Luận văn Thực trang hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật

m lưu trữ hàng hoá của công ty,phục vụ cho dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp + Đội giao nhận: chuyên việc bốc vác hàng hoá trong doanh nghiệp + Phòng Service team: chức năng chủ yếu của phòng service team là việc bảo dưỡng và kỹ thuật, là một bộ phận chuyên trách về công tác kỹ thuật và bảo dưỡng máy móc, thiết bị, phụ tùng. Bộ phận này tập trung nhiều kỹ sư cơ khí có trình độ chuyên môn trong công ty + Phòng bảo vệ: gồm 2 nhân viên bảo vệ; có trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, tránh các trường hợp mất cắp tài sản + Phòng kinh doanh 2 Nhận xét về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: Cơ cấu tổ chức quản lý được sắp xếp khá khoa học, phù hợp với quy mô của công ty (Quy mô công ty vừa và nhỏ), trong đó đã có sự phân tách thành từng phòng ban riêng biệt với những chức năng cụ thể. Đặc biệt trong mỗi lĩnh vực kinh doanh của công ty đều có những phòng ban đảm nhiệm như: phòng XNK phụ trách việc XNK chung các mặt hàng với các đối tác nước ngoài. Phòng Sumitomo chuyên về nhập khẩu máy xây dựng của Sumitomo; bởi đây là loại hàng hoá độc quyền của công ty và là mặt hàng chủ lực, việc phân tách phòng Sumitomo thành một phòng riêng biệt độc lập với phòng XNK là hợp lý; giúp công ty dễ dàng quản lý, mua bán mặt hàng đặc biệt này. Trong lĩnh vực về thuỷ điện, công ty tổ chức thành một phòng riêng là phòng thuỷ điện. Trong lĩnh vực thiết bị, phụ tùng,công ty có phòng Part phụ trách đảm nhiệm. Ngoài ra 11 còn có riêng đội bảo dưỡng và kỹ thuật, đội giao nhận và đội xe tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể quản lý tốt trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo nên sự linh hoạt và chuyên môn hoá cao. Ngoài ra nhân sự được công ty cho là một trong những thế mạnh và là nguồn nội lực của mình. Bên cạnh khối văn phòng quy tụ đội ngũ nhân viên trình độ cao, 100% có trình độ đại học, đội ngũ nhân viên sửa chữa đã được đào tạo và cấp chứng chỉ của Sumitomo, là những công nhân lành nghề, có năng lực và kinh nghiệm. Đây là một điểm thuận lợi cho công ty trong việc đẩy mạnh tiến hành chuyên môn hoá cao, thúc đẩy quá trình hội nhập khu vực và quốc tế. c. Khái quát chung về quy trình mua bán, cho thuê và XNK: - Hoạt động chủ yếu của công ty là mua bán, nhập khẩu máu móc từ các đối tác nước ngoài, sau đó bán cho các đối tác trong nước. Công ty nhập khẩu qua đường hàng không, đường biển và bằng chuyển phát nhanh theo cả giá FOB và giá CIF, bao gồm cả nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác (chủ yếu là công ty 19-8, công ty Machino là công ty uỷ thác cho Viet Nhat CMT). - Sản phẩm chủ yếu của công ty là máy xúc xây dựng (máy xúc đào thuỷ lực, máy công nghiệp…) của Sumitomo- Nhật Bản. Các sản phẩm của công ty khá đa dạng, nhiều mẫu mã, nhiều chủng loại khác nhau, và bao gồm cả máy cũ và máy mới. - Đặc biệt, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực thuỷ điện. Thuỷ điện tuy không phải là một mảng lớn của Việt Nhật, nhưng gần đây số lượng dự án thuỷ điện mà Viet Nhat CMT tham gia đã tăng đáng kể. Hiện tại Việt Nhật CMT đang góp mặt trong 3 dự án thuỷ điện lớn, bao gồm: Thuỷ điện sông Ông (công suất 3x2.7 MW), Thuỷ điện Bắc Bình (công suất 2x16.5MW), và Thuỷ điện Ngòi Hút (công suất 3x2.8 MW). Đây cũng là mảng hoạt động khá mới của doanh nghiệp, lại đòi hỏi công nghệ cao nên hiện tại công ty đang nỗ lực hoàn thiện khả năng, tích luỹ kinh 12 nghiệm trong lĩnh vực này. Điều này cho thấy sự nhanh nhạy,linh hoạt và khả năng hoạt động đa lĩnh vực nhưng vẫn mang lại hiệu quả về cả mặt kinh tế và mặt kỹ thuật cho công ty, do phải liên tục cọ xát trong nhiều lĩnh vực công nghệ cao nên khả năng tích luỹ kinh nghiệm cũng được nâng cao. Tuy nhiên đây là một thách thức không nhỏ đối với một công ty còn non trẻ trong một lĩnh vực đem lại rủi ro cao, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, việc sắp xếp khoa học, công tác dự báo những biến động và việc nâng cao tay nghề công nhân phải luôn được chú trọng và quan tâm nhiều hơn nữa. - Hiện tại Việt Nhật CMT đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới các trung tâm bảo hành và đang được tiến hành từng bước, trước hết tập trung ở các tỉnh phía bắc như Quảng Ninh, Lào Cai, Yên Bái… Trong khi đó, công ty vẫn tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ và trình độ kỹ thuật của nhân viên tại trung tâm bảo hành Gia Lâm- Hà Nội Nhận xét chung qua việc tìm hiểu tổng quát về công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật ( Viet Nhat CMT): Công ty có cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với mô hình công ty vừa và nhỏ, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Nhân viên trong công ty có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm. Công ty có mục tiêu hoạt động rõ ràng, kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực, với chủng loại hàng và mẫu mã phong phú đáp ứng nhu cầu thị trường. Công ty hoạt động hiệu quả và liên tục gia tăng lợi nhuận, đặc biệt trong năm 2007 : Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng DT 95.556.322.299 70.799.040.608 126.289.991.065 2. LNTT 221.067.420 441.512.738 1068.496.801 3. LNST 159.168.542 317.889.171 769.317.697 13 Chỉ tiêu Số đầu năm 2007 Số cuối năm 2007 Tổng tài sản 42.920.615.296 86.147.037.445 Những chỉ tiêu trên cho thấy khả năng phát triển của công ty. Đặc biệt trong năm 2007 lợi nhuận và tổng tài sản tăng gấp đôi năm 2006 Tuy nhiên, hầu hết các máy móc công ty mua bán đều có giá trị lớn (nhiều máy trên 1 tỷ); công ty lại kinh doanh trong lĩnh vực thuỷ điện- một ngành có mức độ rủi ro cao do đòi hỏi vốn đầu tư lớn và trình độ kỹ thuật cao, có nhiều biến động. Bởi vậy, công ty cần có những chiến lược cụ thể để nghiên cứu thị trường và dự đoán các xu hướng biến động, phân tích các tỷ suất tài chính, thực hiện các công cụ hữu ích của phân tich tài chính và marketing nhằm gia tăng lợi nhuận nhanh chóng và ổn định, hạn chế tối đa những rủi ro trong những dự án có giá trị lớn,mức biến động cao. 14 phầnII: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KT TẠI ĐƠN VỊ 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán gồm 5 nhân viên: 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên, đảm nhận những phần riêng biệt: kế toán quỹ, kế toán kho, kế toán thuế, kế toán ngân hàng, và kế toán tổng hợp. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp đại học, và có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán Việc tổ chức bộ máy, phân công lao động kế toán theo từng phần hành cụ thể tạo điều kiện chuyên môn hóa và sắp xếp một cách khoa học công tác kế toán. Đồng thời việc tổ chức hạch toán kế toán nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tiến hành tuân thủ theo những nguyên lý chung của hạch toán kế toán: nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Qua đó, thông tin kế toán có tính hữu ích cao đối với Ban giám đốc, phù hợp với quy mô của công ty và là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. 2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung của đơn vị 2.1. Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán áp dụng - Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 48/2006/QĐ ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính - Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán : theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung 2.2. Các chính sách kế toán áp dụng 1- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: ghi theo các giao dịch thực tế phát sinh 15 Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: sử dụng ngoại tệ quy đổi ra tiền Việt Nam dựa vào tỷ giá hối đoái ở thời điểm hiện tại. 2- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc. - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Nhập trước - Xuất trước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo quy định của chế độ kế toán. 3- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư: - Nguyên tắc ghi nhận TCSĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): theo nguyên tắc giá gốc, chuẩn mực số 03. - Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): theo phương pháp khấu hao đường thẳng, quyết định 206 năm 2003. 4- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư: Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao BĐS đầu tư theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán. 5- Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính: Ghi nhận các khoản đầu tư tài chính theo quy đinh của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, bao gồm các khoản đầu tư tài chính: - Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát; - Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn; - Các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn khác; - Phương pháp lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn. 6- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay: 16 - Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: ghi nhận chính xác và đầy đủ lãi vay đã trả hoặc phải trả của các khoản vay gốc trong năm tài chính. 7- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí khác: - Chi phí trả trước: căn cứ vào nội dung cụ thể của các khoản trả trước để đưa ra nguyên tắc, chi phí sửa chữa lớn đã hoàn thành, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ phân bổ từ 2- 3 năm. - Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: phân bổ theo nguyên tắc đường thẳng - Phương pháp và thời gian phân bổ lợi thế thương mại 8- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Căn cứ vào nội dung cụ thể để nêu nguyên tắc ghi nhận được thực hiện theo các hợp đồng ký kết, dự kiến chi phí có thể phát sinh liên quan đến các hợp đồng. 9- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: Lập dự phòng nợ phải trả: TK 335, TK 351, TK352. 10- Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: - Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu: Ghi theo số vốn thực góp - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản - Nguyên tắc ghi nhận chênh lêch tỷ giá: theo nguyên tắc chênh lệch phát sinh thực tế trong kỳ. - Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: ghi nhận theo lợi nhuận thực tế phát sinh cuối năm tài chính. 11- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: - Doanh thu bán hàng: tuân thủ theo mục 10 chuẩn mực 14. - Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tuân thủ theo mục 16 chuẩn mực 14 - Doanh thu hoạt động tài chính: tuân thủ theo mục 24 chuẩn mực 14 - Doanh thu hợp đồng xây dựng 17 12- Nguyên tắc ghi nhận chi phí tài chính: - Tuân thủ nguyên tắc ghi nhận chi phí thực tế phát sinh trong kỳ - Phương pháp ghi nhận: Ghi nhận trực tiếp kể cả đánh giá lại 13- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại: tuân thủ theo chuẩn mực số 17 14- Các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái. 15- Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác: tuân thủ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành 3. Nội dung tổ chức kế toán từng phần hành tại đơn vị Các phần hành chủ yếu tại đơn vị bao gồm: Tiền, Bán hàng - thu tiền, , Mua hàng - trả tiền, Vật tư;hàng hóa;công cụ dụng cụ (HTK), Tài sản cố định, Tiền lương và nhân viên, Xuất nhập khẩu và thanh toán bằng ngoại tệ qua ngân hàng (Sơ đồ các phần hành kế toán tại công ty TNHH máy XD và TM Việt Nhật) 3.1 - Phần hành tiền: 3.1.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: Chứng từ được sử dụng nhiều nhất trong phần hành này chính là phiếu thu và phiếu chi tiền mặt Tiền Bán hàng XNK (chủ yếu là NK) Mua hàng Tiền lương và nhân viên Vật tư, hàng hóa, CCDC (HTK) Tài sản CĐ 18 Chứng từ sử dụng trong các nghiệp vụ về thu tiền mặt bao gồm 2 loại: Chứng từ nguồn và Chứng từ thực hiện. Chứng từ nguồn phản ánh nguồn gốc của việc thu tiền như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, giấy thanh toán tạm ứng ...Chứng từ thực hiện bao gồm biên lai thu tiền (dùng trong trường hợp thu tiền ở khâu trung gian trước khi lập phiếu thu), và phiếu thu (phản ánh việc thu tiền khi thu vào quỹ tập trung) * Phiếu thu tiền mặt: - Chu trình luân chuyển phiếu thu: do các khoản thu trong công ty thường khá lớn nên chu trình luân chuyển phiếu thu thường được áp dụng: + Người nộp tiền viết giấy (đề nghị) xin được nộp tiền + Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu + Thủ trưởng, kế toán trưởng ký phiếu thu + Thủ quỹ căn cứ phiếu thu đã được ký để tiến hành thu + Kế toán thanh toán tiếp nhận phiếu thu, ghi sổ, sau đó bảo quản, lưu giữ * Phiếu chi tiền mặt: Chứng từ sử dụng trong các nghiệp vụ về chi tiền cũng bao gồm 2 loại: chứng từ nguồn và chứng từ thực hiện Chứng từ sử dụng Chứng từ nguồn Chứng từ thực hiện Biên lai thu tiền Phiếu thu HĐ bán hàng HĐ GTGT Giấy thanh toán tạm ứng 19 Chứng từ nguồn phản ánh nguồn gốc việc chi tiền, có thể là lệnh chi, xin chi Chứng từ thực hiện phản ánh việc chi tiền tại quỹ, chủ yếu là phiếu chi - Chu trình luân chuyển phiếu thu: do các khoản chi tiền tương đối lớn nên công ty thường áp dụng cách thức luân chuyển chứng từ : + Người nhận tiền đề nghị chi tiền + Thủ trưởng, kế toán trưởng duyệt chi + Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi + Kế toán trưởng, thủ trưởng ký phiếu chi + Thủ quỹ căn cứ phiếu chi để xuất quỹ + Kế toán phần hành tiếp nhận phiếu chi tiến hành ghi sổ, bảo quản, và lưu trữ * Mẫu chứng từ: - Phiếu thu và phiếu chi tiền mặt: * Phiếu thu: PHIẾU THU Ngày..5..tháng.1...năm.2007... Quyển số:..35....... Số:....27............... Nợ:...1111............ Có:....1311............ Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn An ..................................................................... Địa chỉ: Công ty TNHH Tân Phát- 17 Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội ................... Đơn vị: Công ty máy XD và TM Việt Nhật Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 20 Lý do nộp: Thanh toán tiền mua máy ủi Sumitomo ................................................... Số tiền:...............1.230.000.000............(Viết bằng chữ) Một tỷ hai trăm ba mươi triệu đồng chẵn ............................................................................................................ Kèm theo:...............................................................................................Chứng từ gốc Ngày..5.....tháng..1.....năm 2007 Giám đốc (Ký,họtên, đóng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một tỷ hai trăm ba mươi triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ............................................................... + Số tiền quy đổi: ............................................................................................... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) * Phiếu chi: Đơn vị: Công ty máy XD và TM Việt Nhật Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày...24....tháng.3....năm..2007...... Quyển số:....34....... Số:.......12................. Nợ:......3311............. Có:......1111............ Họ tên người nhận tiền: Trần Thị Mạc .................................................................... Địa chỉ: 102 Trần Khát Trân, Hai Bà Trưng, Hà Nội .............................................. Lý do chi: Trả tiền mua nhiên liệu ............................................................................. Số tiền:..................10.000.000..................(Viết bằng chữ).......Mười triệu đồng chẵn 21 Kèm theo:...............................................................................................Chứng từ gốc Ngày..24....tháng...3...năm..2007....... Giám đốc (Ký,họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu đồng chẵn .......................... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ............................................................. + Số tiền quy đổi: ............................................................................................. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 3.1.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản sử dụng của phần hành Tiền chủ yếu là các tài khoản 111, 112, 131, 331, 141,...Một số tài khoản ghi chi tiết theo đối tượng (chủ yếu là tiền gửi tại các ngân hàng khác nhau) Tài khoản được áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.1.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Do doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ thu, chi tiền và các khoản thu chi tiền thường lớn nên ở phần hành tiền kế toán mở sổ nhật ký đặc biệt về thu và chi tiền riêng. Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký Chung, các nghiệp vụ liên quan đến tiền sẽ được ghi vào sổ nhật ký đăc biệt về thu và chi tiền - Công ty có sử dụng thường xuyên ngoại tệ trong quá trình mua bán, nhập khẩu (chủ yếu là USD và đồng Yên ) nên tỷ giá hối đoái thay đổi trong ngày rất luôn luôn phải theo dõi chặt chẽ. Các giao dịch với ngân hàng cũng được chi tiết thành từng sổ riêng biệt - Các loại sổ và báo cáo thường được sử sụng: 22 + Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ( Sổ quỹ, Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền) + Báo cáo quản trị tiền mặt và tiền gửi * Sơ đồ quy trình phần hành Tiền: - Phiếu thu, phiếu chi - Các chứng từ khác Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.2 - Phần hành Vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ (HTK): 3.2.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: - Chứng từ sử dụng trong phần hành vật tư, hàng hóa (HTK) bao gồm rất nhiều loại chứng từ khác nhau: Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Bảng Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 111, 112...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC 23 kê hàng hóa... Phiếu nhập kho, xuất kho là một trong nhứng chứng từ quan trọng liên quan đến vật tư, hàng hóa - Đối với phần nhập, xuất hàng hóa, vật tư: * Chứng từ sử dụng: - Chứng từ nguồn: phản ánh nguồn hàng do tự sản xuất, do mua, hoặc nhận vốn góp, hoặc phiếu xuất bán ... - Chứng từ thực hiện: gồm + Biên bản kiểm nghiệm: minh chứng nghiệp vụ giao HTK giữa nhà cung cấp, nhà quản lý, và cán bộ, nhân viên cung ứng về chất lượng, số lượng, chủng loại + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho * Chu trình luân chuyển phiếu nhập kho: + Người giao hàng ( người trong hoặc ngoài doanh nghiệp) đề nghị nhập kho + Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (nếu cần) + Phòng cung ứng ( hoặc bộ phận sản xuất) tiến hành lập phiếu nhập kho +Phụ trách phòng, kế toán trưởng ký phiếu nhập kho + Thủ kho tiến hành các thủ tục nhập hàng, sau đó ghi vào phiếu nhập, ký phiếu nhập, sử dụng để ghi thẻ kho, và chuyển cho kế toán Chứng từ sử dụng Chứng từ nguồn Chứng từ thực hiện Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho 24 + Kế toán HTK sau khi tiếp nhận phiếu nhập kho, kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại chứng từ, từ đó ghi vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết có liên quan và tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất). Liên 1 giữ nơi lập phiếu. Liên 2 do thủ kho giữ, sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3 (nếu có) do người giao hàng giữ * Chu trình luân chuyển phiếu xuất kho : tương tự như phiếu nhập kho * Mẫu chứng từ: - Thẻ kho: CÔNG TY TNHH MÁY XD VÀ TM VIỆT NHẬT THẺ KHO Kho: K01 – Kho công ty Vật tư: 21N – 27 – 11172 – STI – Bánh sao PC 1000 25 T/36H, STI, thái lan 21N – 27 – 1172, Đvt: chiec Từ ngày : 01/04/2008 đến ngày : 31/05/2008 Tồn đầu : 0.000 CTừ Khách hàng DG Mã NK SL Nhập SL Xuất SL tồn kho Ngày Số 20/5 PN54 KIAN ANN ENGNEERING ,LTD Nhập lô phụ tùng giá 11.880 USD, TK 11142, ngày 20/5/2008 Bill:10/5/2008 33111 2.000 2.000 Tổng cộng: 2.000 0.000 2.000 25 Ngày.... tháng.... năm..... NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) 3.2.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản sử dụng của phần hành Vật tư, hàng hóa chủ yếu là các tài khoản 152,153,155,156,151,...Một số tài khoản ghi chi tiết theo đối tượng (chủ yếu là các loại máy móc, các loại phụ tùng khác nhau) Tài khoản được áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Tổ chức hạch toán chi tiết: để hạch toán chi tiết phần hành này, kế toán áp dụng theo phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này: + Tại kho: thủ kho lập thẻ kho cho từng loại vật tư, hàng hóa trong kho phản ánh theo số lượng nhập - xuất - tổn. Cơ sở ghi thẻ kho là các phiếu nhập, phiếu xuất; mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng nhập xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho + Tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ chi tiết tương ứng với thẻ kho (cả về số lượng và giá trị). Cơ sở để ghi căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác có liên quan. Đồng thời kế toán ghi đơn giá thực tế trên tài khoản đối ứng. Cuối tháng thẻ chi tiết được đối chiếu với thẻ kho về số lượng, đồng thời lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp (đối chiếu về mặt giá trị) - Tổ chức hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa, CCDC sau khi vào sổ Nhật ký Chung sẽ được ghi vào sổ Cái những tài khoản có liên quan: sổ Cái TK 152, 153, 155, 156... 26 * Sơ đồ quy trình phần hành vật tư, hàng hóa,CCDC: - Phiếu nhập, xuất kho - Các chứng từ khác - Nhật ký đặc biệt của máy Sumitomo Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.3. - Phần hành TSCĐ 3.3.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ Phần hành TSCĐ bao gồm những chứng từ sau: - Hóa đơn mua TSCĐ - Biên bản giao nhận, thanh lý - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 152, 153, 156,...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC 27 - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Trong đó, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ là một trong những chứng từ quan trọng nhất, dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng * Mẫu chứng từ: Đơn vị:Công ty máy XD và TM Việt Nhật Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số: 06-TSCĐ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng..... năm............. S ố T T Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng Toàn DN TK627–Chi phí sản xuất chung TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chí phí QLDN TK 242 Chi phí trả trước dài hạn ... Phân xưởng (sản phẩm) Phân xưởng (sản phẩm) A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 I-Số khấu hao trích tháng trước II-Số KHTSCĐ tăng trong tháng III-Số KHTSCĐ giảm trong tháng III-Số KH 28 trích tháng này (I+II+III) Cộng x Ngày.......tháng....... năm....... Người lập bảng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 3.3.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản thường dùng trong phần hành TSCĐ là TK 221, 214, ... Tài khoản sử dụng được áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.3.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Tổ chức hạch toán chi tiết: Có 2 loại sổ chi tiết bắt buộc phải mở trong tất cả các doanh nghiệp nói chung và trong đơn vị nói riêng: + Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp (theo dõi riêng từng loại TSCĐ trong doanh nghiệp. Mỗi loại được theo dõi trên một số trang sổ) + Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng (sổ này được mở theo từng bộ phận sử dụng TSCĐ cho tất cả các loại TSCĐ được sử dụng trong doanh nghiệp) - Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ: Các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến TSCĐ ban đầu được ghi vào sổ Nhật ký Chung. Sau đó được ghi vào sổ Cái những tài khoản có liên quan ( sổ Cái TK 211, 214...) 29 * Sơ đồ quy trình phần hành TSCĐ: - Biên bản bàn giao, thanh - Các chứng từ khác lý, Bảng PB khấu hao Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.4 - Phần hành mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp: 3.4.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: Chứng từ sử dụng trong phần hành này chủ yếu là hóa đơn mua hàng, hóa đơn nhập khẩu. Hàng hóa mua về phần lớn từ nhập khẩu, nên phần hành này có quan hệ mật thiết với phần hành xuất nhập khẩu (chủ yếu là nhập khẩu) - Mua hàng: Khi tổ chức hạch toán ban đầu quá trình mua hàng, chu trình luân chuyển chứng từ thường được áp dụng: Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 211, 214...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC 30 + Bộ phận kinh doanh nghiên cứu nhu cầu về vật tư, hàng hóa bên trong doanh nghiệp, cũng như xem xét điều kiện của từng nhà cung cấp + Thủ trưởng, kế toán trưởng ký kết hợp đồng mua hàng + Bộ phận cung ứng tổ chức thu mua hàng hóa, vật tư + Ban kiểm nghiệm tổ chức kiểm nghiệm hàng hóa, vật tư mua về + Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho +Thủ kho kiểm nhận hàng nhập kho + Kế toán phần hành tiếp nhận phiếu nhập kho để tiến hành ghi sổ và tổ chức bảo quản, lưu giữ. - Thanh toán với nhà cung cấp: Các chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng mua hàng, Hợp đồng cung cấp, các chứng từ thanh toán công nợ với người bán (Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Chứng từ thanh toán khác) 3.4.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản thường sử dụng trong phần hành mua hàng : TK 156, TK 331, TK111, TK131...Riêng đối với những hàng mua chưa trả tiền theo dõi chi tiết tài khoản 331 theo đối tượng từng nhà cung cấp. Tài khoản sử dụng áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.4.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: Trong phần hành này doanh nghiệp thường sử dụng các sổ và báo cáo kế toán sau: - Báo cáo hàng nhập mua ( Bảng kê phiếu nhập, Tổng hợp hàng nhập mua, Sổ nhật ký mua hàng...) - Báo cáo quản trị - Báo cáo công nợ phải trả ( Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp, Sổ chi tiết công nợ (liên cho tất cả các nhà cung cấp)... ) - Báo cáo theo hợp đồng, vụ việc 31 * Mua hàng Việc hạch toán chi tiết quá trình mua hàng áp dụng theo phương pháp thẻ song song Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng : hàng sau khi mua về cũng như mọi nghiệp vụ phát sinh trong quá trình mua hàng đều được phản ánh vào sổ Nhật kí chung, sau đó được ghi vào sổ Cái của những tài khoản có liên quan như sổ Cái Tk 156, 133, 331,152, 153... * Thanh toán với nhà cung cấp: - Kế toán mở sổ chi tiết TK 331 được ghi chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp - Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp * Sơ đồ quy trình phần hành mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp: - Hóa đơn mua hàng - Các chứng từ khác Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 156, 331...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC 32 Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.5 - Phần hành bán hàng: 3.5.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: Phần hành bán hàng thường sử dụng chứng từ: - Hóa đơn bán hàng - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Thẻ quầy hàng 3.5.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản thường sử dụng trong phần hành bán hàng gồm TK155, 156, 131, 3331, 511, 632,... Tài khoản sử dụng áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.5.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo : Trong phần hành này doanh nghiệp thường sử dụng các loại sổ và báo cáo sau : - Báo cáo bán hàng (Bảng kê hóa đơn bán hàng, Sổ nhật ký bán hàng) - Báo cáo quản trị - Báo cáo công nợ phải thu (Sổ chi tiết công Nợ của một khách hàng, Sổ chi tiết công Nợ (liên cho tất cả khách hàng)...) Các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng sau khi ghi vào sổ Nhật ký Chung sẽ được ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan. 33 * Sơ đồ quy trình phần hành bán hàng: - Hóa đơn bán hàng - Các chứng từ khác Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.6 - Phần hành tiền lương và nhân viên 3.6.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: * Các loại chứng từ sử dụng: bao gồm 2 loại: - Các chứng từ về lao động: + Chứng từ hạch toán về cơ cấu lao động: Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, bãi nhiệm... + Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Bảng chấm công Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 156,632,511,131...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC 34 + Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Phiếu giao nhấn sản phẩm, Phiếu giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản kiểm tra chất lượng - Chứng từ về tiền lương: + Bảng thanh toán lương và BHXH + Bảng phân phối thu nhập theo lao động + Các chừng từ chi tiền, thanh toán cho người lao động + Các chứng từ phản ánh việc đền bù thiệt hại, bù trừ Nợ * Quy trình luân chuyển: - Nơi sủ dụng lao động căn cứ vào thời gian, kết quả sử dụng thời gian lao động để lập Bảng chấm công hoặc chứng từ lao động - Bộ phận quản lý lao động, tiền lương căn cứ vào cơ cấu lao động, đánh giá, định mức... để ra quyết định về tiền lương - Kế toán tiền lương lập chứng từ về tiền lương, BHXH, và thanh toán khác để ghi sổ kế toán các chỉ tiêu về tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản thu nhập khác. 3.6.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản thường được sử dụng trong phần hành tiền lương và nhân viên bao gồm TK 334, 141, 111, 338 (TK 3382, TK 3383, TK 3384)... Tài khoản sử dụng áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.6.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Tổ chức hạch toán chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết TK 334, 338... Đồng thời cuối kỳ tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết - Tổ chức hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ liên quan các tiền lương và các khoản trích theo lương sau khi đã ghi vào Sổ Nhật ký Chung sẽ được ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan : sổ Cái TK 334, sổ Cái tài khoản 338. 35 * Sơ đồ quy trình phần hành Tiền lưong và nhân viên: - Bảng thanh toán lương - Các chứng từ khác và BHXH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 4. Thực tế tổ chức hạch toán kế toán một phần hành ( phần hành xuất nhập khẩu): Đây là một trong những phần hành quan trọng nhất trong công ty, đồng thời cũng là một phần hành đặc biệt phức tạp, liên quan đến nhiều thủ tục hành chính và tài chính mang tính chất thông lệ quốc tế, đến nhiều ngoại tệ mà chủ yếu là USD và yên Nhật. 4..1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: * Các chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 334, 338...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC 36 Chứng từ liên quan đến phần hành xuất nhập khẩu rất đa dạng. Các chứng từ quan trọng được tổ chức thành các bộ ( gồm 3 bộ), trong đó phòng kế toán của công ty giữ một bộ và một bộ để gửi xuống cảng Hải Phòng để thông quan Mỗi bộ chứng từ bao gồm 5 chứng từ chính: - Hóa đơn mua hàng - Hợp đồng mua bán - Giấy chứng nhận về số lượng và chất lượng - Giấy tờ liên quan đến Bảo hiểm - Vận phí Ngoài ra còn rất nhiều loại chứng từ khác liên quan. Đồng thời, còn một bộ chứng từ khác dùng để giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, được soạn thảo đúng theo chuẩn mực chung của thông lệ quốc tế về thương mại quốc tế và xuất nhập khấu, được viết bằng tiếng Anh và lưu giữ tại phòng xuất nhập khẩu. * Quy trình luân chuyển chứng từ: - Phòng Kinh Doanh liên hệ đối tác trong nước cần mua máy móc hoặc phụ tùng và gửi Bản yêu cầu cho phòng XNK - Phòng XNK liên hệ với đối tác nước ngoài để hỏi về những yêu cầu của phòng Kinh Doanh - Bên đối tác gửi lại bản yêu cầu, trả lời câu hỏi được đưa ra - Phòng Kinh Doanh và phòng XNK soạn thảo đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp - Đối tác chấp thuận và gửi lại bản fax - Giám đốc ký và gửi fax lại cho bên đối tác - Sau khi hợp đồng đã ký, phòng XNK gửi yêu cầu đến phòng kế toán để mở LC tại Ngân hàng, đồng thời hỏi về LC của đối tác nước ngoài, lịch tàu... 37 - Sau khi hàng về cảng, bộ chứng từ sẽ được chuyển đến phòng XNK. Phòng XNK dịch ra Tiếng Việt và chuyển sang cho bộ phận phòng kế toán theo dõi, ghi sổ, lưu giữ. 4.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản sử dụng trong phần hành xuất nhập khẩu và thanh toán bằng ngoại tệ liên quan đến nhiều tài khoản, bao gồm: TK111 (chi tiết TK 1112), TK 1122, 144, 156, 333 (TK chi tiết 33312, 3333), 413... Tài khoản sử dụng áp dụng theo chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 4.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: * Tổ chức hạch toán chi tiết : - Với từng đối tượng nhà cung cấp nước ngoài cũng như đối tác trong nước đều được theo dõi riêng biệt trên những sổ chi tiết - Với từng ngân hàng mở LC cũng được theo dõi riêng trên những sổ chi tiết * Tổ chức hạch toán tổng hợp: - Các nghiệp vụ XNK cũng giống như các nghiệp vụ mua hàng, sau khi được phản ánh trên Sổ nhật ký Chung và các sổ nhật ký đặc biệt sẽ được phản ánh trên sổ Cái những tài khoản có liên quan. 4.4 Hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu và thanh toán bằng ngoại tệ: 4.4.1. Một số điểm khái quát về phần hành XNK: - Đối tác nhập khẩu chủ yếu: Sumitomo, Komatsu, Isuzu, Hitachi, Kobelco, Kawasaki (Nhật Bản), Caterpillar, KMP (Mỹ), ITM (Italia). Trong đó, Sumitomo là nhà cung cấp độc quyền tại Việt Nam của công ty - Ngoại tệ sử dụng: USD, đồng Yên - Hình thức nhập khẩu: chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp (thường là phụ tùng và các máy có giá trị nhỏ) 38 Hình thức nhập khẩu ủy thác được sử dụng khi hết hạn mức tín dụng hoặc giá trị hàng nhập cao (máy Sumitomo). Nhập khẩu ủy thác chủ yếu qua các công ty: Công ty 19-8, Machino, thường sau khi ủy thác phải để lại 15% giá trị tài sản cho công ty nhận ủy thác làm tiền hoa hồng (chi phí ủy thác tương đối cao). - Đối tượng nhập khẩu: bao gồm máy móc (máy mới và máy cũ), và phụ tùng máy (phụ tùng máy mới và phụ tùng máy cũ). - Giá nhập khẩu và phương tiện nhập khẩu: + Nhập khẩu theo cả 2 giá: giá FOB và giá CIF qua cảng Hải Phòng, từ đó được chuyển đến kho của công ty tại Gia Lâm + Nhập khẩu qua các đường: air (đường hàng không), sea (đường biển), DHL (chuyển phát nhanh) của các hãng Fedex, anpha... - Các ngân hàng mở LC: Khi nhập khẩu phải mở thư tín dụng LC. Thường công ty mở LC tại ngân hàng TM xuất nhập khẩu cổ phần Việt Nam, Ngân hàng đầu tư phát triển Hà Thành Ngân hàng chỉ cho vay một số tiền nhất định để mở LC với điều kiện giá trị tiền nhỏ hơn tổng giá trị tài sản của công ty. Khi số vay vượt quá tổng giá trị tài sản của công ty thì công ty sẽ ủy thác cho một công ty khác mở LC thay cho mình tại Ngân hàng 4.4.2. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu: 4.4.2.1. Kế toán nhập khẩu trực tiếp và tiêu thụ hàng nhập khẩu trực tiếp (là các phụ tùng và máy móc có giá trị thấp) Khi nhập khẩu trực tiếp, doanh số nhập khẩu được ghi vào doanh số bán hàng; các chi phí, thuế nhập khẩu được tính vào giá vốn hàng nhập khẩu Giá thực tế hàng NK = Giá mua hàng NK + Thuế NK + Chi phí mua hàng NK (áp dụng đối với thuế GTGT khấu trừ) Các chi phí tiêu thụ hàng NK được tính vào chi phí bán hàng, cuối kỳ kết chuyển giảm lợi tức hàng NK đã bán 39 - Mở thư tín dụng LC: Ngân hàng mở LC sẽ là người trả tiền cho người bán thay cho công ty dựa trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ LC đã mở Khi vay ngân hàng để mở LC thì phải tiến hành ký quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở LC, kế toán ghi: Nợ TK144 Có TK 1111, 1121 Có TK 515 (hoặc Nợ TK 635) Khi ngân hàng báo Có số tiền vay mở LC, kế toán ghi: Nợ TK 1122: Giá thực tế nhập ngoại tệ Có TK 311: Giá thực tế giao dịch * Các nghiệp vụ nhập khẩu hàng và thanh toán tùy thuộc vào từng trường hợp thanh toán: Trả trước, trả ngay hay trả chậm - Trường hợp 1: Trường hợp trả trước theo LC: công ty sẽ trả trước tiền hàng toàn bộ hoặc một phần, kế toán ghi : Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Có TK 1122: Tỷ giá xuất ngoại tệ Có TK 515: Lãi tỷ giá ngoại tệ (hoặc Nợ TK 635 - Lỗ tỷ giá ngoại tệ) - Khi hàng NK về biên giới, tiếp nhận HNK, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 331: tỷ giá nhận Nợ bằng ngoại tệ Có Tk 333 Thuế và các khoản phải nôp nhà nước ( tỷ giá nộp thuế) Có TK 1112,1122 :thuế và các khoản phải nộp Nhà nước ( tỷ giá xuất ngoại tệ hoặc tỷ giá nộp thuế) Có TK 515 Lãi chênh lệch tỷ giá ( hoặc Nợ TK 635- Lỗ chênh lệch tỷ giá) + Nếu nhập khẩu để bán theo phương thức bán thẳng không qua kho, kế toán ghi theo giá hóa đơn: 40 Nợ Tk 157: Gửi bán thẳng Nợ TK 632: Trực tiếp bán hàng tại cửa khẩu Nợ TK 156: Nhập kho hàng hóa Có Tk 151: Hàng mua đã kiểm nhận + Thuế nhập khẩu nộp tại cửa khẩu ghi: * Số đã nộp: Nợ TK 3333 Có TK 111 * Số phải nộp: Nợ TK 156, 157, 632 Có TK 3333 + Thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 33312 - Trường hợp 2: Trả ngay bằng LC + Khi hàng về nơi quy định, kế toán ghi: Nợ TK151 – Ghi theo tỷ giá thực tế Có Tk 331 – Ghi theo tỷ giá nhận Nợ Có TK 3333 – (111, 112) - Thuế nhập khẩu Có TK 515 – Lãi chênh lệch tỷ giá (Hoặc Nợ TK 635 - Lỗ chênh lệch tỷ giá) + Ngân hàng đối chiếu bộ chứng từ với điều kiện mở LC, nếu phù hợp tiến hành trả cho người bán: Nợ TK 331: tỷ giá thanh toán Nợ Có Tk 1122 – Ghi theo tỷ giá xuất ngoại tệ Có TK 515 ( hoặc Nợ TK 635) - Trường hợp 3: Trả chậm + Thanh toán hàng NK đến hạn trả cho nhà cung cấp: 41 Nợ TK 331 - Tỷ giá thực tế Có TK 1122 - Tỷ giá xuất ngoại tệ Có TK 515 (hoặc Nợ TK 635) - Nếu kiểm nhận hàng NK thiếu, ghi chờ xử lý: Nợ TK 138 (1381) Có TK 151 – Hàng thiếu hụt chờ xử lý * Nếu được giảm giá thuế GTGT: Nợ TK 33312 Có TK 1331- phần giá trị được giảm giá, CKTM 4.4.2.2. Kế toán nhập khẩu hàng ủy thác: Sơ đồ hạch toán: TK 111, 112 TK331 đơn vị nhận ủy thác NK TK 152, 156,211,153 XXX (1) (1) (2) (3) (3) (2) TK 133 (5) (5) (2) (4) (4) (4) (1) Ứng tiền ủy thác mua hàng NK cho đơn vị nhận ủy thác (2) Nhận hàng ủy thác nhập khẩu ( gồm cả giá trị hàngnhập khẩu, các loại thuế phải nộp) (3) Công ty tự nộp thuế cho hàng nhập khẩu ủy thác theo thủ tục kê khai thuế nhận từ đơn vị nhận ủy thác (4) Phí ủy thác phải trả, các khoản được chi hộ phải trả (5) Thanh toán các khoản phải trả cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu 42 5. Tìm hiểu quy trình lập các BCTC của đơn vị: Lập BCTC là công đoạn cuối cùng của quá trình hạch toán kế toán. BCTC phản ánh các thông tin tổng hợp quan trọng, là kết quả kinh doanh trong 1 kỳ kế toán hay phản ánh các thông tin tài chính khác phục vụ hữu ích cho quá trình ra quyết định của Ban GĐ BTTC được tổng hợp vào cuối kỳ kế toán dựa trên sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết * Quy trình lập BCTC tại công ty: BCTC của công ty được lập theo một trình tự hợp lý, bao gồm: - Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Trình bày chi tiết và có hệ thống các khoản mục doanh thu và chi phí. Từ đó tính ra lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế. Ngoài ra còn có các văn bản pháp luật về thuế mà công ty áp dụng được thể hiện trong bảng. - Quyết toán thuế giá trị gia tăng (GTGT) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: phản ánh doanh thu bán hàng, các chi phí liên quan, lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp, và lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp - Bảng cân đối kế toán: phản ánh số dư tài sản và nguồn vốn cuối kỳ kế toán - Bảng cân đối tài khoản - Thuyết minh báo cáo tài chính: Bổ sung những thông tin cần thiết về chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng; các chính sách kế toán áp dụng; Thông tin bổ sung các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán; Thông tin bổ sung cho các khoản mục được trình bày trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ... * Mẫu BCTC trong công ty (Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán) 43 phần III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KT TẠI ĐƠN VỊ 1. Những ưu điểm: 1.1. Bộ máy kế toán: - Về tổ chức lao động kế toán trong bộ máy: Kế toán viên trong công ty có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán Số lượng nhân viên kế toán hợp lý, đảm bảo chuyên môn hóa cao trong lĩnh vực kế toán. - Về tổ chức phân công và lao động trong bộ máy: Công ty đã có những sắp xếp hợp lý lao động kế toán phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn; đảm nhận công tác kế toán nhất định, đồng thời cũng quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi, quyền hạn của từng người - Tổ chức lao động kế toán khoa học: tạo lập mối quan hệ giữa những lao động kế toán bao gồm quan hệ chỉ đạo, quản lý, tác nghiệp, ghi chép, cung cấp thông tin, đối chiếu, kiểm tra ... 1.2. Việc vận dụng chế độ kế toán chung của đơn vị: Doanh nghiệp áp dụng theo chế độ 48 của Bộ Tài Chính là phù hợp với quy mô của công ty ( công ty vừa và nhỏ) Các chính sách kế toán: những nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền, nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ ... được quy định khá chặt chẽ, rõ ràng trong bản thuyết minh tài chính. Những nguyên tắc này xuất phát từ đặc điểm của sản phẩm (máy xây dựng, náy công nghiệp) nên tạo được hiệu quả cao trong việc quản lý, theo dõi HTK cũng như các tài sản khác trong doanh nghiệp 1.3 Tổ chức kế toán từng phần hành tại đơn vị: - Việc chia ra thành các phần hành để thực hiện công tác hạch toán kế toán góp phần vào chuyên môn hóa công tác kế toán tại đơn vị. Các phần hành được chia bao trùm 44 tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, giúp giảm gánh nặng kế toán, tạo được hiệu quả cao, và giảm nguy cơ sai sót cũng như gian lận. - Phần hành xuất nhập khẩu được tách biệt với phần mua và bán hàng do XNK là phần hành đặc biệt, phức tạp và là hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp. Việc phân tách này tạo nên sự linh hoạt cao, giúp doanh nghiệp chủ động và nhanh chóng tìm kiếm được những bạn hàng tiềm năng cũng như những nhà cung cấp đáp ứng được nhiều yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, số lượng và giá cả của thị trường - Việc vận dụng công tác hạch toán từ chứng từ đến tài khoản, sổ kế toán, các chỉ tiêu báo cáo tuân thủ đúng theo chuẩn mực chung, được áp dụng một cách khoa học và có chọn lọc 1.4. Một số nhận xét chung: - Cách ghi sổ kế toán của công ty tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, các chuẩn mực và chế độ, chính sách kế toán. Đồng thời việc ghi sổ khoa học, phù hợp với quy mô của công ty (công ty vừa và nhỏ) và đặc điểm của sản phẩm (máy xây dựng, máy công nghiệp, thủy điện...) tạo ra hiệu quả cao trong việc phản ánh các nghiệp vụ, các thông tin tài chính một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời - Cách thức phân loại nghiệp vụ, chứng từ kế toán của kế toán viên hợp lý, đảm bảo chứng tù được luân chuyển nhanh chóng và được lưu giữ, bảo quản, xắp xếp khoa học - Cách thức tính toán số liệu, tính giá, áp dụng tỷ giá hối đoái, điều chỉnh các chênh lệch mang tính chuyên môn hóa cao, khoa học và nhanh chóng. Bộ phận kế toán được trang bị các phần mềm kế toán hiện đại nên giảm nhẹ khối lượng, đồng thời tạo tính chính xác cao, giảm nguy cơ sai xót - Cách thức quản lý, kiểm tra số liệu của Ban GĐ đối với kế toán khá chặt chẽ nên nguy cơ gian lận, sai xót được giảm đến mức thấp nhất. Hế thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, được tổ chức hợp lý và chặt chẽ giúp rủi ro kiểm soát thấp, tạo độ chính xác cao cho các thông tin tài chính. Do vậy khi căn cứ vào các thông tin tài chính được 45 trình bày, Ban GĐ có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định phù hợp và chuẩn xác, tận dụng được các tiềm năng sẵn có của doanh nghiệp, phát huy có hiệu quả những nguồn vốn quan trọng để phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo dựng thương hiệu, uy tín cho toàn doanh nghiệp trên thị trường trong nước , thị trường khu vực và quốc tế. - Cách thức bảo quản, lưu trữ số liệu rất khoa học, dễ dàng tìm kiếm các thông tin quan trọng khi cần thiết. 2. Những tồn tại và hạn chế: - Tuy việc phân công lao động khá rõ ràng và mang tính chuyên môn hóa cao nhưng đôi khi có hiện tượng chồng chéo công việc làm giảm hiệu quả hoạt động - Bản thuyết minh báo cáo tài chính còn nhiều điểm chưa rõ ràng như: Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay, nguyên tắc ghi nhận chi phí tài chính, các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái. Một số phần còn bỏ trống như: Tăng, giảm tài sản cố định thuê tài chính; tăng giảm bất động sản đầu tư, Các chi phí phải trả ( Trích trước chi phí tiền lương trong thời gian nghỉ phép, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ...), Các khoản phải trả, phải nộp khác (Tài sản thừa chờ giải quyết, Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội ...),; Vay và nợ dài hạn .... Những phần bỏ trống này khá nhiều nhưng lại không thấy đề cập lý do vì sao bỏ trống. Do đó gây ra nhiều điểm nghi vấn cho các đối tượng sử dụng BCTC - Phần hành tiền trong doanh nghiệp là một phần hành quan trọng. Lượng tiền ra và trong doanh nghiệp với quy mô lớn, thường xuyên và vận động rất mau lẹ, đòi hỏi phải có cách quản lý riêng biệt, khoa học và thật chuyên nghiệp. Nhưng trên thực tế phần hành này chưa được chú trọng đúng mức. Trong BCTC hay thuyết minh BCTC không thấy đề cập đến Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, trong khi đó báo cáo này là một báo cáo quan trọng (đặc biệt trong nhưng doanh nghiệp có lượng tiền ra vào lớn, các sản phẩm mua bán, trao đổi và các nghiệp vụ kinh tế có giá trị cao như doanh nghiệp), phản ánh thực tế dòng tiền ra, dòng tiền vào trong doanh nghiệp, phản ánh trung thực nhất kết quả lãi lỗ thực tế, giám sát có hiệu quả các dòng tiền, tránh hiện tượng lỗ tích lũy quá cao dẫn đến nguy cơ phá sản trong khi các BCTC khác vẫn cho thấy tình trạng phát triển và lãi cao. 46 - Phần hành XNK cũng là một phần hành quan trọng, đặc biệt phức tạp bởi có liên quan đến các thông lệ quốc tế, đến các đồng ngoại tệ mạnh, nhưng trong thuyết minh BCTC hầu như ít đề cập tới XNK, các thông lệ quốc tế được áp dụng, điều chỉnh chênh lệch ngoại tệ vào cuối năm cũng chưa thấy ghi rõ trong thuyết minh BCTC hay các tài liệu khác có liên quan. Việc theo dõi nguyên tệ, hay ngoại tệ quy đổi cũng còn nhiều điểm chưa rõ ràng 3. Những giải pháp và kiến nghị: Dưới đây là một số giải pháp mà bản thân tôi tự nghiên cứu và rút ra trong quá trình kiến tập tại công ty mà theo tôi nó hữu ích đối với công ty không những trong lĩnh vực kế toán mà còn trong các lĩnh vực khác về kinh doanh: 3.1 Giải pháp về kinh doanh: - Công ty nên có một bộ phận riêng biệt chuyên về các vấn đề Marketing ( nghiên cứu nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp hoàn hảo; có chiến lược rõ ràng trong việc định vị, phát triển thương hiệu không những trong nước mà còn trên thị trường quốc tế; nghiên cứu và phát triển các công cụ Marketing 4P và PR, tiếp thị, tổ chức các gian phòng triển lãm, các sự kiện, tham gia những hội trợ trong, ngoài nước ). Bộ phận Marketing cần được tách biệt riêng với Phòng kinh doanh để tạo nên sự chuyên môn hóa sâu sắc - Trong các báo cáo tài chính hoặc các báo cáo có liên quan trong lĩnh vực tài chính nên chỉ rõ các chỉ số tài chính (ROA,ROE...), phân tích tài chính chuyên sâu để thấy rõ bản chất một số hoạt động tài chính trong công ty, cung cấp cho các đối tượng sử dụng (những nhà đầu tư, cho vay, nhà cung cấp và bạn hàng) cái nhìn tổng quan về công ty, thấy được những tiềm năng to lớn và những cơ hội phát triển khả thi, đầy triển vọng. Đồng thời việc phân tích này cũng giúp nội bộ công ty có thể sớm phát hiện được điểm yếu, những phát sinh bất cập để nhanh chóng có được những điều chỉnh hợp lý, phát huy tiềm năng, khắc phục những hạn chế. 47 3.2. Giải pháp về kế toán: - Nhận thức rõ được những nhược điểm hoặc bất cập trong công tác hạch toán kế toán sẽ hướng công ty tìm ra được những giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất: + Trong tổ chức bộ máy kế toán cần chuyên nghiệp hơn, tạo điều kiện, môi trường làm việc tốt nhất cho các kế toán viên, chú ý hơn về đào tạo nâng cao năng lực nghiệp vụ, trình độ chuyên môn, thiết lập các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, khuyến khích kịp thời và đúng đắn + Về các chính sách kế toán tài chính mà công ty áp dụng: cần bổ sung những điểm thiếu xót được chỉ ra + Kế toán phần hành: vừa có tính chuyên môn hóa cao nhưng cũng cần phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các phần hành để đi đến thống nhất các chỉ tiêu báo cáo và tạo ra các thông tin tài chính rành mạch Những hạn chế trong các phần hành Tiền và phần hành XNK cần được khắc phục nhanh chóng, giúp công tác hạch toán kế toán hiệu quả hơn, chính xác hơn 48