Những tác động về pháp lý và chính sách đối với lưu trữ

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 35 5. Những tác động đối với lưu trữ Những chiến lược được trình bày trên được xây dựng trên quan điểm về một lưu trữ tham gia một cách tích cực vào quá trình tạo lập tài liệu; một lưu trữ có một khái niệm rõ ràng về một tài liệu là gì, việc giữ gìn tài liệu có nghĩa là gì và một lưu trữ được biên chế với những cá nhân có thể làm việc tốt với các chuyên gia từ các lĩnh vực khác (chẳng hạn như công nghệ thông tin, kiểm toán, quản lý văn thư, an ninh, dịch vụ pháp luật v.v...) cũng như với chính những nơi sản sinh ra tài liệu. Một lưu trữ thụ động và chờ đợi để tiếp nhận tài liệu điện tử sau khi chúng đã hết giá trị hành chính và giá trị tác nghiệp hiện hành đối với cơ quan, tổ chức sản sinh ra chúng sẽ gặp phải những khó khăn đáng kể trong việc bảo quản tài liệu điện tử một cách hiệu quả về mặt chi phí. Mặc dù vậy, vẫn có những khuyến nghị đối với các lưu trữ mà do bị ràng buộc bởi quy định của luật pháp nên không thể áp dụng một phương pháp tiếp cận tích cực. Có nghĩa là lưu trữ cần phải xác định vị trí của mình ở “phía trước”, thậm chí là trước khi tài liệu được sản sinh. Và, cho dù một lưu trữ không kỳ vọng tham gia tích cực vào việc xác định giá trị và thu thập tài liệu điện tử trong một thời gian nhất định thì lưu trữ đó vẫn có thể làm được rất nhiều việc bằng cách tác động tới sự phát triển của các đạo luật và chính sách cũng như các tiêu chuẩn và hoạt động thực tiễn để quản lý tài liệu điện tử. Sự hợp tác với các nhà hoạch định chính sách, ban hành tiêu chuẩn và những nơi sản sinh tài liệu điện tử có thể là một bước chuẩn bị tốt cho tương lai khi mà lưu trữ có thể đóng một vai trò tích cực hơn. Tuy nhiên, việc xác định lại vị trí như vậy sẽ có những tác động pháp lý, tổ chức và kỹ thuật quan trọng đối với lưu trữ. Những tác động đó nhằm trợ giúp các lưu trữ thiết lập được một danh mục kiểm tra những vấn đề cần tính đến khi lưu trữ chuyển sang một vị trí có thể có ảnh hưởng tới chính sách, tiêu chuẩn và việc thiết kế các hệ thống quản lý tài liệu. 5.1. Những tác động về pháp lý và chính sách Để xem xét, giải quyết các vấn đề tài liệu điện tử thì điều quan trọng là một lưu trữ cần hoạt động trong một môi trường pháp lý và chính sách có tác động tích cực tới những vấn đề mà lưu trữ quan tâm. Các đạo luật và chính sách bảo đảm sự tồn tại của một lưu trữ cần có những quy định cho phép (hay tạo điều kiện) cho lưu trữ trở thành một đối tác trên “bàn” tài liệu điện tử. Các động cơ chính trị và động cơ khác đã dẫn tới những đạo luật và chính sách như vậy phải được quán triệt. Tại sao lưu trữ lại được tạo điều kiện để làm một điều gì đó liên quan đến tài liệu điện tử? Tại sao một Chính phủ, một ban giám đốc hay một cơ quan có thẩm quyền nào đó lại cho rằng việc thiết lập các đạo luật và cơ chế chính sách thể chế hoá vai trò đó là quan trọng? Nếu như các luật và cơ chế chính sách như vậy hiện còn chưa ban hành thì làm cách nào để thiết lập chúng? Yêu cầu thiết lập một khung pháp lý và/hoặc khung cơ chế chính sách để tạo Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 36 điều kiện cho lưu trữ giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử (thực hiện một mình hay trên cơ sở hợp tác với các đối tác khác) là một hàm ý quan trọng của các chiến lược được đặt ra. Nếu một lưu trữ cần phải có mặt ở ngay giai đoạn “chuẩn bị” thì lưu trữ đó cũng cần được tạo điều kiện, tất nhiên là thông qua luật và cơ chế chính sách, để ảnh hưởng tới việc quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu. Như vậy, ngoài việc tạo điều kiện cho lưu trữ hỗ trợ các chức năng hoạt động bao gồm xác định giá trị, thu thập, bổ sung, bảo quản và phổ biến tài liệu (bao gồm cả tài liệu điện tử), luật và cơ chế chính sách còn phải cho phép lưu trữ tác động tới việc tạo lập tài liệu và quản lý tài liệu (kể cả quản lý tài liệu điện tử) trong phạm vi chính các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra tài liệu. Luật và các cơ chế chính sách điều chỉnh việc quản lý tài liệu ở các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu cần chứa đựng các định nghĩa về tài liệu có thể bao quát toàn bộ các loại tài liệu kể cả tài liệu điện tử. Một lưu trữ có thể đóng một vai trò quan trọng thông qua việc giải thích khái niệm “tài liệu” và thuật ngữ đó cần được sử dụng như thế nào để nó chuyển tải được cùng ý nghĩa mà không lệ thuộc vào luật hay chính sách mà nó được đưa vào. Cho dù các đạo luật và chính sách có thể đề cập đến tài liệu điện tử (hoặc ít nhất thì cũng giải thích chúng trong các định nghĩa của mình) thì những đạo luật và chính sách đó cũng sẽ không có hiệu lực thực thi nếu không quy định một cách thích hợp trách nhiệm đối với việc quản lý tài liệu. Lưu trữ cần bảo đảm rằng (hay ít nhất là tác động tới mức độ) việc giao trách nhiệm quản lý tài liệu phải được xem xét và tính đến khi các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu hay các cơ quan, tổ chức khác có vai trò trong việc xây dựng luật pháp và chế độ chính sách khi nghiên cứu, biên soạn luật và các chế độ, chính sách. Các đạo luật và chế độ, chính sách như vậy có thể điều chỉnh vấn đề theo chiều ngang (ví dụ như Luật tự do thông tin, Luật bằng về chứng, Luật về đời tư) hoặc theo chiều dọc (ví dụ, sắc luật thông qua một chương trình mới về bảo vệ môi trường). Trong trường hợp thứ nhất, trách nhiệm về cách thức mà theo đó, quyền tiếp cận khai thác thông tin của công dân chẳng hạn, có thể được thực thi sẽ được giao toàn bộ cho cơ quan, tổ chức. Còn trong trường hợp thứ hai, trách nhiệm sẽ được giao xuyên suốt cả một lĩnh vực chương trình nhất định và như vậy, mỗi một cá nhân trong lĩnh vực chương trình đó hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của tài liệu trong phạm vi bối cảnh của hoạt động và các yêu cầu về trách nhiệm của chương trình cũng như vai trò và trách nhiệm của chính họ đối với việc tạo lập, giữ gìn và xử lý tài liệu. Cuối cùng, một lưu trữ có thể tồn tại trong một môi trường không hề có các đạo luật và chế độ chính sách liên quan đề cập đến vấn đề lưu giữ tài liệu điện tử hay quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Tuy nhiên, trong tình huống như vậy Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 37 thì một lưu trữ cũng không được phép thụ động. Lưu trữ phải trở thành nhân tố ủng hộ và tác nhân của sự thay đổi, thúc đẩy cho việc xây dựng và ban hành những đạo luật hay chế độ, chính sách phù hợp. Một lưu trữ đã vận dụng quan niệm về một “tài liệu” của Uỷ ban tài liệu điện tử của ICA để phát triển thành một định nghĩa về tài liệu và định nghĩa đó được sử dụng trong một văn bản luật mới về lưu trữ cũng như các đạo luật khác tạo tiền đề cho một loạt các chương trình của chính phủ. Trách nhiệm đối với việc lưu giữ tài liệu được giao cho người đứng đầu của mỗi một chương trình trong khi văn bản luật về lưu trữ đã tạo cho lưu trữ có vai trò chủ đạo trong việc thiết lập các tiêu chuẩn để quản lý tài liệu. Một lưu trữ tham gia cùng với các cơ quan hữu quan khác để xây dựng một luận điểm về việc chấp thuận tài liệu điện tử tại toà luật hình. Mặc dù các tiêu chuẩn về sự chấp thuận giữa các quốc gia có khác nhau và thậm chí là trong cùng một quốc gia nhưng lưu trữ đã có một vai trò quan trọng trong việc định ra các tiêu chuẩn và đưa ra những khuyến nghị về các trường hợp trong đó các cơ quan, tổ chức khác nhau có thể đưa ra những quyết định về việc giữ lại và xử lý tài liệu điện tử (tức là việc xử lý các tài liệu nguồn sau khi chúng đã được quét vào một hệ thống ảnh). Vai trò đó đã có tác động sâu sắc tới khả năng của lưu trữ có một tiếng nói nhất định trong việc đưa ra khuyến nghị (và thậm chí là đặt ra các tiêu chuẩn) về các vấn đề pháp lý và cơ chế chính sách cần quan tâm mà các cơ quan, tổ chức tài trợ cho chúng cần phải tính đến.