Mô hình hoá quy trình nghiệp vụ pos

QUẢN LÝ KHO HÀNG WareHousePro V1.0 PHIÊN BẢN TÀI LIỆU 1.0 MỤC LỤC MÔ HÌNH HOÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ POS Các đối tượng tham gia vào quy trình Khách hàng: là tác nhân thực hiện việc mua sản phẩm hàng hóa của đơn vị sản xuất kinh doanh. Nhà cung cấp:là tác nhân thực hiện việc bán sản phẩm hàng hóa nhập vào cho đơn vị sản xuất kinh doanh. Người bán hàng:là tác nhân thực hiện việc bán hàng (sản phẩm hàng hóa) trực tiếp cho khách hàng. Thủ kho:là tác nhân thực hiện việc quản lý kho thực hiện việc nhập,xuất,kiểm soát kho ,kiểm kê và các hoạt động quản lý vật tư. Kho hàng: là đối tượng thực hiện việc lưu trữ thông tin về các kho hàng trong hệ thống thực hiện việc định danh các kho hàng. Tổng hợp của các đối tượng kho hàng sẽ tạo ra danh mục kho hàng trong hệ thống Sản phẩm : là đối tượng mang thông tin mô tả sản phẩm. Tổng hợp của các đối tượng sản phẩm sẽ tạo ra danh mục sản phẩm trong hệ thống Khai báo tồn kho đầu kỳ Biểu đồ quy trình khai báo tồn kho đầu kỳ Mô tả quy trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc 1. Bắt đầu kỳ mới Nhân viên kiểm soát Kích hoạt: bắt đầu một kỳ mới Đầu vào: Thời gian đầu kỳ Thao tác: Chọn thời gian đầu kỳ cho kỳ mới . Đầu ra: Các thông tin về kho hàng đang hoạt động Không 2. Chọn lựa kho hàng Thủ kho/ Nhân viên kiểm soát Kích hoạt: đã có thời gian bắt đầu kỳ mới Đầu vào: Danh sách các Kho đang hoạt động Thao tác: Chọn lựa kho hàng Đầu ra: Kho hàng cụ thể muốn được kiểm kê. Không 2.2 Thêm kho hàng Thủ kho Kích hoạt: có thêm kho mới Đầu vào: thông tin kho hàng Thao tác: Cập nhật thông tin kho hàng như : + Mã số kho + Tên kho hàng + Mô tả kho Đầu ra: danh sách kho hàng được cập nhật. 3 Hiển thị hàng trong một kho Thủ kho/ Nhân viên nhận hàng Kích hoạt: Chọn lựa kho hàng trong danh sách kho. Đầu vào: Tên kho hành. Thao tác: hiển thị các thông tin chi tiết về các sản phẩm bao gồm : + Chủng loại sản phẩm. + Mã sản phẩm + Tên sản phẩm + Số lượng + Đơn giá + Tiền tệ + Tỷ giá + Thành tiền (tương ứng với từng sản phẩm theo tỷ giá,tiền tệ tương ứng) Đầu ra: Danh sách hàng hóa và các thông tin chi tiết theo dạng lưới. 3.2 Tìm kiếm các danh mục, các loại sản phẩm (hoặc cũng có thể tìm kiếm một sản phẩm xác định) Thủ kho Kích hoạt: Muốn cập nhật hoặc xem các loại sản phẩm trong một kho hàng. Đầu vào: Các thông tin điều kiện để tìm kiếm loại sản phẩm. Thao tác: Nhập các thông tin điều kiện tìm kiếm và tìm kiếm với các thồn tin đó , trả về danh sách các loại sản phẩm có trong kho hàng.Hoặc cũng có thể là tìm ra thông tin sản phẩm xác định với thông tin chính xác của nhóm.Các thông tin tìm kiếm chủng loại hàng hóa có thể đã được phân chia trước theo các yêu cầu thường gặp trong các doanh nghiệp đương đại : + Tên nhóm sản phẩm (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) + Mã số sản phẩm + Tên sản phẩm. + Phòng ban quản lý sản phẩm. (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) + Nhân viên quản lý mặt hàng ,sản phẩm này. (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) + Hãng sản xuất. (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) +Nước sản xuất (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) Đầu ra: Các chủng loại hàng hóa tồn tại trong kho hàng hiện thời trong đầu kỳ này. 3.3 Chọn lựa sản phẩm Thủ kho Kích hoạt: Đã tìm được sản phẩm quan tâm. Đầu vào: Thông tin sản phẩm thủ kho quan tâm. Thao tác: + Chọn trong danh sách hoặc sản phẩm đã được tìm trong bước trước. + Thêm sản phẩm vào danh sách các sản phẩm đã được chọn lựa. Đầu ra: Danh sách các sản phẩm chúng ta quan tâm. 3.2.2. Thêm mặt hàng mới vào danh mục hàng tồn kho Thủ kho Kích hoạt: Hàng nhập kho mới không có trong danh mục hàng tồn kho của đơn vị. Đầu vào: Phiếu nhập hàng đang được cập nhật tại bước 3.2, phiếu giao hàng của NCC và các chứng từ liên quan. Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho hàng hóa mới và cập nhật những thông tin sau: + Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính. + Tài khoản hàng tồn kho, số ngày lưu kho trung bình. - Đầu ra: Hàng tồn kho mới được bổ sung vào danh mục hàng tồn kho của đơn vị và được cập nhật vào phiếu nhập kho ở bước 3.2. 5. Ghi thẻ chi tiết hàng tồn kho Hệ thống Kích hoạt: Sau khi hoàn thành khai báo kiểm kê đầu kỳ. Đầu vào: Các thay đổi thông tin hàng hóa. Thao tác: Cập nhật các thông tin về việc thay đổi hàng hóa trong kho và cập nhật nhật ký bao gồm: + Ngày tháng thay đổi. + Tên, mã số của thủ kho. + Mã số, tên hàng, số lượng giá trị hàng nhập. Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật thông tin hàng hóa. 5.2 In báo cáo kiểm kê tồn kho đầu kỳ Thủ kho Kích hoạt: Khi đã có thông tin hàng hóa cần tìm kiếm. Đầu vào: Thông tin hàng hóa tìm kiếm được bằng các phương pháp ứng dụng cung cấp. Thao tác: In báo cáo kiểm kê dưới các định dạng được lựa chọn các thông tin sản phẩm trong kho tương ứng. Đầu ra: Phiếu báo cáo kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ. Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu BMM001 Phiếu thống kê tồn kho đầu kỳ Lưu trữ các thông tin liên quan đến danh mục và danh sách cũng như số lượng các loại sản phẩm tron các kho hàng. [ ] BMM002 Hồ sơ kho hàng Lưu trữ các thông tin liên quan đến các kho hàng như tên kho , mã kho … Giúp cho công tác thống kê chủng loại hàng hóa theo mã Kho hàng. BMM003 Hồ sơ danh mục hàng hóa Lưu trữ các thông tin về các danh mục hàng hóa trong mỗi kho xác định và các thông tin chi tiết các sản phẩm trong danh mục đó … BMM004 Nhật ký kho Bảng kê chi tiết các lần nhập hàng theo trình tự thời gian và số tham chiếu của phiếu nhập. Nhập mua hàng Biểu đồ quy trình nhập mua hàng Mô tả quy trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc 1. Bàn giao hàng Nhà cung cấp Kích hoạt: khi NCC mang hàng đến kho giao hàng Đầu vào: Phiếu giao hàng Thao tác: Bàn giao hàng cho thủ kho/ nhân viên nhận hàng. Đầu ra: phiếu giao hàng Không 2. Nhận hàng Thủ kho/ Nhân viên nhận hàng Kích hoạt: khi NCC mang hàng đến kho giao hàng Đầu vào: Phiếu giao hàng Thao tác: Nhận hàng từ NCC Đầu ra: phiếu nhập kho nếu hàng được chấp nhận. Không 3.1 Từ chối nhận hàng Thủ kho/ Nhân viên nhận hàng Kích hoạt: Hàng giao không đủ tiêu chuẩn. Đầu vào: Hàng được bàn giao từ NCC. Thao tác: kiểm tra chất lượng, số lượng hàng giao, đối chiếu với các chứng từ kèm theo như: hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng… Đầu ra: Phát hiện hàng giao không đúng theo yêu cầu -> từ chối nhận hàng -> trả lại NCC 3.2 Lập phiếu nhập kho Thủ kho Kích hoạt: Hàng giao đủ điều kiện nhập kho. Đầu vào: Phiếu giao hàng của NCC. Thao tác: Tạo phiếu nhập kho mới, cập nhật các thông tin sau vào phiếu nhập kho: + Ngày nhập kho; + Số phiếu nhập. + Tên, mã số nhà cung cấp. + Tên, mã số, số lượng, đơn giá, giá trị lô hàng nhập kho. + Thuế VAT, tổng giá trị thanh toán và thời hạn thanh toán. Đầu ra: Phiếu nhập kho đã được cập nhật đầu đủ thông tin nhập hàng. 3.2.1. Tạo hồ sơ cho NCC mới Thủ kho Kích hoạt: NCC mới không có tên trong danh mục NCC của đơn vị. Đầu vào: Phiếu nhập hàng đang được cập nhật tại bước 3.2, phiếu giao hàng của NCC và các chứng từ liên quan. Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho NCC và cập nhật các thông tin sau: + Tên, mã số, địa chỉ, số điện thoại, email của NCC. Đầu ra: Hồ sơ NCC mới được bổ sung và cập nhật vào phiếu nhập hàng. 3.2.2. Thêm mặt hàng mới vào danh mục hàng tồn kho Thủ kho Kích hoạt: Hàng nhập kho mới không có trong danh mục hàng tồn kho của đơn vị. Đầu vào: Phiếu nhập hàng đang được cập nhật tại bước 3.2, phiếu giao hàng của NCC và các chứng từ liên quan. Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho hàng hóa mới và cập nhật những thông tin sau: + Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính. + Số ngày lưu kho trung bình. - Đầu ra: Hàng tồn kho mới được bổ sung vào danh mục hàng tồn kho của đơn vị và được cập nhật vào phiếu nhập kho ở bước 3.2. 4. Ghi sổ nhật ký mua hàng Thủ kho Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho. Đầu vào: Phiếu nhập kho đã được cập nhật đầu đủ thông tin nhập kho. Thao tác: Cập nhật các thông tin về việc nhập kho vào sổ nhật ký bao gồm: + Ngày nhập kho, số phiếu nhập. + Tên, mã số của NCC. + Mã số, tên hàng, số lượng giá trị hàng nhậpvà tổng giá trị thanh toán. Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật phiếu nhập hàng. 5. Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho (thẻ kho) Thủ quỹ Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho. Đầu vào: + Phiếu nhập kho đã được cập nhật đầu đủ thông tin nhập kho. + Thẻ kho mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Thao tác: Cập nhật các thông tin ngày giao dịch, số lượng nhập của từng loại hàng hóa vào từng thẻ kho tương ứng. Tính số lượng tồn hiện tại. Đầu ra: Thẻ kho đã được cập nhật phần nhập kho mới. 6. Ghi sổ chi tiết công nợ Thủ kho Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho. Đầu vào: + Phiếu nhập kho đã được cập nhật đầu đủ thông tin nhập kho. +Sổ chi tiết công nợ được mở riêng cho từng NCC Thao tác: Cập nhật ngày phát sinh và tổng giá trị thanh toán của từng phiếu nhập kho và sổ chi tiết công nợ của NCC tương ứng. Đồng thời tính số dư công nợ hiện tại Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ đã được cập nhật thông tin về công nợ. 6.1. Thanh toán tiền mua hàng Thủ quỹ Kích hoạt: Đơn vị thanh toán tiền cho NCC. Đầu vào: Sổ chi tiết công nợ, số tiền thanh toán cho NCC. Thao tác: Cập nhật số tiền được thanh toán và ngày thanh toán vào sổ chi tiết công nợ. Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ đã được cập nhật việc trả tiền. Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu BMM001 Phiếu nhập hàng Lưu trữ các thông tin liên quan đến việc nhập hàng: thời gian, NCC, tên, số lượng, đơn giá và giá trị hàng nhập… [ ] BMM002 Hồ sơ NCC Lưu trữ các thông tin liên quan đến NCC. Giúp cho công tác thống kê giao dịch theo nhà cung cấp. BMM003 Hồ sơ hàng tồn kho Lưu trữ các thông tin về ban đầu về hàng tồn kho: mã số, tên,số ngày lưu kho trung bình… BMM004 Nhật ký mua hàng Bảng kê chi tiết các lần nhập hàng theo trình tự thời gian và số tham chiếu của phiếu nhập. BMM005 Sổ chi tiết hàng tồn kho/ Thẻ kho Bảng kê chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đối với từng hàng tồn kho theo trình tự thời gian và số chứng từ (nhập & xuất). BMM006 Sổ chi tiết công nợ Bảng kê chi tiết các các phát sinh công nợ và thanh tóan công nợ đối với nhà cung cấp theo trình tự thời gian và số tham chiếu của chứng từ (phiếu nhập & chứng từ thanh toán). Bán hàng cho khách hàng Biểu đồ quy trình bán hàng Mô tả quy trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc 1.Yêu cầu mua hàng Khách hàng Kích hoạt: Khách hàng có yêu cầu mua hàng Đầu vào: Thao tác: Truyền đạt thông tin về hàng mua giữa khách hàng và nhân viên bán hàng. Đầu ra: Nhân viên bán hàng nhận được thông tin về nhu cầu mua hàng của khách hàng. 2. Nhận yêu cầu mua hàng Nhân viên bán hàng Kích hoạt: Nhân viên bán hàng nhận được thông tin về nhu cầu mua hàng của khách hàng. Đầu vào: Thao tác: Kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng (hàng hóa, giá cả). Đầu ra: Thông báo cho khách hàng về việc chấp nhận hay không chấp nhận giao dịch bán hàng. 3. Lập hóa đơn bán hàng / Phiếu xuất bán hàng Nhân viên bán hàng Kích hoạt: Người bán hàng và khách mua hàng đồng ý thực hiện giao dịch bán hàng. Đầu vào: Chi tiết về giao dịch bán hàng (chủng loại, số lượng, và giá cả của hàng bán, phưong thức thanh toán). Thao tác: Tạo phiếu xuất bán hàng/ hóa đơn bán hàng và cập nhật các thông tin sau: + Tên khách hàng, ngày giao giao dịch, số tham chiếu của phiếu xuất bán/ hóa đơn. + Tên, mã số hàng bán, số lượng, giá vốn, giá bán, thuế VAT. + Thuế VAT và phương thức thanh toán. Đầu ra: Phiếu xuất/ hóa đơn bán hàng hoàn chỉnh 3.1 Tạo hồ sơ cho người mua hàng mới Nhân viên bán hàng Kích hoạt: Người mua hàng mới không có trong danh mục khách hàng của đơn vị. Đầu vào: Thông tin về khách hàng mới Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho khách hàng mới và cập nhật các thông tin sau: Tên khách hàng, mã số, địa chỉ liên hệ, số địên thoại, email. Đầu ra: Thông tin về khách hàng mới được cập nhật vào danh mục khách hàng và phiếu xuất bán hàng. 4. Ghi sổ nhật ký mua hàng Nhân viên bán hàng Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất bán hàng. Đầu vào: Phiếu xuất bán hàng đã được cập nhật đến bước 3.1. Thao tác: Cập nhật các thông tin về giao dịch bán hàng vừa thực hiện vào sổ nhật ký bao gồm: + Thời gian phát sinh, số phiếu xuất. + Tên, mã số của người mua hàng. + Mã số, tên hàng, số lượng, doanh thu hàng bán, VAT và tổng giá trị thanh toán. Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật phiếu xuất bán hàng. 5. Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho (thẻ kho) Thủ kho/ nhân viên bán hàng Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất bán hàng. Đầu vào: + Phiếu xuất bán hàng đã được cập nhật hết bước 3.1. + Thẻ kho mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Thao tác: Cập nhật các thông tin ngày giao dịch, số lượng bán của từng loại hàng hóa vào từng thẻ kho tương ứng. Tính số lượng tồn hiện tại. Đầu ra: Thẻ kho đã được cập nhật giao dịch bán hàng mới. 6. Ghi sổ chi tiết công nợ Nhân viên bán hàng Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất bán hàng. Đầu vào: + Phiếu xuất bán hàng đã được cập nhật hết bước 3.1. + Sổ chi tiết công nợ được mở riêng cho từng người mua hàng Thao tác: Cập nhật ngày phát sinh và tổng giá trị thanh toán của từng phiếu xuất bán hàng và sổ chi tiết công nợ của từng người mua hàng tương ứng. Đồng thời tính số dư công nợ hiện tại Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ đã được cập nhật thông tin về công nợ. 6.1. Thanh toán tiền bán hàng Người bán hàng/thủ quỹ Kích hoạt: Người mua hàng thanh toán tiền. Đầu vào: Sổ chi tiết công nợ, số tiền khách hàng thanh toán. Thao tác: Cập nhật số tiền được thanh toán và ngày thanh toán vào sổ chi tiết công nợ. Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ đã được cập nhật việc thu tiền. Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu BMX01 Phiếu xuất bán hàng (hóa đơn bán hàng) Cập nhật toàn bộ các thông tin về giao dịch bán hàng. Đây là biểu mẫu trung tâm. Trong trường hợp sử dụng phần mềm quản lý, đâu là đầu nhập thông tin quan trọng nhất cung cấp thông tin cho toàn bộ các sổ sách và báo cáo liên quan đến giao dịch bán hàng. [ ] BM00 Sổ nhật ký bán hàng Bảng kê chi tiết các giao dịch bán hàng theo trình tự thời gian BM00 Sổ chi tiết công nợ Bảng kê chi tiết các giao dịch bán hàng và thu hồi công nợ của một người mua hàng cụ thể. Nhập - xuất điều chuyển Biểu đồ qui trình nhập –xuất điều chuyển Mô tả qui trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc A. Nhập xuất kho trong cùng một đơn vị trực thuộc. 1. Lập phiếu yêu cầu xuất điều chuyển kho Cán bộ kinh doanh, người quản lý Kích hoạt: Yên cầu bố trí xắp xếp lại hàng hóa trong kho. Đầu vào: Thao tác: Trên máy & thủ công. Lập thông tin hàng hóa cần điều chuyển: tên, mã số, số lượng, giá trị. Đầu ra: Phiếu yêu cầu xuất điều chuyển kho. 2. Từ chối xuất kho. Thủ kho Kích hoạt: Thủ kho sau khi kiểm tra điều kiện xuất kho, phát hiện thấy không đủ điều kiện xuất kho. Đầu vào: Phiếu yêu cầu xuất kho. Thao tác: Đầu ra: Thông báo từ chối xuất kho cho cán bộ liên quan. 3. Điều chuyển hàng tồn kho theo yêu cầu (của phiếu xuất kho) Thủ kho Kích hoạt: Thủ kho kiểm tra điều kiện xuất kho và thấy đủ điều kiện xuất kho. Đầu vào: Phiếu yêu cầu xuất kho Thao tác: Thủ công. Đầu ra: Hàng tồn kho đã được sắp xếp lại theo yêu cầu 4. Lập phiếu xuất điều chuyển Thủ kho Kích hoạt: Hàng hóa đã được điều chuyển. Đầu vào: Phiếu yêu cầu xuất kho đã nêu rõ số hàng tồn kho thực xuất. Thao tác: Tạo phiếu xuất điều chuyển và cập nhật các thông tin sau: + Ngày phát sinh, + Mã kho nhập xuất, + Tên hàng, + Mã hàng, + Số lượng đơn giá, Đầu ra: Phiếu xuất điều chuyển đã được cập nhật hoàn chỉnh. 5. Ghi sổ nhật ký nhập xuất kho Thủ kho Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất điều chuyển. Đầu vào: Phiếu xuất điều chuyển đã được cập nhật đến bước 4. Thao tác: Cập nhật các thông tin về giao dịch vừa thực hiện vào sổ nhật ký bao gồm: + Thời gian phát sinh, số phiếu xuất. + Tên, mã số kho nhập, kho xuất. + Mã số, tên hàng, số lượng, và giá trị. Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật phiếu xuất điều chuyển. 6. Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho (thẻ kho) Thủ kho Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất điều chuyển. Đầu vào: + Phiếu xuất bán hàng đã được cập nhật hết bước 4. + Thẻ kho mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Thao tác: Cập nhật các thông tin ngày giao dịch, số lượng của từng loại hàng hóa vào từng thẻ kho tương ứng. Tính số lượng tồn hiện tại. Đầu ra: Thẻ kho đã được cập nhật giao dịch bán hàng mới. B. Xuất điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc: Các bước được thực hiện giống hệt như qui trình xuất điều chuyển hàng tồn kho trong cùng một đơn vị trực thuộc. Bổ sung bước số 7: Ghi sổ chi tiết công nợ nội bộ như sau: 7. Ghi sổ chi tiết công nợ nội bộ Thủ kho/ kế toán kho Kích hoạt: Thông tin về kho hàng đã được cập nhật trên phiếu xuất kho điều chuyển và sổ nhật ký nhập xuất kho. Đầu vào: Phiếu xuất kho điều chuyển đang được cập nhật hết 4 Thao tác: cập nhật các thông tin về thời gian phát sinh, số tham chiếu phiếu xuất và giá trị thanh tóan và số dư vào sổ chi tiết công nợ nội bộ: Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ nội bộ (chi tiết cho từng đơn vị) phản ánh đúng số dư công nợ của từng đơn vị. C. Nhập điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc 1 &2: Bàn giao và nhận hàng Người giao hàng của đơn vị xuất/ thủ kho (cán bộ nhận hàng) của đơn vị nhập Kích hoạt: Hàng xuất điều chuyển được vận chuyển đến địa điểm nhận hàng của bên nhập. Đầu vào: Phiếu giao hàng của đơn vị xuất hàng Thao tác: Đầu ra: 3.Từ chối nhận hàng Thủ kho/ cán bộ nhận hàng Kích hoạt: Hàng giao không đủ điều kiện nhận hàng Đầu vào: Hàng nhập không đủ điều kiện nhận hàng. Thao tác: Đầu ra: Từ chối nhận hàng. 4 Lập phiếu nhập điều chuyển Thủ kho Kích hoạt: Hàng hóa điều chuyển đã được nhập. Đầu vào: Phiếu giao hàng của đơn vị xuất Thao tác: Tạo phiếu nhập điều chuyển và cập nhật các thông tin sau: + Thời gian phát sinh, + Tên hàng, + Mã hàng, + Số lượng đơn giá, Đầu ra: Phiếp nhập điều chuyển đã cập nhật thông tin về nghiệp vụ nhập điều chuyển. 4.1 Tạo hồ sơ cho hàng tồn kho mới Thủ kho Kích hoạt: Hàng nhập điều chuyển là hàng mới, không nằm trong danh sách hàng tồn kho của đơn vị. Đầu vào: Phiếu nhập kho đã được cập nhật tại bước 4 và phiếu xuất kho của đơn vị xuất. Thao tác: bổ sung danh mục hàng tồn kho & cập nhật tên hàng, số lượng & giá trị vào phiếu nhập kho. Đầu ra: Phiếu nhập kho đã được bổ sung thêm chi tiết về hàng nhập điều chuyển. 5. Ghi sổ nhật ký nhập xuất kho Thủ kho Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập điều chuyển. Đầu vào: Phiếu nhập điều chuyển đã được cập nhật hết bước 4. Thao tác: Cập nhật các thông tin về giao dịch vừa thực hiện vào sổ nhật ký bao gồm: + Thời gian phát sinh, số phiếu nhập. + Tên, mã số kho nhập, kho xuất. + Mã số, tên hàng, số lượng, và giá trị. Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật phiếu nhập điều chuyển. 6. Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho Thủ kho Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho điều chuyển. Đầu vào: + Phiếu nhập kho điều chuyển đã được cập nhật đầu đủ thông tin nhập kho. + Thẻ kho mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Thao tác: Cập nhật các thông tin thời gian giao dịch, số lượng nhập của từng loại hàng hóa vào từng thẻ kho tương ứng. Tính số lượng tồn hiện tại. Đầu ra: Thẻ kho đã được cập nhật phần nhập kho mới. 7. Ghi sổ chi tiết công nợ nội bộ Thủ kho Kích hoạt: Thông tin về kho hàng đã được cập nhật trên phiếu nhập kho điều chuyển. Đầu vào: Phiếu nhập kho điều chuyển đã được cập nhật hết 4 Thao tác: cập nhật các thông tin về thời gian phát sinh, số tham chiếu phiếu xuất và giá trị thanh tóan và số dư vào sổ chi tiết công nợ nội bộ: Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ nội bộ (chi tiết cho từng đơn vị) phan ánh đúng số dư công nợ của từng đơn vị. Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu BMDC01 Phiếu xuất điều chuyển Cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến việc xuất điều chuyển hàng BMDC02 Phiếu nhập điều chuyển Cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến việc nhập điều chuyển hàng BMDC03 Sổ chi tiết công nợ nội bộ Ghi chép toàn bộ các giao dịch thanh toán giữa các đơn vị trực thuộc (VD: các chi nhánh trong một công ty..) Hàng bán bị khách hàng trả lại Biểu đồ quy trình khách hàng trả lại hàng Mô tả quy trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc 1. Yêu cầu trả lại hàng Khách hàng Kích hoạt: Khách hàng mang hàng đã bán đến trả lại Đầu vào: Thao tác: Đầu ra: 2. Đổi hàng mới Nhân viên bán hàng/ Người mua hàng Kích hoạt: Người mua hàng đồng ý đổi hàng mới. Đầu vào: Thao tác: Nhân viên bán hàng tiến hành đổi hàng mới cho người mua hàng. Đầu ra: 3. Lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại Nhân viên bán hàng/ thủ kho Kích hoạt: Người mua không đồng ý đổi hàng, đơn vị bán hàng phải nhận lại hàng đã bán từ người mua. Đầu vào: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, các thông tin về hàng bị trả lại. Thao tác: Người bán hàng cập nhật các thông tin sau vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại: + Tên, mã số của người mua, ngày giao dịch, mã số tham chiếu của phiếu nhập. + Tên, mã số, số lượng, giá nhập lại (giá nhập lại có thể thấp hơn giá bán hàng ban đầu). 4. Cập nhật sổ nhật ký hàng bán bị trả lại Xin xem chi tiết phần nhập hàng 5. Cập nhật sổ chi tiết công nợ Xin xem chi tiết phần nhập hàng 5.1 Thanh toán tiền cho người mua Xin xem chi tiết phần nhập hàng 6. Cập nhật sổ chi tiết hàng tồn kho /thẻ kho Xin xem chi tiết phần nhập hàng Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu BMR01 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. (giao diện giống như phiếu nhập mua hàng). Ghi chép toàn bộ các thông tin về giaodịch hàng bán bị trả lại. [ ] Hàng xuất trả lại nhà cung cấp Biểu đồ quy trình hàng xuất trả lại nhà cung cấp Mô tả quy trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc 1. Yêu cầu trả lại nhà cung cấp Thủ kho Kích hoạt: Thu kho nhận được yêu cầu xuất trả lại NCC. Đầu vào: Danh sách hàng hóa cần xuất Thao tác: Thông báo cho NCC thông tin về hàng xuất trả lại. Đầu ra: Thủ kho đã xác định phương án giải quyết đối với hàng cần xuất trả lại 2. Đổi hàng mới Thủ kho/khách hàng Kích hoạt: NCC đồng ý nhận lại hàng và đổi hàng mới cho đơn vị. Đầu vào: Thao tác: Thủ kho và NCC tiến hành thay thế hàng cũ bằng hàng mới mà không cần thiết phải cập nhật sổ sách chứng từ. Đầu ra: 3. Lập phiếu xuất trả lại NCC Thủ kho Kích hoạt: NCC không có hàng thay thế nên đồng ý nhận lại hàng và ghi giảm công nợ. Đầu vào: Phiếu xuất trả lại hàng Thao tác: Thủ kho lập phiếu xuất trả lại hàng và nhập các thông tin sau: + Tên, mã số NCC, ngày giao dịch. + Tên, mã hàng, số lượng, đơn giá và giá trị hàng tồn kho. + Nhập đơn giá mà nhà cung cấp đồng ý nhập lại. Đầu ra: Phiếu xuất trả lại đã được cập nhật đủ thông tin. 4. Lập sổ nhật ký Xin xem chi tiết phần Bán hàng cho khách hàng 5. Cập nhật sổ chi tiết công nợ Xin xem chi tiết phần Bán hàng cho khách hàng 6. Cập nhật thẻ kho Xin xem chi tiết phần Bán hàng cho khách hàng Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu BMR02 Phiếu xuất trả lại NCC Nhập toàn bộ các thông tin liên quan đến xuất trả lại NCC [ ] [ ] Kiểm soát hàng hóa trong kho Sơ đồ quy trình nghiệp vụ: 4.9.2 Mô tả quy trình Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc Tạo báo cáo hàng chậm luân chuyển Thủ kho(Nhân viên kiểm kê) Thực hiện việc tổng kết các thông tin liên quan để tạo ra báo cáo hàng chậm luân chuyên tạo thẻ kho Thủ kho(Nhân viên kiểm kê) Thực hiện việc kiểm tra các điều kiện ràng buộc để tạo ra thẻ kho Tạo báo cáo tồn kho Thủ kho(Người kiểm kê) Tạo báo cáo hàng tồn kho theo các tiêu chí Thao tác hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho Thủ kho(Người thực hiện) thực hiện thao tác hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho Xem/In báo cáo hàng c.hậm luân chuyển Thủ kho(Người có thẩm quyền) Xem / In thẻ kho Xem / In báo cáo tồn kho Xem / Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho Tính giá hàng tồn kho Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mô tả Mẫu BMKX01 Biểu mẫu báo cáo hàng chậm luân chuyển Báo cáo hàng hoá chậm luân chuyển BMKX02 Sổ chi tiết tồn kho của một vật tư(Thẻ kho) BMKX03 Biểu mẫu báo cáo hàng tồn kho BMKX04 Biểu mẫu báo cáo kiểm kê hàng tồn kho BMKX05 Danh mục các loại giá cần kiểm soát trong hệ thống BMKX06 Giá trị tồn kho BMKX07 Tổng hợp nhập xuất BMKX08 Hàng tồn các kho BMKX09 Hàng bán các kho BMKX10 Hàng bán các tháng BMKX11 Đầu tư các tháng BMKX12 Báo cáo tổng hợp nợ phải thu BMKX13 Báo cáo tổng hợp nợ phải trả YÊU CẦU VỀ HỆ THỐNG PHẦN MỀM Yêu cầu kiến trúc tổng thể Yêu cầu chung về mô hình hệ thống Hệ thống có hai phân hệ chương trình: Quản trị trung tâm và quản lý tại các điểm bán lẻ. Mỗi phân hệ xây dựng theo mô hình Client-Database server. Tại mỗi điểm bán lẻ đều có hệ thống cơ sở dữ liệu riêng, dữ liệu tại các điểm bán lẻ được kết xuất đưa về kho dữ liệu trung tâm. Hệ thống được xây dựng dựa trên công nghệ .Net Framework Yêu cầu chung về môi trường kỹ thuật hệ thống Xây dựng hệ thống Warehouse phục vụ được các yêu cầu cơ bản của hệ thống bán hàng phân tán Font sử dụng Unicode Môi trường vận hành mạng hệ thống: Mạng Internet máy chủ cơ sở dữ liệu Windows Server 2000 hoặc cao hơn. Các máy trạm làm việc: Windows 2000 Profestional hoặc cao hơn Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2000 tại các điểm bán lẻ. Hệ quản trị cơ sỏ dữ liệu MS SQL Server 2000 đối với dữ liệu tại máy chủ. Với mô hình cơ sở dữ liệu phân tán khai thác phân tán ở mọi điểm bán hàng đều sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 đối với máy chủ tại điểm bán lẻ đó Công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu ERWin3.5 Công cụ thiết kế và lập trình hệ thống: Rational Rose 2003 & MS VS Net Yêu cầu về bảo mật và độ tin cậy dữ liệu Hệ thống được bảo mật bởi các mức bảo mật, các hình thức bảo mật khác nhau nhằm đảm bảo chống lại sự tấn công từ bên ngoài: Bảo mật mức hạ tầng mạng: Bảo mật truy cập hệ điều hành Bảo mật truy cập CSDL Bảo mật truy cập ứng dụng Đảm bảo tính bảo mật dữ liệu tại các hệ thống tại các điểm bản lẻ. Đảm bảo dữ liệu truyền thông giữa các điểm bán lẻ và dữ liệu trung tâm . Đảm bảo khả năng backup dữ liệu và phục hồi hệ thống. Yêu cầu tổ chức và thiết kế dữ liệu Yêu cầu tổ chức tổng thể Hệ thống được tổ chức thành hai loại cơ sở dữ liệu: CSDL tập trung và CSDL tại các điểm bán lẻ phân tán. Hai loại CSDL này có sự đồng bộ trao đổi dữ liệu lẫn nhau: Cơ sở dữ liệu tập trung: là điểm phát sinh và lưu trữ tổng thể các dữ liệu danh mục, dữ liệu dùng chung của toàn bộ hệ thống. Những dữ liệu này được đồng bộ xuống CSDL tại các điểm bán lẻ phân tán. CSDL tập trung cũng là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch từ các nơi đồng bộ về, dữ liệu giao dịch được xác định là các chứng từ cơ sở. Cơ sở dữ liệu tại các điểm bán lẻ phân tán: là điểm phát sinh và lưu trữ các dữ liệu giao dịch của điểm bán lẻ đó. Tổ chức lược đồ tại các loại CSDL tuân theo các tiêu chí sau: Lược đồ CSDL ở hai loại CSDL là giống nhau Lược đồ CSDL được tổ chức thành từng vùng theo các module nghiệp vụ và chức năng chương trình để tiện theo dõi và quản lý. Các lược đồ chia tách đó phải đảm bảo độc lập tương đối nhau để có thể tuỳ theo mức độ cài đặt của chương trình mà quyết định sử dụng lược đồ nào. Yêu cầu về tổ chức và đồng bộ dữ liệu Dữ liệu được chia làm ba loại: Dữ liệu danh mục, dữ liệu giao dịch phát sinh và dữ liệu kết xuất. Các tiêu chí thao tác, đồng bộ trên các loại dữ liệu này như sau: Dữ liệu danh mục được đồng bộ từ trung tâm xuống. Dữ liệu danh mục tối thiểu phải bao gồm các danh mục sau: Danh mục chủng loại hàng Danh mục hàng hoá Danh mục sổ sách, chứng từ sử dụng Danh mục phân nhóm đối tượng: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đại lý … Tại các điểm bán lẻ phân tán, nếu có nhu cầu thay đổi về dữ liệu danh mục thì cần phải báo trước về trung tâm. Trung tâm tiến hành thay đổi và báo xuống tất cả các điểm bán lẻ. Nơi nào có nhu cầu thì chủ động đồng bộ dữ liệu. Dữ liệu giao dịch được truyền từ các điểm bán lẻ về Trung tâm. Các dữ liệu giao dịch đồng bộ về phải luôn có mã định danh để Trung tâm có thể nhận biết và quản lý theo nơi truyền về. Dữ liệu kết xuất: được kết xuất ra từ dữ liệu phát sinh theo chu kỳ quản lý. Dữ liệu kết xuất này tuân theo hình thức nghiệp vụ quản lý kho hàng và bán hàng. Yêu cầu chung về chức năng hệ thống Giải quyết được bài toán đặt ra, bao gồm hệ thống nghiệp vụ bán hàng - quản lý kho hàng lõi - bán hàng và phân hệ bán hàng tuân theo khái niệm POS. Các nghiệp vụ lõi cần đáp ứng được mô hình hoá bên trên bao gồm: Mua hàng từ nhà cung cấp: Bán hàng cho khách hàng: Nhập – xuất điều chuyển: Hàng bán bị khách hàng trả lại: Hàng xuất trả nhà cung cấp: Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm cần có các chức năng về quản trị. Bao gồm: Quản trị dữ liệu Quản trị danh mục Quản trị cấu hình hệ thống Để đảm bảo các vấn đề về tổ chức dữ liệu và đồng bộ dữ liệu, hệ thống cần có chức năng về truyền thông, cùng với những công cụ quản trị của nó.