Luận văn Thực trạng công tác Quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng

chuyển giao quyền sử dụng đất và di dời tài sản ra khỏi mặt bằng dự án, nhận tiền chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tiền đền bù hoặc thỏa thuận tái định cư. + Nguyên tắc thực hiện việc ký kết hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất, quản lý sổ đỏ và làm thủ tục chuyển đổi quyền sử dụng đất như sau: (1) Vận động mua & đàm phán giá Ký hợp đồng (2) chuyển nhượng quyền sử dụng đất (4) (3) (5) Sơ đồ 1.4: Nguyên tắc quản lý đền bù và giải phóng mặt bằng Tổ vận động Hộ dân có đất trong Dự án Công ty TNHH Vũ Kiều Ban QLDA của LICOGI Cùng Công ty TNHH Vũ Kiều làm thủ tục chuyển đổi quyền sử dụng đất Chuyển giao hợp đồng và Sổ đỏ để quản lý Làm văn bản uỷ quyền cho LICOGI được đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật và kinh doanh đất có Hạ tầng kỹ thuật - Xin giấy phép xây dựng. - Mua sắm thiết bị và công nghệ. - Khảo sát thiết kế và lập dự toán. - Thẩm định thiết kế dự toán. - Đấu thầu thi công xây dựng. - Tiến hành thi công xây dựng. - Kiểm tra thực hiện hợp đồng. - Quản lý kỹ thuật, chất lượng xây dựng. - Vận hành thử. - Nghiệm thu quyết toán. - Bàn giao - Thực hiện bảo hành sản phẩm… b. Quản lý phạm vi dự án : Sau khi đưa ra các công viêc cần làm, Ban quản lý dự án LICOGI sẽ xác định tất cả các công việc thuộc phạm vi dự án và phân chia các công việc thành các công việc nhỏ hơn, chi tiết hơn. Dưới đây, Ban quản lý Dự án LICOGI sẽ chia việc thực hiện thi công công trình thành các hạng mục như sau : - Hạng mục 1: Hạng mục san tạo mặt bằng: San nền đến độ cao trung bình 2.1 m (theo cao độ chuẩn Hòn Dấu), hướng dốc chủ đạo theo hướng Bắc thoải về Nam. - Hạng mục 2: Hạng mục làm đường giao thông: Xây dựng mạng lưới giao thông hoàn chỉnh gồm các tuyến đương chính, đường phụ đảm bảo yêu cầu giao thông thuận tiện cho nội bộ khu vực và cho việc liên hệ với các khu vực xung quanh. - Hạng mục 3: Hạng mục cấp nước. - Hạng mục 4: Hạng mục thoát nước. - Hạng mục 5: Hạng mục cấp điện. - Hạng mục 6: Hạng mục quy hoạch cảnh quan cây xanh. Sau khi phân bổ các hạng mục trong dự án, Ban quản lý dự án chia các hạng mục công trình ra thành các hạng mục nhỏ hơn để quản lý chi tiết, tránh tình trạng bỏ sót công việc: Bảng 1.8: Quản lý phạm vi dự án TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC 1 San tạo mặt bằng 1.1 San nền 1.2 Bóc lớp hữu cơ bề mặt 1.3 Đắp cát 2 Làm đường giao thông 2.1 Làm đường giao thông trong ranh giới dự án 2.1.1 Làm vỉa hè 2.1.2 Làm lòng đường 2.2 Làm đường giao thông ngoài ranh giới dự án 2.2.1 Làm cầu 2.2.2 Làm đường chung giữa hai dự án 3 Cấp nước 3.1 Làm mạng vòng 3.2 Làm mạng cụt 4 Thoát nước 3.1 Hệ thống thoát nước mưa 3.1.1 Lắp cống 3.1.2 Lắp móng cống 3.1.3 Xây hố ga, giếng thăm 3.1.4 Làm cửa xả 3.2 Hệ thống thoát nước bẩn 3.2.1 Làm mạng lưới 3.2.2 Xây trạm xử lý 3.2.2.1 Phần xây dựng 3.2.2.2 Phần công nghệ 3.2.2.3 Phần điện 3.2.2.4 Phần thiết bị 5 Cấp điện 5.1 Làm mạng điện lưới 5.1.1 Làm hệ thống đường dây trung thế 5.1.2 Trạm biến thế 5.1.3 Hệ thống đèn đường 5.2 Phần thông tin bưu điện 5.2.1 Làm tổng đài + Tủ cáp 5.2.2 Làm lộ cáp quang 6 Quang cảnh cây xanh Nguồn: Phòng quản lý dự án đầu tư xây dựng c. Quản lý thời gian dự án: Yêu cầu về thời gian là một trong những yêu cầu rất quan trọng của dự án xây dựng; vì đặc điểm của một dự án xây dựng thường là đòi hỏi một số vốn đầu tư tương đối lớn, thời gian xây dựng lâu dài nên vốn đầu tư nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện; bên cạnh đó thời gian cần hoạt động để có thể thu hồi đủ số vốn đã bỏ ra đối với các cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ sản xuất kinh doanh thường đòi hỏi nhiều năm tháng, do đó không tránh khỏi sự tác động hai mặt tích cực và tiêu cực của các yếu tố không ổn định về tự nhiên, xã hội, kinh tế, chính trị, nguy cơ xảy ra rủi ro là rất cao. Bởi vậy, việc quản lý thời gian của dự án là rất quan trọng để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí là vượt tiến độ. Ban quản lý dự án Licogi đã sử dụng phương pháp sơ đồ Gantt để quản lý tiến độ thực hiện của dự án. Lập, TĐ & phê duyệt b/c NCKT Khảo sát, đền bù GPMB Hoàn thiện & xin phê duyệt quy hoạch TKKT Thi công H/ thành đưa c/ t vào sd 8/2003 10/2003 1/2004 12/2006 Công việc Sơ dồ 1.5: Sơ đồ gantt biểu diễn kế hoạch triển khai dự án của Ban QLDA Việc quản lý thời gian dự án bằng phương pháp sơ đồ Gantt chỉ có thể thực hiện đối với nhóm công việc lớn, còn các công việc cụ thể thì phải quản lý bằng một phương pháp khác thích hợp hơn (ví dụ phương pháp lập sơ đồ mạng công việc). d. Quản lý chi phí: Trên cơ sở phân tách công việc theo phần quản lý phạm vi, Ban quản lý lập kế hoạch chi phí cho dự án. Cơ cấu chi phí cho hoạt động đầu tư xây dựng công trình bao gồm những nội dung sau: - Chi phí đất đai: Bao gồm chi phí đền bù giải phóng mặt bằng với giá dự toán là 110.537.468.650 đ - Chi phí xây lắp + thiết bị: được lập cho các công trình chính, công trình phụ trợ, các công trình tạm phục vụ thi công … Bảng 1.9: Kế hoạch cho chi phí Xây lắp + thiết bị Đơn vị: Đồng Chi phí xây lắp + thiết bị 133.608.359.047 San lấp mặt bằng 64.428.498.318 Đường ngoài ranh giới dự án 7.538.140.381 Đường trong ranh giới dự án 21.054.275.000 Cấp điện và chiếu sáng 9.646.901.000 Cấp nước 2.224.565.848 Thoát nước mưa 6.977.579.000 Thoát nước thải + Trạm xử lý 19.777.013.499 Cây xanh 1.000.000.000 Thông tin liên lạc 961.386.000 Nguồn: Phòng Quản lý dự án đầu tư xây dựng Như vậy, chi phí cho xây lắp và mua sắm thiết bị là 133.608.359.047 đ bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, trong đó chi phí cho san lấp mặt bằng chiếm tỉ trọng cao nhất(gần 50 % tổng chi phí cho xây lắp và mua sắm thiết bị). Vì vậy trong quá trình quản lý dự án cần chú ý công việc này, đông thời đây lại là công việc đầu tiên trong giai đoạn thực hiện đầu tư xây dựng nên cần giám sát thi công một cách chặt chẽ, đảm bảo cả về tiến độ và chất lượng cho hạng mục đó nói riêng và của toàn bộ dự án nói chung. - Chi phí khác: Ngoài chi phí đất đai và chi phí xây lắp và mua sắm thiết bị thì chi phí khác là một bộ phận chi phí không thể thiếu khi lập kế hoach dự toán tính tổng mức đầu tư. Chi phí khác bao gồm nhiều loại chi phí tạp hợp thành, thể hiện thông qua bảng số liệu sau: Bảng 1.10: Kế hoạch cho chi phí khác Đơn vị: Đồng Chi phí khác 57.967.508.490 a Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Chi phí chuẩn bị đầu tư 45.019.050.000 Lập báo cáo NCKT 497.965.934 Thẩm định báo cáo NCKT 41.529.205 b Giai đoạn thực hiện đầu tư Chi phí thiết kế kỹ thuật ( tính 50% ) 1.242.257.120 Thẩm định hồ sơ TKKT 52.748.580 Thẩm định tổng dự toán 47.417.607 Lập hồ sơ mời thầu, đánh giá kết quả dự thầu 67.338.613 Chi phí lán trại 1.220.729.138 Chi phí Ban quản lý dự án 1.269.558.304 Giám sát kỹ thuật thi công 1.818.153.979 Chi phí rà, phá bom, mìn, điện nước thi công ( tính 50% ) 850.000.000 Chi phí bảo vệ môi trường trong thời gian thi công 300.000.000 Tiền sử dụng đất 2.293.160.000 Thuế chuyển quyền sử dụng đất và thuế trước bạ . 1.099.116.726 c Giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác Chi phí hoàn công 244.145.828 Chi phí thẩm định quyết toán 195.316.662 Chi phí bảo hiểm 1.709.020.794 Nguồn: Phòng Quản lý dự án đầu tư xây dựng Nhìn vào bảng trên ta thấy trong chi phí khác thì chi phí cho chuẩn bị đầu tư chiếm tỉ trọng cao nhất ( gần 90% Chi phí khác). Nguyên nhân làm cho chi phí chuẩn bị đầu tư cao là do giai đoạn chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở giai đoạn sau, vì vậy đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất. Trong quá trình lập dự án chuẩn bị đầu tư cần phải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cứu. Cũng như vậy, trong quá trình quản lý dự án, ban quản lý dự án cần chú trọng công tác chuẩn bị đầu tư nhằm đạt được mục tiêu mà dự án đặt ra. Nhìn tổng thể 3 loại chi phí của dự án thì chi phí xây lắp và mua sắm thiết bị là cao hơn cả, sau đó đến chi phí chuẩn bị đất đai rồi đến chi phí khác. Từ các chi phí đó, tổng mức đầu tư cho công trình dự án được tính là: Bảng 1.11: Tổng hợp tổng mức đầu tư Đơn vị: Đồng Tổng mức đầu tư Giá trị khái toán 302.113.336.187 Dự phòng phí 30.211.333.619 Tổng cộng 332.324.669.806 Lãi vay trong thời gian xây dựng 25.692.240.000 Tổng mức đầu tư 358.016.909.806 Nguồn: Phòng quản lý dự án đầu tư xây dựng Sau khi xác định Tổng mức đầu tư, Ban QLDA phân bổ chi phí cụ thể cho từng hạng mục công trình. Bảng 1.12: Phân bổ chi phí cho từng hạng mục công trình TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHI PHÍ (đ) 1 San tạo mặt bằng 64.428.498.318 1.1 San nền 54.925.084.400 1.2 Bóc lớp hữu cơ bề mặt 100.430.250 1.3 Đắp cát 9.402.938.668 2 Làm đường giao thông 28.592.415.381 2.1 Làm đường giao thông trong ranh giới dự án 21.054.275.000 2.1.1 Làm vỉa hè 10.938.293.165 2.1.2 Làm lòng đường 10.115.981.845 2.2 Làm đường giao thông ngoài ranh giới dự án 7.538.140.381 2.2.1 Làm cầu 6.292.000.000 2.2.2 Làm đường chung giữa hai dự án 1.246.140.381 3 Cấp nước 2.224.565.848 3.1 Làm mạng vòng 1.123.456.261 3.2 Làm mạng cụt 1.101.109.587 4 Thoát nước 26.754.692.499 4.1 Hệ thống thoát nước mưa 6.977.579.000 4.1.1 Lắp cống 4.229.000.000 4.1.2 Lắp móng cống 45.065.000 4.1.3 Xây hố ga, giếng thăm 1.185.950.000 4.1.4 Làm cửa xả 75.000 4.2 Hệ thống thoát nước bẩn 19.777.013.499 4.2.1 Làm mạng lưới 7.003.004.999 4.2.2 Xây trạm xử lý 12.774.008.500 4.2.2.1 Phần xây dựng 2.864.763.500 4.2.2.2 Phần công nghệ 874.678.000 4.2.2.3 Phần điện 346.608.000 4.2.2.4 Phần thiết bị 1.710.380.000 5 Cấp điện 10.608.287.000 5.1 Làm mạng điện lưới 9.646.901.000 5.1.1 Làm hệ thống đường dây trung thế 405.336.000 5.1.2 Trạm biến thế 4.312.500.000 5.1.3 Hệ thống đèn đường 3.503.435.000 5.2 Phần thông tin bưu điện 961.386.000 5.2.1 Làm tổng đài + Tủ cáp 4.632.000 5.2.2 Làm lộ cáp quang 956.754.000 6 Quang cảnh cây xanh 1.000.000.000 Hoặc phân bổ chi phí theo năm như sau: Bảng 1.13: Phân bổ chi phí theo thời gian Đơn vị: Đồng TT KHOẢN MỤC CHI PHÍ NĂM 2003 NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006 1 Tiền lương hàng năm 15 người x 2.200.000 đ/ ng/ tháng 396.000.000 396.000.000 396.000.000 396.000.000 2 Bảo hiểm xã hội + BHYT 75.240.000 75.240.000 75.240.000 75.240.000 3 Chi phí quản lý 360.000.000 360.000.000 360.000.000 360.000.000 4 Các chi phí khác 277.200.000 277.200.000 277.200.000 277.200.000 Tổng chi phí hoạt động 1.108.440.000 1.108.440.000 1.108.440.000 1.108.440.000 Nguồn: Phòng quản lý dự án đầu tư xây dựng Từ kế hoạch phân bổ chi phí như trên, Ban quản lý dự án kiểm soát tình hình sử dụng vốn đầu tư vào việc thi công các công việc như thế nào. 1.2.5.3. Đánh giá công tác quản lý “ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH ĐẤT CÓ HẠ TẦNG KỸ THUẬT KHU DÂN CƯ VĨNH PHÚ I ( GIAI ĐOẠN 2 ) QUY MÔ 52,56 HA”. a. Những kết quả đạt được: Xét về mặt tổng thể, dự án trên hoạt động khá thuận lợi. Thông qua phân tích việc thực hiện dự án có thể thấy rằng dự án đem lại nhiều kết quả khả quan, cụ thể như sau: Giá trị hiện tại ròng của dự án là NPV = 13,415 tỷ đồng > 0 với thời gian thực hiện dự án trong vòng gần ba năm rưỡi. Vì vậy đây là một dự án tương đối thành công. Hệ số hoàn vốn nội bộ: IRR = 14,45 % / năm , lớn hơn so với tỷ lệ chiết khấu đặt ra là 8,4 % / năm. Thời gian thu hồi vốn của dự án là T = 2 năm 11 tháng Những chỉ tiêu tài chính của dự án nêu trên cho thấy dự án đã đem lại hiệu quả về mặt kinh tế tài chính cũng như hiệu quả về mặt xã hội. Xét về mặt hiệu quả quản lý dự án đầu tư xây dựng và kinh doanh đất có hạ tầng kỹ thuật khu dân cư Vĩnh Phú I ( giai đoan 2 ). Về chất lượng thực hiện dự án :  Hệ thống đường giao thông: Dự án đã xây dựng được một mạng lưới giao thông hoàn chỉnh gồm các tuyến đường chính, đường phụ đảm bảo yêu cầu giao thông thuận tiện cho nội bộ khu vực và cho việc liên hệ với các khu vực xung quanh qui hoạch và đạt tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra. Cụ thể như sau: - Đường trục chính có ba loại: + Loại lộ giới 25m trong đó lòng đường rộng 13m, hai vỉa hè rộng 5m. + Loại lộ giới 20m trong đó lòng đường rộng 8m, hè rộng 4m mỗi bên. + Loại lộ giới 14m trong đó lòng đường rộng 7m, hè rộng 3,5m mỗi bên. - Đưòng nhánh nối các khu nhà ở với trục đường phụ có hai loại + Loại lộ giới 6m trong đó hè rộng 1,5m mỗi bên. + Loại lộ giới 5m trong đó hè rộng 1,2m mỗi bên. - Hệ thống đường, cầu nối khu quy hoạch với các vùng lân cận có lộ giới 25 m, lòng đường rộng 13m, hè rộng 5m mỗi bên, dải phân cách rộng 2m ở giữa. - Kết cấu mặt đưòng mềm, rải bêtông asphalt 2 lớp, vỉa hè lát gạch và trồng cây xanh.  Hệ thống cấp nước: Nước cấp sinh hoạt được lấy từ khu vực nối liền giai đoạn 1 trục truyền dẫn nằm trên đường số 3; nguồn nước phục vụ chữa cháy lấy từ sông Vĩnh Bình bao quanh khu vực do bán kính phục vụ không quá 250m. Cấu trúc mạng lưới phân bố bao gồm : - Đường ống truyền tải : D = 150 ; L = 1800 m D = 100 ; L = 1102 m - Đường ống đến dịch vụ và phân phối đến nơi tiêu thụ : D <= 50 ; L = 9212m. Với cấu trúc mạng lưới như vậy, hệ thống cấp nước của dự án có thể cung cấp 200 - 240 lít một người một ngày đêm, phục vụ nhu cầu 1.350 m3 / ngày đêm.  Hệ thống thoát nước: Hệ thống thoát nước được xây dựng hoàn toàn riêng biệt, có trạm xử lý nước thải riêng công suất 1200 m3 / ngày đêm. Nước thải được đưa đến trạm xử lý trước khi thải qua các sông rạch, nước thải qua xử lý đạt các tiêu chuẩn về nước thải xả nguồn TCVN 5945 – 1955 . Hệ thống thoát nước mưa bao gồm: - Các cống có tiết diện D 300 – D 1500 mm có tổng chiều dài 9.340m - Hố ga thu nước mưa: 321 cái - Hố ga thoát giếng thăm: 202 cái - Cửa xả: 06 cái Hệ thống thoát nước thải bẩn bao gồm: - Các cống PVC 300 – PVC 400 có tổng chiều dài 10.040 - Hố ga, giếng thăm: 513 cái, cửa xả: 01 cái  Hệ thống cấp điện: Nguồn điện được lấy từ nguồn 220 KV từ Hóc Môn về. Hệ thống đạt tiêu chuẩn: chiều dài tuyến trục chính là 1.262m đi trên cột ly tâm 12 – 14m. Loại dây AC 150 dài 918m. Lắp được 8 trạm biến áp loại 22/15/0,4 KV. Hệ thống cấp điện của dự án có thể cấp được 800 – 1200 Kwh một người một năm phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ điện là 2010 KVA.  Hệ thống cảnh quan cây xanh: Cây xanh được bố trí tập trung thành các công viên cây xanh xen kẽ trong các ô phố, dọc theo sông Vĩnh Bình và trồng dọc theo các vỉa hè, các dải phân cách. Hệ thống cảnh quan cây xanh chiếm khoảng 10 % diện tích đất quy hoạch, bố trí rộng khắp đảm bảo mỹ quan, đủ mảng xanh cho toàn bộ dự án và khu vực. Như vậy, nhờ công tác quản lý chất lượng dự án chặt chẽ, chất lượng dự án nói chung là tốt, tạo ra cho khu vực dự án một môi trường sống sinh thái tự nhiên; kết hợp hài hòa các yếu tố cây xanh, mặt nước tạo nên sự thanh thoát, sinh động và dễ chịu hơn trong mọi góc độ sinh hoạt. Với cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện đại, cảnh quan đẹp, môi trường sinh thái trong lành, dự án có thể nói là đạt tiêu chuẩn của một thiên đường nghỉ dưỡng, thu hút nhiều người đến sinh sống và làm việc. Về chi phí thực hiện dự án: Theo báo cáo quyết toán Ban quản lý dự án LICOGI tháng 3/2007, chi phí thực hiện dự án thể hiện thông qua bảng dưới đây: Bảng 1.14: Chi phí thực hiện dự án TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHI PHÍ (đ) 1 Chi phí xây lắp & thiết bị 133.613.790.000 2 Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng 110.537.468.000 3 Chi phí khác 57.991.486.500 4 Chi phí dự phòng 30.214.129.500 5 Lãi vay trong thời gian xây dựng 25.692.240.000 6 Tổng mức đầu tư 358.049.114.000 Nguồn: Phòng quản lý dự án đầu tư xây dựng Như vậy, so với kế hoạch, Tổng mức đầu tư tăng 32.204.000 đồng. Nguyên nhân của việc tăng tổng mức đầu tư này chủ yếu là do tăng chi phí khác là 23.978.000 đ (các chi phí khác như: chi phí lập dự án đầu tư, chi phí tư vấn xây dựng, chi phí lập và phân tích hồ sơ thầu, chi phí giám sát thi cong công trình, chi phí thẩm định dự án, chi phí quản lý dự án…) các chi phí còn lại (chi phí xây lắp và thiết bị, chi phí dự phòng) có tăng nhưng không đáng kể. Tuy nhiên, chi phí thực hiện dự án không vượt quá nhiều so với kế hoạch đề ra, vì vậy nói chung dự án vẫn có thể được coi là đạt hiệu quả về mặt chi phí. b. Hạn chế : Hạn chế của công tác quản lý dự án là quản lý thời gian còn chưa được chặt chẽ khiến dự án hoàn thành chưa đúng so với kế hoạch đề ra. Theo bảng theo dõi tiến độ, thời gian thực hiện dự án là: Bảng 1.15: Tiến độ thực tế dự án TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỜI GIAN THỰC HIỆN 1 Lập, thẩm định & phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi Từ tháng 8 / 2003 đến đầu tháng 9 / 2003 2 Khảo sát có phương án giá, xây dựng quy trình và tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng Từ tháng 8 / 2003 đến tháng 2 / 2004 3 Hoàn thiện và xin phê duyệt quy hoạch TKKT Từ tháng 10 / 2003 đến tháng 12 / 2003 4 Khởi công xây dựng Tháng 3 / 2004 5 Thời gian thi công và kinh doanh đất có hạ tầng kỹ thuật 36 tháng 6 Hoàn thành đưa công trình đi vào sử dụng Tháng 2 / 2007 Nguồn: Phòng Quản lý dự án đầu tư xây dựng Như vậy, theo kế hoạch thì công trình bắt đầu khởi công xây dựng từ tháng 1/2004. Tuy nhiên, trên thực tế thì đến tháng 3 năm 2004 công trình mới có thể khởi công, chậm 2 tháng so với tiến độ dự án. Nguyên nhân chậm tiến độ kế hoạch là do công tác giải phóng mặt bằng gặp khó khăn. Trong phạm vi dự án nghiên cứu, phần đất bị thu hồi phần lớn là đất nông nghiệp, nên đối với một số hộ dân sống chủ yếu bằng nghề nông nghiệp trồng lúa, hoa màu … khi bị lấy đi đất canh tác sẽ sinh ra phản ứng tiêu cực khiến cho việc giải phóng gặp nhiều khó khăn. Bởi thế, công tác giải phóng mặt bằng tại Ban quản lý dự án còn gặp nhiều vấn đề bất cập cần phải suy nghĩ để xử lý. 1.2.6. Đánh giá chung về công tác Quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng: Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng là một đơn vị có thế mạnh truyền thống về thi công cơ giới, xử lý nền móng, xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng, xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng với qui mô từ nhỏ đến lớn. Để có thể xây dựng các công trình đạt đuợc chất lượng cao trong giới hạn thời gian và điều kiện ngân sách cho phép thì không thể không kể đến vai trò của công tác quản lý dự án đầu tư mà cụ thể bộ phận chịu trách nhiệm là phòng Quản lý dự án đầu tư và xây dựng cùng Ban quản lý dự án được thành lập. Trong nhiều năm qua phòng quản lý dự án và ban quản lý dự án đã thực hiện việc triển khai các dự án đầu tư có hiệu quả, đóng góp tích cực vào hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Quá trình quản lý dự án đã góp phần nghiên cứu bổ sung kịp thời những khiếm khuyết trong quá trình lập và thẩm định dự án, đưa ra các biện pháp thuyết phục hơn trong việc thực hiện thi công dự án. Qua phân tích công tác quản lý dự án “đầu tư xây dựng và kinh doanh đát có hạ tầng kỹ thuật giai đoạn hai khu dân cư Vĩnh Phú I quy mô 52,56 ha”, ta có thể thấy được phần nào tình hình quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng.  Về thành tựu đạt được: Thứ nhất, công tác quản lý chất lượng dự án đã được thực hiện khá tốt, Tổng công ty đã và đang đảm nhận thực hiện xây dựng thành công nhiều công trình quan trọng với các điều kiện kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế như : khu công nghiệp: Nội Bài, Đài Tư, Bắc Thăng Long, Thanh Trì, Gia Lâm – Hà nội, Suối Dầu – Nha Trang; Khu dân dụng: Câu lạc bộ Hà Nội, Khách sạn 14 tầng HORISON tại 40 Cát Linh – Hà Nội, Khách sạn Licogi 3 sao 15 tầng tại Hạ Long - Quảng Ninh, Nhà biên tập phát thanh quốc tế - Đài tiếng nói Việt Nam, Trung tâm hội chợ triển lãm thương mại - Đầu tư nông nghiệp và phát triển nông thôn – Hà Nội, Nhà ga hành khách sân bay Quốc tế T1 Nội Bài, Trung tâm hội nghị Quốc tế 35 Hùng Vương, Cung thể thao tổng hợp Quần Ngựa, Nhà thi đấu Phú Thọ Tp Hồ Chí Minh, Chung cư 17 tầng Mỹ Đình – Hà Nội, Lãnh sự quán Mỹ tại tp Hồ Chí Minh, Cao ốc 27 tầng Phúc Thịnh; Xây dựng công nghiệp: Nhà máy lắp ráp ô tô FORD tại Việt Nam, Nhà máy thực phẩm Nghĩa Mỹ - Hưng Yên, Nhà máy đóng tàu Nam Triệu, Nhà máy đường Quỳ Hợp - Nghệ An, Nhà máy phân đạm Bắc Giang, Nhà máy gang thép Thái Nguyên, Nhà máy bột gíấy Kon Tum, Nhà máy Granit Đồng Nai, Thủy điện Đại Ninh, A Vương, Bản lả ; cơ sở hạ tầng và giao thông: đường Quốc lộ 51, Công trình đường vận hành thủy điện Hàm Thuận – Đa Mi, Cảng nước sâu Cái Lân - Quảng Ninh, khu đô thị Lán Bè - Cột 8 tỉnh Quảng Ninh, Đê chắn sóng nhà máy lọc dầu Dung Quất, nâng cấp và mở rông Bệnh viện Bạch Mai… Thứ hai, khi thực hiện dự án, phòng quản lý dự án và Ban quản lý dự án đã xác định mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể của dự án, từ đó phân chia các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn, chi tiết hơn, tạo điều kiện tốt cho quá trình quản lý thi công công trình. Thứ ba, từ việc phân chia rõ chi tiết công việc, phòng quản lý dự án và ban quản lý dự án cũng phân bổ cụ thể chi phí thực hiện từng hạng mục công trình, giúp cho công tác quản lý trở nên thuận lợi, tạo nên thành công của công trình. Thứ tư, tinh thần làm việc nhiệt tình của các thành viên trong phòng quản lý dự án và ban quản lý dự án cũng góp phần không nhỏ trong quá trình quản lý dự án hoàn thành một cách nhanh chóng và thuận lợi.  Về những mặt hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm hiện có thì công tác quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng cũng vướng phải một số nhược điểm như sau: Thứ nhất, công tác quản lý và huy động vốn còn chưa đạt hiệu quả. Do đó, trong nhiều dự án, công việc đang được thi công phải tạm dừng vì thiếu vốn đầu tư, gây ra sự chậm trễ trong hoạt động thực hiện dự án. Ngoài ra, việc quản lý vốn còn lỏng lẻo gây tác động không nhỏ tới kết quả và hiệu quả đầu tư do hiện tượng lãng phí và thất thoát vốn đầu tư còn thường xảy ra. Thứ hai, một số cán bộ quản lý dự án có kiến thức chuyên môn rất tốt, bên cạnh đó cũng có một số cán bộ còn yếu về chuyên môn, cần được đào tạo bồi dưõng thêm, nâng cao trình độ của một cán bộ quản lý dự án. Thứ ba, công cụ kỹ thuật sử dụng trong công tác quản lý dự án còn lạc hậu, ví dụ hiện nay Tổng công ty vẫn chưa sử dụng các công cụ kỹ thuật quản lý dự án tiên tiến mà thực hiện thủ công trên phần mềm Excel và khá đơn giản. Thứ tư, về cơ chế quản lý dự án, việc tiến hành các thủ tục hành chính còn khá phức tạp có liên quan tới nhiều bộ phận khác nhau trong Tổng công ty, khâu lưu trữ dữ liệu vẫn chưa thực hiện tổng kết và đánh giá về dự án, tập hợp dự án, gây khó khăn cho việc tra cúu lại tài liệu cũ khi cần thiết. Nói tóm lại, công tác quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng đã đạt được một số thành tựu đáng khích lệ và bên cạnh đó cũng gặp phải một số hạn chế nhỏ. Vì vậy, phần tiếp theo của chuyên đề sẽ đề cập đến một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty. CHƯƠNG 2 - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG 2.1. Định hướng phát triển của Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng giai đoạn 2006 – 2010: 2.1.1. Định hướng phát triển của Tổng công ty: Trên cơ sở các thành tích đã đạt được, căn cứ vào các mục tiêu kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nước, căn cứ định hướng phát triển của ngành xây dựng , Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng xây dựng định phát triển với các mục tiêu chủ yếu sau: 2.1.1.1. Tăng quy mô và hiệu quả sản xuất kinh doanh: Bằng các biện pháp mở rộng xản xuất kinh doanh, mở thêm các ngành nghề, sản phẩm mới theo hướng kinh doanh xây lắp tổng hợp, nhận thầu thi công trọn gói các công trình. Thị trường được xác định là các dự án có vốn đầu tư nước ngoài, các công trình trọng điểm của Nhà nước, các công trình thuộc các ngành: giao thông thủy lợi, dầu khí, điện lực, y tế, giáo dục. Quan tâm hơn nữa đến các công trình của các địa phương đặc biệt là phía Nam, tăng cường các hoạt động liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để phát triển, nâng vị thế và uy tín của Tổng công ty trong ngành Xây dựng. Phát triển ngành nghề truyền thống là thi công cơ giới và xử lý nền móng bằng cách đầu tư thỏa đáng về vốn thiết bị, công nghệ mới, nguồn nhân lực để đảm bảo cho lĩnh vực này luôn là mũi nhọn, là lợi thế cạnh tranh của Tổng công ty, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu về xây lắp các công trình hạ tầng ở nước ta trong những năm tới. Cùng với thi công cơ giới và thi công nền móng, lĩnh vực xây dựng cũng phải được quan tâm phát triển mạnh cả về quy mô, chất lượng kỹ thuật, công nghệ. Trong công tác xây dựng thì việc thi công các công trình cấp thoát nước , xử lý môi trường phải được quan tâm đúng mức cả về công nghệ, thiết bị và con người. Ngoài các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu trên, Tổng công ty sẽ tiếp tục củng cố và phát triển các ngành nghề khác như: sản xuất vật liệu xây dựng với các sản phẩm: tấm lợp, gạch xây dựng, xi măng theo hướng nâng cao công suất, đổi mới công nghệ, sản xuất các sản phẩm cơ khí như bi đạn, gia công lắp dựng két cấu phi tiêu chuẩn… Chú trọng phát triển các ngành nghề mới như: thi công đường đã được đầu tư, tham gia thị trường giao thông, phát triển quy mô lớn về lắp máy điện nước, tiến tới đảm nhận trọn gói các công trình cấp thoát nước và xử lý môi trường. Đầu tư xây dựng khu công nghiệp, đầu tư theo hình thức BOT , đầu tư phát triển lĩnh vực tư vấn xây dựng, đào tạo cán bộ, nghiên cứu công nghệ mới. Với các định hướng trên, Tổng công ty mong muốn phát triển một cách đồng bộ về mọi ngành nghề kinh doanh mà mình tham gia. 2.1.1.2. Tăng cường công tác quản lý: Nâng cao hiệu quả tài chính bằng cách phát huy tốt nhất các nguồn vốn, các nguồn tài trợ phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh và đầu tư với mức tăng trưởng cao. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường quản lý giá thành, quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật, hoàn thiện công tác khoán cho từng công ty, công trường, đội sản xuất với phương châm: Phát huy tốt nội lực, khai thác và sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các nguồn tài chính hiện có, cải tiến cơ chế điều hành của Tổng công ty để vừa đảm bảo tính tập trung thống nhất, vừa đảm bảo tính linh hoạt nhằm phát hu y tốt tính chủ động sáng tạo của đơn vị. Nâng cao năng lực quản lý, điều hành cho cán bộ quản lý kinh doanh, đặc biệt là những cán bộ quản lý các dự án lớn, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân kỹ thuật. 2.1.2. Các chỉ tiêu cần đạt được: Trong giai đoạn 2006 – 2010, Tổng công ty đề ra một số chỉ tiêu tăng trưởng chính hàng năm như sau: - Dự kiến tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm là 13 – 18 %. - Giá trị sản xuất kinh doanh từ 10 – 20 % - Doanh thu đạt 32 – 33 % - Kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 18 – 24 % . - Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu: 0,8 – 1 %. …. Các chỉ tiêu khác như duy trì việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, nộp ngân sách …Các chỉ tiêu được cụ thể hóa dưới bảng số liệu sau: BẢNG 2.1. KẾ HOẠCH ĐỊNH HƯỚNG NĂM 2006 – 2010 Các chỉ tiêu ĐV KH 2006 Hệ số tăng KH 2007 Hệ số tăng KH 2008 Hệ số tăng KH 2009 Hệ số tăng KH 2010 2006 – 2010 Giá trị SXKD tỷ đ 4.300 1.163 5.000 1.12 5.600 1.125 6.300 7000 28.200 Giá trị SXXL tỷ đ 3.100 1.15 3.565 1.122 4.000 1.100 4.400 1.1 4.840 19.905 Giá trị SXCN tỷ đ 686 1.25 858 1.107 950 1.2 1.140 1.125 1.283 4.917 Giá trị KS, TK tỷ đ 24 1.2 29 1.1 32 1.15 37 1.25 46 168 Giá trị SXKD khác tỷ đ 490 1.119 548 1.127 618 1.17 723 1.15 831 3.210 Tổng giá trị kim ngạch XNK 1000 USD 17.120 1.18 20.560 1.2 25.230 1.23 31.250 1.24 37.970 13.213 Tổng doanh thu tỷ đ 3.595 1.32 4.745 1.32 6.263 1.33 8.330 1.32 10.996 33.929 Tổng nộp ngân Sách tỷ đ 72 1.3 94 1.3 122 1.31 160 1.31 210 658 Tổng lợi nhuận trước thuế tỷ đ 37 1.21 45 1.24 56 1.25 70 1.27 89 297 Tổng vốn đầu tư tỷ đ 1.441 2.359 4.055 6.228 10.026 24.109 Đầu tư xây dựng tỷ đ 985 1.7 1.675 1.8 3.015 1.6 4.824 1.7 8.201 18.700 Đầu tư TSCĐ tỷ đ 456 1.5 684 1.52 1.040 1.35 1.404 1.3 1.825 5.409 Lao động và thu nhập tỷ đ Lao động / bình quân năm 21.000 1.2 25.000 1.22 31.000 1.25 39.000 1.27 50.000 16.600 Thu nhập bình quân 1 người/tháng 1000 đ 2.050 3.100 4.350 5.400 6.500 21.400 2.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng: Dựa trên một số mặt còn hạn chế trong công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng, chúng ta có thể đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Tỏng công ty như sau: 2.2.1. Các giải pháp về phía Tổng công ty: 2.2.1.1. Giải pháp về thu hút và sử dụng vốn có hiệu quả : Vốn đầu tư là một nhân tố rất quan trọng đối với một dự án nói riêng cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Để quản lý dự án cho tốt thì phải có kinh phí đầu tư cho dự án. Bởi vậy, huy động được nguồn vốn đầu tư dồi dào và ổn định trong suốt quá trình thực hiện dự án cũng là một nhân tố thúc đẩy hoạt động quản lý dự án tốt hơn cả về quản lý chi phí, quản lý thời gian và quản lý tiến độ. Đối với quản lý chi phí, có đầy đủ vốn đầu tư sẽ giúp việc phân bổ chi phí cho từng hạng mục công trình một cách rõ ràng và thuận tiện. Đối với quản lý thời gian, việc có đầy đủ vốn đầu tư và được cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời sẽ tạo điều kiện cho dự án có thể vượt tiến độ thời gian đặt ra theo kế hoạch. Và đối với quản lý chất lượng, tất nhiên vốn đầu tư càng dồi dào thì quản lý chất lượng càng được quan tâm, kiểm soát chặt chẽ, do đó chất lượng dự án càng được đảm bảo. Muốn đạt được mục tiêu trên, Tổng công ty phải xây dựng một chiến lược thu hút vốn cụ thể. Nội dung như sau: - Huy động tối đa mọi nguồn vốn bên trong Tổng công ty (nội lực): Mọi doanh nghiệp trước tiên phải dựa vào sức mạnh của chính bản thân mình để thành công, bởi vậy nguồn vốn bên trong được coi là nguồn vốn cơ bản và quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Nguồn vốn dùng để tái đầu tư của doanh nghiệp là lấy từ chính một phần lợi nhuận mà doanh nghiệp kiếm được, vì thế để có thể tận dụng được nguồn vốn này, Tổng công ty cần chú ý nâng cao hiệu quâ sản xuất kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn nhằm đạt được năng suất sử dụng vốn cận biên cao. Ngoài ra, vốn tạm thời nhàn rỗi của doanh nghiệp cũng là một nguồn vốn có ích nên được huy động, nhất là vốn khấu hao cơ bản. Phương pháp trích khấu hao phải đảm bảo được sự cân đối giữa mức tính vào giá thành sản phẩm và nhu cầu hoàn vốn để đổi mới tài sản. Các tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc bỏ phế thì cần nhanh chóng thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn và giảm chi phí lưu kho, lưu bãi và chi phí bảo quản ,sửa chữa. - Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp xây dựng, phần lớn vốn đầu tư là vốn vay từ các tổ chức thương mại, vì vậy cần phải đa dạng hóa nguồn vốn đầu tư bằng cách kết hợp nhiều nguồn vốn đầu tư khác nhau như nguồn vốn tín dụng ưu đãi của Nhà nước dành cho các doanh nghiệp nhà nước và nguồn vốn vay tín dụng từ các ngân hàng thương mại để làm vốn đặt cọc và vốn để xây lắp công trình, đặc biệt là các khoản vay ưu đãi của nước ngoài thông qua các tổ chức quốc tế như tổ chức WB, JBIC, ADB….để giải quyết tình trạng thiếu vốn hiện nay. Mỗi nguồn vốn thì có ưu nhược điểm riêng nên phương hướng chung là sử dụng kết hợp các nguồn vốn một cách hài hòa để tận dụng ưu điểm của mỗi loại nguồn vốn. - Lập dự án đầu tư xây dựng và phưong án kinh doanh mang tính khả thi cao: Trên thực tế, vẫn còn khá nhiều vốn nhàn rỗi nhưng chưa được phân bổ cho các dự án, nguyên nhân là vì nhiều dự án được lập ra không đạt yêu cầu về tính khả thi và khả năng sinh lời của dự án. Ngay cả khi một doanh nghiệp đi vay vốn ngân hàng cũng phải trình cho ngân hàng bản báo cáo nghiên cứu khả thi để ngân hàng thẩm định lại xem dự án có khả thi hay không rồi mới ra quyết định cho vay vốn. Bởi vậy, Tổng công ty cần đưa ra các dự án được lập một cách cẩn thận, có tính khả thi cao, mang tính thuyết phục nhằm kêu gọi vốn đầu tư thông qua các tổ chức tín dụng, ngân hàng hay sự góp vốn của các chủ đầu tư. Tuy vậy, dù là nguồn vốn do đi vay hay nguồn vốn được huy động từ bản thân Tổng công ty thì Tổng công ty vẫn phải chú ý sử dụng sao cho có hiệu quả và phát huy tốt nhất hiệu quả của nguồn vốn để tạo ra hiệu quả công tác quản lý dự án cao. 2.2.1.2. Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ quản lý dự án cho cán bộ: Các cán bộ quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng hầu hết là những người được đào tạo về các mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, giao thông, kinh tế…) mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu các cán bộ quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hướng dẫn trong văn bản và thông tư của nhà nước. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể như sau: - Tổ chức các khóa đi học bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Tổng công ty đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo. - Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được. Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, Tổng công ty cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trương và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trường làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ửng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì. Bên cạnh đó, một mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án, tạo cho họ ảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tương ứng với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ về tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Tổng công ty. Tạo môi trường giao lưu văn hóa giữa các thành viên trong Tổng công ty để xây dựng tình đồng nghiệp và tôn trọng lẫn nhau, khi đó người lao động có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng Tổng công ty ngày một phát triển. 2.2.1.3. Sử dụng công cụ kỹ thuật hiện đại vào quản lý dự án : Sử dụng công cụ quản lý dự án tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý của dự án, đồng thời giảm được chi phí quản lý do đỡ phải đi lại nhiều, đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian. Hiện nay, Tổng công ty có thể áp dụng các công cụ quản lý dự án hiện đại sau: Trong quản lý tiến độ sử dụng: - Báo cáo phạm vi dự án và sơ đồ phân tách cơ cấu công việc - Biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, phân tích đường Gantt Trong quản lý chất lượng, có thể sử dụng một số công cụ sau: - Phân tích Pareto - Lưu đồ Flowchart - Biểu đồ nhân quả…. Biểu đồ Pareto là biểu đồ hình cột thể hiện bằng hình ảnh những nguyên nhân kém chất lượng, phản ánh những yếu tố làm cho dự án không đạt chất lượng yêu cầu trong một thời kỳ nhất định. Biểu đồ Pareto được xây dựng theo trình tự các bước sau: + Xác lập các loại sai hỏng. + Xác định yếu tố thời gian của biểu đồ + Tổng công tỷ lệ sai hỏng là 100 %, tính tỷ lệ phần trăm cho từng sai hỏng + Vẽ trục tung và trục hoành chia các khoản tương ứng với các đơn vị thích hợp trên các trục. + Vẽ các cột thể hiện từng sai hỏng theo thứ tự giản dần, từ trái sang phải, + Viết tiêu dề nôi dung và ghi tóm tắt các đặc trưng của số liệu được vẽ lên biểu đồ + Phân tích biểu đồ : Những cột cao hơn thể hiện sai hỏng xảy ra nhiều nhất cần được ưu tiên giải quyết. Với biểu đồ Pareto, Phòng quản lý dự án và ban quản lý dự án có thể kịp thời phát hiện ra các sai sót ảnh hưỏng đến chất lượng dự án để có thể kịp thời sửa chữa, tạo ra một dự án có chất lượng tốt hơn. Ngoài các công cụ kỹ thuật hiện đại, Dự án có thể được quản lý tốt hơn bằng phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Với phần mềm Microsoft Project, các nội dung quản lý dự án như: xây dựng sơ đồ mạng công việc, xác định đường găng của dự án, phân bổ nguồn lực cho dự án, quản lý chi phí cho dự án….đều được thể hiện một cách rõ ràng khi ta nhập các dữ liệu cần thiết có liên quan với dự án. Phần mềm này không chỉ quản lý một dự án riêng biệt mà còn có thể quản lý nhiều dự án cùng một lúc và quản lý mối liên hệ giữa các dự án như phân bổ nguồn lực hạn chế cho nhiều dự án… 2.2.1.4. Giải pháp về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư: a. Xây dựng các thủ tục dự án, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án: Công tác quản lý dự án cần được thực hiện theo một thủ tục nhất định do Tổng công ty đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo. Với việc xây dựng nên thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong quá trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện công tác quản lý dự án một cách nhanh chóng, tránh khỏi các công việc bị chồng chéo, gây khó khăn cho công tác quản lý dự án. Rõ ràng khi đã có một thủ tục xác định, công tác quản lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp cho người quản lý dự án có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất để quản lý dự án. b. Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án: b.1. Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án: Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện dến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng … Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Tổng công ty đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, đảm bảo công tác cập nhật thông tin vàp thư viện hồ sơ thực hiện dự án với những dự án đang trong thời gian thực hiện . Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thể bao gồm: + Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Tổng công ty phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. + Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư đã được phân chia ở trên. + Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình + Các bản ghi nhớ + Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện công trình. + Các báo biểu + Cập nhật các lịch biểu + Các cấu trúc phân việc.. Với việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Phòng QLDA và ban QLDA có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn để sửa chữa vấn đề; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý cấp cao hay bộ phận kiểm soát của Tổng công ty; giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn; mọi thành viên trong Tổng công ty hoàn toàn có thể tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần thiết nếu các thông tin này được lưu trữ và cất giũ tại vị trí mà mọi người đều có thể truy cập được. Nói tóm lại, Hồ sơ thực hiện dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Tổng công ty. b.2. Xây dựng sổ tay dự án : Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án . Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm: - Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện - Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục - Thông tin về các bên liên quan của dự án - Các trách nhiệm của các thành viên của Ban quản lý dự án… Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lôgíc để người xem có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý . Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện vói thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót xông việc trong quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự đầu tư. 2.2.1.5. Những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo nội dung quản lý a. Các giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án: Một đặc trưng cơ bản của các dự án đầu tư xây dựng là vốn đầu tư thường lớn, thời gian thi công dài nên vốn đầu tư bị nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện dự án trong phạm vi cho phép. Để đạt được điều này, trong công tác quản lý tiến độ dự án cần thực hiện những điều sau: Thứ nhất, phải lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Tổng công ty nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt. Thứ hai, thực hiện tốt việc ghi chép nhật kí thi công công trình, báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo tuần, quý…một cách thường xuyên, giám sát và đôn đốc công nhân hoàn thành dự án cho kịp tiến độ. Thứ ba, Ban quản lý dự án có kế hoạch lịch trình cụ thể trong việc bàn giao từng hạng mục công trình, tạo thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo. Đặc biệt, chúng ta có thể rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án bằng cách đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nằm trên đường găng của dự án, tuy nhiên như thế sẽ phải chịu một khoản chi phí nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc đó. b. Các giải pháp cho công tác quản lý chi phí: Một dự án hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phí thực hiện dự án cũng đúng bằng chi phí dự toán. Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý chi phí dự án là làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Như đã nêu ở trên, thời gian hoàn thành dự án có thể được rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít. Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện công việc. Với việc lợi dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đưa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất như sau: Đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc dự án bằng cách tăng cường thêm giờ, tăng thêm số lượng lao động và máy móc thiết bị. Khi đó chi phí trực tiếp sẽ tăng lên. Tuy nhiên với thời gian rút ngắn, những khoản chi phí gián tiếp giảm đi thậm chí giảm được cả khoản tiền phạt nếu không hoàn thành đúng thời hạn. Ban quản lý dự án cần lựa chọn mức độ rút ngắn thời gian thực hiện các công việc một cách hợp lý sao cho chi phí trực tiếp tăng thêm không vượt quá khoản thu được do việc giảm chi phí gián tiếp cộng với số tiền thưởng do hoàn thành tiến độ trước thời hạn. Bởi thế, để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi công, Ban quản lý dự án cần lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bước từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án. Ngoài ra, trong quá trình đầu tư xây dựng công trình, việc thất thoát lãng phí vốn đầu tư cũng thường xảy ra. Vì vậy, cần phải có những biện pháp nhằm ngăn chặn vấn đề lãng phí như sau: - Phối hợp chặt chẽ giữa Ban quản lý dự án với đơn vị tư vấn để đưa ra phương án đầu tư hợp lý và tổng dự toán chính xác. - Thực hiện thi công theo đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng công trình, tránh việc thi công ẩu nhằm đạt tiến độ mà chất lượng công trình không đảm bảo, đến lúc đó lại mất công phá đi làm lại gây lãng phí. - Phân bổ nguồn vốn hợp lí cho từng giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời phải thường xuyên tổng hợp số liệu về chi phí nhằm quản lý sát sao, đưa ra biện pháp đối phó kịp thời khi xảy ra sự cố( ví dụ như thiếu vốn tạm thời…) c. Các giải pháp cho quản lý chất lượng dự án: Giữa quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý chất lượng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thời gian có thể rút ngắn, chi phí có thể giảm nhưng phải luôn luôn đảm bảo được chất lượng của dự án. Quản lý chất lượng là một công việc phức tạp, xuyên suốt quá trình quản lý dự án. Quản lý chất lượng dự án phải được chú ý ngay từ giai đoạn khảo sát, lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật cơ sở vì chất lượng của giai đoạn này là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng của toàn dự án. Phòng quản lý dự án cần kết hợp với Công ty tư vấn thiết kế và giám sát chặt chẽ công tác lập báo cáo đầu tư, hồ sơ thiết kế cơ sở và hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công Quản lí chặt chẽ giai đoạn thi công , Ban quản lý dự án cùng cơ quan tư vấn giám sát kiểm soát gắt gao việc thực hiện công trình để đảm bảo các đơn vị thi công làm đúng theo thiết kế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng dự án. Tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý chất lượng công trình theo các quy chế, thông tư, nghị định của chính phủ trong công tác quản lý dự án. 2.2.2. Các giải pháp về phía các cơ quan quản lý Nhà nước: Xây dựng cơ sở hạ tầng là một ngành cơ bản, quan trọng để phát triển nền kinh tế của quốc gia. Vì vậy, Nhà nước cần có những chính thích đáng và phù hợp để khuyến khích sự phát triển của các ngành Xây dựng nói chung và của Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng nói riêng. Thứ nhất: Nhà nước cần hoàn thiện các chính sách ngày càng phù hợp hơn, tạo điều kiện phát triển đồng bộ thị trường xây dựng ở Việt Nam, giúp cho các doanh nghiệp tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, Nhà nước cần đảm bảo sự trung thực trong việc chỉ định thầu, đấu thầu và giao thầu các công trình trọng điểm của Quốc gia, tạo ra sân chơi công bằng cho mọi doanh nghiệp xây dựng trong và ngoài nước nói chung cũng như Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng nói riêng Thứ hai, Nhà nước cần có các biện pháp hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh: - Đổi mới chế độ vay vốn tín dựng do Nhà nước bảo lãnh hoặc vốn tín dụng đầu tư phát triển, giúp các doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng thiếu vốn, phải vay vốn của ngân hàng để đầu tư dài hạn. Với chế độ vay vốn như thế, lãi suất mà doanh nghiệp phải trả sẽ thấp hơn sơ với lãi suất của ngân hàng thương mại, khuyến khích các doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng. - Mở rộng kênh huy động vốn cho các doanh nghiệp, trong đó Nhà nước cần có biện pháp cụ thể để hoàn thiện và xây dựng thị trường chứng khoán ở Việt Nam để nó có thể thực sự trở thành một kênh huy động vốn hiện đại và hiệu quả đối với doanh nghiệp bằng cách: Cho phép các doanh nghiệp được phát hành chứng khoán rộng rãi trên thị trường giao dịch tập trung, hoàn thiện khung pháp lý về công tác hoạt động quản lý vốn qua thị trường chứng khoán nhằm tạo ra cơ chế công khai, minh bạch tạo ra hiệu quả cao trong việc tận dụng kênh huy động vốn này. Thứ ba, Nhà nước cần hoàn thiện chính sách Nhà nước về lĩnh vực Xây dựng, xây dựng một hệ thống các văn bản pháp lý hoàn chỉnh đối với việc quản lý và thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng. Chỉ có hệ thống văn bản hoàn chỉnh và phù hợp, công tác quản lý dự án mới có thể được thực hiện một cách thuận lợi và đạt được hiệu quả cao. KẾT LUẬN Quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý hoạt động đầu tư. Quản lý dự án giúp nâng cao hiệu quả đầu tư, cả trên phương diện tài chính cũng như hiệu quả kinh tế - xã hội, đòi hỏi phải quản lý tốt quá trình đầu tư bao gồm tất cả các giai đoạn từ nghiên cứu cơ hội đầu tư đến giai đoạn vận hành khai thác kết quả đầu tư. Qua chuyên đề trên, ta có thể rút ra một vài kết luận sau: - Vai trò của quản lý dự án ở bất kỳ doanh nghiệp Xây dựng nào cũng đều quan trọng và cần được chú ý. - Công tác quản lý dự án tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng đã đạt được một số thành công như: thực hiện thành công nhiều công trình quan trọng quốc gia đạt tiêu chuẩn chất lượng… nhưng cũng mắc phải một vài hạn chế như công cụ dùng cho quản lý dự án còn lạc hậu, vấn đề lưu trữ tài liệu còn chưa khoa học, hiện đại… Bởi vậy cần phải đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Tổng công ty, từ đó nâng cao hiệu quả đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tâng nói riêng và các doanh nghiệp Xây dựng nói chung, góp phần phát triển nền kinh tế thị trường nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kinh tế đầu tư – PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, TS. Từ Quang Phương. 2. Giáo trình lập dự án đầu tư – PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt. 3. Giáo trình Quản lý dự án đầu tư – TS. Từ Quang Phương. 4. Giáo trình thống kê đầu tư và xây dựng – PGS.TS Phan Công Nghĩa. 5. Quản lý dự án đầu tư – TS. Nguyễn Hồng Minh. 6. Báo đầu tư. 7. Thời báo kinh tế Việt Nam. 8. Các Website: www.moc.gov.vn www.mpi.gov.vn