Luận văn Thực trạng quản lý kinh doanh ở chi nhánh xăng dầu Hải Dương

ển xăng dầu bằng đường ống Vận chuyển xăng dầu bằng đường bộ III.2. Nội dung cơ bản của các bước công việc trong quy trình công nghệ Sau khi xăng dầu được nhập vào bể chứa kho K132, hàng hoá được bơm chuyển ra ngoài bể chứa của bến xuất Kim Chi bằng hệ thống bơm tự động từ đó xăng dầu được xuất qua các họng xuất (do bằng đồng hồ lưu lượng kế) và Sitec ô tô của khách hàng. Khách hàng ở đây là hệ thống Cửa hàng bán lẻ của Chi nhánh, các Công ty trong ngành (Hưng Yên, Thái Bình, Bắc Thái..), các Tổng đại lý và đại lý. IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY IV.1. Cơ cấu tổ chức Bến xuất Kim Chi Kho K132 Chi nhánh Hải Dương Hệ thống Cửa hàng bán lẻ Khách hàng Các công ty trong ngành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 32 Chi nhánh xăng Hải Dương đang thực hiện loại hình quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng: Số cấp quản lý 2 cấp. Cấp quản lý thứ nhất: Ban giám đốc, các phòng ban Cấp quản lý thứ hai: kho, đội Cấp quản lý thực hiện các chức năng quản lý: Hoạch định, tổ chức, điều phối, kiểm tra. Bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh xăng dầu được minh hoạ tổng quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi nhánh xăng dầu Hải Dương GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Tài chính Phòng Tổ chức hành chính Phòng Quản lý kỹ thuật vật tư Đội xe Đội Bảo vệ Đội Công trình Kho Xăng dầu K132 Hệ thống cửa hàng bán lẻ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 33 Chú thích: : Chỉ đạo trực tuyến : Quan hệ phối hợp Với kiểu tổ chức trực tuyến chức năng thì giám đốc là người quyết định công việc, các phòng ban chức năng giúp giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ, có nhiệm vụ chuẩn bị những mệnh lệnh theo trách nhiệm phân công để giúp giám đốc chỉ huy hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, những nội dung tham mưu này chỉ trở thành mệnh lệnh thi hành khi được thông qua hệ thống trực tuyến để chuyển xuống cấp dưới thực hiện. Quan hệ giữa các phòng ban với nhau là quan hệ phối hợp để thực hiện và hoàn thành mục tiêu của giám đốc chỉ đạo đề ra, các phòng ban chuyên môn chỉ tham mưu và làm nhiệm vụ nghiệp vụ và đối với cấp dưới là quan hệ hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ, phục vụ nhằm cụ thể hoá để thực thi những mệnh lệnh chỉ huy của giám đốc, các phòng chức năng không có quyền ra quyết định mệnh lệnh. Chi nhánh xăng dầu Hải Dương áp dụng mô hình quản lý này là phù hợp với qui mô và tầm hoạt động hiện tại, thực hiện được chế độ một thủ trưởng có hiệu quả, tránh trùng lặp chồng chéo công việc nhưng vẫn phát huy được năng lực và trí tuệ tập thể của đội ngũ chuyên viê và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. Lý do lựa chọn mô hình quản lý trực tuyến chức năng vì Chi nhánh xăng dầu Hải Dương phải quản lý nhiều đơn vị trực thuộc với nhiều lãnh vực khác nhau. Nếu thực hiện phân công theo cách quản lý sẽ không hiệu quả, vì một người không thể am hiểu chuyên sâu tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp. IV.2 Chức năng nhiệm vụ cơ bản của bộ phận quản lý. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 34 * Giám đốc: Giám đốc Chi nhánh là đại diện pháp nhân của Chi nnhánh. Chịu trách nhiệm chính trước Nhà nước về hoạt động SX - KD trong Chi nhánh  Giám đốc có nhiệm vụ sau: - Nhận vốn, tài sản và các nguồn lực khác do Nhà nước giao cho quản lý sử dụng theo mục tiêu nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh. Bảo toàn và phát triển vốn. - Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và phương án đầu tư, phương án tổ chức quản lý hàng năm của Chi nhánh. - Tổ chức điều hành, kiểm tra hoạt độnấnhnr xuất kinh doanh toàn Chi nhánh. Thực hiện phân công phụ trách công việc với các phó Giám đốc. - Xây dựng và ban hành các định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá tiền lương, công tác khoán, các quy định quản lý nội bộ. Quyết định giá kinh doanh, mua bán sản phẩm, dịch vụ v.v  Giám đốc có quyền hạn: - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh trong Chi nhánh theo quy định phân cấp quản lý công tác tổ chức và cán bộ. Đề nghị với cơ quan cấp trên về quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với chức danh phó Giám đốc, kế toán trưởng Công ty. - Báo cáo cơ quan chức năng quản lý về kết quả hoạt động SX - KD của Chi nhánh. Trước khi quyết định những vấn đề lớn Giám đốc phải bàn bạc và thống nhất ý kiến trong tập thể lãnh đạo Chi nhánh. - Chịu sự kiểm tra của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về mọi mặt công tác của Chi nhánh. Định kỳ sinh hoạt giao ban để nghe báo cáo tình hình thực hiện SXKD trong Chi nhánh và các đơn vị thành viên, triển khai thực hiện nhiệm vụ tháng, quý sau. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 35 *Phó giám đốc kinh doanh: là người giữ vai trò giám sát hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Giúp giám đốc phụ trách những mặt công tác quan trọng: sản xuất, kinh doanh. Thay mặt Giám đốc trong trường hợp Giám đốc đi vắng và được uỷ quyền * Phó giám đốc kỹ thuật: là người giữ vai trò giám sát các hoạt động về lĩnh vực kỹ thuật. Thay mặt Giám đốc trong trường hợp Giám đốc đi vắng hoặc được uỷ quyền * Kế toán trưởng - Kế toán trưởng là người tham mưu, giúp việc Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi công việc về kế toán, thống kê trong Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Công ty về hoạt động tài chính của đơn vị. Được tham gia các hội nghị bàn về các nhiệm vụ SX - KD trong Công ty. - Có quyền từ chối việc mua bán, cấp phát, chi tiêu không đúng với chế độ tài chính của Nhà nước. * Phòng kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng kỳ, hợp đồng kinh tế điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và tiêu thụ sản phẩm. * Phòng tài vụ - Tham mưu, quản lý công tác kế toán - thống kê theo pháp lệnh kế toán - thống kê và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, quản lý sử dụng có hiệu quả tài sản. - Tổ chức thực hiện công tác hạch toán trong Công ty. Phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác chi phí và kết quả SX - KD. - Quản lý khai thác sử dụng vốn tài sản doanh nghiệp có hiệu quả, đúng mục đích và đảm bảo chế độ chính sách quy định của Nhà nước và Công ty. Lập kế hoạch thu chi tài chính, tín dụng ngân hàng và quản lý quỹ tiền mặt. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 36 * Phòng tổ chức - Hành chính a. Công tác Tổ chức - Tham mưu quản lý công tác tổ chức của Công ty. Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ SX - KD của Công ty để định mô hình sản xuất, bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mỗi phòng ban đơn vị chức danh. - Lập kế hoạch về lao động, bảo hộ lao động. Theo dõi hướng dẫn thực hiện. Quản lý Hồ sơ lý lịch CBCNV, sổ BHXH, sổ lao động. Thực hiện chế độ chính sách Nhà nước đối với CBCNV như nâng lương, nâng bậc, BHXH, BHYT, trang bị phòng hộ lao động, nghỉ phép năm v.v, - Quản lý lao động, HĐLĐ. Đào tạo bồi dưỡng điều phối CBCNV, giải quyết thuyên chuyển tuyển dụng theo yêu cầu SX - KD. b. Công tác Hành chính - Công tác văn thư lưu trữ: Tiếp nhận công văn báo chí đi đến, quản lý ấn tín con dấu, đánh máy, in ấn tài liệu, theo dõi mua cấp phát văn phòng phẩm. Công tác quản trị hành chính: Quản lý, tu sửa, mua sắm trang bị làm việc. - Công tác Bảo vệ cơ quan: Thường trực, theo dõi kiểm tra đảm bảo an toàn tài sản, trật tự trị an trong cơ quan. Phối hợp với địa phương sở tại quản lý hộ khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng và các công việc liên quan đến trật tự trị an trong cơ quan. * Phòng kỹ thuật - Tham mưu quản lý công tác kỹ thuật, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật. Xây dựng quy trình sản xuất - công nghệ, định mức kỹ thuật và hướng dẫn kiểm tra thực hiện. - Tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm công trình, vật tư kỹ thuật (KSC) và đề xuất biện pháp quản lý đảm bảo chất lượng. Chủ trì việc phối hợp nghiệm thu nội bộ, lập hồ sơ hoàn công. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 37 - Thực hiện công tác quản lý thiết bị, phương tiện. Lập kế hoạch sửa chữa, lập hồ sơ lý lịch theo dõi thiết bị đăng kiểm. - Bồi dưỡng nâng cao nghề nghiệp thu bậc CNKT cho người lao động. Theo dõi công tác phát minh sáng kiến, cải thiện điều kiện làm việc hay môi trường làm việc cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. IV.3. Nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị sản xuất: Xí nghiệp, đội, xưởng IV.3.1 Các cửa hàng,đại lý, đội, xưởng là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Chi nhánh, thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc - Hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi ngành nghề cho phép và nhiệm vụ Công ty giao. Trực tiếp quản lý và sử dụng lao động, tài sản Chi nhánh giao. - Thực hiện đầy đủ kịp thời nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước và Chi nhánh. Bảo vệ đơn vị, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh, trật tự an toàn đơn vị. - Từ định hướng của Chi nhánh, chủ động xây dựng phương án kế hoạch sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường. - Tạo mối quan hệ và phối hợp chính quyền sở tại giải quyết những công việc liên quan ở địa bàn hành chính. Tích cực tham gia hoạt động công tác xã hội, từ thiện. IV.3.2 Trưởng đơn vị là Cửa hàng trưởng, Đội trưởng, Quản đốc xưởng, Giám đốc kho chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về mọi mặt hoạt động của đơn vị và có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây - Ký nhận tài sản, lao động Chi nhánh giao trực tiếp quản lý sử dụng. Phát huy có hiệu quả và bảo toàn tài sản. Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Chi nhánh giao, điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất- kinh doanh của đơn vị. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 38 - Bố trí sắp xếp lao động dây chuyền sản xuất. Đề nghị miễn nhiệm tổ trưởng, tổ phó sản xuất. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, nâng lương cho Cán bộ công nhân viên. - Xây dựng trình Giám đốc Chi nhánh duyệt phương án kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức kinh tế kỹ thuật đơn giá tiền lương. Quyết định giá mua vật tư, giá bán sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy định và chỉ đạo của chi nhánh. - Thực hiện chế độ báo cáo với Giám đốc, phòng ban Chi nhánh và tập thể lao động ở đơn vị về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo định kỳ tháng, quí, năm hoặc theo yêu cầu báo cáo nhanh đột xuất. Tạo điều kiện để các phòng ban thực hiện chức năng hướng dẫn kiểm tra công tác quản lý ở đơn vị. V. KẾT CẤU SẢN XUẤT CỦA DOANH NGHIỆP. Sơ đồ kết cấu sản xuất của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương . Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phụ TỔ CƠ ĐIỆN TỔ VỆ SINH CÔNG NGHIỆP ĐỘ BẢO VỆ CƠ ĐỘNG ĐỘI BẢO VỆ PHÒNG CHÁY TỔ SỮA CHỮA TỔ BỂ TỔ BƠM TỔ HOÁ NGHIỆM TỔ KÍP ĐIỀU ĐỘ KHO Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 39 Bộ phận sản xuất phụ trợ phục vụ cho bộ phận sản xuất chính, nếu bộ phận sản xuất chính hoàn thành nhiệm vụ. VI-THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH XĂNG DẦU HẢI DƯƠNG . VI.1-Thực trạng ngành xăng dầu Việt Nam Theo thống kê, cả nước hiện có khoảng 290 tổng đại lý và 9000 cửa hàng kinh doanh xăng dầu. Có tới hơn nửa trong số này có biểu hiện kinh doanh không lành mạnh, gây rối loạn thị trường. Ông Mai Văn Chiến, Giám đốc Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ cho biết, qua kiểm tra tổng thể các đại lý kinh doanh xăng dầu gần đây, có tới 57% cửa hàng xăng dầu vi phạm các quy định hiện hành. Trong đó các thủ đoạn phổ biến vẫn dùng là dùng mức thù lao cao để giành giật hệ thống bán hàng, hay các hành vi đong thừa bán thiếu, pha màu xăng còn tiếp diễn khắp nơi. Hiện chỉ có 2 đơn vị gồm Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) và Công ty Dầu khí Sài Gòn (Saigon Petro) là có hệ thống đại lý trực tiếp, các đơn vị còn lại chỉ bán hàng thông qua tổng đại lý. Do vậy, tình trạng các tổng đại lý chậm thanh toán và cố tình chiếm dụng vốn của công ty xăng dầu đầu mối đang diễn ra tràn lan. Phổ biến nhất phải kể đến “chiêu thức” nhận hàng của đơn vị này nhưng lại chào bán hàng vào hệ thống đại lý của đơn vị khác bằng cách sử dụng mức thù lao (tính theo giá bán) hấp dẫn hơn, nhằm chèo kéo khách hàng, làm rối loạn hệ thống phân phối. Quyết định 0676 ngày 30/05/2004 của Bộ Thương mại và công văn 814 số ra ngày 11/05/2004 của Petromex quy định, giá bán cho các đại lý được hình thành trên các nguyên tắc: giá giao = giá bán lẻ (vùng 1 hoặc vùng 2) - thù lao - chi phí vận chuyển và chi phí khác. Nhưng các đơn vị cạnh tranh “Lách luật” và nhằm vào kênh bán trực tiếp. Nếu đơn vị nào chào giá cao hơn đối thủ khoảng 10-30 đồng/lít là bị “chia sẻ” khách hàng và thị phần ngay. Năm 2004, xí nghiệp bán lẻ của Công ty Xăng dầu Khu vực 2 đã mất 4 đại lý, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 40 khách hàng Hualon, Fujitsu của công ty Petechim và Petec cạnh tranh với mức giá thấp hơn. Theo đánh giá, “cuộc chiến” của tổng đại lý biến tướng dưới nhiều hình thức khiến các đầu mối xăng dầu không thể kiểm soát được. Các đầu mối chỉ quan tâm đến lượng hàng mà tổng đại lý nhận khỏi kho và thanh toán, chứ không kiểm soát lượng hàng này được đưa về khu vực, thị trường nào và tiêu thụ ra sao. Do vậy đã xuất hiện tình trạng, nhiều tổng đại lý không có đủ điều kiện (như thiếu số lượng đại lý, thiếu kho, thiếu nhân sự...) nhưng khai gian, ký hợp đồng với nhiều đầu mối để đầu cơ, gây sốt ảo cho thị trường. Không ít tổng đại lý của một số công ty thành viên thuộc Petrolimex treo biển hiệu Petrolimex nhưng chính sách bán hàng (thù lao, thời hạn, định mức nợ....) của tổng đại lý và công ty thành viên cùng địa bàn ở một số thời điểm lại khác nhau, làm ảnh hưởng đến hệ thống đại lý của một số công ty trong ngành. Do sợ mất khách hàng, các công ty bán hàng qua tổng đại lý chưa kiên quyết yêu cầu các tổng đại lý kinh doanh nghiêm túc, sòng phẳng, phân tích đối tượng khách hàng của bạn. Và mặc dù giá xăng dầu trên thị trường thế giới liên tục biến động. Nhưng tại thị trường Việt Nam giá xăng dầu bán lẻ chỉ có tăng chứ không có giảm khi giá xăng dầu trên thị trường quốc tế giảm. Dù nhà nước đã co lúc hạ mức thuế nhạp khẩu xăng dầu xuống còn 0% VI.2 - Thực trạng quản lý kinh doanh của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương . Kênh phân phối của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương gồm những hình thức: - Bán hàng qua đường ống - Bán hàng qua tổng đại lý - Bán qua các hệ thống bán lẻ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 41 Chi nhánh xăng dầu có những đối tác, khách hàng thường xuyên như: Công ty xăng dầu Hưng Yên, Công ty xăng dầu Thái Bình, Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình.... Chi nhánh xăng dầu Hải Dương trực thuộc công ty xăng dầu B12 tự cân đối thu chi tạo vốn kinh doanh. Do vậy, cùng với thực hiện kinh doanh mở rộng thị trường, chăm sóc khách hàng....theo sự chỉ đạo của Công ty xăng dầu B 12; Quản lý kinh doanh của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương còn mang bản sắc riêng đó là những khách hàng tự tìm kiếm thị trường tiềm năng do Chi nhánh xăng dầu Hải Dương thâm nhập. Với sự quản lý kinh doanh của Công ty xăng dầu B12, Chi nhánh xăng dầu Hải Dương phải thực hiện các biện pháp quản lý kinh doanh sau: VI.3 - Quy định mức thù lao đại lý bán xăng dầu của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương dựa theo quyết định của Bộ Thương mại. Quy định tạm thời mức thù lao tối đa đại lý các mặt xăng dầu (xăng, diesel, dầu hoả) đối với từng khu vực, áp dụng trong thời kỳ giá xăng dầu thế giới tăng cao Nhà nước phải thực hiện cơ chế bù lỗ đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu đối với các đơn vị kinh doanẫưng dầu trên địa bàn như sau : 170 đồng/lít ở nhiệt độ thực tế. Hoặc: 160 đồng/lít ở nhiệt độ thực tế. - Mức thù lao tối đa với Tổng đại lý không quá 15 đồng/lít ở nhiệt độ thực tế. - Mức thù lao trên không áp dụng đối với lượng xăng dầu bán cho các hộ tiêu dùng trực tiếp. Thù lao đại lý quy định trên là mức thù lao tối đa tại cửa hàng / trạm / điểm bán xăng dầu đại lý đã bao gồm thuế giá trị gia tăng và lợi nhuận định mức; Không bao gồm chi phí vận chuyển từ kho của bên giao đại lý đến cửa hàng/trạm/điểm bán xăng dầu của đại lý; gắn liền với mức công nợ (nếu có) tối đa không quá 7 ngày (đại lý chậm thanh toán tiền hàng không tính lãi); Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 42 không gắn liền với chính sách đầu tư hỗ trợ bán hàng của bên giao đại lý cho đại lý. Chi nhánh cũng quy định: đơn vị cửa hàng, đại lý nhập khẩu xăng dầu đầu mối dùng bất cứ hình thức nào để tăng thù lao đại lý cao hơn mức thù lao đã quy định, như thanh toán cước vận chuyển cao hơn đơn giá cước Nhà nước đã quy định (đối với trường hợp đại lý tự vận chuyển); hoặc cao hơn giá cước thị trường trên cùng một tuyến đường cùng một loại hình vận tải; khuyến mãi; giảm giá bán; chi thù lao bổ sung..... VI.4 - Quy định về kiểm tra việc giao nhận lấy mẫu và lưu mẫu xăng dầu tại hệ thống đại lý bán lẻ ( đảm bảo chất lượng xăng dầu ) VI.4.1 - Giao nhận bằng ô tô sitéc của chi nhánh tại cửa hàng đại lý. a. Giao nhận về số lượng. * Đo tính kiểm tra xitéc ô tô trước khi nhập xăng dầu vào bể. + Đo kiểm tra tại xe: - Dùng thước đo dầu đo mức xăng dầu thực tế trong xitéc, xác định mức chênh lệch giữa tấm mức xitéc với chiều cao thực tế và so sánh mức chênh lệch ghi trên hoá đơn bán hàng với (xác định +/- tấm mức). - Dùng nhiệt kế cốc bao đo nhiệt độ tại xitéc ô tô khi nhận hàng so sánh với nhiệt độ ghi trên hoá đơn bán hàng (nhiệt độ tại bến xuất Chi nhánh). + Kiểm tra ô tô xitéc trước khi nhập hàng: - Kiểm tra hóa đơn bán hàng (03 liên) - Giấy chứng nhận kiểm định dung tích xitéc ô tô. - Hệ thống thoát khí của xitéc ô tô. - Vị trí xác định của tấm mức chứa hàng so với giấy chứng nhận kiểm định. - Kiểm tra các vị trí niêm phong hàng hoá (bao gồm: Tình trạng con niêm, độ căng của giấy niêm, độ chặt và tính nguyên vẹn của con niêm), đối chiếu số hiệu từng con niêm đã ghi trong hoá đơn với thực tế, chứng từ hàng hoá v.v... * Kiểm tra sau nhập hàng: + Kiểm tra xitéc ô tô: Kiểm tra hết hàng trong xitéc ô tô. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 43 * Xác định dung tích thực nhận: + Tính toán lượng bằng thừa thiếu: - Căn cứ vào hệ số giãn nở vì nhiệt đối với xăng dầu: Xăng=0.0013; Diezel=0.0009; Dầu hoả=0.0010/10C. - Căn cứ những thông tin trên hoá đơn kiểm phiếu xuất kho và xác nhận tại nơi xuất hàng như: Nhiệt độ, D/15, VCF, +/- Tấm Mức....) -Nếu có thừa thiếu phát sinh thì hai bên (Đại lý và lái xe) lập biên bản xác định rõ nguyên nhân thừa thiếu và quy trách nhiệm cụ thể. * Xử lí hàng thừa thiếu (nếu có). - Thừa hàng: Vì bất kỳ lý do gì mà lượng hàng thực tế tại xitéc nhiều hơn lượng hàng theo hoá đơn (vượt quá 0,5% so với giấy chứng nhận kiểm định xitéc ô tô), thì hai bên lập biên bản cụ thể về lượng hàng thừa đó và cáo Giám đốc Chi nhánh xăng dầu Hải Dương xin ý kiến chỉ đạo. - Thiếu hàng: Nếu thiếu hàng do lỗi của lái xe bên giao nhận đại lý thì lái xe phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất đối với toàn bộ số lượng hàng hoá thiếu đó theo giá bán lẻ hiện hành (tại thời điểm giao nhận). - Nếu thiếu hàng do lỗi bên Đại lí thì bên giao Đại lí không chịu trách nhiệm đối với lượng hàng thiếu đó. b. Giao nhận về chất lượng. * Kiểm tra chất lượng trước khi nhập hàng vào bể. - Kiểm tra giấy chứng chỉ phẩm chất (kết quả thử nghiệm) của từng xe nhập hàng. - Kiểm tra nước tự do (xả van xả cặn hoặc họng xuất) * Lấy mẫu và lưu mẫu + Lấy mẫu: - Chai lấy mẫu: Chai thuỷ tinh màu trắng loại 500ml hoặc 650ml được xúc sạch (Chai chứa mẫu trước khi lấy được xúc sạch bằng loại hàng mẫu và sử dụng riêng cho từng loại hàng). Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 44 - Lấy mẫu: Lấy 01 chai mẫu, thực hiện niêm phong kẹp chì và lập biên bản bàn giao (theo mẫu đính kèm) có xác nhận của lái xe bên giao và bên nhận đại lí. Khi lấy mẫu lưu, niêm phong kẹp chì phải có hai người của Đại lí và lái xe của Chi nhánh và cùng ký xác nhận vào biên bản giao mẫu. + Lưu mẫu: - Mẫu lưu được lưu tại cửa hàng đại lí (để nơi khô ráo, không có ánh nắng và đảm bảo an toàn PCCC). - Thời gian lưu mẫu: Mẫu lưu và biên bản mẫu lưu từ khi lấy mẫu đến sau khi nhập 02 xe hàng cùng loại tiếp theo. VI.4.2 - Giao nhận tại bến xuất ô tô chi nhánh đối với ô tô xitéc của Tổng Đại lí, Đại lí tự vận chuyển. a.Giao nhận về số lượng. * Số lượng hàng hoá giao nhận: + Xuất bán tự động: Số lượng hàng hoá được xác định theo hóa đơn bán hàng và giao nhận theo tấm mức của xitéc ô tô ghi trong giấy chứng nhận dung tích hợp pháp của xitéc. + Xuất tự động ( theo lưu lượng kê). Số lượng hàng hoá được xác định theo hoá đơn bán hàng và giao hàng theo mức chứa hàng thực tế trong xitéc so với tâm mức của xitéc. * Giao nhận chì niêm phong: Số hiệu của con niêm được ghi cụ thể trên hoá đơn bán hàng. b.Giao nhận về chất lượng. + Kiểm tra giấy chứng chỉ phẩm chất (kết quả thử nghiệm) của từng xe hàng nhập. + Kiểm tra nước tự do (xả từ van xả cặn hoặc họng xuất của xitéc ô tô). + Giao nhận con niêm ở các vị trí niêm phong của xitéc ô tô (được ghi và ký nhận và hoá đơn bán hàng). Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 45 Trong quá trình thực hiện các bộ phận liên quan, các bên tham gia giao nhận vận chuyển cần phối hợp thống nhất với nhau, nếu có vấn đề vướng mắc không tự giải quyết được báo cáo thủ trưởng đơn vị xin ý kiến chỉ đạo cụ thể. VI.5 - Quản lý về biển hiện quảng cáo Các hạng mục quảng cáo bắt buộc tại cửa hàng xăng dầu, đại lý; Biển trưng chữ P; biển hiệu; sơn riềm mái che. Phương thức thực hiện: có 02 phương thức như sau: + Công ty và đơn vị đầu tư, lắp đặt biển hiệu quảng cáo cho đạilý, tổng đại lý. + Nếu đại lý, tổng đại lý tự làm , Công ty ( Chi nhánh, xí nghiệp ) giao cho đại lý, tổng đại lý gia công, lắp đặt theo mẫu quy định của Tồng công ty xăng dầu Vịêt Nam và hỗ trợ chi phí, đại lý, tổng đại lý cung cấp hoá đơn giá trị gia tăng của Công ty ( Chi nhánh xăng dầu Hải Dương nhánh, Xí nghiệp) Để làm thủ tục thanh quyết toán. Trước mắt, đề nghị đại lý, tổng đại lý thực hiện việc treo biểu trưng chữ P trước, tháo dỡ và xoá bỏ các quảng cáo trước đây trái với quy định của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam và của Công ty xăng dầu B12. Về mức hỗ trợ: Quy định mức hỗ trợ tối đa đối với 01 cửa hàng/ đại lý như sau: -Đại lý, cửa hàng trên bộ :05 triệu - Đại lý trên sông( cửa hàng Bến Hàn….) 04 triệu Mức hỗ trợ thực tế theo hoá đơn gia công, lắp đặt các hạng mục quảng cáo nhưng không vượt quá mức tối đa trên. VI.6. Quản lý hệ thống bán lẻ Chi nhánh xăng dầu Hải Dương đã ký hợp đồng với hệ thống đại lý và bán lẻ trong bảng như sau: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 46 HỆ THỐNG TỔNG ĐẠI LÝ VÀ ĐẠI LÝ BÁN LẺ ĐÃ KÝ HỢP ĐỒNG VỚI CHI NHÁNH Tính đến thời điểm 31/12/2004 SẢN LƯỢNG ĐĂNG KÝ TRONG HỢP ĐỒNG BÌNH QUÂN THÁNG(M3, TẤN) STT TÊN TỔNG ĐẠI LÝ VÀ ĐẠI LÝ ĐỊA CHỈ ĐIỆN THOẠI TỔNG SỐ XĂNG 90 XĂNG 92 DIEZEL DẦU HOẢ MAZUT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A TỔNG ĐẠI LÝ I Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Cường Ga Phú Thuỵ- Dương Xá- Gia lâm - Hà Nội 048 765 108 1 550 260 530 710 50 1 CH Thuộc sở hữu của Bên B CHXD Phú Thuỵ Dương Xá- Gia Lâm -Hà Nội 150 2 CH Đại Lý của Bên B 1487 300 587 550 50 2.1 Đại lý bán lẻ xăng dầu Hải Linh Hội Xá- Gia Lâm -Hà Nội 48 765 882 135 15 70 50 2.2 Đại lý bán lẻ xăng dầu Láng Thượng Láng Thượng- Đống Đa- Hà Nội 330 60 200 20 50 2.3 Doanh nghiệp XD Đỗ Kính Đông Kết- Khoái Châu -Hưng Yên 321 910 401 65 20 15 30 2.4 Doanh nghiệp Tư nhân Ngọc Hướng Hàn Mãn- Thuận Thành- Bắc Ninh 241 866 146 50 10 20 20 2.5 Đại lý bán lẻ xăng dầu Cửu Cao Cửu Cao- Văn Giang- Hưng Yên 321 931 182 60 15 25 20 2.6 Đại lý bán lẻ xăng dầu Đông Kết Đông Kết- Khoái Châu-Hưng Yên 70 20 20 30 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 47 2.7 Đại lý bán lẻ xăng dầu An Vĩ An Vĩ- Khoái Châu -Hưng Yên 80 25 25 30 2.8 Đại lý bán lẻ xăng dầu Bút Tháp Bút Tháp- Thuận Thành- Bắc Ninh 241 866 146 47 10 7 30 2.9 Công ty cơ khí 30.4 Trâu Quỳ-Gia Lâm- Hà Nội 48 766 798 100 15 35 50 2.10 Đại lý bán lẻ xáng dầu Tân Dân Tân dân- Khoái Châu- Hưng Yên 321 910 152 60 10 20 30 2.11 Công ty TNHH Mai Linh Nghĩa Hiệp- Yên Mỹ Hưng Yên 321 964 802 90 20 20 50 2.12 Doanh nghiệp tư nhân Thông Thái Minh Châu- Yên Mỹ- Hưng Yên 321 975 105 50 10 15 25 213 Doanh nghiệp tư nhân Ngọc Lợi Khoái Châu- Hưng Yên 321 713 249 45 10 15 20 2.14 Doanh nghiệp tư nhân Mong Nga Khoái Châu- Hưng Yên 321 715 816 55 10 15 30 2.15 Doanh nghiệp tư nhân Hồng Nhất Minh Châu- Yên Mỹ- Hưng Yên 321 975 031 30 5 10 15 2.16 Doanh nghiệp tư nhân Thành Huệ Thành Huệ- Khoái Châu -Hưng Yên 55 10 15 30 2.17 Cửa hàng xăng dầu Bình Minh Bình Minh- Khoái Châu- Hưng Yên 321 915 847 65 15 20 30 2.18 Doanh nghiệp tư nhân Tuấn Thành TT Bần- Yên Nhân- Hưng Yên 50 10 20 20 2.19 Cửa hàng Xăng dầu Hoàng Long Văn Lâm- Hưng Yên 50 10 20 20 II Doanh nghiệp Tư nhân Hoàng Long Dương Xá- Gia Lâm -Hà Nội 48 766 648 1000 50 150 800 1 CH Thuộc sở hữu của Bên B 630 40 70 490 30 1.1 CHXD Phú Thuỵ Gia Lâm- Hà Nội 48 766 648 530 40 70 390 30 1.2 CHXD Cảng Tây Sơn Sơn tây-Hà Tây 34 832 440 100 100 2 CH Đại lý của Bên B 657 85 134 428 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 48 2.1 XHXD Minh Huệ Hà Tây Phú Xuyên- Hà tây 60 10 20 20 10 2.2 CTy TNHH Thành Công Phường Phương Lâm- TX Hoà Bình 150 10 20 120 2.3 CHXD Chính Ngân Yên Phụ- Yên Phong- Bắc Ninh 241 880 534 10 4 3 3 2.4 CHXD Hồng Thoại Yên Phong -Bắc Ninh 241 860 856 15 3 3 9 2.5 DNTN Trung Đông Đông Tiến- Yên Phong- Bắc Ninh 16 4 4 8 2.6 DNTN Khương Thoa Yên Phong- Bắc Ninh 16 4 4 8 2.7 CHXD Yên Viên Hà Nội Thạch Đà- Mê Linh -Vĩnh Phúc 250 20 40 190 2.8 DNTM Hoa Đông Thạch Đà- Mê Linh - Vĩnh Phúc 45 10 10 25 2.9. CHXD Việt Hùng Việt Hùng- Đông Anh- Hà Nội 45 10 10 25 2.10 Doanh nghiệp tư nhân Anh quân Hồng Quang- Ân- Thỉ trấn Hưng Yên 50 10 20 20 III Xí nghiệp Vật tư và xăng dầu Hải Dương Phường Hải Tân- TP Hải Dương 320 860 600 600 87 107 826 1 CH Thuộc sở hữu của Bên B 770 55 55 660 0 1.1 Cửa hàng số 1 Hải Tân Hải Tân- Hải Dương 320 860 600 300 20 20 260 1.2 Cửa hàng xăng dầu Quý Cao Tứ Kỳ- Hải Dương 320 749 411 150 20 20 110 1.3 Cửa hàng Diezel Hưng long Ninh Giang- Hải Dương 320 769 269 250 250 1.4 Cửa hàng xăng dầu Đức Xương Gia Lộc-Hải Dương 70 15 15 40 2 CH Đại lý của Bên B 160 42 37 81 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 49 VII. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG BÁN LẺ Hệ thống bán lẻ của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương nhánh Xăng dầu Hải Dương rất rộng với bao gồm trên 28 cửa hàng tại các huyện và thành phố trong tỉnh. Vì vậy việc quản lý rất phức tạp, mà công việc quản lý chủ yếu do phòng kinh doanh thực hiện.Việc giao nhận xăng dầu tới các cửa hàng chủ chốt là 3 hình thức: Đường ống, xe tec và đường thuỷ. Hiện tại chi nhánh xăng dầu Hải Dương và phòng kinh doanh chủ yếu quản lý hệ thống bán lẻ trên cơ sở giấy tờ sổ sách như: biên bản giao nhận hàng, biên bản bán lẻ trong ngày,biên bản kiểm tra màu xăng, biên bản kiểm tra tỷ lệ dầu trong xăng, biên bản kiểm tra kẹp chì tại các cột bơm xăng.. Và phòng kinh doanh thường xuyên kiểm tra đột xuất hệ thống bán lẻ về thái độ của nhân viên đối với khách hàng, công tác phòng cháy, chữa cháy, tổng tiền hàng trong ngày được báo về phòng kinh doanh và phòng tài vụ trong ngày, các phòng lập báo cáo để báo cáo lên Giám đốc Chi nhánh và các phòng ban khác, dựa theo báo cáo đó, lãnh đạo chi nhánh sẽ có phương pháp xử phạt, khen thưởng đối với các cửa hàng, đại lý kinh doanh – sản xuất tốt hoặc chưa tốt. Đó là những phương pháp quản lý hệ thống bán lẻ của chi nhánh xăng dầu Hải Dương hiện nay. VIII. THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH XĂNG DẦU HẢI DƯƠNG TRONG NĂM 2004 1. Chịu trách nhiệm kinh doanh trong chi nhánh xăng dầu Hải Dương Ttrong chi nhánh xăng dầu Hải Dương, phụ trách về mảng kinh doanh chỉ có 01 Phó Giám Đốc kinh doanh và phòng kinh doanh trong đó cơ cấu của Phòng kinh doanh bao gồm 10 người có cơ cấu như sau: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 50 Tuy nhiên với số nhân viên hạn chế và phải quản lý, chăm sóc khánh hàng , mở rộng thị trường nhưng kết quả kinh doanh đạt được trong năm 2004 là: Bán hàng qua đường ống cho các công ty Xăng dầu Thái Bình, Hưng Yên, Hà Sơn Bình... đạt doanh thu 300.000 tỷ đồng và bán cho hệ thống bán lẻ đạt doanh thu là 20.000 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế là 3.980.000.000 đồng, thu nhập bình quân là:1.860.000đ Phòng kinh doanh phải tuân theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo Chi nhánh về phương án chăm sóc khách hàng, mở rộng thị trường. Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp chỉ đạo Trưởng phòng kinh doanh và phối hợp với trưởng phòng kinh doanh lãnh đạo nhan viên của phòng kinh doanh. IX. MỘT SỐ TỒN TẠI CỦA HỆ THỐNG CỬA HÀNG BÁN LẺ CỦA CHI NHÁNH XĂNG DẦU HẢI DƯƠNG 1. Tồn tại Xăng dầu là mặt hàng thiết yếu đối với sản xuất, đời sống và an ninh quốc phòng, nó có ý nghĩa chiến lược đối với phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia. Với ý nghĩa quan trọng đó, từ nhiều năm nay Nhà nước Việt Nam luôn quan tâm và có những chính sách nhằm đảm bảo ổn định thị trường xăng dầu trên cả nước. Trên địa bàn tỉnh Hải Dương những Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trưởng phòng kinh doanh Phó Phòng KD Phó Phòng KD Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 51 năm qua, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế trong tỉnh, hệ thống bán buôn, bán lẻ xăng dầu trên địa bàn đã và đang phát triển lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng. Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động kinh doanh xăng dầu cũng còn bộc lộ một số những hạn chế, tồn tại cần được khắc phục. I. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU TRÊN ĐỊA BÀN 1. Cơ sở vật chất của hệ thống phân phối xăng dầu Theo báo cáo tổng hợp đề án " Quy hoạch tổng thể phát triển thương mại Hải Dương đến năm 2010" đã được UBND tỉnh Hải Dương phê duyệt tại Quyết định số 3651/QĐ-UB ngày 04/12/2000, khảo sát thực trạng năm 1999 cả tỉnh mới có 77 cửa hàng kinh doanh xăng dầu được phân bổ đều khắp tại các huyện thành phố trong tỉnh, trong đó 42 cửa hàng của các DNNN, 25 cửa hàng của DN ngoài quốc doanh và có 10 cửa hàng của các hộ kinh doanh cá thể. Sau 3 năm phát triển, tháng 12 năm 2004 qua khảo sát thực tế tại 12 huyện, thành phố trong tỉnh - số cửa hàng bán lẻ xăng dầu đã tăng thêm 66 cửa hàng đưa tổng số cửa hàng bán lẻ xăng, dầu cả tỉnh lên 143 cửa hàng, trong đó DNNN có 56 cửa hàng, DN ngoài quốc doanh có 46 cửa hàng và hộ kinh doanh cá thể có 41 cửa hàng. Các cửa hàng kinh doanh xăng dầu chủ yếu được bố trí trên các hệ thống giao thông đường bộ, các sông lớn có lượng tầu thuyền qua lại thường xuyên và các trung tâm kinh tế, văn hoá, chính trị của tỉnh, huyện và các xã phường trên địa bàn. Chi nhánh xăng dầu Hải Dương đã phát triển được 28 cửa hàng đại lý trên địa bàn tỉnh. Còn các đại lý khác tuy không trực thuộc Chi nhánh nhưng lại là khách hàng nhập xăng dầu của Chi nhánh. Hiện nay, công tác phục vụ và trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên Chi nhánh tham gia kinh doanh xăng dầu trên địa bàn tỉnh được nâng lên và cải thiện đáng kể; Hệ thống trang thiết bị kinh doanh được đầu tư hiện đại, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế và phục Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 52 vụ đời sống nhân dân. Các đơn vị tham gia kinh doanh xăng dầu trực thuộc Chi nhánh đều cơ bản chấp hành tốt các điều kiện cần thiết như: phòng chông cháy nổ, vệ sinh môi trường… đáp ứng yêu cầu bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng và hạn chế thấp nhất thiệt hại tài sản của Nhà nước cũng như của nhân dân. 2. Kết quả hoạt động kinh doanh Với hệ thống trên 28 cửa hàng kinh doanh xăng dầu được phân bố khắp nơi trên địa bàn tỉnh, hoạt động kinh doanh, cung ứng xăng dầu những năm qua đã đáp ứng tốt mọi nhu cầu của đông đảo nhân dân cũng như nhu cầu phục vụ sản xuất và an ninh quốc phòng. Kết quả kinh doanh cụ thể qua các năm như sau: - Năm 2003 có 20 cửa hàng kinh doanh, đảm bảo duy trì việc làm thường xuyên cho gần 200 lao động, thực hiện kinh doanh khoảng 84.190 m3 xăng dầu các loại và nộp ngân sách Nhà nước trên 32,4 tỷ đồng. - Năm 2004 có 28 cửa hàng kinh doanh, đảm bảo duy trì việc làm thường xuyên cho gần 300 lao động, thực hiện kinh doanh khoảng 102.190 m3 xăng dầu các loại và nộp ngân sách Nhà nước trên 52 tỷ đồng. 3. Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu * Tồn tại: Còn khá nhiều các cửa hàng kinh doanh xăng dầu trên địa bàn chưa phù hợp với quy hoạch phát triển kinh doanh xăng dầu trong báo cáo tổng thể quy hoạch phát triển thương mại Hải Dương đến năm 2010 đã được UBND tỉnh phê duyệt. Trong tổng số trên 20 cửa hàng hiện nay, mới chỉ có 15 cửa hàng phù hợp với quy hoạch phát triển, số còn lại (5 cửa hàng) chưa phù hợp với quy hoạch phát triển kinh doanh xăng dầu trên địa bàn đến năm 2010. Do còn gần 20 cửa hàng mới xây dựng và đang xây dựng sau năm 2004 đang kinh doanh hoặc chuẩn bị kinh doanh chưa được bổ sung vào Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 53 quy hoạch mạng lưới bán lẻ xăng dầu của Chi nhánh nên hiện tại, 20 cửa hàng này chưa được Sở Thương mại - Du lịch Hải Dương cấp giấy chứng nhận ĐĐKKD xăng, dầu theo Nghị định số 11/1999 của Bộ Thương mại "Hướng dẫn điều kiện kinh doanh xăng, dầu". Tham gia kinh doanh xăng dầu trên địa bàn hiện nay còn khá nhiều các hộ kinh doanh cá thể với phương thức quản lý còn nhiều bất cập; việc ghi chép, hạch toán kế toán và tính trách nhiệm của những đơn vị này con bộc lộ nhiều hạn chế so với các đơn vị đăng ký kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp. Cá biệt còn một số các cửa hàng kinh doanh không đảm bảo đúng các thông số kỹ thuật về chất lượng xăng dầu bán ra, do nhập từ nhiều nguồn trôi nổi trên thị trường; các thiệt bị, dụng cụ đo lường không thường xuyên đảm bảo có độ chính xác cao; hiện tượng đầu cơ găm hàng vì lợi ích cụ bộ có lúc nhiều cửa hàng đóng cửa chờ giá lên làm ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh và quyền lợi của người tiêu dùng. Và ảnh hưởng tới uy tín của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương. Vì đa số người dân quan niệm là: các cửa hàng, đại lý xăng dầu trên địa bàn tỉnh đều trực thuộc Chi nhánh xăng dầu Hải Dương. * Nguyên nhân: - Một số huyện khi lập quy hoạch chưa tính được nhu cầu tăng nhanh của mặt hàng xăng dầu nên không quy hoạch các cửa hàng xăng dầu ở các thị trấn, thị tứ, các tuyến giao thông quan trọng hoặc bỏ sót các cửa hàng không đưa vào quy hoạch. Công tác theo dõi, giám sát hoặc bỏ sót các cửa hàng không đưa vào quy hoạch. Công tác theo dõi, giám sát đối với việc phát triển, xây dựng mới các cửa hàng kinh doanh bán lẻ xăng dầu chưa được chặt chẽ, dẫn tới các cửa hàng của Chi nhánh nằm tại địa bàn đã có cửa hàng xăng dầu của đơn vị , cá nhân khác. - Trong việc kinh doanh xăng dầu, các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh phát triển nhanh chóng song Nhà nước chưa xây dựng được một chính sách quản lý phù hợp với thực tế. Công tác kiểm tra, kiểm soát việc kinh doanh xăng dầu chưa thường xuyên, còn bất cập, thiếu các Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 54 công cụ kiểm tra thực hiện, chưa xử lý nghiêm đối với những cửa hàng có vi phạm nên hiện tượng tái vi phạm khá phổ biến. - Việc phân bổ mạng lưới kinh doanh xăng dầu của tỉnh cơ bản đã hợp lý song ở một số địa bàn trọng điểm, các đô thị, các quốc lộ, có mức tiêu thụ xăng dầu lớn còn có hiện tượng các cửa hàng xây dựng với mật độ quá dày gây lãng phí và làm xuất hiện tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh. - Cá biệt còn một số cửa hàng xây dựng trước năm 1997, trang thiết bị cũ, mặt bằng chật hẹp, không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn, điều kiện trong kinh doanh xăng dâu. Một số cửa hàng trên danh nghĩa là đại lý cho Chi nhánh song thực chất là mua đứt bán đoạn nguồn hàng nhập vào không ổn định, hàng bán ra không đúng chất lượng và số lượng dẫn đến những vi phạm trong kinh doanh, làm mất uy tín cho Chi nhánh. II. PHƯƠNG HƯỚNG TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ TRONG THỜI GIAN TỚI 1. Để tình hình kinh doanh xăng, dầu trên địa bàn tỉnh phát triển ổn định phù hợp với cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, bảo đảm cung cấp đầy đủ cho mọi nhu cầu cho sản xuất, kinh doanh và đời sống nhân dân; đảm bảo an toàn năng lượng quốc gia trong thời gian tới Chi nhánh xăng dầu Hải Dương sẽ triển khai hoạt động sau: 2. Triển khai thực hiện Quyết định số 187/2003/QĐ- TTg ngày 15/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về "Quy chế quản lý kinh doanh xăng, dầu" và Quyết định số 1505/2003/QĐ - BTM ngày 17/11/2003 của Bộ Thương mại về việc ban hành " Quy chế đại lý kinh doanh xăng dầu" để các cơ quan quản lý và các đơn vị tham gia kinh doanh xăng, dầu trên địa bàn hiểu và thực hiện. Nhằm hình thành hệ thống kinh doanh xăng dầu theo tinh thần mới. Giúp các cửa hàng, đại lý đầu mối kịp thời thiết lập hệ thống phân phối xăng dầu. - Chỉ đạo phòng kế hoạch - tài chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật phối hợp cùng các cửa hàng, đại lý hướng dẫn các cửa hàng đại lý bán lẻ xăng dầu mua hàng của Chi nhánh việc treo biển hiệu và mua, bán Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 55 các sản phẩm của Chi nhánh xăng mà cửa hàng đã ký hợp đồng với Chi nhánh. Tuân thủ nghiêm các nội dung quy định trong hợp đồng đại lý, đặc biệt là các nội dung quy định về chất lượng và giá cả xăng dầu. - Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đối với tất cả các cửa hàng kinh doanh xăng dầu trực thuọc Chi nhánh trên địa bàn. Đình chỉ kinh doanh đối với tất cả các cửa hàng kinh doanh xăng dầu không thuộc hệ thống đại lý của các Chi nhánh xăng dầu mà treo biển hiệu của Chi nhánh. Kiên quyết xử lý những cửa hàng kinh doanh vi phạm pháp luật, vi phạm các điều kiện kinh doanh và không phù hợp với quy hoạch chung của Chi nhánh và của tỉnh. A. Đánh giá thực hiện kế hoạch năm 2004 ******************************* I. Xuất bán trực tiếp 1. Đối với bán lẻ trực tiếp - Các cửa hàng đã thực hiện tốt công tác quản lý và bán hàng phát huy tinh thần trách nhiệm, vận dụng tốt chính sách bán hàng và công tác văn minh thương mại, có cơ chế khuyến khích khách hàng hợp lý do vậy đã thu hút được nhiều khách hàng thường xuyên ổn định. - Năm 2004 chi nhánh đã tiến hành giao khoán sản lượng bán lẻ bình quân cả năm nên đã tạo được tính chủ động, thúc đẩy công tác tiếp thị thu hút khách hàng. - Sản lượng bán lẻ năm 2004 dự kiến đạt 17.707 M3 đạt 93% kế hoạch. * Nguyên nhân cơ bản không đạt kế hoạch bán lẻ: - Cửa hàng Thống nhất ngừng hoạt động do Công ty công trình giao thông HĐ thanh lý hợp đồng từ 17/7/2004. Cửa hàng TP Hải Dương bị giải toả do mở rộng đường cửa ô phía đông TP từ ngày 15/9/2004. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 56 - Một số cửa hàng khác sản lượng giảm so với cùng kỳ năm 2003 (Do nhu cầu xăng dầu đối với các dự án làm đường, san lấp mặt bằng tại các địa bàn đã giảm). * Nguyên nhân chủ quan: một số cửa hàng vận dụng cơ chế bán hàng còn sơ cứng, chưa khai thác triệt để các khách hàng công nghiệp thuộc địa bàn. 2. Đối với bán tổng đại lý, đại lý bán lẻ và bán buôn Năm 2004 là năm đầu tiên thực hiện Quyết định 187/2003/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ và quyết định 1505/2003/QĐ - BTM của Bộ Thương mại về quy chế quản lý kinh doanh xăng dầu. Ngay từ cuối tháng 12 năm 2003, Chi nhánh xăng dầu Hải Dương đã triển khai ký kết hợp đồng đại lý bán lẻ và đề nghị công ty cho ký hợp đồng Tổng đại lý với một số khách hàng. Kết quả thực hiện hợp đồng cơ bản đạt được như sau: a. Đại lý bán lẻ (tại thời điểm 0/12/2004): Gồm 24 đại lý (với 28 điểm, cửa hàng). Năm 2004 sản lượng thực hiện ước đạt 17.888 M3. b. Tổng đại lý: Thực hiện với 6 hợp đồng TĐL (trong đó có 1 TDL do công ty ký và 5 TĐL do chi nhánh ký trực tiếp). Năm 2004 sản lượng ước đạt 74.819 M3. - Ký kết hợp đồng đại lý bán lẻ, TĐL Nhìn chung việc ký kết hợp đồng, bổ sung phụ lục hợp đồng kinh tế với TĐL, đại lý bán lẻ thực hiện đúng nguyên tắc, đúng quy định và theo đúng pháp luật. - Thực hiện hợp đồng năm 2004: Các bên tham gia đã thực hiện tương đối tốt các điều khoản đã được thoả thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên cũng còn một số đại lý bán lẻ, TĐL thực hiện kế hoạch sản lượng chưa đảm bảo theo đăng ký, có thời điểm không nhận hàng theo tiến độ. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 57 - Chế độ báo cáo, thống kê: hàng tháng Tổng đại lý, đại lý bán lẻ xăng dầu thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Nhà nước (gửi đơn vị đầu mối, Sở Thương mại địa phương), tuy nhiên việc lập và gửi báo cáo còn chậm về thời gian, báo cáo chưa đạt nội dung so với yêu cầu đề ra. - Việc kiểm tra, kiểm soát: Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát của chi nhánh đối với các cửa hàng đại lý bán lẻ trực thuộc, hệ thống phân phối của TĐL theo quyết định số 187 và 1505 chưa đáp ứng yêu cầu. - Về thông báo giá và niêm yết giá: Thông báo kịp thời đối với TĐL, đại lý bán lẻ khi có thay đổi giá đồng thời xem xét việc quản lý giá bán niêm yết tại cửa hàng bán lẻ. B. Giải pháp thực hiện kế hoạch năm 2005 I. TÌNH HÌNH THỊ TRƯỜNG XĂNG DẦU TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẢI DƯƠNG NĂM 2005 1. Đặc điểm tình hình - Thị trường Hải Dương tiếp tục chịu áp lực cạnh tranh mạnh mẽ của một số đơn vị đầu mối như: chi nhánh Petex Hải Phòng, xí nghiệp chế biến và kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ (PDC) chi nhánh Hà Nội nhập khẩu vào cảng Hải Phòng chào bán vào thị trường Hải Dương và một số khách hàng của chi nhánh. - Các đối tác cạnh tranh đưa ra mức giá giao (gồm; thù lao + cước vận tải) hấp dẫn nhằm vào các đối tượng là Tổng đại lý (có sản lượng tiêu thụ từ 400m3 trở lên), thu hút khách hàng trong giai đoạn cuối tháng 12/2004 (thời điểm ký kết hợp đồng mới với mức cụ thể như: - Tại thị trường Hải Dương * Chi nhánh Petex Hải Phòng, xí nghiệp chế biến và kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ (PDC) Hải Phòng: trả thù lao Tổng đại lý là: + Xăng: 285 đồng/Lít thực tế (đã bao gồm cả cước vận tải) + Dầu: 275 đồng/lít thực tế (đã bao gồm cả cước vận tải). Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 58 Mức thù lao trên cao hơn mức thù lao của chi nhánh hiện tại đối với Tổng đại lý là: Xăng là 70 đồng/lít và dầu là 60 đồng/lít. - Tại thị trường Hà Nội Chi nhánh Petex Hà Nội hiện đang chào bán với mức thù lao cho các tổng đại lý như sau: + Xăng: 310 đồng/lít thực tế (đã bao gồm cả cước vận tải). + Dầu: 295 đồng/lít thực tế (đã bao gồm cả cước vận tải). Mức thù lao trên cao hơn mức thù lao của chi nhánh hiện tại đối với tổng đại lý của chi nhánh thuộc địa bàn Hà Nội là: Xăng là 65 đồng/lít và dầu là 50 đồng/lít. III. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NĂM 2005 1. Kế hoạch sản lượng 2. Một số giải pháp thực hiện kế hoạch a. Đối với bán lẻ trực tiếp - Hoàn thiện và nâng cao hơn nữa trình độ tổ chức, điều hành của các cửa hàng trưởng. - Thực hiện tốt công tác quản lý và bán hàng, phát huy tinh thần trách nhiệm, vận dụng tốt chính sách bán hàng, công tác văn minh thương mại nhằm thu hút được nhiều khách hàng thường xuyên ổn định. - Khai thác triệt để các khách hàng công nghiệp, chủ động đi tìm khách hàng tiêu dùng trực tiếp. b. Đối với bán Tổng đại lý, đại lý bán lẻ và bán buôn - Tiếp tục nghiên cứu và xây dựng cơ chế chính sách bán hàng linh hoạt phù hợp với từng thời điểm đáp ứng được lợi ích của chi nhánh và của khách hàng. Nhằm giữ vững khách hàng hiện có và phát triển thêm mạng lưới khách hàng mới. - Chi nhánh xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với khách hàng, thông tin thường xuyên về tiến độ nhận hàng, giải quyết kịp thời những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 59 - Về cơ chế giám sát việc thực hiện hợp đồng, tiếp tục thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, của ngành cũng như của công ty xăng dầu B12. Đồng thời cần tăng cường phối hợp với các Tổng đại lý trong việc quản lý về nguồn hàng,chất lượng hàng hoá của các đại lý bán lẻ thuộc Tổng đại lý. - Thực hiện chủ trương chăm sóc khách hàng thường xuyên trao đổi, gặp gỡ nắm bắt những khó khăn của khách hàng để cùng bàn bạc tháo gỡ trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi. - Thường xuyên nắm bắt thông tin diễn biến về cơ chế chính sách của các đối tác kinh doanh xăng dầu để kịp thời xử lý những tình huống, động thái trong kinh doanh c. Đối với xuất bán điều động nội bộ ngành và di chuyển nội bộ công ty - Thực hiện tốt công tác chuẩn bị nguồn hàng, phương tiện vật chất kỹ thuật để thực hiện bơm chuyển và giao nhận xăng dầu với các đơn vị trong ngành khi có lệnh của công ty. - Để hoàn thành kế hoạch sản lượng xuất H101 = 729.900 M3/năm. Chi nhánh cần nhận được sự chỉ đạo cụ thể của công ty B12 và sự phối hợp, điều hành một cách khoa học của toàn hệ thống (các kho giao, nhận trên tuyến ống) và tận dụng tối đa quỹ thời gian cho bơm chuyển). Trên đây là một số nội dung cơ bản về tình hình thực hiện kế hoạch năm 2004 và một số biện pháp thực hiện kế hoạch năm 2005. Kế hoạch sản lượng năm 2005 ( dự tính ) STT Diễn giải Tổng số Trong đó Tổng số Xăng Diezel DH Mazut I Tồn kho 01.01.2005 8.290 3.997 3.316 977 0 II Tổng nhập 1.412.634 749.969 657.833 4.352 480 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 60 1 Nhập di chuyển 1.412.154 749.969 0 4.352 0 2 Nhập điều động 480 0 0 480 III Tổng lực lượng 1.420.924 753.966 661.149 5.329 480 IV Tổng quát 1.411.305 749.748 656.815 4.262 480 1 Xuất bán trực tiếp 106.155 36.168 65.762 3.745 0 - Đại lý 19.094 8.836 10252 6 480 - Bán buôn 780 150 150 0 0 - TĐLý +CTy CPhần 67.471 17.281 46.528 3.662 0 - Bán lẻ 18.810 9.901 8.832 77 0 2 Xuất điều động 1.253.300 688.700 564.300 300 0 - Xuất ống 1.225.300 675.600 549.700 0 0 + Xuất H101 729.900 476.800 253.100 0 0 + Xuất K133 244.400 96.300 148.100 0 0 + Xuất K135 251.000 102.500 148.500 0 0 - Đường bộ Thái Bình 28.000 13.100 14.600 300 0 3 Xuất di chuyển 50.030 23.620 26.200 210 0 - Hưng Yên 45.800 22.400 23.200 200 0 - A318 4.230 1.220 3.000 10 0 4 Xuất hao hụt 1.820 1.260 553 7 V Tồn kho 31.12.2005 9.619 4.218 4.334 1.067 0 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 61 Dự kiến kế hoạch sản lượng năm 2005 Đơn vị tính: m, mazut: tấn Trong đó Chi tiết STT Chỉ tiêu Tổng số Tổng xăng Xăng 90 Xăng 92 Diezel Mazut Dầu hoả 1 Xuất trực tiếp 106.155 36.168 8.239 27.929 65.762 480 3.745 1.1 Bán buôn cho hộ tiêu dùng trực tiếp 780 150 30 120 150 480 0 Sản lượng bán tại vùng 2 0 0 0 0 0 0 0 1.2 Bán qua đại lý bán lẻ 19.094 8.836 2.612 6.224 10.252 0 6 Sản lượng bán tại vùng 2 0 0 0 0 0 0 0 1.3 Bán qua tổng đại lý 67.471 17.281 3.277 14.004 46.528 0 3.662 Sản lượng bán tại vùng 2 0 0 0 0 0 0 0 1.4 Bán lẻ trực tiếp 18.810 09.901 2.320 7.581 8.832 0 77 Sản lượng bán tại vùng 2 0 0 0 0 0 0 0 2 Xuất bản nội bộ ngành 1.253.300 688.700 171.600 517.100 564.300 0 300 Xuất bản NB cho các công ty trong ngành 1.253.300 688.700 171.600 517.100 564.300 0 300 3 Xuất hao hụt 1.820 1.260 345 915 553 - 7 Lượng 1.820 1.260 345 915 553 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Hoàng Văn Trường 62 Tỷ lệ tổng hợp 0.13 0.17 - - 0.08 - 0.16 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp SV: Hoµng V¨n Tr­êng 63 Xây dựng kế hoạch sản lượng xuất bán năm 2005 Mặt hàng DMN - Gas hoá lỏng STT Diễn giải Thực hiện năm 2004 Kế hoạch năm 2005 1 Dầu nhờn 133 143 2 Gas hoá lỏng 138 158 Kế hoạch hao hụt năm 2005 Nội dung Khối lượng (M3, tấn) Tỷ lệ (%) hao hụt Lượng hao hụt (M3, tấn) Đơn giá (Đ.lít) Thành tiền (Đồng) B 1 2 3 4 5 Xăng Mogas 90 345 1.929.800.000 Hao hụt vận chuyển 169.750 265 1.484.000.000 -Bán buôn 30 0.07 - - - Bán lẻ 2.320 0.07 - - - Bán nội bộ ngành 167.400 0.16 265 5.600 1.484.000.000 Hao hụt tại cửa hàng BL 2.320 0.48 11 5.400 59.400.000 Hao hụt tại kho 69 386.400.000 - Xuất 17.329 0.12 23 5.600 128.800.000 - Tồn chứa 30.413 0.15 46 5.600 257.600.000 Xăng Mogas 92 915 5.117.200.000 Hao hụt vận chuyển 515.901 780 1.367.800.000 -Bán buôn 120 0.07 - - Bán lẻ 7.581 0.07 1 4.000 5.400.000 - Bán nội bộ ngành 508.200 0.15 779 4.400 4.362.400.000 Hao hụt tại cửa hàng BL 7.581 0.44 33 4.000 178..200.000 Hao hụt tại kho 79.864 102 571..200.000 - Xuất 55.557 0.12 65 4.400 364.000.000 - Tồn chứa 24.307 0.15 37 4.400 207.200.000 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp SV: Hoµng V¨n Tr­êng 64 Diezel 0.5%S 553 2.265.700.000 Hao hụt vận chuyển 558.682 448 1.836.700.000 -Bán buôn 150 0.035 - - Bán lẻ 8.832 0.035 1 4.000.000 - Bán nội bộ ngành 549.700 0.08 447 1.832.700.000 Hao hụt tại cửa hàng BL 8.832 0.17 15 60.000.000 Hao hụt tại kho 139.319 90 369.000.000 - Xuất 106.562 0.08 84 344.400.000 - Tồn chứa 32.757 0.02 6 24.600.000 Dầu hoả 7 28.700.000 Hao hụt vận chuyển 77 - -Bán buôn - - - - Bán lẻ 77 0.04 - - Bán nội bộ ngành - - - Hao hụt tại cửa hàng BL 77 0.26 - Hao hụt tại kho 11.836 7 28.700.000 - Xuất 4.255 0.10 5 20.500.000 - Tồn chứa 7.581 0.02 2 4.400 8.200.000 Tổng cộng 0.13 1.820 4.400 9.344.400.000 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp SV: Hoµng V¨n Tr­êng 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình khoa học quản lý vận dụng vào quản lý doanh nghiệp - Trường Đại học Quản lý và kinh doanh. Hà Nội - 1999. - Giáo trình quản trị kinh doanh - NXB Lao động - xã hội. Hà Nội - 2004 - Giáo trình Tổ chức Quản lý - Trường đại học Quản lý và kinh doanh. Hà Nội - 2000. - Tạp chí: Thời báo Kinh tế - Tháng 8 năm 2003. - Trang web: DatViet. Com - Trang web: Vnn. Vn. - Trang web: diendan. edv. - Thế giới quả là rộng lớn - KimWochung Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp SV: Hoµng V¨n Tr­êng 66 MỤC LỤC