Đây chính là một trong những yếu tố rất quantrọng quyết định hoạt
động của doanh nghiệp có tốt hay không. Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ
khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhưng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp
phải thường xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL cho phòng kế
hoạch một cách kịp thời, đầy đủ.
84 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 2936 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Thực trạng hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội hiện nay, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ghiÖp 37
Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc
trong phòng kế toán , hướng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế
toán viên trong phòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh
tế, các chỉ thị về kế toán đều do kế trưởng thông qua. Ngoài ra kế toán
trưởng còn có nhiệm vụ báo cáo tài chính và thm mưu chính sách Xí nghiệp
cho Giám đốc.
Công tác kế toán ở Xí nghiệp được thực hiện theo thể thức báo số về
Công ty. Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từ
phân xưởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán
theo từng quý gửi về Công ty. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế
toán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của
Bộ tài chính.
Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán
nhât ký chứng từ . Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trong
nhiều năm.
Trong phần chuyên đề, người viết có đi sâu vào phần nguyên vật liệu
nên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng tại
Xí nghiệp.
Và cũng từ sơ đồ đó ta thấy được mối quan hệ giữa công tác tổ chức
kế toán có nhiện vụ rất quan trọng không chỉ với công việc hạch toán kế toán
độc lập mà còn nằn trong tổng thể mối quan hệ với các phòng chức năng
khác .
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 38
Chứng từ gốc và
bảng phân bổ vật
liệu
Nhật ký chứng từ số
1, NKCT số 5
Sổ cái TK 152
Thẻ và sổ kế toán
chi tiết vật liệu
Bảng kê tổng hợp
nhập xuất tồn vật
liệu
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 39
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
Đối chiếu kiểm tra
3. Nhiệm vụ sản xuất
Xí nghiệp có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho
nhu cầu nội địa .
Với nhiệm vụ đó, Xí nghiệp có mạng lưới tiêu thụ sản phẩm rộng
khắp nước. Biểu hiện là Xí nghiệp đã liên hệ chào hàng (tiếp thị) và
ký được hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, cung cấp vật tư rộng khắp nước.
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nộiưởng sản xuất của Xí
nghiệp có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp ),
cùng phối hợp sản xuất dưới phân xưởng cũng như đợc chia ra làm 5
tổ sản xuất theo từng bước công nghệ, ở mỗi bước công nghệ lại có
các quy trình nhỏ lẻ khác nhau tạo nên một mạng lới đặc trưng của
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 40
doanh nghiệp sản xuất thép. Các sản phảm cuối cùng có được đánh giá
là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào người tiêu dùng và các điều kiện sử
dụng , nhưng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản xuất tốt.
Các bước công nghệ của Xí nghiệp được sắp xếp một cách hợp lý nên
có thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng như nguyên vật
liệu.
Sơ đồ công nghệ sản xuất thép
Phôi thép
Lò nung
Máy cán thô
Máy cán tinh
Máy cắt
Nước
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 41
4. Tình hình hoạt động sản xuất
Nhìn chung vài năm trước đây , toàn bộ Công ty cũng như Xí nghiệp
gặp không ít khó khăn. Một phần do chưa có sự gắn kết hoàn toàn ,
đồng bộ giữa các phòng ban trong Xí nghiệp cũng như công ty.
Nhưng phần lớn là do thị trường vật liệu có sự biến động mạnh.
Nhưng gần đây với sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân
viên toàn Xí nghiệp cùng với sự năng động, sáng tạo của lãnh đạo Xi
nghiệp kết hợp với những thử nghiệm trong công cuộc đổi mới từng
phần của đất nước đã tạo ra nhưngx kinh nghiệm quý báu, khoa học
công nghệ gắn với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội, thích nghi dần
với cơ chế thị trường.
Với tinh thần dám nghĩ dám làm, dám chiu trách nhiệm, lãnh đạo Xí
nghiệp đã từng bước tháo gỡ những khó khăn. Cán bộ công nhân viên
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 42
trong Xí nghiệp vừa học vừa làm kết hợp với kinh nghiệm. Xí nghiệp đã
từng bước trang bị thêm máy móc thiết bị, công nghệ, đàu tư xây dựng
kế hoạch phương án tiêu thụ, mua nguyên vật liệu. Đội ngũ công nhân
viên tay nghề dần được nâng cao và ngày càng hoàn thiện.
Lãnh đạo Xí nghiệp luôn cố gắng tìm hiểuhu cầu tiêu dùnh của thị
trường và đưa vào sản xuất những sản phẩm được thị trường chấp
nhận , kiên trì củng cố thị trường truyền thống, từng bước mở rộng thị
trường mới, mở thêm nhiều đại lý bán hàng và giói thiệu sản phẩm ở
khắp các thị trường . Do vậy mà tình hình snr xuất của Xí nghiệp cũng
đi vào thế dự định và có chiều hướng phát triển toàn diện .
Cụ thể việc mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp xây dựng kế hoạch chỉ
đạo linh hoạt, thu mua vật tư với phương châm đâu có vật tư rẻ, có
chát
lượng là mua tăng cường khả năng dự phòng vật tư, phuc vụ sản xuất.
Các kế hoạch về nguyên vật liệu đều được hoạch định, vạch ra một
cách cụ thể , hoạch định luôn luôn tiến hành trước một bước so với
nhu cầu, nhưng có tính dến sự biến động của thị trường như: nhu cầu
thị trường, thị trường tiềm năng…
Đồng thời cũng tính đến khả năng sản xuất của Xí nghiệp, của người
công nhân.
Đó chính là công tác sản xuất của Xí nghiệp : Xí nghiệp đã đưa ra
cơ chế khoán sản phẩm tới công nhân, có chế độ thưởng phù hợp với
người lao động, có quy chế thưởng phạt nghiêm minh, quản lý tốtvật
tư, thực hành tiết kiệm hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả
sản xuát kinh doanh.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 43
Về tiêu thụ sản phẩm: Với phương châm coi trọng người tiêu dùng, đưa
sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng. Có thể nói từ khi thành lập thêm
xưởng cán thép , kết hợp với việc sản xuất các mặt hàng truyền thống,
Xí nghiệp đã từng bước ổn định và phát triển.
Cụ thể ta thấy được qua chỉ tiêu sau:
Doanh thu (tỷ đồng) Lợi nhuận (1000đ) Năm
Kinh
doanh
Sản xuất
Tổng sản
lượng
Tổng
quỹ
lương
(1000đ)
Kinh
doanh
Sản xuất
2000 14.652 6.75 68570 686850 282370 52340
2001 12.630 8.64 8627 794860 248965 12852
2002 16.850 8.92 8934 823468 297360 13062
Phương hướng của Công ty trong năm tới, tổng doanh thu đạt 35 tỷ đồng,
sản phẩm sản xuất chính 10.000 tấn, lao động 450 người, lương bình quân
850.000đ/người/tháng.
Nhìn một cách tổng quan, vài năm gần đây Xí nghiệp hoạt động khá
tốt : cụ thể doanh thu tăng qua các năm với những mức độ khác nhau làm
cho tổng quỹ lương tăng lên và tổng lợi nhuận tăng theo, làm tổng sản lượng
tăng mạnh.
Xí nghiệp đang thực hiện việc tinh giảm bộ máy biên chế, sắp xếp lại
bộ máy tổ chức, phối kết hợp một cách chặt chẽ giữa các phòng ban nhằm
mục đích tạo đà cho sự phát triển của Xí nghiệp cũng như toàn Công ty.
II. TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI XÍ NGHIỆP
A. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 44
Theo ứng dụng của sảm phẩm mà xí nghiệp sản xuất ra thì sảm
phẩm của xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng là sảm phẩm thuộc hàng
công nghiệp sản xuất ra vật liệu xây dựng, khối lượng sảm phẩm của xí
nghiệp sản xuất ra là rất lớn. Do đó, vật liệu dùng để sản xuất sảm phẩm
cũng rất lớn. Vật liệu của xí nghiệp chủ yếu có sảm phẩm trên thị trường
trong nước như phôi thép, than, các sảm phẩm hoàn thiện từ công nghệ cán
thép, đúc gang … Ta thấy vật liệu của xí nghiệp là sảm phẩm của nghành
chế biến và khai thác, vì vậy rất thuận lợi đối với xí nghiệp. Bởi vì vật liệu
dùng trong sản xuất luôn có sẵn trên thị trường Việt Nam. Do vậy, việc thu
mua NVL đối với xí nghiệp cũng dễ dàng. Xí nghiệp không phải đầu tư vốn
lớn cho dự trữ NVL. Giá cả NVL nói chung biến động theo giá thị trường.
Sảm phẩm của xí nghiệp là sảm phẩm sản xuất phục vụ trực tiếp cho
xây dựng các công trình nhà ở, sinh hoạt. Do đó đòi hỏi sảm phẩm phải có
chất lượng cao, phải đảm bảo được tiêu chuẩn công nghiệp.
Như vậy vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phải được kiểm tra kỹ lưỡng theo
quy định trước khi hoạch định mua, đối với vật liệu đã mua về nhập kho
phải được bảo quản tốt.
Chính vì những đặc điểm này của vật liệu đã có không ít ảnh hưởng
đến sản xuất và quản lý sản xuất của xí nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến chi phí
vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Nguồn cung cấp NVL của xí nghiệp bao gồm mua của các Công ty và
tư nhân trong nước.
2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng gồm rất nhiều loại và
nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý
một cách chặt chẽ và tổ chức tổng hợp, hoạch định chi tiết với từng loại
cũng như tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sảm
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 45
phẩm, cần thiết phải nắm rõ được tình hình công tác kế toán phân loại
vật liệu trên cơ sở nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại
NVL. Tại xí nghiệp hiện nay vật liệu được phân loại như sau:
* NVL chính (TK 1521):
Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp là cơ sở vật chất chủ yếu
để hình thành lên sảm phẩm mới như là phôi thép các loại
* Vật liệu phụ (TK 1522):
Là đối tượng lao động tuy không cấu thành lên thực thể sảm phẩm.
Nhưng vật liệu có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sảm
phẩm như cáp PVC, que hàn, ống nối, giấy giáp …
* Nhiên liệu (TK 1523):
Là một loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng
cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình
công nghệ như sản xuất than củi, củi khô, mỡ chịu nhiệt.
* Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK 1524):
Là chi tiết phục vụ máy móc, thiết bị mà xí nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ
cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc, thiết bị cho từng loại máy như:
vòng bi, dây culoa, bu lông, lò xo …
* Nguyên vật liệu khác (TK 1528):
Bao gồm: Chổi đánh xi, bột màu, xi măng trắng, ve đỏ , cáp điện.
Việc phân loại vật liệu giúp cho việc quản lý vật liệu được dễ dạng
hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này, xí nghiệp theo dõi được số lượng chất
lượng của từng thứ vật chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Từ
đó đề ra hình thức hạch toán phù hợp.
Công tác quản lý vật liệu: Xuất phát từ việc chi phí vật liệu trong điều
kiện kỹ thuật hiện nay còn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sảm phẩm: đòi
hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ, an toàn về số lượng cũng như chất lượng,
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 46
chủng loại ở tất cả các khâu từ thu mua, vận chuyển, bảo quản luôn phải
được đặt ra trong xí nghiệp.
Chính vì vậy, quy chế quản lý vật liệu ở xí nghiệp rất được coi trọng ở
phòng kế toán vật. Thực tế chuyên viên theo dõi quản lý vật liệu, thống kê
lưu trữ cung cấp các số liệu chính xác, kịp thời về số liệu nhập xuất vật liệu
thực tế trong kỳ lượng vật tư tồn kho.
Công tác bảo quản và sử dụng vật liệu cũng được thực hiện một cách
hợp lý thông qua việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức và kinh tế. Xí
nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với
từng loại NVL. Bên cạnh đó, xí nghiệp sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL
đảm bảo đúng nội dung thực hiện sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất,
hạn chế sảm phẩm hỏng, tránh được lượng mất mát hư hỏng vật liệu. Thể
hiện xí nghiệp tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ thu mua theo
đúng tiến độ thời gian. Xí nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi. Thực hiện đúng
chế độ bảo quản với từng nguyên vật liệu.
Chế độ trách nhiệm vật liệu ở xí nghiệp được quy định rõ ràng, cán bộ
vật tư có chế độ thu mua vật liệu, trước hết phải kiểm tra xem xét kỹ lưỡng
chất lượng vật liệu, giá cả và phải chịu trách nhiệm về chất lượng sảm phẩm.
Thủ tục nhập xuất vật liệu được quản lý chặt chẽ và phải tuân thủ theo
nguyên tắc tính cũ nhu cầu sử dụng phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất, cụ
thể là sản xuất theo tháng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của giám đốc xí
nghiệp duyệt và định mức chi phí NVL sản xuất sảm phẩm. Khi có nhu cầu
phát sinh, cán bộ phân xưởng xuất kho lĩnh vật tư do phòng kế toán lập, thủ
kho căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu lĩnh vật tư để xuất kho. Trên phiếu
lĩnh vật tư thực tế có ghi rõ ràng từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất.
* Đánh giá vật liệu:
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 47
Là xác định giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định, về
nguyên tắc ta thấy kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL phải phản ánh theo
giá thực tế.
Tại xí nghiệp, nguồn cung cấp NVL chủ yếu do mua ngoài. Do vậy,
để thuận tiện cho việc mua bán, xí nghiệp đã đánh giá NVL như sau:
- Đối với NVL nhập kho: Giá NVL được bộ phận kế toán tính theo
giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn nhập và chi
phí vận chuyển thực tế phát sinh khi mua bao gồm chi phí bỗc dỡ, vận
chuyển, bảo quản vật tư từ nơi mua về xí nghiệp. Chi phí của bộ phận thu
mua, bộ phận thu mua độc lập, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật
tư hao hụt (nếu có) trừ các khoản chiết khấu (nếu có). Vật liệu nhập kho của
xí nghiệp chủ yếu từ nguồn mua ngoài, chi phí thu mua đã tính trong giá
mua của NVL. Vì vậy mà hình thức mà xí nghiệp tổ chức thu mua NVL đã
tính trong giá thu mua NVL, nên trong khi về nhập kho, bộ phận kế toán có
thể tính ngay ra giá thực tế.
- Đối với NVL xuất kho: Hàng ngày khi xuất kho NVL, các công tác
kế toán, giá trị vật liệu đều phải phối hợp kết hợp với nhau trong quá trình
hoạt động. Vật liệu của xí nghiệp được sử dụng và sản xuất sản phẩm. Các
loại vật liệu này khi xuất kho phải kiểm tra cẩn thận về số lượng cũng như
chất lượng. Khi có nhu cầu về sản xuất vật tư, các phân xưởng phải báo cáo
lên phòng kế hoạch về sản xuất và tiêu hao vật tư.
Biểu 1
Đơn vị XN Thép và VLXD Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT
QĐ số 1141-TC/QD
Ngày 5 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty dầu khí Hải Phòng
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 48
Chứng từ số: 025228
Biên bản kiểm nghiệm
Nhập vào kho: NVL chính
Số lượng Tên, nhãn hiệu, quy
cách
Đơn
vị tính Xin nhập Thực nhập
Giá đơn vị
Thành
tiền
Ghi
chú
Phôi thép 100 x 100
kg
116800
1750
204400000
Cộng 204400000
Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Hai trăm linh bốn triệu bốn trăm
nghìn đồng
Thủ kho Người giao Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu nhập kho 193 Mẫu 01-VT
QĐ số 1141-TC/QD
Ngày 8 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Thành Trang
Chứng từ số: 025229
Biên bản kiểm nghiệm
Nhập vào kho: Nguyên liệu chính
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 49
Số lượng Tên, nhãn hiệu,
quy cách
Đơn
vị tính Xin nhập Thực nhập
Giá
đơn vị
Thành tiền Ghi chú
Phôi thép 60 x 60
kg
111241
111241
1620
180166680
Cộng 180166680
Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Một trăm tám mươi triệu một trăm
sáu sáu nghìn sáu trăm tám mươi đồng.
Thủ kho Người giao Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 3.
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 311
Liên 2 (Giao cho khách hàng) BT/99 - B
No: 000336
Ngày 1 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán : Công ty dầu khí Hải Phòng
Địa chỉ:
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 50
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn
Đơn vị: XN Thép và VLXD
Địa chỉ:
STT Tên hàng hoá, dịch
vụ
ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 + 2
Phôi thép 100 x 100
Kg
116800
1750
204400000
Cộng tiền hàng: 204400000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 10220000
Tổng cộng tiền thanh toán 214620000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu sáu trăm hai mươi sáu
nghìn đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Biểu 4.
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 311
Liên 2 (Giao cho khách hàng) BT/99 - B
No: 000336
Ngày 6 tháng 2 năm 2001
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 51
Đơn vị bán : Công ty vận tải Thành Trang
Địa chỉ:
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn
Đơn vị: XN Thép và VLXD
Địa chỉ:
STT Tên hàng hoá, dịch
vụ
ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 + 2
Phôi thép 60 x 60
kg
111241
1620
180166680
Cộng tiền hàng: 180166680
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9008334
Tổng cộng tiền thanh toán 189175014
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi chín triệu bảy mươi ngìn không
trăm mười bốn đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Biểu 5
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 01-VT
Địa chỉ QĐ số 1141-TC/QD
Ngày 16 tháng 2 năm 2001
Họ và tên người nhận hàng: Ông Ngô Hoàng Hoà
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 52
Phân xưởng cán thép I
Lý do xuất kho: Sản xuất thép (NVL chính)
Số lượng STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách
Đơn vị
tính Yêu cầu Thực nhập
Giá
đơn vị
Thành
tiền
Ghi
chú
01
02
Phôi thép (100 x 100)
Phôi thép (60 x 60)
kg
kg
3600
10.000
3600
10.000
Cộng 13600
Biểu số 6
Đơn vị: XN Thép và VLXD Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho số 140
Ngày 20 tháng 2 năm 2001
Họ và tên người mua:
Xuất tại kho:
Lệnh điều động số:
Ngày đi ……..\…….\ ngày đến ……\ …..\
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 53
STT Quy cách sảm phẩm
vật tư
Đơn vị
tính
Số lượng hay
trọng lượng
Ghi chú
01
Phối thép (60 x 60)
Kg
49870
Biểu số 7
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT
Địa chỉ QĐ
Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 60 x 60
Đơn vị tính: kg
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 54
Chứng từ Số lượng sản phẩm TT
S N
Trích yếu
Nhập Xuất Tồn
Ký xác nhận
của kế toán
A B C D 1 2 3
8/2
5/2
6/2
20/2
101
122
125
140
Tháng 1 năm 2001
Công ty dầu khí
Hải Phòng
Công ty dầu khí
Hải Phòng
Phân xưởng cán
thép I
Phân xưởng cán
thép I
111241
60.000
10.000
49870
50.000
161241
221241
Cộng T2/2001 60000 500642 490642
Biểu số 8
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT
Địa chỉ QĐ
Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 100 x 100
Đơn vị tính: kg
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 55
Chứng từ Số lượng sản phẩm TT
S N
Trích yếu
Nhập Xuất Tồn
Ký xoá nhãn
của kế toán
A B C D 1 2 3
5/2
5/2
11/2
20/2
93
138
87
125
Tháng 1 năm 2001
Công ty vận tải
Thành Trang
Phân xưởng cán
thép I
Công ty vận tải
Thành Trang
Phân xưởng cán
thép I
116800
36000
68590
45600
49500
Cộng T2/2001 162400 164590 47310
Biểu số 9:
Báo cáo tồn kho vật liệu chính
STT Tên vật tư sản
phẩm
Đơ
n vị
Tồn T1 Nhập T2 Xuất T2 Tồn T2
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 56
tính
…
3
4
5
…
Phôi (60 x 60)
Phôi (100 x 100)
Phôi (85 x 85)
Kg
Kg
Kg
50.000
49000
37000
500642
162400
183170
490642
164490
154720
60.000
47310
65450
B. Một số nguyên tắc cung ứng NVL được áp dụng tạo xí nghiệp.
1. Cung ứng vật tư theo số lượng
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm
bảo đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ
gây ra ứ đọng vốn (nếu không phải là NVL có tính chất thời vụ). Nhưng
ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục
của quá trình sản xuất, kinh doanh. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp
không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là do thiếu NVL.
Trong thực tế, xí nghiệp đã tiến hành phân tích tình hình cung ứng
NVL theo tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch:
Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ Tỷ lệ % hoàn thành
kế hoạch cung ứng
NVL loại i (i= ni, )
=
Số lượng NVL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ)
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 57
Số lượng NVL loại i (i= ni, ) cần mua theo kế hoạch trong kỳ
được xác định bằng nhiều cách. Xí nghiệp áp dụng cách tính lượng NVL cần
dùng theo số lượng thành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ.
Mi = q . mi
Mi: Nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ
q: Số lượng sảm phẩm hay chi tiết sản xuất trong kỳ
mi: Định mức hao phí NVL i cho một đơn vị sảm phẩm hoặc chi tiết.
Ví dụ: Trong tháng 5/2002 xí nghiệp nhập số lượng thép thô 16 loại
3: 700574 kg để sản xuất cửa thép cho Công ty XD 26 - BqP
- Định mức hao phí NVL thép thô này cho 4 đơn vị sảm phẩm cửa
thép là: 1946 kg.
- Số lượng của thép cần sản xuất là: 350
700574 Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung
ứng về khối lượng NVL loại thép thô
=
350 x 1946
=
1,0285
Hay việc thu mua NVL vượt kế hoạch 2,85%
2. Cung ứng vật tư theo chủng loại
Theo phương pháp thực tế xí nghiệp, chial àm 2 loại:
- Vật liệu có thể thay thế được: là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương
đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sảm phẩm. Khi
phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng cần
chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại vật liệu thay thế).
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 58
- Vật liệu không thể thay thế được: là loại vật liệu mà trong thực
tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính
năng, tác dụng của sảm phẩm (cụ thể như: thép thô 3 loại, gang loại 1)
Ví dụ: Trong năm 2002 doanh nghiệp thực hiện cung ứng vật liệu như
sau:
STT Tên vật liệu Số lượng
cung cấp
Số thực nhập Hoàn thành
về chủng loại
1 Thép thường tròn 70 80 70
2 Thép thô vuông 80 90 80
3 Thép dẹt 30 20 40
4 Gang loại 1 90 120 90
5 Thép thô loại 1 40 40 40
Cộng 310 350 320
Theo số lượng %9,112
310
350%100 (+ 12,9%)
Số tuyệt đối: 350 - 310 = 40 (tấn)
Xí nghiệp đã hoàn thành vượt mức kế hoạch cung ứng vật tư về số
lượng là 12,9%
Theo chủng loại: %2,103
310
320%100 (3,2%)
3. Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ
Để sản xuất 1 loại sảm phẩm, cần nhiều loại vật tư khác nhau theo
một tỷ lệ nhất định. Mặt khác các vật liệu này không thể thay thế bằng các
loại vật liệu khác được. Chính vì thế, mà việc cung ứng vật tư phải đảm bảo
tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 59
Ví dụ: Có số liệu ở xí nghiệp tháng 6/ 2002
Đơn vị: Tấn
Số sử dụng được Tên vật liệu Số cần
nhập
Số thực
nhập
Tỷ lệ % hoàn
thành cung ứng Số lượng %
Thép thường tròn 70 40 57 30 42
Thép thô loại 1 30 38 126 26 86
Gang loại 1 60 50 80 50 83
Số lượng vật liệu thực nhập so với số lượng cần nhập đạt tỷ lệ khác
nhau, trong đó đạt tỷ lệ cao nhất là loại vật liệu thép thô loại 1 bằng 126%,
thấp nhất là loại vật liệu thép thường tròn bằng 57%. Nhưng số liệu sử dụng
sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ % thấp nhất (vật liệu C).
Do vậy, khả năng kỳ tới, doanh nghiệp chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ kế
hoạch sản xuất cao nhất là 42%.
Thực tế xí nghiệp đạt 40% trong tháng 6 năm 2002
Đó gọi là hệ số sử dụng đồng bộ
4. Cung ứng về mặt chất lượng
Thực tế xí nghiệp chỉ áp dụng phương pháp chỉ số chất lượng NVL
(ICL), bỏ qua phương pháp hệ số loại không phù hợp. Chỉ số chất lượng NVL
là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình
quân cung ứng theo kế hoạch
MiK SiK
Chất lượng
=
MiK
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 60
MiK: Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ
thực tế và kỳ hạch toán (tính theo đơn vị hiện vật)
SiK: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ hạch
toán
Chất lượng càng lớn hơn 1 chứng tỏ chất lượng NVL thực tế nhập kho
càng cao.
Ví dụ: Có số liệu của xí nghiệp tháng 8/2002
Số cần cung ứng Số thực nhập Thép
thường
tròn
Giá mua bình
quân 1 lần
(1000đ)
Số lượng
(tấn)
Thành tiền
(1000đ)
Số lượng
(tấn)
Thành tiền
(1000đ)
Loại I 90 60 7000 80 9000
Loại II 80 40 3800 30 2600
Loại III 70 30 2600 30 3500
Cộng 130 13400 140 15100
ICL = %04,107,103
85,107:
140
15100
Theo kế hoạch: 79,0
130130
13400
x
Theo thực tế: 82,0
140130
15100
x
Như vậy chất lượng cung ứng thép thường tròn thực tế tốt hơn so với
kế hoạch
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 61
5. Cung ứng vật tư theo tính chất kịp thời
Tháng 8/2001, có số liệu sau ở các xí nghiệp.
Đảm bảo nhu cầu
trong tháng
Nguồn vật tư Ngà
y
nhập
Số lượng
(tiền)
Số lượng Số ngày
Còn lại
không cần
dùng trong
tháng
1. Tồn đầu tháng 1/4 60 60 12 -
2. Nhập lần 1 15/4 40 40 8 -
3. Nhập lần 2 29/4 110 10 2 100
Tổng cộng 210 110 22 100
Xí nghiệp đã tiêu dùng cho sản xuất sảm phẩm bình quân trong một
ngày đêm là 5 tấn thì nhu cầu về vật tư A trong tháng là 150 tấn. Vậy số tồn
đầu tháng là 60 tấn có thể đảm bảo cho sản xuất trong 12 ngày, nhưng vì đến
ngày 15/4 mới nhập được vật tư, nên 2 ngày (13 và 14/4) không có vật tư để
sản xuất. Nhập lần thứ hai vào ngày 29/4 nhưng đến ngày 28/4 không có vật
tư để sản xuất (6 ngày). Vậy, do nhập vật tư không kịp thời theo yêu cầu của
sản xuất, nên trong tháng 4 số ngày đảm bảo vật tư để sản xuất chỉ có 22
ngày, còn 8 ngày doanh nghiệp phải ngừng sản xuất vì không có vật tư.
Trong đó, số lượng vật tư hiện có của doanh nghiệp tính cả trong tháng 4 là
210 tấn. Vượt nhu cầu là 60 tấn. Điều này cho thấy, khi phân tích tình hình
cung ứng vật tư không phải chỉ thông qua các chỉ tiêu về số lượng, chủng
loại, chất lượng mà còn phải xem xét các chỉ tiêu khác nữa
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 62
6. Cung ứng vật tư theo tiến độ và nhịp độ cung ứng.
Đây là phương pháp mang nặng tính lý thuyết, rất ít doanh nghiệp
áp dụng nguyên tắc này, và nó không tạo ra hiệu quả cho hoạt động sản xuất.
C. Thực tế tình hình dự trữ NVL tại xí nghiệp.
Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ,
nhiên liệu, động lực, công cụ lao động đưa vào tiêu dùng sản xuất sảm
phẩm. Dự trữ NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan. Do phân công
lao động xã hội và phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sảm phẩm
này của doanh nghiệp trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác nếu sảm
phẩm đó tiêu dùng cho sản xuất. Mặt khác sảm phẩm được sản xuất ở nơi
này nhưng tiêu dùng sảm phẩm đó lại ở nơi khác. Thời gian sản xuất sảm
phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sảm phẩm ấy. Việc vận
chuyển sảm phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng
những phương tiện vận tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự
liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được bảo đảm
bằng cách dự trữ các loại vật tư.
1. Dự trữ thường xuyên
Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí nghiệp tiến hành được
liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng.
Dự trữ thường xuyên dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí
nghiệp được tiến hành liên tục với điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập vào
và lượng vật tư thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch.
2. Dự trữ bảo hiểm
Xí nghiệp chỉ áp dụng trong các trường hợp:
- Mức tiêu dùng vật tư bình quân trong 1 ngày đêm thực tế cao hơn so
với kế hoạch. Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 63
theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất không thay đổi nhưng mức tiêu
hao NVL tăng lên.
- Lượng vật tư nhập giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so
với kế hoạch (trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư vẫn như cũ)
- Chu kỳ cung ứng giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn
so với kế hoạch.
Trên thực tế tình hình dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân
cung ứng vật tư không ổn định. Chính vì thế, xí nghiệp phải tổ chưc khâu
cung ứng để đảm bảo đến mức tối đa dự trữ bảo hiểm, góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
3. Dự trữ theo thời vụ
Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất theo
thời điểm. Xí nghiệp tuy nhiên có áp dụng phương pháp này vào thời điểm
sản xuất đặc biệt cuối cùng (tháng, quỹ …)
D. Tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp.
Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm
chi phí sản xuất, hạ giá thành sảm phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh
nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sảm
phẩm được xí nghiệp tiến hành thường xuyên định kỳ trên các mặt. Khối
lượng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sảm phẩm.
1. Tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sảm phẩm.
Chỉ tiêu lượng NVL dùng cho sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp.
Lượng NVL
dùng sản xuất
sảm phẩm
=
Lượng NVL
xuất cho sản
xuất sảm phẩm
-
Lượng NVL còn
lại chưa hoặc
không dùng đến
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 64
Lượng NVL còn lại chưa dùng đến cuối kỳ kiểm kê thường có sự
chênh lệch không đáng kể. Nếu lượng NVL còn lại chưa hoặc không
dùng đến bằng 0, thì:
Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm = Lượng NVL xuất cho sản
xuất sản phẩm
Khối lượng NVL tiêu dùng thực tế Mức biến động
tuyệt đối
=
Khối lượng NVL kỳ kế hoạch
x
100 %
Ví dụ:
Đơn vị: tấn
Vật liệu Năm Tháng KLNVL dùng thực tế Kế hoạch
Thép tròn 2001 6 625 600
Gang thô 2002 4 428 540
Mức biến động tuyệt đối tháng 6/2001 = %6,104%100
600
625
x
Mức biến động tuyệt đối tháng 4/2001 = %25,79%100
540
428
x
Như vậy, khối lượng NVL tiêu dùng thực tế cho sản xuất sảm phẩm
thực tế so với kế hoạch 6/2001 tăng 4,16%, 4/2002 giảm 20,75%
Và như thế theo số tuyệt đối thì 6/2001 xí nghiệp đã sử dụng NVL
không tiết kiệm so với tháng 4/2002.
* Ngoài ra còn phương pháp phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản
xuất đơn vị sảm phẩm, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sảm phẩm. Chỉ
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 65
áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ, lẻ hoặc các sảm phẩm
mang tính nông sản, thực phẩm.
E. Tình hình thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
1. Tình hình chung về nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
Theo như số liệu đã thu thập và phân tích ở trên tình hình nhu cầu
NVL gần đây là tương đối tốt, cụ thể 2 năm gần nhất 2002, 2003.
Xí nghiệp đã vận dụng nhiều khả năng khác nhau cho hoạt động
hoạch định nhu cầu chiến lược. Tất cả đều dựa trên cơ sở phân tích hoạt
động cung ứn chi tiết trong năm cũng như các năm trước đó.
2. Thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
Thực tế xí nghiệp đã áp dụng mô hình hoạch định nhu cầu NVL MRP,
nhưng dưới dạng đã được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của xí
nghiệp.
a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định:
* Đầu vào: xí nghiệp có thêm hồ sơ mức độ tương quan của các yếu tố
đầu vào.
Nó phản ánh việc dự báo về khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như mức
độ tương thích với các yếu tố đầu ra.
* Quá trình xử lý: xí nghiệp dùng chương trình máy tính MRP như
sau:
- Hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ và hồ sơ mức độ tương quan
của các yếu tố đầu vào được thực hiện bằng chương trình quản lý Word
accss và Power point.
- Lịch trình sản xuất được thực hiện bằng phầm mềm quản lý Eras
* Đầu ra: xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng
ngày mà thực hiện 2 tuần một lần cho hoạt động sản xuất.
b. Trình tự hoạch định nhu cầu
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 66
* Bước 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
Xí nghiệp ngoài việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và
nhu cầu phụ thuộc còn phân thành nhu cầu thiết yếu trong từng giai đoạn.
Cụ thể là trong 3 tháng đầu năm, các quý
Nhằm tạo ra sự liên tiếp trong quá trình hoạch định giúp cho việc
hoạch định chi tiết, tránh tình trạng thiếu hụt NVL trong quá trình sản xuất.
* Bước 2: Tính tổng nhu cầu:
Thực tế, xí nghiệp dùng phần mềm kế toán Excel cập nhật thường
xuyên nhu cầu các tháng, quý. Trên cơ sở đó tỉnh tổng nhu cầu thực tế áp
dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
* Bước 3: Tính nhu cầu thực.
Xí nghiệp loại trừ một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch không cần thiết
nên nhu cầu thực không có thêm phần phế phẩm.
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
* Bước 4: Xác định thời gian phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất.
Thực tế xí nghiệp xác định thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất =
Thời điểm cần có - Khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để
cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu.
Ví dụ: Có số liệu sau ở xí nghiệp.
Trong kế hoạch năm 2002, xí nghiệp nhận được 2 đơn đặt hàng làm
cửa sắt cỡ lớn cho Công ty xây dựng cơ giới 26 - Bộ quốc phòng. Cụ thể:
Làm 2000 chiếc giao vào tuần thứ 4 và 300 chiếc giao vào tuần thứ 8.
Mỗi cánh gồm 4 thanh thép 32 và 2 khung (có kích thước 2 x 3m)
Các thanh thép được sản xuất tại xí nghiệp, mỗi thành mất 1 tuần.
Khung được nhập ngoài với thời gian cung ứng là 2 tuần.
Việc lắp ráp cánh cửa mất 1 tuần. Có lịch tiếp nhận (dự trữ ban đầu)
của tuần 1 là 100 thanh thép.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 67
Thực tế xí nghiệp đã hoạch định theo phương pháp lượng đặt
hàng theo lô (nhu cầu thực)
* Xây dựng lịch trình sản xuất:
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Số
lượng
200
300
* Xác định kết cấu sản phẩm.
* Thời gian biểu lắp ráp
Tuần 1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8
Sản xuất sản xuất
thanh thép thanh thép
Lắp ráp Lắp ráp
cánh cửa cánh cửa
Mua khung Mua khung
Bởi vì phải có 200 cánh cửa để giao vào đầu tuần thứ 4 và do không
có dự trữ sẵn có vào thời kỳ đó nên nhu cầu thực sẽ là 200 cánh cửa. Lịch
Khung (2)
Cánh cửa
Thanh thép (4)
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 68
tiếp nhận ca tuần thứ 4 sẽ là 200 cánh cửa. Do việc lắp ráp tốn 1 tuần
nên lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3. Cũng tương tự như vậy ta
có lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 7 để tuần thứ 8 có 300 cánh cửa.
Lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3, nghĩa là ở thời điểm đó tổng nhu
cầu phải có 200 x 2 = 400 khung. Do không có dự trữ mong đợi nên nhu cầu
thực là 400 khung vào đầu tuần thứ 3. Nhưng thời gian đặt hàng vì phải mua
ngoài mất 2 tuần nên phải đặt hàng vào tuần thứ nhất. Tương tự như vậy có
tổng nhu cầu và nhu cầu thực đối với đơn hàng 300 cánh cửa là bằng nhau
và bằng 600 khung. Thời gian đặt hàng phải vào đầu tuần thứ 5.
Đối với các thanh thép khi xét đơn hàng 200 cánh cửa cũng cần phải
có 800 thanh vào đầu tuần thứ 3. Ở đây do có 100 thanh dự trữ nên nhu cầu
thực là: 800 - 100 = 700 thanh. Ta phải phát đơn hàng theo kế hoạch vào đầu
tuần thứ 3 và lịch sản xuất bắt đầu tuần thứ 2.
Tương tự với đơn hàng cánh cửa 300 phải phát lệnh đơn hàng vào đầu
tuần thứ 7 với tổng nhu càu là 1200 thanh và lệch sản xuất 1200 thanh phải
bắt đầu từ tuần thứ 6.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 69
* Đặt hàng theo lô (nhu cầu thực)
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Số lượng 200 300
Tổng nhu cầu 200 300
Lượng tiếp nhận theo tiến độ
Dự trữ hiện có
Nhu cầu thực 200 300
Lượng tiếp nhận đặt hàng
theo kế hoạch
200 300
Cánh
cửa
Thời
gian
lắp ráp
bằng
1 tuần Lượng đơn hàng phát ra theo
kế hoạch
200 300
Tổng nhu cầu 400 600
Lượng tiếp nhận theo tiến độ
Dự trữ hiện có
Nhu cầu thực 400 600
Lượng tiếp nhận đặt hàng
theo kế hoạch
400 600
Khung
cửa
Thời
gian
lắp ráp
bằng
2 tuần Lượng đơn hàng phát ra theo
kế hoạch
400 600
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 70
Tổng nhu cầu 800 1200
Lượng tiếp nhận theo tiến
độ
100
Dự trữ hiện có 100 100 100
Nhu cầu thực 700 1200
Lượng tiếp nhận đặt hàng
theo kế hoạch
700 1200
Thanh
gỗ
Thời
gian
sản
xuất
bằng
1 tuần Lượng đơn hàng phát ra
theo kế hoạch
700 1200
3. Phương pháp xác định kích cỡ lô hàng
3.1. Mua theo lô
Theo phương pháp này là cần bằng nào mua bằng ấy, đúng thời điểm
cần. Xí nghiệp áp dụng phương pháp này là hợp lý bởi các lô hàng của xí
nghiệp đặt thường xuyên, lượng dự trữ cung cấp đúng lúc tốn ít chi phí lưu
kho.
3.2. Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
Thực chất là phương pháp ghép lô sao cho tổng chi phí dự trữ đạt mức
thấp nhất có thể:
Cỡ lô được xác định
Chi phí đặt hàng
EPP
=
Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn
4. Tổ chức công tác hoạch định
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 71
Xí nghiệp phân bổ công tác hoạch định cho phòng kế hoạch.
Nhưng thực tế có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch với phòng
kế toán tổng hợp cũng như các phòng ban khác.
Cụ thể: Để có các số liệu chi tiết về NVL cũng như tình hình nhập
xuất, tồn kho sảm phẩm phục vụ cho việc phân tích, đưa ra kế hoạch thì
phòng kế hoạch cần có sự hỗ trợ của phòng KT - TH.
Công tác này phân công cụ thể hơn cho cán bộ phòng kế hoạch
* Cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư: chịu trách nhiệm phân tích số liệu
chi tiết mà phòng KTTH cung cấp và khả năng cung ứng của NVL. Từ đó
vạch ra kế hoạch chiến lược. Kết hợp với cán bộ phụ trách kế hoạch tài
chính hoạch định khả năng cung cầu NVL một cách tiết kiệm nhất và hiệu
quả nhất.
Dưới sự điều phối chung của trưởng phòng kế hoạch, cán bộ phụ trách
vật tư và tài chính thường xuyên báo cáo tình hình một câch chi tiết, cụ thể.
Từ đó, phòng kế hoạch mới đề xuất cho việc hoạch định nhu cầu NVL cho
giai đoạn tiếp theo.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 72
PHẦN III
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NVL TẠI XN.
NHỮNG GIẢI PHÁP CHIẾN LƯỢC TRONG THỜI GIAN TỚI.
I. Đánh giá chung về công tác
1. Đánh giá NVL
Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, cung với yêu cầu của chế độ
hạch toán kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp đều hướng tới tối đa hoá
lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội.
Vì vậy cần phải có biện pháp quản lý NVL một cách tiết kiệm, sử
dụng đúng đối tượng, đúng mục đích, hao phí ít nhất, mang lại hiệu quả
kinh tế cao nhất. Để đạt được mục đích này, xí nghiệp phải sử dụng đồng bộ
nhiều biện pháp từ khâu kỹ thuật đến quản lý.
Tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trong những năm gần
đây với sự đoàn kết và nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với
sự năng động sáng tạo của lãnh đạo xí nghiệp với tinh thần dám nghĩ, dám
làm. Xí nghiệp đang từng bước tháo gỡ khó khăn và làm ăn có hiệu quả.
2. Những ưu điểm cơ bản của công tác hoạch định nhu cầu NVL
tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội
a. Trước hết xí nghiệp là một doanh nghiệp sản xuất hàng kỳ có nhu
cầu về NVL là rất lớn, hàng loạt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mặt khác do
việc hoạch định nhu cầu NVL trên máy tính còn chưa được chú trọng nên
trình tự hoạch định nhu cầu theo 4 bước áp dụng thực tế là hợp lý.
b. Đối với công tác hoạch định nói chung, xí nghiệp tổ chức hoạch
định nhu cầu trước khi hoạch định khả năng cung ứng. Trong khả năng cung
ứng đã đặc biệt chú trọng đến khả năng cung ứng theo chủng loại và số
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 73
lượng. Đây là 2 yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định cung ứng.
Vì thế mà xí nghiệp có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL. Thực
hiện hệ thống định mức NVL, do đó tiết kiệm được chi phí NVL, mang lại
hiệu quả kinh tế cao.
c. Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật tư của xí nghiệp
có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ khâu giá cũ, số lượng, kiểm tra chất
lượng, vật liệu trước khi lập phiếu nhập kho.
d. Về bảo quản, dự trữ vật liệu, xí nghiệp dự trữ vật tư ở mức hợp lý,
đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Bên cạnh đó, kho của
xí nghiệp được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất.
e. Về cách phân loại NVL, xí nghiệp đã dựa vào vai trò, công dụng
vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để phân chia
NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu. Và phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý,
đảm bảo thích hợp giữa lý thuyết và thực tế.
f. Đặc biệt xí nghiệp đã áp dung phương pháp dự trữ bảo hiểm với
quỹ dự trữ bảo hiểm tuyệt đối trong từng giai đoạn, điều này thể hiện mức
độ và khả năng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn trong tình trạng tốt.
3. Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện
a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ
tương quan của các yếu tố đầu vào. thực ra hồ sơ này không cần thiết lắm.
và thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ này có thể ghép vào với hồ sơ hoá đơn
NVL, hồ sơ NVL dự trữ.
* Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL
hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là chưa hoàn toàn hợp lý. Bởi như
thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất chưa đầy đủ.
Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch thường phải phân tích gộp số liệu
trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngày. Đây
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 74
chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của xí nghiệp vượt hay
thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn.
Do đó xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng
ngày.
b. Sơ đồ hạch toán NVL đang áp dụng tại xí nghiệp.
(2)
Như trên: thực tế trong quá trình hoạt động sơ đồ vẫn chưa hoàn toàn
hoàn thiện. Ở vị trí số 2 cần thêm báo cáo nhập xuất NVL.
Báo cáo này là nhân tố quan trọng trước khi đi đến báo cáo tài chính.
Như đã nói ở phần trên: cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư sau khi tiến hành
Chứng từ gốc
và bảng phân
bổ vật liệu
Nhật ký chứng
từ số 1 NKCT
số 5
Số cái TK 152
Báo cáo tài
chính
Thẻ và sổ kế toán
cho chi tiết vật liệu
Thẻ và sổ kế toán
cho chi tiết vật liệu
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 75
phân tích các số liệu báo cáo của bộ phận kế toán, cùng với cán bộ phụ
trách tài chính đưa ra quyết định tài chính hợp lý, tiết kiệm chi phí nhất.
c. Phân loại NVL
Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên
xây dựng hệ thống danh điểm vật tư. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật
liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm
nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định. để chỉ loại, nhóm và thứ.
Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản.
TK 1521 NVL chính
TK 1522 NVL phụ
TK 152 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế
TK 1528 NVL khác.
Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm.
Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ được thể hiện trên sổ danh điểm
vật liệu. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên
máy vi tính như tình hình hiện nay của xí nghiệp.
Mẫu số danh điểm vật tư.
Ký hiệu
Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu
Tên nhãn hiệu NVL Đơ
n vị
Đơn
giá
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
1521 Nguyên vật liệu chính
1521 - 01 Phôi 100 x 100 Kg
1521 - 02 Phôi 85 x 85 Kg
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 76
1521 - 03 Phôi 60 x 60 Kg
1521 - 04 Phôi 65 x 65 Kg
1522 Nguyên vật liệu phụ
1522 - 01 Trục hàn Kg
1522 - 02 Giấy giáp Kg
1522 - 03 Dây thép buộc Kg
1522 - 04 Dây chì Kg
1522 - 05 Bột sa mốt Kg
1522 - 06 Nước thuỷ tinh Kg
1522 - 07 Thép V6 Kg
1523 1523 - 01 Mỡ YC2 Kg
1523 - 02 Dầu diexen Lít
1523 - 03 Củi khô Kg
1523 - 04 Than cục Kg
1524 Phụ tùng thay thế
1522 - 01 Trục cáp Kg
1522 - 02 Chổi than Cái
1522 - 03 Bu lông Cái
1522 - 04 Máy khoan Cái
1522 - 05 Dây culoa Sợi
1528 NVL khác
1522 - 01 Ống sứ Cái
1522 - 02 Ống nhựa Cái
1522 - 03 Cút nhựa Cái
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 77
1522 - 04 Vòng bi Cái
d. Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL
Để việc tiến hành hoạch định tốt hơn nữa, xí nghiệp nên chú trọng
hơn tới hệ thống máy vi tính sẵn có. Số lượng máy vi tính nhìn chung là khá
đầy đủ các chương trình máy tính tương đối cập nhật.
Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt là phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán
tổng hợp trong quá trình hạch toán nhu cầu trên máy.
Dùng phần mềm “lioness” phân tích các bước trong quá trình hoạch
định. Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời
gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết. Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng.
Phòng kế hoạch sau khi đưa ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng
chương trình "Metastock" hay “Omni stock” để hoạch định nhu cầu. Tuy là
chương trình phân tích đầu tư chứng khoán nhưng nền tảng cơ bản của nó
vẫn tập trung vào khả năng cung và cầu của hàng hoá.
Cuối cùng có thể dùng “Power point” để thực hiện một trình duyệt
phân tích báo cáo trước lãnh đạo.
Hiện nay xí nghiệp mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ
trong xí nghiệp cũng như toàn Công ty.
Nếu có thể, xí nghiệp có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin
trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với xí nghiệp, đặc biệt là
thương hiệu và sảm phẩm. Điều này cũng quan trọng hơn khi ta được chứng
kiến hai đợt hội chợ tháng 3 và 4 năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam chất
lượng cao và Hội chợ Expo 2003.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 78
II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định
nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
1. Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong xí
nghiệp.
Đây chính là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định hoạt
động của doanh nghiệp có tốt hay không. Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ
khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhưng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp
phải thường xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL … cho phòng kế
hoạch một cách kịp thời, đầy đủ.
Phòng tổng hợp và hành chính với chức năng chủ yếu là nắm rõ ràng,
cụ thể tình hình hoạt động của xí nghiệp mọi mặt. Cần bố trí, tổ chức nhiều
cuộc họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua đó thấy được ưu nhược
điểm trong quá trình hoạt động của xí nghiệp qua từng giai đoạn, thấy được
nhu cầu, đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng kỹ
thuật điều độ sản xuất phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của
các phân xưởng, thấy được khả năng, ưu nhược điểm hoạt động của hệ
thống máy móc. Phù hợp với loại NVL nào? sản xuất bao nhiêu sảm phẩm
trong thời gian bao nhiêu thì phù hợp. Từ đó kết hợp với phòng kế hoạch có
kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất.
2. Chủ động tạo nguồn cung ứng trên cơ sở luôn luôn hoạch định
trước một bước nhu cầu NVL.
Đây là hoạt động cần thiết, không thể thiếu mà bất kỳ doanh nghiệp
sản xuất nào cũng phải chủ động thực hiện, tuy nhiên cách thực hiện và khả
năng thực hiện lại khác nhau.
Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn ra hàng ngày. Đòi
hỏi đội ngũ cán bộ các phòng ban cần chủ động trong công tác hoạch định.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 79
3. Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả năng
cung ứng.
Hiện tại xí nghiệp có 2 kho NVL với khả năng chưa tương đối lớn, tuy
nhiên xưởng vật liệu xây dựng cơ khí Quang Trung - Thanh Xuân còn hạn
chế về một số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu
gang thô do điều kiện nhiệt độ …
Như vậy cần tập trung hoàn thiện kho này của xí nghiệp, tăng sức
chứa điều kiện tốt hơn … mới đáp ứng được yêu cầu sản xuất cung ứng
ngày càng nhiều của xí nghiệp.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 80
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 81
KẾT LUẬN
Có thể nói rằng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào
không thể thiếu được của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Trong quá trình
sản xuất, nó được kết tinh vào sảm phẩm và là một bộ phận cấu thành của
giá thành sảm phẩm.
Có nhiều phương pháp quản lý và hoạch định nhu cầu NVL, mỗi
doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp phù hợp với điều kiện, tình
trạng của doanh nghiệp mình, tuy nhiên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận
thấy sự cần thiết và tầm quan trọng của việc quản lý NVL từ khâu thu mua,
bảo quản, sử dụng, hạch toán cho đến hoạch định tổng hợp chung. Đặc biệt,
tổ chức tốt công tác hoạch định không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sản
xuất mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng cho sản xuất.
Chuyên đề của em đã trình bày một cách khái quát tình hình hoạch
định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội.
Qua đó thấy rằng, trong việc hoạch định nguyên vật liệu tại xí nghiệp có
nhiều ưu điểm nhưng cũng còn nhiều tồn tại cần khắc phục.
Trên cơ sở đó phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác hoạch
định chiến lược nói chung và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu nói riêng.
Ở xí nghiệp, đã có nhiều bước sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế của xí
nghiệp. Khâu quản lý vật tư được thực hiện một cách nghiêm túc, định mức
vật tư được xây dựng chính xác.
Để góp phần hoàn thiện công tác hoạch định, em đã mạnh dạn đưa ra
một số ý kiến nhỏ. Tuy nhiên, do thời gian thực tập còn hạn chế và trình độ
bản thân còn có hạn chế nên không tránh khỏi sai sót khiếm khuyết nhất
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 82
định. Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến, sự giúp đỡ của
các thầy cô giáo để cho chuyên đề của em có ý nghĩa thực tiễn hơn.
Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội,
em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của tiến sỹ: Phan Huy Đường và
sự chỉ bảo tận tình của các cô chú, anh chị tại Phòng kế toán - tổng hợp cũng
như các phòng ban khác trong toàn xí nghiệp.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 83
MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp
TS. Trương Đoàn Thể, Khoa QTKDCN & XD - Bộ môn
kinh tế công nghiệp - Đại học KTQD - NXB Thống kê - Hà
Nội 2002
2. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh
Khoa kế toán - Kiểm toán - ĐHKTQD - NXB Thống kê - Hà
Nội - 2001
3. Thời báo tài chính số 5/99
4. Tạp chí ngân hàng - số 7, tháng 4/1998
5. Báo đầu tư chứng khoán - số 159, ngày 23/12/2002
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Luận Văn- Thực trạng hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội hiện nay.pdf