Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu máy móc tại xí nghiệp Sông Đà 126

nh Dựa vào những kết quả có được từ việc nghiên cứu thị trường giám đốc xí nghiệp sẽ tổ chức một cuộc họp có sự tham gia của phòng kinh doanh và ban tài chính để đóng góp xây dựng một phương án kinh doanh hoàn hảo nhất đối với xí nghiệp. Một phương án kinh doanh của xí nghiệp bao giờ xây dựng cũng phải đảm bảo nêu rõ những nội dung sau: - Phương án nhập khẩu: +Tên hàng, số lượng, thuế nhập khẩu, thuế GTGT +Theo hợp đồng số.. +Đơn giá. +Điều kiện giao hàng +Phí bảo hiểm +Phương thức thanh toán. +Tổng giá trị hợp đồng. +Các chi phí liên quan đến nhập khẩu (lãi suất ngân hàng, phí mở tín dụng thư, chênh lệch tỷ giá, chi phí lưu kho lưu bãi, giao nhận, cước xếp dỡ, chi phí giám định hải quan.) -Phương án bán hàng: Đơn giá bán. -Hiệu quả kinh doanh: Tổng giá bán trừ đi tổng chi phí trước thuế. Sau khi lập phương án kinh doanh xong sẽ phải trình giám đốc trước rồi mới thực hiện. Bước 2: Tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu. 1. Đàm phán. Trước khi tiến hành đàm phán xí nghiệp tiến hành công tác chuẩn bị cho đàm phán. Đây là một khâu hết sức quan trọng, nó giữ vai trò như chìa khoá của sự thành công hay thất bại cuả xí nghiệp trong đàm phán. Để hiểu rõ hơn vấn đề này chúng ta hãy cùng đi sâu vào công tác chuẩn bị đàm phán của xí nghiệp. - Thứ nhất: Xác định mục tiêu tổng quát cho cuộc đàm phán và chia mục tiêu lớn này thành các mục tiêu bộ phận và xác định thứ bậc ưu tiên cho các mục tiêu này . - Thứ hai: Những mặt hàng mà xí nghiệp nhập khẩu thường là để phục vụ cho các ngành kỹ thuật và sản xuất đòi hỏi thông số kỹ thuật cao. Xí nghiệp thường thu thập các thông tin về đối tác làm ăn của mình thông qua thông tin của các tổ chức hiệp hội xuất nhập khẩu, trung tâm ngoại thương và đặc biệt là phòng thương mại công nghiệp Việt Nam . Ngoài ra, việc tìm hiểu đội ngũ đàm phán của đối tác cũng rất quan trọng, nó sẽ giúp cho xí nghiệp biết được sở trường của từng người để từ đó mà xí nghiệp phải có sự chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng trước khi đàm phán thì mới có thể đối đầu được với những đối tác lão luyện và nhiều kinh nghiệm. -Thứ ba: Xí nghiệp tiến hành phân tích giá cả lô hàng và cơ cấu chi phí của người bán, tuy nhiên để làm được điều này là tương đối khó, xí nghiệp hầu như vẫn chưa thực hiện được. Do vậy để nhập khẩu các mặt hàng với những giá cả hợp lý hiện nay xí nghiệp chỉ thực hiện bằng cách so sánh các báo giá của người bán với mức giá của các hợp đồng đã ký kết trước đó và với các đơn giá chào hàng khác. Từ đó xí nghiệp sẽ xác định được mức giá ký kết trong hợp đồng. Sau khi xác định mục tiêu tổng quát, nghiên cứu bạn hàng và giá cả lô hàng định nhập khẩu, xí nghiệp sẽ xác định trình tự các vấn đề đàm phán và nhân sự đàm phán.Tuy nhiên do hiện nay kinh doanh rất phức tạp, một người không thể đủ kiến thức bao quát mọi vấn đề đàm phán vì vậy bao giờ xí nghiệp cũng cử các chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương, các chuyên viên kỹ thuật đi kèm. Do đó sẽ làm tăng thêm chi phí trong tổng chi phí kinh doanh . Quá trình đàm phán của xí nghiệp thường diễn ra trực tiếp hoặc gián tiếp tuỳ thuộc vào từng lô hàng nhập khẩu và đối tác kinh doanh . - Đối với những khách hàng đàm phán gián tiếp nghĩa là đàm phán và thương lượng qua thư điện tử, điện thoại, hoặc FAX. Xí nghiệp sẽ lập dự thảo hợp đồng trong đó có sự thoả thuận sẵn về các điều khoản hợp đồng, sau đó ký tên và đóng dấu rồi gửi đến nhà cung cấp. Trên thực tế việc lập dự thảo hợp đồng nhiều khi do chính phía đối tác lập sau đó gửi sang bằng FAX cho xí nghiệp. Trong trường hợp này phòng kinh doanh phải xem xét kỹ lưỡng từng điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với thoả thuận đã đạt được khi đàm phán hay không. Nếu như thấy không có sai sót gì thì phòng sẽ trình giám đốc ký và FAX lại cho bên bán. Hợp đồng coi như đã được ký kết chính thức giữa hai bên, chư ký và con dấu qua FAX có giá trị pháp lý như khi ký trực tiếp. - Đối với những khách hàng đàm phán theo hình thức trực tiếp thì trong các cuộc đàm phán giá cả và điều kiện thanh toán thường là những vấn đề được trao đổi nhiều nhất. Trong khâu chuẩn bị xí nghiệp đã có sự chuẩn bị về mức giá cả của hàng hoá đó nhưng trong quá trình đàm phán thường có tốc độ thương lượng chậm, các cán bộ xí nghiệp cân nhắc điều khoản giá cả kỹ lưỡng nên việc này đôi khi gây bất tiện trong quá trình đàm phán. Nếu như giá cả đó phù hợp rồi thì có thể chấp nhận điều khoản đó để thoả thuận các điều khoản khác và sẽ làm cho cuộc đàm phán trở nên tốt đẹp. Còn ngược lại khi cân nhắc qúa lâu sẽ làm cho cuộc đàm phán kéo dài, đối tác mệt mỏi, khó chịu, gây ảnh hưởng không nhỏ cho cuộc đàm phán tiếp theo. Với các điều khoản của hàng hoá về tên hàng, số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất... việc thoả thuận tương đối dễ dàng vì chủ yếu dựa vào hợp đồng nơi xí nghiệp đưa ra những yêu cầu của mình.Tuy nhiên đây là hình thức đàm phán rất tốn kém nên xí nghiệp rất ít khi sử dụng hình thức này. 2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng mua bán hàng hoá là bằng chứng của một sự thoả thuận giữa các bên tham gia trong đó quy định các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong việc mua bán một đối tượng hàng hoá nào đó. Nó là một cơ sở pháp lý quan trọng ràng buộc trách nhiệm các bên để thực hiện hành vi mua bán hàng hoá nêu ra trong hợp đồng . Do vậy việc ký kết hợp đồng với nội dung chặt chẽ, hợp lý và đảm bảo được tính pháp lý là biện pháp cực kỳ quan trọng để hạn chế và ngăn chặn các tranh chấp có thể xảy ra. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu thường chỉ được tiến hành một lần theo yêu cầu cụ thể. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Nội dung của hợp đồng bao gồm tất cả các điều khoản như quy định hiện hành tuy nhiên ở một số điều khoản chủ yếu xí nghiệp còn có những hạn chế. + Điều khoản tên hàng: đây là điều khoản quan trọng của hợp đồng, vì nó xác định một cách chính xác đối tượng mua, cho nên xí nghiệp cần phải ghi rõ tên hàng. + Điều khoản về số lượng, chất lượng: Trong điều khoản này xí nghiệp đã không ghi rõ đơn vị tính của hàng hoá cũng như chưa nói tới ai là người chọn dung sai cho hàng hoá. Thêm vào đó xí nghiệp chỉ dựa vào tài liệu kỹ thuật để xác định chất lượng của hàng hoá nên đôi khi độ chính xác không cao. + Điều khoản giá cả: Điều khoản giá cả có mối quan hệ trực tiếp với điều khoản cơ sở giao hàng, số lượng, chất lượng của hàng hoá. Tuy nhiên trong một số hợp đồng xí nghiệp đã không chỉ rõ ra rằng giá này bao gồm cả chi phí đóng gói hàng hoá, ký mã hiệu, chi phí vận chuyển... nên còn bị thiệt. + Điều khoản thanh toán: Xí nghiệp chỉ sử dụng phương thức thanh toán là L/C nên thường phải mất thêm một khoản chi phí nữa khi ký kết hợp đồng, đây là điều không có lợi cho xí nghiệp. Bước 3 - Tổ chức thực hiện hợp đồng 1. Xin giấy phép nhập khẩu . Đây là bước tiếp sau của bước nghiên cứu thị trường, bước này được tiến hành trước khi giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng do đề phòng trường hợp đối với những hàng hoá cần thiết phải có giấy phép nhập khẩu mà việc xin giấy phép nhập khẩu trục trặc sẽ gây nên nhiều phiền phức và thiệt hại cho bên nhập khẩu. Mặt hàng nhập khẩu chính của xí nghiệp chủ yếu là những máy móc thiết bị mới 100% nên nằm trong danh mục hàng được Nhà nước ưu tiên nhập khẩu với mục tiêu: công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Cho nên xí nghiệp không phải xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ làm một bản cam kết trực tiếp với bên cung cấp chỉ sử dụng các hàng hoá này cho hoạt động sản xuất kinh tế, nghiêm cấm nhập hàng để phục vụ cho mục đích quân sự. Còn lại đối với một số mặt hàng như máy móc thiết bị cũ mà xí nghiệp nhập khẩu không thuộc diện ưu tiên của nhà nước thì xí nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu. Căn cứ vào quyết định số /46/2001/QĐ-TTg xí nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu của các cơ quan chủ quản, các Bộ, Ngành có liên quan.Xí nghiệp làm công văn xin nhập khẩu trong đó nêu rõ lý do, mục đích, giải trình các vấn đề liên quan, các cơ quan chủ quản sau khi xem xét thấy hợp lý, chính đáng thì gửi công văn cho xí nghiệp và hải quan cho phép xí nghiệp nhập khẩu. Mẫu công văn trình lên hải quan gồm mẫu công văn của xí nghiệp Sông Đà 12.6 gửi các cơ quan chủ quản và mẫu công văn của các cơ quan này cho phép xí nghiệp nhập khẩu. 2. Mở L/C. Thông thường trong hợp đồng nhập khẩu xí nghiệp và đối tác nước ngoài đã thoả thuận mở L/C tại ngân hàng nào, do đó sau khi ký kết hợp đồng xí nghiệp chỉ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục xin mở L/C. Xí nghiệp thường mở L/C tại ngân hàng Vietcom Bank và ngân hàng ngoại thương Việt Nam, nội dung mở L/C theo đúng quy định của ngân hàng. Việc mở thư tín dụng thường được tiến hành như sau: Người nhập khẩu mang theo hợp đồng ngoại thương cùng đơn xin mở L/C đến ngân hàng, ngân hàng sẽ kiểm tra hợp đồng ngoại thương xem có hợp lệ không, nếu thấy thoả mãn ngân hàng sẽ phát L/C và yêu cầu xí nghiệp ký quỹ. Ngân hàng sẽ tự động trích tài khoản của xí nghiệp để ký quỹ bằng 60% giá trị của L/C. Số tiền còn lại xí nghiệp sẽ nộp tiếp khi có điện đòi tiền của ngân hàng nước ngoài hay khi nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng hoặc đến thời hạn thanh toán quy định trong L/C với điều kiện bộ chứng từ xuất trìng hoàn toàn phù hợp với các điều kiện của L/C. Trong đơn xin mở L/C của xí nghiệp với ngân hàng thường gồm các nội dung sau: - Số tài khoản của xí nghiệp tại ngân hàng. - Ngân hàng xác nhận người hưởng lợi. - Xác nhận tín dụng - Số tiền mở L/C - Ngày mở và ngày hết hạn L/C. - Mô tả về hàng hoá gồm: chất lượng, giá, xuất xứ, đóng gói, công suất, loại khởi động... - Cảng đi và cảng đến. - Bộ chứng từ người xuất khẩu phải xuất trình để thanh toán. Người mua và người bán sẽ tự chịu chi phí ngân hàng tại nước mình và chi phí gia hạn L/C sẽ do bên yêu cầu chịu. Thông thường xí nghiệp phải trả phí mở L/C là 0,2% tổng giá trị hợp đồng. Mặc dù chi phí mở L/C khá lớn song áp dụng hình thức này đảm bảo an toàn cho việc thanh toán và nhận hàng giữa hai bên. 3. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu. Xí nghiệp thường nhập khẩu máy móc thiết bị theo điều kiện CIF chiếm phần lớn các hợp đồng, khi đó việc bảo m cho hàng hoá do bên đối tác nước ngoài thực hiện. Chỉ một số ít các hợp đồng nhập khẩu theo giá CFR thì xí nghiệp mới phải thực hiện mua bảo hiểm cho lô hàng đó. Xí nghiệp thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu tại công ty bảo hiểm Bảo Việt, do đây là công ty nhà nước được xí nghiệp tín nhiệm. Thông thường xí nghiệp mua bảo hiểm chuyến, như vậy công ty bảo hiểm chỉ phải chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng hoá nhập khẩu của xí nghiệp theo điều khoản từ kho đến kho. Còn xí nghiệp cũng phải có nghĩa vụ nộp cho công ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó. Khi đó xí nghiệp sẽ gửi “ giấy yêu cầu bảo hiểm” đến công ty bảo hiểm Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho xí nghiệp một đơn bảo hiểm dựa theo “giấy yêu cầu” bảo hiểm mà xí nghiệp gửi đến. Nội dung của đơn bảo hiểm bao gồm: - Tên, dịa chỉ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm. - Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì, ký mã hiệu. - Tên tàu, ngày khởi hành, cách xếp hàng trên tàu ( trên boong, dưới hầm, hàng rời...) - Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải. - Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm. - Điều kiện bảo hiểm ( ghi rõ theo quy tắc nào, của nước nào.) - Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm. - Địa chỉ và người giám định tổn thất để người nhập khẩu có thể mời giám định khi cần. - Nơi trả tiền bồi thường, số bản chính đơn bảo hiểm được phát hành. Đó là những nội dung của mặt trước đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của công ty bảo hiểm ( thường quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm, cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hoá được bảo hiểm.) 4. Làm thủ tục hải quan. Sau khi hoàn thành các bước trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, xí nghiệp tiến hành mở tờ khai hải quan để làm thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Xí nghiệp thường làm thủ tục hải quan theo các bước sau: - Xí nghiệp phải đăng ký tờ khai hải quan sau đó công chức hải quan sẽ tiếp nhận và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá. Bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm các loại giấy tờ phải nộp hoặc xuất trình khi làm thủ tục: +Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu: 02 bản chính. + Hợp đồng mua bán hàng hoá: 01 bản sao. + Hoá đơn thương mại: 01 bản chính. + Vận đơn: 01 bản copy. + Bản kê chi tiết hàng hoá: 01 bản chính và 01 bản sao. + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá: 01 bản chính. + Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hoá: 01 bản chính. - Kiểm tra hàng hoá thực tế: trong quá trình kiểm hoá, mọi chi phí bốc dỡ, sắp xếp do xí nghiệp chịu, thường thì xí nghiệp luôn luôn xuất trình đầy đủ số hàng của mình cho cơ quan hải quan kiểm tra. Đồng thời xí nghiệp cũng sắp xếp lô hàng của mình một cách thuận lợi nhất để cơ quan hải quan dễ dàng kiểm tra hàng hoá và việc kiểm tra cũng được tiến hành nhanh hơn. - Kiểm tra tính thuế: Hải quan tính thuế theo nhóm hàng, có mặt hàng được miễn thuế, có mặt hàng phải chịu thuế nhưng được hưởng ưu đãi. Trong số mặt hàng nhập khẩu của xí nghiệp có những mặt hàng nhập khẩu về cung cấp cho các dự án trong nước như cung cấp ô tô cẩu thuỷ lực, máy xúc cho công trình thuỷ điện Sơn La, thuỷ điện Tuyên Quang được hưởng ưu đãi thuế. Điều này có lợi rất nhiều cho xí nghiệp trong tính toán doanh thu. Đối với những mặt hàng còn lại thì xí nghiệp vẫn phải nộp thuế bình thường theo đúng biểu thuế suất quy định của Nhà nước, tuỳ từng mặt hàng có những mức thuế khác nhau. Việc thực hiện thủ tục hải quan của xí nghiệp đôi khi còn nhiều hạn chế. Đó là khi xí nghiệp cử người đi làm thủ tục hải quan do thực sự chưa nắm chắc về nghiệp vụ này nên có lúc xảy ra trường hợp kê khai thiếu trong quá trình mở tờ khai. Đôi khi cán bộ hải quan làm việc không dứt khoát, kéo dài thời gian làm cho hàng hoá của xí nghiệp bị lưu kho lâu hơn tất yếu chi phí lưu kho hàng hoá nhập khẩu của xí nghiệp tăng lên. Với việc sửa đổi trong tương lai của luật hải quan, nếu được rút ngắn thời gian thông quan hàng hoá xí nghiệp sẽ có lợi thế hơn trong cạnh tranh và chớp thời cơ tiêu thụ sản phẩm. Đây là một trong những điều kiện để xí nghiệp nói riêng và các doanh nghiệp nhập khẩu nói chung hoạt động có hiệu quả hơn. 5. Làm thủ tục thanh toán: Hầu hết phương thức thanh toán của xí nghiệp đối với hợp đồng nhập khẩu là phương thức tín dụng chứng từ. Đối với phương thức này, sau khi ngân hàng mở xong L/C cho xí nghiệp thì sẽ thông báo cho ngân hàng bên bán biết về việc đã mở tín dụng thư. Ngân hàng bên bán sẽ kiểm tra thư tín dụng, nếu thấy phù hợp sẽ chuyển cho nhà nhập khẩu. Nhà nhập khẩu kiểm tra thư tín dụng thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ đầy đủ cho ngân hàng của mình. Sau đó ngân hàng hoàn trả tiền cho nhau và ngân hàng Việt Nam sẽ trao cho xí nghiệp bộ chứng từ đồng thời xí nghiệp trả toàn bộ số tiền còn lại cho ngân hàng Việt Nam. Xí nghiệp sẽ dùng bộ chứng từ đó đi nhận hàng nhập khẩu khi có thông báo hàng về. Bộ chứng từ nhà xuất khẩu phải trình lên cho ngân hàng của xí nghiệp để thanh toán bao gồm: + Hoá đơn thương mại. + Vận đơn hoặc chứng từ vận tải. + Giấy chứng nhận xuất xứ, chất lượng. + Bản kê chi tiết hàng hoá. + Giấy chứng nhận kiểm nghiệm. + Giấy chứng nhận trọng lượng. + Phiếu đóng gói. + Hợp đồng bảo hiểm. Những chứng từ thanh toán mà nhà cung cấp phải xuất trình là nội dung then chốt của L/C bởi vì bộ chứng từ thanh toán trong L/C là bằng chứng chứng minh nhà cung cấp đã hoàn thành nghĩa vụ của mình và làm chứng những điều quy định trong L/C. Căn cứ vào đó thông qua ngân hàng mở L/C xí nghiệp tiến hành trả tiền cho nhà cung cấp. Trường hợp chứng từ thanh toán của nhà cung cấp không phù hợp với quy định của L/C mà ngân hàng mở L/C yêu cầu xí nghiệp xác nhận thanh toán thì xí nghiệp sẽ thanh toán chừng nào có biên bản giám định cuối cùng của cơ quan giám định. 6. Tiếp nhận hàng hoá: Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, xí nghiệp tiến hành nhận hàng. Tuỳ thuộc vào các thoả thuận trong hợp đồng và khối lượng hàng nhập mà xí nghiệp nhận hàng ở những địa chỉ khác nhau nhưng xí nghiệp thường nhận hàng theo đường biển. Quá trình nhận hàng từ tàu biển của xí nghiệp bao gồm các bước sau: - Hoàn thiện hồ sơ nhận hàng: Theo quy định của xí nghiệp thì chậm nhất 5 ngày trước khi tàu chở hàng về cảng, phòng kinh doanh có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục, giấy tờ liên quan đến việc nhận hàng. Các giấy tờ cần chuẩn bị cho công việc nhận hàng bao gồm: + Giấy giới thiệu của xí nghiệp đến hãng tàu. + Thông báo giao hàng + Vận đơn gốc. + Biên lai và hoá đơn. + Bảng kê khai hàng hoá. Tại xí nghiệp, trưởng phòng kinh doanh được giám đốc xí nghiệp uỷ nhiệm chuyên việc đi nhận hàng từ cảng. Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ nhận hàng, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lo liên hệ với đại lý vận tải để lấy lệnh giao hàng. - Liên hệ đại lý vận tải lấy lệnh giao hàng: Trưởng phòng kinh doanh mang giấy giới thiệu của xí nghiệp đến hãng tàu cùng với vận đơn gốc để được cấp lệnh giao hàng (2 bản gốc đóng dấu), một bản nộp cho hải quan, một bản kho hàng giữ để cấp phiếu xuất kho kiêm lĩnh hàng. Đồng thời liên hệ với cơ quan chức năng của cảng nơi tàu đến để hỗ trợ sắp xếp phương tiện bốc dỡ hàng nhanh nhất để giải phóng hàng khỏi tàu. Thủ tục ký kết hợp đồng xếp dỡ vận chuyển hàng khỏi tàu là không thể thiếu trong quá trình tiếp nhận hàng hoá. Sau khi thực hiện khâu bốc dỡ hàng hoá, xí nghiệp thuê đơn vị giám định giám định hàng hoá. Trong quá trình giám định hàng hoá nếu phát hiện thấy hàng có dấu hiệu tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì công ty giám định sẽ lập “ Biên bản giám định dưới tàu”. Nếu hàng hoá nhập khẩu bị thiếu hụt, mất mát thì phải có “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu”, còn nếu đổ vỡ thì phải có “Biên bản đổ vỡ, hư hỏng”. Nếu tàu nhổ neo rồi việc thiếu hụt hàng hoá mới được phát hiện thì xí nghiệp sẽ được cấp “Giấy chứng nhận hàng thiếu”. 7. Khiếu nại và giải quyết nại ( nếu có). Khi nhà cung cấp vi phạm những điều quy định đã ký kết trong hợp đồng, phòng kinh doanh thực hiện nhiệm vụ khiếu nại, đòi bồi thường tổn thất do vi phạm hợp đồng gây ra và tính thưởng phạt giao hàng. Theo quy định của xí nghiệp nếu giao hàng chậm thì xí nghiệp phạt bên bán 0,5% giá thị hợp đồng trong 2 tuần đầu tiên. Nếu xếp hàng xong trước thời hạn sẽ được hưởng 50% mức phạt mỗi ngày. Tại xí nghiệp, mọi phát sinh từ hợp đồng hầu hết được xí nghiệp thương lượng với đối tác nước ngoài tránh phải đưa sự việc khiếu nại lên trọng tài thương mại hay toà án kinh tế vì như vậy sẽ tốn kém và mất nhiều thời gian. Trên thực tế, trong suốt những năm hoạt động xí nghiệp đã không để xảy ra bất cứ vụ khiếu nại nào, điều này đã giúp doanh nghiệp không có những căng thẳng trong mối quan hệ làm ăn với các đối tác nước ngoài. IV. Nhận xét chung về quy trình nhập khẩu của xí nghiệp sông đà 12.6 Mặc dù xí nghiệp được thành lập trong điều kiện cạnh tranh gay gắt lại gặp phải không ít khó khăn, biến động về tổ chức và sự thay đổi của chính sách nhà nước nhưng hoạt động nhập khẩu của xí nghiệp không ngừng được mở rộng. Khối lượng hàng hoá nhập khẩu của xí nghiệp không ngừng tăng lên trong 2 năm qua và thông qua nó xí nghiệp đã tăng thu nhập của cán bộ công nhân viên. Điều này chứng tỏ sự nỗ lực rất lớn cũng như sự đoàn kết của toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên xí nghiệp, đảm bảo nguồn lực phục vụ cho hoạt động nhập khẩu. Ban giám đốc xí nghiệp đã tạo quan hệ làm ăn với nhiều bạn hàng kinh doanh trên thế giới và mở rộng đáng kể nguồn cung ứng cho mình. Tuy nhiên do hạn chế về vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật nên xí nghiệp chưa đủ các thiết bị cần thiết để thu thập và xử lý thông tin từ thị trường ngoài nước. Đối với nguồn nhân lực, đây là mặt hạn chế nhất trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do hầu hết các thành viên đều mới ra trường nên kinh nghiệm thực tế còn yếu, mặc dù kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương có nhưng chưa vận dụng được hết vào tình huống kinh doanh cụ thể. Do đó nghệ thuật kinh doanh còn những hạn chế nhất định. Hơn nữa hoạt động nhập khẩu của xí nghiệp chủ yếu dựa vào ban kinh doanh tiêu thụ điều này làm cho cán bộ phòng nhiều khi phải ôm đồm cùng một lúc khối lượng lớn các công việc khác nhau. Chính vì vậy ban lãnh đạo xí nghiệp cần phải mở thêm phòng marketting để hỗ trợ cho ban kinh doanh tiêu thụ về hoạt động nghiên cứu thi trường. Qua sự phân tích đánh giá hoạt động nhập khẩu và các vấn đề khác liên quan đến hoạt động nhập khẩu của xí nghiệp chúng ta có thể thấy một số ưu điểm cũng như vướng mắc còn tồn tại trong quy trình nhập khẩu như sau: 1. Ưu điểm : - Đối với khâu nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh: + Xí nghiệp luôn tìm kiếm những mặt hàng, những loại hàng hoá có khả năng tiêu thụ tốt ở thị trường Việt Nam. Điều đó chứng tỏ xí nghiệp luôn nắm bắt được tốt nhu cầu ở thị trường trong nước. + Xí nghiệp có đội ngũ nhân viên làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nên công tác tổ chức và quản lý hoạt động nhập khẩu của xí nghiệp về cơ bản là hợp lý và hiệu quả. + Xí nghiệp đã đặt quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau trên thị trường quốc tế, điều này giupf xí nghiệp lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp nhất với yêu cầu của mình. Đồng thời khi có thị trường rộng lớn xí nghiệp không phải lo ngại về việc khan hiếm hàng hoá. + Xí nghiệp đã lập được kế hoạch mặt hàng nhập khẩu dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng của các đơn vị trong công ty và tổng công ty cũng như các doanh nghiệp khác trong nước. lập được kế hoạch mặt hàng hợp lý đã giúp xí nghiệp không bị động trong công tác nhập khẩu. - Đối với khâu tổ chức thực hiện hợp đồng: Ban lãnh đạo xí nghiệp đã điều hành giám sát việc thực hiện hợp đồng một cách chặt chẽ, phát huy hết kiến thức nghiệp vụ và khả năng của mình. Do vậy mặt hàng nhập khẩu của xí nghiệp luôn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng theo đúng với hợp đồng, đồng thời xí nghiệp chấp hành đúng quy định của cơ quan nhà nước về luật pháp và ngoại thương. Các thủ tục hải quan, thủ tục thanh toán, công tác giao nhận hàng hoá nhập khẩu được thực hiện khá nhanh chóng. Từ trước cho đến nay xí nghiệp chưa để xảy ra bất kỳ vụ khiếu nại nào từ phía đối tác nước ngoài. 2. Tồn tại trong quy trình nhập khẩu: - Trong khâu nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh: + Thực tế hiện nay hoạt động nghiên cứu thị trường ở xí nghiệp chưa thực sự chủ động, phải dựa nhiều vào những người có kinh nghiệm đi xuống tận địa bàn, công trình để tìm hiểu. Mà những người có kinh nghiệm ở xí nghiệp thì không nhiều. Thêm vào đó họ phải đi xuống các công trình để tìm hiểu sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền của cũng như công sức. + Do hiện nay xí nghiệp chưa có phòng marketing nên các hoạt động này nhiều khi vẫn phải do các bộ phận khác nhau thực hiện gây ra sự không đồng bộ về thông tin. Điều này dẫn tới bị hạn chế trong việc nắm bắt các thông tin thị trường trong nước. + Ngoài ra xí nghiệp còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Đây là bước mà xí nghiệp không phải lúc nào cũng tìm hiểu được các chính sách khuyếch trương, xúc tiến của họ để từ đó có các biện pháp khắc phục. + Trong việc nghiên cứu thị trường ngoài nước của xí nghiệp cũng còn có những hạn chế. Do biện pháp nghiên cứu thị trường ngoài nước của xí nghiệp chủ yếu là phương pháp thứ cấp nên các thông tin mà xí nghiệp thu được thường có tính chính xác không cao. Trong khi hàng nhập lại có độ phức tạp cao về kỹ thuật và có tính chuyên môn hoá cao, thị trường mặt hàng này lại rất phức tạp với nhiều nhà cung cấp với chất lượng và giá cả khác nhau. Vì thế sẽ rất khó có thể nắm bắt được tình hình sản xuất, thị trường kinh doanh để từ đó có thể lựa chọn nhà cung cấp tối ưu và chủ động trong đàm phán. Thêm vào đó, do hạn chế trong quy mô và nguồn vốn nên xí nghiệp vẫn chưa có chi nhánh,văn phòng đại diện ở nước ngoài. Đây là một bất lợi cho xí nghiệp trong việc nghiên cứu và tìm hiểu thị trường nước ngoài. - Trong khâu đàm phán ký kết hợp đồng: + Trong đoàn đàm phán được cử đi không phải lúc nào cũng có đầy đủ người am hiểu về cả ba lĩnh vực kỹ thuật, thương mại và pháp lý. + Do đôi khi chưa chuẩn bị tốt kế hoạch trước khi đàm phán nên xí nghiệp còn chịu nhiều sức ép từ phìa đối phương, phải chịu nhượng bộ trong nhiều điều khoản hợp đồng. + Cũng vì lý do tài chính nên hình thức đàm phán chủ yếu của xí nghiệp là đàm phán gián tiếp nghĩa là trao đổi qua thư, điện thoại hoặc FAX mà hình thức gio dịch này có nhược điểm thời gian giao dịch lâu, khó áp dụng được với những mặt hàng có chu kỳ sống ngắn, hoặc có thể làm lỡ cơ hội làm ăn. Ngoài ra khi đàm phán bằng hình thức này xí nghiệp có thể bị thiệt thòi do không nắm được ý đồ cũng như thái độ của đối phương. - Trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng : +Phần lớn các hợp đồng nhập khẩu của xí nghiệp được ký theo điều kiện CIF hoặc CFR vì vậy xí nghiệp chưa khai thác, tận dụng được cơ hội giảm giá thuê tàu để hạ giá thành sản phẩm nhập khẩu. Điều này làm cho xí nghiệp chưa nắm được chính xác giá cả hàng hoá trên các thị trường là bao nhiêu. + Trong quá trình làm thủ tục hải quan cán bộ của xí nghiệp nhiều khi còn kê khai, áp mã số thuế nhầm lẫn nên phải làm lại gây lãng phí thời gian và kéo dài quá trình nhập khẩu. Ngoài ra xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn khi hải quan yêu cầu giám định lại hàng hoá nhập khẩu mỗi khi họ cảm thấy kết quả giám định không phù hợp với thực tế hàng hoá. + Xí nghiệp thường thanh toán tiền hàng bằng L/C nên rất tốn kém do phí mở L/C cao. Thêm vào đó xí nghiệp cũng chưa có phương thức thanh toán linh hoạt cho mặt hàng nhập khẩu của từng thị trường nhất định. + Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xí nghiệp vẫn còn bị động về thời gian nhận hàng. Yếu tố khách quan là do thời gian vận chuyển và các thủ tục cần thực hiện dài hơn so với kế hoạch. Chỉ khi nào nhận được thông báo hàng về xí nghiệp mới lên kế hoạch giao nhận, vận chuyển hàng. Trên dây là một số những hạn chế mà xí nghiệp cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn quy trình nhập khẩu của mình. CHƯƠNG III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu máy móc tại xí nghiệp sông Đà 12.6 I. Mục tiêu và phương hướng kinh doanh của xí nghiệp sông Đà 12.6 trong thời gian tới. 1.Mục tiêu hoạt động của xí nghiệp: Mục tiêu của xí nghiệp sông Đà 12.6 thời gian tới là xây dựng xí nghiệp trở thành một doanh nghiệp có tên tuổi và vị trí xứng đáng trên thị trường với cơ cấu kinh doanh hợp lý, đội ngũ cán bộ, nhân viên đủ trình độ chuyên môn để quản lý và điều hành xí nghiệp. Mục tiêu cụ thể là: - Phát triển xí nghiệp với cơ cấu kinh doanh hợp lý trong đó lấy nhập khẩu các mặt hàng phục vụ cho ngành xây dựng các công trình làm trọng tâm, đồng thời mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh hơn nữa. - Đảm bảo khả năng sinh lợi giúp xí nghiệp hoàn thành nhiệm vụ của mình đối với nhà nước. Đồng thời doanh nghiệp có thể tạo tích luỹ, mở rộng quy mô hoạt động của mình. Do vậy lợi nhuận mang ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển của xí nghiệp. -Nâng cao khả năng cạnh tranh thể hiện ở nguồn vốn, uy tín và khả năng nhanh nhạy nắm bắt thị trường trong nước cũng như quốc tế...đồng thời nó cũng thể hiện ở doanh số bán của doanh nghiệp, số lượng thị trường xí nghiệp có khả năng xâm nhập. - Hạn chế rủi ro trong kinh doanh quốc tế do sự khác biệt về không gian địa lý và văn hoá nên hoạt động của xí nghiệp gặp nhiều rủi ro hơn trong việc tìm hiểu bạn hàng, nguồn hàng, giá cả... Vì vậy, để hạn chế tối đa những rủi ro này xí nghiệp đặt mục tiêu tìm kiếm những khu vực thị trường an toàn, ổn định về kinh tế, chính trị... - Nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, tăng cường quan hệ với các công ty trong nước nhằm tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu của xí nghiệp. 2. Phương hướng hoạt động của xí nghiệp. 2.1 Mở rộng thị trường: Trong thời gian qua, xí nghiệp đã có những cố gắng lớn nhằm tìm thị trường mới, bạn hàng mới. Xí nghiệp sẽ tiếp tục phát huy thế mạnh về thị trường nhập và cung ứng thiết bị, vật tư, phương tiện vận tải cho ngành xây dựng.Cụ thể, từ năm 2003 đến năm 2005, xí nghiệp thực hiện chiến lược thị trường theo hướng: - Củng cố và khai thác thị trường truyền thống: Thị trường truyền thống của xí nghiệp là Nhật Bản, Hàn Quốc. Đây cũng là những bạn hàng lớn của Việt Nam đặc biệt trong lĩnh vực mua bán máy móc, thiết bị. Hàng hoá từ các thị trường này đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, mẫu mã. Hơn nữa để tận dụng mối quan hệ tốt đẹp giữa xí nghiệp nói riêng và Việt Nam nói chung với các nước này mà xí nghiệp tiếp tục chú trọng và khai thác các thị trường truyền thống. - Phát triển thị trường mới: Nhận biết được xu hướng phát triển kinh tế cũng như mối quan hệ tốt của Việt Nam với các nước trên thế giới xí nghiệp sẽ tìm hiểu và tiếp cận các thị trường mới đó là Trung Quốc, Mỹ, Tây Âu. Với nền văn hoá và khoảng cách địa lý gần gũi xí nghiệp sẽ thuận lợi trong kinh doanh với đối tác Trung Quốc. Hơn nữa, các sản phẩm từ thị trường Trung Quốc đáp ứng được về giá còn các sản phẩm từ thị trường Mỹ và Tây Âu thì đáp ứng được về chất lượng. Khi nhập khẩu hàng hoá xí nghiệp được hưởng ưu đãi về thuế đặc biệt từ thị trường Mỹ và Trung Quốc do Việt Nam và hai nước này đã và đang ký kết nhiều hiệp định thương mại. - Khai thác thị trường trong nước: Đó là các công ty, tổng công ty trong nước có nhu cầu về thiết bị, các đối tác, các vùng chuyên doanh sản xuất hàng nông, hải sản xuất khẩu... 2.2 Đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh: Kế hoạch nhập khẩu là khâu then chốt và trọng tâm phát triển của xí nghiệp đặc biệt với việc nhập khẩu máy móc, thiết bị phục vụ cho xây dựng các công trình. Xí nghiệp đã lên kế hoạch nhập khẩu từng khâu từng mặt hàng thiết bị với yêu cầu về thông số kỹ thuật phù hợp để cung cấp cho các đơn vị khác. Hiện nay trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, xí nghiệp đã không ngừng tìm hiểu thị trường ngoài nước để có thể nhập khẩu được hàng hoá tốt nhất, đa dạng về chủng loại phù hợp với yêu cầu trong nước. 2.3 Kế hoạch các chỉ tiêu tổng hợp: Bảng chỉ tiêu tổng hợp của xí nghiệp trong năm 2003 Chỉ tiêu Đơn vị 2003 1.Tổng doanh thu Triệu đồng 92.937 2.Doanh thu kinh doanh xây lắp Triệu đồng 21.578 3.Doanh thu kinh doanh XNK Triệu đồng 71.359 4.Nộp ngân sách Triệu đồng 1.052 5.Lợi nhuận Triệu đồng 2.354 6. Thu nhập bình quân Ngàn đồng 1.500 7.Kim ngạch nhập khẩu Triệu đồng 52.692 Trên cơ sở các chỉ tiêu đặt ra xí nghiệp sẽ phát huy sức mạnh toàn xí nghiệp làm cho mức tăng trưởng chung đạt trên 15%/năm, tăng nhanh doanh số thương mại trong đó chú trọng lĩnh vực nhập khẩu, duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo lợi nhuận tăng để hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước, thu nhập bình quân tăng và kim ngạch nhập khẩu tăng trên cơ sở hiệu quả kinh doanh tăng. II. CáC GIảI PHáP Về PHíA Xí NGHIệP. Như các phần trước đã trình bày, nhiệm vụ của xí nghiệp trong thời gian tới là khá nặng nề, đó là việc không ngừng mở rộng phats triển quy mô doanh nghiệp,cải thiện tình trạng nhập khẩu so với các năm trước. Công việc này đòi hỏi xí nghiệp phải huy động một lực lượng vật chất và nhân lực tương đối lớn để hoàn thành mục tiêu đsản xuất ra. Mặt khác trong quá trình nhập khẩu, xí nghiệp còn nhiều hạn chế và vướng mắc cần được giải quyết. Do đó, cùng với việc phát huy những thế mạnh sẵn có của mình, xí nghiệp cần phải có những biện pháp để khắc phục những hạn chế đó để hoạt động nhập khẩu cũng như hoạt động kinh doanh khác của xí nghiệp có hiệu quả hơn. 1. Những giải pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị tiền hành giao dịch: 1.1 Thu thập thông tin về đối tác và thị trường: Đối với xí nghiệp hệ thống thu thập và xử lý thông tin còn yếu, qua nhiều khâu vì thế thường không đầy đủ và thiếu chính xác nên nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ. Để tiếp cận và hoà nhập vào thị trường quốc tế, công tác thông tin tiếp cận thị trường phải được thực hiện đảm bảo cho hoạt động kinh doanh, tận dụng cơ hội làm ăn, tránh rủi ro, mang lại lợi nhuận cao nhất. Để hoạt động nghiên cứu thị trường có hiệu quả, xí nghiệp có thể thu thập thông tin qua các cách sau: + Thu thập thông tin qua các tạp chí chuyên ngành hoặc thông qua quảng cáo, các bản tin do bộ thương mại cấp hoặc từ các đại sứ quán của Việt Nam ở nước ngoài. Ngoài ra xí nghiệp cũng có thể tìm hiểu các thông tin qua người thân của các cán bộ công nhân viên đang học tập và làm việc tại nước ngoài. + Ngày nay, khoa học công nghệ rất phát triển, các mạng thông tin toàn cầu đang ngày được mở rộng, xí nghiệp cần tìm hiểu và thu thập thông tin qua mạng internet, những thông tin này hết sức mới mẻ và cập nhật. + Xí nghiệp cũng có thể bỏ ra các phí tổn lớn hơn để thực hiện các phương pháp hiệu quả hơn như cử người đi dự hội thảo, tham gia các cuộc triển lãm tại nước ngoài hoặc trực tiếp thăm dò thị trường. Việc thăm dò thị trường phải được tiến hành một cách tỷ mỷ chính xác, các thông tin phải có giá trị phân tích cao đặc biệt là các thông tin về thị trường nhập khẩu như bạn hàng, giá cả, chất lượng của mặt hàng và thị trường tiêu thụ trọng điểm. 1.2 Xác định thị trường trọng điểm: Thông qua công tác và tiếp cận thị trường cần xác định được thị trường trọng điểm. Đối với thị trường này, xí nghiệp có thể nhập hàng hoá với số lượng lớn, thường xuyên với giá cả ổn định và việc bám sát thông tin là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Với các thị trường quan trọng như Nhật Bản, Hàn Quốc xí nghiệp cần phải có đại diện thương mại và đại diện thương mại này phải thông báo định kỳ các thông tin về thị trường, về những cơ hội mà xí nghiệp có thể thực hiện được. Đối với những thị trường mà xí nghiệp không có đại diện thì phải chấp nhận thu thập thông tin qua báo chí, truyền hình, internet... Tuy nhiên cần thiết lập sự trao đổi thông tin giữa xí nghiệp với đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các công ty nước ngoài mà xí nghiệp có quan hệ làm ăn. 1.3 Lựa chọn đúng đối tác: Khi chọn nhà cung cấp nên chọn những nhà cung cấp lớn, chuyên vào một số mặt hàng chủ lực. Xí nghiệp nên cố gắng trực tiếp liên hệ với người sản xuất, hạn chế liên hệ thông qua các tổ chức trung gian để giảm bớt chi phí và nâng cao độ an toàn. Đối với các thương nhân nước ngoài đến xí nghiệp đưa ra một số mặt hàng mà ta cần nhập, hay từ giới thiệu qua FAX, qua thư, xí nghiệp cần tìm hiểu, đánh giá đối tượng thông qua khả năng vốn, khả năng cung cấp, giá cả hàng hoá nhập nà những quan hệ trong mua bán với bạn hàng. Xí nghiệp cần củng cố và giữ mối quan hệ với bạn hàng, khách hàng cũ. Đó là chỗ tin cậy trong hoạt động kinh doanh và muốn được như vậy thì phong cách làm ăn, cách ứng xử của xí nghiệp với bạn hàng cũng nên thể hiện chữ tín, không vì lợi ích trước mắt mà mất đi mối quan hệ lâu dài mà xí nghiệp đã mất thời gian và công sức mới xây dựng được. Tuy nhiên xí nghiệp cũng cần đánh giá tương lai triển vọng của các bạn hàng từ đó xem xét nên tập trung vào mối quan hệ nào hơn để đem lại hiệu quả cao trong hợp tác kinh doanh cả trước mắt lẫn lâu dài. 2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện khâu đàm phán, ký kết hợp đồng. Những vướng mắc trong khâu này không chỉ có xí nghiệp gặp mà nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán thường ở yếu thế hơn so với bên nước ngoài. Tuy nhiên, những vướng mắc này không phải ngày một ngày hai mà giải quyết được, mà trước mắt chỉ có thể hạn chế bớt. Nhưng nếu xí nghiệp có sự chuẩn bị kỹ về phương pháp và nghệ thuật đàm phán cũng có thể giành được cho mình nhiều lợi thế. 2.1. Chuẩn bị đàm phán: Trong phần chuẩn bị này, xí nghiệp phải xác định cho mình hoàn cảnh đàm phán, mục tiêu đàm phán và thành phần tham gia đàm phán. + Đối với hoàn cảnh đàm phán: xí nghiệp hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị được. Tuy nhiên, quan trọng nhất là xí nghiệp phải thăm dò được tình hình hiện nay của đối phương về tài chính, vị thế của đối phương trên thị trường, sức ép của đối thủ cạnh tranh khác đối với họ... để qua đó nắm được “điểm chết” của đối phương và có phương pháp khai thác nó. Xí nghiệp có thể thông qua phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam, qua trung tâm ngoại thương, qua các phương tiện truyền thông ... để tìm hiểu thông tin này. + Mục tiêu đàm phán lẽ đương nhiên là đem lại lợi thế cho xí nghiệp trong quá trình nhập khẩu sau này. Kinh nghiệm cho thấy là muốn đàm phán thắng lợi thì không bao giờ bắt đầu đàm phán mà không có phương án lựa chọn. Xí nghiệp phải chuẩn bị sẵn các phương án lựa chọn khác nhau để khi bước vào đàm phán luôn luôn chủ động. + Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ kiến thức về kỹ thuật ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra, họ cũng phải có một số đặc tính cá nhân nổi trội so với người khác về khả năng giao tiếp, sự nhanh nhạy trong sử lý mọi tình huống. Về phía xí nghiệp thì không nên gây sức ép không cần thiết cho họ trước khi bước vào đàm phán. 2.2 Trong quá trình đàm phán: Trong quá trình đàm phán đối với những vấn đề còn đang bàn cãi, xí nghiệp nên có sách lược tháo gỡ dần, không nên vội vàng vì nếu không sẽ không nắm được toàn bộ mọi vấn đề, không đủ thời gian suy xét thấu đáo, có thể sẽ dẫn đến những thoả thuận không khai thác được hết những lợi thế. Tuy nhiên, người đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố chấp bảo vệ những lợi ích đã tính toán từ trước mà nên có những nhượng bộ nhất định. 2.3. Ký kết hợp đồng: Hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng trong buôn bán quốc tế, cho nên việc soạn thảo và ký kết hợp đồng không được xem nhẹ. Có rất nhiều nội dung được cả hai bên cùng nhau thoả thuận với nhau trong hợp đồng tuỳ thuộc vào loại hàng hoá mua bán, đối tác quan hệ, tình hình thị trường... Tuy nhiên có một số vấn đề xí nghiệp cần phải chú ý và quan tâm nhiều hơn: + Vận dụng tốt incoterms vào trong hợp đồng: việc sử dụng incoterms sẽ giúp cho các bên không phải liệt kê quá nhiều các nghĩa vụ trong hợp đồng. Hơn nữa nó tạo điều kiện để các bên có cách hiểu thống nhất về một số vấn đề liên quan như phân chia rủi ro và chi phí giữa người mua, bán, trách nhiệm làm thủ tục hải quan. Ngoài ra khi vận dụng incoterms vào trong hợp đồng xí nghiệp nên chỉ ra rằng các tập hợp từ viết tắt ( điều kiện cơ sở giao hàng - FOB, CIF, CFR....) được hiểu theo bản incoterms nào. + Điều khoản về tên hàng, số lượng, chất lượng: Với điều khoản này xí nghiệp cần lưu ý khi ghi tên gọi của hàng hoá cần ghi chính xác, nhất là đối với những hàng hoá có các tên gọi khác nhau. Tót nhất nên sử dụng cả tên thông thường và tên khoa học ( nếu có ). Số lượng hàng hoá khi quy định cũng nên tính đến dung sai, tốt nhất là quy định ngay dung sai do ai lựa chọn (người bán hay người mua). Cũng như vậy đơn vị tính của hàng hoá cũng cần quy định cụ thể vì không phải quốc gia nào, khu vực nào cũng dùng đơn vị đo lường giống nhau. + Khi soạn thảo điều khoản chất lượng thì xí nghiệp nên hết sức cẩn thận vì theo ước tính có đến trên 50% số vụ tranh chấp có liên quan đến chất lượng hàng hoá. Tuỳ loại hàng hoá mua, bán mà có thể áp dụng các phương pháp khác nhau để quy định về chất lượng trong hợp đồng như phương pháp mô tả, dựa vào tài liệu kỹ thuật, dựa vào tiêu chuẩn... Trong trường hợp có thể kết hợp hai hay nhiều cách quy định nhằm biểu đạt chính xác chất lượng hàng hoá mua bán. + Giá cả hàng hoá và phương thức thanh toán: Giá cả hàng hoá liên quan đến nhiều vấn đề cụ thể như chất lượng hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn thanh toán.... Vì thế khi đàm phán và ký kết cần tính đến các yếu tố này. Xí nghiệp nên có sự linh hoạt trong phương thức thanh toán chứ không nên chỉ sử dụng phương thức thư tín dụng. Đối với những đối tác tin tưởng và đã có quan hệ làm ăn lâu dài thì xí nghiệp nên sử dụng phương thức thanh toán TTR và chuyển tiền để tiết kiệm được chi phí mở L/C. Với những khách hàng mới, xí nghiệp không nên dễ dãi trong việc chấp nhận phương thức thanh toán kém an toàn. 3. Những giải pháp hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Đây là khâu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do có cả từ hai phía xí nghiệp và nhà nước. 3.1. Về việc mua bảo hiểm: Sau khi ký kết hợp đồng theo điều kiện CIF, nhiều khi bên người bán thực hiện mua bảo hiểm tại công ty nhỏ, không có uy tín mà những công ty này thường làm ăn không ổn định, dễ bị phá sản nên không an toàn cho lô hàng nhập khẩu của xí nghiệp. Hơn nữa khi xí nghiệp muốn mua thêm điều kiện bảo hiểm cho lô hàng nhập khẩu thì xí nghiệp phải nhờ người bán mua hộ chứ không thể mua trực tiếp được, thủ tục lại rất phức tạp. Vì vậy, trong thời gian tới xí nghiệp nên tiếp tục nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR hoặc theo điều kiện FOB thay vì điều kiện CIF. Với điều kiện này xí nghiệp có thể tuỳ ý chọn tổ chức bảo hiểm nào có uy tín và có thể mua bất cứ điều kiện bảo hiểm thêm nào cho lô hàng nhập khẩu. Và sẽ thuận tiện hơn rất nhiều trong việc khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra. 3.2. Về thủ tục thanh toán tiền hàng nhập khẩu: Xí nghiệp thanh toán chủ yếu tiền hàng theo phương thức tín dụng thư. Phương thức này tránh được rủi ro cho nhà xuất khẩu nhưng lại rất tốn kếm đối với nhà nhập khẩu. Vì vậy, đối với những lô hàng giá trị thấp, bạn hàng quen thuộc xí nghiệp nên sử dụng phương thức thư trả tiền hoặc điện chuyển tiền để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, xí nghiệp phải nắm vững thời hạn thanh toán cũng như tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước và phải tích cực đôn đốc họ thanh toán đúng hạn để đảm bảo thanh toán ngoại thương. Về phương thức thanh toán ngoại xí nghiệp cũng nên có một số thay đổi trong điều kiện phương thức thanh toán băng L/C. Chẳng hạn như khi sử dụng hình thức đặt cọc có giá trị lớn, xí nghiệp nên yêu cầu ngân hàng bảo lãnh cho số tiền đặt cọc đó để tránh những rủi ro có thể gặp phải trong kinh doanh. 3.3 Về thủ tục hải quan: Trong quá tình mở tờ khai, xí nghiệp hay mắc phải lỗi kê khai thiếu do người làm công tác kê khai chưa nắm chắc về nghiệp vụ. Do có nhiều thủ tục phức tạp cộng với việc xí nghiệp phải tự kê khai, áp mã tính thuế nên việc nhầm lẫn rất có thể xảy ra. Vì thế xí nghiệp nên chọn những cán bộ am hiểu các văn bản pháp luật về thuế, các văn bản của tổng cục hải quan đi làm công tác này, đồng thời yêu cầu cán bộ chịu trách nhiệm về tính chính xác của tờ khai này. Sau khi đã làm xong thủ tục kiểm tra hàng hoá và tính thuế, cán bộ kinh doanh cần sao lại một bản tờ khai hải quan cho phòng tài chính kế toán phối hợp theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh khoản hải quan. 3.4 Đối với công tác giao nhận và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu: Xí nghiệp nên xem xét là nên thuê dịch vụ giao nhận hay tự mình làm công tác giao nhận thì hiệu quả từ đó căn cứ vào hợp đồng uỷ thác cũng như đơn hàng của bạn hàng để chuẩn bị giấy tờ, có kế hoạch giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và giảm thiểu những khoản trung gian không cần thiết. 4. Các giải pháp khác: 4.1. Nâng cao công tác tổ chức quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ: - Nâng cao công tác tổ chức quản lý: Xí nghiệp nên có những thay đổi về bộ máy tổ chức như nên thành lập phòng marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường để trợ giúp trong chiến lược marketing. Ban kinh doanh chuyên thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho nên khó có thể chuyên sâu về nghiên cứu thị trường. Vấn đề quản lý đội ngũ cán bộ, xí nghiệp nên có những quy định tăng cường ý thức trách nhiệm của cán bộ trong khi làm vie4ẹc, đặc biệt là khi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. có thể sử dụng phương pháp đánh vào kinh tế, chẳng hạn như nếu như cán bộ nào vi phậm quy định của xí nghiệp thì tuỳ theo mức độ thiệt hại mà phải đền bù cho xí nghiệp những khoản tiền khác nhau. Ban lãnh đạo cũng nên có chế độ khen thưởng để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Ngoài ra ban lãnh đạo cần phải đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân để sắp xếp công việc sao cho phù hợp, vừa có thể tận dụng triệt để chất xám của mỗi cá nhân cũng như khuyến khích được tính sáng tạo, năng động của họ. - Đào tạo đội ngũ cán bộ: Với cơ chế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đang ngày càng trở nên hết sức có ý nghĩa đối với mọi doanh nghiệp. Hiện nay, tại xí nghiệp đội ngũ cán bộ nhân viên trình độ không đồng đều, hầu hết lực lượng này đều trẻ, chưa giàu kinh nghiệm do đó chưa đủ nhanh nhạy để nắm bắt thời cơ kinh doanh. Đây có thể coi là bất lợi lớn của xí nghiệp, vì vậy xí nghiệp nên tạo điều kiện về kinh phí và thời gian cho cán bộ nhân viên được tham gia học hỏi, trau dồi kiến thức, nâng cao nghiệp vụ cho họ. Làm được điều này không những xí nghiệp có được những cán bộ chuyên môn coa năng lực hơn để phục vụ hoạt động kinh doanh có hiệu quả mà còn thể hiện sự quan tâm của xí nghiệp với tập thể lao động có thể tạo bầu không khí làm việc hăng say cho cả tập thể. 4.2 Các biện pháp về vốn: Do đặc điểm của hoạt động nhập khẩu là dùng ngoại tệ để thanh toán trong khi đó dự trữ ngoại tệ ở các ngân hàng không nhiều nên không phải kúc nào họ cũng sẵn có để cho vay, thêm vào đó là sự biến động tỷ giá ngoại tệ ngày càng trở nên thất thường. Để khắc phục tình trạng này và tạo vốn cho hoạt động nhập khẩu xí nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau: - Thiết lập mối quan hệ mật thiết với bạn hàng trong và ngoài nước để được hưởng những ưu đãi trong thanh toán như chấp nhận cho người mua trả chậm hoặc làm đại lý cho các hãng nhằm tạo ra sự sẵn có của nguồn hàng được bạn hàng cấp tín dụng cho xí nghiệp để mua hàng. - Cố gắng có được hợp đồng ngoại hối đối với ngân hàng mà xí nghiệp mở tài khoản, nghĩa là hện trước với ngân hàng đến thời điểm nhất định sẽ mua hoặc vay một lượng ngoại tệ và sau một thời gian xí nghiệp sẽ trả bằng ngoại tệ với giá trị tương đương. Thực tế hiện nay ở xí nghiệp có nhiều đơn đặt hàng yêu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị với khối lượng và giá trị lớn. Điều này gây khó khăn cho xí nghiệp trong việc huy động ngay một lượng tiền lớn như vậy. Để giảm bớt khó khăn về vốn nhập khẩu, thay vì nhập khẩu một chuyến hàng với khối lượng lớn xí nghiệp có thể nhập thành nhiều chuyến để việc thanh toán dễ dàng hơn. Sau đó xí nghiệp quay vòng số tiền khách hàng nội địa trả cho mình để thanh toán cho hàng nhập khẩu tiếp theo, hoặc đối với những loại hàng yêu cầu phải có đủ số lượng ngay đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong nước. 4.3 Giải pháp về chiến lược kinh doanh: Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, xí nghiệp cần phải xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh hiệu quả, kết hợp chặt chẽ nhu cầu thị trường, xây dựng cho mình khả năng cung cấp và khả năng chiếm lĩnh thị trường cao nhất. Khuyến khích và giao nhiệm vụ cho những cán bộ có kinh nghiệm và năng lực tham gia vào xây dựng và hoàn thiện chiến lược kinh doanh. Ngoài ra việc xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn cũng thực sự cần thiết, nó giúp cho xí nghiệp đạt hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn. III. MộT Số KIếN NGHị ĐốI VớI NHà NƯớC: 1. Tăng cường kết hợp giữa các cơ quan nhà nước: Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cần phải có sự kết hợp của tất cả các cơ quan quản lý nhà nước. ở Việt Nam khả năng phối kết hợp hoạt động các bộ ngành, các cấp địa phương vẫn còn yếu, nhà nước có quy định trách nhiệm cho từng cơ quan, ban ngành nhưng thiếu rạch ròi về trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ ngành. Trong quá trình thực hiện những hạng mục có sự tham gia của nhiều chủ thể, dẫn đến tình trạng trách nhiệm chồng chéo lên nhau hoặc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Nhập khẩu hàng hoá một hoạt động chịu sự quản lý của rất nhiều cơ quan quản lý nhà nước trên mỗi khâu thực hiện. Do vậy, nhà nước cần nhanh chóng đẩy mạnh việc cải cách thủ tục hành chính, phân định quyền hạn trách nhiệm đối với các cơ quan quản lý nhà nước. 2. Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động nhập khẩu: Hệ thống văn bản pháp luật của Việt Nam về lĩnh vực này còn nhiều thiếu sót và chưa thực sự phù hợp với thông lệ quốc tế. Điều này khiến cho nhiều đơn vị nhập khẩu thiết bị toàn bộ bị thua thiệt khi làm việc với đối tác nước ngoài và bản thân bạn hàng nước ngoài cũng gặp nhiều vướng mắc trong quá trình hoạt động kinh doanh ở Việt Nam. Các văn bản pháp quy trước khi ban hành cần tham khảo ý kiến của các bộ ngành cũng như các chuyên gia đủ năng lực, các đơn vị mà phạm vi hoạt động của họ sẽ phải chịu sự điều chỉnh của những văn bản này. Chẳng hạn như tham khảo ý kiến nhận xét về tính phù hợp của văn bản ra đời trước đó, tính khả thi và mức độ dễ khó khi thực hiện theo những quy định đó. Tính không rõ ràng của văn bản dẫn đến sự hiểu nhầm và phải ban hành những quy định thống nhất về quyền hạn của các bộ ngành tương ứng, tránh vướng mắc khi có sự mâu thuẫn giữa các văn bản của các cơ quan có thẩm quyền tương đương. Cùng một vấn đề nhưng có nhiều quan điểm về cách giải quyết giữa các bộ khiến cho người thực thi không biết phải theo ai, dẫn đến việc giảm hiệu quả sử dụng vốn nhập khẩu gây ách tắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 3. Cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp: Hiện nay ở nước ta việc cung cấp các thông tin vế thị trường, giá cả của từng mặt hàng hoá từ các trung tâm tư vấn xuất nhập khẩu còn rất hạn chế. Số lượng cũng như chất lượng thông tin không đầy đủ gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nhà nước đã có đầu tư lớn cho mạng lưới thông tin liên lạc, bưu chính viễn thông trong nước đã hoà nhập vào thế giới nhưng các thông tin về kinh tế, giá cả, thị trường vẫn còn đơn giản, chưa bắt kịp được với sự phát triển của nền kinh tế. Trong thời gian tới, nhà nước ngoài việc đầu tư nâng cấp hệ thống thông tin phục vụ cho việc cung cấp các thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu mà còn phải hình thành một hệ thống các đơn vị tư vấn kỹ thuật và nghiệp vụ ngoại thương trong cả nước. Thông qua đó để tận dụng mọi năng lực của các chuyên gia giúp cho doanh nghiệp có thêm nguồn thông tin và trình độ để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả hơn. Đồng thời nhà nước cũng cần hình thành thêm các nguồn cung cấp thông tin chuyên ngành giới thiệu về thị trường hàng hoá, giá cả trên thị trường một cách thường xuyên hơn đảm bảo đáp ứng được nhu cầu về thông tin cho nền kinh tế cũng như cho các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu.