Luận văn Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trong Công ty Than Cao Sơn

1 Luận văn Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trong Công ty Than Cao Sơn 2 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển ta thấy được những sự phát triển vượt bậc của Công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực từ y học, giáo dục, kinh tế, kỹ thuật đặc biệt là viễn thông. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin là quá lớn trong sự phát triển của thế giới nước ta với sự phát triển dần dấn và ngày càng bắt kịp với thời đại chúng ta ngày càng ứng dụng được nhiều hơn về các đề tài. Có Công nghệ thông tin, cuộc sống của con người trở nên năng động, nhẹ nhàng hơn. Chúng ta không phải làm việc vất vả ..Ngày càng có nhiều dịch vụ mua bán trao dổi qua mạng Intenet. Cuộc sống càng phát triển ta càng thấy sự bùng nổ về công nghệ thông tin. Trong kinh doanh nghành công nghệ thông tin ngày một phát triển không ngừng trong thời đại ngày nay và chúng cũng được áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng. Tính ưu việt của công nghệ thông tin không chỉ thể hiện trên lĩnh vực quản lý mà nó còn thể hiện trong lĩnh vực truyền và truy cập thông tin qua mạng internet: nó kết nối người với người, nó làm cho chương trình quản lý trở nên dễ dàng hơn, không tồn nhiều nhân lực. Nhờ có máy vi tính mà con người đã giảm bớt được những công việc nặng nhọc. Nhờ có máy vi tính trợ giúp mà con người có thể làm những điều mà tưởng chừng không sao làm nổi. Máy vi tính còn là công cụ giải trí của nhiều tầng lớp trong xã hội. Máy vi tính còn là vô vàn những quyển sách quí giá giúp cho chúng ta học tập được tốt hơn… Còn rất nhiều những ưu việt khác mà con người không thể phủ nhận được . Trong kinh doanh nếu có công nghệ thông tin thì mọi công việc làm có hệ thống, chính xác và khoa học hơn, các doanh nghiệp ngày nay hầu hết 3 đều sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho việc kinh doanh. Trong vấn đề Quản lý nhân sự và lương cần được tin học hoá. Chính vì thế ứng dụng công nghệ thông tin để sản xuất ra phần mềm quản lý là cần thiết và đề tài mà em sẽ sử dụng để thực tập lần này chính là Quản lý nhân sự. Bố cục của chương trình quản lý nhân sự: Chương I: Khảo Sát Hệ Thống Quản LýNhân Sự Trong Công Ty Than Cao Sơn 1.1 . Thực trạng của lĩnh vực đề tài nghiên cứu 1.2 . Tính cấp thiết của đề tài 1.3 . Mục Tiêu 1.4 . Tính khả thi của đề tà. 1.5 Những Công việc đã làm và hạn chế Chương II: Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trong Công ty Than Cao Sơn 2.1. Phân tích tác nghiệp 2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu 2.3.1. Biểu đồ mức khung cảnh 2.3.2. Biểu đồ mức đỉnh 2.3.3. Biểu đồ mức dưới đỉnh 2.4 .Mô hình liên kết thực thể 4 Chương III: Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1.2. Quy tắc đặt tên bảng, tên các trường mã, trường khác 3.1.3 Xây dựng các bảng 3.2. Thiết kế giao diện 3.2.1 Màn hình đăng nhập hệ thống 3.2.2 Màn hình chính 3.2.3 Màn hình cho từng chức năng Chương IV : Cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng CHƯƠNG I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY THAN CAO SƠN 1.1.Tình hình chung của công ty Công ty Than Cao Sơn là một công ty vững mạnh trong sản xuất than. Từ nhiều năm nay công ty đã hoạt động có hiệu quả và tạo nhiều công ăn việc làm cho mọi người. Trụ sở của công ty nằm trên đường Cao Sơn - Phường Cẩm Sơn- Thị Xã Cẩm Phả - Quảng Ninh. Hiện nay công ty có rất nhiều phòng ban như:  Phòng lao động tiền lương: có 4 cán bộ. 5  Phòng quản lý chi phí và giá thành sản phẩm: có 1 cán bộ và 7 nhân viên.  Phòng địa chất trắc địa: có 8 cán bộ.  Phòng đầu tư thiết bị: có 5 cán bộ.  Phòng kế hoạch: có 6 cán bộ.  Phòng kỹ thuật khai thác: có 10 cán bộ.  Phòng tổ chức đào tạo: có 4 cán bộ.  Phòng kế toán thống kê: có 7 cán bộ. 1.2 Thực trạng của Công tác quản lý nhân sự trong Công ty Than Cao Sơn Đối với Công Ty Than Cao Sơn, quản lý hồ sơ thực chất thường đi với quản lý nhân sự. Công ty quản lý nhân sự: Việc quản lý nhân sự trong công ty được giao cho phòng nhân sự quản lý mọi mặt từ nhận hồ sơ xét tuyển nhân viên mới đến việc quản lý trong suốt quá trình làm việc trong công ty, cũng như khi nhân viên về nghỉ chế độ dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty này: + Quản lý nhân viên: ngay từ khi vào công ty những thông tin về nhân viên của công ty bao gồm quản lý về hồ sơ nhân viên như: mã nhân viên, tên nhân viên, mã phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, điện thoại , số CMTND, trình độ học vấn, chuyên môn, ngoại ngữ, gia đình, con, ngày vào làm việc, dân tộc. + Quản lý về khen thưởng kỷ luật: mã nhân viên, mã khen thưởng , ngày khen thưởng, lý do khen thưởng, hình thức khen thưởng, cấp quyết định. 6 + Quản lý lương: mã nhân viên ,mã lương ,hệ số, phụ cấp chức vụ, lương cơ bản, tạm ứng, tiền thưởng, tiền phạt. Ngoài những thông tin như trên công ty còn quản lý nhân viên của mình theo tiêu thức khác nhau. Ngoài ra hệ thống còn đưa ra các báo cáo theo định kỳ như: báo cáo về bảng lương của nhân viên, báo cáo thông tin về sơ yếu lý lịch của bất kỳ một nhân viên nào đó, báo cáo về quá trình công tác, quá trình đào tạo … Hệ thống quản lý của công ty còn cho phép tìm kiếm thông tin về một nhân viên hay một phòng ban nào đó. 1.3. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay cùng với nhịp độ phát triển chung của toàn xã hội thì trong tất cả các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước vấn đề quản lý nhân sự là rất cần thiết. Do khối lượng cán bộ nhân viên trong công ty nhiều mà trong khi đó lượng giấy tờ bảo quản dữ liệu thủ công sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu về mặt quản lý. Vì vậy đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty trên máy tính nhằm tiện lợi phục vụ cho việc xử lý cũng như vào ra các dữ liệu dữ liệu của nhân viên trở lên dễ dàng và hiệu quả cao. Hệ thống quản lý mới này phải đảm bảo tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý tốt cơ sở cảu mình. Đồng thời hệ thống cũng phải đáp ứng được nhu cầu của cơ quan xí nghiệp: nhu cầu về thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, giao diện của người sử dụng…Việc tìm kiếm xử lý thông tin, dữ liệu trở lên nhanh chóng, hiệu quả và chính xác cao. Việc quản lý công nhân viên giúp chúng ta: + Quản lý việc nhập lý lịch của công nhân viên chính xác. + Quản lý việc tìm kiếm công nhân có hiệu quả và nhanh chóng. + Quản lý việc khen thưởng kỷ luật của công nhân viên. 7 + Báo cáo ,thống kê … 1.4.Mục tiêu Qua khảo sát vấn đề quản lý nhân sự của công ty thì ta thấy mục tiêu của công việc quản lý là: - Công tác tuyển nhân viên mới ( hồ sơ nhân viên) - Vấn đề khen thưởng, kỷ luật - Theo dõi quá trình làm việc để đề bạt bổ nhiệm, thăng chức. - Quá trình đào tạo, bồi dưỡng - nghỉ hưu, thôi việc - Trả lương cho từng cán bộ công nhân viên. - cập nhập, sao lưu thông tin. - Báo cáo tìm kiếm. 1.5.Những công việc đã làm và hạn chế của công tác quản lý nhân sự trong công ty Than Cao Sơn * Những công việc đã làm - Khi mà công ty cần tuyển người thì nhân viên quản lý đã nhận quyết định và thực hiện đúng quy định mà công ty đề ra. - Trong quá trình quản lý hồ sơ thì cán bộ quản lý bộ phận này đã làm việc một cách trung thực tức là nhập số liệu các thông tin liên quan đến nhân viên đều rất đầy đủ và chính xác. - Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cấp trên khi cần báo cáo thống kê về một chi tiết nào đó. * Những hạn chế: Bên cạnh những mặt đã đạt được thì vấn đề quản lý nhân sự trong công ty còn có một số hạn chế cần khắc phục như là: - Công việc cập nhập thông tin về cán bộ công nhân viên còn chậm. 8 - Các báo cáo thống kê, tìm kiếm tuy đã thực hiện được nhưng mất rất nhiều thời gian. 1.6.Tính khả thi của đề tài -Tác dụng của chương trình: + Chương trìhn quản lý nhân sự sẽ giúp cho nhà quản lý trở lên dễ dàng và tiện lợi hơn trong quá trình làm việc. +Khi cần in ấn thống kê báo cáo ,tìm kiếm bất kỳ một nhân viên nào trong công ty thì sẽ đáp ứng được ngay không mất thời gian. + Vấn đề lương, hệ số lương, khen thưởng, kỷ luật chỉ cần thông qua bảng theo dõi là thấy được ngay kết quả làm việc của mỗi nhân viên trong công ty. 9 -Những hạn chế của đề tài: +Chương trình quản lý nhân sự chắc chắn sẽ còn có nhiều vấn đề vướng mắc cần đang phải tiếp tục và hoàn thiện hơn nữa.Với lại em đang trong quá trình học hỏi kinh nghiệm cho nên chương trình này chưa thể nào mà đáp ứng như ý muốn của mọi người. Rất mong được sự đóng góp nhiệt tình của thầy cô và bạn bè. 10 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY THAN CAO SƠN 2.1. Phân tích tác nghiệp 2.1.1. Quy trình làm việc của công tác quản lý nhân sự trong công ty Than Cao Sơn * Lưu trữ và xử lý hồ sơ + Khi công ty có nhu cầu cần tuyển nhân viên mới dựa trên chỉ tiêu mà Nhà Nước quy định và nhu cầu công việc đòi hỏi của công ty thì công ty sẽ ra thông báo tuyển nhân viên . + Hồ sơ bao gồm: Bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp( bản sao), bảng điểm, giấy chứng nhận sức khoẻ, đơn xin việc làm. Bên phòng ban nhân sự (hồ sơ) sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra thông báo ngày giờ tuyển nhân viên + Thông tin đầu ra: Khi cán bộ cấp trên yêu cầu báo cáo, tìm kiếm thống kê về một nhân viên nào hay là về công việc nào đó thì bên bộ phận quản lý hồ sơ sẽ đưa lên . + Trong quá trình làm việc thì khi công nhân bị vi phạm vấn đề gì đó hoặc có thành tích trong công việc thì đều được lưu vào hồ sơ nhân viên. + Mức lương của nhân viên cũng thay đổi theo thời gian cho nên vấn đề này cũng được lưu vào hồ sơ. Lương của nhân viên được tính theo: hệ số lương*Lương cơ bản + Phụ cấp + Khen thưởng- kỷ luật-tạm ứng. Hệ số lương: ĐH:2.34; CĐ,TC: 1.8 + Trong quá trình làm việc thì theo dõi để đề bạt bổ nhiệm lưu vào hồ sơ. 11 * Trả hồ sơ khi nhân viên thôi việc hoặc về nghỉ chế độ: - Tiếp nhận đơn xin thôi viêc: Đơn xin thôi việc nộp cho giám đốc, căn cứ vào quy định trong điều lệ của công ty và hợp đồng lao động với nhân viên. Giám đốc sẽ ký quyết định cho nhân viên thôi việc. Sau khi nhận quyết định cho thôi việc, đuổi việc, quyết định về nghỉ chế độ từ giám đốc. Phòng nhân sự sẽ trả lại hồ sơ cho nhân viên. 2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ ở mức cao nhất, tổng quát nhất nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. 12 13 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế sảy ra trong hệ thống ,làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ chính của quá trình phân tích ,nhằm mục đích thiết kế trao đổi và tạo lập dữ liệu .Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ các nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích ,thiết kế và trao đổi tư liệu. Biểu đồ này dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm 3 kỹ thuật phân tích chính -Sơ đồ dữ liệu (Data flow diagram) mô tả quan hệ giữa quá trình sử lý và các dòng dữ liệu -Từ điển định nghĩa dữ liệu : (Data dictionnary definitions) Mô tả các phần tử dòng dữ liệu -Xác định quá trình xử lý (proccess speci fications) mô tả quá trình sử lý một cách chi tiết . Mối quan hệ gữa 3 thành phần là bức tranh sinh động của hệ thống được thể hiện qua sơ đồ sau: 14 -Các thành phần của biểu đồ luồng của dữ liệu +Chức năng sử lý (process) +Luồng thông tin (data flows) +Kho dữ liệu (data store) +Tác nhân ngoài (external entity) +Tác nhân trong (internal entity) -Chức năng sử lý :Là chức năng diễn đạt các thao tác ,nhiệm vụ hay tiến trình sử lý nào đó .Tính chất quan trọng của các thao tác ,nhiệm vụ hay tiến trình sử lý nào đó .Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin,bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Biểu diễn :Đường tròn hay ô van ,trong đó có ghi nhãn của các chức năng Kí hiệu: -Luồng dữ liệu:Là luồng thông tin vào hay ra của 1 chức năng xử lý .Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ Biểu diễn:Bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo.mủi tên chỉ hướng của luồng thông tin. Ký hiệu: Kho dữ liệu :Là các thông tin cần lưu giữ lại trong 1 khoảng thời gian, để sau đó một hay một vài chức năng sử lý hoặc tác nhân trong sử dụng Biểu diễn :bằng hình chử nhật hở hai đầu hay (cặp đoạn thẳng //) trên đó có ghi nhãn của kho Ký hiệu: __________ __________ Tên Tên C.Năng Tên luồng dữ liệu Tên kho 15 -Tác nhân ngoài :còn được gọi là đối tác là một người hay một nhóm tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có 1 số hình thức tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống .Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giói hạn của hệ thống ,và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài . Tác nhân ngoài là phần sống của hệ thống ,chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chứng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống Biểu diễn bằng hình chử nhật có gán nhãn Kí hiệu: 2.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước và sau của quá trình sử lý ,bàn giao thông tin cho nhau .quá trình phân tích dữ liệu coi đây là phần chính để làm cơ sở cho việc thiết kế phần trao đổi dữ liệu Tên Nhãn 16 Khi công nhân nộp đơn, hồ sơ đến cho công ty chính là hệ thống quản lý nhân sự .Công ty than Cao Sơn sẽ đề nghị hoặc tổng công ty Than Việt Nam yêu câù gửi hồ sơ của công nhân .Sau đó tổng công ty sẽ báo cáo, thống kê về cho công ty .Từ đó công ty sẽ gủi quyết định về giấy tờ cho công nhân 17 2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh gốm:Cập nhập,tìm kiếm,báo cáo.Cập nhập chính là việc đưa các chỉ tiêu tuyển dụng, hay về hồ sơ nhân viên .Khi công ty đưa ra các chỉ tiêu để tuyển dụng người xin việc sẽ gửi hồ sơ xin việc cho công ty .Hoặc công nhân viên có thể yêu cầu về hồ sơ của mình ,qua chức năng cập nhập ,công ty có giữ hồ sơ xin việc của người xin việc gửi vào kho hồ sơ.Lãnh đạo sẽ yêu cầu về thong tin của nhân viên (tức là người đã đi làm) hay của những người đi xin việc .Qua chức năng in báo cáo lấy từ kho hồ sơ nhân viên lãnh đạo sẽ có được bản báo cáo.Quyêt đinh việc đi làm ,tuyển dụng của nhân viên… Bộ phân in báo cáo sẽ gửi về kho hố sơ nhân viên từ đó công ty lấy ở 18 kho hồ sơ những hồ sơ nào chấp nhận nhân viên hoặc các hồ sơ của công nhân liên quan. Khi người quản lý yêu cầu tìm kiếm thông tin từ nhân viên yêu cầu bộ phận tìm kiếm .Bộ phận tìm kiếm lấy trong kho hồ sơ gửi lên cho người quản lý 2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh . 2.3.3.1.Cập nhật hồ sơ của nhân viên. HSXV gồm: Lý lịch bản thân,giấy sức khoẻ,bản sao bằng tốt nghiệp, đơn xin đi làm,bảng điểm. Khi nhân viên nộp hồ sơ thì bên tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét xem hồ sơ có đầy đủ giấy tờ cần thiết chưa ,nếu đã đầy đủ rồi thì tiến hành xét tuyển từng nhân viên.Những ai trúng tuyển sẽ phải làm thử việc 3 tháng và sau 3 tháng đó thì phòng ban trực tiếp quản lý sẽ cho ý kiến với cấp trên.Sau đó tiến hành phân theo công việc ở phòng ban nào. Còn những ai không đạt yêu cầu thì sẽ được trả lại hồ sơ.Trong quá trình làm việc công nhân nào vi phạm nghiêm trọng tuỳ theo mức độ kỷ luật,có trường hợp bị đuổi ra khỏi Công ty lúc này hồ sơ của nhân viên đó cũng được trả và xoá tên trong danh mục hồ sơ của Công ty.Những ai đến tuổi nghỉ hưu hay có đơn xin thôi việc thì cũng được trả hồ sơ nhưng quy định lưu hồ sơ trong 3 năm rồi xoá tên. 19 Biểuđồ mức dưới đỉnh của chức năng cập nhật : Nhập hồ sơ CNV 1.1 Hồ sơ CNV Đào tạo Chuyên môn Phòng Ban Ngoại ngữ Lý lịch nhân viên Công tác Khen thưởng Lương Hệ đào tạo Học vấn Chức vụ Hợp đồng lao động Công nhân Thông Tin Cái Nhân 20 Trong chức năng nhập hồ sơ gồm có: Đào tạo, chuyên môn, khen thưởng, kỷ luật,công tác Chức năng nhập hồ sơ có tính năng -Thêm các thông tin về nhân viên như phòng ban, chức vụ ,tôn giáo… -Sửa thông tin nhân viên -Xoá thông tin nhân viên Thông qua chức năng cập nhật sẽ thu nhận thông tin về nhân viên .Thông tin gồm :quá trình đào tạo, quá trình công tác, chức vụ , chuyên môn, khen thưởng, kỷ luật…Các thông tin cá nhân sẽ dược lưu vào kho hồ sơ nhân viên .Các thông tin về nhân viên dược lưu vào kho dể thuân tiên cho việc in ân, tiìm kiếm,báo cáo, thống kê 2.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh đối với chức năng tìm kiếm Có hai cách tìm kiếm:theo phòng ban và theo tên nhân viên.Nếu người quản lý yêu cầu tìm kiếm theo phòng ban thì bộ phận tìm kiếm theo phong ban sẽ vào kho phòng ban hay kho hồ sơ nhân viên lấy dữ liệu .Sau đó bộ phận tim kiếm sẽ gửi báo cáo tới nơi cần in .Tương tự như vay nếu người quản lý yêu cầu tìm theo tên thì bộ phận tìm kiêm sẽ vào kho hồ sơ nhân viên và bộ phận tìm kiếm sẽ gửi tới nơi in 21 2.3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh của chức năng thống kê Mỗi khi nhà quản lý cần một báo cáo thống kê về 1 phòng ban hay 1 nhân viên chi tiết nào đó thì họ sẽ yêu cầu bên quản lý hồ sơ cung cấp tài liệu lúc này bên quản lý hồ sơ sẽ lấy tài liệu từ kho hồ sơ của nhân viên để in ra đưa lên cấp trên. Còn báo cáo về bảng lương sẽ được lấy từ kho lương ra nơi mà lưu trữ các phiếu lương trả cho nhân viên. Trong quá trình báo cáo có thể báo cáo về lương, báo cáo nhân sự(quá trình công tác,quá trình đào tạo , lý lịch nhân viên ,khen thưởng, kỷ luật),in danh sách theo phòng ban. Khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo về nhân sự , về lương hay về danh sách theo phòng ban thì vào lần lượt từng kho lấy danh sách ,in ấn gửi tới lãnh đạo 22 2.4.Mô hình liên kết thực thể. 2.4.1.Mô hình liên kết thực thể : Mô hình thực thể là công cụ thành lập lược đồ sữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu ,nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể ,thuộc tính, mối quan hệ rằng buộc giữa chúng. Trong công tác quản lý là xá định xem : +Dữ liệu nào cần sử lý +Mối quan hệ nội tại (cấu trúc ) giữa các dữ liệu 2.4.2 Thực thể và kiểu thực thể -Thực thể là đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức ,một hệ thống ,nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừư tượng .Thực thể phải được tồn tại, cần lựa chọn có lợi cho công việc quản lý. -Kiểu thực thể Là tập hợp cá thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng ,cùng bản chất .Thể hiện thực thể là 1 thực thể cụ thể ,nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể. 2.4.3 Liên kết và kiểu liên kết Trong công tác quản lý nhân công ,các thông tin về một chủ thể là rất lớn các thông tin nay đều được liên kết với nhau chặt chẽ .vậy ta có thể nói liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự rằng buộc về quản lý .Còn kiểu liên kết là tập hợp các liên kết cùng bản chất ,giữa các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết ,mối liên kết xác định một tên duy nhất 2.4.3.1 Các kiểu liên kết Giả sử ta có thực thể A,B,C,D… kiểu liên kết là xác định có bao nhiêu thể hiện của thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia 23 -liên kết một -một (1-1) Giữa 2 kiểu thực thể A,B là ứng với một thức thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại ,liên kết này gọi là liên kết tầm thường ít sảy ra trong thực thể , thông thường liên kết này mang tính đặc trưng ,bảo mật VD: -Liên kết một - nhiều (1-n) Giữa 2 thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thưc thể trong A VD: -Liên kết nhiều -nhiều (n-n) Giữa 2 kiểu thực thể A và B là ứng với 1 thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A 2.4. 3.2 Các thuộc tính Thuộc thính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết -kiểu thuộc tính (có 4 kiểu) +Tên gọi :thuộc tính định danh như họ và tên +Mô tả :Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất của thực thể và là thuộc tính không khoa Mã CN Công nhân Chức vụ Cán bộ 24 +Thuộc tính kết nối:Nhận diện thực thể trong kiểu thực thể hay mối liên kết.Thuộc tính kết nối là khoá ở quan hệ này ,là mô tả ở quan hệ khác . +Thuộc tính khoá :Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết .Bởi vậy thuộc tính khoá không được cập nhật 2.4.4.Mô hình liên kết thực thể của hệ thống quản lý nhân sự tại công than Cao Sơn ty than Cao Sơn 25 2.4.5. Sơ đồ phân rã dữ liệu 26 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY THAN CAO SƠN 3.1.Lựa chọn môi trường cài đặt để thiết kế CSDL Để thiết kế được CSDL ta dùng hệ thống CSDL Microsoft Access of Windown . Đây là 1 hệ thống Quản Trị CSDL hoạt động trong môi trường Windown dùng để tạo ,xử lý các CSDL. Đặc điểm của sơ sở dữ liệu quan hệ là không phải lưu trữ các dữ liệu liên quan đến nhau nhiều lần trong những bảng dữ liệu khác nhau mà nhờ vào mối liên kết giữa các bảng dữ liệu các thông tin cần thiết sẽ được tạo ra. Microsoft Access có những đặc điểm sau đây của 1 hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Hệ định nghĩa khoá của 1 bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng lặp khoá nếu trùng máy sẽ ra thông báo và chọn khoá lại. Hệ cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhập vào cho 1 vùng trong bảng và sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu. Khi mà tạo lập CSDL thì bắt buộc phải có các bảng,mối quan hệ giữa các bảng . 3.2. Quy tắc đặt tên các bảng,các trường mã: - Dùng phương pháp mã hoá kiểu liên tiếp để đánh mã cho các nhân viên trong Công ty : Mã nhân viên = “NV” + 2 số thứ tự liên tiếp nhau như : 01,02,03,… - Đối với mã ngoại ngữ ta dùng phương pháp mã hoá kiểu gợi nhớ như : tiếng Trung thì ta lấy 2 ký tự đầu làm mã cho ngoại ngữ đó : TR Còn nếu là tiếng Anh ta ký hiệu là : EN, 27 tiếng Nhật : NH -Lương cũng được đặt tên giống như mã nhân viên : Mã lương =”L” + 2 số thứ tự liên tiếp : 01,02,03,… Mã khen thưởng =” KT”+ 2 số tự nhiên liên tiếp Mã Kỷ luật = “ KL” + 2 số tự nhiên liên tiếp -Đối với phòng ban thì tên phòng ban 2 ký tự đầu là gì thì sẽ lấy : Kinh Doanh-- KD Tin Học --TH; Tài chính---TC.. -Các mã chuyên môn, đào tạo,học vấn cũng đặt tên theo kiểu lấy ký tự đầu của chữ cái. 3.3.Thiết kế các bảng . - CSDL gồm có : 11 bảng trong đó có một bảng chứa thông tin chính thức về sơ yếu lý lịch cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đó là bảng : lylichnhanvien - Các bảng của cơ cở dữ liệu được chia thành 3 nhóm : + Nhóm bảng mô tả về 1 số thực thể được sử dụng nhiều trong nhiều bảng : ngoaingu,chuyenmon, hedaotao,phongban,hocvan,chucvu + Nhóm bảng chứa các thông tin chính : Lýlichnhanvien,qlkt,qlvp,luong. + Bảng chứa danh mục mật khẩu khi muốn vào được chương trình : Taikhoan Bảng 1 :Lý lịch Nhân Viên : LYLICHNHANVIEN 28 Filed name Datatype Description Manv T ext mã nhân viên Tennv Text tên nhân viên Gioitinh Text giới tính Macv Text Mã chức vụ Chucvu Text chức vụ Mapb Text Mã phòng ban Tênpb Text Tên phòng ban Sinhngay Date/time Sinh ngày Noisinh Text Nơi sinh Quequan T ext Quê Quán Dienthoai Number Điện thoại Socmtnd Number số CMTND Machuyenmon Text Mã chuyên môn Chuyenmon Text Chuyên môn Mahocvan Text Mã học vấn Hocvan Text học vấn Mahedt Text Mã hệ đào tạo Hedaotao Text hệ đào tạo Mangoaingu Text Mã ngoại ngữ Ngoaingu Text ngoại ngữ Dantoc Text Dân tộc Tongiao T ext Tôn giao Quoctich T ext quốc tịch Lapgiadinh T ext Lập Gia Đình 29 Con Number Con Bảng 2 :Lương : LUONG Filed name Datatype Description Maluong Text Mã lương Manv Text Mã nhân viên Mapb Text Mã phòng ban Hesoluong Number hệ số lương Luongcb Number Lương cơ bản Phucaptn Number phụ cấp thu nhập Tienthuong Number tiền thưởng Tienphat Number tiền phạt Tamung Number tạm ứng Thuclinh Number thực lĩnh Bảng 3: Phòng ban : PHONGBAN Filed name Datatype Description Mapb Text Mã phòng ban Tenpb Text Tên phòng ban Bảng 4: Quản lý khen thưởng : QUANLYKHENTHUONG 30 Filed name Datatype Description Makt Text Mã khenthưởng Manv Text Mã nhân viên Mapb Text Mã phòng ban Ngaykt Date/time Ngày khen thưởng Lýdokt Text Lý do khen thưởng Mucdokt Text mức độ khen thưởng Capqd Text cấp quyết định Bảng 5:Quản Lý Vi Phạm : QUANLYVIPHAM Filed name Datatype Description Mavp Text Mã vi phạm Mapb Text Mã phòng ban Manv Text Mã nhân viên Ngayvp Date/time Ngày vi phạm Lýdovp Text Lý do vi phạm Mucdovp Text mức độ vi phạm Capqd Text cấp quyết định Bảng 6:Tài Khoản : TAI KHOAN Filed name Datatype Description Tendn Text Tên đăng nhập Matkhau Text mật khẩu 31 Bảng 7 : Ngoại ngữ : NGOAINGU Filed name Datatype Description Mangoaingu Text Mã ngoại ngũ Ngoaingu Text Ngoại ngữ Bảng 8: Chức vụ : CHUCVU Filed name Datatype Description Machucvu Text Mã chức vụ Chucvu Text chức vụ Bảng 9 : Chuyên môn : CHUYENMON Filed name Datatype Description Machuyenmon Text Mã chuyên môn Chuyenmon Text chuyên môn Bảng 10 : Học vấn : HOCVAN Filed name Datatype Description Mahocvan Text mã học vấn Hocvan Text học vấn Bảng 11: Hệ đào tạo : HEDAOTAO Filed name Datatype Description 32 Mahedt Text mã hệ đào tạo Hedaotao Text Hệ đào tạo 3.2Thiết kế giao diện. 3.2.1.Lựa chọn môi trường cài đặt cho thiết kế các form. Ta lựa chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các form và viết phần mã lệnh. VB là một ngôn ngữ lập trình định hướng theo kiểu đối tượng,chúng ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết mã riêng cho từng đối tượng đó. Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trình hoàn chỉnh. 33 Trong mỗi 1 đối tượng trước tiên đối với VB thì bao giờ cũng phải thiết kế giao diện ,sau đó sẽ viết code cho chương trình. Đây là bước rất quan trọng vì nó sẽ phải thực hiện đúng yêu cầu của chương trình . Khi lập trình VB có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện . Đồng thời VB còn cho phép ta chỉnh sửa 1 cách nhanh chóng , đơn giản về kích thước màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó. VB cho phép chạy chương trìhn trong thời gian soạn thảo ,khi mà chương trình lỗi VB sẽ tự khắc báo cho bạn biết để biết cách sửa lỗi . Khi sử dụng VB chúng ta vừa phải thiết kế giao diện vừa viết phần mã lệnh.Việc tạo trực tiếp những khung giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trên màn hình ,dựa trên những đối tượng như khung đối thoại ,nút điều khiển những đối tượng sẽ mang những thuộc tính riêng biệt như màu sắc,phông chữ, cỡ chữ mà ta sẽ gán thông qua bảng các danh sách thuộc tính .Một trong những thành công của Vb là có thể triển khai 1 chương trình ứng dụng Windown trọn vẹn mà không phải viết các chỉ thị rắc rối để tạo ra giao diện của chúng. Trong quá trình viết phần mã lệnh thì chúng ta phải lựa chọn công cụ kết nối để xây dựng 1 chương trình hoàn thiện vì vậy tôi đã lựa chọn công cụ kết nối AĐOB. ADODB là công cụ giúp cho việc lập trình của ta thuận tiện hơn. ADO (active X d ata object) là một tập hợp các đối tượng cho phép nhà lập trình nối tới CSDL. ADO là sự kết hợp cơ sở dữ liệu dựa trên DAO và RDO được sử dụng trong những công cụ như : ADO là một phần của OLE DB -l à một cách mới để truy xuất dữ liệu và tổ hợp dữ liệu ADO cho phép tạo nhanh một tệp mẩu tin để lấy dữ liệu. 34 3.2.2 Màn hình đăng nhập hệ thống. Trước khi để vào được chương trình Quản Lý Nhân Sự thì người dùng phải nhập tên dăng nhập là : nguyenducviet và password là: viet thì chương trình sẽ chấp nhận cho bạn vào được nếu nhập sai bạn sẽ phải nhập lại. 3.2.3.Màn hình chính. Form này được thiết kế trên MDI Form , đây là form chứa tất cả các phần của chương trình quản lý nhân sự . Mỗi một Form là một chương trình quản lý nhỏ trong chương trình quản lý nhân sự lớn và có chức năng khác nhau giúp cho người quản lý có thể quản lý rộng rãi mà không có bất kỳ khó khăn nào. 35 3.2.4.Các màn hình cho các chức năng ( các form con) . 3.2.4.1.Form Lý Lịch Nhân Viên. Đây là form chứa các thông tin chi tiết về từng nhân viên 1. 36 3.2.4.2. Form Lương. Form chức các thông tin về lương của nhân viên. 37 Trên đây là một số form tiêu biểu,còn 1 số form nữa đề cập đến vấn đề : + Form Khen Thưởng ,Kỷ luật : lưu trữ các dữ liệu về ngày tháng năm khen thưởng ( vi phạm ) của từng nhân viên . 38 3.2.4.4. Một số báo cáo . 3.2.4.4.2.Báo cáo lý lịch nhân viên trong Công ty. Ngoài ra còn có các báo cáo như : + Báo cáo về quản lý khen thưởng ,kỷ luật. 39 + Báo cáo về các phòng ban trong Công ty. Tất cả các báo cáo đều ở dưới dạng thiết kế như mẫu form của từng báo cáo. 3.2.4.4.3 Form tìm kiếm nhân viên và phòng ban. Đây là form rất hữu ích cho nhà quản lý hồ sơ : khi cấp trên yêu cầu tìm kiếm nhân viên hay theo phòng ban thì chỉ cần nhập mã nhân viên hay tên nhân viên là có thể tìm thấy ngay mà không phải mất thời gian CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH VÀ HƯỚNG DẪN NGƯỜI SỬ DỤNG Chương trình được ứng dụng vào việc quản lý nhân sự cho cả những người quản lý và cả nhân viên. 40 4.1.Hướng dẫn cài đặt và chạy chương trình. Copy thư mục BÁO CÁO TỐT NGHIỆP vào ổ C:\ Sau đó vào thư mục C:\ BÁO CÁO TỐT NGHIỆP\chương trình QLNS Tên đăng nhập: nguyenducviet Mật khẩu : viet 4.2.Hướng dẫn sử dụng. Lúc này màn hình sẽ vào giao diện chính đó là Form MDI ,Form này bao gồm các menu sau: cập nhập,tìm kiếm,báo cáo ,thoát Menu Cập Nhập: -DM Lý l ịch nhân viên: diễn giải chi tiết từng nhân viên.Nếu bạn muốn cập nhập những thông tin mới về nhân viên thì hãy click chuột vào Thêm chương trình cho phép bạn cập nhập thông tin, nếu muốn sửa thì nhấn chuột vào Sửa chương trình cũng cho phép bạn chỉnh sửa lại. Tất cả thêm mới hay chỉnh sửa lại đều cho phép lưu vào tập hồ sơ ,nếu trong quá trình làm việc mà không muốn thực hiện lệnh nữa thì bạn nhấn vào Hoãn ,còn nếu trở về màn hình chính thì nhấn vào nút lệnh Thoát -DM Lương: cho biết hệ số lương,tiền th ưởng ,tiền phạt ,lương và tổng lương của nhân viên trong Công ty.Có thể thêm ,xoá ,sửa ,lưu mới hoặc chỉnh sửa như DM Lý lịch nhân viên. -DM Khen thưởng:Lưu lại những nhân viên đạt thành tích trong Công tác,DM này cũng có thể xoá ,sửa ,thêm mới như Lý lịch nhân viên . -DM Vi phạm: Cũng lưu lại những nhân viên vi phạm ,có thể thêm mới ,xoá ,sửa ,lưu bản ghi mới như các DM khác. -DM Phòng ban: cho biết tên phòng ban.Trong danh mục này có thể cho phép cập nhập các phòng ban mới ,lưu,chỉnh sửa,xoá những phòng ban cũ. 41 Menu Tìm Kiếm -Tìm Kiếm Nhân Viên: Khi một người có nhu cầu tìm kiếm nhân viên nào đó theo mã nhân viên hay tên nhân viên thì chỉ việc vào mục này và đánh tên nhân viên(hay mã nhân viên ) cần tìm kiếm vào và click chuột vào chấp nhận thì bạn sẽ được kết quả mong muốn.Còn nếu người mà bạn muốn tìm mà không có thì máy sẽ báo cho bạn biết.Nhấn nút huỷ bỏ chương trình sẽ thoát ra trở về màn hình chính. -Tìm Kiếm Phòng Ban: tìm kiếm phòng ban cũng tương tự như tìm kiếm nhân viên. Menu Báo Cáo Khi bạn muốn bất kỳ 1 báo cáo nào đó thì nhấn chuột vào menu này chương trình sẽ cho phép bạn in ra các loại báo cáo như : Báo cáo nhân viên,báo cáo danh sách phòng ban,khen thưởng,kỷ luật,báo cáo về hợp đồng lao động,báo cáo về quá trình Công tác đào tạo. Menu Thoát: Khi bạn muốn thoát khỏi chương trình hãy nhấn chuột vào menu này .