Mô tả quy trình định biên và liên hệ thực hiện quy trình trong cơ quan hành chính Nhà nước

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN Môn: Định biên trong cơ quan hành chính Nhà nước Đề tài: Mô tả quy trình định biên và liên hệ thực hiện quy trình trong cơ quan hành chính Nhà nước Giảng viên hướng dẫn : Ngô Thành Can Người thực hiện : Nguyễn Thị Mai Phương Lớp : KH9-NS2 HÀ NỘI,5/3/2012 Nguồn lực con người là nguồn lực cơ bản nhất, quyết định nhất tới sự sống còn của tổ chức. Con người vừa là động cơ vừa là chủ thể của lao động. Quản lí con người là một lĩnh vực cần có sự linh hoạt và sáng tạo. Đặc biệt là trong cơ quan hành chính Nhà nước thì điều này đóng một vai trò hết sức quan trọng. Nó tác động đến hiệu quả làm việc và chất lượng nền hành chính. Sự tiến bộ của nền hành chính là phụ thuộc vào tri thức và năng lực của đội ngũ cán bộ công chức. Định biên được hiểu là xác định một số lượng người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng khối lượng công việc cụ thể từng tổ chức cho tương lai. Nói cách khác định biên là việc quyết định số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức cho một cơ quan, đơn vị. Trong cơ quan Nhà nước, định biên là quyết định của Nhà nước về số lượng và cơ cấu cán bộ công chức cho từng loại cơ quan Nhà nước. Định biên trong cơ quan nhà nước là quyết định pháp luật, đòi hỏi sự châp hành nghiêm túc. Thông quan định biện Nhà nước quản lis chặt chẽ và thống nhất nguồn nhân lực, quyết định và quản lí ngân sách, tiền lương và các hoạt động quản lí của bộ máy công sở. Định biên trong cơ quan hành chính Nhà nước chịu sư ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố. Chúng ta có thể chia ra làm các yếu tố bên trong và bên ngoài. Yếu tố bên ngoài tổ chức bao gồm: Thứ nhất, hệ thống pháp luật và chính sách về lao động của Nhà nước. Những quy định chung của hệ thống pháp luật tạo khung pháp lí chung cho việc quản lí nguồn nhân lực của tổ chức. Các chính sách của nhà nước góp phần tạo lập lực lượng lao động cho các quốc gia. Cả pháp luật và chính sách về lao động của nhà nước sẽ tạp nên những đặc điểm của người lao động. Tiến hành định biên nhân sự cho tổ chức, các nhà quản lí nhân sự cần thực hiện trong khuôn khổ những quy định chung của pháp luật. Đặc biệt đối với tổ chức nhà nước, việc đinh biên phải dựa trên các quy đinh chặt chẽ của pháp luật, bao gồm cả những quy định nói chung va những quy định riêng cho khu vực công. Những năm qua nhà nước ta đã xây dựng hệ thống pháp luật ngày càng chặt chẽ hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân. Nghị đinh số 18 năm 2004 về tiền lương cho cán bộ công chức, các pháp luật về số lượng biên chế của từng cơ quan đơn vị. Đặc biệt là nhà nước ta đã có những chính sách về nhân sự trong cơ quan hành chính nhà nước ở các vùng dân tộc, vùng núi, vùng sâu vùng xa. Ưu tiên con em dân tộc đi học, ưu tiên những người có tinh thần xung phong cống hiến cho nhũng vùng núi vùng khó khăn. Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến việc định biên trong cơ quan hành chính nhà nước. Nhà nước có các chính sách thu hút nhân tài, ưu tiên con em có hoàn cảnh khó khăn. Những năm gần đây đội ngũ cán bộ công chức ngày càng hiện đại hơn, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao hơn nên nền hành chính của chúng ta ngày càng được cải thiện. Số lượng và cơ cấu nhân sự ngày càng hợp lí hơn. Thứ hai là các yếu tố thị trường lao động. Các yếu tố thuộc thị trường lao đọng là các yếu tố thuộc về nguồn cung lao động cho tổ chức, như sự cạnh tranh tư các tổ chức bên ngoài, chất lượng và giá cả của lao động…Nội dung chính của định biên không chỉ đơn thuần là xác định nhu cầu nhan lực cho tổ chức mà còn phải dựa trên nguồn cung nhân lực. Và các yếu tố thuộc thị trường lao động này phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu nhân lực, tức là nguồn cung lao động cho tổ chức. Trong bối cảnh trên thị trường lao động có sự cạnh tranh ngà càng gay gắt về nhu câu nguôn nhân lục có chất lượng, việc định biên nhân sự cho các tổ chức ngày càng phải quan tâm hơn đến yếu tố này, trong sư gắn kết với giá cả và thị trường lao động. Sự cạnh tranh nhân lực thể hiện ở hai phương diện: một là cạnh trnah trong thu hut nhân lực cần cho tổ chức, hai la cạnh tranh để giữ nhân sự của tổ chức trước tình trạng rời bỏ của tổ chức. Các yếu tố bên ngoài tổ chức: Thứ nhất là các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Xác định nhân sự cho một tổ chức cần gắn với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Đề đạt được mục tiêu trong một thời gian nhất định, mỗi tổ chức phải có một tập hợp những người lao động hợp lí( không dư thừa và không thiếu hụt) và chất lượng nguồn nhân lực. Hai yếu tố của định biên này cũng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Trong những năm quan nước ta đã tích cực học hỏi nền hành chính của các nước tiên tiến trên thế giới và áp dụng được phần nào đó vào nền hành chính của mình. Nhà nước ta có các chính sách thu hút nhân tài, tạo điều kiện cho họ có cơ hội để thể hiện và cống hiến hết khả năng của mình. Có như vậy thì nền hành chính của chúng ta mới có thể hiện đại và tiến bộ hơn được. Để cải thiện đời sống văn hóa tinh thần và vật chất của người dân ở các vùng xâu xa, nhà nước ta đã có chính sách đưa cán bộ lên công tác để cải thiện, giúp đỡ bà con nhân dân. Như vậy tùy vào mục tiêu của tổ chức mà việc xác định nhân sự được tiến hành. Thứ hai là quy mô hoạt động của tổ chức. Điều này được xác định trên cả phương diện không gian và lãnh thổ và quy mô các hoạt động. Trong tương quan về nhu cầu nhân lực, cô lập những biến khác có nhu cầu định biên nhân sự, quy mô tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu định biên nhân sự. Những tổ chức nhỏ thường có nhu cầu về số lượng nhân sự ít hơn so với tổ chức có số lượng lớn. Địa bàn hoạt động và quy mô các hoạt động lớn dẫn đến các yêu cầu về số lượng công việc cần đáp ứng hơn. Ví dụ trong cùng một huyên, có ha trường cấp III, tuy nhiên một trường thỉ chỉ cần 40 giáo viên là đủ, nhưng một trường cần tới hơn 100 giáo viên, lí do vì trường cần nhiều giáo viên hơn là do địa bàn thuận tiện, chất lượng đào tạo cao hơn, hằng năm số học sinh đỗ đại học cao hơn nên thường các học sinh trong huyện đều muốn dự thi vào trường đó. Thứ ba định biên còn phụ thuộc vào số lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc. Công việc mà nhiều, phức tạp thì cần nhiều nhân sự hơn. Như vậy không thể tách rời định biên với công việc cụ thể của tổ chức. Ví dụ, văn phòng chính phủ cần nhiều nhân lực hơn cơ quan khác, đồng thời đòi hỏi trình độ cao hơn vì thường xuyên làm việc với người nước ngoài, nhân sự phải có tiếng anh, ngoại giao tốt. Như vậy nó không chỉ đòi hỏi nhiều hơn mà còn đòi hỏi cao hơn về trình độ. Thứ tư là điều kiện công nghệ ứng dụng. Trong thời đại phát triển vượt bậc của khoa học kĩ thuật, công nghệ đang dần được xem là nguồn hỗ trợ va thay thế lực lượng lao động. Việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động của tổ chức có tác động đến định biên theo các cách: Một là; công nghệ dần thay thế một phần sức lao động của con người làm giảm nhu cầu về số lượng nhân sự, đặc biệt là đối với các công việc có tính chất thủ công. Hai là: làm xuất hiện những yêu cầu mới, công việc mới với yêu cầu chất lượng nhân sự có chất lượng cao hơn. Ba là: tác động đến định mức lao động của các vị trí công việc yêu cầu dẫn đến những biến đổi trong nhân sự Thứ năm là phụ thuộc và mức độ chuyên môn hóa. Nghĩa là tính chất chuyên sâu của công việc đòi hỏi ở người lao động. Tính chất chuyên môn hóa quy định cơ cấu vị trí công việc trong tổ chức. Mức độ chuyên môn hóa ngày càng cao. Thứ sáu la tính ổn định của tổ chức. Định biên nhân sự được thực hiện ở giai đoạn đầu khi thiết kế mới tổ chức đồng thời cả giai đoạn về sau khi có yêu câu về thay đổi nhân sự. Tính ổn định này tác động rõ nét nhất đên biên chế nhân sự trong giai đoạn sau khi thành lập. Nếu ở giai đoạn đàu thiết kế mới tổ chức, tính ổn định của tổ chức là yếu tố cân để dự tính để lựa chọn chất lượng nhân sự phù hợp thì giai đoạn sau tính ổn định ảnh hưởng tới cả số lượng và chất lượng nhân sự. Một tổ chức ổn định thường duy trì trạng thái ổn định nhân sự. ngược lai những tổ chức có tính bất định cao, công việc định biên được thực hiện thường xuyên hơn nhiều với nhiều biến động, có thể tăng hoặc giảm nhân sự. Thứ bảy là khả năng tà chính của tổ chức sẽ ảnh hưởng đến việc định biên nhân sự. Định biên nhân sự là những dự tính cần thiết về nhân sự cho tổ chức dựa trên nhiều căn cứ. một trong những yếu tố không thể không tính đến là khả năng tài chính của tổ chức. Tài chính của tổ chức có cơ cấu các khoản thu chi nhất đinh, trong đó quỹ lương là một bộ phận chiếm tỷ lệ quan trọng trong nguồn chi của tổ chức. Trong điều kiện tài chính hạn hẹp, việc định biên sẽ gặp nhiều khó khăn và trong nhiều trường hợp, nó ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công tác định biên. Từ việc nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến định biên trong cơ quan hành chính nhà nước thì các nhà nghiên cứu đã đưa ra một số các nguyên tắc như sau Thứ nhất, định biên phải tuân theo nguyên tắc tính khoa hoc. Trong đó nguyên tắc có việc mới cần người. Nếu công việc mới xuất hiện mà không thể giao thêm cho một người nào đó trong tổ chức thì mới đòi hỏi phải có thêm biên chế để đảm nhận công việc này. Nếu một công việc trước đây chỉ do một hoặc hai người đảm nhận nhưng tính chất công việc đó, quy mô mở rộng, gia tăng, nếu không bổ sung thì không hoàn thành nhiệm vụ. Nguyên tắc tùy việc chọn người là một yêu cầu mang tính logic là trước hết phải nghiên cứu đặc điểm và nhu cầu công việc để lựa chọn người phù hợp với công việc đó, đảm bảo mỗi công việc đều có ngươi làm chứ không phải là mỗi việc đều có người làm. Mục đích chọn người để họ đảm đương công việc, chức vụ nhất định, yêu cầu họ tiến hành công việc với chức vụ đó, phải có dủ kiến thức kĩ năng và thái độ tốt để làm việc. Nguyên tắc tùy người giao việc, nguyên tắc này nhấn mạnh đến yếu tố con người trong tổ chức. Khi tiến hành định biên trong tổ chức không được coi nhẹ đặc điểm và năng lực của con người. Xét về giác độ con người. chỉ có căn cú vào đặc điểm của từng người để sắp xếp công việc mới có thể làm cho tiềm năng của họ được phát triển đầy đủ nhất, làm cho nhiệt tình công tác được phát huy tới mức cao nhât. Công việc của các bộ phận, các cương vị trong tổ chức cuối cùng đều phải hoàn thành do con người. Ngay cả tổ chức hoàn toàn mới cũng không phải luôn luôn có thể tuyển dụng được nhũng nhân viên lý tưởng từ xã hội. Khi thiết kế sản phẩm, người ta cũng phải nghĩ đến những hạn chế về chất lượng, tính năng của vật liệu có thể sử dụng… Ngoài những nguyên tắc trên, định biên trong cơ quan hành chính nhà nước cần tuân thủ theo các nguyên tắc đặc thù của tổ chức hành chính nhà nước. Tổ chức hành chính nhà nước là tổ chức có tính đặc biệt hơn so với các tổ chức khác. Định biên của tổ chức hành chính nhà nước từ trung ương xuống địa phương cần tuân thủ những nguyên tắc sau: Thứ nhất: nguyên tắc pháp luật là yếu tố hàng đầu. Định biên của tổ chức quản lý hành chính nhà nước do pháp luật quy định và chỉ được thực hiện theo quy định đó. Mọi sự vi phạm, bổ sung, thêm bớt đều vi phạm pháp luật và đó là định biên không hợp pháp. Trong tổ chức hành chính nhà nước, một số trường hợp đã được luật quy đinh. Ví dụ như; số lượng phó thủ tướng, phó giám đốc các sở, trưởng phòng, phó phòng… Còn được quy định cụ thể như; chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh sẽ có quyền phê duyệt các trưởng phòng, chủ tịch có quyền giới thiệu các chức danh phó thủ tưởng chính phủ… Trong nghị đinh 13/2008/NĐCP quy định số lượng người : phó giám đốc sơ chuyên môn của tình không quá 3 người, số lượng tổ chức chuyên môn cấp tỉnh tù 17 đến 20 người... Thứ hai: nguyên tắc tương đồng thống nhất, Nguyên tắc này xuất phát từ quan điểm cho rằng hệ thống các tổ chức hành chính nhà nước được tổ chức theo thứ bậc bao gồm cả chiều dọc và chiều ngang. Ở mỗi cấp hành chính có nhiều tổ chức. Về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân cấp tỉnh được quy định thống nhất chung, do đó định biên của các tỉnh tương đối tương đồng. Giống nhau về số lượng sở, phòng ban, trừ một số trường hợp là có thêm sở vì tùy thuộc vào vị trí địa lý. Thứ ba: nguyên tắc tính đến các yếu tố đặc thù. Đây là nguyên tắc thể hiện đặc trưng của hoạt động quản lí hành chính nhà nước. Mỗi vùng lãnh thổ có nét đặc trưng riêng đòi hỏi phải có người đảm nhận vai trò đó. Ví dụ như các tỉnh trung du miền núi phía bắc, các tỉnh vùng Tây nguyên… thì sẽ có ban dân tộc. Nguyên tắc này thường để mở cho các địa phương trình lên cấp trên phê duyệt cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ. Thư tư: nguyên tắc chịu sự chi phối của ngân sách nhà nước. Công tác định biên phải tính đến khả năng chi trả từ nguồn ngân sách nhà nước. Hằng năm kế hoạch biên chế, sự điều chỉnh biên chế được xây dựng có sự tham gia của các cơ quan kiểm soát liên quan như tài chính, kế hoạch. Như vậy chúng ta có thể thấy được định biên trong cơ quan hành chính Nhà nước là vô cùng quan trọng. Nó đóng góp một phần to lớn vào sự phát triển của tổ chức, của sự hiện đại và chuyên môn hóa của tổ chức. Vì vậy các cơ quan hành chính Nhà nước cần phài tuân thủ pháp luật về định biên để nâng cao chất lượng nhân sự.