nên đã tạo động lực thúc đẩy khuyến khích các đội thi công hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, không những đảm bảo tiến độ thi công mà còn hoàn thành bàn giao sớm công trình vẫn tuân thủ các điều kiện về chất lượng. Các chi phí đội tiết kiệm được so với định mức thì đội trưởng được hưởng và tự phân chia, ngược lại nếu chi phí quá định mức thì tuỳ từng nguyên nhân công ty có biện pháp thích hợp là chấp nhận báo cáo lỗ của đội hoặc quyết định đội phải chịu lỗ. Trong quá trình quản lý sản xuất bộ máy quản lý của công ty đã thực sự phát huy triệt để tính chủ động và tính nhanh nhạy trong công tác tổ chức sản xuất kinh doanh. Từ khi có hồ sơ mời thầu của chủ thầu, các phòng ban đã phối hợp nhịp nhàng, lập ra các dự án kinh doanh, hồ sơ dự thầu cho đến khi thắng thầu, lập kế hoạch cung ứng vật tư, định mức giao khoán, kế hoạch tổ chức thi công. Đồng thời có sự thống nhất về cơ chế quản lý kiểm soát của các phòng ban trong công ty nên các công trình được kiểm tra kỹ lưỡng và nghiêm ngặt về chất lượng, nhờ đó uy tín sức mạnh cạnh tranh của công ty ngày càng cao so với các doanh nghiệp trong Tổng cục công nghiệp Quốc phòng, các doanh nghiệp hoạt động xây dựng cơ bản.  Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Công ty có một bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, giàu kinh nghiệm, có tinh thần và trách nhiệm cao. Các nhân viên kế toán có chuyên môn và nghiệp vụ vững làm cho sự cung cấp thông tin cho các nhà quản lý là tương đối kịp thời. Phòng kế toán của công ty cũng như văn phòng của nhân viên 40 kinh tế dưới xí nghiệp, đội đều được trang bị máy vi tính có cài đặt phần mềm kế toán FAST góp phần giảm bớt công việc, tạo điều kiện cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tiến hành được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác. Hệ thống sổ kế toán sử dụng cho việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức nhật ký chung tương đối đầy đủ và hợp lý. Trình tự hạch toán tương đối khoa học, chặt chẽ. Các phát sinh đều được tập hợp và phản ánh rõ ràng. Số liệu tập hợp được có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc quản lý và luân chuyển chứng từ từ các bộ phận đơn vị sản xuất hạch toán phụ thuộc của công ty được tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học đảm bảo phần lớn các chi phí phát sinh thi công các công trình. Công ty đều có khả năng hạch toán trực tiếp trừ một số loại chi phí có tính chất phục vụ chung (chi phí khấu hao sử dụng máy có tính chất chung) hoặc do yêu cầu thông tin tài chính kịp thời thì công ty mới phải sử dụng các bước phân bổ cuối kỳ. Các tiêu thức phân bổ đó được đánh giá là hợp lý. Mọi vật tư đều được qua thủ tục nhập xuất và được kiểm tra kỹ lưỡng về đơn giá, số lượng so với định mức và chất lượng của vật tư. Đây là quy chế quản lý vật tư có tính hiệu quả nhất, vừa giảm được chi phí bến bãi, vừa tiết kiệm được chi phí bảo quản, tạo điều kiện tiết kiệm vật tư cũng như tránh được mất mát, thất thoát vật tư. Mặt khác, công ty tính giá hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh tạo điều kiện tính đúng, chính xác giá thành của sản phẩm. Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm mà đơn vị đang áp dụng tương đối phù hợp với tình hình, đặc điểm và nhiệm vụ sản xuất của công ty. Đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm mà công ty áp dụng là hợp lý, tạo điều kiện cho việc tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng và kịp thời. 41 Công tác kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ được tiến hành một cách khoa học, cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm. 2. Một số tồn tại và hạn chế Những ưu điểm về quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và công tác kê toán của công ty có tác dụng tích cực góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần được hoàn thiện thêm.  Về tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán Công ty có sử dụng đồng bộ phần mềm kế toán FAST ở cả phòng kế toán công ty và dưới các xí nghiệp nhưng lại không thực hiện nối mạng nội bộ gây nhiều hạn chế như: + Công việc tập hợp chi phí, cũng như việc lập một số sổ chi tiết, bảng kê và sổ tổng hợp bị trùng lặp giữa phòng kế toán và kế toán xí nghiệp, đội. + Toàn bộ chứng từ xí nghiệp tập hợp trong tháng thì phải đến mùng 5 tháng sau mới chuyển lên phòng kế toán công ty cùng bảng thanh quyết toán chứng từ gây chậm trễ trong việc tập hợp chi phí ở phòng kế toán công ty.  Về công tác kế toán Trong công tác tập hợp chi phí và giá thành, ở xí nghiệp và công ty đều không mở chi tiết TK 152 nên khó quản lý chặt chẽ NVL trong kho. Ở xí nghiệp không mở sổ chi tiết theo dõi chi phí nhân công theo số nhân công biên chế và hợp đồng dài hạn tách riêng với số lao động thời vụ, nên mất nhiều thời gian để kiểm tra, đối chiếu số nhân công này khi lập bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương cũng như trong công tác quản lý công nhân. Công ty không mở chi tiết TK 623 theo từng yếu tố chi phí gây trở ngại trong công tác quản lý chi phí máy thi công nói riêng và toàn bộ chi phí sản xuất của công trình nói chung. 42 3. Một số đề xuất Trên đây là những ưu điểm và hạn chế trong tổ chức quản lý sản xuất và bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ, để phát huy được ưu điểm đồng thời khắc phục được một số tồn tại trên, em xin có đề xuất như sau: Để phục vụ cho công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác, công ty Tây Hồ đã áp dụng phần mềm kế toán FAST cả dưới xí nghiệp và trên công ty. Điều này có nghĩa cả công ty và xí nghiệp đều có chung một bộ phần mềm kế toán cũng như có cùng một hình thức kế toán là Nhật ký chung. Tuy nhiên hai bộ phần mềm kế toán này không nối mạng mà hoạt động độc lập với nhau gây ra một số hạn chế như khối lượng công việc bị trùng lặp giữa công ty và các xí nghiệp (như nhập số liệu vào máy tính...) mà hạn chế lớn nhất là số liệu từ xí nghiệp khi chuyển lên công ty và cập nhật vào máy tính tại phòng kế toán công ty thường bị chậm. Chính vì vậy, theo em công ty nên tiến hành nối mạng giữa phần mềm kế toán công ty và xí nghiệp, vừa đảm bảo số liệu được hạch toán đầy đủ, kịp thời cả ở công ty và xí nghiệp đồng thời có thể tận dụng công việc của nhau để giảm bớt khối lượng công việc như nhập số liệu, lập bảng để chuyển số liệu lên công ty...Thường xuyên nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên phòng kế toán công ty cũng như nhân viên kế toán dưới xí nghiệp đáp ứng được những đòi hỏi của nền kinh tế đang phát triển nhanh và hội nhập của nước ta cũng như ứng dụng những kỹ thuật mới trong công tác kế toán. Mặt khác, công ty nên mở chi tiết các tài khoản theo dõi tình hình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp nhằm làm cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành được thuận lợi hơn, chính xác hơn, nhanh chóng hơn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu thực tế tại Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng 2. Giáo trình Kế toán và phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp xây lắp – PGS.TS. Nguyễn Đình Đỗ 3. Giáo trình Kế toán doanh nghiệp – PGS.TS. Nguyễn Văn Công, NXB Tài chính năm 2005. 4. Hướng dẫn và thực hành kế toán Xây dựng cơ bản và những quy định cần biết – ThS. Bùi Văn Dương – NXB Thống kê - năm 1999 5. Hướng dẫn thực hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp – PTS. Võ Văn Nhị - Khoa Kế toán - Kiểm toán - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân TP. Hồ Chí Minh. 6. Giáo trình Kế toán quản trị - TS. Nguyễn Minh Phương – năm 2005 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 7. Sáu chuẩn mực kế toán – 2003, Thông tư số 105/2003/TT – BTC ngày 04/11/2003 8. Lý thuyết hạch toán kế toán - NXB Tài chính - năm 2003 44 MỤC LỤC Phần 1: Tổng quan về công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng ............................. 1 1. Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp ....................................... 1 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ ...................... 2 2.1. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty ................................................ 2 2.2. Kết quả của doanh nghiệp sau một số năm ................................................ 3 3. Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại công ty Tây Hồ ..................................................................... 5 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý ............................................................................ 5 3.2. Các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại công ty Tây Hồ ............................................................................................................. 8 4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty .......................................................................................... 14 4.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ..................................................... 14 4.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty ..................................... 15 Phần 2: Tổ chức công tác kế toán tại công ty Tây Hồ .................................. 16 1. Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................... 16 1.1. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán ......................................................... 16 1.2. Lao động kế toán và phân công lao động trong bộ máy kế toán ................. 17 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán ................... 19 1.4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán ................................ 20 2. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty Tây Hồ ................................ 21 3. Hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu .................................................... 24 3.1. Kế toán lương và các khoản trích theo lương ............................................. 24 3.2. Kế toán TSCĐ ........................................................................................... 27 3.3. Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành ...................................................... 29 3.4. Kế toán vật tư ............................................................................................ 31 3.5. Kế toán thanh toán ..................................................................................... 34 45 4. Báo cáo kế toán tại công ty Tây Hồ .............................................................. 36 Phần 3: Nhận xét, đánh giá về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán tại công ty ............................................................ 37 1. Ưu điểm ....................................................................................................... 37 2. Một số tồn tại và hạn chế .............................................................................. 40 3. Một số đề xuất .............................................................................................. 41 Danh mục tài liệu tham khảo ......................................................................... 42 Phụ lục 46