Luận văn Xuất sắc nhất trường đại học kinh tế Đà Nẵng

tàu, mỗi bên chịu một nửa. vậy Cty phải trả : 2T/ngày x 3USD/T x 365 = 2.190USD/năm Hoa hồng: Khi thuê định hạn chủ tàu phải chi cho người thuê tàu khoản tiền hoa hồng với mức 2.5%/Dthu. TỔNG HỢP DỰ TOÁN CHI PHÍ PHƯƠNG THỨC CHO THUÊ ĐỊNH HẠN TÀU THUẬN PHƯỚC Đơn vị: USD TT Các loại chi phí Số tiền 1. Khấu hao cơ bản (10 năm) 485,000 2. Lương, phụ cấp thuyền viên 210,000 3. Sửa chữa thường xuyên 20,000 4. Trích Sửa chữa lớn 70,000 5. Dầu nhờn 60,000 6. Chi phí bảo hiểm hàng năm 55,595 7. Chi phí quản lý 64,600 8. Lãi vay 210,331 9. Nước ngọt 2,190 10. Hoa hồng (2.5%/Dthu) 32,300 Tổng cộng 1,210,016 DỰ TOÁN KẾT QỦA KINH DOANH CHO THUÊ ĐỊNH HẠN TÀU THUẬN PHƯỚC Đơn vị: USD 2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty 2.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, hệ thống thông tin kế toán thu thập các chứng từ như: Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Vật liệu chính xuất dùng cho tàu nào được kế toán hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử dụng theo giá thực tế của từng loại vật liệu. Do đặc điểm của công ty là hoạt động vận tải thường xuyên ở xa bộ phận quản lý, do đó nên hầu hết nhiên liệu, phụ tùng được mua về và xuất thẳng cho các tàu để thực hiện hoạt động vận tải. Thông thường để thực hiện một hợp đồng vận tải hàng hóa, phòng khai thác sẽ xác định hành trình cho con tàu, bộ phận kỹ thuật vật tư sẽ tính ra khối lượng nhiên liệu, vật liệu cần thiết và trên cơ sở đó công ty sẽ cho phòng kỹ thuật tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu và các chi phí cần thiết khác cho cuộc hành trình. Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn mua vào, Phiếu chi tiền mua vật tư sử dụng trực tiếp cho sản xuất, kế toán sẽ tập hợp trên sổ chi tiết chi phí NVL cho từng con tàu SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Tàu Thuận Phước 09(Phụ lục- biểu số1) Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán dựa vào chứng từ ghi sổ để vào sổ cái chi phí nguyên vật liệu theo từng con tàu: SỔ CÁI CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU (phụ lục- biểu số 2) Các thuyền viên trên tàu có nhiệm vụ báo với phòng khai thác thông tin chi tiết về hành trình của tàu như thời gian, địa điểm hiện tại của tàu ...để phòng khai thác xác định vị trí cũng như mức độ hoạt động của con tàu. Dựa vào kế hoạch hành trình của tàu và định mức tiêu hao nhiên liệu chỉ huy trưởng của tàu sẽ đề xuất nhu cầu vật tư, nhiên liệu cần thiết cho tàu thông qua giấy đề nghị xuất vật tư, Phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra lại định mức công suất tàu, lịch trình của tàu cũng như bảng định mức tiêu hao nhiên liệu để xem xét ký duyệt và gửi cho giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, máy trưởng phải lập báo cáo tình hình tiêu hao nhiên liệu trên tàu cho phòng kỹ thuật, dựa vào thông tin chi tiết hành trình con tàu do phòng khai thác cung cấp và định mức tiêu hao nhiên liệu, phòng kỹ thuật sẽ tính ra mức tiêu hao nhiên liệu thực tế cho phép. Cuối tháng, phòng kỹ thuật sẽ lập báo cáo tiêu hao nhiên liệu trong tháng cho mỗi con tàu và báo cáo nhập xuất tồn vật liệu trình giám đốc ký duyệt và gửi lên phòng kế toán để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tháng cho mỗi con tàu, các báo cáo này được đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu. Tên Nhiên liệu Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT(VND) SL TT(VND) SL TT(VND) SL TT(VND) Castrol MLC30 Lít 1,860 116,782,334 1,463 123,662,217 236 17,076,411 2,687 223,368,140 Castrol TLXPLUS404 Lít 653 56,429,360 1,881 196,434,241 458 45,703,050 1,576 207,160,551 Castrol T68 Lít 20 1,013,222 20 1,013,222 Castrol AWH-M68 Lít 1,045 116,758,964 109 12,178,686 836 104,580,278 Castrol PD-100 Lít 18 1,686,779 18 1,686,779 Castrol APHA SP220 Lít 16 888,621 18 2,194,125 34 3,082,746 Castrol IC299 Lít 10 745,671 10 745,671 Castrol RX15 W40 Lít 10 269,425 10 269,425 Castrol Seherol AP3 Kg 23 2,155,198 2 187,409 21 1,967,789 DO Kg 9,154 131,867,749 31,060 402,666,740 26,660 354,371,385 13,554 180,163,104 FO kg 206,779 1,882,779,107 78,390 713,762,115 128,389 1,169,016,992 Tổng cộng 311,838,369 2,724,495,394 1,143,279,056 1,893,054,707 BẢNG TIÊU HAO NHIÊN LIỆU TÀU THUẬN PHƯỚC THÁNG 4 NĂM 2010 Giám đốc Kỹ thuật vật tư Kế toán trưởng Kế toán BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN VẬT LIỆU TÀU THUẬN PHƯỚC THÁNG 4 NĂM 2010 Stt Mã Danh mục vật tư Thiết bị Đ/vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 1521TP130 Nozzle tip& Needle valve 1304-1302(đầu phun máy chính) ME cái 2 12,272,337 2 12,272,337 2 1521TP326 Nozzle YDLL-150S-326AT-8G GE cái 3 6,818,370 3 6,818,370 3 1521TPLD Lọc DO máy đèn GE cái 2 916,064 2 916,064 4 1521TPLO Loc LO may den cái 4 1,932,128 2 966,064 2 966,064 …….. ……. Cộng 856,752,365 8,700,498 848,051,867 Giám đốc Kỹ thuật vật tư Kế toán trưởng Kế toán Kế toán chi phí NVLTT tại công ty chỉ dừng lại ở việc cung cấp các báo cáo về chi phí NVLTT (bảng kê, bảng tổng hợp chi phí) mà chưa xác định được nguyên nhân gây ra sự biến động chi phí giữa thực tế và dự toán đối với hai mặt lượng và chất. Chi phí vật liệu tăng có thể do định mức tiêu hao trên cơ sở xác định nguyên nhân làm định mức tăng hoặc do kỹ thuật hoặc do chất lượng vật liệu mua vào kém, do thất thoát trong kiểm soát chi phí vật liệu mua vào hoặc do nguyên nhân giá mua nguyên liệu cao. Giá cả nguyên vật liệu phụ thuộc rất lớn vào thị trường, ngoài tầm kiểm soát của công ty. Đây là một khâu rất quan trọng và rất khó quản lý, dễ xảy ra vấn đề tiêu cực. Vì vậy các nhà quản lý cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ trong qua trình thực hiện. 2. Chi phí nhân công trực tiếp Mỗi tàu có một đội các thuyền viên riêng biệt, mỗi đội có một đội trưởng ( thuyền trưởng) chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý sản xuất, chỉ đạo các thuyền viên thực hiện công việc, đảm bảo vận chuyển hàng kịp thời, đúng tiến độ. Hằng ngày, thuyền trưởng căn cứ vào tình hình thực tế lao động tại bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng, nộp Bảng chấm công cho phòng Tổ chức - Hành chính ký duyệt và gởi về phòng Kế toán. Trên cơ sở ngày công làm việc thực tế trên Bảng chấm công và mức lương theo Hợp đồng lao động, kế toán tính ra tiền lương, phụ cấp, chênh lệch lương ngoài giờ của các thuyền viên trực tiếp làm việc trên tàu. Việc xếp lương, trả lương như thế nào phụ thuộc vào quy chế trả lương của công ty. BẢNG CHẤM CÔNG Đơn vị: Tàu Thuận Phước TT Họ và tên Chức vụ Tháng 4 năm 2010 Tổng cộng Ghi chú 1 2 3 … 30 31 1 Nguyễn Thanh Hà Thuyền trưởng x x x … x x 30 2 Trần Đức Lâm Thuyền phó 2 x x x … x x 30 3 Nguyễn Huy Thủy thủ x x x … x x 30 4 Nguyễn Quang Nhật Thủy thủ x x x … x x 30 5 Nguyễn Ngọc Phượng Thủy thủ x x x … x x 30 6 Đỗ Phước Đức Thủy thủ x x x … x x 30 7 Mai Văn Thanh Máy trưởng x x x … x x 30 … … … … … … … … … Tổng cộng Ngày 30 tháng 04 năm 2010 Người duyệt Phụ trách phòng Người chấm công Tiền lương, tiền công phải trả cho thuyền viên ở tàu nào thì phải hạch toán trực tiếp cho tàu đó, trên cơ sở chứng từ gốc về lao động và tiền lương. Bảng tổng hợp chi phí NCTT là cơ sở để giúp cho nhà quản trị kiểm soát được chi phí tiền lương phát sinh trong kỳ cho từng con tàu cụ thể. Với việc kiểm soát lao động chính là việc kiểm soát đơn giá lương, thời gian làm việc của người lao động qua bảng chấm công, kiểm soát năng suất lao động thông qua báo cáo thực hiện các bộ phận (Bảng đánh giá khối lượng công việc hoàn thành). Đơn giá lương do bộ phận tiền lương xây dựng. Đơn giá lương cao hay thấp sẽ ảnh hưởng tới chi phí tiền lương. Ngoài ra căn cứ vào phiếu đánh giá công việc, công ty sẽ xây dựng lương thưởng nhằm động viên các thuyền viên tận tâm làm việc, nâng cao năng suất, hoàn thành tốt nhất công việc được giao. Việc kiểm soát chi phí không có nghĩa là cắt giảm các chi phí mà có thể gia tăng các chi phí trên cơ sở đem lại hiệu quả thể hiện ở việc tăng năng suất lao động dẫn đến giảm chi phí tính trên đơn vị sản phẩm. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THUẬN PHƯỚC THÁNG 04/2010 STT HỌ VÀ TÊN Chức vụ Số công Hệ số Lương CB Phụ cấp Cộng Trừ tạm ứng Các khoản phải trừ vào lương Số tiền thực lĩnh ngoài giờ Độc hại BHXH BHYT BHTN Thuế TNCN Cộng A B C D E 2 7=1+2+3+4+5+6 11=7-10 12 1 Nguyễn Thanh Hà Thuyền trưởng 30 5,41 20,923,077 6,800,000 6,276,923 34,000,000 210,990 52,748 35,165 1,263,626 1,562,529 32,437,471 2 Trần Đức Lâm Thuyền phó 2 30 4,37 10,153,846 3,300,000 3,046,154 16,500,000 170,430 42,608 28,405 135,620 377,063 16,122,937 3 Nguyễn Huy Thủy thủ 30 4,16 4,923,077 1,600,000 1,476,923 8,000,000 162,240 40,560 27,040 34,662 264,502 7,735,498 4 Nguyễn Quang Nhật Thủy thủ 30 2,18 3,200,000 1,040,000 960,000 5,200,000 85,020 21,255 14,170 120,445 5,079,555 5 Nguyễn Ngọc Phượng Thủy thủ 30 2,18 3,200,000 1,040,000 960,000 5,200,000 85,020 21,255 14,170 120,445 5,079,555 6 Đỗ Phước Đức Thủy thủ 30 2,18 3,200,000 1,040,000 960,000 5,200,000 85,020 21,255 14,170 120,445 5,079,555 7 Mai Văn Thanh Máy trưởng 30 5,19 18,285,714 6,400,000 7,314,286 32,000,000 202,410 50,603 33,735 869,845 1,156,593 30,843,407 ……………. ………. ………. …………… Bằng chữ: Lập, ngày 30 tháng 4 năm 2010 Kế toán tiền lương Phòng TCHC Giám đốc Công ty 3. Chi phí sản suất chung Chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng con tàu thông qua Phiếu yêu cầu mua công cụ dụng cụ tại các tổ máy, Bảng khấu hao tài sản cố định, hoá đơn giá trị gia tăng về các dịch vụ mua ngoài.... Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 627. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ cái. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TÀU THUẬN PHƯỚC (Phụ lục- biểu số 3) SỔ CÁI CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG (Phụ lục- biểu số 4) III. Công tác quản trị chi phí tại công ty 1. Quản trị vật tư, nhiên vật liệu Đối với dịch vụ vận tải tàu biển thì nhiên liệu sử dụng cho các con tàu chiếm một tỷ trọng rất lớn, vì vậy chi phí nhiên vật liệu chiếm tỷ lệ rất cao trong tổng chi phí đầu vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, quản lý nhiên vật liệu phục vụ cho hoạt động vận tải của tàu đóng vai trò rất quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí NVLTT. Tại công ty, việc mua nhiên, vật liệu phục vụ cho các tàu do chỉ huy trưởng con tàu chủ động đề xuất mua, và phòng kỹ thuật sẽ làm nhiệm vụ đặt mua. Trước khi thực hiện hợp đồng cung ứng nhiên vật liệu, phòng kỹ thuật phải xem xét các thông tin về nhà cung ứng nhiên liệu, vật liệu để lựa chọn. Các tiêu chí lựa chọn, đánh giá các nhà cung cấp nhiên, vật liệu là: chất lượng phù hợp, khả năng cung cấp đầy đủ, uy tín, giá cả phù hợp, phương thức thanh toán hợp lý, tiến độ cung cấp kịp thời. Trong quá trình hoạt động, công ty thường xuyên liên lạc, trao đổi với các nhà cung ứng, điều chỉnh tiến độ cung cấp hàng cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị, góp ý trực tiếp với nhà cung cấp nhằm khắc phục, phòng ngừa trường hợp xảy ra sự không phù hợp trong cung cấp nhiên liệu, vật liệu làm cản trở tiến độ hành trình của tàu, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đối với vật tư- phụ tùng- nhiên liệu, trước hết phải được bảo quản, cất giữ đúng nơi quy định theo thiết kế, sơ đồ bố trí đã được ấn định. Khi di dời để sửa chữa hay xem xét tham khảo sau đó phải đưa về vị trí ban đầu và phải luôn được bảo quản không để mất mát, thất lạc, hoen gỉ.., kiểm tra phản ánh thường xuyên cho phòng KT-VT về sự sai sót, hết hiệu lực các biên bản. Việc đề nghị cấp phát vật tư, phụ tùng, nhiên liệu phải dựa vào các định mức đã được đề ra. Trường hợp đề nghị vượt định mức phải nêu rõ nguyên nhân, lý do của yêu cầu. Thực hiện kiểm kê, báo cáo đánh giá tuân thủ theo quy định của hệ thống quản lý an toàn và an ninh quốc tế( kể cả tàu hoạt động tuyến nội địa). Sau khi đánh giá so sánh, có kiến nghị, phản ánh nêu lên kết quả gửi về phòng KT-VT công ty để giải quyết, xử lý. Quy định sử dụng vật tư nhiên liệu + Phụ tùng: Được dùng để thay thế cho một chi tiết, cho một cụm chi tiết hay tổng thể của thiết bị. Nó phải được trang bị dự phòng theo quy định của hãng chế tạo, quy phạm quốc gia, công ước quốc tế và được thay thế khi có sự cố, khi các chỉ tiêu kỹ thuật hao mòn đến giới hạn cho phép, yêu cầu cấp phát phụ tùng của tàu theo mẫu quy định của công ty. + Vật tư: Được cấp phát cho tàu với mục đích sử dụng hằng ngày hay trong quá trình sửa chữa. vật tư được công ty cấp phát khi có yêu cầu của tàu và được phòng KT-VT đề xuất - Giám đốc phê duyệt. Việc mua bán cấp phát và giao nhận vật tư phải thực hiện minh bạch, đảm bảo đủ, đúng số lượng và chất lượng yêu cầu, đảm bảo các thủ tục cần thiết liên quan đến tài chính. Tàu có trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và không được làm thất thoát . + Dụng cụ: Dùng để tháo, ráp thiết bị trong quá trình bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa hằng ngày hoặc định kỳ. Nó được cấp phát cho tàu sử dụng, việc bảo quản, cất dụng cụ này do thuyền trưởng giao cho các sỹ quan và thuyền viên đảm trách( có biên bản giao nhận). Công ty chỉ cấp bổ sung hay thay thế khi có yêu cầu của tàu và được cán bộ quản lý kỹ thuật chấp nhận đề xuất. Định mức như sau: Dụng cụ chuyên dùng: Kèm theo của từng thiết bị Dụng cụ phục vụ cho việc sửa chữa thường xuyên ít nhất 3 năm cho một dụng cụ Những phụ tùng- vật tư- dụng cụ được thay thế bỏ ra tàu có trách nhiệm bảo quản cất giữ hoặc bán thanh lý( được sự đồng ý của giám đốc) thu hồi giá trị còn lại để bù đắp phần kinh phí cấp phát phụ tùng, vật tư, dụng cụ. Nếu để xảy ra thất thoát phụ tùng- vật tư- dụng cụ cũ phòng tài vụ căn cứ vào giá trị của từng loại khấu trừ vào tiền lương của tàu ( không quá 15% giá trị phụ tùng mới). + Nhiên liệu- dầu nhờn- dầu phụ: phải báo cho phòng kỹ thuật ít nhất là 24 giờ, không kể ngày chủ nhật. Tàu phải báo cáo tiêu hao nhiên liệu từng chuyến về công ty theo quy trình hệ thống quản lý an toàn quốc tế. Công tác quản lý nhiên liệu tại công ty cho ta thấy được việc kiểm soát khâu đầu vào tức là kiểm soát chất lượng nhiên liệu và kiểm soát chi phí NVL phát sinh được tiến hành khá chặt chẽ giúp công ty có thể tiết kiệm được chi phí NVL, tránh tình trạng lãng phí nhiên liệu. * Đánh giá soát xét thưởng phạt: + Thưởng: Nếu quá trình khai thác, tàu thực hiện tốt công tác bảo quản, bảo dưỡng các trang thiết bị, dụng cụ, phụ tùng nhiên liệu… góp phần làm giảm ngày tàu không hoạt động công ty sẽ có chế độ thưởng như sau: Tàu thuận Phước: 40.000.000đ Tàu Thuận Phước 09: 20.000.000đ Riêng tàu Thuận Phước 09 sẽ được trích thưởng việc sử dụng máy phát điện phụ để phát điện trong khi dừng tàu chờ cầu, chờ hàng nhưng phải đảm bảo an toàn thì công ty sẽ thưởng mức 30% giá trị nhiên liệu tiết kiệm được so với máy phát điện chính sử dụng 25% công suất. + Phạt: Nếu sỹ quan thuyền viên các tàu không thực hiện tốt các công tác này dẫn đến thất thoát, hư hỏng các trang thiết bị, vật tư, dụng cụ … cũng như không thực hện tốt các biện pháp tiết kiệm thì căn cứ trên thực tế, công ty sẽ có các hình thức phạt( trừ vào lương) Nếu các trang thiết bị, dụng cụ, vật tư …bị hư hỏng do chế độ bảo quản lưu giữ không tốt thuộc trách nhiệm của thuyền viên, thì tàu phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty tùy theo mức độ thiệt hại ( phòng KT-VT sẽ kiểm tra 3 tháng/1 lần) 2. Quản lý máy móc thiết bị Trước khi bắt đầu cuộc hành trình và trong quá trình tàu chạy, BCH con tàu phải thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng máy móc. Phụ trách tổ máy lập nhật ký hoạt động cho từng loại máy để tiện cho việc theo dõi máy. Định kỳ hoặc đột xuất, phụ trách tổ máy xem xét báo cáo và đề xuất sửa chữa. Kỹ thuật kiểm tra thực tế và trình ban giám đốc quyết định phương án sửa chữa. Quy định sửa chữa tàu: + Sửa chữa tàu theo quy phạm: Sửa chữa lớn( chu kỳ): 5 năm /1 lần Sửa chữa giữa chu kỳ: 2.5 năm /lần Khối lượng sửa chữa được dự toán theo khảo sát của phòng KT-VT, báo cáo thống kê các hạng mục sửa chữa trên đà do tàu lập theo quy định. Sửa chữa bảo dưỡng: Sửa chữa bảo dưỡng thân tàu ( phần trên mớn nước): Thực hiện 1 năm/ 1 lần, khối lượng được thống nhất giữa tàu và phòng KT-VT công ty. Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị: được đưa ra trong sổ tay bảo dưỡng theo quy trình quản lý hệ thống an toàn, được thuyền viên thực hiện theo điều lệ chức trách thuyền viên, hệ thống quản lý an toàn an ninh quốc tế của công ty đưa ra. Những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch bảo dưỡng, công ty sẽ có chế độ khoán thực tế (mức khoán bằng 2/3 giá thị trường). Phòng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra theo báo cáo của tàu và kiểm tra thực tế 3 tháng/1 lần. Đối với công tác sửa chữa chỉ huy trưởng trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau khi được duyệt, phụ trách thực hiên sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị. Còn đối với những thiết bị phải sửa chữa bên ngoài, phụ trách tổ máy phải thực hiện đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ dựa trên các tiêu chí: chất lượng sửa chữa, tiến độ thực hiện, uy tín…Sau khi thiết bị được sửa chữa xong, phụ trách tổ máy có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu thiết bị trước khi nhận về. Các thiết bị hư hỏng không phục hồi được nhập lại kho. Việc quản lý máy móc thiết bị giúp cho công ty có thể tiết kiệm được chi phí sử dụng máy, tránh gây lãng phí trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, để kiểm soát tốt hơn chi phí sử dụng máy, thì người của phòng kỹ thuật có thể tham gia trực tiếp vào việc kiểm soát và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên vận hành máy để đảm bảo khối lượng công việc được hoàn thành tỉ mỉ và chính xác. 3. Quản lý nhân lực: Lực lượng lao động mà công ty sử dụng cho đội tàu được lấy từ hai nguồn: do công ty điều động và do công ty thuê ngoài, lực lượng lao động được lựa chọn phải đảm bảo sức khỏe, có đủ trình độ để đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ và nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị. Hiện tại, lực lượng lao động trên tàu do thuyền trưởng kiểm soát và nộp báo cáo về cho phòng nhân sự vào cuối tháng. Riêng đối với cán bộ nhân viên khối văn phòng, nhằm tăng cường hiệu quả công việc, giảm thiểu chi phí quản lý, công ty sử dụng quy chế kiểm soát vắng mặt, giao việc và đánh giá kết quả công việc cho khối văn phòng. Công ty kiểm soát chặt chẽ thời gian vắng mặt của nhân viên, nếu như nhân viên nghỉ quá thời gian cho phép được hưởng lương theo kết quả đánh giá, thì chỉ được nhận lương chức danh theo bảng lương 3P. Quy trình thực hiện như sau: Nhân viên nhận đơn vắng mặt từ trưởng bộ phận, điền vào đơn vắng mặt -> Trưởng bộ phận đồng ý -> Giám đốc duyêt -> Trưởng bộ phận lưu giữ, cuối mỗi tháng đối chiếu với bộ phận TCHC để TCHC lấy số liệu, làm bảng chấm công -> bộ phận kế toán tính lương ( trường hợp vì lý do nào đó nhân viên nghỉ quá thời gian đăng ký trong đơn, phải thông báo sớm nhất có thể cho trưởng bộ phận và sau đó điền bổ sung vào đơn khi trở lại làm việc) Giao việc- đánh giá kết quả: Công tác giao việc và đánh giá được thực hiện hàng tháng, đầu tháng giao việc, cuối tháng đánh giá kết quả, giao việc tháng sau. Dựa vào mục tiêu chung của công ty và bảng mô tả công việc và thực tế công việc hàng tháng, giám đốc ( hoặc phó giám đốc), trưởng các bộ phận sẽ giao việc hàng tháng cho từng nhân viên, có thể bổ sung khi tình hình công việc thay đổi. Khi giao nhiệm vụ có thể tranh luận về tính khả thi và thời gian hoàn thành trên tiêu chí hoàn thành sớm nhất, hiệu quả đạt cao nhất. Khi có bất cứ lý do nào gây cản trở công việc phải được báo sớm cho người giao việc để có hướng phối hợp làm việc nhưng về cơ bản phải hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cuối tháng, người giao việc sẽ trực tiếp đánh giá nhân viên của mình, trên nguyên tắc ai giao việc thì người đó đánh giá. Đánh giá công khai, trực tiếp, mặt đối mặt với nhau. Đánh giá nhân viên phải thông qua 2 vấn đề: Năng lực: - Kiến thức của nhân viên liên quan đến công việc - Kỹ năng thực hiện công việc - Thái độ trong khi thực thi nhiệm vụ Thành tích: Theo bảng giao việc và đánh giá hiệu quả công viêc. Trong giai đoạn hiện tại công ty áp dụng lương 3P theo tỷ lệ 8/2: Nghĩa là lưong chức danh 80%, phần năng suất 20%. Đạt yêu cấu: hưởng 100% của bảng lương 3P Cần cố gằng hơn: Hưởng 90% của bảng lương 3P Không đạt: hưởng 80% của bảng lương 3P Vượt yêu cầu: hưởng 100% của bảng lương 3P + 300.000đ/ tháng Xuất sắc: hưởng 100% của bảng lương 3P + 500.000đ/tháng Quy trình thực hiện: Vào cuối tháng, giám đốc( phó giám đốc) đánh giá và giao nhiệm vụ mới cho các trưởng bộ phận, trưởng bộ phận đánh giá và giao nhiệm vụ cho nhân viên mình thông qua mẫu đánh giá hiệu quả công việc-> kết quả đánh giá phải được Giám đốc duyệt, gửi về bộ phận kế toán để tính lương, giám đốc và các trưởng BP sẽ giữ bảng đánh giá tổng hợp vào cuối năm -> Cuối năm sẽ tổng kết thông qua 12 bảng đánh giá hàng tháng-> chuyển kết quả về bộ phận kế toán để chi thưởng nếu có. Việc tổ chức tốt lực lượng lao động nhằm cung ứng kịp thời nguồn lao động, phân công lao động hợp lý để phát huy tối đa hiệu quả lao động là một vấn đề hết sức cần thiết mà các nhà quản trị vẫn quan tâm và điều này được thực hiện tương đối tốt tại công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng. PHẦN III CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG I. Nhận xét về công tác quản lý tại công ty cổ phần Vận Tải biển Đà Nẵng Qua 3 năm tiến hành cổ phần hóa, với nổ lực phấn đấu liên tục không ngừng, công ty cổ phần Vận tải Biển Đà Nẵng đến nay đã thực sự có bước tiến cả về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên, thị trường của Công ty không ngừng được mở rộng. Bằng nhiều biện pháp thích hợp, công ty đã từng bước hòa nhập với nhịp độ phát triển của thời đại, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì sự linh hoạt nhạy bén trong công tác quản lý là đòn bẩy tích cực cho quá trình tồn tại và phát triển của công ty. Nhận thức đúng đắn việc đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình mới chỉ có thể dựa trên cơ sở phân tích đánh giá một cách đầy đủ, khách quan tình hình quản lý của công ty, mà nội dung chủ yếu là công tác tổ chức quản lý, tổ chức hệ thống thông tin chi phí và tập hợp chi phí tại công ty. Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số đánh giá về ưu điểm, nhược điểm cần tiếp tục hoàn thiện việc quản trị chi phí tại công ty. 1. Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng được xác định hợp lý và tinh giảm một cách gọn nhẹ để hoạt động hiệu quả, tránh sự dôi thừa gây lãng phí. Thông qua đó, chức năng quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận phòng ban đã được qui định một cách rõ ràng trong qui chế của công ty do hội đồng quản trị đề ra. Trong công ty, thông tin của các bộ phận luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau tức là thông tin đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận khác. Điều này đã góp phần khắc phục tình trạng chồng chéo lên nhau giữa các phòng ban, nâng cao được hiệu quả của công ty trong những năm qua. Ta có thể mô hình hóa mối quan hệ đó qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ CUNG CẤP THÔNG TIN GIỮA CÁC PHÒNG BAN NHÀ QUẢN TRỊ Phòng KT-VT Phòng KT Phòng KT-TV Phòng TC -HC Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp thông tin - Đối với công tác tổ chức kế toán của công ty, sự phân công phân nhiệm một cách rõ ràng cho các thành viên tại mỗi phần hành góp phần cho việc thu thập thông tin một cách kịp thời giúp cho nhà quản lý phần nào kiểm soát được những chi phí phát sinh. Đội ngũ nhân viên kế toán có nhiều kinh nghiệm, có trình độ, có năng lực, nhiệt tình và trung thực. - Hệ thống sổ sách và biểu mẩu đang sử dụng hiện nay trên máy vi tính đã phần nào giảm nhẹ việc ghi chép của nhân viên phòng kế toán. - Hệ thống tài khoản kế toán về chi phí được thiết lập một cách cụ thể và chi tiết cho từng đối tượng hoạt động, tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng cho việc tập hợp chi phí theo từng nội dung kinh tế đối với chi phí sản xuất, chi phí quản lý. 2. Nhược điểm: - Chưa tổ chức bộ phận kế toán quản trị riêng, do đó chưa phát huy hết vai trò và chức năng của KTQT - Hệ thống thông tin kế toán tại công ty chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán tài chính, các báo cáo do hệ thống thông tin kế toán cung cấp chủ yếu là báo cáo tài chính phục vụ cho người bên ngoài doanh nghiệp. Tại công ty chưa có một hệ thống thông tin kế toán quản trị để cung cấp các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. - Chi phí phát sinh tại doanh nghiệp chưa được tách biệt thành biến phí, định phí do đó việc lập dự toán còn chưa đáp ứng được yêu cầu thông tin cho nhà quản trị ra quyết định. - Công tác lập dự toán của công ty chỉ được tiến hành khi có dự án đầu tư mới hay dự án vay vốn của tổ chức ngân hàng, việc lập dự toán không được tiên hành thường xuyên, nếu có đó chỉ là những kế hoạch tổng thể do đó không chủ động trong việc huy động các nguồn lực để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. - Công tác tập hợp chi phí không được chi tiết cho từng loại dịch vụ, cụ thể là theo từng phương thức khai thác, còn lập dự toán lại theo từng phương thức khai thác ở một mức hoạt động nhất định, do đó việc so sánh số liệu thực tế và dự toán không thực hiện được. - Tổ chức thực hiện: ngoài việc cung cấp những báo cáo về chi phí sản xuất cho lãnh đạo, công ty chưa cung cấp được những bảng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến biến động chi phí. Như vậy người lãnh đạo công ty sẽ khó khăn trong việc kiểm soát chi phí. 3. Sự cần thiết phải vận dụng kế toán quản trị chi phí tại công ty: Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, công ty luôn đứng trước sự lựa chọn tồn tại hay không tồn tại, kinh doanh có lãi hay thua lỗ trong điều kiện bị giới hạn về nguồn lực, vốn và nhiều khả năng khác thì giải pháp tối ưu nhất là phải kiểm soát được chi phí bỏ ra để nâng cao hiệu quả chi tiêu. Để thực hiện được điều này, đòi hỏi phải có một bộ phận chuyên trách cung cấp thông tin về chi phí, đáp ứng cho yêu cầu kiểm soát chi phí thông qua tổ chức một cách có khoa học quy trình thu nhận thông tin, xử lý thông tin và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin về chi phí cho quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của công ty trong điều kiện mới. Thực tế cũng cho thấy, thông tin là một yêu cầu đa dạng và bức thiết, các nhà quản lý muốn thực hiện được chức năng của mình thì phải có luồng thông tin thiết kế vững chắc trãi dài trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo cho thông tin đi đến nơi cần thiết một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Hơn nữa, hoạt động chủ yếu của công ty thường xuyên ở xa bộ phận quản lý, do đó thông tin cung cấp cho các nhà quản lý là rất cần thiết. Tuy nhiên, tại công ty thông tin cung cấp cho các nhà quản lý chỉ dừng lại ở các báo cáo về chi phí, công ty chưa thực sự đi sâu vào công tác phân tích chi phí để có thể đánh giá chi phí phát sinh theo từng nhân tố ảnh hưởng một cách chính xác hơn, từ đó chỉ rõ các nguyên nhân dẫn đến chi phí tăng hay giảm phục vụ cho yêu cầu kiểm soát của các cấp quản trị. Vì vậy, các báo cáo bộ phận hiện tại của công ty còn mang nội dung kế toán tài chính, chưa thực hiện được việc kiểm soát chi phí một cách toàn diện. Từ những vấn đề nêu trên càng cho thấy sự cần thiết phải vận dụng kế toán quản trị vào công ty. Vì vậy, trong thời gian tới công ty cần nhanh chóng vận dụng kế toán quản trị chi phí nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí tốt hơn. II. Một số biện pháp hoàn thiện việc vận dụng kế toán quản trị chi phí tại công ty Phân loại chi phí theo cách ứng xử Thông tin về chi phí là yêu cầu của hầu hết các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và ra quyết định. Tuy nhiên tùy theo từng yêu cầu mục đích sử dụng, nhu cầu quản trị khác nhau mà chi phí có thể được phân loại nhiều cách khác nhau. Hiện tại, chi phí của công ty được phân loại theo công dụng kinh tế bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phi tài chính… Việc phân loại chi phí như hiện nay cũng đã đủ để cung cấp thông tin cho nhà quản lý về chi phí, tuy nhiên mức độ chi tiết của các thông tin này còn rất hạn chế. Để phục vụ tốt hơn cho cho công tác hoạch định chiến lược kinh doanh, kiểm soát chi phí thì phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí là một trong những giải pháp hiệu quả nhất. Theo đó, chi phí được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Việc phân loại này giúp nhà quản trị nhận biết được chi phí nào thường xuyên biến đổi, chi phí nào ít biến động, chi phí nào là bắt buộc, nhà quản trị không thể cắt giảm, chi phí nào có thể cắt giảm được, từ đó linh động hơn trong quá trình ra các quyết định về chi phí. Bên cạnh đó, phân loại chi phí thành biến phí và định phí sẽ thuận lợi trong công tác lập dự toán linh hoạt tại doanh nghiệp. - Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Nội dung bao gồm chi phí nhiên liệu chính như dầu DO, FO.. .và các loại mỡ bôi trơn dùng cho hệ thống máy móc trên tàu, ngoài ra còn có các loại phụ tùng vật tư khác được sử dụng trong quá trình hoạt động của con tàu. Các chi phí này luôn thay đổi theo mức độ hoạt động của con tàu, nên được xếp vào biến phí. - Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp : + Lương của thủy thủ, thuyền viên trên tàu : đây là mức lương cơ bản mà công ty phải trả cho lực lượng lao động hàng tháng. Khoản lương này được tính theo quyết định của công ty nên được xếp vào chi phí cố định. + BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương quy định hiện hành của nhà nước. Khoản chi phí này chỉ biến động khi nhà nước tăng lương tối thiểu, khi doanh nghiệp nâng lương cho người lao động hoặc khi tuyển thêm lao động nên xếp vào định phí. - Khoản mục chi phí sản xuất chung + Chi phí khấu hao tài sản cố định : hàng tháng, kế toán trích khấu hao máy móc thiết bị trên các con tàu, và con tàu theo phương pháp đường thẳng, các loại máy móc thiết bị và tàu được đầu tư cho một giai đoạn nhất định, nếu không có mở rộng quy mô hoạt động thì chi phí khấu hao tương đối ổn định nên xếp vào định phí. + Chi phí công cụ dụng cụ như bàn ghế, tủ, quạt, phao, máy tính ....Là những loại chi phí tương đối ổn định nên xếp vào định phí. + Trọng tải phí, phí đảm bảo hàng hải là loại chi phí phải trả theo số lần tàu ra vào cảng, nó biến động theo mức độ hoạt động của tàu, do đó được xếp vào biến phí. + Phí hoa tiêu, phí lai dắt hỗ trợ tàu, phí buộc cởi dây, phí cầu tàu, phí giao dịch vệ sinh hầm hàng, phí đổ rác, đại lý phí cũng là những loại chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động của tàu nên xếp vào biến phí. + Chi phí nước ngọt một năm thương ít biến động nên được xếp vào định phí. + Chi phí bảo hiểm tàu bao gồm phí bảo hiểm thân tàu, phí bảo hiểm trách nhiệm dân sự, phí bảo hiểm con người không thay đổi trong năm, do đó cũng được xếp vào định phí. + Chi phí sửa chữa thường xuyên được tiến hành theo định kỳ, đây là một khoản chi phí cố định, ít biến động trong năm nên được xếp vào định phí. Khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp : Tương đối ổn định nên được xếp vào định phí. Bao gồm : + Chi phí nhân viên quản lý như lương và các khoản trích theo lương, thường ít biến đổi do đó xếp vào định phí. + Chi phí vật liệu văn phòng : đã được khoán theo từng bộ phận do đó không thay đổi nên xếp vào định phí. + Chi phí công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ là định phí. + Chi phí tiếp khách, công tác phí được thực hiện dưới hình thức khoán gọn do đó cũng được xếp vào định phí. + Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, tiền điện thoại ít biến động và được khoán cho từng bộ phận, cá nhân do đó cũng được xếp vào định phí. Chi phí tài chính : Ở đây chủ yếu đề cập đến chi phí lãi vay của các khoản vay trung và dài hạn. Căn cứ vào số tiền vay và lãi suất vay, nếu không đầu tư mở rộng kinh doanh và các khoản chi phí bất thường thì chi phí lãi vay tương đối ổn định nên xếp nó là định phí. BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CHI PHÍ Loại chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nhiên liệu Vật tư, phụ tùng Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Lương thuyền viên BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Khoản mục chi phí sản xuất chung Khấu hao TSCĐ Chi phí công cụ dụng cụ Trọng tải phí, phí đảm bảo hàng hải Phí hoa tiêu, lai dắt hỗ trợ tàu Phí cởi buộc dây, phí cầu tàu Phí giao dịch vệ sinh, phí đổ rác, đại lý phí Chi phí nước ngọt Chi phí bảo hiểm Sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên Khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí tiếp tân, tiếp khách, hội nghị Công tác phí Chi phí tài chính Chi phí lãi vay x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 2. Lập dự toán chi phí. Công tác lập dự toán của công ty hiện tại chưa được chú trọng, dự toán chỉ được lập khi công ty tiến hành một dự án đầu tư, hay một dự án vay vốn ngân hàng, các bảng dự toán ở đây chỉ mang tính chất cung cấp thông tin cho nhà quản trị khi thực hiện dự án này sẽ lời hoặc lỗ bao nhiêu, hoặc chỉ để giải trình cho tổ chức tín dụng biết khả năng sinh lời từ việc sử dụng nguồn vốn vay. Như thế việc lập dự toán chưa được quan tâm đúng mức một phần cũng vì nguồn nhân lực không đủ, do đó nó chưa đem lại hiệu quả cho công tác quản trị tại công ty. Mặt khác dự toán của công ty được lập dưới dạng dự toán tĩnh chỉ theo một mức độ hoạt động nhất định (mức độ bình quân), trong khi đó thị trường vận tải biển là một thị trường luôn luôn biến động do ảnh huởng của tình hình kinh tế thế giới và trong khu vực, các chính sách của nhà nước, tình hình biến động giá xăng dầu... Do đó dự toán tĩnh là chưa đáp ứng được yêu cầu thông tin cho BGĐ trong việc đưa ra các quyết định phù hợp với những diễn biến phức tạp của thị trường trong trường hợp sản lượng vận tải thay đổi... và khi đó dự toán chi phí linh hoạt sẽ đáp ứng được yêu cầu này. Dự toán chi phí linh hoạt là dự toán chi phí được lập cho các quy mô hoạt động khác nhau, giúp nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau. Từ đó có thể quyết định giá cước vận tải trong điều kiện sản lượng vận tải khác nhau (tất nhiên không vượt giá mặt bằng chung trên thị trường), đảm bảo doanh nghiệp vẫn có lãi nhưng vẫn đáp ứng được hợp đồng của khách hàng. Các bước tiến hành khi lập dự toán chi phí linh hoạt : Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch. Tổng thời gian của số vòng vận chuyển phải đảm bảo không vượt qua số ngày hoạt động trong một năm. Số ngày hoạt động trong năm theo phương thức tự khai thác : 340 ngày Thời gian thực hiện một vòng khép kín : 7.63 ngày Số vòng khép kín có thể thực hiện : 44 vòng Phân tích các chi phí có thể phát sinh trong phạm vi phù hợp theo cách ứng xử của chi phí. Tính biến phí đơn vị theo mức độ hoạt động kế hoạch. Biến phí đơn vị Tổng biến phí kế hoạch = Kế hoạch Mức hoạt động kế hoạch + Đối với biến phí nhiên liệu căn cứ vào định mức tiêu hao nhiên liệu và đơn giá nhiên liệu dự kiến mua vào (đã được lập trong phần II- bảng dự toán chi phí nhiên liệu tuyến vận chuyển Langkawi- Lhoknga) ta có được tổng chi phí tiêu hao nhiên liệu cho một chuyến vòng tròn là : 18.515 USD + Biến phí cảng biển cho tàu hoạt động : như trọng tải phí, phí đảm bảo hàng hải, phí hoa tiêu, phí lai dắt hỗ trợ tàu, phí buộc cởi dây, phí cầu tàu, phí đổ rác, đại lý phí căn cứ vào tài liệu thống kê các năm trước và bảng kết toán từ đại lý tại các cảng mà tàu yêu cầu. Ta có tổng chi phí tại các cảng cho 1 vòng tròn là : 10.500 USD. (lấy từ phần II – bảng số liệu) Đối với định phí thường không thay đổi khi lập dự toán linh hoạt, do mức độ hoạt động thực tế vẫn nằm trong phạm vi điều chỉnh mà trong đó định phí chưa thay đổi. -Lập kế hoạch linh hoạt điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế. Khi đó: Tổng biến phí Mức hoạt động Biến phí đơn vị = x Đã điều chỉnh thực tế kế hoạch DỰ TOÁN CHI PHÍ LINH HOẠT PHƯƠNG ÁN TỰ KHAI THÁC TUYẾN LANGKAWI- LHOKNGA TÀU THUẬN PHƯỚC 3. Xây dựng mô hình quản lý và kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí 3.1. Xây dựng trung tâm chi phí Để đánh giá, kiểm soát tốt hơn về tình hình thực hiện mục tiêu kiểm soát chi phí đồng thời đưa ra quyết định và điều chỉnh các quyết định kịp thời, cần xây dựng Trung tâm chi phí là bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo chức năng và theo các tiêu thức khác nhằm phân bổ chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi trung tâm. Hiện tại, công ty chưa sử dụng phương thức quản lý bằng các trung tâm chi phí nhưng trong thời gian tới, một khi quy mô của công ty được mở rộng thì có thể cách thức quản lý của công ty hiện thời trở nên không thích hợp. Khi đó, các nhà quản trị nên áp dụng một hệ thống quản lý chi phí thông qua các trung tâm chi phí. Dựa vào cơ cấu tổ chức sản xuất tại công ty, ta có thể tổ chức trung tâm chi phí thông qua việc kết hợp từ nhiều trung tâm chi phí nhỏ hơn theo các lĩnh vực sau: Trung tâm chi phí Trung tâm tự do Trung tâm định mức Phòng TC- HC Phòng KT-TV Phòng kỹ thuật vật tư Tàu Thuận Phước 09 Tàu Thuận Phước - Trung tâm định mức gắn liền với lĩnh vực hoạt động vận tải. Ở trung tâm này quản lý từ khâu tiếp nhận nguyên vật liệu, quản lý thuyền viên và các hoạt động cần thiết trên tàu để tàu hoàn thành một vòng vận chuyển khép kín. - Trung tâm tự do gắn liền với lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Đây chính là nơi phát sinh các chi phí nhằm điều hành các hoạt động của công ty. Tổ chức tổ công tác quản lý để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty. Với cách thức tổ chức này, các nhà quản trị được cung cấp đầy đủ các thông tin về chi phí phát sinh ở các bộ phận trong công ty, cho phép thu thập thông tin chi phí dễ dàng và nhanh chóng phục vụ cho công tác quản lý và kiểm soát chi phí được tiến hành chặt chẽ và hiệu quả hơn. 3.2. Lập báo cáo chi phí để phục vụ kiếm soát chi phí Kiểm soát và tiết kiệm chi phí là một yêu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua phân tích tình hình biến động của chi phí có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng giảm chi phí thực tế so với chi phí tiêu chuẩn đặt ra trước đó. Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương án hoạt động mới, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại công ty, việc so sánh kết quả chi phí với định mức chi phí và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch so với định mức để đưa ra các quyết định điều chỉnh hợp lý ở các con tàu chưa được thực hiện. Việc kiểm soát chi phí chỉ dừng lại ở các báo cáo bộ phận, công ty chưa xác định được nguồn phát sinh chi phí và nguyên nhân dẫn đến sự biến động của chi phí. Vì vậy, theo em công ty cần phải tiến hành phân tích biến động của chi phí theo từng con tàu dưới dạng bảng phân tích để cung cấp thông tin cho nhà quản lý được chặt chẽ hơn. Việc phân tích phải được tiến hành định kỳ theo yêu cầu của ban kiểm soát. Phân tích chi phí có nhiều ý nghĩa trong công tác quản lý chi phí ở doanh nghiệp: - Xác định được người có trách nhiệm giải thích các nguyên nhân chủ quan, khách quan dẫn đến sự biện động của từng khoản mục chi phí, thông qua đó xác định các xu hướng và giải pháp để kiểm soát chi phí. - Kết quả phân tích còn chỉ ra những lợi thế hoặc bất lợi về chi phí của doanh nghiệp, qua đó có những điều chỉnh thích hợp trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp có lợi thế về điều kiện về giao thông vận tải và khả năng giảm thấp cước vận chuyển, chủ động hơn trong biến động của giá cả nguyên vật liệu...Nếu doanh nghiệp phát huy được những lợi thế về chi phí chắc chắn sẽ tạo ra những khả năng kiểm soát chi phí rất cao và có khả năng đáp ứng trên thị trường trước xu thế hội nhập. - Kết quả phân tích còn giúp người quản lý đưa ra những nhận xét chính xác đối với chi phí sản xuất. Tức là khi biến động được gọi là tốt thì chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí định mức, ngược lại biến động không tốt nếu chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí định mức. Tuy nhiên hiện nay việc tiến hành phân tích chi phí và lập báo cáo thực hiện tại công ty chưa thực hiện được, nguyên nhân chủ yếu là do dự toán chi phí thì được lập theo từng phương thức vận tải, có nghĩa là nếu thực hiện phương thức tự khai thác thì sẽ không thể cho thuê định hạn. Trong khi thực tế thì một con tàu lại thực hiện cả hai phương thức khai thác. Mà dự toán chỉ được lập cho một mức độ hoạt động nhất định, do đó giữa thực tế và dự toán không đồng nhất với nhau, không phân tích so sánh được. Vì vậy công ty cần xem xét lại việc lập dự toán linh hoạt và như thế thì việc phân tích chênh lệch tìm nguyên nhân sẽ dễ dàng hơn. Dưới đây là một số mẫu báo cáo thực hiện mà công ty có thể xây dựng: Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP TÀU THUẬN PHƯỚC Biến động chi phí Yếu tố chi phí Số lượng Đơn giá Chênh lệch Định mức Thực tế Định mức Thực tế Do giá Do lượng A 1 2 3 4 5=(4-3)x2 6=(2-1)x3 1. Chi phí nhiên liệu Dầu FO Dầu DO …….. 2. Chi phí vật liệu Nozzle tip & Needle valve 1304-1302 Lọc DO máy đèn …….. Cộng Giám đốc Kỹ thuật vật tư Kế toán trưởng Người lập * Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP TÀU THUẬN PHƯỚC Nội dung chi phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch Ghi chú 1. Lương cơ bản 2. Phụ cấp chênh lệch ngoài giờ 3. Phụ cấp khác 4. Tiền ăn ca 5. Các khoản trích theo lương …………… Cộng Giám đốc Kế toán trưởng Người lập * Báo cáo chi phí sản xuất chung BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TÀU THUẬN PHƯỚC Nội dung chi phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch Ghi chú 1. Khấu hao cơ bản 2. Sửa chữa thường xuyên 3. Sửa chữa lớn 4. Đại lý phí 5. Giao dịch, vệ sinh hầm hàng, đóng mở hầm hàng 6. Chi phí bảo hiểm …………… Cộng Giám đốc Kế toán trưởng Người lập * Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Nội dung chi phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch Ghi chú 1. Tiền lương VP 2. bảo hiếm các loại 3. Chi phí văn phòng phẩm 4. Chi phí khấu hao TSCĐ 5. Chi phí công tác 6. Chi phí tiếp khách 7. Chi phí CCDC 8. Thuế TNDN …………… Cộng Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Việc phân tích biến động chi phí chỉ có ý nghĩa đối với phương thức tự khai thác, vì toàn bộ các chi phí phát sinh ở phương thức này do doanh nghiệp gánh chịu. Còn phương thức cho thuê định hạn chi phí ít phát sinh và hầu như không biến động nên việc phân tích chi phí gần như không có ý nghĩa. Trong năm 2010 vừa qua, phương thức vận tải công ty thực hiện chủ yếu là cho thuê định hạn, chạy hợp đồng chuyên tuyến chỉ thực hiện được 6 chuyến kéo dài từ giữa tháng 3 đến hết tháng 4. Vì lượng thời gian sử dụng để phân tích quá nhỏ, cụ thể chỉ lấy chi phí trong tháng 4 năm 2010. Do đó việc quản trị chi phí chỉ nên tập trung chủ yếu ở những bộ phận chi phí phát sinh lớn và hay biến động như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, cụ thể chỉ phân tích chi phí nhiên liệu như dầu DO, FO, dầu nhờn. Còn các chi phí khác như tiền lương và các khoản trích theo lương, lệ phí cảng biển, chi phí bảo hiểm, khấu hao, sửa chữa lớn, chi phí quản lý, lãi vay… không biến động trong thời gian ngắn nên sẽ không thực hiện phân tích trong phần này. Chi phí NVL trực tiếp bao gồm chi phí nhiên liệu chính như dầu DO, FO, mỡ bôi trơn, liên quan trực tiếp đến từng quá trình thực hiện dịch vụ. Có thể khái quát qua công thức tính chi phí NVL trực tiếp đối với con tàu, đội tàu như sau: Chi phí NVL trực tiếp Lượng NVL trực tiếp sử dụng Đơn giá NVL trực tiếp = x Biến động chi phí NVL trực tiếp giữa thực tế so với tiêu chuẩn gắn liền với hai nhân tố chính là đơn giá NVL trực tiếp và lượng NVL trực tiếp sử dụng + Biến động giá là chênh lệch giữa giá NVL trực tiếp thực tế với giá NVL trực tiếp định mức. Biến động về giá = Lượng NVL trực tiếp x ( Giá NVL trực tiếp - Giá NVL) thực tế thực tế định mức + Biến động chi phí NVL trực tiếp do lượng bắt nguồn từ sự thay đổi lượng NVL trực tiếp sử dụng. Biến động về lượng = Đơn giá NVLTT (Lượng NVLTT - Lượng NVLTT) định mức sử dụng sử dụng định mức Từ bảng dự toán chi phí nhiên liệu tuyến vận chuyển Langkawi – Lhoknga (đã lập ở phần II) ta tính được định mức lượng nhiên liệu tiêu hao cho một vòng chuyến như sau: Đơn vị tính : Dầu DO, FO là kg Dầu nhờn là Lít Số lượng vòng chuyến thực hiện trong tháng 4 năm 2010: 3.5 vòng Tỷ giá quy đổi tại ngày 29/4 : USD/VND là 18.544 BẢNG PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NHIÊN LIỆU TÀU THUẬN PHƯỚC TUYẾN LANGKAWI (MALAYSIA)- LHOKNGA (INDONESIA) THÁNG 4 NĂM 2010 Qua bảng phân tích biến động chi phí trên cho thấy chi phí nhiên liệu thực tế thấp hơn dự toán, biến động này chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố: - Lượng nhiên liệu tiêu hao thực tế thấp hơn định mức, điều này có thể được lý giải bởi 2 nguyên nhân: + Đội ngũ thuyền viên trên tàu làm việc hiệu quả, giảm thời gian tàu chờ, do đó tiết kiệm được nhiên liệu. + Đặc thù của ngành vận tải biển là tiêu hao nhiên liệu định mức được lập ra bao giờ cũng lớn hơn tiêu hao nhiên liệu thực tế. Vì thế, lượng nhiên liệu thực tế thấp hơn định mức là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, điều này cho thấy đội ngũ thuyền viên trên tàu làm việc rất tận tâm và không gian lận trong sử dụng nhiên liệu của tàu. - Giá cả thực tế tăng so với dự toán làm cho chi phí nhiên liệu biến động không tốt. Điều này là một thực tế vì giá xăng dầu trên thế giới luôn có xu hướng tăng cao, do đó doanh nghiệp cần đánh giá lại và dự doán tốt hơn biến động giá xăng dầu, để dự toán gần sát với thực tế. 4. Giải pháp hoàn thiện công tác tập hợp chi phí tính giá thành Hiện nay, tại công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng, đối tượng tập hợp chi phí được xác định là từng con tàu. Để thích ứng với đối tượng này thì toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh được tập hợp và phân loại theo từng con tàu. Bộ phận kế toán giá thành căn cứ vào chi phí tập hợp trong tháng sẽ tính giá thành cho từng đối tượng theo phương pháp tính giá thành giản đơn. Công tác tính giá thành hiện nay của công ty không so sánh được chi phí của các lần vận chuyển và như vậy sẽ khó trong việc đưa ra chi phí ước tính cho 1 hợp đồng, từ đó không thể cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định có nên thực hiện hợp đồng hay không, trong trường hợp thực hiện hợp đồng thì lỗ lãi như thế nào. Và tính giá thành theo cách này thì việc quản trị chi phí sẽ không hiệu quả, vì như vậy sẽ không tính được hiệu quả kinh doanh. Mặt khác việc tập hợp chi phí theo từng con tàu nhưng không chi tiết theo từng loại dịch vụ làm cho việc so sánh chi phí giữa thực tế và dự toán gặp khó khăn. Để giải quyết vấn đề trên thì việc xác định lại đối tượng tập hợp chi phí là cần thiết và vô cùng quan trọng. Theo em thì công ty nên tập hợp chi phí cho từng vòng chuyến và theo từng loại dịch vụ vận tải, cụ thể ở đây là theo hai phương thức vận tải: Phương thức tự khai thác và phương thức cho thuê định hạn. Đối với các chi phí phát sinh theo từng vòng chuyến thì tập hợp trực tiếp cho từng vòng chuyến, riêng đối với những chi phí chung không ghi nhận theo từng chuyến được thì tập hợp cho tàu trong tháng, đến cuối tháng cần định lượng để phân bổ hợp lý cho từng chuyến, từng loại dịch vụ vận tải. - Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Thường là dầu DO, FO, dầu nhờn được cấp một lần trên tàu cho nhiều chuyến, do đó để tính được chi phí nhiên liệu cho từng chuyến cần căn cứ vào định mức tiêu hao nhiên liệu và thời gian sử dụng đầu máy hoặc là công suất hoạt động của từng máy trên tàu. Ngoài ra, cần yêu cầu thuyền thưởng hoặc ban chỉ huy tàu thường xuyên liên lạc để báo cáo tàu đi đến đâu trên hải trình để thu thập và tính toán chi phí được sát với thực tế. Ngoài ra, chi phí vật liệu, phụ tùng thay thế không phát sinh thường xuyên với thời gian sử dụng lâu dài, do đó không thể tập hợp trực tiếp cho từng chuyến được mà đến cuối tháng, căn cứ vào số vật liệu đã xuất dùng trong tháng sẽ phân bổ trên doanh thu mỗi chuyến đã được thực hiện trong tháng. - Đối với chi phí nhân công trực tiếp: thường không thay đổi trong kỳ do đó có thể chia tổng lương và các khoản trích theo lương phải trả theo ngày và phân bổ theo doanh thu mỗi chuyến đã được thực hiện trong tháng. - Đối với chi phí sản xuất chung được chia ra làm 2 loại: + Các chi phí phát sinh theo hải trình của tàu như: trọng tải phí, phí đảm bảo hàng hải, phí hoa tiêu, phí lai dắt hỗ trợ tàu, phí buộc cởi dây, phí cầu tàu, phí giao dịch vệ sinh hầm hàng, đóng mở hầm hàng, phí đổ rác, đại lý phí, phí nước ngọt…được tập hợp trực tiếp cho từng chuyến. + Các chi phí chung như : khấu hao TSCĐ, CCDC, chi phí bảo hiểm tàu, chi phí sửa chữa thường xuyên, vật liệu rẻ mau hỏng, lên đà, lưu cảng, chi phí dịch vụ mua ngoài, phí lương lên bờ của thủy thủ không thể tập hợp trực tiếp cho từng chuyến được, mà căn cứ vào chi phí phát sinh được tập hợp trong tháng, đến cuối tháng phân bổ theo doanh thu mỗi chuyến đã được thực hiện trong tháng. Riêng đối với phương thức cho thuê định hạn, bên thuê tàu chịu chi phí dầu đốt và các lệ phí cảng biển cho tàu hoạt động, còn công ty chịu chi phí dầu nhờn, tiền lương thuyền viên, nhưng do thời gian thuê kéo dài từ 6 tháng đến 12 tháng, liên quan đến nhiều kỳ kê toán nên toàn bộ chi phí sẽ được tập hợp theo tháng: - Đối với chi phí dầu nhờn: căn cứ vào định mức tiêu hao nhiên liệu để tính tiêu hao thực tế trong kỳ. - Đối với chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Tính theo tháng - Đối với chi phí sản suất chung như khấu hao TSCĐ, CCDC, bảo hiểm, lên đà…phân bổ theo từng tháng. - Đối với chi phí nước ngọt căn cứ vào định mức sử dụng và thỏa thuận giữa công ty và bên thuê tàu để xác định chi phí nước ngọt trong tháng. - Đối với hoa hồng phí, căn cứ vào tỷ lệ là 2.5% doanh thu trên hợp đồng và chia cho số tháng của hợp đồng chạy định hạn.