Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác văn thư ở trường THCS

Đề tài SKKN: MỘT SỐ  BIỆN PHÁP THỰC HIỆN NHẰM NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS I. Đặt vấn đề:       Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ  chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:       - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số  liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.       - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.       - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt  động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.       - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.       Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ  sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt và được vận hành một cách trơn tru. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.       Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường phổ thông nói chung và các trường THCS nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư lưu, trữ hồ sơ phải được coi trọng.       Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư  hành chính giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.       Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ  giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra.       Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư  hành chính nhà trường. Ý thức đầy đủ  được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường. II. Cơ  sở lý luận:       Về  cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư  là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. III. Cơ  sở thực tiễn:       Từ  những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ  sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ  đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị         Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư hành chính nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường.  IV. Nội dung nghiên cứu:       Về  cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư  là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.       Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự  tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc  đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự  liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.       Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng, tuy nhiên bản thân tôi nêu một số công tác quan trọng nhất để thực hiện gồm những phần việc sau: Quản lý công văn đi Quản lý công văn đến Đánh máy các loại văn bản Quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên       Để phát huy hiệu quả công tác văn thư hành chính, bản thân tôi đã thực hiện các biện pháp sau:       1. Biện pháp quản lý công văn đi:       Các công văn gởi cho các cơ quan trong và ngoài nhà trường do các bộ phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, tôi nhận trách nhiệm đánh máy, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành.       Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả, ngữ pháp….       Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký  vào sổ công văn đi, ghi số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi. Văn bản chuyển đi phải vào bì, dán kín, ghi rõ địa chỉ nơi nhận và chuyển đi trong ngày ban hành văn bản. Hầu hết các văn bản gởi cho cơ quan phòng GD&ĐT và các cơ quan liên quan, tôi trực tiếp đi gởi để đảm bảo công văn không bị thất lạc. Các văn bản gởi ra ngoài hoặc gởi cho nội bộ trường, tôi cũng trực tiếp gởi và ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực hiện.       Mẫu sổ công văn đi. STT Ngày tháng gởi Nơi nhận Trích yếu nội dung Lưu hồ  sơ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1 2 …………. …………. ……… ………. …………… …………… ……… ………. …….. ……..       Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gởi đi là việc đánh máy và in công văn. Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản. Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định.       Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo qui định: chỉ  đóng dấu khi có chữ ký của thủ trưởng. - Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ. - Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ ri`êng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,… SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI STT Ngày, tháng Số và ký hiệu CV đi Cơ quan nhận CV Tên người nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1 2 …………. ………… …………. ………….. ………… ……….. …………… ………….. ………. ………  2. Quản lý công văn đến:       Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có  hiệu quả công tác quản lý nhà trường và  phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc  quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.       Trong tiếp nhân công văn đến, tôi phân loại, vào sổ công văn đến và trình ngay cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong, tôi sao in gởi cho các tổ và cá nhân thực hiện, bản chính lưu vào sổ công văn đến, sắp xếp theo từng loại, từng cấp và theo thời gian để thuận tiện trong việc tìm kiếm giúp cho Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc được dễ dàng.       Mẫu sổ công văn đến: Số  đến Ngày  đến Nơi gởi công văn Số  KH công văn Ngày công văn Trích yếu về… Loại Người  nhận Ký  nhận Ghi chú       Trong quá trình xử lý công văn đến phải thực hiện theo đúng quy trình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình công văn, chuyển lãnh đạo phòng. Khi tiếp nhận công văn xử lý của lãnh đạo, chỉnh sửa, nhập vào máy hoặc ghi sổ theo ý kiến xử lý của lãnh đạo và chuyển cho các bộ phận thực hiện phải ký nhận. Việc quản lý công văn đi phải tuân thủ thể thức văn bản theo đúng quy định tại Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 7/4/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Lưu ý thể thức văn bản phải theo đúng nội dung, biểu mẫu hướng dẫn phòng GD&ĐT. Phải mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi ra bên ngoài, đối với công văn chuyển nội bộ phải có ký xác nhận rõ ràng. Việc sao văn bản phải đảm bảo số lượng và quy định của ngành. Khi xử lý công văn đi phải sử dụng con dấu đúng quy định, tuyệt đối không đóng dấu vào văn bản được ký bởi người không có thẩm quyền ký hoặc bản photo dấu đen (trừ bản sao lục, sao y bản chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ của đơn vị.       3. Đánh máy soạn thảo văn bản:       Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình thực hiện:       - Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán bộ công chức.       - Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.       - Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn.       4. Quản lý hồ sơ học sinh:       Hồ  sơ học sinh gồm học bạ, Sổ đăng bộ, Sổ  điểm, văn bằng chứng chỉ.       - Sổ đăng bộ ghi đủ thông tin các cột, mục qui định, cạp nhật kịp thời, cuối năm trình Hiệu trưởng ký duyệt.       - Học bạ: Xếp theo từng lớp học sinh, định kỳ giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm tra kỹ trước khi trình  Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm. Thường xuyên theo dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian qui định.       - Học bạ, sổ ghi điểm lưu giữ cẩn thận, khi giao nhận giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, sắp xếp ngăn nắp trong từng ngăn tủ có ghi tên để tìm khi cần thiết.       - Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cận thận, bảo quản, tránh thất lạc. Học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng; nếu có người nhận thế thì phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp cho Giáo viên và Lãnh đạo nhà trưởng quản lý, theo dõi kết quả học tập của học sinh được dễ dàng hơn.       5. Quản lý hồ sơ giáo viên:        Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, các chứng nhận khen thưởng, thi đua. Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn, mỗi tổ ở một vị trí nhất định, đồng thời hồ sơ của một cán bộ GV CNV tôi đánh mật mã, để khi vào sử dụng tiện việc tìm kiếm kịp thời       Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc. 6. Kết quả Từ khi áp dụng những kinh nghiệm trên bản thân nhận thấy đạt một số kết quả sau: - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngỡ. - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày. - Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định. - Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. V. Kết luận:       Công tác văn thư lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định, vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành được lưu trữ khoa học sẽ giúp việc nghiên cứu cơ sở pháp lý của quyết định được dễ dàng. Hệ thống văn bản này là cơ sở để đảm bảo một quyết định hành chính được ban hành đúng thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành.       Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau, thẩm định hiệu quả từng phương án và lựa chọn phương án để ra quyết định được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay.       Nhờ  có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thờI gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thờI giúp cho công tác quản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đã đề ra.       Việc theo dõi, đánh giá kết quả giáo dục học sinh của giáo viên và Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng; giải quyết kịp thời các yêu cầu của phụ huynh và giáo viên trong việc thực hiện hồ sơ học sinh. VI. Đề xuất: - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn. - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn. - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay. - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ.                                        TÀI LIỆU  THAM KHẢO  Thông tư  01/2011/TT-BNV: Hướng dẫn thể thức và kỹ  thuật trình bày văn bản hành chính Mẫu soạn thảo văn bản: Dùng cho cán bộ lãnh đạo quản lý và công chức văn phòng – Tác giả: Hoàng Thị Loan – Nhà xuất bản thống kê. Các trang Web của bộ GD&ĐT, bộ Nội vụ.  MỤC LỤC TT Nội dung Trang I Đặt vấn đề 1 II Cơ sở lý  luận 2 III Cơ sở thực tiễn 2 IV Nội dung nghiên cứu 3 1 Biện pháp quản lý  công văn đi 4 2 Quản lý công văn  đến 5 3 Đánh máy soạn thảo văn bản 6 4 Quản lý hồ sơ học sinh 6 5 Quản lý hồ  sơ giáo viên 7 6 Kết quả 7 V Kết luận 8 VII Đề xuất 9 Tài liệu tham khảo 10 Mục lục 11