Luận văn Tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng số 2 - Vinaconex

h Thuỷ điện Ngòi Hút bằng tổng phát sinh bên Nợ TK 1541 và bằng 16.866.880.945 đồng Sau đây là minh hoạ quy trình nhập liệu của một lần kết chuyển chi phí NVL trực tiếp trong tháng 12. Quy trình nhập liệu trên máy như sau: Tại giao diện màn hình nền của phần mềm kế toán CicAccount, vào Menu “Chứng từ” , chọn tiếp “Chứng từ kế toán”, trong ô Loại chứng từ, chọn loại phiếu “ Khác”, màn hình nhập liệu hiện ra (Biểu 22), ta tiến hành nhập liệu: - Tại ô “ Số phiếu” nhập: CP08 - Tại ô “ Ngày tháng” nhập: 31/12/2009 - Tại ô “ Tháng hạch toán” : tự động nhảy “12/2009” - Tại ô “Diễn giải” nhập: Kết chuyển CF vật liệu T12/2009 - Tại ô “ Tài khoản nợ” nhập: 1541 - Tại ô “ Chi tiết nợ” nhập: CTXL – 9660 - Tại ô “ Chi tiết có” tự động nhảy: CTXL – 9660 Khi đó tại ô “ Tên đơn vị xuất” tự động nhảy: “ Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương”. - Tại ô “ Số tiền” nhập: 15.017.528.620 - Tại ô “ Tài khoản có” nhập: 621 Sau khi nhập liệu xong, máy tự động chuyển số liệu vào các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung (Biểu 4), Sổ chi tiết TK 1541 (Biểu 23), Sổ Cái TK 1541 (Biểu 24) và các sổ kế toán có liên quan. 2.2.2. Thực tế công tác tính giá thành 2.2.2.1. Đối tượng tính giá thành Xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh và đặc điểm của sản phẩm xây dựng, kế toán công ty xác định đối tượng tính giá thành hoàn toàn phù hợp với đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, đó là các CT, HMCT hay khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao tại một thời điểm nhất định. Đối tượng tính giá thành của công trình Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương trong tháng 12 năm 2009 là khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng. 2.2.2.2. Kỳ tính giá thành Do thời gian thi công cũng như mức độ hoàn thành của từng CT, HMCT hay khối lượng xây lắp khác nhau cũng khác nhau, nên tuỳ thuộc vào thời điểm bàn giao CT, HMCT hay khối lượng xây lắp hoàn thành đã được quy định trong hợp đồng để kế toán xác định kỳ tính giá thành cho phù hợp. Do đó, kỳ tính giá thành có thể phù hợp với chu kỳ sản xuất hoặc có thể là tháng (quý). Tại Công ty cổ phần xây dựng số 2, kỳ tính giá thành không áp dụng thống nhất cho tất cả các CT, HMCT mà chỉ khi có khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao thì khi đó kế toán mới thực hiện tính giá thành cho khối lượng xây lắp đó. Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương, vào cuối tháng 12 năm 2009 đã có khối lượng xây lắp thực hiện hoàn thành bàn giao, nên kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành luôn cho khối lượng xây lắp đó. 2.2.2.3. Đánh giá sản phẩm dở dang Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán giữa bên giao thầu với bên nhận thầu và tuỳ thuộc vào đối tượng tính giá thành mà doanh nghiệp xây lắp đã xác định. Tại Công ty Vinaconex 2, theo hợp đồng ký kết với chủ đầu tư, bên giao thầu, quy định phương thức thanh toán là khi có khối lượng công việc hay giai đoạn xây lắp đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý có giá trị dự toán riêng hoàn thành, đồng thời Công ty xác định đối tượng tính giá thành là khối lượng công việc hay giai đoạn xây lắp đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý có giá trị dự toán riêng hoàn thành. Do đó, sản phẩm xây lắp dở dang của công ty chính là các CT, HMCT hay khối lượng xây lắp chưa đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý, chưa sẵn sang nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng. Cuối tháng (quý), phòng Kế hoạch kỹ thuật cử cán bộ kỹ thuật đại diện xuống đội công trình, cùng với đội trưởng và kế toán đội thực hiện công tác kiểm kê, xác định khối lượng xây lắp thực hiện đã hoàn thành của từng CT, HMCT. Sau đó, kế toán đội lập Biên bản kiểm kê sản phẩm dở dang rồi gửi lên phòng Kế hoạch kỹ thuật để tiến hành xác định chi phí khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ được tính toán dựa trên cơ sở phân bổ chi phí xây lắp thực tế phát sinh cho các khối lượng giai đoạn xây lắp đã hoàn thành và chưa hoàn thành trên cơ sở tiêu thức phân bổ là giá trị dự toán hay chi phí dự toán… CFSX thực tế của KLXL dở dang cuối kỳ = Chi phí thực tế của KLXL dở dang đầu kỳ + Chi phí thực tế KLXL phát sinh trong kỳ x Chi phí dự toán của KLXL dở dang cuối kỳ Chi phí dự toán của KLXL hoàn thành bàn giao trong kỳ + Chi phí dự toán của KLXL dở dang cuối kỳ Trong đó: Chi phí dự toán KLXL dở dang cuối kỳ = Khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ x Đơn giá dự toán XDCB Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút, trong kỳ kế toán tháng 12/2009, không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. 2.2.2.4. Phương pháp tính giá thành Phương pháp tính giá thành áp dụng tại Công ty Vinaconex 2 là phương pháp tính giá thành trực tiếp. Trên cơ sở số liệu đã tập hợp được về chi phí thực tế của khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ được theo dõi trên phiếu tính giá thành của từng CT, HMCT theo từng khoản mục chi phí, kế toán tiến hành tính giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ cho từng CT, HMCT theo công thức: Giá thành thực tế KLXL hoàn thành = CFSX xây lắp dở dang đầu kỳ + CFSX xây lắp phát sinh trong kỳ _ CFSX xây lắp dở dang cuối kỳ Để phản ánh giá thành sản phẩm xây lắp kế toán sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán, mở chi tiết cho từng CT, HMCT. Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút 1, giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao tháng 12/2009 là: Giá thành thực tế KLXL hoàn thành bàn giao = 3.604.618.312 + 16.866.880.945 = 20.471.499.257 Cuối tháng, kế toán sẽ kết chuyển từ TK 1541 sang TK 632 và nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 632 20.471.499.257 Có TK 1541 20.471.499.257 Quy trình nhập liệu: Tại giao diện màn hình nền của phần mềm kế toán CicAccount, vào Menu “Chứng từ” , chọn tiếp “Chứng từ kế toán”, trong ô Loại chứng từ, chọn loại phiếu “ Khác”, màn hình nhập liệu hiện ra, ta tiến hành nhập liệu: - Tại ô “ Số phiếu” nhập: 45 - Tại ô “ Ngày tháng” nhập: 31/12/2009 - Tại ô “ Tháng hạch toán” tự động nhảy “12/2009” - Tại ô “Diễn giải” nhập: Xác định giá vốn công trình tháng 12/2009 - Tại ô “ Tài khoản nợ” nhập: 632 - Tại ô “ Chi tiết nợ” nhập: CTXL – 9660 - Tại ô “ Chi tiết có” tự động nhảy: CTXL – 9660 Khi đó tại ô “ Tên đơn vị xuất” tự động nhảy: “ Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương”. - Tại ô “ Số tiền” nhập: 20.471.499.257 - Tại ô “ Tài khoản có” nhập: 1541 Sau khi nhập liệu xong, máy tự động chuyển số liệu vào các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung (Biểu 4), Sổ chi tiết TK 1541 (Biểu 23), Sổ Cái TK 1541 (Biểu 24), Sổ chi tiết TK 632 (Biểu 25), Sổ giá thành CT, HMCT xây lắp (Biểu 26) và các sổ kế toán có liên quan. (TRÍCH) SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Mã T039: Thuỷ điện Ngòi Hút Mã 9660: Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương Tháng 12/2009 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư Ngày Số CT Số dư đầu 31/12/09 GV22 Xác định giá vốn công trình Thuỷ điện Ngòi Hút T12/09 1541 20.471.499.257 31/12/09 45 K/c giá vốn công trình Thuỷ điện Ngòi Hút T12/2009 911 20.471.499.257 Cộng số phát sinh 20.471.499.257 20.471.499.257 Biểu 25 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP TẠI CÔNG TY Trong thời đại nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng luôn phải đứng trước rất nhiều khó khăn thử thách trước sự biến động không ngừng của các nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội,… như sự ảnh hưởng của xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới, sự thay đổi chủ trương, chính sách của Nhà nước, sự biến động về giá cả và lãi suất thị trường,… và sự ra đời của không ít các doanh nghiệp xây dựng, dẫn đến cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ. Trải qua 40 năm hình thành và phát triển, Công ty Cổ phần xây dựng số 2 - Vinaconex đã khẳng định được vai trò, đẳng cấp của nhà thầu thi công xây lắp uy tín và là một trong những thương hiệu mạnh trong làng xây dựng Việt Nam. Trưởng thành trong những năm khó khăn, Vinaconex 2 hiểu rõ sự khắc nghiệt của thị trường, sự ổn định của tổ chức và tầm quan trọng trong công tác quản trị chuyên nghiệp. Niềm tin và sự hợp lực toàn diện chính là sức mạnh để Vinaconex 2 phát triển bền vững. Từ một doanh nghiệp xây lắp, Công ty đã vươn lên làm tổng thầu, thi công thành công nhiều công trình, dự án lớn, phức tạp, đòi hỏi trình độ quản lý cao, trang thiết bị hiện đại. Trong thời gian vừa qua, nền kinh tế không ngừng biến động do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu, nhưng Công ty vẫn vững vàng vượt qua “cơn bão”, kết quả sản xuất kinh doanh luôn đạt mức tăng trưởng khá qua các năm, đời sống của cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao. Để đạt được những thành công như ngày hôm nay, tập thể ban lãnh đạo và toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, với tinh thần đoàn kết, đã luôn nỗ lực, phấn đấu hết mình vì sự phát triển chung của toàn công ty, trong đó phải kể đến vai trò quan trọng của bộ máy kế toán - cánh tay trợ giúp đắc lực cho các nhà quản trị trong việc nắm bắt thông tin thị trường, thông tin tài chính doanh nghiệp để đưa ra những quyết định kịp thời, và có hiệu quả. Qua quá trình thực tập tại Phòng kế toán công ty, được tiếp cận và tìm hiểu về việc tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nói riêng, tuy thời gian không lâu, nhưng em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của Công ty Vinaconex 2 như sau: 3.1.1. Những ưu điểm về công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng tại Công ty Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối gọn nhẹ và khoa học, gồm 10 nhân viên kế toán, đều là những người có trình độ nghiệp vụ, ý thức nghề nghiệp, sự nhạy bén và tinh thần trách nhiệm cao, không ngừng nghiên cứu, học hỏi, hăng say và nhiệt tình với công việc. Cùng với sự phân công công việc một cách rõ rang đối với từng phần hành kế toán và luôn đảm bảo có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành, nâng cao tinh thần trách nhiệm và tương trợ lẫn nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp hạch toán và ghi chép. Qua đó, tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và kiểm tra những sai sót nhỏ để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, kịp thời và chính xác giúp cho ban lãnh đạo, và các cơ quan chức năng có thể đánh giá được hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp yêu cầu của thị trường. Bên cạnh đó, việc bồi dưỡng, nâng cáo năng lực cho các cán bộ kế toán rất được trú trọng nhằm đáp ứng được yêu cầu ngày càng khắt khe của công việc và phù hợp với xu hướng phát triển của thị trường. Thứ hai, về hình thức tổ chức kế toán: Mô hình kế toán tập trung của công ty hoàn toàn phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của Công ty. Với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Công ty, đều do được xử lý tập trung tại phòng kế toán. Ngoài ra, xuất phát từ những nét đặc trưng cơ bản của ngành cũng quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, các công trình thi công thường ở cách xa trụ sở công ty, do vậy, các đội công trình trực thuộc công ty đều có tổ chức kế toán riêng, vừa đảm bảo việc theo dõi, quản lý chi phí một cách kịp thời, vừa giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế toán trong khâu tập hợp, phân loại và xử lý chứng từ ban đầu. Định kỳ hoặc cuối mỗi tháng, kế toán đội gửi Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào đã tập hợp được cùng các chứng từ kèm theo, lên phòng kế toán. Kế toán công ty chỉ có nhiệm vụ phân loại, định khoản, nhập liệu và thực hiện lưu trữ chứng từ. Như vậy, vừa đảm bảo tính khoa học, chuyên môn hoá trong công tác kế toán, góp phần đáp ứng cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định. Mẫu Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào (Biểu 27). Thứ ba, về hình thức kế toán áp dụng: là hình thức Nhật ký chung, trong điều kiện áp dụng kế toán máy, điều này hoàn toàn phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất nhiều, nên trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, Công ty đã trang bị một hệ thống máy vi tính đầy đủ cùng với phần mềm kế toán CicAccount đã được đưa vào sử dụng từ lâu, điều này giúp cho việc xử lí chứng từ, vào sổ, lên báo cáo nhanh chóng, chính xác, giảm bớt khối lượng công việc của phòng kế toán. Đồng thời, hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, dễ áp dụng, hệ thống sổ không phức tạp, với khả năng tổng hợp hệ thống hóa thông tin nhanh chóng có thể phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu, phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, và đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thứ tư, về công tác tổ chức sổ kế toán và áp dụng chế độ, chính sách kế toán của công ty: Hệ thống sổ kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, thực hiện nhất quán qua các kỳ kế toán và tuân thủ đầy đủ và nghiêm túc những chuẩn mực, chế độ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính. Đồng thời, công ty cũng luôn cập nhật kịp thời những thay đổi về chính sách, chế độ kế toán cũng như những thông tư, quyết định mới ban hành của Bộ Tài chính. Thứ năm, về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Công ty đã tổ chức và theo dõi, hạch toán chi phí sản xuất cho từng công trình, hạng mục công trình một cách chi tiết, cụ thể, khoa học đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí sản xuất và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và giá thành: áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục về chi phí sản xuất phát sinh, giúp cho việc quản lý và tìm ra biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. - Hình thức khoán: nhờ việc áp dụng hình thức khoán gọn khối lượng xây lắp, CT, HMCT cho từng đội thi công, việc theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phân công cho từng nhân viên kế toán ở các đội công trình, đảm bảo phản ánh kịp thời chi phí sản xuất, và việc quản lý chi phí có hiệu quả hơn. Kế toán đội có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ phát sinh vào các Bảng kê tổng hợp, định kỳ gửi lên phòng kế toán, đáp ứng nhu cầu tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành. Mặt khác, với đặc điểm của phương thức khoán gọn, đội công trình hoàn toàn có quyền chủ động trong việc tìm nguồn cung ứng đầu vào, ký kết Hợp đồng kinh tế và thực hiện nghĩa vụ với nhà cung cấp. Nhờ đó mà nâng cao tính hiệu quả trong công tác quản lý thi công, và đảm bảo tiến độ thi công công trình. - Đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành được xác định một cách hợp lý và đúng đắn. Các chi phí sản xuất được tập hợp theo từng khoản mục và được theo dõi chi tiết cho từng CT, HMCT tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi và quản lý định mức chi phí, nhằm đưa ra những biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và quan trọng nhất là phản ánh một cách đúng đắn hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, qua chỉ tiêu giá thành. - Kỳ tính giá thành được xác định là tháng (quý), khi có khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao, lập tức tính giá thành thực tế cho khối lượng xây lắp đó, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin về tiến độ hoàn thành công việc, chuẩn bị và triển khai kế hoạch cho giai đoạn sau. - Phương pháp tính giá thành: Công ty áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp nên việc tính toán nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng và đảm bảo tính chính xác cao. - Về kế toán chi phí NVL trực tiếp: việc mua NVL và chuyển thẳng đến chân công trình đã góp phần tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản. Từ đó, góp phần làm giảm đáng kể chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. - Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp: người lao động thuộc sự quản lý của các đội công trình, phần lớn là lao động thuộc biên chế công ty, còn lại là thuê ngoài, do đó có trình độ tay nghề ổn định, đảm bảo chất lượng thi công công trình. Hơn nữa, với việc áp dụng phương thức tính lương theo khối lượng giao khoán, dựa trên số ngày công lao động thực tế và đơn giá khoán, sẽ làm cho người lao động có ý thức hơn trong công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ và đảm bảo tiến độ thi công. Nhìn chung công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ở Công ty cổ phần xây dựng số 2 đã được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, đầy đủ, chính xác, phát huy đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, góp phần cung cấp thông tinh kịp thời cho nhà quản trị, tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao năng lực cạnh tranh và đứng vững vị trí trên thị trường. 3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại về công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Vinaconex 2 Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành đã được đề cập đến ở trên, vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, cần có sự điều chỉnh sao cho hợp lý nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung của Công ty cổ phần xây dựng số 2. Thứ nhất, về kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Mặc dù việc huy động mua vật tư phục vụ cho thi công do đội trưởng đội công trình chủ động thực hiện tìm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu cần cho thi công, nghĩa là NVL mua về đều được sử dụng hết cho việc thi công theo dự toán chi phí. Tuy nhiên, thực tế và dự toán hoàn toàn có thể khác nhau. Giá nguyên vật liệu trong dự toán được lập theo đơn giá và hồ sơ điều chỉnh mà Nhà nước ban hành, nhưng trên thực tế thì hệ số này còn một khoảng cách so với sự biến động giá cả trên thị trường làm cho giá thành thực tế của các công trình còn lên xuống theo sự biến động của giá cả trên thị trường. Hơn nữa, việc thu mua và điều chuyển nguyên vật liệu đến thẳng chân công trình có thuận lợi là giảm chi phí dự trữ, bảo quản nhưng dẫn đến tình trạng phụ thuộc quá lớn vào thị trường, như: cước phí vận chuyển, phương tiện vận chuyển,… Bên cạnh đó, việc sử dụng NVL thực tế có thể khác so với dự toán chi phí NVL khi giao khoán khối lượng công việc mà cuối kỳ còn tồn lại một khối lượng NVL nào đó chưa sử dụng hết (có thể do áp dụng phương pháp thi công mới, hay tăng cường quản lý sát sao việc sử dụng NVL, phát hiện và xử lý kịp thời những tình huống thất thoát, lãng phí, tiêu cực trong thi công,… mà nhờ đó có thể tiết kiệm được một lượng lớn chi phí NVL trực tiếp so với khi lập dự toán) khi khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán đội cùng với đội trưởng phải tiến hành kiểm kê, nhập kho để sử dụng tiếp cho giai đoạn tiếp theo, đồng thời kế toán có nhiệm vụ lập Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ để tiện theo dõi. Nhưng tại Công ty cổ phần xây dựng số 2, công việc này chỉ được thực hiện dưới đội công trình, còn phòng kế toán không theo dõi, phản ánh giá trị NVL còn lại cuối kỳ để trừ vào khoản CFSX phát sinh trong kỳ, lý do là vì lượng NVL còn lại cuối kỳ không đáng kể so với khối lượng chi phí bỏ ra. Như vậy là đã vi phạm một trong những nguyên tắc hạch toán quan trọng trong công tác kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp. Kế toán chi phí của công ty chỉ căn cứ vào Bảng kê Hoá dơn, chứng từ hàng hoá mua vào do kế toán đội gửi lên để tập hợp chi phí, tính giá thành, xem như khối lượng NVL mua về được sử dụng hết trong kỳ và tính hết vào giá thành. Do vậy, đây là một điểm hạn chế trong công tác hạch toán chi phí NVL trực tiếp, làm cho giá thành sản phẩm không phản ánh đúng hiệu quả sản xuất kinh doanh, làm giảm tính tích cực và hiệu quả của các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Thứ hai, về kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp: Tại công ty Vinaconex 2, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp của CT, HMCT, khối lượng xây lắp thi công trong kỳ bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp thi công, xây lắp cũng như công nhân quản lý đội thi công, tất cả đều được phản ánh trên TK 622. Bởi trên phương diện quản lý cấp Công ty thì tất cả người lao động tham gia vào quá trình thi công xây lắp đều là công nhân trực tiếp sản xuất. Tuy nhiên, do đặc thù sản xuất kinh doanh của DN xây dựng, nơi sản xuất và địa điểm sản xuất luôn di động, do vậy khi di chuyển đến nơi thi công, tuỳ vào mức độ kỹ thuật và định mức chi phí nhân công, đội trưởng đội công trình sẽ chủ động thuê thêm nhân công tại địa bàn hoạt động. Do đó, trong đội thi công sẽ hình thành nên hai bộ phận công nhân: trong danh sách (thuộc biên chế của công ty, đa số là bộ phận gián tiếp), và ngoài danh sách (thuê ngoài theo hợp đồng ngắn hạn, chiếm đại đa số là công nhân trực tiếp thi công, sản xuất). Điều này còn có thể gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng thi công công trình, do trình độ lao động không đồng đều – đây cũng là một hạn chế lớn mà bất kỳ một DN xây dựng nào cũng gặp phải. Như vậy, việc theo dõi và hạch toán chi phí nhân công của bộ phận trực tiếp và bộ phận gián tiếp trên một tài khoản sẽ không những làm tăng khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, làm cho bộ phận chi phí này không được phản ánh đúng, hơn nữa còn gây khó khăn trong việc theo dõi, giám sát và quản lý trong việc sử dụng nhân công trong các đội xây dựng. Bởi vì, mỗi bộ phận có trách nhiệm, quyền hạn và chức năng khác nhau, và năng suất cũng như hiệu quả làm việc cũng rất khác nhau. Do đó, các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm có thể không phát huy hết hiệu quả và nhà quản lý cũng gặp phải khó khăn trong việc tìm ra các giải pháp để giảm chi phí ở khâu nào, bộ phận nào. Thứ ba, về kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công: Công ty không sử dụng TK 623 để theo dõi riêng khoản mục chi phí sử dụng máy thi công mà phản ánh vào TK 6274. Bởi vì đội máy thi công không có tổ chức hạch toán kế toán riêng và phần lớn nhu cầu sử dụng máy chủ yếu được thuê ngoài. Hơn nữa việc quản lý và điều động máy thi công do Phòng Thiết bị phụ trách, kế toán chi phí chỉ theo dõi khoản mục chi phí này căn cứ vào những chứng từ, tài liệu liên quan do kế toán đội gửi lên. Việc phản ánh chi phí sử dụng máy vào TK 6274 không thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết và cụ thể khoản mục chi phí này đối với từng CT, HMCT, vì có những xe, máy thi công có thể tham gia vào quá trình xây lắp nhiều CT, HMCT khác nhau. Khi đó phải tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp, mà việc phân bổ khó có thể phản ánh chính xác, bản chất nhất chi phí sử dụng máy đã tham gia vào giá thành sản phẩm xây lắp. Hơn nữa, trong chi phí sử dụng máy còn bao gồm rất nhiều những yếu tố chi phí như: nhân công điều khiển máy, vật liệu, công cụ dụng cụ… Thứ tư, về kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung: tất cả các chi phí sản xuất phục vụ cho việc quản lý đội thi công (không bao gồm lương của nhân viên quản lý đội - đội trưởng đội công trình), các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KFCĐ) của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân sử dụng máy thi công,… chi phí vật liệu phụ, chi phí dịch vụ mua ngoài… đều được phản ánh vào TK 6278 – Chi phí bằng tiền khác. Việc theo dõi tổng hợp rất nhiều các yếu tố chi phí trên một tài khoản như vậy rất khó phản ánh một cách chính xác, chi tiết, cụ thể từng khoản mục chi phí, chưa kể đến có rất nhiều khoản mục chi phí phải phân bổ cho từng CT, HMCT. Do đó khó có thể đưa ra biện pháp tiết kiệm chi phí ở khâu nào, khoản mục nào nhằm hạ giá thành sản phẩm xây lắp. Thứ năm, về việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Công ty có hoạt động cho thuê máy móc thiết bị thi công, cung cấp lao vụ nội bộ cho các đội công trình, và cho thuê ngoài. Tuy nhiên, trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Công ty chỉ mở một chi tiết cấp 2 cho TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, đó là TK 1541 – Xây lắp. Tài khoản này được dùng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho các CT, HMCT hay khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ, và được theo dõi chi tiết cho từng CT, HMCT đó. Tuy nhiên, đối với các hoạt động cung cấp lao vụ máy như đã nói ở trên, ngoài ra do đặc thù sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng, ngoài các sản phẩm xây lắp là các CT, HMCT, còn có các sản phẩm, dịch vụ khác như: sản xuất các vật liệu xây dựng (xi măng, bê tông,…), dịch vụ cho thuê máy thi công, dịch vụ bảo hành xây lắp,… Do đó, việc theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất của các sản phẩm, dịch vụ trên cùng một tài khoản sẽ gây khó khăn cho việc quản lý chi phí và triển khai các biện pháp tiết kiêm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Thứ sáu, về tình hình luân chuyển chứng từ : Do địa bàn hoạt động của công ty rất rộng, các công trình thường ở cách xa nhau và cách xa trụ sở chính của công ty, nên việc lập, thu thập và gửi chứng từ về phòng kế toán tài chính của công ty đều do nhân viên kế toán các đội công trình thực hiện. Việc nhân viên kế toán đội tổng hợp chứng từ phát sinh của các đội công trình vào Bảng kê, và gửi lên phòng kế toán, không theo quy định cụ thể. Một tháng có thể gửi làm nhiều lần, không đều đặn. Có những tháng chứng từ gửi lên tập trung vào cuối tháng khiến cho công việc của ban tài chính kế toán bị dồn dập, gây ảnh hưởng đến việc tổng hợp, xử lí và cung cấp thông tin. Thực tế việc giao nộp chứng từ về công ty đôi khi còn chậm trễ, có trường hợp có Bảng kê tổng hợp rồi nhưng chưa có đủ chứng từ gốc do đội chưa lấy được từ người bán, vi phạm tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Hơn nữa, còn việc luân chuyển chứng từ chậm hay thiếu, mất chứng từ gốc còn ảnh hưởng đến việc hoàn thuế GTGT đầu vào. Vì theo Luật thuế GTGT thì chứng từ quá 3 tháng sẽ không được hoàn thuế GTGT đầu vào, do đó sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Thứ bảy, về việc theo dõi thanh quyết toán các khoản tạm ứng: Việc sử dụng TK 1388 - Phải thu khác để theo dõi các khoản tạm ứng của các đội công trình về mua vật tư, trả lương cho công nhân, thuê máy thi công,… gây khó khăn cho việc theo dõi chi tiết từng khoản tạm ứng như: - Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp theo lương - Tạm ứng chi phí khoán vật tư - Tạm ứng chi phí khối lượng xây lắp giao khoán - Tạm ứng khác. Hơn nữa, TK 1388 được sử dụng như một tài khoản trung gian trong công tác quản lý, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà cung cấp, hay trả lương cho công nhân; và để tránh định khoản trùng các nghiệp vụ phân bổ chi phí chờ kết chuyển (TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển). Ví dụ: Khi phân bổ chi phí thuê copha, giàn giáo,… cho đội thi công công trình Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương, kế toán định khoản: Nợ TK 1388 - Phải thu khác 165.000.000 Có TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển 165.000.000 Tuy nhiên, hạch toán như vậy không phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặt khác, trong hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng, TK 138 - Phải thu khác chỉ được mở một chi tiết đó là TK 1388 - Phải thu khác. Như vậy, tất cả các khoản phải thu ngoài phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ như: các khoản về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể trong hoặc ngoài đơn vị gây ra, giá trị tài sản thừa chờ xử lý,… được theo dõi chung trên một tài khoản với các khoản tạm ứng của đội xây lắp, mặc dù tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng kế toán chi phí, nhưng vẫn gây khó khăn cho việc theo dõi trong sổ kế toán tổng hợp và cân đối công nợ. Thứ tám, về việc hạch toán các khoản công nợ: Tại Công ty Vinaconex 2, các khoản công nợ phát sinh trong quá trình thi công tại các đội xây dựng như: phải trả cho người bán (nhà cung cấp NVL, cho thuê máy móc thi công, người bán khác,…) đều được kế toán công ty hạch toán hết vào TK 3311 – Phải trả cho người bán. Các khoản phải trả cho công nhân viên, bao gồm: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KFCĐ,…) cũng được hạch toán chung vào TK 3311. Bởi vì, lao động sử dụng tại các đội công trình chủ yếu là do đội trưởng công trình chủ động thuê ngoài. Như vậy, trên phương diện quản lý cấp công ty thì các khoản phải trả cho người lao động cũng như các khoản trích theo lương đều không thuộc quỹ lương của công ty, và được hạch toán như công nợ đối với người bán. Việc hạch toán tất cả các khoản phải trả cho người lao động và phải trả cho người bán trên cùng một TK sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi và thanh toán công nợ. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY 3.2.1. Về kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Xuất phát từ thực tế công ty dự trữ rất ít vật tư trong quá trình thi công, trong điều kiện thị trường có nhiều biến động, giá cả leo thang hoặc vật tư khan hiếm sẽ gây ra sự gián đoạn, trì trệ trong thi công, ảnh hưởng đến chất lượng cũng như tiến độ thi công công trình. Do đó, phòng Kế hoạch - kỹ thuật cần phải lập kế hoạch dự trữ vật tư với mức dự trữ hợp lý, căn cứ vào các yếu tố: - Dự toán mức tiêu hao vật tư cho từng CT, HMCT, từ đó có kế hoạch cung ứng, thu mua vật tư tránh tình trạng dư thừa hoặc dư thiếu. - Căn cứ vào Bảng theo dõi công trình, dự án do cán bộ phụ trách bộ phận lập để bám sát tiến độ thi công công trình, từ đó kịp thời cung ứng vật tư đảm bảo quá trình thi công không bị ngừng trệ. Đồng thời, công tác kiểm kê, theo dõi giá trị vật tư còn lại cuối kỳ cần phải được theo dõi chặt chẽ không chỉ đối với kế toán đội công trình, mà kế toán công ty cũng cần phải căn cứ vào Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ để phản ánh chi phí sản xuất vào giá thành sao cho đúng đắn và chính xác. Căn cứ vào Bảng kê, kế toán chi phí xác định trị giá NVL còn lại cuối kỳ. Sau đó, tính toán chi phí sản xuất thực tế phát sinh tham gia vào giá thành sản phẩm bởi công thức: CFSX thực tế phát sinh trong kỳ = CFSX tập hợp được theo Bảng kê - Trị giá NVL còn lại cuối kỳ Từ đó, giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ được tính bởi công thức: Giá thành thực tế KLXL hoàn thành = CFSX xây lắp dở dang đầu kỳ + CFSX xây lắp thực tế phát sinh trong kỳ - CFSX xây lắp dở dang cuối kỳ Mẫu bảng kê: Công ty cổ phần xây dựng số 2 - Vinaconex - BẢNG KÊ NVL CÒN LẠI CUỐI KỲ Tên công trình: Tháng…năm… STT Tên vật liệu Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Để thực hiện lập bảng kê này, nhân viên kế toán cùng cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm kê xác định khối lượng vật liệu còn lại cuối kỳ tại công trường để tiến hành tính toán ghi vào bảng kê. Bảng kê được lập theo từng CT, HMCT theo từng tháng, mỗi dòng trên bảng kê sẽ được ghi cho một thứ vật liệu. Sau khi kiểm kê khối lượng NVL còn lại cuối kỳ, kế toán tuỳ theo mục đích sử dụng lượng vật tư này: chuyển sang công trình khác hay tiếp tục thi công khối lượng xây lắp tiếp theo của công trình hiện tại, hay có nhu cầu bán nếu không còn sử dụng để từ đó xác định chi phí hay giá vốn của vật tư cho phù hợp. - Nếu chuyển số vật liệu này sang thi công công trình khác, kế toán nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 621 – Chi tiết công trình nhận vật liệu Có TK 621 – Chi tiết công trình thừa vật liệu. - Nếu thực hiện nhập kho số vật liệu thừa để giai đoạn thi công tiếp theo dùng tiếp, kế toán ghi : Nợ TK 152 (chi tiết kho lưu trữ vật liệu tại công trình thừa VL) Có TK 621 (chi tiết công trình thừa vật liệu) - Nếu thực hiện bán số vật liệu thừa không sử dụng hết, kế toán có thể tính toán xác định giá vốn của vật liệu thừa bán đi, đồng thời ghi nhận doanh thu. Song vật liệu thừa thường không nhiều, kế toán ghi giảm chi phí tương ứng với số tiền thu được theo định khoản: Nợ TK 111, 112, 131,… Có TK 3331 (nếu có) Có TK 621 (chi tiết cho công trình thừa vật liệu) Tuỳ từng trường hợp có thể xảy ra kế toán công ty cũng đều phải dựa vào Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ để xác định đúng giá thành thực tế của CT, HMCT. Ví dụ: Cuối tháng 12/2009, tại đội 228 - Nguyễn Bình Dương hiện đang thi công công trình Thuỷ điện Ngòi Hút 1 - Yên Bái, kế toán đội cùng đội trưởng và cán bộ kỹ thuật thực hiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu còn lại tại công trường thi công. Theo Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ do kế toán đội - Hoàng Thị Diên đã lập tại ngày 28/12/2009, có nội dung như sau: Công ty cổ phần xây dựng số 2 - Vinaconex - BẢNG KÊ NVL CÒN LẠI CUỐI KỲ Tên công trình: Thuỷ điện Ngòi Hút 1 – Yên Bái Tháng 12 năm 2009 STT Tên vật liệu Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Cát bê tông m3 50 95.500 4.775.000 2 Cát san lấp m3 40 69.038 2.761.520 3 Đá hộc m3 25 65.074 1.626.850 3 Đá 4x6 m3 45 82.542 3.714.390 4 Đá 0x4 m3 80 65.074 5.205.920 Đinh các loại kg 100 16.190 1.619.000 6 Que hàn Nhật (3,2 ly) kg 24 24.720 593.280 Tổng cộng 20.295.960 Như vậy, tổng trị giá NVL còn lại cuối kỳ tại công trường thi công công trình Thuỷ điện Ngòi Hút - Đội 228 là 20.295.960đ. Kế toán đội phải gửi Bảng kê này cùng với Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào trong tháng 12 lên phòng Kế toán để kế toán chi phí tập hợp CFSX và tính giá thành khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng 12. Theo kết quả chương 2, tổng chi phí sản xuất tập hợp được trong kỳ của công trình Thuỷ điện Ngòi Hút là: 16.866.880.945 (đồng) Căn cứ vào Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ và các chứng từ chi phí, ta xác định được chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ là: 16.866.880.945 – 20.295.960 = 16.846.584.985 (đồng) Vậy, giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao tháng 12/2009 của công trình Thuỷ điện Ngòi Hút là: 3.604.618.312 + 16.846.584.985 = 20.451.203.297 (đồng) Như vậy, giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao tháng 12/2009 của công trình Thuỷ điện Ngòi Hút là: 20.451.203.297 (đồng). 3.2.2. Về kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Để thuận tiện hơn cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, đồng thời giúp cho nhà quản lý có được thông tin chính xác kịp thời về các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, nhằm đưa ra biện pháp tiết kiệm chi phí một cách có hiệu quả, công ty nên theo dõi và hạch toán riêng khoản mục chi phí nhân công đối với từng bộ phận nhân công trong các đội công trình, đó là: bộ phận lao động trực tiếp và bộ phận lao động gián tiếp. Cụ thể: - Kế toán sử dụng TK 622 để phản ánh khoản mục chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: tiền lương, tiền công phải trả cho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp thực hiện khối lượng công tác xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng thi công và công nhân chuẩn bị, kết thúc thu dọn hiện trường thi công, không phân biệt công nhân trong danh sách hay thuê ngoài. TK này phải được mở chi tiết cho từng CT, HMCT, không hạch toán vào TK này các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất như: BHXH, BHYT, KFCĐ,… - Kế toán sử dụng TK 6271 – Chi phí nhân viên đội sản xuất và mở chi tiết cho từng CT, HMCT để phản ánh các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho đội trưởng, kế toán đội, cán bộ kỹ thuật, bảo vệ, … thuộc bộ phận gián tiếp trong đội công trình. Ví dụ: Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút (CTXL – 9660), đội thi công 228 - Nguyễn Bình Dương, trong tháng 12/2009: - Chi phí nhân công trực tiếp tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng tổng hợp nhân công tháng 12 năm 2009 – trang 63, mục 2.2.1.4) là: 282.426.000 đồng. Kế toán nhập liệu theo định khoản sau: Nợ TK 622 (chi tiết CTXL – 9660) 282.426.000 Có TK 331 282.426.000 - Chi phí nhân viên đội sản xuất tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng tổng hợp nhân công và Bảng phân bổ các khoản trích theo lương - Biểu 18) sẽ được tính như sau: 75.996.000 + 59.736.860 = 135.732.860 (đồng) Khi đó, kế toán nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 6271 (chi tiết CTXL – 9660) 135.732.860 Có TK 3311 135.732.860 Như vậy, chi phí sản xuất chung tập hợp được trong kỳ sẽ có thêm khoản chi phí tiền lương của nhân viên quản lý đội, và sẽ là: 613.632.143 + 75.996.000 = 689.628.143 (đồng) 3.2.3. Về kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công Công ty cần phải theo dõi riêng khoản mục chi phí này trên TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Trong đó, TK 623 lại được mở chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 với nội dung như sau: + TK 6231 - Chi phí nhân công: bao gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công, phục vụ máy thi công như: vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu cho xe, máy thi công. + TK 6232 - Chi phí vật liệu: là chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ,…), vật liệu khác phục vụ xe, máy thi công. + TK 6233 - Chi phí dụng cụ sản xuất: phản ánh công cụ, dụng cụ lao động liên quan tới hoạt động của xe, máy thi công. + TK 6234 - Chi phí khấu hao máy thi công: phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây, lắp công trình. + TK 6237 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công; bảo hiểm xe, máy thi công; chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho Nhà thầu phụ,… + TK 6238 - Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công, khoản chi cho lao động nữ,… Các tài khoản này lại được tiếp tục theo dõi chi tiết cho từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí để phản ánh các yếu tố chi phí sử dụng máy thi công của từng CT, HMCT. Có như vậy, kế toán mới có thể theo dõi và phản ánh một cách chính xác chi phí sản xuất và thực hiện một cách có hiệu quả các biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Ví dụ: Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút (CTXL – 9660), có những thiết bị thi công mà công ty không có, đội công trình mới trực tiếp đi thuê bên ngoài. Giả sử trong kỳ, với những máy móc thiết bị mà công ty điều động cho thuê trong đó không có công nhân điều khiển máy đi kèm, đội sẽ phải tự điều động công nhân sử dụng máy thi công hoặc thuê bên ngoài, từ đó phát sinh khoản chi phí nhân công sử dụng máy. Bên cạnh đó, còn có các khoản chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình hoạt động của máy thi công, hay chi phí thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công,…Do đó, công ty cần mở các TK chi tiết của TK 623 để theo dõi riêng từng yếu tố chi phí này. Còn đối với những xe, máy thi công nào đội thuê trực tiếp bên ngoài thì toàn bộ chi phí thuê máy cũng như nhân công đi theo máy,… do bên cho thuê bỏ ra, kế toán công ty hạch toán hết vào TK 6238. Cụ thể: - Chi phí nhân công (TK 6231) tập hợp được trong tháng 12/2009: Nợ TK 6231 (chi tiết CTXL – 9660) 95.000.000 Có TK 3311 95.000.000 - Chi phí vật liệu (TK 6232) tập hợp được trong tháng 12/2009: Nợ TK 6232 (chi tiết CTXL – 9660) 42.108.252 Có TK 3311 42.108.252 - Chi phí công cụ dụng cụ (TK 6233) tập hợp được trong tháng 12/2009: Nợ TK 6233 (chi tiết CTXL – 9660) 30.147.024 Có TK 3311 30.147.024 - Chi phí bằng tiền khác (TK 6238) tập hợp được trong tháng 12/2009: Nợ TK 6238 (chi tiết CTXL – 9660) 545.042.906 Có TK 3311 545.042.906 Như vậy, trong tháng 12/2009, tổng chi phí sử dụng máy thi công tập hợp được trên TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (chi tiết CTXL – 9660) là: 712.298.182 đồng. Kế toán thực hiện kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công để tính giá thành khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng 12/2009: Nợ TK 1541 (chi tiết CTXL – 9660) 712.298.182 Có TK 623 (chi tiết CTXL – 9660) 712.298.182 ( Chi tiết: TK 6231 95.000.000 TK 6232 42.108.252 TK 6233 30.147.024 TK 6238 545.042.906) 3.2.4. Về kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung Tương tự như kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công, kế toán công ty cần theo dõi khoản mục chi phí này trên TK 627 – Chi phí sản xuất chung, trong đó có mở 6 tài khoản chi tiết cấp 2, bao gồm: + TK 6271 – Chi phí nhân viên đội sản xuất + TK 6272 – Chi phí vật liệu + TK 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất + TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6278 – Chi phí bằng tiền khác. Ví dụ: Trong tháng 12/2009, chi phí sản xuất chung tập hợp được của công trình Thuỷ điện Ngòi Hút gồm các yếu tố chi phí: chi phí nhân công (bao gồm các khoản trích theo lương của toàn bộ lao động thuộc biên chế trong đội 228), chi phí vật liệu phụ, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, internet), chi phí bằng tiền khác (chi phí lãi vay, phí bảo lãnh,…). Do đó, công ty cần mở các TK chi tiết cấp 2 của TK 627 để theo dõi riêng từng yếu tố chi phí này. Cụ thể: - Chi phí nhân công (TK 6271) tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng phân bổ các khoản trích theo lương - Biểu 18): Nợ TK 6271 (chi tiết CTXL – 9660) 59.736.860 Có TK 3311 59.736.860 - Chi phí vật liệu (TK 6272) tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào - Biểu 19): Nợ TK 6272 (chi tiết CTXL – 9660) 12.250.000 Có TK 3311 12.250.000 - Chi phí công cụ dụng cụ (TK 6273) tập hợp được trong tháng 12/2009 (Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào - Biểu 19): Nợ TK 6273 (chi tiết CTXL – 9660) 58.995.000 Có TK 3311 58.995.000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6277) tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng kê …. - Biểu 19): Nợ TK 6277 (chi tiết CTXL – 9660) 62.828.000 Có TK 3311 62.828.000 - Chi phí bằng tiền khác (TK 6278) tập hợp được trong tháng 12/2009: Nợ TK 6278 (chi tiết CTXL – 9660) 419.822.283 Có TK 3311 419.822.283 Như vậy, trong tháng 12/2009, tổng chi phí sản xuất chung tập hợp được trên TK 627 – Chi phí sản xuất chung (chi tiết CTXL – 9660) là: 613.632.143 đồng. Kế toán thực hiện kết chuyển chi phí sản xuất chung để tính giá thành khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng 12/2009: Nợ TK 1541 (chi tiết CTXL – 9660) 613.632.143 Có TK 627 (chi tiết CTXL – 9660) 613.632.143 (Chi tiết: TK 6271 59.736.860 TK 6272 12.250.000 TK 6273 58.995.000 TK 6277 62.828.000 TK 6278 419.822.283) 3.2.5, Về việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Công ty nên mở chi tiết TK 154 để phân biệt CFSX vào giá thành của từng loại sản phẩm dịch vụ của công ty. TK 154 có thể mở chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2: + 1541: Xây lắp + 1542: Sản phẩm khác + 1543: Dịch vụ + 1544: Chi phí bảo hành xây lắp Từ đó, kế toán có thể theo dõi và quản lý một cách khoa học, hợp lý đồng thời tập hợp chi phí sản xuất và phản ánh một cách chính xác giá thành thực tế của từng loại sản phẩm, dịch vụ. Do không có đầy đủ tài liệu về các sản phẩm dịch vụ của Công ty, nên trong phần này em không thể đưa số liệu thực tế vào để minh hoạ, ý kiến trên chỉ mang tính chất khuyến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán nói chung của công ty. 3.2.6, Về công tác tập hợp chứng từ kế toán Việc tập hợp chứng từ kế toán chậm trễ và dồn vào cuối tháng làm tăng khối lượng công việc của kế toán vào cuối tháng, ảnh hưởng đến chất lượng của việc xử lý, dễ xảy ra sai sót,…Để giảm bớt khối lượng công việc kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vào cuối tháng, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho các đối tượng sử dụng, hạn chế những sai sót trong quá trình tổng hợp, xử lý thông tin kế toán và đảm bảo tính kịp thời, chính xác cho việc kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, Công ty cần có quy định cụ thể về việc thu thập, tập hợp chứng từ và nộp lên phòng kế toán đối với nhân viên kế toán các đội công trình. Ví dụ: Định kỳ 10 – 15 ngày, nhân viên kế toán đội phải gửi Bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào cùng với đầy đủ bộ chứng từ gốc lên phòng kế toán (thời gian chậm nộp nhiều nhất là 5 ngày đầu tháng sau) để kế toán tiến hành tập hợp chi phí. Các Hoá đơn, chứng từ được tập hợp kịp thời sẽ là cơ sở cho việc kê khai khấu trừ thuế, đảm bảo tính kịp thời, tránh những khoản thuế không được hoàn sẽ phải tính vào chi phí, làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ, dẫn đến làm giảm lợi nhuận của công ty. 3.2.7. Về việc theo dõi thanh quyết toán các khoản tạm ứng Để cho việc theo dõi và hạch toán các khoản tạm ứng cũng như các khoản phải thu khác được thuận tiện và dễ dàng, công ty nên mở chi tiết TK 1388 - Phải thu khác theo từng nội dung tạm ứng, và các khoản phải thu khác. Ví dụ: TK 1388 có thể mở các chi tiết + TK 13881 - Tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán: theo dõi tình hình tạm ứng và quyết toán tạm ứng của các đội công trình. + TK 13882 – Các khoản phải thu khác: phản ánh các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ. Hay để đơn giản và dễ dàng hơn cho việc hạch toán, kế toán công ty có thể vẫn sử dụng TK 138, đồng thời nên mở thêm TK 141 - Tạm ứng, mở chi tiết đối với từng khoản tạm ứng, đảm bảo cho việc hoàn ứng cũng như thanh quyết toán nhanh chóng, phù hợp. + TK 1411 - Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp theo lương. + TK 1412 - Tạm ứng chi phí khoán vật tư. + TK 1413 - Tạm ứng chi phí khối lượng xây lắp giao khoán. + TK 1414 - Tạm ứng khác (bao gồm các khoản mục còn lại và khoản tạm ứng cho CBCNV trong doanh nghiệp). Còn các khoản phải thu khác được theo dõi riêng trên TK 1388, và công ty cũng cần mở thêm một chi tiết nữa cho TK 138 đó là: TK 1381 – Tài sản thừa chờ xử lí, để có thể theo dõi chi tiết từng khoản phải thu, và hạch toán đúng đắn cũng như có biện pháp xử lý kịp thời khi xảy ra trường hợp có tài sản thừa chờ xử lý. 3.2.8. Về việc hạch toán các khoản công nợ (phải trả cho người bán và phải trả cho người lao động) Công ty nên hạch toán riêng các khoản công nợ đối với người lao động và người bán để thuận tiện hơn cho việc theo dõi và thanh toán công nợ. Cụ thể: Kế toán sử dụng các TK công nợ với nội dung hạch toán như sau: + TK 3311 - Phải trả cho người bán để phản ánh các khoản nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp trong quá trình mua NVL, thuê máy móc thiết bị, sử dụng sản phẩm, dịch vụ… phục vụ cho quá trình thi công mà chưa thanh toán. TK này có thể mở chi tiết cho từng người bán, từng nhà cung cấp để tiện theo dõi tình hình thanh toán công nợ. + TK 334 - Phải trả người lao động: phản ánh các khoản tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng,… và các khoản thanh toán khác liên quan đến thu nhập của người lao động. Hiện công ty chỉ mở một chi tiết cấp 2 của TK này, đó là TK 3341 - Phải trả công nhân viên phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên thuộc biên chế trong công ty. Do vậy, để theo dõi riêng khoản công nợ với công nhân tại các đội công trình, công ty nên mở thêm một chi tiết cấp 2 nữa, đó là: TK 3342 - Phải trả người lao động khác. Ngoài ra, để hạch toán chi tiết các khoản phải trả về BHXH, BHYT, KFCĐ,… cho công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân sử dụng máy thi công và công nhân quản lý đội, kế toán công ty có thể sử dụng các chi tiết cấp 2 của TK 338 - Phải trả, phải nộp khác, hoặc hạch toán chung vào TK 3342 để tiện theo dõi giữa công nhân dưới đội công trình và công nhân viên trên công ty. Hiện công ty có mở 5 TK chi tiết cấp 2 của TK này, bao gồm: + TK 3382 - Kinh phí công đoàn + TK 3383 - Bảo hiểm xã hội + TK 3385 - Phải trả về cổ phần hoá + TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện + TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác Trong đó, TK 3382 và TK 3383 phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể, cho cấp trên về KFCĐ, BHXH, BHYT của công nhân viên thuộc biên chế và được quản lý ở cấp công ty. Như vậy, nếu sử dụng các TK cấp 2 này để khắc phục tình trạng trên, kế toán công ty lại cần mở chi tiết cho bộ phận công nhân viên trong công ty sẽ hơi phức tạp, và gây khó khăn cho việc hạch toán. Do đó, để hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân dưới đội thi công, kế toán nên sử dụng TK 3341, như vậy sẽ thuận tiện hơn và có sự phân cấp rõ ràng, đồng thời có thể phân biệt với các khoản phải trả cho người bán, giúp cho việc theo dõi và thanh toán công nợ được dễ dàng hơn. KẾT LUẬN Để có thể tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ đắc lực trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, luôn phải thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định. Đặc biệt là công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Việc tập hợp chi phí sản xuất, tính đúng và tính đủ giá thành sản phẩm không những giúp cho doanh nghiệp xác định đúng đắn kết quả kinh doanh mà còn góp phần tích cực trong việc nghiên cứu tìm ra các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Từ đó, giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư, quản lý và sử dụng vốn một cách nhanh chóng và có hiệu quả, đồng thời giảm thiểu tối đa những thất thoát, lãng phí không đáng có trong đầu tư xây dựng. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 2, em nhận thấy tập thể ban lãnh đạo cũng như các cán bộ công nhân viên trong Phòng Tài chính - kế toán luôn luôn tìm tòi, nghiên cứu những giải pháp tốt nhất để quản lí và khai thác tối đa mọi nguồn lực, nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đồng thời luôn giữ vững uy tín, thương hiệu trên thị trường với phương châm “ Chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu, sản phẩm bền mãi với thời gian”, nhằm hướng tới “Xây những giá trị, dựng những ước mơ”, với những công trình xây dựng đảm bảo an toàn chất lượng là nền tảng cơ sở vật chất vững mạnh để phát triển đất nước. Trong bài viết này, em đã cố gắng thể hiện một cách chính xác những vấn đề lí luận cũng như tình hình thực tế của công ty, những nhận xét và một số ý kiến đóng góp chỉ mang tính khuyến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn và các anh chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần xây dựng số 2, đã giúp em hoàn thành đề tài này. Tuy nhiên, do thời gian tiếp cận với thực tế còn ít, kiến thức có hạn mà yêu cầu đề tài rất rộng và phức tạp nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty cổ phần xây dựng số 2. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths. Bùi Thị Thuý cùng các thầy cô giáo trong khoa Kế toán của Học viện Tài chính đã giúp em hoàn thành bài luận văn này. Hà nội, ngày 27 tháng 04 năm 2010 Sinh viên thực hiện Hồ Phương Cúc MỤC LỤC