Tổng sản lượng của Công ty hàng năm xấp xỉ 250.000 tấn, trong đó chỉ riêng
Xí nghiệp chế biếnlương thực 1 chiếm khoảng 90.000 tấn (doanh thu của Xí nghiệp
chiếm khoảng 35% trong tổng doanh thu của Công ty). Điều đó cho thấy đóng góp
rất lớn của Xí nghiệp vào sự phát triển của Công ty nói riêng, tỉnh An Giang nói
chung. Điều này được thể hiện trênbáo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp qua
các năm đều đạt lợi nhuận cao. Có được những thành tựunhư vậy là nhờ vào sự chỉ
đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các
thành viên trong Xí nghiệp.
76 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 4101 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho tại xí nghiệp chế biến lương thực 1 trực thuộc công ty xuất nhập khẩu An Giang (angimex), để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
loại với giá cả cũng không
có sự chênh lệch lớn lắm. Nên nếu tính sản lượng đơn hàng tồn kho tối ưu cho từng
loại thì rất khó khăn và cũng không cần thiết. Bởi kế hoạch thu mua trong năm của
Xí nghiệp là bao nhiêu tấn gạo thành phẩm, chứ không có kế hoạc thu mua cụ thể
từng loại gạo cho nên, việc tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu chung cho các loại
cũng phù hợp với tình hình của Xí nghiệp.
5.1.3. Đặc điểm thị trường cung ứng
Xí nghiệp được đặt tại thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang, nằm trong khu
vực ĐBSCL. Hàng năm khu vực này sản xuất ra một lượng lúa rất lớn chiếm khoảng
một phần hai lượng lúa cả nước. Trong đó An Giang được biết đến là tỉnh có sản
lượng lúa dẫn đầu khu vực.
An Giang nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, với hai mùa
rõ rệt: mùa mưa từ tháng năm đến tháng mười một với gió mùa tây nam và mùa khô
từ tháng mười hai đến tháng tư với gió mùa đông bắc. Là một tỉnh ở vị trí đầu nguồn
sông Cửu Long có sông Tiền và sông Hậu chảy qua. Hai nhánh sông này hàng năm
đưa lượng phù sa bồi đắp cho đồng ruộng An Giang ngày thêm màu mỡ. Điều này,
không những giúp cho An Giang trong những năm qua sau khi giữ phần đủ dùng
trong nước, đã xuất khẩu một khối lượng gạo tương đối lớn ra nước ngoài mà còn là
nơi hoạt động lý tưởng cho các Xí nghiệp trong việc thu mua sản xuất lúa gạo.
Thị trường cung ứng đầu vào của Xí nghiệp là các vùng trong tỉnh như: Mỹ
Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại Sơn, Châu Thành, Châu Phú… Ngoài ra, còn mua từ các
tỉnh lân cận của khu vực như: Cần Thơ, Kiên Giang, Đồng Tháp, Sóc Trăng... Các
nơi này có thị trường lúa gạo dồi dào, hàng năm đã cung cấp cho Xí nghiệp một
lượng hàng hóa rất lớn, lượng hàng này do chính các bạn hàng thương lái đem đến
tận Xí nghiệp để bán và cứ như thế Xí nghiệp thu mua vào liên tục. Do đặc thù của
sản phẩm mang tính thời vụ và mua vào liên tục như thế tại Xí nghiệp không có một
mô hình tồn kho nào.
5.1.4. Đặc điểm thị trường tiêu thụ
Sản phẩm của Xí nghiệp được tiêu thụ thông qua ba kênh: xuất khẩu trực tiếp,
cung ứng, ủy thác xuất khẩu. Trong đó chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp. Châu Á là thị
trường xuất khẩu truyền thống và tiêu thụ số lượng lớn trong tổng số lượng gạo hàng
năm của Xí nghiệp. Thị trường Châu Phi đứng vị trí thứ hai trong tiêu thụ, các thị
trường còn lại là Châu Đại Dương và Châu Âu. Trong năm 2006 Xí nghiệp đã mở
rộng được thị trường Dubai, Poland, … Các thị trường này hàng năm tiêu thụ khoảng
72% sản lượng gạo của Xí nghiệp. Đây vốn là các thị trường khó tính, và để tạo được
uy tín, thắt chặt quan hệ trong mua bán với các đối tác này đòi hỏi Xí nghiệp phải
luôn có sẵn một lượng tồn kho để đáp ứng kịp thời.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 38
Bảng 5.1: Bảng cơ cấu thị trường xuất khẩu
ĐVT: tấn
Thị trường SL Tỷ lệ / SL
Châu Á 36.188 47,74%
Châu Phi 33.650 44,39%
Châu Đại Dương 2.430 3,20%
Châu Mỹ 2.150 2,84%
Châu Âu 1.391 1,83%
Tổng cộng 75.808 100%
Biểu đồ 5.1: Thị trường xuất khẩu
Biểu đồ hình thức tiêu thụ
47,74%
44,39%
3,20%
2,84%
1,83%
Châu Á
Châu Phi
Châu Đại Dương
Châu Mỹ
Châu Âu
Bảng 5.2: Bảng cơ cấu hình thức tiêu thụ
Hình thức tiêu thụ Số lượng (tấn) Tỷ lệ
Xuất khẩu trực tiếp 60.850 68%
Uỷ thác 22.876 26%
Cung ứng 5.937 7%
Tổng cộng 89.663 100%
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 39
Biểu đồ 5.2: Hình thức tiêu thụ
Biểu đồ hình thức tiêu thụ
7%
26%
68%
Xuất khẩu trực tiếp
Uỷ thác
Cung ứng
5.2. Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho
Sơ đồ 5.1: Quy trình quản trị hàng tồn kho
Bộ phận thu mua kiểm tra mua hàng vào. Sau đó, khi lên hàng KCS sẽ kiểm tra
lại xem có đúng với mẫu không. Các loại gạo khác nhau sẽ được sắp xếp lưu kho
hoặc phải qua công đoạn lau bóng (đối với gạo nguyên liệu) rồi mới nhập kho. Cuối
cùng là xuất đấu trộn rồi bán hoặc xuất bán theo yêu cầu của khách hàng. Qua từng
khâu đều được KCS kiểm tra lại cẩn thận.
Xuất
(KCS)
(6)
KCS
Máy lau
bóng
(2) Gạo thành phẩm
Kho
(1) Lên
hàng
Gạo
nguyên
liệu Gạo TP
(3)
(4)
(5)
Đấu trộn
Bán
Bộ phận thu
mua
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 40
Khi nghiên cứu về mô hình tồn kho chúng ta cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm
là:
- Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu?
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng?
Như vậy, xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho có nghĩa là chúng ta sẽ tính
toán để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu Q*.
Để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu này, có nhiều mô hình tồn kho để áp dụng.
Và tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, đặc điểm ngành nghề sản phẩm…
mà áp dụng mô hình tồn kho thích hợp. Các mô hình tồn kho đó là:
- Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng. Mô hình này thường
được áp dụng đối với những hàng tồn kho có chi phí tồn trữ cao. Chẳng hạn như
trường hợp của những nhà bán lẻ xe hơi và phụ tùng.
- Mô hình tồn kho có khấu trừ theo sản lượng. Áp dụng trong trường hợp
khi mua một lượng hàng đủ lớn nhà cung cấp sẽ áp dụng chính sách giảm đơn giá đối
với lượng hàng đó để tăng doanh số bán hàng. Chính sách bán hàng như vậy được
gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Nếu mua với số lượng lớn thì sẽ được
hưởng giá thấp. Nhưng lượng dự trữ sẽ tăng lên và do đó chi phí tồn kho sẽ tăng. Khi
đó cần tính toán phải đặt lượng hàng là bao nhiêu để hưởng được giá chiết khấu với
chi phí tồn kho là thấp nhất.
- Mô hình tồn kho có dự trữ an toàn. Mô hình này được áp dụng trong
trường hợp xảy ra khả năng thiếu hụt về hàng tồn kho. Để giảm bớt khả năng thiếu
hụt này là duy trì một lượng tồn kho tăng thêm gọi là lượng tồn kho an toàn.
- Mô hình EOQ (Mô hình sản lượng đơn hàng kinh tế).
- Mô hình POQ.
Đối với Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chuyên kinh doanh về mặt hàng gạo
là sản phẩm mang tính thời vụ, nó không thích hợp để sử dụng ba mô hình đầu. Bởi
hàng hóa mua vào tất cả sẽ được đưa vào kho chứ không có dạng dự trữ để lại nơi
cung ứng. Nhà cung ứng hay nói khác hơn là các bạn hàng thương lái cũng không
khấu trừ theo sản lượng dù mua nhiều hay ít, cũng không xảy ra thiếu hụt về hàng
tồn kho. Vì lúc nào Xí nghiệp cũng có sẵn một lượng tồn kho và dưạ vào lượng tồn
kho đó Công ty phân bố số lượng bán choXí nghiệp trong khả năng của Xí nghiệp .
Đối với mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất.
Tuy nhiên, trong từng trường hợp của Xí nghiệp vừa nhập hàng vào sản xuất vừa tiêu
thụ hàng nên mô hình POQ là thích hợp nhất. Sản lượng tối ưu Q* của mô hình này
được tính như sau:
p
d1H
2DSQ*
Để xác định được Q* trên, chúng ta cần tìm giá trị của từng tham số. Ở đây,
chúng ta sẽ đi tìm Q* của năm 2006 theo số liệu quá khứ của năm 2006.
5.2.1. Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho (D)
- Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho D là số lượng xuất bán trong năm.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 41
- Lượng xuất bán trong năm 2006 là: 89.663 tấn thành phẩm.
5.2.2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày (d)
d =
n
D
D: Lượng sản phẩm bán ra trong năm
n: Số ngày làm việc trong năm (trong một năm Xí nghiệp làm việc 300
ngày)
d =
300
663.89 = 299 tấn thành phẩm/ngày
5.2.3. Mức độ sản xuất (P)
P chính là công suất sản xuất của nhà máy: P = 800 tấn nguyên liệu/ngày. Theo
định mức thông thường tại Xí nghiệp thì 1 tấn gạo hàng hóa mua vào (gọi chung là
gạo nguyên liệu) qua sản xuất sẽ cho ra 0,84 tấn gạo thành phẩm. Như vậy tỷ lệ hao
hụt từ gạo nguyên liệu cho ra gạo thành phẩm là 16%.
Như vậy: P = 800 x (1-16%) = 672 tấn thành phẩm/ngày
5.2.4. Chi phí tồn trữ hàng tồn kho:
Ctt = QTB x H
Tồn kho trung bình trong một năm của Xí nghiệp là số liệu trong bảng sau:
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 42
Bảng 5.3: Bảng tình hình tồn kho của Xí nghiệp năm 2006
ĐVT: tấn
Tháng TKĐK TKCK TKTB (ni)
1 6.625 4.640 5.632
2 4.640 9.464 7.052
3 9.464 17.623 13.544
4 17.623 22.523 20.073
5 22.523 21.245 21.884
6 21.245 17.231 19.238
7 17.230 20.151 18.691
8 20.151 26.073 23.112
9 26.073 17.584 21.828
10 17.584 8.725 13.154
11 8.725 4.918 6.822
12 4.918 3.227 4.073
Cộng 175.103
Nguồn: từ bảng cân đối xuất nhập tồn HH – TP của Xí nghiệp
Theo như lý thuyết thì tồn kho trung bình sẽ bằng tồn kho tối đa chia hai, hay
là mức tồn kho bình quân giữa đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên theo tình hình tồn kho
của Xí nghiệp để số liệu sát với thực tế và giảm bớt sai sót, tồn kho trung bình của
năm 2006 sẽ được tính bằng trung bình cộng của tồn kho trung bình của các tháng.
Theo bảng trên thì tồn kho trung bình của năm 2006 là:
QTB =
12
n
12
1i
i
=
12
103.175 = 14.592 tấn
Chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong một năm của Xí nghiệp gồm có các chi phí
sau:
- Chi phí về nhà kho.
- Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện.
- Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ.
- Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 43
- Thiệt hại do hàng tồn kho bị hư hỏng mất mát.
Chi phí về nhà kho tại Xí nghiệp gồm có:
- Thuê đất
- Khấu hao quyền sử dụng đất
- Khấu hao kho
- Thuế đất
- Thuế môn bài
Thuế đất và thuế môn bài được tính chung cho toàn Công ty nên không biết
được số phải nộp của Xí nghiệp. Do đó để biết được số thuế phải nộp của Xí nghiệp
là bao nhiêu, chúng ta phải tiến hành phân bổ. Có nhiều tiêu thức để phân bổ. Ở đây
đề tài sẽ phân bổ dựa vào mức đóng góp doanh thu của Xí nghiệp vào Công ty. Hay
nói cách khác tiêu thức phân bổ ở đây là theo doanh thu.
Bảng 5.4: Bảng doanh thu, thuế đất và thuế môn bài của Công ty
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Công ty
Doanh thu 1.303.404.294
Thuế đất 2.869
Thuế môn bài 30.500
Doanh thu năm 2006 của Xí nghiệp là 398.938.717.000 đồng. Dựa vào doanh
thu này ta có thể phân bổ thuế đất và thuế môn bài như sau:
Thuế đất =
294.404.303.1
869.2
x 398.938.717 = 878 (1000đ)
Thuế môn bài =
294.404.303.1
500.30
x 398.938.717 = 9.335 (1000đ)
Bảng 5.5: Bảng phân bổ tiền thuế đất và thuế môn bài
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Công ty Xí nghiệp
Doanh thu 1.303.404.294 398.938.717
Thuế đất 2.869 878
Thuế môn bài 30.500 9.335
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 44
Bảng 5.6: Bảng tính chi phí thuê đất phân xưởng Long Xuyên
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Kho 1 Kho 4 Các kho 2, 3, 5, 6 Tổng
1. Diện tích (m2) 3.671 1.044 3.558 8.273
2. Đơn giá thuê
đất (đồng/m2)
2.450 7.350 7.350
3. Tiền phải nộp
(ngàn đồng)
8.994 7.673 26.151 42.818
Bảng 5.7: Bảng tính chi phí về nhà kho
Chỉ tiêu Kho Hòa An
Kho Chợ
Mới
Kho Long
Xuyên Cộng
1.Thuê đất
- Diện tích (m2)
- Đơn giá thuê (đ/m2)
- Tiền thuê (ngàn đồng)
4.000
245
980
3.000
245
735
8.273
42.818
44.533
2. Khấu hao quyền sử
dụng đất
80.114
3. Khấu hao kho 174.030 158.938 360.126 693.094
4. Thuế đất 878
5. Thuế môn bài 9.335
Cộng 827.954
Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng tồn kho:
Nhân lực quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp là các thủ kho. Mỗi kho là một
thủ kho. Gồm có 6 kho phân xưởng Long Xuyên, kho Hòa An, kho Chợ Mới.
Bảng 5.8: Bảng tính chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý
ĐVT: 1000 đồng
Số người Lương bình quân tháng Số tháng Tiền lương trong năm
8 2.450 12 235.200
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 45
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho tại Xí nghiệp có chi phí vay vốn
ngân hàng dùng cho hoạt động thu mua. Lãi vay ngân hàng năm 2006 của Xí nghiệp
là: 3.849.067.000 đồng. Để đơn giản, đề tài giả định chi phí này như là khoản chi phí
cơ hội cho việc sử dụng vốn vào hoạt động thu mua (là phần lợi ích bị mất đi khi đầu
tư vào hoạt động thu mua thay vì đem số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác). Nếu
tính đúng ra việc xem chi phí này như là khoản chi phí cơ hội là không chính xác,
nhưng do hạn chế về mặt thu thập số liệu nên tạm xem đây là khoản chi phí cơ hội để
đơn giản trong tính toán. Ở đây chúng ta không đi tìm điểm hoàn hảo trong sự chính
xác của số liệu, mà quan trọng là cần xử lý như thế nào trước một tình huống đặt ra.
Vì vậy phần chi phí sử dụng vốn này có thể xem là khoản định phí.
Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát hư hỏng: thiệt hại dễ thấy nhất đối với mặt
hàng gạo của Xí nghiệp trong việc tồn kho là hao hụt lưu kho. Cứ cuối mỗi tháng,
thủ kho và kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần. Bằng cách đếm số
đầu bao rồi tính toán lại đối chiếu với sổ sách. Và cứ cuối 6 tháng thì tiến hành kiểm
kê hàng tồn kho trên quy mô toàn Công ty để báo số lượng về Công ty nắm. Đợt
kiểm kê này được kiểm tra cẩn thận hơn, cũng do thủ kho kết hợp với Kế toán kho
cùng các công nhân bốc xếp tiến hành. Bằng cách cân lại số lượng từng bao, đối
chiếu sổ sách từ đó tính ra được lượng hao hụt trong lưu kho.
Hao hụt lưu kho trong năm 2006 tập hợp được trong bảng sau:
Bảng 5.9: Bảng tính hao hụt lưu kho
Tên hàng Lượng (kg) Đơn giá (đồng) Tiền (ngàn đồng)
Gạo 5% 13.482 4.732 63.797
Gạo 25% 1.860 3.704 6.889
Tấm 1 4.805 3.183 15.294
Cộng 85.980
Sở dĩ trên đây chỉ có số liệu hao hụt của ba loại trên (không có các loại gạo còn
lại) là do ba loại trên thời gian lưu kho có phần lâu hơn. Các loại còn lại cũng có hao
hụt tuy nhiên không đáng kể nên có thể bỏ qua.
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: gồm các chi phí
- Chi phí công cụ dụng cụ: Pallette, cân điện tử, bình CO2, máy bơm nước,
bình bột khô…
- Năng lượng: điện thắp sáng.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 46
Bảng 5.10: Bảng tính chi phí thiết bị phương tiện
ĐVT: 1000 đồng
Thiết bị phương tiện Số tiền
1. Pallette 97.200
2. Năng lượng 21.500
3. Công cụ dụng cụ khác 12.250
Cộng 130.950
Như vậy: chi phí tồn trữ trong năm 2006 của xí nghiệp là 5.129.151.000 đồng.
Bảng 5.11: Bảng tổng hợp chi phí tồn trữ trong một năm
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Giá trị
1. Chi phí về nhà kho 827.954
2. Chi phí sử dụng thiết bị 130.950
3. Chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý 235.200
4. Phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho 3.849.067
5. Chi phí hao hụt lưu kho 85.980
Cộng 5.129.151.
Trong đó chỉ có chi phí hao hụt lưu kho có thể coi là biến phí. Tùy theo hàng
tồn kho nhiều hay ít, thời hạn tồn kho lâu hay nhanh mà hao hụt lưu kho sẽ thay đổi.
Còn các chi phí còn lại đều là định phí.
Trong khi đó thường chi phí tồn kho trên một đơn vị (H) thường được coi là
chi phí khả biến trên mỗi đơn vị hàng tồn kho. Nhưng dù tồn kho nhiều hay ít Xí
nghiệp vẫn phải gánh chịu khoản chi phí cố định này. Nên để phản ánh sát với tình
hình thực tế, ở đây đề tài sẽ chia chi phí tồn kho thành biến phí và định phí.
- Biến phí tồn trữ (Btt): hao hụt lưu kho là 85.980 (1000đ).
- Định phí tồn trữ (Đtt): chi phí về nhà kho, chi phí sử dụng thiết bị, chi phí
nhân lực cho hoạt động quản lý và phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho là:
5.129.151 – 85.980 = 5.043.171 (1000đ).
Vậy chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho chỉ tính cho biến phí. Còn
định phí sẽ cộng vào chi phí tồn kho sau này.
Như vậy: H =
592.14
980.85
= 6 (1000đ)
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 47
5.2.5. Chi phí đặt hàng
Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng (S)
Chi phí đặt hàng tại Xí nghiệp gồm có các chi phí sau:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng
được đặt mua. Bình quân là 6.000 đồng/tấn. Năm 2006 Xí nghiệp thu mua vào là
111.954 tấn. Vậy chi phí bốc xếp năm 2006 là: 671.724.000 đồng.
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: tại Xí nghiệp bạn hàng sẽ trực tiếp mang
hàng đến bán nên chi phí giao dịch ở đây thường chỉ có chi phí điện thoại.
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm: có 12 nhân viên kiểm phẩm, lương bình
quân 2.058.000 đồng/người.
- Chi phí cho nhân viên kế toán kho: có 3 nhân viên, lương bình quân
2.100.000 đồng/người.
Bảng 5.12: Bảng tính chi phí đặt hàng trong năm 2006
ĐVT:1000 đồng
Chỉ tiêu Giá trị
1. Bốc xếp 671.724
2. Điện thoại 41.560
3. Nhân viên kiểm phẩm 296.352
4. Kế toán kho 75.600
Cộng 1.085.236
Vậy: tổng chi phí đặt hàng trong năm 2006 của Xí nghiệp là 1.085.236.000
đồng.
Tương tự chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng cũng thế, sẽ được bốc tách thành
định phí và biến phí.
Trong đó chỉ có chi phí bốc xếp là biến phí còn lại như: chi phí cho việc tìm
kiếm nguồn hàng (điện thoại), kiểm phẩm, kế toán kho được xem như là định phí.
* Biến phí đặt hàng (Bđh): 671.724 (1000đ).
* Định phí đặt hàng (Đđh): 413.512 (1000đ).
Chi phí cho một lần đặt hàng (S) cũng chỉ tính cho biến phí.
S =
Theo như lý thuyết, muốn tính được chi phí một lần đặt hàng cần phải biết
được trong năm Xí nghiệp đặt mua hàng bao nhiêu lần. Tuy nhiên con số này không
phải lúc nào cũng xác định được. Đối với những Xí nghiệp mua hàng theo đơn đặt
Chi phí đặt hàng
Số lần đặt hàng trong năm
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 48
hàng, hoặc mua sản phẩm từ những nhà cung ứng cụ thể nào đó, những sản phẩm
không mang tính chất mùa vụ có thể mua bất cứ lúc nào… thì số lần đặt hàng trong
năm sẽ xác định được.
Tuy nhiên, đối với trường hợp của Xí nghiệp sản phẩm mua vào là mặt hàng
gạo – một mặt hàng mang tính chất thời vụ, không phải lúc nào cũng có nguồn cung
cần thiết. Vì vậy, Xí nghiệp không đợi đến lúc có đơn đặt hàng mới tiến hành mua
vào, mà khi vào vụ sẽ bắt đầu thu mua liên tục. Đối tượng cung cấp đầu vào của Xí
nghiệp rất đa dạng đó là các bạn hàng, thương lái, hộ dân, doanh nghiệp… Hàng
ngày, họ vận chuyển hàng đến tận Xí nghiệp để bán với số lượng khác nhau ít có
nhiều có. Do đặc điểm của sản phẩm và thu mua lẻ như thế Xí nghiệp không đặt
hàng trước nên không thể biết được cũng như không thể tính được trong năm Xí
nghiệp đặt hàng bao nhiêu lần.
Không có số lần đặt hàng trong năm, sẽ không tính được chi phí cho một lần
đặt hàng. Từ đó sản lượng đơn hàng tối ưu sẽ không tính ra được. Như vậy có phải
chăng lý thuyết về các mô hình tồn kho không thể áp dụng vào thực tế? Không hẳn là
như thế, lý thuyết chỉ là nền tảng để từ đó ta biết cách vận dụng vào thực tế sao cho
phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Như đã nói ở trên, do đặc điểm thu mua của Xí nghiệp, ta không thể xác định
được số lần đặt hàng trong năm. Nhưng ta có thể biết trong năm Xí nghiệp nhận
được bao nhiêu đơn đặt hàng từ khách hàng, và để giao đủ hàng cho một hợp đồng
như thế Xí nghiệp phải có thời gian chuẩn bị điều động đủ số lượng hàng để giao. Từ
đó ta có thể giả định: tương ứng với một đơn đặt hàng của khách hàng là một đợt
điều động nguồn hàng của Xí nghiệp là một lần Xí nghiệp đặt mua hàng.
Vậy:
Số lần đặt hàng trong năm = số đơn đặt hàng Xí nghiệp nhận được trong năm.
Qua số liệu thống kê năm 2006 Xí nghiệp có các hợp đồng sau:
Bảng 5.13: Bảng số liệu hợp đồng trong năm
Loại hợp đồng Số lượng
Xuất khẩu trực tiếp 144
Ủy thác xuất khẩu 11
Cung ứng nội địa 16
Cộng 171
Nguồn: thu thập từ phòng kinh doanh của công ty
Từ đó ta có thể tính được
S =
171
724.674
= 3.928 (1000đ)
5.2.6. Chi phí tồn kho
Tổng chi phí tồn kho tại Xí nghiệp gồm có: Chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng.
Chi phí này năm 2006 là: 5.129.151 + 1.085.236 = 6.214.387.000 đồng.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 49
Nếu tách biệt riêng chi phí tồn kho như thế sẽ không có cơ sở để nhận định chi
phí này là cao hay thấp. Chỉ có thể biết đươc chi phí này là hợp lý chưa khi nó đi
kèm với các chỉ tiêu khác.
Chi phí tồn trữ trên doanh thu =
718.938.398
387.214.6 = 1,5%
Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí sản xuất =
699.947.15
387.214.6 = 39%
Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí =
617.471.36
387.214.6 = 17%1
Khi nói đến khoản mục chi phí thì càng thấp sẽ càng tốt. Ở đây chi phí tồn trữ
cũng không ngoại lệ. Các khoản chi phí được nói đến ở trên chỉ có ý nghĩa tham
khảo để người đọc có thể có tự so sánh, nhận định riêng của mình. Tuy nhiên theo
chủ quan bản thân tôi nhận thấy, chi phí tồn trữ trên chi phí sản xuất là khá cao, chưa
tốt. Vì vậy nên có biện pháp cần thiết để hạ thấp chi phí này.
5.2.7. Xác định sản lượng đơn hàng sản xuất tối ưu
Kết hợp các thông số trên ta có thể tính được các chỉ tiêu sau:
1 Số liệu được lấy trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 50
Bảng 5.14: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2006
Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị
1. Nhu cầu hàng năm của
HTK
Tấn D 89.663
2. Nhu cầu sử dụng tồn
kho hàng ngày
Tấn d 299
3. Mức độ sản xuất Tấn P 672
4. Chi phí cho 1 đơn vị
HTK
Ngđ H 6
5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.928
6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6
7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171
8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512
9. Sản lượng sản xuất kinh
tế
Tấn
TP
Q* (*) 14.543
10. Sản lượng đặt hàng tối
ưu
Tấn
NL 84.0
QQ
*
(**)
17.313
11. Số đơn hàng trong năm Đơn
hàng *Q
DN 6,16
12. Chi phí tồn kho min Ngđ CTK (***) 6.125.958
13. Khoảng cách giữa 2
đơn hàng
Ngày
N
300T
49
14. Lượng tồn kho tối đa Tấn
P
d1QQ *max
8.072
15. Thời gian SX 1 đơn
hàng
Ngày
P
Qt
*
sx
22
16. Thời gian sử dụng Ngày
d
Q
t maxsd
27
17. Tỷ lệ % thời gian
HTTK hoạt động
%
sxsd
sd
% tt
t
t
55
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 51
(*)
P
d1H
DS2*Q
(***) ttđhđvTK ĐHP
d1
2
Q
ĐB.N.QC
Chi phí tồn kho theo như lý thuyết là: H)
P
d1(
2
QS
Q
DC *TK
Tuy nhiên như đã nói ở trên, Xí nghiệp không mua hàng theo đơn đặt hàng nên
chi phí tồn kho nếu tính theo công thức trên sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế
phát sinh tại Xí nghiệp. Chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ cũng vậy phần lớn là định
phí nếu không tách riêng để tính chi phí như trên sẽ không chính xác. Nên công thức
tính chi phí tồn kho đã được thay đổi như trên.
Ở đây ta tính được sản lượng hàng sản xuất kinh tế là 14.543 tấn tương ứng với
nhu cầu bán ra trong năm là 89.663 tấn.
(**) Nhưng nhu cầu bán ra trong một năm là 89.663 tấn không có nghĩa là ta
phải thu mua vào lượng hàng đúng với con số đó. Bởi đây là doanh nghiệp sản xuất
chớ không phải doanh nghiệp thương mại mua đi bán lại. Ở đây Xí nghiệp phải mua
hàng vào rồi qua công đoạn lau bóng mới cho ra thành phẩm để bán. Nên để có
14.543 tấn gạo thành phẩm thì phải mua vào bao nhiêu tấn gạo nguyên liệu. Vì vậy ta
phải tiến hành quy đổi thành phẩm thành nguyên liệu mua vào. Bởi ta cần tính sản
lượng đơn hàng mua vào tối ưu.
Như đã trình bày ở trên tỷ lệ quy đổi từ gạo nguyên liệu ra thành phẩm là 84%.
Vậy để có 14.543 tấn thành phẩm cần mua vào một lượng là:
84.0
543.14 = 17.313 (tấn gạo NL).
Tương tự để đáp ứng đủ sản lượng bán trong năm là 89.663 tấn cần mua vào
106.742 tấn gạo các loại.
Kết luận
Sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là 17.313 tấn.
Nếu đặt hàng theo sản lượng của mô hình này chi phí tồn kho năm 2006 của
Xí nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.125.958.000 đồng.
Chi phí tồn trữ năm 2006 theo truyền thống là 6.214.387.1000 đồng.
Như vậy nếu đặt hàng theo mô hình POQ Xí nghiệp sẽ tiết kiệm được chi
phí tồn kho là 88.429.000 đồng (khoảng 1,4%).
Theo mô hình này để đáp ứng đủ nhu cầu hàng tồn kho trong một năm Xí
nghiệp phải đặt mua số lượng hàng như vậy 6 lần. Cứ cách khoảng 49 ngày thì tiến
hành đặt hàng một lần. Trong khoảng thời gian 49 ngày thì mất 22 ngày mới sản xuất
xong một đơn hàng, và thời gian sử dụng lượng tồn kho là 27 ngày (có nghĩa là với
lượng tồn kho tối đa là 8072 tấn, mỗi ngày cung cấp 299 tấn do đó cung cấp trong 27
ngày là hết).
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 52
Xong khoảng thời gian đó thì lượng hàng trong kho đã hết, lúc này sẽ bắt đầu
đơn đặt hàng mới. Điều này chỉ có thể áp dụng được nếu việc cung cấp bổ sung hàng
tồn kho sẽ được diễn ra ngay tức thời (hay nói cách khác thời gian chuẩn bị giao
nhận hàng là bằng 0) thì chúng ta sẽ đợi đến lúc hàng trong kho hết sẽ tiến hành đặt
hàng lại. Tuy nhiên trên thực tế thường có khoảng thời gian trôi qua giữa thời điểm
đặt hàng và thời điểm hàng được nhận tại kho. Cho nên thực tế một doanh nghiệp
không bao giờ chờ đến cuối chu kỳ hàng tồn kho mới đặt hàng lại. Thay vào đó, các
doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trước n ngày cho cuối mỗi chu kỳ dự trữ. Số
ngày n này được xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung.
Đối với trường hợp của Xí nghiệp cũng vậy không thể đợi đến lúc hàng trong
kho hết mới bắt đầu mua vào. Vậy điểm đặt hàng lại của Xí nghiệp là bao nhiêu?
Muốn biết được điểm đặt hàng lại này ta cần biết thời gian vận chuyển một đơn
hàng. Hay nói cách khác là thời gian để các đối tác cung ứng thu mua đủ một đơn
hàng. Mà thời gian này thì không giống nhau giữa các lần đặt hàng, do nguồn cung
vào các thời điểm khác nhau không giống nhau nên điểm đặt hàng lại cũng sẽ khác
nhau, không phải là một sản lượng cố định. Cho nên để tính được điểm đặt hàng lại
ta phải đi vào một trường hợp cụ thể. Trường hợp này sẽ được đề cập ở phần sau.
Nhận xét về tính khả thi của mô hình
Tính khả thi của mô hình về ích lợi kinh tế: như đã nói ở trên, theo mô hình
này sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho khoảng 88 triệu (tương đương 1,4%) so với
tổng chi phí tồn kho thực tế. Vậy xét về phương diện ích lợi kinh tế thì đây là mô
hình khả thi, có thể áp dụng được bởi nó giúp giảm được phần nào trong chi phí tồn
kho.
Tính khả thi đối với các yêu cầu khác:
- Về khả năng cung ứng: Xí nghiệp có một điểm thuận lợi là nằm ngay vùng
nguyên liệu của tỉnh, đối tác từ các nơi lân cận đều vận chuyển hàng đến đây để bán.
Bên cạnh đó, Xí nghiệp đã làm ăn lâu năm có nhiều bạn hàng và đối tác quen thuộc.
Cho nên, việc triển khai mỗi lần mua vào với sản lượng như trên là nằm trong khả
năng của Xí nghiệp, nguồn cung sản phẩm đầu vào có thể đáp ứng được sản lượng
này.
- Về khả năng đáp ứng nhu cầu: sản lượng đơn hàng tối ưu tính được ở trên
là kết quả của sự kết hợp nhiều thông số, sản lượng mua vào là dựa trên kế hoạch
xuất bán của Xí nghiệp nên sản lượng mua như trên sẽ đáp ứng được nhu cầu của
khách hàng.
- Về chất lượng: Nếu tiến hành mua vào theo sản lượng của mô hình trên.
Trong một năm Xí nghiệp sẽ tập trung triển khai thành 6 lần mua hàng. Mỗi lần mua
có thể chia ra thành nhiều đợt hay thực hiện trong nhiều chuyến hàng (vì theo mô
hình này sản lượng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến
hàng). Tập trung thu mua như vậy có thể kiểm tra được nguồn hàng tốt hơn, không
phải thu mua nhỏ lẻ như truyền thống. Từ đó làm cho thời gian lưu kho cũng được
rút ngắn lại, giảm bớt được hao hụt, chất lượng sản phẩm được nâng cao.
- Về khả năng quản trị: có thể nói cái đựơc lớn nhất của mô hình không phải
là ích lợi kinh tế. Mà sẽ giúp cải thiện được khả năng quản trị hàng tồn kho tại Xí
nghiệp. Ở đây, mô hình này không đòi hỏi phải áp dụng phương pháp hay cải tiến tổ
chức quản lý gì đó sâu xa trong nội bộ của Xí nghiệp. Mà chỉ là xác định được sản
lượng tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu để từ đó Xí nghiệp triển khai mua
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 53
theo sản lượng này, tổ chức lại việc thu mua cho phù hợp. Như thế không những tiết
kiệm được chi phí tồn kho, đáp ứng nhu cầu mà còn giúp Xí nghiệp chủ động trong
việc thu mua. Thay vì trước đây Xí nghiệp thu mua vào một cách nhỏ lẻ, có bao
nhiêu mua bấy nhiêu hoặc mua khi nào đầy kho thì ngưng. Như thế thì dường như
hơi bị động và lãng phí chưa thực sự tốt lắm. Theo mô hình này Xí nghiệp sẽ biết
được nên mua vào mỗi lần là bao nhiêu để tiết kiệm chi phí tồn kho mà vẫn đáp ứng
được nhu cầu. Từ đó tập trung các nguồn lực để tiến hành thu mua theo sản lượng
trên.
- Về sức chứa của kho: sức chứa các kho của Xí nghiệp lên đến 26.500 tấn,
ở đây mỗi lần mua vào là 17.313 tấn nằm trong khả năng chứa của kho. Nên sức
chứa của kho sẽ đáp ứng được sản lượng mua này.
Như vậy mô hình POQ này là khả thi có thể áp dụng vào tình hình thực tế tại
Xí nghiệp.
5.3. Vận dụng vào xây dựng mô hình tồn kho cho năm 2007
Mô hình tồn kho năm 2007 có thể tiến hành theo các bước của sơ đồ sau:
Sơ đồ 5.2: Sơ đồ thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Dựa vào số liệu quá khứ năm 2006 ta có thể tính được các số liệu để xây dựng
mô hình cho năm 2007.
5.3.1. Hoạch định nhu cầu
Nhu cầu hàng tồn kho trong năm là kế hoạch của Công ty, Xí nghiệp sẽ thực
hiện theo kế hoạch này. Cụ thể, theo kế hoạch kinh doanh trong năm 2007 của Xí
nghiệp thì doanh số bán hàng khoảng 107.000 tấn (so với thực tế năm rồi tăng
khoảng 20%). Như vậy D của năm 2007 là 107.000 tấn thành phẩm.
Từ đó ta có thể tính d =
300
000.107 = 357 tấn.
Công suất nhà máy năm 2007 vẫn không thay đổi P = 672 tấn thành phẩm/
ngày.
5.3.2. Xác định các chi phí liên quan
Đối với S và H ta dựa vào năm 2006 để tính ra chi phí cho một lần đặt hàng và
chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho, nó bao gồm cả biến phí và định phí.
Định phí xem như không có sự thay đổi, còn biến phí sẽ thay đổi theo số lượng hàng
mua vào. Cụ thể, năm 2006 thu mua vào là 111.954 tấn thì hao hụt lưu kho thực tế
Xác định
các chi phí
liên quan
Xác định sản
lượng đơn
hàng tối ưu
Hoạch định
nguồn lực
Hoạch định
nhu cầu
Triển khai
thu mua
Tổ chức sản
xuất lưu kho
và quản lý
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 54
(quy đổi ra giá trị) là 85.980.000 đồng. Theo kế hoạch bán hàng năm 2007 để có
107.000 tấn thành phẩm thì cần mua vào là:
380.127
84,0
000.107
(tấn)
Theo quy tắc tam suất ta có thể ước lượng hao hụt lưu kho cho năm 2007 như
sau:
111.954 tấn 85.980 (1000đ)
127.380 tấn Hao hụt?
Hao hụt lưu kho năm 2007 =
954.111
980.85*380.127
= 97.827 (1000đ)
Tương tự biến phí đặt hàng (chi phí bốc xếp) sẽ thay đổi theo sản lượng mua
vào. Năm 2007 sản lượng cần mua vào là 127.380 tấn. Chi phí bốc xếp/tấn là 6.000
đồng. Vậy biến phí đặt hàng năm 2007 là: 127.380 * 6 = 764.280 (1000đ).
Số lần đặt hàng trong năm cũng vậy. Năm 2006 bán ra 89.663 tấn tương ứng
với 171 đơn hàng. Năm 2007 kế hoạch bán ra là 107.000 tấn. Vậy số lần đặt hàng
năm 2007 có thể tính:
89663
000.107
*171 = 204 đơn hàng/năm.
Từ đó ta có:
H =
592.14
827.97
= 6,7 (1000đ)
S =
204
280.764 = 3.746 (1000đ)
5.3.3. Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu
Từ các số liệu trên ta có thể tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007 như
sau:
hao hụt
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 55
Bảng 5.15: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007
Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị
1. Nhu cầu hàng năm của
HTK
Tấn D 107.000
2. Nhu cầu sử dụng tồn
kho hàng ngày
Tấn d 357
3. Mức độ sản xuất Tấn P 672
4. Chi phí cho 1 đơn vị
HTK
Ngđ H 6,7
5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.746
6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6
7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171
8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512
9. Sản lượng sản xuất kinh
tế
Tấn
TP
Q* (*) 15.977
10. Sản lượng đặt hàng tối
ưu
Tấn
NL 84.0
QQ
*
(**)
19.020
11. Số lượng đơn hàng
trong năm
Đơn
hàng *Q
DN 6,7
12. Chi phí tồn kho min Ngđ CT (***) 6.225.421
13. Khoảng cách giữa 2
đơn hàng
Ngày
N
300T
45
14. Lượng tồn kho tối đa Tấn
P
d1QQ *max
7.489
15. Thời gian SX 1 đơn
hàng
Ngày
P
Qt
*
sx
24
16. Thời gian sử dụng Ngày
d
Q
t maxsd
21
17. Tỷ lệ % thời gian
HTTK hoạt động
%
sxsd
sd
% tt
t
t
47
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 56
Vậy: sản lượng đơn hàng tối ưu cần mua vào cho mỗi lần đặt hàng năm 2007 là
19.020 tấn. Nếu đặt hàng theo sản lượng này, chi phí tồn kho năm 2007 của Xí
nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.225.421.000 đồng.
5.3.4. Hoạch định nguồn lực
Về tổ chức: Để có thể tiến hành mua theo sản lượng trên, Xí nghiệp phải
thiết lập và duy trì kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng để nắm bắt, thông
báo những thông tin cần thiết cho nhau. Chẳng hạn như, cho các đối tác biết trong
khoảng thời gian nào đó Xí nghiệp cần loại gạo gì, số lượng bao nhiêu để họ thu mua
theo yêu cầu của Xí nghiệp. Hoặc từ các đối tác Xí nghiệp có thể biết sản lượng mà
các thương lái có thể mua được là bao nhiêu để lên kế hoạch thu mua theo sản lượng
nào, thời gian nào là thích hợp. Như vậy thì việc triển khai mua theo sản lượng như
trên sẽ dễ dàng thực hiện được.
Việc hình thành kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng thì chắc hẳn Xí
nghiệp thu mua gạo nào cũng có. Vấn đề ở đây là phải biết sử dụng một cách hiệu
quả mối liên hệ này để dễ dàng thực hiện thu mua theo mô hình trên. Xí nghiệp nên
phát huy tốt và duy trì tiền đề đã có sẵn để hỗ trợ đắc lực cho công tác thu mua.
Về nhân lực: Việc thu mua theo sản lượng như trên, mỗi lần thu mua là
19.020 tấn. Tuy nhiên Xí nghiệp có thể chia ra mua làm nhiều đợt tùy theo nguồn
cung đầu vào và thời điểm thu mua. Theo mô hình này, chỉ tổ chức thu mua lại cho
có hệ thống và tập trung hơn (không mua nhỏ lẻ như trước). Nên không có ảnh
hưởng lớn đến nguồn nhân lực, vì vậy cũng không cần có sự thay đổi. Với lực lượng
hiện tại của Xí nghiệp vẫn có thể thực hiện được.
Tuy nhiên, khi đã biết sản lượng mua vào ở mức độ nào đó Xí nghiệp cũng nên
xem xét đến nguồn nhân lực hiện tại có thể đáp ứng được không để có sự tăng cường
bố trí lại hợp lý. Chẳng hạn như công nhân bốc xếp, nếu sản lượng mua vào nhiều có
thể tăng cường điều động thêm công nhân.
5.3.5. Triển khai thu mua
Vấn đề lớn nhất ở đây là làm sao để triển khai thu mua theo sản lượng trên?
Theo mô hình năm 2007 sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là
19.020 tấn/lần. Và trong năm phải mua vào sản lượng như vậy là 7 lần. Khoảng cách
giữa hai lần đặt hàng là 45 ngày. Để làm được điều này cần phải có mối liên lạc tốt
với các đối tác cung ứng, để họ có thể cung ứng kịp thời theo nhu cầu mà Xí nghiệp
cần. Việc triển khai thành các đợt mua vào, sản lượng là bao nhiêu cho mỗi đợt là
dựa theo sự hiểu biết, kinh nghiệm của Ban lãnh đạo Xí nghiệp về tình hình cung
ứng, vùng nguyên liệu, thời gian thu hoạch ở các thời điểm khác nhau mà đưa ra
quyết định hợp lý.
Tuy nhiên không nhất thiết khoảng cách giữa hai lần đặt hàng phải là 45 ngày
(tức xong 45 ngày mới tiến hành một lần đặt hàng mới) mà tùy theo nguồn cung đầu
vào có sự thay đổi, khoảng cách này có thể kéo dài ra hoặc rút ngắn lại. Và điểm đặt
hàng lại phải được tiến hành trước thời điểm của khoảng cách này.
Điểm đặt hàng lại (R) được xác định: R = d.L
d: nhu cầu sử dụng hàng tồn kho bình quân một ngày (357 tấn).
L: thời gian chuẩn bị giao nhận hàng. Thời gian này sẽ khác nhau giiữa những
thời điểm thu mua khác nhau. Và Xí nghiệp sẽ biết được khoảng thời gian này là bao
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 57
lâu. Từ đó xác định được điểm đặt hàng lại. Chẳng hạn như vào những lúc nguồn
cung nhiều, thông qua các đối tác cung ứng, kinh nghiệm thu mua của mình. Xí
nghiệp biết được để có đủ sản lượng cần mua các đối tác, bạn hàng phải thu mua
trong vòng 20 ngày. R lúc này là:
R = 357 * 20 = 7.140 (tấn)
Có nghĩa là khi hàng trong kho còn 7.140 tấn, Xí nghiệp sẽ bắt đầu đặt hàng lại
để các đối tác triển khai thu mua.
5.3.6. Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý kho
Với sản lượng thu mua như trên 19.020 tấn/lần hoàn toàn nằm trong khả năng
sức chứa của kho, công suất lau bóng của máy (công suất máy là 800 tấn nguyên
liệu/ngày đêm). Vì vậy phải mất 24 ngày là sản xuất xong một đơn hàng. Thời gian
sử dụng hàng tồn kho là 21 ngày. Trong khoảng thời gian này cũng có thể xuất thành
phẩm để chạy máy lại theo yêu cầu của khách hàng. Cho nên, khoảng thời gian cách
nhau giữa hai lần đặt hàng việc tổ chức sản xuất và lưu kho vẫn sẽ diễn ra bình
thường theo quy trình tồn kho tại Xí nghiệp, không có thay đổi trong sản xuất và lưu
kho.
Tuy nhiên ở đây cần lưu ý đến việc sắp xếp hàng vào kho sao cho hợp lý có
trật tự vì sản lượng mua vào mỗi lần tương đối lớn và tập trung. Cuối mỗi tháng tiến
hành kiểm kê hàng tồn kho một lần như thường kỳ vẫn làm. Ngoài ra, có thể kiểm kê
thêm vào cuối mỗi lần mua hàng. Vệ sinh kho làm cho kho thông thoáng…
Tóm lại: trong trường hợp của Xí nghiệp việc áp dụng mô hình tồn kho POQ là
thích hợp nhất. Nó không chỉ giúp Xí nghiệp tiết kiệm về chi phí tồn kho. Mà còn
giúp Xí nghiệp chủ động hơn trong công tác thu mua. Biết được với nhu cầu là thế
(theo kế hoạch) thì cần mua vào mỗi lần với số lượng là bao nhiêu để chi phí tồn kho
là thấp nhất, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo
hơn. Điều mà hiện tại Xí nghiệp chưa thực hiện được. Để tính được sản lượng này,
trước tiên cần phải hoạch định nhu cầu hàng tồn kho trong năm. Đây là nhiệm vụ
thuộc về phòng kinh doanh của Công ty, Xí nghiệp không phải thực hiện khâu này.
Kế đến là xác đinh các chi phí liên quan để từ đó tính được sản lương đơn hàng tối
ưu. Có thể nói đây là mục đích cuối cùng mà mô hình hướng đến. Vấn đề còn lại là
làm sao tổ chức nguồn lực, triển khai thu mua, tổ chức sản xuất và lưu kho hợp lý
theo tình hình thực tế tại Xí nghiệp.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 58
Chương 6: KẾT LUẬN
6.1. Nhận xét
Về công tác quản lý hàng tồn kho
Qua một thời gian tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho cũng như quy
trình luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp. Tôi nhận thấy tất cả đều được tổ chức quản
lý khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu và
có sự phối hợp rất tốt.
Thứ nhất, tính quản lý chặt chẽ được thể hiện ở chỗ: khi hàng được nhập
kho đều được thủ kho ghi chép, theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng.
Chẳng hạn như: ngày nhập, số lượng, phẩm chất… Nhờ sự theo dõi chặt chẽ như vậy
thủ kho có thể xác định được chính xác phẩm chất của từng lô hàng để điều động
xuất sản xuất, xuất bán phù hợp.
Thứ hai, tính hệ thống thể hiện ở chỗ: hàng hóa trong kho được chất xếp
theo trình tự nhất định, phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng khác nhau. Hàng nhập
trước sẽ được xuất trước làm cho vòng quay hàng tồn kho diễn ra đều đặn, tránh
được sự kéo dài thời gian lưu kho của một loại hàng nào đó gây ảnh hưởng không tốt
đến chất lượng gạo.
Thứ ba, phân công phân nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu
được thể hiện: qua từng khâu của quy trình đều có cán bộ phụ trách xem xét lại cẩn
thận, mỗi người một việc được phân định rõ ràng, không chồng chéo lên nhau.
Chẳng hạn:
Tổ kiểm tra chất lượng là các KCS sẽ chịu trách nhiệm xem hàng và
quyết định giá, kiểm tra lại khi lên hàng. Trong quá trình sản xuất, xuất bán cũng do
KCS kiểm tra chất lượng gạo.
Việc xem cân, sắp xếp nhập kho, điều động xuất kho là nhiệm vụ của
thủ kho.
Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh, số
lượng nhập xuất trong ngày do thủ kho báo để lập các chứng từ có liên quan. Kết hợp
với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu lại hàng
ngày số liệu ghi chép giữa phiếu nhập kho của mình với sổ theo dõi của thủ kho để
ghi vào thẻ kho.
Việc thu chi tiền là trách nhiệm của thủ quỹ.
Ở đây có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm (dễ thấy
nhất là tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản của thủ quỹ với chức năng kế toán).
Điều này là rất tốt giúp các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra
sẽ được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên
nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm
của mình.
Chính các yếu tố này đã góp phần vào nâng cao hiệu quả trong công tác quản
lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 59
hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhỏ đã nêu ở
trên cần được khắc phục như:
Chỉ dựa vào cảm quan để xem hàng.
Vẫn còn một số trường hợp hàng được chất xếp không đúng quy định.
Các loại gạo khác nhau không được chất xếp riêng mà để chung một kho.
Các yếu tố này sẽ góp phần nhỏ không tốt đến chất lượng hàng tồn kho.
Về thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Thực tế công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Tuy nhiên bao
nhiêu đó chưa thể thấy hết mặt hiệu quả của nó. Đó chỉ mới là tốt về mặt định tính,
còn định lượng thì chưa biết được. Bởi hiện tại Xí nghiệp chưa áp dụng một mô hình
tồn kho nào vào công tác thu mua để xác định xem nên triển khai mỗi lần mua vào là
bao nhiêu. Vì vậy, về mặt quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp có đôi nét cần phải
được cải thiện nhất là trong khâu tổ chức thu mua. Nên triển khai mua theo sản lượng
như đã tính toán ở trên không những sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho mà còn đáp
ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm
bảo hơn. Và điều quan trọng là tạo cho Xí nghiệp một thế chủ động. Có nghĩa là với
nhu cầu dự kiến là như thế thì sẽ thu mua như thế nào, bao nhiêu là đủ chứ không
phải có bao nhiêu thì mua bấy nhiêu như trước đây. Từ đó cho thấy việc áp dụng mô
hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện kinh doanh thực tế tại Xí nghiệp là rất cần
thiết.
6.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho
Mặc dù còn tồn tại các khiếm khuyết nhỏ, nhưng điều đó không thể phủ nhận
một điều rằng công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp hiện tại là khá tốt. Vì vậy
để góp phần hoàn thiện, nâng cao thêm hiệu quả quản lý này, cần phải:
Đối với những lô hàng mua vào với số lượng nhiều, hay những lúc nguồn
cung đầu vào tăng vọt. Các cán bộ thu mua nên xem xét, kiểm tra hàng kỹ hơn (như
đem mẫu lên phòng kiểm phẩm phân tích tính toán tỷ lệ thu hồi… ). Để KCS làm tốt
nhiệm vụ này, Ban lãnh đạo Xí nghiệp có thể đưa ra quy định khi mua hàng với số
lượng lớn bao nhiêu thì phải tiến hành kiểm tra cẩn thận hơn, đồng thời giám sát việc
thực hiện. Có như vậy chất lượng gạo thu mua sẽ được đảm bảo hơn.
Những lúc hàng mua vào nhiều thủ kho nên tăng cường giám sát, chỉ dẫn
các công nhân chất xếp theo đúng quy định để giúp cho việc luân chuyển hàng trong
xuất kho được tốt hơn. Tránh được tình trạng một số lô hàng bị ứ đọng lại quá lâu.
Nên sắp xếp một vài kho để riêng một loại gạo nào đó. Chẳng hạn như
đối với kho 3, 5, 6 tại phân xưởng Long xuyên. Ở các kho này không có lắp đặt dây
chuyền lau bóng gạo có thể dùng để chất riêng một loại gạo nào đó (các kho còn lại
chất chung là không tránh khỏi) điều này sẽ giúp cho việc quản lý, kiểm soát được dễ
dàng hơn, có thể tránh được những sai sót nhỏ khi xuất hàng.
Mặt khác, để góp phần nâng cao hiệu quả về quản lý hàng tồn kho cả về mặt
định tính và định lượng. Điều đầu tiên là cần tập trung làm tốt trong khâu quản lý
hàng tồn kho, giữ vững và phát huy những mặt tốt đã thực hiện được. Bên cạnh đó,
Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần thực hiện tốt vai trò của mình: tạo mối liên hệ tốt với các
đối tác cung ứng, nắm bắt kịp thời về tình hình nguồn cung của thị trường để đưa ra
những định hướng, đề xuất, điều chỉnh sản lượng thu mua hợp lý theo từng thời điểm
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 60
khác nhau. Để làm tốt điều này, bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải cố gắng hơn để
đưa ra các kế hoạch hợp lý (theo sát tình hình thị trường, có các dự báo thống kê
chính xác… ). Bởi vì Xí nghiệp thực hiện thu mua theo kế hoạch, nên kế hoạch có tốt
có phù hợp sẽ là yếu tố đầu tiên góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện.
Mặt khác, bộ phận thu mua cũng phải có sự nổ lực hết mình để góp phần thực hiện
tốt kế hoạch đã đề ra.
6.3. Kết luận
Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu
của tỉnh và là một trong top 5 doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực kinh doanh gạo
trong cả nước. Đặc biệt là về xuất khẩu, thời gian qua đã đóng góp không nhỏ vào
kim ngạch xuất khẩu cả nước nói chung, tỉnh An Giang nói riêng.
Tổng sản lượng của Công ty hàng năm xấp xỉ 250.000 tấn, trong đó chỉ riêng
Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chiếm khoảng 90.000 tấn (doanh thu của Xí nghiệp
chiếm khoảng 35% trong tổng doanh thu của Công ty). Điều đó cho thấy đóng góp
rất lớn của Xí nghiệp vào sự phát triển của Công ty nói riêng, tỉnh An Giang nói
chung. Điều này được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp qua
các năm đều đạt lợi nhuận cao. Có được những thành tựu như vậy là nhờ vào sự chỉ
đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các
thành viên trong Xí nghiệp. Tin rằng với sự quan tâm lãnh đạo từ các phía cùng
những kết quả mà Xí nghiệp đã đạt được cộng với sự nổ lực không ngừng, sự quyết
tâm của các thành viên của Xí nghiệp sẽ góp phần chấp thêm đôi cánh cho hạt gạo
Angimex ngày càng bay cao bay xa hơn trên thị trường quốc tế.
Trong quá trình tìm hiểu về Xí nghiệp cũng như Công ty, tôi đã có một cái nhìn
khái quát, hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Đây là khoảng
thời gian thực tập rất có ý nghĩa, đã giúp tôi đi sâu tìm hiểu về một lĩnh vực cụ thể
trên thực tế, tập trung chủ yếu là về công tác quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mô
hình quản trị hàng tồn kho thích hợp. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng tôi
không thể nào có được.
Qua thời gian thực tập này đã giúp tôi nhận thấy rằng, những kiến thức tích lũy
được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, thuần túy,
không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì khó lòng đem lại kết
quả khả quan. Từ đó cho thấy lý thuyết thuần túy cần có sự hỗ trợ của thực tiễn.
Với tôi đề tài này rất có ý nghĩa bởi tính mới mẽ của nó:
Thứ nhất, Xí nghiệp chưa đưa các mô hình quản trị hàng tồn kho vào
thực tế. Mặc dù hiện tại công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt.
Nhưng không vì thế mà chúng ta quên đi vấn đề rất quan trọng là về quản trị hàng
tồn kho đó chính là đề ra những phương hướng, chỉ tiêu, cách thức thực hiện để góp
phần nâng cao thêm, hoàn thiện hơn trong quản lý hàng tồn kho. Quản trị đúng đắn,
quản lý tốt là một trong những tiền đề quyết định đến sự thành công, mang lại hiệu
quả trong vấn đề thực hiện. Vì vậy cần kết hợp tốt giữa hai mặt quản lý và quản trị.
Muốn vậy thì việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện quản lý hàng
tồn kho thực tế tại Xí nghiệp là điều cần phải thực hiện và rất cần thiết.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 61
Thứ hai, đề tài này chưa được thực hiện bởi các sinh viên khóa trước của
trường. Cho nên viêc tìm hiểu đề tài này có thể nói đã tạo tiền đề, đóng góp được
phần nào, làm phong phú thêm các lĩnh vực mà các bạn sinh viên khóa sau có thể lựa
chọn nghiên cứu, phát triển lên để làm đề tài nghiên cứu cho chính mình sau này.
Tuy nhiên, chưa hẳn cái gì mới là đã hay đã tốt. Mà cái hay cái tốt ở đây phải
đươc thể hiện ở chỗ nó cần thiết như thế nào, người nghiên cứu đã phân tích rõ vấn
đề đó chưa. Đây là điều rất quan trọng mà có thể nói đó cũng là một điểm hạn chế
mà đề tài này chưa đi sâu làm sáng tỏ. Ở đây, tôi chỉ mới phát thảo được những vấn
đề cơ bản, đề ra những phương hướng chung để thực hiện mà chưa đi sâu làm rõ, đưa
ra những phương hướng cụ thể để giải quyết. Đó là do những hạn chế nhất định về
mặt chuyên môn, cộng với thời gian thực tập còn ngắn và sự mới mẽ của đề tài nên
không thể tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Mong được sự đóng góp của
quý thầy cô.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 62
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho GVHD: ThS. Võ Minh Sang
SVTH: Trần Thị Cẩm Châm Trang 63
Tài liệu tham khảo
Đặng Minh Trang. 1999. Quản trị sản xuất và tác nghiệp. NXB Giáo dục.
Đồng Thị Thanh Phương. 2004. Giáo trình quản trị sản xuất và dịch vụ. NXB Thống
kê.
Ngô Thế Chi và Nguyễn Trọng Cơ. 2005. Giáo trình phân tích tài chính doanh
nghiệp. Hà nội: NXB Tài chính.
Nguyễn Thành Long. 2005. Tài liệu giảng dạy quản trị sản xuất. Khoa KT – QTKD
trường Đại Học An Giang
Nguyễn Năng Phúc. 2004. Phân tích tài chính trong các Công ty cổ phần ở Việt
Nam. NXB Tài chính.
Tài liệu tham khảo môn học quản trị doanh nghiệp. Bộ môn quản trị sản xuất khoa
KT – QTKD trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh.
Trương Đoàn Thể. 2004. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp. NXB Lao động
xã hội.
Tham khảo trên website của Công ty Angimex: www.Angimex.com.vn
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Luận văn THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC 1 TRỰC THUỘC CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX).pdf