Luận văn Workflow và ứng dụng vào bài toán quản lý giao việc

c vấn đề chuyên môn, không cần phải quan tâm đến người cung cấp ở đâu. Chia sẻ kiến thức và cách thức làm việc. e. Dễ dàng tìm kiếm thông tin và người sử dụng Sharepoint Enterprise Search kết hợp chặt chẽ dữ liệu kinh doanh với người sử dụng với các tài liệu và các trang web để cung cấp các kết quả toàn diện hơn. Search Center cung cấp một trang riêng cho nhân viên để tìm kiếm các nguồn thông tin trong tổ chức mà họ cần. Thông báo kết quản tìm kiếm cho người sử dụng khi một truy vấn mới thích hợp được tìm thấy. Enterprise Search có ở tất cả các trang của Microsoft Office SharePoint Server 2007, được gắn chặt và tương tác ở trong các trang Sharepoint (Sharepoint Lists), người sử dụng, hồ sơ, và thậm chí cả trong dữ liệu kinh doanh. f. Tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và đối tác. Với các chuẩn cơ sở, etc…, ta có thể thu thập thông tin kinh doanh từ khách hàng và đối tác thông qua trình duyệt web. Với sự tích hợp của LDAP và hỗ trợ cho việc chứng thực, người cung cấp có thể dễ dàng tạo ra các thông tin để làm việc với các nguồn khác hơn là dịch vụ thư mục động (Active Directory -AD), do đó làm đơn giản việc thiết lập và thuận tiện cho việc kết nối với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,… Tương tác với việc quản lý thông tin phân quyền cho phép nội dung chia sẻ với một sự tin cậy. g. Đưa ra thông tin cá nhân/trang riêng cho người sử dụng My Sites đem lại cho người sử dụng một trang/site để lưu trữ, thể hiện, xem, và quản lý nội dung, thông tin, và các ứng dụng được kiểm soát theo ý người dùng. Với Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 24 My Sites, ta có thể trình diễn thông tin về người sử dụng bao gồm các thông tin về các kỹ năng, đồng nghiệp hoặc những người quản lý, các nhóm và các danh sách sắp xếp, hay là các tài liệu đang lưu trữ, hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ các thông tin cá nhân và tăng cường bảo mật máy tính cho phép mỗi người sử dụng có thể lựa chọn bao nhiêu thông tin muốn thể hiện lên, và ai cần xem chúng. h. Làm việc với bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu nếu ta muốn Với cách truy cập ngoại tuyến từ Sharepoint Lists và các thư viện tài liệu, ta có thể tùy ý kết nối vào mạng của doanh nghiệp. Thêm nữa là tích hợp với Microsoft Office Groove 2007 làm cải thiện truy cập ngoại tuyến cho người sử dụng có kinh nghiệm. i. Sử dụng các công cụ quản lý tri thức mới Trao quyền cho nhân viên để tạo và nắm lấy thuận lợi của mọi người bên trong mạng và ngoài mạng của doanh nghiệp, tổ chức, do đó họ có thể kết nối và chia sẻ kiến thức với những người khác có hiệu quả hơn. 2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp Microsoft Office SharePoint Server 2007 được xây dựng trên một kiến trúc tổng thể, với việc hỗ trợ dịch vụ web và các khả năng tương tác theo tiêu chuẩn gồm có XML và SOAP. Thực sự hữu ích, với việc mở các hàm APIs và các Event Handler cho các danh sách và tài liệu. Điều đó cho phép có thể tích hợp với các hệ thống sẵn có và cung cấp khả năng linh hoạt để kết hợp mới việc đầu tư cho công nghệ thông tin. Tích hợp LDAP và hỗ trợ các cơ chế chứng thực cho người cung cấp để tạo ra thông tin dễ hơn để làm việc với nguồn khác như là thư mục động. Thêm nữa, sử dụng WSRP (Web Services for Remote Portlets) để tích hợp với các giải pháp về WSPR khác. a. Đưa ra thuận lợi trong việc tập trung tích hợp platform Office SharePoint Server cung cấp kến trúc duy nhất nhằm hỗ trợ cho các cá nhân, cho các đội, và các đơn vị kinh doanh trong mô hình mạng intranet, extranet, internet. Kiến trúc duy nhất này cho phép các khách hàng mang lại lợi ích của việc thống nhất webpart: tích hợp tìm kiếm, quản lý người truy cập, phân quyền sử dụng, giống như là các kiểu lưu trữ và bảo mật thường dùng. Ngoài ra, với kiến trúc này thì khách hàng có thể sử dụng lại các ứng dụng, mã hóa, nội dung các trang, và có sự Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 25 phát triển chung, nâng cao kinh nghiệm cho những người phát triển và các chuyên gia công nghệ thông tin. Theo đó sẽ dễ dàng cho việc chia sẻ nội dung, chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên, các khách hàng, đối tác và chi phí về phần cứng sẽ thấp hơn thông qua củng cố nâng cấp máy chủ. Điều đó cũng có nghĩa là sẽ gia tăng thời gian để phát triển, chi phí huấn luyện sẽ thấp, và giảm tối thiểu nhu cầu triển khai và duy trì các giải pháp cho các doanh nghiệp. b. Thiết kế cho việc mở rộng Với mỗi ngành công nghiệp hay tổ chức có một nhu cầu riêng biệt, và cần có những nỗ lực lớn lao, để mở rộng để hỗ trợ cho những nhu cầu và sản xuất này. Với Office SharePoint Server 2007, khả năng mở rộng là xây dựng quyền thông qua dịch vụ web, Rss Feeds, và các đối tượng được xây dựng trên nền Microsoft. Net Framework 2.0. Các đặc tính của nó giống như BDC để kích hoạt hệ thống ERP để lập mối liên hệ, tạo dữ liệu kinh doanh nhiều hơn mức có thể. Sự gắn kết này cũng cho phép hệ thống gắn với những nhu cầu khác thông qua các tổ chức, và thay đổi nhu cầu phát triển của công ty. c. Khả năng nâng cao, hoàn thiện Office SharePoint Server 2007 thuận tiện và thích hợp hơn trước đây. Hiện tại các tổ chức có khả năng linh hoạt, ví dụ, nhân đôi các thành phần, giống như là các máy chủ web ngoại vi để làm tăng số lượng người dùng, hoặc thêm vào các máy chủ và các dịch vụ như là Microsoft Office Excel 2007 được tối ưu để lập mối liên hệ với nội dung được thay đổi. Một tệp log mới được tạo ra để giúp xác định chính xác nội dung nào được thay đổi hay là không được thay đổi. Với việc thêm vào end-user Recycle Bin, lưu trữ cơ sở dữ liệu được giảm đi rất nhiều. “Snapshot” hỗ trợ Office SharePoint Server 2007 và Microsoft SQL Server 2005 nghĩa là hệ thống lưu trữ có thể được hoàn tất trong khoảng thời gian vài phút. d. Kích hoạt công nghệ thông tin tập trung cho nhiều tác vụ chiến lược Office SharePoint Server 2007 sẽ cung cấp cho các chuyên gia công nghệ thông tin với các công cụ và ứng dụng để đơn giản các tác vụ hàng ngày: quản lý webserver farm, triển khai các nội dung nhỏ, hay là quản lý đồng bộ nội dung thông qua các site. Các mẫu được bắt đầu với mỗi web site thông thường, phạm vi hay khung trang. Tăng cường khả năng sao lưu và khôi phục cho IT để lập lịch sao lưu, sao lưu tất cả các site, sau đó khôi phục từng phần một. Hơn thế nữa, người sử dụng có thể khởi tạo các luồng công việc và các ứng dụng tự cung cấp, dữ liệu truy cập, xác định các Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 26 quyền hạn bảo mật thông tin ở từng cấp danh mục, khôi phục các danh mục bị xóa mà không liên quan đến IT. 2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007 Trong môi trường Sharepoint Document Library, Luồng công việc là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét, duyệt lại một tệp văn bản. Ví dụ, ta có một tệp văn bản và muốn mọi người góp ý, thì ta chỉ cần start Luồng công việc trên tệp đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do ta chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem tệp. Nếu họ quên, Sharepoint sẽ gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho tệp đó xong, sẽ có một báo cáo dầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem tệp. Vậy những người góp ý sẽ làm gì khi xem tệp đó. Nó phụ thuộc vào loại Luồng công việc mà ta chọn. Khi ta cập nhật một tệp văn bản lên thư viện tài liệu (Document Library), có bẩy loại Luồng công việc có sẵn mà ta có thể lựa chọn: 2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow) Luồng công việc này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận tệp văn bản. Ví dụ: ta có một tệp Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, ta cần thông qua ý kiến của các sếp về tệp này trước khi hội thảo diễn ra. Luồng công việc phê duyệt là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này. Trong các loại Luồng công việc thì Luồng công việc này là đơn giản nhất. Một email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà ta chỉ định trong mục Aprrover. Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần phải làm trong Luồng công việc. “Task” này sẽ yêu cầu người đó thông qua tệp bằng cách chọn nút “Approve”. Sau khi người đầu tiên thong qua xong, người tiếp theo trong danh sách cần được thông qua sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu phê duyệt tệp. Cứ như vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách. Khi người cuối cùng nhấn thông qua thì Luồng công việc xem như hoàn tất. Lưu ý: Điểm đặc biệt của Luồng công việc này là nó đi theo trình tự phê duyệt tài liệu. Ví dụ như ta yêu cầu ba người: A, B, C thông qua một tệp văn bản. Đầu tiên anh A sẽ nhận được một email yêu cầu thông qua, lúc này sẽ xảy ra hai trường hợp: − Nếu anh A thông qua, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như vậy cho đến người cuối cùng là anh C Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 27 − Nếu anh A quên không thông qua, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ không nhận được bất kỳ email thông báo yêu cầu nào. Cho nên, để đề phòng trường hợp đó, Sharepoint đưa ra tính năng “due date” khi ta cấu hình Luồng công việc để lỡ anh A có quên thì Sharepoint sẽ tự động gửi mail nhắc nhở. Luồng công việc này thích hợp sử dụng cho các phòng ban. Dựa vào tính chất này mà ta có thể biết một hợp đồng hay một lá đơn đang ở phòng ban nào? Như vậy Luồng công việc thông qua còn giải quyết được cả vấn đề nhắc nhở. 2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) Luồng công việc thu thập tất cả các thông tin phản hồi đưa ra một chính sách mới cho công ty, và ta muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty. Sau đó, ta tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức. Lưu ý: Luồng công việc này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên tệp văn bản. Ta có một chính sách mới dành cho công ty, muốn tất cả các nhân viên cùng đóng góp ý kiến về nó trước khi có hiệu lực chính thức. Ta sẽ gửi mail cho các nhân viên, đính kèm theo tệp chính sách. Sau đó, các nhân viên sẽ gửi lại phản hồi. Nhưng làm thế nào để ta tổng hợp lại các phản hồi đó vì mỗi nhân viên sẽ gửi lại một email, làm sao để ta có thể biết được các nhân viên không sao chep các phản hồi của nhau? Luồng công việc thu thập phản hồi hoàn toàn có thể giúp ta làm được việc đó. Luồng công việc này sẽ giúp ta gửi mail đến cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có thể chỉnh sửa và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên tệp. Như vậy mọi thứ đều ở một chỗ, rất tiện lợi. Luồng công việc thu thập phản hồi thu tất cả các thông tin phản hồi của một tệp văn bản cho ta. Khi ta khởi động Luồng công việc thu thập phản hồi thì trình tự sau sẽ diển ra: − Luồng công việc sẽ gửi mail đến những người mà ta chỉ định trong danh mục. − Sau khi đọc xong mail, những người được chỉ định sẽ click vào đường link (có trong mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ có thể đóng góp cho tệp cũng như thêm/xóa nội dung. Sau khi Luồng công việc hoàn tất, ta chỉ việc mở tệp đó ra và có thể tổng hợp các ý kiên của mọi người. Nhờ vào Luồng công việc này, ta dễ dàng biết được ai đã Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 28 cung cấp và ai không cung cấp phản hồi cho ta. Tránh được trạng thái sao chép lẫn nhau. Lưu ý: Cơ chế hoạt động của Luồng công việc thu thập phản hồi khác với Luồng công việc thông qua, 2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) Luồng công việc thu thập chữ ký dùng trong trường hợp ta muốn mọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng. Trưởng phòng của một công ty ABC sắp tới cần tổ chức một hội nghị khách hàng thường niên hằng năm và phải lên kế hoạch thu chi cho hội nghị. Sau khi bảng thu chi đó ra phải đi đến từng phòng đưa cho các sếp ký. Thay vì phải đi đến gõ cửa từng phòng để xin chữ ký, Luồng công việc này sẽ giúp ta thu thập toàn bộ chữ ký điện tử của các nhân viên mà ta yêu cầu. Để Luồng công việc thu thập chữ ký thu đươc toàn bộ các chữ ký điện tử của các nhân viên mà ta yêu cầu cần sử dụng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử là loại chữ ký mà mọi người có thể thêm vào một tệp. Nó giống như ta dùng cây bút ký tên lên một tờ giấy, ta sẽ ký lên tệp điện tử bằng cách gõ vào. Đi kèm theo với chữ ký điện tử là một xác nhận điện tử. Chữ ký điện tử phải khớp với xác nhận điện tử, nó dùng để chứng minh chữ ký của người ký vào là thật. Nếu tên trên chữ ký khác với xác nhận điện tử thì khi ta ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ. 2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) Luồng công việc này cho phép xử lý những văn bản đã bị hết. Nó sẽ cho phép ta chọn lựa: giữ các tệp văn bản này lại hoặc xóa đi. 2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) Luồng công việc này được thiết kế để theo dõi trạng thái của một mục trong một danh sách. Chúng ta thường sử dụng Luồng công việc này trong việc theo dõi một dự án hoặc một bảng kiểm kê tài chính. Ngoài ra còn có thêm hai loại Luồng công việc nữa là Luồng công việc quản lý giao dịch (Translation Management Workflow), và Luồng công việc thông qua nhóm (Group Approval Workflow hay còn gọi là East Asian Document Workflow), nhưng hai loại Luồng công việc này rất ít được sử dụng. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 29 2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 Office SharePoint Designer 2007 cung cấp các công cụ mạnh mẽ mà ta cần để đưa ra các trang SharePoint lôi cuốn và thuyết phục cũng như các công cụ báo cáo có trong SharePoint platform, tất cả đều nằm trong một giao diện quản lý IT. Hiệu quả hơn với công nghệ Microsoft Web thế hệ mới Một tầm cao mới trong việc tạo và tùy biến các trang Web SharePoint Web và công nghệ thế hệ mới. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 hỗ trợ biên tập với công nghệ bên trong Microsoft Windows SharePoint Services, như ASP.NET 2.0, các trang theo tầng, và Microsoft Windows Luồng công việc Foundation. Tùy biến các trang SharePoint chính xác theo ý của ta Chọn định dạng và nội dung của trang SharePoint vời Office SharePoint Designer 2007 - các công cụ tùy biến với toàn bộ bộ SharePoint. Ta có thể đáp ứng các nhu cầu trang SharePoint của ta và thiết lập các yêu cầu với công nghệ ASP.NET mới nhất, thiết lập các chuẩn Web như XHTML và xếp các trang theo tầng. Dễ dàng tạo hay undo các thay đổi trên toàn bộ trang SharePoint Tạo các thay đổi định dạng và lớp trên toàn bộ trang SharePoint một các đơn giản với việc biên tập trang chủ và thiết kế các trang Sharepoint theo tầng. Undo các thay đổi trên trang chủ với lệnh Revert to Site Template Page trong Office SharePoint Designer 2007. Duy trì toàn bộ làm thích nghi của trang Web Người quản trị và các nhà quản lý có thể điều khiển chính xác Office SharePoint Designer 2007 để chắc chắn rằng những người làm việc được quản lý và làm việc theo ý họ. Thiết lập sự đóng góp cho mỗi cấp trong trang SharePoint, và quản lý truy cập các hoạt động đặc trưng. Tạo sự thống nhất trong việc tự động hóa quy trình làm việc Tự động hóa các quy trình làm việc tương thích với danh sách SharePoint và thư viện tài liệu trong thiết kê Luồng công việc, một công cụ mạnh mẽ và dễ sử dụng của Office SharePoint Designer 2007. Thiết lập các điều kiện và hoạt động thống nhất, liên kết chúng trong dữ liệu SharePoint của ta và triển khai chúng chỉ với một cái nhấp chuột mà không cần cài đặt các server code. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 30 Tạo các trang Web tương tác mà không cần viết code Office SharePoint Designer 2007 có các công cụ thiết lập đầy đủ để giúp đỡ ta tích hợp dữ liệu và trong trang SharePoint và đưa các dữ liệu đó lên với XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformation) có trong trang SharePoint. Ta có các công cụ truy cập bằng việc sử dụng XSLT Data Views, List View Web Parts, Web Part connections, ASP.NET controls, và Luồng công việc. Kết hợp dữ liệu Xem và làm việc với dữ liệu từ các nguồn khác nhau với các công cụ được hỗ trợ bởi Office SharePoint Designer 2007. Xây dựng các trang Web SharePoint để đưa dữ liệu lên và biên tập chúng từ danh sách SharePoint và thư viện, tệp XML, cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, Web services, và enterprise systems. Phát triển các trang Web tương thích với các trình duyệt và các chuẩn Web khác nhau Office SharePoint Designer 2007 hỗ trợ hoàn hảo cho việc tạo các trang Web dựa trên các chuẩn Web như XHTML và các trang xếp theo tầng cũng như đáp ứng các nhu cầu cho khả năng truy cập Web cho Web Content Accessibility Guidelines WCAG và Section 508 (29 U.S.C. 794d), bao gồm cả việc kiểm tra tính tương thích cho các chuẩn này. Xây dựng các trang ASP.NET cao cấp Office SharePoint Designer 2007 hỗ trợ việc tạo và biên tập các trang ASP.NET. Chương trình cung cấp hỗ trợ như Microsoft Visual Studio 2005 cho ASP.NET control hosting, biên tập các đặc tính, toolbox, và công nghệ Microsoft IntelliSense trong Code View. Quản lý và bảo vệ site của ta Sử dụng các báo cáo trong Office SharePoint Designer 2007 để giúp ta quản lý site của ta với việc kiểm tra các l kết bị hư hại, các trang không còn sử dụng, việc xếp các trang, và làm chủ việc sử dụng các trang. Tính năng sao lưu và phục hồi giúp ta dễ dàng lưu các trang của ta thành một tệp đơn và giúp đỡ ta bảo dữ liệu hay đưa sang một server khác với công nghệ Windows SharePoint Services. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 31 Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ 3.1. Phát biểu bài toán Một tổ chức đào tạo có các bộ phận chức năng như hình 5 dưới đây: Hình 5: Sơ đồ các đơn vị chức năng của trường ĐHCN Nội dung bài toán đặt ra là: Xây dựng quy trình quản lý việc tổ chức thi học kỳ, áp dụng công nghệ Luồng công việc. Các thông tin chính sẽ quản lý: kế hoạch triển khai thực hiện công tác tổ chức thi học kỳ, thông tin phân công công việc cụ thể, văn bản, tài liệu liên quan, tiến độ thực hiện thực tế và chi phí thực hiện. Yêu cầu chính: Tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý văn bản, tài liệu trong công tác Quản lý Thi học kỳ. Thực hiện các chức năng: xem, cập nhật, chia sẻ, tìm kiếm, lưu trữ văn bản, tài liệu. 3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 3.2.1. Các vấn đề và giải pháp Sau khi khảo sát hệ thống đào tạo hiện tại cho thấy: quy trình quản lý thi còn có những tồn tại sau đây: Hội đồng Khoa học và Đào tạo Đơn vị đào tạo Đơn vị nghiên cứu triển khai Phòng/Ban chức năng Hội đồng cố vấn Quốc tế Ban Giám Hiệu Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 32 Các vấn đề của hệ thống hiện tại Các giải pháp, đề xuất Công việc tiến hành một cách riêng rẽ, chỉ có một phần công việc được chia sẻ theo phương thức truyền tệp. Mỗi máy tính phải gánh một khối lượng công việc lớn và mất nhiều thời gian Tổ chức hệ thống liên thông giữa nhiều người quản lý và nhiều máy có thể chia sẻ nhiều nguồn chung và giảm các thao tác lặp lại. Dữ liệu lưu trữ trùng lặp ở các vị trí riêng rẽ. Muốn chia sẻ dữ liệu với một máy khác trong hệ thống người dùng phải tự sao chép. Tổ chức CSDL tập trung, đảm bảo dữ liệu nhất quán và chia sẻ được với những quyền riêng cho từng nhóm người dùng. Không có giao diện tự động liên kết với các hệ thống đang tồn tại khác. Cung cấp giao diện tự động liên kết các hệ thống khác nhau đang tồn tại Nhiều vấn đề, công việc thống kê, báo cáo còn chậm, hoặc không thực hiện được Cung cấp một hệ thống thống kê, báo cáo tự động. Chưa sử dụng tốt hệ thống mạng máy tính đang dùng Sử dụng hết công suất của hệ thống mạng máy tính hiện có, có thể tích hợp với các hệ thống khảc. Những giải pháp được đề xuất là những yêu cầu thông tin đối với hệ thống mới. Hệ thống mới sẽ phục vụ trực tiếp các yêu cầu hai và ba, và sẽ phục vụ gián tiếp cho yêu cầu đầu tiên như là một kết quả tất yếu của yêu cầu hai và ba. 3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới Thực hiện các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày một cách tự động. Một sự thực thi nhất quán và đáng tin cậy cho quy trình quản lý thi học kỳ. Tự động hóa các tiến trình thực thi toàn bộ hay từng phần nghiệp cụ bao gồm việc truyền các tài liệu, thông tin hoặc các tác vụ từ thành viên này đến các thành viên khác theo các quy tắc xác định bằng công nghệ Luồng công việc. Tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý hành chính và hơn nữa có thể giám sát quá trình hoạt động của giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ vô ích. 3.2.3. Mô tả hệ thống mới a. Các thông tin cần lưu trữ Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 33 − Các tài liệu phục vụ cho việc thực hiện công tác tổ chức thi cử: Lịch thi (Danh sách Lớp, môn, danh sách sinh viên, thời gian thi, địa điểm thi, phòng thi), đề thi và đáp án môn học, lịch phân công coi thi, chấm thi. − Các thông tin về điều kiện thi của từng môn học (mô tả môn học, số lượng đơn vị học trình, điều kiện tiên quyết, điều kiện kèm theo, …) − Các thông tin liên quan: Danh sách sinh viên được miễn thi, đình chỉ thi. − Các thông báo, quy định, tài liệu liên quan. − Thống kê, báo cáo kết quả, những vấn đề gặp phải trong quá trình thực hiện thực tế. − Báo cáo kết quả thi và những nhận xét, quyết định của Ban giám hiệu nhà trường. − Những thay đổi, cập nhật cho các thông tin, tài liệu vào từng thời điểm. − Kết quả học tập, bảng điểm của sinh viên. − Biên bản chấm thi, biên bản bàn giao bài thi, biên bản xử lý kỷ luật. b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được giải quyết nhanh chóng − Được tự động cập nhật các thông tin, tài liệu mới nhất, cần thiết trong phạm vi quyền, công việc của mình. − Có hệ thống thông báo tự động tránh sự bỏ quên, chậm trễ khi có thông tin, công việc mới. − Xem, chỉnh sửa, hoàn thiện, chia sẻ tài liệu liên quan. − Thống kê, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. c. Tạo ra các điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng − Theo dõi việc phân công coi thi, chấm thi, lịch thi. − Theo dõi tình hình thực hiện công tác thi cuối kỳ. − Cập nhật, xử lý, chia sẻ thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. − Lưu trữ, phân loại thông tin một cách dễ dàng. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 34 3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới a. Hệ thống mới đem lại lợi ích cho mọi đối tượng trong trường − Hệ thống tự động các quy trình quản lý tài liệu giảm tối đa thời gian xử lý công việc. − Các nhà lãnh đạo có thể nắm được tình hình chung về tình hình công tác thi học kỳ tại mỗi thời điểm. − Các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được thông báo ngay lập tức khi có công việc cần giải quyết. − Đồng thời, lưu dồ công việc và luân chuyển tài liệu được tự động hóa làm giảm thiểu thời gian cho nhân viên. − Cán bộ, giảng viên, các phòng chức năng có thể theo dõi lịch thi, những vấn đề liên quan và kết quả công việc của mình. − Những vần đề như: thống kê, lập báo cáo, đề xuất, tìm kiếm được thực hiện một cách nhanh chóng. − Lưu trữ, quản lý các bản ghi cá nhân, văn bản, tài liệu, hồ sơ, … Những kết quả trên giúp giảm bớt số lượng cán bộ quản lý mà vẫn tăng cường chất lượng đào tạo lên nhiều, giảm bớt thời gian chờ đợi. 3.2.4. Thời gian triển khai dự án Thời gian phát triển hệ thống dự kiến là 6 tháng. 3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống − Việc bảo trì hệ thống mạng nội bộ của trường là rất quan trọng: mọi hoạt động của hệ thống mới phải đủ tin cậy, dễ bảo trì. − Hệ thống cũ có rất nhiều thông tin, dữ liệu mà hệ thống mới cần sử dụng tới. Vì vậy cần xây dựng hệ thống tích hợp, tương tác hiệu quả với các hệ thống đã có. − Hệ thống liên quan tới các thông tin nhạy cảm như kết quả học tập của sinh viên, vì vậy cần phải tiến hành các biện pháp an toàn cao đối với việc truy cập với các dữ liệu nhạy cảm. − Việc chuyển giao, triển khai hệ thống mới cần thực hiện theo từng giai đoạn. Trong gian đoạn đầu, hệ thống mới phải chạy song song với hệ thống cũ để đảm bảo chắc chắn cho sự chuyển đổi hệ thống trôi chảy. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 35 − Kinh phí cho phát triển hệ thống lấy từ nguồn lực kinh phí của khoa, có hạn chế. Vì vậy cần tận dụng tối đa các nguồn lực(thiết bị, dữ liệu) đã có. 3.3. Kế hoạch dự án 3.3.1. Hệ thống thiết bị chính Hệ thống sử dụng một mạng Intranet gồm một máy chu trung tâm và các máy trạm đặt tại các vị trí làm việc của các cán bộ lãnh đạo, các phòng ban, bộ môn và các vị trí phục vụ chung. Cấu hình hệ thống (Hình 6): Hình 6: Sơ đồ tổng quan hệ thống 3.3.2. Hệ thống phần mềm Sử dụng hệ điều hành Windows Server 2003, hệ quản trị CSDL MS-SQL Sever 2005, hệ thống quản lý Luồng công việc Micorsoft Office Server 2007, hệ thống Mail Server Mdeamon. a. Quy trình quản lý Quy trình quản lý sẽ gồm các tiến trình sau − Tiến trình cho các thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban gửi tới Ban giám hiệu quyết định, xử lý, phê duyệt. − Tiến trình cho các thông tin, văn bản, tài liệu từ các cán bộ, giảng viên, phòng ban chức năng thông báo, chia sẻ trên website của trường. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 36 − Tiến trình cho các bản ghi, tài liệu tải lên để các thành viên có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin cho hoàn thiện. − Tiến trình cho các thông báo, quyết định, quy định từ Ban giám hiệu tới các phòng ban chức năng, cán bộ, giảng viên. − Tiến trình cho các thông tin, văn bản, tài liệu, hồ sơ được lưu trữ. − Hệ thống tự động lọc, phân loại thông tin, tài liệu. − Hệ thống tự động gửi email, thông báo tới mail của từng cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng. b. Các hệ thống bên ngoài có liên quan − Hệ thống quản lý cơ sở vật chất − Hệ thống quản lý tài vụ − Hệ thống quản lý cán bộ, giáo viên − Hệ thống quản lý sinh viên. 3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 3.4.1. Phân tích hệ thống a. Những thông tin, văn bản, tài liệu cần quản lý − Lịch thi. − Danh sách sinh viên: miễn thi, đủ điều kiện, ko đủ điều kiện, đình chỉ. − Danh sách phân công coi thi, chấm thi. − Biên bản bàn giao bài thi. − Các đề nghị iên bản xử lý kỉ luật. − Đề thi và đáp án môn học. − Bảng điểm, biên bản chấm thi. − Các thông tin về điều kiện thi, báo cáo, thông báo, quyết định, thống kê. b. Hệ thống thông tin, tài liệu chuyển giao giữa các phòng ban Phòng đào tạo − Nhận danh sách thu học phí của sinh viên từ phòng Tài vụ. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 37 − Lập và gửi lịch thi cho ban giám hiệu xét duyệt. − Thông báo lịch thi cho các cán bộ, giáo viên, phòng ban chức năng và cho sinh viên trên trang web của trường. − Gửi tới phòng tổ chức - Hành chính danh sách phân công coi thi, chấm thi của cán bộ, giảng viên. − Đề xuất danh sách sinh viên (miễn thi, đủ điều kiện, không đủ điều kiện, đình chỉ) tới Hiệu trưởng xét duyệt. − Gửi danh sách sinh viên, văn bản xác nhận thành tích được hưởng chế độ liên quan cho những sinh viên có thành tích để hiệu trưởng xét duyệt. − Gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác tổ chức thi. − Gửi báo cáo, biên bản xử lý kỷ luật của sinh viên tới ban giám hiệu. − Gửi các biên bản giải quyết những thắc mắc, khiếu nại của sinh viên trong quá trình thực hiện công tác thi và kết quả học tập, rèn luyện. − Nhận những thông báo, quy định, quyết định của Ban giám hiệu, Hiểu trưởng. − Cập nhật thông tin, kết quả học tập của sinh viên lên website của trường. − Cập nhật dữ liệu điểm và kết quả học tập của sinh viên. − Gửi tới phòng Tài vụ danh sách và thù lao giảng dạy, coi thi, chấm thi cho các giảng viên. − Xác nhận, lưu trữ bảng điểm, kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên. − Lưu trữ đề thi và đáp án vào ngân hàng đề thi. Phòng tổ chức – hành chính − Kiểm tra thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu. − Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong trường. − Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của Nhà nước. − Kiểm tra, xác nhận lý lịch, thông tin của cán bộ, giảng viên. − Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong trường để xử lý, tham mưu cho Hiệu trưởng điều hành công tác chung của trường. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 38 − Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình. − Tổ chức lưu trữ các thông tin, văn bản, tài liệu, hồ sơ. − Cập nhật thông tin cán bộ lên website của trường. Phòng Kế hoạch - Tài vụ − Nộp báo cáo công việc giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu học phí, kinh phí hỗ trợ đào tạo. − Nộp báo cáo, kết quả thực hiện chế độ thanh toán lương, BHXH, BHYT, phụ cấp, thù lao giảng dạy, phục vụ giảng dạy và các chế độ khác cho cán bộ, viên chức và người lao động. − Tổ chức lưu trữ các văn bản tài chính, chứng từ gốc sau khi thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước. Ban giám hiệu − Nhận, xử lý, phê duyệt những thông tin, văn bản, tài liệu từ những cán bộ, giáo viên, các phòng ban chức năng. − Gửi những thông báo, văn bản, quy định, quyết định tới các phòng ban chức năng, cán bộ, giáo viên liên quan. Cán bộ - Giảng viên − Nộp báo cáo, thống kê kết quả công việc của mình. − Giáo viên: nộp bảng điểm thành phần của môn học do mình phụ trách cho khoa, phòng đào tạo. − Giáo viên: nộp đề thi và đáp án của bộ môn do mình dạy bổ sung vào ngân hàng đề thi. 3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc Hệ thống với Luồng công việc là hệ thống các bước thực hiện xử lý, quản lý các thông báo, văn bản, tài liệu theo đúng quy trình. Luồng công việc tổng quan cho các kiến nghị, văn bản, tài liệu gửi từ các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng tới Ban Giám Hiệu (Hình 7). Các văn bản, tài liệu từ các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng gửi tới Ban Giám Hiệu được xử lý, phê duyệt sau đó thông qua phòng Tổ chức – Hành chính Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 39 kiểm tra, đóng dấu rồi mới được gửi trả lời cho các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng. Hình 7: Luồng công việc tổng quan cho các văn bản tài liệu gửi tới Ban Giám Hiệu Luồng công việc tổng quan cho các thông báo, quyết định, văn bản, tài liệu từ Ban Giám hiệu gửi cho các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng (Hình 8). Trước khi các thông báo, quyết định, văn bản, tài liệu từ Ban giám hiệu được gửi tới các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng phải thông qua phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm tra, đóng dấu. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 40 Hình 8: Luồng công việc cho những tài liệu được gửi từ Ban Giám Hiệu Luồng công việc tổng quan cho các văn bản, tài liệu từ các phòng ban chức năng tới toàn thể các cán bộ, giảng viên, sinh viên và các phòng ban chức năng (Hình 9). Các thông báo, văn bản, tài liệu từ các phòng ban chức năng gửi tới toàn bộ các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng, sinh viên phải được kiểm duyệt qua phòng Tổ chức – Hành chính sau đó mới được đăng trên website thông tin của trường. Hình 9: Luồng công việc cho những tài liệu được công bố Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 41 Luồng công việc tổng quan cho các thông báo, quyết định, văn bản từ các phòng ban chức năng gửi tới cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng khác (Hình 10). Các thông báo, quyết định, văn bản từ các phòng ban chức năng gửi tới cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng khác phải thông qua phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm tra và định hướng quy trình của văn bản. Hình 10: Luồng công việc cho những tài liệu trao đổi giữa các phòng ban 3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống a. Tạo trang web cho hệ thống (Hình 11) Tạo trang: Quản lý thi học kỳ và Tạo các ChildSites: − Kết quả học tập − Thảo luận chung − Thông báo Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 42 Hình 11: Trang Quản lý Thi học kỳ b. Tạo các Groups, Users và phân quyền (Hình 12) − Ban Giám Hiệu − Phòng đào tạo − Phòng Tổ chức – Hành chính − Phòng Tài vụ − Nhóm Cán bộ - Giáo viên Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 43 Hình 12: Groups và Users 3.5.2. Tạo các Luồng công việc Ba luồng công việc được tao cho hệ thống là: − Luồng công việc thông qua − Luồng công việc thu thập phản hồi − Luồng công việc cho các quy trình quản lý tài liệu cụ thể 3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống 3.6.1. Luồng công việc thông qua a. Mô tả Luồng công việc Tên Luồng công việc: Quy trình phê duyệt Lịch thi. Mô tả Luồng công việc: Phòng Đạo tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) tạo lịch thi, sau đó gửi lên Ban Giám Hiệu (PGS. TSKH. Nguyễn Đình Đức) xét duyệt. Sau khi đã được Ban Giám Hiệu xét duyệt, lịch thi được chuyển tới Phòng Tổ chức – Hành chính Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 44 (ThS. Phạm Duy Hưng) để kiểm tra và đóng dấu, sau đó mới được thông báo trên website của trường. Các bước trong Luồng công việc: - Phòng Đạo tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) tạo lịch thi, sau đó gửi lên Ban Giám Hiệu (PGS. TSKH. Nguyễn Đình Đức) xét duyệt. - Một email sẽ được gửi tới Ban Giám Hiệu, Ban Giám Hiệu kiểm tra, phê duyệt và chọn approve để Luồng công việc được tiếp tục. - Sau khi đã được Ban Giám Hiệu xét duyệt, một email sẽ được gửi tới Phòng Tổ chức – Hành chính (ThS. Phạm Duy Hưng), phòng Tổ Chức – Hành chính kiểm tra và đóng dấu xong, chọn approve để hoàn tất Luồng công việc. Sơ đồ (Hình 13): Hình 13: Luồng công việc của quy trình phê duyệt Lịch thi b. Xây dựng Luồng công việc Đăng tải tệp “Lịch thi”: Đăng nhập vào trang Quản lý Thi học kỳ với tên TS. Trương Anh Hoàng. − Chọn Shared Document -> Upload -> Upload Document (Hình 14): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 45 Hình 14: Đăng tải tệp − Chọn tệp để đăng tải (Hình 15): Hình 15: Chọn tệp để đăng tải Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 46 − Từ tệp được đăng tải, chọn Workflow từ mũi tên chỉ xuống (Hình 16): Hình 16: Chọn chức năng tạo Luồng công việc − Trong trang Luồng công việc mới hiển thị lựa chọn: Approval (Hình 17): Hình 17: Chọn Luồng công việc thông qua Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 47 − Điền các thông tin vào các trường: Approvers, Type a message to include with your request và Due date -> chọn OK (Hình 18): Hình 18: Nhập các thông tin vào các trường trong Luồng công việc thông qua − Thông báo đang ở trạng thái In Progess (Hình 19): Hình 19: Trạng thái của Thông báo là In Progess Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 48 Luồng công việc thông qua đang được thực hiện: − Đăng nhập vào mail của PGS. TSKH Nguyễn Đình đức, thấy có mail từ Luồng công việc thông qua (Hình 20): Hình 20: Nhận được mail từ Luồng công việc thông qua − Mở mail vừa nhận được và nhấp chọn link here (Hình 21): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 49 Hình 21: Nội dung mail nhận được − Hiển thị thông tin về Luồng công việc thông qua, chọn link Lịch thi học kỳ I năm học 2009-2010 (Hình 22): Hình 22: Thông tin về Luồng công việc thông qua Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 50 − Mở ra, có thể sửa nội dung văn bản bằng cách chọn Edit Document (Hình 23): Hình 23: Nội dung văn bản − Nhập ý kiến đóng góp và chọn nút Approve (Hình 24): Hình 24: Cho ý kiến và hoàn thành Luồng công việc Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 51 − Trạng thái của các bước trong Luồng công việc thông qua được hiển thị (Hình 25): Hình 25: Trạng thái của các bước trong Luồng công việc thông qua − Tiếp tục Luồng công việc, một mail sẽ được gửi tới ThS. Phạm Duy Hưng (Hình 26): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 52 Hình 26: Mail gửi tới ThS. Phạm Duy Hưng − Thực hiện các bước kiểm tra mail và hoàn tất Luồng công việc (chọn Approve) giống như trên ta được trạng thái các bước của Luồng công việc thông qua(Hình 27): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 53 Hình 27: Trạng thái của các bước trong Luồng công việc thông qua khi đã hoàn tất − Kiểm tra trong Shared Document thấy tệp Lịch thi lần 1 học kỳ II năm 2009- 2010 ở trạng thái Approved (Hình 28): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 54 Hình 28: Khi hoàn thành ở trạng thái Approved − Có thông báo gửi tới mail của TS. Nguyễn Hải Châu là “Luồng công việc thông qua đã hoàn tất” (Hình 29): Hình 29: Thông báo Luồng công việc thông qua đã hoàn tất Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 55 3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi a. Mô tả Luồng công việc Tên Luồng công việc: Tổng hợp ý kiến đóng góp của các giáo viên về “Thông báo thi tiếng Anh trình độ B2 cho sinh viên khóa K51CLC”. Mô tả Luồng công việc: Chủ nhiệm khoa (TS. Trương Anh Hoàng) tạo thông báo “Thông báo thi tiếng Anh trình độ B2 cho sinh viên khóa K51CLC”. Thông báo này được gửi cho các giáo viên trong khoa (TS. Trần Thị Minh Châu, TS. Đặng Văn Hưng, TS. Trương Ninh Thuận, PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ). Các giáo viên nhận được thông báo này, xem và cho ý kiến rùi gửi trở lại cho chủ nhiệm khoa. Các bước trong Luồng công việc: - Chủ nhiệm khoa (TS. Trương Anh Hoàng) đăng tải thông báo “Thông báo thi tiếng Anh trình độ B2 cho sinh viên khóa K51CLC” và sử dụng thu thập phản hồi cho tài liệu được tải lên. - Cùng một lúc các giáo viên trong khoa (TS. Trần Thị Minh Châu, TS. Đặng Văn Hưng, TS. Trương Ninh Thuận, PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ) đều nhận được email yêu cầu xem xét và góp ý cho thông báo này. Sau khi các giáo viên góp ý xong, chọn nút Feedback để Luồng công việc được tiếp tục. Các email góp ý được gửi lại cho Chủ nhiệm khoa, Chủ nhiệm khoa nhận được các góp ý đó, Luồng công việc thu thập phản hồi được hoàn tất Sơ đồ (Hình 30): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 56 Hình 30: Luồng công việc cho quy trình lấy ý kiến đóng góp của các thành viên b. Xây dựng Luồng công việc Đăng tải tài liệu: − Đăng nhập với tài khoản của PGS.TS. Bùi Thế Duy − Đăng tải tài liệu và chọn Collect Feedback cho tài liệu (Hình 31): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 57 Hình 31: Chọn Collect Feedback cho tài liệu − Nhập các thông tin cho Luồng công việc và click Ok (Hình 32): Hình 32: Nhập thông tin cho Luồng công việc thu thập phản hồi Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 58 − Trạng thái của Luồng công việc là In Progess (Hình 33): Hình 33: Trạng thái In Progess − Các giáo viên nhận được mail từ Luồng công việc thu thập phản hồi (Hình 34): Hình 34: Mail thông báo từ Luồng công việc thu thập phản hồi Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 59 − Kiểm tra mail và hoàn tất Luồng công việc, trạng thái của các bước hiển thị (Hình 35): Hình 35: Trạng thái của các bước khi hoàn tất Luồng công việc thu thập phản hồi − Kiểm tra trong Shared Document thấy trạng thái của tài liệu là Completed (Hình 36): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 60 Hình 36: Trạng thái trong Shared Document − Có mail thông báo tới PGS.TS. Bùi Thế Duy là “Luồng công việc thu thập phản hồi đã hoàn tất” (Hình 37): Hình 37: Thông báo về Luồng công việc đã hoàn tất Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 61 3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể a. Mô tả Luồng công việc Tên Luồng công việc: Quy trình lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi. Mô tả Luồng công việc: Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) gửi tới Khoa Công nghệ thông tin (TS. Trương Ninh Thuận) yêu cầu lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010. TS. Trương Ninh Thuận có nhiệm vụ triển khai công tác lập danh sách bằng cách gửi mail cho các giáo viên trong Khoa, đề nghị các giáo viên (TS. Trần Thị Minh Châu, TS. Đặng Văn Hưng, TS. Trương Anh Hoàng) trong khoa cập nhật danh sách những sinh viên không đủ điều kiện dự thi của bộ môn mình đảm nhận. Sau đó bản tổng hợp danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010 được gửi tới Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) Các bước trong Luồng công việc: - Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) đăng tải văn bản lên và chọn Luồng công việc cần thực hiện. - Một email gửi tới Khoa Công nghệ thông tin (TS. Trương Ninh Thuận) yêu cầu lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010. TS. Trương Ninh Thuận kiểm tra email, nhập yêu cầu để gửi cho các giáo viên trong khoa và chọn nút Complete Task để Luồng công việc được tiếp tục. - Những giáo viên trong khoa (TS. Trần Thị Minh Châu, TS. Đặng Văn Hưng, TS. Trương Anh Hoàng) đều nhận được email yêu cầu cập nhật danh sách những sinh viên không đủ điều kiện dự thi của bộ môn mình đảm nhận. Các giáo viên sau khi cập nhật danh sách sinh viên xong, chọn nút Complete Task để Workflow được tiếp tục. - Sau đó một email thông báo bản tổng hợp danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010 được gửi tới Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu). Sơ đồ (Hình 38): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 62 Hình 38: Luồng công việc lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi b. Xây dựng Luồng công việc − Mở trang Sharepoint bằng chương trình Sharepoint Designer 2007 (Hình 39): Hình 39: Mở trang Sharepoint bằng Sharepoint Designer 2007 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 63 − Tạo mới Luồng công việc: Vào File -> New -> Luồng công việc (Hình 40): Hình 40: Chọn chức năng tạo mới Luồng công việc − Điền các thông tin vào hộp thoại Define your new workflow và chọn Initiation…. chọn Add, điền dữ liệu vào các trường như Hình 41a và 41b: Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 64 Hình 41a Hình 41b − Tương tự Add thêm 3 thông tin nữa được (Hình 42): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 65 Hình 42: Tạo các thông tin cho Luồng công việc − Chọn nút Ok trong hộp thoại Workflow Initiation Parameters, sau đó chọn Next trong hộp thoại Workflow designer (Hình 43): Hình 43: Hoàn thành việc tạo các thông tin cho Luồng công việc Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 66 Tạo bước 1 trong Luồng công việc: Triển khai công tác lập DSSV − Mục Conditions chọn Compare any data source (Hình 44): Hình 44: Lựa chọn Conditions − Chọn value đầu tiên và điền các thông tin như Hình 45: Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 67 Hình 45: Nhập dữ liệu cho Value đầu tiên − Nhập dữ liệu cho value tiếp theo (Hình 46) rùi nhấn Ok: Hình 46: Nhập dữ liệu cho giá trị value tiếp theo − Mục Actions chọn Send an Email (Hình 47): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 68 Hình 47: Chọn Actions cho Luồng công việc − Chọn this message và điền các thông tin cho mail gửi tới TS. Trương Ninh Thuận (Hình 48). Các phần sau được điền vào bằng cách Add Lookup to Body: [%Initiation: Phòng Đào tạo%] Source Data: Luồng công việc Data Field: Initiation: Phòng Đào tạo [%Shared Documents:Encoded Absolute URL%] Source Data: Current Item Field: Encoded Absolute URL [%Shared Documents:Modified By%] Source Data: Current Item Field: Modified By Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 69 Hình 48: Tạo mail gửi tới TS. Trương Ninh Thuận − Mục Actions chọn More Action…, trong hộp thoại Luồng công việc Actions chọn Assign a To-do Item, rùi click Ok (Hình 49) được Hình 50: Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 70 Hình 49: Chọn thêm Actions Hình 50: Thiết lập Asign a To-to Item Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 71 − Click link a to-do Item, hộp thoại Custom Task Wizard hiện ra, chọn Next và điền dữ liệu vào các trường (Hình 51): Hình 51: Nhập dữ liệu cho Custom Task Wizard − Chọn these users, Add tài khoản “sack51cd-dhcn\thuantn” vào (Hình 52): Hình 52: Add tên tài khoản − Thiết lập xong bước 1 của Luồng công việc (Hình 53): Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 72 Hình 53: Thiết lập xong bước 1 của Luồng công việc Tạo bước 2 cho Luồng công việc: Cập nhật DSSV. − Chọn link Add workflo step, điền Step Name là “Cập nhật DSSV” (Hình 54): Hình 54: Tạo bước 2 cho Luồng công việc Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 73 - Chọn Run All Actions in Parallel trong phần mũi tên trỏ xuống góc trên bên phải (Hình 55): Hình 55: Chọn Run All Actions in Parallel − Mục Actions chọn ba lần Send an Email, tương tự phần trên tạo các Email cho ba link this message (Hình 56): Hình 56: Thiết lập 3 email Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 74 − Mục Actions chọn ba lần Assign a To-do Item, tương tự phần trên thiết lập các a To-do và these users -> Hoàn thành bước 2 cho Luồng công việc (Hình 57): Hình 57: Hoàn thành bước 2 cho Luồng công việc Tạo bước 3 cho Luồng công việc: Phê duyệt DSSV − Chọn Add workflow Step, điền Step Name là “Phê duyệt DSSV” (Hình 58): Hình 58: Thiết lập bước 3 cho Luồng công việc Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 75 − Mục Actions chọn Send an Email, rùi chọn Assign a To-do Item, tương tự như trên tạo Email và thiết lập a To-do Item, these users để hoàn tất bước 3 (Hình 59): Hình 59: Hoàn thiện bước 3 cho Luồng công việc - Chọn Finish để hoàn thành việc tạo Luồng công việc (Hình 60): Hình 60: Hoàn thành Luồng công việc - Những nội dung cấu hình Luồng công việc được lưu trong tệp có đuôi “.xml”. Hình 61 dưới đây là hình ảnh nội dung tệp “Hoàn thiện DSSV không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010.xoml.wfconfig.xml”: Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 76 Hình 61: Nội dung tệp cấu hình Luồng công việc 3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện 3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống Đã thực hiện chạy thử các Luồng công việc trên dữ liệu thực. Với những Luồng công việc đã được tích hợp sẵn trên Sharepoint Server 2007 - Các bước được thực hiện một cách trôi chảy. - Những chức năng mô tả được thực hiện như mong muốn. - Do cấu hình máy tính của em còn thấp nên thấy tốc độ làm việc của các Luồng công việc còn chậm. Nhưng chắc chắn với một máy server của một công ty hay một tập thể thì việc thực hiện các Luồng công việc là hoàn toàn dễ dàng và nhanh chóng. Với những Luồng công việc được xây dựng từ công cụ Sharepoint Designer 2007: - Xây dựng được các quy trình Luồng công việc một cách dễ dàng, trực quan, dễ hiểu. - Nhưng việc đưa các Luồng công việc vào sử dụng cho các dữ liệu chưa thực hiện được do việc cấu hình của Sharepoint Server và Sharepoint Designer chưa hoàn thiện. Đánh giá hệ thống: Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 77 - Là hệ thống có thể ứng dụng Luồng công việc hiệu quả, có thể áp dụng trong thực tiễn các doanh nghiệp và tổ chức. - Sharepoint Server 2007 có giao diện trực quan, quen thuộc, các bước thực hiện hoàn toàn đơn giản nên rất dễ học và sử dụng. - Người dùng có thể làm việc với các công cụ Office như word, excel, powerpoint… rất dễ dàng. - Có hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style, layout,… mà dựa vào có thể tạo dụng ứng dụng một cách nhanh chóng, hiệu quả. - Cho phép người dùng dễ dàng khởi tạo, tham dự, theo dõi, và báo cáo, xem tài liệu và phê chuẩn, theo dõi vấn đề, tập hợp ký kết… 3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện − Do thời gian nghiên cứu ngắn và đề tài khóa luận là nghiên cứu và xây dựng Luồng công việc nên em mới tập trung cài đặt và triển khai Luồng công việc trong Sharepoint Server. Ngoài ra, MOSS còn nhiều chức năng hay, hữu ích mà em chưa khai thác được hết. − Phần đưa các Luồng công việc được xây dựng bằng công cụ Sharepoint Designer vào sử dụng cần phải nghiên cứu, cấu hình lại bộ công cụ này. − Trước khi đưa vào sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp, mô hình quản lý này cần được nghiên cứu sâu hơn, triển khai và hoàn thiện các tính năng có trong Sharepoint Server để đạt được hiệu quả cao và sử dụng tối đa những chức năng tuyệt vời của nó. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 78 Kết luận Công nghệ Luồng công việc đã, đang và sẽ tiếp tục phát triển và sẽ mang lại nhiều lợi ích cho mọi tổ chức trong việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tự động hóa các tiến trình nghiệp vụ. Bản khóa luận này tập trung nghiên cứu thực hiện các nội dung sau: − Trình bày tổng quan về những vấn đề lý thuyết luồng công việc và các mô hình của nó. − Nghiên cứu sử dụng một công cụ được xây dựng trên cơ sở các mô hình luồng công việc -Microsoft Office SharePoint- để trợ giúp cho việc triển khai các ứng dụng luồng công việc trong tổ chức. Đây là một công cụ mạnh trợ giúp việc triển khai tự động hóa các luồng công việc trên nền web. − Sử dụng công cụ đã nghiên cứu để triển khai thử nghiêm ứng dụng cụ thể: tổ chức quản lý hoạt động thi cuối kỳ với ba luồng công việc chính sử dụng các mô hình luồng công việc được công cụ trợ giúp. Ứng dụng được triển khai tuy chưa hoàn thiện và chưa đầy đủ chức năng, như mong muốn nhưng đã vận hành được. Khi Bổ sung, hoàn thiện thêm có thể đưa vào ứng dụng. Qua khóa luận này, em đã học được cách tiếp cận nghiên cứu sử dụng một công cụ phần mềm mạnh và phức tạp, và dùng nó để triển khai một ứng dụng thực tế. Mặt khác cũng nhận ra rằng, khi đã nắm được công cụ mạnh như Microsoft Office SharePoint thì có thể vận dụng nó giải những bài toán ứng dụng thích hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2010 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 79 Tài liệu tham khảo Tài liệu tiếng Anh: [1] David Mann. Workflow in the 2007 Microsoft Office System. [2] Ed Hild with Susie Adams. Pro sharePoint Solution Development - Combining .NET SharePoint, and Office 2007. [3] Gale Pomper. SharePoint: How It’s Leveraged and How It Works. [4] Michael P.Antonovich. Office and SharePoint 2007 User's Guide - Integrating SharePoint with Excel, Outlook, Access, and Word. [5] Peter deVies. Workflow Satrategy. Tài liệu tiếng Việt: [6] Nguyễn Huy Hoàng. Nghiên cứu và thử nghiệm hệ thống Workflow. Khóa luận tốt nghiệp, khoa Công nghệ thông tin, khóa 47. [7] PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ. Hệ thống quản lý đào tạo. Một ví dụ về xây dựng dự án khả thi. [8] Phạm Tuấn Anh, Đỗ Bá Đức, Đặng Sơn Lâm. Tổng quan về SharePoint 2007. Tài liệu nghiên cứu giai đoạn 1 về Sharepoint 2007. [9] ThS. Tân Hạnh. Workflow và ứng dụng của nó trong quản lý tiến trình. Lĩnh vực công nghệ thông tin. [10] Trung tâm điện toán truyền số liêu KV1. Thiết lập và quản trị hệ thống thư điện tử. Giáo trình đào tạo. Các trang web: [11] [12] http:// www.nhatnghe.com/ [13] http:// www.msopenlab.com/ [14] http:// www.liveclub.vn/ [15] http:// www.diendantinhoc.net/ [16] [17]