Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty cp vật tư nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

tích 35m2, công ty đã bố trí dành khoảng 22m2 làm khu lưu trữ với hệ thống gồm 5 giá đựng tài liệu, các giá được xắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải như sau: - Giá 1: Phòng Kế toán; - Giá 2: Phòng Kinh doanh; - Giá 3: Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp; - Giá 4: Phòng Văn Thư – Lưu trữ; - Giá 5: Phòng Kỹ thuật và Quản lý chất lượng sản phẩm. Tủ lưu tài liệu mật 3 Giá 4: P. Văn thư 3 Giá 2: P. Kinh doanh Giá 5: P. Kỹ thuật Giá 1: P.Kế toán Giá 3: P. Tổ chức -Hành chính 4 Bàn đọc Bàn đọc 2 Bàn NV 1 2 Và được bố trí như hình 2.4 (Trình bày bên dưới). Mỗi giá gồm 5 khoang, chiều dài mỗi giá là 2m40, cao 2m00, rộng 0,4m. Lối đi giữa mỗi giá là 0,6m; khoảng cách giữa các giá đến tường là 0,6m. Khoảng cách cuối giá đến mặt sàn là 0,2m. Trong kho được sắp xếp tiện lợi và ngăn nắp bố trí phù hợp, thuận tiện cho việc tra tìm và nghiên cứu được dễ dàng. Ngoài ra trong kho còn có một tủ sắt dùng để lưu trữ và bảo quản những tài liệu mật và những tài liệu quan trọng của công ty. Tủ có khoá rất chắc chắn nhằm đảm bảo độ an toàn cẩn mật của tài liệu. Những tài liệu này chỉ được nghiên cứu khi có sự đồng ý của giám đốc công ty. Sơ đồ 2.4: Phòng lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội Ghi chú: 1 : Cửa ra vào 3 : Quạt thông gió 2 : Cửa sổ 4: Máy điều hoà Do công ty có sự chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty Cổ phần, nên tài liệu trong mỗi kệ được phân chia thành 2 khối: - Khối tài liệu hình thành trước năm 2004. - Khối tài liệu được hình thành từ năm 2004 đến nay. Trong mỗi khối, tài liệu được xắp xếp theo thứ tự từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới theo quá trình hoạt động của công ty và theo vần a, b, c... đảm bảo cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nhanh chóng. Hồ sơ trong phòng lưu trữ được bảo quản trong các hộp chuyên dụng, bên ngoài hộp có dán nhãn ghi tên hộp, số hộp, bắt đầu từ hồ sơ số bao nhiêu đến hồ sơ số bao nhiêu. Nhãn của mỗi hộp hồ sơ đảm bảo cho việc tìm kiếm hồ sơ được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất. Mẫu 2.5: Nhãn bên ngoài hộp hồ sơ CÔNG TY CP VTNN HÀ NỘI KHO LƯU TRỮ PHÒNG TC - HC HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN HỘP SỐ 01 Từ hồ sơ số : 01 Đến hồ sơ số : 04 Trong kho ngoài diện tích 22m2 dành cho công tác lưu trữ, số diện tích còn lại khoảng 13m2 được dành làm nơi nghiên cứu tài liệu tại chỗ, bao gồm: hai bàn đọc và một bàn làm việc của nhân viên lưu trữ. Đây cũng chính là nơi dùng để thực hiện các công tác khác như: Công tác xác định giá trị tài liệu, công tác chỉnh lý tài liệu và phân loại tài liệu..... Kho được thiết kế với một cửa đi và hai cửa sổ đều quay về phía Đông nam (theo hướng chính của kho) đều có rèm che. Cửa kho gồm hai cánh được mở từ trong ra ngoài có khoá chống trộm chắc chắn, bên ngoài có thêm song sắt bảo vệ để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho kho lưu trữ, ngoài ra còn có đệm cao su khít để cách nhiệt và hơi ẩm đảm bảo điều kiện tốt nhất cho kho. Hệ thống hai cửa sổ được thiết kế với hai lớp: trong kính ngoài chớp đảm bảo sự thông thoáng và ánh sáng trong kho. Ngoài hệ thống gồm hai cửa sổ kho còn được bố trí thêm hai chiếc quạt thông gió (cụ thể được biểu diễn ở hình 2.4) tạo sự đối lưu khí trong kho làm cho kho luôn có độ thoáng thích hợp. Hệ thống đèn điện trong kho bao gồm: một cầu giao làm bằng cáp chì; hệ thống cụm bốn đèn huỳnh quang mỗi cụm gồm hai bóng đều có công tắc riêng biệt, có chụp thủy tinh dày và lưới sắt bảo vệ tránh làm nóng và gây cháy trong kho; hai ổ cắm điện đều có nắp; một quạt trần và một máy điều hoà nhiệt độ được bố trí phía gần bàn đọc để điều tiết nhiệt độ trong phòng. Bên ngoài kho cũng được bố trí một bóng đèn compắc và một cầu giao điện toàn kho để đề phòng những trường hợp cấp bách. Trong và ngoài kho đều được bố trí một nhiệt kế và một ẩm kế để đo và so sánh nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho sao cho nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn giữ ở mức quy định: Với nhiệt độ là 18oC - 22oC, và độ ẩm trương đối là 45% - 55%. Đặc biệt công ty còn sử dụng hoá chất hút ẩm bằng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Hệ thống phòng cháy chữa cháy ở trong kho cũng rất được coi trọng bao gồm một chuông báo cháy đặt tại kho và bốn bình xịt cứu hoả. Do tài liệu trong kho đều là tài liệu giấy nên công ty chỉ trang bị trong kho hai loại bình cứu hoả là bình bột Tetraclorua cacbon và bình CO2 để đảm bảo không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa khi chữa cháy. Ngoài ra, công ty còn thường xuyên hút bụi trong kho và có rất nhiều các biện pháp khác nhau để chống lại các loại nấm mốc, mối mọt hay các loại côn trùng gây hại: Sử dụng các loại thuốc diệt mối, mọt hay gián.... để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Công tác chỉnh lý tài liệu cũng được công ty đặc biệt chú trọng. Công tác này thường được tổ chức làm định kỳ hoặc có thể tiến hành đột xuất nếu cần thiết. Ngoài mục đích kiểm tra các văn bản tài liệu để phát hiện ra các văn bản bị mối mọt, hư hỏng hay hết thời hạn lưu trữ thì công tác chỉnh lý lại tài liệu còn nhằm nâng cao hơn nữa sự chính xác của tài liệu lưu trữ. Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ phải dùng chổi lông chuyên dụng phủi sạch bụi bẩn và làm vệ sinh sơ bộ cho tài liệu, sau đó tiến hành nghiên cứu mục lục tài liệu để nắm được những thông tin sơ bộ của tài liệu hay hiện trạng của tài liệu, cuối cùng tập hợp các thông tin lại và viết một báo cáo kết quả khảo sát lên lãnh đạo kèm theo một đề cương biên soạn về kế hoạch chỉnh lý tài liệu bao gồm các nội dung sau: - Tên khối, nhóm tài liệu cần chỉnh lý - Tình trạng của tài liệu cần chỉnh lý: thiếu, sai, hư hỏng.... - Phương pháp chỉnh lý: bổ xung, làm mới, phục chế... - Thời gian chỉnh lý: 2 ngày, 3 ngày, 1 tuần... Sau khi được sự đồng ý và thông qua của Ban lãnh đạo công ty, cán bộ lưu trữ bắt đầu công tác chỉnh lý của mình. Nguyên tắc khi chỉnh lý đó là chỉnh lý từng nhóm hay từng tập hồ sơ và không làm sáo trộn và hư hỏng tài liệu đã được phân loại. Đối với những tài liệu có những tài liệu bổ xung hỗ trợ thì phải đánh dấu lại và kẹp chung với tài liệu chính. Đối với những văn bản đã bị hư hại qua thời gian dài cần có các biện pháp phục chế lại để sử dụng. Nếu không phục chế được thì phải sao thành một bản khác có công chứng để đảm bảo giữ nguyên giá trị tài liệu. Những văn bản đã hết hạn lưu trữ sẽ được phân loại riêng và được tiêu huỷ theo đúng quy định của Pháp luật. Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành văn bản. Kết thúc công tác chỉnh lý cán bộ lưu trữ phải đánh lại mục lục hồ sơ rồi mới đưa vào lưu trữ tiếp. Công tác chỉnh lý tài liệu cũng phải được lập thành biên bản để làm căn cứ sau này. Công tác xác định giá trị tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu của đều được tiến hành tại kho lưu trữ công ty. Hình 2.6 Kho lưu trữ công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, cũng như để đảm bảo việc quản lý lưu trữ tài liệu được dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc tra cứu và kiểm tra lài liệu sau này, sau khi tiến hành lưu tài liệu trong kho cán bộ lưu trữ tiến hành lập sổ hồ sơ lưu trữ. Sổ hồ sơ lưu trữ có tác dụng lưu lại vị trí của từng hồ sơ tài liệu đề phòng trường hợp tài liệu bị mất mát lại, thất lạc không rõ nguyên nhân đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra việc lưu trữ tài liệu sau này. Sổ hồ sơ lưu trữ thể hiện các thông tin như: Số hồ sơ, tên hồ sơ và tổng số văn bản trong hồ sơ. Sổ hồ sơ lưu trữ cũng được lập theo cách xắp xếp bố trí của kho lưu trữ để thuận tiện hơn cho việc quản lý. Mỗi kệ tương ứng với mỗi phòng ban sẽ có một sổ hồ sơ lưu trữ riêng để dễ dàng cho việc theo dõi. Sổ hồ sơ lưu trữ sẽ do cán bộ lưu trữ giữ và kiểm tra. Sổ hồ sơ lưu trữ có mẫu như sau: Mẫu 2.7: Sổ hồ sơ lưu trữ HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN HỘP SỐ:..... Từ hồ sơ số......... đến hồ sơ số........ Số hồ sơ Tên hồ sơ Số văn bản trong hồ sơ Ghi chú 01 Bà Đỗ Thị Viện 12 ........ ................. ............... Về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, công ty cũng đặc biệt chú trọng. Bởi Tài liệu lưu trữ là những tài liệu vô cùng quan trọng cần được lưu trữ của mỗi công ty, doanh nghiệp. Nó không chỉ mang những thông tin quan trọng của công ty qua các thời kỳ mà nó còn mang tính chất bảo mật của mỗi công ty. Chính vì vậy việc khai thác sử dụng tài liệu là một khâu rất quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã ra rất nhiều nội quy cho việc sử dụng này nhằm đảm bảo giữ an toàn, cẩn mật cho những thông tin của doanh nghiệp, tránh thất thoát, hay để lộ thông tin ra bên ngoài gây ảnh hưởng không tốt tới sự phát triển của công ty. Nội quy của kho lưu trữ có quy định rõ: “Người muốn sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ công ty phải là cán bộ công nhân viên của công ty, có nhu cầu chính đáng, phải viết phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu (Mẫu 2.9) mẫu có tại phòng văn thư - lưu trữ, điền đầy đủ thông tin và phải có xác nhận cho phép của Phó Giám đốc công ty. Đối với những tài liệu mật thì phải có sự đồng ý của Giám đốc công ty. Trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu cần tuân thủ mọi nội quy của công ty đã đề ra”. Khi mượn tài liệu trong kho lưu trữ cần tuân thủ theo trình tự sau: Phiếu yêu cầu Khai thác sử dụng tài liệu Cán bộ kho ký Phó giám đốc ký Sơ đồ 2.8: Quy trình khai thác sử dụng tài liệu Sau khi có sự đồng ý của Lãnh đạo công ty, người có nhu cầu sử dụng tài liệu phải đăng ký mượn tại liệu tại kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ tiến hành xem xét phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, nếu hợp lệ cán bộ lưu trữ sẽ ký tên và ghi mã số mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu. Phiếu yêu cầu sẽ do người có nhu cầu sử dụng tài liệu giữ, khi trả tài liệu phải mang theo để làm căn cứ. Mẫu 2.9: Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu CÔNG TY CP VTNN HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG HỒ SƠ – TÀI LIỆU - Họ tên người mượn: - Cơ quan, bộ phận: - Hình thức mượn: hồ sơ gốc Số ký hiệu văn bản Ngày ban hành văn bản Trích yếu …… …….. ………. - Mã số mượn tài liệu: Hà Nội, ngày…… tháng….. năm…. Cán bộ kho Phó Giám đốc Người mượn Ký tên Ký tên Ký tên Sau khi ký xác nhận vào phiếu yêu cầu, cán bộ lưu trữ sẽ vào sổ đăng ký mượn tài liệu. Sổ đăng ký mượn tài liệu bao gồm các thông tin: Mã số mượn tài liệu, tên tài liệu mượn, ngày mượn, họ tên người mượn, chức vụ, ký tên, và có mẫu như sau: Mẫu 2.10: Sổ đăng ký mượn tài liệu Mã số mượn Tên tài liệu Ngày mượn - Tên - Chức vụ Ký tên ...... ............ ......... ........................ ... Trong thời gian mượn tài liệu, người mượn có thể mang về phòng làm việc của mình để nghiên cứu đối với những tài liệu lưu trữ thông thường, còn đối với những tài liệu quan trọng và tài liệu mật của công ty thì bắt buộc người sử dụng phải ngồi nghiên cứu tại phòng, xong phải trả lại ngay, không được mang tài liệu ra khỏi phạm vi của kho lưu trữ. Người mượn phải có trách nhiệm bảo quản và giữ tài liệu đã mượn cẩn thận, không làm quăn, rách hay làm mất tài liệu. Sau khi sử dụng xong tài liệu đã mượn người mượn tài liệu trả tài liệu tại kho lưu trữ và phải ký nhận đã trả. Khi nhận lại tài liệu, cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra tài liệu lưu trữ xác nhận tài liệu còn nguyên vẹn và đầy đủ sau đó vào sổ trả tài liệu để hoàn tất thủ tục. Mẫu sổ trả tài liệu cũng giống với mẫu sổ đăng ký mượn tài liệu đã trình bày ở trên. Kết thúc quá trình, cán bộ lưu trữ lại tiến hành vào sổ theo dõi việc mượn và trả tài liệu. Công việc này giúp cho cán bộ lưu trữ có thể nắm được số liệu về mức độ mượn tài liệu trong phòng một cách chính xác và nhanh chóng, giúp cho công việc rà soát kiểm tra sau này được nhanh chóng. Sổ theo dõi việc mượn trả tài liệu là tổng hợp của hai sổ mượn tài liệu và sổ trả tài liệu. Mẫu sổ theo dõi việc mượn trả tài liệu như sau: Mẫu 2.11: Sổ theo dõi việc mượn, trả tài liệu Mã số mượn Tên tài liệu Ngày mượn Ngày trả - Tên - Chức vụ ........ ............... ...... ........ ......... Sổ mượn trả tài liệu cũng do cán bộ lưu trữ cất giữ và bảo quản. Cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm ghi chép lại đầy đủ thông tin về việc mượn, trả tài liệu trong kho lưu trữ, thường xuyên quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu, có quyền xử lý các vi phạm trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu trong phạm vi quyền hạn của mình. Đối với những trường hợp đặc biệt cần phải trình lãnh đạo rồi mới được giải quyết. 2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 2.3.1 Ưu điểm Trước hết cần phải khẳng định rằng công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã rất thành công trong việc tổ chức công tác lưu trữ tại công ty. Xây dựng một hệ thống làm việc khá chuyên nghiệp và có hiệu quả cao. Tiếp thu và thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ do Nhà nước đề ra. Đội ngũ công tác trong công ty có nhiều kinh nghiệm, đã được tham gia tập huấn các lớp huấn luyện nghiệp vụ khi công ty bắt đầu bước vào Cổ phần hoá. Trình tự công tác lưu trữ hợp logíc, phù hợp với thực tế công ty, cách quản lý hồ sơ lưu trữ trong kho cũng được thực hiện rất tốt, đúng trình tự, đảm bảo cho công tác lưu trữ được diễn ra một cách hợp lý và nhanh chóng. Các nội quy đối với việc lưu trữ cũng rất chặt chẽ giúp lãnh đạo có thể kiểm tra giám sát công tác này một cách dễ dàng, kịp thời phát hiện ra những sai sót để khắc phục, xử lý đồng thời cũng phát hiện ra những cách làm cũng như những phương pháp hay trong công việc để kịp thời động viên và khen thưởng. Công tác xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo công ty rất chú trọng và quan tâm. Công ty đã thành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu nhằm xác định một cách chính xác nhất giá trị của từng loại tài liệu được đem vào lưu trữ, những tài liệu nào được coi là mật, những tài liệu nào thì được lưu trữ lại, từ đó nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ hiện nay tại thực tế công ty. Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên trong công ty đều đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó mỗi cá nhân đều cố gắng thực hiện tốt công tác lưu trữ để ngày mọt hoàn thiện hơn công tác này của mình. Cách bố trí kho lưu trữ khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu tài liệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Kho được bố trí trên tầng hai ở cuối hành lang ngay cạnh phòng văn thư, lưu trữ đã tạo thành một khu riêng biệt vừa ít người đi lại lại vừa đảm bảo tính chất quan trọng của kho lưu trữ cơ quan. Các giá, kệ bàn làm việc trong kho được xắp xếp hợp lý thuận tiện cho việc tra cứu. Vị trí bàn làm việc của nhân viên lưu trữ nằm ngay sát cửa ra vào và quay mặt vào trong phòng tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ có thể vừa quan sát được mọi người trong phòng lại vừa có thể quan sát được người ra vào kho lưu trữ. Hệ thống cửa sổ, cửa ra vào đều được quay về hướng Đông nam - là hướng chính của khu nhà là một điều kiện rất thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu do đặc điểm của hướng này là mùa hè thì mát mà mùa đông thì ấm, lại không phải chịu ánh nắng gay gắt của mùa hè. Hệ thống quạt 2 thông gió đảm bảo luồng không khi lưu thông trong kho luôn được ổn định ở mức độ cho phép. Hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy trong và ngoài kho lưu trữ cũng được đảm bảo đúng theo quy định và có sự chuẩn bị rất tốt. Công ty đã rất chú trọng và có nhiều biện pháp để chống ẩm, chống mối mọt, hay các loại côn trùng gây hại khác nhằm nâng cao hơn nữa tuổi thọ của hồ sơ lưu trữ. Trong kho tài liệu lưu trữ được xắp xếp bố trí gọn gàng, ngăn nắp tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và tra cứu một cách dễ dàng. Tài liệu được xắp xếp theo từng phòng rồi được chia nhỏ theo các năm hoạt động, cách xắp xếp này giúp cho người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ có thể tìm thấy tài liệu mà mình cần một cách dễ dàng và nhanh chóng. Có thể nói rằng công tác lưu trữ của công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã đặt thêm nhiều viên gạch mới bồi đắp cho Công tác lưu trữ của nước nhà. Ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tu Nông nghiệp Hà Nội đang phấn đấu dần trở thành một đơn vị kiểu mẫu trong công tác lưu trữ toàn Thành Phố. 2.3.2 Hạn chế Nhìn chung, công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đều có những nét vô cùng nổi bật. Nhưng xét trên nhiều phương diện, công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội vẫn còn nhiều điểm vướng mắc và hạn chế. Đội ngũ cán bộ công nhân viên tuy giàu kinh nghiệm, được đi học những lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ nhưng đều là những cán bộ lớp trước, điều này đã gây rất nhiều hạn chế cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Toàn bộ công tác lưu trữ hiện tại đều được theo dõi trên giấy tờ gây rất nhiều khó khăn cho việc thống kê sau này. Khi lập hồ sơ văn bản, cán bộ lưu trữ không có thói quen đánh số tờ trên văn bản dẫn đến tình trạng nhiều văn bản cũ nhưng còn giá trị của công ty đã bị mất hay thất lạc đồng thời cũng gây rất nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu. Trong mỗi tập hồ sơ lưu trữ cũng không có tờ kết thúc ghi tóm tắt về tình trạng vật lý, số lượng tài liệu cũng như những chỗ khó đọc trong các văn bản của mỗi hồ sơ, tài liệu khiến người đọc cũng như công tác chỉnh lý tài liệu sau này gặp nhiều khó khăn và làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu. Không những thế, trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu đều là những người trong công ty, không có các chuyên viên cấp cao hơn tham gia vào công tác này nên việc thẩm tra và xác định giá trị tài liệu còn nhiều thiếu sót và còn nhiều điểm bất cập. Tài liệu lưu trữ trong kho chỉ được phân loại theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản hay theo nội dung văn bản, mà không được phân loại theo tên loại văn bản như: công văn, quyết định, nghị quyết.... Điều này cũng gây rất nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu. Trang thiết bị trong kho tuy đủ về số lượng nhưng chất lượng một số máy còn lạc hậu, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và khả năng lao động. Các kệ giá tuy đạt tiêu chuẩn về lưu trữ những đối với thực tế công ty lại không phù hợp. Do đặc điểm công ty là công ty cổ phần, không có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ cũng không nhiều, điều kiện bảo quản của công ty tuy được chú trọng song vẫn còn nhiều điểm hạn chế. Tài liệu được bảo quản trên các giá, kệ trong kho nên sự tiếp xúc với tài liệu với môi trường bên ngoài là khá lớn, dễ bị bụi bẩn, ẩm thấp, nấm mốc.... Điều kiện bảo quản trong kho lưu trữ nhìn chung là tốt, có đầy đủ các phương tiện như: máy điều hoà, quạt thông gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm... nhưng vẫn không đảm bảo cho tài liệu được ở trong môi trường tiêu chuẩn 24/24 giờ. Nên hiện tượng tài liệu bị ẩm mốc hay bị mối mọt, bị mục nát, bị nhoè đặc biệt là những tài liệu cũ vẫn còn khá nhiều. Thực tế đã có rất nhiều những tài liệu cũ đã không còn có thể sử dụng được buộc phải sao chép lại và sử dụng tiếp. Vị trí kho được đặt tại tầng hai ở cuối hành lang là nơi thoáng mát và yên tĩnh rất tốt cho việc nghiên cứu và bảo quản tài liệu nhưng lại được bố trí khá xa so với cầu thang. Nên nếu xảy ra hoả hoạn thì việc di rời tài liệu khỏi phòng lưu trữ sẽ gặp không ít khó khăn. Điều này gây rất nhiều bất lợi cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Hơn nữa, sau mỗi lần chỉnh lý lại tài liệu lưu trữ cán bộ lưu trữ không có những báo cáo tổng kết ghi chép lại những công việc mình đã làm cũng như những kinh nghiệm trong quá trình chỉnh lý tài liệu, có chỗ nào khó khăn, thuận lợi, có chỗ nào khó giải quyết hay những vấn đề phát sinh, từ đó không rút được kinh nghiệm cho những lần chỉnh lý sau. Dẫn đến tình trạng những lần chỉnh lý sau vẫn lặp lại những sai lầm cũng như mắc phải những khó khăn của những lần chỉnh lý trước. Điều này gây lãng phí rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc của công ty. Văn phòng có sử dụng máy tính nhưng lại không được sử dụng vào đúng mục đích công việc gây lãng phí nhiều tiền của của công ty. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cũng như việc thu thập các thông tin trên mạng còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc. 2.3.3 Nguyên nhân Như đã khẳng định ở trên, công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã rất thành công trong việc tổ chức công tác lưu trữ. Thế nhưng sự thành công phải tự nhiên mà có mà phải rất nguyên nhân tác động. Chính vì thế, để có những thành công như vậy là do những nguyên nhân chủ yếu sau: Do tính cấp thiết của kho lưu trữ trong cơ quan tổ chức nên trong những thời gian gần đây doanh nghiệp đã ngày một quan tâm hơn tới công tác lưu trữ trong doanh nghiệp của mình. Do nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công ty đã có những trang bị rất tốt cho việc lưu trữ về cơ sở vật chất cũng như địa điểm kho lưu trữ. Do sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty đã tổ chức cho các cán bộ lưu trữ đi tập huấn thêm về nghiệp vụ nhằm nâng cao hơn trình độ cũng như tầm nhận thức của các cán bộ công nhân viên với công tác lưu trữ hiện nay. Trong những năm gần đây, Nhà nước ta cũng ngày một quan tâm hơn tới công tác lưu trữ bằng việc ra một số các văn bản pháp luật quy định về công tác lưu trữ một cách cụ thể và rõ ràng hơn. Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ của các cơ quan tổ chức cấp trên đã tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân viên trong công ty đi học tập thêm về chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hơn hiệu quả lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. Không những thế công ty còn được phát một quyển hướng dẫn về việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ những quy định của Nhà nước về vấn đề này, nhờ vậy mà công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội ngày càng hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó do còn một số mặt hạn chế nên công tác lưu trữ của công ty còn có nhiều điều bất cập. Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác lưu trữ còn ít, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác lưu trữ vẫn chưa cao theo kịp những yêu cầu cấp thiết mà xã hội đề ra. Ngoài ra còn do trình độ tiếp cận và áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn yếu nên chưa phát huy hết được vai trò của nó vào trong công việc của mình. Không những thế, do một số nhân viên còn có tư tưởng sai lệch về công tác này nên họ không có sự nhiệt huyết với công việc của mình. Phần lớn họ đều nghĩ rằng: công việc này là một công việc rất đơn điệu không có gì là khoa học cả, đôi khi chẳng cần bằng cấp gì cũng có thể làm được. Hơn nữa, công việc này cũng không có nhiều đãi ngộ, và nếu so với mức độ phát triển của cơ chế thị trường như hiện hay mức lương họ nhận được là rất thấp. Xét một cách tổng thể, công việc này không phù hợp với những người trẻ tuổi, bởi lớp trẻ hiện hay họ thường thích những công việc có tính chất năng động, sáng tạo hơn là những công việc pahỉ suốt ngày ngồi trong phòng. Chính vì những nguyên nhân đó nên hầu hết không ai muốn làm công tác lưu trữ vì họ thấy rằng công việc này nhàm chán không có sự thăng tiến trong nghề nghiệp nên phần lớn những cán bộ trẻ trong công ty có trình độ chuyên môn, có khả năng bắt kịp với sự phát triển của xã hội đều chuyển sang những công việc khác hoặc những công ty khác tốt hơn. Những người còn lại trong công ty đều đã có tuổi hoặc chưa có trình độ chuyên môn cao. Hơn nữa do nguồn kinh phí của công ty còn có nhiều hạn chế nên chưa có những đãi ngộ xứng đáng cho những cán bộ làm công tác lưu trữ, tiền lương còn thấp nên việc chảy máu chất xám vẫn diễn ra tại công ty. Không những thế, nguồn kinh phí của công ty có hạn nên việc trang bị thêm một số máy móc hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên với những nền tảng đầu tiên đã đạt được chắc chắn trong tương lai, công ty Cổ phần còn ngày một thành công và phát triển hơn nữa trên con đường của chính mình. CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO CÔNG TY VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI Để thực hiện có hiệu quả về công tác văn thư – lưu trữ, Công ty cũng đã đề ra những phương hướng nhằm hoàn thiện hơn công tác này trong công ty mình đồng thời nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty. Ban lãnh đạo công ty đã chỉ rõ nhiệm vụ về công tác trong thời gian tới như sau: Thứ nhất: Tiếp tục tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác lưu trữ tới các cán bộ làm công tác này. Đây chính là nhiệm vụ quan trọng nhất và cấp thiết nhất hiện nay. Việc tuyên truyền giúp cho các cán bộ lưu trữ có những nhận thức đúng đăn hơn về công tác lưu trữ, giúp họ thấy được tầm quan trọng của công tác này từ đó họ sẽ có ý thức hơn trong công viêc, và hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Tuyên truyền thường xuyên sẽ giúp cho họ hiểu sâu hơn về tính chất cũng như vai trò của công tác này trong mỗi cơ quan tổ chức, giúp họ thêm yêu công việc của mình hơn, và có sự say mê trong công việc hơn. Việc tuyên truyền sâu rộng trong công ty không chỉ giúp những cán bộ làm công tác nà nhận thức về công tác lưu trữ mà tất cả công nhân viên trong công ty cũng đều biết về tính chất của công tác, từ đó họ cũng có ý thức hơn trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty, đồng thời họ có thể hiểu và thông cảm hơn với những người đang trực tiếp làm công việc này, tạo sự gắn kết giữa các phòng ban. Thứ hai: Nâng cao nhận thức sâu sắc về các quy định của Nhà nước về công tác này. Nhà nước ta đã nêu rõ, công tác lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức nói riêng và với toàn đât nước nói chung. Chính vì thế, muốn làm tốt được công tác này, đầu tiên phải có những nhận thức một cách đúng đắn nhất về nó. Bởi khi hiểu sâu sắc về nó ta sẽ có thể làm việc tốt hơn, thêm yêu công việc của mình hơn và có ý thức tốt hơn trong công việc. Nhận thức một cách sâu sắc về công việc của mình sẽ giúp cho những cán bộ lưu trữ có những sự sáng tạo hơn trong công việc, nhờ vậy công việc sẽ được hoàn thành tốt hơn. Thứ ba: Chấn chỉnh tác phong làm việc và nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài việc nâng cao nhận thức của con người về công tác lưu trữ, ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội cũng chú trọng tới việc chấn chỉnh tác phong làm việc và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên trong công ty. Đây chính là điều kiện để có thể hoà mình vào với xu thế phát triển của xã hội ngày nay. Xã hội ngày càng phát triển và biến động không ngừng thì con người trong đó cũng phải luôn luôn biến động nếu không muốn mình bị tụt hậu so với thế giới. Tác phong làm việc cũng cần phải thay đổi để phù hợp với cơ chế thị trường. Là một nhân viên trong thời đại mới, cần phải có óc quan sát, sự sắp xếp một cách hợp lý, linh hoạt trong công việc, những yếu tố đó kết hợp với trình độ chuyên môn cao sẽ làm nên một con người của thời đại mới, thời đại của nền kinh tế thị trường. Thứ tư: Thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác lưu trữ; Tiếp tục chỉnh lý bổ xung những hồ sơ tài liệu còn tồn đọng. Ngoài những việc cần phải nâng cao, chấn chỉnh thì việc duy trì tốt công tác cũng là một vấn đề trọng tâm và rất cần thiết. Thứ năm: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực hiện quản lý công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật. 3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 3.2.1 Đổi mới nhận thức về công tác văn thư lưu trữ tại công ty Cổ phần Vật tư nông nghiệp Hà Nội Phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới nhận thức về công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng là một yêu cầu cấp bách bởi khi đất nước ngày càng phát triển và tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế mang tầm khu vự và thế giới như: ASEAN, WTO.....thì đội ngũ cán bộ cần phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác phục vụ cho quá trình lãnh đạo góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước dân giàu - nước mạnh - xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Xã hội ngày càng phát triển và luôn vận động không ngừng, chính vì thế mà con người cũng cần phải thay đổi chính mình để có thể theo kịp với thời đại nếu không muốn mình trở nên lỗi thời và tụt hậu so với người khác. Chính vì vậy mà điều đầu tiên là cần phải đổi mới nhận thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên về công tác lưu trữ để tiến tới cải cách hành chính của đất nước. Khi có nhận thức đúng hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác này thì mới có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố để khắc phục những hạn chế làm công tác này ngày càng tốt hơn phục vụ cho việc quản lý, sự phát triển kinh tế của đơn vị nói riêng và đất nước nói chung. Hiện nay còn không ít cán bộ nhân viên còn hiểu chưa đúng ý nghĩa của công tác lưu trữ cho rằng đó là những công việc vô cùng nhàm chán, vô vị và không cần bằng cấp gì cũng có thể làm được. Đó là một quan niệm sai lầm và thực sự không hề phù hợp với cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy mà trước những áp lực mới, yêu cầu mới của công tác quản lý Nhà nước và xã hội đòi hỏi công tác lưu trữ cần được xem xét toàn diện hơn, tránh cái nhìn thiếu khách quan, một phía. Có như vậy công tác này mới phát huy được tốt hơn nữa vai trò của mình. Muốn vậy, cần phải thường xuyên đào tạo các cán bộ lưu trữ trên tư tưởng tiến bộ, cần phải khẳng định rằng đây là một công việc vừa mang tính khoa học là vừa có sự logíc, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ phải có những tố chất và niềm say mê công việc. Cần loại bỏ những quan niệm sai lầm cho rằng công việc này không phải không cần qua lớp học nào cũng làm được. Bởi bất kỳ công việc nào cũng có đặc trưng riêng của nó. Nếu ta không được tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng thì không thể tìm thấy những điểm hay và thú vị của công việc mà ta làm. Từ những lý lẽ trên ta có thể khẳng định rằng, muốn đổi mới nhận thức về công tác lưu trữ chúng ta cần coi trọng hơn nữa tói chất lượng đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn, nhà nước ta cũng cần phải có thêm nhiều chính sách hơn nữa để đào tạo nên những cán bộ lưu trữ giỏi trong tương lai. 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ lưu trữ công ty Công tác này cũng vô cùng quan trọng. Điểm qua các vai trò của tài liệu lưu trữ, nó không chỉ có vai trò quan trọng trong việc cải cách hành chính, việc nâng cao đời sống xã hội mà trong một công ty hay doanh nghiệp tài liệu lưu trữ cũng có một vai trò vô cùng quan trong trong sự phát triển của công ty. Vì vậy Việc nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng chính là việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Thực trạng hiện nay cho thấy tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đang thiếu nguồn nhân lực phục vụ trong công tác lưu trữ. Cán bộ chuyên trách cho công việc này chỉ có duy nhất một người dẫn đến tình trạng công việc thì nhiều mà nguồn nhân lực thì thiếu, một người phải chịu quá nhiều áp lực công việc dễ gây sự mệt mỏi từ đó làm giảm khả năng hoàn thành công việc của cán bộ công nhân viên. Số lượng cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có tư tưởng nhận thức tốt, có khả năng bắt kịp với thời đại trong công ty hầu như không có. Chính vì lẽ đó, muốn nâng cao công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên tốt hơn về chuyên môn nghiệp vụ lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn nữa tới công tác đào tạo cho cán bộ của mình đồng thời cần phải có những chính sách cụ thể như tăng lương hoặc có những chế độ đãi ngộ đặc biệt để có thể giữ lại công ty những cán bộ trẻ tuổi nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn cao, tránh tình trạng chảy máu chất xám gây ảnh hưởng không tốt tời sự phát triển của công ty. Nên tuyển chọn thêm một vài nhân viên trẻ làm công tác lưu trữ có thể ban đầu họ không có kinh nghiệm nhưng họ phải có bầu nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn cao, có khả năng bắt kịp được với sự phát triển của thị trường để củng cố thêm vào đội ngũ cán bộ lưu trữ trong công ty. Bên cạnh đó, cần phải nâng cao sự hiểu biết về kiến thức CNTT bằng cách cử nhân viên đi học thêm về các ứng dụng của công nghệ thông tin đối với công tác hiện nay đồng thời tạo điều kiện cho họ tìm tòi học hỏi những cái mới, khuyến khích sự sáng tạo trong công việc để có thể ứng dụng và sử dụng thành thạo những công nghệ mới, phục vụ tốt hơn cho công việc trong thời đại mới, tránh sự lạc hậu, lúng túng khi triển khai thực hiện. Nhanh nhạy nắm bắt thông tin để có thể cung cấp một cách nhanh nhất và chính xác, kịp thời để tránh trường hợp khi thông tin được cung cấp không còn phù hợp với thực tiễn. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, lãnh đạo công ty nên đặt ra một số quy chế mới nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hăng say hơn đồng thời qua từng kỳ kiểm tra xem xét tình hình và có những khen thưởng phù hợp. Không chỉ thế, còn cần phải có những buổi họp chuyên môn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên và hiệu quả của công tác lưu trữ. 3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty Để đánh giá chất lượng, hiệu quả của một văn phòng người ta căn cứ vào nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang thiết bị của cơ quan, một văn phòng thật sự hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu của công việc một cách tốt nhất. Nhìn chung điều kiện cơ sở vật chất của công ty Cổ phần Vật tư nông nghiệp Hà Nội đã khá đầy đủ về số lượng thế nhưng về chất lượng thì một số máy còn khá lạc hậu, chưa đáp ứng đủ những tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ. Vì thế, để nâng cao hơn nữa công tác này, lãnh đạo công ty cần đầu tư mới một số trang thiết bị như máy tính có nối mạng internet, máy hút ẩm để đảm bảo việc lưu trữ đựơc tốt hơn. Cần chú trọng hơn tới các biện pháp chống ẩm mốc, cháy nổ, và có các biện pháp để ngăn chặn sự phá hoại của các côn trùng gây hại cho tài liệu. Cần phải chú trọng hơn nữa tới việc bảo quản tài liệu. Doanh nghiệp nên mua thêm một số thuốc trừ mối mọt và một số côn trùng như gián, chuột để bảo quản tài liệu một cách tốt hơn. Trong tương lai, với sự phát triển của công ty, kho lưu trữ sẽ không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ của thực tế, chính vì thế cần phải có những phương hướng cụ thể để có thể bố trí sao cho phù hợp, vừa tiết kiệm được diện tích lại vừa có thể có những điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ. Thực tế cho thấy, công ty sử dụng giá để đựng bảo quản tài liệu là chưa hợp lý. Với đặc thù là một công ty cổ phần, khối lượng tài liệu không nhiều, đồng thời cũng không phải là đơn vị chuyên nghiên cứu hay là nơi chuyên bảo quản tài liệu, việc sử dụng các giá để bảo quản tài liệu gây tốn rất nhiều diện tích đồng thời lại làm cho công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn hơn. Bảo quản trên giá, nên sự tiếp xúc với môi trường bên ngoài sẽ cao hơn, sự tiếp xúc với những tác nhân gây hư hại tài liệu sẽ nhiều hơn, vì vậy tài liệu sẽ dễ bị hư hỏng hơn. Hơn nữa, do không phải là đơn vị chuyên nghiên cứu nên công tác lưu trữ dù được chú trọng đến đâu nhưng vẫn không thể tránh được những tác nhân gây hại cho tài liệu đó. Hiện nay, ở các công ty, họ thường sử dụng các tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu. Tủ có thể làm bằng kim loại hay bằng sắt....Tài liệu cũng sẽ được phân loại, xắp xếp và được bảo quản trong từng ngăn tuỳ theo sự xắp xếp của mỗi công ty. Trong mỗi ngăn tủ công ty có thể có những biện pháp bảo quản riêng cho từng ngăn sao cho phù hợp với tính chất của tài liệu trong tủ.Ví dụ như có thể dùng các túi hút ẩm bằng vôi sống hay bằng silicagel đặt trong từng ngăn tủ để có điều kiện tốt hơn cho tài liệu... Hơn nữa, sử dụng các tử đựng tài liệu sẽ ngăn chặn được tốt hơn những tác nhân gây hại như ẩm, mốc hay bụi bẩn, đồng thời ngăn chặn được sự xâm nhập của các loài gặm nhấm như chuột... hay các laọi côn trùng gây hại như nhậy cánh bạc hay gián....Từ đó công tác lưu trữ sẽ có hiệu quả cao hơn. Không những thế, sử dụng các tủ đựng tài liệu sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều diện tích bởi do đặc thù các công ty hiện nay không phải công ty nào cũng có thể có những diện tích lớn để xây dựng hẳn một kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước ta quy định. Vì vậy việc bảo quản tài liệu trong các tủ chuyên dụng là rất phù hợp với các đơn vị hiện nay, đặc biệt là ở các công ty. Từ đó thiết nghĩ, để phù hợp hơn với cơ chế thị trường hiện nay, và phù hợp hơn với quy mô phát triển của công ty, ban lãnh đạo công ty nên xem xét đổi mới và sử dụng các tủ kim loại để bảo quản tài liệu góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ hiện nay tại thực tế công ty. 3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ lưu trữ Công tác văn thư và lưu trữ thực chất là hai khái niệm khác nhau nhưng lại có mối quan hệ khá chặt chẽ với nhau. Chính vì vậy, hai công tác này luôn được gọi thành một để chỉ mối quan hệ mật thiết của chúng. Trong hoạt động văn phòng, hai công tác này hoạt động bổ xung và hỗ trợ cho nhau. Nếu công tác công tác văn thư được thực hiện đúng và hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu được hoàn thiện ngay từ khâu văn thư sẽ giảm tải bớt cho công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi và đỡ mất nhiều thời gian tiền bạc hay công sức hơn. Ví dụ như công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ đã được tiến hành ở công tác văn thư một cách cẩn thận và kỹ lưỡng khi được chuyển sang bộ phận lưu trữ, tài liệu sẽ không cần phải xắp xếp hay kiểm tra lại từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời giảm bớt được các khâu trong công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ bớt rườm rà, dễ gây nhàm chán. Bởi vậy, sự ăn khớp giữa hai yếu tố văn thư và lưu trữ thì sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc. Thực tế hiện nay cho thấy, công tác văn thư tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội còn có những hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Các nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, tổ chức xử lý văn bản đi, văn bản đến hay công tác lập hồ sơ lưu trữ hiện hành.... còn nhiều vướng mắc cũng như nhiều hạn chế chưa được giả quyết. Vì vậy trong công tác văn thư của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội cũng cần có thêm nhiều quy chế, quy định rõ ràng về chuyên môn nghiệp vụ cũng như tác phong làm việc nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn thư nói riêng và công tác văn thư – lưu trữ nói chung. Cụ thể, công tác văn thư của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội cần chú ý hoàn thiện hơn các khâu như: - Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản. - Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi. - Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ. 3.2.4.1 Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản Trong quá trình cải cách hành chính, công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản là công tác rất được Nhà nước ta quan tâm và chú trọng. Sự tiêu chuẩn hoá trong công tác soạn thảo văn bản giúp cho việc truyền đạt những thông tin cần nêu trong văn bản một cách dễ dàng hơn đồng thời còn củng cố sự nghiêm minh đối với các văn pháp luật của Nhà nước. Vì vậy, Nhà nước ta ngày một chú trọng hơn tới công tác này. Có rất nhiều các văn bản quy định rõ về công tác này, tiêu biểu như thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ. Chính vì vậy, cần xây dựng và chuẩn hoá các quy trình soạn thảo ban hành, xử lý văn bản; phải có quy chế, quy định rõ ràng về công tác này, cần đầy đủ các khâu, các bước trong công tác này. Đặc biệt cần căn cứ vào các quy định của Nhà nước hướng dẫn về việc thực hiện công tác này. Cụ thể như sau: Khi soạn thảo văn bản cần chú ý tới cỡ chữ, font chữ... vì thực tế trong văn bản ban hành của công ty vẫn có những văn bản bị sai vì vi phạm một số lỗi như: khi ban hành quyết định thì sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cùng mới sử dụng dấu phẩy nhưng trên thực tế, vẫn có những văn bản các căn cứ đều sử dụng dấu chấm, như vậy là sai so với quy định. Cần có những quy định rõ ràng về thẩm quyền photo văn bản, hạn chế dùng văn nói trong việc soạn thảo văn bản, văn bản phải được trình bày trên hai mặt của tờ giấy có như vậy mới đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực và tính pháp lý của văn bản khi ban hành. Vẫn có tình trạng văn bản khi đưa tới phòng văn thư để ký và đóng dấu mà chưa có chữ ký nháy của người có thẩm quyền, trách nhiệm. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư không được đóng dấu những văn bản chưa có chữ ký của cấp trên, cần tuân thủ các bước theo đúng quy định của Nhà nước. Cũng cần phải có quy định rõ trách nhiệm cho từng người có thẩm quyền để khi ban hành văn bản không bị sai về thẩm quyền ký để có thể quy trách nhiệm cụ thể và chính xác cho từng người. Vì có trường hợp lợi dụng điều này để làm điều trái pháp luật vì lợi ích của bản thân gây ra hiệu quả nghiêm trọng. 3.2.4.2 Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn phòng công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội Thế kỷ XXI với việc bùng nổ thông tin dẫn đến quá tải và có thể bị chìm trong thế giới thông tin, nguồn lực thông tin là vô cùng quan trọng vượt lên mọi nguồn lực khác. Khi thông tin nhiều thì đặt ra một vấn đề là sử dụng và quản lý nó như thế nào cho thích hợp, có hiệu quả. Thông tin văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động của toàn công ty. Chính vì thế việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản và sử dụng phục vụ cho hoạt động của Nhà nước trong thời đại ngày nay là một nhiệm vụ hành đầu của công tác văn thư. Công tác quản lý các văn bản đi và văn bản đến cần phải được chú trọng và quan tâm hơn nữa. Các văn bản vừa đi hay vừa đến cần phải được vào sổ ngay tránh tình trạng để lâu dẫn đến tình trạng quên không vào sổ tài liệu làm mất mát hay thất lạc văn bản, nhiều khi đến khi vàn số lại không nhớ văn bản đó được gửi tới hay gửi đi từ bao giờ để ghi vào sổ cho chính xác. Đối với những văn bản chỉ mang tính chất đọc để biết không cần thiết phải sao y bản chính gây mất rất nhiều thời gian, tiền của mà có thể thông báo qua các cuộc họp hay dán lên bảng tin để mọi người trong công ty đều có thể đọc được. Đối với những phong ban chịu trách nhiệm trực tiếp thì có thể photo lại để tham khảo. Cần có sụ quản lý đối với các loại văn bản đi và văn bản đến ngày từ khâu văn thư để giảm tải cho công tác lưu trữ. Các văn bản đi hoặc đến cần được vàn sổ cẩn thận, được xắp xếp phân loại tuỳ theo mức độ mật để bảo quản tại phòng khi đến đợt mới chuyển vào kho lưu trữ. Các tài liệu trong phòng văn thư cũng cần phải xắp xếp một cách khoa học hơn, cần phân loại và lưu riêng tài liệu đi và tài liệu đến để tránh nhầm lẫn hay thất thoát. Trong quá trình bảo quản tại phòng cũng cần phải chú ý hơn tới công tác bảo quản hồ sơ tránh để ẩm mốc gây khó khăn cho việc lưu trữ sau này. 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công tác lập hồ sơ là việc vô cùng quan trọng có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của cơ quan. Vì vậy, công ty cũng cần phải có những quy định rõ ràng, chế tài cụ thể đối với việc lập hồ sơ vào lưu trữ của công ty. Những tài liệu có liên quan đến nhau hay những tài liệu cùng chủng loại nên xếp với nhau để khi tìm được dễ dàng. Ví dụ như: các quyết định xắp xếp thành một danh mục riêng, công văn riêng để tránh sự nhầm lẫn, lại dễ tìm, dễ bảo quản. Khi tiến hành lập hồ sơ cần phân loại cẩn thận tránh trường hợp những văn bản có giá trị cần lưu trữ để sử dụng lại không được cho vào lưu trữ, còn những tài liệu có thể huỷ bỏ thì lại lưu trữ. Việc lập hồ sơ tài liệu để đem vào nộp lưu cần phải được tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước. Trong công tác lập hồ sơ lưu trữ nên phân loại xắp xếp lại hồ sơ rõ ràng, xác định rõ giá trị của tài liệu nộp lưu và phân loại riêng để công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu của khâu lưu trữ sau này được giảm tải và dễ dàng hơn. 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã là cho công tác văn phòng có những thay đổi cơ bản. Đưa con người sang một kỷ nguyên mới với các trang thiết bị hiện đại. Nhưng thực tế công ty còn chưa khai thác hết giá trị của công nghệ thông tin trong thời kỳ hiện nay, điều đó gây rất nhiều hạn chế cho công tác lưu trữ. Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này lãnh đạo công ty nên thay một máy vi tính hiện đại hơn đặt ở phòng lưu trữ. Có thể sử dụng những phần mềm chuyên dụng cho quản lý để công việc quản lý được dễ dàng và có trình tự khoa học hơn. Hồ sơ tài liệu đồng thời có thể được lưu trên máy tính để quản lý cho dễ những vẫn có thể lưu ngoài trên giấy tờ để phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy. Nên sử dụng những chương trình đã được lập trình sẵn trên máy tính vào công tác lưu trữ để giảm bớt gánh nặng cho công tác lưu trữ đồng thời làm cho việc tìm kiếm cũng như kiểm tra tài liệu lưu trữ được dễ dàng hơn. Việc lưu trữ có thể dùng các film, băng từ, đĩa từ... có thể lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn hơn hàng triệu lần. Do đó không cần sao chép, nhân in văn bản và phát hành theo kiểu thủ công qua đường bưu điện như trước đây. Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này có thể vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết, có thể chi phí lúc dầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích mà nó mang lại lại vô cùng to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được công sức. 3.2.6 Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ Lãnh đạo công ty cần quan tâm, đi sát tình hình hoạt động của công tác lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ cán bộ công nhân viên, không những thế mà còn là để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc, tránh được tình trạng trì trệ trong bộ máy hoạt động. Phát hiện những sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây ra những hậu quả nhiêm trọng hay khi xảy ra hậu quả thì sẽ quy trách nhiệm đến từng người có liên quan tránh tình trạng đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm, kiên quyết xử lý các hành vi đã mắc phải nhiều lần theo quy định của Nhà nước. Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ có thể phát hiện những sáng kiến cách làm hay của cán bộ, nhân viên để kịp thời động viên, khen thưởng giúp họ hăng say với công việc của mình hơn. Đồng thời giải thích cho mọi người hiểu và tôn trọng các quy định về công tác lưu trữ, tạo tình cảm tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Cần có những cuộc kiểm tra định kỳ hay đột xuất để có thể nắm được rõ tất cả những tài liệu nằm trong kho. KẾT LUẬN Bác Hồ đã từng nói “Học phải đi đôi với hành”, lý thuyết luôn đi đôi với thực tế. Thật vậy, lý tuyết trên ghế nhà trường chỉ là nền tảng, là cơ sở vững chắc để bước vào ngưỡng cửa cuộc đời mỗi con người. Thế nhưng ta không thể áp đặt toàn bộ chúng vào công việc của mình, bởi lý thuyết thì nhỏ bé mà cuộc sống lại có nhiều điều mà trong sách vở không bao giờ có. Chính vì thế ngoài việc áp dụng những lý thuyết đã học vào công việc thì phải có sự sáng tạo, linh hoạt và kinh nghiệm nghề nghiệp. Vì vậy những trải nhiệm thực tế luôn là những bài học quý báu mà chúng ta cần phải coi trọng. Trong khoảng thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội, nhờ sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Công ty, đặc biệt là chú Lê Duy Lộc, em đã có được một khoảng thời gian vô cùng hữu ích cho bản thân để tiếp xúc với thực tế công việc và củng cố thêm kiến thức chuyên môn đã được đào tạo trong suốt thời gian học tập trên ghế Nhà trường. Sau quá trình đi tìm hiểu thực tế, em đã ý thức được: Tìm hiểu những kiến thức thực tế là một nội dung học tập vô cùng cần thiết và có ý nghĩa thiết thực trong việc củng cố chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ và chuẩn bị hành trang tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội va chạm thực tế, củng cố thêm kinh nghiệm chuyên môn, củng cố lòng tin, nhiệt huyết và đam mê với nghề để quyết tâm phấn đấu vì ước vọng nghề nghiệp trong tương lai. Quá trình này đã mang đến cho sinh viên cơ hội khẳng định bản thân, mở ra cơ hội nghề nghiệp và tự tin hơn trên bước đường lập nghiệp. Không những thế nó còn giúp em trau dồi thêm rất nhiều kinh nghiệm quý báu, vừa ôn lại những kiến thức đã được tích lũy khi còn ngồi trên ghế nhà trường, vừa có thể phát huy, khơi dậy những tiềm năng của một nhà quản trị văn phòng trong tương lai, giúp em tự tin hơn khi đứng trước cánh cửa để hòa nhập với môi trường làm việc công sở mới. Do còn thiếu kinh nghiệm cũng như về thời gian nên khoá luận này của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được giúp đỡ, góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo để khoá luận này sẽ ngày một hoàn thiện hơn. Qua đây, cho phép em một lần nữa, bằng tất cả lòng biết ơn chân thành của mình, gửi tới Ban Lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội lời cảm ơn và lời chúc sức khoẻ trân trọng nhất. Chúc Công ty ngày một thành công hơn nữa trên con đường phát triển của mình góp phần nâng cao vị thế của công ty trên thị trường trong và ngoài nước. Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới trưởng phòng Tổ chức Hành chính công ty, chú Lê Duy Lộc và bác Nguyễn Thị Chi - cán bộ phòng văn thư lưu trữ đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và nghiên cứu tại công ty. Cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại Học Thành Đô, đặc biệt là cô giáo Trần Thị Thu Hương đã tạo điều kiện hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Tháng 6 năm 2010 PHỤ LỤC Tài liệu tham khảo - Quyết định số 2815/QĐ-UB ngày 14 tháng 11 năm 1992 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội cho phép thành lập Công ty vật tư Nông Nghiệp. - Giấy đăng ký khi thành lập Doanh nghiệp Nhà nước. - Quyết định số 2508/QĐ-UB ngày 26 tháng 4 năm 2004 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc cho phép công ty Vật tư Nông nghiệp Sở Nông nghiệp PTNT triển khai Cổ phần hoá. - Quyết định số 998/QĐ-UB ngày 28 tháng 2 năm 2005 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Vật tư Nông nghiệp Hà Nội thành công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội. - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty Cổ phần. - Công văn số 111/NVĐP ngày 4 tháng 4 năm 1995 của cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 4 tháng 4 năm 2001 của uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá 10 - Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Nhà xuất bản Văn hoá thông tin - Giáo trình nghiệp vụ Hành chính văn phòng - Nhà xuất bản tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh