Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access

Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay là công nghệ nhông nin là một trong những ngành phát triển bậc nhất trên thế giới; công nghệ thông tin là một ngành được ứng dụng rộng dãi nhất trong hầu hết tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống như: Giáo dục, kinh tế, chính trị, xã hội, giải trí…... Đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Tin học đã và đang được ứng dụng mạnh mẽ, rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi Quốc Gia. Việc ứng dụng rộng rãi của tin học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ. Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Tin học sẽ ngày càng góp phần phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng đời sống con người. Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em, một sinh viên ngành tin học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm để người học tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại nhà trường, là nền tảng vững chắc cho công việc sau này. Với đợt thực tập tốt nghiệp này, được sự đồng ý của các thầy cô trong khoa cùng với sự hướng dẫn của Cô giáo Th.S Lê Thu Trang em đã được nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access”. Microsoft Access là một công cụ quản trị CSDL mạnh, được đánh giá cao trong số các phần mềm quản trị CSDL trên máy PC hiện nay do sức mạnh, tính linh hoạt cùng với mọi mức người dùng và rất dễ sử dụng. Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặc biệt là Cô giáo Th.S Lê Thu Trang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, tháng 6 năm 2013 Sinh viênTH: Nguyễn Đắc Đăng CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1. Khảo sát hiện trạng 1.1. Giới thiệu thư viện: Thư viện Trường Tiểu học Chiến Thắng là một thư viện có qui mô vừa và nhỏ. Được thành lập từ năm 1995, tuy nhiên trước kia do cơ sở vật chất còn thiếu thốn, công tác quản lý sách thư viện của trường chủ yếu dựa trên giấy tờ ghi chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công, từ việc cập nhật đến tìm kiếm, sắp xếp tài liệu. Do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Thêm vào đó do công tác quản lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian, và công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn, sai xót khi cần cập nhật thông tin mới thường gây ra tẩy xóa, nên chỉ có giáo viên mới đến mượn và tìm những tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy, còn học sinh thì rất ít khi đến thư viện và hầu như là không có. Nhưng bây giờ do nhu cầu về nghiên cứu và tìm hiểu tài liệu học tập ngày càng cao. Nên hệ thống thư viện đã được đầu tư và đi vào hoạt động với hàng trăm đầu sách có giá trị, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với một số lượng lớn các độc giả trong đó bao gồm cả học sinh, giáo viên, cán bộ và công nhân viên nhà trường đến đăng ký mượn, đọc và tham khảo tài liệu. Cho nên việc phục vụ bạn đọc đặt ra là phải nhanh chóng, chính xác và đáp ứng được mọi nhu cầu trong quá trình mượn trả sách . 1.2. Phân tích: Việc xây dựng hệ thống chương trình quản lý thư viện nhằm mục đích là phục vụ sao cho hoạt động mượn trả sách của trường có hiệu quả, cung cấp đầy đủ các thông tin với độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và tiện lợi. Như vậy, để hoàn thành tốt được các mục đích nêu trên thì hệ thống chương trình phải thực hiện được các nhiệm vụ cơ bản sau: - Luôn luôn cập nhật, theo dõi các thông tin để phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình hiện tại về sách, bạn đọc, các báo cáo, thống kê… khi có yêu cầu. - Phản ánh quá trình mượn – trả sách của độc giả. 1.3. Tin học hoá bài toán quản lý: Muốn xây dựng được bài toán quản lý bằng một phần mềm ứng dụng đơn giản và dễ sử dụng ta cần lượng hoá các dữ liệu thành các con số, các phép tính, các bảng biểu, mối liên hệ giữa các dữ liệu… Bài toán quản lý thư viện phải được xây dựng và thiết kế sao cho thoả mãn những yêu cầu sau: * Cập nhật dữ liệu: Cập nhật các thông tin cần quản lý về các loại sách có trong thư viện và đối tượng cán bộ giáo viên, học sinh trong suốt thời gian công tác, học tập tại trường có nhu cầu mượn sách. - Lập danh sách các loại sách có trong thư viện. - Danh sách các độc giả đăng ký dịch vụ mượn, trả sách. - Lý lịch trích ngang của mỗi độc giả. - Các loại danh mục. * Theo dõi mượn – trả: Tìm kiếm các thông tin cần xử lý theo các mã, các tên hay theo một điều kiện cụ thể nào đó mà yêu cầu công việc quản lý có thể đòi hỏi. - Tìm thông tin về sách theo mã sách, tên sách… - Thông tin về độc giả theo tên, theo địa chỉ… - Đưa ra danh sách những độc giả mượn sách . - Tình tình mượn - trả sách theo từng thời kỳ. * Tổng hợp – báo cáo: In ra giấy hoặc hiển thị ra màn hình các thông tin theo yêu cầu của người dùng. - Thẻ thư viện. - Phiếu mượn sách. - Sách theo lĩnh vực. - Độc giả mượn sách. - Phiếu báo trả sách. 1.4. Các thông tin cần quản lý: * Thông tin về sách : - Mã đầu sách. - Mã sách. - Tên sách. - Hiện trạng (cũ hay mới). - Đã mượn(Yes/No). - Mã nhà xuất bản. - Lần xuất bản. - Năm xuất bản. - Tên tác giả. - Mã lĩnh vực. - Mã vị trí. - Ngày nhập. - Số lượng nhập. - Số lượng hiện có. Theo quy định thì mã sách được đặt từ mã đầu sách (gồm có mã ngành lớn, mã ngành nhỏ), số thứ tự của quyển sách. * Thông tin về độc giả: - Mã thẻ. - Họ tên. - Ngày sinh. - Nghề nghiệp. - Địa chỉ. * Thông tin về mượn, trả sách: - Số thẻ. - Mã sách mượn. - Ngày mượn. - Ngày hẹn trả. - Tình trạng sách (đã mượn hay chưa mượn). - Hiện trạng sách (cũ hay mới, tính bằng %). * Thông tin về Nhà xuất bản: - Mã nhà xuất bản. - Tên nhà xuất bản. - Địa chỉ. - Số điện thoại. * Thông tin về vị trí lưu trữ: - Mã vị trí. - Khu lưu trữ. - Số kệ. - Ngăn. 1.2. Quy trình nghiệp vụ Các công việc của hệ thống quản lý trong thư viện được quản lý theo một quy trình như sau: 1.2.1. Nhập sách: - Mỗi khi có bổ sung sách mới, trước hết phải được phân loại theo từng lĩnh vực. Hệ thống sẽ có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới. Còn đã có rồi thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật số lượng thêm. - Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc, phần nhập thông tin mã sách gồm 8 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau: - Mã ngành lớn chỉ được phép nhập tối đa 2 ký tự. Ví dụ ngành tin học là TH, mã ngành nhỏ trong ngành lớn gồm 2 ký tự ví dụ như quyển 1 là Q1, quyển 2 là Q2… tiếp theo 4 ký tự là số thứ tự của quyển sách từ 0001 đến 9999 trong ngành nhỏ. - Như vậy quyển sách tin học quyển 1 thì quyển thứ 1 sẽ có mã là THQ10001, còn sách tin học quyển 2 quyển thứ 6423 là THQ26423. Dưới đây là mẫu biểu cho việc quản lý sách: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Mã sách:…………………………………………………… Mã đầu sách:……………………………………………… Tên sách:……………………………………………........... Số lượng:…………………….Năm xuất bản:……………... Tên tác giả:……………………............................................ Mã nhà xuất bản:……………Nhà xuất bản:………………. Mã vị trí:…………Khu:..………Kệ:………Ngăn:……….. Ngày … tháng … năm 20…. Thủ thư (Ký và ghi rõ họ tên) Hệ thống căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện rồi sau đó mới tiến hành đưa sách vào kho sách. 1.2.2. Nhận độc giả mới: - Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ, hệ thống sẽ tiến hành phát mẫu đăng ký và bạn đọc sẽ khai báo vào mẫu theo hình thức như sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐĂNG KÝ Họ và tên:…………………………………………………… Ngày sinh:………………………………………………….. Giới tính:…………………………………………………… Nghề nghiệp:………………………………………………. Địa chỉ:…………………………………………………….. Số điện thoại:………………………………………………. Ngày đăng ký:……………………………………………… Xác nhận của cơ quan Ngày … tháng … năm 20… ……………………… (Ký và ghi rõ họ tên) ……………………... Ngày … tháng … năm 20… Nơi xác nhận (Ký tên và đóng dấu) - Sau đó bạn đọc sẽ được hệ thống cấp thẻ thư viện và mỗi thẻ thư viện sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THẺ THƯ VIỆN Số:……………….. Họ và tên :………………………………………………….. Nghề nghiệp :……………………….…………………………. Địa chỉ :…………………………………………….……. Ngày hết hạn:………………………………..……………..….. Ngày … tháng … năm 20.… Trưởng phòng công tác bạn đọc 1.2.3. Quá trình mượn sách: - Khi độc giả đến mượn sách phải xuất trình thẻ thư viện tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này độc giả vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn để nhân viên căn cứ vào phiếu này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sách độc giả mượn sách trong ngày đó. Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ:………………………..Số phiếu:………………………… Họ tên:…………………………………………………………… Số lượng:…………………………………………………………. Mã sách Tên sách Tác giả Mã phân loại Ngày … tháng … năm 20… Cán bộ thư viện - Khi độc giả chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mượn: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN Mã đầu sách Mã sách Tên sách Tình trạng Hiện trạng Mã vị trí - Khi bạn đọc mượn sách quá ngày hẹn trả thì có thể căn cứ vào danh sách độc giả mượn sách để tiến hành rà tìm danh sách các độc giả trễ hạn theo mẫu sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH SÁCH ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH Mã độc giả Họ tên Tên sách Ngày mượn Ngày hẹn trả - Căn cứ vào danh sách độc giả mượn sách hệ thống sẽ đưa ra phiếu báo trả sách cho từng độc giả theo mẫu sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số:…………… PHIẾU BÁO TRẢ SÁCH Kính gửi bạn :……………………………………………. Địa chỉ :…………………………. Chúng tôi xin thông báo đến quý bạn đọc đã mượn của thư viện trường Tiểu học Chiến Thắngnhững quyển sách sau: Tổng số sách mà bạn đã mượn là: (quyển) Mã sách Tên sách Ngày mượn Ngày hẹn trả Vậy xin thông báo để quý bạn đọc vui lòng đem sách đến trả đúng hạn! Ngày … tháng … năm 20… Trưởng phòng quản lý sách (Ký tên) 1.2.4. Báo cáo - thống kê: - Hệ thống quản lý ngoài việc tra cứu, tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc, còn phải thống kê một số các yêu cầu cần thiết như: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ (Từ ngày……………....đến ngày………………) Mã độc giả Họ tên Địa chỉ Số sách mượn Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO MƯỢN SÁCH (Từ ngày……………....đến ngày………………) Mã sách Tên sách Tác giả Lượt mượn CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 2.1. Giới thiệu chung về Access Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh. Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL như Microsoft Access. Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu là một tập các bản ghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu dữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của 2 nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu dữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn – query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. 2.2. Giới thiệu các công cụ mà Ms. Access cung cấp 2.2.1. Bảng (Table): Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Winzard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc (Yes/No) và các đối tượng OLE. Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác. Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập. Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau: Tạo bảng Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục Chỉnh sửa cấu trúc bảng Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập 2.2.2. Biểu mẫu (Form): Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên biểu mẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Access được dùng để: Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. Tổ chức giao diện chương trình. Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn. Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng. Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau: * Biểu mẫu một cột (Single Column) Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh...Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhập dữ liệu từ bàn phím. * Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular) Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu điểm hơn là ta có thể tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thì không thể làm được. * Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form) Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan hệ một – nhiều. Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím. * Biểu mẫu đồ hoạ (Graph) Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị ... làm cho kết quả có tính trực quan giống như trong Word, Excel ... 2.2.3. Báo cáo (Report): Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế các báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard, vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ. Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular). Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là: In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu. Sắp xếp dữ liệu trước khi in. Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau. In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo. Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel... 2.2.4. Truy vấn dữ liệu (Query): Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query. Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: Trích – lọc – hiển thị dữ liệu; Tổng hợp - thống kê; Thêm – bớt – cập nhập dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên. Có 7 loại Query trong Access: + Select Query + Total Query + Crosstab Query + Append Query + Delete Query + Update Query + Make table Query. Bản chất của Query là các câu lệnh SQL ( Structured Queries Laguage – Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc) – một ngôn ngữ truy vấn dữ liệu được dùng khá phổ biến trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc thiết kế một Query là gián tiếp tạo ra một câu lệnh xử lý dữ liệu SQL. Việc thi hành Query chính là việc thi hành câu lệnh SQL đã tạo ra. * Select Query: a. Cách tạo: Select Query là một loại truy vấn dùng trích – lọc – kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Ví dụ: - Đưa ra thông tin về sách mượn và bạn đọc trong tháng 8; - Đưa ra danh sách cán bộ là Đảng viên; - Đưa ra thông tin chi tiết về các hóa đơn bán ra trong ngày hôm nay; Tất cả những yêu cầu dạng như vậy( đưa ra một danh sách kết quả) đều có thể sử dụng SELECT query để đáp ứng. Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi (như cách đặt tên bảng dữ liệu); Query sau khi đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại được cấu trúc cũng như nội dung; quy trình để đáp ứng mỗi quy trình trên như sau: tạo ra được một query đáp ứng được các yêu cầu, rồi thi hành query đã tạo để thu nhận kết quả.Tiếp theo minh họa quy trình các bước để tạo một select query đáp ứng yêu cầu đơn giản nhất. * Một số thiết lập khác cho query: Dòng Sort: Để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên query. Muốn sắp xếp dữ liệu cho trường nào, thiết lập thuộc tính Sort cho trường ấy. Có 2 giá trị cho thuộc tính Sort: Ascending – sắp xếp theo thứ tự tăng dần và Descending – sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Trường nào đứng trước sẽ được thứ tự sắp xếp trước. Bản chất của yêu cầu sắp xếp dữ liệu thể hiện ở mệnh đề: ---------------------------------------------------------------- … ORDER BY…[ASC] [DESC] trong câu lệnh SQL ---------------------------------------------------------------- Dòng Show: Để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra bảng kết quả. Nếu chọn (checked) – dữ liệu sẽ được hiển thị ra bảng kết quả. b. Lọc dữ liệu: Khác với bảng (Tables), queries cung cấp một khả năng lọc dữ liệu khá hoàn chỉnh; Có thể lọc ra những dữ liệu theo những điều kiện phức tạp hơn, đặc biệt có thể chấp nhận những giá trị lọc la các tham biến. Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc lên vùng Criteria của queries (trong chế độ đang thiết kế). Các điều kiện nằm trên cùng một dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán tử AND (và); mỗi dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán tử OR (hoặc). 2.2.5. Macro: Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn... Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng. Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động. Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access. Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh. Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn giản. - Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu. 2.2.6. Module: Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây là một ngôn ngữ lập trình quản lý mạnh trên môi trường WinDow. Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp...làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin. Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũng như của WinDow để đưa vào chương trình. Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn. 2.2.7. Trang Web (Pages): Cho phép chúng ta có thể tạo ra các trang Web mà trên đó có chứa DL động lấy từ một CSDL động nào đó. Người sử dụng có thể truy cập vào CSDL thông qua trình duyệt Web (Microsoft Internet Explorer). CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỒNG 3.1. Giới thiệu về phân tích thiết kế hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống là phương pháp nghiên cứu lựa chọn các giải pháp thích hợp cho bài toán quản lý. Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống trên máy tính. Không thể đưa máy tính vào hoạt động mà không qua giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống. Hiệu quả đem lại có cao hay không là phụ thuộc vào kết quả phân tích ban đầu. Phân tích thiết kế hệ thống xử lý thực chất là tìm ra các thao tác đặc trưng của hệ thống có tác động đến các tệp dữ liệu. Để phân tích thiết kế hệ thống, ta có thể sử dụng một trong 2 phương pháp hoặc kết hợp cả 2 phương pháp là: - Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu - Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng. Trong hai phương pháp trên ta đều có thể tiến hành phân tích từ tổng thể đến chi tiết (phương pháp Top- Down) hoặc phân tích từ chi tiết đến tổng thể (Phương pháp Bottom - Up). Phân tích bài toán: Hệ thống tin học có ba giai đoạn: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu và xuất các thông tin. Dữ liệu vào Dữ liệu ra Xử lý Bài toán đặt ra là quản lý thư viện của trường TH Chiến thắng. Công việc này cần được xây dựng một chương trình với mục đích là thực hiện các công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho người làm công tác quản lý, nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình làm việc của cán bộ quản lý. Trên cơ sở khảo sát thực tế, căn cứ vào mô tả và yêu cầu của chương trình ta tiến hành phân tích chương trình theo các bước sau: * Thông tin vào của hệ thống: Là thông tin cần đưa để quản lý: - Thông tin về bạn đọc. - Cập nhật sách. - Mượn trả. - Các loại danh mục. * Thông tin ra của hệ thống: - Thẻ thư viện. - Phiếu mượn sách. - Sách theo lĩnh vực. - Danh sách độc giả mượn sách. * Các chức năng và nhiệm vụ cơ bản: - Cập nhập dữ liệu: Cho phép nhập, ghi các thông tin cơ bản về nhập sách mới, làm thẻ độc giả, ... Đồng thời khi có sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình nhập dữ liệu thì chức năng này cho phép người quản lý có thể sửa, xoá và lưu lại các thông tin được chỉnh sửa. - Theo dõi mượn trả sách: Đây là chức năng rất cần thiết vì trong quá trình làm việc và đáp ứng yêu cầu của mọi người bởi thông tin liên quan đến vấn đề mượn trả sách. Nếu làm bằng thủ công tìm trong các hồ sơ, giấy từ thì rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn thì chỉ với một vài thao tác hết sức đơn giản của người quản lý có thể nắm rõ được thông tin ta cần tìm. Chức năng theo dõi mượn trả cho phép người sử dụng tìm các thông tin về sách, danh sách độc giả mượn sách, lập phiếu báo trả sách cho những độc giả mượn sách quá hạn, và có thể tìm kiếm độc giả theo tên, địa chỉ. - Thống kê_Báo cáo: Đây là chức năng tổng hợp dữ liệu, là các thông tin về sách, độc giả, về việc mượn trả sách của thư viện, như: Thống kê độc giả, thống kê sách có, báo cáo phiếu mượn, in phiếu trả sách. 3.2. Thiết kế chức năng cho chương trình. 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng: Hệ thống quản lý thư viện gồm các chức năng chính: - Cập nhật dữ liệu. - Theo dõi mượn trả Sách. Quản lý sách Thống kê / báo cáo Tìm Kiếm Quản lý mượn/trả Quản lý độc giả Tìm kiếm TT độc giả Cập nhật độc giả Cập nhật sách Cập nhật nhà xuất bản Cập nhật lớp Cập nhật loại thẻ Cập nhật lĩnh vực QUẢN LÝ THƯ VIỆN Báo cáo độc giả Quản lý mượn Báo cáo sách Tìm kiếm TT sách Báo cáo sách trả Quản lý trả Báo cáo sách đang mượn Tìm kiếm TT phiếu mượn Báo cáo sách mất 3.2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. TT yêu cầu báo cáo TT mượn, trả sách Đơn xin làm thẻ Cán bộ thư viện Độc giả Quản lý thư viện TT phản hồi TT phản hồi * Chú thích: : Tác nhân ngoài : Biểu đồ chức năng xử lý dữ liệu : kho dữ liệu : Luồng dữ liệu. Dữ liệu đi vào / ra khối 3.2.2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Nhà xuất bản, lĩnh vực Lớp, loại thẻ Cán bộ thư viện Độc giả TT yêu cầu TT đáp ứng TT đáp ứng TT đáp ứng TT yêu cầu Quản lý sách Quản lý mượn / trả Quản lý độc giả TT yêu cầu TT đáp ứng TT yêu cầu TT đáp ứng Cán bộ thư viện Sách Phiếu mượn trả Độc giả Cán bộ thư viện TT yêu cầu TT đáp ứng TT đáp ứng TT yêu cầu TT yêu cầu Độc giả Thống kê / Báo cáo Tìm kiếm TT đáp ứng Nhà xuất bản, lĩnh vực Lớp, loại thẻ 3.2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Được chia ra làm 5 chức năng chính: * Chức năng Quản lý độc giả. Độc giả Cập nhật loại thẻ Cập nhật độc giả Cập nhật lớp Loại thẻ Độc giả Lớp Cán bộ thư viện Cán bộ thư viện TT Đáp ứng TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Đáp ứng TT Đáp ứng TT đáp ứng TT yêu cầu * Chức năng Quản lý sách. Lĩnh vực Cập nhật sách Cập nhật nhà xuất bản Cập nhật lĩnh vực Cán bộ thư viện TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Đáp ứng TT Đáp ứng TT Đáp ứng Nhà xuất bản Sách * Chức năng Quản lý mượn/ trả. Quản lý trả Quản lý mượn Độc giả Phiếu mượn/ trả Cán bộ thư viện TT Đáp ứng TT đáp ứng TT đáp ứng Cán bộ thư viện Sách Độc giả TT yêu cầu TT yêu cầu TT yêu cầu TT yêu cầu TT đáp ứng Sách Độc giả * Chức năng Tìm kiếm. Tìm kiếm TT độc giả Tìm kiếm TT phiếu mượn Tìm kiếm TT sách Cán bộ thư viện Độc giả Sách Phiếu mượn/ trả TT yêu cầu TT yêu cầu TT yêu cầu TT đáp ứng TT đáp ứng TT đáp ứng Độc giả TT yêu cầu TT đáp ứng Độc giả Sách Phiếu mượn trả * Chức năng Thống kê – Báo cáo. Báo cáo Độc giả Báo cáo sách Báo cáo sách đang mượn Báo cáo sách trả Báo cáo sách mất Cán bộ thư viện Độc giả Sách Phiếu mượn/ trả TT Đáp ứng TT Đáp ứng TT Đáp ứng TT Đáp ứng TT Đáp ứng TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Yêu cầu TT Yêu cầu Lĩnh vực Đáp ng Sách Nhà xuất bản Độc giả Độc giả Phiếu mươn / trả 3.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu: 3.3.1. Xác định các kiểu thực thể: - THE ( #Mathe, Tendocgia, Ngaysinh, Diachi, Nglamthe, Nghethan). - PHIEUMUON ( #Mathe, #Masach, #Ngaymuon, Nghentra, Datra). - SACH ( #Masach, Madausach, Tensach, Hientrang(%), Damuon). - DAUSACH ( #Madausach, Malinhvuc, Manxb, Tentacgia, Mavitri, Lanxb, Namxb, Slnhap). - NHAXUATBAN ( #Manxb, Tennxb, Diachinxb, Dienthoai). - VITRI ( #Mavitri, Khu, Ke, Ngan). - LINHVUC (#Malinhvuc, Tenlinhvuc). 3.3.2. Mô hình thực thể liên kết: Phieumuon Sach The Nhaxuatban Linhvuc Dausach Vitri Ghi chú: Kí hiệu quan hệ 1- n kí hiệu quan hệ 1- 1 kí hiệu quan hệ n- n 3.3.3. Mô hình dữ liệu quan hệ: 3.3.4. Mô hình chi tiết: Bao gồm các bảng sau: * Bảng dữ liệu DAUSACH (Đầu sách): STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Madausach # Text 15 Mã đầu sách 2 Malinhvuc Text 08 Mã lĩnh vực 3 Manxb Text 30 Mã nhà xuất bản 4 Tentacgia Text 50 Tên tác giả 5 Mavitri Text 08 Mã vị trí 6 Lanxb Number 04 Lần xuất bản 7 Namxb Number 04 Năm xuất bản 8 Ngnhap Date/ Time 08 Ngày nhập 9 Slnhap(quyen) Number 08 Số lượng nhập(Theo quyển) * Bảng dữ liệu SACH (Sách): STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Masach # Text 15 Mã sách 2 Madausach Text 15 Mã đầu sách 3 Tensach Text 50 Tên sách 4 Hientrang(%) Number 03 Hiện trạng (tính bằng % ) 5 Damuon Yes/No 01 Đã mượn * Bảng dữ liệu PHIEUMUON (Phiếu mượn): STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Mathe# Text 10 Mã thẻ 2 Masach# Text 15 Mã sách 3 Ngmuon# Date/ Time 08 Ngày mượn 4 Nghentra Date/ Time 08 Ngày hẹn trả 5 Datra Yes/No 01 Đã trả * Bảng dữ liệu THE (Thẻ): STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Mathe # Text 10 Mã thẻ 2 Tendocgia Text 50 Tên độc giả 3 Ngsinh Date/ Time 08 Ngày sinh 4 Diachi Text 50 Địa chỉ 5 Nglamthe Date/ Time 08 Ngày làm thẻ 6 Nghethan Date/ Time 08 Ngày hết hạn * Bảng dữ liệu NHAXUATBAN (Nhà xuất bản): STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Manxb # Text 30 Mã nhà xuất bản 2 Tennxb Text 50 Tên nhà xuất bản 3 Diachinxb Text 50 Địa chỉ nhà xuất bản 4 Dienthoai Text 11 Số điện thoại nhà xuất bản * Bảng dữ liệu VITRI (Vị trí) : STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Mavitri # Text 08 Mã vị trí 2 Khu Text 15 Khu 3 Ke Text 03 Kệ 4 Ngan Text 02 Ngăn * Bảng dữ liệu LINHVUC(Lĩnh vực): STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ý nghĩa 1 Malinhvuc # Text 08 Mã lĩnh vực 2 Tenlinhvuc Text 15 Tên lĩnh vực CHƯƠNG 4. CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH ò Giao diện chương trình chính Hình 4.1: Màn hình giao diện chính của chương trình. * Công dụng các nút ¶ Nhập mới : Cho phép thêm mới các thông tin ¶ Xoá: Cho phép xoá đi những thông tin không cần thiết ¶ Tìm: Cho phép tìm các thông tin theo yêu cầu ¶ Ghi: Cho phép ghi lại những sự thay đổi ¶ Thoát : Thoát khỏi form đang làm việc ¶Xem : Cho phép xem thông tin trước khi in ¶ In : Cho phép in những thông tin cần thiết ra giấy ¶ Xem cả danh sách: Cho phép xem tất cả các bản ghi có trong danh sách ¶ Nhập hàng: Cho phép nhập thêm hàng vào kho ¶ Xuất hàng : Cho phép xuất hàng ò Các thông tin cần biết: Hình 4.2: Thông tin về cập nhật đầu sách trong thư viện của trường. Hình 4.3: Danh sách những độc giả mượn sách. ò Chức năng nhập dữ liệu: Hình 4.4: Cập nhật sách Hình 4.5: Cập nhật thẻ thư viện Hình 4.6: Cập nhật nhà xuất bản Hình 4.8: Cập nhật phiếu mượn-trả sách Hình 4.9: Tìm thông tin độc giả Hình: 4.10: Kết quả sau khi tìm kiếm Hình 4.11: Tìm thông tin độc giả theo ngày sinh Hình 4.11: Kết quả tìm thông tin độc giả theo ngày sinh Hình 4.12: Thông tin phiếu báo trả sách ò Kết quả đưa ra phiếu báo trả sách đối với người mượn sách: Hình 4.23: Kết quả phiếu báo trả sách ò Xem danh sách mượn sách trong 1 khoảng thời gian Hình 4.24: Danh sách mượn sách ò Kết quả thông tin về mượn sách KẾT LUẬN Qua thời gian làm đề tài em đã nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ tận tình của Cô giáo hướng dẫn Lê Thu Trang, cùng với những kiến thức thu được ở trường và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành đề tài được giao và đã thu được kết quả như sau: - Nắm vững và hiểu sâu hơn về ngôn ngữ lập trình Access. - Hiểu và phân tích được quy trình quản lý một thư viện. - Chương trình bước đầu đã có kết quả tốt, đã xây dựng được một số các chức năng cơ bản như cập nhật các thông tin, xử lý, in ấn, ...đáp ứng được phần nào yêu cầu của bài toán. Nhưng do thời gian có hạn, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên “ Chương trình quản lý thư viện trường Tiểu học Chiến Thắng” của em vẫn còn một số chức năng chưa hoàn chỉnh. Vậy, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên để khắc phục những thiếu sót còn mắc phải cho chương trình này càng hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo trong trường, trong khoa, đặc biệt là Cô giáo Lê Thu Trang đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, Tháng 6 năm 2013 Sinh viên: Nguyễn Đắc Đăng TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba, "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin", NXB Đại học quốc gia Hà Nội. [2]. Nguyễn Sơn Hải, "Giáo trình Microsoft Access 2000", Trung tâm tin học Bộ giáo dục và Đào tạo 2005. [3]. Hoàng Anh Quang, Phạm Thành Đông, "Tự đọc Access 2003 trong 10 tiếng", NXB giao thông vận tải, 2001. [4]. Phạm Văn Ất, "Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access",Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, 1997 [5]. Tìm hiểu trên Internet. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………