Luận văn Tổ chức bộ máy toán kế toán và công tác kế toán tại công ty công trình đường thủy

sơ dự thầu và đấu thầu công trình, khi công trình chúng thầu, bóc tách các chi phí đầu vào gửi các phòng có liên quan theo dõi thực hiện, chuẩn bị các thủ tục tham mưu cho Giám đốc hợp đồng khoán gọn toàn bộ công trình huặc hạng mục công trình đối với các đợn vị trực thuộc, quyết toán thanh lý các hợp đồng khi công trình hoàn thành. Kiểm tra, hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện đầy đủ các thủ tục đúng trình tự xây dựng cơ bản, đúng với quy định của Nhà nước và Công ty, cùng các đơn vị hoàn thành hồ sơ nghiệm thu công trình, hồ sơ hoàn công, thanh quyết toán công trình. Kết hợp với phòng kế toán tài chính và các đơn vị thu hồi vốn công trình, quản lý toàn bộ các hợp đồng kinh tế tại Công ty( Kể cả các hợp đồng kinh tế đã được Giám đốc Công ty uỷ quyền cho Giám đốc chi nhánh, Giám đốc các đơn vị trực thuộc ký với khách hàng). 1.3.2.9 Các Xí nghiệp trực thuộc, và chi nhánh Công ty. Các Xí nghiệp trực thuộc có trách nhiệm hoàn thành kế huạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm do Công ty giao, đặc biệt là kế huạch gia trị về doanh thu. Mặc dù trong mỗi phòng ban trong Công ty đảm nhận một lĩnh vực riêng nhưng trong quá trình làm việc giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY TOÁN KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. 2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. 2.1.1.1 Khái quát chung. 16 Do những đặc thù riêng của ngành xây dựng và quy chế quản lý nội bộ của Công ty nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức thành hai cấp, bao gồm phòng kế toán Công ty và phòng kế toán của các Xí nghiệp với mô hình kế toán phân tán. Phòng kế toán Công ty có chức năng tham mưu cho ban Giám đốc tổ chức chiển khai toàn bộ công tác tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, đồng thời kiểm tra kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo đúng pháp luật. 2.1.1.2 Sơ đồ và diễn giải bộ máy kế toán tại Công ty. Theo hình thức tổ chức kế toán phân tán, bộ máy kế toán được phân thành cấp : Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp, kế toán cơ sở trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở. Kế toán trung tâm trong mô hình kế toán phân tán là nơi thực hiện thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo các cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quản quản lý, chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của đơn vị cơ sở trực thuộc. Chỉ có đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân độc lập độc lập, đầy đủ, các cơ sở trực thuộc không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có tư cách pháp lý để thành lập, hay tuyên bố giả thể, phá sản đơn vị. Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên kinh doanh là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ. Như vậy một tổ chức kinh doanh, quản lý kế toán phân tán bao giờ cũng tồn tại mối quan hệ nội bộ dọc và ngang. Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty công trình đường thủy. 17 Với cơ cấu kinh doanh phuc tạp và địa bàn hoạt động rộng, các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong điều hành quản lý và do đó buộc phải phân cấp tổ chức kế toán. Mô hình kế toán được hình thành trong điều kiện khách quan như vậy nó có những ưu điểm sau: Kế toán sẽ chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về mặt nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ chuyền tin nhanh, sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và quy chế ràng buộc về tài chính, mặt khác bằng sự kiểm soát, thanh tra nội bộ huặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đã thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình vì hiệu quả tối đa của hoạt động chung. Thiếu những điều kiện tiên đề mà doanh nghiệp vẫn vận dụng mô hình kế toán phân tán dẫn đến làm yếu đi bộ máy quản lý DN, làm trì trệ cho quá trình hạch toán, thông tin kiểm tra. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán. 2.1.2.1 Kế toán trưởng. Kế toán trưởng phải là chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực điều hành, tổ chức được công tác kế toán trong đơn vị kế toán độc lập. Kế toán trưởng là người có năng lực tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị do mình phụ trách. Kế toán trưởng là người giúp việc cho trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc điều hành, giám sát viên kế toán tại các cơ quan. Là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của Giám đốc Công ty, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của kế toán cấp trên. Việc bổ nhiệm miễn nhiệm, thuyên chuyển, kỷ luật kế toán trưởng do Giám đốc, và các cấp lãnh đạo cấp cao quyết định Quyền hạn và trách nhiệm của kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích của doanh nghiệp, kế toán trưởng có quyền : Phổ biến chủ trương và chỉ đạo Kế toán XN 22 Kế toán XN 8 Kế toán XN 12 Kế toán XN 18 Kế toán XN 4 Kế toán XN 6 Kế toán XN 10 Kế toán XN 75 Kế toán trưởng Công ty Kế toán Tổng hợp công ty Kêt toán vật tư công ty Kế toán tiền lương công ty Các đơn vị trực thuộc Kế toán thanh toán công ty 18 thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không kí duyệt vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiêp không phù hợp với chế độ quy định, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý của đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó Nhiệm vụ của kế toán trưởng đó là: Tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với mô hình hoạt động cũng như tổ chức của công ty nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, thông qua trưởng phòng kế toán để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị, thay mặt nhà nước kiểm tra thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. 2.1.2.2 Kế toán viên.  Kế toán tổng hợp. Chịu trách nhiệm pháp lý trong việc nhập số liệu từ các chứng từ vào sổ sách và máy tình. Theo dõi trên sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản. Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh, tính giá thành cho từng công trình. Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu chữ tài liệu kế toán và lập báo cáo tài chính kế toán. Đồng thời phụ trách việc thanh toán với đối tác và vay vốn của các tổ chức tín dụng. Ngoài ra còn thay mặt cho kế toán trưởng trong những trường hợp đặc biệt.  Kế toán vật tư. Theo dõi sự biến động, tình hình nhập, xuất, tồn của các lạo vật tư. Đề ra các biện pháp tiết kiệm vật tư dùng vào thi công, khắc phục hạn chế các trường hợp hao hụt, mất mát, theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng sử dụng theo đúng chế độ.  Kế toán tiền lương. Kiểm tra việc tính lương của các xí nghiệp theo đúng phương pháp và thời gian làm việc thực tế. Theo dõi và trả lương cho bộ phận lao động gián tiếp tại công ty, theo dõi các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ cũng như việc thanh toán các khoản trợ cấp, bảo hiểm xã hội cho người lao động trong công ty.  Kế toán thanh toán. Theo dõi việc thanh toán các khoản công nợ cũng như theo dõi việc sử dụng các nguồn lực của công ty, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu, rà soát các dự chù chi tiêu đảm bảo đúng mục đích, đúng yêu cầu và chính sác, đảm bảo độ tin cậy cho các quyết định, các báo cáo thanh toán. 2.1.2.3 Thủ quỹ. Nhiệm vụ: - Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi được ban giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt làm thủ tục thu, chi tiền mặt cho khách hàng. - Ký các thủ tục vay và nhận tiền mặt vào công ty. - Phát tiền lương hàng tháng đến từng nfười lao động. 19 - Cuối kỳ nhận chứng từ kế toán để đóng và lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. - Cuối kỳ lập báo cáo quỹ. Như vậy, cùng với bộ máy quản lý của công ty, bộ máy kế toán cũng có mô hình tổ chức phân tán, có sự quản lý thống nhất từ trên xuống. Vượt qua thử thách chuyển đổi cơ chế quản lý từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung, quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước XHCN, công ty đã có sự phát triển vượt bậc. Phòng kế toán tài chính - thống kê cũng từng bước phát triển, hoàn thành tốt vai trò, chức năng quan trọng của mình. Sự phát triển của phòng kế toán đã góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển chung của công ty. 2.1.2.4 Kế toán xí nghiệp thành viên. Phòng kế toán các xí nghiệp do giám đốc trực tiếp chi đạo và cũng chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán của công ty, có nhiệm vụ hạch toán kế toán phần chi phí được giao cho từng công trình và của toàn xí nghiệp. II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 2.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán. 2.2.1.1 Khái quát chung về hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng. Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định số 1864/1995/QĐ-BTC ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ măng tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. 2.2.1.2 Các loại chứng từ sử dụng. Danh mục các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng. STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU CHỨNG TỪ PHẠM VI ÁP DỤNG DNNN DNKHÁC 1 2 3 5 5 1 LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG 1 Bảng chấm công 01- LDTL BB HD 2 Bảng thanh toán tiền lương 02- LDTL BB HD 3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH 03- LDTL BB HD 4 Bảng thanh toán BHXH 04- LDTL BB HD 5 Bảng thanh toán tiền thưởng 05- LDTL BB HD 6 Phiếu xác nhận SP huặc công trình hoàn thành 06- LDTL BB HD 7 Phiếu báo làm thêm giờ 07- LDTL BB HD 8 Hợp đồng giao khoán 08- LDTL BB HD 9 Biên bản điều tra tai nạn lao động 09- LDTL BB HD 2 HÀNG TỒN KHO 10 Phiếu nhập kho 01-VT BB BB 11 Phiếu xuất kho 02- VT BB BB 12 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03- VT BB BB 20 13 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức 04- VT HD HD 14 Biên bản kiẻm nghiện 05- VT HD HD 15 Thẻ kho 06- VT BB BB 16 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07- VT HD HD 17 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá 08- VT BB BB 3 BÁN HÀNG 18 Hoá đơn (GTGT) 01GTGT- 3LL BB BB 19 Hoá đơn (GTGT) 01GTGT-2LL BB BB 20 Phiếu kê mua hàng 13- BH BB BB 21 Bảng thanh toán đại lí kí gửi 14- BH HD HD 22 Thẻ quầy hàng 15- BH HD HD 4 TIỀN TỆ 23 Phiếu thu 01 – TT BB BB 24 Phiếu chi 02 – TT BB BB 25 Giấy đề nghị tạm ứng 03 – TT HD HD 26 Thanh toán tiền tạm ứng 04 – TT BB BB 27 Biên lai thu tiền 05 – TT HD HD 28 Bảng kiểm kê ngoại tệ, kim khí quý 06 – TT HD HD 29 Bảng kiểm kê quỹ 07a – TT BB BB 30 Bảng kiểm kê quỹ 07b – TT BB BB 5 TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 31 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 – TSCĐ BB BB 32 Thẻ TSCĐ 02 – TSCĐ BB BB 33 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 – TSCĐ BB BB 34 Biên bản giao nhân TSCĐ sửa chữa 04 – TSCĐ HD HD 35 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05 – TSCĐ HD HD 6 SẢN XUẤT 36 Phiếu theo dõi ca máy thi công 01 - SX HD HD 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 2.2.2.1 Khái quát hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được ban hành theo quyết định số 1141/1995/QĐ-BTC ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và một số văn bản mới ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung hệ thống tài khoản, công ty công trình đường thủy sử dụng một hệ thống tài khoản cần thiết cho một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh. Do đặc điểm quy trình sản xuất cùng một lúc tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau ở các nhà máy khác nhau thuộc công ty, các hoạt động khác ở công ty cũng đa dạng nên công ty đã chi tiết các tài khoản để đảm bảo chi tiết từng đối tượng và cung cấp thông tin một cách chính xác, vừa tổng hợp, vừa chi tiết. Trong đó, các tài khoản liên quan đến nguyên vật liệu, chi phí sản xuất, doanh thu được chú trọng chi tiết vì đây là những tài khoản liên quan đến những phần hành cơ 21 bản, yêu cầu quản lý đòi hỏi chặt chẽ, chi tiết. Mức độ chi tiết của các tài khoản cụ thể như sau: - Các tài khoản được chi tiết tới cấp 3 gồm: TK 112, TK136, TK 333. TK TÊN TK TK BẬC 111 Tiền mặt 111 1 1111 Tiền Việt Nam 111 2 1112 Ngoại tệ 111 2 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 111 2 1114 Chứng chỉ có giá 111 2 112 Tiền gửi ngân hàng 112 1 1121 Tiền Việt Nam 112 2 11211 Tiền VN gửi NH Công thương Đống Đa 1121 3 11212 Tiền VN gửi NH Công thương Đống Đa 1121 3 1122 Ngoại tệ 112 2 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 112 2 … … 136 Phải thu nội bộ 136 1 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 136 2 13612 Vốn kinh doanh ở chi nhánh miền Nam 1361 3 1368 Phải thu nội bộ khác 136 2 … … 152 Nguyên liệu, vật liệu 152 1 1521 Nguyên vật liệu chính 152 2 1522 Nguyên vật liệu phụ 152 2 … … 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 333 1 3331 Thuế GTGT phải nộp 333 2 33311 Thuế GTGT đầu ra 3331 3 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 3 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 333 2 3333 Thuế xuất nhập khẩu 333 2 3334 Thuế lợi tức 333 2 3335 Thu trên vốn 333 2 3336 Thuế tài nguyên 333 2 … … 421 Lãi chưa phân phối 421 1 4211 Lãi năm trước 421 2 4212 Lãi năm nay 421 2 … … 511 Doanh thu bán hàng 511 1 5118 Doanh thu khác 22 … … 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 6211 Chi phí nguyên vật liệu chính 6212 Chi phí nguyên vật liệu phụ 6213 Chi phí vận chuyển, bốc xếp, gia công vật lieu 6214 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp … … 811 Chi phí khác 821 Chi phí bất thường Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản ngoài bảng sau để hạch toán MÃ TK TÊN TK TK BẬC 001 Tài sản thuê ngoài 001 1 002 Vật tư, hàng hóa nhận giừ hộ, nhận gia công 002 1 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi 003 1 004 Nợ khó đòi đã xử lý 004 1 007 Ngoại tệ các loại 007 1 008 Hạn mức kinh phí 008 1 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 009 1 2.2.2.2 Một số tài khoản tổng hợp áp dụng từ hệ thống kế toán thống nhất. - Các tài khoản được chi tiết tới cấp 2 gồm: TK 111, TK 113, TK 121, TK 131, TK 133, TK 138, TK 142, TK 152, TK 153, TK 156, TK 161, TK 211, TK 213, TK 214, TK 221, TK 241, TK 331, TK336, TK 338, TK 341, TK 342, TK 411, TK 421, TK 431, TK 461, TK 511, TK 512, TK 515, TK 521, TK 611, TK 621, TK 627, TK 632, TK 641, TK 642. 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 2.2.3.1 Đặc điểm chung. Sổ kế toán. Công Ty Công Trình Đường Thuỷ vừa hoạt động sản xuất vừa kinh doanh nên số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, do vậy hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất, nghiệp vụ, để lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống tài khoản (ghi theo tài khoản), giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán công ty áp dụng gồm: o Sổ kế toán tổng hợp: sổ Cái tài khoản. 23 o Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện theo mô hình sau: 2.2.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán.  Sơ đồ. 2.2.3.3 Diễn giải. - Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. - Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, các hoá đơn GTGT mua vật tư hàng hoá, kế toán lập phiếu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn GTGT (không có VAT khấu trừ) khi nhập thì phân loại vật tư theo mã thống kê vật tư, nhà cung cấp, loại kho. - Đồng thời hàng tháng theo dõi tình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp một cách chi tiết trên các hoá đơn mua hàng. - Căn cứ vào tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá, kế toán lập phiếu xuất kho theo yêu cầu sản xuất, giá của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước vào cuối tháng. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái BCĐ số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký CTGS Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 24 - Từ các phiếu nhập kho, xuất kho mà kế toán đã lập, kế toán lập các chứng từ nhập, xuất tập hợp theo mã thống kê chứng từ, các sổ kế toán chi tiết, thẻ kho. - Phần thuế GTGT đầu vào sẽ được theo dõi trên Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá vật tư mua vào. - Cuối tháng căn cứ các sổ kế toán chi tiết, tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, kế toán lập Bảng báo cáo tồn kho để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. Quá trình ghi sổ kế toán máy. 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay công ty Công Ty Công Trình Đường Thủy áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. Tùy thuộc vào loại báo cáo và yêu cầu quản lý mà báo cáo tài chính của công ty được lập theo tháng, quý, năm và do kế toán tổng hợp lập. Vào cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu của các kế toán viên khác, khoá sổ và lập các báo cáo. Các báo cáo tài chính mà công ty phải lập gồm:  Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B 01-DN. Báo cáo này được lập vào cuối tháng do kế toán tổng hợp lập từ các phần hành khác theo mẫu quy định. Bảng cân đối kế toán được lập nhằm cung cấp thông tin cho cán bộ thuế, cán bộ kiểm toán và các đối tượng có nhu cầu cũng như ban lãnh đạo của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ gốc Các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ Các tệp tổng hợp cơ sở dữ liệu Báo cáo tài chính Lập chứng từ Cập nhật chứng từ Tổng hợp dữ liệu Lập báo cáo 25  Báo cáo kết quả kinh doanh : Mẫu số B 02-DN: gồm 3 phần. Phần I : Lãi, lỗ. Phần II : Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Phần III: Thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa. Báo cáo này được lập vào cuối quý và cuối niên độ kế toán bởi kế toán tổng hợp. Đây là báo cáo bên ngoài, một loại báo cáo tổng hợp được tập hợp từ các phân hệ kế toán khác theo mẫu quy định, nhằm cung cấp thông tin cho ban Giám đốc công ty, cán bộ quản lý thuế, cán bộ kiểm toán và những người quan tâm như: Nhà đầu tư, Ngân hàng, Tổng công ty…  Thuyết minh báo cáo kế toán: Mẫu số B 09-DN. Đây là báo cáo đi kèm với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, là báo cáo bên ngoài được lập với mục đích diễn giải những chi tiết chưa rõ của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và thấy được phương pháp kế toán mà công ty áp dụng để lập báo cáo kết quả kinh doanh.  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B 03-DN. Báo cáo này được lập vào cuối tháng do kế toán thanh toán lập. Báo cáo lưu chuyển tiề tệ cung cấp thông tin cho lãnh đạo về tình hình tiền tệ trong doanh nghiệp để từ đó có quyết định kinh doanh một cách chính xác nhất. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một loại báo cáo nội bộ. Ngoài ra, để phục vụ cho công tác quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh bên cạnh các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập theo chế độ kế toán doanh nghiệp thì công ty còn lập một số báo cáo quản trị, gồm: o Báo cáo tăng giảm TSCĐ. Báo cáo này được lập vào cuối niên độ kế toán do kế toán tổng hợp lập nhằm đánh giá tài sản hiện có của công ty tại thời điểm cuối kỳ để từ đó lãnh đạo công ty có kế hoạch sửa chữa, nâng cấp cũng như đầu tư mới TSCĐ phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ tiếp theo. o Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ. Bảng này được lập theo quý do kế toán tổng hợp lập nhằm đánh giá tình hình công nợ của công ty tại thời điểm cuối mỗi quý. Bảng này sẽ cung cấp cho lãnh đạo công ty những thông tin về tình hình chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn của công ty, qua đó ban lãnh đạo có thể đưa ra những điều chỉnh cần thiết, kịp thời, góp phần mang lai hiệu quả kinh doanh cao. o Bảng tổng hợp kiểm kê kho. Bảng này được lập vào cuối niên độ kế toán, do kế toán vật tư lập nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý về tình hình vật tư tồn kho, là cơ sở quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất trong năm tiếp theo.  Báo cáo quỹ. Đây là báo cáo nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Báo cáo này được lập vào cuối kỳ kế toán do thủ quỹ lập nhằm cung cấp thông tin về tình hình thanh toán và số tiền hiện có tại công ty. 26 Như vậy, với việc xây dựng hệ thống báo cáo đầy đủ và có chất lượng cao Công ty đã tự khẳng định sự minh bạch trong quá trình sản xuất kinh doanh. Chính hệ thống báo cáo này là căn cứ quan trọng để ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. III. MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CƠ BẢN TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY 2.3.1 Kế toán tài sản cố định. 2.3.1.1 Đặc điểm. Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất - kinh doanh và giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng. TSCĐ trong Công ty công trình đường thủy có nhiều chủng loại khác nhau, mang những đặc tính khác nhau và phần nhiều là TSCĐHH như nhà cửa và vật kiến trúc, Công ty còn sở hữu dây truyền công nghệ và các loại phương tiện máy móc như : Ôtô vận tải, máy ủi, máy súc, búa máy, cần cẩu, sà lan, máy khoan … Tất cả các máy móc thiết bị đó đều có giá trị ban đầu lớn, có thời gian thu hồi vốn lâu vì vậy việc tổ chức công tác hạch toán để thường xuyên theo dõi lắm chắc tình hình tăng giảm TSCĐ có ý nghĩa rất quan trọng trong đối với công tác quản lý và sử dụng hợp lý công suất của TSCĐ góp phần phát triển sản xuất, thu hồi vốn đầu tư nhanh để tái sản xuất và trang bị , đổi mới không ngừng TSCĐ. 2.3.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. TSCĐ của Công ty Công trình đường thủy rất đa dạng và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, trong đó chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ sản xuất. Trong toàn bộ TSCĐ hiện nay của Công ty thì các loại máy móc thiết bị sản xuất và phương tiện vận tải, thiết bị phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh phần lớn là tài sản của Công ty. Vì vậy, việc theo dõi chặt chẽ TSCĐ trong quá trình sử dụng có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán của công ty. Trong những năm gần đây, do yêu cầu đổi mới trang thiết bị, đổi mới công nghệ nên công ty đã huy động thêm nhiều nguồn vốn tự bổ sung để đầu tư mới dây chuyền công nghệ hiện đại, phục vụ sản xuất kinh doanh. Cũng vì thế mà công tác kế toán TSCĐ tại công ty càng được chú trọng để đảm bảo hạch toán chính xác, đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Các chứng từ sử dụng để hạch toán TSCĐ gồm có. - Hợp đồng mua TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành . - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao… Trình tự lập và luân chuyển chứng từ. 1. Công ty đưa ra quyết định tăng (giảm) TSCĐ. 27 2. Hội đồng giao nhận tiến hành giao hoặc nhận tài sản và lập các chứng từ tương ứng với loại nghiệp vụ gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ. 3. Kế toán TSCĐ lập (hủy) thẻ TSCĐ, lập bảng tính khấu hao TSCĐ và ghi sổ chi tiết, tổng hợp nghiệp vụ tăng (giảm) TSCĐ và chuyển vào lưu trữ khi đến hạn. Có thể khái quát trình tự lập và luân chuyển chứng từ bằng sơ đồ sau: 2.3.1.3 Phương pháp hạch toán. Tài khoản sử dụng: TK 211, 212, 213, 214 được chi tiết theo loại TSCĐ. Các loại sổ kế toán: - Các sổ chi tiết: + Thẻ TSCĐ + Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng + Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ - Các sổ tổng hợp: + Chứng từ ghi sổ + Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái các TK 211, 212, 213, 214 Quy trình hạch toán tăng, giảm TSCĐ của công ty. - Hàng ngày, căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ khác kèm theo kế toán lập thẻ TSCĐ, vào sổ chi tiết TSCĐ cho đúng đơn vị sử dụng đồng thời ghi vào chứng từ ghi sổ. - Cuối kỳ, kế toán ghi sổ các TK 211, 212, 213. 1 2 3 Kế toán TSCĐ Giao nhận TSCĐ và lập các chứng từ - Lập (huỷ) thẻ TSCĐ - Lập bảng tính KH - Ghi sổ chi tiết, tổng hợp Hội đồng giao nhận Quyết định tăng giảm TSCĐ Công ty Công trình đường thuỷ 28  Hạch toán chi tiết. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng và khung thời gian sử dụng, tỷ lệ khấu hao các loại TSCĐ căn cứ vào quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Cuối kỳ căn cứ vào thẻ TSCĐ và các chứng từ có liên quan đến TSCĐ, kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ từ đó lập bảng tổng hợp chi tiết khấu hao TSCĐ. Sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết khấu hao TSCĐ với sổ Cái TK 214 và bảng cân đối số phát sinh để lập các báo cáo tài chính. Có thể khái quát quy trình hạch toán khấu hao TSCĐ bằng sơ đồ sau: Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ tăng, giảm TSCĐ CTGS Sổ Cái các TK 211, 212, 213 Bảng cân đôi số phát sinh Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TK 211, 212, 213 theo đơn vị sử dụng BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký CTGS Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 29  Sơ đồ hạch toán tăng giảm TSCĐ. Chứng từ tăng, giảm và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ CTGS Sổ Cái TK 214 Bảng cân đôi số phát sinh Sổ chi tiết TK 214 theo đơn vị sử dụng BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết khấu hao TSCĐ Sổ đăng ký CTGS Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 30 2.3.2 Kế toán nguyên vật liệu. 2.3.2.1 Đặc điểm. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép, si măng, vôi, cát, gạch … các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công, chế biến, sản xuất NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ huặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết 2.3.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng NVL, các xi nghiệp lập phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất. Phòng sản xuất xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL của mỗi loại sản phẩm duyệt phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Sau đó, phòng sản xuất sẽ lập Phiếu xuất TK 211 TK 411 TK 111,112,331,341 TK 222,228 TK 241 TK 821 TK 411 TK 222,228 TSCĐ giảm do khấu hao hết TK 214 Nhận vốn góp, được cấp, tặng Mua sắm TSCĐ Nhận lại vố góp liên doanh XDCB hoàn thành, bàn giao TK 412 Đánh giá tăng TSCĐ Trả lại TSCĐ cho các bên lên doanh Nhượng bán, T.lý TSCĐ Góp vốn liên doanh Thuê tài chính 31 kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất NVL, ghi thẻ kho, ký Phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phòng sản xuất. - Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL. - Một liên giao cho kế toán NVL để hạch toán. 2.3 Phương pháp hạch toán. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL . Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho NVL được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu của lấy từ các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất và chuyển các chứng từ nhập, xuất cho kế toán NVL, thủ kho và kế toán NVL cùng ký vào phiếu giao nhận này. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán NVL ghi sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL theo dõi NVL cả về số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán NVL đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với thẻ kho, từ đó lấy số liệu lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song tại công ty như sau: Kế hoạch sản xuất Các xí nghiệp Thủ trưởng, kế toán trưởng P. sản xuất Thủ kho Kế toán NVL Phiếu yêu cầu xin lĩnh NVL Duyệt xuất kho Phiếu xuất kho Xuất NVL,ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ 32  Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhâp-xuất-tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp về NVL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 33  Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.3.3 Kế toán tiền lương. 2.3.3.1 Đặc điểm. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà Công ty trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho Công ty. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động để có thể tái sản xuất sức lao động, Công ty dùng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần TK 152 TK 111, 112, 141 TK 621, 627, 641 Giá mua và chi phí mua NVL nhập kho Giá trị NVL xuất kho sử dụng trong DN TK 151 TK 154 Hàng mua đang đi dường Hàng đi đường nhập kho NVL xuất thuê ngoài gia công TK 128,222 Xuất NVL để góp vốn liên doanh TK 412 TK 411 Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh TK138,642 NVL thiếu khi kiểm kê TK111,112,331 Giảm giá hàng mua huặc trả lại NVL cho người bán TK 411 Thuế GTGT đầu vào TK 133 Nhận vốn góp liên doanh TK 128, 222 Nhận lại vố góp liên doanh TK 154 NVL tự chế nhập kho TK 338, 721 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 133 34 tích cực lao động, là nhân tố để thúc đẩy, để tăng năng suất lao động. Đối với Công ty tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành lên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Nó là nhân tố giúp công ty hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức công tác hạch toán lao động tiền lương để đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí cho nhân công vào giá thành sản phẩm được chính sác. 2.3.3.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. Tại công ty Công trình đường thủy việc hạch toán tiền lương khá phức tạp vì việc trả thù lao cho công nhân viên giữa các bộ phận không thống nhất. Bộ phận nhân viên quản lý được tính lương theo hệ số lương, bộ phận sản xuất tính lương theo sản phẩm. Do vậy, hạch toán tiền lương được công ty rất chú trọng vì nó cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.  Các chứng từ sử dụng. - Các chứng từ theo dõi cơ cấu lao động: các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi miễn, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí. - Chứng từ theo dõi thời gian lao động: bảng chấm công, bảng đề nghị thanh toán thêm giờ. - Chứng từ theo dõi kết quả lao động: phiếu giao nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, bảng đề nghị thưởng chi tiết. - Các chứng từ tiền lương: bảng thanh toán lương và BHXH, bảng phân phối thu nhập theo lao động, báo cáo bình quân thu nhập toàn công ty, giấy ốm, thai sản, các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động.  Quy trình luân chuyển chứng từ. Bảng chấm công được kê khai hàng ngày tại bộ phân sử dụng lao động. Cuối tháng, người phụ trách theo dõi công lập bảng kê khai công tính lương đưa vào cho thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, rồi gửi lên phòng tổng hợp ký các chứng từ về thời gian lao động và kết quả lao động. Phòng tổng hợp xem xét các chứng từ này căn cứ vào định mức, đơn giá tiền lương được quy định trong quy chế phân phối thu nhập của công ty, trưởng phòng tổng hợp ký vào bảng kê khai công tính lương và chuyển cho kế toán tiền lương của phòng kế toán tài chính - thống kê. Kế toán tiền lương căn cứ vào các chứng từ kế toán ban đầu tiến hành ghi sổ theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương, lập bảng phân phối thu nhập rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và Tổng giám đốc duyệt, ký. Sau đó, kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền thanh toán cho người lao động. Việc thanh toán lương trong công ty được thực hiện hai lần: Thanh toán lưong kì 1 vào ngày 20 trong tháng, bao gồm các khoản tạm ứng (60% lương cơ bản), tiền thưởng, tiền tàu xe, thêm giờ, cơm ca trong tháng. Thanh toán lương kì 2 vào ngày 10 của tháng tiếp theo, bao gồm lương sản phẩm, lương thời gian, bảo hiểm xã hội… sau khi đã trừ phần tạm ứng lương kì 1 vào các khoản nợ lãi tháng trước. 35 Sơ đồ : Trình tự lập và luân chuyển chứng từ lao động và tiền lương. 2.3.3.3 Phương pháp hạch toán.  Hạch toán chi tiết. Tài khoản sử dụng. - TK 334 - Phải trảcông nhân viên: dùng để theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên, có các TK cấp 2: + TK 334A: Trả lương cho công nhân viên + TK 333B: Công nợ với cán bộ công nhân viên + TK 334C: Phân phối thu nhập, lễ, tết chi ngoài + TK 334D: Trả thưởng, tàu xe cho công nhân viên - TK 338 - Phải trả, phải nộp khác: dùng để theo dõi các khoản trích theo lương, các khoản phải trả khác và tình hình thanh toán với công nhân viên, TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 và cấp 3: + TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết + TK 3382: Kinh phí công đoàn - TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm y tế - TK 3385: Phải trả về cổ phần hoá - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác + TK 3388A: Công nợ trong lương của cán bộ công nhân viên + TK 3388B: Tiền vi phạm và thu chi khác P. kế toán tài chính P. tổng hợp Tổng giám đốc P. kế toán tài chính – thống kê CT về cơ cấu lao động CT về thời gian lao Ký xác nhận Bảng phân phối thunhập Ký duyệt Phiếu chi tiền Kế toán tiền lương thanh toán CT về kết quả lao động Bảo quản, lưu trữ Ghi sổ chi tiết, tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương Nơi sử dụng lao động 36 + TK 3388C: Phải nộp, phải trả bảo hiểm xã hội + TK 3388D: Phải nộp, phải trả bảo hiểm y tế + TK 3388E: Chuyển trừ lương Việc tính lương sản phẩm, lương thời gian trong Công ty dựa vào các hệ số như: hệ số hoàn thành nhiệm vụ, hệ số điều chỉnh tiền lương theo trình độ đào tạo, hệ số lương cấp bậc, hệ số thu nhập theo quy chế, lương tối thiểu toàn công ty…  Hạch toán tổng hợp. Các loại sổ sách kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết mở cho các TK 334, 335, 338 - Sổ kế toán tổng hợp: + Bảng phân bổ tiền lương + Chứng từ ghi sổ + Sổ Cái các TK 334, 335, 338  Quy trình hạch toán tiền lương vào các khoản trích theo lương. - Khi nhận được các chứng từ về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán tiền lương ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đến kỳ lương, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Cuối tháng, trên cơ sở số liệu của chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ Cái các TK 334, 335, 338. Sau đó lập Bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính sau khi đã đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Có thể khái quát quy trình hạch toán tiền lương tại công ty như sau: Chứng từ lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương CTGS Sổ Cái các TK 334, 335, 338 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết TK 334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sổ đăng ký CTGS 37  Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản thanh toán theo lương Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu TK 334 TK 662, 627 641, 642.. Thanh toán cho người LĐ TK 3388 TL và các khoản thu nhập có tính chất lương phải trả cho người LĐ Trả tiền giữ hộ cho NLĐ Giữ hộ thu nhập cho NLĐ TK 335 TK 138, 141 Khấu trừ các khoản tiền phạt, tiền bồi thường.. TLNP thực tế phải trả cho NLĐ Trích trước TLNP theo KH TK 622 TK 333 Thu hộ thuế thu nhập cá nhân cho NN TK 3383,3384, 3388 Thu hộ cho quỹ BHXH BHYT, toà án Trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động TK 421 Tiền lương phải trả NLĐ TK111,112 TK 3383 38 PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐỜNG THỦY 3.1. Đánh giá chung. Công ty Công Trình Đường Thủy là doanh nghiệp Nhà nước nên bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức ban giám đốc, các phòng ban chức năng và các nhà máy, trung tâm trực thuộc. Vì vậy, mô hình quản lý mà công ty áp dụng là mô hình trực tuyến chức năng, tức là công ty được chia thành những bộ phận độc lập, đảm nhận nhữnh hoạt động riêng rẽ (các phòng), ban giám đốc quản lý doanh nghiệp thông qua các trưởng phòng. Việc áp dụng mô hình quản lý này ở công ty là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Nhờ việc tổ chức này, mọi công việc đều được giám sát chặt chẽ. Các quyết định chỉ đạo từ ban giám đốc sẽ nhanh chóng được chuyển tới các đối tượng thực hiện và ngược lai, các thông tin phản hồi cũng được chuyển đến ban giám đốc một cách nhanh chóng để có những điều chỉnh cần thiết giúp cho mọi hoạt động của công ty được triển khai tốt. Theo mô hình quản lý này thì chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, bộ phận được quy định cụ thể, rõ ràng, vì vậy mà ít xảy ra việc chồng chéo trong phân công nhiệm vụ và trong thực hiện, tránh gây lãng phí. Mặt khác, mô hình quản lý này còn tạo điều kiện cho các bộ phận trong công ty tự chủ và phát huy hết năng lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động và tạo nên không khí lao động khẩn trương, sôi nổi đem lại hiệu quả cao. Kết quả là trong những năm vừa qua, công ty đã không ngừng lớn mạnh, kết quả sản xuất kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước, quy mô sản xuất tăng lên, mặt hàng kinh doanh được mở rộng, thu nhập bình quân của người lao động được cải thiện đáng kể Vì vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển khá bền vững, người lao động yên tâm làm việc và ngày càng gắn bó với công ty. 3.2 Về tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình phân tán. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo tổng hợp của công ty, tại các nhà máy và trung tâm trực thuộc công ty không mở sổ sách và không hình thành bộ máy kế toán riêng mà chỉ có những nhân viên tập hợp số liệu ban đầu gửi lên phòng kế toán tài chính - thống kê. Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với cơ chế quản lý của công ty vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ và thống nhất. Mặt khác, do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phú, khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán được phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hoá trong công việc, tích luỹ kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. 39 Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.2.1 Những ưu điểm. Trong những năm qua Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện, đổi mới trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, góp phần quan trọng vào quá trình phát triển của công ty trong thời kỳ mới.  Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc tất cả các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán ban đầu được chính xác và công tác hạch toán sau này thuận lợi hơn. Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát, tạo điều góp phần cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.  Về hệ thống tài khoản: công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản khá chi tiết, cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán của công ty, tạo điều kiện vừa theo dõi tổng hợp, vừa theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác.  Về việc vận dụng hình thức sổ CTGS: Hiện nay, công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức ghi sổ này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Hình thức ghi sổ này đã giúp giảm bớt công việc ghi chép, thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính và rút ngắn thời gian quyết toán. Bên cạnh hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ tài chính, công ty còn mở hệ thống sổ chi tiết để theo dõi chi tiết, lập các bảng biểu theo yêu cầu quản lý, giúp kế toán dễ theo dõi, tìm thông tin một cách kịp thời.  Về việc lập theo mẫu và thời gian lập các báo cáo tài chính: được công ty thực hiện theo đúng chế độ quy định. Các báo cáo tài chính được nộp cho cơ quan thuế, ngân hàng, và Tổng công ty Bưu chính viễn thông. Ngoài các báo cáo tài chính, công ty còn lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý giúp ban giám đốc công ty có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.  Về công tác tổ chức các phần hành kế toán: việc công ty tổ chức công tác kế toán theo các phần hành là hoàn toàn phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và phương thức quản lý của công ty. Việc áp dụng hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán và thủ kho, phát hiện sai sót sớm, đồng thời cung cấp thông tin về nhập, xuất, tồn kho của từng mã vật tư kịp thời, chính xác. Việc hạch toán lương vừa theo hình thức lương sản phẩm, vừa theo hình thức lương hệ số là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, góp phần đánh giá đúng kết quả lao động. Hơn nữa, việc tổ chức nhân viên kế toán theo các phần hành giúp cho kế toán có thể chuyên sâu về phần hành kế toán của mình. Đội ngũ kế toán đều có trình độ đại học trở lên, nhiều là những người trẻ tuổi, nhiệt tình với công việc. 40  Về áp dụng phần mềm kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng kế toán máy cho tất cả các phần hành kế toán. Các mẫu báo cáo, bảng biểu cần thiết cho việc hạch toán đều được thiết kế sẵn, kế toán chỉ việc nhập số liệu vào máy, khi cần có thể in ra ngay, vì vậy, giảm nhẹ công việc ghi chép  3.2.2. Những tồn tại. Mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như bộ máy kế toán, tuy nhiên công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty vẫn còn một số điểm hạn chế.  Về phân công lao động kế toán: hiện nay, do số lượng nhân viên kế toán của công ty là chưa nhiều nên một nhân viên kế toán phải đảm nhận hai hoặc ba phần hành. Do đó trong quá trình công tác vì một lý do nào đó mà nhân viên kế toán phải nghỉ làm một thời gian, người thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành đó. Điều đó có thể làm cho việc hoàn thành công việc dồn lên những người còn lại. Việc luân chuyển công việc sang vị trí khác đôi khi gây khó khăn cho cả người mới và người thôi không làm công việc đó vì chưa chuẩn bị kỹ về việc bàn giao công việc nên khi có sai sót là điều tất yếu.  Về việc luân chuyển chứng từ: Mô hình luân chuyển chứng từ của công ty là đúng vứi chế dộ pháp lý. Nhưng do địa bàn hoạt động của công ty là rộng mà công tác kế toán lại tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra và kiểm soát công tác kế toán là rất khó khăn, thông tin chưa được cập nhật hàng ngày dẫn đến việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Nhiều khi chứng từ ở các xí nghiệp được luân chuyển dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối quý, một cách không hợp lý .  Về việc hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu: hiện nay, công ty đang áp dụng tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Tuy nhiên, với số lượng NVL đa dạng, số lần nhập xuất nhiều thì việc tính giá theo phương pháp này là chưa hợp lý vì không phản ánh chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, nhất là khi giá NVL trên thị trường có biến động lớn. Về trang thiết bị máy móc: mặc dù công ty đã áp dụng kế toán máy cho tất cả các phần hành nhưng phần quản lý người sử dụng bằng mật khẩu không được thực hiện chặt chẽ nên gây khó khăn cho kế toán khi bảo trì số liệu của mình khi lên báo cáo. 41 42 MỤC LỤC PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY. I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY. 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty. 1.1.1.1 Giới thiệu về Công Ty Công Trình Đường Thủy. 1.1.1.2 Những thành tích đạt được. 1.1.2. Đặc điểm kỹ thuật của Công ty. 1.1.2.1 Số lượng lao động. 1.1.2.2 Số lượng hạng mục công trình và giá trị sản lượng. II/ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY 1.2.1 Đặc điểm về thị trường. 1.2.1.1 Địa bàn hoạt động của công ty. 1.2.1.2 Một số công trình tiêu biểu mà công ty đã xây dựng. 1.2.2 Đặc điểm sản phẩm xây dựng. 1.2.2.1 Nhóm công trình mà công ty xây dựng. 1.2.2.2 Đặc điểm sản phẩm. 1.2.2.3 Nhóm công trình mà công ty có ưu thế. 1.2.3 Quy trình công nghệ sản xuất. 1.2.3.1 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất. 1.2.3.2 Diễn giải sơ đồ. III/ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY 1.3.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động tại công ty. 1.3.1.1 Khái quát chung. 1.3.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công Ty. 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY. I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. 2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. 2.1.1.1 Khái quát chung. 2.1.1.2 Sơ đồ và diễn giải về bộ mày kế toán tại công ty. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán. II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN. 2.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán. 2.2.1.1Khái quát chung về hệ thống chứng từ kế toán công ty áp dụng. 2.2.1.2 Các loại chứng từ sử dụng . 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 2.2.2.1 Khái quát hệ thống tài khoản kế toán áp dụng. 2.2.2.2 Một số tài khoản tổng hợp áp dụng từ hệ thống kế toán thống nhất. 43 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. 2.2.3.1 Đặc điểm chung. 2.2.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán. 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.  Các báo cáo kế toán sử dụng.  Thời gian lập.  Bộ phận lập.  Đơn vị tiếp nhận báo cáo. III. MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CƠ BẢN TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY. 2.3.1 Kế toán tài sản cố định. 2.3.1.1 Đặc điểm. 2.3.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. 2.3.1.3 Phương pháp hạch toán. 2.3.2 Kế toán nguyên vật liệu. 2.3.2.1 Đặc điểm. 2.3.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. 2.3.2.3 Phương pháp hạch toán. 2.3.3 Kế toán tiền lương. 2.3.3.1 Đặc điểm. 2.3.3.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. 2.3.3.3 Phương pháp hạch toán. PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐỜNG THỦY 3.1 Đánh giá chung. 3.2 Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại công ty. 3.2.1 Những ưu điểm.  Vận dụng hệ thống tài khoản.  áp dụng hình thức sổ kế toán.  Lập báo cáo tài chính.  Tổ chức các phần hành kế toán.  Hiện đại hoá bộ máy kế toán. 3.2.2 Những tồn tại.  Phân công lao động kế toán.  Luân chuyển chứng từ.  Hạch toán các phần hành.  Hiện đại hoá bộ máy kế toán.