Những tác động đối với lưu trữ về tổ chức

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 38 5. Những tác động đối với lưu trữ 5.2. Những tác động về tổ chức Một lưu trữ không nên xem xét vấn đề quản lý tài liệu điện tử chỉ như là vấn đề về loại phương tiện mang tin đặc biệt. Một quan điểm tiếp cận vấn đề như vậy chỉ giúp cho việc củng cố một phương pháp tiếp cận “mọi việc diễn biến như bình thường” - quan điểm mà cuối cùng có thể trở thành có hại nhất là khi lưu trữ đã chấp nhận một phương pháp thụ động trong việc thực thi trách nhiệm của mình. Trong một thế giới lý tưởng, tài liệu điện tử cần phải được xem như là một bộ phận của một phương pháp tiếp cận thống nhất tới vấn đề quản lý tất cả tài liệu, không lệ thuộc vào hình thức vật lý của chúng. Mặt khác, cách thức mà vấn đề tài liệu điện tử được xem xét, giải quyết có thể được dùng như một tác nhân cho những thay đổi theo hướng mà các lưu trữ tiến hành hoạt động chung của mình. 5.2.1. Sứ mạng và quyền hạn Một tác động như vậy có ảnh hưởng tới bản chất nền tảng của sứ mạng và nhiệm vụ của chính lưu trữ. Nếu như lưu trữ cần phải có một vai trò nào đó trong việc quản lý tài liệu mà không hề lệ thuộc vào thể loại của chúng thì điều quan trọng là những tuyên bố về sứ mạng và nhiệm vụ của mình phải có những nội dung làm cho mọi người hiểu rõ rằng lưu trữ đang thực hiện “nhiệm vụ” liên quan đến tài liệu điện tử. Một lần nữa, khái niệm về “tài liệu” trở nên rất quan trọng. Nếu như khái niệm đó được xác định quá hạn hẹp thì thậm chí tài liệu điện tử có thể không bao hàm trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của lưu trữ. Mặc dù mỗi một tổ chức có một quan niệm riêng về sự khác nhau giữa một bản tuyên bố về sứ mạng/nhiệm vụ và một bản tuyên bố về thẩm quyền, nhưng trong phạm vi của cuốn Cẩm nang này thì bản tuyên bố về sứ mạng, nhiệm vụ thể hiện mục đích của lưu trữ, còn bản tuyên bố về thẩm quyền mô tả những gì mà một lưu trữ được phép làm trên cơ sở một văn bản quy định cao hơn như một đạo luật, điều lệ hay chế độ chính sách v.v... Dưới đây là một ví dụ về các bản tuyên bố về sứ mạng, nhiệm vụ và thẩm quyền của lưu trữ đương nhiên đã bao gồm cả tài liệu điện tử (nói cách khác là định nghĩa về tài liệu bao gồm cả tài liệu điện tử): - Nhiệm vụ của lưu trữ là bảo đảm khả năng có sẵn, có thể hiểu được và sử dụng được của những tài liệu xác thực, đáng tin cậy và đúng yêu cầu trong một khoảng thời gian cho tới khi nào chúng còn cần thiết để góp phần vào bộ nhớ chung của đất nước và để bảo vệ quyền của công dân. - Thẩm quyền của lưu trữ (như được quy định tại luật lưu trữ quốc gia) là thu thập, bảo quản và chuẩn bị sẵn sàng tài liệu lưu trữ cho việc sử dụng và hỗ trợ cho việc quản lý tài liệu ở các cơ quan chính phủ. Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 39 5.2.2. Các cơ chế chính sách Dựa trên những quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn có đủ hiệu lực và thích hợp, một lưu trữ cần bảo đảm rằng phải có các cơ chế chính sách phù hợp đối với việc xác định giá trị, thu thập, mô tả, bảo quản và phổ biến tài liệu điện tử cũng như vai trò hỗ trợ việc quản lý tài liệu của mình. Những chính sách đó có vai trò vô cùng quan trọng và phải được xây dựng một cách cẩn trọng, bởi lẽ chúng sẽ xác định phạm vi mức độ mà tài liệu điện tử được kết hợp vào các chương trình hiện hành hoặc được xem xét, giải quyết như là một chương trình hay vấn đề “phương tiện mang tin” biệt lập. Phạm vi, mức độ mà một hay nhiều mô hình sẽ được vận dụng (chẳng hạn như bảo quản tại kho hay bảo quản phân tán hay một mô hình hỗn hợp) sẽ được quyết định bởi các chính sách mà lưu trữ thiết lập cho chính mình. Ở mức tối thiểu, các chính sách cần phải được thiết lập trong các lĩnh vực sau: - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu (lưu trữ nên chấp nhận một vai trò như thế nào?); - Xác định giá trị (tài liệu nào cần được lựa chọn để bảo quản?); - Thu thập bổ sung (cần phải có chiến lược như thế nào và trong những hoàn cảnh nào?); - Mô tả (cần áp dụng những tiêu chuẩn nào?); - Bảo quản (những chiến lược nào cần được xem xét để bảo tồn sự toàn vẹn về vật lý và tri thức của tài liệu qua thời gian?); - Phổ biến, tiếp cận khai thác, tra cứu (những chiến lược nào cần áp dụng để phục vụ sử dụng tài liệu?). 5.2.3. Chức năng và hoạt động Dựa trên sứ mạng, nhiệm vụ và thẩm quyền của mình, lưu trữ cần bảo đảm rằng các chức năng (chẳng hạn như thu thập bổ sung, bảo quản, chuẩn bị tài liệu sẵn sàng phục vụ sử dụng, hỗ trợ việc quản lý tài liệu); các hoạt động (chẳng hạn như xác định giá trị, thu thập bổ sung); bảo đảm sự kiểm soát về vật lý và tri thức; cung cấp tài liệu cho việc tra cứu sử dụng) và các quá trình (như các nhiệm vụ hợp thành công việc hay các quá trình làm việc hỗ trợ cho các chức năng và hoạt động) phải ở trạng thái thích hợp để giải quyết vấn đề tài liệu điện tử. Cho dù một lưu trữ có áp dụng phương pháp tiếp cận bảo quản tại kho, bảo quản phân tán, thống nhất hay riêng biệt đối với tài liệu điện tử thì lưu trữ cũng cần phải xác định rõ các chức năng, hoạt động và quy trình làm việc có khả năng bảo đảm sự tồn tại và khả năng có thể tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu điện tử qua thời gian. Mặc dù trong một số tình huống, việc nhìn nhận tài liệu điện tử trong cùng một bối cảnh như tất cả những tài liệu khác đang được xem xét, giải quyết bởi một lưu trữ có thể là hữu ích, nhưng trong những trường hợp khác, việc thiết Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 40 lập một điểm trọng tâm cho tài liệu điện tử để “khởi động” một chương trình lưu trữ sẽ là cần thiết. Các nhà lưu trữ trong một môi trường điện tử không thể tiếp tục chỉ là hay chỉ được xem là người giữ gìn những tài liệu thực thể . Họ phải hiểu được những cấu trúc lô gíc và mô hình ảo đã đem lại cho tài liệu điện tử nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng. áp dụng phương pháp tiếp cận đó sẽ giúp cho các nhà lưu trữ thay đổi lối suy nghĩ của mình từ tư duy dựa trên các thực thể vật lý (nói chung là bắt rễ từ tài liệu giấy) sang tư duy dựa trên tài liệu mà không lệ thuộc vào hình thức vật lý của chúng. 5.2.4. Nguồn nhân lực Một lưu trữ sẽ cần phải được biên chế với những người hiểu được tài liệu là gì, việc giữ gìn tài liệu có nghĩa là gì, tài liệu lưu trữ là gì và cần phải bảo quản chúng như thế nào và làm thế nào để có thể cùng làm việc với những người thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác và cộng đồng. Những hiểu biết về lý luận lưu trữ và về các quan điểm lưu giữ tài liệu kết hợp với sự hiểu biết về cơ chế hoạt động của các cơ quan, tổ chức hiện đại và công nghệ sẽ được sử dụng để quản lý tài liệu như thế nào là những yếu tố cơ bản. Trong khi những kiến thức rộng lớn về công nghệ thông tin là một tài sản nhưng nó không có tính chất quyết định như là sự hiểu biết về việc công nghệ có tác động như thế nào đối với việc lưu giữ tài liệu. Khả năng diễn đạt những yêu cầu còn quan trọng hơn khả năng sử dụng các loại công nghệ khác nhau. Những năng lực cốt lõi (như kỹ năng, tri thức, khả năng v.v...) sẽ cần phải được xác định cho tất cả những ai tham gia vào việc quản lý tài liệu điện tử. Năng lực đó cần phải được cụ thể hoá trong những bản mô tả công việc và quy định về phẩm chất nghề nghiệp mà trong một số trường hợp, có thể thay đổi một cách căn bản diện mạo nghề nghiệp của những ai hiện đang làm việc trong lưu trữ. Một lưu trữ cần phải xây dựng cho mình các chiến lược trong đó có tính tới những thay đổi căn bản đó. Lưu trữ cần phải xác định và thậm chí là xây dựng các chương trình giáo dục và đào tạo để bảo đảm rằng đội ngũ nhân viên trong cơ quan cũng như tất cả những người là đối tác chính của mình nhận thức một cách rõ ràng rằng cần phải làm gì để quản lý tài liệu điện tử một cách hữu hiệu. Các chương trình và kế hoạch tuyển dụng cần phải được thiết lập sao cho có thể giúp cho lưu trữ tuyển chọn được những người có thể đáp ứng được những yêu cầu về kỹ năng và kiến thức cho dù nền tảng chuyên môn kỹ thuật và nghề nghiệp của họ là gì. Trong vấn đề này, cũng cần phải phân định rõ giữa những điều mà một người làm lưu trữ cần phải biết và một lưu trữ cần phải biết. Người làm lưu trữ cần có đủ những kỹ năng, kiến thức và khả năng để hoàn thành những nhiệm vụ công việc cá nhân được giao. Mặt khác, một cơ quan đòi hỏi phải có một tập hợp chung những kỹ năng, kiến thức và khả năng để bảo đảm rằng cơ quan có thể liên tục định vị và tái định vị bản thân cho dù có những thay đổi có thể xảy ra đối với tài liệu và viễn cảnh quản lý thông tin. Một cơ sở kiến thức tập thể như vậy sẽ phản ánh một thực tế rằng toàn bộ cơ quan có thể Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 41 và cần phải là một tổng hoà lớn hơn, mạnh hơn là một tổng số đơn thuần của những phần cá nhân riêng biệt. 5.2.5. Thông tin tuyên truyền/quan hệ công chúng Một lưu trữ cần phải thiết lập các cơ chế hữu hiệu cho việc thông tin tuyên truyền và phổ biến không chỉ những thông tin về khối tài liệu điện tử của mình mà còn về các chương trình và hoạt động của mình. Cần phải làm cho mọi người biết rõ về lưu trữ đang làm gì, đặc biệt là nếu như cần phải thiết lập các mối liên hệ với các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu. Thông điệp liên quan đến vai trò của lưu trữ đối với tài liệu điện tử và phương thức mà lưu trữ áp dụng để định vị chính mình và để thực thi những trách nhiệm cuả mình phải thật rõ và được xem như là thích hợp đối với cả cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu và những người sẽ trở thành những khách hàng trong tương lai. Trong một thế giới lý tưởng, một lưu trữ cần phải xác định vị trí của mình sao cho có thể phổ biến một thông điệp rằng lưu trữ đó là nơi có đủ uy tính và thẩm quyền trong vấn đề quản lý tài liệu, là nơi có kiến thức chuyên môn đối với vấn đề xác định và bảo quản tài liệu, và là cơ quan dẫn đầu được thừa nhận trong tất cả các vấn đề liên quan tới việc quản lý tài liệu và quản lý lưu trữ. Một lưu trữ cũng cần xem xét các công cụ khác nhau để phổ biến những thông điệp của mình. Việc sử dụng Internet và các phương tiện điện tử khác cần phải được tính đến bởi lẽ, trên một phạm vi ngày càng tăng, những người sử dụng tài liệu điện tử đã bắt đầu kỳ vọng rằng họ sẽ được phục vụ thông qua phương tiện điện tử. Khi xét đến sự đa dạng của các khách hàng, những người có thể sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, thì các chiến lược tiếp thị cần phải được phát triển sao cho phù hợp. Một lưu trữ có thể cần phải thay đổi chiến lược tiếp thị hiện hành nếu như chiến lược đó đã quá tập trung vào một nhóm khách hàng nhất định. Tương tự như vậy, khi xét đến sự đa dạng phong phú của các nhóm cộng đồng mà lưu trữ phải thiết lập quan hệ nhằm bảo đảm rằng tài liệu điện tử phải được giữ gìn một cách thích hợp ở các cơ quan, tổ chức sản sinh ra chúng. Vì vậy, có thể cần phải có những bước đi cần thiết nhằm chuyển hướng các chiến lược tiếp thị và tuyên truyền phổ biến để lôi cuốn các nhóm khác nhau đó. 5.2.6. Quản lý cộng đồng Lưu trữ không thể làm việc đó một mình. Một lưu trữ không thể giải quyết vấn đề tài liệu điện tử nếu như không liên kết hoặc “cặp đôi” với một hoặc nhiều tổ chức khác. Các tổ chức khác ở đây có thể bao gồm từ cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu cho tới các tổ chức liên đới khác quan tâm đến tài liệu, các nhóm nghiên cứu, các nhà cung cấp công nghệ và v.v...Trong việc xây dựng các mối quan hệ hợp tác đó, một lưu trữ có thể cần phải tính đến vai trò của các “đối tác” truyền thống của mình. ở một số quốc gia, các lưu trữ đang mở rộng trọng tâm hoạt động của họ ra ngoài phạm vi các liên minh truyền thống như cộng Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 42 đồng quản lý văn thư và cộng đồng nghiên cứu lịch sử để vươn tới các nhóm dường như rất khác biệt khác như các luật gia, kiểm toán viên, nhân viên an ninh cũng như các nhà nghiên cứu khoa học, các nhà quản trị và nhân viên chương trình, tất cả những ai quan tâm tới tài liệu và việc quản lý tài liệu. Một lưu trữ đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác để xây dựng một bản hướng dẫn về quản lý tài liệu điện tử. Các đối tác bao gồm một đại diện từ hiệp hội kiểm toán và đánh giá quốc gia, thủ trưởng của một tổ chức nghiên cứu được nhà nước tài trợ, một chuyên gia hàng đầu về các vấn đề an ninh, chủ tịch của hiệp hội quản lý văn thư địa phương, một chuyên gia tư vấn quản lý cao cấp của một công ty tư vấn hàng đầu và giám đốc của một chương trình thực thi luật chủ yếu đang xem xét giải quyết các vấn đề quản lý tài liệu - bao gồm cả các yêu cầu về lưu trữ trong tương lai. Tất cả họ đều chia sẻ một mối quan tâm chung về vấn đề và cùng nhất trí đóng góp các nguồn lực phục vụ cho việc nghiên cứu để đưa ra các giải pháp quản lý tài liệu điện tử. Một lưu trữ còn cần phải tiếp nhận một vai trò tích cực trong việc đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho những người ở các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu, những ai sẽ được giao (hoặc được yêu cầu) xem xét, giải quyết việc quản lý tài liệu ở cơ quan, tổ chức mình. Tuy nhiên, khi một lưu trữ có thể khám phá ra rằng họ phải đứng ra nhận lấy vai trò chủ đạo để bảo đảm rằng những năng lực cốt lõi (tức là các kỹ năng và tri thức) để quản lý tài liệu được xác định và rằng các chương trình đào tạo, tuyển dụng và giáo dục được thiết lập (cùng hợp tác với các đối tác khác) để bảo đảm rằng có một cộng đồng để hỗ trợ cho những yêu cầu về quản lý tài liệu của cơ quan họ, đặc biệt là trong môi trường điện tử. Một lưu trữ đã tiến hành một công trình nghiên cứu về các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thiết lập một cơ sở hạ tầng quản lý tài liệu tại một tổ chức lớn - một cơ sở sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong hoạt động của mình. Những kết quả của công trình nghiên cứu đã được sử dụng để xây dựng một chương trình đào tạo (cùng hợp tác với nhóm phát triển nghề nghiệp và đào tạo của tổ chức đó) về chương trình quản lý văn thư và các học phần đào tạo có thể gắn kết vào các chương trình đào tạo hiện hành cho các nhân viên hệ thống thông tin. Một học phần đặc biệt đã được xây dựng cho các nhân viên hành chính thuộc nhóm nhân viên hành chính cao cấp của cơ quan, tổ chức và một học phần định hướng đã được thiết kế cho tất cả nhân viên bất kể họ ở vị trí và cấp độ nào trong tổ chức đó.