Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng (2)

còn cao, năm 2002 chi phí kinh doanh của công ty so với năm 2001 tăng 23.95% làm cho tỷ suất chi phí trên doanh thu thuần của công ty năm 2002 so với năm 2001 là khá cao chiếm 10.12%. Chi phí bán hàng tăng là do chi phí hoạt động và chi phí quản lí doanh nghiệp còn cao. Sang năm 2003 lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng 38.3% so với năm 2002với chi phí kinh doanh cũng tăng 20.08% nhỏ hơn tốc độ tăng của lọi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Điều này đợc đánh giá là tốt vì quy mô của doanh nghiệp đã đợc mở rộng và doanh nghiệp làm ăn có lãi. Cùng với sự tăng giảm của lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thì thuế thu nhập của doanh nghiệp cũng có sự biến động tơng ứng. Năm 2002 thuế thu nhập giảm so với năm 2001 là 1.14% sang năm 2003 thuês thu nhập của doanh nghiệp tăng lên 38.3% Lợi nhuận sau thuế của công ty của công ty năm 2002 cũng giảm so với năm 2001 là 1.14% đều này là do lợi mặc dù thuế thu nhập của công ty giảm xuống nhng lợi nhuận trớc thuế cũng giảm tơng ứng. Sang năm 2003 cả hai chỉ tiêu trên cùng tăng làm cho lọi nhận sau thuế cũng tăng lên. Năm 2003 công ty đa tìm ra các giải pháp nhằm ngăn chặn tình trạng giảm xuống của lợi nhụân. Bên cạnh vấn đề doanh thu thì nộp ngân sách nhà nớc cũng đợc công ty quan tâm đến. Mặc dù khoản nộp ngân sách nhà nớc năm 2002 giảm do lợi nhuận cuả năm 2002 giảm so với năm 2001 nhng đợc sự quan tâm kịp thời của ban lãnh đạo công ty nên sang năm 2003 lợi nhuận tăng kéo theo các khoản nộp ngân sách nhà nớc cũng tăng lên 2.2 ) Tình hình mua hàng của công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 33 2.2.1)Tình hình mua hàng của công ty theo các mặt hàng chủ yếu (biểu 2) Là một công ty thơng mại chuyên kinh doanh các sản phẩm hàng hóa dịch vụ do đó công ty có rất nhiều mặt hàng kinh doanh, các mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của nhân dân trên địa bàn hoạt động kinh doanh của mình. Phân tích tình hình mặt hàng kinh doanh theo nhóm hàng và mặt hàng chủ yếu giúp cho công ty thấy đợc mặt mạnh, mặt yếu của từng nhóm hàng, mặt hàng để từ đó có thể đầu t có hiệu quả vào mặt hàng kinh doanh có triển vọng đã và đang đợc thị trờng chấp nhận. Do vậy công ty có thể tăng doanh thu đạt lợi nhuận siêu ngạch, tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh của công ty. Nhìn vào biểu 2 ta thấy tổng trị giá mua vào của 3 năm đều tăng. Năm 2001 đạt 29350400 nghìn đồng, sang năm 2003 doanh số mua vào đạt 33825910 nghìn đồng tăng so với năm 2001 là 4475510 nghìn đồng tơng ứng với tỷ lệ tăng là 15.25%. Năm 2003 tỷ lệ tăng doanh số mua vào là 17.25% tơng ứng với số tiền là 5926390 nghìn đồng. Nh vậy có thể đánh giá đợc rằng doanh nghiệp đã không ngừng tăng quy mô kinh doanh, đầu vào tăng lên chứng tỏ đầu ra cũng tăng do công ty luôn tổ chức mua hàng dựa trên kế hoạch, kế hoạch lại dựa trên dự đoán nhu cầu, nên số lợng hàng hóa mua vào tăng lên đợc đánh giá là hợp lí so với kế hoạch bán ra. Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích đợc nhu cầu thị trờng, dự đoán đợc xu thế biến động của nhu cầu thị trờng. Dựa trên cơ sở khoa học đó mà doanh nghiệp sẽ quyết định mua những mặt hàng nào nhu cầu phù hợp. Lựa chọn cơ cấu hàng hóa hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh có lợi nhuận và hiệu quả cao nhất. Đối với doanh nghiệp thơng mại hàng hóa mua vào là để bán ra, do vậy muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích đợc sự tăng giảm về doanh số mua hàng theo từng mặt hàng chủ yếu làm cu sở xây dựng kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu mặt hàng lơng thực, thực phẩm và hàng tiêu dùng trong đó mặt hàng lơng thực, thực phẩm chiếm tỷ trọng cao nhất, chiếm gần một nửa so với tổng doanh số mua vào của công ty. Sau lơng thực, thực phẩm hàng gia dụng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai chiếm khoảng gần 20% trong tổng trị giá mua vào của công ty. Đi sâu vào từng mặt hàng ta thấy: Mặt hàng lơng thực, thực phẩm qua 3 năm đều có tỷ trọng và tỷ lệ tăng. Năm 2002 tỷ trọng tăng 3.84% tơng ứng với tỷ lệ tăng lên là 26.47%. Sang năm 2003 tỷ trọng và tỷ lệ tăng lên đều thấp hơn so với sự tăng lên của năm 2002 sự tăng lên tơng ứng là 1.12% và 20.31%. Nhìn chung sự tăng lên này báo hiệu dấu hiệu tốt vì đây là mặt hàng chủ lực của công ty. Sự tăng lên này có đợc là do trong mặt hàng này các mặt hàng đồ uống, đồ hộp đông lạnh và lơng 34 thực có tỷ trọng và tỷ lệ đều tăng qua các năm. Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng cao nhất trong ngành hàng này và có tốc độ tăng lên rất cao. Đây là mặt hàng chủ yếu làm cho ngành hàng lơng thực, thực phẩm này tăng lên. Năm 2001 mặt hàng này chiếm 15.23% thì sang năm 2002 tỷ trọng này tăng lên 1.57% so với năm 2001 Năm 2003 tỷ lệ này tăng lên 28.15% so với năm 2002. Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng lớn và đều tăng chứng tỏ mặt hàng thu hút đợc khách hàng. Ngoài ra trong ngành hàng này các mặt hàng khác chiếm tỷ trọng tăng, giảm thất thờng, không ổn định nh: Bánh kẹo đờng sữa, lơng thực và các loại khác. Đây là mặt hàng có sức cạnh tranh lớn trên thị trờng. Mặt hàng bánh kẹo, đờng sữa chiếm tỷ trọng khá lớn và tăng giảm cũng thất thờng. Năm 2002 chiếm tỷ trọng khá cao 10.72% tăng lên 1.4% so với năm 2001 nhng sang đến năm 2003 tỷ lệ cũng giảm xuống 13.94% tơng ứng với số tiền giảm xuống là 505582 nghìn đồng so với năm 2002. Đây là những mặt hàng mà hàng hóa nhập khẩu tràn vào với giá rẻ hơn mà chất lợng thì không thua kém gì hàng trong nớc. Công ty nên chú trọng hơn nữa vào mặt hàng này. Đối với mặt hàng lơng thực, thực phẩm. Đây cũng là mặt hàng chiếm tỷ trọng khá lớn và có nhiều biến động thất thờng. Năm 2001 chiếm tỷ trọng 10.75% nhng sang năm 2002 tỷ trọng này giảm xuống còn 8.84% và sang năm 2003 tỷ trọng tăng lên 12.85%. Năm 2003 đánh dấu mặt hàng này kinh doanh rất hiệu quả . Ngoài các mặt hàng lơng thực, thực phẩm thì các mặt hàng khác cũng có sự tăng lên qua các năm nh điện tử và hàng mỹ phẩm. Trong đó mặt hàng mỹ phẩm chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng giá trị hàng mua vào. Năm 2001đạt 10.58% và tăng lên ở năm 2002 với tỷ trọng tăng là 0.17% tung ứng với tỷ lệ tăng 17.10%. Năm 2003 tỷ trọng này tăng lên so với năm 2002là 0.46% và tỷ lệ tăng 22.53% trong tổng trị giá hàng mua vào của toàn công ty. Các mặt hàng có tỷ trọng tăng giảm thất thờng qua các năm là đồ điện gia dụng, đồng hồ, kính mặt, văn hóa văn phòng phẩm. Đồ gia dụng có tỷ trọng khá cao, đứng thứ hai trong các măt hàng của công ty chứng tỏ sự tăng giảm của mặt hàng này cũng có ảnh hởng lớn đến sự tăng giảm của tỷ trọng hàng mua vào của toàn công ty. Năm 2001 tỷ trọng hàng này chiếm 19.71% và tăng lên trong năm 2002 với tỷ lệ tăng là 18.78%. Sang năm 2003 mặc dù tỷ trọng giảm xuống so với năm 2002 là 1.62% nhng tỷ lệ mau vào vẫn tăng lên 7.88% theo sự tăng lên của tổng trị giá hàng mua vào toàn công ty. Các mặt hàng văn phòng phẩm chiếm tỷ trọng không nhỏ 4.21% năm 2001 và tăng lên 0.5% năm 2002 so với năm 2001 nhng lại giảm xuống 0.58% vào năm 2003 so với năm 2002. Mặt hàng đồng hồ và kính măt cũng tăng giảm không ổn định nhng các mặt hàng này chiếm tỷ trọng nhỏ. 35 Trong các mặt hàng trên thì hàng may mặc trong cả ba năm đều có sự giảm mạnh về cả tỷ trọng lẫn tỷ lệ. Năm 2002 tỷ trọng giảm rất nhiều 4.02% tơng ứng với số tiền giảm xuống 798174 nghìn đồng và tỷ lệ giảm xuống 21.09%. Sự giảm xuống mạnh nh này là do hàng may mặc vốn là hàng thay đổi mẫu mốt liên tục, trong khi đó công ty không nghiên cứu chi tiết nhu cầu của khách hàng về mặt hàng này, không có sự thay đổi thờng xuyên về mẫu mã chủng loại nên hàng hóa để lỗi mốt. Sang năm 2003 công ty đã có sự điều chỉnh kịp thời làm cho tỷ trọng tuy vẫn giảm nhng giảm ít 0.5% so với năm 2002 và tỷ lệ tăng lên 10.75% so với 2002. Điều đó chứng tỏ với mặt hàng này công ty đã đi đúng hớng. Nhìn lại phân tích tình hình mua hàng của công ty bách hóa số 5 Nam Bộ qua các mặt hàng chủ yếu ta thấy rằng năm qua là năm có nhiều biến động trong công tác mua hàng. Có nhiều mặt hàng tăng nhanh về số lợng nhng cũng có nhiều mặt hàng do nhiều yếu tố tác động làm cho số lợng hàng mua vào qua các năm có xu hớng giảm. 2.2.2 ) Tình hình mua hàng của công ty theo nguồn hàng ( biểu 3) . Đối với doanh nghiệp thơng mại hàng hóa mua vào thờng đợc mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để đạt đợc hiệu quả cảo trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng theo từng nguồn hàng để thấy đợc sự biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những u điểm, lợi thế cũng nh những điểm tồn tại, vớng mắc trong những nguồn hàng mua, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh. Cùng với sự phát triển của xã hội, mức sống của ngời dân ngày càng đợc cải thiện, nhu cầu của ngời tiêu dùng ngày càng tăng lên cả về số lợng và chất lợng đồng thời với sự mở cửa của nền kinh tế nhiều công ty nớc ngoài đã thiết lập nhiều chi nhánh, mở nhiều văn phòng đại diện nhằm đa hàng hóa của họ vào thị trờng nớc ta. Trớc tình hình này công ty đã có những chính sách nhằm đa dạng hóa danh mục các mặt hàng kinh doanh, từng bớc nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng, đáp ứng những đòi hỏi khắt khe về chất lợng của ngời tiêu dùng, củng cố vị trí trên thị trờng và nhằm thu hút nhiều hơn nữa khách hàng về phía mình. Trong vài năm gần đây công ty đã chủ động tìm đến đặt quan hệ bạn hàng và tiến hành phân phối sản phẩm cho nhà sản xuất hàng hóa nớc ngoài có tên tuổi nh Sony, sharp, daewoo... Qua biểu 3 ta thấy công ty chủ yếu mua hàng trong nớc. Hàng trong nớc chiếm tỷ trọng và doanh số mua rất cao. Năm 2001 chiếm 89.13% tỷ trọng trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty. Mặc dù sang năm 2002 tỷ trọng có giảm xuống 0.37% nhng doanh số mua vào vẫn tăng lên số tiền là 3863867 nghìn đồng tơng ứng với tỷ lệ tăng 14.77%. Sang năm 2003 tỷ trọng tăng 0.26% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 17.86%. Cụ thể : - Công ty mua hàng từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau nhng công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất là hãng Unilever. Riêng hãng này chiếm 10.32% tỷ trọng của toàn công ty. Và tỷ trọng của 36 hãng này cũng tăng lên qua các năm. Năm 2002 tăng 0.71% về tỷ trọng tơng ứng với tỷ lệ tăng 23.18%. Sang năm 2003 tỷ trọng này tiếp tục tăng lên 0.26% tung ứng với tỷ lệ tăng là 40.32%. Cùng với tỷ lệ tăng của tổng trị giá hàng mua vào là 17.52% thì năm 2003 số tiền tăng lên so với năm 2002là 1504380 nghìn đồng. - Ngoài hãng Unilever thì công ty LTTP Vissan và công ty đồ hộp Hạ Long cũng có tỷ trọng tăng qua các năm. Năm 2002 tỷ trọng mua vào của công ty Vissan tăng lên 0.42% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 22.45% trong khi công ty đồ hộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên 0.71% tơng ứng với tỷ lệ tăng lên là 26.13% so với năm 2001. Sang năm 2003 tỷ trọng này tăng lên lớn hơn so với sự tăng lên của năm trớc. Năm 2003 ở công ty Vissan tỷ trọng tăng 1.09% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 35.46% còn ở công ty đồ hộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên 0.98% với tỷ lệ tăng là 31.51%. Công ty đồ hộp Hạ Long có tỷ trọng tăng rất cao điều đó chứng tỏ các sản phẩm của công ty này đã đợc thị trờng của công ty bách hóa số 5 Nam Bộ chấp nhận. Công ty cần tập trung vào mặt hàng này để tận dụng tối đa u điểm mà mình có đợc. - Các hàng khác công ty mua có tỷ lệ tăng, giảm qua các năm nh công ty bánh kẹo Kinh Đô công ty kinh khí Thăng Long, công ty TNHH Hng Thịnh và công ty TNHH Ladoda trong đó công ty TNHH Hng Thịnh có tỷ trọng thay đổi nhng biến động ít nhất. Và tỷ trọng tuy giảm nh ng doanh thu lại tăng theo chiều hớng chung của sự tăng lên của tổng doanh thu mua vào của toàn công ty. - Công ty dệt kim Đông xuân có doanh thu và tỷ trọng giảm qua các năm, tỷ trọng giảm dần qua các năm từ 2.83% năm 2001 còn 2.19% năm 2002 và 1.87% năm 2003 điều đó chứng tỏ mặt hàng của công ty đang dần mất khách hàng. - Các công ty khác chiếm tỷ trọng khá lớn, lớn chiếm 39% năm 2001 và có xu hớng giảm dần xuống còn 35.87% năm 2003. Đối với các mặt hàng mua từ nớc ngoài mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng trị giá hàng mua vào nhng cũng có xu hớng tăng. Tỷ trọng năm 2002 tăng lên 0.37% so với năm 2001 tơng ứng với tỷ lệ tăng là 19.17%. Mặc dù năm 2003 tỷ trọng có giảm xuống 0.26% nhng tỷ lệ doanh số mua vào vẫn tăng lên 14.80%. Trong đó hàng mua từ Thái Lan chiếm tỷ trọng nhiều nhất và tăng giảm qua các năm. Năm 2002 tỷ trọng giảm xuống 0.04% nhng tỷ lệ mua vào lại tăng lên 13.37%. Sang năm 2003 tỷ trọng này tăng lên 0.18% tơng ứng với tỷ lệ tăng 24.59%. Các công ty khác đều có tỷ lệ mua vào tăng giảm qua các năm chứng tỏ nhu cầu về các mặt hàng ngoại không ổn định và không có nhiều tiềm năng do thời đại khoa học công nghệ phát triển, mặt hàng thay thế nhiều, các doanh nghiệp sản xuất trong nớc đã đổi mới công nghệ, chú trọng đến nâng cao chất lợng, mẫu mã, chủng loại đáp ứng ngày càng đầy đủ nhu cầu ngời dân, ngời tiêu dùng đã chú ý đến hàng trong nớc . Nhìn chung công ty đã có những biện pháp đúng đắn trong việc lựa chọn các nguồn hàng 37 cung ứng vừa đảm bảo duy trì và phát triển các mặt hàng truyền thống, đảm bảo sự đều đặn trong hoạt động kinh doanh của công ty vừa đa dạng hóa danh mục mặt hàng, tận dụng triệt để các nguồn hàng có mặt trên thị trờng, cố gắng đáp ứng ngày càng tốt hun nhu cầu của ngời tiêu dùng. 2.2.3) Tình hình mua hàng của công ty theo phung thức kinh doanh.( biểu 4) Nhìn vào biểu 4 ta thấy lợng hàng mua vào trực tiếp từ các cơ sở sản xuất chiếm tỉ trọng nhỏ và ngày càng giảm xuống trong khi đó lợng hàng mua qua trung gian thì tăng lên và chiếm tỉ trọng lớn trong tổng trị giá hàng mua vào. Cụ thể: - Năm 2002 doanh số mua vào trực tiếp đạt 7167710 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 21.19% trên tổng doanh só hàng hóa mua vào của toàn công ty, tăng 196990 nghìn đồng so với năm 2001 tăng tơng ứng với tỉ lệ tăng 2.82% nhng tỉ trọng 2002 lại giảm so với năm 2001 là 2.56%. Năm 2003 doanh số mua và trực tiếp tăng so với năm 2002 là 683369 nghìn đồng tung ứng với tỉ lệ tăng là 9.53% nhng tỉ trọng lại giảm xuống 1.44% do tổng trị giá mua vào của năm 2003 tăng lên so với năm 2002 là 5926390 nghìn đồng tung ứng với tỉ lệ tăng là 17.25% nên làm cho số tiền mua trực tiếp tăng lên. - Hình thức mua qua trung gian chiếm tỉ trọng rất lớn. Năm 2001 đạt 22379680 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 76.25% trên tổng trị giá mua vào. Sang năm 2002 tỉ trọng này tăng lên so với năm 2001 là 2.56% tung ứng với số tiền là 4278520 nghìn đồng. Năm 2003 tỉ trọng này lại tăng lên và tăng 1.44% so với năm 2002 tung ứng với số tiền tăng là 5243021 nghìn đồng .chiếm tỷ lệ tăng là 19.66%. Nguyên nhân của sự tăng lên tỉ trọng hàng mua của nhà cung cấp và giảm tỉ trọng lợng hàng nhập trực tiếp từ các cơ sở sản xuất là do ngày nay xu hớng chuyên môn hóa ngày càng cao. Các nhà sản xuất nếu nh trớc kia làm trọn gói từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ thì bây giờ họ chỉ tập trung vào chuyên môn chính của họ là sản xuất còn khâu tiếp thị, khâu bán hàng họ chuyển cho các nhà đại lý hoặc các đại lý độc quyền để các trung gian đó tiếp tục quá trình sản xuất. Thực ra trong thời buổi ngày nay không phải cứ mua qua trung gian là bị mua với giá đắt hơn. Vì các trung gian đã đợc hởng hoa hồng của các nhà sản xuất nên các doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng ở các đại lí họ vẫn có thể mua đợc với giá rẻ nh tại nơi sản xuất hoặc nếu có đắt hơn cũng không đắt hơn nhiều tuy nhiên thủ tục mua nhanh hơn và gọn hơn .ở đây công ty cũng đã có sự lựa chọn các mặt hàng mua qua trung gian vì mua qua trung gian với khối lợng không lớn lăms sẽ có thuận lợi nh tiết kiệm chi phí vận chuyển vì các nhà trung gian thờng giao đến tận cửa hàng, đun giản hun trong giao nhận hàng hóa, đặc biệt chất lợng hàng hóa nhập kho, phơng tiện thanh toán thuận tiện ...từ đó công ty có thể kịp thời cung cấp hàng hóa đáp ứng yêu cầu của khách hàng . 2.2.4 ) Tình hình mua hàng của công ty theo thời gian ( biểu 5) 38 Đối với các doanh nghiệp thơng mại mua vào là để bán ra, thu lợi nhuận. Mua vào có quan hệ mật thiết với bán ra. Biểu 5 thể hiện sự tác động, ảnh hởng tới hiệu quả kinh doanh của mua vào ở các thời điểm khác nhau trong năm. Nhìn vào biểu 5 ta thấy qua các năm tổng trị giá hàng mua vào của công ty đều tăng. Năm 2002 tổng trị giá hàng mua tăng lên 4475510 nghìn đồng tung ứng với tỷ lệ tăng là 15.25%. Sang năm 2003 tỷ lệ này tăng lên 17.52% lớn hơn so với sự tăng lên của năm 2002 tơng ứng với số tiền tăng lên là 5926390 nghìn đồng. Điều này chứng tỏ năm 2003 công ty làm ăn có hiệu quả. Nhìn vào biểu trên ta thấy doanh số mua vào của công ty ở qúy một luôn là cao nhất sau đó giảm dần trong qúy II và qúy III và lại bắt đầu tăng lên trong qúy IV. Có sự tăng giảm theo một quy luật này là do công ty chủ yếu kinh doanh mặt hàng thực phẩm và hàng tiêu dùng mà nhu cầu tiêu dùng đầu năm bao giờ cũng rất lớn do đó qúy I tổng trị giá mua hàng bao giờ cũng cao nhất. Trong qúy I có tết nguyên đán là thời điểm mà lợng hàng tiêu dung tiêu thụ bao giờ cũng rất lớn.Sang qúy II và qúy III là những ngày hè nhu cầu tiêu dùng bao giờ cũng có xu hớng giảm xuống. Cụ thể: Qúy I năm 2001 chiếm tỷ trọng là 28.11% chiếm gần bằng1/3 so với tổng tỷ trọng mua vào của toàn công ty. Sang năm 2002 tỷ trọng có giảm xuống một chút là 0.06% so với năm 2001 nhng tỷ lệ mua hàng vẫn tăng lên 15%. Năm 2003 tỷ trọng này tăng lên là 2.02% tung ứng với tỷ lệ tăng là 25.98%. Sang qúy II và qúy III là qúy có lợng hàng mua vào thấp vì đây là thời điểm mà nhu cầu về các loại hàng hóa thấp do đó để giảm lợng hàng tồn kho, dự trữ, giảm chi phí bảo quản ,kinh doanh. Năm 2001 lợng hàng mua vào của qúy III chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 23.05%. Sang năm 2002 thì lợng hàng mua vào qúy II lại chiếm tỷ trọng nhỏ nhất 23.44% và tỷ trọng giảm so với năm 2001 là 0.73%. Năm 2003 qúy III vẫn là qúy chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 21.73%.và giảm 2.31% so với tỷ trọng của năm 2002 Đối với qúy IV thì đây là qúy mà tỷ trọng doanh số mua vào luôn nhỏ hơn qúy I nhng lại luôn lớn hơn qúy II và qúy III. Do đây là cuối năm nên nhu cầu mua sắm bắt đầu tăng lên hơn nữa đây cũng là giai đoạn giáp tết nên ngời tiêu dùng tranh thủ mua sắm để chuẩn bị cho Tết. Tổng lợng mua vào năm 2002 chiếm 8273819 nghìn đồng tơng ứng với tỷ trọng 25.46% tăng 0.79% so với năm 2001. Năm 2003 tỷ trọng giảm xuống 0.96% nhng tỷ lệ vẫn tăng lên 17.70%. Qua điều này ta thấy sự biến động của lợng hàng mua vào theo qúy là theo một quy luật. Cứ qúy I tổng trị giá hàng mua vào bao giờ cũng chiếm tỷ trọng lớn nhất. Đó là do qúy I có dịp Tết nguyên Đán. Đây là dịp mà nhu cầu về hàng tiêu dùng là rất lớn do trong tiềm thức của ngời Việt Nam thì Tết là một cái gì đó rất quan trọng và thiêng liêng. Hơn nữa đây là cuối năm là thời điểm mà công ty nào cũng có tiền lơng và tiền thởng rất nhiều nên ngời đang cũng thoải mái hơn trong mua săm. Sang qúy II và qúy II nhu cầu này giảm xuống điều này thể hiện tỷ trọng 39 mua hàng ở hai qúy này bao giờ cũng nhỏ nhất . 2.2.5 ) Tình hình mua hàng của công ty theo các đơn vị kinh doanh.( biểu 6) Trị giá mua vào của các đun vị kinh doanh của công ty bách hóa số 5 Nam Bộ qua các năm đều có sự thay đổi và tỷ trọng của hàng mua vào của các đơn vị trên tổng doanh số mua vào của công ty đều có sự biến động không theo một quy luật chung nào. Hầu hết trị giá mua vào của các đơn vị kinh doanh qua các năm đều tăng trong mối quan hệ chung với sự tăng của tổng trị giá hàng mua vào của toàn công ty. Cụ thể: - Siêu thị năm 2001 chiếm tỉ trọng 58.85% trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty. Năm 2002 tăng so với năm 2001 là 2694277 nghìn đồng tung ứng với tỷ lệ tăng là 0.18%. Sang năm 2003 doanh số mua vào của siêu thị đạt 24388036 nghìn đồng chiếm 61.35 % trên tổng số hàng mua vào của công ty tăng 2.33% so với năm 2002 tơng ứng với tỷ lệ tăng là 22.23%. Đây là đơn vị có tỷ trọng doanh số mua vào lớn nhất. Tỷ trọng mua vào qua các năm đều tăng, tỷ trọng hàng hóa mua vào của siêu thị tăng thể hiện vai trò của đơn vị tăng trong việc mở rộng quy mô kinh doanh trong sự phát triển chung của toàn công ty. Đây là thành tích đáng kể nhất trong 3 năm qua. - Trong số các đơn vị trên thì quầy hàng mỹ phẩm, quầy hàng điện tử, quầy hàng quạt máy có doanh số mua vào qua các năm đều tăng chứng tỏ các đun vị kinh doanh này làm ăn có hiệu quả. Trong 3 đơn vị trên thì quầy hàng mỹ phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất chiếm 11.23 % trong năm 2003 tăng so với năm 2002 là 1030854 nghìn đồng tăng 1.08% so với tỷ trọng của hàng mỹ phẩm tơng ứng với tỷ lệ tăng là 30.02% và quầy quạt máy chiếm tỷ trọng nhỏ nhất chỉ chiếm 2.79 % tăng 0.18 % so với tỷ trọng năm 2002 tơng ứng với tỷ lệ tăng 25.62% trong 3 đơn vị kinh doanh trên. - Có ba đơn vị kinh doanh có tổng doanh số tăng giảm qua các năm không theo một quy luật nào. Các đơn vị này có tỷ trọng mua vào trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty tăng giảm qua các năm đó là quầy kính mắt, quầy va li túi sách, quầy băng đĩa nhạc. Cụ thể: - Quầy kính mắt: Năm 2001 đạt 534177 nghìn đồng chiếm 1.82 %. Sang năm 2002 tỉ trọng tăng lên 193080 nghìn đồng so với năm 2001 tơng ứng với tỷ trọng tăng 0.33 % và tỷ lệ tăng t ơng ứng là 36.14 % Năm 2003 tỷ trọng này lại giảm xuống 0.02 % nhng số tiền vẫn tăng lên là 119467 nghìn đồng. - Quầy va li, túi xách: năm 2003 chiếm tỷ trọng lớn nhất trong 3 năm đạt 2.70 %, năm 2003 tăng lên so với năm 2002 là 0.85 % nhng năm 2002 lại giảm so với năm 2001 là 0.1 %. - Quầy băng đĩa nhạc: Năm 2002 tăng lên so với năm 2001 là 0.64 % tỷ trọng tơng ứng với số tiền tăng lên là 322556 nghìn đồng nhng đến năm 2003 thì lại giảm cả về doanh số lẫn tỷ trọng, năm 2003 giảm xuống 0.51% điều này chứng tỏ mặt hàng này đang có nguy cơ lỗi mốt doanh nghiệp cần chú trọng tới nghiên cứu nhu cầu thị trờng vì đây là mặt hàng biến động theo 40 nhu cầu và thị hiếu ngời tiêu dùng và là một thị trờng rất nhạy cảm. Các đơn vị còn lại có tỷ trọng giảm xuống trong cả 3 năm đó là quầy hàng cơ khí, xe đạp, quầy hàng thủ công mỹ nghệ và quầy hàng thời trang. Các quầy hàng này có tốc độ giảm xuống khá nhanh nh : - Quầy hàng thời trang: đây là quầy hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau siêu thị nhng lại có tỷ trọng giảm rất lớn. Năm 2002 tỷ trọng giảm xuống 0.9% tơng ứng với số tiền giảm là 319025 nghìn đồng sang năm 2003 thì tốc độ này giảm xuống rất nhanh tỷ trọng giảm xuống 2.9% làm cho số tiền giảm xuống 450539 nghìn đồng. Đây là mặt hàng mà thay đổi mẫu mã th ờng xuyên với một loại mẫu mã ngày hôm nay nếu cha tiêu thụ hết ngày mai nó đã có thể lỗi mốt cho nên khi mà cả doanh số lẫn tỷ trọng trong ba năm đều giảm trong khi đây là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong công ty thì công ty nên đặc biệt chú ý. Công ty phải đi tìm nguyên nhân của sự làm ăn không có hiệu quả này để kịp thời có chính sách kinh doanh hợp lý nhằm tránh tổn thất cho công ty. - Quầyhàng cơ khí, xe đạp: Đây là quầy chiếm tỷ trọng không nhỏ nhng cũng giảm mạnh qua các năm. Năm 2002 giảm 0.39% thì sang năm 2003 giảm xuống 1.45% tơng ứng với tỷ lệ năm 2003 giảm xuống 30.83% so với năm 2002. Quầy hàng thủ công, mỹ nghệ: Đây là quầy hàng chiếm tỷ trọng nhỏ nhất chiếm 1.95% năm 2001 và giảm xuống qua các năm. Năm 2002 tỷ trọng này giảm xuống 0.24% tơng ứng với tỷ lệ giảm xuống là 23.61% và sang năm 2003 tỷ trọng này giảm xuống còn 1.12% tơng ứng với tỷ trọng giảm xuống 2.9%. 2.2.6 Đánh giá kết quả mua hàng. 41 Biểu 7 : Bảng đánh giá kết quả mua hàng Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Mua vào trong kì 11953516 9421295 8638715 9738774 Dự trữ đầu kì 1083201 749392 1153434 25334518 Bán ra trong kì 12287325 9017253 7258691 11137474 Dự trữ cuối kì 749392 1153434 2533458 1134758 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy quý I là quý mà các chỉ tiêu luôn lớn nhất. Vời mức dự trữ đầu kì là kết quả tồn kho cuối kì trớc doanh nghiệp đã định mức mua vào rất hợp lí để lợng hàng bán ra sát với mức mua vào và dự trữ đầu kì. Cụ thể mức dự trữ cuối kì của quý I là thấp nhất mặc dù các chỉ tiêu khác đều cao nhất. Hơn nữa mức mua vào nhỏ hơn mức bán ra. Mua vào là 1195316 nghìn đồng nhng bán ra lại là 12287325 nghìn đồng. Điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã định mức để mua vào khá hợp lí tránh tình trạng hàng tồn kho trong quý nhiều làm tăng chi phí bảo quản của doanh nghiệp. Quý II và quý III là quý mà hoạt động tiêu thụ chậm nhất trong năm kéo theo các hoạt động khác chiếm trị giá thấp nh mua vào, dự trữ…Hai quý này đều có tổng trị giá mua vào thấp nhất trong năm nh mua vào quý III chỉ có 8638715 nghìn đồng. Hai quý có mức mua vào lớn hơn mức bán ra cộng thêm mức dự trữ đầu kì nên làm cho mức dự trữ cuối kì cao. Nh quý III mức mua vào là 8638715 nghìn đồng trong khi đó mức dự trữ đầu kì là 1153434 nghìn đồng nên với mức bán ra là 7258691 nghìn đồng làm cho mức dự trữ cuối kì 2533458 nghìn đồng. Đây là mức dự trữ khá lớn làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Sang quý IV mức tiêu thụ tăng lên nên các chỉ tiêu khác cũng tăng lên theo. Mua vào nhỏ hơn so với bán ra. Mua vào là 9738774 nghìn đồng trong khi đó bán ra lên tới 11137474 nghìn đồng. Trong quý này doanh nghiệp cũng tính toán khá tốt để đảm bảo mức tiêu thụ vừa đủ so với mức mua vào và mức dự trữ đầu kì. Với mức dự trữ đầu kì khá lớn doanh nghiệp rút kinh nghiệm để làm sao mua không quá nhiều. Điều đó đợc thể hiện ở mức dự trữ cuối kì của quý IV. Tuy nhiên ở quý này do mức dự trữ cuối kì chính là mức dự trữ đầu kì quý sau mà thông th ờng đối với công ty này quý I bao giờ cũng có mức tiêu thụ khá lớn nên doanh nghiệp đã tính toán mức mua vào sao cho dự trữ cuối kì lớn để đảm bảo có hàng cho đầu quý I năm sau. Nhìn chung kế hoạch mua hàng của công ty khá hợp lí. Cồng ty đã tính toán khá chính xác thời điểm nào tiêu thụ nhanh, thời điểm nào quá trình tiêu thụ diễn ra chậm để có kế hoạch mua cho phù hợp. Tuy nhiên công ty nên có chú ý đến mức tiêu thụ của quý II và quý III để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên. 42 2.2.7 Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho hàng hoá. Để phục vụ tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, công ty bách hoá số 5 Nam Bộ đã tiến hành tổ chức lại khâu cung ứng hàng hoá cho hoạt động bán hàng của công ty. Với số vốn l u động bình quân khoảng ba tỷ đồng mà phần lớn lại là vốn do vay mợn, huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty nhng công ty đã cố gắng quay vòng vốn kinh doanh do đó trị giá hàng mua vào năm 2002 tăng 4475510 nghìn đồng so với năm 2001 tơng ứng tỷ lệ tăng là 15.24% điều này ghi nhận sự nỗ lực cố gắng của công ty trong công tác mua hàng. Sang năm 2003 giá trị mua vào tăng so với năm 2002 là 5926390 nghìn đồng tỷ lệ tăng là 17.52%. Tỷ lệ tăng năm 2003 so với năm 2002 lớn hơn tỷ lệ tăng của năm 2002 so với năm 2001.Điều này chứng tỏ quy mô kinh doanh của doanh nghiệp đã đợc mở rộng. Bên cạnh nguồn hàng mua vào thì hàng hoá tồn kho cũng là một vấn đề quan trọng đảm bảo cho công tác bán hàng của công ty. Trị giá hàng tồn kho năm 2002 so với 2001 tăng 1.06%. Mặc dù trị giá hàng tồn kho tăng nhng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu (15.94%). Năm 2002tỷ lệ tăng của trị giá hàng tồn kho là 4.76% so với năm 2002. II Đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hóa số 5 Nam Bộ Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty. Đối với việc mua hàng ở công ty bách hóa số 5 Nam Bộ công ty đã xây dựng một kế hoạch mua hàng dựa vào mức bán ra của doanh nghiệp, dựa vào lợng hàng hóa tồn kho dự trữ từng thời điểm, thời kì. Ngoài ra để xác định nhu cầu mua hàng công ty đã biết đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của khách hàng công ty đã dựa vào bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm kì tr ớc và dự báo tiêu thụ về tình hình thị trờng, thu thập thông tin về nhu cầu qua các tài liệu, báo chí, ấn phẩm ... Tuy nhiên trong công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty còn có một số hạn chế do nhận thức về tình hình biến động của thị trờng còn chậm nên nhiều khi công ty xác định lợng hàng mua vào còn nhiều quá hoặc ít quá so với nhu cầu. Ví dụ nh vào dịp Tết năm 2003 do công ty không dự báo đợc nhu cầu mua hàng của ngời tiêu dùng về mặt hàng ăn sẵn lại nhiều nh thế dẫn tới tình trạng thiếu hàng nghiêm trọng. Nguyên nhân chính của tình trạng trên là do công ty cha đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của ngời dân mà nhu cầu vốn thay đổi từng ngày, công ty cũng không nhạy bén trong việc nhìn nhận sự thay đổi của cuộc sống. Ngày nay ngời dân bận rộn hơn với công việc nhất là những dịp giáp Tết công việc chồng chất ngời phụ nữ không có thời gian cho chợ búa cơm nớc, nên họ chủ yếu vào siêu thị mua sẵn đồ ăn, lơng thực, thực phẩm vừa nhanh chóng, thuận tiện đảm bảo hợp vệ sinh. Mặt khác công ty không nhạy cảm với mặt hàng thời trang, không nắm đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng dẫn tới mua hàng lỗi mốt hay hàng không đợc khách hàng a chuộng. Công tác nghiên cứu thị trờng cha đợc quan tâm đúng mức, cha nghiên cứu một cách có 43 hệ thống, khoa học về dung lợng thị trờng của những mặt hàng riêng biệt. Do đó công ty thờng bị động trớc những biến động của thị trờng làm ảnh hởng đến số lợng hàng hóa mua vào. Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của một số nhân viên còn nhiều hạn. Ngoài ra các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của công ty do từ nhiều năm trớc để lại nên rất lạc hậu, điều đó hạn chế việc theo dõi, dự đoán nhu cầu của khách hàng. Đối với công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp Đối với công ty bách hóa số 5 Nam Bộ trong quá trình mua hàng của công ty công ty luôn đánh giá mức độ tín nhiệm của nhà cung ứng qua các mặt sau: thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ, khả năng tài chính của nhà cung cấp, nhãn hiệu hàng hóa, uy tín của nhà cung cấp các u đãi mà nhà cung ứng hay đa ra, các dịch vụ sau bán...Tuy nhiên trong công tác mua hàng của công ty, công ty thờng tiến hành mua hàng chủ yếu của các nhà cung cấp đã có quan hệ làm ăn thờng xuyên và lâu dài, những nhà cung cấp truyền thống ... mà công ty rất ít quan tâm tới lựa chọn, tìm kiếm các nhà cung cấp mới qua các phung tiện thông tin đại chúng... việc mua hàng của các nhà cung cầp truyền thống mang lại lợi ích cho công ty là công ty đợc hởng u đãi về gía, đợc u tiên trong mua hàng... ví dụ nh trong đợt Tết năm 2003 khi mà thị trờng đang lên cơn sốt về đồ hộp, các doanh nghiệp khác không có hàng để mà bàn thì công ty do có mối liên hệ làm ăn lâu dài với nhà phân phối đồ hộp Vissan nên luôn đảm bảo có hàng để bán. Tuy nhiên cũng do mua chủ yếu của một số nhà cung cấp nên công ty rất dễ bị ép giá hay gặp khó khăn trong mua hàng khi mặt hàng nào đó bị khan hiếm.... Giá cả rất nhạy cảm với sự biến động của thị trờng, nếu nh công ty quan tâm đến nhiều nhà cung cấp thì sẽ dễ theo kịp với sự thay đổi của giá cả hơn và có thể sẽ mua đợc hàng với giá rẻ hơn. Nhờ nắm đợc sự thay đổi về giá cả cũng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán đợc nhu cầu của thị trờng từ đó có chính sách mua hàng hợp lý hơn. Hiện nay với mỗi ngành hàng, mặt hàng có rất nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp nào cũng đa ra các điều khoản u đãi cho ngời mua, điều này rất có lợi cho ngời mua nếu họ biết quan tâm đến nhiều nhà cung cấp. Một hạn chế nữa là do mối quan hệ với các nhà cung cấp cha đợc mở rộng nên công ty đã phải mua hàng qua một số nớc trung gian dẫn đến tình trạng hàng mua bị đội giá, hàng hóa bị đánh thuế nhiều lần, chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa tăng lên...làm cho khả năng cạnh tranh của công ty bị giảm xuống. Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng. Đây là công ty vốn chuyển từ nền bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, các mối quan hệ làm ăn gần nh sẵn có, công ty rất ít quan tâm đến lựa chọn nhà cung cấp mới, công tác thơng lợng và đặt hàng vẫn cha thật sự đợc quan tâm đến do thờng xuyên mua của các nhà cung cấp trớc đây.Trong hoạt động mua hàng công ty cha thật sự giữ đợc vai trò của mình là khách hàng đối với nhà cung cấp nên không tận dụng đợc u thế trong đặt hàng. Đối với các mặt hàng có giá trị 44 nhỏ nh mỹ phẩm, xà phòng, sách vở, bút... thì các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc còn ít. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này có u điểm là các nhân viên mua hàng là ngời theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ đợc mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiêu thụ chậm để từ đó đặt hàng đúng số lợng, đảm bảo luôn có hàng để bán. Tuy nhiên có hạn chế là nhân viên chỉ làm trong phạm vi trách nhiệm của mình, họ chỉ biết hết hàng thì gọi mà không quan tâm đến giá cả, chất lợng, mẫu mã...của sản phẩm. Còn đối với mặt hàng có giá trị lớn hay mặt hàng nhập khẩu thì có đội ngũ cán bộ chuyên phụ trách đảm nhiệm khâu lựa chọn và đặt mua hàng. Phần lớn họ là nhân viên chuyển từ bộ phận khác sang ngời có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về ngoại ngữ và nguì có trình độ ngoại ngữ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế...nên khả năng nhận biết, phản ứng với tình huống bất ngờ còn chậm làm cho quá trình thung lợng và đặt hàng cha đạt hiệu quả kinh tế cao. Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa. Đây là công tác đợc công ty tơng đối chú trọng và làm khá tốt. Công ty thờng xuyên theo dõi, kiểm tra và kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng mua hàngcủa công ty với nhà cung cấp. Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua hàng công ty đặt hàng và theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa. Nếu gần đến ngày giao nhận mà cha thấy gì công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Khi nhận hàng công ty bao giờ cũng có một bộ phận chuyên trách kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ về số l ợng, chất lợng. Ngoài ra công ty cũng đã chú trọng đến việc kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến quá trình mua hàng. Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa giao nhận đủ về số lợng, đúng về chất lợng, thời gian giao nhận nh trong hợp đồng mua bán đã ghi, góp phần làm tăng hiệu quả của công ty. Công ty cần phải tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lợng công tác này vì đây là một công tác trong quá trình quản trị mua hàng. Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện. Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lợng thì hàng hóa sẽ không đợc nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không đợc phép thanh toán mặt hàng đó. Những ngời có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng. Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhất không.. Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng, chất lợng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu nh là khách quan thì 45 công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nớc đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều. 2.4 Đánh giá công tác quản trị nhân sự trong khâu mua hàng. Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lí kinh doanh. Gồm trởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng. Mỗi nhân viên mua hàng đợc giao nhiệm vụ kí kết hợp đồng, giao dịch với nhà cung cấp của một hoặc một số loại hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứnghàng hóa cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã kí kết. Nếu do chủ quan, thiếu trách nhiện gây thiệt hại về kinh tế cho công ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thờng thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định. Mặt khác những nhân viên này cũng đợc hởng “ tháng lung thứ mời ba “ nếu trong năm nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, mua đợc hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty. Trởng phòng kinh doanh luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ. Trởng phòng là ngời có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế ( đối với những mặt hàng có giá trị lớn ), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng,đồng thời chịu trách nhệm trớc giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Mỗi nhân viên thờng xuyên kiểm tra nguyên liệu tồn kho để nắm rõ tình hình nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Với chế độ thởng phạt vật chất đối với nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích đợc nhân viên mua hàng hoàn thành tốt công việc mà mình đợc giao. Kết quả là trong những năm vừa qua công ty luôn có hàng để bán. Tuy nhiên đây là kinh doanh kiểu siêu thị nên đối với mặt hàng có giá trị nhỏ thì việc đặt hàng lại do chính nhân viên đứng quầy bán đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng thì hởng lung và chế độ u đãi của nhân viên bán hàng không liên quan đến phòng kinh doanh nên họ chỉ làm đúng phận sự của mình. Hàng hết thì họ chủ động gọi đặt mà không hề đi nghiên cứu nhu cầu thị trờng, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu thị trờng, thay đổi về giá cả, lựa chọn nhà cung cấp mới nên nhiều khi công ty vẫn phải mua hàng với giá đắt hon so với giá hàng cũ, hàng sắp bị lỗi mốt. Đây là vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm. 2.5 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty Trong quá trình mua hàng công ty đã xác định đợc mục tiêu của công tác quản trị mua hàng là mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lợng và mục tiêu chi phí. Công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian qua có u điểm sau: - Ngày càng có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, cung cấp hàng hóa cho 46 công ty thể hiện trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thung lợng và đặt hàng với công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối u. - Chiến lợc nội địa hóa đầu vào, công ty đã tìm kiếm nhà cung cấp trong nớc có thể cung cấp các mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lợng đảm bảo, giá cả hợp lí giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh với các mặt hàng ngoại và giúp cho công ty có thể giảm đợc chi phí mua hàng, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. - Khả năng quay vòng vốn do công ty thực hiện nhu cầu và đúng thời điểm, tức là chỉ khi nào cần mới mua. Mặt khác công ty đã giảm đến mức thấp nhất chi phí bảo quản do mua nhiều hàng. Bên cạnh những u điểm thì công tác quản trị mua hàng còn những hạn chế sau: - Vì lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi cha chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì thừa. Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì sau. - Trởng phòng kinh doanh đảm nhiệm chức vụ kiểm soát mua hàng phải quản lí toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc xây dựng kế hoạch tổng hợp về kinh doanh ngắn và dài hạn, lập và triển khai thực hiện kế hoạch mua hàng, tổ chức nghiệp vụ mua hàng, quản lí phung tiện vận tải... Do phải đảm trách quá nhiều nhiệm vụ nh vậy nên không thể theo sát sao đến từng nhân viên của phòng nói chung và nhân viên mua hàng nói riêng. - Số lợng cán bộ nghiệp vụ chủ chốt có trình độ nghiệp vụ cao còn thiếu cho nên cha phát huy đợc hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh tại các đun vị này. - Trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp, công ty đã lựa chọn nhà cung cấp lớn có uy tín, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng đợc yêu cầu về tiêu chuẩn, kỹ thuật của hàng hóa. Nhng công ty cha thờng xuyên lựa chọn nhà cung cấp qua các cuộc triển lãm, qua hội chợ, qua các phung tiện thông tin đại chúng, điều này dẫn đến công ty có thể bị nhà cung cấp ép giá khi trên thị trờng có sự biến động về giá cả hàng hóa. - Do đội ngũ cán bộ chuyên môn ít có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng phản ứng với các tình huống bất ngờ xảy ra còn kém làm cho quá trình thung lợng và đặt hàng đạt hiệu quả không cao. - Cơ cấu mặt hàng thay đổi chậm so với nhu cầu của thị trờng. Về chính sách mặt hàng kinh doanh còn cha đa dạng, phong phú, mặt hàng chủ lực của công ty còn cha mạnh. - Về chính sách giá cả cũng có nhiều tiến bộ song vẫn cha có chính sách giá lâu dài vào mục tiêu đã định mà chủ yếu nhằm vào giải quyết tốt việc bán ra. Vì vậy mà đôi khi còn làm giảm lợi nhuận kinh doanh của công ty. - Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty cha đợc chú ý sát sao, kế hoạch mua hàng đợc đa ra đôi khi không sát với thực tế. - Thủ tục hành chính rờm rà, các quyết định đa ra cha nhanh. Khi có sự thay đổi hay 47 thông báo của các bên bán về thay đổi đơn hàng hoặc muốn xin ý kiến chỉ đạo phải trình đơn qua từng bậc. - Công ty còn bị đọng vốn ở những mặt hàng nhập khẩu do những mặt hàng này thờng phải nhập lô lớn, trong khi đó nhu cầu sử dụng lại cha cao, lô hàng nhập lại phải sử dụng trong thời gian dài. Sở dĩ công tác quản trị mua hàng còn tồn tại những nhợc điểm trên là do các nguyên nhân chủ quan và khách quan đem lại. Nguyên nhân chủ quan: - Do sự hoạt động thiếu ăn khớp giữa bộ phận mua hàng và bộ phận tiêu thụcủa phòng kinh doanh. Nhiều khi bộ phận tiêu thụ dự đoán mức tiêu thụ chỉ áng chừng nên kế hoạch mua hàng của công ty còn thiếu chính xác. - Do nhân viên mua hàng đợc chịu trách nhiệm về nhiều loại hàng hóa mua vào cho nên họ không thể theo từng lô hàng để kiểm tra, giám sát nhà cung ứng giao hàng. - Do việc đặt hàng thờng xuyên diễn ra trên điện thoại nên nhiều khi không rõ ràng gây ra tình trạng hiểu nhầm dẫn đến việc mua bán chuyển đén cho công ty khối lợng và mặt hàng không đúng với yêu cầu tiêu thụ thực tế. Nguyên nhân khách quan: - Do thị trờng luôn luôn biến động nên việc dự báo nhu cầu là rất khó, chỉ mang tính tơng đối. Trên thị trờng đầu vào giá cả hàng hóa cũng lên xuống thất thờng. Việc xác định nhu cầu hàng hóa lại phụ thuộc vào tiêu thụ sản phẩm mà sản phẩm tiêu thụ lại chủ yếu là hàng tiêu dùng thay đổi rất thất thờng. - Do các nhà cung cấp hàng hóa cho công ty năm rải rác, không tập trung nên việc tổ chức thu mua cũng bị phân tán. Nhiều nhà cung cấp ở quá xa công ty nên trong quá trình vận chuyển hàng hóa về công ty thờng gặp nhiều rủi ro, mât nhiều thời gian. - Thủ tục hải quan ở nớc ta còn rờm rà. Hàng hóa của công ty nhập từ nớc ngoài về đến cảng có khi còn phải năm ở cảng từ nửa tháng tới một tháng để chờ làm thủ tục kiểm hàng và nộp thuế nhập khẩu. 48 49 Biểu2: Kết quả mua hàng của công ty theo cách mặt hàng chủ yếu Đơn vị : 1000 đ Các chỉ tiêu 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) TL (%) ST TT (%) TL (%) 1. LTTP 12699918 43.27 15935386 47.11 19712534 48.23 3235468 3.84 25.48 3777148 1.12 23.70 Đồ uống 1502740 5.12 2482822 7.34 3227886 8.12 980082 2.22 65.22 745064 0.78 30.01 Đồ hộp, đồ đông lạnh 4470566 12.23 5682753 16.80 7282621 18.32 1212187 4.57 27.11 1599868 1.52 28.15 Bánh kẹo, đờng sữa 2735457 9.32 3626157 10.72 3120555 7.85 890700 1.40 32.56 -505602 -2.87 -13.94 LTTP 3155168 10.75 2990210 8.34 4869656 12.25 -164958 -2.41 -5.23 1879446 3.91 62.85 Loại khác 836487 2.85 1153463 3.41 671814 1.69 316976 0.56 37.89 -481649 -1.72 -41.76 2. Đồ gia dụng 5626471 19.17 6680617 19.75 7207092 18.13 1054146 0.58 18.74 526475 -1.62 7.88 3. Hàng may mặc 3742176 12.75 2953022 8.73 3271614 8.23 -789154 -4.02 -21.09 318592 -0.5 10.79 Quần áo 1209236 4.12 849030 2.51 965981 2.43 -360206 -1.61 -29.79 116951 -0.08 13.77 Va li, túi xách 619293 2.11 923447 2.73 977907 2.46 304154 0.62 49.11 54460 -0.27 5.90 Giày dép. 1388274 4.73 690048 2.04 842749 2.12 -698226 -2.69 -50.29 152701 0.08 22.13 Loại khác. 525373 1.79 490475 1.45 484978 1.22 -34898 -0.34 -6.64 -5497 -0.23 -1.12 4. Đồng hồ 795396 2.71 670135 1.99 799021 2.01 -125261 -0.72 -15.75 128886 0.02 19.23 5. Điện tử. 381555 1.3 703578 2.08 1192569 3.00 322023 0.78 84.40 488991 0.92 69.50 6. Kính 534177 1.82 727527 2.15 846729 2.13 193350 0.33 36.20 119202 -0.02 16.38 7.Mỹ phẩm, chất tẩy rửa. 3105272 10.58 3636285 10.75 4456232 11.21 531013 0.17 17.10 819947 0.46 22.55 8. VH-VPP 1232717 4.21 1593200 4.71 1641770 4.13 360483 0.50 29.24 48570 -0.58 3.05 9. Loại khác. 1229781 4.19 923447 2.73 1464742 2.93 -306334 -1.46 -24.91 541295 0.20 58.62 Tổng 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 0 15.25 5926390 0 17.52 Biểu 3 : Kết quả mua hàng theo nguồn hàng. Đơn vị : 1000đ 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) TL (%) ST TT (%) TL (%) 1.Mua trong nớc. 26160011 89.13 30023878 88.76 35387497 89.02 3863867 -0.37 14.77 5363619 0.26 17.86 Hãng Unilever 3028961 10.32 3730998 11.03 5235378 13.17 702037 0.71 23.18 1504380 2.14 40.32 Hãng P&G 2579900 8.79 2990210 8.84 3422673 8.61 410310 0.05 15.9 432463 -0.23 14.46 công ty LTTP Vissan 1972347 6.72 2415170 7.14 3271614 8.23 442823 0.42 22.45 856444 1.09 35.46 Công ty CP đồ hộp Hạ Long 2207150 7.52 2783872 8.23 3661187 9.21 576722 0.71 26.13 877315 0.98 31.51 Công ty bánh kẹo Kinh Đô 1558506 5.31 1427453 4.22 1681522 4.23 -131053 -1.09 -8.41 254069 0.01 17.80 Công ty kim khí Thăng Long 915732 3.12 734022 2.17 826848 2.08 -181710 -0.95 -19.8 92826 -0.09 12.65 Công ty TNHH Hng Thịnh 1000848 3.41 1153463 3.4 1307850 3.29 152615 -0.01 15.25 154387 -0.11 13.38 Công ty TNHH Ladoda 619293 2.11 923447 2.73 977907 2.46 304154 0.62 49.11 54460 -0.27 5.90 Công ty dệt kim Đông Xuân 830616 2.83 740787 2.19 743368 1.87 -89829 -0.64 -10.8 2581 -0.32 0.35 50 Công ty khác 11446656 39 13161662 38.91 14259150 35.87 1715006 -0.09 14.98 1097488 -3.04 8.34 2. Mua nhập khẩu 3190388 10.87 3802032 11.24 4364802 10.98 611644 0.37 19.17 562770 -0.26 14.80 Thụy Sĩ 631033 2.15 791526 2.34 826848 2.08 160493 0.19 25.43 35322 -0.26 4.46 Thái Lan 889317 3.03 1011395 2.99 1260148 3.17 122078 -0.04 13.73 248753 0.18 24.60 Oxtralia 636904 2.17 754318 2.23 870575 2.19 117414 0.06 18.44 116257 -0.04 15.41 Italia 660384 2.25 727257 2.15 826848 2.08 66873 -0.10 10.13 99591 -0.07 13.69 Nớc khác 372750 1.27 517536 1.53 580384 1.46 144786 0.26 38.84 62848 -0.07 12.14 Tổng 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 0 15.25 5926390 0 17.52 Biểu 4: Kết quả mua hàng theo phơng thức mua. Đơn vị :1000đ Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) TL (%) ST TT (%) TL (%) 1.Mua vào trực tiếp 6970720 23.75 7167710 21.19 7851079 19.75 196990 -2.56 2.83 683369 -1.44 9.53 2. Mua qua trung gian 22379680 76.25 26658200 78.81 31901221 80.25 4278520 2.56 19.12 5243021 1.44 19.67 3. Tổng giá trị hàng mua vào 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 0 15.25 5926390 0 17.52 Biểu 6: Kết quả mua hàng theo các đơn vị kinh doanh. Đơn vị: 1000đ Các chỉ tiêu 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 ST TT(%) ST TT(%) ST TT(%) ST TT(%) TL(%) ST TT(%) TL(%) 51 Siêu thị 17269775 58.84 19964052 59.02 24388036 61.35 2694277 0.18 15.60 4423984 2.33 22.16 Quầy hàng mỹ phẩm 2864599 9.76 3433329 10.15 4464183 11.23 568730 0.39 19.85 1030854 1.08 30.02 Quầy hàng điện tử 1176951 4.01 1376714 4.07 2027367 5.10 199763 0.06 16.97 650653 1.03 47.26 Quầy kính mắt 534177 1.82 727257 2.15 846724 2.13 193080 0.33 36.15 119467 -0.02 16.43 Quầy va li, túi xách 572332 1.95 625779 1.85 1073312 2.70 53447 -0.1 9.34 447533 0.85 71.52 Quầy băng, đĩa nhạc 695604 2.37 1018160 3.01 993807 2.50 322556 0.64 46.37 -24353 -0.51 -2.39 Quầy hàng cơ khí, xe đạp 1165211 3.97 1210967 3.58 846724 2.13 45756 -0.39 3.93 -364243 -1.45 -30.08 Quầy quạt máy 757240 2.98 882856 2.61 1109089 2.79 125616 -0.37 16.59 226233 0.18 25.63 Quầy thủ công mỹ nghệ 572332 1.95 578423 1.71 445226 1.12 6091 -0.24 1.06 -133197 -0.59 -23.03 Quầy thời trang 3689345 12.75 4008370 11.85 3557831 8.95 319025 -0.9 8.65 -450539 -2.9 -11.24 Tổng cộng 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 0 15.25 5926390 0 17.52 Biểu 5: Kết quả mua hàng theo thời gian. Đơn vị : 1000đ 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 ST TT(%) ST TT(%) ST TT(%) ST TT(%) TL(%) ST TT(%) TL(%) Qúy I 8250399 28.11 9488167 28.05 11953516 30.07 1237768 -0.06 15.00 2465349 2.02 25.98 Qúy II 7093991 24.17 7928793 23.44 9421295 23.70 834802 -0.73 11.77 1492502 0.26 18.82 Qúy III 6765267 23.05 8135131 24.05 8638715 21.73 1369864 1.00 20.25 503584 -2.32 6.19 Qúy IV 7240743 24.67 8273819 25.46 9738774 24.50 1033076 0.79 14.27 1464955 -0.96 17.71 Cả năm 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 0 15.25 5926390 0 17.52 52 Biểu 1: Tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm 2001,2002,2003. Đơn vị : 1000đ 2002/2001 2003/2002 ST TL(%) ST TL(%) 1.Tổng doanh thu 31425160 33728125 45086730 2302965 7.33 11358605 33.68 2.Các khoản iảm trừ 295675 354560 450685 58885 19.91 96125 27.11 3.Doanh thu thuần 31129485 33373565 44636045 2244080 7.21 11262480 33.74 4.Giá vốn hàng bán 27825910 29350400 39752300 1524490 5.48 10401900 35.44 5.Lợi nhuận gộp 3303575 4023165 4883745 719590 21.78 860580 21.39 6.Tỉ lệ LN gộp/ DTT 10,61 12.05 10.94 1.44 -1.11 7.Chi phí kinh doanh 3026281 3751123 4504592 724842 23.55 753649 20.09 8.Tỉ suất CPKD/DTT 9.72 11.24 10.09 1.52 -1,15 9.LN từ hđkd 277294 273042 379153 -5252 -1.89 107111 39.37 10.Tỉ suất LN từ hđkd/DTT 0.89 0.82 0.85 -0.07 0.03 11.Thuế TN 88734 76172 106163 12.LN sau thuế 188560 195870 272990 7310 3.88 77120 39.37 13.Tỉ suất LNST/ DTT 0.6 0.58 0.61 -0.02 0.03 14.Nộp ngân sách Nhà nớc 635370 502700 670240 -132,670 -20,88 167540 33,33 Biểu7 : Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho hàng hoá của công ty Đơn vị: 1000 đ 2002/2001 2003/2002 ST TT(%) ST TT(%) Trị giá hàng mua vào 29350400 33825910 39752300 4475510 15.25 5926390 17.52 Trị giấ hàng bán ra 28278600 32742709 38617512 4464109 15.78 5874833 7.94 Trị giá hàng tồn kho 1071800 1083201 1134758 11401 1.06 51557 4.76 53 54