Luận văn Tổ chức và hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang

trạng tình hình mà chủ yếu dựa vào khuôn mẫu, kinh nghiệm thiếu những căn cứ khoa học cần thiết; các chương trình, kế hoạch được xây dựng dàn trải, chưa nêu bật những vấn đề trọng tâm. 66 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu tổng hợp, bộ máy giúp việc, Văn phòng Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân thành phố có vị trí, vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh trên địa bàn thành phố. Trong những năm qua, Văn phòng UBND thành phố đã chủ động, phối hợp với các ban, ngành, đoàn thể thành phố, phường, xã để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao. Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng cao về chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả; công tác hành chính, phục vụ đã có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố và các hoạt động thường xuyên của cơ quan Văn phòng. Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị, chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn. Để đạt được những kết quả kể trên là do Văn phòng đã xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất chính trị vững vàng, có năng lực chuyên môn khá, cơ bản đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo tập trung, quyết liệt và ngày càng cao của lãnh đạo thành phố. Tuy nhiên, hoạt động của Văn phòng vẫn còn một số hạn chế, bất cập, do nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan như cơ chế chính sách, con người, nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, thái độ văn hoá ứng xử của cán bộ, công chức,các nguyên nhân này cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục, qua đó củng cố, nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của Văn phòng. 67 CHƢƠNG 3 ĐỊNH HƢỚNG, GIẢI PHÁP BẢO ĐẢM HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG Trước xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, yêu cầu phát triển toàn diện của đất nước đòi hỏi chính quyền địa phương phải nâng cao hơn nữa vai trò trách nhiệm, phát huy tính năng động, sáng tạo, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước các vấn đề phát triển kinh tế, xã hội của địa phương; theo đó, vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiêm vụ đặt ra trong mỗi giai đoạn là một yêu cầu thực tế khách quan; mỗi đơn vị phải tự ý thức trách nhiệm trách của mình trong vấn đề tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo địa phương, đơn vị. Với chức năng là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân điều hòa, phối hợp các hoạt động chung cũng như lãnh đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố là vấn đề hết sức đặc biệt cần được quan tâm, sớm nghiên cứu để đưa ra các giải pháp phù hợp với yêu cầu của công việc và tình hình thực tế hiện nay. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, chương ba tập trung nêu lên một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố trong thời gian tới. 3.1. Định hƣớng bảo đảm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá Mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, 68 năng lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân, với mục tiêu đó việc nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố có ý nghĩa thiết thực đối với công tác lãnh đạo, quản lý điều hành của chính quyền nói chung, công tác cải cách hành chính của thành phố nói riêng. Điều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản là sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời nó cũng sẽ giúp cho Văn phòng thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công, chức Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình và tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều công việc đạt hiệu quả cao nhất. Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan, tổ chức và công dân. Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố được nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách nguyên tắc và chế độ. Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay. Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố phải đảm bảo phù hợp với những chủ trương, đường lối, định hướng cơ bản của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy Nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế về tổ chức, bộ máy của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, điều kiện thực tế ở địa phương. Đồng thời phải tương thích với vị trí “đầu mối” của Văn phòng trong hệ thống các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân thành phố, đặc biệt là vai trò đặc thù 69 của Văn phòng trong bộ máy cơ quan hành chính ở địa phương. 3.2. Giải pháp bảo đảm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc của văn phòng - Hoàn thiện tổ chức bộ máy Xuất phát từ thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố và yêu cầu đổi mới nhận thức, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng, trước tiên phải xem xét kiện toàn tổ chức bộ máy. Tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức; hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong tổ chức; mỗi một thành viên trong Văn phòng chỉ có thể làm việc có hiệu quả khi biết rõ vị trí, vai trò, chức năng, thẩm quyền và các mối quan hệ của mình trong tổ chức đó và các đơn vị cáo liên quan. Là cơ quan giúp việc cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố cần điều chỉnh lại mô hình cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, đảm bảo giữa các bộ phận chuyên môn có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm , quan trọng nhất là phải đảm bảo thực hiện đầy đủ và có hiệu quả chức năng chính của Văn phòng là tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần phục vụ cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố đạt được hiệu quả cao nhất. Qua phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng và đội ngũ cán bộ, công chức hiện có, bộ máy của Văn phòng cơ bản vẫn giữ theo mô hình hiện nay, nhưng cần xem xét để điều chỉnh, sắp xếp các Bộ phận chuyên môn cho khoa học và phù hợp hơn. 70 Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Bố trí theo sự điều chỉnh này thì bộ máy tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố vẫn giữ nguyên như trước gồm có Chánh Văn phòng, 02 Phó chánh Văn phòng và 07 bộ phận, nhưng các bộ phận chuyên môn được sắp xếp, điều chỉnh lại: + Chánh Văn phòng: chịu trách nhiệm trước Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân thành phố về việc lãnh đạo tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan Văn phòng; thực hiện trách nhiệm CHÁNH VĂN PHÒNG Phó Chánh Văn Phòng Phụ trách tổng hợp Phó Chánh Văn Phòng hành chính quản trị Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận Văn thư lưu trữ Bộ phận hành chính quản trị Bộ phận tiếp dân Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận nghiên cứu tổng hợp 71 Thủ trưởng cơ quan theo quy định của Pháp luật. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ; bộ phận kế toán-tài vụ, Văn thư-Lưu trữ của Văn phòng; việc điều chỉnh này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý, thu, chi kinh phí hoạt động của Văn phòng cũng như đảm bảo bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp luật. + Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp: trực tiếp phụ trách, chỉ đạo hoạt động 02 Bộ phận (nghiên cứu tổng hợp, Công nghệ thông tin) và tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân điều hòa các hoạt động của Hội đồng nhân dân. Đối với bộ phận tổng hợp cần tăng cường thêm số lượng chuyên viên vì đây là bộ phận có khối lượng công việc rất lớn do vừa tham mưu cho Thường thực Hội đồng nhân dân, vừa tham mưu cho Ủy ban nhân dân. Trong đó, cần phải bố trí các chuyên viên phụ trách từng lĩnh vực cụ thể, tránh trường hợp một chuyên viên được phân công phụ trách nhiều lĩnh vực hay những lĩnh vực có nội dung công việc nhiều thì lại chia ra mỗi chuyên viên phụ trách một phần; đồng thời bố trí ít nhất 02 chuyên viên phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân để khắc phục tình trạng hiện nay là không có lãnh đạo văn phòng phụ trách mà chỉ phân công 01 chuyên viên tham mưu giúp việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân nên không đảm đương hết nhiệm vụ. Như vậy, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chuyên viên có đủ thời gian nghiên cứu, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo, cũng như thẩm định văn bản của các phòng ban, phường, xã và các đơn vị có liên quan gửi đến trước khi trình Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ký. Như vậy, Văn phòng sẽ thực hiện tốt hơn công tác tham mưu cho cả Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, nâng lên được chất lượng, hạn chế sai sót trong công tác tham mưu. + Phó chánh văn phòng phụ trách hành chính quản trị: trực tiếp phụ trách 03 Bộ phận (Tiếp công dân, Hành chính quản trị, tiếp nhận và trả kết quả). 72 Tính chất công việc của 03 bộ phận này phận thường xuyên tiếp xúc và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân; trong quá trình thực thi công vụ cán bộ, công chức các bộ phận này phải có sự sẽ có sự phối hợp, hỗ trợ nhau để kịp thời xử lý những bức xúc, khiếu nại của tổ chức, công dân; lãnh đạo được phân công cũng sẽ thuận lợi trong việc theo dõi, chỉ đạo. Các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng chỉ thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao và phải thường xuyên nắm chắc công việc của các ban ngành, phường, xã; chỉ đạo chuyên viên theo dõi đôn đốc việc thực hiện các quyết định, chương trình, kế hoạch có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công để kịp thời phát hiện và đề xuất với lãnh đạo những vấn đề cần chỉ đạo, giải quyết. Trong công việc được giao, các Phó Chánh Văn phòng phải đề cao trách nhiệm cá nhân, đồng thời chủ động phối hợp trong việc nghiên cứu và giải quyết những công việc thuộc phạm vi mình phụ trách, những vấn đề có ý kiến khác nhau giữa các Phó Chánh Văn phòng và chuyên viên thì báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định. Việc phân công như vậy sẽ giải quyết được các vấn đề phân chia nhiệm vụ rõ ràng, mỗi người chịu trách nhiệm phụ trách một số lĩnh vực cụ thể, dưới sự lãnh đạo chung của Chánh Văn phòng. Tránh được tình trạng đùn đẩy hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm trong xử lý công việc giữa các Phó chánh văn phòng, dễ dàng quy trách nhiệm do có phân công lĩnh vực, công việc trực tiếp từ Chánh Văn phòng. Với sự phân công như trên sẽ hạn chế và tránh được sự chồng chéo, đùn đẩy công việc với nhau trong quá trình chỉ đạo; hỗ trợ, tạo điều kiện cho lãnh đạo văn phòng trong quá trình chỉ đạo được thông suốt và hiệu quả. - Hoàn thiện quy chế làm việc của Văn phòng, các bộ phận chuyên môn, quy chế phối hợp với các đơn vị, phòng ban chuyên môn 73 Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu tổng hợp, phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân và công tác lãnh đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, cho thấy nhiệm vụ của Văn phòng là hết sức quan trọng và nặng nề; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phải quyết định và xử lý nhiều vấn đề quan trọng, cấp bách, những vấn đề có tính chất liên ngành, quan hệ đến nhiều lĩnh vực, cơ quan, đơn vị, địa phương. Văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ theo quy định, ngoài việc tổ chức bộ máy tinh gọn, hợp lý, đội ngũ cán bộ, công chức tinh thông về nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, có phong thái độ đúng mực thì Văn phòng cần phải xây dựng được một quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng hơn cho các bộ phân chuyên môn; trong đó quy định những nguyên tắc, phương thức, trách nhiệm từng bộ phận chuyên môn, từng cá nhân có liên quan trên cơ sở quy trình hóa các công đoạn của công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công và đòi hỏi mỗi cá nhân trong tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định đã được nêu trong quy chế làm việc. Mỗi công việc phải có một bộ phận, một cá nhân chịu trách nhiệm, việc nào chưa thể giao tách bạch cho một cá nhân thì phải quy định bộ phận, cá nhân cụ thể chủ trì kèm theo quy chế phối hợp; đảm bảo kỹ luật, kỷ cương hành chính, đề cao trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực thi công vụ. Trong quan hệ với các phòng ban chức năng, chuyên viên bộ phận nghiên cứu tổng hợp có quyền trao đổi với thủ trưởng các phòng ban chức năng cung cấp thông tin, đề nghị bổ sung hồ sơ trình Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố để nắm thông tin, cơ sở pháp lý, yêu cầu thực tiễn nhằm đề xuất giải pháp tốt để chỉ đạo, xử lý công việc. Trường hợp thủ trưởng các phòng ban chức năng không thực hiện các đề nghị chính đáng đó chuyên viên phải ghi lại những ý kiến các phòng ban bảo lưu hoặc không cung cấp thông tin chưa đầy 74 đủ vào phiếu trình Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân có hướng xử lý. Trong điều kiện hiện nay, khi chưa có văn bản quy định mô hình tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân nhân cấp huyện theo Luật tổ chức Chính quyền địa phương, nếu quy chế làm việc của Văn phòng đảm bảo chặt chẽ, xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với công việc sẽ tạo được sự đồng bộ, thông suốt trong hoạt động, đồng thời nâng cao tính dân chủ, tính đoàn kết thống nhất trong nội bộ Văn phòng để cùng hướng đến thực hiện một mục đích chung là nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. Điều 52, Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định: “Chính quyền địa phương ở thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cấp chính quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”. Hiệu quả hoạt động của Chính quyến địa phương thành phố được bảo đảm bằng hiệu quả hoạt động của Hội đồng nhân dân, tập thể Ủy ban nhân dân và các phòng, ban chức năng của thành phố. Yêu cầu đặt ra là các phòng, ban và Văn phòng phải có sự phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để cùng nhau tham mưu giúp Hội động nhân dân quyết định các vấn đề quan trọng của địa phương, giúp Ủy ban nhân nhân thành phố thực hiện các công tác quản lý nhà nước ở địa phương. Hiện nay, quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố cũng đã quy định trách nhiệm của các đơn vị, phòng ban trực thuộc trong việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố để giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố; tuy nhiên, do tác động của nhiều yếu tố mà công tác phối hợp giữa các phòng, ban chức năng với nhau còn nhiều hạn chế. Để khắc phục tình trạng trên, Văn phòng cần chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy chế phối hợp giữa các đơn 75 vị, phòng, ban và Ủy ban nhân dân các phường, xã, quy chế cần thể hiện đẩy đủ nội dung phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị quan hệ phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm đối với đơn vị thiếu sự phối hợp trong quá trình tham mưu; phân công cơ quan đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp; phương thức thực hiện các hình thức phối hợp; điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp. 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ, công chức Cán bộ, công chức là chủ thể của nền công vụ, là lực lượng nòng cốt trong quản lý và tổ chức thực hiện công việc Nhà nước; bất kỳ hoạt động quản lý nhà nước nào cũng được thực thi bởi đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước, yếu tố con người hết sức quan trọng, hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy Nhà nước phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức. Trong suốt cuộc đời hoạt động cách mạng của mình, Chủ tịch Hồ Chí Minh cho rằng: “Cán bộ là cái gốc của mọi công việc. Công việc thành công hoặc thất bại đều do cán bộ tốt hay kém”. Do vậy, nâng cao chất lượng cán bộ, công chức cũng chính là nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy Nhà nước. Chương trình cải cách tổng thể hành chính đến năm 2020 xác định xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức là một trong bảy chương trình hành động chiến lược góp phần xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, từng bước hiện đại, xây dựng bộ máy Nhà nước hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Trong đó đặt ra yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, bản lĩnh chính trị, năng lực, tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục vụ nhân dân thông qua các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, có hiệu quả. Cho thấy việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức là một trong những nội dung trọng tâm của cải cách hành chính. Văn Phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố; công 76 tác của Văn phòng luôn gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố. Vì vậy, Văn phòng phải thường xuyên quan tâm xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sáng về phẩm chất, đạo đức, vững vàng về bản lĩnh chính trị, có ý thức cao trong công việc, giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, cần phải chú ý một số vấn đề sau: - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, đây được xác định là một nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực công tác và hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, hướng tới mục tiêu là tạo được sự thay đổi về chất trong thực thi công vụ. Định kỳ hàng năm lãnh đạo Văn phòng cần phải tiến hành rà soát, đánh giá đúng thực trạng chất lượng đội ngũ cán bộ công chức nhằm xác định trình độ chuyên môn có đáp ứng được yêu cầu công việc, trên cơ sở năng lực cán bộ, công chức, định hướng phát triển để tiến hành các hoạt động quy hoạch gắn với bố trí, sử dụng, phát huy hiệu quả đào tạo. Phân chia công việc hợp lý giữa các bộ phận chuyên môn nhằm phát huy hết năng lực, sở trường của từng cá nhân trong Văn phòng, từ đó có kế hoạch đưa đi đào tạo nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn cho cán bộ, công chức. Bên cạnh đó, Văn phòng cần phối hợp với Phòng Nội vụ và Trung tâm bồi dưỡng chính trị mỡ các lớp tập huấn sâu các kỷ năng làm việc của văn phòng như: kỷ năng soạn thảo văn bản, kỷ năng giao tiếp, kỷ năng thuyết trình, kỷ năng tổ chức các chuyến công tác, kỷ năng sử dụng trang thiết bị văn phòng ..., để khắc phục những hạn chế hiện nay của cán bộ, công chức văn phòng. Ngoài việc đưa đi đào tạo, bồi dưỡng ở các cơ sở đào tạo, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ công chức tiếp cận các nguồn thông tin, như: dự các hội thảo, hội nghị, cuộc họp, tham gia các đoàn công tác 77 đây cũng là một kênh thông tin rất bổ ích giúp cán bộ, công chức hiểu biết nhiều lĩnh vực và tích lũy kinh nghiệm. Bên cạnh đó, người làm công tác văn phòng cần tích cực học tập, cập nhật kịp thời các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các văn bản luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp, các kênh thông tin nhằm nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững các quy định của pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân trong thực hiện nhiệm vụ. - Tuyển dụng là khâu đầu tiên trong quy trình quản lý cán bộ, công chức, có tính quyết định đến chất lượng của cán bộ, công chức trong các cơ quan của Nhà nước, việc tuyển dụng được tổ chức tốt, công khai, minh bạch thì chắc chắn sẽ tuyển dụng được những cán bộ, công chức có đủ phẩm chất, năng lực, đáp ứng được yêu cầu công việc và ngược lại. Trong tuyển dụng công chức Văn phòng phải căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế để lựa chọn những cá nhân có trình độ chuyên môn nhất định, đã trải qua kinh nghiệm thực tiễn công việc mới nhanh chóng tiếp cận nhiệm vụ được giao. Chẳn hạn như, Bộ phận nghiên cứu tổng hợp chức năng được thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể như xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, thu thập, xử lý thông tin, tổng hợp ... giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành, thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, cần phải lựa chọn những người có hiểu biết nhiều lĩnh vực, khả năng tổng hợp, tư duy tổng quát trong quá trình thực hiện công việc. Đối với công tác văn thư lưu trữ có sự liên kết chặt chẽ với công tác thông tin tổng hợp, giúp cho việc thu thập, xử lý thông tin được nhanh chóng, kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, do đó cần phải nghiên cứu, hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ, lập hồ sơ lưu trữ một các khoa học, đảm bảo đúng quy định, nguyên tắc trong công 78 tác văn thư lưu trữ, thì cán bộ, công chức phải có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm về công tác văn thư lưu trữ. - Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đội ngũ cán bộ, công chức trong thực thi công vụ. Thông qua đó, phát hiện, đánh giá được phẩm chất, trình độ năng lực, chất lượng đối với công việc và khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao để có biện pháp quản lý, giúp cán bộ, công chức sữa chữa những hạn chế, khuyết điểm, đúc rút kinh nghiệm, hoàn thiện bản thân. - Đổi mới nhận thức về vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, Văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp giúp Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát, giúp Ủy ban nhân dân chỉ đạo, điều hàn triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Do vậy, Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng không thể thiếu trong một cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; không có văn phòng thì hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố sẽ gặp nhiều khó khăn. Như vậy, sẽ xóa đi nhận thức, quan niệm không đúng như trước đây là Văn phòng chỉ là cơ quan phục vụ, làm những việc như: bưng, bê, kê đậy cấp trên sai sao thì làm vậy, cán bộ công chức văn phòng chỉ là những người „thập thò” trình ký và làm những việc sự vụ cho lãnh đạo. Điều đó sẽ tạo cho cán bộ công chức Văn phòng một phong cách làm việc mới, vừa nâng cao tốc độ và độ chính xác khi giải quyết công việc, vừa tuân theo từng quy trình được xác định và phân công rõ ràng với thái độ văn minh, lịch sự, có trách nhiệm. 3.2.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công 79 tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ đã đem lại rất nhiều thành tựu to lớn trong các hoạt động của con người; xu hướng của các nước nói chung, Việt Nam nói riêng, việc hiện đại hóa công tác văn phòng là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và cần thiết. Chất lượng hoạt động của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công việc, Văn phòng càng được hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan; để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước đạt được những kết quả khá tốt, từng bước xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể; tuy nhiên vẫn còn không ít những bất cập, hạn chế như: quá trình áp dụng chưa thực sự tuân thủ các bước của quy trình, nhất là về mặt thời gian; trình độ một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn, có lúc chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống thông tin điện tử, thậm chí chưa thật sự hiểu và quan tâm việc áp dụng tiêu chuẩn ISO. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước với mục tiêu là xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, thúc đẩy mạnh mẽ việc hiện đại hóa công nghệ hành chính; giúp cho lãnh đạo thành phố trong công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ tác nghiệp của các phòng ban, đơn vị thuộc thành phố, việc trao đổi 80 thông tin nhanh thông qua hệ thống hộp thư điện tử và các phần mềm ứng dụng, giảm chi phí hành chính, tạo điều kiện để người dân giám sát hoạt động của chính quyền; góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trên địa bàn thành phố. Để triển khai, ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, cần tiếp tục tập trung triển khai một số vấn đề sau: - Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng, trước hết bắt đầu ở cấp lãnh đạo, rồi mới đến cán bộ, công chức, viên chức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, nhất là trong quá trình tác nghiệp, giải quyết hồ sơ hành chính; từng bước thay đổi phương thức làm việc truyền thống, thủ công sang phương thức làm việc mới, hiện đại. Bởi vì, hệ thống dù có xây dựng tốt đến đâu về công nghệ vẫn không thể vận hành tốt nếu cán bộ, công thức, người làm việc trong hệ thống hành chính không hoặc thiếu quan tâm thực hiện. Tạo cơ sở dữ liệu thông tin đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả của công tác điều hành, công tác nghiên cứu tổng hợp nhằm phục vụ tốt cho việc tham mưu, tổng hợp của Văn phòng. Có chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có trình độ công nghệ thông tin để kịp thời chỉnh sửa những sai sót và chủ động trong vấn đề viết các phần mềm phục vụ hoạt động ngay chính trong cơ quan đơn vị. - Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức của thành phố nói chung, Văn phòng nói riêng, để nâng lên hiệu quả việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 900: 2008 vào giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân. - Sớm nâng cấp, tích hợp hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO vào phần mềm Một cửa điện tử của UBND thành phố. Đồng thời, cần có một quy chế cụ thể về việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin, quy chế quản trị mạng, hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị; xây dựng các biểu mẫu theo 81 tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống sử dụng để đảm bảo thể thức văn bản. Danh sách các biểu mẫu điện tử phải tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lí, cập nhật kịp thời để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng. Website của Văn phòng có trách nhiệm cung cấp thông tin, thực hiện theo nguyên tắc tạo điều kiện cho người dân tiếp cận nhanh chóng, tạo thuận lợi cho các hoạt động trên môi trường mạng. Tiếp nhận thư góp ý kiến, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin của tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lý, cập nhật, cung cấp thông tin, trả lời các yêu cầu; chuyển các yêu cầu cung cấp thông tin đến đúng cơ quan có liên quan nếu yêu cầu cung cấp thông tin vượt quá chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. - Như trên đã nêu, việc ứng dụng công nghệ thông tin phải có sự đồng bộ và phải xây dựng chuẩn phần mềm cụ thể để có thể tích hợp, liên thông giữa các hệ thống, phần mềm nhằm khai thác có hiệu quả dữ liệu và chia sẽ thông tin trên hệ thống; tránh thực trạng như hiện nay là mạnh đơn vị nào đơn vị đó xây dựng vừa không hiệu quả, lại gây lãng phí ngân sách. Văn phòng với tư cách là cơ quan giúp việc của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, có mối quan hệ công tác với nhiều cơ quan, đơn vị. Sản phẩm của Văn phòng phần lớn là những vấn đề liên quan đến đến hoạt động lãnh đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, do đó việc xây dựng các quy trình làm việc khoa học sẽ giúp cho lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị và cá nhân; cải tiến cách thức và phương pháp làm việc để rút ngắn thời gian xử lý công việc và giảm chi phí; tạo thuận lợi cho cán cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng. 82 Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu ). Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. 3.2.4. Đổi mới và hoàn thiện công tác đảm bảo hậu cần Công tác đảm bảo hậu cần là một trong hai chức năng cơ bản của văn phòng, để đảm bảo hoạt động hiệu quả ngoài việc cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, các Bộ phận được phân chia chức năng, nhiệm vụ, có cơ chế phối hợp rõ ràng; thì vấn đề không kém phần quan trọng là công tác đảm bảo hậu cần, như: kinh phí, nơi làm việc, trang thiết bị, phương tiện phải được đáp ứng yêu cầu để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan được tốt. Văn phòng với nhiệm vụ được phân công đảm bảo công tác chỉ đạo, điều hành của Hồi đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng các tiêu chuẩn về chế độ trang thiết bị, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức hành chính nhà nước, đồng thời xây dựng cơ chế quản lý sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm ngân sách nhà nước. Các vấn đề cụ thể cần quan tâm như: - Cần phải hoàn chỉnh hệ thống các sổ sách kế toán và áp dụng các phần mềm kế toán vào quản lý tài chính, tài sản công của cơ quan; xây dựng nhằm đảm bảo cho việc quản lý thu, chi tài chính được chặt chẽ. Hàng năm Văn phòng phải chủ động lập dự toán kinh phí phục vụ cho các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, qua đó để có sự chủ động trong 83 việc cân đối thu, chi tài chính phục vụ các hoạt động thường xuyên cũng như các kỳ họp của của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố. - Trên cơ sở các phòng hiện có, văn phòng xây dựng phương án bố trí lại các phòng làm việc cho các đơn vị trong khu hành chính tập trung của Ủy ban nhân dân thành phố cho phù hợp, trong đó cần bố trí mối liên hệ, tầm quan trọng của từng phòng, ban chuyên môn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tác nghiệp, cũng như phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính, cụ thể là cần bố trí các đơn vị theo khối như: Kinh tế, Văn hóa-xã hội, Quản lý đô thị.... - Định kỳ tiến hành kiểm kê, rà soát để có kế hoạch đầu tư, trang bị mới cần thiết, nâng cấp các thiết bị lạc hậu, xuống cấp đảm bảo thiết bị làm việc đồng bộ và trong một tổng thể chung của đơn vị, trang thiết bị phải được sử dụng đúng mục đích là phục vụ cho công việc công, tránh việc trang bị khi không cần thiết gây lãng phí. - Hàng năm cần điều chỉnh, bổ sung quy chế chi tiêu, định mức sử dụng văn phòng phẩm, xăng xe rõ ràng, chặt chẽ, rõ ràng theo hướng triệt để tiết kiệm vì hiện nay tất cả các cơ quan hành chính nhà nước đều đã thực hiện khoán định biên và kinh phí hành chính, nếu thực hiện tốt vấn đề này sẽ góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động trong thời điểm thu nhập của cán bộ công chức còn thấp so với mặt bằng chung hiện nay. 84 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 Tổ chức khoa học công tác văn phòng, sắp xếp tổ chức bộ máy, xây dựng và hoàn thiện quy chế làm việc tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị; việc tổ chức thu nhận thông tin, phân tích, xử lý thông tin trong cơ quan là nhiệm vụ của Văn phòng, nếu không tổ chức tốt sẽ có ảnh hưởng đến chất lượng, các hoạt động khác trong đơn vị. Việc bố trí các trang thiết bị, phương tiện hợp lý cho toàn bộ cơ quan là cần thiết và quan trọng. Các phương tiện làm việc hiện đại sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu suất lao động cho cán bộ, công chức, nâng cao hiệu quả lao động cho cơ quan. Giảm thiểu những lãng phí và những ách tắc trong quản lý; nếu văn phòng được tổ chức tốt, hợp lý, ý thức của cán bộ, công chức tốt sẽ góp phần giảm các chi phí trong quá trình hoạt động của Văn phòng. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan: nguồn lực trong cơ quan được thể hiện dưới dạng nhân lực, vật lực và trí lực. Cơ chế tác động đến nguồn lực lại tùy thuộc vào trật tự, nguyên tắc bố trí, sắp xếp các bộ phận trong đơn vị; thực hành các biện pháp tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng tính toán và chi phí hợp lý. Để nâng cao năng suất lao động thì việc tạo ra tâm lý lao động thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động là rất quan trọng, tạo ra năng suất lao động cao. Trong xu thế hiện nay, việc xây dựng công sở văn minh hiện đại, bộ máy tinh gọn, tác phong đội ngũ cán bộ, công chức chức chuyên nghiệp, văn minh lịch sự là một yêu cầu đang đặt ra đối với các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương và của từng cơ quan hành chính nhà nước. Văn phòng nói chung và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố nói riêng với tư cách là cơ quan tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố cần thường xuyên chủ động nghiên cứu tìm ra những giải pháp tối ưu để ngày càng nâng cao hiệu 85 quả hoạt động và góp phần nâng cao chất lượng tham mưu trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị, các chỉ tiêu kinh tế, xã hội của thành phố. 86 KẾT LUẬN Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhân dân ta đang tiến hành công cuộc đổi mới phấn đấu vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ công bằng, văn minh. Những thành tựu đạt được trong hơn 30 năm qua đã khẳng định đường lối đổi mới đúng đắn của Đảng và Nhà nước. Tuy nhiên, đó chỉ là những kết quả ban đầu, để hoàn thiện nhiệm vụ đặt ra, yêu cầu chúng ta phải tiếp tục thực hiện đồng bộ các giải pháp về cải cách bộ máy nhà nước nói chung, bộ máy chính quyền địa phương nói riêng để chủ động hội nhập quốc tế trong bối cảnh toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ. Nhận thức sâu sắc về vấn đề đó, Đảng, Nhà nước đã đề ra chủ trương tiếp tục đẩy mạnh cải cách, hoàn thiện bộ máy nhà nước, trong đó cải cách nền hành chính giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Với vị trí là cơ quan chuyên môn tham mưu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố cần phải tiếp tục được đổi mới cả về tổ chức và phướng thức hoạt động cho phù hợp, khắc phục kịp thời những bất cập, hạn chế về tổ chức và hoạt động như hiện nay. Tổ chức bộ máy nhà nước nói chung và bộ máy hành chính nhà nước nói riêng có vị trí quan trọng, việc xây dựng mô hình chính quyền các cấp phù hợp có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội đối với mỗi quốc gia. Vì vậy, ngay sau khi Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Đảng, Nhà nước ta đã quan tâm xây dựng, củng cố phát triển và hoàn thiện các cơ quan của bộ máy nhà nước; đặc biệt là bộ máy chính quyền địa phương và các cơ quan chuyên môn, nơi trực tiếp đưa các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước vào thực tiễn đời sống xã hội, bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội. Trước những yêu cầu nhiệm vụ mới đặt ra, thực hiện chủ trương đổi mới của Đảng, các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương luôn được quan tâm kiện toàn cho phù hợp với nhiệm 87 vụ của mỗi thời kỳ, trong từng giai đoạn. Ở đó, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện được sắp xếp, tổ chức lại theo hướng tăng cường trách nhiệm, đổi mới phương thức hoạt đông, nâng cao chất lượng tham mưu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân trong lãnh đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong điều kiện mở rộng dân chủ, chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Qua đó, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện được củng cố vững mạnh, đây là những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động quản lý nhà nước; sự thay đổi đó, xuất phát từ yêu cầu khách quan, từ những đòi hỏi thực tiễn đặt ra để phát triển kinh tế, xã hội, phục vụ công cuộc đổi mới và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước. Tuy nhiên, Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện thời gian qua vẫn tồn tại những bất cập, yếu kém nhất định, những hạn chế đó do những yếu tố nội tại trong tổ chức của Văn phòng, đã đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi cần tiếp tục được nghiên cứu, trao đổi để tìm ra những nguyên nhân của ưu, khuyết điểm và đề xuất các phương hướng, giải pháp phù hợp khi sắp xếp, kiện toàn cơ quan này, nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương. Đây là một vấn đề khó khăn, đòi hỏi phải có sự kiên trì, làm thường xuyên, lâu dài trong từng giai đoạn, góp phần hoàn thiện bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng tốt hơn nguyện vọng, quyền lợi chính đáng của nhân dân trong giai đoạn hiện nay khi mà Nhà nước đang tập trung xây dựng nhà nước pháp quyền, của dân, do dân và vì dân. 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tạ Hữu Ánh (2002), Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb. Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. 2. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Tài chính. 3. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 4. Chính phủ (2004), Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 09 năm 2004 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện) 5. Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính Phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 6. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 7. Chính phủ (2011), Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ về việc Ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020. 8. Chính phủ (2014), Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 05 năm 2014 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 89 9. Chính phủ (2014), Nghị định 64/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ, Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân. 10. Phan Văn Định (2011), Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận tại Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính. 11. Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên) (2006), Kỹ năng quản lý văn phòng, Học viện hành chính Quốc gia. 12. Trần Thị Thanh Hiền (2011), Tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND ở nước ta hiện nay, Luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa học xã hội. 13. Học viện Hành chính Quốc gia (2005), Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb. Giáo dục. 14. Học viện Hành chính Quốc gia (2003), Hành chính công, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 15. Học viện Hành chính Quốc gia (2004), Kỹ thuật tổ chức công sở, Nxb. Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 16. Học viện Hành chính Quốc gia (2006), Nghiệp vụ thư ký Văn phòng. 17. Học viện Hành chính Quốc gia (2006), Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 18. Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb. Đại học quốc gia TP. Hồ Chí Minh. 19. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 90 20. Lê Văn In (Chủ nhiệm đề tài) (2004), Đề tài đổi mới tổ chức hoạt động của văn phòng HĐND và UBND thành phố góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của thành phố Hồ Chí Minh. 21. Lê Chi Mai (2006), Dịch vụ hành chính công, Nxb. Lý luận chính trị, Hà Nội. 22. Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội. 23. Quốc hội (2008), Luật cán bộ, công chức. 24. Quốc hội (2013), Luật Tiếp công dân. 25. Quốc hội (2015), Luật tổ chức chính quyền địa phương. 26. Quốc hội (2003), Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. 27. Quốc hội (2008), Nghị Quyết số 26/2008/NQ-QH12 ngày 15/11/2008 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường. 28. Võ kim Sơn (2004), Phân cấp quản lý và phát triển hành chính Nhà nước, Nxb. Giáo dục, Hà Nộ. 29. Võ Kim Sơn, Bùi Thế Vĩnh, Lê Thị Vân Hạnh(2006), Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước, Nxb. Giáo dục, Hà Nội. 30. Nguyễn Thị Minh Tâm (2005), Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh. 31. Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) (2005), Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia, Nxb. Giáo dục. 32. Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính Văn phòng - Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân, Nxb. Thống kê, Hà nội. 91 33. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật. 34. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức và điều hành các công sở, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội. 35. Văn Tất Thu (Chủ nhiệm đề tài) (2011), Đề tài nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. 36. Thủ tướng Chính phủ (2001), Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước gai đoạn 2001-2010 Ban hành kèm theo Quyết định 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 09 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ. 37. Thủ tướng chính phủ (2006), Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 38. Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 06 năm 2006 về việc quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 39. Thủ tướng chính phủ (2007), Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương. 40. Thủ tướng Chính phủ (2009), Quyết định 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 09 năm 2009 về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 06 năm 2006 của Thủ 92 tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 41. Thủ tướng chính phủ (2016), Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 chủ Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2016 - 2020. 42. Nguyễn Hữu Tri (2001), Nghiệp vụ văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 43. Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, Nxb. Trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh. 44. Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (2015), Báo cáo số 55/BC- UBND ngày 15 tháng 05 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá về sơ kết công tác cải cách hành chính nhà nước giai đoạn I (2011-2015) và phương hướng, nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước giai đoạn II (2016-2020). 45. Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (2016), Báo cáo số 152/BC- UBND ngày 02 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về công tác cải cách hành chính năm 2016; phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2017. 46. Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (2011-2016), Các báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội của Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá từ năm 2011 đến năm 2016. 47. Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (2011), Quyết định số 15/QĐ- UBND ngày 15 tháng 03 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân. 48. Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang (2010), Quyết định số 2383/QĐ- UBND ngày 28/10/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang về 93 việc phê duyệt đề án thực hiện cơ chế một cửa tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá. 49. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Rạch Giá (2012), Quyết định số 02/QĐ-VP ngày 09 tháng11 năm 2012 của Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố Rạch Giá về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND thành phố. 50. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Rạch Giá (2011-2016), Các báo cáo kết quả thực hiện công tác Văn phòng của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố năm 2011- 2016. 51. Nguyễn Hoàng Vân (2009), Hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (từ thực tiễn thành phố Cần Thơ). 52. Bùi Thế Vĩnh (2005), Mười hai vấn đề về thiết kế và phân tích tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước, Nxb. Giao thông vận tải, Hà Nội. 53. Nguyễn Như Ý (2009), Đại từ điển tiếng việt, Nxb. Văn hóa thông tin, Hà Nội. 1 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng thống kê công văn đi (Từ năm 2011-2016). Phụ lục 2: Bảng thống kê công văn đến (Từ năm 2011-2016). Phụ lục 3: Tổng hợp số lượng tiếp nhận và trả kết quả. Phụ lục 4: Thống kê chất lượng cán bộ công chức. 2 Phụ lục 1 BẢNG THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐI (Từ năm 2011-2016) Số TT Tên văn bản Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 1 Nghị quyết 28 12 16 12 12 30 2 Quyết định 2367 2264 2327 2294 2349 2156 3 Công văn 368 392 367 348 337 322 4 Chương trình 59 58 52 43 45 40 5 Kế hoạch 61 63 57 54 48 53 6 Thông báo 735 746 718 707 701 698 7 Báo cáo 666 653 644 639 618 495 8 Các loại khác 233 237 211 186 166 189 Tổng cộng 4517 4425 4392 4283 4276 3983 Phụ lục 2 BẢNG THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN (Từ năm 2011-2016) Năm Số lượng Trung ương Tỉnh Thành phố Phường-xã 2011 911 143 319 247 202 2012 828 134 282 215 197 2013 885 132 298 233 222 2014 872 139 287 230 216 2015 919 147 294 241 237 2016 907 142 293 239 233 Tổng cộng 5322 873 1773 1405 1307 3 Phụ lục 3 TỔNG HỢP SỐ LƢỢNG TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Loại hồ sơ Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tiếp nhận mới Hoàn trả Tiếp nhận mới Hoàn trả Tiếp nhận mới Hoàn trả Tiếp nhận mới Hoàn trả Tiếp nhận mới Hoàn trả Tiếp nhận mới Hoàn trả Cấp GCN QSHN- QSHĐ 2848 2736 2617 2493 2963 2868 2789 2701 2341 2259 2446 2304 Giấy phép xây dựng 557 511 483 439 499 478 476 442 423 390 477 458 Giấy CN ĐKKD, mã số thuế 3669 3669 3860 3860 3785 3785 3656 3656 3628 3628 3569 3569 Giao dịch thuế chấp 6443 6421 6673 6667 6790 6781 6687 6673 6314 6314 6237 6227 Cập nhật biến động 1362 1345 1867 1839 1782 1773 1968 1946 1750 1741 1906 1897 Y tế 183 172 204 184 291 286 336 331 279 270 251 246 Lao động 4758 4657 5788 5701 4994 4915 5232 5121 5057 4935 4890 4860 VHTT -TT 125 119 138 134 161 149 287 265 257 252 226 218 Các loại khác 3861 3861 4020 4016 4327 4327 4387 4387 4177 4177 4055 4055 Tổng cộng 23806 23491 25672 25279 25592 25362 25818 25522 24226 23966 24027 23834 Phụ lục 4 THỐNG KÊ CHẤT LƢỢNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC Năm Số lƣợng công chức Trình độ Độ tuổi Chuyên môn Chính trị Dƣới 30 31- 40 41- 50 Trên 50 Thạc sĩ Đại học Trung cấp Cao cấp Trung cấp Sơ cấp 2011 19 16 03 05 12 02 06 02 08 03 2012 19 16 03 06 11 02 04 04 07 04 2013 19 17 02 07 10 02 03 07 05 04 2014 18 01 16 02 08 09 01 03 07 05 03 2015 18 01 16 01 08 09 01 02 09 04 03 2016 20 04 15 01 09 09 02 11 04 05 4