Luận văn Xây dựng chương trình quản lý vật tư

Luận văn Xây dựng chương trình quản lý vật tư LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kỳ thời đại nào thông tin cũng luôn tồn tại và được sử dụng hàng ngày. Thông tin ngày càng trở nên quan trọng nhất là đối với xã hội phát triển, nó đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Việc nắm bắt khai thác và sử lý thông tin nhanh, chính xác là con đường dẫn đến thành công và tin học đã cung cấp cho chúng ta những công cụ và phương pháp giải quyết các yêu cầu đó. Tin học hoá các công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính là một trong những lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể năng xuất lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống tin quản lý chặt chẽ và có cơ sở khoa học. Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT là một đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị điện lạnh điện máy chất lượng cao, trong nền kinh tế thị trường việc nắm bắt thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xấc để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn là một yêu cầu đối với công ty. Để đáp ứng yêu cầu trên Công ty đã có kế hoạch tin học hoá khâu quản lý trong Công ty nhằm mục đích cải tiến phương thức quản lý cũ, xây dựng hệ thống quản lý mới với sự giúp đỡ của máy tính. Đề tài “Xây dựng chương trình quản lý vật tư “ sẽ giải quyết một phần kế hoạch tin học hoá đó. MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương I: Mục đích và yêu cầu của hệ thống 4 1. Mục đích của hệ thống 4 2. Yêu cầu của hệ thống 4 Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Định nghĩa hệ thống thông tin 6 2. Mô hình hệ thống thông tin 6 Phần I: Phân tích hệ thống quản lý hiện tại của Công ty 7 I: Tổng quan về hệ thống 7 II: Các chức năng chính của hệ thống 7 III: Phương thức hoạt động của các chức năng 8 IV: Cách phân loại 9 V: Yêu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới 10 Phần II: Phân tích hệ thống hiện tại của Công Ty TNHH thương mại và thiết bị mới DNT ...................................................................................................... 11 I: Tổng quan về hệ thống mới 11 II: Chức năng chính cuả hệ thống 11 III: Phương thức hoạt động của chức năng chính 11 IV: Thiết kế hệ thống thông tin 12 Sơ đồ phân cấp chức năng 14 A: Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh 15 A1: Biểu đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh 16 1: Chức năng mua vật tư 16 2: Chức năng bán vật tư 17 3: Chức năng tra cứu 18 4: Chức năng quản lý kho 19 5: Chức năng quản lý nợ đọng 20 6: Chức năng báo cáo 21 A2: Biểu đồ luồng dữ liệu 21 A3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23 A4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24 A5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25 B: Tổ chức cơ sở dữ liệu 26 Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu 33 I: Các mô hình thực thể 33 II: Mô hình thực thể liên kết 36 III: Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu 38 Chương IV: Giới thiệu về ngôn ngữ VB và hệ quản trị Access 41 I: Giới thiệu về ngôn ngữ VB 41 II: Hệ quản trị Access 45 Chương V: Thiết kế Form 50 1: Form tạo người sử dụng 50 2: Form đăng nhập 50 3: Form chính 51 4: Form phiếu nhập kho 51 5: Form phiếu xuất kho 52 6: Form phiếu tồn kho 52 7: Form tra cứu nhà cung cấp 53 8: Form tra cứu khách hàng 53 9: Form tra cứu vật tư 54 10: Form Phiếu thu nợ 54 11: Form phiếu trả nợ 55 12: Form phiếu giao hàng 55 13: Form hoá đơn thanh toán 56 14: Form bán vật tư 56 15: Form mua vật tư 57 16: Form khách hàng 57 17: Form nhà cung cấp 58 18: Form vật tư 58 19: Form báo cáo xuất kho 59 20: Form báo cáo nhập kho 59 21: Form báo cáo tồn kho 60 Kết luận 61 Tài liệu tham khảo 62 CHƯƠNG I MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG 1. Mục đích của hệ thống Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về phần cứng cũng như phần mềm, sự ứng dụng của máy vi tính trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến Hệ thống quản lý Vật tư được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho công tác quản lý của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT được dễ dàng hơn. Chương trình sẽ giúp cho các cán bộ của các phòng ban cũng như nhân viên trong Công ty tiết kiệm được thời gian công sức trong việc tổng hợp các số liệu hoá đơn chứng từ, rút ngắn thời gian lập báo cáo, nhanh chóng đáp ứng được đầy đủ các thông tin chi tiết về tất cả các loại hàng đến khách hàng. Hệ thống thông tin quản lý vật tư thông qua máy tính sẽ được triển khai tại phòng kinh doanh của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT, dữ liệu sẽ được cập nhật đầy đủ đồng bộ tại tất cả các phòng ban trong Công ty. Sử dụng hệ thống tin quản lý sẽ thu được những lợi điểm sau: + Nhập dữ liệu một cách dễ dàng + Sử dụng dữ liệu nhiều lần + Đáp ứng nhiều loại dữ liệu tổng hợp + Đưa ra các báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và chính xác. 2. Yêu cầu của hệ thông: + Yêu cầu của một đơn vị: Mỗi đơn vị có một yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng. Hệ thống tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là nhà đề đạt và quyết định đưa ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thống tin quản lý cần phải nắm được các chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp. Trong quá trình phát triển của hệ thống phải được kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống phải luôn luôn được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng chuẩn xác, đầy đủ, mang tính khoa học cao, đáp ứng kịp thời của nhà quản lý. +Yêu cầu của người sử dụng: Một hệ thống có tính thực tế cao thì nó dễ vận hành và thâm nhập vào công việc một cách dễ dàng. Khi thiết kế một hệ thống cần phải tuân theo các quy tắc sau: - Yêu cầu về truy nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu mau chóng, thuận lợi, chuẩn xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu. - Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo trì, có tính mở dễ phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi. - Yêu cầu về giao diện: Giao diện người dùng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện đẹp mắt và không cầu kỳ. Phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bầy, khả năng trợ giúp kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng Các thông báo lỗi phải đày đủ, dự kiến mọi khả năng sai xót của người sử dụng. - Yêu cầu về đối thoại và giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của người quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa hệ thống. - Yêu cầu về bảo mật hệ thống: Thông tin hệ thống phải được đảm bảo cao tránh mọi trường hợp lộ thông tin, ảnh hưởng đến công việc của Công ty. Để đảm bảo hiệu quả kinh tế của chương trình các phương án được lựa chọn để bảo mật thông tin hệ thống cần phải đặt lên hàng đầu. CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động cập nhật, lưu trữ và phân phối thông tin trong một ràng buộc gọi là môi trường. Nó được thể hiện bằng con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả chuyển đến được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu 2. Mô hình của hệ thống thông tin Như vậy, hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: + Bộ phận đưa dữ liệu vào + Bộ phận xử lý + Kho dữ liệu + Bộ phận đưa dữ liệu ra Nguồn Kho dữ liệu Cập nhật Xử lý và lưu trữ Thông tin đưa ra Phần I. Phân tích hệ thống quản lý vật tư hiện tại của Công ty I. Tổng quan về hệ thống quản lý hiện tại của Công ty. Hệ thống tổ chức hoạt động của Công ty được tổ chức theo mô hình sau: Hiện tại hệ thống quản lý vật tư của Công ty chủ yếu dựa vào phương thức lưu trữ mọi thông tin trên giấy tờ, Xử ký thủ công các thông tin vào ra. Cách quản lý này có nhược điểm, cồng kềnh, rất khó khăn trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin, báo cáo. II. Các chức năng chính của hệ thống: Hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh một số mặt hàng về Điện lạnh-Điện máy, cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước. Chính vì vậy các chức năng chính của hệ thống quản lý vật tư của Công ty bao gồm: 1.Mua vật tư 2.Bán vật tư 3.Quản lý tồn kho 4.Quản lý công nợ 5.Quản lý xuất nhập hàng hoá III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: Phòng giám đốc Phòng trợ giúp khách hàng Phòng kế toán Phòng kĩ thuật bảo hành Kinh doanh 1.Chức năng mua vật tư: Có hai phương thức mua vật tư: + Mua những vật tư mà Công ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hàng, trường hợp này Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị cung cấp quen thuộc của Công ty. +Mua những vật tư theo yêu cầu đột xuất trong trường hợp khách hàng yêu cầu những vật tư đặc biệt mà Công ty không có sẵn trong kho. Trường hợp này, người phụ trách tìm trong hồ sơ xem có đơn vị nào cung cấp vật tư đó không? .Nếu tìm được thì lựa chọn trong các đơn vị đó một đơn vị nào cung cấp tốt nhất (Theo tiêu chuẩn về chất lượng vật tư về số lượng theo yêu cầu, thái độ phục vụ và giá cả hợp lí) sau đó, lập dự trù mua vật tư duyệt mua và cuối cùng là liên hệ với đơn vị cung cấp và lập hợp đồng mua vật tư. 2.Bán vật tư: Mỗi khi có khách yêu cầu mua một vật tư nào đó thì bộ phận bán vật tư sẽ kiểm tra xem trong kho có còn vật tư đó với số lượng đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng không. Nếu không đủ thì thoả thuận lại số lượng bán. Sau đó thoả thuận với khách về giá cả, số lượng, phương thức thanh toán, số tiền nợ (nếu có nợ ), thời hạn thanh toán ,bước cuối cùng là lập phiếu bán vật tư cho khách . 3.Chức năng quản lý kho: Chức năng này có nhiệm vụ sau: -Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thông tin về các vật tư được nhập kho. -Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thông tin về các vật tư được xuất kho. Để làm được vấn đề này, bộ phận quản lý kho sẽ phải quản lý tất cả các thông tin về tất cả các vật tư hiện đang tồn kho, bao gồm các thông tin về chủng loại, quy cách, giá cả, số lượng tồn kho. Mỗi khi có hoạt đông mua bán vật tư thì các thông tin trên được cập nhật. 4.Quản lý nợ đọng: Chức năng này có nhiệm vụ quản lý hệ thống tài chính về mua bán và hỗ trợ cho công tác kế toán của công ty. IV. Cách phân loại: (Các loại vật tư gồm có) Công Ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT DANH MỤC VẬT TƯ STT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đơn giá(VND) 1 MYD_BA May lam nong lanh nuoc uong Cái 189000 2 YLRO4_4 May lam N. am loaidung Cái 632000 3 X33 May lam NL loai dung Cái 932000 4 JY200 Binh loc nuoc gom su (vang) Cái 800000 5 Jy1 Gom loc Cái 1030000 6 JY2 Loi loc Cái 32000 7 LK_011 Bong den lo vi song Cái 62000 8 LK_006 Chip lam lanh Cái 62000 9 LK_017 Pin loc Cái 32000 10 LK_005 Quat gio Cái 532000 11 LK_002 Role (bau dun) Cái 52000 12 LK_015 Voi nong lanh Cái 632000 13 KC_9 Noi da nang Cái 60000 14 EG9025P Lo vi song Cái 800000 15 VOI JY Voi binh loc may JY Cái 22000 16 NAP_KC Nap noi Cái 56000 17 LK_003 Chemostar Cái 450000 18 IC Binh loc nuoc de ban (NP) Cái 279000 19 DAI_GC Dai GC Cái 89000 21 DE_GC De GC Cái 632000 21 LK_004 Nhua mat truoc Cái 34000 22 LK_002 Cong tac Cái 27000 23 THAN_K Than noi KC 9 Cái 80000 24 THAN_T Than tren GC Cái 65000 25 LK_007 Mach dien tu Cái 90000 26 LK_013 Van 1 chieu CáI 890000 27 LK_015 Vo ton than may CáI 89000 28 LK_008 Voi nang lanh CáI 122000 29 LK_014 Ong nhua mem CáI 109000 …. Kế toán trưởng (Ký họ tên) Ngày… tháng… năm Người lập phiếu V. Yêu cầu xây dựng hệ thống mới: Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ em thấy nó bộc lộ những nhược điểm yếu kém làm hạn chế hiệu qủa sản xuất kinh doanh, cụ thể là: -Lượng thông tin cần xử lý lớn nên phải có nhiều người làm việc này, tốn nhiều thời gian và đôi khi công việc tiến hành không chính xác, kém hiệu quả. -Chưa có được một chiến lược kinh doanh thích hợp, phù hợp với tình hình phát triển của thị trường, nhất là thị trường vật tư xây dựng. -Việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin tốn nhiều thời gian và công sức do phải làm việc thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê. -Trước tình hình đó, việc xây dựng hệ thống thông tin mới với sự hỗ trợ của máy tính là một yêu cầu hết sức bức bách đảm bảo cho Công ty hoạt động có hiệu quả trong cơ chế thị trường hiện nay. Bên cạnh việc duy trì các hoạt động của hệ thống cũ, hệ thống mới phải thoả mãn các yêu cầu sau:  Quản lý chặt chẽ các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.  Cho phép xem các thông tin cụ thể và các thông tin thống kê về các hoạt động của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.  Hỗ trợ thông tin, trợ giúp quyết định tại các thời điểm mua vật tư, bán vật tư. Tự lập dự trù mua vật tư. Phần II. Phân tích và thiết kế hệ thống của Công ty TNHH thương mại và thiết bị mới DNT I. Tổng quan về hệ thống thông tin mới: Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ thống cũ thực tế để đuổi kịp tình hình phát triển của thị trường. Công ty cần có một hệ thống mới làm việc có hiệu qủa hơn với sự trợ giúp của máy tính, đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản lý. Ngoài ra, hệ thống mới có thể trợ giúp quyết định cho người bán vật tư người mua vật tư, người quản lý, ban giám đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, tự động in các phiếu nợ, in báo cáo bán hàng, báo cáo xuất nhập, tồn kho trong tuần, trong tháng. II. Chức năng chính của hệ thống thông tin mới: Để đáp ứng được các yêu cầu được đặt ra ở trên, hệ thống thông tin mới gồm có các chức năng chính là:  Mua vật tư  Bán vật tư  Tra cứu  quản lý kho  Quản lý nợ đọng  Báo cáo III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính của hệ thống mới: 1. Mua vật tư: Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu của bộ phận bán vật tư dựa vào các phiếu chào hàng của các đơn vị cung cấp đồng thời kết hợp với thông tin chung của thị trường, bộ phận mua vật tư thiết lập bản dự trù thông qua kiểm duyệt của ban giám đốc, sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua vật tư và cập nhật thông tin mua vật tư. 2. Bán vật tư: Khi khách có yêu cầu mua vật tư bộ phận bán vật tư lần lượt duyệt các vật tư mà khách yêu cầu, kiểm tra số lượng của vật tư đó mà Công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hơp sau: a. Loại vật tư đó Công ty không có và hệ thống lưu trữ thông tin chào hàng không có thông tin gì liên quan đến các vật tư này. Trường hợp này phải từ chối bán các vật tư đó. b. Công ty có đủ số lượng vật tư và quy cách như yêu cầu của khách hàng. Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả c. Công ty hiện không có vật tư này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến các vật tư này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận, bộ phận bán vật tư sẽ đề nghị với bộ phận mua vật tư liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng (bằng phương tiện ngoài hệ thống như máy móc các thiết bị), nếu đặt hàng được thì tiệp tục thoả thuận về giá cả và số lượng. Hệ thống sẽ trợ giúp các thông tin về giá cả (dựa theo các thông tin trong máy). Sau đó nếu người bán và khách mua thoả thuận được giá cả và số lượng thì bộ phận mua vật tư nên liên hệ lại với nhà cung cấp để khẳng định việc đặt hàng. Sở dĩ ở đây phải sử dụng các phương tiện ngoài hệ thống vì độ tin cậy vào phiếu chào hàng của nhà cung cấp không cao. d. Công ty không có đủ số lượng của vật tư theo yêu cầu của khách. Trường hợp này có thể bán hết số lượng vật tư còn lại trong kho rồi sau đó tiếp tục thoả thuận với khách hàng về số lượng vật tư còn lại như trong trường hợp C. 3.Quản lý kho: Chức năng này hoạt dộng theo phương thức tương tự hệ thống cũ. 4.Tra cứu: Cho phép người quản lý có thể tra cứu những thông tin về khách hàng, người cung cấp vật tư. 5.Quản lý nợ đọng: Trong mục này, hệ thống cung cấp các chức năng để quản lý việc thu nợ. Chức năng thu nợ sẽ cập nhật thông tin khi có khách hàng đến thanh toán nợ cho Công ty, chức năng trả nợ sẽ cập nhật thông tin khi Công ty thanh toán nợ mua vật tư cho đơn vị cung cấp. Chức năng đòi nợ sẽ in ra các phiếu đòi nợ đối với khách hàng nợ quá hạn với thời hạn thanh toán. 6.Báo cáo: In ra các báo cáo về tình hình công nợ, xuất nhập vật tư hay báo cáo thống kê vật tư tồn mỗi khi có yêu cầu của người quản lý. IV. Thiết kế hệ thống thông tin mới: Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống từ đó sẽ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống mới. Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và chức năng, ở đây ta áp dụng phương pháp phân tích chức năng từ trên xuống. + Luồng thông tin vào: - Các thông tin về khách hàng - Thông tin về các nhà cung cấp - Thông tin về vật tư + Luồng thông tin ra: - Báo cáo về khách hàng: - Báo cáo xuất nhập – tồn kho - Báo cáo công nợ - Tra cứu tổng hợp về các mục liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Xuất kho Nhập kho Quản lý vật tư Mua vật tư Bán vật tư Tra cứu Ql kho QL nợ đọng Báo cáo Xem vật tư Nhập In HĐ mua Thêm NCC Xem vật tư In HĐ bán Thêm KH Xuất Trợ giúp Vật tư Nhà CC KH Trả nợ Trợ giúp Tồn kho Xuất Nhập kho Trợ giúp Trả nợ Thu nợ Thu nợ Tồn kho A-BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG MỨC ĐỈNH Mô tả chức năng:  Mua vật tư: + Mô tả: quản lý việc mua vật tư + Thông tin vào: các thông tin cơ bản về loại vật tư cần mua: mua vật tư, tên vật tư, số lượng giá cả nhà cung cấp. + Thông tin ra: hoá đơn mua vật tư  Bán vật tư: + Mô tả: các thông tin cơ bản về các yêu cầu của khách hàng + Thông tin vào: các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng + Thông tin ra: thông tin về giá cả vật tư + Các sự kiện: thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả  Quản lý kho: + Mô tả: quản lý thông tin về số lượng xuất nhập, vật tư tồn trong kho. + Thông tin ra: hoá đơn nhập, xuất, kiểm tra. + Thông tin ra: báo cáo xuất, nhập, tồn kho  Tra cứu: + Mô tả: Các thông tin tìm kiếm và tổng hợp cho việc quản lý kinh doanh vật tư + Thông tin vào: Các thông tin về vật tư + Thông tin ra: Thông tin cần tra cứu  Quản lý nợ đọng: + Mô tả: Quản lý thông tin về nợ đọng của công ty Quản lý vật tư Mua vật tư Bán vật tư Tra cứu QL kho QL nợ đọng Báo cáo + Thông tin vào: Các thông tin về các yêu cầu của nhà quản lý về tài chính + Thông tin ra: Báo cáo về tài chính công nợ liên quan đến việc kinh doanh của Công ty  Báo cáo: + Mô tả: Thống kê tất cả các bảng liên kết với nhau A.1.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG MỨC DƯỚI ĐỈNH 1. Chức năng mua vật tư: a. Vật tư: + Mô tả: Thông tin chung về các vật tư cần mua + Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên vật tư chủng loại +Thông tin ra: Thông tin về chất lượng, giá cả, hãng sản xuất + Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả Có thể thêm các vật tư vào b. Nhà cung cấp: + Mô tả: cung cấp thông tin về các nhà cung cấp vật tư + Thông tin vào: các thông tin về loại vât tư + Thông tin ra: thông tin các nhà cung cấp + Các sự kiện: thay đổi về địa chỉ, số điện thoại Mua vật tư Vật tư N.Cung cấp Nhập kho 2. Chức năng bán vật tư:  Vật tư: + Mô tả: thông tin chung về các vệt tư cần bán + Thông tin vào: các thông tin về việc bán vật tư + Thông tin ra: thông tin về số lượng vật tư, ngày bán, chủng loại + Các sự kiện: kiểm tra trước khi xuất kho  Chức năng xuất kho: + Mô tả: quản lý thông tin về việc xuất vật tư của công ty + Thông tin vào: các hoá đơn bán vật tư cho khách hàng + Thông tin ra: thông tin về loại vật tư được xuất, phiếu xuất kho + Các sự kiện: thay đổi về số lượng, giá cả, hãng sản xuất  Chức năng khách hàng: + Mô tả: cho biết thông tin các khách hàng của công ty + Thông tin vào: các thông tin cần tra cứu về khách hàng + Thông tin ra: thông tin về khách hàng không thanh toán nợ đúng thời hạn + Các sự kiện: thay sự kiện, thay đổi địa chỉ, số điện thoại. Bán vật tư Khách hàng Vật tư Xuất kho 3. Chức năng tra cứu:  Chức năng vật tư: + Mô tả: Cho biết thông tin về các loại vật tư trong kho + Thông tin vào: Các yêu cầu cần tra cứu về vật tư + Thông tin ra: Báo cáo kết quả về loại vật tư cần xem + Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, nơi sản xuất, giá cả  Chức năng nhà cung cấp: + Mô tả: Chobiết thông tin về các nhà cung cấp vật tư + Thông tin vào: Các thông tin về một vật tư, yêu cầu tra cứu + Thông tin ra: Thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại, của nhà cung cấp  Chức năng khách hàng: + Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng của công ty + Thông tin vào: Các thông tin cần tra cứu về khách hàng + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng không thanh toán nợ đúng thời hạn + Các sự kiện: Thay sự kiện, thay đổi địa chỉ, số điện thoại. Vật tư Nhà cung cấp Khách hàng Tra cứu 4. Chức năng quản lý kho:  Chức năng nhập kho: + Mô tả: Quản lý việc nhập vật tư của Công ty + Thông tin vào: Các thông tin mua vật tư + Thông tin ra: Các hoá đơn nhập vật tư gồm các loại vật tư, số lượng + Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư  Chức năng xuất kho: + Mô tả: Quản lý việc bán, xuất vật tư của Công ty cho khách hàng + Thông tin vào: Các thông tin bán vật tư, đơn mua vật tư + Thông tin ra: Các hoá đơn xuất vật tư gồm các loại vật tư, số lượng đơn giá + Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư, chủng loại, giá cả  Chức năng tồn kho: + Mô tả: Quản lý việc /nhập /xuất/tồn vật tư + Thông tin ra: Các thông tin loại vật tư, số lượng tồn + Các sự kiện: Xem lọc từng loại vật tư hoặc xem tất cả các loại hàng hoá Quản lý kho Nhập kho Xuất kho Tồn kho 5. Chức năng quản lý nợ đọng:  Chức năng thu nợ +Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng còn nợ của Công ty + Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những khách hàng của Công ty + Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những khách hàng còn nợ + Các sự kiện: Có thể chỉ xem những khách nợ, có thể xem toàn bộ khách hàng cung cấp vật tư của công ty  Chức năng trả nợ:  Mô tả: Cho biết thông tin về các nhà cung cấp mà công ty còn nợ  Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những đơn vị cung cấp cho công ty  Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những nhà cung cấp mà công ty còn nợ  Các sự kiện: Có thể chỉ xem những nhà cung cấp nhà cung cấp mà công ty còn nợ có thể xem toàn bộ các nhà cung cấp.  Chức năng trợ giúp:  Mô tả: Cho những thông tin cần thiết giúp bạn sử dụng chương trình hiệu quả hơn.  Chức năng quay về:  Mô tả: Quay trở về chương trình chính QL.Nợ đọng Thu nợ Trả nợ Trợ giúp Quay về 6. Chức năng báo cáo:  Chức năng xuất/nhập kho: In báo cáo về xuất, nhập kho, kèm theo hoá đơn nhập, xuất  Chức năng tồn kho: In báo cáo về các vật tư tồn kho sau một thời gian nhất định nào đó  Chức năng thu nợ: In báo cáo về các khách hàng còn nợ quá hạn của công ty  Chức năng trả nợ: In báo cáo về công nợ của công ty với các nhà cung cấp  Các sự kiện: Ta có thể xem báo cáo trước khi in ra giấy A2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU BĐLDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý, các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đó Chức năng: là nhiệm vụ xử lý thông tin, được biểu diễn bằng hình tròn hoặc elip Luồng dữ liệu: là thông tin vào hay ra một chức năng Biểu diễn: Kho dữ liệu: là thông tin được tích động lại để dùng về sau Biểu diễn: BÁO CÁO Xuất nhập kho Tồn kho Thu nợ Trả nợ Chức năng Tác nhân ngoài: là người hay tổ chức thuộc môi trường của hệ thống và có giao tiếp thông tin với hệ thống. Biểu diễn: Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con trong hệ thống nhưng được miêu tả ở một trạng thái khác của hệ thống. Biểu diễn:  Phân mức: o Mức khung cảnh (mức 0): chỉ có một chức năng với các luồng vào và ra o Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân rã thành nhiều chức năng con. o Mức dưới đỉnh: giải thích một chức năng tương ứng của mức đỉnh. Trong hệ thống quản lý vật tư của Công ty ta có biểu đồ sau: A3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH Trả nợ Yêu cầu mua Yêu cầu mua, trả nợ Phiếu thu nợ + hoá đơn bán Khách hàng Quản lý Kinh doanh Nhà cung cấp Hoá đơn mua + phiếu trả nợ A.4. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH Giao vật tư Giao vật tư Hoá đơn bán Vật tư mua vật tư Đơn mua vt Mua vật tư Tệp bán vật tư Tệp mua Tệp kho Thanh toán thanh toán Tệp công nợ Tệp kho Tệpkho Kết quả các báo cáo Khách hàng Nhà cung cấp Quản lý bán vật tư Quản lý kho Quản lý nợ đọng Khách hàng Nhà cung cấp Nhà quản lý Quản lý mua vật tư Tra cứu Báo cáo Yêu cầu yêu cầu A.5. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH Công ty: Chức năng 1: Mua vật tư NCC Giao Vt Dùng Ncc Trả tiền Tệp trả nợ Tệp mua vật tư Chức năng 2: Bán vật tư Khách nợ KH Trả tiền Nhận VT Tệp thu nợ Hoá đơn bán Người cung cấp Lập hoá đơn mua Đăng ký NCC Khách hàng Lập hoá đơn bán Đăng ký mới Tệp bán vật tư Thu nợ Trả nợ Chức năng 3: Quản lý kho: Tệp mua vật tư Tệp bán vật tư Tệp kho Chức năng 4: Quản lý nợ đọng Tệp bán vật tư Tệp mua vật tư Tệp thu nợ Tệp trả nợ Báo cáo Nhập vật tư mua Nhập vật tư bán Khách hàng Nhà cung cấp B. TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU Từ sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữ liệu, sự vận chuyển thông tin giữa các chức năng, ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu hệ thống. Ta chọn mô hình quan hệ vì nó có tính độc lập cao, hình thức biểu diễn toán học tốt. Trong phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, ta đề cập các vấn đề sau: Xác định các thuộc tính của các đối tượng cần quản lý  Chuẩn hoá các thực thể  Xác định mối liên hệ giữa các thực thể  Xây dựng mô hình thực thể kết hợp Với bài toán quản lý kinh doanh, hệ thống sử dụng các chứng từ có cấu trúc sau: 1. Phiếu mua vật tư (đơn mua vật tư): Dùng để lưu trữ thông tin về ciệc Công ty mua vật tư của nhà cung cấp nào đó. Các thông tin lưu trữ bao gồm các thông tin chung và các dòng mua vật tư chi tiết. PHIẾU MUA VẬT TƯ KIÊM PHIẾU NHẬP KHO  Số phiếu  Ngày mua  Tên đơn vị bán  Địa chỉ đơn vị bán  Tên vật tư  Loại vật tư  Nơi sản xuất  Số lượng  Đơn giá  Tổng số tiền  Số tiền đặt trước  Số tiền nợ  Thời gian thanh toán 2. Phiếu bán vật tư: Dùng để lưu trữ thông tin về việc Công ty bán vật tư cho một khách hàng nào đó. Các thông tin lưu trữ bao gồm các thông tin chung và các vật tư chi tiết. PHIẾU BÁN VẬT TƯ KIÊM PHIẾU XUẤT KHO  Số phiếu  Ngày bán  Tên khách hàng  Địa chỉ khách hàng  Tên vật tư  Loại vật tư  Nơi sản xuất  Số lượng  Đơn giá  Số tiền đặt trước  Thời hạn thanh toán 3. Phiếu thu nợ: Dùng để lưu trữ thông tin về việc Công ty thu nợ của một khách hàng đã mua vật tư của Công ty theo một phiếu mua vật tư nào đó. PHIẾU THU NỢ  Số phiếu  Ngày mua  Tên đơn vị  Địa chỉ đơn vị bán  Tên vật tư  Loại vật tư  Nơi sản xuất  Số lượng  Đơn giá  Tổng số tiền  Số tiền đặt trước  Số tiền nợ  Thời hạn thanh toán 4. Phiếu trả nợ: Dùng để lưu trữ thông tin về việc Công ty trả nợ cho một nhà cung cấp đã bán vật tư cho Công ty theo một phiếu mua vật tư nào đó. PHIẾU TRẢ NỢ  Số phiếu trả nợ  Ngày trả  Tên đơn vị bán  Địa chỉ đơn vị bán  Số phiếu mua  Số tiền trả Mã số 02 VT Số: Nợ Có PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị Địa chỉ Ngày … tháng … năm Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ . Lý do xuất kho . Xuất kho tại: . STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Xuất ... ngày …tháng Thủ kho Mã số 02 VT Số: Nợ Có PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị Địa chỉ Ngày … tháng … năm Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ . Lý do nhập kho: . Nhập kho tại: . STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Nhập ... ngày…tháng Thủ kho Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT PHIẾU GIAO HÀNG Tên Công ty mua hàng .Liên hệ . Địa chỉ . Phương thức thanh toán . Mã số thuế Thời hạn thanh toán . STT Tên hàng ĐV / Tính SL Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng tiền hàng Triết khấu Tổng cộng Bằng chữ: . Người bán hàng Người mua hàng ngày … tháng … năm Đã thanh toán Thủ kho STT Diễn giải Ngày thanh toán Ký tên xác nhận CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU I. Các mô hình thực thể: Dựa trên các kiểu thực thể trên, áp dụng cá quy tắc chuẩn hoá thực thể, kết họp với yêu cầu của người sử dụng hệ thống mới, ta thu được các kiểu thực thể chuẩn hoá sau: 1.Nhà cung cấp Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về một đơn vị cung cấp nào đó. NHÀ CUNG CẤP  Mã số nhà cung cấp  Tên nhà cung cấp  Địa chỉ  Số điện thoại  Số tel  Số fax 2. Khách hàng: Kiểu thực thể này để lưu trữ thông tin về một khách hàng nào đó Khách hàng  Mã khách hàng  Tên khách hàng  Địa chỉ  Số điện thoại  Số tel  Số fax 3. Mua vật tư: Kiểu thực thể này được dùng để lưư trữ các thông tin chung về việc công ty mua vật tư của nhà cung cấp theo một phiếu mua vật tư. MUA VẬT TƯ  Ngày mua  Số tiền nợ  Mã số mua  Mã nhà cung cấp  Thời hạn thanh toán 4. Đơn mua vật tư: Kiểu thực thể này được dùng để lưư trữ các thông tin chi tiết về một loại vật tư của phiếu mua vật tư xác định qua số phiếu bán ĐƠN MUA VẬT TƯ  Mã số mua  Mã số vật tư  Số lượng  Đơn giá 5. Bán vật tư: Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ thông tin về việc Công ty bán vật tư theo một số phiếu bán vật tư cho một khách hàng nào đó. BÁN VẬT TƯ  Mã số bán  Mã khách hàng  Ngày bán  Số tiền nợ  Thời hạn thanh toán 6. Đơn bán vật tư: Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về một loại vật tư của phiếu bán vật tư xác định qua mã số phiếu. ĐƠN BÁN VẬT TƯ  Mã số bán  Mã số vật tư  Số lượng  Đơn giá 7. Thu nợ: Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ các thông tin về một khách hàng trả nợ của phiếu bán xác định qua mã số phiếu bán. THU NỢ  Mã số bán  Ngày thu  Số trả 8. Trả nợ: Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ các thông tin về việc công ty trả nợ của phiếu mua vật tư xác định qua mã số phiếu mua. TRẢ NỢ  Mã số mua  Ngày trả  Số tiền trả 9. Tồn kho: Kiểu thực thể này được cùng để lưu trữ các thông tin tồn kho của Công ty về một loại vật tư nào đó được xác định qua mã số vật tư. TỒN KHO  Mã số vật  Số lượng vật tư tồn kho  Số lượng vật tư tồn kho tối thiểu  Giá nhập trung bình 10. Vật tư: Kiểu thưc thể này được dùng để lưu trữ các thông tin về một loại vật tư nào đó. VẬT TƯ  Mã số vật tư  Tên vật tư  Loại vật tư  Nơi sản xuất II. Mô hình thực thể liên kết SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT Nhà cung cấp Mua vật tư Tồn kho Đơn bán vật tư Vật tư Đơn mua vật tư Trả nợ Thu nợ Bán vật tư Khách hàng Mã nhà cc Tên nhà cc Địa chỉ Mã Kh Tên KH Địa chỉ Mã trả Mã mua Ngày trả Mã thu Mã bán Ngày thu Mã mua Mã vật tư Đơn giá Số lượng Mã bán Mã vật tư Đơn giá Mã vật tư Tên vật tư Loại vật tư Mã vật tư SL xuất SL nhập Sơ đồ quan hệ trong Access III. Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu: Từ các mối quan hệ giữa các thực thể, và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu như sau: 1. Bảng nhà cung cấp: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MANHACC Text 10 Mã số nhà cung cấp 2 TENNCC TEXT 30 Tên nhà cung cấp 3 DIENTHOAI N 10 Số điện thoại nhà cung cấp 4 FAX N 10 Số fax nhà cung cấp 2. Bảng Khách hàng: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MAKH TEXT 15 Mã Số khách hàng 2 TENKHACH TEXT 25 Tên khách hàng 3 DIACHI TEXT 30 Địa chỉ khách hàng 4 DIENTHOAI N 10 Điện thoại khách hàng 5 SOFAX N 10 Số fax khách hàng 3. Bảng vật tư: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MAVT TEXT 15 Mã vật tư 2 TENVATTU TEXT 25 Tên vật tư 3 LOAIVATTU TEXT 30 Loại vật tư 4 NOISX TEXT 10 Nơi sản xuất 4. Bảng mua vật tư: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MAMUA N 10 Mã số mua vật tư 2 MANHACC TEXT 15 Mã nhà cung cấp 3 NGAYMUA D Sortdate Ngày mua vật tư 4 SOTIENNO N Double Số tiền nợ 5 THTOAN D Sortdate Thời hạn thanh toán 5.Bảng đơn mua vật tư: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MAMUA N 10 Mẫ số mua vật tư 2 MAVATTU TEXT 15 Mã vật tư 3 SOLUONG N Double Số lượng 4 DONGIA N Double Đơn giá 6. Bảng bán vật tư: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MABAN N 10 Mã bán 2 MAKHACH TEXT 15 Mã khách 3 NGAYBAN D Sortdate Ngày bán 4 SOTIENNO N Double Số tiền nợ 5 THTOAN D Sortdate Thời hạn thanh toán 7.Bảng đơn bán vật tư: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MABAN N 10 Mã số bán 2 MAVATTU TEXT 15 Mã vật tư 3 SOLUONG N Double Số lượng vật tư bán 4 DONGIA N Double Đơn giá 8. Bảng tồn kho: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MAVATTU TEXT 10 Mã vật tư 2 SOLUONGNHAP N Double Số lượng nhap 3 SOLUONGXUAT N Double So luong xuat 4 SOLUONGTON N Double So luong ton 9.Bảng trả nợ: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MATRA N 10 Mã số trả nợ 2 MAMUA N 10 Mã số mua 3 NGAYTRA N Sort Date Ngày trả 4 SOTIEN N Double Số tiền 10. Bảng thu nợ: STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Nội dung 1 MATHU N 10 Mã số thu 2 MABAN N 10 Mã số bán 3 NGAYTHU D Sort Date Ngày thu nợ 4 SOTIEN N Double Số tiền thu CHƯƠNG IV I. GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC: Microsoft visual basic: là sản phẩm phần mềm của hãng Microsoft, là ngôn ngữ lập trình trực quan (tức lập trình bằng mắt). Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0 cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên Internet. Visual basic là chương trình 32 bit chỉ chạy trên môi trờng windows 95 trở lên. Giới thiệu qua môi trường làm việc của Visual Basic, các khai niệm cơ bản, và tập viết một chương trình Visual Basic đơn giản. Ngoài ra còn giới thiệu về tính năng mới của VB. Đây là môn học đợc ứng dụng một cách tốt nhất trong việc thiết kế và nó cũng là một phần mềm đơn giản, giễ hiểu và phổ biến. Môn này liên quan trực tiếp tới quá trình thiết kế một cách tuần tự nhất. Microsoft visual basic: là hiện thân mới nhất và độc đáo nhất của ngôn ngữ basic cho phép hệ thống phát triển trình ứng dụng của windows toàn diện và chọn gói hơn. VB cho ngời lập trình, soạn thảo và kiểm tra các trình ứng dụng của windows. Hơn nữa VB còn có các cộng cụ mà ngời lập trình có thể viết, biên dịch các file trợ giúp “VB và ActiveX’’, thậm chí còn các trình ứng dụng của internet “Online VB’’. Để khẳng định thế mạnh của VB, chúng ta sẽ điểm qua một số tính năng của chúng: + Công cụ điều khiển (controls): các điều khiển tạo lên sức sống cho ứng dụng. Chúng giúp cho ứng dụng hiển thị dữ liệu và tương tác với người sử dụng. Khi đa điều khiển vào ứng dụng khả năng lập trình của chúng ta có thể tận dụng khả năng lập trình của điều khiển. ActiveX là sản phẩm (compnemt) và các điều khiển (control) có thể thêm vào những chương trình lớn. + Chương trình (program): VB tự nó là một trình ứng dụng. Bạn tải và thực hiện hệ thống VB y như bạn thực hiện các chương trình khác, bạn sẽ sử dụng điều này để chạy chương trình VB để tạo các chương trình khác. VB chính là một công cụ rất tuyệt vời, các lập trình viên sử dụng nó để viết, kiểm tra và chạy các chương trình ứng dụng của Windows. + Trình ứng dụng (application): Là tập hợp một hoặc nhiều file để biên dịch một chương trình khả thi. Ngày nay, ngôn ngữ lập trình nh VB khác xa so với các ngôn ngữ lập trình cách đây vài năm. Trước các môi trờng Windows, ngôn ngữ lập trình chỉ là một công cụ dựa trên văn bản đựơc sử dụng để viết các chương trình. Ngày nay, lập trình viên cần có nhiều ngôn ngữ hơn, cần có công cụ phát triển đồ họa để có thể làm việc trong hệ thống của Windows và tạo các trình ứng dụng để khai thác tất cả các hoạt động về đồ họa, đa phương tiện, trực tuyến, đa xử lý và Windows cung ứng, VB chính là công cụ ấy. Bằng nhiều ngôn ngữ VB cho phép người lập trình viết các trình ứng dụng tương tác về mọi phương diện của các hệ điều hành Windows ngày nay. + Câu lệnh truy vấn SQL: Cho ta khả năng lấy về một mẩu tin từ các bảng cơ sở dữ liệu, đối chiếu các dữ liệu có quan hệ với nhau trong nhiều bảng và thao tác với các cấu trúc cơ sở dữ liệu. Các câu truy vấn SQL còn được dùng khi thao tác với các cơ sở dữ liệu trong chương trình, thông qua sử dụng mô hình đối tợng ADO, DAO, hay RDO, SQL là giải pháp chuẩn để thao tác với cơ sở dữ liệu theo nhiều dạng khác nhau trong hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm Microsoft access và SQL server. Không như phần lớn các ngôn ngữ biên dịch khác, lập trình viên cần phải thoát khỏi trình gỡ rối, tái biên dịch rồi thử VB có tính năng sau: + Tiếc kiệm đợc thời gian và công việc so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác vì ta có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được VB cung cấp. + Khi thiết kế có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi thực hiện chương trình. + Cho phép chỉnh sửa rễ ràng, đơn giản. + khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DLL một cách nhanh chóng. Khi lập trình ta thiết kế giao diện và các sự kiện cho các control trên form. Các thành phần chính khi thiết kế giao diện là: + Form: là “bộ mặt’’ của chương trình và ngời sử dụng làm việc với chương trình qua đối tợng này, trên đó thể hiện các nút điều khiển hay một trình đơn, quy định trách nhiệm làm việc của form. + Điều khiển timer: Đáp ứng với thời gian trôi qua. Kiểu đáp ứng hiện thời là kiểm tra giờ hệ thống để xem đã đến lúc thi hành nhiệm vụ nào đó chưa. + Nút tuỳ chọn Options: Mỗi lần nhấn lên nút tuỳ chọn, một thông điệp xuất hiện hiển thị trạng thái của nút tuỳ chọn. Nút tuỳ chọn loại trừ lẫn nhau. + Textbox: Hộp văn bản để chứa văn bản, thờng được dùng để nhập dữ liệu. Khi lập trình muốn có dữ liệu ta có thể đánh chữ vào textbox, thuộc tính textbox sẽ chứa văn bản ấy. + Hộp combobox (hộp kết hợp): Hiển thị hộp danh sách và hộp văn bản cho phép ngời sử dụng có thể lựa chọn hoặc gõ vào hộp văn bản. + Điều khiển ADO DATA: Điều khiển này dùng ADO để nhanh chóng tạo ra các kết nối giữa điều khiển ràng buộc dữ liệu và ngôn ngữ cung cấp dữ liệu. + Điều khiển Data combo: Có tác dụng hiển thị hộp danh sách cho ngời sử dụng dễ lựa chọn. + Nút lệnh: khi thiết kế chương trình ta có thể đọc các control box từ hộp textbox vào form. Ta thấy trên toolbox có rất nhiều control mà ta có thể đọc vào chương trình. Tất cả các control (form cũng là một control đặc biệt) đều có các thuộc tính (properties). Trong cửa sổ properties ta có thể thay đổi tính chất của các control. Thời gian thiết kế giao diện chương trình đợc gọi là desing time. Ta không chỉ thay đổi properties của đối tượng trong thời gian thiết kế mà còn trong khi chương trình chạy. + VB còn là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện tức là khi chạy windows sẽ kiểm soát các sự kiện ta thực hiện và ta sẽ lập trình cho sự kiện đó. + Code là phần bên trong của chương trình, để điều khiển toàn chương trình, phần này chỉ ngươì lập trình mới có thể thấu suốt và thiết lập những đoạn lệnh, ra lệnh cho đối tượng thực hiện một công việc nào đó. Khi đã thực hiện xong các bước kể trên nghĩa là bạn đã lập đựơc một dự án (project). Mỗi dự án có thể có nhiều form hoặc có những tập tin dùng để quản lý toàn bộ dự án. Như vậy mỗi dự án (project) có thể có: + Tập tin *. FMR cho mỗi form đợc thiết kế. + Tập tin *. FRX cho mỗi form đợc thiết kế với công cụ có dữ liệu đặc biệt. + Tập tin *. Báo cho các đoạn mã lệnh riêng. + Tập tin *. RES chứa các tài nguyên của dự án như bitmap, icon… + Tập tin duy nhất *. VBF (chưong trình chính) cho toàn bộ dự án. Bên cạnh đó, có một vấn đề mà ngươì lập trình hay gặp phải, đó là lỗi và xử lý lỗi. VB cung cấp cho chúng ta một công cụ gỡ rối khá mạnh của Microsoft VB (Debug). Công cụ này cho phép hiệu chỉnh phần câu lệnh ngay trong khi thực hiện chương trình đối với lỗi. Việc thiết kế các mẫu báo biểu cũng đợc cung cấp khá mạnh, chúng ta có thể sử dụng một trong những công cụ sau: Dataenvirorment và Datareport đợc cung cấp kèm theo. II.HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCSESS 1. Giới thiệu chung về Access. Ngôn ngữ Microsoft access: Là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường windows. Trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Cho đến nay Microsoft Access đã trở thành phần mềm CSDL liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo các CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh. Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL như Microsoft Access. Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một CSDL là một tập hợp các bản ghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu giữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Từ quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu giữ thông tin về một chủ thể. Thậm chí khi sử dụng một trong những phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác ( thường được gọi là truy vấn - Query ) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có thể hiện 1 truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Một hệ CSDL có 3 khả năng chính : Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. a. Định nghĩa dữ liệu: Xác định CSDL nào sẽ được lưu giữ trong một CSDL, loại của dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu. b. Xử lý dữ liệu: Có nhiều cách xử lý dữ liệu là các bảng, các truy vấn, các mẫu biểu, các báo cáo, các macro và module trong Microsoft Access. 2. Bảng ( Table ): Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (field ) hay còn gọi là các cột ( Column ) lưu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản ghi ( Record ) hay còn gọi là các hàng (Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể nói một khoá cơ bản (Primary) (gồm một hoặc nhiều trường) và một hoặc nhiều chỉ mục (Index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu. a. Đặt khoá chính (Primary key): Mỗi bảng trong một CSDL quan hệ đều phải có một khoá cơ bản và xác định khoá cơ bản trong Microsoft Access tuỳ theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng CSDL mà ta chọn khoá chính cho phù hợp : Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là khoá. Dùng chuột bấm vào nút Primary Key trên thanh công cụ. b. Định nghĩa khoá quan hệ: Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho Acces biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy, Access sẽ biết liên kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu hay báo cáo. Các tính năng tiên tiến của bảng trong Access: + Phép định nghĩa đồ hoạ các mối quan hệ. + Các mặt nạ nhập liệu cho trường để tự đọng thêm các ký hiệu định dạng vào các dữ liệu. + Có khả năng lưu giữ các trường Null cũng như các trường trống trong CSDL. + Các quy tắc hợp lệ của bảng có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của một trường dựa trên các trường khác. + Công cụ riêng để tạo các chỉ mục. Các tính năng tiên tiến của truy vấn trong Access: + Phương thức tối ưu truy vấn “Rushmore” (từ Foxpro). + Phương tiện Query Wizard giúp thiết kế các truy vấn. + Truy xuất các thuộc tính cột (Quy cách định dạng, các vị trí thập phân (mặt nạ nhập)…) + Có khả năng lưu trữ kiểu trình bày bảng dữ liệu hoặc truy vấn. + Các công cụ tạo truy vấn (Query builder) khả dụng trên nhiều vùng. + Khả năng định nghĩa các kết nối tự động được cải thiện. + Hỗ trợ các truy vấn Union và các truy vấn thứ cấp (trong SQL). + Cửa sổ soạn thảo SQL được cải tiến. + Tăng số trường có thể cập nhật được trong một truy vấn kết nối. c. Mẫu biểu (Form): Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các mẫu biểu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc các truy vấn. Cho phép in các mẫu biểu. Cũng cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc một Module đáp ứng một sự kiện nào đó. Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dựng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau. + Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu. + Điều khiển tiến trình của ứng dụng. + Nhập các dữ liệu. + Hiển thị các thông báo. d. Báo cáo (Report): Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access: + Có công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho một bảng hoặc truy vấn. + Có thể thiết đặt nhiều thuộc tính bổ sung bằng các Macro hoặc Access Basic. + Các báo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ (được gọi là chương trình nền của báo cáo-code behind report) để đáp ứng các sự kiện trên báo cáo. + Các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu thức phức tạp và các câu lệnh SQL. + Có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF. + Có thuộc tính “ Page “ mới để tính tổng số trang tại thời điểm in. Những tính năng tiên tiến của Access Basic: + Có khả năng viết trực tiếp các chương trình nền của mẫu biểu và báo cáo để xử lý các sự kiện. + Truy nhập trực tiếp đến chương trình thuộc tính của biểu mẫu hoặc báo cáo thông qua việc thiết đặt thuộc tính. + Làm việc với tất cả các đối tượng của CSDL bao gồm các bảng, các truy vấn, các biểu mẫu, các Macro, các trường, các chỉ mục, các mối quan hệ và các điều kiện. + Khả năng xử lý lỗi được cải thiện. + Các phương tiện tìm kiếm lỗi được cải tiến. CHƯƠNG V CÁC FORM VỀ CHƯƠNG TRÌNH 1. Form tạo người sử dụng mới: 2. Form đăng nhập: 3. Form chính: 4. Form phiếu nhập kho 5. Form phiếu xuất kho: 6.Form phiếu tồn kho: 7.Form tra cứu nhà cung cấp: 8.Form tra cứu khách hàng: 9.Form tra cứu vật tư: 10: Form phiếu thu nợ: 11: Form phiếu trả nợ: 12: Form phiếu giao hàng: 13: Form hoá đơn thanh toán: 14: Form Bán vật tư: 15: Form mua vật tư: 16: Form khách hàng: 17: form nhà cung cấp: 18: form vật tư 19: From báo cáo xuất kho: 20: From báo cáo nhập kho: 21: From báo cáo tồn kho: KẾT LUẬN Sau một thời gian nỗ lực phấn đấu, đề tài đã được hoàn thành với nhiệm vụ được giao ” quản lý vật tư của công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT” Báo cáo đã được giải quyết các vấn đề: Xây dựng được hệ thông thông tin quản lý vật tư công TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT Quản lý mua vật tư Quản lý bán vật tư Tra cứu Quản lý xuất nhập /tồn kho Quản lý nợ đọng TÀI LIỆU THAM KHẢO: 1. Bài giảng “ Phân tích và thiết kế hệ thống ” Thầy Lê Hải Hà - Đại học Bách khoa Hà nội 2. Tự học lập trình Visual Basic 6.0 một cách hiệu quả và nhanh nhất Thầy Đậu Quang Tuấn- Nhà xuất bản trẻ 3. Microsoft Visual Basic lập trình Cơ sở dữ liệu 6.0 GS.Ts: Nguyễn Hữu Anh nhà xuất bản giáo dục 4. Kỹ thuật lập trình Microsoft Access GS: Phạm Văn ẤT 5. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý TS: Trần thành Trai - 6. Các tài liệu hoá đơn, xuất nhập, báo cáo, cung ứng của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT