Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt

ừ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính,kế toán có nhiệm vụ chọn các loại tiêu thức cần thiết cho các loại sổ cần lập và cập nhật dữ liệu vào đó,máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê,sổ thẻ chi tiết…Từ các chứng từ đó,máy sẽ ghi vào sổ cái bảng tổng hợp chi tiết,sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán.Để đề phòng sự cố máy tính,kết hợp kế toán thủ công,sau khi tập hợp chứng từ vào máy,hàng ngày cho in số liệu,tập hợp bảng kê,sổ chi tiết,chứng từ ghi sổ,từ đó đưa vào sổ cáI,sổ tổng hợp chi tiết,lên bảng cân đối phát sinh,cuối quý lên báo cáo tài chính. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt là một Công ty kinh doanh thương mại với mặt hàng phong phú về chủng loại với số lượng lớn vì vậy việc bán hàng hoá được hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức như sau: bán buôn, bán lẻ…. Với các bộ phận tương ứng. * Bộ phận buôn bán: thực hiện cung cấp đại lý phân phối cho các cửa hàng trong địa bàn thành phố Hà Nội, các đại lý của các tỉnh lân cận của thành phố. Công ty luôn chủ động gửi tới các bạn hàng những thông tin mới nhất về các mặt hàng mới chất lượng, giá cả, vận chuyển, khả năng hậu mãi. *Bộ phận bán lẻ: Thực hiện việc cung cấp hàng đến tận tay người tiêu dùng. Các khách hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty Xây dựng, và các đại lý bán lẻ trong Thành phố Hà Nội. 37 Công ty luôn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình chú trọng việc dịch vụ cung cấp khách hàng để thúc đẩy mọi hoạt động trong Công ty. Có thể khái quát về sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt như sau: 38 4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. 4.1 Nghành nghề kinh doanh chính: Buôn bán vật liệu xây dựng. 4.2 Hàng hoá: Xi măng Nhiệm vụ hoạt động chính của Công ty là kinh doanh thương mại, dịch vụ theo đúng pháp luật của Nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty có quyền ký kết hợp đồng mua bán với các bạn hàng nhằm cung cấp cho nhau những tư liệu xây dựng đang được thị trường ưa chuộng. Công ty đã trở thành đại lý bán hàng cho nhiều đối tác kinh doanh lớn với các sản phẩm được nhiều uy tín trên thị trường: STT Tên đối tác Mức độ quan hệ Sản phẩm 1 Xi măng Hải Phòng Tổng đại lý xi măng Chinfon PCB30 PCB40 2 Vật tư kỹ thuật xi măng Đại lý xi măng Bút Sơn, Hoàng Thạch, Hoàng Mai PCB30 3 Công ty Tùng Giang Xi măng Hà Nội PCB30 4 Công ty TNHH Phú Đại lý xi măng Nghi Sơn PCB40 Phó giám đốc Phòng kinh doanh và bán hàng Phòng điều độ Phòng phát triển thị trường Bán buôn Bán lẻ Lái xe Bảo vệ 39 Thành 4.3 Hệ thống khách hàng. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt đã cung cấp cho khách hàng một lượng hàng hoá rất lớn và cho các công trình xây dựng lớn của đất nước và các nhà thầu xây dựng nước ngoài. Danh sách khách hàng của Công ty: - Công ty XDPT nông thôn 6. - Công ty đầu tư và phát triển nhà số 6. - Công ty XNH ĐTXD Hà Nội. - Công ty cổ phần xây lắp Thanh Xuân. - Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội. - Công ty XD số 9 Thăng Long. - Công ty Vinaconex 6. - Công ty TNHH XDDL Tiền Phong. - Công ty lắp máy điện nước và XD. - Công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội - Công ty Cổ phần Vạn Xuân. - Công ty XD và thương mại Thủ đô. - Công ty cổ phần và xây dựng số 7. - Công ty cổ phần cơ giới và xây lắp máy XD. - Công ty kỹ thuật và xây dựng cơ bản cao su. - Công ty XD TM Quang Trung - Công ty Duyên Hà - Công ty TNHH Hoà Bình - Công ty Hà Đô - ………………. Mục tiêu kinh doanh của Công ty là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Công ty luôn quan niệm sự hài lòng của khách hàng phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ cũng như chất lượng của sản phẩm mà Công ty cung cấp. 40 II. Thực trạng về công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt. 1. Các phương thức bán hàng tại Công ty 1.1 Phương thức bán buôn. Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh. Khi Công ty nhập một lô hàng nào đó, bộ phận kinh doanh của Công ty sẽ gửi thư chào hàng ( có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới khách hàng mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán, hai bên sẽ đàm phán, thoả thuận và ký kết hợp đồng. Căn cứ vào hợp động đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt của Giám đốc, bộ phận kinh doanh lập đề nghị xuất hàng, kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Các chứng từ này vừa là hoá đơn bán hàng vừa là căn cứ để xuất kho và ghi sổ kế toán, hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng nó là chứng từ để nhận và vận chuyển hàng khi đi đường. Trong phương thức bán hàng có hai hình thức: - Bán buôn qua kho: theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cần hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được bán khi người mua nhận và ký xác nhận trên hoá đơn và phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể trả chậm. - Bán buôn vận chuyển thẳng: theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến kho hay Công ty (bên bán hàng khác) để nhận hàng và làm thủ tục nhận hàng. Khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé hai liên: liên hai và liên ba giao phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang phiếu xuất kho và hóa đơn tới người mua đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã xuất kho cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là hàng bán khi 41 người mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc thanh toán chậm. Phương thức bán hàng này chỉ áp dụng đối với những khách hàng đã quen thuộc của Công ty, đã có hợp đồng nguyên tắc về mua bán hàng hoá và trở thành khách mua buôn của Công ty. 1.2 Phương thức bán lẻ. Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng đồng ý về chất lượng giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh t hu bán lẻ thươg không lớn khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì nhân viên kinh doanh bán lẻ viết đề nghị xuất, đưa kế toán vật tư để kế toán vào máy in ra 3 liên phiếu xuất đồng thời nhập hoá đơn GTGT với đầy đủ chữ kí của người mua, kế toán trưởng.Sau đó dựa vào hoá đơn GTGT nhân viên bán lẻ sẽ thu đủ số tiền theo hoá đơn.Người mua hàng sẽ đem phiếu xuất kho trên đó dã có đủ chữ kí của nhân viên kinh doanh, kế toán vật tư và xác nhận đã thu tiền của kinh doanh bán lẻ đến kho để nhận hàng.Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng trực tiếp gọi đến phòng kinh doanh của Công ty về việc mua một loạt hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kinhdoanh sẽ viết đề nghị xuất, kế toán lập phiếu và hoá đơn GTGT sau đó xé hai liên hoá đơn (liên 2 và liên 3) và cả 3 liên phiếu xuất kho cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh) nhân viên giao hàng khi giao hàng cho khách hàng sẽ yêu cầu người mua ký vào để thực hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn và nhận lại hai liên phiếu xuất và một liên hoá đơn ( liên 3). Nhân viên này sẽ thanh toán và đưa liên 3 hoá đơn GTGT cùng tiền cho nhân viên kinh doanh, hai liên phiếu xuất được trả cho kho. Cuối ngày thủ kho sẽ nộp lại một liên phiếu xuất kho cho kế toán và xác nhận là hàng đã được bán. Bộ phận kinh doanh bán lẻ sẽ nộp lại tiền và liên 3 hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. 42 1.3 Tổ chức khai báo ban đầu: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tổ chức mã hóa đối với các danh mục sau: * Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp: Mã KH/ NCC Tên XMHP XMNS XMHT CTXDNT6 CTĐTPTN - HN CTVLXD - HN CTXD TM – TĐ CT CP XL - TX CTXNKĐT XD - HN CTTM SX – KC ……………… Xi măng Hải Phòng Xi măng Nghi Sơn Xi măng Hoàng Thạch Công ty xây dựng nông thôn 6 Công ty đầu tư phát triển và phát triển nhà Hà Nội Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội Công ty xây dựng thương mại Thành Đô Công ty cổ phần xây lắp Thanh Xuân Công ty XNK đầu tư xây dựng Hà Nội Công ty thương mại sản xuất Kiên Cường ……………………………………… *Danh mục vật tư, hàng hóa: Mã vật tư hàng hóa Tên XM 30 BS 30 HT 30 XM 40 NS 40 HN 30 …….. Xi măng PCB 30 Chinfon Xi măng PCB 30 Bút Sơn Xi măng PCB 30 Hoàng Thạch Xi măng PCB 40 Chinfon Xi măng PCB 40 Nghi Sơn Xi măng PCB 30 Hà Nội …………………….. * Danh mục tài khoản sử dụng: 43 Tài khoản Tên tài khoản 511 5111 …… 632 ….. 641 6411 6412 ….. 642 6421 6422 ….. 911 421 431 Doanh thu bán hàng Doanh thu bán vật liệu xi măng …….. Giá vốn hàng bán ………. Chi phí bán hàng Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu bao bì ……… Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Thuế phí và lệ phí …….. Xác định kết quả kinh doanh Lợi nhuận chưa phân phối Quỹ khen thưởng phúc lợi * Danh mục chứng từ: Mã chứng từ Tên chứng từ HĐ PC PT PX VAT …… Hoá đơn bán hàng Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT ………… 44 2. Kế toán chi tiết bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt đang áp dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá là phương pháp thẻ song song có cảI cách cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Phương pháp này cụ thể như sau: Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Trước khi hàng về thủ kho sẽ nhận được một phiếu báo nhận hàng do phòng kinh doanh cung cấp trên đó ghi rõ chủng loại hàng hoá, số lượng, đơn giá hàng hoá đang về. Căn cứ vào phiếu nhập hàng này, khi hàng đến thủ kho kiểm tra hàng hoá, khi đã xác định đúng chủng loại, số lượng, đơn giá…thủ kho sẽ ký vào phiếu xuất kho của bên bán và nhận lại một liên phiếu xuất kho này kèm theo hoá đơn tài chính (của bên bán). Sau đó thủ kho đưa các chứng từ này cho kế toán vật tư vào máy và in ra hai liên phiếu nhập kho ký vào phiếu này và giữ lại một liên làm căn cứ để ghi vào thẻ từng loại hàng hoá theo từng thứ danh điểm. Còn kế toán vật tư sẽ giữ lại một liên phiếu nhập kho có chữ ký của thủ kho, phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính bên bán. Tại phòng kế toán: việc theo dõi vật tư hàng hóa được thực hiện bằng phần mền kế toán trên máy vi tính. * Nhập hàng: Thủ kho khi hoàn thành việc nhập hàng sẽ đưa ngay phiếu cho kế toán vật tư để kế toán vào máy. + Ví dụ cụ thể: Trong tháng 12/2003 tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: - Ngày 02/12/2003, mua 30 tấn xi măng của Công ty Ximăng Chinfon HảI Phòng chưa thuế GTGT 10% là 631.818 đ/ tấn phiếu nhập 05 HĐTC 059356. Thanh toán chậm 05 ngày. 45 - Biết đầu kỳ ngày 30/11/2003 còn tồn 20 tấn Ximăng PCB 30 với giá vốn 636.363 đ/ tấn. Quy trình nhập dữ liệu vào máy một chứng từ mới: 1 - Chọn Menu “ Giao dịch”/ kế toán nhập vật tư hàng hoá 2 - Chương trình chọn lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhập chứng từ để biết các chứng từ cuối cùng được nhập. Mỗi dòng trên màn hình tương ứng là một phiếu nhập kho. Vào Menu “ Mục” chọn “Thêm mục” để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trang đầu tiên trong màn hình cập nhập thông tin về chứng từ. 3- Lần lựot cập nhập thông tin trên màn hình.Cách nhập liệu các thông tin liên quan đến kế toán nhâp kho như sau: - Mã số: là mã chứng từ- Hệ thông tự sinh ra - Ngày: ngày nhập chứng từ- Nhập:”02/12/2003” - Ghi chú:Ghi chú về chứng từ- “nhập kho hàng hoá trong tháng 12/2003” - Nợ: TK ghi nợ- Nhập: “1561” - Có: TK ghi có- Nhập: “3311” -Mã vật tư: Là mã vật tư tương ứng với từng mặt hàng khi đã mã hoá ban đầu – Nhập: “XM 30” Số chứng từ: Là số chứng từ nhập kho – Nhập: “PN 05” - Mã kho – Nhập: “Kho hàng hoá” - Mã NCC: Là mã nhà cung cấp khi đã mã hoá ban đầu – Nhập: “CTCF” - SL: Là số lượng hàng mua theo yêu cầu. Nhập: “30” - Đơn giá: Là dơn giá của hàng hoá - Nhập: “636.364” -Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư hàng hoá- Máy tự động in ra - Thuế VAT(%): Mức thuế VAT – Nhập: “10” - TK VAT: Tài khoản – Nhập: “113” 4- Tại Menu “Nhập liệu” nháy chuột vào “cất giữ” để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện thông báo “Hoàn thành”. 46 Sau khi nhập dữ liệu xongdữ liệu chuyển vào sổ: - Thẻ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn *Xuất hàng: Khi có phiếu đề nghị xuất hàng bộ phận kinh doanh, kế toán vật tư vào máy in ra 3 liên phiếu xuất kho. Kế toán kí, nhân viên kinh doanh bán lẻ thu tiền hoặc thủ quỹ thu tiền, kí phiếu, xuất kho hoá đơn GTGT. Sau đó khách hàng cầm 3 liên phiếu xuất kho cùng hoá đơn GTGT sang kho làm thủ tục xuất hàng. Thủ kho sau khi kiểm tra các thủ tục thấy hợp lệ thì xuất hàng và yêu cầu khách kí nhận vào phiếu xuất. Thủ kho giữ lại 2 liên phiếu xuất kho này và lưu lại 1 liên để ghi vào thẻ kho, còn một liên cuối ngày thủ kho phảI bàn giao cho kế toán và xác nhận là hàng đã bán. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt là doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng nên để tránh nhần lẫn kế toán sẽ mở sổ chi tiết TK511, TK 632. SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG Hàng hoá: Xi Măng PCB 30 Chinfon Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải SL ĐG Thành tiền Thuế GTGT NT Mã Số … … … …. … … … … 02/12 HĐ Bán 50 tấn XM PCB 30- Công ty Hà Đô 50 631.818,18 31.590.909 3.159.091 03/12 HĐ Bán 50 tấn XM PCB 30- Công ty Tây Hồ 50 627.272,72 31.363.636 3.136.364 03/12 HĐ Bán 25 tấn XM 25 650.000 16.250.000 1.625.000 47 PCB 30- Đông Anh … … … … … … … … Cộng 4.164.351.315 4.164.351.315 Tính giá vốn của Xi Măng xuất kho: Giá vốn của Xi Măng PCB 30 xuất ngày 03/12 là 636.363 đ/tấn Khi thao tác nhập dữ liệu xong nháy chuột vào ô “Nhận”, máy sẽ tự động cập nhật giá vốn hàng xuất bán. Quá trình kế toán xuất kho: Quy trình nhập dữ kiện tương tự như kế toán nhập kho. Riêng cột đơn giá nhấn đúp chuột vào đó thì hệ thống sẽ tự động Màn hình nhập liệu tính giá trung bình Từ ngày Từ ngày 30/11 02/12 Từ ngày Từ ngày 30/11 02/12 Mã hàng: XM 30 Mã kho: Kho hàng hóa Nhận Huỷ bỏ 48 tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập trong phần tự động cập nhật giá xuất trên Menu “giao dịch” - Căn cứ vào phiếu xuất kho, máy tự động ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 632, phần ghi nợ TK632 và có các TK khác. Ghi sổ theo định khoản: Nợ TK632 Có TK156 Sau khi nhập xong dữ liệu được chuyển vào sổ: - Sổ chi tiết,sổ tổng hợp TK632 - Thẻ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 3.Kế toán doanh thu bán hàng Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế doanh thu bán hàng của Công ty không bao gồm thuế GTGT. Khi xuất kho theo hợp đồng kí kết giữa hai bên, nhân viên kinh doanh sẽ lập đề nghị xuất hàng, phòng kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Nhân viên giao hàng cầm chứng từ 3 liên phiếu xuất kho, 2 liên hoá đơn GTGT xuống kho làm thủ tục nhận hàng. Khi giao hàng nhân viên này sẽ yêu cầu thủ kho bên Công ty Hà Đô kiểm tra và kí nhận hàng. Sau đó nhân viên kinh doanh này sẽ bàn giao lại chứng từ cho thủ kho và kế toán. Với trường hợp khách hàng của Công ty là các khách hàng ở Hà Tây, Đông Anh, Gia Lâm….Ví dụ như : Xí nghiệp xây đắp đá hoa gạch lát Đông Anh…Thì bộ phận bán buôn sẽ lập đề nghị xuất, kế toán lập phiếu xuất và hoá đơn GTGT. Sau đó kế toán xé liên 2 và liên phiêu xuất gửu kèm hàng hoá và cho Xí nghiệp xây đắp đá hoa gạch lát Đông Anh…Việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh và phòng điều độ. Khi gửu hàng, nhân viên này sẽ yêu cầu lái xe kí nhận vào phiếu xuất là đã gửu bao nhiêu… Về hình thức thanh toán: Các khách hàng ở xa sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản hoặc gửu tiền qua lái xe. Hình thức này chỉ áp dụng với 49 khách hàng quen thuộc và đã có kí hợp đồng nguyên tắc với Công ty trước khi trở thành khách hàng bán buôn của Công ty. Việc bán hàng của công ty có thể thu được tiền ngay cũng cỏ thể khách hàng chấp nhận nợ. Vì vậy kế toán đã sử dụng TK131 “PhảI thu khách hàng” để theo dõi việc bán hàng hoá và công nợ, điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến bán hàng bất kể là hàng thanh toán ngay hay bán thanh toán chậm, kế toán vật tư, hàng hoá khi vào máy đều thể hiện qua TK131. Quy trình kế toán: Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh chuyển cho chọn màn hình và tiến hành nhập dữ liệu Dưới đây sẽ trình bày vào một chứng từ mới trên cơ sở vào một nghiệp vụ bán hàng 1 – Chọn Menu “Giao dịch”/ bán hàng 2 – Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được cập nhật cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Mỗi dòng màn hình tương ứng là một hoá đơn bán hàng. Vào Menu “Mục” chọn “Thêm mục” để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trang đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. 3 – Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình Cách nhập số liệu các thông tin liên quan đến HĐBH như sau: - Mã số: Hệ thống tự sinh ra. - Ngày – nhập: “02/12/2003” - Ghi chú – nhập: “HĐBH trong tháng 12/2003” - Mã vật tư – nhập: “XM 30” - SL – nhập: “50” - Đơn giá: Là giá bán chưa thúê GTGT – nhập: “631.818” - Thành tiền: Máy tự động tính ra - Thuế xuất – nhập: “10” - Tiền thuế: Máy tự động sinh ra 50 - SHĐ: Là số do bộ tài chính phát hành in theo thứ tự – nhập: “0059356” - Nợ: TK ghi nợ – nhập: “131” - Có: TK ghi có – nhập: “5111” - TK VAT: Tài khoản VAT – nhập: “3331” - Mã KH: Là mã khách hàng khi đã mã hoá ban đầu – nhập: “CTHĐ” 4 – Tại Menu “Nhập liệu” nháy chuôt vào “cất giữ” để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiên lên thông báo “Hoàn thành” Sau khi nhập xong dữ liệu chuyển vào sổ - Sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK511 - Sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK131 - Bảng kê hàng hoá bán ra Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt Số 54 Trung Phụng - Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Mẫu sổ: 01-HS Số phiếu: 027 Họ và tên người mua hàng: Anh Đức Đơn vị: Công ty Hà Đô Địa chỉ: Số 8 Láng Hạ - Hà Nội Diễn giải: Bán 50 tấn Xi măng PCB 30 Xuất tại kho: 54 Trung Phụng, Hà Nội TT Mã vật tư Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1x2 1 XM 30 Xi măng PCB 30 Tấn 50 631.818 31.590.909 51 Cộng 31.590.909 Thuế GTGT 10% 3.159.901 Cộng thành tiền: 34.750.000 Bằng chữ: (Ba mươi tư triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Thủ kho Kế toán Phụ trách KD Người giao hàng Người mua hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: nội bộ Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Mẫu số: 01 GTKT-3LL GC/2003B 0059356 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt Địa chỉ: 54, Ngõ 8, tổ 31 phường Trung Phụng, Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản:………………………………….. Điện thoại: …………………………………… MST: 0101102921 Họ tên người mua hàng: Anh Đức Tên đơn vị: Công ty Hà Đô Địa chỉ: Số 8 Láng Hạ Số tài khoản:…………………………… Hình thức thanh toán:…………………. MST: 0100283802 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 52 A B C 1 2 3=1x2 1 Xi măng PCB 30 Chinfon Tấn 50 631.818,18 31.590.909 Cộng tiền hàng: 31.590.909 Thuế GTGT 10%: 3.159.091 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.750.000 Bằng chữ: (Ba mươi tư triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứ TK Số phát sinh Ngày Mã Số … …. …. …. … … … 02/12 HĐ 59356 Xuất 50 tấn XM PCB 30 - Hà Đô 131 5111 31.590.909 3.159.091 03/12 HĐ 59360 Xuất 50 tấn XM PCB 30-Tây Hồ 131 5111 3331 31.363.636 3.136.364 03/12 HĐ 59361 Xuất 25 tấn XM PCB 30-Đông Anh 131 5111 3331 16.250.000 1.625.000 05/12 HĐ 59366 Xuất 300 tấn XM PCB 30PTN Hà Nội 131 5111 3331 186.818.182 18.681.818 53 … … … … … … … 05/12 HĐ 59367 Xuất 10 tấn XM PCB 30-Vạn Xuân 131 5111 3331 6.545.455 654.545 … … … … … … … Cộng 6.558.852.072 54 SỔ CÁI Tài khoản 6321: Giá vốn Xi măng PCB 30 chinfon Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứ Số tiền NT Mã Số Nợ Có … …. …. …. … … … 02/12 HĐ 59356 Giá vốn 50 tấn XM PCB 30 1561 29.982.098 03/12 HĐ 59360 Giá vốn 50 tấn XM PCB 30 1561 29.982.098 03/12 HĐ 59361 Giá vốn 50 tấn XM PCB 30 1561 14.991.263 … … … … … … … K/C GVHB để XĐKQKD 911 3.890.063.075 Dư đầy kỳ 0 Cộng phát sinh 3.890.063.075 3.890.063.075 Dư cuối kỳ 0 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 55 SỔ CÁI Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứ Số tiền NT Mã Số Nợ Có … …. …. …. … … … 31/12 KC 238 GV XM PCB 30 1561 3.890.063.075 31/12 KC 238 GV XM PCB 40 1563 235.709.850 31/12 KC 238 GV XM PCB 30 HT 1566 326.034.760 31/12 KC 238 GV XM PCB 40 NS 1567 98.724.500 31/12 KCT 238 K/C GVHB để XĐKQKD 5.684.327.474 Dư đầu kỳ 0 Cộng phát sinh 5.684.327.474 5.684.327.474 Dư cuối kỳ 0 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 56 SỔ CÁI Tài khoản 5111: Doanh thu XM PCB 30 chinfon Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứ Số tiền NT Mã Số Nợ Có 02/12 HĐ 59356 Doanh thu 50 tấn XM PCB 30-Hà Đô 131 31.590.909 03/12 HĐ 59360 Doanh thu 50 tấn XM PCB 30-Tây Hồ 131 31.363.636 03/12 HĐ 59361 Doanh thu 25 tấn XM PCB 30-Đông Anh 131 16.250.000 …. … .. .. … … … 31/12 KC 220 K/C GVHB để XĐKQKD 911 4.164.351.315 Dư đầu kỳ 0 Cộng phát sinh 4.164.351.315 4.164.351.315 Dư cuối kỳ Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 57 SỔ CÁI Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Từ ngày 10/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứ Số tiền NT Mã Số PS nợ PS có …… … … ……… … …… …… 31/12 KC 220 DT XM CF PCB 30 131 4.164.351.315 31/12 KC 220 DT XM CF PCB 40 131 250.645.500 31/12 KC 220 DT XM NS PCB 40 131 101.243.400 31/12 KC 220 DT XM HT PCB 30 131 334.001.900 … … …. …….. …. …… …… 31/12 KC T 220 K/C doanh thu 911 5.962.592.793 Dư đầu kỳ 0 Cộng phát sinh 5.962.592.793 5.962.592.793 Dư cuối kỳ 0 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 4. Kế toán khoản thanh toán với người mua Khoản phải thu của khách hàng luôn là mối quan tâm của doanh nghiệp. Nó phản ánh khả năng thu hồi vốn nhanh hay chậm, tốc độ vòng quay luân chuyển vốn trong doanh nghiệp. Đồng thời nếu thu hồi nợ đúng hạn đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển kinh doanh một cách liên tục, tránh tình trạng vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Chính vì vậy việc theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, tình hình thanh toán cũng như việc đôn đốc thu hồi nợ kịp thời là rất quan trọng. 58 Để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, kế toán mở sổ chi tiết, sổ cái TK 131. Cuối tháng máy sẽ tự động tổng hợp số lượng tiêu thụ, doanh thu chưa thuế GTGT cho từng loại hàng hoá, cũng như của tất cả các loại hàng hoá để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu với sổ cái TK 131. Căn cứ vào hoá đơn GTGT để phân loại, máy tự động ghi sổ cái TK131, phần ghi nợ 131 và có các TK khác. Ghi theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333 (3331) Đồng thời trong tháng kế toán cũng căn cứ vào các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác để nhập liệu, máy cũng tự động ghi vào sổ cái TK 131 phần ghi có và nợ các TK khác, ghi theo định khoản: Nợ TK 111, 112,……… Có TK 131 Ví dụ: Để theo dõi khoản thanh toán của khách hàng, ngày 02/12/2003 khi thu được tiền hàng kế toán viết phiếu thu và sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua theo mẫu sau: 59 Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt PHIẾU THU Quyển số: 07 Số 10/7 Mẫu số 01-TT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của Bộ TC Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Nợ: 111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Anh Đức Địa chỉ: Công ty Hà Đô - Số 8 Láng Hạ - Hà Nội Lý do nộp: Thu tiền bán 50 tấn XM PCB 30 theo HĐTC số 059356 Số tiền: 34.750.000 (Viết bằng chữ): Ba mươi tư triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo: 01 HĐTC Chứng từ gốc:………………………………………. ………………………. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………………….. ………………………………………………………………………………... Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)…………………… + Số tiền quy đổi:………………………………………... 60 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tên khách hàng: Công ty Hà Đô Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Các khoản +(-) Số dư NT Mã Số Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 0 … … .. … .. .. .. … … … 2/12 HĐ 59356 Bán 50 tấn XM PCB 30 511 3331 31.590.909 3.159.091 8/12 PT 10/7 Thu tiền 50 tấn XM PCB 30 111 34.750.000 … … .. … .. .. .. … … … Cộng PS 211.688.000 211.688.000 Dư cuối tháng 0 61 SỔ CÁI Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứ Số tiền NT Mã Số Nợ Có 2/12 HĐ 59356 Xuất XM PCB 30 - Hà Đô 5111 3331 31.590.909 3.159.091 3/12 HĐ 59360 Xuất XM PCB 30 - Tây Hồ 5111 3331 31.363.636 3.136.364 …. … .. .. … … … 8/12 PT 10/7 Thu tiền HĐ 59356 111 34.750.000 9/12 UNC 9 Thu tiền chuyển khoản HĐ 59356 112 34.500.000 Dư đầu kỳ 448.373.600 Số phát sinh trong kỳ 2.695.984.279 3.082.155.000 Dư cuối kỳ 834.544.321 Cuối tháng kế toán bán hàng tính toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 131 và tiến hành kiểm tra đối chiếu với bộ phận kế toán công nợ để đảm bảo tính khớp đúng trước khi lên sổ cái TK 131. Sau khi kiểm tra, sửa chữa những sai sót nếu có, kế toán cũng nhấn lệnh xem, in các sổ kế toán liên quan đến TK 131: Sổ chi tiết, sổ cái TK 131. 62 5. Kế toán thuế GTGT Tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt khi phát sinh bất kỳ 1 nghiệp vụ bán hàng hóa nào kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn GTGT để phản ánh doanh thu của số hàng đã sản xuất. Vào thời điểm cuối tháng sau khi đã nhập đầy đủ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến TK VAT, máy sẽ tự động phân loại các hoá đơn GTGT theo các mức thuế suất khác nhau và lên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra. Thông thường các chứng từ về thuế GTGT đã được nhập trong các giao dịch kế toán tiền mặt tại quỹ, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán nhập vật tư hàng hóa, kế toán ghi tăng TSCĐ…. Khi cập nhật hoá đơn GTGT vào máy: Kế toán đã phản ánh thuế GTGT đầu ra theo định khoản: Nợ TK liên quan: 111, 112, 131… Có TK 3331 Việc nộp thuế GTGT của Công ty được thực hiện theo định kỳ hàng tháng. Kế toán tiến hành kê khai vào “Tờ khai thuế GTGT” và nộp tờ khai thuế kèm theo bảng kê hoá đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào. Cụ thể: vào ngày 8/1/2004 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán Công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra kèm tờ khai thuế GTGT (bảng sau) 63 TỜ KHAI THUẾ GIÁ GIA TĂNG Tháng 12 năm 2003 (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SONG VIỆT Địa chỉ: 54 ngõ 8 tổ 31 – Trung phụng - Đống Đa – Hà Nội Đơn vị tính: đồng VN STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa thuế có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra 5.962.592.793 596.259.279 2 Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT 5.962.592.793 596.259.279 a Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 0% b Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 5% c Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 10% 5.962.592.793 596.259.279 d Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 20% 3 Hàng hoá, dịch vụ mua vào 5.690.531.984 569.053.198 4 Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào x 569.053.198 5 Thuế GTGT được khấu trừ x 569.053.198 6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) trong kỳ (tiền thuế 2-5) 27.026.081 7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua x -107.531.089 a Nộp thiếu x b Nộp thừa hoặc chưa hoàn trả trong tháng x -107.531.089 8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng x 9 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng x 10 Thuế GTGT phải nộp tháng này -80.325.008 Số tiền phải nộp: (ghi bằng chữ): Âm tám mươi triệu ba trăm hai mươi năm nghìn không trăm linh tám đồng. Xin cam đoan số liệu khai trên là đúng, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Nơi gửi tờ khai: Hà Nội, ngày 08 tháng 01 năm 2004 Mã số: 0101102921 64 - Cơ quan thuế: Chi cục thuế quận Đống Đa - Địa chỉ: - Ngày nhận: 11/01/2004 - Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) T/M cơ sở BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA DỊCH VỤ BÁN RA Tháng 12 năm 2003 (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và khai hàng tháng) Tên cơ sở: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt Địa chỉ: 54 ngõ 8 tổ 31 – Trung phụng - Đống Đa – Hà Nội MST: 0101102921 Chứng từ Tên khách hàng Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế suất Thuế GTGT HĐ Ngày …… …… …… …… …… …… 59256 02/12 Công ty Hà Đô 31.590.909 10% 3.159.091 59260 03/12 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 31.363.636 10% 3.136.364 59261 03/12 XN xây lắp đá hoa gạch lát Đông Anh 16.250.000 10% 1.625.000 59266 05/12 Cty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội 186.818.182 10% 18.681.818 …… …… …… …… …… …… 59267 05/12 Cty cổ phần Vạn Xuân 6.545.455 10% 645.545 Cộng 5.962.592.793 596.259.279 Người lập bảng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán trưởng 65 66 6. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt 6.1. Kế toán chi phí bán hàng Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng hoá. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hoạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Trong tài khoản này gồm các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển… Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng trong việc hoạch toán chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bàn hàng được tập và phân bổ vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí bán hàng sẽ được kế toán chuyển sang Tk 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. 67 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứ Số tiền NT Mã Số PS nợ PS có ….. …. ….. ……… ….. ….. … 05/12 PC 4 Chí phí đồ dùng văn phòng 153 144.091 05/12 PC 7 Thanh toán chi phí vận tải 1111 160.800 08/12 PC 14 Chí phí tiền trả lãi vay Ngân Hàng 1111 5.040.000 31/12 PC 42 Trả lương CNV 334 15.417.000 …… ….. ….. ….. ….. ….. …… 31/12 KC 120 Kháng ch chi phí QLDN 911 30.353.799 Dư đầu kỳ 0 Cộng phát sinh 30.353.799 30.353.799 Dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng Lập, ngày tháng năm Người Lập biểu 68 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 642 – Chí phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứ Số tiền NT Mã Số PS nợ PS có … … … ……… … …… …… 02/12 PC 1 Tiền Việt Nam 1111 2.189.591 22/12 KC 53 Chi phí trả trước 142 3.265.485 23/12 KC 62 Công cụ, dụng cụ 153 2.206.091 30/12 KC 78 Hao mòn TSCĐHH 2141 2.556.321 … … …. …….. …. …… …… 31/12 KC 24 Phải trả CNV 334 31/12 KCT 120 K/C CPQLDN để XĐKQKD 911 30.353.799 Dư đầu kỳ 0 Cộng phát sinh 30.353.799 30.353.779 Dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng Lập bảng, ngày tháng năm Người ghi sổ 6.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng Trong phần phạm vi đề tài này chỉ nghiên cứu phương pháp kế toán xác định kết quả kinh doanh về quá trình bán hành thuộc hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. Quy trình kế toán: Với chương trình phần mền đã được cài đặt sẵn nội dung kết quả bán hàng Kết quả = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí - Chi phí 69 bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng QLDN Thao tác lập chứng từ kế toán chuyển số dư cuối kỳ Chọn ngày hoạch toán là ngày cuối tháng trong chức năng ngày hoạch toán trên Menu “tệp”. Cuối tháng kế toán vào Menu “ Giao dịch”/Kế toán bán hàng/với ghi chú: “Kế toán chuyển số dư cuối tháng 12/2003”. Nhấn chuột vào nút cất giữ trên thanh công cụ. Nhấn chuột vào Menu “Mục” chọn chức năng kết chuyển số dư cuối kỳ theo các bút toán kết chuyển đã được thiết lập trên Menu “Khai báo”. Vào Menu “Khai báo”/các bút toán tự động kết chuyển. Thực hiện việc kết chuyển xong số liệu sẽ được chuyển vào sổ chi tiết và sổ cái Tk 911. 70 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày: 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứ Số tiền NT Mã Số PS nợ PS có 31/12 KC 220 KC DT PCB 30 CF 5111 4.164.351.313 31/12 KC 220 KC DT PCB 40 CF 5113 250.645.500 31/12 KC 220 KC DT PCB 30 HT 5116 334.001.900 31/12 KC 220 KC DT PCB 40 NS 5117 101.243.400 …… ….. … … ………… …… …… ……. 31/12 KC 238 KC DT PCB 30 CF 6321 3.890.063.075 31/12 KC 238 KC DT PCB 40 CF 6323 235.709.850 31/12 KC 238 KC DT PCB 30 HT 6326 326.034.760 31/12 KC 238 KC DT PCB 40 NS 6321 98.724.500 …… …… … …….. …… ……. .......... 31/12 102 KC chi phí bán hàng 641 244.710.000 31/12 42 KC chi phí QLDN 642 30.353.799 KC lãi (lỗ) KD 421 3.201.520 Cộng phát sinh 5.962.592.793 5.962.592.793 Dư cuối kỳ Kế toán trưởng Lập, ngày tháng năm Người Lập biểu 71 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày: 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứ Số tiền NT Mã Số PS nợ PS có 31/12 KC T 220 Doanh thu bán hàng 511 5.962.592.793 31/12 KC T 238 Giá vốn hàng hoá 623 5.684.327.474 31/12 KC T 102 Chí phí bán hàng 641 244.710.000 31/12 KC T 120 Chí phí QLDN 642 30.353.799 31/12 KC T 121 Lãi năm nay 421 3.201.520 Cộng phát sinh 5.962.592.793 30.353.779 Dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng Lập bảng, ngày tháng năm Người ghi sổ 72 BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH Tháng 12 năm 2003 Số hiệu Tên tài khoản Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 Tiền mặt 325.158.913 5.076.650.935 5.370.038.372 31.771.476 112 Tiền gửi ngân hàng 2.545.523 2.183.996.564 2.013.377.953 173.164.134 131 Phải thu của khách 748.179.832 1.196.553.432 2.695.954.279 3.082.155.000 752.109.932 1.586.654.253 133 Thuế GTGT được khấu trừ 201.804.325 493.375.105 542.042.421 153.137.009 331 Phải trả cho người bán 29.820.000 720.528.268 5.349.544.243 4.133.898.221 524.937.754 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1.801.000 542.042.421 544.632.306 511 Doanh thu bán hàng 5.962.529.793 5.962.529.793 632 Giá vốn hàng bán 5.386.327.474 5.386.327.474 641 Chi phí bán hàng 244.710.000 244.710.000 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 30.353.799 30.353.799 711 Thu nhập hoạt động tài chính 436.085.564 436.085.564 811 Chi phí hoạt động tài chính 911 Xác định kết quả kinh doanh 5.962.592.793 5.962.592.793 73 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TAI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SONG VIỆT I. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tai công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt 1.Nhận xét chung Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt đã trải qua nhưng giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm với nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên Công ty TNHH Thương mại và dịc vụ Song Việt vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng hàng hoá. Doanh thu về bán hàng tăng đều qua các năm. Năm 2002 đạt doanh thu 22.584.281.862 đồng Có được thành tích trên, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường bán hàng, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với khách hàng quen thuộc nhằm tao ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp dồi dào và một thị trường luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết qủa như trên phảI có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của Công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng Tài chính Kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng hoá , bán hàng và xác định kết quả bán hàng cảu Công ty nói riêng đã đI vào nề nếp và đạ được những hiệu quả nhất định. 2.Đánh giá công tác tổ chưc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt 2.1.Ưu điểm Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. 74 *Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Chứng từ sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và sử lý kịp thời Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thòi gian trước khi đi vào lưu trữ *Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp. Kế toán đã áp dụng “hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” mới được bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài khoản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự trồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kì mới tiến hành hạch toán. * Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. 75 Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hoạch toán hành hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân sách Nhà Nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. 2.2. Một số tồn tại Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hành hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà kế toán Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt về kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm cần khắc phục sau: Thứ nhất: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho bán hàng vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng bán hàng, vì vậy không xác định được chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hành để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. Thứ hai: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảng hưởng không nhỏ đến việc hoàn vốn và xác định kết quả bán hàng. Thứ ba: Công ty TNHH Thương mạivà Dịch vụ Song Việt là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau mới đem đi bán hàng. Điều 76 nay không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán Công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toàn bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3.1. Sử dụng sổ nhật ký chung Về trình tự ghi sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Nhưng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng sổ nhật ký chung, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay. Sổ nhật ký chung là một sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Mẫu sổ nhật ký chung được trình bày như sau: 77 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứ Số tiền NT Mã Số PS nợ PS có ... … … …… … …. …. 02/12 HĐ 59356 Xuất 50 tấn XM PCB 30 – Hà Đô 313 5111 3331 34.750.000 31.590.909 3.519.091 02/12 HĐ 59360 Xuất 50 tấn XM PCB 30 – Hà Đô 313 5111 3331 34.500.000 31.363.636 3.136.364 …. …. ….. …… … …… ……. 31/12 KC 220 K/c doanh thu XM Chinfon PCB 30 5111 911 4.164.351.315 4.164.351.315 31/12 KC 220 K/c doanh thu XM Chinfon PCB 40 5113 911 250.645.500 250.645.500 31/12 KC 220 K/c doanh thu XM PCB 40 NS 5116 911 101.243.400 101.243.400 31/12 KC 220 K/c doanh thu XM HT PCB 30 5117 911 334.001.900 334.001.900 …… ….. …… ………… …… …… ……. 31/12 KC 238 K/c giá vốn XM PCB 30 Chinfon 911 6321 3.890.063.075 3.890.063.075 31/12 KC 238 K/c giá vốn XM PCB 40 Chinfon 911 6323 235.709.850 235.709.850 31/12 KC 238 K/c giá vốn XM PCB 30 HT 911 6326 326.034.760 326.034.760 31/12 KC 238 K/c giá vốn XM PCB 40 NS 911 6327 98.724.500 98.724.500 31/12 102 K/c CPBH để XM KQKD 911 641 244.710.000 244.710.000 31/12 120 KC chi phí QLDN 911 642 30.353.799 30.353.799 78 Cộng 5.962.592.793 5.962.592.793 3.2. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hàng bán, tính chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau, nên không thế sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. Đối với các khoản chi phí bán hang (chi phí quản lý doanh nghiệp) có thể phân bổ theo doanh số bán hàng. Chi phí QLDN (CPBH) phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN (CPBH) cần phân = Doanh số bán nhóm hàng thứ i Tổng doanh số bán hàng Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng bán hàng, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng. Ví dụ: Theo số liệu tháng 01/2003 thì chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho mặt hàng PCB 30 Chinfon: - Tổng chi phí bán hàng tháng 12 là: 244.710.000 đ - Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 12 là: 30.353.799 đ - Tổng doanh số bán hàng là: 5.962.592.793 đ - Doanh số bán mặt hàng PCB 30 Chinfon là: 4.164.351.315 đ - Giá vốn mặt hàng PCB 30 Chinfon là: 3.890.063.075 đ CPBH phân 244.710.000 79 bổ cho loại PCB 30 CF = 5.962.592.793 x 4.164.351.315 = 170.908.604 đ CPBH phân bổ cho loại PCB 30 CF = 30.353.799 x 4.164.351.315 = 21.199.483 đ 5.962.592.793 3.3. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu của doanh nghiệp. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán Công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác phải theo dõi ở TK 139 “Dự phòng phải trường hợp khó đòi” Phải thu khó đòi là các khoản phải thu mà một lý do nào đó, khách nợ không có khả năng trả nợ (Thanh toán) đúng kỳ hạn, đầy đủ trong năm kế hoạch. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, có thể không đòi được do đơn vị nợ hoặc người nợ không có khả năng thanh toán trong năm kế hoạch. Mức trích dự phòng phải thu khó đòi có thể xác định theo một trong hai phương pháp sau: + Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu: Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới = Tổng số doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải khó đòi ước tính + Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế): 80 Số dự phòng cần lập cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ A = Số phải thu của khách hàng đáng ngờ A x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ A Ví dụ: Khách hàng Phạm Văn Tư khi mua hàng đã quá hạn thanh toán 3 năm, số tiền 5.620.000 đồng. Công ty ước tính tỷ lệ không thu ở khách hàng này là 10%. Vậy Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi với khách hàng này vào ngày 31/12/2003 là: Số dự phòng lập cho năm 2003 của khách hàng Tư: 5.620.000 x 10% = 562.000 đ Nợ TK 642: 562.000 đ Có TK 139: 562.000 đ 3.4. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào 81 cuối kỳ hoạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá tồn hàng tồn kho”. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng bán - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Ví dụ: Vào ngày 31/12/2002 kế toán tập hợp được số liệu sau: - Giá gốc của 100 tấn XM là 630 triệu đồng - Giá trị thuần có thể thực hiện được là 620 triệu đồng - Mức dự phòng cần lập cho 100 tấn XM = 630 – 620 = 10 triệu Nợ TK 632: 10.000.000 đồng Có TK 159: 10.000.000 đồng. 82 KẾT LUẬN Bán hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong nghành kinh doanh thương mại. Bán hàng hoá quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là một phương thức quản lý trong doanh nghiệp. Tuy nhiên đây cũng là một công việc phức tạp và lâu dài. Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song Việt em đã đi sâu vào tìm hiểu kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty, em thấy Công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh, song bên cạnh đó cũng có một số vấn đề tồn tại. Để khắc phục phần nào một số vấn đề tồn tại đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích nhằm hoàn thiện thêm phần thực hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.