Luận văn Thực trạng công tác tổ chức đấu thầu tại Ban quản lý dự án giai đoạn 2006- 2009

ết mang tính định hướng. Nếu yêu cầu chi tiết đến mức chỉ có một số Nhà thầu cụ thể mới đủ khả năng tham gia hay yêu cầu cố định một thông số trong hồ sơ mời thầu thì đã thực sự làm mất đi tính cạnh tranh. - Sự cạnh tranh một cách tự do là cần thiết song trong một vi phạm nào đó thì cần có sự điều chỉnh. Có một số gói thầu nên hạn chế lượng Nhà thầu tham dự để có thể tránh hiện tượng “quân xanh, quân đỏ”, làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình. - Việc xác định các yêu cầu tối thiểu về kinh nghiệm cũng như về năng lực của các Nhà thầu phải được qui định rõ và hợp lý, phù hợp với yêu cầu của độ phức tạp mà gói thầu yêu câu. - Nếu phát hiện Nhà thầu nào có hiện tượng tiêu cực trong quá trình tham dự thì Ban có biện pháp xử lý kịp thời. BQLDA tạo được một môi trường cạnh tranh lành mạnh chính là tiền đề cho quá trình thực hiện dự án có hiệu quả cao về mọi mặt. 2.2. Một số hạn chế trong công tác đấu thầu tại BQLDA. Bên cạnh những thành công mà công tác tổ chức đấu thầu mang lại thì vẫn còn những tồn tại làm ảnh hưởng đến hiệu quả đấu thầu chưa thể giải quyết một sớm một chiều. Sau đây là sẽ đánh giá những hạn chế đó để có thể tìm ra giải pháp để khắc phục và hoàn thiện công tác đấu thầu. Trong nội bộ BQLDA cũng gặp phải một số khó khăn tồn tại làm hiệu quả công tác đấu thầu không phải lúc nào cũng như mong muốn.  Tiến độ công tác tổ chức đấu thầu: Đôi khi tiến độ này bị chậm lại so với kế hoạch đấu thầu, do chậm trễ ở một số khâu trung gian: 35  Chậm trễ trong quá trình lập hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu về các yêu cầu cho một gói thầu do bên mời thầu lập, được làm căn cứ pháp lý cho Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Nếu công tác lập hồ sơ mời thầu bị chậm thì sẽ kéo dài thời gian do phải gia hạn thời gian phát hành hồ sơ mời thầu và thời gian thi công không đúng kế hoạch, sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nguyên nhân của sự chậm trễ trên gồm cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan: - Nguyên nhân chủ quan: có thể do những sai sót, nhầm lẫn, bất cẩn của cán bộ được phân công nhiệm vụ lập hồ sơ mời thầu, do yêu cầu gấp rút trong thời gian ngắn giữa khoảng thời gian phát hành hồ sơ mời thầu đã định trước với thời gian được phê duyệt hồ sơ mời thầu của BQLDA. - Nguyên nhân khách quan: + Công tác tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật - Tổng dự toán: Theo qui định trong qui chế đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu phải căn cứ vào các tài liệu như: báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công hoặc tổng dự toán. BQLDA thường thuê các đơn vị tư vấn lập các tài liệu trên. Nhu cầu xây dựng mới và cải tạo lưới điện ngày một tăng, các công trình điện ngày càng nhiều, khối lượng công việc lớn trong khi đó các đơn vị tư vấn chuyên ngành không nhiều nên sản phẩm tư vấn chưa đạt yêu cầu về tiến độ thời gian. Tư vấn nội bộ (thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam, Công ty Điện lực Hà Nội) thì không nhiều. Họ có trình độ cao để thực hiện dự án song các công việc nhiều nên việc giải quyết công việc không đáp ứng yêu cầu đảm bảo về mặt thời gian. Các đơn vị tư vấn ngoài mới thành lập do cơ chế mở cửa, nhân lực còn hạn chế, chưa thích ứng với công việc mang tính đặc thù của ngành điện. Do 36 vậy, chất lượng sản phẩm tư vấn chưa thực sự tốt, phải làm lại nhiều lần, gây chậm trễ tiến độ ngay khâu lập và trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi. Mặt khác, các đơn vị ngoài do chưa có kinh nghiệm thực hiện dự án, chưa có mối quan hệ với các cơ quan địa phương nên công tác thoả thuận tuyến bản chất mất nhiều thời gian nay lại càng chậm. Ví dụ, tư vấn nội bộ thực hiện công trình” Nâng điện áp lộ 671 E9 và lộ 672 E20”. Bản vẽ hướng tuyến được Sở Qui hoạch - Kiến trúc phê duyệt trên bản đồ tỷ lệ 1/2000 ngày 9/1/2000, 1/500 ngày 7/6/2007 nhưng đến 23/5/2008 mới được duyệt. Tư vấn ngoài (Trung tâm tư vấn thiết kế điện) thực hiện dự án “Tạo thêm nguồn trung thế hỗ trợ 3 lộ 974, 975, 984 E11”. Hợp đồng lập 30/5/2008 và quyết định thời gian hoàn thành là 30 ngày sau khi hợp đồng có hiệu lực nhưng tư vấn nộp báo cáo nghiên cứu khả thi lần 1 ngày 6/2/2009 nhưng đến thời điểm hiện nay, sản phẩm tư vấn vẫn phải làm lại. Các dự án mà BQLDA thực hiện đa số phải thông qua công tác tư vấn, Vì vậy để hoàn thành công việc một cách tốt nhất thì BQLDA phải củng cố mối quan hệ với các đơn vị tư vấn nội bộ lẫn tư vấn ngoài. + Đối với các gói thầu có qui mô lớn hoặc trung bình, BQLDA phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu. Trong quá trình tư vấn lập hồ sơ mời thầu, họ yêu cầu BQLDA cấp bản vẽ thi công, chi tiết vật tư thiết bị nhưng trong thực tế, công việc mua sắm nhiều khi bị chậm tiến độ do ngân hàng yêu cầu nhiều thủ tục hành chính và do sai lệch trong thiết kế ban đầu. Do vậy, BQLDA chưa thể cung cấp catalogue vật tư thiết bị cho bên tư vấn gây chậm công tác lập hồ sơ mời thầu. + Công tác thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật của phòng Quản lý đấu thầu. Ở Công ty có rất nhiều dự án được thực hiện cùng thời điểm nên chất lượng thẩm định không cao, còn nhiều sai sót, dẫn đến việc phê duyệt bổ sung, điều chỉnh và khối lượng công việc quá nhiều trong khi đó cán bộ làm công tác thẩm định còn thiếu nên làm chậm lại các khâu tiếp theo. 37  Các dự án đều gặp khó khăn trong công tác xin cấp đất, giải phóng mặt bằng thi công, xin phép đào hè đường và thoả thuận tuyến để phục vụ cho công tác tổ chức đấu thầu. Hà Nội là thủ đô, là khu vực có mật độ dân cư đông, có nhiều hoạt động chính trị - xã hội -kinh tế, văn hoá, nhiều hội nghị, hội thao diễn ra trong năm, vì thế hầu hết các dự án xây dựng đều gặp khó khăn trong công tác giải phóng mặt bằng thi công, đào hè đường. Các dự án mà BQLDA thực hiện thì việc xin thoả thuận tuyến là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ. Nguyên nhân: lập báo cáo không sát với thực tế, năng lực tư vấn còn kém, việc xin thoả thuận tuyến mất quá nhiều thời gian do thủ tục hành chính rườm rà. Các tuyến đường dây thoả thuận phần lớn được cấp theo qui hoạch trong tương lai, một số tuyến không có tính khả thi, dẫn đến việc phải xin thoả thuận lại gây chậm trễ. Ví dụ, dự án “Cấp điện cho khu công nghiệp Vĩnh Tuy”, Sở Qui hoạch - Kiến trúc thoả thuận hướng tuyến là tuyến cáp ngầm trung tuyến chạy dọc theo đường qui hoạch chưa hình thành trong khi đó yêu cầu cấp bách nên việc xin thoả thuận lại bằng đường dây nổi làm chậm tiến độ. Trình tự hoàn thiện một bộ hồ sơ xin cấp đất phải trải qua nhiều giai đoạn (thoả thuận địa điểm, lập bản đồ 1/500, xin chỉ giới đỏ,…), qua nhiều Ban ngành và các cấp chính quyền làm cho dự án bị kéo dài và những khoảng thời gian bị gián đoạn. Công tác đền bù giải phóng mặt bằng hiện nay nhìn chung hết sức khó khăn, và càng khó khăn hơn đối với các dự án lưới điện do dự án trải dài trên diện rộng, tuyến dây thường đi qua nhiều địa bàn. Một vấn đề nổi cộm là đơn giá đền bù về đất của thành phố áp dụng cho dự án chênh lệch rất nhiều so với đơn giá thực tế trên thị trường, nên dân không nhận tiền đền bù, ngoài ra sự chênh lệch trong việc hỗ trợ dân của các dự án liền kề cũng làm khó khăn cho việc đền bù, ví dụ gói thầu tuyến 110kV Chèm - Nhật Tân”: đơn giá bồi thường, hỗ trợ đất tại phương Phú Thượng được duyệt là 837.000đ/m2 nhưng dân không nhận tiền, sau đó duyệt lên 1.770.000đ/m2 nhưng dân vẫn không 38 nhận. Việc giải quyết cưỡng chế khi dân không chấp hành quyết định đền bù của Thành phố lại càng khó khi các chế tài không đầy đủ và cụ thể. Việc xin phép đào hè đường gặp khó khăn do các quy định ngặt nghèo của cơ quan quản lý hè đường. Hè phố Hà Nội có nhiều công trình ngầm (bưu điện, bưu chính), không được qui hoạch, các đoạn đường mới xây dựng không được đào (tối thiểu là sau 3 năm) nếu có cấp bách thì xin ý kiến và xem xét và ở đây thường xuyên có các đại hội kéo dài nên cấm đào đường. Việc khó khăn trong các công tác trên chậm được giải quyết, không thể chủ động được thời gian trong việc xin các văn bản thoả thuận, nhiều địa điểm xây dựng trạm biến áp không được giải quyết là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ công tác tổ chức đấu thầu so với kế hoạch được duyệt.  Trình tự trình duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, kế hoạch, hồ sơ mời thầu, báo cáo kết quả đấu thầu phải qua nhiều bước, nhiều thủ tục kéo dài. Việc trình duyệt tại BQLDA và Công ty là một trong những nguyên nhân gây chậm tiến độ của các nghiệp vụ tiền đấu thầu, dù thời gian chậm trễ không lớn song phải nhận ra rằng: cơ cấu tổ chức, nhân sự của BQLDA và Phòng ban có chức năng trong Công ty (đặc biệt là Phòng Quản lý đấu thầu) còn chồng chéo nhân sự còn thiếu. Thêm vào đó, việc thực hiện nhiều dự án cùng một lúc gây quá tải công việc, không những đối với BQLDA mà còn đối với các phòng ban khác. Nguyên nhân là có quá nhiều cấp quản lý, sự quá tải công việc của BQLDA và phòng Quản lý đấu thầu. Nhưng nguyên nhân sâu xa là do sự phân công công việc không hợp lý và năng lực cán bộ của BQLDA còn hạn chế.  Trong quá trình tổ chức đấu thầu nhiều khi không thành công do không lựa chọn được Nhà thầu nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của BQLDA. Do vậy, BQLDA phải báo cáo lên Ban Giám đốc xin tổ chức đấu thầu lại, điều đó làm ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức đấu thầu. 39  Công tác đánh giá thầu đối với một số gói thầu còn kéo dài từ khi triển khai mở thầu đến lúc có kết quả phê duyệt thường kéo dài hàng tháng.  Điều kiện thi công công trình tại địa bàn Hà Nội gặp rất nhiều khó khăn: các công tác như giải phóng mặt bằng, xin phép đào hè đường, … kéo dài, thời gian thi công thường bị gián đoạn, thanh toán chậm, …nên nhiều Nhà thầu không muốn vào làm tại địa bàn Hà Nội.đồng thời số lượng Nhà thầu đủ năng lực thi công xây lắp điện trên địa bàn Hà Nội không nhiều. Do đó có một số gói thầu không có đủ Nhà thầu tham gia nên phải lùi thời gian tổ chức đấu thầu lại. Ví dụ gói thầu “Cải tạo cấp điện lộ 627 và 670 E10” chỉ có một Nhà thầu dự thầu nên gói thầu nay đã phải gia hạn thêm hơn một tháng sau, gây anh hưởng đến kế hoạch của dự án.  Công tác đánh giá hồ sơ dự thầu - Theo qui định của Nhà nước thi điều kiện thắng thầu của các Nhà thầu là khi đạt yêu cầu về năng lực tài chính, kỹ thuật và có giá đánh giá thấp nhất. Bên cạnh đó cũng phải xem xét đến tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Trong đó quan trọng nhất là xem xét Nhà thầu có đầy đủ giấy tờ pháp lý như: Quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép đăng ký kinh doanh, … vì trong giải pháp nêu rõ phạm vi Nhà thầu được tham gia, có phù hợp với yêu cầu của BQLDA và còn hiệu lực hay không,… Tuy nhiên, trong quá trình xét thầu, tổ chuyên gia hay gặp phải những trường hợp thiếu Giấy phép đăng ký kinh doanh, ví dụ trong gói thầu “Nâng điện áp 22kV lộ 277 E8” Trường Trung học công nghiệp cơ điện bị loại vì không có giấy phép đăng ký kinh doanh lĩnh vực mà BQLDA tổ chức đấu thầu. Tình huống trên làm mất thời gian và công sức cho các chuyên gia của tổ xét thầu. - Trong khi tham dự các gói thầu, các Nhà thầu có thể thông đồng với nhau. Đây là trường hợp có thể xảy ra vì số lượng các Nhà thầu thi công công trình điện trên địa bàn Hà Nội không nhiều, các Nhà thầu trở nên quen thuộc nên chỉ cần một vài thông tin là họ có thể biết ai đã mua hồ sơ mời thầu. Vì lợi ích của chính mình, họ có thể bắt tay với nhau và làm cho cuộc đấu thầu không đạt được tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch nữa. khi có sự liên kết giữa các Nhà thầu thì họ sẽ đẩy giá cao hơn và người trúng thầu sẽ có giá 40 thấp nhất nhưng thấp hơn giá kế hoạch không nhiều.Trong tình huống này thì người bị thiệt là BQLDA.  Đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức đấu thầu. BQLDA có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nhưng số lượng không nhiều. Trong khi đó số lượng các gói thầu tiến hành tổ chức đấu thầu trong năm ngày càng tăng nên khối lượng công việc quá nhiều nên nhiều khi có tình trạng quá tải. Như thế sẽ dẫn đến hiệu quả công việc không cao như mong muốn. Sự hiểu biết nhận thức còn chưa thấu đáo về nội dung đấu thầu, qui trình, trình tự và qui định trong Quy chế đấu thầu. Một số cán bộ thiếu tính chuyên nghiệp, chưa được đào tạo đầy đủ, thiếu kinh nghiệp nên hạn chế kết quả. Một số trường hợp làm công tác đấu thầu theo kinh nghiệm sẵn có còn chưa theo quy chế đấu thầu. Công tác bồi dưỡng cán bộ đấu thầu của BQLDA vẫn chưa được chú trọng. BQLDA và Công ty đã tổ chức nhiều lớp tập huấn về đấu thầu nhưng phần lớn các lớp tập huấn ngắn ngày nên nội dung thường chỉ bó hẹp trong phạm vi truyền đạt nội dung của Quy chế đấu thầu hiện hành chứ chưa nâng cao khả năng và kỹ năng thực tiễn. Trong công tác đấu thầu thì đội ngũ cán bộ thực hiện có vai trò rất quan trọng. Họ quyết định sự thành bại trong tất cả các khâu từ khâu chuẩn bị đấu thầu cho đến khâu thương thảo và ký hợp đồng. Vì vậy, BQLDA nên cần chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu.  Các tồn tại khác Kế hoạch tài chính nhiều khi không phù hợp với tiến độ đấu thầu hoặc công tác thanh quyết còn chậm. Tình trạng phổ biến trong thời gian qua là có nhiều dự án khi chuẩn bị tổ chức đấu thầu nhưng nguồn vốn vẫn chưa rõ, do vậy BQLDA phải hoàn chỉnh các thủ tục pháp lý mới được tiếp tục xem xét tiếp… 41 CHƯƠNG II: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG THỜI GIAN 5 NAM TỚI I. Phương hướng phát triển của Ban Quản lý dự án trong thời gian 5 năm tới 1.Dự báo nhu cầu điện Thành phố Hà Nội Phương hướng, nhiệm vụ cơ bản và lâu dài là xây dựng Thủ đô Hà Nội giàu về kinh tế, vững về chính trị, có nền văn hoá tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc an ninh- quốc phòng vững mạnh. Phù hợp với bản điều chỉnh, quy hoạch tổng thể Thủ đô được thiết lập đến năm 2020 đã phác thảo lên hình ảnh Hà Nội của thời kỳ công nghiệp hoá- hiện đại hoá. Mục tiêu tổng quát: Phát triển ổn định, nâng cao chất lượng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu phụ tải cho sinh hoạt của nhân dân và phát triển kinh tế- xã hội, an ninh, quốc phòng; đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá- hiện đại hoá đảm bảo đảm bảo thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế- xã hội Thủ đô đến năm 2020 và định hướng phát triển đến năm 2020. Dự báo nhu cầu phụ tải Thành phố như sau: - Năm 2005: Điện thương phẩm đạt 4,7-4,9 tỷ KWh, công suất đạt 985- 1.020 MW. Tốc độ tăng trưởng điện giai đoạn 2000- 2005 là 15,7- 16,4 %/ năm. Bình quân đầu người đạt 1.633 KWh/ng/năm. - Năm 2010: Dự báo điện thương phẩm đạt 7,9- 8,4 tỷ KWh, công suất tối đa đạt 1.610- 1.720 MW. Tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 2006- 2010 là 10,9- 11,5%/ năm. Bình quân đầu người đạt 2.625KWh/ng/năm. - Năm 2020: Định hướng điện thương phẩm đạt 17,9- 20,8tỷ KWh, công suất tối đa đạt 3.610- 4.193 MW. Tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 2011- 2020 là 8,5- 9,5%/ năm. Bình quân đầu người đạt 4.160 KWh/ ng/năm. 42 2. Phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án trong giai đoạn tới. Nhu cầu phát triển điện tại Thủ đô Hà Nội luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển chung của đất nước, đặc biệt tại Thủ đô Hà Nội là nền tảng cơ bản cho mọi hoạt động của các ngành khác và cung cấp điện cho đời sống sinh hoạt hàng ngày của người dân. Do đó việc phát triển mạng lưới điện Thủ đô Hà Nội là một hoạt động vô cùng cần thiết. Nhất là khi trong những năm tới Hà Nội với sự xuất hiện của hàng loạt các nhà máy thì các nhu cầu về các công trình trạm và đường dây điện ở Hà Nội ngày càng tăng. Đây là những công trình góp phần tạo ổn định điện và năng cao chất lượng điện ở những nơi có công trình đi qua. Với sự phát triển không ngừng nhu cầu sử dụng điện nên trong thời gian tới nhiệm vụ của BQLDA ngày càng nặng nề. BQLDA cần đặt ra một phương hướng, một chiến lược cơ bản trong các hoạt động của mình như sau: - Tiếp tục thực hiện đẩy nhanh công tác thanh quyết toán A - B; quyết toán vốn các dự án đã hoàn thành trong năm 2008 trong quý I / 2009. - Lập quyết toán vốn các gói thầu của dự án ADB xong trong quý II /2009. - Hoàn thành đóng điện các dự án dở dang của năm 2008 trong quý I /2009. - Triển khai thực hiện kế hoạch năm 2009 đúng tiến độ, chất lượng, đảm bảo hoàn thành kế hoạch đầu tư xây dựng của Công ty trong đó cần chú trọng một số công việc. - Thực hiện các thủ tục chuẩn bị đầu tư cho các dự án củng cố lưới điện 110KV. - Làm các thủ tục xin cấp đất cho trạm 110KV Linh Đàm, Nhánh rẽ 110 KV Thanh Xuân, cầu Diễn. - Triển khai thi công các công trình lưới điện trung hạ thế đúng tiến độ theo kế hoạch. Tiếp tục phát huy những thành tích mà BQLDA đã đạt được trong thời gian vừa qua, tìm và khắc phục những tồn tại để công tác quản lý ngày càng 43 mang lại hiệu quả cao, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam giao. Tất cả các giai đoạn của dự án, đặc biệt là công tác tổ chức đấu thầu cần phải lập kế hoạch về thời gian và chi phí một cách chính xác và chi tiết, sau đó cần trình phê duyệt lên các cấp có thẩm quyền đầy đủ và nhanh chóng. Phải thực hiện công tác kiểm tra, giám định các tổ chức tư vấn, các Nhà thầu thông qua các hợp đồng ký kết giữa hai bên. Dựa trên kế hoạch này và các tài liệu liên quan đến dự án, đặc biệt là báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán BQLDA cần tiến hành kiểm tra giám sát chặt chẽ từng khâu, từng công việc cụ thể. Sau khi giám định xong thì cần có biên bản nghiệm thu công trình đầy đủ. Đào tạo bồi dưỡng thường xuyên nghiệp vụ, chuyên môn các cán bộ công nhân viên trong BQLDA để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý dự án, đặc biệt là công tác tổ chức đấu thầu và có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của các công trình điện trong thời gian tới. Thực hiện công tác cập nhật thông tin thường xuyên, đặc biệt là thông tin về sự bổ sung trong các chính sách, quy chế quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái, giá cả các nguyên vật liệu có sử dụng trong công trình hay thông tin về các Nhà thầu trong nước và nước ngoài. Từ đó tìm ra các phương pháp quản lý mới phù hợp và có hiệu hơn trước. II. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Ban Quản lý dự án Qua phân tích thực trạng công tác tổ chức đấu thầu tại BQLDA, ta đã thấy được một số thành tựu đạt được thông qua tổ chức đấu thầu như: giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, lựa chọn Nhà thầu tốt,…, điều đó đã khẳng định đấu thầu là hướng đi đúng, phù hợp với yều cầu quản lý dự án của BQLDA và Nhà nước trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh những tiến bộ đáng kể đó, công tác đấu thầu còn tồn tại một số bấp cập thuộc về phía BQLDA và Nhà nước cần sớm được khắc phục để hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu thông qua các giải pháp sau: 44 1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nhân sự cho công tác đấu thầu 1.1.Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp Công việc tổ chức đấu thầu do con người trực tiếp thực hiện, không một loại máy móc thiết bị nào có thể thay thế con người để đứng ra làm các công việc đấu thầu được. Mỗi dự án có một đặc điểm khác nhau, yêu cầu khác nhau nên chỉ có con người mới linh hoạt thích ứng được. Đội ngũ cán bộ của BQLDA có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nhưng số lượng không nhiều. Trong khi đó, số lượng gói thầu thực hiện trong năm ngày càng tăng, khối lượng công việc lớn nên nhiều khi xảy ra tình trạng quá tải. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức đấu thầu thì trước hết phải có biện pháp đổi mới, cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự và nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của các cán bộ làm công tác đấu thầu. 1.2 Nội dung biện pháp Để cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất, BQLDA cần phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức, thay đổi các mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty: - BQLDA nên cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ mới. Để phù hợp với nhiệm vụ mới, và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng, BQLDA nên đổi hai phòng: Phòng Kỹ thuật, Phòng Giải phóng mặt bằng và xây dựng lập hai phòng mới là Phòng Giám sát thi công và Phòng Đền bù. Đồng thời thành lập thêm Tổ đấu thầu dưới sự quản lý của Phòng Kế hoạch để có thể thực hiện công tác đấu thầu một cách chuyên nghiệp hơn. 45 Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của BQLDA hiện nay: Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức của BQLDA sau khi đã thay đổi: Trưởng Ban Phó ban Phụ trách Kế hoạch Phó ban Phụ trách Thi công P.Kế hoạch P.Vật tư P.Giám sát thi công P.Đề bù P.Tài chính - Kế toán P.hành chính - tổng hợp Tổ Đấu thầu Phó ban Phụ trách Kế hoạch Phó ban Phụ trách Thi công P.Kế hoạch P.Vật tư P.Kỹ thuật P.GP MB XD P.Tài chính - Kế toán P. Hành chính- Tổng hợp Trưởng Ban 46 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng mới: Phòng Đền bù sẽ có chức năng, nhiệm vụ: giải quyết các công việc liên quan đến vấn đề về mặt bằng, địa điểm xây dựng công trình. Phòng Giám sát thi công có chức năng, nhiệm vụ: kiểm tra, đôn đốc quá trình thi công công trình của các Nhà thầu và xử lý các vấn đề liên quan đến hiện trường công trình. Tổ đấu thầu: hoạt động dưới sự quản lý của Phòng Kế hoạch, trực tiếp thực hiện các công việc trong quá trình đấu thầu. Trong Tổ đấu thầu thì có thể có sự phân chia công việc như sau: Bảng 9: Phân chia công việc tại tổ đấu thầu TT Hạng mục công việc Số người thực hiện 1 Lập kế hoạch đấu thầu 02 2 Lập hồ sơ mời thầu 01 3 Kiểm soát hồ sơ và hợp đồng 01 Số lượng cán bộ trong Tổ đấu thầu tối thiểu cần 4 người. Mỗi cán bộ sẽ đảm nhận các công việc khác nhau nhưng họ có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong quá trình tiến hành công việc như mở thầu,… - Chuyên môn hoá các công việc tại các phòng của BQLDA. Việc quản lý các công việc tại BQLDA nên phân định theo từng cấp và có sự chuyên môn hoá, chia bớt trách nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phòng, nhiệm vụ được phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Hàng tuần nên có những buổi họp giao ban để phổ biến công việc, thông tin công việc giữa các phòng với nhau. Như vậy, mỗi cán bộ của BQLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc. - Hàng tuần đều có báo cáo tổng hợp về tiến độ chung của các dự án. Mỗi phòng đều có báo cáo riêng và hàng tuần có báo cáo theo tuần về tiến độ chung của các dự án. Chính vì vậy, không chỉ cấp trên mà cả cán bộ có thể nắm bắt được tình hình chung của từng dự án. BQLDA cần thực hiện 47 báo cáo chi tiết và có báo cáo tổng kết chung cho từng dự án, báo cáo năm cần đưa ra phương hướng và giải pháp thực hiện. - BQLDA cần chủ động cho các phòng triển khai thực hiện kế hoạch. Khi có kế hoạch cho một dự án mới, Ban lãnh đạo BQLDA phổ biến nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng cho các Trưởng phòng một cách rất tổng quát. Các phòng sẽ dựa vào nội dung tổng quát đó vạch ra kế hoạch chi tiết cho từng cán bộ trong phòng của mình. - BQLDA phải không ngừng nâng cao năng lực của chính mình. Muốn vậy, BQLDA cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu, bằng cách: + Thường xuyên mở các lớp tập huấn ngắn ngày do BQLDA tổ chức hay thuê các giáo viên ở các Trường đại học, chuyên viên ở Vụ đấu thầu của Bộ Kế hoạch - Đầu tư, … + Thành lập đoàn đi tham khảo học tập về đấu thầu ở các đơn vị bạn như Công ty Điện lực Hồ Chí Minh,… + Cử cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để sau này về làm cán bộ nòng cốt cho BQLDA trong đấu thầu. Đặc biệt chú trọng đến đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho cán bộ vì có thể có các gói thầu có sự tham gia của các Nhà thầu nước ngoài để tránh được những tình huống khó xử do trình độ ngoại ngữ kém. Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh mà mỗi chuyên gia như một bộ phận của cỗ máy ấy. Cỗ máy muốn hoạt động đạt hiệu suất tối đa thì đòi hỏi mỗi bộ phận cũng phải hoàn hảo nhất, có nghĩa là các chuyên gia phải chuyên sâu một công việc và hiểu biết tổng thể nhiều lĩnh vực. Đây là một yêu cầu quan trọng của các chuyên gia khi tham gia đấu thầu, đặc biệt là đấu thầu quốc tế. Vì các chuyên gia chính là những người trực tiếp bóc tách công việc từ hồ sơ thiết kế, xây dựng bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, … và đặc biệt là công tác xét thầu.Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia đấu thầu là rất quan trọng, chẳng hạn như: nhóm chuyên gia về thị trường chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường; nhóm chuyên gia về kinh tế chịu trách 48 nhiệm về nội dung kinh tế của các dự án đấu thầu, họ phải là các chuyên gia giỏi quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, lợi nhuận và hiệu quả mang lại của dự án; nhóm chuyên gia về kỹ thuật công nghệ thi công tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của các loại hồ sơ, đòi hỏi phải được đào tạo chuyên sâu thông qua thực tiễn chỉ đạo thi công tại các công trình xây dựng (đó là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế). Nhóm chuyên gia về thiết bị thi công chịu trách nhiệm về việc lựa chọn thiết bị phù hợp cho dự án, tính toán chi phí thiết bị. - BQLDA cũng có biện pháp bố trí sử dụng cán bộ hợp lý. Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu thiếu nên các cán bộ thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc, phải làm việc ngoài giờ,… Chính điều đó làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ. Vì vậy, BQLDA phải bố trí hợp lý đúng người, đúng việc” và có thể tuyển thêm các cán bộ mới. BQLDA cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực (thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao. - BQLDA cần đầu tư các trang thiết bị văn phòng hiện đại BQLDA nên bố trí cho mỗi cán bộ một bàn làm việc với đầy đủ các thiết bị như: máy vi tính nối mạng,… Mỗi phòng nên có tối thiểu một máy in, một máy điều hoà không khí, … 1.3. Điều kiện thực hiện giải pháp Để giải pháp trên có thể thực hiện trong thực tế thành công thì cần có các điều kiện sau: - Để làm được điều này trước tiên BQLDA cần mở rộng quy mô đặc biệt về nhân sự và năng lực chuyên môn tổng hợp cao. - Có các chính sách khuyến khích cho các cán bộ làm ngoài giờ: Công ty tăng thêm các khoản phụ cấp cho các cán bộ làm thêm giờ. - Công ty đầu tư thêm kinh phí cho các hoạt động của BQLDA như mở các lớp tập huấn về chuyên môn, đi thực tế, đào tạo ngoài công việc,… 49 - Các phòng ban trong BQLDA có sự đoàn kết, hợp tác trong công việc, trong đời sống hàng ngày. 1.4. Hiệu quả giải pháp Các cán bộ làm công tác đấu thầu có vai trò rất quan trọng trong tất cả các khâu đấu thầu. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao trình độ của các cán bộ trong BQLDA sẽ làm tăng hiệu quả như sau: - Việc xử lý những dữ liệu thông tin được giải quyết nhanh chóng và tránh thủ tục trình duyệt mất nhiều thời gian do phải qua nhiều phòng ban: trình duyệt dự án, phê duyệt thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán, thẩm định,... - Với các trang thiết bị hiện đại và điều kiện làm việc tốt sẽ thúc đẩy cán bộ của BQLDA làm việc có hiệu quả hơn. - Phát huy được trách nhiệm, khả năng của mỗi cán bộ, sức mạnh tập thể của BQLDA và tranh thủ sự chỉ đạo của Công ty và các ban ngành chức năng khác. - Mỗi cán bộ của BQLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc, cán bộ các phòng có thể giúp đỡ nhau trong các khâu của từng dự án. - Giúp cho các cán bộ nắm bắt được thực trạng thực tế, có thể rút kinh nghiệm và ngày càng nâng cao nghiệp vụ và không chỉ cập nhất được các thông tin về qui chế đấu thầu mà còn có thể thành thạo các kỹ năng trong đấu thầu. - Như thế sẽ làm tăng nâng suất lao động, tránh sự quá tải công việc làm ảnh hưởng đến sức khoẻ của cán bộ, nâng cao hiệu quả công việc từ đó góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu cao chất lượng hồ sơ mời thầu 2. Tăng cường công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu 2.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các yêu cầu của người mua bao gồm các yêu cầu hết sức cơ bản về mặt kỹ thuật như đặc tính kỹ thuật, thông số kỹ thuật, công nghệ, các yêu cầu về bảo hành, tiêu chuẩn sản xuất, môi trường. Bên cạnh đó, phần không kém quan trọng là các yêu cầu về mặt tài chính như yêu 50 cầu làm rõ các chi phí tổng thể và chi tiết, giá dự thầu. Nó tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi. Nó cũng là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu (nhà thầu xếp thứ nhất). Hiện nay, công tác lập hồ sơ mời thầu tại BQLDA vẫn còn nhiều thiếu sót như: chậm tiến độ so với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, còn phải làm lại nhiều lần,…Thiếu sót trên do cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Tuy nhiên, nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu, trước hết chính tập thể BQLDA phải có những sáng kiến cải tiến quá trình lập hồ sơ mời thầu các gói thầu. 2.2. Nội dung biện pháp - Nâng cao trình độ cán bộ lập hồ sơ mời thầu. Chất lượng hồ sơ mời thầu là một trong những điều kiện quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Vì thế, việc lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi người lập phải có đủ kiến thức, kinh nghiệm và tính khách quan, tính chuyên nghiệp cao. - Nâng cao chất lượng nội dung quan trọng trong hồ sơ mời thầu Trong hồ sơ mời thầu có hai nội dung quan trọng là Chỉ dẫn cho Nhà thầu và bảng Tiên lượng. Hai nội dung này được soạn thảo càng kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì các Nhà thầu nắm được các thông tin về gói thầu càng rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo hai nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó. Một nội dung cũng không kém phần quan trọng trong hồ sơ mời thầu là việc soạn thảo hợp đồng xây lắp. Khác với công tác khác, hợp đồng trong đấu thầu được qui định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được Nhà thầu chấp nhận. Những qui định mà BQLDA đưa ra trong hợp đồng sẽ là những qui định mà cả BQLDA và Nhà thầu phải tuân theo kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và Nhà thầu có thể sẽ thoái thác, lúc đó thì thiệt hại sẽ thuộc về phía BQLDA. Nhưng nếu bản điều kiện 51 này lập một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các Nhà thầu … như thế sẽ hạn chế các Nhà thầu tham gia gói thầu. Cho nên đối với mỗi gói thầu, BQLDA nên đưa ra các điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu. Trong hồ sơ mời thầu phải qui định cụ thể các biện pháp xử lý nếu có các tình huống phát sinh xảy ra như chậm tiến độ so với kế hoạch mà nhà thầu đã thoả thuận với ban quản lý, chấm dứt hợp đồng khi công trình còn dở dang,… Trong hồ sơ mời thầu cũng nên nêu rõ trách nhiệm của Nhà thầu: quy định trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm cụ thể là kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng thi công của BQLDA, …những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể đầy đủ và BQLDA cần phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những quy định về vấn đề đó. Tuy nhiên khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về phương pháp thực hiện từng công việc cụ thể, loại nguyên vật liệu mà để từ Nhà thầu tìm ra cách thực hiện mà theo họ là hợp lý nhất nhưng lại đảm bảo chất lượng. Có như vậy mới phát huy được tính sáng tạo của các Nhà thầu. - Trường hợp BQLDA thuê tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu Đối với các gói thầu có qui mô lớn hoặc trung bình, BQLDA phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu. Trong trường hợp này, BQLDA nên cung cấp đầu đủ các bản vẽ thi công, các catalogue về vật tư thiết bị, … cho tư vấn và thường xuyên có các trao đổi với các cán bộ tư vấn nhằm đẩy nhanh tiến độ và nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu. 2.3.Điều kiện thực hiện giải pháp Để nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu của các gói thầu, BQLDA cần thực hiện các biện pháp khi có các điều kiện sau: - Cán bộ lập hồ sơ mời thầu phải là người có năng lực chuyên môn cao, am hiểu về gói thầu, có trách nhiệm cao trong công việc. 52 - Cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo hai nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó. - Các tài liệu đầu vào như: Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, … phải được lập chính xác so với điều kiện thực tế. - Đối với các dự án phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu thì phải cung cấp đủ bản vẽ thi công, catalogue về vật tư thiết bị,… 2.4. Hiệu quả của giải pháp Nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu sẽ đạt được hiệu quả như sau: - Góp phần nâng cao chất lượng công trình, đẩy nhanh tiến độ, nhanh đưa lại hiệu quả cho dự án - Nhà thầu hiểu rõ về gói thầu thì sẽ có hồ sơ dự thầu tốt, sẽ đem lại lợi ích cho BQLDA như: chọn được Nhà thầu tốt nhất, công trình tốt,… - Phát huy tính sáng tạo của các Nhà thầu,… 3. Nâng cao chất lượng tư vấn 3.1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp BQLDA thường thuê các đơn vị tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán và thoả thuận tuyến, … Vì thế hoạt động của tư vấn mang tính quyết định đến hiệu quả và chất lượng của các dự án mà BQLDA thực hiện. Nhu cầu xây dựng mới và cải tạo lưới điện ngày càng tăng, khối lượng công việc lớn nhưng các đơn vị tư vấn chuyên ngành không nhiều. Hầu hết các tư vấn nội bộ có đủ năng lực, có nhiều kinh nghiệm song do khối lượng công việc nhiều nên tiến độ và chất lượng chưa được tốt. đối với tư vấn ngoài thì năng lực chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm chậm tiến độ ngay ở khâu xin thoả thuận tuyến (do mối quan hệ với các cơ quan chức năng chưa tốt). Việc giám sat của BQLDA đối với tư vấn được giao cho phòng Kế hoạch với sự tham mưu của phòng Kỹ thuật song chưa thực sự bám sát. Công việc lập báo cáo nghiên cứu khả thi và xin thoả thuận tuyến được giao hoàn toàn cho tư vấn, BQLDA chỉ ra văn bản xin phép các cấp cơ quan, quản lý tư vấn chưa chặt do vậy có những sản 53 phẩm nộp chậm mà chất lượng không tốt, phải lập đi lập lại. điều đó sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến các công tác quản lý dự án sau này. 3.2. Nội dung biện pháp Nhằm nâng cao chất lượng tư vấn cũng như hiệu quả của công tác tổ chức đấu thầu thì trong thời gian tới BQLDA cần phải: - Đối với các đơn vị tư vấn nội bộ BQLDA nên có trình ý kiến lên các cấp có thẩm quyền về việc: tổ chức đào tạo nâng cao năng lực và sử dụng cán bộ tư vấn hợp lý, đồng bộ; tăng cường trang thiết bị hiện đại cho hệ thống công nghệ khảo sát, giám sát, giám định công trình; ứng dụng các công nghệ phần mềm hiện đại phục vụ cho công tác tư vấn;… - Đối với các đơn vị tư vấn ngoài BQLDA nên thường xuyên cập nhật thông tin về năng lực của họ; chỉ tuyển chọn tư vấn dựa trên năng lực thực tế của họ đối với các công trình tương tự đã thực hiện; các đơn vị tư vấn phải có tư cách pháp nhân; chứng chỉ hành nghề theo qui định của Nhà nước,… - BQLDA gắn trách nhiệm cho tổ chức tư vấn + Đề ra yêu cầu, kiểm tra lại kết quả và nghiệm thu những tài liệu khảo sát đủ yêu cầu thiết kế. + Chịu trách nhiệm về chất lượng, nội dung và khối lượng của toàn bộ tài liệu. + Đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng, cung cấp các tài liệu thiết kế đúng đắn và chịu trách nhiệm bổ sung, sửa chữa hoặc lập lại khi thiết kế chưa được phê duyệt. + Thực hiện giám sát tác giả trong quá trình thi công xây lắp công trình. Đồng thời, BQLDA phải dành đủ thời gian và chi phí nghiên cứu cho tư vấn. Mặt khác, Ban phải khuyến khích các đơn vị tư vấn hoàn thành đúng tiến độ bằng cách qui định rõ chế độ khen thưởng. - Nâng cao vai trò của phòng Kế hoạch và phòng Kỹ thuật 54 BQLDA phải giao nhiệm vụ giám sát tư vấn cho phòng Kế hoạch và phòng Kỹ thuật, các phòng đó phải thường xuyên báo cáo chi tiết về tình hình thực hiện của tư vấn,… 3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp - BQLDA phải có mối quan hệ tốt với các đơn vị tư vấn, thường xuyên trao đổi, bàn bạc công việc liên quan đến dự án. - Thông tin về các đơn vị tư vấn phải được công khai, chính xác và chi tiết. - Phòng Kế hoạch và phòng giám sát phải thường xuyên báo cáo công tác liên quan về tư vấn cho cấp có thẩm quyền để có thể giải quyết các khó khăn phát sinh. 3.4. Hiệu quả giải pháp Giải pháp này có thể đem lại cho BQLDA những tác dụng sau: - Nâng cao chất lượng công trình ngay từ khâu đầu tiên của việc thực hiện dư án, nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu của BQLDA và các khâu tiếp theo trong công tác đấu thầu. - Tư vấn có thể giúp BQLDA làm các công việc trong dự án, giảm đi khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả công việc của các cán bộ làm công tác đấu thầu. 4. Đẩy nhanh tiến độ các công tác xin cấp đất, thoả thuận tuyến, giải phóng mặt bằng và xin đào hè đường. 4.1. Cơ sở lý luận và thực tiến của giải pháp Bất kỳ công trình xây dựng nào cũng cần có mặt bằng để thi công. Đặc biệt, đối với những công trình điện với các tính chất kỹ thuật phức tạp, điều kiện thi công khó khăn trên địa bàn Hà Nội thì các vấn đề liên quan đến địa điểm, mặt bằng thi công lại càng quan trọng và đang là vấn đề nổi cộm. Hiện nay, các dự án do BQLDA thực hiện đều gặp khó khăn trong các công tác trên, làm ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thi công công trình, gây thiệt hại không nhỏ cho Công ty và toàn xã hội. 55 4.2. Nội dung biện pháp - BQLDA cần có mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng Trước hết Ban cần phối hợp sâu sát hơn nữa với tư vấn trong công tác thoả thuận tuyến. Ban cần giữ mối quan hệ thường xuyên với các cấp quản lý hành chính trong việc đi xin thoả thuận tuyến, xin phép đào hè đường, xin cấp đất cũng như công tác giẩi phóng mặt bằng. - Công tác giải phóng mặt bằng Đặc biệt, trong công tác giải phóng mặt bằng: Cần tuyên truyền cho người dân hiểu được vai trò và lợi ích của dự án, có văn phòng tiếp dân nhằm nhanh chóng giẩi quyết những khó khăn vướng mắc của nhân dân cũng như khó khăn trong quá trình thực hiện; Giá trị đền bù phải thoả đáng với các thủ tục nhanh chóng nhất. Tăng cường kiểm tra khối lượng đền bù thực tế. Trong quá trình giải phóng mặt bằng của Ban cần có sự quan tâm đầy đủ về mọi mặt của các cấp chính quyền địa phương, của các Điện lực trong việc thực hiện công tác đền bù. Thực tế cho thấy các Điện lực có mối quan hệ nhất định với các cấp chính quyền địa phương nên họ thực hiện công tác đền bù hiệu quả và tiến độ nhanh hơn. Trước khi thi công công tình, phòng giải phóng mặt bằng cần cử các cán bộ xem xét khu vực giải toả, cần tìm hiểu các quy hoạch, chính sách phát triển cũng như sự biến động giá cả đất đai ở các địa phương nơi công trình đi qua. Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cũng như quan tâm đầy đủ đến cuộc sống các cán bộ trong phòng để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. 4.3. Điều kiện thực hiện Giải pháp này để thực hiện tốt cần có các điều kiện sau: Thứ nhất, về phía Nhà nước cần ban hành định mức đền bù thoả đáng đối với đất đai của người dân sao cho phù hợp với giá thị trường nhất. Thứ hai, người dân Hà Nội đều có hiểu biết về vai trò và lợi ích của các dự án đồng thời họ ý thức trách nhiệm cao đối với các chủ trương của Nhà nước. Thứ ba, Lãnh đạo Ban luôn quan tâm và có sự chỉ đạo sát sao đến công việc và đời sống của các cán bộ phòng giải phóng mặt bằng. 56 4.4. Hiệu quả giải pháp Khi đẩy nhanh tiến độ các công tác trên thì tiến độ các khâu trong công tác đấu thầu sẽ được đẩy nhanh, làm giảm thiệt hại về mọi mặt cho Công ty và xã hội. Vì điều kiện thi công trên địa bàn Hà Nội gặp nhiều khó khăn như: giải phóng mặt bằng chậm, gây gián đoạn thi công, thủ tục xin đào hè đường rườm rà,… nên các Nhà thầu rất ngại vào thi công nhưng nếu các điều kiện trên được giải quyết thì số Nhà thầu tham gia sẽ đông hơn và từ đó, BQLDA sẽ chọn được Nhà thầu tốt nhất và tiến độ các công trình sẽ nhanh hơn. 5. Kiến nghị với Công ty Điện lực Hà Nội Vì BQLDA trực thuộc Công ty Điện lực Hà Nội nên mọi chế độ đối với cán bộ thanh viên của BQLDA là do Công ty quyết định. Vì để BQLDA có thể thực hiện tốt hơn công việc được giao thì Công ty cần thực hiện các giải pháp sau: - Phân cấp thẩm quyền, mở rộng phạm vi quyền hạn cho BQLDA; - Xây dựng hệ thống lương thưởng, phạt để khuyến khích những người làm tốt công việc, đặc biệt cho các cán bộ làm thêm giờ; - Tuyển thêm nhân sự cho BQLDA; - Đào tạo sâu hơn về công tác tổ chức đấu thầu; - Thông tin về tình hình dự án phải được cập nhật hàng ngày; - Tăng cường các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác tổ chức đấu thầu. - Đầu tư và ứng dụng lĩnh vực công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý dự án, - Xây dựng mạng LAN trong Công ty để các phòng ban có thể trao đổi thông tin nhanh chóng,… 6. Kiến nghị với cơ quan chính quyền và các Điện lực Quận, Huyện Các cơ quan chính quyền địa phương và Điện lực nơi có công trình đi qua cần tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho BQLDA hoàn thành tốt việc thực hiện dự án. 57 Các cơ quan chính quyền cần nhận thức rõ vai trò và những lợi ích vô cùng quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của địa bàn nơi công trình đi qua. Do đó, các cơ quan sở tại, chính quyền địa phương cần phải giúp đỡ BQLDA trong việc cung cấp thông tin về quy hoạch trong thời gian dự định xây dựng công trình, các thủ tục giấy tờ phải trình duyệt hay sự biến động giá cả đất đai, đặc điểm về khí hậu, thổ nhưỡng, phong tục tập quán của dân cư ở nơi đó. Các đơn vị Điện lực cần tham gia cùng BQLDA hơn nữa trong việc quản lý để khi vận hành không xẩy ra bất cứ một trục trặc hay sự cố nào. Trong các đơn vị này cần cử ra những cán bộ giám sát có năng lực chuyên môn cao để cùng với BQLDA tiến hành giám sát nghiệm thu từng hạng mục, công việc và toàn bộ công trình sao cho có hiệu quả nhất, đảm bảo mọi lỗi kỹ thuật hay các sai phạm đều được sửa chữa kịp thời. Trên đây là một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu ở BQLDA – Công ty Điện lực Hà Nội. Mỗi một giải pháp có thể là nghiên cứu rất cần thiết cho công tác tổ chức đấu thầu tại BQLDA. Tuy nhiên, các nội dung đó cũng chưa thật cụ thể, không tránh khỏi những sai sót song nó đã cho thấy được sự cần thiết và hiệu quả về công tác tổ chức đấu thầu khi có các giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại. 58 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình: Kinh tế và kinh doanh xây dựng - Chủ biên PTS. Lê Công Hoa - Khoa QTKD- Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 2. Giáo trình: Hiệu quả và quản lý dự án Nhà nước – Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật 3. Sách tham khảo: Thực trạng công tác đấu thầu ở Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế trong quản lý đấu thầu 4. Quy chế quản lý đầu tư xây dựng và đấu thầu 5. Các kế hoạch tổng thể và phát triển của Công ty Điện lực Hà Nội (2000- 2008) 6. Báo cáo tổng kết công tác từ 2006- 2009 của BQLDA 7. Tạp chí Xây dựng: các số năm 2006- 2009 8. Báo Đầu tư: các số năm 2009, 2005 9. Công văn số 568/CP-CN (ngày 25/5/2007) của Chính Phủ về mở rộng phạm vi ủy quyền quyết định 10. Nghị định 07/2008/NĐ- CB ngày 30/1/2008 của Chính Phủ 60 CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT Ban Quản lý dự án lưới điện Hà Nội : BQLDA Đấu thầu : ĐT Kết quả đấu thầu : KQĐT Hội đồng quản trị : HĐQT Công ty Điện lực Hà Nội : CT ĐLHN Tổng Công ty Điện lực Việt Nam : TCT ĐLVN Giải phóng mặt bằng xây dựng : GPMBXD 61 MỤC LỤC CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN LƯỚI ĐIỆN HÀ NỘI ................................................................................... 1 I. Quá trình hình thành và phát triển của Ban Quản lý dự án .................. 2 1. Nhiệm vụ, quyền hạn chính của Ban quản lý dự án ........................... 3 2. Đặc điểm các dự án do Ban quản lý dự án tổ chức đấu thầu ............ 4 3. Cơ cấu tổ chức của BQLDA ................................................................. 5 II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN LƯỚI ĐIỆN HÀ NỘI ................................................... 6 1.Kết quả công tác đấu thầu xây lắp tại Ban Quản lý dự án trong thời gian qua ..................................................................................................... 7 1.1.Tình hình đấu thầu xây lắp tại Ban Quản lý dự án trong giai đoạn 2006- 2009 .................................................................................... 7 1.2. Thực trạng công tác tổ chức đấu thầu tại Ban quản lý dự án giai đoạn 2006- 2009 .................................................................................... 9 1.3. Đánh giá qui trình tổ chức đấu thầu tại Ban Quản lý dự án ..... 21 1.3.1. Chuẩn bị đấu thầu ................................................................ 21 1.3.2.Tổ chức đấu thầu ................................................................... 23 1.3.3. Đánh giá xếp hạng Nhà thầu ................................................ 24 1.3.4 Trình duyệt kết quả đấu thầu ............................................... 25 1.3.5 Công bố kết quả đấu thầu .................................................... 26 1.3.6 Thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu . 26 2. Đánh giá tổng quan công tác đấu thầu xây lắp tại Ban Quản lý dự án lưới điện Hà Nội ...................................................................................... 27 2.1. Những thành tựu đã đạt được ..................................................... 27 2.2. Một số hạn chế trong công tác đấu thầu tại BQLDA. ................ 34 62 CHƯƠNG II: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG THỜI GIAN 5 NAM TỚI ........................................................... 41 I. Phương hướng phát triển của Ban Quản lý dự án trong thời gian 5 năm tới ........................................................................................................ 41 1.Dự báo nhu cầu điện Thành phố Hà Nội ............................................ 41 2. Phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án trong giai đoạn tới. ........................................................................................... 42 II. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Ban Quản lý dự án ............................................................................................. 43 1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nhân sự cho công tác đấu thầu........... 44 1.1.Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp...................................... 44 1.2 Nội dung biện pháp ...................................................................... 44 1.3. Điều kiện thực hiện giải pháp ..................................................... 48 1.4. Hiệu quả giải pháp ....................................................................... 49 2. Tăng cường công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu ................................. 49 2.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp...................................... 49 2.2. Nội dung biện pháp ...................................................................... 50 2.3.Điều kiện thực hiện giải pháp ...................................................... 51 2.4. Hiệu quả của giải pháp ................................................................ 52 3. Nâng cao chất lượng tư vấn ............................................................... 52 3.1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp ..................................... 52 3.2. Nội dung biện pháp ...................................................................... 53 3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp ..................................................... 54 3.4. Hiệu quả giải pháp ....................................................................... 54 4. Đẩy nhanh tiến độ các công tác xin cấp đất, thoả thuận tuyến, giải phóng mặt bằng và xin đào hè đường. .................................................. 54 63 4.1. Cơ sở lý luận và thực tiến của giải pháp ..................................... 54 4.2. Nội dung biện pháp ...................................................................... 55 4.3. Điều kiện thực hiện ...................................................................... 55 4.4. Hiệu quả giải pháp ....................................................................... 56 5. Kiến nghị với Công ty Điện lực Hà Nội ............................................. 56 6. Kiến nghị với cơ quan chính quyền và các Điện lực Quận, Huyện .. 56 KẾT LUẬN ....................................................... Error! Bookmark not defined. TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 59 64 Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban .............................................................................6 Sơ đồ 3: Trình tự tổ chức đấu thầu ................................................................................... 22 Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của BQLDA hiện nay: ............................................................. 45 Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức của BQLDA sau khi đã thay đổi: ................................................ 45 Bảng 9: Phân chia công việc tại tổ đấu thầu.................................................................. 46