Luận văn Quản lý hồ sơ công chức thuộc bộ nội vụ

uát mà chưa có quy định cụ thể. Với việc ban hành các văn bản như vậy vẫn chưa bao quát hết được các quy trình, nghiệp vụ của công tác hồ sơ công chức. Nhiều quy trình nghiệp vụ chưa được quy định như quy trình lập mới hồ sơ, quy trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ, quy trình khai thác, sử dụng... đặc biệt chưa có sự thống nhất trong cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức, chưa quy định về định biên làm công tác quản lý hồ sơ, chưa xây dựng tiêu chuẩn chức danh cụ thể đối với người làm công tác quản lý hồ sơ công chức... điều đó dẫn đến mỗi cơ quan thực hiện một kiểu, không có sự thống nhất. - Bốn là, do bố trí công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức theo hình thức kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ và chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ. Tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ hiện nay, việc bố trí công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức là theo hình thức kiêm nhiệm. Căn cứ vào văn bản phân công nhiệm vụ đối với công chức quản lý hồ sơ cho thấy, nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức là công việc rất nhỏ so với các 67 nhiệm vụ được giao. Do bố trí kiêm nhiệm, nên công chức quản lý hồ sơ không có đủ thời gian thực hiện các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị; lập mục lục hồ sơ; sắp xếp, bổ sung hồ sơ hoặc có thực hiện cũng không thường xuyên dẫn đến tài liệu hồ sơ không đầy đủ, gây thất lạc tài liệu trong hồ sơ. Hơn nữa, do kiêm nhiệm nên công chức đươc̣ giao nhiêṃ vu ̣quản lý hồ sơ chưa dành thời gian nghiên cứu đầy đủ các văn bản, biểu mâũ quản lý hồ sơ để tổ chức và triển k hai thưc̣ hiêṇ theo quy điṇh. Ngoài phân công kiêm nhiệm, việc bố trí người làm công tác quản lý hồ sơ công chức cũng chưa đảm bảo tính chuyên môn, nghiệp vụ cao. Khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức đòi hỏi người thực hiện nhiệm vụ phải có kiến thức về công tác lưu trữ, tức là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu Do đó, nếu không có kiến thức nhất định về công tác lưu trữ sẽ khó có thể làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức. Tuy nhiên, ở các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ hiện nay, việc bố trí công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức không theo chuyên ngành thống nhất, mà bố trí theo các chuyên ngành khác nhau. Bên cạnh đó, những người trực tiếp làm công tác này cũng chưa qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ, nên ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và hiệu quả của công tác công tác quản lý hồ sơ trong thực tế. - Năm là, chưa thực hiện chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức Tại Điểm đ, Khoản 4, Điều 14 của Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ có quy định: “Công chức làm công tác 68 quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước”. Tuy nhiên, hiện nay, nội dung này chưa được thực hiện trong phạm vi cả nước nói chung, trong phạm vi Bộ Nội vụ nói riêng. Lý do của việc chưa thực hiện này là vì quy định này mang tính quá chung chung. Nếu muốn được áp dụng trong thực tế thì các Bộ, ban, ngành, địa phương cần phải có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn về mức hưởng phụ cấp độc hại. Chính vì thủ tục rườm rà như trên mà từ khi Thông tư số 11/2012/TT- BNV được ban hành đến nay, các công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ vẫn chưa được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại của Nhà nước. Do vậy, trong thời gian tới Bộ Nội vụ cần chủ động hướng dẫn, cụ thể hóa các quy định để kịp thời động viên, khuyến khích đội ngũ công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị. Ngoài việc chưa thực hiện được chế độ phụ cấp độc hại, Bộ Nội vụ và cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũng chưa ban hành quy định để thực hiện chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ công chức trực tiếp thực hiện công tác quản lý hồ sơ như ưu tiên trong công tác bổ nhiệm ngạch, xét nâng bậc lương trước thời hạn; ưu tiên cử đi đào tạo, bồi dưỡng; ưu tiên cử đi học tập, tham khảo kinh nghiệm ở nước ngoài và ưu tiên trong thực hiện các chế độ, chính sách khác. - Sáu là, do bản thân công chức chưa ý thức được đầy đủ về tầm quan trọng của hồ sơ cá nhân công chức, về việc lưu giữ và cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức để phục vụ cho chính công chức trong quá trình công tác. Do chưa được tập huấn, cung cấp kiến thức về vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ công chức nên nhiều công chức coi đây là trách nhiệm của cơ quan, phó mặc cho người quản lý hồ sơ. Nhiều công chức không tự giác bổ sung 69 những thông tin thay đổi của mình vào hồ sơ mặc dù đã có văn bản nhắc nhở của cơ quan quản lý. - Bảy là, việc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ công chức không được thực hiện thường xuyên. Về mặt quản lý nhà nước, sau khi Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ được ban hành, năm 2013, Bộ Nội vụ có tổ chức một số lớp tập huấn về công tác quản lý hồ sơ công chức, nhưng mới chỉ mang tính chất giới thiệu văn bản, chưa đi vào tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu. Từ năm 2014 đến nay, việc tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức không được tổ chức, nên về thực chất công tác tập huấn của cơ quan quản lý nhà nước về kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức là chưa được thực hiện. Về công tác tập huấn của cơ quan được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức: Hàng năm, cơ quan luôn được bố trí nguồn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng để tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về công tác tổ chức cán bộ. Tuy nhiên, từ trước đến nay, việc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị, cho công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ chưa được thực hiện, do công tác này chưa thực sự được quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý. - Tám là, chưa quyết liệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ công chức, chưa có sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng và triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công chức. Thực tế hiện nay nhiều cơ quan chưa sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, hoặc một số cơ quan đã sử dụng nhưng tính năng hiệu quả không cao nên không sử dụng nữa. Việc sử dụng phần mềm tại các cơ quan, đơn vị hầu hết do các cơ quan, đơn vị tự xây dựng, trên nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau, theo nhiều mô hình khác nhau. Việc triển khai xây dựng các 70 phần mềm không được phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo yêu cầu nghiệp vụ của công tác quản lý công chức. Do đó, mỗi cơ quan, đơn vị tự quản lý một hệ thống thông tin về hồ sơ công chức không thống nhất, dẫn đến khó khăn trong công tác tổng hợp, thống kê số lượng, chất lượng công chức chung của Bộ Nội vụ. - Chín là, chưa tiến hành thường xuyên hoạt động kiểm tra đối với công tác quản lý hồ sơ công chức Việc tiến hành thường xuyên các hoạt động kiểm tra đối với công tác quản lý hồ sơ công chức là cần thiết. Qua công tác kiểm tra, cơ quan quản lý mới phát hiện được những thiếu sót, những bất cập, hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Tuy nhiên, trong những năm qua, công tác kiểm tra của Bộ Nội vụ hầu như chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục. Hàng năm, Bộ Nội vụ đều tiến hành kiểm tra công tác tổ chức cán bộ tại các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ. Tuy nhiên, việc kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức chưa được đề cập như một nội dung chính trong kiểm tra công tác tổ chức cán bộ, mà chỉ được đề cập rất sơ sài, mang tính chất hình thức. Do đó, cơ quan quản lý cũng chưa nắm được đầy đủ tình hình thực tế công tác quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, chưa thấy rõ những ưu, nhược điểm, những tồn tại, hạn chế của công tác này trong thực tế. Cũng chính vì vậy mà cơ quan quản lý chưa khai thác được đầy đủ vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của hồ sơ công chức đối với công tác quản lý, sử dụng, bố trí công chức. 71 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 Trong Chương này, chúng tôi đã giới thiệu khái quát đặc điểm tình hình và thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Nội vụ. Về khái quát đặc điểm tình hình, chúng tôi đã giới thiệu những nét cơ bản về Bộ Nội vụ, gồm lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; khái quát về số lượng, chất lượng đội ngũ công chứcl; mô hình tổ chức, mô hình quản lý công chức của Bộ Nội vụ gắn với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Về thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ: Theo số liệu tính đến hết năm 2016, Bộ Nội vụ có 467 công chức, tương ứng với việc Bộ Nội vụ phải quản lý 467 hồ sơ công chức. Việc quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ được thực hiện theo nguyên tắc phân cấp, gồm Vụ Tổ chức cán bộ (quản lý hồ sơ công chức đối với khối cơ quan Bộ) và bộ phận tổ chức cán bộ của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có con dấu, tài khoản riêng (quản lý hồ sơ công chức hiện đang làm việc, thuộc danh sách trả lương của cơ quan, đơn vị). Trong phần thực trạng chung, chúng tôi đã tập trung phân tích từng nội dung cụ thể trong công tác quản lý hồ sơ công chức, trong đó đã đề cập đến những mặt được, những mặt chưa được của từng khâu trong quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức. Trên cơ sở phân tích thực trạng, chúng tôi đã đưa ra những nhận xét, đánh giá khách quan về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Theo đó, chúng tôi đi sâu phân tích cụ thể những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. 72 Các nội dung nghiên cứu thực trạng, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế về công tác quản lý hồ sơ công chức như trên là cơ sở để chúng tôi đưa ra những định hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. 73 CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ 3.1. Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, chúng tôi xin đưa ra một số định hướng đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ như sau: - Một là, công tác quản lý hồ sơ công chức gắn liền và là nền tảng quan trọng của công tác quản lý công chức tại Bộ Nội vụ. Trong suốt thời gian qua, công tác quản lý hồ sơ công chức chưa được nhận thức và quan tâm đúng mức. Quản lý công chức khoa học đòi hỏi cơ quan quản lý phải tự khai thác các thông tin từ chính hồ sơ do mình quản lý. Việc yêu cầu công chức cung cấp các thông tin, tài liệu (trong hồ sơ công chức đã có) khi giải quyết vụ việc vừa không mang tính khoa học, dẫn đến trùng lặp tài liệu, vừa gây phiền hà, lãng phí không cần thiết. Đây là một định hướng quan trọng, khẳng định công tác quản lý hồ sơ công chức vừa là nội dung, vừa là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý công chức của cơ quan. - Hai là, công tác quản lý hồ sơ công chức được quản lý trên cơ sở ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thông tin. Như các phần trên chúng tôi đã trình bày, hiện nay, Bộ Nội vụ chủ yếu vẫn quản lý hồ sơ công chức dưới dạng truyền thống. Đối với cách thức quản lý này, việc tra cứu, nghiên cứu, khai thác, sử dụng các thông tin liên quan đến công chức gặp nhiều khó khăn, làm hạn chế hiệu quả của quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Trong thời gian tới, để việc cập nhật các thông tin về hồ sơ công chức được thường xuyên, kịp thời, phục vụ trực tiếp cho 74 công tác quản lý nhân sự, đòi hỏi Bộ Nội vụ phải ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Cụ thể là Bộ Nội vụ phải xây dựng và thực hiện các phần mềm ứng dụng chuyên sâu cho công tác quản lý hồ sơ công chức, phải là đơn vị thí điểm thực hiện quản lý hồ sơ công chức điện tử, tiến tới sử dụng chính thức việc quản lý hồ sơ công chức điện tử. - Ba là, công tác quản lý hồ sơ công chức hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân. Trong cuộc sống hàng ngày, công dân nói chung và công chức nói riêng đều phải thực hiện rất nhiều giao dịch hành chính. Có những giao dịch hành chính đòi hỏi phải có thông tin về công chức ở thời điểm rất lâu trở về trước, phải có xác nhận của cơ quan quản lý. Đối với những giao dịch này, công chức sẽ có đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp, xác nhận thông tin. Do vậy, nếu không thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ công chức, các thông tin sẽ bị gián đoạn hoặc không đầy đủ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của công chức trong các giao dịch hành chính. Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ phải đảm bảo được mục đích, yêu cầu hỗ trợ tối đa cho công chức của Bộ Nội vụ trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân. Có như vậy, công chức càng ý thức rõ hơn ý nghĩa, vai trò của hồ sơ công chức đối với bản thân, giúp công chức có trách nhiệm hơn đối với chính hồ sơ công chức của mình, từ đó góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. Như vậy, dưới góc độ nghiên cứu khoa học, cũng như thực tiễn, công tác quản lý hồ sơ công chức phải được định hướng để phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan quản lý công chức, đồng thời hỗ trợ tối đa cho cá nhân công chức trong các giao dịch hành chính thường ngày. 75 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức Trên cơ sở các định hướng cơ bản nêu trên, chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo, cụ thể như sau: 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức Quản lý hồ sơ công chức là một trong các nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức. Trên cơ sở quy định của Luật cán bộ, công chức và các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật cán bộ, công chức, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Tuy nhiên, như phần trên đã trình bày, Thông tư số 11/2012/TT- BNV có những quy định không đồng bộ, không thống nhất, không phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay, dẫn đến việc những quy định của Thông tư rất khó hoặc không được thực hiện trong thực tế. Ví dụ, các mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức vẫn sử dụng theo mẫu biểu quy định tại Quyết điṇh số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bô ̣Nôị vu ̣về ban hành thành phần hồ sơ cán bộ , công chức và mâũ biểu quản lý hồ sơ cán bộ , công chức, Quyết điṇh số 02/2008/QĐ-BNV ngày 6/10/2008 của Bộ trưởng Bô ̣ Nôị vu ̣về viêc̣ ban hành biểu mâũ biểu quả n lý hồ sơ cán bô ̣ , công chức . Điều này là không phù hợp, vì các mẫu biểu quy định tại 02 Quyết định nêu trên không có sự tách biệt giữa cơ quan quản lý công chức với cơ quan, đơn vị sử dụng công chức. Do đó, các mẫu biểu này không phù hợp với Luật Cán bộ, công chức, không phù hợp với tình hình quản lý thực tế hiện nay. Một số quy định khác của Thông tư cũng không phù hợp, quy định thủ tục chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng rườm rà, phức tạp, gây khó khăn cho công tác quản lý hồ sơ công chức. 76 Vì vậy, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành văn bản pháp luật quy định thống nhất về thống các mẫu biểu quản lý hồ sơ (thay thế các mẫu biểu quy định tại 02 Quyết định trên). Đồng thời cũng cần sửa đổi, bổ sung một số quy định về công tác chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, bảo đảm tính hợp lý, thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ; bổ sung quy trình, nghiệp vụ chuẩn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức để thống nhất thực hiện trong phạm vi cả nước, trong đó có Bộ Nội vụ. Trên cơ sở hệ thống các quy định pháp lý về quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ cũng cần nghiên cứu, ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ để thực hiện thống nhất trong Bộ, trong đó chú trọng đến quy định về quy trình nghiệp vụ của công tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin trong hồ sơ công chức phục vụ công tác cán bộ trong cơ quan. Đồng thời, cũng trên cơ sở đó, các cơ quan được Bộ trưởng phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức cũng cần xây dựng, ban hành những quy định cụ thể, có tính đặc thù về công tác quản lý hồ sơ công chức tại cơ quan. Đối với việc ban hành các quy định nội bộ về quản lý hồ sơ công chức, cần chú trọng đến những quy định về việc lập, cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức, chế độ trách nhiệm, việc khen thưởng và xử lý trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. 3.2.2. Tăng cƣờng sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức Hiện nay, tại Bộ Nội vụ cũng như tại nhiều Bộ, ngành, địa phương, việc quản lý công chức vẫn theo tư duy cũ, tức là cứ có vụ việc liên quan đến công chức, đặc biệt là công tác đề bạt, bổ nhiệm, nâng ngạch thì các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ yêu cầu công chức tự hoàn thiện hồ sơ theo hồ sơ vụ việc riêng mà không trực tiếp tra cứu những thông tin từ hồ sơ công chức. Do đó, trong những năm qua, công tác quản lý hồ sơ công chức chưa được các cấp 77 lãnh đạo, quản lý quan tâm đúng mức, thậm chí đôi khi còn chưa thấy hết được trách nhiệm của mình đối với công tác này trong hoạt động của cơ quan. Trong công tác quản lý nói chung, công tác quản lý hồ sơ công chức nói riêng, nếu không có sự quan tâm, chỉ đạo, không có sự đề cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý thì không thể mang lại hiệu quả cao. Với trách nhiệm người đứng đầu Bộ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ cần tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, đặc biệt là chỉ đạo hoàn thiện hệ thống quy định nội bộ về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ, ban hành Chỉ thị và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo điều hành, nhằm gắn trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý hồ sơ công chức với trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị. Đồng thời, người đứng đầu Bộ cũng cần thường xuyên yêu cầu các tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức rà soát, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở kết quả rà soát, đánh giá tình hình thực tế, người có trách nhiệm cao nhất sẽ có những định hướng, sự chỉ đạo cụ thể, bảo đảm công tác quản lý hồ sơ công chức đúng quy định, mang lại hiệu quả ứng dụng cao. Việc thường xuyên rà soát, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ còn có ý nghĩa hỗ trợ các cơ quan, đơn vị tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị mình. Để tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp quản lý hồ sơ công chức, trước hết người đứng đầu cơ quan đơn vị phải thấy rõ ý nghĩa, vai trò to lớn của công tác quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý công chức, đối với công tác hiện đại hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về đội ngũ công chức. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải được quán triệt về những định hướng chính trong công tác quản lý hồ sơ công chức, 78 phải thấy rằng quản lý hồ sơ công chức là quản lý dạng tài liệu đặc biệt, theo chế độ bảo mật của nhà nước. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cũng cần đề cao hơn nữa trách nhiệm tham mưu với cấp có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung những bất cập, hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức; trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết linh hoạt những vướng mắc, phát sinh trong thực hiện quy trình quản lý hồ sơ công chức tại cơ quan, đơn vị. Việc tăng cường trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức sẽ khắc phục được tình trạng thụ động, cũng như việc đùn đẩy trách nhiệm khi có vụ việc xảy ra. Điều này có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức trên thực tế. 3.2.3. Nâng cao chất lƣợng và tăng cƣờng trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức: Chất lượng đội ngũ công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức thể hiện trên các phương diện, tiêu chí khác nhau như: phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, trình độ, năng lực chuyên môn, khả năng thích ứng, ý thức trách nhiệm đối với công việc .v.v. Để làm tốt công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài các tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng đối với chuyên viên theo quy định, thì một trong những tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải được đào tạo chuyên ngành về lưu trữ (tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ) hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Người làm công tác quản lý hồ sơ công chức 79 phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức kỷ luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng. cụ thể là phải có hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực lưu trữ hồ sơ, tài liệu, có hiểu biết về quản lý hành chính nhà nước. Công tác quản lý hồ sơ công chức, đặc biệt là việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi về hồ sơ là công việc đòi hỏi người thực hiện ngoài nghiệp vụ chuyên môn còn cần có những phẩm chất chuyên biệt, như tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt. Hồ sơ công chức chứa đựng, phản ánh toàn bộ quá trình rèn luyện, phấn đấu, phát triển từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. Hồ sơ công chức cũng chứa đựng những tài liệu thể hiện những sai phạm, khuyết điểm của công chức trong quá trình công tác. Đây là những thông tin được bảo quản theo chế độ tài liệu mật. Do vậy, người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không được tự ý phát tán thông tin trong hồ sơ công chức, không được cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ công chức cho những tổ chức, cá nhân khi chưa có sự cho phép của cấp có thẩm quyền. Để nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức đòi hỏi cơ quan quản lý cần thực hiện những biện pháp sau: Một là, chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để tuyển chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay yêu cầu vị trí công việc. Hai là, trong quá trình làm việc, cơ quan quản lý công chức phải thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho đội ngũ công chức quản lý hồ sơ được bổ sung, cập nhật kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày. 80 Ba là, cùng với việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, Bộ Nội vụ cũng cần quan tâm đến việc tổ chức đi khảo sát, trao đổi, học tập kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại một số quốc gia, một số Bộ, ngành, địa phương. Trên cơ sở đó, mỗi công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ sẽ thành thạo hơn về kỹ năng thực hiện quy trình tác nghiệp cụ thể, quản lý hồ sơ được khoa học và hiệu quả hơn. Bốn là, cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ công chức cần có sự bố trí, phân công công chức chuyên trách trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ công chức. Có như vậy, công chức mới có đủ thời gian thực hiện đúng, đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ, có đủ thời gian để đánh giá thực tiễn, chủ động tham mưu, đề xuất với cấp có thẩm quyền ban hành chế, quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ. Việc bố trí, phân công công tác theo hình thức chuyên trách là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này trong thực tế tại Bộ Nội vụ. Nâng cao chất lượng thực tế của đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức là yêu cầu tất yếu trong xu thế chung hiện nay. Khi chất lượng thực tế của đội ngũ công chức được nâng cao, thì công tác triển khai nhiệm vụ, tham mưu, đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh, vướng mắc trong quản lý hồ sơ thực tế tại Bộ Nội vụ mới thực sự mang lại hiệu quả cao. 3.2.3.2. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức: Trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức nói chung trong thực thi công vụ là yếu tố quan trọng, quyết định đến chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức có mối liên hệ chặt chẽ với việc nâng cao chất lượng đội ngũ công chức. 81 Việc tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức quản lý hồ sơ công chức thuộc trách nhiệm của cả cơ quan quản lý và trách nhiệm cá nhân của người công chức. - Về phía cơ quan quản lý, Bộ Nội vụ cần thực hiện các nội dung sau: Một là, đề cao, gương mẫu thực hiện trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức. Hai là, trên cơ sở quy định về vị trí việc làm đối với những người làm công tác tổ chức cán bộ của Bộ Nội vụ, cụ thể hóa, ban hành quy định chức trách, tiêu chuẩn, nhiệm vụ của người làm công tác quản lý hồ sơ công chức, trong đó tập trung vào các nội dung chính như: phẩm chất đạo đức (tính trung thực, khách quan, cẩn thận, tỉ mỉ, cần cù, tận tâm với công việc); trình độ, năng lực chuyên môn (đào tạo chuyên ngành về lưu trữ); và kinh nghiệm công tác (có quá trình công tác liên quan đến lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu). Ba là, có chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức Thực hiện chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức luôn gắn liền và có mối quan hệ chặt chẽ với việc tăng cường trách nhiệm của công chức trong thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức. Do không thực hiện được chế độ đãi ngộ (trong điều kiện công việc đặc thù, phải thường xuyên tiếp xúc với các tài liệu lưu trữ), nên công chức quản lý hồ sơ vẫn còn tâm lý coi đây là “nhiệm vụ phụ” hoặc “sẽ được chuyển nhiệm vụ này cho người khác thực hiện”. Vì vậy, trong thực tế công tác quản lý hồ sơ công chức khó có thể có những chuyển biến tích cực. Trong thời gian tới Bộ Nội vụ cần chủ động hướng dẫn cụ thể hóa mức hưởng chế độ phụ cấp độc hại để kịp thời động viên, khuyến khích đội ngũ 82 công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ cũng cần thực hiện một số chế độ đãi ngộ khác như ưu tiên khi xét nâng bậc lương trước thời hạn, cử đi đào tạo, bồi dưỡng, cử đi học tập, tham khảo kinh nghiệm ở nước ngoài. - Về trách nhiệm cá nhân của người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức: Trong xu thế cải cách hành chính, yêu cầu đối với người công chức nói chung, công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức nói riêng là phải tận tâm, tận tụy, trách nhiệm, linh hoạt, sáng tạo. Người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức cần tự đề cao trách nhiệm cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, cụ thể là phải thực hiện đúng, đầy đủ quy định về nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm được giao; không được đùn đẩy, né tránh, thoái thác nhiệm vụ. Ngoài việc đề cao trách nhiệm thực hiện quy trình quản lý hồ sơ công chức, công chức cũng cần đề cao trách nhiệm tham mưu, xử lý những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực thi công vụ của mình. Có như vậy, công chức mới chủ động trong công việc được giao và công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ mới thực sự được nâng cao chất lượng. 3.2.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.4.1. Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ: Tăng cường cơ sở vật chất là một trong số giải pháp không thể thiếu để thực hiện có kết quả nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Cở sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ gồm có phòng hồ sơ, tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, máy tính, máy in, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... Các trang thiết bị, cơ sở vật chất như trên đã được đầu tư cơ bản. Tuy nhiên, trên thực tế, để làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ 83 cần quan tâm đầu tư hơn nữa về các trang thiết bị hiện đại để quản lý hồ sơ, cụ thể gồm: Bố trí không gian riêng để lưu trữ hồ sơ công chức (không nên bố trí cùng phòng làm việc với chuyên viên) với các trang bị các thiết bị hiện đại, phù hợp với số lượng hồ sơ công chức, bảo đảm việc dễ thấy, dễ tra cứu, sử dụng. Hiện nay, vấn đề độ bền, tuổi thọ của hồ sơ công chức gần như chưa được quan tâm và ít được nhắc đến trong các cơ quan quản lý công chức nói chung, trong Bộ Nội vụ nói riêng. Độ bền của hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác, sử dụng thông tin phục vụ nhu cầu công tác sau này. Trong nhiều trường hợp, độ bền của hồ sơ bị giảm, do cơ quan quản lý hồ sơ chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác bảo đảm độ thông thoáng, hoặc chưa quan tâm đến việc chống ẩm, mốc cho hồ sơ công chức. Hầu hết các cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hiện nay đều theo dõi, quản lý thông tin hồ sơ công chức trên máy tính công việc của cá nhân. Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong hồ sơ công chức và đảm bảo điều kiện hạ tầng tốt cho việc ứng dụng các phần mềm quản lý hồ sơ công chức (các phần mềm thường chiếm dung lượng lớn, tốc độ đường truyền chậm), theo chúng tôi nên trang bị một máy tính, máy in riêng phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức. Bên cạnh đó, cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũng cần quan tâm đầu tư trang bị máy scan để lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử một cách dễ dàng, thuận tiện hơn. Thực tế công tác quản lý hồ sơ công chức của các cơ quan, đơn vị cho thấy, cơ sở vật chất phục vụ công tác này vẫn còn hạn chế, chắp vá và chưa có quy chuẩn thống nhất về trang thiết bị quản lý hồ sơ, làm ảnh hưởng trực tiếp đến mỹ quan nơi công sở. Như vậy, việc quan tâm đầu tư đúng mức trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức mới đảm bảo hồ sơ được quản lý 84 khoa học, bảo đảm độ bền, phục vụ trực tiếp cho việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài. Do vậy trong thời gian tới, cùng với việc tăng cường thực hiện cải cách hành chính về hiện đại hóa công sở, Bộ Nội vụ cần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức khắc phục tình trạng chắp vá, thiếu quy chuẩn như hiện nay. 3.2.4.2. Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức: Hiện nay, ở nhiều quốc gia trên thế giới, việc lưu trữ hồ sơ công chức đang thực hiện song song giữa lưu trữ hồ sơ giấy, hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính. Việc lưu trữ đồng thời hồ sơ công chức dưới các cách thức như trên, đặc biệt là quản lý hồ sơ dưới dạng tệp tin giúp công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng được thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác. Tại Bộ Nội vụ hiện nay, công nghệ lưu giữ và cập nhất các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức chưa đáp ứng được các yêu cầu của cải cách hành chính. Việc lưu giữ chủ yếu bằng hồ sơ giấy, việc cập nhật thông tin chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, làm mất thời gian, công sức khi tra cứu, sử dụng, khai thác các thành phần tài liệu có trong hồ sơ công chức. Trong những năm vừa qua, cùng với xu thế chung, Bộ Nội vụ đã nhiều lần đề cập đến công nghệ lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ theo phương pháp hiện đại. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, việc đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ công chức theo hướng hiện đại chưa đạt được kết quả. Dưới góc độ nghiên cứu của luận văn, chúng tôi thấy rằng, để công tác lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ công chức phát triển theo hướng hiện đại cần thực hiện các nội dung sau: 85 Một là, với trách nhiệm quản lý nhà nước, Bộ Nội vụ cần sớm triển khai chức xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ công chức theo hướng điện tử hóa và hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất; sớm xây dựng, đi vào khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức. Hai là, Bộ Nội vụ cần quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, chủ động xây dựng, triển khai phần mềm thống nhất phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức; có thể tích hợp dữ liệu giữa phần mềm quản lý hồ sơ công chức với cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức. Ba là, cần quy định và thực hiện ngay từ khâu ban hành văn bản liên quan đến công chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương ...), cụ thể là: phát hành dưới 2 dạng giấy và file, có giá trị như nhau. Để lưu giữ hồ sơ công chức dưới dạng file, cần nghiên cứu, đưa vào sử dụng chữ ký điện tử, ứng dựng công nghệ lưu giữ ở dạng đĩa, ổ cứng ngoài, lưu trên máy tính, lưu trên mạng. Trong điều kiện chưa ứng dụng được công nghệ lưu giữ hồ sơ dưới dạng file trực tiếp, việc lưu giữ hồ sơ công chức cần được ưu tiên thực hiện dưới dạng hồ sơ sao chụp (scan) để quản lý trên môi trường máy tính. Bốn là, công chức quản lý hồ sơ công chức phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy tính, phần mềm, công nghệ thông tin và luôn tích cực, chủ động, sẵn sàng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ công chức. 3.2.5. Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức riêng Công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật là khâu đầu tiên trong quá trình triển khai thực hiện pháp luật, tác động vào ý thức của đối 86 tượng thực hiện pháp luật. Việc tăng cường công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức, về quản lý hồ sơ công chức vừa có ý nghĩa đối với công tác tổ chức thực hiện pháp luật của cơ quan, đơn vị, vừa góp phần giúp nâng cao nhận thức, trách nhiệm của chính bản thân công chức đối với hồ sơ công chức của mình. Trong những năm qua, công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật của Bộ Nội vụ đã được quan tâm, thực hiện thường xuyên hơn. Tuy nhiên, việc phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật chuyên đề về quản lý hồ sơ công chức rất ít khi được thực hiện. Do vậy, cùng với việc không chủ động tìm hiểu các quy định của pháp luật, một bộ phận công chức chưa có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của hồ sơ cá nhân công chức, về việc cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức để phục vụ cho chính công chức trong quá trình công tác hoặc trong các giao dịch hành chính của bản thân. Trong nhiều trường hợp, chính bản thân người công chức đã nhận thức rằng, không nhất thiết phải thường xuyên bổ sung các thông tin, tài liệu vào hồ sơ của mình, vì mỗi khi có sự việc cụ thể, họ sẽ được bộ phận liên quan thông báo để cung cấp đầy đủ các tài liệu vào hồ sơ công việc. Vì vậy, trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần đẩy mạnh hơn nữa công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức, trong đó cần coi trọng công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về quản lý hồ sơ công chức. Trên cơ sở đó, các cơ quan, đơn vị mới thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ của mình và người công chức nâng cao được ý thức, trách nhiệm, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ công chức. Biện pháp đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức nếu được thực hiện đồng thời với các biện pháp nêu trên, thì hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ sẽ được quản lý 87 khoa học và thực sự gắn liền với công tác nhân sự của cơ quan, đồng thời hỗ trợ đắc lực cho chính công chức trong các giao dịch hành chính của bản thân. 3.2.6. Tăng cƣờng các hoạt động kiểm tra, hƣớng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức Cơ quan quản lý công chức, Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức. Tiến hành kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức là việc làm cần thiết, nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các biểu hiện buông lỏng, các biểu hiện sai trái trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Qua kiểm tra, cơ quan quản lý sẽ nắm bắt được tình trạng hồ sơ công chức, nắm được những ưu, khuyết điểm, tìm ra những nguyên nhân dẫn đến khuyết điểm trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, cơ quan quản lý mới có những định hướng, giải pháp đúng đắn, kịp thời để nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ. Trong những năm gần đây, Bộ Nội vụ đã tiến hành các đợt kiểm tra định kỳ về công tác tổ chức cán bộ tại các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ. Tuy nhiên, việc kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc các cơ quan, đơn vị gần như chưa được đề cập chính thức. Chính vì vậy, công tác hướng dẫn, nắm bắt thông tin về tình trạng quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị nhìn chung còn bị hạn chế. Để khắc phục tình trạng nêu trên, trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần quan tâm nhiều hơn đến công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ công chức. Để làm tốt công tác kiểm tra, hướng dẫn, Vụ Tổ chức cán bộ cần chủ động tham mưu cho Lãnh đạo Bộ tổ chức các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc quản lý hồ sơ công chức của Bộ. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị được phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ cũng cần quan tâm 88 đến việc tự kiểm tra để qua đó tự chấn chỉnh và thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan, đơn vị mình. Thời gian kiểm tra, hướng dẫn có thể thực hiện theo định kỳ hàng năm, cũng có thể tiến hành đột xuất khi có yêu cầu hoặc vụ việc liên quan. Như vậy, công tác kiểm tra, hướng dẫn của cơ quan quản lý là nội dung không thể thiếu và luôn gắn liền với tính hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, trong công tác quản lý nói chung, trong công tác quản lý hồ sơ công chức nói riêng, Bộ Nội vụ cần chú trọng, quan tâm hơn nữa đến công tác kiểm tra, hướng dẫn, để đảm bảo các nội dung quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ đạt được hiệu quả cao. 89 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng tại Chương 2, trong Chương này, chúng tôi đã đặt vấn đề nghiên cứu vừa mang tính định hướng vừa đưa ra các giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. Về định hướng chung, chúng tôi nêu lên 03 định hướng chung đối với công tác quản lý hồ sơ công chức, cụ thể là: Công tác quản lý hồ sơ công chức gắn liền và là nền tảng quan trọng của công tác quản lý công chức tại Bộ Nội vụ; được quản lý trên cơ sở ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thông tin; hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân. Từ kết quả nghiên cứu định hướng như trên, chúng tôi đã đưa ra 06 giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ thuộc Bộ Nội vụ. Việc thực hiện đồng bộ 06 giải pháp nêu trên sẽ giúp cho công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đạt được hiệu quả cao trong thực tế. Các giải pháp mà luận văn đề cập đến đều xuất phát từ tình hình nghiên cứu thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Đối với mỗi giải pháp, chúng tôi đã đi sâu phân tích những nội dung cơ bản của từng giải pháp. Chúng tôi hy vọng rằng, với việc thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp như đã nêu trên, trong thời gian tới, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ sẽ có những chuyển biến tích cực, đạt được các mục đích định hướng, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý đội ngũ công chức, chất lượng hoạt động của Bộ Nội vụ. 90 KẾT LUẬN Trong hoạt động quản lý nhân sự của các cơ quan nhà nước, công tác quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng, có vị trí, vai trò rất lớn, vì nó góp phần vào việc nghiên cứu hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức. Qua đó, đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối về công tác cán bộ của Đảng, Nhà nước. Đối với cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ hiện đang quản lý một khối lượng lớn công chức, nên công tác quản lý hồ sơ công chức càng phải được quan tâm, chỉ đạo và thực hiện thường xuyên, liên tục, có hiệu quả. Với lý do trên, việc nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Nội vụ được chúng tôi chọn làm Đề tài cho luận văn thạc sĩ của mình. Qua nghiên cứu Đề tài đã đặt ra và giải quyết được một số vấn đề sau: Một là, Đề tài đã nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luận và nghiên cứu các quy chế pháp lý về quản lý hồ sơ công chức. Hai là, Đề tài đã đánh giá được thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay. Ba là, Từ việc phân tích những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế là cơ sở để chúng tôi đưa ra các giải pháp. Đề tài đã đưa ra 06 giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, cần phải thực hiện đồng bộ, thường xuyên, liên tục và thống nhất 06 giải pháp. Hơn bao giờ hết, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ rất cần sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của các cấp Lãnh đạo, quản lý, sự tận tâm, tận tụy của những người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công 91 chức, tinh thần trách nhiệm của công chức với chính hồ sơ của mình. Có như vậy, công tác quản lý hồ sơ công chức của các đơn vị thuộc Bộ mới đi vào nền nếp, khoa học. Trong phạm vi nghiên cứu của Đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó còn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như về xác định giá trị, thời hạn bảo quản hồ sơ công chức hoặc nghiên cứu sâu hơn về khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, về quản lý hồ sơ điện tử... Hy vọng rằng, trong thời gian tới, vấn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu, đáp ứng những yêu cầu quản lý cán bộ, công chức trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay. 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Luật cán bộ, công chức năm 2008. 2. Luật Lưu trữ năm 2011. 3. Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015. 4. Nghị định 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định những người là công chức. 5. Nghị định 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức. 6. Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. 7. Nghị định 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. 8. Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bô ̣Nôị vu ̣Quy điṇh về chế đô ̣thống kê và quản lý hồ sơ công chức. 9. Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2017 của Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. 10. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. 11. Lã Thị Duyên (2006), Công tác lưu trữ trong điều kiện cải cách nền hành chính nhà nước, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội. 12. Đại học kinh tế quốc dân (2007), Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công, Hà Nội. 93 13. Trần Thị Thu Hà (2012), Quản lý nhà nước về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội. 14. Nguyễn Thị Hiệp (2007), “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007); và “Thiết lập, tiếp nhận và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2008. 15. Ths. Lã Thị Hồng (2006), Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự, Đề tài khoa học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ, Hà Nội. 16. TS.Trần Hoàng Linh (2007), “Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 10/2007. 17. Đinh Thị Hạnh Mai (2003), Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội, Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội. 18. TS.Vũ Đăng Minh (2008), “Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ công chức”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 7/2008; “Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về độ ngũ cán bộ, công chức hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 8/2008; “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực trạng và giải pháp”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 10/2008; “Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản lý cán bộ, công chức”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 11/2008. 19. Trần Duy Phú (2006), Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê, Đề tài khoa học, Cục Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc gia, Bộ Khoa học và Công nghệ, Hà Nội. 94 20. TS. Thang Văn Phúc và TS. Nguyễn Minh Phương (2005), Cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội. 21. Hà Quảng - Mai Hương (2006), “Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2006. 22. PGS.TS. Võ Kim Sơn, TS. Lê Thị Vân Hạnh, Ths. Nguyễn Thị Hồng Hải (2009), Giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội. 23. GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính, Hà Nội. 24. PGS.TS. Văn Tất Thu và TS. Chu Văn Thành (2006), Biên niên lịch sử Bộ Nội vụ (1945-2005), Nhà xuất bản Đại học sư phạm, Hà Nội. 25. Kiều Trang (2011), Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp Bộ ở nước ta hiện nay, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội. 95 PHỤ LỤC: CÁC NHÓM TÀI LIỆU THUỘC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CÔNG CHỨC Stt Tên gọi tài liệu I. Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch 1. Giấy khai sinh 2. Quyển lý lịch cán bộ, công chức 3. Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức 4. Tiểu sử tóm tắt lý lịch cán bộ, công chức 5. Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức hàng năm 6. Lý lịch tự thuật 7. Lý lịch quân nhân (nếu có) 8. Phiếu thẩm tra lý lịch 9. Giấy chứng nhận sức khỏe II. Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng 10. Văn bằng chuyên môn (Bằng tốt nghiệp Trung học, Cao đẳng, Đại học, Thạc kĩ, Tiến sĩ); Bảng điểm học tập 11. Công văn đề nghị xác minh văn bằng 12. Giấy xác nhận văn bằng của cơ sở đào tạo 13. Quyết định cử đi học tập, bồi dưỡng (trong nước và nước ngoài) 14. Quyết định tiếp nhận sau khi đi học tập, bồi dưỡng (đối với người được cử đi học ở nước ngoài về) 15. Bằng trung cấp, cao cấp lý luận chính trị 16. Chứng chỉ ngoại ngữ 17. Chứng chỉ tin học 18. Chứng chỉ quản lý nhà nước 96 Stt Tên gọi tài liệu 19. Chứng chỉ bồi dưỡng hoặc nâng cao về chuyên môn, nghiệp vụ 20. Chứng chỉ về bồi dưỡng an ninh, quốc phòng III. Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lƣơng, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hƣu, thôi việc 21. Đơn xin vào làm việc, đơn xin chuyển công tác, đơn xin dự tuyển công chức 22. Giấy giới thiệu đi liên hệ công tác 23. Quyết định phân phối học sinh tốt nghiệp đại học 24. Quyết định công nhận trúng tuyển 25. Quyết định tiếp nhận của cơ quan 26. Kế hoạch tập sự 27. Bản nhận xét, đánh giá trong thời gian tập sự 28. Biên bản họp xét công nhận hết thời gian tập sự 29. Quyết định công nhận hết thời gian tập sự 30. Quyết định tuyển dụng chính thức 31. Quyết định bổ nhiệm vào ngạch, bậc 32. Quyết định nâng lương 33. Quyết định bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý 34. Quyết định điều động, chuyển đổi vị trí công tác 35. Quyết định hưởng phụ cấp ngành 36. Bản kê khai quá trình công tác đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội 37. Sổ bảo hiểm xã hội 38. Quyết định cho nghỉ không hưởng lương 39. Thông báo nghỉ hưu 40. Quyết định nghỉ hưu hưởng chế độ hưu trí 97 Stt Tên gọi tài liệu 41. Đơn xin thôi việc 42. Quyết định cho thôi việc 43. Giấy thôi trả lương IV. Nhóm tài liệu về đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật 44. Phiếu đánh giá, nhận xét công chức hàng năm 45. Quyết định khen thưởng các cấp 46. Các bằng khen, giấy khen 47. Bản tường trình các vi phạm kỷ luật 48. Bản kiểm điểm 49. Biên bản họp của Hội đồng kỷ luật 50. Quyết định kỷ luật 51. Bản kiểm điểm trong quá trình chấp hành kỷ luật 52. Quyết định xóa kỷ luật V. Nhóm tài liệu về giải quyết khiếu nại, tố cáo 53. Đơn, thư khiếu nại, tố cáo 54. Văn bản giải quyết đơn, thư khiếu nại tố cáo