Luận văn Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhân sự tại Công ty Nhất Vinh

c, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu. Tình trạng vật lí của tài liệu ảnh hưởng đến hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu sau này. Vận dụng tiêu chuẩn này, Hôi luật gia Việt Nam đã tiến hành tu bổ những tài liệu quan trọng nhưng bị hư hỏng. Song không phải tài liệu nào Hội cũng tu bổ phục chế được nên những tài liệu hư hỏng quá nặng, không thể khai thác sử dụng được Hội tiến hành tiêu hủy nhằm không làm hư hỏng những tài liệu khác trong kho. Tài liệu chỉ có giá trị khi chúng được khai thác sử dụng nhu cầu của cơ quan, xã hội. Đó là những tiêu chuẩn mà Hội Luật Gia Việt Nam vận dụng khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có vai trò và vị trí độc lập song chúng có mối quan hệ logic với nhau. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội Luật Gia Việt Nam đã áp dụng linh hoạt các tiêu chuẩn trên, vận dụng nhiều tiêu chuẩn để xác định được những tài liệu có giá trị đưa vào kho bảo quản, phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan. âHầu hết các tài liệu của Hội đều có giá trị thự tiễn. Các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Hội là công cụ phục vụ cho việc giải quyết các công việc hằng ngày của văn phòng Hội. Mỗi ngày các công văn, giấy mời sẽ được ban hành để triệu tập các cuộc họp về Hội, giải quyết các công việc liên quan đến Hội cũng như những vấn đề liên quan đến Hội Luật gia của các tỉnh trong cả nước. Đó chính là giá trị mà tài liệu mang lại. Bên cạnh đó, những tài liệu lưu trữ của Hội cũng được sử dụng để nâng cao giá trị của nguồn tài liệu này. 3. Xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ của Hội luật gia. Để phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của Hội và nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản,khai thác, sử dụng tài liệu, Hội Luật Gia Việt Nam đã lựa chọn phương án phân loại thích hợp với đặc trưng phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông đó là phương án cơ cấu tổ chức- thời gian. Áp dụng phương án này, toàn bộ tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan. Sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia ở bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động. Sở dĩ, Hội Luật Gia Việt Nam chọn phương án phân loại này vì Hội Luật Gia Việt Nam có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi. Sau khi đã chọn và xây dựng phương án phân loại Hội Luật Gia đã tiến hành phân loại tài liệu phông lưu trữ giai đoạn 2005- 2008 như sau: Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Hội Luật Gia Việt Nam từ năm 2005-2010, tài liệu được phân chia thành cac nhóm cơ bản sau: Các phòng ban chuyên môn Văn phòng Phòng tổ chức- cán bộ Phòng nghiên cứu- tổng hợp Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo đặc trưng thời gian( năm hoạt động) 1.Các ban chuyên môn 2. Văn phòng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 2.1 Năm 2005 2.2 Năm 2006 1.3 Năm 2007 1.4 Năm 2008 3.Phòng tổ chức cán bộ 3.1 Năm 2005 3.2 Năm 2006 3.3 Năm 2007 3.4 Năm 2008 4. phòng nghiên cứu- tổng hợp 4.1 Năm 2005 4.2 Năm 2006 4.3 Năm 2007 4.4 Năm 2008 Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào các đăc trưng tên loại tài liệu. Ví dụ: 3. Phòng tổ chức cán bộ 3.1 Năm 2005 3.1.1 Tài liệu về tổ chức cán bộ 3.1.2 Tài liệu về thuyên chuyển cán bộ....... Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên tiếp tục được phân chia theo cấp độ nhỏ hơn nữa. Ví dụ: 1. Văn phòng Năm 2005 1.1.1 Những văn bản quy định tổ chức và hoạt động của Hội 1.1.1.2 Quyết định 1.1.1.3 Công văn hướng dẫn….. 3. Phòng tổ chức- hành chính 3.1 Năm 2005 3.1.1 Tài liệu về tổ chức cán bộ 3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo và hưỡng dãn về công tác tổ chức cán bộ 3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức 3.1.1.3 Tài liệu về vấn đề quản lí cán bộ 3.1.1.4 tài liệu về vấn đề tổ cán bộ chuyển công tác, về hưu… Cứ như vậy, tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam được chia nhỏ tới cấp độ Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nhỏ nhất. Hội Luật Gia Việt Nam tiến hành phân loại tài liệu theo phương pháp trực tiếp: chia trực tiếp tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản, rồi đến các nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là hồ sơ, đơn vị bảo quản. Sau đó, cán bộ lưu trữ xắp xếp, kiểm tra, đối chiếu vớiphương án đã phân loại rồi tiến hành ghi số, kí hiệu của các đơn vị bảo quản. 4. Thực hiện quy trình tổ chức chỉnh lý một phông tài liệu lưu trữ của Hội luật gia: Hội luật gia là một tổ chức chính trị, hoạt động độc lập: có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng , có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng. Vì vậy Phông lưu trữ của Hội luật gia là một Phông lưu trữ cơ quan. Quy trình chỉnh lý của Hội do 2 cán bộ là Chị Cao Thị Xuân và Cô Lê Thị Xuyến được Chánh văn phòng giao cho việc chịu trách nhiệm thực hiện quy trình tổ chức chỉnh lý phông tài liệu lưu trữ của Hội. Chỉnh lí tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới Hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa Hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lí,… nhằm tổ chức sắp xếp khối tài liệu trong phông lưu trữ một cách khoa học,tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Đồng thời trong quá trình chỉnh lí tài liệu, phát hiện ra những tài liệu hết giá trị đẻ tiến hành tiêu hủy, giải phóng kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Như vậy, chỉnh lí tài liệu là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện khoa học, cẩn thận. Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác chỉnh lí tài liệu, Hội Luật Gia Việt Nam đã tiến hành chỉnh lí rất nghiêm túc công tác này từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lí đến khi kết thúc quá trình chỉnh lí. 4. 1 Chuẩn bị chỉnh lí Quá trình chuẩn bị chỉnh lí tài liệu của Hội được tiến hành theo các bước sau: 4.1.1 Xây dựng kế hoạch chỉnh lí Để chỉnh lí tốt phông lưu trữ, Hội đã xây dựng bản kế hoạch chỉnh lí cụ thể, chi tiết những công việc dự kiến cần tiến hành khi chỉnh lí, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lí. 4.1.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn lịch ử đơn vị hình thành phông và bản lịch sử phông Để đảm bảo thống nhất kế hoạch và nghiệp vụ chỉnh lí tài liệu, Hội đã biên soạn những văn bản hướng dẫn chỉnh lí: Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của Hội và những biến động Hội. Lịch sử phông: Là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành phông lưu trữ của Hội. Mục đích của việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông nhằm: Làm căn cứ cho xây dựng kế hoạch chỉnh lí phù hợp; Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong quá trình chỉnh lí như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại; lập Hồ sơ; xác định giá trị tài liệu…. Giúp cán bộ tham gia quá trình chỉnh lí nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và tình hình của khối phông đưa ra chỉnh lí. Khi biên soạn văn bản này, Hội đã tham khảo tài liệu có liên quan đến lịch sử đơn vị hình thành phông: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội. Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc, chế độ công tác văn thư của Hội, quy định lề lối làm việc của các phòng, ban chức năng và cán bộ trong Hội. Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục Hồ sơ; tài liệu nộp lưu; sổ đăng kí văn bản đến, đi… 4.1.3 Biên sọan bản hướng dẫn phân loại, lập Hồ sơ Đây là bản hướng dẫn cách phân chia tài liệu của khối tài liệu khi đưa ra chỉnh lí thành các nhom cơ bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ theo phương án phân loại nhất định và theo phương án lập Hồ sơ. Đây là căn cứ để cán bộ phân loại và lập Hồ sơ thực hiện một cách thống nhất trong toàn phông lưu trữ. a, Nội dung của bản hướng dẫn phân loại tài liệu: Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lí được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu lưu trữ. Phương án mà Hội đưa ra để phân loại tài liệu đó là phương án cơ cấu tổ chức- thời gian. b, Nội dung của phần hướng dẫn lập Hồ sơ bao gồm: Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo các đặc trưng: vấn đề, tác giả, tên gọi…. Hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn thiện Hồ sơ đối với phông được lập Hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ, chưa đạt yêu cầu,… Hướng dẫn viết tiêu đề Hồ sơ; Hướng dẫn sắp xếp văn bản trong Hồ sơ. 4.1.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để quy định thời hạn bảo quản cho chúng và loại bỏ những tài liệu hết giá trị. Tuy nhiên, trong quá trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ thường có những tác động mang tính chủ quan của người tiến hành xác định giá trị nên Hội đã lập ra bản hướng dẫn xac định giá trị tài liệu nhằm thống nhất nghiệp vụ này khi tiến hành chỉnh lí tài liệu. Nội dung của bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm: Phần bản kê( dự kiến) các tài liệu còn giá trị cần giữ lại bảo quản; Phần bản kê( dự kiến) những tài liệu hết giá trị cần tiến hành tiêu hủy. Kế hoạch chỉnh lí và những bản hướng dẫn nghiệp vụ được nguwoif có thẩm quyền trong cơ quan phê duyệt và có thể bổ sung trong quá trình chỉnh lí để phù hợp với thực tế của tài liệu. 4.1.5 Giao nhận tài liệu Đây là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lí tài liệu. Khi giao nhận tài liệu Hộ đãc tiến hành theo các thủ tục giao nhận và được lập thành biên bản mẫu đính kèm mà Cục văn thư- Lưu trữ nhà nước quy định. Số lượng tài liệu giao nhận ở Hội thường được tính bằng mét giá. 4. 1.6 Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lí tài liệu. Để hạn chế bụi bẩn nên trước khi chỉnh lí tài liệu, cán bộ chỉnh lí của Hội đã tiến hành vệ sinh tài liệu bằng chổi lông để quét, chải bụi bẩn trên các khối, mét tài liệu. Ở Hội, bộ phận chỉnh lí tài liệu và bộ phận bảo quản tài liệu không lền nhau nên khi tiến hành chỉnh lí tài liệu cán bộ chỉnh lí tài liệu phải vận chuyển tài liệu đên nơi chỉnh lí Khi vệ sinh và chỉnh lí tài liệu, cán bộ chỉnh lí của Hội đã rất cẩn thận để tránh làm xáo trộn trật tự tài liệu và không làm hư hỏng tài liệu. 4. 1.7 Khảo sát tài liệu Đây là bước quan trọng của quá trình chuẩn bị chỉnh lí tài liệu, nhằm nắm được tình hình thực tế số lượng tài liệu, thành phần, nội dung và tình trạng khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lí tài liệu. Khi khảo sát tài liệu, Hội đã chú trọng đến những vấn đề sau: Tên phông, giới hạn thời gian tài liệu; Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lí; Thành phần tài liệu; Nội dung tài liệu; Tình trạng phông, khối tài lệu đưa ra chỉnh lí. Trình tự tiến hành khảo sát tài liệu mà Hội đã tiến hành: Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục Hồ sơ để nắm bắt thông tin ban đầu về tài liệu; Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu; Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo khảo sát. 4..2 Thực hiện chỉnh lí 4.2.1 Phân loại tài liệu Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, Hội đã tiến hành phân chia tài liệu theo các bước sau: Bước 1: phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản; Bước 2: Phân chia tài liệu từ các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn; Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa; Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ…; Bước 5: Phân chia tài liệu trong các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn và cuối cung ra các đơn vị bảo quan hoặc Hồ sơ. 4. 2.2 Khôi phục Hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện Hồ sơ Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại và lập Hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập Hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho Hồ sơ. Trong quá trình chỉnh lí những văn bản, tài liệu trong Hồ sơ bị trùng lặp, hết giá trị cán bộ Hội đã xem xét bớt những tài liệu này ra khỏi kho.Những tài liệu này cũng phải lập danh mục và ghi rõ li do loại và xếp ở phần cuối Hồ sơ. Mỗi Hồ sơ được lập, được chỉnh lí, hoàn thiện được để trong tờ bìa tạm và đánh số tạm thời. Những thông tin trên bìa tạm thời cũng được thể hiện trên một tấm thẻ. 4.2.3 Biên mục phiếu tin Phiếu tin là phiếu mô tả Hồ sơ, ghi tổng hợp các thông tin về Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Phiếu tin này được Hội Luật Gia Việt Nam sử dụng để nhập thông tin, cơ sở dữ liệu vào máy tính phục vụ công tác quản lí và tra tìm tài liệu. Các thông tin cơ bản của một Hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin: tên, mã kho lưu trữ; tên, số phông lưu trữ; kí hiệu thông tin; tiêu đề Hồ sơ…. 4. 2.4 Hệ thống hóa Hồ sơ Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin tạm thời trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong từng nhóm lớn và nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại và đánh số, thứ tự tạm thời lên phiếu tin Bước 2: Sắp xêp toàn bộ Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin. Khi tiến hành hệ thông hóa Hồ sơ, cán bộ chỉnh lí của Hội đã kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa những Hồ sơ bị trùng lặp, cuối cùng mới đánh số chính thức cho Hồ sơ. 4.2.5 Biên mục Hồ sơ Sau khi hệ thống hóa Hồ sơ, cán bộ chỉnh lí của Hội tiến hành biên mục Hồ sơ. Biên mục Hồ sơ gồm 2 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Biên mục bên trong Hồ sơ a, Đánh số tờ: Nhằm cố định vị trí các tờ tài liệu trong Hồ sơ theo trình tự logic đã dược sắp xếp khi lập Hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí Hồ sơ, khai thác, sử dụng tài liệu. b, Viết mục lục văn bản Ghi nội dung thông tin về từng văn bản có trong Hồ sơ lên tờ mục lục được in trong tờ bìa Hồ sơ. Các thông tin trong mục lục văn bản: Số thứ tự; số và kí hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; Tác giả văn bản; số tờ; ghi chú. c, Viết chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ mục lục, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm tài liệu trong Hồ sơ được in trên tờ bìa Hồ sơ ở trang thứ ba. Giai đoạn 2: biên mục bên ngoài Biên mục bên ngoài Hồ sơ là viết thông tin cần thiết lên bìa Hồ sơ. Bìa Hồ sơ có: Tên phông: tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông; tiêu đề Hồ sơ; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của tài liệu trong Hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số Hồ sơ; thời hạn bảo quản của Hồ sơ. 4.2.6 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. a, Thống kê tài liệu hết giá trị Tài liệu hết gí trị được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại va thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm. Các bó, gói tài liệu hết giá trị được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông. Trong mỗi bó, gói, tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết. b, Kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu Tài liệu hết giá trị tiến hành tiêu hủy phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam kiểm tra trước khi đem đi tiêu hủy. Cán bộ chỉnh lí tài liệu phải có Hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu: Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tafin liệu loại. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội. Văn bản thẩm định của cấp trên. 4.2.7 Đánh số chính thức vào bìa, hộp, cặp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ Số chính thức của Hồ sơ là số cố định Hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ. Số này, có thể sử dụng trong việc quản lí và tra tìm Hồ sơ khi cần thiết. Số chính thức được đánh bằng số Ảrập cho toàn bộ Hồ sơ của phông. Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ: theo nguyên tắc từ trái qua phải theo một ngăn giá, từ trên xuống dưới theo một giá và từ ngoài vào trong của một phòng kho. 4. 2.8 Xây dựng công cụ quản lí và tra tìm Hồ sơ. a, Lập mục lục Hồ sơ: bảng thống kê cí hệ thống toàn bộ Hồ sơ của một phông lưu trữ. b, Đóng quyển mục lục: Phục vụ công tác quản lí và tra tìm tài liệu. c, Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lí và tìm Hồ sơ: hệ thong, mã hóa thông tin để quản lí và tra tìm tài liệu trên máy tính. 4.8.3 Tổng kết chỉnh lí Đây là khâu cuối cùng trong quá trình chỉnh lí tài liệu của Phông lưu trữ Hội Luật Gia Việt Nam. 4.3.1 Kiểm tra kết quả chỉnh lí Kiểm tra kết quả chỉnh lí nhằm rút kinh nghiệm cho đợt chỉnh lí sau. Nội dung kiểm tra: Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lí: Mục lục Hồ sơ, cơ sở dữ liệu, công cụ thống kê, tra cứu và danh mục tài liệu loại hủy của phông tài liệu chỉnh lí. Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lí. Sau khi chỉnh lí xong, thấy kết quả đạt yêu cầu, mục đích mà đợt chỉnh lí đưa ra thì tiến hành làm biên bản kiểm tra, ghi rõ kết luận của đoàn kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lí. 4. 3.2 Hoàn thiện Hồ sơ, bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lí. a, Bàn giao tài liệu. Sau khi tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lí, cán bộ của Hội sẽ làm thủ tục bàn giao tài liệu. Tài liệu được giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục Hồ sơ. Tài liệu loại hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại. b, Lập biên bản giao nhận tài liệu Biên bản giao nhận tài liệu gồm có: Số lượng tài liệu nhận được; Số lượng tài liệu được bổ sung trong đợt chỉnh lí; Số lượng tài liệu sau khi chỉnh lí; c, Vận chuyển tài liệu vào kho quản lí và sắp xếp lên giá. Tài liệu sau khi được bàn giao sẽ được vận chuyển vào kho quản lí và ắp xếp lên giá theo đúng quy định. 4. 3.3 Viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lí. Bản báo cáo sẽ nêu những gì đã đạt được sau khi chỉnh lí; những nhận xét, đánh giá về tiến độ; ưu, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lí, kinh nghiệm rút ra từ đợt chỉnh lí. 4.3.4 Hoàn chỉnh và bàn giao Hồ sơ của đợt chỉnh lí a, Hồ sơ chỉnh lí để bàn giao Hợp đồng chỉnh lí; Báo cáo kết quả khảo sát; Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lí; Kế hoạch chỉnh lí; Mục lục Hồ sơ,cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu; Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh; Biên bản kiểm tra kết quả chỉnh lí; Biên bản nghiệm thu quá trình chỉnh lí; Báo cáo kết quả đợt chỉnh lí. Hồ sơ chỉnh lí được lưu tại, nơi bảo quản tài liệu đã được chỉnh lí. Như vậy, để chỉnh lí được tài liệu trong phông lưu trữ, Hội Luật Gia Việt Nam đã tiến hành tổng hợp nhiều nghiệp vụ trong công tác lưu trữ và trong quá trình chỉnh lí, cán bộ chỉnh lí tài liệu của Hội tiến hành rất nghiêm túc. Chính vì vậy, tài liệu trong phông lưu trữ của Hội được tổ chức rất khoa học, tạo thuận lợi trong quá trình quản lí và tra tìm tài liệu. 5. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng của Hội luật gia: Mọi hoạt động quản lí, bảo quản và nhiều các nghiệp vụ khác liên quan đến công tác lưu trữ của Hội Luật Gia Việt Nam đều nhằm mục đích cuối cùng đó là đưa tài liệu lưu trữ vào khai thác, sử dụng phục vụ mục đích của cá nhân, đơn vị trong và ngoài cơ quan. Chính vì vậy, Hội Luật Gia Việt Nam đã tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện kiện cho người đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ. Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Hội, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Hội cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như: - Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng thông qua wesite: www.hoiluatgiavn.org.vn - Biên soạn và xuất bản sách: - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; Cuộc triễn lãm, trưng bày sách giới thiệu của Hội luật gia - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho tạp chí pháp lí và báo đời sống pháp Luật và cho các chương trình phát thanh truyền hình: + Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết báo, tạp chí được áp dụng khá thường xuyên tại Hội Luật Gia Việt Nam. Nội dung của các bài báo thường giới thiệu các sự kiện của Hội và các hoạt đọng nổi tiếng về tuyên truyền phổ biến pháp luật,… * Danh sách các Ấn phẩm:  1. Báo đời sống và pháp luật .  2. Tạp chí pháp lý.  3. Tạp chí song ngữ.  4. Các tạp chí khác . + Các bài báo này được viết dưới nhiều hình thức như bài nghiên cứu, bản thông báo, bản giới thiệu tài liệu… + Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên truyền hình là một hình thức tuyên truyền rất hâp dẫn, lôi cuốn đông đảo khán giả. Vì vậy, Hội đã đưa những hoạt động lớn của Hội và các tổ chưc khác lên màn ảnh truyền hình, kết quả là sau buổi phát song đó có rát nhiều độc giả đến Hội để khai thác những tài liệu liên quan đến vấn đề Luật. + Trong thời gian sắp tới, Hội sẽ tiến hành tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ liên quan đến những hoạt động mà Hội tham gia cùng Nhà nước pháp quyền đòi độc lập dân chủ trong những hiệp định lớn của đất nước ta. Mặc dù vậy do văn phòng Hội còn nhỏ lên chưa có phòng đọc và kho lưu trữ riêng để phục vụ bạn đọc và những người có như cầu sử dụng tài liệu để nghiên cứu. Như vậy, để có được những tài liệu lưu trữ quan trọng, có giá trị phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả, Hội đã rất coi trọng công tác lưu trữ và thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác này, đặc biệt là nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu của Hội. PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP Trong quá trình thực tập tại văn phòng Hội luật gia em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các cô chú và anh chị đang công tác và làm việc tại Hội. Ở đây em được mọi người tận tình chỉ bảo và hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như được thực hành theo đúng chuyên nghành của mình đã được học. Vì vậy em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và khắc phục những phần yếu kém của mình. Sau đây em xin trình bày những nội dung đã được thực tập và kết quả đạt được của mình như sau: 1. Đọc và tìm hiểu quy chế, quy định của cơ quan, của phòng Hành chính Khi vào thực tập tại văn phòng Hội em đã được anh Đàm Thanh Tuấn cho đọc và tìm hiểu quy chế, điều lệ, quy định hoạt động của Hội. Quy chế của văn phòng là văn bản có sẵn những điều khoản thi hành. Các điều khoản đó luôn được sửa đổ, bổ xung sao cho khoa học và phù hợp với tình hình mới. Khi bắt đầu thực tập tại văn phòng Hội thì việc đọc và tìm hiểu quy chế của cơ quan và của Phòng làm việc là cần thiết. Quy chế quy định quyền và nghĩa vụ của những người giữ chức vụ phải làm, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công việc, tiêu chuẩn để đánh giá kết quả lao động,…Nhờ vậy mà em đã đến làm công việc không bỡ ngỡ và hiểu được nguyên tắc làm việc của cơ quan. 2. Photo văn bản: 2.1Quy trình thực hiện: Trong quá trình chuẩn bị tài liệu cho Hội nghị Ban Chấp Hành Mở Rộng tại TP Nha Trang Khánh Hòa ngày 30/3/2012 em đã được giao cho việc Phô tô tài liệu để chuần bị cho Hội nghị này. Đây là công việc mà người cán bộ văn thư thường xuyên phải thực hiện để nhân bản văn bản. Trước khi photo cần kiểm tra thùng giấy xem đã đủ giấy và được đóng kín chưa. Đưa mặt phải văn bản cần sao hướng lên trên, lựa chọn khổ giấy và chọn phương thức sao (một mặt hay hai mặt), chọn số lượng bản, sau đó nhấn START. 2.2 Kết quả thực hiện: Được học tập tại Trường môn sử dụng trang thiết bị văn phòng và khi được cán bộ văn thư – Cô Lê Thị Xuyến hướng dẫn , chỉ bảo tận tình và sau một vài lần thực hiện em đã sử dụng thành thạo. 3. Vào sổ, trình ký, chuyển giao văn bản đến: 3.1 Quy trình thực hiện: Khi bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản đến của cơ quan cấp trên và các cơ quan, đơn vị khác gửi tới, bộ phận văn thư sẽ vào sổ công văn đến (ngày đến, số đến, tác giả, số và ký hiệu, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung) Sau đó đưa văn bản tới phòng của lãnh đạo trình ký. Vào sổ công văn đến một lần nữa ở mục đơn vị hoặc người nhận (theo ý kiến chỉ đạo của Ban Lãnh đạo). Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo chuyển giao văn bản đến bộ phận và cá nhân nào, nhân viên văn thư tiến hành sao chụp và chuyển giao văn bản đến đơn vị, người nhận. 3.2 Kết quả thực hiện : Do nắm vững được quy trình xử lý công việc đồng thời đây là việc em được làm thường xuyên nên em hoàn thành nhiệm vụ được giao. Không có sai xót. 4. Fax văn bản đi: 4.1 Quy trình thực hiện: Dưới sự hướng dẫn của anh Đàm Thanh Tuấn – Cán bộ văn phòng về việc fax văn bản em học được cách fax văn bản như sau: Đặt úp mặt văn bản cần Fax xuống theo thứ tự số trang cần Fax ( sau khi Fax xong mặt thứ nhất thì úp mặt thứ hai xuống đối với văn bản có hai mặt). Chỉnh sửa văn bản cho ngay ngắn. Nhập số Fax của cơ quan cần gửi, kiểm tra lại một lần nữa rồi ấn nút START. Khi Fax xong, máy tự động in ra một mẩu giấy có thông tin đầy đủ về ngày, giờ, số Fax, và báo OK là Fax đã thành công và lấy mẫu giấy đó để vào sổ công văn đi. Trường hợp khi Fax có sự cố như nhập sai số Fax, nhấn CANCEL. Nếu trong quá trình thực hiện xong, mà giấy báo kết quả cancle thì phải Fax lại. 4.2 Kết quả thực hiện: Được sự hướng dẫn tận tình của nhân viên văn thư trong cơ quan, nay em đã sử dụng thành thạo máy fax và có thể thay giấy cho máy khi máy hết giấy. 5. Sắp xếp công văn đến, công văn đi trong hồ sơ: 5.1 Quy trình thực hiện: Việc quản lý công văn đi đến trong hồ sơ do Cô Lê Thị Xuyến chịu trách nhiệm quản lý nên cô đã hướng dẫn chúng em thực hiện việc sắp xếp công văn đi đến như sau: Do cách lưu văn bản đến và đi theo thời gian, nên khi có văn bản đến và đi, đều lưu vào sổ theo thứ tự giảm dần ( số nhỏ ở dưới, số lớn ở trên). Sau khi giải quỵết công việc xong của một năm thì tiến hành sắp xếp lại theo thứ tự tăng dần (số nhỏ ở trên và số lớn ở dưới). Trong quá trình sắp xếp phải kiểm tra lại số thứ tự của công văn, xem có đủ số và đúng không. Nếu số thứ tự của công văn bị thiếu thì phải báo ngay cho nhân viên văn thư để tìm và bổ sung. Nếu có văn bản trùng thừa thì giữ lại bản chính, đầy đủ về thể thức, nội dung và chữ ký, bút phê của lãnh đạo ( văn bản có màu mực tươi, còn đẹp và rõ), loại bỏ những văn bản photo, sao chụp bị rách. Trong trường hợp văn bản chính bị hư hỏng thì ta có thể thay thế bằng văn bản sao, photo để có căn cứ phục vụ cho công tác lưu trữ sau này. Cuối cùng là đánh số tờ cho hồ sơ công văn đi, đến. Việc đánh số tờ được đánh bằng bút chì ở góc trên bên phải của tờ giấy, đánh cách mép 1cm, bắt đầu từ 01. 5.2 Kết quả thực hiện Công việc không khó. Những gì chưa biết hoặc còn phân vân em đã hỏi lại ngay, nên làm tốt công việc không có sai xót. 6. Trực điện thoại: 6.1Quy trình thực hiện Phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần nên đây được coi là đơn vị đầu não của cơ quan. Vì vậy Phòng thường xuyên liên hệ với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan bằng máy điện thoại bàn. Được sự hướng dẫn của anh Đàm Thanh Tuấn cán bộ văn phòng nên em đã được trực điện thoại và được học cách giao tiếp qua điện thoại như sau: Việc giao tiếp qua điện thoại phần nào thể hiện văn hóa hành chính công sở, văn hoá cơ quan nên rất quan trọng. Không nên để chuông điện thoại rung nên nhấc máy ngay. Khi giao tiếp giọng nói cần rõ ràng, dễ nghe, và lịch sự. Luôn xưng danh trước nếu thực hiện cuộc gọi đi. Cần chuẩn bị sẵn giấy và bút để ghi lại những điều cần thiết. 6.2 Kết quả thực hiện: Do vận dụng một cách khéo léo kiến thức các bộ môn đã được học như “Văn hoá công sở, nghiệp vụ thư ký…” cùng với việc học hỏi các cán bộ của Phòng mà em đã được Phòng tin cẩn và thực hiện khá tốt công việc. 7.Phục vụ hội họp 7.1 Quá trình thực hiên: Hội họp là hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ quan. Hội họp phổ biến, triển khai; họp ra quyết định; họp sơ kết, tổng kết; họp mặt đầu năm… Trước khi cuộc họp diễn ra thì bên cạnh những công việc chính đã được các anh chị phụ trách làm thì em chuẩn bị thêm phần nước uống; sắp xếp ly, nước uống đóng chai ngay ngắn trên bàn. Chuẩn bị bàn ghế, bình hoa bố trí sao cho hợp lý, có tính thẩm mỹ. Sau cuộc hội họp tiến hành dọn dẹp và làm vệ sinh. 7.2 Kết quả thực hiện: Công việc của em góp phần giúp cho buổi họp được thành công. Qua đây em học hỏi được kinh nghiệm tổ chức hội họp sau này. 8. Soạn thảo văn bản: 8.1Quy trình thực hiện: Được Bác Đàm Văn Toan - Phó Tổng thư ký của Hội giao cho việc đánh máy về việc liệt kê tập văn bản trong dự án xây dựng Hội luật gia Việt Nam tại khu Đô thị mới D32 Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội. Với các tiêu chí sau: - STT Cơ quan ban hành văn bản Ngày tháng năm ban hành Số và ký hiệu VB Trích yếu nội dung văn bản Ghi chú 8.2 Kết quả thực hiện: Được học tập tại Trường môn kỹ thuật trình bày văn bản em đã vận dụng vào để làm. Sau khi đánh máy xong em đưa cho Bác kiểm tra và chỉnh sửa. Sau đó in ra hoàn thiện. 9. Đóng dấu: 9.1 Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến được bộ phận văn thư – Cô Lê Thị Xuyến tiếp nhận đều phải đóng dấu đến. Dưới sự chỉ bảo tận tình của Cô Xuyến em đã được thực hành việc đóng dấu tại văn phòng Hội như sau: Canh khoảng trống phía dưới số và ký hiệu của văn bản (dưới dòng trích yếu nội dung nếu là công văn) sau đó giữ cho con dấu ngay ngắn tại khoảng trống đó và đóng dấu xuống. Ghi số đến, ngày đến và bộ phận được tiếp nhận văn bản vào sổ công văn đến. 9.2 Đóng dấu cơ quan: Khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của Lãnh đạo văn phòng thì nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu lên chữ ký của các chức danh trên để thể hiện giá trị pháp lý của văn bản. Dùng đầu ngón tay trỏ tỳ vào dấu chấm trắng bằng kim loại trên thân con dấu, dấu chấm trắng hơi hướng về phía tay phải với độ nghiêng khoảng 15 độ để đảm bảo dấu đóng được thẳng đứng. Tránh để mực dấu lem ra. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, trong vài trường hợp đóng thêm dấu chức danh bên trên và dấu tên người ký văn bản bên dưới con dấu cơ quan.Ngoài ra nếu văn bản có đính kèm phụ lục thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục. 9.3 Đóng dấu treo, dấu giáp lai: Quy trình thực hiện: - Đóng dấu treo cho giấy biên nhận của kế toán: Chia đều mép các giấy biên nhận ra đều nhau. Canh khoảng trống phía bên trái của giấy biên nhận, sau đó cầm con dấu như phần trên đã trình bày để đóng dấu. Chú ý cho phần dấu của mỗi tờ biên nhận đều nhau. - Đóng dấu giáp lai đối với giấy đi đường: Canh con dấu sao cho nằm chính giữa khoảng trắng của giấy đi đường. Sau khi đóng xong, phần giấy đi đường giữ lại ở phòng văn thư và phần giấy đi đường chuyển cho cá nhân đều có một nửa con dấu. 9.4 Kết quả thực hiện: Có thể nói đóng dấu là một công việc không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và tính thẩm mỹ. Do ban đầu chưa quen nên em đã đóng thử ra giấy nháp vài lần rồi đóng chính thức. Em đã chú ý tay cầm dấu để con dấu ngay ngắn. Sau vài lần đóng, bản thân em đã có thể đóng dấu thành thạo và đảm bảo ngay ngắn dấu được đóng. 10. Vào sổ đăng ký, chuyển giao văn bản đi: Văn bản sau khi được soạn thảo, trình ký, được lãnh đạo Hội ký phê duyệt và đóng dấu thì cán bộ văn thư – Cô Lê Thị Xuyến tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi. Sau đó gấp văn bản vào phong bì, ghi rõ địa chỉ nơi nhận ngoài bì rồi gửi đi. Trường hợp văn bản khẩn hay muốn chuyển đến nơi nhận một cách nhanh chóng thì Fax văn bản đi trước rồi gửi văn bản sau. 10.1 Viết mục lục tài liệu trong hồ sơ: Mục lục tài liệu trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung của từng tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để tra tìm và nghiên cứu được thuận lợi. Viết Mục lục tài liệu đối với những hồ sơ bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Được sự hướng dẫn của Cô Lê Thị Xuyến em đã được thực hành viết mục lục tài liệu trong hồ sơ như sau: Trước tiên sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo thứ tự thời gian, đánh số tờ cho tài liệu vào mép phải phía trên. Ghi vào tờ mục lục tài liệu các thông tin của tài liệu trong hồ sơ: số thứ tự, số ký hiệu, ngày tháng, tác giả, trích yếu nội dung, số tờ, ghi chú. Những thông tin nào mà tài liệu không có thì để trống. Trường hợp những tài liệu không có sẵn trích yếu nội dung, phải đọc và tóm tắt một cách chính xác nội dung tài liệu rồi ghi vào mục lục. 10.2 Kết quả thực hiện: Được học và làm theo sự chỉ bảo của cô Xuyến em đã được thực hành viết mục lục hồ sơ, do được học môn Lập hồ sơ do trường đào tạo nên em cũng phần nào hiểu được và tiếp thu một cách nhanh chóng sự hướng dẫn của cô Xuyến. 11. Làm thẻ Hội viên. 11.1 quá trình thực hiện: Việc làm thẻ Hội viên là quá trình tìm kiếm tên các hội viên của các tỉnh thành trực thuộc hội đã tham gia vào Hội, dán ảnh, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, trực thuộc Hội luật gia của tỉnh thành nào. Được sự hướng dẫn của anh Đàm Thanh Tuấn nên em đã được tìm hiểu và được thực hành hướng dẫn làm thẻ hội viên. 11. 2 Kết quả thực hiện: Công việc này không quá khó đối với em nên em đã hoàn thành được nhiệm vụ được giao cho. 12. Liệt kê và sắp xếp tài liệu cơ cấu tổ chức và hội viên của các tỉnh thành trực thuộc Hội: 12.1 quá trình thực hiện: Sắp xếp các tỉnh thành thuộc Hội theo vần chữ cái A, B, C thành một tập tài liệu hoàn chỉnh, sau đó kiểm tra lại xem đã đúng thứ tự mình sắp xếp hay chưa. 12.2 Kết quả thực hiện: Tài liệu nhiều nên việc sắp xếp còn thiếu sót do vậy em phải kiểm tra lại nhiều lần. Mặc dù thế nhưng được sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của anh Đàm Thanh Tuấn em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 13. Dán tiêu đề hồ sơ: 13.1 Quy trình thực hiện: + Những hồ sơ cũ bảo quản lâu năm nay muốn thay đổi bìa hồ sơ để chỉnh sửa lại một số thông tin về hồ sơ đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ cho hồ sơ. + Cắt tiêu đề hồ sơ đã được in sẵn rồi dán lên bìa hồ sơ mới. + Đưa tất cả tài liệu từ hồ sơ cũ sang hồ sơ mới. Sắp xếp lại thời gian tài liệu theo thứ tự tăng dần, ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ ra ngoài bìa ngay dưới phần tiêu đề hồ sơ. + Sắp xếp hồ sơ theo năm và cho vào hộp bảo quản. 13.2 Kết quả thực hiện: Đây là công việc còn khá mới mẻ với em, ban đầu còn khá bỡ ngỡ do thiếu kinh nghiệm nhưng dần em đã khắc phục và làm tốt công việc được giao. [ Việc thực hành những hoạt động trên không những đã củng cố lại mà còn biết vận dụng những lý thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế tại văn phòng, đã giúp em học hỏi có thêm kinh nghiệm về công tác văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng, và giúp tôi trưởng thành hơn trong nghề nghiệp của mình. PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I. Nhận xét Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết đã học em có một số nhận xét về công tác Văn thư- Lưu trữ tại Hội Luật gia Việt Nam như sau: 1. Công tác Văn thư tại Hội Luật gia có những ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Hội Luật gia Việt Nam được tiến hành tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được đảm bảo an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc. b) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi Trong hoạt động của Hội, công tác quản lý và giải quyết văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng quy định của Nhà nước, công tác quản lý và giải quyết văn bản đi được tổ chức tốt ở tất cả các khâu soạn thảo, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu. Việc đăng ký văn bản đi của Hội Luật gia được cán bộ văn thư đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi. Công việc đăng ký văn bản đi của Hội được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được giải quyết nhanh chóng. c) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến Tất cả các văn bản đến của Hội đều được tập trung vào một mối đó là bộ phận văn thư, tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như tiếp nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết, theo dõi văn bản… đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến d) Quản lý và sử dụng con dấu Qua quá trình thực tập tại Hội Luật gia Việt Nam em thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái. e) Về chất lượng cán bộ: Hội Luật gia Việt Nam đã có một cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn cao nên các khâu nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ được tiến hành hiệu quả. Cán bộ văn phòng có phẩm chất chính trị tốt (Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng đều là đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, không chỉ làm tốt công tác của mình mà còn làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách giúp lãnh đạo khi cần thiết. * Về trang thiết bị: Văn phòng Hội đã trang bị được các trang thiết bị văn phòng hiện đại như: máy tính, máy in, máy photo… Nhược điểm a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi Việc đăng ký văn bản đi của Hội Luật gia còn tồn tại một số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu mất thời gian khi cần thiết. Bên cạnh đó cán bộ văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi gây khó khăn cho việc quản lý văn bản. b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Công tác đăng ký văn bản đến của Văn phòng Hội còn nhiều hạn chế, chưa lập được sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn bản chưa sát sao. c) Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng Hội còn một số hạn chế là do ý thức, tinh thần làm việc của cán bộ văn thư nên nhiều văn bản dấu đóng bị nhòe, bị mờ. e) Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu chưa thực sự được đầu tư. Hội chủ yếu quản lý văn bản bằng sổ sách, chưa có phần mềm quản lý văn bản đi đến, việc tra tìm tài liệu gặp khó khăn mất thơi gian và khó tìm kiếm. 2, Công tác Lưu trữ tại Hội Luật gia có những ưu nhược điểm sau: ÞƯu điểm: Nhận thức về vai trò vị trí , tầm quan trọng của công tác lưu trữ Hội đã xây dựng được quy chế thống nhất và đi vào hoạt động nề nếp. - Do văn phòng Hội có diện tích hạn chế cơ sở vật chất ban đầu còn thiếu thốn nhưng Hội cũng đã quan tâm chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian qua, đã tiến hành thực hiện những khâu nghiệp vụ như: Thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu...về cơ bản đáp ứng kịp thời việc tra cứu và sử dụng tài liệu cho hoạt động quản lý của Hội cũng như các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của bạn đọc. - Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã mua sắm các trang thiết bị phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ, đã xây dựng các quy chế về xử lý công tác quản lý lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước đúng theo quy định đúng theo quy định của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước. - Văn phòng Hội Luật gia Việt Nam đang xây dựng lại Văn phòng Hội Luật gia Việt Nam. Điều đó có nghĩa là Văn phòng Hội sẽ có diện tích lớn hơn, sẽ có đầy đủ các phòng ban trong đó có phòng Lưu trữ. Có phòng Lưu trữ thì việc bảo quản tài liệu mới được tốt hơn, mới có đầy đủ các trang thiết bị và các biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Hội Luật gia Việt Nam xây dựng trụ sở mới Theo (Dân trí) - Ngày 7/1/2011 đưa tin, Trung ương Hội Luật gia Việt Nam đã chính thức khởi công xây dựng công trình tổ hợp văn phòng Tòa tháp Ngôi sao cao trên diện tích 3.465 m2, với tổng mức đầu tư dự án khoảng 500 tỷ đồng tại Khu đô thị mới Cầu Giấy - Hà Nội. Bản vẽ thiết kế xây dựng dự án Tòa tháp Ngôi sao: Trụ sở Hội Luật gia Dự án tòa tháp Ngôi sao: Trụ sở Hội Luật gia Việt Nam theo thiết kế có 25 tầng chức năng do Công ty CP Tòa nhà CFTD-VLA làm chủ đầu tư. Tòa tháp sẽ ứng dụng các quy trình thi công khoa học, hiện đại nhất. Theo đó, tầng hầm của tòa tháp sẽ triển khai hệ thống đỗ xe tự động theo công nghệ mới nhất của Nhật Bản cũng như sẽ xây dựng thêm hệ thống điện mặt trời để ứng dụng công nghệ cao sử dụng năng lượng thấp, thân thiện với môi trường.  Lãnh đạo các cơ quan ban ngành tại lễ Khởi công xây dựng trụ sở Hội Luật gia VN. Phát biểu tại lễ khởi công, ông Phạm Quốc Anh - Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam cho biết: Với bề dày 55 năm thành lập, Hội LGVN đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường pháp chế XHCN, xây dựng nhà nước pháp quyền, góp phần thực hiện tốt các nhiệm cụ của Đảng, Nhà nước. Sau gần 6 năm kể từ khi Hội bắt đầu tiến hành các công đoạn thủ tục dự án, được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ và Thành ủy, UBND TP Hà Nội, thường vụ Trung ương Hội đã triển khai nghị quyết nghiên cứu và lập dự án đầu tư xây dựng Trụ sở Hội xứng tầm với Hội Luật gia các nước trên thế giới, trong thời kỳ đổi mới và hội nhập quốc tế. Theo ông Phạm Quốc Anh thì đây là một công trình hiện đại, xứng tầm với vai trò và vị thế của Hội Luật gia trong tương lai. Ngay sau lễ khởi công, dự án đã chính thức đi vào xây dựng phần cọc đại trà tường vây. Dự kiến, vào quý IV năm 2013 Công trình tòa tháp Ngôi sao sẽ hoàn thành đưa vào hoạt động chính thức tại trung tâm kinh tế - hành chính mới của TP Hà Nội. Þ Nhược điểm - Hội Luật gia Việt Nam chưa bố trí được một cán bộ chuyên trách làm công tác Lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hiện nay là do cán bộ văn thư và cán bộ văn phòng kiêm nhiệm. Vì vậy mà công tác Lưu trữ tại Hội Luật gia còn nhiều hạn chế. - Việc thu thập và bổ sung tài liệu chưa thực hiện chưa triệt để , giao nộp tài liệu giữa cán bộ văn thư kiêm nhiệm cả phần lưu trữ - Cô Lê Thị Xuyến và các bộ phận khác chưa triệt để, tài liệu giao nộp phần lớn chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng. - Vì chưa có phòng kho lưu trữ nên chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban chuyên môn. - Công tác phân loại tiến hành chậm và hạn chế. Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, vì vậy mà rất khó khăn khi có yêu cầu tra cứu sử dụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có trong kho. - Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin để tra tìm tài liệu chưa có. Hội chưa đầu tư xây dựng được phần mềm quản lý văn bản đi đến, tra tìm tài liệu bằng phần mềm trên máy tính. - Hiện tại Hội chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu chưa được đầu tư: Hộp đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, máy hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy. - Tuy văn phòng Hội đã có những trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho văn phòng nhưng các trang thiết bị này do sử dụng lâu nên một số máy hay bị hỏng, gặp sự cố vì quá cũ như máy photo, internet yếu gây khó khăn cho công tác lưu trữ của Hội. 3. Một số đề xuất, kiến nghị Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ ở Hội Luật gia cần làm tốt một số công việc sau: - Văn phòng Hội cần xây dựng thêm phòng Văn thư - Lưu trữ để tạo điều kiện cho công tác Văn thư và công tác Lưu trữ được tiến hành tốt hơn và thuận lợi hơn, luôn đảm bảo theo đúng những quy định của nhà nước. - Vì chưa có cán bộ lưu trữ nên Văn phòng Hội cần bổ sung thêm cán bộ , nhân viên làm công tác lưu trữ. Có như vậy công tác lưu trữ mới đi vào hoạt động nề nếp, hiệu quả. - Văn phòng Hội cần thường xuyên tổ chức đưa cán bộ, nhân viên đi đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn về công tác Văn thư- Lưu trữ để nâng cao kiến thức cũng như kĩ năng nghiệp vụ của mình. - Cần trang bị thêm các trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax, mua thêm một số máy photo để phục vụ tốt cho công tác văn thư. - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư- Lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao. II. TỰ ĐÁNH GIÁ - NHẬN XÉT - ĐỀ NGHỊ 1. Tự đánh giá: * Ưu điểm - Với tinh thần năng nổ của một sinh viên và tinh thần ham học hỏi cộng với sự giúp đỡ tận tình của Hội Luật Gia đã giúp em vững tin trong quá trình học tập kinh nghiệp tại văn phòng: + Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan + Chấp hành đúng giờ giấc các qui định và nội qui của cơ quan. + Có thái độ tốt, lễ phép với các cô chú trong cơ quan. * Khuyết điểm: - Do chỉ đựợc tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế với môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khăn nên có những thiếu sót như: + Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc. + Kiến thức lí thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gay khó khăn trong công việc. + Mấy ngày đầu còn xa lạ với mọi người trong cơ quan nên việc học hỏi cũng còn hạn chế. * Hướng phấn đấu: Cố gắng học hỏi hoàn thành tốt những gì được giao để làm kiến thức giúp cho việc học tập ở trường cũng như cho đợt thực tập tốt nghiệp năm tới được thuận lợi dễ dàng hơn và đạt hiệu quả hơn. 2. Nhận xét: - Nhìn chung, hình thức văn bản hành chính do cơ quan phát hành điều đúng với thể thức theo tinh thần Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ quy định. - Tuy nhiên cũng có một số vấn đề mà cơ quan chưa làm được như: Công tác lập hồ sơ hiện hành, Tình hình tổ chức khoa học tài liệu, Giao nộp tài liệu, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu. Công tác văn thư của Hội Luật Gia tin rất tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm khi cần thiết, ngoài việc lưu bằng văn bản. 3. Đề nghị: Trong thời gian thực tập tại phòng văn phòng Hội Luật Gia tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Tôi thấy văn phòng Hội là vị trí rất quan trọng trong cơ cấu làm việc của Hội. Chính vì thế văn phòng Hội cần nâng cao năng lực hoạt động bằng việc bổ sung cán bộ, nhân viên, hiện đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính năng động, thực hiện tốt chức năng của mình. Một hoạt động cơ bản của phòng là quản lí văn bản và lưu trữ văn bản cần bổ sung thêm cán bộ làm lưu trữ để hoạt động lưu trữ đạt hiệu quả cao hơn. Đặc biệt là tra cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc giải quyết và ra quyết định quản lí là một khâu quan trọng đòi hỏi chính xác và nhanh chóng. Việc xây dựng mang LAN và kết nối với mạng công báo cổng chính phủ điện tử sẽ giúp tra cứu các văn bản trở nên nhanh chóng. 4. Thuận lợi và Khó khăn Thuận lợi: - Được sự quan tâm hướng dẫn cụ thể của giáo viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác văn thư; quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan, qua thực hiện hiện phương pháp thu thập thông tin từ đó có thể so sánh đánh giá giữa kiến thức đã học tới thực tiễn hoạt động của văn phòng Hội Luật Gia. - Được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cấp lãnh đạo cơ quan, giám sát thường xuyên, sự chỉ dẫn nhiệt tình hỗ trợ của tập thể đơn vị ngoài ra còn có sự tìm tòi và nghiên cứu, để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp tốt giữa lý thuyết và thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân. - Các bạn trong nhóm luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẽ kinh nghiệm cho nhau, quyết tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ. Khó khăn: - Giữa lý thuyết học ở trường và thực tiễn công việc còn có sự chênh lệch nhau vì thế tạo sự lúng túng cho bản thân khi thực tập là không thể tránh khỏi. - Cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. - Trong thời gian thực tập tại cơ quan còn hạn chế nên khi tiếp cận mất một khoảng thời gian vào học việc và làm quen, khi đi vào thu thập tài liệu và trình độ còn hạn chế nên bài bái cáo còn thiếu sót, rất mong dược sự thông cảm và đóng góp, chỉ dạy để bài báo cáo đạt kết quả và hoàn thiện hơn đồng thời sẽ là cẩm nang cho bản thân, nâng cao trình độ của mình khi tốt nghiệp ra trường. 5. Kết quả đạt được: Trong quá trình nghiên cứu và tham gia các công việc thực tế tại cơ quan đã cung cấp cho tôi những kiến thức tổng quát và những kỹ năng cần thiết về nghành học và biết kết nối, so sánh giữa lý thuyết và thực hành, họchỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức là cẩm nang quí giá để học tập và thi tốt nghiệp sau này. KẾT LUẬN Đợt thực tập đã giúp em nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan cụ thể nói riêng. Qua đó tôi thấy mỗi sinh viên hành chính cần có một thái độ tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá trình thực tiễn công việc mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra trường, trở thành công chức nhà nước nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng. Em xin gửi lời cảm ơn tối các thầy cô khoa Quản lý – Văn thư đã truyền dạy kiến thức hết sức phong phú về hành chính văn phòng qua những môn học của khoa. Trên đây là những nội dung emi quan sát, tổng hợp được sau đợt thực tập tại văn phòng Hội Luật Gia. Một lần nữa em xin chân trọng ảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Trường Cao đẳng Sư phạm TW và văn phòng Hội đã tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này. IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Điều lệ của Hội Luật gia. 2. Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Hội. 3. Thông tư số 01/2011/TT- BNV. 4. Trang web của Hội: www.hoiluatgiavn.org.vn. 5. Các giáo trình tài liệu khác liên quan đến báo cáo thực tập. V. PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Hệ thống tổ chức của Hội luật gia Việt Nam. Phụ lục 2: Thông báo chế độ dành cho đại biểủ tại Hội nghị BCHTW Hội luật gia Việt Nam ngày 29 – 31/3/2012. Phụ lục 3: Công văn số 121/HLGVN V/v triệu tập Hội Nghị Ban Chấp hành Trung ương Hội Luật gia Việt Nam lần thứ V, Khóa XI ( Hội Nghị mở rộng) ngày 14/3/2012. Phụ lục 4: Báo cáo tình hình công tác năm 2011 và một số nhiệm vụ trọng tâm năm 2012 ngày 28/12/2012. Phục lục 5: Kế hoạch tổ chức Hội nghị BCH mở rộng tại TP Nha Trang Khánh Hòa ngày 30/3/2012. Phục lục 6: Công văn đến số 16/HLG ngày 13/4/2012. Công văn đến của Tỉnh Hội LG Lạng Sơn về việc đăng ký thi đua năm 2012. Phụ lục 7: Lịch công tác tuần của TW Hội ( từ ngày 09/4 đến ngày 13/2012) Phụ lục 8: Quyết định số 33/QĐ-HLGVN về việc cử cán bộ đi công tác ngày 26/3/2012. Phụ lục 9: Giấy mời V/v dự lễ công bố quyết định Trung tâm Tư vấn pháp luật Việt – Nga ngày 16/4/2012. Phụ lục 10: Giấy đi đường cấp cho Đồng chí : Nguyễn Thanh Hằng đi công tác tại Nha Trang – Khánh Hòa tứ 27/3 – 02/4/2012. Phụ lục 11: Nội dung bên trong của Sổ công văn đi và nội dung bên trong công văn đến năm 2012. Phụ lục 12: Bảng thống kê cơ cấu tổ chức hội viên của HLGVN.