Luận văn Xây dựng mô hình hệ thống “một cửa liên thông điện tử” cấp tỉnh

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG -------------------------- LÊ THỊ PHƯƠNG THẢO XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG “MỘT CỬA LIÊN THÔNG ĐIỆN TỬ” CẤP TỈNH Chuyên ngành: Hệ thống thông tin Mã số: 60.48.01.04 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI - 2013 Luận văn được hoàn thành tại: HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Lê Hữu Lập Phản biện 1: Phản biện 2: .... Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông Vào lúc: ....... giờ ....... ngày ....... tháng ....... năm ......... Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Thư viện của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 1 MỞ ĐẦU Hiện nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phát triển Chính phủ điện tử là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia, xây dựng Chính phủ điện tử trở thành nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của bất cứ Quốc gia nào. Ở Việt Nam, việc ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ điện tử đã được Nhà nước đặc biệt quan tâm. Cuối năm 2001 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành chương trình cải cách tổng thể về cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010. Chương trình cải cách giúp quy trình giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) được minh bạch thuận lợi cho các tổ chức, công dân tham gia xây dựng và phát triển nền kinh tế. Chính phủ điện tử được hình thành, phát triển và tồn tại xuất phát từ các bộ, ngành, các tỉnh, thành phố. Vì vậy, chính quyền điện tử ở cấp tỉnh là yếu tố quan trọng của Chính phủ điện tử. Theo đó, chính quyền điện tử cấp tỉnh muốn hoạt động đạt hiệu quả cao thì cần có hệ thống xử lý công việc liên thông giữa các sở, ban, ngành cấp tỉnh. Nhằm góp phần nghiên cứu mô hình Chính phủ điện tử, dựa trên những kiến thức đã học và kiến thức em đã tích lũy đư ợc trong quá trình công tác, em đã ch ọn hướng nghiên cứu luận văn tốt nghiệp: “Xây dựng mô hình hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cấp tỉnh ”. Mục đích nghiên cứu Xây dựng mô hình nhằm tin học hóa và điện tử hóa toàn bộ các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, các sở, ban ngành nói chung và cụ thể cho tỉnh Ninh Bình. 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Quy định về nghiệp vụ tại văn phòng giao d ịch một cửa của Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành. Xây dựng mô hình hệ thống “ Một cửa liên thông điện tử ” cấp tỉnh phục vụ cho tin học hóa các giao dịch hành chính áp dụng cho tỉnh Ninh Bình. Phương pháp nghiên cứu - Điều tra khảo sát. - Xây dựng phương án . - Xin ý kiến chuyên gia. Nội dung của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm ba chương với các nội dung chính như sau: Chương I: Nghiên cứu sự hình thành “Chính phủ điện tử”, kinh nghiệm xây dựng mô hình Chính phủ điện tử ở một số quốc gia trên thế giới và khái quát mô hình chính quyền điện tử cấp tỉnh. Chương II: Tìm hiểu về mô hình hệ thống “Một cửa”, “Một cửa liên thông”, những lợi ích từ mô hình và đưa ra giải pháp về kỹ thuật và công nghệ để xây dựng hệ thống. Chương III: Đánh giá mô hình “Một cửa điện tử” của một số tỉnh thành trong nước đã triển khai. Đồng thời, mô tả hiện trạng ứng dụng Công nghệ thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Ninh Bình đang áp dụng và thiết lập hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cho tỉnh Ninh Bình. 3 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ 1.1 Sự hình thành và khái niệm Chính phủ điện tử Khởi đầu với quá trình cải cách hành chính được diễn vào những năm 70 của Thế kỷ trước trong các nước phát triển, tiếp theo là quá trình Chính phủ các nước đã ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào trong hoạt động của các cơ quan chính phủ, khái niệm Chính phủ điện tử đã ra đời vào những năm 90 cùng với những khái niệm khác như thương mại điện tử, doanh nghiệp điện tử, Trong luận văn, ta có thể hiểu Chính phủ điện tử như sau: Chính phủ điện tử là chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông nhằm tăng hiệu quả hoạt động của các cơ quan chính phủ, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn. [1] 1.2 Kinh nghiệm triển khai Chính phủ điện tử ở một số nước Theo kết quả đánh giá khảo sát Chính phủ điện tử của Liên Hợp quốc năm 2012: Hàn Quốc xếp thứ 1, Singapore xếp thứ 10, Úc xếp thứ 12. Phần dưới đây sơ lược kinh nghiệm triển khai của các quốc gia trên. 1.2.1 Hàn Quốc Hàn Quốc là một thành công điển hình trong xây dựng Chính phủ điện tử theo mô hình “từ trên xuống”. Vai trò của Chính phủ là then chốt trong mô hình này. Hai yếu tố tạo nên thành công của Chính phủ điện tử là việc xây dựng các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia và hạ tầng mạng truyền thông tốc độ cao. Chính phủ điện tử của Hàn Quốc phát triển theo 3 giai đoạn: tin học hóa đơn giản; hình thành các mạng địa phương; và xây dựng hệ thống mạng liên cơ quan. 4 1.2.2 Singapore Chính phủ Singapore khẳng định, muốn triển khai thành công Chính phủ điện tử thì trước tiên phải xác định thật rõ mục tiêu cần phải đạt được,... rồi đặt tất cả trong một tổng thể chung. 1.2.3 Úc (Australia) Tháng 11/2002, Chính phủ Úc giao cho một uỷ ban mới thành lập là Uỷ ban chiến lược quản lý thông tin lập Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử quốc gia, trong đó đã đề ra một số mục tiêu quan trọng sau:  Đầu tư có hiệu quả hơn  Đảm bảo tính thuận tiện khi truy cập thông tin và dịch vụ Chính phủ  Cung cấp dịch vụ theo nhu cầu khách hàng  Thống nhất, kết hợp các dịch vụ có liên quan  Tăng cường sự tham gia của công dân vào Chính phủ 1.3 Mô hình chính quyền điện tử cấp tỉnh 1.3.1 Mục tiêu của mô hình chính quyền điện tử cấp tỉnh - Tạo một mô hình thống nhất mang tính định hướng cho các tỉnh phát triển chính quyền điện tử. - Hỗ trợ xác định mức độ trưởng thành về chính quyền điện tử cấp tỉnh. 1.3.2 Mô hình chính quyền điện tử cấp tỉnh [1] Mô hình chính quyền điện tử bao gồm các thành phần chính sau: - Người sử dụng. - Kênh truy cập. - Giao diện với người sử dụng. 5 - Các dịch vụ công trực tuyến, hệ thống một cửa điện tử, các ứng dụng nghiệp vụ. - Lớp tích hợp. - Các dịch vụ dùng chung. - Cơ sở dữ liệu. - Cơ sở hạ tầng. - Phần quản lý, các nội dung hỗ trợ tất cả các thành phần trên. Các thành phần chính của mô hình thành phần được kết nối với nhau theo mô hình trong Hình 1.1: Hình 1.1. Mô hình thành phần của Chính quyền điện tử cấp tỉnh (Nguồn: Bộ Thông tin và Truyền thông – ngày 06/02/2012) 1.4 Kết luận chương 1 Trong chương này, luận văn đã nêu tóm t ắt quá trình hình thành Chính phủ điện tử và kinh nghiệm xây dựng thành công Chính phủ điện tử các nước, từ đó đưa ra mô hình chính quy ền điện tử cấp tỉnh được nước ta áp dụng cho các tỉnh thành trong cả nước. Trong chương hai luận văn sẽ trình bày cụ thể các chức năng của hệ thống “Một cửa liên thông điện tử”. 6 CHƯƠNG II: MÔ HÌNH MỘT CỬA ĐIỆN TỬ Trong những năm gần đây với sự phát triển như vũ bão, Công nghệ thông tin và Truyền thông đã đóng vai trò ngày càng quan tr ọng trong cuộc sống hàng ngày của con người. Một số cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước đã ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc giải quyết các thủ tục hành chính. Cơ chế “Một cửa liên thông điện tử” ra đời dựa trên việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông. 2.1 Định nghĩa “Một cửa” và “Một cửa liên thông” Cơ chế “Một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước. Cơ chế “Một cửa liên thông” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước. 2.2 Cơ chế “Một cửa điện tử” 2.2.1 Nguồn gốc Cơ chế một cửa điện tử bắt nguồn từ Thụy Điển. Đất nước này đã xây dựng và phát triển cơ chế “Một cửa điện tử” quốc gia từ năm 1989 bắt đầu với việc ngành Hải quan phát triển Hệ thống thông tin Hải quan dành cho quy trình xuất khẩu hàng hóa. 7 2.2.2 Đối tượng sử dụng  Công dân, doanh nghiệp:  Cán bộ công chức 2.2.3 Những lợi ích của mô hình “Một cửa điện tử” Như vậy “Một cửa điện tử” đã làm cho: - Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính công trở nên đơn giản, gọn nhẹ, giúp cán bộ chuyên môn giảm bớt áp lực làm việc. - Thông tin về các thủ tục hành chính được công bố công khai, minh bạch giúp công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin. - Tạo lập kho dữ liệu thông tin về quá trình giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính giúp lãnh đạo theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng có hệ thống để kịp thời đưa ra các biện pháp chỉ đạo. 2.3 Mô hình hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” 2.3.1 Quy trình xử lý nghiệp vụ  Quy trình giải quyết công việc theo quy chế một cửa: Mô tả quy trình: Công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Tiếp đó Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ chuyển hồ sơ tới Bộ phận thụ lý hồ sơ, sau khi thụ lý hồ sơ xong Bộ phận chuyên môn sẽ trình Lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó hồ sơ sẽ được Lãnh đạo có thẩm quyền chuyển tới Bộ phận chuyên môn thụ lý hồ sơ, Bộ phận chuyên môn thụ lý hồ sơ sẽ chuyển hồ sơ tới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, từ đó Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ trả kết quả hồ sơ cho Công dân.  Quy trình chung giải quyết thủ tục hành chính: 8 Mô tả Quy trình chung giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo trình tự các bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ - Bước 2: Bàn giao cho phòng chuyên môn thụ lý hồ sơ - Bước 3: Lãnh đ ạo phòng ban chuyên môn thụ lý hồ sơ phân công thụ lý - Bước 4: Cán bộ được phân công thụ lý hồ sơ tiến hành thụ lý hồ sơ và thông báo yêu cầu bổ sung thông tin hồ sơ tới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc thông báo trực tiếp tới Tổ chức, Công dân trong trường hợp cần bổ sung thông tin hồ sơ. - Bước 5: Tiến hành duyệt hồ sơ - Bước 6: Trình lãnh đạo ký duyệt hồ sơ - Bước 7: Lãnh đạo ký duyệt hồ sơ - Bước 8: Hồ sơ được chuyển tới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả tiến hành thu thuế, lệ phí giải quyết hồ sơ (nếu có). - Bước 9: Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả thụ lý hồ sơ. 2.3.2 Mô hình vận hành Mô tả các bước vận hành Bước 1: Các tổ chức, công dân đến bộ phận một cửa. Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ. Bước 3: Thụ lý hồ sơ: Bước 4: Phê duyệt hồ sơ. Bước 5: Trả kết quả. 9 2.3.3 Mô hình ứng dụng phần mềm Phần mềm tin học hoá việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa sẽ bao gồm các phân hệ như sau: + Phân hệ giao tiếp công dân + Phân hệ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính + Phân hệ thụ lý hồ sơ + Phân hệ phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ + Phân hệ kết xuất báo cáo + Phân hệ trao đổi thông tin với hệ thống khác + Phân hệ quản trị hệ thống 2.3.4 Mô hình luồng dữ liệu 2.3.4.1 Mô hình luồng dữ liệu tiếp nhận hồ sơ Mô tả luồng dữ liệu: Tổ chức, công dân tạo lập hồ sơ và nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, khi đó cán bộ tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra thông tin hồ sơ, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì hồ sơ thay đổi trạng thái trở thành hồ sơ mới tiếp nhận đồng thời cán bộ tiếp nhận và trả kết quả vào sổ tiếp nhận hồ sơ. Sau đó hồ sơ sẽ được bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bàn giao cho phòng chuyên môn, khi đó h ồ sơ thay đổi trạng thái và trở thành hồ sơ đang giải quyết. 2.3.4.2 Mô hình luồng dữ liệu thụ lý hồ sơ Mô tả luồng dữ liệu: Lãnh đạo phòng chuyên môn phân công thụ lý hồ sơ. Sau khi nhận được thông báo phân công thụ lý hồ sơ, chuyên viên thụ lý hồ sơ tiến hành thụ lý hồ sơ và cập nhật tiến độ thụ lý hồ sơ. 10 2.3.4.3 Mô hình luồng dữ liệu trình ký, phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ Mô tả luồng dữ liệu: Sau khi chuyên viên thụ lý hồ sơ thụ lý hồ sơ xong sẽ trình lãnh đạo phòng phê duyệt kết quả thụ lý hồ sơ, khi đó hồ sơ th ay đổi trạng thái thành hồ sơ đang trình ký. Lãnh đ ạo phòng chuyên môn sẽ xem xét kết quả thụ lý hồ sơ và ký duyệt hồ sơ nếu thuộc thẩm quyền ký duyệt của lãnh đ ạo phòng chuyên môn, hoặc hồ sơ sẽ được chuyển tiếp lên lãnh đạo đơn vị ký duyệt nếu thuộc thẩm quyền ký duyệt của lãnh đạo đơn vị. 2.3.4.4 Mô hình luồng dữ liệu trả kết quả Mô tả luồng dữ liệu: Sau khi hồ sơ được lãnh đạo ký duyệt hồ sơ sẽ thay đổi trạng thái thành hồ sơ đã giải quyết, hồ sơ được chuyển về bộ phận một cửa, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ trả kết quả cho công dân và thu lệ phí (nếu có). 2.3.4.5 Mô hình luồng dữ liệu cung cấp thông tin Mô tả luồng dữ liệu: Tại giao diện của hệ thống: chuyên viên thụ lý hồ sơ, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả, lãnh đ ạo phòng chuyên môn, lãnh đạo đơn vị có thể kết xuất báo cáo và tra cứu thông tin tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. 2.3.4.6 Mô hình luồng dữ liệu giao tiếp với công dân Mô tả luồng dữ liệu: Hệ thống cho phép công dân, tổ chức có thể tra cứu thông tin hướng dẫn giải quyết thủ tục hành chính và tra cứu trạng thái hồ sơ. 2.4 Giải pháp kỹ thuật công nghệ và hạ tầng 2.4.1 Giải pháp về kỹ thuật - Giao diện với người sử dụng đầu cuối dựa trên nền tảng web. 11 - Phần mềm hoạt động thông suốt và ổn định, đáp ứng số lượng truy cập lớn, nhiều người dùng cùng làm việc tại cùng một thời điểm. - Cho phép cài đặt trong hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp. - Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ với dung lượng lớn, trong thời gian lâu dài. 2.4.2 Giải pháp về Công nghệ - Hệ điều hành máy chủ: Linux/Windows. - Hệ điều hành máy trạm: Microsoft Windows XP SP2 hoặc Linux trở lên. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle 11g Express Edition/ Microsoft SQL Server 2008. - Ngôn ngữ lập trình: PHP hoặc C#. - Web Browse: IE 7.x trở lên hoặc tương đương. 2.5 Kết luận chương 2 Trong chương này, luận văn đã trình bày n ội dung cơ chế “Một cửa điện tử”, đồng thời đưa ra các quy trình cũng như mô hình ho ạt động nghiệp vụ, mô hình vận hành, mô hình luồng dữ liệu của hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” và giải pháp về kỹ thuật, công nghệ xây dựng nên hệ thống. Trong chương sau, luận văn sẽ trình bày mô hình “Một cửa điện tử” một số tỉnh thành trong nước đã xây dựng, đồng thời đề xuất hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cho tỉnh Ninh Bình. 12 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG ĐỀ ÁN THIẾT LẬP HỆ THỐNG MỘT CỬA LIÊN THÔNG ĐIỆN TỬ CHO TỈNH NINH BÌNH Việc sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” đã và đang đư ợc các cơ quan trong hệ thống chính quyền triển khai áp dụng. Trong chương này, luận văn sẽ trình bày mô hình “Một cửa điện tử” đã được áp dụng ở một số tỉnh thành trong nước. Đồng thời luận văn đi sâu phân tích và xây dựng mô hình “Một cửa liên thông điện tử” cho tỉnh Ninh Bình. 3.1 Đánh giá về các hệ thống “Một cửa điện tử” của các tỉnh thành đã triển khai 3.1.1 Mô hình “Một cửa điện tử” tại một số địa phương trong cả nước 3.1.1.1 Thành phố Hồ Chí Minh [5] Hồ Chí Minh là thành phố đầu tiên trong cả nước áp dụng mô hình “Một cửa điện tử” để giải quyết các công việc liên quan đến thủ tục hành chính. Qua hệ thống này mọi người dân đều có thể biết được tình trạng giải. Phần mềm cung cấp thông tin một cách tự động và trực tuyến về tình trạng giải quyết hồ sơ cấp phép. 3.1.1.2 Quảng Nam Quảng Nam xây dựng mô hình “Một cửa điện tử” trên cơ sở tích hợp hệ thống dữ liệu hành chính huyện, thành phố vào dữ liệu hành chính toàn tỉnh thông qua cổng thông tin điện tử của tỉnh. Từ đó người dân có thể truy cập, tìm hiểu quy trình và gửi hồ sơ dễ dàng thông qua web và dịch vụ công phục vụ dân. 13 3.1.1.3 Hà Nội Công nghệ thông tin đã làm cho b ộ máy hành chính đạt được những mục tiêu nhất định mà cụ thể ở đây là minh bạch, dân chủ hóa trong việc giải quyết thủ tục, hồ sơ hành chính. Với phần mềm hiện đại, Hà Nội đang áp dụng cơ chế mới và đã tạo ra hiệu quả to lớn trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, công dân và tổ chức. [3] 3.1.2 Đánh giá chung về hệ thống “Một cửa điện tử” các địa phương đã áp dụng 3.1.2.1 Ưu điểm Về phía cán bộ, công chức: - Việc triển khai “Một cửa điện tử” đã công khai và minh bạch hoạt động của các cơ quan nhà nước trong giải quyết thủ tục hành chính. - Thực hiện “Một cửa điện tử” giúp cho quy trình giải quyết các thủ tục hành chính trở nên đơn giản. - Tạo lập kho dữ liệu thông tin về quá trình giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính giúp lãnh đạo theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng, có hệ thống để kịp thời đưa ra các quyết định chỉ đạo. Về phía tổ chức, cá nhân, công dân: - Giúp cho cơ quan, tổ chức, công dân có thể xem xét quá trình giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước. - “Một cửa điện tử” còn góp phần xây dựng chính quyền minh bạch, hạn chế tiêu cực trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. 3.1.2.2 Nhược điểm Phần mềm chưa lập được các báo cáo chi tiết về kết quả giải quyết của từng cán bộ, từng đơn vị thực hiện nhanh chậm, tốt xấu ra sao. 14 Các giải pháp “Một cửa điện tử” của các đơn vị còn đơn lẻ, cơ sở dữ liệu phân tán, không thực hiện đồng bộ được cơ chế một cửa liên thông; cấp trên chưa kiểm tra được chất lượng giải quyết của cấp dưới, muốn nắm tình hình phải thông qua báo cáo của cấp. 3.2 Khảo sát hiện trạng ứng dụng Công nghệ thông tin phục vụ công tác hành chính của tỉnh Ninh Bình * Hạ tầng thiết bị, mạng LAN tại các đơn vị: Hạ tầng thiết bị, mạng LAN tại các đơn vị tỉnh Ninh Bình đ ến nay cơ bản đã đáp ứng được cho việc triển khai hệ thống thông tin phục vụ hoạt động, điều hành và cung cấp các dịch vụ công cho người dân. * Trung tâm dữ liệu tỉnh: Trung tâm dữ liệu của tỉnh đã đư ợc đầu tư nâng cấp năm 2009. Hiện nay Trung tâm có: 16 máy chủ được cài đặt các dịch vụ cơ bản, Hệ thống tường lửa... [4] * Phần mềm và Cơ sở dữ liệu: [4] Trong những năm qua tỉnh Ninh Bình đã, đang đ ầu tư xây dựng và đưa vào khai thác sử dụng các hệ thống thông tin chính như sau: - Phần mềm quản lý văn bản và điều hành. - Hệ thống thư điện tử. - Phần mềm kế toán IMAS. - Phần mềm Văn phòng điện tử eOffice - Cơ sở dữ liệu tại các Sở, Ngành gồm: Quản lý cấp phát Ngân sách tại Sở Tài chính; cơ sở dữ liệu Cán bộ công chức tại Sở Nội vụ * Cổng thông tin: [4] 15 Cổng thông tin điện tử tỉnh Ninh Bình đã đư ợc nâng cấp phiên bản mới và đã đưa vào hoạt động chính thức từ tháng 01/2012. * Dịch vụ công: [4] Trên Cổng thông tin điện tử tỉnh và các website của các đơn vị đã cung cấp 450 dịch vụ công mức độ 1; 155 dịch vụ công mức độ 2 và 29 dịch vụ công cấp độ 3 các thủ tục hành chính của các Sở, ngành, địa phương. * Hiện trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính: [4] Các thủ tục hành chính trong giao dịch của công dân, doanh nghiệp với các cấp chính quyền được đơn giản hóa để giải quyết nhanh gọn góp phần giảm thiểu các hiện tượng sách nhiễu, tiêu cực. 3.3 Xây dựng hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” 3.3.1 Thiết lập hạ tầng mạng Mô tả mô hình mạng: Công dân nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, sau khi kiểm tra thông tin hồ sơ cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ viết phiếu hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến các phòng ban thụ lý hồ sơ, trong quá trình thụ lý hồ sơ hồ sơ cần yêu cầu xử lý liên thông tới các sở ban ngành liên quan thì cán bộ thụ lý hồ sơ sẽ chuyển thông tin sang các sở ban ngành được kết nối liên thông, sau khi xử lý hồ sơ xong các sở ban ngành sẽ chuyển hồ sơ trở lại bộ phận thụ lý hồ sơ. Bộ phận thụ lý hồ sơ sẽ chuyển kết quả thụ lý hồ sơ tới cán bộ tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận một cửa, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ thông báo tới công dân. 16 3.3.2 Các quy trình nghiệp vụ cần được tin học hóa  Quy trình tiếp nhận hồ sơ Mô tả quy trình: - Tổ chức, công dân tìm hiểu thông tin thủ tục và nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa. Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. + Nếu hồ sơ không hợp lệ cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ hướng dẫn thủ tục thực hiện hồ sơ và trả lại hồ sơ cho tổ chức, công dân bổ sung thông tin hồ sơ. + Nếu hồ sơ hợp lệ cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ nhập thông tin hồ sơ vào hệ thống và in phiếu hẹn trả kết quả cho tổ chức, công dân. Sau đó cán bộ tiếp nhận và trả kết quả chuyển thông tin hồ sơ trên hệ thống tới lãnh đạo phòng ban xử lý hồ sơ.  Quy trình xử lý hồ sơ Mô tả quy trình: - Sau khi nhận được hồ sơ từ bộ phận một cửa, lãnh đạo phòng, ban phân tiến hành phân công thụ lý hồ sơ. Khi đó cán bộ thụ lý có thể: + Thông báo từ chối thụ lý hồ sơ, trong trường hợp này lãnh đạo phòng ban sẽ phân công thụ lý lại. + Cán bộ thụ lý tiến hành thụ lý hồ sơ: trong quá trình thụ lý hồ sơ nếu: • Hồ sơ cần phối hợp xử lý cùng các sở, ban, ngành khác thì hồ sơ sẽ được gửi liên thông tới các sở, ban, ngành liên thông trên hệ thống. • Hồ sơ không hợp lệ cán bộ thụ lý sẽ nhập thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ và gửi thông báo tới cán bộ tiếp nhận và trả kết quả, khi 17 đó cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ thông báo thông tin bổ sung hồ sơ tới tổ chức, công. Sau khi tổ chức, công dân bổ sung thông tin hồ sơ sẽ nộp hồ sơ bổ sung tại bộ phận một cửa, khi đó cán bộ tiếp nhận và trả kết quả sẽ tiếp nhận thông tin hồ sơ bổ sung và chuyển hồ sơ bổ sung tới bộ phận thụ lý hồ sơ. • Hồ sơ hợp lệ sau khi thụ lý sẽ trình lãnh đạo phòng ban duyệt.  Quy trình trả kết quả Mô tả quy trình: - Công dân theo giấy hẹn trả kết quả sẽ tới gặp bộ phận một cửa. - Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận kết quả từ lãnh đạo đơn vị và dựa trên phiếu hẹn trả kết quả tiến hành nhập thông tin trả kết quả trên hệ thống, công dân ký nhận và nộp lệ phí thụ lý hồ sơ (nếu có) và tiếp nhận kết quả. 3.3.3 Các module phần mềm hệ thống 3.3.3.1 Module tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính - Đối tượng vận hành: Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả . - Vị trí làm việc: Tại bộ phận một cửa. - Gồm các Use - case như sau: + Thêm mới/sửa thông tin hồ sơ mới tiếp nhận + Quản lý hồ sơ mới tiếp nhận + Xoá hồ sơ mới tiếp nhận + Bàn giao cho phòng chuyên môn + Thông báo nhắc việc + Bổ sung hồ sơ 18 + Trả kết quả + In báo cáo tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ + Xem danh sách hồ sơ mới tiếp nhận 3.3.3.2 Module thụ lý hồ sơ * Đối với tác nhân là Lãnh đạo phòng ban chuyên môn - Đối tượng vận hành: Lãnh đạo phòng, ban chuyên môn có liên quan đến thủ tục hành chính cần xử lý. - Vị trí làm việc: Tại nơi làm việc của phòng ban chuyên môn. - Gồm các Use - case như sau: + Quản lý hồ sơ chờ thụ lý + Phân công thụ lý hồ sơ + Thay đổi thụ lý hồ sơ + Duyệt hồ sơ đã thụ lý + Quản lý báo cáo tình hình thụ lý hồ sơ + Thông báo nhắc việc * Đối với tác nhân là Chuyên viên thụ lý hồ sơ - Đối tượng vận hành: Cán bộ, chuyên viên các phòng, ban chuyên môn có liên quan đến giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. - Vị trí làm việc: Tại nơi làm việc của phòng, ban chuyên môn. - Gồm các Use - case như sau: + Quản lý hồ sơ cần thụ lý + Cập nhật tiến độ giải quyết hồ sơ + Cập nhật ý kiến liên quan đến hồ sơ 19 + Cập nhật tài liệu liên quan đến hồ sơ + Gửi hồ sơ liên thông + Xem nội dung giấy phép + In báo cáo tình hình thụ lý hồ sơ + Thông báo nhắc việc 3.3.3.3 Module phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính - Đối tượng vận hành: Lãnh đạo phòng, ban chuyên môn, Lãnh đạo đơn vị. - Gồm các Use - case như sau: + Kiểm tra tình hình giải quyết hồ sơ + Quản lý hồ sơ chờ ký duyệt + Ký duyệt kết quả thụ lý + Quản lý hồ sơ đã ký duyệt + In báo cáo đã ký duyệt hồ sơ + Thông báo nhắc việc 3.3.3.4 Module giao tiếp với tổ chức, công dân - Đối tượng vận hành: Tổ chức, công dân. - Vị trí làm việc: Tại bộ phận một cửa. - Gồm các Use - case như sau: + Tra cứu thủ tục hành chính trên màn hình cảm ứng + Tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên mạng Internet 20 3.3.3.5 Module kết xuất báo cáo Quản lý các module báo cáo gồm: + Quản lý các báo cáo về tình hình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính. + Quản lý các báo cáo về tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính + Quản lý các báo cáo về phí, lệ phí đã thu + Quản lý các báo cáo về thủ tục hành chính quá hạn + Quản lý các báo cáo về tình hình bổ sung hồ sơ thủ tục hành chính. + Quản lý các báo cáo về thủ tục hành chính bị từ chối 3.3.3.6 Module quản trị hệ thống * Module quản trị hệ thống đối với tác nhân là Quản trị hệ thống - Đối tượng vận hành: Quản trị hệ thống. - Gồm các Use - case như sau: + Quản lý danh mục dùng chung + Quản trị người sử dụng + Quản lý quy trình xử lý thủ tục hành chính + Phân quyền sử dụng phần mềm + Quản lý quy trình giải quyết thủ tục hành chính * Module quản trị hệ thống đối với tất cả tác nhân tham gia hệ thống - Đối tượng vận hành: Tất cả tác nhân. 21 - Vị trí làm việc: Khi tham gia sử dụng hệ thống. - Gồm các Use - case như sau: + Đăng nhập/đăng xuất + Đổi mật khẩu 3.3.4 Phương thức trao đổi thông tin với Cổng thông tin điện tử của tỉnh cũng như các trang thông tin điện tử khác Sử dụng các phương pháp sau để trao đổi thông tin: * Phương pháp 1 – Liên kết theo kiểu URL Theo đó trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh sẽ đặt các liên kết theo dạng URL để các đối tượng quan tâm có thể thông qua Cổng thông tin điện tử của tỉnh và Cổng thông tin điện tử của các sở ban ngành truy cập được các thông tin về việc giải quyết thủ tục hành chính. * Phương pháp 2 – Cung cấp thông tin qua RSS Phần mềm “Một cửa liên thông điện tử” sẽ tạo lập một số tệp RSS (mỗi tệp RSS chứa thông tin dưới dạng các thẻ XML) và Cổng Thông tin điện tử của tỉnh, Cổng thông tin điện tử của các Sở ban ngành sẽ đọc các tệp RSS này và xử lý, hiển thị thông tin trên giao diện tra cứu thông tin của mình. * Phương pháp 3 – cung cấp thông tin qua web-service Phần mềm sẽ cung cấp một số các hàm cung cấp thông tin. Cổng thông tin điện tử của tỉnh (Cổng thông tin điện tử của Sở ban ngành) sẽ có một modul thực hiện các lời gọi hàm theo cơ chế web-service để nhận thông tin trả lời dưới dạng chuỗi XML. 22 3.4 Tính ưu việt của hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” của tỉnh Ninh Bình so với các tỉnh thành đã triển khai Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả có thể bàn giao hồ sơ điện tử trên hệ thống cho phòng chuyên môn thụ lý hồ sơ, hay hồ sơ điện tử có thể gửi liên thông giữa các cán bộ thụ lý của các sở ban ngành khác nhau trong tỉnh. Hệ thống cũng cung cấp chức năng Thông báo nhắc việc tới các cán bộ sử dụng hệ thống các công việc cần thực hiện, hay đối với cán bộ thụ lý hồ sơ chức năng còn thông báo số lượng hồ sơ đến hạn nhưng chưa giải quyết hay số lượng hồ sơ quá hạn chưa giải quyết. Đặc biệt hệ thống có thể xuất và in các loại báo cáo theo từng đối tượng sử dụng hệ thống như: báo cáo tình hình ti ếp nhận và giải quyết hồ sơ, báo cáo về tình hình bổ sung hồ sơ thủ tục hành chính đối với cán bộ tiép nhận và trả kết quả; báo cáo tình hình thụ lý hồ sơ đối với chuyên viên thụ lý hồ sơ; báo cáo đã ký duy ệt hồ sơ đối với lãnh đ ạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị . trên hệ thống . 3.5 Kết luận chương 3 Chương 3 trình bày mô hình m ột cửa điện tử của một số tỉnh thành trong nước đã triển khai, đồng thời luận văn đã xây dựng mô hình hoạt động của hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cho tỉnh Ninh Bình, trong đó đ ề xuất về: hạ tầng mạng của hệ thống, các quy trình nghiệp vụ cần được tin học hóa, các module phần mềm hệ thống và phương thức trao đổi thông tin của hệ thống với hệ thống khác. Luận văn cũng nêu được điểm nổi bật của hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” của tỉnh Ninh Bình so với các hệ thống của một số tỉnh thành đã triển khai trước đó. 23 KẾT LUẬN Mô hình “Một cửa liên thông điện tử” cấp tỉnh góp phần quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của tỉnh. Đó là lộ trình tất yếu mà các tỉnh, thành phố trong cả nước rồi sẽ đi qua để hướng đến sự văn minh, hiện đại trong kỷ nguyên Công nghệ thông tin và Internet. Với mô hình hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cấp tỉnh luận văn xây dựng sẽ giúp quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại các sở ban ngành trở nên đơn giản hơn, công việc được thực hiện thống nhất. Hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cấp tỉnh được xây dựng dựa trên một hệ thống cơ sở dữ liệu liên thông giữa các sở, ban, ngành và văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố sẽ tạo thuận tiện cho công dân từ quá trình tra cứu thông tin hồ sơ phải nộp, thông tin quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính diễn ra như thế nào, cho đến thông tin trạng thái hồ sơ và kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Công dân chỉ phải nộp hồ sơ thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa của một sở, ban, ngành mà không phải gặp nhiều sở, ban, ngành như trước đây. Hệ thống được xây dựng với hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp với các ứng dụng mức cao. Đồng thời, phương thức trao đổi thông tin giữa hệ thống với các trang tin điện tử khác đảm bảo ổn định, an toàn bảo mật thông tin. Hệ thống cũng tạo thuận lợi cho các cán bộ công chức không chỉ trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại cơ quan mà mình công tác mà hệ thống còn đư ợc thiết kế liên thông với các sở, ban, ngành khác trong tỉnh giúp cho quá trình trao đ ổi thông tin giải quyết công việc giữa các cán bộ được thuận tiện hơn trước. Đồng thời, với các 24 chức năng hệ thống xây dựng như: in và xuất báo cáo thống kê trên hệ thống của từng bộ phận chuyên môn và thông tin trạng thái hồ sơ thủ tục hành chính tại các bộ phận sẽ giúp lãnh đ ạo các phòng ban, lãnh đ ạo đơn vị nắm bắt được thông tin tình hình giải quyết công việc của nhân viên. Với mô hình hệ thống “Một cửa liên thông điện tử” cấp tỉnh được đề xuất trong luận văn, em hi vọng sẽ góp phần vào việc xây dựng mô hình Chính phủ điện tử ở Việt Nam.