Những tác động đối với lưu trữ về công nghệ

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 43 5. Những tác động đối với lưu trữ 5.3. Những tác động về công nghệ Cho dù chiến lược nào được áp dụng thì lưu trữ cũng phải thiết lập một kế hoạch quản lý thông tin và quản lý công nghệ thông tin có tính toán một cách kỹ lưỡng đến vấn đề tài liệu điện tử. Những tác động của công nghệ sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của lưu trữ. Nếu như tiếp nhận vai trò bảo quản phân tán hay không bảo quản tại chỗ thì khi đó, kiến trúc công nghệ có thể ở dạng những công cụ cho phép lưu trữ giám sát được sự toàn vẹn của các tài liệu lưu trữ “thực” của mình hoặc trợ giúp người sử dụng định vị tài liệu thông qua các giao điểm “lưu trữ” khác nhau được hỗ trợ bởi cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu. Một lưu trữ tiếp nhận bảo quản tài liệu tại kho của mình sẽ cần phải có những công nghệ có khả năng hỗ trợ cho các chức năng của lưu trữ như thu thập, kiểm soát, giữ gìn và phổ biến tài liệu. Cho dù như vậy thì lưu trữ vẫn cần phải đưa ra các yêu cầu của mình trong toàn bộ các yêu cầu mà sau đó có thể được chuyển thành các giải pháp kỹ thuật để giải quyết vấn đề tài liệu điện tử. Những yêu cầu đó cần xét đến cả các yêu cầu dữ liệu cũng như về công nghệ đối với từng quy trình trong các quá trình xác định giá trị, bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu. Các yêu cầu đó còn cần phải tập trung vào khả năng tiếp theo của các cơ quan trong việc di trú/chuyển đổi tài liệu điện tử để bảo đảm rằng chúng luôn ở trạng thái có thể tiếp cận khai thác được cho dù có những thay đổi liên tục của công nghệ. Cuối cùng, cũng cần phải quan tâm đến việc bảo đảm rằng kiến trúc công nghệ của lưu trữ phải bắt nhập hay ít nhất là nhất quán với kiến trúc công nghệ liên tục phát triển của các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu điện tử và người sử dụng những tài liệu đó. Để giải quyết những điểm cuối vừa nêu ở trên, một lưu trữ cần phát triển các chiến lược bao hàm cả các tiêu chuẩn về dữ liệu cũng như về kỹ thuật. Tương tự như các cơ quan, tổ chức khác, việc ứng dụng các tiêu chuẩn sẽ thúc đẩy sự liên kết chặt chẽ hơn và nhờ đó, tạo cơ hội cho các cơ quan, tổ chức , kể cả các lưu trữ, trao đổi thông tin bằng các phương tiện điện tử (nói cách khác là hoặc qua một không gian nhất định ở một thời điểm cụ thể hoặc qua một không gian và thời điểm xác định). Tuy nhiên, để đạt đến mục tiêu kết nối với nhau, các cơ quan, tổ chức hiện đại đang dần từ bỏ chiến lược dựa hoàn toàn vào việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế và tiến tới một chiến lược dựa trên cơ sở xác định tổ hợp của các tiêu chuẩn hợp pháp, thực tế và thậm chí là độc quyền. Chiến lược đó là phù hợp với thực tế mà nền công nghệ thông tin toàn cầu đưa ra cũng như với sự nhận thức rằng sự quan tâm chú ý đúng mức tới việc đặt ra các yêu cầu cho các tiêu chuẩn - được kết hợp với việc áp dụng các chiến lược tiêu chuẩn linh hoạt liên kết với các kế hoạch hoạt động chiến lược và công nghệ thông tin - sẽ có hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tuân thủ một cách cứng nhắc chỉ riêng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Vì vấn đề ở đây là về bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, nên lưu trữ cần tính đến những phát Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 44 triển liên quan trong lĩnh vực tiêu chuẩn khi mà lưu trữ bắt tay vào việc xây dựng các chiến lược tiêu chuẩn riêng của mình. Lưu trữ còn phải tự mình đánh giá mức độ mà họ cần phải tham gia vào các sáng kiến phát triển các tiêu chuẩn. Khi xét đến việc kiến trúc công nghệ thông tin của một lưu trữ phải phù hợp với kiến trúc của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu và người sử dụng thì sự tham gia, chẳng hạn như của một tập đoàn các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu có quan tâm, vào việc phát triển các chiến lược tiêu chuẩn hữu hiệu, chắc chắn sẽ làm cho việc thực hiện công việc đó thuận lợi và hiệu quả hơn so với trường hợp nếu như lưu trữ tự mình cố gắng xác định hay xây dựng các tiêu chuẩn như vậy.