Luận văn Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay

ở bộ phận SX trực tiếp, căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành trong tháng của từng bộ phận (dựa trên cơ sở các bảng kê kết quả công việc hoàn thành của từng bộ phận); căn cứ vào đơn giá của từng loại công, kế toán tính tổng số tiền lương phải trả cho bộ phận đó. Các bộ phận tiến hành hạch toán lao động qua bảng chấm công. Căn cứ vào trình độ tay nghề, kinh nghiệm lao động... của mỗi công nhân để bình bầu hệ số số công quy đổi. Trên cơ sở bảng chấm công và hệ số công quy đổi từ các bộ phận gửi lên và tổng số lương phải trả, kế toán tính số lương phải trả cho từng người lao động trên Bảng thanh toán tiền lương (trang 56). Việc tính lương cho người lao động như trên đã căn cứ vào mức độ làm việc cũng như kết quả do lao động của họ mang lại vì vậy đã nâng cao tinh thần hăng say lao động, phát huy sáng kiến để tăng năng suất lao động. Tuy nhiên cũng cần phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ chất lượng công việc hoàn thành, tránh tình trạng chạy theo số lượng mà không quan tâm làm ảnh hưởng đến chất lượng của công việc. Tại Công ty May 20, việc tính lương cũng được tiến hành theo khối lượng sản phẩm hoàn thành của từng người lao động. Căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành của từng công nhân do các bộ phận gửi lên, kế toán tính toán số lương phải trả cho từng người lao động ở mỗi bộ phận. Việc tính lương ở Công ty May 20 như vậy cũng gần giống với Công ty thức ăn chăn nuôi trung ương và đã có tác dụng khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động. Qua tình hình thực tế kế toán tiền lương ở một số DNNN, có thể đưa ra một số đánh giá sau: * Về ưu điểm - Các DNNN đã thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động. Tính đúng, tính đủ, kịp thời tiền lương và các khoản có liên quan cho từng người lao động, từng bộ phận, từng hợp đồng giao khoán, theo đúng chế độ của nhà nước cũng như các qui định về tiền lương và các khoản phụ cấp của DN. Việc tính lương đã căn cứ vào kết quả công việc đã thực hiện nguyên tắc phân phối "làm theo năng lực, hưởng theo lao động". - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tiền lương đã thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành, cung cấp được các thông tin phục vụ cho quản trị nhân lực cả về mặt số lượng: số người lao động, thời gian cũng như chất lượng lao động; hiệu quả công việc của từng người lao động, từng bộ phận... Qua các thông tin kế toán cung cấp giúp cho việc quản lý lao động vừa đảm bảo chấp hành kỷ luật lao động vừa nâng cao ý thức, trách nhiệm của người lao động, khuyến khích thi đua trong lao động. * Về hạn chế Các DNNN nhà nước chưa cung cấp các thông tin có hệ thống về hạch toán nhân công thuê ngoài: ở Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương có lao động thuê ngoài theo mùa vụ nhưng ở các bộ phận trực tiếp SX quản lý và trả tiền công, DN chỉ trả theo số lượng công việc hoàn thành; ở Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp thì tiền công cho các lao động ở công trình do người phụ trách công trình đó trả sau đó báo cáo lại cho kế toán khi quyết toán công trình). Do đó chưa giúp cho bộ phận quản lý lao động, tiền lương có được các thông tin để lựa chọn phương án quản lý lao động đạt hiệu quả cao nhất như: phương án thuê ngoài gia công; phương án thay đổi cường độ làm việc của người lao động; phương án cân bằng tối ưu... [21, tr. 187-201]. Mặt khác, việc quản lý như vậy đôi khi chưa quan tâm thích đáng đến quyền lợi của người lao động thuê ngoài. 2.3.3. Kế toán tài sản cố định Tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương Căn cứ vào "Biên bản giao nhận tài sản cố định" (trang 59) được gửi đến, kế toán tiến hành lập "Thẻ tài sản cố định " (trang 60). Sau đó tiến nhập thẻ TSCĐ vào máy tính. Qua chương trình máy tính kế toán có được "Báo cáo tình hình tài sản cố định" hiện có của Công ty theo từng loại TSCĐ hoặc theo theo từng bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ đó (trang 61). Tại Công Vật liệu xây dựng và Xây lắp Cũng căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc tăng, giảm TSCĐ của đơn vị như Biên bản thanh lý TSĐ (trang 62) để kế toán lập các "Thẻ tài sản cố định". Do đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của Công ty nên kế toán chỉ lập thẻ đối với những TSCĐ do Công ty quản lý (cụ thể là khối văn phòng), còn đối với những TSCĐ do các Đội SX sử dụng thì căn cứ vào báo cáo chi phí của đội để trích khấu hao của chúng vào chi phí của đội đó. ở khối văn phòng không lập "Sổ TSCĐ theo bộ phận sử dụng" cho từng bộ phận sử dụng. Tại Công ty May 20 Kế toán chi tiết TSCĐ tăng, giảm trong kỳ cũng được căn cứ vào biên tiến hành tương tự như ở Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương, vào cuối kỳ kế toán, kế toán lập các báo cáo: Báo cáo tăng tài sản cố định (trang 63), Báo cáo giảm tài sản cố định (trang 64) theo nguyên giá; Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định theo từng loại TSCĐ (trang 65) và Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và vốn kinh doanh theo từng nguồn hình thành vốn (trang 66). Đơn vị: Công ty thức ăn chăn nuôi TW Thẻ tài sản cố định Số:20 Ngày 29 tháng 12 năm 2002 lập thẻ Mẫu số 02-TSCĐ - TSCĐ Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ- BTC Căn cứ vào biên bản giao nhận íTCĐ số 5 ngày 20 tháng 12 năm 2002 Tên, ký hiệu, quy cách, (cấp hạng)TSCĐ: Kho nguyên liệu và thành phẩm Mã TSCĐ: 06 Nước sản xuất (xây dựng): Việt Nam; Năm sản xuất: 2001 Bộ phận quản lý sử dụng: Cơ quan Công ty Năm đưa vào sử dụng: 2003; Công suất (diện tích) thiết kế.... Đơn vị: Công ty VLXD và XL Địa chỉ: 17 I Phương mai Mẫu số 03-TSCĐ (bắt buộc) Biên bản thanh lý tài sản cố định Căn cứ quyết định số:.... ngày....tháng....năm.... của............................ về việc thanh lý TSCĐ. I. Ban thanh lý TSCĐ gồm: -Ông (bà): Nguyễn Phi Hùng- Giám đốc - Trưởng ban -Ông (bà): Phạm Anh Phương- Phó giám đốc - ủy viên -Ông (bà): Nguyễn Hải Hà - Kế toán trưởng- ủy viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ - Tên, ký,mã hiệu, quy cách (cấp hạng)TSCĐ... số hiệu TSCĐ... Qua tình hình thực tế kế toán TSCĐ ở một số DNNN, có thể đưa ra một số đánh giá sau: * Về ưu điểm Có DN (Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương) đã tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, bảo quản và sử dụng TSCĐ. Công ty May 20 đã lập các báo cáo cung cấp cụ thể về tình hình tăng giảm TSCĐ của đơn vị theo từng loại TSCĐ theo tình hình sử dụng, theo tính năng kỹ thuật, và từng nguồn hình thành. Qua các thông tin kế toán TSCĐ cung cấp đã giúp cho nhà quản trị thực hiện việc quản lý TSCĐ cả về mặt hiện vật cũng như giá trị; tình hình huy động các nguồn vốn để hình thành nên TSCĐ. * Về hạn chế + ở một vài DN kế toán chưa cung cấp thông tin hữu ích giúp cho việc phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng của TSCĐ. Cần phải có các thông tin về TSCĐ theo mục đích sử dụng (dùng vào SX, dùng cho các mục đích khác); theo tình trạng (cần sử dụng, không cần sử dụng) để việc quản lý TSCĐ có hiệu quả hơn. + Tại nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ (các phòng ban, đội xây dựng...) kế toán chưa sử dụng sổ "TSCĐ theo đơn vị sử dụng" để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ tại bộ phận đó (Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp). Do đó, kế toán không theo dõi được sát sao tình hình tăng giảm TSCĐ nhất là ở các bộ phận ở xa công ty (các đội xây dựng ở Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp) nên chưa gắn được trách nhiệm vật chất cũng như trách nhiệm pháp lý của người sử dụng. + Đặc biệt, ở các DNNN trên chưa có các báo cáo giúp cho việc đánh giá, phân tích tình hình sử dụng và hiệu quả sử dụng TSCĐ như: công suất sử dụng, thời gian sử dụng, hiệu suất sử dụng để đưa ra các biện pháp quản lý TSCĐ có hiệu quả hơn và đề ra các quyết định về đổi mới TSCĐ. Đánh giá chung về thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các DNNN Việt Nam hiện nay * Về ưu điểm Các DNNN đã tiến hành công tác kế toán các yếu tố đầu vào theo đúng chế độ kế toán hiện hành, việc làm đó có một số ưu điểm sau: - Giúp cho người quản lý DNNN kiểm tra, kiểm soát được một cách thường xuyên, liên tục, tình hình hiện có và sự biến động của từng yếu tố đầu vào trong DN để từ đó có các quyết định quản lý phù hợp. - Giúp cho các cơ quan quản lý của Nhà nước kiểm tra một cách thống nhất, thuận tiện đối với việc sử dụng các yếu tố đầu vào của DN. - Giúp cho việc quản lý về mặt hiện vật đối với các yếu tố đầu vào được tiến hành một cách chặt chẽ, xác định được trách nhiệm vật chất đối với việc bảo quản, sử dụng các yếu tố đầu vào ở từng bộ phận, cá nhân trong đơn vị. * Về hạn chế Việc kế toán chỉ tuân thủ theo quy định của Nhà nước đối với việc kế toán các yếu tố đầu vào như hiện nay cũng còn có một số hạn chế như sau: - Yêu cầu quản lý cụ thể của mỗi đơn vị đối với việc quản lý các yếu tố đầu vào là khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm KD, quy mô hoạt động của đơn vị, trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý cũng như nhân viên kế toán, trang thiết bị kỹ thuật cho bộ phận kế toán... Việc thực hiện đúng chế độ kế toán như hiện nay mới chỉ đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho việc quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước đối với việc sử dụng các yếu tố đầu vào của đơn vị và yêu cầu quản lý tài sản của DN, tức là mới chỉ trả lời được câu hỏi: Có những yếu tố đầu vào nào? Số lượng (hiện vật và giá trị) của từng yếu tố đầu vào đó là bao nhiêu? Các yếu tố đó ở đâu? Do bộ phận, cá nhân nào quản lý, sử dụng? Chứ chưa chú trọng đến việc cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể ở mỗi DN tức là các thông tin giúp cho nhà quản trị trả lời câu hỏi: Làm sao để sử dụng chúng có hiệu quả nhất? - Các thông tin mà kế toán các yếu tố đầu vào cung cấp như hiện nay chỉ mới là các thông tin quá khứ, tức là các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành liên quan đến các yếu tố đầu vào của DN. Với các thông tin cung cấp như vậy việc quản lý các yếu tố đầu vào chưa thể đạt được hiệu quả như mong muốn vì để quản lý tốt, người quản lý còn phải nhận biết được các thông tin mang tính dự báo để có các quyết định phù hợp, kịp thời. - Các thông tin kế toán cung cấp còn chưa đáp ứng được nhu cầu về thông tin để thực hiện các biện pháp quản trị tác nghiệp hiện đại đối với các yếu tố đầu vào. Chính những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng tới việc quản lý có hiệu quả các yếu tố đầu vào của DNNN và qua đó ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nói chung của các DNNN. Nguyên nhân của các hạn chế trên có thể được lý giải như sau: Về mặt khách quan: Luật DNNN hiện hành phân biệt rõ nội dung quản lý nhà nước đối với DNNN và nội dung quản lý nhà nước với tư cách là chủ sở hữu. Với vai trò là chủ sở hữu công ty nhà nước, Luật DNNN quy định lại các quyền và nghĩa vụ chủ yếu của chủ sở hữu nhà nước: Nhà nước chỉ quản lý về giá trị, không can thiệp vào công việc điều hành hoạt động SXKD của công ty. Do đó, trong chế độ kế toán hiện hành, Nhà nước chỉ quy định các DNNN phải cung cấp các thông tin cụ thể, chi tiết về tài sản của DN. Về mặt chủ quan: + Xuất phát từ nhu cầu thông tin về các yếu tố đầu vào của DNNN. Về cơ bản nhu cầu thông tin về các yếu tố đầu vào, các cán bộ quản lý DNNN đều dựa trên các thông tin trong chế độ kế toán của Nhà nước. Họ chưa đưa ra được những yêu cầu về các thông tin khác để kế toán cung cấp. Thực tế qua việc khảo sát ở một số DNNN, chúng tôi nhận thấy, các cán bộ quản lý ít có nhu cầu đòi hỏi kế toán cung cấp các thông tin ngoài các thông tin mà chế độ kế toán đã quy định; việc lập các kế hoạch mua sắm NLVL, TSCĐ... cũng được một vài DN tiến hành song vẫn nặng tính hình thức, chưa coi kế hoạch là một chức năng quản trị cần phải thực hiện. Qua khảo sát thực tế ở ba công ty thuộc lĩnh vực SX nói trên mới chỉ có Công ty May 20 thực hiện kế hoạch NLVL để đảm bảo cho SX những mặt hàng quân tư trang phục vụ cho quân đội. Ngoài ra, rất ít DN thực hiện công tác phân tích hoạt động KD. Nguyên nhân của tình trạng này là do kiến thức về quản trị DN của cán bộ quản lý còn nhiều bất cập. Chính bởi tình trạng đó mà cán bộ quản lý không đòi hỏi kế toán phải cung cấp các thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ. + Xuất phát từ phía đội ngũ nhân viên kế toán của DN. Có một thực tế là trong các DNNN nói riêng và ở các đơn vị kế toán nói chung, các nhân viên kế toán mới chỉ chú ý tới việc thực hiện công tác kế toán theo đúng chế độ hiện hành và cho rằng làm như vậy là đã hoàn thành công việc của mình. Họ hầu như không chủ động cung cấp các thông tin khác ngoài thông tin mà Nhà nước đã quy trong chế độ kế toán để phục vụ cho quản lý. Thực trạng này được lý giải bởi nhận thức về KTQT của đội ngũ nhân viên kế toán còn hạn chế. Trong chương 2, luận văn đã trình bày thực trạng công tác kế toán các yếu tố đầu vào trong các DNNN và đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm cũng như hạn chế. Đây là cơ sở để đề ra các kiến nghị về tổ chức công tác KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN ở chương 3 của luận văn. Chương 3 Một số kiến nghị về tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các DN trong cơ chế thị trường, để đứng vững và phát triển, các DNNN Việt Nam bước đầu đã nhận thấy sự cần thiết phải tổ chức KTQT để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho quản trị DN. Qua tìm hiểu tình hình thực tế ở các DNNN chúng tôi nhận thấy việc tổ chức KTQT trong các DNNN đang gặp nhiều khó khăn, lúng túng: các DNNN còn nhiều băn khoăn cả về nội dung công việc KTQT và mô hình tổ chức KTQT. Mặt khác, KTQT mới chỉ xuất hiện trong Luật Kế toán, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể đối với việc tổ chức công tác KTQT nói chung cũng như KTQT các yếu tố đầu vào nói riêng. Từ những vấn đề nêu trên, việc tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN là yêu cầu hết sức cần thiết và cấp bách cả về lý luận và thực tiễn. 3.1. Các nguyên tắc và Yêu cầu cơ bản đối với việc tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp nhà nước ở Việt nam Việc tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN ở Việt Nam cần phải đảm bảo các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản sau. 3.1.1. Các nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp nhà nước Hoàn thiện tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN Việt Nam hiện nay, cần tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau: * Nguyên tắc phù hợp, tương xứng Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhà quản trị trong từng DN cụ thể. Tùy theo mục tiêu, yêu cầu quản lý mà tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tương xứng. Nhà quản trị DN cần thông tin gì? Chi tiết, cụ thể đến mức độ nào? Cung cấp vào thời gian nào thì cung cấp thông tin đó, không cung cấp thừa gây nhiễu thông tin hoặc cung cấp thông tin không phù hợp sẽ gây khó khăn cho việc ra quyết định quản lý của nhà quản trị DN. * Nguyên tắc kế thừa, chọn lọc và phát huy Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải biết kế thừa có chọn lọc kinh nghiệm của các nước đã thực hiện KTQT (Mỹ, Pháp...). Những kinh nghiệm đó sẽ góp phần giải quyết những vấn đề còn bỡ ngỡ ban đầu khi tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào. Bên cạnh đó phải phát huy tính chủ động sáng tạo để tổ chức cho phù hợp với điều kiện cụ thể của DN. * Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Hoàn thiện tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị DN để đưa ra những quyết định kịp thời. Đồng thời phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí. Lợi ích thông tin KTQT các yếu tố đầu vào mang lại phải lớn hơn chi phí tạo ra chúng. 3.1.2. Các yêu cầu cơ bản tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp nhà nước * Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải thỏa mãn yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính của DNNN KTQT nhằm phục vụ yêu cầu của nhà quản trị DN nên phải dựa theo yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, tài chính trong DN để tổ chức KTQT nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cụ thể. Nhu cầu thông tin của từng DN là khác nhau, từng cấp quản trị trong mỗi DN cũng khác nhau nên phải xác định rõ nhu cầu để tổ chức công tác KTQT các yếu tố đầu vào sao cho thỏa mãn yêu cầu quản trị DN. * Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy trình công nghệ... của DNNN KTQT các yếu tố đầu vào nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý và điều hành hoạt động KD của DN nên phải tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phù hợp với đặc điểm tổ chức SX, quy trình công nghệ... của DN để đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách thích hợp, kịp thời, giúp nhà quản trị có được căn cứ khoa học và thực tiễn cho việc đưa ra quyết định quản lý đối với các yếu tố đầu vào một cách phù hợp. * Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu của quản lý và trình độ năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT các yếu tố đầu vào do đội ngũ kế toán và những người được phân công thực hiện nên việc tổ chức phù hợp với trình độ chuyên môn của họ sẽ giúp họ hiểu và thu thập thông tin một cách chính xác, đáng tin cậy, nếu chính bản thân họ không hiểu được thì cũng không tạo ra thông tin thích hợp. Mặt khác, trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, chính họ phải tham gia phát hiện những sai lệch, bất thường cần điều chỉnh kịp thời nên càng cần thiết phải tổ chức cho phù hợp với trình độ quản lý và chuyên môn nghiệp vụ của họ. * Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải phù hợp với tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác kế toán của DN Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán có vai trò rất lớn trong việc cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm chi phí cho công tác kế toán. Thông tin của KTQT các yếu tố đầu vào cung cấp thường có được nhờ vào việc tính toán, tổng hợp rất nhiều số liệu cho nên phải chú ý tới tình hình trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán. 3.2. Nội dung tổ chức Kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các Doanh nghiệp nhà nước ở Việt nam hiện nay Điều 10, khoản 3 Luật Kế toán quy định: "Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động" [3, tr. 9], nhưng đến hiện nay vẫn chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể nào về tổ chức áp dụng KTQT nói chung, KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN nói riêng. Trong phần này luận văn trình bày một số ý kiến về việc tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN trong điều kiện hiện nay trên cơ sở thực trạng đã trình bày ở chương 2. 3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp nhà nước để thực hiện công tác kế toán quản trị các yếu tố đầu vào Như đã trình bày ở chương 2 của luận văn, các DNNN hiện nay đã tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Nhà nước có tính đến đặc điểm của từng DN. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy kế toán mới chỉ chú ý tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo nội dung kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, chỉ có một số biểu hiện chưa mang tính hệ thống về KTQT các yếu tố đầu vào, chưa phân định nhiệm vụ, chức năng cho các nhân viên kế toán trong việc thực hiện KTTC và KTQT các yếu tố đầu vào. Do vậy, để thực hiện tốt KTQT, trước hết phải tổ chức bộ máy kế toán trong DNNN, đảm bảo thực hiện KTQT. ở chương 1, luận án đã phân tích và đưa ra kết luận rằng mô hình tổ chức KTQT phù hợp với các DNNN ở Việt Nam hiện nay là mô hình kết hợp KTTC và KTQT trong một tổ chức, một bộ máy kế toán. Trong phần này, luận văn trình bày cụ thể về tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT các yếu tố đầu vào trong cùng một bộ máy kế toán. Trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT, các nhân viên kế toán trong từng bộ phận vừa thực hiện công việc KTTC, vừa thực hiện công việc KTQT. Căn cứ vào yêu cầu và mục tiêu cần quản lý, căn cứ vào năng lực, trình độ của từng nhân viên trong phòng, kế toán trưởng DN phân công nhiệm vụ, chức năng cho từng nhân viên kế toán, trong đó quy định cụ thể những công việc phục vụ cho mục đích KTTC và KTQT. Đối với công việc KTQT, cần tổ chức hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ nội dung công việc KTQT cho nhân viên kế toán vì hiện nay đa phần các nhân viên kế toán còn rất bỡ ngỡ với những công việc KTQT, đặc biệt những nội dung công việc mới bổ sung thêm. Việc phân công công việc cho nhân viên kế toán một cách cụ thể, chi tiết sẽ đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT theo yêu cầu của nhà quản trị một cách kịp thời và ngược lại. Trên thực tế, công việc KTTC trong từng bộ phận (phần hành) kế toán có phần tương tự nhau giữa các DNNN vì đều phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo KTTC. Nhưng nội dung công việc KTQT của từng bộ phận, phần hành kế toán lại rất khác nhau giữa các DNNN do sự khác nhau về nhu cầu thu nhận thông tin của nhà quản trị và tính linh hoạt của KTQT. Mặc dù vậy, trên giác độ chung nhất, công việc chủ yếu của KTTC và KTQT các yếu tố đầu vào của từng bộ phận kế toán theo mô hình kết hợp có thể khái quát như sau. * Bộ phận kế toán TSCĐ - Phần việc KTTC: Thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ. - Phần việc KTQT: + Lập kế hoạch, dự toán về tình hình tăng, giảm TSCĐ theo từng loại TSCĐ, từng nguồn vốn đầu tư TSCĐ... + Tùy theo yêu cầu quản trị cụ thể của DNNN, KTQT có thể mở các sổ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ theo từng nguồn vốn đầu tư, từng mục đích sử dụng, tình hình sử dụng TSCĐ, hiệu suất sử dụng, thời gian sử dụng, tình trạng kỹ thuật, lập dự toán mua sắm, trang bị TSCĐ, lập báo cáo TSCĐ, lập báo cáo tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ v.v... * Bộ phận kế toán lao động tiền lương - Phần việc KTTC: Thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành về kế toán tổng hợp và hạch toán lao động, tính tiền lương theo đặc điểm hoạt động của DN. - Phần việc KTQT: + Lập dự toán tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động. + Theo dõi chi tiết các khoản phải thanh toán với cán bộ, công nhân viên, phản ánh tình hình sử dụng lao động: tình hình hiện có và tăng, giảm số lượng lao động; chất lượng lao động; ngày công, giờ công lao động; năng suất lao động; tình hình sử dụng quỹ lương..., cung cấp chỉ tiêu chi tiết về chi phí nhân công để lập báo cáo chi phí của từng bộ phận, của toàn DN theo yêu cầu quản trị. * Bộ phận kế toán NLVL - Phần việc KTTC: Thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết NLVL. - Phần việc KTQT: + Lập dự toán về nhu cầu NLVL. Tùy theo yêu cầu quản trị cụ thể của DNNN, KTQT có thể mở các bảng theo dõi tình hình cung cấp NLVL theo từng nguồn cung cấp chủ yếu, thời gian cung cấp tình hình dự trữ các NLVL chủ yếu cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo KTQT về NLVL. Các nội dung của công tác KTQT các các yếu tố đầu vào đã được trình bày trong chương 1 của luận văn (phần 1.3.4). Sau đây luận văn trình bày những nội dung cụ thể của KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN. 3.2.2 Thiết lập hệ thống chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào và lập dự toán các yếu tố đầu vào Công tác lập kế hoạch nói chung, kế hoạch về các yếu tố đầu vào nói riêng ở một số DNNN chưa được chú ý đúng mức (qua khảo sát thực tế ở một số DNNN hiện nay phần 2.1). Theo chúng tôi, các DN cần quan tâm hơn nữa đến công tác này, đặc biệt là ở các DN có quy mô vừa và lớn. Khi tổ chức thực hiện các công việc này trong các DNNN ở Việt Nam hiện nay có hai hướng như sau: - Đối với các DN có tổ chức bộ phận kế hoạch riêng và bộ phận này tiến hành việc lập tất cả các kế hoạch hoạt động của DN. Khi đó việc lập hệ thống các chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào và lập dự toán các yếu tố đầu vào do bộ phận này thực hiện rồi giao cho bộ phận KTQT các yếu tố đầu vào. - Đối với các DN chưa có bộ phận kế hoạch riêng, hoặc có nhưng không tiến hành việc lập kế hoạch cụ thể về các yếu tố đầu vào thì hai nội dung trên do chính KTQT các yếu tố đầu vào tiến hành. Nội dung công việc lập kế hoạch đối với từng yếu tố cụ thể là: - Đối với yếu tố NLVL Căn cứ vào kế hoạch SXKD, số lượng NLVL, hàng hóa tồn đầu kỳ, nhu cầu về NLVL để phục vụ hoạt động SXKD trong kỳ và nhu cầu về NLVL ở cuối kỳ để đảm bảo cho quá trình hoạt động của DN diễn ra liên tục và đảm bảo một lượng NLVL dự trữ nhằm đối phó với những thay đổi về điều kiện KD: các hợp đồng SX mới, sự thiếu hụt NLVL do biến động của thị trường để tính toán, xác định lượng NLVL cần mua (hoặc tự SX) trong kỳ của DN. Việc tính toán này được thực hiện đối với từng loại NLVL hoặc với những loại NLVL chủ yếu và được tổng hợp để trở thành kế hoạch cung ứng NLVL của DN. Kế hoạch này cần xác định cả về số lượng NLVL, nguồn cung cấp cũng như thời gian cần có và giá cả của từng loại. Đồng thời cũng tính toán định mức dự trữ đối với các NLVL chủ yếu để hoạt động của DN diễn ra liên tục và đảm bảo sử dụng vốn của DN có hiệu quả. - Đối với yếu tố lao động Căn cứ vào kế hoạch SXKD, căn cứ vào tình hình thực tế về lực lượng lao động của đơn vị: số lượng lao động (số lượng lao động hiện có, dự tính số lượng lao động sẽ thôi làm việc do các nguyên nhân khác nhau như: nghỉ hưu, đi đào tạo lại, chuyển công tác...); chất lượng lao động (cấp bậc thợ, trình độ đội ngũ nhân viên quản lý, năng suất lao động bình quân của công nhân SX) để xác định số lượng lao động cần có để đáp ứng nhu cầu SXKD. Nếu số lượng lao động không đủ thì phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động mới hoặc thuê thêm lao động bên ngoài. - Đối với yếu tố TSCĐ Dựa trên cơ sở kế hoạch SXKD, căn cứ vào tình hình thực tế về trang bị và sử dụng TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD ở đơn vị: số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại, công suất của từng TSCĐ; số TSCĐ sẽ thanh lý, nhượng bán trong kỳ để xây dựng kế hoạch đổi mới trang bị TSCĐ phục vụ cho nhu cầu SXKD. Trong các kế hoạch về từng yếu tố đầu vào kế trên đều nêu cụ thể các chỉ tiêu hiện vật và giá trị (theo dự toán) mà DN phải thực hiện được. 3.2.3. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước Việc tổ chức hạch toán ban đầu và sử dụng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về các yếu tố đầu vào là cơ sở để KTQT xử lý và cung cấp thông tin. Những công việc cơ bản cần tiến hành là: * Lựa chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết trên chứng từ để tiện lợi cho việc hạch toán ban đầu các yếu tố đầu vào, tạo cơ sở cho việc thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào ở giai đoạn kế toán tiếp theo. Kế toán trưởng cần căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức, quản lý SXKD, vào yêu cầu của quản trị DN về thông tin KTQT các yếu tố đầu vào cần cung cấp; căn cứ vào trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện có để lựa chọn các chứng từ bắt buộc trong hệ thống chứng từ ban đầu do Nhà nước ban hành và thiết kế các mẫu chứng từ kế toán thích hợp khác để phản ánh từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến các yếu tố đầu vào của DN. Việc lựa chọn và thiết kế các chứng từ kế toán cho KTQT các các yếu tố đầu vào phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đảm bảo ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng. - Đảm bảo phản ánh rõ tên, địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các các yếu tố đầu vào để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất cũng như trách nhiệm pháp lý của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này (người ký duyệt, người thi hành, người có liên quan khác). - Phải ghi nhận rõ chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị mà nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các yếu tố đầu vào để xác định trách nhiệm vật chất của các chủ thể có liên quan đồng thời đảm bảo trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này. Trong chứng từ có thể có thêm các yếu tố bổ sung để nêu rõ nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh phù hợp với yêu cầu quản trị hoạt động đó. * Tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán ban đầu, ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để thu nhận được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Kế toán trưởng cần quy định trách nhiệm thu nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, quy định nội dung và phương pháp ghi chép cụ thể cho từng loại nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu của KTQT các yếu tố đầu vào. * Thực hiện tốt công tác kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, tính chính xác của chứng từ về các yếu tố đầu vào trước khi ghi sổ kế toán. Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ, cán bộ quản lý ở đơn vị nói chung và cán bộ kế toán nói riêng ngoài việc phải nắm vững các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế - tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật, giá cả thị trường... và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong các chứng từ còn phải có các kiến thức về quản trị tác nghiệp các các yếu tố đầu vào. DN cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thực tế của từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các các yếu tố đầu vào phản ánh trong chứng từ, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình. ở bộ phận kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra chứng từ kế toán về các các yếu tố đầu vào trước khi ghi sổ kế toán. * Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý về các các yếu tố đầu vào ở DN để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi chép thông tin vào các sổ kế toán kịp thời để có thể cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời theo yêu cầu quản trị DN đối với các yếu tố đầu vào. Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ kế toán, cần dựa vào chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng, của các cán bộ quản lý trong DN để quy định rõ ràng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán từ khi lập (nhận) chứng từ đến khi ghi vào sổ kế toán, chuyển cho các bộ phận có liên quan, đến khâu dự trữ. Chương trình luân chuyển chứng từ phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý phù hợp với nhu cầu thu nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ. Trong mỗi khâu chứng từ đi qua đều phải quy định rõ thời gian lưu giữ tối đa để chứng từ được luân chuyển một cách nhanh chóng. * Phải thực hiện chế độ lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán về các yếu tố đầu vào theo đúng quy định hiện hành giúp cho việc sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Trên thực tế, với chế độ chứng từ ban đầu hiện hành đã thu thập được các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến các yếu tố đầu vào. DNNN cần lựa chọn sử dụng những chứng từ bắt buộc và thiết kế thêm các chứng từ (nếu cần thiết) để thu nhận thông tin về các yếu tố đầu vào. Trên các chứng từ có thể thêm các dấu hiệu đặc thù để phục vụ cho quản trị. 3.2.4. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào 3.2.4.1. Đối với các thông tin quá khứ * Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT các yếu tố đầu vào - Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành (bao gồm các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết), các DNNN tùy thuộc vào yêu cầu quản trị của mình mà mở thêm các tài khoản cấp III, cấp IV... để phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ví dụ với TSCĐ có thể mở thêm chi tiết theo nguồn hình thành, theo địa điểm sử dụng... đồng thời với việc mở thêm các tài khoản, KTQT phải thiết kế các mẫu sổ kế toán cho phù hợp với từng tài khoản KTQT được mở. - Tùy thuộc vào phương pháp quản trị tác nghiệp cụ thể đối với các yếu tố đầu vào mà xây dựng các bảng (sổ) tính giá đối với một số đối tượng tính giá nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị DN. Ví dụ: Mở bảng kê "Chi phí tồn kho" phản ánh các chi phí phát sinh đối với hàng tồn kho để phục vụ cho việc quản trị NLVL trong trường hợp đơn vị áp dụng mô hình tồn kho EOQ. 3.2.4.2. Đối với các thông tin tương lai Trên cơ sở dự báo về những sự biến động về lượng sản phẩm, hàng hóa SX và tiêu thụ, giá cả của các yếu tố đầu vào, KTQT hệ thống hóa các thông tin tương lai về các yếu tố đầu vào trên cơ sở các thông tin của các bộ phận chức năng khác: bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh doanh, bộ phận vật tư... bằng các phương pháp nghiệp vụ khác nhau: phương pháp của kinh tế lượng, kinh tế vi mô, của xác suất và thống kê toán... Việc trình bày các thông tin tương lai được thể hiện ngay trên các sổ KTQT hoặc trên các báo cáo KTQT. Sau khi thực hiện xây dựng được hệ thống sổ kế toán phù hợp yêu cầu KTQT, cần tổ chức tốt việc ghi chép vào các sổ KTQT. Căn cứ vào các chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan, kế toán viên ở từng phần hành thực hiện ghi vào sổ kế toán liên quan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo mô hình tổ chức kế toán kết hợp KTTC và KTQT thì việc ghi sổ KTTC và KTQT được ghi đồng thời theo cùng một thông tin đầu vào (đối với các thông tin quá khứ). 3.2.5. Tổ chức cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào KTQT các yếu tố đầu vào cung cấp thông tin thông qua các báo cáo KTQT được lập trên cơ sở số liệu tổng hợp ở các sổ KTQT đã được mở theo yêu cầu quản trị kinh doanh ở DN (có kết hợp với các nguồn thông tin khác từ hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, phân tích hoạt động KD...) để giải trình nguyên nhân. Hệ thống báo cáo KTQT trong DNNN phải đảm bảo được các nguyên tắc cơ bản sau: - Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quản trị DN: Nhà quản trị cần những thông tin gì? Chi tiết và cụ thể hóa đến mức độ nào? Thì thiết kế hệ thống báo cáo KTQT bao gồm các chỉ tiêu phù hợp như thế, nhằm cung cấp thông tin thích hợp và có ý nghĩa với người sử dụng. - Hệ thống chỉ tiêu trên báo cáo KTQT phải phù hợp với chỉ tiêu kinh tế đã được lập kế hoạch (dự toán) và phải sắp xếp một cách khoa học theo trình tự hợp lý, phù hợp với đặc điểm và trình độ quản lý của DN. - Thông tin trình bày trên báo cáo KTQT phải đảm bảo dễ hiểu, so sánh được. Các chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo KTQT phải dễ hiểu, phù hợp với nhận thức của người sử dụng thông tin trực tiếp mà báo cáo KTQT cung cấp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của các nhà quản trị DN đối với các yếu tố đầu vào mà KTQT có thể lập một số báo cáo KTQT theo mẫu sau (xem phụ lục 6, 7, 8, 9, 10, 11). 3.3. Một số biện pháp thực hiện kế toán quản trị nguyên liệu vật liệu Trong các DNSX, NLVL là yếu tố đầu vào thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành SP vì vậy quản trị tốt yếu tố này sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP, tạo điều kiện cho DN hoạt động có hiệu quả. Phần này luận văn đưa ra một số biện pháp mà KTQT có thể thực hiện nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản trị NLVL. 3.3.1. áp dụng phương pháp ABC Trong quản trị NLVL tồn kho, người ta nhận thấy có một số ít loại NLVL có giá trị đo bằng đơn vị tiền tệ chiếm phần lớn trong tổng NLVL. Do đó ta cần phải tập trung tích cực vào việc kiểm tra những loại này. Trong công tác tồn kho, người ta chia chúng thành ba loại: A, B và C. Loại A có khoảng 20% số lượng các loại NLVL nhưng chiếm đến 80% tổng giá trị, ngược lại loại C gồm 50% số lượng nhưng chỉ chiếm có 5% giá trị. Còn loại B ở giữa với 30 % số lượng và chiếm 15% tổng giá trị. Cách phân loại tồn kho theo kiểu này thường được gọi là phương pháp quản trị ABC. Đối với những NLVL có giá trị cao (chiếm 80 %) được xếp loại A thì ta phải giám sát chặt chẽ: tiến hành kiểm kê thường xuyên, lập báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn theo định kỳ ngắn. Ngược lại với các mặt hàng thuộc nhóm C thì có thể ít kiểm tra hơn. Các loại hàng thuộc loại B thì mức độ chú ý và kiểm tra nằm ở nhóm giữa. Thực chất của phương pháp này là quản lý các NLVL quý, hiếm có giá trị lớn. Đồ thị 3.1: Phân loại NLVL theo phương pháp ABC Phương pháp ABC giúp cho các nhà quản trị đạt được kết quả tốt hơn trong dự báo, khảo sát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng NLVL dự trữ cần thiết cho hoạt động của DN. Từ nội dung kỹ thuật trên áp dụng vào công tác KTQT hàng tồn kho có thể được tiến hành như sau: - Khi lập danh điểm NLVL cần tiến hành phân loại các NLVL thành các nhóm A, B, C và sử dụng các ký hiệu tương ứng này để mã hóa NLVL hàng hóa. Ví dụ: Tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương sau khi thống kê, xác định giá trị của từng loại NLVL đã sử dụng, kế toán lập danh điểm NLVL theo phương pháp ABC đưa ra danh mục NLVL như sau: Bảng 3.1: Lập danh điểm nguyên liệu vật liệu theo phương pháp ABC tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương % về giá trị hàng dự trữ 100% 80% 15% 5% Nhóm A Nhóm B Nhóm C 20% 30% 50% % về số chủng loại Mã NLVL Tên NLVL Đơn vị tính A0101 Ngô loại I Kg A 0401 Khô lạc chiết ly Kg ... B0421 Khô cải Trung quốc Kg B0503 Bột cá Minh hải Kg ... C0314 Carophyl Red Kg C1551 Na HCO3 Kg ... - Khi lập các chứng từ nhập xuất kho NLVL thì tiến hành đánh ký hiệu tương ứng vào chứng từ để theo dõi, quản lý sát sao đối với nhóm A và nhóm B. Trên các sổ chi tiết của từng loại NLVL cũng ghi mã NLVL tương tự. - Khi lập bảng kê tình hình nhập, xuất, tồn NLVL có thể lập theo từng nhóm NLVL thuộc loại A, B, C. Phương pháp ABC sẽ giúp cho các nhà quản trị DN đặt trọng tâm quản lý vào các loại NLVL quan trọng (loại A, B) và đặc biệt hữu ích trong trường hợp DN sử dụng nhiều loại NLVL (Ví dụ như ở Công ty May 20) hoặc số NLVL không để tồn kho lâu được (Ví dụ như ở Công ty thức ăn chăn nuôi trung ương). 3.3.2. áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (Ecnomic Order Quantity - EOQ) Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản đã được các nước tiên tiến trên thế giới (Mỹ, Nhật...) áp dụng vào quản trị hàng tồn kho nói chung, quản trị NLVL tồn kho nói riêng. Mục đích của mô hình quản trị này là giúp nhà quản trị xác định được lượng NLVL mua và khi nào thì cần mua với chi phí dành cho NLVL tồn kho thấp nhất. Trong quản trị hàng dự trữ người ta thường đề cập đến các loại chi phí có liên quan sau đây: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho (đã trình bày ở bảng 2.6). Để giảm bớt số chi phí dự trữ này, khi quản trị hàng dự trữ người ta thường phải giải quyết hai vấn đề cơ bản là: - Lượng NLVL đặt mua bao nhiêu là tối ưu? - Thời gian đặt mua khi nào thì thích hợp nhất? Những giả thiết quan trọng của mô hình là: - Nhu cầu NLVL phải biết trước và không đổi. - Phải biết trước khoảng thời gian kể từ khi đặt mua cho tới khi nhận được NLVL và thời gian đó không đổi. - Lượng NLVL trong mỗi đơn đặt hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước. - Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt mua NLVL. - Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt mua được thực hiện đúng. Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ có dạng sau đây: Đồ thị 3.2: Mô hình EOQ Khối lượn g Q* Q 0 A B C Thời Trong đó: Q*: Lượng hàng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa: Qmax = Q *). O: Mức dự trữ tối thiểu (Qmin = 0) Error!: Là lượng dự trữ trung bình OA = AB = BC là khoảng thời gian kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt dự trữ. Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. Mục tiêu của hầu hết các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ. Với giả định đã nêu ra ở trên thì chi phí lưu kho (Clk) và chi phí đặt hàng (Cđh) là chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi. Có thể mô tả mối quan hệ giữa các loại chi phí bằng đồ thị sau: Đồ thị 3.3: Quan hệ giữa chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng và tổng chi phí dự trữ NLVL tồn kho Trong đó: - Cđh: Là đường chi phí đặt hàng - Clk: Là đường chi phí lưu kho - TC: Là đường tổng chi phí của NLVL tồn kho. - Q*: Là lượng dự trữ tối ưu (hay lượng đặt hàng tối ưu). Từ mô hình trên chúng ta có: TC = Cđh +Clk Hay Error! Chi TC Clk Cđh Q* Khối lượng Trong đó: D - Nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn (hàng tháng, quý, năm). Q - Lượng hàng trong một đơn đặt hàng. S - Chi phí 1 đơn đặt hàng H - Chi phí lưu kho 1 đơn vị dự trữ trong 1 giai đoạn. Ta sẽ có lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất. thực hiện đạo hàm TC theo Q, để có TC nhỏ nhất ta thì TC'Q = O Ta có: Error!  Error! Vậy: Error! Công thức trên cho thấy khối lượng đặt hàng Q sẽ cho phép DN có chi phí cho NLVL tồn kho thấp nhất. Trong mô hình dự trữ EOQ chúng ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, chúng ta giả định rằng DN sẽ chờ đến khi hàng trong kho hết thì mới tiến hành đặt hàng và sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Do đó, quyết định điểm đặt hàng lại được xác định như sau: R = d x L Trong đó: R: Điểm đặt hàng lại d: Nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ. Error! L: Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng). Như vậy khi tồn kho giảm xuống đến mức R thì DN cần phải đặt lại hàng. Biểu diễn ROP trên đồ thị sau: Lượng hàng Q* R 0 A L B Thời Đồ thị 3.4: Điểm đặt lại hàng ROP Với cách tính toán trên, trên các sổ chi tiết NLVL hàng hóa KTQT ghi các yếu tố: Lượng đặt hàng tối ưu, điểm đặt lại hàng để cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Tuy nhiên với các DN có nhiều loại hàng hóa, NLVL thì khối lượng tính toán sẽ rất lớn vì vậy có thể chỉ cần tính cho các NLVL, hàng hóa thuộc nhóm A và B mà thôi. Nếu DN đạt được những điều kiện để áp dụng mô hình thì khi xác định các yếu tố của mô hình, để tập hợp các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, KTQT cần mở Bảng kê "Chi phí tồn kho" với nội dung phản ánh các chi phí đã nêu ở bảng 2.6. Cơ sở để ghi là các chứng từ thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí này. Còn đối với chi phí đặt hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ phản ánh chúng để tổng hợp. Sau khi xác định được lượng đặt hàng tối ưu và điểm đặt lại hàng, KTQT có thể đưa ra các thông tin mang tính dự báo về tình hình thu mua và sử dụng NLVL của DN trên báo cáo KTQT sau: Báo cáo NLVL đối với từng loại NLVL (trang 89). Trong đó: - Cột (2), (3), (4): Được tính toán dựa trên cơ sở kế hoạch mua NLVL của đơn vị các hợp đồng kinh tế đã ký kết với người bán. - Cột (8), (9), (10) được tính toán dựa trên kế hoạch sản xuất KD, hợp đồng cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Các cột (5), (6), (7), (12), (13), (14), (15) được tính trên cơ sở số lượng nhập, xuất, tồn thực tế. Khi phát sinh lượng nhập và xuất thực tế thì số liệu ở các cột cũng được tính lại một cách tương ứng. Báo cáo này được lập định kỳ (tuần, tháng...) theo yêu cầu quản trị NLVL cụ thể của DN. Thông tin trên các báo này là cơ sở để nhà quản trị kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng, dự trữ của từng loại NLVL cả về số lượng, giá trị và thời gian. Cung cấp cho nhà quản trị thấy được các thông tin tương lai trong trường hợp kế hoạch SXKD có sự thay đổi (có thêm một hợp đồng sản xuất trong kỳ sẽ phải tăng số lượng NLVL xuất dự kiến chẳng hạn) hoặc việc cung ứng NLVL có biến động (chưa ký kết được hợp đồng mua hàng chẳng hạn) để có các quyết định quản trị thích hợp: Mua thêm NLVL, hàng hóa hay không mua thêm? Mua loại nào? Số lượng cụ thể của mỗi loại... chuẩn bị vốn để mua trong trường hợp quyết định mua thêm và các quyết định có liên quan khác. Trên cơ sở các báo cáo NLVL theo mẫu này, KTQT lập Báo cáo NLVL tồn kho cho tất cả NLVL của DN theo mẫu sau (trang 91). Báo cáo tồn kho giúp nhà quản trị có được thông tin tổng hợp về tình hình cung cấp, sử dụng, dự trữ của các loại NLVL trong DN. Tuy nhiên với cách tính toán này thì các DN sử dụng nhiều loại NLVL sẽ phải tính toán với khối lượng lớn nên có thể chỉ cần tính cho các NLVL thuộc nhóm A và B mà thôi. Để kiến nghị trên mang tính khả thi cần có hai điều kiện chủ yếu sau đây: - Điều kiện về trình độ đội ngũ cán bộ kế toán: Cán bộ kế toán cần có các kiến thức cơ bản về quản trị tác nghiệp hàng tồn kho để xây dựng các mẫu biểu chứng từ, mẫu biểu kế toán cho phù hợp với phương pháp quản trị tác nghiệp đó. - Điều kiện về trang thiết bị cho công tác kế toán: Các DNNN cần đầu tư cho chương trình kế toán máy vi tính về quản trị hàng tồn kho. Đối với những DN đã áp dụng kế toán trên máy vi tính thì chỉ cần cài đặt thêm chương trình để giảm bớt khối lượng tính toán. Kết luận Thực tế công tác quản lý ở các DNNN trong cơ chế thị trường ở nước ta cho thấy nhu cầu về thông tin phục vụ cho quản trị ngày càng phát triển, KTQT với chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị DN là công cụ quản lý quan trọng đối với các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị trong các DNNN nói riêng. Việc quản trị có hiệu quả các yếu tố đầu vào của DN là một trong những cơ sở để DN phát triển đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Với mong muốn tìm hiểu các vấn đề về lý luận cũng như thực tế về KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN ở Việt Nam tác giả đã tìm hiểu, nghiên cứu để thực hiện luận án về đề tài: "Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay". Theo mục đích đặt ra, luận văn đã thực hiện được những nội dung cơ bản sau: 1. Luận văn đã trình bày một cách khái quát các vấn đề lý luận về KTQT nói chung, nội dung của KTQT các yếu tố đầu vào trong các DN nói riêng. 2. Luận văn đã trình bày thực tế công tác kế toán các yếu tố đầu trong các DNNN Việt Nam hiện nay. - Trình bày một cách cụ thể công tác kế toán các yếu tố đầu vào tại một số DNNN trong lĩnh vực SX. - Đưa ra những đánh giá về ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó trong công tác kế toán các yếu tố đầu vào để phục vụ cho việc quản trị chúng ở mỗi DN. 3. Luận văn đã nêu rõ sự cần thiết, yêu cầu, nguyên tắc cơ bản và nội dung tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN nhà nước ở Việt Nam hiện nay, đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị cụ thể về KTQT đối với yếu tố đầu vào là NLVL. Những nội dung trình bày trên đã đáp ứng về cơ bản những yêu cầu, mục đích nghiên cứu đặt ra. Luận văn đã được hoàn thành sự giúp đỡ quý báu, tận tình của thầy giáo hướng dẫn, sự giúp đỡ động viên của các đồng nghiệp và các cán bộ kế toán trong các DNNN mà tác giả đã trao đổi trực tiếp. Vấn đề nghiên cứu chưa được quan tâm, vận dụng đúng mức trong thực tiễn, kinh nghiệm, khả năng của tác giả còn hạn chế nên luận văn còn những khiếm khuyết, tồn tại. Tác giả rất mong nhận được những góp ý, chỉ dẫn của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để tiếp tục hoàn thiện đề tài. Mục lục Trang Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các từ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các sơ đồ Danh mục các đồ thị Mở đầu 1 Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp 5 1.1. ý nghĩa của việc quản trị các yếu tố đầu vào đối với doanh nghiệp 5 1.1.1. Các quan điểm về yếu tố đầu vào của doanh nghiệp 5 1.1.2. ý nghĩa của việc quản trị các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp 9 1.2. Nhiệm vụ của kế toán trong việc phục vụ quản trị ác yếu tố đầu vào của doanh nghiệp 10 1.3. Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp 13 1.3.1. Sự xuất hiện của kế toán quản trị 13 1.3.2. Bản chất của kế toán quản trị 14 1.3.3. Các quan điểm về tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp 21 1.3.4. Nội dung tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào 23 Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay 30 2.1. Quá trình phát triển và vai trò của các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam 30 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp nhà nước hiện nay 34 2.3. Thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay 38 2.3.1. Kế toán nguyên liệu vật liệu 39 2.3.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 52 2.3.3. Kế toán tài sản cố định 58 Chương 3: Một số kiến nghị về tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay 71 3.1. Các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản đối với việc tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam 71 3.1.1. Các nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp nhà nước 71 3.1.2. Các yêu cầu cơ bản tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp nhà nước 72 3.2. Nội dung tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay 74 3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp nhà nước để thực hiện công tác kế toán quản trị các yếu tố đầu vào 74 3.2.2. Thiết lập hệ thống chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào và lập dự toán các yếu tố đầu vào 76 3.2.3. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước 78 3.2.4. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào 81 3.2.5. Tổ chức cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào 82 3.3. Một số biện pháp thực hiện kế toán quản trị nguyên liệu vật liệu 82 3.3.1. áp dụng phương pháp ABC 83 3.3.2. áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (Ecnomic Order Quantity - EOQ) 85 Kết luận 93 danh mục Tài liệu tham khảo Phụ lục