Nhận dạng các tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán các doanh nghiệp ở Việt Nam (Hoặc TP HCM)

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HOC OO MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TPHCM, 2012 ĐỀ TÀI 9: NHẬN DẠNG CÁC TIÊU CHUẨN ĐỂ ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM (HOẶC TP.HCM). GVHD : THS. NGUYỄN PHƯỚC BẢO ẤN NHÓM 1 – K21 – KẾ TOÁN KIỂM TOÁN ĐÊM 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: _Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán trong quá trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kế toán hửu ích theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Lựa chọn và tổ chức sử dụng một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc rất quan trọng khi tổ chức công tác kế toán. Một sự sai lầm trong việc lựa chọn phần mềm kế toán có thể để lại một hậu quả lớn, gây thiệt hại về tài chính. _ Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài.Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ. 1.1 Phần mềm kế toán Việt Nam: Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết _ Hiện nay chưa có một thống kê chính thức về số lượng doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán do nhân viên của chính doanh nghiệp viết hay thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ viết. Các phần mềm kế toán do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết thường đơn giản, phù hợp với yêu cầu xử lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp, dễ sử dụng. Tuy nhiên tính kiểm soát của phần mềm thường không cao, xét cả dưới góc độ người quản lý doanh nghiệp và góc độ người sử dụng phần mềm kế toán. _ Bên cạnh đó tính ổn định và bảo mật của các phần mềm này không cao, do đó các doanh nghiệp này thường gặp lúng túng và khó khăn khi cập nhật và nâng cấp phần mềm. Phần mềm kế toán đóng gói (còn gọi là phần mềm thương phẩm) _ Các phần mềm kế toán Việt Nam được viết theo dạng đóng gói và bán cho người sử dụng hiện nay rất phong phú và đa dạng. Các phần mềm này phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp khac nhau. Các phần mềm này thường có tính ổn định cao, viêc bảo trì, cập nhật, hay nâng cấp dễ dàng. Các phần mềm này được viết, biên dịch, đóng gói ffvàvà babn1và bán cho doanh nghiệp nên các khả năng gian lận trong quá trình sẽ và và bán cho các doanh nghiệp nên khả năng gian lận trong quá trình xử lý cũng được hạn chế.Tuy nhiên, nếu các phần mềm có tính kiểm soát không tốt, kế toán cũng có thể gian lận. Các phần mềm thông dụng hiện nay như Effect, Misa, SME, AccNet, Lemon 3, SSP, Bravo, Fast Accounting, ACSoft, DAS,…Trong những phần mềm này có thể chia thành 2 nhóm: Nhóm những phần mềm có tính linh hoạt cao – cho phép người dùng thay đổigiao diện nhập liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm không có tính linh hoạt. Đối với phần mềm có tính linh hoạt cao, hệ thông báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên khả năng cung cấp thông tin tốt hơn. _ Một số phần mềm kế toán cung cấp tính năng in một số chứng từ như HĐ GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lương….Các phần mềm kế toán này cũng hỗ trợ tính năng kết xuất dữ liệu ra dạng bảng tính Excel, điều này cũng hỗ trợ thêm công cụ cho việc kiểm tra, quyết toán. _ Cần lưu ý là mặc dù sự cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm kế toán đã dẫn đến chất lượng các phần mềm thương phẩm ngày càng được nâng cao, tuy nhiên một số phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế như: + Không in sổ Kế toán theo đúng biểu mẫu quy định + Khi chỉnh sửa số liệu hoàn toàn không để lại dấu vết kiểm toán. Điều này khiến cho việc lần theo các dấu vết gian lận kế toán thường gặp khó khăn. 1.2 Phần mềm kế toán nước ngoài _ Hiện nay có khá nhiều phần mềm kế toán thương phẩm của nước ngoài đang được sử dụng tại Việt Nam như Solomon, Quickbooks, MYOB,… giá bán của những phàn mềm này từ vài ngàn đế vài trăm ngàn hoặc vài triệu USD. Đặc điểm chung của phần mềm này là khả năng xử lý đa dạng, phong phú, tính ổn định, tính kiểm soát, tính chuyên nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân viên kế toán, một số phần mềm được Việt hóa và phù hợp với chế độ kê toán Việt Nam. Các phần mềm kế toán nước ngoài được viết khá linh hoạt và cung cấp cho người dung các tùy biến để điều chỉnh phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng. Tuy nhiên một số phần mềm chưa được Việt hóa hay quá trình Việt hóa không tốt hoặc chưa phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam (mẫu biểu sổ sách, mẫu báo cáo tài chính,… chưa phù hợp) dẫn đến các khó khan cho doanh nghiệp khi sử dụng. Mặt khác các phần mềm này thường gặp khó khăn trong trường hợp có những thay đổi, điều chỉnh, bổ sung chế độ kế toán 1.3 Phần mềm ERP: Khái quát : ERP – Enterprice Resource Planning System- Hệ thống hoạch định/ quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp. Hệ thống Hoạch định / quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp là một thuật ngữ được dùng để mô tả một loạt các hoạt động do phần mềm máy tính hỗ trợ. Các hoạt động này sẽ giúp một doanh nghiệp quản lý các tác nghiệp chính bao gồm kế toán , phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất,… ERP là một hệ thống tích hợp tất cả các hướng tổ chức quản lý hoạt động của một doanh nghiệp.Người ta cũng có thể định nghĩa ERP như là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tòan vẹn. Về mặt hình thức biểu hiện, ERP là một phàn mềm I tính chạy trên hệ thống mạng theo mô hình Khách / chủ (Client/Serve) , tích hợp nhiều phân hệ bao gồm cả quản trị sản xuất , kho hàng, bán hàng… cho đến kế toán. ERP hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạch định toàn bộ nguồn lực của mình , bao gồm cả quản lý nhân sự, dịch vụ khách hang, hoạch định tài chính, thương mại điện tử. Về mặt giải pháp, ERP hỗ trợ cho việc tin học hóa công tác quản lý toàn doanh nghiệp , toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp được hệ thống hóa và đồng bộ. ERP thu thập và xử lý tất cả các nguồn thông tin từ toàn bộ hoạt động doanh nghiệp, tính toán phương án tối ưu, đề xuất giải pháp , quản lý tác vụ kinh doanh và lưu trữ thông tin. Hiện nay trên thị trường có nhiều hệ thống ERP do các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài cung cấp, dành cho cả doanh nghiệp lớn như SAP, Baan; cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như Intuitive ERP , Scala, Accpac, Exact, hay Rinpoche của SSP,… các phần mềm này có thể khác nhau về hình thức nhưng về cơ bản, một hệ thống ERP có các phân hệ sau: ­ Phân hệ quản lý tài chính: Mục tiêu hoạch định chính sách tài chính ­ Phân hệ sản xuất: Kế hoạch sản xuất, quản trị sản xuất, định mức chi phí,… ­ Phân hệ quản lý bán hang: Theo dõi dự toán bán hàng, quản lý khách hang, hợp đồng, giao hàng, thanh toán công nợ,… ­ Phân hệ cung cấp: Quản trị mua hàng, nhà cung cấp ­ Phân hệ kho hàng ­ Phân hệ kế toán ­ Phân hệ quản lý nhân sự ­ Phân hệ lập kế hoạch ­ Phân hệ quản trị hành chính Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Dữ liệu chỉ cần cập nhật một lần, tất cả các phân hệ có liên quan đều được cập nhật. ERP và kế toán trong môi trường máy tính Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP, phần mềm kế toán được xem như một phân hệ của hệ thống. Lúc này, dữ liệu của hệ thống ERP sẽ được chia sẻ cho tất cả các phân hệ tuỳ theo nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin. Tính thống nhất và tích hợp về dữ liệu trong hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp các khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đa dạng.Đây là trường hợp mà mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán được cho là cao nhất. Tuy nhiên, đây cũng chính là trường hợp mà hệ thống kế toán đặt ra nhiều thách thức nhất cho công tác kiểm soát, thể hiện qua: ­ Phần lớn chứng từ gốc được lập đều do phần mềm in ra và chuyển giao trong nội bộ doanh nghiệp thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử. ­ Các dữ liệu làm cơ sở để ghi chép kế toán được hình thành và xử lý trước ở các bộ phận khác ­ Hầu hết quá trình xử lý được thực hiện tự động ­ Các đặc tính kiểm soát, bảo mật, an toàn đều do toàn hệ thống quyết định chứ không chỉ nằm ở hệ thống kế toán. Tuy nhiên, một phần lớn các thách thức trên có thể được giải quyết vì các phần mềm ERP thường có chi phí đầu tư cao và được sản xuất từ các doanh nghiệp phần mềm có lực lượng chuyên viên hùng hậu. 2. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Khái quát: Dù là phần mềm tự viết hay thương phẩm, một phần mềm kế toán phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo hoàn thành được chức năng của nó. Các tiêu chuẩn này có thể khác nhau, đứng dưới những góc độ khác nhau, thí dụ vấn đề giá cả của phần mềm rất quan trọng đối với người quản lý nhưng không phải là một tiêu thức quan trọng đối với người sử dụng bằng tính chất kiểm soát của phần mềm. Tuy nhiên, việc hiểu biết về các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho công việc của mỗi bên. Thí dụ: người kiểm tra cần hiểu các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ khó lòng đầu tư cho một phần mềm giá cao, ngược lại người quản lý cần hiểu rằng việc mua một phần mềm có tính kiểm soát tốt sẽ tạo được sự tin tưởng cao hơn ở phía người sử dụng. Các tiêu chuẩn tổng quát của phần mềm kế toán Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp. Các yêu cầu này có thể phân thành các nhóm sau: - Phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho hàng hoá, vật tư, phương pháp hạch toán tài sản cố định, phương hpáp khấu hao, phương hpáp hạch toán ngoại tệ... - Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, các phương pháp tập hợp – phân bổ chi phí, các phương pháp tính giá thành sản phẩm,… - Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên máy đơn trong khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc hạch toán báo sổ. - Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Doanh nghiệp hàng ngày cần xử lý rất nhiều dữ liệu kế toán.Các dữ liệu này thường khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau.Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn cần phải cung cấp thông tin. Các thông tin này có thể là thông tin kê toán tài chính được sử dụng cho chính doanh nghiệp, được cung cấp cho các cơ quan chức năng, các chủ đầu tư, cho công ty mẹ, cho các đối tượng khác. Thông tin cần cung cấp cũng bao gồm các thông tin kế toán quản trị chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như các thông tin về dự toán chi phí sản xuất, các thông tin định giá bán sản phẩm,… - Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc. - Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin. Khi tin học hóa công tác kế toán, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin mọi lúc, mọi nơi chứ không phải đến cuối kì kế toán. Do đó, phần mềm phải có tốc độ xử lý nhanh, cung cấp thông tin phù hợp cả về nội dung và hình thức ngay khi có yêu cầu thông tin. - Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong quá trình làm việc. Những hỗ trợ này được giải quyết thông qua các thông báo lỗi, hướng dẫn sửa lỗi, tài liệu hướng dẫn, trợ giúp trực tuyến. - Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin. Đối với nhân viên kế toán hay đối với chuyên viên của các cơ quan chức năng, một phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng sẽ tạo điều kiện là việc tốt hơn. Tính thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm được thể hiện thông qua ngôn ngữ giao tiếp, ngôn ngữ trên báo cáo, giao diện làm việc của phần mềm. Phần mềm phải có tính kiểm soát cao Khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận, phá hủy dữ liệu,..rất cao. Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm soát cao. Tính kiểm soát của một phần mềm kê tóan được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát việc nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm soát việc cung cấp thông tin Tính linh hoạt của phần mềm Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể chịu sự chi phối của rất nhiều nhân tố: thay đổi chính sách, chế độ kế toán, thay đổi nhu cầu thông tin,… Do đó, phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thay đổi chế độ kế toán phần mềm phải giúp cho người dùng thêm, sửa các tài khoản,… Đồng thời, phần mềm phải có khả năng cho phép người dùng điều chỉnh phần mềm, ví dụ thiết kế lại hay thiết kế thêm mẫu báo cáo, mẫu màn hình nhập liệu… Điều cần lưu ý là tính linh hoạt này phải nằm trong giới hạn của tính kiểm soát Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao: Tính phổ biến và tính ổn định của phần mề thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng vá các chương trình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thông dụng như Excel, Acess.. Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thông qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hàng, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hội nghị khách hàng,… của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán. Đồng thời, một phần mềm kế toán có thể phải tích hợp với các hệ thống khác, do đó, nhà cung cấp phần mềm phải có các giải pháp hỗ trợ tích hợp Giá phí của phần mềm Giá cả cũng là một trong những tiêu chuẩn quan trọng. Tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của phần mềm bao gồm các nội dung gì : giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm, chi phí nhập liệu ban đầu,… 3. PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Để đánh giá một phần mềm kế toán, cách thức tốt nhất là thử nghiệm phần mềm. Trong trường hợp người tổ chức công tác kế toán không có điều kiện hay không đủ khả năng để đánh giá phần mềm, có thể sử dụng các dịch vụ tư vấn bên ngoài. Việc thử nghiệm phần mềm cần xác định mục tiêu và phạm vi thử nghiệm để tổ chức quy trình và dữ liệu thử nghiệm phù hợp. Khi đánh giá phần mềm kế toán, cần tập trung đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của người dùng và tính kiểm soát của phần mềm kế toán. Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm bao gồm đánh giá khả năng hỗ trợ kiểm soát chung và đánh giá kiểm soát ứng dụng của phần mềm. Khi đánh giá phần mềm kế toán, người đánh giá sẽ tiến hành các thử nghiệm phần mềm. Trước khi thử nghiệm phần mềm, cần xem xét các quy định mang tính pháp quy về kế toán tài chính, các chính sách chế độ kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp, đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp… Người đánh giá cần chuẩn bị các dữ liệu thử, các yêu cầu kiểm tra và các kết quả cần đạt được. Sau đó, tiến hành nhập liệu thử với phần mềm, tiến hành xử lý và in các kết quả. Đối chiếu với các tài liệu đã chuẩn bị và đánh giá phần mềm. Quá trình thử nghiệm và kết quả thử nghiệm cần sắp xếp theo các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm, và cần có kết luận chung về chất lượng phần mềm. Trình tự các bước đánh giá phần mềm như sau: Xác định yêu cầu Thu thập các PMKT Đáp ứng yêu cầu Có thể thay đổi Tự phát triển PMKT Gửi yêu cầu Không Không Có Có _ Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh cho một hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm (phiên bản thử nghiệm), các kết quả thiết kế chi tiết. _ Khai báo, nhập liệu, in các báo cáo, đối chiếu để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu. _ Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm. _ Đánh giá các tiêu chí khác. _ Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà cung cấp phần mềm. 4. QUY TRÌNH LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN: Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm _ Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát…được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống tin kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của các cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm kế toán cần được phân loại thành hai nhóm, các yêu cầu bắt buộc (ví dụ các báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụ các yêu cầu về kiểm soát). Các yêu cầu này cũng có thể xếp hạng ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán sau này. Thu thập các phần mềm kế toán _ Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm kế toán tương ứng. Để đảm bảo lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh có quy mô tương xứng. Tìm hiểu và xác định khà năng đáp ứng từng phần mềm _ Căn cứ vào các yêu cầu đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh giá từng phần mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chia thành 3 nhóm. Nhóm 1 bao gồm các phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp, nhóm 2 là các phân mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng các yêu cầu được đưa ra và nhóm 3 tập hợp các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp. _ Các phần mềm nhóm 1 sẽ bị loại khỏi quá trình lựa chọn, các phần mềm nhóm 2 sẽ được gửi các bản yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần mềm và các phần mềm nhóm 3 sẽ được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế của phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp. Trong trường hợp không có phần mềm nào đạt nhóm 2 hoặc các phần mềm đạt nhóm 3 không có khả năng thay đổi thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án tự thiết kế phần mềm cho riêng doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị. Đánh giá, lựa chọn phần mềm: Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần mềm kế toán do các nhà cung cấp được lựa chọn gửi đến. Việc đánh giá này sẽ dựa trên 2 cơ sở: (1) các phần mềm kế toàn này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp hay chưa và (2) có bao nhiêu các yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đã được phần mềm đáp ứng. Qúa trình sàn lọc này sẽ chọn ra số ít các phần mềm và tiến hành cho các nhà cung cấp giới thiệu (demo) các sản phẩm của mình. Có hai phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp:  Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa chọn một phần mềm.  Phương pháp định lượng: - Xác định các tiêu chí lựa chọn và tầm quan trọng của từng tiêu thức. - Đánh giá và cho điểm từng tiêu chí trong từng phần mềm. Việc cho điểm có thể sử dụng thang đo Likert để cho điểm mức phù hợp của từng phần mềm trong từng tiêu chí ( Ví dụ: Lấy 3 mức độ phù hợp, trung bình, không phù hợp tương ứng với thang điểm 3,2,1). - Tính điểm tổng cộng của từng phần mềm trên cơ sở điểm của từng tiêu thức có nhân với hệ số tầm quan trọng của tiêu thức đó. - Phần mềm nào có tổng số điểm cao hơn sẽ được lựa chọn. 5. MINH HỌA THỰC TRẠNG LỰA CHỌN, SỬ DỤNG PHẦN MỀM Ở MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Ở TP HCM Minh họa 1: Ở những công ty cỡ nhỏ _ Công ty TNHH Một Thành Viên TM DV Thọ Phát - một công ty kế toán dịch vụ, chuyên phục vụ đối tương khách hàng là những doanh nghiệp nhỏ. Chủ doanh nghiệp (vốn là một kế toán viên) sử dụng phần mềm AVSoft, một phần mềm khá đơn giản được thuê viết riêng. Phần mềm được viết trên nền Excel, có giao diện giống Access. Ưu điểm: AVSoft tạo trên nền Excel nên mang những ưu điểm thân thiện, dễ dàng sử dụng, dễ kiểm tra (data sort, các phím tắt…) Khuyết điểm: Hạn chế về số dòng, thường chỉ đánh được đến dòng 2500, không hạn chế được sai sót khi nhập liệu.  Đối với khách hàng là doanh nghiệp lớn, Công ty Hoằng Phát thường sử dụng phần mềm Unesco. Ưu điểm: Khắc phục nhược điểm của AVSoft Khuyết điểm: khó sử dụng hơn AVSoft, khó khăn trong kiểm tra. (Ảnh minh họa)