Luận văn Ứng dụng phân hệ sưu tập số của phần mềm libol 6.0 tại thư viện học viện kỹ thuật quân sự

Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 43 Dublin Core Metadata là một trong những sơ đồ yếu tố siêu dữ liệu phổ biến và được nhiều người biết đến. Bộ yếu tố này được hình thành lần đầu tiên vào năm 1995 bởi Sáng kiến Yếu tố Siêu dữ liệu Dublin Core (Dublin Core Metadata Element Initiative). Tập hợp yếu tố siêu dữ liệu này được gọi là “cốt lõi” (core) vì nó được thiết kế đơn giản và chỉ bao gồm 15 yếu tố mô tả cốt lõi nhất (trong khi Marc21 có hơn 200 trường và rất nhiều trường con). Việc tiến hành theo tiêu chuẩn Dublin Core có một số điểm mạnh như: - Tạo lập và sử dụng dễ dàng: cho phép những người không chuyên nghiệp có thể tạo các bản ghi mô tả đơn giản cho các tài nguyên thông tin và truy xuất chúng trên môi trường mạng một cách dễ dàng. - Ngữ nghĩa dễ hiểu, sử dụng đơn giản: Việc khai thác thông tin trên mạng internet diện rộng thường gặp trở ngại bởi những sự khác nhau về thuật ngữ và sự mô tả thực tế. Dublin Core Metadata giúp những người dò tìm thông tin không chuyên có thể tìm thấy vấn đề mình quan tâm bằng cách hỗ trợ một tập hợp các phần tử thông dụng mà ngữ nghĩa của chúng được hiểu phổ biến. - Phạm vi phổ biến: Tập hợp các phần tử Dublin Core Metadata lúc đầu được phát triển bằng tiếng Anh, nhưng hiện nay nó được câp nhật thêm với khoảng 25 ngôn ngữ khác nhau (phiên bản v1.1) - Tính mở rộng: Những nhà phát triển Dublin Core đã cung cấp một cơ chế cho việc mở rộng tập các phần tử Dublin Core, phục vụ nhu cầu khai thác các tài nguyên bổ sung. Các phần từ Metadata từ những tập các phần tử khác nhau có thể liên kết với metadata của Dublin Core. Điều này cho phép các tổ chức khác nhau có thể dùng các phần tử Dublin Core để mô tả thông tin thích hợp cho việc sử dụng tài nguyên trên Internet. - Giúp nâng cao độ chính xác của định chỉ số - Có khả năng liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn nhau - Mở rộng thuận lợi Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 44 - Mỗi yếu tố Dublin Core được đặt tên (Element Name) và quy định nhãn (label) để sử dụng ghi vào trong thẻ meta. Mỗi yếu tố được định nghĩa cụ thể để mô tả đối tượng và có chú thích rõ ràng. Sự khác nhau giữa Dublin Core và Marc 21: - So với MARC 21, Dublin Core đơn giản hơn gấp nhiêu lần, cán bộ không chuyên cũng có thể sử dụng và biên mục được với Dublin Core. - Dublin Core có ít trường (15 trường) và không có trường con, không có chỉ thị, không phức tạp. - MARC 21 có rất nhiều trường (800) với cấu trúc phức tạp, người sử dụng cần được đào tạo chính quy. - MARC 21 mang tính chất truyền thống, thường sử dụng cho biên mục tài liệu in ấn. - Dublin Core mang tính chất hiện đại, thường sử dụng cho biên mục tài liệu điện tử. - MARC 21 là một giá trị cũ được làm mới để thích ứng với công nghệ mới - Dublin Core là một giá trị mới thích ứng với công nghệ mới, hiện đại. - Biên mục với MARC 21 mất nhiều thời gian hơn so với Dublin Core. Thường thì phải mất từ một đến hai tiếng đồng hồ để có thể biên mục được một biểu ghi MARC thực sự, trong khi đó để biên mục được một biểu ghi Dublin Core ta chi cần mất mười lăm đến hai mươi phút. - Để trao đổi dữ liệu dạng thư tịch với nhau biểu ghi MARC phải được hiển thị thật giống nhau, giống đến từng “tag” một. Đây là một cách trao đổi biểu ghi thư tịch trong thư viện truyền thống. - Trong khi đó Dublin Core dễ dàng tổ chức thông tin (biên mục và chỉ mục) để trao đổi theo phương thức mới. Muốn trao đổi dữ liệu toàn văn và đa phương tiện chỉ cần dùng hình thức XML để tổ chức dữ liệu mà không cần Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 45 quan tâm đến MARC. Trong khi đó biêu ghi thư mục MARC muốn trao đổi dữ liệu toàn văn và đa phương tiện thi phải chuyển sang dạng siêu dữ liệu MARC với ngôn ngữ đóng gói XML để trở thành MARC – XML... Cách thức tiến hành biên mục cho ấn phẩm điện tử được tiến hành như sau:  Tích chọn vào file dữ liệu để biên mục. Sau đó nhấn nút Biên mục để tiến hành việc biên mục cho file dữ liệu.  Xuất hiện cửa sổ biên mục ấn phẩm điện tử: 1.Chọn file dữ liệu điện tử 2.Bấm chọn Biên mục Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 46  Cán bộ thư viện nhập thông tin các trường biên mục cho ấn phẩm + Title: Nhan đề + Creator: Tác giả + Subject: Chủ đề + Description: Chú thích (Tóm tắt) + Publisher: Nhà xuất bản + Contributior: Nhà cung cấp. + Date: Thời gian xuất bản + Type: Loại ấn phẩm điện tử + Format: Định dạng + Identifier: Từ định danh + Source: Nguồn của ấn phẩm điện tư + Language: Ngôn ngữ của ấn phẩm điện tử + Relation: Thông tin liên hệ với ấn phẩm điện tử + Coverage: Nơi lưu trữ + Rights: Bản quyền  Sau khi biên mục xong, bấm Cập nhật để ghi lại các thông tin.  Bấm Xóa nếu như muốn nhập lại các thông tin bản ghi biên mục.  Việc biên mục này sẽ nhằm cung cấp cho bạn đọc những thông tin giúp tìm kiếm chính xác tài liệu điện tử theo yêu cầu. Ví dụ biên mục cho ấn phẩm điện tử có nhan đề là “Automat ngôn ngữ hình thức và nguyên lý chương trình dịch” của tác giả Nguyễn Văn Xuất. + Title (Nhan đề): Automat ngôn ngữ hình thức và nguyên lý chương trình dịch + Creator(Tác giả): Nguyễn Văn Xuất + Subject (Chủ đề): Ngôn ngữ hình thức Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 47 + Description (Chú thích): Phần I trình bày các kiến thức cơ bản về lý thuyết ngôn ngữ + Publisher (Nhà xuất bản): Học viện KTQS + Contributior (Nhà cung cấp): Nguyễn Thị Minh Hiền + Date (Thời gian xuất bản): 2004 + Type (Loại ấn phẩm điện tử): GT + Format (Định dạng): pdf + Source (Nguồn của ấn phẩm điện tử): Theo dự án TTTV 2011 + Language (Ngôn ngữ của ấn phẩm điện tử): Vie 2.2.2.3. Thay đổi trạng thái cho ấn phẩm Để tách khỏi công việc trong quá trình xử lý và khai thác, Thư viện HV KTQS ứng dụng tính năng thay đổi trạng thái cho ấn phẩm điện tử. Một ấn phẩm điện tử trong chương trình sẽ có 1 trong 4 trạng thái: + Được khai thác (1) + Đang xử lý (2) + Chờ duyệt (3) + Ngừng khai thác (4)  Chỉ ở trạng thái được khai thác này bạn đọc mới có thể tra tìm, khai thác tài liệu  Nếu như một ấn phẩm ở 1 trong 3 trạng thái (Đang xử lý, chờ duyệt hay Ngừng khai thác). Để thiết đặt lại trạng thái cho các tài liệu, cán bộ thư viện lựa chọn các tài liệu tương ứng đó trong danh sách rồi bấm Đổi trạng thái Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 48  Xuất hiện hộp thoại Nhập trạng thái cho tên tệp lựa chọn  Nhập trạng thái tương ứng cho ấn phẩm vào ô trống (theo con số từ 1 đến 4)  Cuối cùng bấm nút OK để cập nhật thông tin. Trong trường hợp muốn hủy bỏ việc thiết đặt trạng thái cho ấn phẩm bấm nút Cancel 2.Bấm chọn Đổi trạng thái 1.Bấm chọn các file dữ liệu Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 49 2.2.2.4. Thiết đặt chế độ khai thác cho ấn phẩm điện tử  Mỗi tài liệu điện tử trong thư viện có thể có một trong hai chế độ khai thác : Free (Miễn phí) hoặc Charge (Thu phí) + Free: Cho phép bạn đọc khai thác và sử dụng (tải về) mà không cần phải trả bất kỳ một khoản chi phí nào + Charge: Bạn đọc muốn sử dụng và khai thác các ấn phẩm điện tử sẻ phải trả một khoản chi phí cụ thể theo quy định của thư viện.  Ngay khi ấn phẩm điện tử mới được tải lên chương trình sẽ được mặc định ở chế độ Free.  Để thiết đặt lại chế độ khai thác cho các dữ liệu điện tử, cán bộ thư viện lựa chọn các ấn phẩm điện tử tương ứng trong danh sách rồi bấm nút Charge Tuy nhiên, do tất cả các dịch vụ thư viện là cung cấp miễn phí cho Học viên nên chế độ khai thác cho ấn phẩm điện tử của Thư viện luôn giữ ở chế độ là free (miễn phí). Tuy nhiên để kiểm soát nguồn lực thông tin thì Thư viện giới hạn chỉ khai thác được dữ liệu điện tử trong mạng nội bộ của trường. 2.2.2.5. Thiết lập chế độ mật cho ấn phẩm điện tử Nhằm phục vụ tối đa cho việc bảo mật đối với các tài liệu điện tử, chương trình hỗ trợ thư viện thiết đặt các cấp độ khác nhau cho dữ liệu điện tử mà thư viện đang lưu trữ. Mức độ mật của tài liệu sẽ quy định đối tượng bạn đọc nào (tùy theo mức độ mật được cấp trong menu Tài khoản) được quyền khai thác và sử dụng các tài liệu này. Cấp độ mật của tài liệu sẽ được thiết đặt theo trật tự tăng dần từ 0 -> 9. + Tương ứng với các tài liệu ở cấp độ mật thấp nhất là 0 thì tài khoản người dùng trong thư viện đều có thể tra cứu, khai thác và sử dụng. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 50 + Tương ứng với tài liệu ở cấp độ mật cao nhất là 9 thì chỉ có tài khoản người dùng nào có mức độ mật từ 9 trở lên mới có quyền tra cứu, khai thác, sử dụng Ngay sau khi mới được tải lên chương trình, ấn phẩm điện tử sẽ được để mặc định ở cấp độ mật là 0. Để thay đổi cấp độ mật cho các ấn phẩm điện tử, cán bộ thư viện lựa chọn các ấn phẩm tương ứng trong danh sách và bấm Cấp độ mật  Xuất hiện hộp thoại nhập cấp độ mật cho tài liệu: 1.Chọn các file dữ liệu 2. Bấm chọn Cấp độ mật Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 51  Cán bộ thư viện nhập cấp độ mật tương ứng cho tài liệu vào ô trống  Cuối cùng bấm OK để cập nhật thông tin. Trường hợp muốn hủy bỏ thao tác thiết đặt cấp độ mật cho tài liệu bấm Cancel. 2.2.2.6. Gắn biểu ghi cho ấn phẩm điện tử Việc gắn biểu ghi cho ấn phẩm điện tử giúp cho bạn đọc khi tra cứu tài liệu trên OPAC có thể xem chi tiết các thông tin này. Thư viện HVKTQS sử dụng tính năng hỗ trợ gắn biểu ghi của Libol để gắn biểu ghi cho mỗi ấn phẩm điện tử của mình. Libol hỗ trợ thư viện khả năng gắn kèm các biểu ghi biên mục của các tài liệu thuộc các dạng khác nhau trong thư viện: sách, luận án – luận văn, đề tài đã được biên mục tại phân hệ Biên mục) có nội dụng liên quan đến ấn phẩm điện tử -> Khi bạn đọc tra cứu tài liệu điện tử trên OPAC cũng có thể xem chi tiết thông tin biên mục của các tài liệu này. Để gắn kèm biểu ghi với ấn phẩm điện tử, cán bộ thư viện chọn ấn phẩm điện tử trong danh sách rồi bấm Gắn biểu ghi Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 52  Cán bộ thư viện nhập các điều kiện tìm kiếm vào các trường tìm kiếm để tìm biểu ghi biên mục cấn gắn kèm rồi bấm Tìm  Chương trình sẽ hiển thị các biểu ghi biên mục tìm thấy trong CSDL phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm đưa vào.  Bấm trực tiếp vào tên biểu ghi biên mục để gắn biểu ghi vào ấn phẩm điện tử -> chương trình sẽ đưa ra thông báo. Khi đó cán bộ thư viện chỉ cần bấm OK. Bấm chọn gắn biểu ghi Bấm chọn ấn phẩm điện tử Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 53  Kết quả đã gắn xong biểu ghi cho ấn phẩm đó. 2.2.2.7. Bỏ biểu ghi cho ấn phẩm điện tử Tương tự như vậy, nếu việc gắn biểu ghi là không cần thiết thì cán bộ thư viện có thể bỏ gắn biểu ghi bằng việc lựa chọn ấn phẩm điện tử rồi bấm Bỏ biểu ghi 2.2.2.8.Chia ấn phẩm điện tử cho các bộ sưu tập Việc tiến hành chia ấn phẩm điện tử giúp cho việc đưa ấn phẩm điện tử đó về đúng vị trí củ mình trong bộ sưu tập.  Sau khi đã thiết đặt các bộ sưu tập cho ấn phẩm điện tử (Tại chức năng Quản lý bộ sưu tập), cán bộ thư viện lựa chọn các ấn phẩm điện tử 1.Chọn ấn phẩm điện tử 2. Chọn Bỏ gắn biểu ghi Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 54 tương ứng trong danh sách rồi bấm chọn Bộ sƣu tập đê phân chia các ấn phẩm điện tử vào từng bộ sưu tập.  Sau khi lựa chọn xong sẽ xuất hiện hộp thoại chọn bộ sưu tập điện tử, cán bộ thư viện chỉ việc lựa chọn bộ sưu tập phù hợp cho ấn phẩm điện tử rồi bấm kết thúc. 2.2.2.9. Chuyển chỗ các ấn phẩm điện tử Việc chuyển chỗ các ấn phẩm điện tư giúp cho việc sắp xếp lại các ấn phẩm điện tử một các hợp lý trong thư mục.  Chương trình cho phép chuyển chỗ cho các ấn phẩm điện tử từ thư mục này đến các thư mục khác nhau trong hệ thống.  Để chuyển chỗ, cán bộ thư viện lựa chọn các ấn phẩm điện tử tương ứng trong danh sách rồi bấm chọn Chuyển chỗ 1.Chọn các file dữ liệu điện tử Bấm chọn Bộ sƣu tập 1.Chọn file dữ liệu điện tử 2.Bấm chọn Chuyển chỗ Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 55  Khi đó, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại chuyển chỗ cho ấn phẩm điện tử.  Cán bộ thư viện sẽ nhập đường dẫn của thư mục đích muốn chuyển các ấn phẩm điện tử vào ô trống rồi chọn OK để ghi nhận.  Chương trình sẽ đưa ra thông báo: 2.2.2.10. Bỏ ấn phẩm điện tử ra khỏi cơ sở dữ liệu Nếu ấn phẩm điện tử được coi là không cần thiết hoặc ít được người dùng tin sử dụng thì cán bộ thư viện có thể sẽ loại bỏ nó ra khỏi CSDL. Để loại bỏ ấn phẩm điện tử ra khỏi CSDL, cán bộ thư viện lựa chọn các ấn phẩm điện tử tương ứng trong danh sách rồi bấm chọn Bỏ khỏi CSDL. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 56 Khi đó chương trình sẽ hiển thị hộp thoại để người dùng xác nhận lại việc loại bỏ ấn phẩm điện tử này, bấm OK để khẳng định hoặc bấm Cancel để hủy bỏ thao tác. Tuy nhiên, trong thực tế việc lựa chọn các tài liệu để tiến hành xây dựng bộ sưu tập là vấn đề quan trọng, thư viện luôn luôn phải cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên nhu cầu của người dùng tin là chính, nó còn phải dựa trên nguồn kinh phí cho dự án. Chính vì vậy, việc phải loại bỏ một ấn phẩm điện tử ra khỏi CSDL là rất hiếm. 2. Bấm chọn Bỏ khỏi CSDL 1.Chọn các file dữ liệu điệntử Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 57 2.2.2.11. Xóa ấn phẩm điện tử Cán bộ thư viện cũng có thể xóa ấn phẩm điện tử đó đi nếu như không cần thiết. Để loại bỏ ấn phẩm điện tử ra khỏi CSDL, cán bộ thư viện lựa chọn các ấn phẩm điện tử tương ứng trong danh sách rồi bấm chọn Xóa. Chương trình hiển thị một hộp thoại để người dùng xác nhận lại việc xóa các ấn phẩm điện tử: Bấm OK để khẳng định hoặc bấm Cancel để hủy bỏ thao tác. 1.Chọn các file dữ liệu điện tử 2. Bấm chọn Xóa Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 58 2.2.3. Khai thác bộ sưu tập số - Libol 6.0 Tiến hành khai thác bộ sưu tập là kết quả cuối cùng của việc xây dựng các bộ sưu tập số. Phân hệ sưu tập số có chức năng chính là xây dựng, tổ chức, quản lý và tiến hành khai thác các bộ sưu tập số. Các bộ sưu tập số sau khi được hoàn thành về các khâu xây dựng, tổ chức, quản lý sẽ được Thư viện HVKTQS đưa lên OPAC để tiến hành khai thác trực tuyến trong mạng nội bộ của trường. Quy trình người dùng tin tiến hành khai thác tại Thư viện HVKTQS như sau:  Tra cứu Sau khi vào địa chỉ tra cứu OPAC của thư viện HVKTQS, người dùng tin vào mục Sƣu tập số để tiến hành tra cứu tài liệu điện tử mà mình cần. Người dùng tin tiến hành tra cứu giống như tra cứu tài liệu dạng truyền thống. Họ có thể sử dụng các dạng tra cứu theo nhan đề, từ khóa, tác giả tùy theo nhu cầu của họ để tra cứu chính xác tài liệu mà họ cần. Ví dụ: Nhu cầu tin của người dùng tin là tìm các tài liệu điện tử nói về chi tiết máy. Khi đó họ chỉ cần nhập vào “ Chi tiết máy%”. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 59 Sau khi nhập xong thì người dùng tin nhấn vào mục tìm kiếm ở phía dưới, hệ thống sẽ tự động xử lý yêu cầu của họ và đưa ra kết quả là có hoặc không tài liệu đó trong CSDL của Thư viện. Kết quả ở ví dụ trên cho ra kết quả là 2 tài liệu được tim thấy trong CSDL. Người dùng tin có thể xem dữ liệu biên mục về tài liệu tìm được đó để kiểm tra lại xem đó có chính xác là tài liệu mà mình cần không bằng việc nhấn vào biểu tượng chi tiết biểu ghi biên mục gắn kèm.  Chi tiết về biểu ghi biên mục đó sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến ấn phẩm điện tử đó. Biểu tượng xem chi tiết biểu ghi biên mục có nội dung liên quan đến tài liệu điện tử trên OPAC Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 60  Tải về máy Sau khi kiểm tra lại thông tin về tài liệu đó, nếu đúng là tài liệu mà mình cần thì người dùng tin có thể tiến hành tải tài liệu này về máy để sử dụng.  Nhìn chung, trong quá trình ứng dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0, cán bộ Thư viện HV KTQS đã tuân thủ đầy đủ các bước theo quy trình ứng dụng. Tuy nhiên,trong quá trình ứng dụng, Thư viện do nhu cầu thực tế, một số tính năng của Phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 chưa ứng dụng được như: - Cung cấp tài khoản và phân quyền sử dụng đối người dùng tin; - Xử lý các yêu cầu trong quá trình người sử dụng yêu cầu đến tài liệu điện tử của thư viện; - Công cụ (khuôn dạng nhãn đóng gói, khuôn dạng thư từ chối, khuôn dạng hóa đơn, khuôn dạng thư nhắc trả tiền); - Xuất khẩu tài liệu điện tử; - Kế toán khoản thu và chi đối với các dữ liệu điện tử; - Thống kê số người dùng tin đối với tài liệu điện tử Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 61 2.3. Nhận xét 2.3.1. Ưu điểm Thư viện HVKTQS là một trong những thư viện đi đầu ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động thư viện. Năm 1998, Thư viện đã bắt đầu ứng dụng phần mềm Libol để quản lý nghiệp vụ thư viện của mình. Năm 2010, nhận thấy tầm vai trò quan trọng của việc số hóa tài liệu, những tiện ích của việc quản lý và khai thác các bộ sưu tập số, để phục vụ đắc lực cho việc quản lý và khai thác các dữ liệu điện tử thì Thư viện nâng cấp Libol 5.5 lên Libol 6.0. Điểm nổi bật của LIBOL 6.0 chính là Phân hệ Quản lý Tƣ liệu điện tử. Ưu điểm của Phân hệ Sưu tập số được thể hiện: - Phân hệ này cho phép thư viện có thể quản lý các dạng tài liệu số phổ biến. Với khả năng tách ra hoạt động độc lập, nó cho phép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng. Với việc ứng dụng phân hệ Sưu tập số vào trong công tác quản lý, khai thác tài liệu điện tử , Thư viện HVKTQS đã khắc phục được những khó khăn trong việc cung cấp tài liệu phục vụ nghiên cứu và học tập cho học viên, giảng viên trong trường. Trong thực tế nguồn tài liệu truyền thống hiện tại của Thư viện chỉ đáp ứng nhu cầu tin được 90% đối với học viên quân sự và 30% đối với học viên dân sự. Việc đưa vào khai thác nguồn tài liệu điện tử góp phần to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho nguời dùng tin tại Học viện. - Phân hệ này giúp Thư viện có thể quản lý một lượng tài nguyên số đa dạng (âm thanh, hình ảnh, video, text) với dung lượng khổng lồ và khả năng lưu trữ phân tán. LIBOL 6.0 đã xây dựng mới phân hệ sưu tập số, tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản lý, biên tập, phân quyền . và đưa ra khai thác tài nguyên số hoá. - Với phân hệ này, các thư viện hoàn toàn có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng... Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 62 - Libol 6.0 còn hỗ trợ đa ngôn ngữ, giúp người quản trị hệ thống tự thêm mới, soạn thảo ngôn ngữ và sửa giao diện chương trình, lựa chọn ngôn ngữ hiển thị. Khả năng đăng nhập một lần (single sign on), cho phép người dùng sử dụng một tài khoản chung duy nhất để đăng nhập và thao tác trên nhiều ứng dụng khác nhau. - Với giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng, phần mềm Libol 6.0 giúp cho mọi người dễ dàng khai thác và truy cập đến các dữ liệu điện tử mà họ mong muốn. - Cùng với chức năng phân quyền sử dụng trong phân hệ Sưu tập đối với đối tượng người dùng giúp cho việc đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu cho thư viện. 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân  Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm trên việc sử dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 cũng không tránh khỏi những hạn chế. Đó là: - Hạn chế lớn nhất của phân hệ này là quản lý tài liệu số có dung lượng lớn hơn 400MB mở rất chậm. Điều này gây khó khăn cho bạn đọc khi download tài liệu với dung lượng lớn phải chờ lâu hoặc khó có thể download được tài liệu mà mình mong muốn. - Hạn chế trong việc đảm bảo về dịch vụ chăm sóc khách hàng từ phía công ty Tinh Vân - Do phân hệ sưu tập số - Libol 6.0 mới được ứng dụng vào Thư viện HVKTQS vào năm 2010 và nhu cầu hiện tại thì Thư viện mới chỉ áp dụng phân hệ này trong công tác quản lý bộ sưu tập, biên mục dữ liệu điện tử và tra cứu, còn các tính năng khác của phân hệ hầu như là không sử dụng tới. - Bộ máy quản lý của Thư viện HVKTQS nói riêng và của trường nói chung thì vẫn theo cơ chế quản lý bao cấp của nhà nước, các sản phẩm Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 63 số hóa của Thư viện đều miễn phí (Free) với điều kiện là muốn khai thác các tài liệu này thì chỉ khai thác được trong mạng nội bộ của trường. Điều này cũng hạn chế việc sử dụng các tính năng của phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 và khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan khác. - Hạn chế trong việc sử dụng tài nguyên số của người dùng tin  Nguyên nhân - Do chế độ chăm sóc khách hàng của công ty Tinh Vân chưa được tốt, ảnh hưởng đến việc đáp ứn đầy đủ những nhu cầu của khách hàng; - Chất lượng đường truyền dữ liệu chưa tốt gây ra tình trạng khó download tài liệu điện tử có dung lượng lớn trên 400MB; - Do Thư viện HVKTQS mới ứng dụng phân hệ Sưu tập số nên nhu cầu còn ít, chưa sử dụng hết các chức năng mà phân hệ có; - Do Thư viện HVKTQS nằm trong sự quản lý trực tiếp của nhà nước, được nhà nước bao cấp toàn bộ chi phí, các dịch của thư viện đều là miễn phí sử dụng trong mạng cục bộ của trường. Trong khi đó, phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 có rất nhiều tính năng hỗ trợ trong việc khai thác nguồn tài nguyên số có tính phí, chia sẻ nguồn tin qua việc xuất khẩu thông tin, điều đó đã gây hạn chế nhiều trong việc ứng dụng đầy đủ các tính năng của phân hệ; - Việc tuyên truyền, hướng dẫn sử dụng khai thác bộ sưu tập số còn ở mức khiêm tốn nên nhiều người dùng tin và sử dụng chưa thành thạo; Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 64 Chƣơng 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG PHÂN HỆ SƢU TẬP SỐ - LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin, xu hướng xây dựng Thư viện điện tử, Thư viện số hiện nay đang trở thành xu hướng chung của thế giới. Phần mềm Libol 6.0 với phân hệ Sưu tập số nhằm giải quyết nhu cầu trong việc tổ chức, quản lý, khai thác tài nguyên số trong các thư viện. Việc đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng phân hệ Sưu tập số là cần thiết đối với hoạt động thông tin – thư viện nước ta hiện nay. Trong quá trình hoàn thành khóa luận này, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện HVKTQS như sau: 3.1. Nâng cao nhận thức cho nhà cung cấp và ngƣời dùng tin Cần phải nâng cao nhận thức của mọi người về tính ưu việt của việc số hóa tài liệu bằng cách cung cấp cho họ những kiến thức về ý nghĩa của các bộ sưu tập số. Việc xây dựng các bộ sưu tập số có ý nghĩa rất lớn trong sự phát triển thư viện và xã hội thông tin hiện nay: - Một bản tài liệu số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của người học. - Tiết kiệm thời gian và kinh phí: thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ. Hơn hết là giúp cho người dùng tin được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc trong việc tìm thông tin. - Giúp cho người dùng tin có thể chủ động hơn trong việc sử dụng thời gian của mình. Bộ sưu tập số kết hợp với phương thức thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho việc đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là đào tạo theo tín chỉ, đào tạo trực tuyến của nhà trường. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 65 Giúp cho người học chủ động trong việc sắp xếp thời gian học tập, họ không phải đến thư viện cũng có thể lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi. - Trong điều kiện còn thiếu nguồn tài liệu tham khảo học tập in giấy, thì việc có thêm giải pháp tài liệu số hóa sẽ giúp cho người học có thêm nhiều lựa chọn để phục vụ cho kế hoạch học tập của cá nhân. - Bộ sưu tập số góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ: Phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của nhà trường mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác. - Bộ sưu tập số là lựa chọn tối ưu để bảo tồn được lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng. Chính vì vậy, việc nâng cao nhận thức của người dùng tin về vai trò và tính ưu việt của bộ sưu tập số có vai trò rất quan trọng, điều này sẽ giúp cho người dùng tin cũng như nhà cung cấp thông tin: - Đối với nhà cung cấp thông tin: + Nhận thức rõ vai trò và tính ưu việt của việc xây dựng các bộ sưu tập số trong việc quản lý, tổ chức và khai thác; + Giúp cho việc đưa ra những định hướng trong kế hoạch phát triển thư viện của mình hiện tại và trong tương lai; + Đổi mới hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện của mình để đáp ứng một cách đầy đủ nhất nhu cầu tin cho người dùng tin. - Đối với người dùng tin: + Nhận thức rõ tính ưu việt trong việc cung cấp thông tin của bộ sưu tập số mà các thư viện truyền thống không thể thực hiện được. + Qua đó, tạo thói quen cho người dùng tin trong việc sử dụng các bộ sưu tập số của thư viện. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 66 3.2. Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật Cơ sở vật chất là một trong 4 yếu tố không thể thiếu để cấu thành thư viện. Việc xây dựng cơ sở vật chất luôn gắn liền với việc xây dựng nguồn lực thông tin. Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin và những ứng dụng của nó vào trong thư viện, nguồn lực thông tin trong thư viện không chỉ đơn giản là nững cuốn sách bằng giấy đơn giản mà nó dược thể hiện dưới dạng các tài liệu điện tử. Tài liệu điện tử là một dạng tài liệu hiện đại được hình thành trong quá trình chuyển các thông tin dạng giấy sang các thông tin được lưu trữ dưới dạng file trong máy tính điện tử, được khai thác và quản lý dựa trên các phương tiện hiện đại. Chính vì vậy việc xây dựng, quản lý và khai thác loại tài liệu này cần sự đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất hiện đại. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức, quản lý, khai thác bộ sưu tập số chủ yếu là máy tính, máy scan phục vụ công tác số hóa, hệ thống mạng giúp khai thác tài liệu trực tuyến. Thư viện HVKTQS có một số lượng tài liệu điện tử khá lớn gần 3000 tài liệu, số lượng này còn được tiếp tục tăng, cơ sở vật chất tương đối hiện đại. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu trong việc tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin của thư viện thì Thư viện HVKTQS cần phải đầu tư thêm về cơ sở vật chất như: - Cần đầu tư thêm máy tính phục vụ cho công tác xử lý, quản lý và khai thác các tài liệu này được tốt nhất. - Nâng cấp hệ thống mạng nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng tài nguyên số của thư viện, tránh tình trạng khó download hoặc download gây chậm ảnh hưởng đến tâm lý người dùng tin khi sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện. - Đầu tư thêm trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu như máy scan (máy scan khổ A3 và A4) có chất lượng tốt để đảm bảo cho công tác số hóa tài liệu. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 67 - Thường xuyên tiến hành kiểm tra và nâng cấp hệ thống mạng để đảm bảo việc truyền tải CSDL được tốt nhất. - Ngoài ra, Thư viện cần thường xuyên tiến hành nâng cấp hệ thống các phòng chức năng tiến hành khai thác cơ sở dữ liệu tạo điều kiện tốt nhất cho người dùng tin khi đến thư viện. 3.3. Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện Ngày nay, xu hướng phát triển thư viện theo hướng hiện đại trở thành một xu thế tất yếu của hầu hết các thư viện trên thế giới. Nguồn lực thông tin phong phú với nhiều dạng tài liệu khác nhau, cơ sở vật chất hiện đại là yếu tố cần thiết để xây dựng thư viện truyền thống trở thành thư viện hiện đại. Thư viện dù tồn tại ở hình thức thư viện truyền thống hay hiện đại thì người cán bộ thư viện vẫn chiếm một vị chí quan trọng không thể thiếu được . Nếu ví thư viện giống như một cỗ máy thì người cán bộ thư viện sẽ đóng vai trò là người vận hành cỗ máy đó, cỗ máy đó có hoạt động hiệu quả hay không là do người điều khiển nó. Thư viện càng hiện đại thì yêu cầu đối với người cán bộ thư viện càng cao. Những yêu cầu đối với người cán bộ thư viện hiện nay như: - Yêu cầu về kiến thức chuyên môn như xây dựng, tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin và phục vụ người dùng tin - Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ - Yêu cầu về trình độ tin học Việc nâng cao trình độ cán bộ thư viện có ý nghĩa quan trọng trong việc tăng cường chất lượng hoạt động của thư viện. Hiện nay, Thư viện HVKTQS có một đội ngũ cán bộ với trình độ cao. Tuy nhiên, để theo kịp với những sự tiến bộ của xã hội thì thư viện cần phải nâng cao hơn nữa trình độ tay nghề cho cán bộ thư viện bằng việc: - Thường xuyên tổ chức các lớp học nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ về công tác nghiệp vụ cho cán bộ thư viện. Qua đó trang bị thêm cho cán bộ thư viện những kiến thức nghiệp vụ liên quan đến hoạt động nghiệp vụ thư viện. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 68 - Cử cán bộ đi học thêm các lớp huấn luyện sử dụng các phương tiện hiện đại liên quan đến công tác nghiệp vụ để ứng dụng vào thư viện như các lớp đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm trong thư viện, sử dụng các thiết bị hiện đại vào hoạt động thư viện nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện. - Nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ thư viện bằng cách tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ thư viện có thể tham gia các lớp học thêm về tin học và ngoại ngữ. 3.4. Nâng cao vai trò trách nhiệm của công ty Tinh vân Công ty Tinh Vân là công ty cung ứng sản phẩm phần mềm Libol 6.0 cho Thư viện HVKTQS. Việc nâng cao trách nhiệm của công ty Tinh Vân nhằm đảm bảo cho việc sử dụng phần mềm được hiệu quả hơn. Để nâng cao vai trò trách nhiệm của công ty Tinh Vân cần phải: - Có những yêu cầu buộc công ty Tinh Vân phải nâng cao trách nhiệm của mình trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến sản phẩm của họ. Công ty phải có những biện pháp cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm của mình, giải quyết hạn chế trước mắt về việc download tài liệu có dung lượng lớn trên 400MB để người dùng tin có thể sử dụng tốt nguồn lực thông tin của thư viện. - Đồng thời, thường xuyên có những đóng góp ý kiến cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm Libol của họ. - Qua đó giúp cho việc gắn kết chặt chẽ giữa nhà cung cấp với người sử dụng, với mục tiêu là nâng cao chất lượng sản phẩm phần mềm Libol 6.0. 3.5. Tăng cƣờng sử dụng sản phẩm số hóa Việc tăng cường sử dụng sản phẩm số hóa sẽ giúp cho người dùng tin nhận thấy lợi ích khi sử dụng các sản phẩm số hóa và thông qua đó, thư viện cũng có thể nắm rõ được nhu cầu tin của người dùng tin hơn để bổ sung thêm Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 69 các tài liệu vào bộ sưu tập số hóa một cách chính xác nhất. Tăng cường sử dụng các sản phẩm số hóa bằng cách:  Tuyên truyền cho người dùng tin thấy được tiện ích của việc khai thác các sản phẩm số hóa bằng nhiều phương pháp như áp phích, tổ chức các buổi giới thiệu các sản phẩm của thư viện, kết hợp với việc tuyên truyền thông qua các phương tiện thông tin đại chúng  Mở các lớp học hướng dẫn người dùng tin cách khai thác nguồn lực thông tin dữ liệu điện tử của thư viện.  Thường xuyên mở các buổi tọa đàm để có sự giao lưu giữa cán bộ thư viện và người dùng tin. Qua đó tìm hiểu thêm những khó khăn của người dùng tin trong quá trình sử dụng các sản phẩm số hóa của thư viện, đồng thời tìm hiểu thêm nhu cầu thông tin của người dùng tin để kịp thời bổ sung thêm tài liệu điện tử vào trong bộ sưu tập của mình. Qua các hoạt động này sẽ giúp cho việc:  Giúp người dùng tin nhận thức rõ về những tiện ích trong việc sử dụng tài liệu điện tử  Tạo thói quen cho người dùng tin đối với tài liệu điện tử  Nắm rõ được nguồn lực thông tin tại thư viện mình đang sử dụng và những quyền lợi của mình trong việc sử dụng những nguồn lực thông tin đó. 3.6. Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin khác Mục đích của việc xây dựng Thư viện điện tử, Thư viện số còn thể hiện ở chức năng chia sẻ nguồn thông tin dễ dàng, tránh lãng phí nguồn lực thông tin, giảm chi phí cho việc số hóa tài liệu. Việc tăng cường hoạt động thông tin thư viện là việc làm cần thiết và nên làm nhằm tận dụng tối đa nguồn lực thông tin của mỗi thư viện, tăng thu nhập cho thư viện. Để tăng cường hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin, yêu cầu đặt ra đối với thư viện như: - Mở rộng chính sách của thư viện trong việc trao đổi chia sẻ nguồn tin số hóa với các cơ quan thông tin thư viện khác. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 70 - Tăng cường maketing các sản phẩm số hoá của mình nhằm giới thiệu nguồn tài nguyên số của thư viện mình với các bạn đọc và các cơ quan thông tin thư viện khác bằng việc: + Tổ chức tác buổi giới thiệu nguồn lực thông tin của thư viện mình + Tuyên truyền rộng rãi qua các phương tiện truyền thông rộng rãi như Internet, tivi,. + Mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước - Trao đổi, chia sẻ tài nguyên, đặc biệt là các tài liệu điện tử của thư viện mình thông qua hình thức như trao đổi, mua bán CSDL, biếu tặngCụ thể một số cơ quan thông tin – thư viện mà Thư viện có thể tiến hành chia sẻ như: + Trung tâm thông tin Khoa học Công nghệ của Bộ Quốc phòng + Thư viện Quốc gia Việt Nam + Thư viện Đại học Bách khoa Hà Nội... - Tiến hành thu phí với một số sản phẩm số hóa của thư viện mình nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm và làm cho người dùng tin thấy được tầm quan trọng của các sản phẩm đó. - Tiến hành khai thác tài liệu số hóa của Thư viện trên mạng Internet bằng cách cung cấp các tài khoản cho người dùng tin nhằm tăng cường khả năng chia sẻ thông tin, tạo điều kiện cho người dùng tin có thể chủ động hơn trong thời gian của mình và giảm tải cho hệ thống mạng khi phục vụ đông. Đồng thời, qua đó việc sử dụng đầy đủ các tính năng của phân hệ sưu tập số được đầy đủ nhất. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 71 KẾT LUẬN Trong quá trình thực tập tại Thư viện HVKTQS, tôi đã tìm hiểu được hoạt động Thông tin – Thư viện, tiếp cận với việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện Libol 6.0 tại Học viện này. Phần mềm Libol 6.0 là sản phẩm mới của công ty Tinh Vân, phát triển dựa trên nền tảng các phiên bản trước. Ngoài việc đáp ứng được tốt những công việc mà phiên bản trước đã làm được thì điểm trội của nó còn là phân hệ quản lý dữ liệu điện tử. Với chức năng này, phần mềm Libol 6.0 về cơ bản đã đáp ứng được những nhu cầu trong việc quản lý và khai thác dữ liệu điện tử của Thư viện. Cùng với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ thư viện, sự quan tâm của ban Giám đốc Thư viện HVKTQS đã vận dụng hiệu quả phần mềm quản trị Libol 6.0 vào hoạt động của mình, đặc biệt là việc ứng dụng phân hệ Sưu tập số tạo điều kiện cho việc quản lý và khai thác dữ liệu điện tử, đáp ứng nhu cầu thông tin đang ngày càng phát triển hiện nay, đưa thư viện phát triển theo hướng thư viện hiện đại trên thế giới. Phân hệ sưu tập số - Libol 6.0 với ưu điểm nổi bật là giúp Thư viện quản lý và khai thác với một số lượng tài liệu khổng lồ với nhiều định dạng khác nhau. Với nhiều menu khác nhau để thực hiện các chức năng giúp cho việc quản lý bộ sưu tập được hiệu quả, cung cấp các thông tin một cách đầy đủ nhất đến người dùng tin tại thư viện. Như vậy, với điểm nổi bật là phân hệ Sưu tập số, với sự ra đời của Libol 6.0 đã đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của xã hội Việt Nam, đưa nền thông tin – thư viện của Việt Nam đi lên những bước phát triển hòa nhập với xu hướng phát triển của ngành thông tin – thư viện trên thế giới. Thư viện HVKTQS đóng vai trò là những cơ quan thông tin – thư viện đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin của cả nước, góp phần to lớn trong sự nghiệp thông tin – thư viện của nước nhà. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 72 Tuy nhiên trong quá trình sử dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 còn bộc lộ một số hạn chế cần khắc phục. Hy vọng các giải pháp do tôi đề xuất sẽ góp phần đáng kể vào việc hoàn thiện việc sử dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện HVKTQS và các cơ quan Thông tin – thư viện đang ứng dụng phần mềm Libol 6.0. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Tài liệu Website 1. Trang Web của Bộ Văn hóa Thể thao và du lịch URL: 2. Trang Web của công ty Tinh Vân URL: 3. Trang Web của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật ITC URL: 4. Trang Web của diễn đàn văn thư lưu trữ URL: 5. Trang Web của Thư viện trường Đại học An Giang URL: 6. Trang Web của Thư viện Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên  URL: II. Tài liệu dạng văn bản 1. Bộ Văn hóa – Thông tin (2005), “Quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020”, Hà Nội. 2. Công ty Cổ phần công nghệ Tinh Vân (2008), “Hướng dẫn sử dụng phần mềm Libol (phiên bản 6.0) – phân hệ sưu tập số”, 45tr. 3. Doãn Anh Đức (2011), “Ứng dụng mã nguồn mở xây dựng phần mềm quản trị”, Đề cương Luận văn Thạc sĩ Thông tin – Thư viện, Hà Nội, 14tr. 4. Khoa Thông tin – Thư viên, Trường Đại học KHXH&NV (ĐH Quốc gia), “Kỷ yếu hội thảo khoa học sinh viên ngành Thông tin – Thư viện lần thứ XV (năm học 2010 – 2011)”, Hà Nội, tr 264 – tr 174. 5. Lê Anh Tiến (2010), “Xây dựng và phát triển nguồn lưc thông tin điện tử ở Học viện Hậu cần”, Luận văn Thạc sĩ Thoa học Thư viện, Hà Nội. 6. Thư viện Hà Nội (2011), “Đề án số hóa tài liệu”, Hà Nội. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 74 7. Thư viện Quốc gia Việt Nam (2002), “Đề án nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của hệ thống thư viện công cộng giai đoạn 3”, Hà Nội. 8. Thư viện Quốc gia Việt Nam (2010), “Hoàn thiện mô hình Thư viện số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và thư viện thành phố trực thuộc trung ương”, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, Hà Nội. Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 75 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................................... 5 2. Tình hình nghiên cứu .......................................................................................................... 6 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 7 3.1. Mục đích nghiên cứu........................................................................................................... 7 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................................................... 7 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 7 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................................................... 7 5.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................................................ 7 5.2. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................... 7 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn .................................................................................................. 8 6.1. Ý nghĩa lý luận ..................................................................................................................... 8 6.2. Ý nghĩa thực tiễn ................................................................................................................. 8 7. Bố cục của khóa luận ............................................................................................................. 8 Chƣơng 1:THƢ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ VỚI VẤN ĐỀ SỐ HÓA ....... 9 1.1. Số hóa tài liệu ...................................................................................................................... 9 1.1.1. Các khái niệm ............................................................................................................. 9 1.1.2. Nội dung (công đoạn) số hóa tài liệu ...................................................................... 12 1.1.2.1. Quét hình - Scanning .............................................................................................. 12 1.1.2.2. Nhận dạng ký tự quang học .................................................................................... 13 1.1.3. Yêu cầu ..................................................................................................................... 14 1.1.3.1. Nội dung ................................................................................................................ 15 1.1.3.2. Hình thức ................................................................................................................ 15 1.1.3.3. Phần mềm quản lý và khai thác ............................................................................. 18 1.2. Khái quát về Thƣ viện Học viện Kỹ thuật Quân sự ...................................................... 19 1.2.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển ......................................................... 19 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................... 19 1.2.3. Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực ............................................................................. 20 1.2.4. Cơ sở vật chất và trang thiết bị ................................................................................ 23 1.2.4.1. Cơ sở vật chất ......................................................................................................... 23 1.2.4.2.Trang thiết bị và phần mềm ứng dụng .................................................................... 24 1.2.5. Nguồn lực thông tin ................................................................................................. 25 1.2.6. Người dùng tin và nhu cầu tin ................................................................................. 26 Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 76 1.3. Vai trò của số hóa tài liệu và phân hệ Sƣu tập số - Libol 6.0 tại Thƣ viện Học viện Kỹ thuật Quân sự .......................................................................................................................... 26 1.3.1. Vai trò của số hóa tài liệu ........................................................................................ 27 1.3.2. Vai trò của phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 .............................................................. 27 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHÂN HỆ SƢU TẬP SỐ - LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ ................................................................. 29 2.1. Phần mềm Libol 6.0 và phân hệ sƣu tập số .................................................................... 29 2.1.1. Phần mềm Libol 6.0 ................................................................................................. 29 2.1.2. Phân hệ Sưu tập số .................................................................................................. 33 2.2. Ứng dụng phân hệ Sƣu tập số - Libol 6.0 tại Thƣ viện Học viện Kỹ thuật Quân sự .. 35 2.2.1. Quản lý bộ sưu tập ................................................................................................... 36 2.2.1.1. Thêm mới bộ sưu tập .............................................................................................. 37 2.2.1.2. Sửa bộ sưu tập ........................................................................................................ 38 2.2.1.3. Xóa bộ sưu tập ........................................................................................................ 39 2.2.1.4. Gộp các bộ sưu tập ................................................................................................. 39 2.2.2. Dữ liệu điện tử ......................................................................................................... 40 2.2.2.1. Tải các tài liệu điện tử lên chương trình .............................................................. 41 2.2.2.2. Biên mục các tài liệu điện tử theo tiêu chuẩn Dublin Core .................................. 42 2.2.2.3. Thay đổi trạng thái cho ấn phẩm .......................................................................... 47 2.2.2.4. Thiết đặt chế độ khai thác cho ấn phẩm điện tử ................................................... 49 2.2.2.5. Thiết lập chế độ mật cho ấn phẩm điện tử ............................................................ 49 2.2.2.6. Gắn biểu ghi cho ấn phẩm điện tử ........................................................................ 51 2.2.2.7. Bỏ biểu ghi cho ấn phẩm điện tử .......................................................................... 53 2.2.2.8. Chia ấn phẩm điện tử cho các bộ sưu tập ............................................................ 53 2.2.2.9. Chuyển chỗ các ấn phẩm điện tử .......................................................................... 54 2.2.2.10. Bỏ ấn phẩm điện tử ra khỏi cơ sở dữ liệu ............................................................. 55 2.2.2.11. Xóa ấn phẩm điện tử ............................................................................................. 57 2.2.3. Khai thác bộ sưu tập số - Libol 6.0 ..................................................................... 58 2.3. Nhận xét ............................................................................................................................. 61 2.3.1. Ưu điểm..................................................................................................................... 61 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ......................................................................................... 62 Chƣơng 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG PHÂN HỆ SƢU TẬP SỐ - LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ ................... 64 3.1. Nâng cao nhận thức cho nhà cung cấp và ngƣời dùng tin ............................................ 64 Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự Nguyễn Thị Thủy – K53TTTV Page 77 3.2. Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật .................................................................... 66 3.3. Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện .................................................................................. 67 3.4. Nâng cao vai trò trách nhiệm của công ty Tinh vân...................................................... 68 3.5. Tăng cƣờng sử dụng sản phẩm số hóa ............................................................................ 68 3.6. Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin khác .................... 69 KẾT LUẬN .............................................................................................................................. 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 73