Một sốgiải pháp nâng cao hiệu quảcông tác văn thưtại Uỷban nhân dân quận Ba Đình

ấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản đi được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo thông qua hình thức fax hay chuyển quan mạng thông tin nhanh hoặc chuyển theo đường bưu điện… Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 2 bản chính. Một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP 3.3. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu dùng trong các cơ quan, tổ chức thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định chỉ được sử dụng một con dấu. Con dấu phải được đăng ký mẫu tại cơ quan côn an và chỉ được sử dụng sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Con dấu được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái 3.4. Lập và quản lý hồ sơ Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một hay một số đặc điểm chung như tên loại văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hay thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hồ sơ được lập bao gồm các nội dung: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc cơ quan, tổ chức. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Văn bản và tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Những quy định chung của nhà nước về công tác văn thư đã phần nào đảm bảo tính thống nhất trong cả nước hệ thống tổ chức và cơ chế hoạt động của công tác văn thư, góp phần đẩy lùi và làm giảm chồng chéo, trùng lắp trong hoạt động văn thư tại các cơ quan, đơn vị. II. Thực trạng tổ chức và hoạt động công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn thư Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của bộ máy quản lý nói chung. Đối với UBND quận Ba Đình, công tác văn thư là nội dung chiếm phần lớn hoạt động của Văn phòng và được xem như bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước. Bộ phận văn thư thuộc UBND quận có chức năng, nhiệm vụ sau: - Quản lý các loại dấu của HĐND – UBND và Văn phòng UBND Quận theo đúng quy định. Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn giao con dấu cho người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống trên bất kỳ loại công văn tài liệu, giấy tờ nào. - Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ, chuyển công văn theo đúng địa chỉ. Những công văn đề ngoài phong bì “chỉ người có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bìa công văn. - Những công văn do cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên trực tiếp nhận từ cấp trên, sở, ban, ngành, UBND 14 phường đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ. Tất cả những công văn giấy tờ chưa đăng ký qua văn thư mà đã có ý kiến của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịchUBND quận, Chánh, phó văn phòng đều được chuyển lại văn thư để đăng ký vào sổ và xử lý theo quy định. - Văn thư có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể thức. Các văn bản đến đều được đóng dấu, vào sổ chuyển cho Chánh văn phòng để xử ký. Những loại công văn, giấy tờ “mật”, “tối mật”, quản lý theo chế dộ bảo mật của Nhà nước. - Trước khi phát hành văn bản đi văn thư phải kiểm tra lại thể thức văn bản như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm quá 01 ngảy. Khi có ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hoả tốc” phải chuyển ngay cho nhân viên giao thông chuyển trong ngày. - Giấy giới thiệu của UBND, của Văn phongc hỉ được cấp khi có lệnh của UBND quận yêu cầu. 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư thuộc Văn phòng UBND quận Ba Đình 2. Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình 2.1. Hình thức tổ chức phòng văn thư tại UBND quận Ba Đình Là cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn, hàng ngày, UBND quận Ba Đình nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời cũng phát hành một số lượng không nhỏ văn bản đi. Căn cứ vào khối lượng công việc UBND quận Ba Đình tổ chức văn thư theo hình thức tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập trung tại bộ phận văn thư. Nhân viên phụ trách văn bản đến Nhân viên phụ trách văn bản đi Văn thư Nhân viên phụ trách chuyển giao văn bản Comment [T23]: Ghép vào phần 2 Phòng Văn thư được bố trí độc lập với phòng lưu trữ và các phòng ban chuyên môn khác nhằm đảm bảo giải quyết công việc thống nhất, không thông qua các bộ phận trung gian, không ồn ào, tài liệu được bảo vệ an toàn tuyệt đối, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn thư trong UBND quận. Phòng văn thư của UBND quận Ba Đình, trực thuộc khối Văn phòng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng và các Phó văn phòng. Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của phòng trong mọi hoạt động của UBND quận, phòng Văn thư được bố trí ngay ở tầng 1, gần lối ra vào thuận tiện cho việc giao tiếp, nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến đồng thời cũng thuận lợi cho các cá nhân, đơn vị trong UBND đến làm thủ tục đăng ký văn bản, đóng dấu, tìm tài liệu. Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiên nay. Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việc của các phòng ban trong UBND rút ngắn thời gian ban hành vì không phải mất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán. Bên cạnh đó việc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quản hơn nhất là đối với cơ quan có khối lượng công việc nhiều như UBND quận Ba Đình. 2.2. Biên chế công tác văn thư trong UBND quận Ba Đình Phòng Văn thư tại UBND quận, là phòng chuyên môn đặt đưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng. Do đó, tổ chức nhân sự phòng Văn thư nằm trong cơ cấu tổ chức nhân sự khối Văn phòng UBND. Thứ nhất vế số lượng: Văn phòng UBND quận Ba Đình tính đến thời điểm tháng 3/2010 có tất cả 37 cán bộ, công chức, nhân viên, trong đó có 1 Chủ tịch, 4 Phó chủ tịch, 1 Chánh văn phòng và 2 Phó văn phòng. Số cán bộ, công chức thuộc biên chế chiếm 30%, còn lại là nhân viên hợp đồng. Thứ hai về trình độ học vấn, đại đa số cán bộ, công chức, chuyên viên, nhân viên trong khối Văn phòng đều có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên, được đào tạo theo đúng chuyên ngành và một bộ phận nhỏ đang đi học hoàn thiện, bổ sung để phục vụ công việc. Riêng đối với tổ chức nhân sự làm công tác văn thư của UBND tính đến năm 2010 có 3 người. trong đó 1 người phụ trách quản lý văn bản đến chịu; 1 người phụ trách quản lý văn bản đi và 1 người đẩm nhận nhiệm vụ chyển văn bản đi đến các phường, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, cá nhân đóng trên địa bàn quận. Tất cả những người làm công tác văn thư trong UBND quận đều xếp vào ngạch nhân viên. Phần lớn có trình độ trung học văn thư, đại học tại chức về nghiệp vụ văn thư, được đào tạo chương trình tin học nhắn hạn, có khă năng thực hiện nghiệp vụ văn thư thành thạo, có độ tuổi từ 25 đến 35 tuổi. Nhân viên văn thư làm việc tại UBND quận thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính nhà nước, hiểu rõ về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác và hiểu về thủ tục hành chính, có khả năng triển khai các văn bản nhướng dẫn nghiệp vụ văn thư. 3. Thực trạng hoạt động văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó không thuần tuý thuộc nhiệm vụ của một bộ phận, đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và chính trị, nếu không được tổ chức thống nhất và thực hiện theo đúng quy định sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý nhà nước của từng cơ quan nói chung và của từng tổ chức nói riêng. Do đó cần có sự chỉ đạo hướng dẫn quản lý thống nhất của nhà nước. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: - Quản lý văn bản đến, - Quản lý văn bản đi, - Quản lý và sử dụng con dấu. - Lập và quản lý hồ sơ. 3.1 Quản lý văn bản đến của UBND quận Ba Đình Văn bản đến của UBND quận Ba Đình là tất cả những văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân, tổ chức từ bên ngoài gửi đến UBND bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do các cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện… Là cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn, UBND quận Ba Đình có trách nhiệm xử lý các vấn đề hành chính nhà nước trong cung cấp dịch vụ công cho nhân dân tại trụ sở UBND. Do đó hàng ngày UBND quận nhận được rất nhiều văn bản Comment [T24]: Định nghĩa nên nêu trích dẫn từ văn bản nào để đảm bảo độ tin cậy. Ví dụ từ Nghịc định 110 ^^ bao gồm văn bản của cơ quan cấp trên (của UBND Thành phố, của các sở, ban, ngành, văn bản của HĐND quận, của cấp Uỷ quận), văn bản của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến với một số lượng không nhỏ như đơn khiếu nại, kiến nghị của công dân. Theo nguyên tắc của cơ chế một cửa, mọi văn bản gửi đến cơ quan từ bất cứ nguồn nào đều phải tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan. Văn bản chuyển đến cơ quan, tổ chức phải tuân theo một quy trình nhất định nhằm đảm bảo hoạt động của UBND diễn ra thông suốt, có hiệu quả. Bộ phận văn thư UBND có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác nhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải tiến hành kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),…đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản….trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cá Chánh văn phòng xem xét, giải quyết. Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý. Đối với loại do cán bộ văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến”. Trong trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. Dấu đến của UBND quận được làm theo đúng quy định của Chính phủ trong thông tư số 425/VTLTNN-NVTW Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy tính bằng phần mềm quản lý văn bản. Đăng ký văn bản đến là một bước quan trọng trong tổ UBND QUẬN BA ĐÌNH ĐẾN Số: …….. Ngày: …… chức quản lý và gải quyết văn bản đến. Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của văn bản. Mục đích của việc đăng ký văn bản để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến. Khi đăng ký văn bản cần phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không được viết tắt những cụm từ, những từ không thông dụng. Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản trên máy, văn bản đến được gắn phiếu xử lý rồi được chuyển cho Chánh văn phòng để phân loại, trình lãnh đạo UBND quận có thẩm quyền giải quyết. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo UBND quận, văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung. Phiếu xử lý văn bản của UBND quận thực hiện theo hướng dẫn của công văn số 425/VTLTNN-NVTW PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ................................................................................... ....................................................... Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: Ý kiến đề xuất của người giải quyết: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân, giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền.Việc chuyển giao văn bản đến cần phải nhanh chóng, đúng đối tượng. Khi nhận được bản chính của bản fax, hoặc văn bản chuyển UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH qua mạng cán bộ văn thư phải đóng dấu đến, ghi số và ngày đến, sau đó chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng. Bảng tổng kết số lượng văn bản đến (Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ 2002 – 2009) Năm Cấp quản lý 2002 2003 2009 Trung ương 301 401 240 Thành phố 845 1910 3589 Thuộc quận 849 614 1901 Các đơn vị khác 607 433 777 Giấy mời 256 304 395 Cộng 2858 3662 6125 Thông qua bảng tổng kết văn bản đến, số lượng văn abnr đến UBND quận qua các năm ngày càng có xu hướng tăng. Năm 2009 so với năm 2003, tổng số văn bản đến tăng gấp 1,5 lần. Trong đó tăng nhanh nhất là những văn bản do thành phố Hà Nội gửi đến, Các văn bản do cơ quan, đơn vị sự nghiệp, phòng, ban thuộc quận gửi. Tính trung bình, trong năm 2009, mỗi tháng nhân viên văn thư UBND tiếp nhận hơn 500 văn bản, tài liệu đến trong đó chủ yếu là các loại văn bản thông báo, quyết định, giấy mời, kế hoạch, công văn. Đấy là chưa kể những văn bản gửi trực tiếp cho các phòng, ban chuyên môn không phải qua đăng ký và một số lượng không nhỏ văn bản, tài liệu gửi sai địa chỉ được nhân viên văn thư trả lại nơi gửi. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Trình và chuyển giao văn bản Theo dõi đôn đốc, giải quyết văn bản 3.2. Quản lý văn bản đi Văn bản đi của UBND quận là tất cả những văn bản (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành) do các cá nhận, đơn vị thuộc UBND quận soạn thảo, ban hành để quản lý và hướng dẫn công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để gửi đến các đối tượng có liên quan. Văn bản đi của UBND quận thực chất là công cụ điều hành, quản lý. Việc tổ chức quản lý văn bản đi được UBND quận rất coi trọng. UBND quận đã ban hành quy định số 42/UBND ngày 23 tháng 10 năm 2006 quy định về quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến. Tất cả mọi văn bản do cá nhận, đơn vị trong UBND quận soạn thảo và ban hành đều phải mạng xuống văn thư làm thủ tục đănng ký văn bản đi. Quy trình quản lý văn bản đi như sau. Tiếp nhận Phân loại sơ bộ, bóc bì Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Đăng ký văn bản đến Trình văn bản Chuyển giao văn bản Giải quyết văn bản Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản Comment [T25]: Nên đưa sơ đồ này ngay ở phần đầu, sau khi giới thiệu quy trình xử lý văn bản đến Nhân viên văn thư trước khi làm thủ tục đăng ký văn bản đi phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai xót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. Tất cả văn bản di của UBND quận trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung do văn thư thống nhất quản lý. Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Mỗi loại văn bản hành chính được đánh số và đăng ký riêng. Sau khi lấy số và ghi ngày, tháng đi, văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên chữ Văn bản đi - Đóng dấu cơ quan, - Đóng dấu độ mật, độ khẩn - Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày - Ghi số, ngày đi - Nhân bản - Đăng ký văn bản đi bằng sổ - Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính - Làm thủ tục phát hành văn bản - Chuyển fax văn bản - Theo dõi chuyển fax văn bản Lưu văn bản ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Dấu của UBND quận Ba Đình do văn thư giữ bao gồm dấu tên, dấu chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND, dấu văn phòng, dấu chỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu hoả tốc. Việc đóng các loại dấu này được thực hiện theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đăng ký văn bản đi của UBND quận được tiến hành theo cách truyền thống (vào sổ đăng ký văn bản đi) và theo cách hiện đại( đăng ký trên máy vi tính thông qua phần mềm quản lý văn bản đi). Đăng ký văn bản đi vào sổ. Dựa trên khối lượng và loại văn bản đi, nhân viên văn thư của UBND quận tiến hành lập sổ đăng ký văn bản đi hàng năm. Hiện tại sổ đăng ký văn bản đi của UBND bao gồm sổ công văn, sổ quyết định, sổ đăng ký giấy mời, sổ chỉ thị, sổ đăng ký văn bản mật, sổ văn phòng HĐND-UBND, sổ đăng ký giấy phép sử dụng hè phố, sổ đăng ký giấy phép xây dựng. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND quận Ba Đình Nội dung đăng ký văn bản đi Số, ký hiệu Ngày tháng Trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm….. Từ ngày…… đến ngày…… Từ số…. đến số………….. Quyển số….. ` Đăng ký văn bản đi vào máy vi tính sử dụng chương trính quản lý văn bản: Việc đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của đơn vị cung cấp chương trình. Bảng tổng kết số lượng văn bản đi ( Theo số liệu báo cáo tổng kết văn bản đi từ 2002 đến 2009) Năm Cơ quan ban hành 2002 2003 2009 Quyết định 2437 2869 3703 Công văn 986 1124 1269 Chỉ thị 4 2 2 Thông báo 677 529 820 Báo cáo 448 601 766 Tờ trình 225 223 471 Văn bản mật 4 1 1 Giấy mời 398 365 566 Giấy phép sử dụng hè phố 127 212 339 Giấy phép xây dựng 943 1035 1139 Tổng 6249 6961 9076 Quan bảng số liệu cho thấy tổng số văn bản đi năm sau cao hơn năm trước. Năm 2009 tổng số văn bàn đi gấp gần 1,5 lần năm 2003. Năm 2003 tổng số văn bản đi nhiều hơn năm 2002 là 712 văn bản. Quan các năm văn bản đi chiếm số lượng lớn nhất là quyết định, công văn và giấy phép xây dựng. Chỉ thị và văn bản mật có số lượng ít nhất. Như vậy không chỉ văn bản đến có số lượng nhiều mà văn bản đi của UBND quận cũng có số lượng rất lớn. Do đó, hoạt động của phòng Văn thư rất bận rộn 3.3. quản lý và sử dụng con dấu Cũng như các cơ quan, đơn vị khác, con dấu của UBND có vai trò rất quan trọng trong việc ban hành văn bản quận Ba Đình thể hiện vị trí pháp lý, tính chân thực của UBND quận và tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các đơn vị, cá nhân trong UBND ban hành. Phòng Văn thư thuộc UBND quận được trao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu. Dấu của UBND quận Ba Đình bao gồm con dấu chung của UBND, dấu chức danh Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận, dấu tên, dấu văn phòng, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu hoả tốc, dấu “đến”. Các loại dấu của UBND đều được phòng Văn thư bảo quản theo đúng quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu được quy định trong Nghị định số 58/2002/NĐ-CP. Là cơ quan hành chính nhà nước đóng trên thành phố Hà Nội, UBND quận Ba Đình có khối lượng công việc lớn, số lượng văn bản đến và đi nhiều. Theo số liệu thống kê năm 2009 văn bản đến được đăng ký số đến là 6125 văn bản, nhân viên văn thư phải đóng dấu đến tương tự như số văn bản nhận được. Đối với văn bản đi có 9076 văn bản thì nhân viên văn thư phải đóng dấu ít nhất là 9076 con dấu, đấy là chưa kể phải đóng giáp lại, đóng dấu treo và đóng vào số lượng văn bản được nhân bản khi phát hành. Con dấu được bảo quản hợp lý trong tủ gỗ tại nơi thoáng mát. Khi sử dụng xong phải để đúng vị trí, khoá tủ và bảo quản tại phòng Văn thư. Các con dấu được bố trí thei từng ngăn hợp lý, tiện cho việc sử dụng. Thế mới thấy công tác văn thư không hề đơn giản như mọi người vẫn nghĩ. 3.4. Lập và quản lý hồ sơ Mọi văn bản hình thành trong hoạt động của UBND quận Ba Đình, sau khi đã giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của UBND. Công tác lập hồ sơ tại phòng văn thư thuộc UBND quận có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu suất công tác của cán bộ, công chức UBND, giúp UBND quản lý văn bản chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, giúp cho lãnh đạo và nhân viên tra cứu văn bản nhanh chóng… Thực tế cho thấy việc lập hồ sơ tại phòng văn thư thuộc UBND rất được coi trọng và quản lý chặt chẽ. Các tập hồ sơ đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ, hồ sơ luôn được biên mục đầy đủ, chính xác và có nơi bảo quản riêng tuỳ theo từng năm ban hành hay tên loại văn bản tuỳ theo mục đích sử dụng. Sau khi hết một năm công tác, toàn bộ hồ sơ về văn bản, tài liệu có liên quan đều được lưu trữ trong tủ sắt, có khoá, phân theo từng ngăn để tiện lợi cho việc tra cứu. Sau thời gian 5 năm, số hồ sơ đó được chuyển lên kho lưu trữ riêng tại tầng 7 với những điều kiện bảo quản nghiêm gặt. Tại đây, cứ theo định kỳ, kho chứa hồ sơ được phun thuốc bảo quản chống ẩm, mốc và được bảo quản với nhiệt độ hợp lý. Chỉ người có nhiệm vụ mới được vào. 4. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình Công nghệ thông tin một lĩnh vực khoa học rộng lớn chuyên nghiên cứu về các khả năng và phương pháp thu thập, lưu trữ, truyền và xử lý thông tin một cách tự động dựa trên các phương tiện kỹ thuật như: Máy tính điện tử, điện thoại, máy fax, liên lạc vô tuyến,... Công nghệ thông tin có tác dụng rất to lớn trên nhiều ngành, lĩnh vực. Ngay từ khi cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và hiện nay nó trở thành bộ phận không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào nhất là trong hoạt động quản lý nói chung và công tác văn thư nói riêng. Việc ứng dụng công ngệ thông tin hiện nay đang được Đảng và nhà nước quan tâm, chú trọng. Chính phủ đã ban hành Nghi định số 112/2001/NĐ-TTg ngảy 27/5/2001 với nội dung quan trọng là đẩy mạnh tin học hoá quản lý hành chính nhà nước ( đề án 112), sau đó đã nhanh chóng được triển khai trên quy mô toàn quốc. Mặc dù còn nhiều bất cập, thiếu xót trong quá trình quản lý, thực hiện xong đề án 112 đã ảnh hưởng rất lớn đến tư tưởng đổi mới cách thức quản lý của cơ quan nhà nước thông qua việc sử dụng hệ thống máy tính và mạng máy tính. Công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của UBND quận. Cho nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của công tác văn thư là việc làm tất yếu để tiến tới tin học hoá công tác hành chính văn phòng. Uỷ ban nhân quân quận Ba Đình là một trong những đơn vị đầu tiên triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Việc sử dụng máy tính và hệ thống mạng máy tính được áp dụng từ lâu trong hboạt động của UBND quận. Việc ứng dụng tin học hoá trong công tác văn thư nói riêng và hoạt động của UBND quận nói chung cho phép tự động hoá các khâu như soạn thảo và ban hành văn bản, tra tìm và cung cấp thông tin văn bản. Do đó góp phần cung cấp thông tin Comment [T26]: Thiếu: trong hoạt động văn thư của… Comment [T27]: Bỏ nhanh chóng, kịp thời, chính xác hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cơ, quan nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho nhân dân và xã hội. Mặc dù chỉ mới sử dụng phầnm mềm quản lý văn bản trong 2 năm từ 2008 – 2010 xong toàn bộ nhân viên văn thư, cũng như cán bộ, công chức, chuyên viên hiện đang làm việc trong UBND quận đều đã được hướng dẫn, tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn và sử dụng thành thạo hệ thống phần mềm quản lý nội bộ Nhờ việc ứng dụng cộng nghệ thông tin kết hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành chính theo đề án 30 của Chính phủ, giờ đây hoạt động của phòng văn thư quận đã trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều, các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc, và công khai hoá trên mạng nội bộ của UBND một cách nhanh chóng chính xác, sau khi đã có ý kiền chỉ đạo, giải quyết của ban lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn. Việc gửi và nhân văn bản thông qua mạng giúp cho lãnh đạo và nhân viên giải quyết công việc hanh chóng, thuận tiện, dễ theo dõi công việc. Ở UBND quận Ba Đình, văn bản đến và đi hàng ngày ngoài việc đăng ký vào sổ theo cách thức truyền thống, nhân viên văn thư còn phải tiến hành đăng ký văn bản trên máy tính. Mỗi nhân viên văn thư đều được trang bị máy vi tinh riêng có nối mạng Internet phục vụ cho việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ Như vậỵ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phòng văn thư không những giúp nhân viên văn thư nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giúp lãnh đạo kiểm tra, giá sát quá trình tác nghiệp của đội ngũ nhân viênn thư tai UBND quận. 5.Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị Cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng công tác văn thư đồng thpì là một trong những yếu tố giúp nhân viên văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển, các tiến bộ khoa học ứng dụng rộng rãi trong công tác văn thư đặc biện là ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin thì việc bố trí trang thiết bị phải gắn với hiện đại hoá công tác văn thư Phòng văn thư của UBND quận Ba Đình là bộ phần trung gian thúc đẩy phối hợp trong công việc giữa các đơn vị, cá nhân trong và ngoài UBND quận. Do vậy phòng làm việc của nhân viên văn thư luôn được trang bị đầy đủ trang thiết bị, cơ Comment [T28]: Thêm: phục vụ công tác văn thư sở vật chất đảm bảo công việc tiến hành nhanh chóng, thuận tiện. Trong phòng có bàn ghế, tủ để văn bản. Ngoài ra còn có vật tư văn phòng phẩm như máy giập gim, kẹp gim, bút bi, mực dấu, giấy A4, thước kể, hồ dán, băng dính, bìa màu dùng để in sổ đăng ký văn bản đến và văn bản đi, cặp họp văn phòng được sắp xếp theo tên các lãnh đạo và để ngay ngắn trong những ô trình lãnh đạo. Để phục vun cho việc sao lưu tài liệu, phòng văn thư còn được trang bị 3 máy photo trong đó có máy photo siêu tốc, máy photo vi tính và máy photo thông thường được sử dụng một các hợp lý và được đặt ở một phòng riêng bên cạnh phòng văn thư. Bàn làm việc của nhân viên văn thư được giao trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến được nối với máy scan tài liệu nhắm đưa thông tin từ những văn bản nhận được lên mạng nội bộ UBND sau khi làm thủ tục đăng ký văn bản đến. Phía bàn làm việc của nhan viên văn thư được giao trách nhiệm quản lý văn bản đi va đóng đáu văn bản đựơc trang bị máy in. Còn trên bàn làm việc của nhân viên chuyển giao văn bản đi được trang bị máy fax. Ngoài ra trong phòng còn được tran gbị máy điện thoại để thuận tiện cho việc liên lạc. Chỗ ngồi của các nhân viên văn thư đều được trang bị máy vi tính có kết nối mạng Internet và mạng nội bộ của UBND. Tất cả trang thiết bị và bàn làm việc trong phòng văn thư đều được bố trí hợp lý, khoa học. Chương III: Đánh giá về công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình I. Ưu điểm 1. Kết quả đạt được 1.1. Trong hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bàn đi Một là: Trong quá trình hoạt động nhìn chung các nhân viên văn thư đã đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác cho các phòng, ban. Hai là: Việc quản lý văn bản đến, văn bản đi được nhân viên văn thư thực hiện theo đúng quy định của Chính phủ và của UBND quận đề ra. Tất cả văn bản đến thuộc diện phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đều được đóng dấu dến, gắn phiếu xử lý văn bản, trực tiếp giao văn bản đến ban lãnh đạo và các phòng ban có thẩm quyền giải quyết, theo dõi thực hiện văn bản qua sổ đăng ký văn bản. Văn bản đi luôn được kiểm tra thể thức. Đối với văn bản chưa đúng yêu cầu thể thức, nhân Comment [T29]: Viết liền lên, không nên tách ra thành 1 đoạn chỉ có 1 câu Comment [T30]: Nên gộp vào thành 1 phần cuối của chương 2 để đánh giá, đảm bảo sự cân đối của báo cáo - Nên chia ra thành 3 phần: + Kết quả đạt được + Những hạn chế + Nguyên nhân Phần kết quả đạt được viết khá chi tiết nhưng phần hạn chế lại sơ sài >> Không cân xứng. Phần nguyên nhân thành công chưa hợp lý cho lắm, nên tách ra thành phần riêng đưa ra cả điều kiện để có những kết quả đạt được và những mặt tồn tại viên văn thư trả lại văn bản cho đơn vị, phòng ban đã soạn thảo để chỉnh sửa. Do đó đã không xảy ra tình trạng thât lạc, bỏ xót văn bản trong quá trình đăng ký hay lưu trữ văn bản. Đối với những văn bản mật, nhân viên văn thư đăm bảo quản lý nghiêm ngặt theo đúng quy định, không xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin. Ba là: UBND quận Ba Đình đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư. Thưch hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc cho các cá nhân, phòng ban vì vậy số lượng công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ được giải quyết đáng kể, tăng quỹ thời gian cho Chủ tịch và phó chủ tịch UBND tập trung giải quyết các lĩnh vực quan trọngnhư hoạch định chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch đo thị, xây dựng củng cố chính quyển, kiểm tra việc thực hiện công việc của các phường, phòng ban, đơn vị hành chính đóng trên địa bàn quận Ba Đình. Trách nhiệm của các phòng ban trong viêch tiếp nhận và giải quyểt văn bản được nâng cao, hạn chế tính tuỳ tiện về hình thức, kỹ thuật, nội dung phát hành văn bản., giúp hiệu lực pháp lý văn bản tăng lên. 1.2. Trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu Nhìn chung, nhân viên văn thư đã chấp hành nghiêm chỉnh quy định của nhà nước trong việc bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu được thực hiện theo đúng kỹ thuật, không xảy ra tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu khống khi chưa có chữ ký và không có văn bàn gốc. 1.3. Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của UBND quận nói chung và hoạt động của phòng văn thư nói riêng làm cho các nội dung hành chính được công khai hoá đến mọi công dân, tô chức, giảm phiền hà giã công chức với công dân. Thủ tục hành chính được đơn giản hoá, thời gian giải quyết công việc theo yêu cầu công dân được rút ngắn, lòng tin trong nhân dân được củng cố, nâng cao trách nhiệm, chất lượng cán bộ, công chức, nhân viên đang làm việc trong UBND. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là dưa phần mềm quản lý văn bản vào hoạt động, mối quan hệ giữa các phòng ban được củng cố, tăng cường. Ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận không chỉ được áp ụng trong soạn thảo văn bản mà còn được áp dụng trong hoạt động qủn lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý và trao đổi thông tin qua mạng. Do đó hình thành phong cách làm việc mới, có hiệu quả cao, tạo điều kiện để tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụi cho giải quyết công viêc. 1.4. Về cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị Nhìn chung, phòng văn thư thuộc UBND đã được trang bị tương đối đầy đủ phương tiện làm việc như máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, máy scan, điện thoại,… cùng với các vật tư văn phòng phẩm khác. Việc đánh máy, in tài liệu, nhân bản tuân theo đúng quy định do đó không xảy ra tình trạng in, photo thừa tránh gây lãng phí cho UBND quận. 1.5. Về phía cán bộ công chức Phần lớn nhân viên phòng văn thư đều có trình độ chuyên môn, trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, tỷ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao. Nhân viên văn thư thường xuyên được cử tham gia các khoá đào tạo về quản lý nhà nước, về nghiệp vụ văn thư và hiện đại hoá công tác văn thư trong cơ quan nhà nước … để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đa số nhân viên biết ử dụng thành thạo máy vi tính và các máy móc thiết bị khác trong phòng để giải quyết công việc. 1.6. Về cách thức tổ chứ, bố trí nơi làm việc Phòng văn thư UBND quận Ba Đình được bố trí theo cách truyền thống, tách riêng với phòng lưu trữ và các phòng ban khác đảm bảo tình yên tĩnh khi làm việc, tài liệu được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Phòng được bố trí ngay gần lối ra vào thuận tiện cho quá trình giao tiếp giữa các cá nhân, đơn vị trong và ngoài UBND. Điều kiên về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm không khí đảm bảo quy định đề ra. 2. Nguyên nhân thành công Có được những thành tích kể trên trong quá trình hoạt động của phòng văn thư UBND quận là do: - Ban lãnh UBND quận thường uyen chỉ đạo hoạt động công tác văn thư theo đúng chủ trương, đườn lối của nhà nước; - UBND quận đã xây dựng và tổ chức thanhg công mô hình một cửa, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đổi mới cách thức làm việc của nhân viên văn thư nói riêng và các phòng ban trong UBND quận nói chung; - UBND quận đã xây dựng được quy chế làm việc hợp lý, khoa học; - Trình độ quản lý, lãnh đạo văn phòng, trình độ chuyên môn của đọi ngũ chuyên viên văn phòng và nhân viên văn thư ngày càng ssược củng cố. II. Những mặt hạn chế 1. Những hạn chế - Số lượng văn bản chưa tuân thủ đúng quy định vè nội dung, thể thức; - Việc lấy số văn bản thỉnh thoảng còn nhầm lẫn, sai xót; - Đăng ký văn bản đi bằng sổ đăng ký còn tẩy xóa; - Nhiều văn bản gửi đến khôg qua bộ phận văn thư, văn bản không được đăng ký hoặc sau đó được chuyển trở lại văn thư để đăng ký gây mất thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc - Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy ra tình tạng lỗi mạng, virut tấn công máy tính, máy photo, máy in bị hỏng, mực in chưa đểu…., thiếu máy huỷ tài liệu; - Chuyển giao văn bản thỉnh thoảng vẫn chậm; - Chưa có biện pháp xử lý thích đáng với văn bản sai thể thức, nội dung - Văn bản quản lý hoạt động văn thư còn chồng chéo. - Chưa có chế độ phụ cấp cho nhân viên văn thư. 2. Nguyên nhân của những hạn chế trên Những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động văn thư chủ yếu là do: - Chưa nhận thức đúng vai trò, vị trí của công tác văn thư; - khối lượng công việc nhiều trong khi phòng văn thư chỉ có 3 nhân viên làm công tác vưn thư; - mặc dù thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn xong trình độ, năng lực làm việc của nhân viên văn thư một số mặt còn hạn chế. Comment [T31]: Bỏ Chương IV: Một só giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình I. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thì việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu. Nó không những góp phần giải quyết công việc nội bộ của cơ quan, đơn vị mà còn đánh giá chất lượng của hệ thống hành chính của môic quốc gia. Nhận thức được điều đó UBND quận Ba Đình cũng đã xây dựng những quy định về công tác văn thư và công tác văn thư đã đi vào nề nếp, thực hiện một cách khoa học. Tuy nhiên bên cạnh đó, hoạt động văn thư trong UBND quận Ba Đình cũng mắc phải một số khó khăn nhất định như đã nêu ở phần trên. Để công tác văn thư ngày càng hoàn thiện hơn em xin đưa ra một số giải pháp cơ bản sau: 1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư Lãnh đạo Văn phòng UBND quận phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên làm công tác văn thư thông qua việc phối hợp với trường Chính trị, Học viện Hành chính mở các lớp tập huấn, các khoá học về quản lý hành chính hàng năm cho các phòng ban, cán bộ nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản và nhân viên. Nhân viên văn thư hiện nay chỉ có 3 người trong khi khối lượng công việc quá nhiều do đó lãnh đạo Văn phòng UBND quận Ba Đình cần bổ sung thêm nhân viên được đào tạo cơ bản, có kiến thức chuyên sâu và nghiệp vụ vững vàng về công tác văn thư làm công tác văn thư để lượng văn bản và tài liệu của Văn phòg UBND quận được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Việc cử nhân viên căn thư đi học phải có trọng tâm, cầnn phải xác định đúng nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng, đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài bổ sung kiến thức về trình độ còn phải bổ sung thêm kiến thức về vi tính để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Đổi mới nhận thức của nhân viên văn thư về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của hoạt động văn thư. Comment [T32]: Đưa ra giải pháp cho công tác văn thư nói chung sau đó lại đưa ra kiến nghị với hoạt động văn thư của UBND quận BĐ nói riêng thì dễ bị trùng lắp ý, không cần thiết. Nên chia thành 2 phần: - 1 số định hướng hay quan điểm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư ( nói chung). - Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại UBND quận BĐ Comment [T33]: Phần 1 và 2 nên gộp thành 1 ý là: Đẩy mạnh bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư ( Có nói đến chế độ lương thưởng, sự quan tâm của đơn vị ) Đẩy mạnh công tác kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên văn thư theo quý để bố trí đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ Đẩy mạnh việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, quy trách nhiệm từ lãnh dạo cho đến nhân viên trách tình trạng đùn đẩy công việc, trách nhiệm tập thể trong hoạt động văn thư. 2. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, lãnh đạo Văn phòng UBND quận cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư. Sự quan tâm về vật chất cũng như tinh thần cho nhân viên văn thư sẽ là nguồn động viên rất lớn cho họ hoàn thnàh xuất sắc nhiệm vụ được giao. Nhân viên văn thư là những người đi sớm, về muộn của UBND quận. Hơn nữa do tính chất công việc của mình họ có trách nhiệm rất lớn tới công tác quản lý và hiệu quả quản lý của UBND quận. Do đó nên có chế độ đại ngộ xứng đáng về cuộc sống vật chất cũng như tinh thần, tạo cho họ nguồn động lực để thực hiện tốt hơn công việc của mình. Đồng thời phải xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để động kích thích tính năng động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cũng như áp dụng cơ chế kỷ luật đối với những hành vi vi phạm quy định nhà nước về công tác văn thư của nhân viên làm công tác văn thư. 3. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hoá phục vụ công tác văn thư Văn phòng UBND quận hàng ngày luôn nhận và chuyển giao văn bản ở nhiều nơi. Do đó số lượng văn bản và hồ sơ rất lớn cần phải được bảo quản ở nhưng cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư còn hạn chế, chưa có tính thống nhất. Hiện nay các trang hiết bị phục vụ cho hoạt động của công tác văn thư đã được sử dụng từ lâu. Vì vậy Văn phòng UBND quận cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết. Comment [T34]: Gộp 3, 4, 6 thành phần: Tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư UBND quận cần phải tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động của công tác văn thư. Đầu tư phải chú trọng đến chất lượng và hiệu quả chứ không phải đầu tư một cách bừa bãi, tuỳ tiện. Thực tế cho thây hiện nay, hệ thống máy tính tại phòng văn thư đã quá cũ. Trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra tình trạng treo máy, mất mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động rất chậm. Thỉnh thoảng xảy ra sự cố, nhân viên văn thư không biết khắc phục nên phải chờ người có chuyên môn về vi tính xử lý làm công việc giảm tiến độ. 4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư HIện nay, công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và tác động sâu sắc đến mọi mặt cuộc sống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư là điều tất yếu. Nó cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giải phóng sức lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn, kịp thới, chính xác. Hiện nay máy vi tính đâng được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư như soạn thảo văn bản, đằn ký, lập hồ sơ công văn giấy tờ đến việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu góp phần tạo ra tạo ra hệ thống thông tin liên hoàn, đồng bộ, tạo ra sự liên kết nhịp nhàng giữa phòng văn thư với các phòng ban chuyên môn khác. 5. Thường xuyên kiểm tra hoàn chỉnh công tác văn thư tại UBND quận Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt ngoài những biện pháp kể trên, Văn phòng UBND quận phải thường xuyên tiến hành kiểm tra số văn bản được chuyển đến, số văn bản ban hành và tài liệu lưu trữ xem có đúng quy định hay không. Nếu không đúng phải kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp. Thông qua công tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng và hoạt đọng các phòng ban chuyên môn nói chung, nhận viên văn thư sẽ rút ra được những hạn chế để từ đó có giải pháp khắc phục kịp thời. 6. Đẩy mạnh hơn nữa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong tổ chức và hoạt động văn thư Comment [T35]: Gộp phần 5,7 vào thành: Đẩy manh hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư ISO là tên viết tắt của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá được thành lập năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947 nhằm mục đích xác định các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại, thông tin. ISO 9001:2000 là tiêiu chuẩn mới nhất về hệ thống quản lý chất lượng được ban hành vào tháng 12/2000. Là phương pháp làm việc khoa học, một quy trình công nghệ quản lý mới, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động văn thư nói riêng việc cung ứng dịch vụ hành chính nói chung là điều rất cần thiết. Áp dụng ISO 9001: 2000 trong UBND quận Ba Đình là việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng trong UBND quận dựa trêm những nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng cung ứng dịch vụ công của UBND quận nhằm thoả mãn các yêu càu của nhân dân, yêu cầu của pháp luật và yêu cầu riêng của UBND quận. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong hoạt động công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên văn thư, giúp nhân viên văn thư hạn chế những sai xót trong quá trình làm việc, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, đồng thời giải phóng người lãnh đạo khỏi công việc sự vụ lặp đi lặp lại hàng ngày. Mặt khác nó góp phần không nhỏ trong viẹc nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính của UBND quận Ba Đình. 7. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình. Quy định của nhà nước về công tác văn thư bao gồm các văn bản pháp lý có nội dung yêu cầu nhân viên văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh nhằm đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư. Về cơ bản các quy địng của nhà nước đối với công ác văn thư bao gồm Nghị định số 58/2001/ NĐ-CP ngày 42/8/2001 của Chính phủ vè quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ quy định về công tác văn thư; Công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu rữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính ohủ hướng đãn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…Ngoài ra còn có Quy định số 42-01/UB ngày 23/10/2006 của UBND quận Ba Đình quy định về quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến. Nhân viên văn thư thuộc UBND quận trong quá trình tác nghiệp phải đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định mà nhà nước và UBND đã ban hành. Kho có văn bản mới quy định về công tác văn thư, lãnh đạo Văn phòng UBND quận phải tổ chức hướng dẫn triển khai những nội dung mới được quy định cho nhân viên văn thư để họ thực hiện theo. II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình Nhìn chung công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình đã thực hiện rất tốt và có nhiều đóng góp cho hoạt động của Văn phòng UBND quận. Nhân viên văn thư đã thực hiện đúng quy định của Văn phòng UBND quận. Tuy nhiên công tác văn thư vẫn còn gặp thiếu xót, hạn chế. Vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, em xin mạnh dạn đề ra một số kiến nghị sau: 1. Về phía UBND quận Ba Đình - Về tổ chưc và giải quyến văn bản: Kỹ thuật xây dựng và giải quyết văn bản, tổ chức và giải quyết văn bản cần được tiến hành chặt chẽ hơn. Việc giữ bí mật văn bản cần được quan tâm hơn nữa, quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định một cách hợp lý, chặt chẽ. Việc giải quyết văn bản đến phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác. - Văn bản do Văn phòng UBND quận phát hành mỗi ngày một nhiều, cán bộ văn thư cân fohải nâng cao trình độ năng lực để chất lượng văn bản được hoàn thiện hơn về nội dung và thể thức. - Là cơ quan quản lý nhà nước cho nên có rất nhiều tài liệu cần phải xử lý và giải quyết. Do vậy cần trang bị các thiết bị h iện đại như máy vi tính, máy fax, máy in, máy photo và một số thiết bị khác nhằm giúp cho việc khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác. - Tích cực hơn nữa trong việc phối hợp với các bộ phận, phòng ban trong và ngoài UBND quận. - Việc gửi văn bản qua đường bưu điện còn chậm chạp, tốn kém, đôi khi có thể bị thất lạc. Hiện nay các cơ quan đã sử dụng máy vi tính trong hoạt động của mình, việc gửi thư điện tử cần phải sử dụng triệt để đảm bảo tính nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm và không bị thất lạc thư. - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình xử lý văn bản là cơ sở khoa học cho nhu cầu phát triển cho Văn phòng UBND quận Ba Đình. - Học tập kinh nghiệm quản lý công tác văn thư của các nước phát triển. - Đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống văn bản nâng cao hiệu quả thực hiện mô hình một cửa. - Duy trì, cải tiến quy trình đánh giá nội bộ, định kỳ kiểm tra, đánh giá hoạt động của nhân viên văn thư văn phòng UBND quận. 2. Đối với Học viện Hành Chính Trong thời gian thực tập tại UBND quận Ba Đình, tôi đã lĩnh hội được nhiều kiến thức trong công tác văn thư, góp phần hoàn thiện kiến thức đã học, bổ sung thêm vốn kiến thức thức thực tế chưa có. Qua hai tháng thực tập, tôi nhận thấy bản thân mình còn nhiều thiếu xót. Do đó để rút kinh nghiệm cho các khoá sinh viên thực tập sau, tôi xin kiến nghị với lãnh đạo Học viện một số điều: - Tăng số tiết học môn kỹ thuật soạn thảo và ba nhành văn bản, hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước - Tăng số lượng các tiết thực hành và tổ chức đi quan sát thực tế cho sinh viên năm thứ 3 để chuẩn bị tốt hơn cho chương trình thực tập năm cuối khoá. - Trong quá trình học tập, Học viện phải tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thiết bị văn phòng như máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy scan… Comment [T36]: Thực ra đưa phần này vào hơi funny vì thực sự mối quan hệ giữa UBND quận và Học viện mình chỉ là mối quan hệ công tác xã giao, chỉ có 1 bộ phận cán bộ, công chức được học tập tại học viện mình mà không phải toàn bộ >> Kiến nghị không được sâu sát và thiếu tính khả thi. Có thể chia thành các phần như ở phần I mày đã chia nhưng đặt cụ thể vào quận BĐ C. PHẦN KẾT LUẬN Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính đất nước và sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. Công tác văn thư trở thành yêu cầu có tính cấp thiết. Nó không chỉ là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin quản lý mà còn góp phần giúp lãnh đạo điều hành mọi công việc của cơ quan, đơn vị một cách kịp thời, hiệu quả, chính xác trong công việc. Từ những nhận thức thực tế trên cho thấy công tác văn thư có vai trò không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bất lỳ cơ quan, tổ chức nào. Đứng trước yêu cầu đổi mới của đất nước, phòng Văn phòng UBND quận Ba Đình không ngừng củng cố, tăng cường vàhoàn thiện về mọi mặt như về cơ sở vật chất cũng như chất lượng nhân sự của UBND. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của UBND quận Ba Đình là không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư. Việc đưa công nghệ thông tin và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong hoạt động văn thư tại UBND quận là một trong nhnữg cố gắng to lớn của Văn phong UBND. Nó là động lực thúc đẩy công tác quản lý văn thư ngày càng quy củ và khoa học hơn.