Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty trách nhiệm hữu hạn STM

tháng 3 88.238 101.123, 5 Tồn cuối tháng 49.717,2 3.1.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hóa tương ứng vởi thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hóa tương ứng với loại hàng hóa. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hóa kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hóa cộng lại. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa ở Công ty TNHH STM Trích sổ chi tiết hàng hóa Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết hàng Sổ tổng hợp NXT hàng hóa Hàng ngày Đối chiếu Hàng ngày Cuối tháng Biểu số 7: Tên hàng hóa : Thép 6 LD Trang 02 Quy cách, phẩm chất: ĐVT: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 3/2007 62.602,7 248.088.680 043965 1/3 Nhập CN HCM 4.000 43.391 173.564.000 41290 3/3 Xuất bán 3972,8 2.500 9.932.000 41291 3/3 Xuất bán 3972,8 3.500 13.904.800 043974 8/3 Nhập CN HCM 4.000 15.298 61.192.000 41295 8/3 Xuất bán 3972,8 15.000 59.592.000 043975 20/3 Nhập 3.940 15.188 59.840.720 043978 24/3 Nhập 3.940 14.361 56.582.340 Cộng 88.238 351.179.060 101.123,5 401.743.440 Tồn cuối tháng 49717,2 197.524.300 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hóa tại Công ty TNHH STM Hiện tại Công ty TNHH STM đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa TK 632 : Giá vốn hàng hóa TK 111, 112, 331, 641, 642, 141 ... 4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng: Tại Công ty TNHH STM áp dụng hình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vởy trong phạm vi đề tài này em xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Khi mua hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, để tiến hành tổng hợp hàng hóa. - Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Ngày 15/3/2007 Công ty TNHH STM mua thép của Công ty Kim khí Quảng Ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 250.000.000 đ Nợ TK 133 : 25.000.000 đ (ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 111 : 275.000.000 đ (ghi vào NKCT số 1) Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ chi tiền ghi vào NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ các TK) (Biểu số 8) - Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 112 Ngày 3/3/2007 Công ty TNHH STM mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng ủy nhiệm chi, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 589.468.000 đ Nợ TK 133 : 58.946.800 đ (ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 112 : 648.414.800 đ (ghi vào NKCT số 2) Căn cứ vào giấy báo nợ và hóa đơn mua hàng kế toán ghi vào NKCT số 2 (ghi có TK 112, ghi nợ các TK) (Biểu số 09) - Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Ngày 8/3/2007 Công ty TNHH STM mua 67.838 kg thép của Công ty kim khí Tp HCM chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 274.215.800đ Nợ TK 133 : 27.421.580 Có TK 331 : 301.637.380 đ (ghi vào NKCT số 5) Chi phí vận chuyển 67.838 kg thép từ Hải Phòng về Hà Nội 60 đ/kg, công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1562 : 3.700.000 đ Nợ TK 133 : 370.000 đ Có TK 111 : 4.070.000 đ (Ghi vào NKCT số 1) - Trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về, tại công ty không xảy ra trường ợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy công ty không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". * Nhật ký chứng từ số 1 (Ví dụ xem biểu số 8) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu chi) Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi vào sổ cái. * Nhật ký chứng từ số 2 (Ví dụ xem biểu số 9) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ NKCT 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hóa, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán (biểu số 10). Ví dụ: Ngày 5/3/2007 trả Công ty Kim khí Tp HCM số tiền mua hàng tháng trước bằng tiền mặt 414.714.513 đ, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 414.714.513 đ Có TK 111 : 414.714.513 đ Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan Biểu số 10: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đối tượng : Chi nhánh Công ty Kim phí Tp HCM Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.622.456 93 5/3 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/3 Nt 111 112.284.676 43974 8/3 Mua hàng 156 274.215.800 Thuế GTGT 133 27.421.580 98 15/3 Trả chi nhánh 111 175.997.000 99 22/3 Nt 111 267.626.267 107 30/3 Nt 111 3.258.341 Cộng PS 973.880.797 301.637.380 Dư cuối kỳ 298.379.039 Dư đầu tháng: 970.622.456 đ Dư cuối tháng : 298.379.039 đ * Từ các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5 (Biểu số 11) * Cách ghi NKCT số 5: - Phần dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước - Phần ghi có TK 331, ghi nợ TK khác: Căn cứ vào các sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết, lấy dòng tổng cộng có TK 331 ghi vào dòng đơn vị bán theo cột ứng tiền của NKCT số 5. - Phần theo dõi thanh toán, ghi nợ TK 331 đối ứng có ghi các TK khác: Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán lấy dòng tổng cộng nợ TK 331 để ghi vào dòng tương ứng với NKCT số 5. - Phần dư cuối tháng: Kế toán cũng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với từng người bán, cuối tháng rút số dư từng người và điền vào dòng tương ứng trên NKCT số 5. Cụ thể theo dõi phải trả chi nhánh Công ty Kim khí Tp Hồ Chí Minh như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh có - Phát sinh nợ = 970.622.456 + 301.637.380 - 973.880.797 = 298.379.039 đ 4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hóa, sau khi tính được giá bình quân, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất bán. - Xuất kho hàng hóa giao cho người mua hàng: Khi bán hàng hóa của công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hóa xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hóa xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 632 : 5.009.191.040 đ Có TK 156 : 5.009.191.040 đ Ví dụ: Trong tháng 3/2007 Công ty TNHH STM xuất bán được 101.123,5 kg thép 6 LD. Đơn giá bình quân của thép 6 LD là 3.972,8 (tính được ở ví dụ trước). Vậy trị giá vốn thực tế thép 6 LD xuất kho trong tháng 3/2007: 101.123,5 kg x 3.972,8 đ = 401.743.440 đ * Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa (vận chuyển bốc xếp) cho khối lượng hàng hóa tiêu thụ tỏng tháng theo công thức: Phân bổ chi phí cho số lượng hàng hóa xuất bán = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Số lượng hàng xuất bán Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Ví dụ: Số dư đầu kỳ TK 1562 : 22.703.900 đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng: Số lượng: 1.240.399 kg, thành tiền: 86.827.930 đ Phân bổ chi phí cho số lượng hàng hóa xuất bán = 22.703.900 đ + 86.827.900 x 1.244.710 kg 333.881 kg + 1.240.399 kg = 86.601.700 đ Kế toán định khoản: Nợ TK 632 : 86.601.700 đ Có TK 1562 : 86.601.700 đ * Giá vốn của hàng hóa sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn hàng hóa (biểu số 12). Căn cứ vào các NKCT, kế toán số liệu để ghi vào sổ cái (biểu số 13, 14) Biểu số 13: Sổ cái TK 1561 - Giá mua hàng hóa Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng A 1 2 3 ... 12 13 NKCT số 1 Ghi Có TK 111 1.247.618.550 NKCT số 2 Ghi Có TK 112 1.589.468.000 NKCT số 5 Ghi Có TK 331 2.154.032.100 Cộng PS Nợ 4.991.118.650 Cộng PS Có 5.009.191.040 Số dư cuối tháng Nợ 1.344.898.300 1.326.825.910 Có Biểu số 14: Sổ cái TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng A 1 2 3 ... 12 13 NKCT số 1 Ghi Có TK 111 86.827.930 Cộng PS Nợ 86.827.930 Cộng PS Có 86.601.700 Số dư cuối tháng Nợ 22.703.900 22.930.130 Có B. Kế toán tiêu thụ hàng hóa I. Tình hình tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở Công ty TNHH STM 1. Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa ở Công ty TNHH STM Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH STM đang áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán công trình. Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở công ty thường dựa vào các HĐKT đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số TK, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, Công ty TNHH STM sử dụng một số tài khoản như sau: TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521 : Chiết khấu bán hàng TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 111 : Tiền mặt TK 112 : TGNH TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua của hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa Việc tiêu thụ hàng hóa của công ty có nhiều phương thức thanh toán khác nhau. 2. Các phương thức thanh toán tiền hàng: Hiện nay Công ty TNHH STM áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu: - Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hóa được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu... - Hình thức bán hàng chưa được thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền. - Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiện theo hợp đồng đã ký với công ty, áp dụng chủ yếu cho các công trình lớn. - Hình thức hàng đổi hàng: Khi đổi hàng được tiến hành thanh toán bù trừ. Hình thức này chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh thu của công ty. 3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH STM Các trường hợp được coi là tiêu thụ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến thời điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng công ty chuẩn bị hàng để giao hàng cho khách. Chứng từ giao hàng là hóa đơn GTGT (biểu số 5). Hóa đơn do kế toán lập làm 3 liên sau đó chuyển đến kế toán trưởng và thủ trưởng ký duyệt. - Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 333.1 Ví dụ: Hóa đơn (GTGT) số 42315 ngày 19/3/2007 (biểu số 15) xuất bán hàng cho chị Hà - Công ty Hà Minh thép 6 + 8. Số lượng: 41.000 kg thu được số tiền 180.400.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 111 : 180.400.000 đ Có TK 511 : 164.000.000 đ Có TK 333.1 : 16.400.000 đ Biểu số 15 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BC/99-B No: 42315 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Điện thoại: 8622459 MS: 0100509263-1 Họ tên khách hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty Hà Minh Địa chỉ: Lạc Trung, Thanh Xuân, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: 0100106419-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép 6 + 8 LD Kg 41.000 4.000 164.000.000 Cộng tiền hàng 164.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán 180.400.000 Bằng chữ: Một trăm tám mươi triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngày 20/3/2007 theo Hóa đơn (GTGT) số 41316 (biểu số 16) xuất bán thép 18 LD cho Công ty xây dựng 3-4, công ty thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 112 : 143.999.790 Có TK 511 : 130.908.900 Có TK 333.1 : 13.090.890 Biểu số 16 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BC/99-B No: 41316 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Điện thoại: 8622459 MS: 0100509263-1 Họ tên khách hàng: Anh Nam Đơn vị: Công ty xây dựng 3-4 Địa chỉ: Nam Thăng Long, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: 0100106419-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép 18 LD Kg 30.000 4363,63 130.908.900 Cộng tiền hàng 130.908.900 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 13.090.890 Tổng cộng tiền thanh toán 143.999.790 Bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm chín mươi đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) - Xuất kho hàng hóa cho khách hàng theo HĐKT đã ký kết, kế toán phản ánh số doanh thu chưa thu được tiền như sau: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1 Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Ví dụ: Theo Hóa đơn (GTGT) số 41292 ngày 3/3/2007 (biểu số 5) xuất bán cho anh Tuấn - Công ty Licogi 19: 105.889,2 kg thép 13 - 25. Số tiền bán hàng ghi trên hóa đơn: 508.267.417 Kế toán phản ánh số doanh thu chưa thanh toán qua bút toán: Nợ TK 131 : 508.267.417 Có TK 511 : 462.061.289 Có TK 333.1 : 46.206.128 Đồng thời với việc phản ánh doanh thu kế toán sẽ tiến hành phản ánh giá vốn theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Cuối tháng kế toán tổng hợp được trị giá vốn của toàn bộ số hàng hóa xuất kho trong tháng 3/2007 (theo bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn trong tháng 3/2007 kế toán ghi): Nợ TK 632: 5.009.191.040 Có TK: 5.009.191.040 Tổng hợp được chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho số lượng hàng hóa xuất bán tháng 3/2007: Nợ TK 632 : 86.601.700 Có TK 156.2: 86.601.700 Biểu số 17 Sổ cái TK 632 - Giá vốn hàng bán Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng A 1 2 3 ... 12 13 Ghi Có TK 911 5.095.792.740 Cộng PS Nợ 5.095.792.740 Cộng PS Có 5.095.792.740 4. Kế toán giảm giá hàng hóa Trong nhiều trường hợp vì có những khách mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản: Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 111, 112 Nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 131 Cuối tháng kế toán chuyển giảm giá hàng bán theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 50 ngày 28/3/2207 (biểu số 18) về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là: 1.800.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 532 : 1.800.000 Có TK 111 : 1.800.000 Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi: Nợ TK 511 : 1.800.000 Có TK 532 : 1.800.000 Công ty không có chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại. Biểu số 18 Đơn vị: Công ty TNHH STM Phiếu chi Ngày 28 tháng 3 năm 2007 Quyển số : 05 Số : 50 Nợ : 532 Có : 111 Họ tên người nhận tiền : Chị Hà Địa chỉ : Công ty TNHH Hà Minh Lý do nhận: Thanh toán số tiền giảm giá hàng bán Số tiền : 1.800.000 đ Bằng chữ: Một triệu tám trăm nghìn đồng. Kèm theo .... Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ quỹ * Căn cứ vào các nghiệp vụ kế toán phát sinh về tiêu thụ hàng hóa, Công ty TNHH STM đã sử dụng các loại sổ sách khác nhau để theo dõi, quản lý việc tiêu thụ hàng hóa như: - Báo cáo bán hàng - Sổ theo dõi tiêu thụ - Phiếu nộp tiền, phiếu thu, phiếu chi - Sổ chi tiết TK 131 - Bảng kê số 11 - Sổ cái TK 511, 632 * Sổ chi tiết tiêu thụ (biểu số 19) - Cơ sở lập sổ chi tiết tiêu thụ: Căn cứ vào các chứng từ hóa đơn (GTGT) - Phương pháp lập: + Cột hóa đơn ngày: Ghi theo số thứ tự theo hóa đơn, ngày ghi trên hóa đơn. + Cột họ tên khách hàng: Ghi tên của từng khách hàng tương ứng với từng hóa đơn. + Cột hàng hóa: Được chia làm 3 phần theo tiêu thức số lượng, đơn giá, thành tiền. + Cột TK 511: Ghi số tiền thanh toán trên từng hóa đơn. + Cột TK 111: Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì ghi vào cột này tương ứng với số tiền đã trả. + Cột TK 131: Ghi số tiền khách hàng chưa thanh toán + Cột TK 112: Ghi số tiền khách hàng trả bằng TGNH. * Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu tiền mặt: Biểu số 20: Đơn vị: Công ty TNHH STM Phiếu thu Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Quyển số : 08 Số : 432 Nợ : 111 Có : 511 + 3331 Họ tên người nộp tiền : Chị Hà Địa chỉ : Công ty TNHH Hà Minh Lý do nhận: Thanh toán tiền mua hàng theo hóa đơn số 41315 ngày 19/3/2007 Số tiền : 180.400.000 Bằng chữ: Một trăm tám mươi triệu bốn trăm nghìn đồng. Kèm theo .... Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ - Từ phiếu thu, kế toán định khoản: Nợ TK 111: 180.400.000 đ Có TK 511 : 164.000.000 đ Có TK 3331: 16.400.000 đ - Từ phát sinh trên kế toán vào Bảng kê số 1 Biểu số 21: Bảng kê số 1 TT Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số dư cuối ngày 112 511 3331 311 ... Cộng Nợ TK 111 1 1/3 51.787.270 5.178.727 56.965.997 2 7/3 255.100.000 25.510.000 280.610.000 3 20/3 164.000.000 16.400.000 180.400.000 4 21/3 350.000.000 350.000.000 5 29/3 253.850.000 25.385.000 300.000.000 579.235.000 ... ... ... ... Cộng 443.530.000 2.243.881.780 224.388.178 - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán vào Bảng kê số 2. Biểu số 22 Bảng kê số 2 TT Ngày Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK Số dư cuối ngày 111 511 3331 311 ... Cộng Nợ TK 112 1 3/3 20.000.000 2.000.000 22.000.000 2 9/3 45.091.419 4.509.141 49.600.560 3 20/3 200.000.000 130.908.900 13.090.890 4 21/3 140.000.000 67.285.000 207.285.000 5 24/3 569.807.930 569.807.930 ... ... ... ... Cộng 470.000.000 458.207.419 45.820.741 647.092.930 ... - Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi. * Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người mua: Để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, công ty mở sổ theo dõi chi tiết TK 131 để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng như sau: - Cơ sở số liệu: Căn cứ vào chứng từ hóa đơn (GTGT) các hợp đồng kinh tế. - Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ. + Cột số liệu, ngày tháng: Ghi số hóa đơn và ngày tháng xuất. + Cột diễn giải: Ghi tên, số lượng đơn giá từng chủng loại hàng. + Cột TK đối ứng: Ghi phần đối ứng với nợ TK 131, có TK liên quan + Cột số phát sinh: Phát sinh nợ: Căn cứ vào sổ theo dõi tiêu thụ, kế toán tập hợp số tiền của khách hàng ghi vào cột tương ứng cho thích hợp. Phát sinh có: Căn cứ vào số tiền khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, TGNH, vật tư hàng hóa... để ghi. + Cột số dư: Số dư nợ: Bằng dư nợ đầu kỳ + Phát sinh nợ trong kỳ - phát sinh có trong kỳ. Số dư có: Bằng dư có đầu kỳ + Phát sinh có trong kỳ - phát sinh nợ trong kỳ. Biểu số 23 Chi tiết công nợ TK 131 Tháng 3/2000 Đơn vị: Công ty Licogi 19 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ C ó Dư đầu kỳ 1.064.724.06 8 4129 1 2/3 Thép 25 511 89.041.170 Thuế 3331 8.904.117 4129 2 3/3 Thép 13 - 25 511 462.061.28 9 Thuế 3331 46.206.128 4129 8 5/3 Thép 13 - 19 511 147.656.51 1 Thuế 3331 14.765.651 24/ 3 Thanh toán 112 569.807.93 0 Cộng 768.634.86 6 569.807.93 0 Dư cuối kỳ 1.263.551.00 4 Dư đầu tháng: 1.064.724.068 Dư cuối tháng: 1.263.551.004 Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết công nợ ghi vào bảng kê số 11. * Bảng kê số 11 (biểu số 24) - Cơ sở dữ liệu: Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết TK 131 để ghi vào bảng kê số 11. Bảng kê số 11 phản ánh số phát sinh bên nợ, bên có TK đối ứng có hoặc nợ các TK liên quan. - Phương pháp lập: + Cột tên và địa chỉ người mua: Kế toán lấy tên và địa chỉ từ các sổ chi tiết TK 131 + Phần dư đầu tháng: Lấy phần dư cuối tháng trước của bảng kê số 11 chuyển sang. + Phần ghi nợ TK 131, ghi có các TK + Phần số dư cuối tháng Kế toán đều tiến hành cộng từ sổ chi tiết TK131 của từng khách hàng tương ứng để chuyển sang. * Sổ cái TK 511 Biểu số 25 Sổ cái TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng A 1 2 3 ... 12 13 Ghi Có TK 532 1.800.000 Ghi Có TK 911 5.156.114.410 Cộng PS Nợ 5.157.914.410 Cộng PS Có 5.157.914.410 II. Xác định kết quả kinh doanh 1. Kế toán chi phí bán hàng ở Công ty TNHH STM chi phí bán hàng gồm: Chi phí quảng cáo tiếp thị, chi tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. Các chi phí này phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt và tập hợp vào tài khoản 641 "Chi phí bán hàng", cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để xác định kết quả kinh doanh trong tháng theo định khoản: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 : Chi phí bán hàng Ví dụ: Trong tháng 3/2007 tổng số chi phí bán hàng tính được là: 9.600.000 đ (theo NKCT số 1). Số liệu này được phản ánh chi tiết trên sổ chi phí bán hàng như sau: Biểu số 26 Sổ chi tiết chi phí bán hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tổng số tiền Ghi Nợ TK 641 "Chi phí bán hàng" SH Ngày tháng CP nhân viên CP dịch vụ mua ngoài CP bằng tiền khác 20/3 68 20/3 Tiền lương phải trả cho NV BH 334 6.200.000 6.200.000 30/3 75 30/3 Chi phí quảng cáo 111 2.500.000 2.500.000 Chi phí dịch vụ khác 111 900.000 900.000 Cộng PS 9.600.000 6.200.000 3.400.000 Ghi có TK 641 9.600.000 Căn cứ vào sổ này cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 911 : 9.600.000 Có TK 641 : 9.600.000 Số liệu này được làm căn cứ để ghi vào NKCT số 8. Toàn bộ chi phí bán hàng này được phân bổ hết cho số lượng hàng hóa tiêu thụ. 2. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty TNHH STM gồm các khoản tiền lương nhân viên quản lý, trả lãi vay ngân hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng... được tập hợp vào TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp". Cuối tháng kế toán kết chuyển một lần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ: Trong tháng 3/2007 tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là: 16.500.000đ (dựa vào NKCT số 1 - biểu số .......) được phản ánh chi tiết trên sổ chi phí QLDN như sau: Biểu số 27: Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tổng số tiền Ghi Nợ TK 642 "Chi phí QLDN" SH Ngày tháng CP NVQL Thuế, phí, lệ phí CP mua ngoài CP bằng tiền khác 5/3 50 5/3 Tiền lương trả cán bộ quản lý 334 8.500.000 8.500.000 6/3 52 6/3 Điện sinh hoạt 111 2.450.000 2.450.000 25/3 56 25/3 Điện thoại 111 2.225.000 2.225.000 28/3 60 28/3 Thuế môn bài 111 1.950.000 1.950.000 30/3 65 30/3 Các khoản phải chi bằng tiền 111 1.375.000 1.375.000 khác Cộng PS 16.500.000 8.500.000 1.950.000 4.675.000 1.375.000 Ghi có TK 642 16.500.000 Dựa vào sổ trên kế toán định khoản như sau: Nợ TK 642 : 16.500.000 Có TK 334 : 8.500.000 Có TK 11 : 8.000.000 Cuối tháng, số liệu này được kết chuyển một lần sang TK 911. Nợ TK 911 : 16.500.000 Có TK 642 : 16.500.000 Biểu số 29 Sổ cái TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng A 1 2 3 ... 12 13 Ghi Có TK 632 5.095.792.740 Ghi Có TK 641 9.600.000 Ghi Có TK 642 16.500.000 Ghi Có TK 421 (4212) 34.221.670 Cộng PS Nợ 5.156.114.410 Cộng PS Có 5.156.114.410 Phần iii Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM I. Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường. Ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, công ty đã hiểu được "Bán hàng là sức sống", cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và xác định kết quả. Cùng với sự phát triển của công ty, trình độ quản lý của công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hóa, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ. Với hàng hóa công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như han rỉ... chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hóa. Ngoài ra các cửa hàng cũng có kho hàng hóa của riêng mình. Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng với các tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra. Cùng với phòng kinh doanh là các nhân viên tiếp thị tại cửa hàng ngày ngày tìm kiếm mở rộng thị trường phục vụ cho người tiêu dùng. Về công tác kế toán Kế toán hàng hóa ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hóa. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của công ty đề ra: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lắp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng. Việc áp dụng các hình thức kế toán NKCT cho thấy đơn vị đã biết khai thác khả năng về chuyên môn đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán toàn công ty, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn cung cấp nhanh nhất, chính xác những thông tin kinh tế phục vụ cho quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung và tình hình tiêu thụ của công ty nói riêng. II. Nhận xét cụ thể: 1. Kế toán bán hàng - Phân loại hàng hóa: Công ty chưa lập được hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hóa để phòng kế toán và các phòng ban có thể sử dụng được thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý hàng hóa trên máy vi tính. Phương pháp tính giá vốn hàng hóa xuất kho. Hiện nay công ty đang tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. Theo phương pháp này trong thang giá thành thực tế của hàng hóa xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tập hợp được trị giá của hàng hóa nhập kho thì mới tính được đơn giá bình quân, khi đó mới tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất kho, áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hóa sẽ không liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được. Lập dự phòng giảm giá: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực hiện nguyên tắc thận trọng trong kế toán, giữ cho rủi ro tài chính nằm trong giới hạn cho phép, có thể kiểm soát. Nhưng hiện nay công ty vẫn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2. Tình hình theo dõi công nợ: Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay. Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán công ty trách nhiệm rất nặng nề: Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quy trình thanh toán. Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Các biện pháp đó phải đảm bảo cả hai nguyên tắc: Lợi ích của công ty không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Cơ chế bán hàng của công ty là cơ chế mở, luôn coi "khách hàng là thượng đế". Do đó khách hàng đến mua hàng được phục vụ tận tình chu đáo. Hiện nay công ty vẫn chưa lập được dự phòng các khoản phải thu khó đòi, đây là điểm cần khắc phục. 3. Về nghiệp vụ bán hàng, xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng, Công ty TNHH STM đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế,đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép quá trình bán hàng phản ánh chính xác doanh thu bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng của công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hóa đơn. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù có sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán. Công ty TNHH STM đã xác định kết quả sản xuất kinh doanh (lỗ, lãi) đến từng chủng loại hàng hóa. Tập hợp đầy đủ và chính xác các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh. Nhưng hiện nay vì số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn thấp nền công ty chưa áp dụng phân bổ chi phí cho số lượng hàng hóa xuất bán. Công ty chưa có các hình thức chiết khấu bán hàng để khuyến khích tiêu thụ. III. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty TNHH STM Trong thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán và xác định kết quả ở Công ty TNHH STM em nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện nay. Bên cạnh đó Công ty TNHH STM không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý và chưa thật tối ưu. Sau đây em xin đưa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty. 1. ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty gồm 6 người, với trình độ cao kinh nghiệm lâu năm thực sự là một lợi thế của công ty. Việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa việc làm đó sẽ tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. 2. ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hóa Công ty nên đặt hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hóa để tiện cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời tiện cho công tác hạch toán kế toán trên máy vi tính. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Từ những đặc điểm kinh doanh của công ty đòi hỏi phải tiến hành lập dự phòng như thế nào? Tác động về tài chính: Dự phòng giảm phần vốn lưu động thực sự nằm trong luân chuyển, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân bằng vốn lưu động, ảnh hưởng tới kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty nên mở TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Việc lập dự phòng phải tính cho từng thứ hàng hóa tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo. Nợ TK 159 Có - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi được hoàn nhập vào kết quả SXKD - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi đã tính vào CPQL doanh nghiệp Số dư: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá trị có thể bán được trên thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định của cơ chế tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán sau: + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng cần lập của năm trước, ghi: Nợ TK 159 Có TK 721 - Các khoản thu nhập bất thường + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng cần lập của năm trước, ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 3. ý kiến về giá vốn hàng hóa: Hiện nay công ty đang tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hóa sẽ không được liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được. Vì vậy công ty nên áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này kế toán trừ sổ chi tiết hàng hóa cũng có thể rút được số lượng h\àng tồn kho và số tiền tồn của hàng hóa. Phản ánh kịp thời chính xác tình hình luân chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. 4. ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi Trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH STM có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Nhưng công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi. Vởy công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp phải có dự kiến số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán. Số tính trước này được gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính. Doanh nghiệp mở TK 139 để theo dõi Nợ TK 139 Có - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xóa nợ. - Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau - Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí DC: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại vào cuối kỳ. - Căn cứ vào quy định của cơ chế tài chính, cuối niên độ kế toán, tính dự phòng các khoản phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi - Khi hoàn nhập các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định, ghi: Nợ TK 139 Có TK 721 - Nếu có khoản phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, doanh nghiệp làm thủ tục xóa nợ, ghi: Nợ TK 139 Có TK 131 Có TK 138 - Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài bảng). Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ, nếu khách hàng trả lại, khi thu tiền, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài bảng). Khi tính số dự phòng phải thu khó đòi của niên độ sau: Trường hợp số dự phòng cần lập của niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 139 Có TK 721 Trường hợp số dự phòng cần lập của niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập còn lại của niên độ trước thì số phải lập dự phòng bổ sung ghi: Nợ TK 642 Có TK 139 5. ý kiến hoàn thiện về kế toán bán hàng Công ty có chính sách khuyến khích khách hàng để tăng doanh thu bán hàng nhằm tăng lợi nhuận, cụ thể như giảm giá cho các khách hàng mua vớ số lượng lớn hay thực hiện việc chiết khấu bán hàng. Để hạch toán các nghiệp vụ này công ty phải sử dụng các tài khoản sau: Nợ TK 152 - Chiết khấu bán hàng Có TK 532 - GIảm giá hàng bán Khi phát sinh chiết khấu, giảm giá hàng bán kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 521 Nợ TK 532 Có TK 131 hoặc Có TK 111, 112 Đồng thời kế toán điều chỉnh doanh thu: Nợ TK 511 hoặc 512 Có TK 531 Có TK 532 Khi nộp tiền bán hàng cho ngân hàng, hiện nay kế toán không ghi qua tài khoản 113 mà chỉ khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng kế toán ghi thẳng sang TK 112. Chỉ đến cuối tháng, nếu ngân hàng chưa báo có kế toán mới ghi qua TK 113. Như vậy trong những thời điểm nhất định trong tháng, kế toán chưa phản ánh đầy đủ tiền vốn trong công ty. Theo em, khi nộp tiền vào ngân hàng, căn cứ vào gấy nộp tiền đã được ngân hàng ký nhận, kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 113 Có TK 111 - Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 113 6. ý kiến về hình thức sổ kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng và điều kiện áp dụng thích hợp. Qua nghiên cứu tình hình thực tế, em nhận thấy hình thức sổ kế toán NKCT mà doanh nghiệp đang áp dụng do kết hợp nhiều chỉ tiêu trên một trang sổ, một số động tác ghi chép nên mẫu sổ trở nên phức tạp và không thuận tiện cho việc áp dụng trên máy vi tính. Để thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính, công ty nên sử dụng hình thức nhật ký chung thay cho hình thức NKCT. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Trên đây là một số phương hướng nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM. Tuy nhiên để những phương hướng đó được thực hiện thì cần phải có những biện pháp sau: Công ty phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty. Công ty phải trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho phòng kế toán. Công ty phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán về tài khoản sử dụng, các quan hệ đối ứng tài khoản và chế độ sổ sách kế toán. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Kết luận Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Để đứng vững trên thị trường và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn. Nhưng chính sự biến động này của nền kinh tế đã giúp nhiều doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tổ chức hoạt động tiêu thụ hàng hóa của mình một cách có hiệu quả hơn, đồng thời nó giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ của mình, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước và nâng cao đời sống CBNV. Do thời gian thực tập chưa nhiều, nên các vấn đề đưa ra trong chuyên đề này chưa có tính khái quát cao, việc quá trình chưa hẳn đã hoàn toàn thấu đấu và không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo của các thầy cô giáo để chuyên đề của em được tốt hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình hiệu quả của Ban lãnh đạo công ty, phòng kế toán Công ty TNHH STM và cô giáo bộ môn của em: Cô Lê Thị Bích Nga đã hướng dẫn chỉ bảo em trong suốt quá trình hoàn thành chuyên đề này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Tạp chí kế toán 2. Kế toán doanh nghiệp tài chính - NXB Tài chính 3. Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán - NXB Thống kê 4. Hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thuế GTGT - NXB tài chính 5. Một số tài liệu kinh tế tài chính khác. Mục lục Lời nói đầu .......................................................................................................... 1 Phần i: ................................................................................................................. 4 I. bán hàng, xác định kết quả và yêu cầu quản lý ............................................. 4 1. Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp: ....... 4 2. Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý .............................. 5 3. Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý .................................... 6 II. nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ........................................................................................................................ 8 A. Kế toán hàng hoá .................................................................................... 8 Biểu số 8 Đơn vị : Công ty TNHH STM Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111 - Tiền mặt Tháng 3/2007 Đơn vị tính: đồng T T Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK 112 13 1 1561 1562 133 331 641 642 .. . Cộng có TK 111 1 5 67.000.000 414.714.513 8.500.000 490.214.51 3 2 8 20.000.000 112.284.676` 132.284.67 6 3 9 65.000.000 3.700.000 370.000 69.070.000 4 10 140.000.00 0 140.000.00 0 5 15 250.000.000 25.000.000 275.000.00 0 6 17 22.323.082 6.200.00 0 28.523.082 7 22 71.000.000 247.356.000 24.735.600 267.626.267 610.717.86 7 8 28 540.000.000 54.000.000 594.000.00 0 9 ... ... ... ... ... ... ... .. . ... Cộn g 583.000.00 0 1.247.618.50 0 86.827.93 0 133.444.64 8 1.767.694.62 1 9.600.00 0 16.500.00 0 Biểu số 9 Đơn vị : Công ty TNHH STM Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Tháng 3/2007 Đơn vị tính: đồng TT Ngày Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ các TK 111 1561 133 311 331 641 642 ... Cộng có TK 112 1 3/3 Mua thép của Công ty Posco 589.468.000 58.946.800 648.414.800 2 4/3 Rút THNH nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 20.000.000 3 6/3 Trả tiền cho C.ty gang thép T.Nguyên 300.000.000 300.000.000 4 8/3 Trả tiền cho C.ty KK Hà Nội 200.000.000 200.000.000 5 9/3 Trả tiền cho C.ty Vinasteel 80.582.000 80.582.000 6 ... ... ... ... ... ... Cộng 215.000.000 589.468.000 58.946.800 300.000.000 880.582.000 ... Biểu số 11 Đơn vị : Công ty TNHH STM Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 - Phải trả cho người bán Tháng 3/2007 Đơn vị tính: đồng T T Tên đơn vị Dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán Số dư cuối N ợ Có 156 133 Cộng có 133 111 112 33 1 Cộng nợ 331 N ợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Chi nhán h Tp. HC M 970.622.45 6 274.215.80 0 27.421.58 0 301.637.38 973.880.79 7 973.880.79 7 298.379.03 9 2 Công ty kim khí Hà Nội 450.000.45 0 600.200.00 0 30.020.00 0 660.220.00 0 950.000.00 0 950.000.00 0 160.220.45 0 3 Công ty 1.135.374.4 40 398.368.20 0 39.836.82 0 438.205.02 0 580.582.0 00 580.582.00 0 992.997.46 0 kim khí Quản g Ninh ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộn g 2.635.997.3 46 2.154.032.1 00 215.403.2 10 2.369.435.3 10 1.767.694.6 21 880.582.6 21 2.602.147.5 46 ... 2.377.156.0 35 Biểu số 12 Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Tháng 3/2007 TK 156 - Hàng hóa Chủn g loại Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Thép 6 LD 62.602 ,7 3.96 3 248.088.68 0 88.238 3.980 351.179.06 0 101.123 ,5 3.972, 8 401.743.44 0 49.717, 2 3.972, 8 197.524.30 0 Thép 8 LD 65.473 ,2 4.05 9 265.811.40 0 81.565 3.969 323.716.18 0 78.211, 1 4.009, 3 313.575.01 0 68.827, 4 4.009, 3 275.570 Thép 13 LD 24.931 ,7 4.00 8 99.919.400 17.550 4.115 72.218.250 26.943, 1 4.052 109.174.40 0 15.538, 5 4.052 62.963.250 Thép 39.215 3.98 156.170.20 105.86 4.007 431.624.99 121.194 4.051, 491.031.23 23.881, 4.051, 96.763.960 18 LD ,3 2 0 1 0 ,4 6 0 94 6 Thép 20 LD 30.181 3.91 7 118.223.90 0 58.110 4.065 238.217.15 0 33.755, 7 4.014, 4 133.511.15 0 54.535, 2 4.014, 4 218.929.90 0 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 333.88 1 4.02 8 1.344.898.3 00 240.39 9 4.023, 8 4.991.118.6 50 1.244.7 10 4.024, 3 5.009.191.0 40 329.570 4.026 1.326.825.9 10 Biểu số 19 Sổ chi tiết tiêu thụ tài khoản 511 Tháng 3/2007 Chứng từ Tên khách hàng Thép 6 , 8 LD Thép 18 LD .. . 511 3331 111 112 131 SH N T Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 4129 2 3 Công ty Licogi 30.058 ,2 131.162.8 63 131.162.86 3 13.116.28 6 144.279.14 9 4231 5 19 Công ty Hà Minh 41.000 164.000.0 00 164.000.00 0 16.400.00 0 180.400.00 0 1321 3 29 Công ty Minh Phượn g 20.000 80.200.00 0 80.200.000 8.020.000 88.202.000 4324 5 30 Công ty Hoàn g Phong 19.000 75.050.00 0 75.050.000 7.505.000 82.555.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 101.123 ,5 409.500.0 00 40.058 ,2 285.729.8 63 .. . 5.157.914.4 10 515.791.4 41 2.468.269.9 58 504.028.1 60 2.701.407.7 32 Biểu số 24 Bảng kê số 11 - phải thu của khách hàng Tháng 3/2007 Ngà y Diễn giải Dư đầu tháng Ghi nợ TK 131, ghi có các TK Ghi có TK 131, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng 511 3331 Công nợ 111 112 Cộng có 3/3 Công ty Licogi 1.064.724.0 68 698.758.970 69.875.897 768.634.866 569.807.93 0 .. . 569.807.930 1.263.511.0 04 29/3 C.ty M. Phươn g 92.871.815 315.820.000 31.582.000 347.402.000 92.871.815 92.871.815 347.402.000 19/3 C.ty Hà Minh 350.000.000 350.000.000 350.000.000 0 ... Cộng 1.907.595.8 83 2.455.825.2 11 245.582.52 1 2.701.407.7 32 1.488.365.8 15 847.092.93 0 2.335.458.7 45 2.273.544.8 70 Biểu số 28 Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 3/2007 Các TK ghi có Các TK ghi nợ 156 111 511 3331 532 632 641 642 911 Cộng TK 111 - Tiền mặt 2.243.881.7 80 224.388.1 78 2.468.269.9 58 TK 1112- TGN H 458.207.41 9 45.820.74 1 504.028.16 0 TK 131 - Phải thu khách hàng 2.455.825.2 11 245.582.5 21 2.701.407.7 32 TK 511 - Doan h thu bán hàng 1.800.0 00 5.156.114.4 10 5.157.914.4 10 TK 532 - Giảm giá hàng bán 1.800.0 00 1.800.000 TK 632 - Giá vốn 5.095.792.7 40 5.095.792.7 40 TK 911 - Xác định KQK D 5.095.792.7 40 9.600.0 00 16.500.0 00 5.121.892.7 40 Cộng 5.095.792.7 40 1.800.0 00 5.157.914.4 10 515.791.4 41 1.800.0 00 5.095.792.7 40 9.600.0 00 16.500.0 00 5.156.114.4 10