Những vấn đề chung về công tác thanh toán xuất khẩu của doanh nghiệp

àn toàn phù hợp với nội dung qui định trong L/C, ngân hàng sẽ thanh toán cho công ty. Nếu công ty có chiết khấu tại ngân hàng thì đến ngày ngân hàng mở chấp nhận bộ chứng từ, ngân hàng chuyển chứng từ sẽ thông báo cho công ty, cán bộ phòng kế toán sẽ lên thanh toán số tiền còn lại. Lãi suất chiết khấu và phí thanh toán tuỳ thuộc vào mỗi ngân hàng 2.2.3.2 Phương thức chuyển tiền: Hiện nay, phương thức chuyển tiền được công ty sử dụng ngày càng tăng lên. Khi sử dụng phương thức này, công ty thường yêu cầu người mua trả trước từ 10%-30% tiền hàng và sẽ thanh toán ngay khi công ty hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Công ty thường sử dụng phương thức này đối với một số khách hàng quen thuộc như: Yelin Company, Hing Lung Company… Sơ đồ giao dịch giữa công ty và khách hàng như sau: (1) (5) (2) (3) (4) NH của khách hàng NH Vietcombank Khách hàng Seaprodex Danang Trình tự nghiệp vụ: 1. Công ty Seaprodex Danang thực hiện việc cung ứng hàng hoá và chuyển giao toàn bộ chứng từ cho khách hàng 2. Khách hàng viết đơn yêu cầu ngân hàng của mình chuyển tiền cùng với uỷ nhiệm chi ngoại tệ. 3. Sau khi kiểm tra nếu thấy hợp lệ và đủ khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ trích từ tài khoản của khách hàng để chuyển tiền và gởi giấy báo đã thanh toán cho khách hàng. 4. Ngân hàng chuyển tiền ra nước ngoài thông qua ngân hàng đại lý của mình, ở đây thường là ngân hàng Vietcombank để chuyển tiền cho công ty. 5. Ngân hàng Vietcombank sẽ báo cho công ty biết tiền đã được chuyển đến, công ty có thể đến nhận tiền hay ngân hàng sẽ chuyển trực tiếp vào tài khoản bằng điện vì nó nhanh hơn ( khoảng 3 ngày là công ty nhận được tiền hàng) 2.2.4 Điều kiện tiền tệ: Trong các hợp đồng xuất khẩu của mình công ty luôn sử dụng đồng USD làm đồng tiền thanh toán và cũng là đồng tiền tính toán. Có sự lựa chọn này là do đồng USD là đồng tiền mạnh, có thể chuyển đổi tự do, được sử dụng thông dụng nhất và có giá trị ổn định lâu dài trên thị trường thế giới. Bên cạnh đó các tài khoản ngoại tệ của công ty mở tại các ngân hàng Việt Nam đều bằng đồng USD 2.2.5 Công tác lập bộ chứng từ thanh toán của công ty Seaprodex: 2.2.5.1 Theo phương thức tín dụng chứng từ: Tại công ty, bộ chứng từ thanh toán được lập như sau: 2.2.5.1.1 Hối phiếu( Bill of Exchange) Hối phiếu của công ty là hối phiếu trả ngay. Khi lập hối phiếu, công ty cần chú ý ghi đúng tên người hưởng lợi, tổng số tiền, loại kỳ hạn trả tiền, địa điểm ký phát hối phiếu, ngày phát hành. Đây cũng chính là những nội dung mà công ty thường hay sai sót. 2.2.5.1.2 Hoá đơn thương mại ( Comercial Invoice): Khi lập hoá đơn thương mại, công ty cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau: 1. Số hiệu và ngày lập hoá đơn: Số hiệu hoá đơn thể hiện thứ tự hoá đơn trong năm, ngày lập hoá đơn phải trước hoặc trùng với ngày giao hàng. Ví dụ: Date of delivery: 1st April 2007 Date of Comercial Invoice: 1st April 2007 Invoice No: 207/HS/07 2. Số hiệu hợp đồng( Contract No) Contract No: 51/YL-VL/07 3. Số hiệu vận đơn( Bill of No), tàu chở hàng, ngày giao hàng, cảng đi, cảng đến. Phần này căn cứ vào L/C để ghi cho chính xác. Vi dụ: Date of delivery: 1st April 2007 Mean of transport: M/V Phong Chau V99455 B/L No: B/L OOLU 32509760 Place of departure: HCM Port/ Vietnam Place of destination: Jacksonville/USA 2.2.5.1.3 Phiếu đóng gói( Packing List) Phiếu này được lập khi đóng gói hàng gửi cho người mua. Nó được lập đúng theo yêu cầu của L/C và không được mâu thuẩn với các chứng từ khác. Ví dụ: trong L/C yêu cầu: Packing list (in 1 original and copy) thì công ty phải lập một bản gốc và một bản copy. Trong quá trình lập packing list, nhiều khi do sơ suất công ty lập thiếu một bản. Công ty cần khắc phục điều này 2.2.5.1.4 Vận đơn đường biển ( Bill of Lading ): Tuỳ theo yêu cầu của từng L/C mà số bản yêu cầu của B/L là khác nhau, có thể là bản gốc hoặc bản copy. Trước khi xếp hàng lên tàu, công ty sẽ nhận được các bản vận đơn trống từ phía hãng tàu, công ty sẽ điền đầy đủ, chi tiết theo yêu cầu của L/C và gởi tới trước cho hãng tàu. Sau khi hoàn thành việc giao hàng, công ty nhận được các bản vận đơn đã được ký, thể hiện ‘ Clean on board” cùng với chữ ký đại lý và ngày giao hàng lên tàu. Các nội dung của B/L mà công ty cần điền vào: 1. Shipper: Công ty cần điền đầy đủ tên mình vào vận đơn. Nếu công ty là người trực tiếp giao hàng thì công ty sẽ ký hậu vào vận đơn. Chẳng hạn: Shipper: Seaprodex Danang 263 Phan Chu Trinh Street, Danang, Vietnam. 2. Consignee: Công ty ghi theo yêu cầu của L/C, nếu lập vận đơn đích danh thì ghi rõ tên người nhận hàng, nếu lập vận đơn theo lệnh thì ghi: To order of shipper or To order of…Bank 3. Notify party: Phần này thường ghi tên của người mua hàng. Nếu L/C qui định trong phần này ghi tên cụ thể người nào đó, công ty ghi nguyên tên người hoặc cơ quan nào đó. Notify party: Nichirei Corporation-Tsukiji, Chuo-ku, Tokyo 104, Japan. 4. Container No/Seal No.marks and number Phần này công ty cần ghi rõ là chuyên chở nguyên container ( Full container load FCL) hay là chưa đầy container ( Less container load-LCL), đồng thời ghi rõ số container để dễ dàng xếp lên tàu, nhận biết được hàng hoá của công ty và số Seal do hải quan kẹp chì. 5. Phần mô tả hàng hoá( Description of goods), trọng lượng cả bì ( gross weight), khối lượng hàng hóa( measurement). L/C qui định: About 1900 Cartons 10kgs Frozen Seafood- Frosen basa fillet I.Q.F thì công ty lập B/L như sau: Description of goods, kind of packing, Gross weight, Net weight, Measurement: One(01)x 40’RQ Substitutes 40’RF Container STC 1900 CTNS Frozen Seafood Frozen Basa Fillet IQF Container to be set at minus 18 degrees celctus Packing: 10 kgs/ Carton Netweight: 19,000.00 Kgs Grossweight: 22,800.00 Kgs Measurement: 36.0 CBM Dưới phần này bao giờ cũng có ghi: Clean on board 6. Freight and charges: Tuỳ theo điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty hay người mua trả cước phí này. Nếu bán hàng theo giá CIF thì công ty sẽ chịu phí này, công ty ghi: Freight prepaid ( cước phí trả trước). Nếu bán hàng theo giá FOB người mua sẽ chịu chi phí này, công ty ghi là Freight collect ( cước phí trả sau) 7. Place and date of B/L issue: Công ty ghi đúng ngày giao hàng thực tế 8. Number of original: Số lượng bản gốc của mõi vận đơn, tuỳ theo L/C qui định mà số lượng các bản là khác nhau. L/C qui định: Full set clean on board thì B/L ghi Three(03) L/C qui định: Full set less one(2/3) thì B/L ghi Two orginal and one(01)copy. 9. Số hiệu vận đơn( B/L No) Trong L/C ghi: B/L No: MOLU 426679641 Trong qua trình lập B/L, công ty thường gặp phải những sai sót và những rủi ro dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán như: Việc ký hậu chuyển nhuợng B/L không đúng theo qui định của L/C Tên, địa chỉ người gửi hàng , nhận hàng không khớp theo qui định của L/C. Cảng bốc và cảng dỡ hàng không đúng theo qui định của L/C. 2.2.5.1.5 Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin) Công ty chỉ lập C/O khi L/C yêu cầu: Form A: là loại dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ thống SNG dùng cho các nước đang phát triển. Theo Form này hàng của công ty sẽ được miễn giảm thuế. Form B: dùng cho tất cả các loại hàng hoá đi các nước Form D: dùng cho các loại hàng hoá của Việt Nam xuất khẩu sang các nước ASEAN. Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam- chi nhánh tại Việt Nam là cơ quan đại diện cho chính phủ Việt Nam cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Công ty sẽ mua mẫu C/O có bán tại phòng thương mại và công nghiệp và điền đầy đủ các nội dung, sau đó đem đến phòng thương mại để xác nhận. 2.2.5.1.6 Giấy chứng nhận phẩm chất( Certificate of Health): Giấy này phải do cơ quan nhà nước ký. Hiện nay chi nhánh của cơ quan nhà nước có chức năng kiểm tra phẩm chất đặt tại Đà Nẵng là NAFIQACEN BRANCH II( The National Fisheries Inspection- Danang City ( Chi nhánh kiểm tra chất lượng và vệ sinh thuỷ sản II Đà Nẵng). 2.2.5.2 Theo phương thức chuyển tiền: Việc lập bộ chứng từ thanh toán theo phương thức chuyển tiền cũng tương tự như phương thức tín dụng chứng từ. Tuy nhiên bộ chứng từ được lập theo phương thức chuyển tiền đơn giản hơn nhiều, nó được lập theo các điều khoản qui định trong hợp đồng chứ không theo các qui định trong L/C như phương thức tín dụng chứng từ. CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC THANH TOÁN HÀNG THUỶ SẢN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY SEAPRODEX VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.1.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU THUỶ SẢN TẠI CÔNG TY SEAPRODEX Qua việc phân tích tình hình thực hiện các phương thức thanh toán của công ty trong những năm qua, công ty có những ưu điểm và nhược điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Công tác thanh toán quốc tế tại công ty không ngừng được hoàn thiện qua các năm, giảm các rủi ro không đựoc thanh toán góp phần cho sự thành công của mỗi thương vụ kinh doanh. - Việc lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau tuỳ theo từng thị trường, giúp công ty giảm được các khoản chi phí, có thể thu đựơc tiền hàng nhanh chóng -Công ty chỉ sử dụng thời hạn thanh toán trả trước và trả ngay đảm bảo khả năng quay vòng vốn lưu động một cách nhanh nhất 3.1.2 Nhược điểm: - Thời hạn thanh toán trả trứơc và trả ngay tuy chắc chắn nhưng làm giảm khả năng mua hàng của khách hàng, giảm thị phần của công ty. - Công ty còn có các sai sót trong công tác kiểm tra và lập bộ chứng từ thanh toán dẫn đến việc ngân hàng từ chối thanh toán - Các phương thức thanh toán trong hợp đồng xuất khẩu còn đơn điệu, không đa dạng làm giảm hiệu quả và tăng chi phí trong công tác thanh toán của công ty. - Công tác tổ chức thanh tóan giữa các phòng ban còn thiếu sự liên kết chặt chẽ, đặc biệt là trong khâu lưu trữ và luân chuyển chứng từ 3.2 ĐÁNH GIÁ ĐIỀU KIỆN THANH TOÁN TRONG HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY SEAPRODEX VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.2.1 Đánh giá biện pháp đảm bảo tiền tệ bằng một đồng tiền mạnh có giá trị ổn định và một số kiến nghị Khi dùng đồng JPY, EURO làm đồng tiền thanh toán công ty cần có các biện pháp đảm bảo để công ty có thể thu được lượng tiền thanh toán đúng với thực chất hàng hoá khi tỉ giá biến động. Khi ký kết hợp đồng XK công ty nên yêu cầu quy định trong hợp đồng các điều kiện đảm bảo để điều chỉnh lượng tiền thanh toán Khi áp dụng điều kiện đảm bảo này, công ty và người mua sẽ thoả thuận và thống nhất chọn đồng tiền tương đối ổn định hơn đồng tiền tính toán trong hợp đồng để làm đảm bảo cho đồng tiền tính toán. Công ty có thể chọn đồng USD để đảm bảo cho đồng JPY, EURO. Cách tính đảm bảo này dựa trên cơ sở tỷ giá hối đoái của hai đồng tiền đã chọn vào thời điểm ký kết hợp đồng so với tỷ giá thời điểm thanh toán. Nếu tỷ giá hối đoái giữa hai đồng tiền đó thay đổi thì giá cả hàng hoá và tổng giá trị hợp đồng được điều chỉnh lại một cách tương úng. Ví dụ: Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu tôm sú sang Nhật, đồng Yên Nhật được chọn làm đồng tiền thanh toán và đồng tiền tính toán. Tổng giá trị hợp đồng là 100000JPY. Hai bên thống nhất chọn USD là đồng tiền đảm bảo cho đồng JPY Vào thời điểm ký kết hợp đồng: 1USD= 120 JPY Vào thời điểm thanh toán, giả sử là: 1USD= 125 JPY Để tránh thiệt hại cho công ty, tổng giá trị hợp đồng sẽ được điều chỉnh lên, cụ thể là: 100000JPY *(125/120)=104166,7JPY Lúc thanh toán hợp đồng công ty thu được số tiền là 104166,7 JPY Cách này đảm bảo cho công ty thu được đúng giá thực tế tiền hàng của mình, tránh được rủi ro tổn thất của các hợp đồng XK khi có sự biến động của tiền tệ Tuy nhiên phương pháp này còn có nhược điểm là độ chính xác phụ thuộc vào thị trường ngoại hối và khoảng thời gian từ khi ký kết hợp đồng đến khi nhận thanh toán. Mức độ chính xác còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng nghiên cứu, nắm bắt thông tin nhanh nhạy về tiền tệ của chính công ty. Trong cách đảm bảo này, công ty cần chú ý đến các vấn đề xác định tỷ giá lúc thanh toán căn cứ vào tỷ giá nào. Thông thường tỷ giá được xác định bằng cách lấy tỷ giá giữa giá cao và tỷ giá thấp của ngày hôm trước trả tiền. Và công ty phải thoả thuận với người mua cách xác định, chọn tỷ giá của ngân hàng nào và quy định điều kiện đảm bảo trong hợp đồng. Trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng, công ty phải thường xuyên theo dõi sự biến động của tiền tệ và nhắc nhở cho người mua biết để họ cùng theo dõi 3.2.2 Đánh giá điều kiện về thời hạn thanh toán của công ty và một số kiến nghị 3.2.2.1 Sử dụng thời hạn trả trước Đối với công ty, vấn đề về vốn là một việc hết sức cấp thiết của công ty. Do đó được khách hàng trả trước sẽ giúp công ty có thêm vốn để thực hiện hợp đồng. Bên cạnh đó, do đặc điểm của hàng thuỷ sản là rất khó bảo quản, dễ bị xuông cấp, giá cả các mặt hàng cũng thường xuyên biến động, công ty phải giảm giá. Để hạn chế các rủi ro, công ty nên tiếp tục duy trì hình thức thanh toán trả trứơc Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng đồng ý với việc trả trước mà họ chỉ có thể chấp nhận trong một số trường hợp. Do đó công ty cần xem xét tuỳ theo từng mặt hàng, từng khách hàng mà yêu cầu Nếu công ty có những hàng hoá chất lượng cao, khan hiếm có khả năng cạnh tranh trên thị trường, tạo được sự chú ý mua hàng của khách hàng hoặc công ty có thể tạo ra các sản phẩm thuỷ sản trái vụ thì công ty có thể được khách hàng trả trước. Điều này đòi hỏi công ty phải nổ lực mua sản phẩm, cải tiến chất lượng để có thể đứng vững trên thị trường. Sau đây là một số trường hợp công ty có thể yêu cầu khách hàng trả trước: - Khi công ty bắt đầu thâm nhập thị trưòng mới như Trung Quốc, EU công ty chưa hiểu rõ về khách hàng của mình nên chưa tin tưởng vào khả năng thực hiện hợp đồng của họ. Để có một sự ràng buộc chắc chắn từ phía người mua, công ty nên yêu cầu họ trả trước từ 5%-10% trị giá hợp đồng. Số tiền này coi như là tiền đặt cọc nếu họ không thực hiện hợp đồng thì công ty sẽ nhận số tiền đó. - Khi công ty ký một hợp đồng xuất khẩu có giá trị lớn thì công ty nên yêu cầu các đối tác tài trợ một phần vốn để thực hiện hợp đồng. - Công ty có những mặt hàng trái vụ, ít thấy trên thị trường thì công ty cũng có thể sử dụng thời hạn trả tiền trước - Khi nghiên cứu thị trường, công ty nhận thấy mặt hàng thuỷ sản của mình có xu hướng lên giá, công ty có thể yêu cầu đối tác trả trước . Trong trường hợp này, đối tác của công ty sẽ dễ dàng chấp nhận việc trả trước vì họ sẽ có đựơc lợi nhuận. 3.2.2.2 Sử dụng thời hạn trả ngay: Thời hạn trả ngay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch thanh toán của công ty, khoảng 95%. Trả ngay sẽ giúp cho công ty quay vòng vốn nhanh, có thêm vốn để thực hiện các hợp đồng khác. Vì vậy công ty nên cố gắng kí kết được các hợp đồng theo thời hạn này Để đảm bảo cho việc ký kết các hợp đồng theo điều kiện này thì công ty có thể dùng các biện pháp sau: - Công ty cần nghiên cứu xem khách hàng có thực sự muốn mua hàng hay không. Nếu khách hàng thực sự có nhu cầu, công ty dùng thanh toán trả ngay. - Công ty có thể giảm giá bớt một chút và nâng cao chất lượng sản phẩm. 3.2.2.3 Sử dụng thời hạn trả chậm: Tại công ty chỉ sử dụng thời hạn thanh toán trả nhanh và trả ngay là rất an toàn nhưng cũng có một số hạn chế là không khuyến khích được khách hàng mua hàng của công ty. Mặt khác, không phải khách hàng nào cũng đều muốn sử dụng thời hạn này, có những trường hợp khách hàng đưa ra điều kiện thanh toán trả chậm nếu như công ty không chấp nhận thì có thể bỏ lỡ một thị trường đầy tiềm năng. Do đó công ty chỉ nên chấp nhận thời hạn thanh toán trả chậm trong một số trường hợp: - Đối với các khách hàng Châu Âu, nhiều khi không phải thiếu tiền thanh toán mà vì họ chưa thực sự tin tưởng vào hàng hoá của công ty, khi ký kết hợp đồng họ đưa ra 3.2.3 Đánh giá các nghiệp vụ thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ và một số kiến nghị 3.2.3.1 Lựa chọn L/C thích hợp 3.2.3.1.1 Tiếp tục sử dụng L/C không huỷ ngang( Irrevocable L/C) Công ty chỉ sử dụng duy nhất loại L/C này vì nó đảm bảo được quyền lợi của công ty, không thể tự ý sửa đổi, bổ sung hay huỷ bỏ L/C mà không có sự đồng ý của các bên liên quan. Vì vậy, khi ngân hàng đã mở L/C và gời cho các công ty thì ngân hàng chấp nhận thanh toán trong mọi trường hợp khi công ty xuất trình bộ chứng từ thanh toán hợp lệ. Việc sửa đổi hoặc huỷ bỏ L/C sẽ gây ra nhứng tổn thất như tốn kém chi phí, hàng đã chuẩn bị phải tìm kiếm khách hàng khác để thay thế, mặt khác hàng thuỷ sản rất khó bảo quản, nếu việc mở L/C kéo dài hàng hoá có thể bị giảm chất lượng…điều này sẽ tạo ra những ảnh hưởng xấu đối với công ty. Để tránh các rủi ro trong thanh toán và đảm bảo được quyền lợi của mình, công ty nên sử dụng L/C không huỷ ngang trả ngay trong những trường hợp sau: - Đối tác của công ty là những khách hàng mới, công ty chưa có sự tin tưởng vào họ - Khi ký kết hợp đồngcó giá trị lớn - Hàng hoá của công ty đang bán chạy trên thị trường Ngoài ra, để đảm bảo cho công tác thanh toán được tiến hành nhanh chóng, công ty nên cho phép bồi hoàn bằng điện. Khi sử dụng loại này, sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, ngân hàng chuyển chứng từ có thể đánh điện đòi tiền ngân hàng phát hành hay ngân hàng được chỉ định. chỉ khoảng 3 ngày là công ty sẽ thu được tiền, sẽ giúp cho công ty luân chuyển vốn nhanh. Tuy nhiên, điều khoản bồi hoàn bằng điện chỉ đựoc sử dụng khi công ty và khách hàng có mối quan hệ mật thiết với nhau, ngân hàng phát hành và ngân hàng chuyển chứng từ phải là ngân hàng đại lý của nhau. 3.2.3.1.2 Sử dụng L/C không huỷ ngang miễn truy đòi( Irrevocable without recourse L/C) Công ty nhận được tiền hàng một cách chắc chắn vì trong L/C có ghi “Miễn truy đòi”. Loại L/C này ràng buộc trách nhiệm ngân hàng là khi trả tiền cho công ty theo bộ chứng từ hoàn hảo xuất trình thì không thể đòi tiền đã thanh toán cho công ty trong trường hợp bên nhập khẩu không chịu thanh toán cho ngân hàng và bên nhập khẩu cũng không thể viện bất cứ lý do gì về bộ chứng từ thanh toán để từ chối việc thanh toán cho ngân hàng. Tuy nhiên, việc truy đòi thường ít xảy ra nhưng trong trường hợp công ty cảm thấy đối tác hoặc ngân hàng không muốn thực hiện và có ý huỷ hợp đồng thì công ty nên dùng loại này. 3.2.3.1.3 Sử dụng L/C tuần hoàn( Irrevocable revoling L/C) Công ty có các khách hàng nhập thường xuyên một mặt hàng với số lượng lớn hoặc khách hàng nhập hàng về tái chế thì nguồn hàng xuất khẩu có thể ổn định, có khối lượng lớn và được tiến hành trong một thời gian dài. Việc thực hiện hợp đồng sẽ chia làm nhiều lần trong năm và số lượng ổn đinh. Để tránh tốn kém do việc mở L/C nhiều lần, công ty có thể yêu cầu khách hàng mở L/C tuần hoàn. Đây là loại L/C mà sau khi đã sử dụng xong hoặc đã hết thời hạn hiệu lực sẽ có giá trị như cũ và như vậy nó tuần hoàn cho đến khi nào tổng giá trị hợp đồng được thực hiện. Chẳng hạn công ty ký hợp đồng xuất khẩu tôm sắt thịt với công ty Yelin. Tổng giá trị hợp đồng là 1600000USD, thực hiện trong vòng 12 tháng. Để tránh việc tốn kém do phải mở L/C có giá trị lớn, thời hạn dài, gây nên ứ đọng vốn không cần thiết, công ty có thể yêu cầu người mua mở một L/C trị giá 400000USD, thời hạn hiệu lực là 3 tháng với điều kiện tuần hoàn 4 lần trong năm. Khi sử dụng L/C tuần hoàn công ty cần phải xác định rõ ngày hết hiệu lực cuối cùng, số lần tuần hoàn và giá trị tối thiểu của mỗi lần đó. Công ty nên yêu cầu khách hàng cho phép sử dụng cách tuần hoàn tích lũy bởi vì hàng thuỷ sản thường không ổn định về số lượng cho nên số lượng cho mỗi lần tự động khó bằng nhau Tóm lại công ty có thể sử dụng L/C tuần hoàn đối với các khách hàng Mỹ. Đây là các bạn hàng quen thuộc, có số lượng hàng mua bán trong thời gian dài và ổn định. 3.2.3.1.4 Sử dụng L/C đối ứng( Reciprocal L/C) Một phương thức mua bán cũng đang được sử dụng tại công ty đó là phương thức hàng đổi hàng. Đối tác của công ty là các công ty thương mại của Nhật Bản, họ nhập khẩu hàng thuỷ sản của công ty đồng thời cũng xuất khẩu trở lại vật tư, thiết bị cho công ty. Khi dùng phương thức này, thường công ty phải hai lần chịu chi phí ngân hàng về việc mở L/C. Để có thể tiết kiệm chi phí trong trường hợp này, thích hợp nhất là công ty nên sử dụng L/C đối ứng. Loại L/C này chỉ có giá trị hiệu lực khi một L/C khác đối ứng với nó được mở ra. Trong L/C ban đầu thường phải ghi: “ L/C này chỉ có giá trị khi người hưởng lợi đã mở một L/C khác đối ứng với nó để cho người mở L/C này được hưởng” và trong L/C đối ứng phải ghi câu:” L/C này đối ứng với L/C số…mở ngày…qua ngân hàng”. Khi dùng L/C đối ứng sẽ tạo điều kiện cho công ty và đối tác thuận lợi hơn cả trong xuất khẩu lẫn nhập khẩu, sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí chuyển đổi ngoại tệ đồng thời sẽ tạo mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với nhau. 3.2.3.2 Công tác kiểm tra và tu chỉnh L/C 3.2.3.2.1 Kiểm tra L/C: Tại công ty vẫn còn một số thiếu sót đó là: việc kiểm tra L/C không được kỹ lưỡng, chỉ kiểm tra những nội dung quan trọng mà bỏ qua các ràng buộc khác của nhà nhập khẩu dẫn đến các điều khoản của thư tín dụng không được thực hiện đầy đủ và dẫn đến việc ngân hàng từ chối thanh toán bộ chứng từ. Bên cạnh đó, nhân viên công ty hiểu chưa sâu sắc về nội dung L/C và tập quán muabán quốc tế nên đã thực hiện sai các yêu cầu của L/C. Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết giữa hai bên. Các điều khoản qui định trong L/C phải hoàn toàn phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Nếu như có sư khác biệt giữa L/C và hợp đồng mà công ty không tiến hàng sửa đổi thì sẽ bất lợi hoàn toàn cho công ty, nếu công ty cứ chấp nhận và giao hàng thì công ty có thể không thu được tiền hàng. Và do tính độc lập của L/C và hợp đồng mua bán ngoại thương, người nhập khẩu có thể lợi dụng những điều này để đưa ra các điều khoản khiến công ty không thể thực hiện được. Mặt khác, nếu công ty kiểm tra L/c không chính xác, không kỹ dẫn đến chi phí cho việc kiểm tra cũng như việc thông báo sửa đổi tăng lên. Vì vậy, tốt nhất là công ty nên tự mình kiểm tra kỹ từng nội dung và xem xét khả năng thực hiện của mình để đưa ra các quyết định. Khi kiểm tra công ty cần chú ý: * Số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C: - Mỗi loại L/C đều có số hiệu riêng. Tác dụng của nó là dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên quan đến việc thực hiện thư tín dụng và nó còn được dùng để ghi vào các chứng từ có liên quan - Địa điểm mở L/C là nơi ngân hàng viết cam kết trả tiền cho công ty. Địa điểm này có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranh chấp về L/C đó. - Ngày mở L/C là ngày bắt đầu phát sinh cam kết của ngân hàng mở L/C với công ty, là ngày bắt đầu tính thời hạn hiệu lực của L/C, là căn cứ để công ty kiểm tra xem người nhập khẩu có thực hiện việc mở L/C có đúng như đã qui định trong hợp đồng không. * Ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo: Thông thường việc kiểm tra tính chân thật của ngân hàng mở là do ngân hàng thông báo đảm nhận. Trong trường hợp hợp đồng không có qui định về ngân hàng mở thì công ty có thể nhờ ngân hàng thông báo kiểm tra xem khả năng tài chính của ngân hàng đó có đảm bảo hay không. Công ty cần kiểm tra xem ngân hàng thông báo có đúng như qui định trong hợp đồng hay không. * Loại L/C: Các L/C mà công ty đang sử dụng đều là L/C không huỷ ngang trả ngay. Vì vậy, khi kiểm tra L/C công ty cần phải chú ý trên L/C có ghi chữ “ không huỷ ngang” nếu không thì sự đảm bảo thanh toán sẽ mất giá trị. Để đảm bảo an toàn trong L/C tên ghi:” Form of documentary credit: Irrevocable”. *. Người thụ hưởng: Nếu hợp đồng qui định công ty là người thụ hưởng thì công ty cần kiểm tra xem tên và địa chỉ của công ty có chính xác không, nếu không thì quyền lợi của công ty sẽ không được đảm bảo. trong L/C cần ghi: Beneficiary: Seaprodex Đanang 263 Phan Chu Trinh street Danang City, Vietnam. Còn trường hợp, hợp đồng ghi tên người thụ hưởng là một người khác hoặc theo lệnh thì công ty cũng cần phải kiểm tra có chính xác, đúng như trong hợp đồng không. * Người mở L/C: Công ty cũng cần kiểm tra xem có đúng với hợp đòng không vì nhiều khi người mở L/C không phải là người kí kết hợp đồng. * Số tiền L/C: Số tiền trên L/C không nên ghi một cách cụ thể như hợp đồng vì mặt hàng thuỷ sản thường không ổn định nên hàng thường không đủ về số lượng, vì vậy trong L/C thường qui định số tiền chênh lệch +/-5%. * Thời hạn giao hàng: Mặt hàng thuỷ sản là mặt hàng mang tính thời vụ cao, việc dự trữ lại rất khó khăn và tốn kém. Vì vậy để thực hiên tốt việc giao hàng kịp thời, đúng số lưọng, công ty cần dự đoán tổng thời gian cho việc thu mua, chế biến, giao hàng lên tàu…để có thể hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình trong thời hạn cho phép. Công ty không nên chấp nhận việc giao hàng vào một ngày cụ thể mà nên qui định thời hạn giao hàng như sau: - Ngày giao hàng sớm nhất: Earliest day of shipments - Ngày giao hàng chậm nhất: Lastest days of shipments - Trong vòng: Shipment must the effected during Trong đó ngày giao hàng chậm nhất là thời gian giao hàng tốt nhất đối với công ty, thời gian như vậy sẽ linh động hơn cho công ty, công ty có thể giao hàng sớm hơn dự kiến nếu đã chuẩn bị xong hàng hoá. * Cách giao hàng: Tình hình thu mua nguyên liệu hàng thuỷ sản không phải lúc nào cũng ổn định do thời tiết, khí hậu, dịch bệnh… Công ty không thể dảm bảo chắc chắn giao hàng một lần với số lượng lớn, vì vậy trong L/C công ty nên yêu cầu cho phép giao hàng từng phần. Khi sử dụng cách giao hàng này công ty nên chú ý tránh điều kiện” chuyến giao hàng thứ hai được phép giao khi đã kiểm tra chuyến giao hàng thứ nhất”. Với điều kiện này rất bất lợi cho công ty vì công ty không dễ gì đảm bảo chuyến giao hàng thứ nhất đúng chất lượng. Cho nên, khi kiểm tra L/C công ty nên xem kỹ có cho phép giao hàng từng phần hay không. Nếu trong L/C ghi: Partial shipment allowed: cho phép giao hàng từng phần Partial shipment not allowed: không cho phép giao hàng từng phần Công ty nên chú ý giao hàng theo đúng qui định của L/C. Nhưng tôt nhất là công ty nên đạt được điều kiện cho phép giao hàng từng phần * Cách chuyển tải: Đây là vấn đề quan trọng công ty cần hết sức chú ý, không phải công ty muốn giao hàng theo cách nào cũng được mà phải dự đoán tuyến đường vận chuyển có phù hợp với chuyến giao hàng theo qui định của L/C hay không. Nếu trong L/C không cho phép chuyển tải nhưng đến lúc ký hợp đồng thuê tàu mới biết là không có chuyến tàu đi suốt từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ, lúc đó công ty sẽ không còn đủ thời gian để tu chỉnh L/C, vì vậy buộc phải giảm giá hàng bán. Do đó khi kiểm tra L/C công ty cần đối chiếu kiểm tra nắm bắt các thông tin về tuyến đường vận tải, lịch trình của các chuyến tàu, các hãng tàu mạnh ở các tuyến ấy để có thể sửa đổi L/C phù hợp. Trong điều kiện hiện nay tại công ty. chủ yếu là chuyên chở bằng container, nếu không cho phép chuyển tải là việc khó thực hiện. Vì vậy tốt nhất đối với công ty là nên yêu cầu điều khoản vận tải: “ cho phép chuyển tải” * Phần mô tả hàng hoá: Phải phù hợp với hợp đồng, không nên mô tả quá chi tiết trong L/C. Mô tả cần thể hiện những nội dung về tên hàng, qui cách, phẩm chất, trọng lượng( hoặc số lượng), giá cả, bao bì, kí mã hiệu. * Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C: Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C là một nội dung quan trọng của công ty cần phải chú ý. Khi kiểm tra L/C, công ty cần xem xét khả năng của mình và tính chất của từng thương vụ để lựa chọn ngày thích hợp. Ngày hết hiệu lực của công ty cần chú ý là phải sau ngày mở L/C và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý. Tức là công ty cần tính toán khoảng thời gian thích hợp cho việc chuẩn bị hàng, giao hàng và xuất trình bộ chứng từ thanh toán, không nên để một khoảng thời gian quá dài mà công ty nên tính toán xem thử mọi việc có thể được hoàn thành trong thời hạn đó không để khỏi phải kéo dài thời gian, tránh phải ứ đọng vốn. Thông thường trong L/C qui định: địa điểm hết hiệu lực là tại nước xuất khẩu, cũng có một số trường hợp là tại nước nhập khẩu. Trong các hợp đồng xuất khẩu, công ty nên chọn địa điểm hết hiệu lực tại ngân hàng nước mình để tạo điều kiện đi lại và xuất trình bộ chứng từ thanh toán sẽ được nhanh chóng hơn. Khi kiểm tra L/C nếu thấy ngày và địa điểm hết kiệu lực của L/C không phù hợp, công ty sẽ không thể thực hiện được thì cần phải tu chỉnh ngay. * Bộ chứng từ mà công ty cần phải xuất trình: Đây là nội dung quan trọng bậc nhất của L/C, Khi kiểm tra L/C công ty cần phải chú ý: các loại chứng từ yêu cầu, số lượng mỗi loại chứng từ và yêu cầu cụ thể đối với mỗi loại chứng từ để coi mình có khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó không, nếu không thì cần tu chỉnh ngay L/C. Khi công ty đã chấp nhận L/C rồi thì phải lập và xuất trình đầy đủ các chứng từ, nếu chỉ thiếu một chứng từ công ty cũng sẽ không được thanh toán. Mặt hàng xuất khẩu của công ty là mặt hàng thuỷ sản nên bộ chứng từ thường bao gồm các chứng từ như hoá đơn thương mại, chứng từ vận tải, hối phiếu, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất. Ngoài ra khách hàng thường yêu cầu giấy chứng nhận vệ sinh, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. 3.2.3.2.2 Tu chỉnh L/C: Sau khi kiểm tra nếu công ty chấp nhận tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán, còn không thì yêu cầu công ty tu chỉnh L/C. Việc tu chỉnh L/C cũng là một khâu quan trọng, nó chi phối thời gian thực hiện một thương vụ xuất khẩu, công ty cần phải biết cách tu chỉnh như thế nào để số lần tu chỉnh là ít nhất, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Khi tu chỉnh L/C công ty cần phải có các biện pháp để tránh tu chỉnh một L/C phù hợp với khả năng của công ty, công ty cần nắm được nguyên tắc sau: - Tu chỉnh trong thời hạn hiệu lực của L/C - Tu chỉnh phải thực hiện thông qua ngân hàng. - Tu chỉnh những nội dung không phù hợp rút ra từ khâu kiểm tra L/C - Nôi dung tu chỉnh phải thông báo đến nguời mà mình đề nghị - Tu chỉnh phải chính xác, rõ ràng không gây nhầm lẫn - Số lần tu chỉnh là ít nhất Tu chỉnh L/C sẽ giúp công ty khắc phục được những khó khăn trong trường hợp công ty không thực hiện các qui định trong L/C ban đầu. Và việc sửa đổi L/C sẽ tạo điều kiện cho công ty đạt được các điều kiện phù hợp với khả năng của mình. 3.2.4 Đánh giá công tác lập bộ chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu thuỷ sản tại công ty Seaprodex Bộ chứng từ thanh toán là cơ sở pháp lý để thanh toán. Công ty có nhận được tiền hàng hay không là do bộ chứng từ có đúng và đủ theo yêu cầu của L/C hay không. Ngân hàng thanh toán cho công ty không phải dựa vào hàng hoá mà là căn cứ vào bộ chứng từ. Trong những năm qua, công tác lập bộ chứng từ thanh toán ở công ty còn nhiều thiếu sót, xuất phát từ nhiều nguyên nhân nhưng cái chính là do cán bộ công nhân viên công ty chưa hiểu hết những yêu cầu của thư tín dụng, dẫn đến việc lập sai và còn thiếu sót. 3.2.4.1 Bộ chứng từ xuất trình phải phù hợp với thư tín dụng: 3.2.4.1.1 Các chứng từ thể hiện trên bề mặt của chúng là phù hợp với các yêu cầu và qui định trong thư tín dụng. Điều này có nghĩa là các câu chữ trong L/C viết như thế nào thì trên chứng từ của công ty phải viết như vậy. Ngay cả khi trên L/C viết sai lỗi chính tả nếu công ty không tiến hành tu chỉnh được thì cũng phải viết đúng theo những điểm sai đó. Đó là sự phù hợp trên bề mặt chứng từ. Ví dụ: Trong L/C viết: cảng đi là “ HoChiMinh Port” thì trong tất cả các chứng từ phải ghi dúng như vậy, nhiều khi do không chú ý cán bộ nghiệp vụ lúc lập chứng từ lại ghi cảng đi là ‘Saigon Port”. Mặc dù cả hai cảng này là một nhưng ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán vì sự thể hiện trên bề mặt của các chứng từ mâu thuẩn nhau. Ví dụ: Có trường hợp sai sót về chứng từ xuất trình như sau: Trong L/C viết:”shipment from Vietnam to Jacksonville- USD” Khi xuất trình vận đơn thì lại ghi: Port of loading: HoChiMinh Port Port of discharge: Jacksonville-USD Đối với công ty ghi như trên là hoàn toàn hợp lý vì cảng bốc hàng là cảng Hồ Chí Minh. Song đối với ngân hàng thì khác, ngân hàng khi kiểm tra sẽ từ chối bộ chứng từ vì trên bề mặt của chúng không chứng minh được cảng bố hàng là cảng Việt Nam. Các ngân hàng của nhà nhập khẩu nhiều khi biết cảng Hồ Chí Minh là ở Việt Nam nhưng họ vẫn không chấp nhận. Đây là một sự sai sót trong vận đơn mà công ty khi cần lập cần phải chú ý. Lúc đó công ty có thể sửa sai như sau: Port of loading: HoChiMinh port- Vietnam. Các ngân hàng thưòng kiểm tra chứng từ theo nguyên tắc, ít có sự linh hoạt. Tuy nhiên đây lại là cơ sở để ngăn chặn sự lợi dụng của người mua và người bán. Vì vậy khi lập bộ chứng từ các cán bộ công ty cần chú ý làm sao cho các chứng từ không có sự mâu thuẩn để ngân hàng chấp nhận thanh toán. 3.2.4.1.2 Các chứng từ thể hiện trên bề mặt ăn khớp nhau: Trong phương thức tín dụng chứng từ, các chứng từ trên bề mặt của chúng là không mâu thuẩn nhau, phải ăn khớp với nhau. Theo điều 13 UCP 500 qui định: “Các chứng từ thể hiện trên bề mặt của chúng mâu thuẩn nhau coi nhưlà trên bề mặt chúng không phù hợp với thư tín dụng…”Vì vậy công ty cần chú ý sự phù hợp giữa các chứng từ như hoá đơn thương mại, vận đơn đường biển, phiếu đóng gói và phù hợp với L/C, đây chính là một trong các tiêu chuẩn để ngân hàng kiểm tra chứng từ Ví dụ: Trong L/C yêu cầu vận đơn lập theo lệnh của chủ hàng(made out to the order of shipper), trên B/L mục Consignee lại ghi tên của người mở thư tín dụng là Yelin Enterprise Co.HongKong. Theo trường hợp này thì người nhận hàng chính là người nhập khẩu công ty đã ghi đúng. Tuy nhiên, ngân hàng sẽ không chấp nhận việc ghi như vậy, họ xem thấy trên bề mặt của giấy chứng nhận xuất xứ và vận đơn đường biển có sự mâu thuẩn và họ có thể từ chối bộ chứng từ. Để tránh sai sót này, trên mục Consignee công ty ghi như sau: To order, thay vì ghi rõ tên người nhận hàng. 3.2.4.1.3 Bản chính, bản phụ, số lượng mỗi bản: Trong thư tín dụng luôn qui định rõ về loại chứng từ: số lượng mỗi bản, bản chính, bản phụ của mỗi loại chứng từ. Công ty phải thực hiện đúng như theo qui định của L/C Ví dụ: Trong L/C yêu cầu: -Signed commercial invoice in three: Hoá đơn thương mại 3 bản chính -Packing list ( in 1 original and copy): phiếu đóng gói (1bản gốc và 1 bản copy) - Full set of clean on board B/L(3/3): Một bộ vận đơn đầy đủ (3 bản chính) - 2/3 set of clean on board ocean B/L: Một bộ vận đơn 3 bản gồm 2 bản chính và một bản phụ. Để có thể làm đúng theo yêu cầu của L/C, cần xác định rõ thế nào là bản chính, bản phụ. Khi lập chứng từ nhân viên cần phải hiểu rõ: Bản gốc là bản trên bề mặt của chứng từ thể hiện chữ: ”Original”, nó được lập hoặc thể hiện được lập bằng phương pháp sao chụp, hệ thống máy tính hoặc tự động hoá, bắng bản than, miễn là được ghi chú là bản chính và khi cần thiết thể hiện là đã được ký. Còn bản sao là bản mà không đựơc ghi chú là bản chính, trên bề mặt của nó phải có chữ “copy”hoặc có thể không ghi gì cả. Mặc dù có dấu đỏ nhưng trên bề mặt không thể hiện chữ “Original”, đó vẫn là bản phụ. 3.2.4.2 Hoàn thiện cách lập từng loại chứng từ 3.2.4.2.1 Vận đơn đường biển ( Bill of Lading) Vận đơn đường biển là một chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, nó là chứng từ chứng minh cho ngân hàng và nguời mua biết rằng người bán đã hoàn thành nhiệm vụ theo đúng yêu cầu của thư tín dụng. Bất cứ người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt hàng hoá. Trong quá trình lập vận đơn, công ty cần gặp phải một số các rủi ro và sau đây sẽ là một số cách khắc phục các rủi ro đó: Những rủi ro Cách giải quyết 1. Ngày tàu đi + Ngày tàu đi là ngày thuyền trưởng hay hãng tàu kí phát B/L + Ngày tàu đi không được sau ngày giao hàng trễ nhất và nằm trong thời hạn hiệu lực qui định của L/C 2. Số lượng B/L + Nếu L/C qui định nộp ít nhất 2bản:”At least two B/L” thì công ty phải nộp 3 bản: 2 bản chính và 1 bản copy. + Nếu L/C qui định: -2/3 bản: công ty phải nộp 2 bản chính và 1 bản copy -3/3 bản: Công ty phải nộp 3 bản chính và 1 bản copy + Nếu L/C không ghi yêu cầu, công nộp 2/3 bản 3. Hành trình vận chuyển và chuyển tải + Nếu L/C cho phép chuyển tải thì ngoài việc phải thể hiện cảng chuyển tải trên B/L phải tuân thủ hành trình qui định trong L/C + Nếu L/C không cho phép chuyển tải: Công ty sẽ nhận B/L trên đó thể hiện việc không chuyển tải. Vận chuyển bằng container: B/L thể hiện việc chuyển tải vẫn được chấp nhận miễn là hàng hoá được vận chuyển theo hành trình qui định trong L/C Vận chuyển hàng rời: B/L thể hiện hàng hóa được xếp và dỡ theo cảng qui định trong L/C 4. Số lượng hàng giao +B/L thể hiện việc giao đủ số lượng trên Invoice + L/C không cho phép giao hàng từng phần thì B/L phải thể hiện việc giao hàng đủ số lượng trên L/C( có dung sai yêu cầu). 5. Loại B/L xuất trình + L/C yêu cầu xuất trình B/L nào thì công ty cần xuất trình đúng loại B/L đó. L/C qui định Ocean B/L thì phải xuất trình Ocean B/L nếu xuất trình Combined là không đúng + B/L xuất trình phải sạch, hoàn hảo ” Clean on board”. + Khi giao hàng lẻ trực tiếp cho hãng tàu thì lấy B/L trên đó thể hiện LCL/LCL + Khi giao hàng đue container, lấy B/L thể hiện FCL/FCL. 6. Người ký phát B/L Vận đơn phải do: + Người chuyển chở ( hãng tàu, vận tải) ký, sau chữ ký phải thể hiện:” As the carrier” + Thuyền trưởng kí, sau chữ kí thể hiện “ As the Master”. + Đại lý kí, sau chữ kí thể hiện “ As agent for the carrier”. + Đại lý của thuyền trưởng kí, sau chữ kí phải thể hiện “On behalf of Mr…As the Master” 7. Việc bốc hàng lên tàu thể hiện trên B/L B/L phải thể hiện “On board” hoặc “Shipper on board” và người kí vận đơn ghi thêm vào ngày tháng giao hàng, tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng, chữ kí của người chuyên chở Trên đây là bảng tóm tắt cách sửa chữa các rủi ro khi lập B/L. Dưới đây, sẽ là một số các rủi ro cần chú ý và cách sửa chữa cụ thể đối với công ty: * Tên, địa chỉ người gởi hàng, nhận hàng, thông báo không khớp với các qui định trong L/C. Các cách sau sẽ giúp công ty ghi chính xác phần này: - Mục người gởi hàng ( Shipper): có 2 cách ghi: + Tên của người gởi hàng là ghi tên của người bán trong hợp đồng hay trong L/C + Trong một số trường hợp người mua muốn dấu tên của người cung cấp hàng hoá ( buôn bán trung gian) thì tên của người gởi hàng phải ghi đúng như L/C qui định, không phải ghi tên của người bán. - Mục người nhận hàng( Consignee): phải ghi chính xác đúng như L/C qui định. Nội dung này công ty thường bị sai sót vì phần này thường được qui định khác nhau trong từng L/C. Một số nhân viên do không nắm vững nên đã hiểu chưa đúng, họ cho rằng” Mục người nhận hàng thì phải ghi tên của người mở L/C” nhưng thực tế không phải bao giờ cũng như vậy, nhiều khi người nhận hàng không phải là người mua. Do đó mục Consignee công ty cần phải ghi đúng theo yêu cầu của L/C. Dưới đây là một số cách ghi mục này trên B/L tương ứng với L/C: Yêu cầu của L/C Cách ghi trên B/L 1. To order and endorsed blank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of…bank + To order + Công ty không cần kí hậu B/L 3.To order of shipper and endorsed in bank + To order of shipper + Công ty lật mặt sau B/L kí tên, đóng dấu. 4. To order and endorsed to…bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L kí tên, đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to order of” Ngoài ra nếu trong L/C yêu cầu lập vận đơn đích danh thì công ty cần phải ghi rõ tên người nhận hàng. - Mục tên, địa chỉ của người được thông báo ( notify party): cũng cần phải ghi đúng như L/C yêu cầu. Mục này thường ghi tên của người mua hàng nhưng nếu L/C qui định khác thì phải làm theo * Cảng bốc và cảng dở hàng không đúng như qui định trong L/C: Sở dĩ xảy ra trường hợp sai sót này là do nhân viên lập B/L đã không đọc kỹ L/C Ví dụ: Trong một L/C qui định:” Shipment from HoChiMinh port to Hamburg port”. Nhưng trong thực tế không tồn tại cảng Hồ Chí Minh do người bán đã không tiến hành tu chỉnh L/C nên khi lập B/L phần “Loading port” phải ghi là”Hồ Chí Minh port” đúng như L/C. Do nhân viên không chú ý nên đã ghi sai tên cảng bốc hàng là “Saigon port”. Hoặc có thể do một nguyên nhân khác là khi bán hàng theo giá FOB người mua phải tiến hành thuê tàu. Theo L/C, người mua phải thuê tàu bốc hàng tại”HoChiMinh port” và dỡ hàng tại “Hamburg port” nhưng người mua đã không làm đúng như vậy, họ đã thuê tàu theo một hành trình của nó là dỡ hàng tại một cảng khác với qui định trong L/C. Trong trường hợp này công ty có thể từ chối không giao hàng cho người mua vì họ không thực hiện đúng như L/C. Nhưng do công ty đã tập kết hàng tại kho hoặc cảng nên nếu từ chối việc giao hàng sẽ gây nhiều thiệt hại cho công ty. Mặt hàng, công ty muốn giữ quan hệ bạn hàng với người mua nên đã chấp nhận giao hàng với điều kiện người mua phải làm một bản cam kết chấp nhận sự bất hợp lệ đó. Tuy nhiên đứng về phía ngân hàng dù có giấy cam kết của người mua nhưng họ vẫn có quyền từ chối thanh toán bộ chứng từ vì những bất hợp lệ trên * Khi việc chuyển tải xảy ra trên cảng chuyển tải, tên tàu, tuyến đường phải phù hợp với L/C nhưng với điều kiện chỉ có một B/L dùng trong suốt hành trình. Điều 23 UCP500 qui định: “Trừ khi L/C qui định cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận các vận đơn có ghi hàng hóa sẽ đựơc chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình chuyên chở chỉ dùng cùng một vận đơn. Ngay cả khi tín dụng cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận vận đơn ghi rõ sẽ chuyển tải khi hàng hóa liên quan được chuyên chở bằng container, các moóc, sà lan đã ghi trên vận tải đơn, miễn là toàn bộ hành trình đường biển chỉ dùng cùng một vận tải đơn mà thôi và/hoặc có ghi điều khoản người chuyên chở đựơc quyền chuyển tải”. Các mặt hàng thuỷ sản đều được chuyên chở bằng container, do vậy theo điều 23 qui định như trên thì B/L lập cho công ty thể hiện việc chuyển tải vẫn được chấp nhận mặc dù L/C không cho phép chuyển tải, miễn là hàng hoá được vận chuyển theo hành trình qui định trong L/C. * Công ty phải lấy đươc vận đơn sạch, do đó trong trường hợp hàng hoá bị ẩm ướt, bao bì bị rách công ty nên thương lượng với hãng tàu để lấy được vận đơn sạch bằng cách cam kết với hãng tàu rằng:” Mọi thiệt hại và chi phí do người mua khiếu nại từ chối nhận hàng đều do công ty chịu”. Công ty cũng cần chú ý ngày lập vận đơn là ngày xếp hàng lên tàu hay là ngày giao hàng. Có một số trường hợp công ty đã gặp phải như đã quá ngày giao hàng cuối cùng nhưng vẫn chưa có hàng để giao. Để giải quyết trường hợp này, công ty nên thoả thuận với hãng tàu để kí lùi ngày của B/L cho phù hợp với trước hoặc ngay ngày giao hàng cuối cùng như trong L/C qui định. 3.2.4.2.2 Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice) Công ty vẫn còn một số sai sót trong quá trình lập hoá đơn. Sau đây là bảng tóm tắt các cách khắc phục nhằm hoàn thiện hơn việc lập hoá đơn tại công ty Nội dung sai sót Cách khắc phục 1. Ngày lập hoá đơn Ngày lập hoá đơn phải trước hoặc trùng với ngày giao hàng 2. Số bản, loại hoá đơn xuất trình + Số bản xuất trình phải bằng với số bản L/C yêu cầu + L/C ghi:”Signed Commercial Invoice” thì công ty phải kí vào hoá đơn + Nếu L/C không yêu cầu loại hoá đơn nào thì công ty phải xuất trình hoá đơn theo đúng tập quán mua bán quốc tế và trong đó có ít nhất một bản có dấu “original” +Xuất trình đúng bản gốc(Original), bản phụ (Copy) như L/C yêu cầu. 3. Mô tả hàng hóa + Mô tả hàng hóa phải phù hợp mô tả hàng hoá trên L/C + Nếu trong L/C yêu cầu có những ghi chú trong việc mô tả hàng hoá thì trên hoá đơn phải thể hiện đúng như vậy 4. Trị giá hoá đơn + Nếu L/C không cho phép giao hàng từng phần thì tổng trị giá hoá đơn được phép ít hơn trị giá của L/C nhưng lần giao hàng cuối cùng thì tổng trị giá các lần giao hàng có thể nhỏ hơn hoặc lớn hơn 5% trị giá của L/C 5. Đơm giá, điều kiện giao hàng, đơn vị tiền tệ + Đơn giá, điều kiện giao hàng phải phù hợp với đơn giá, điều kiện giao hàng của L/C, ứng với mỗi kích cỡ sẽ có mỗi giá trị khác nhau + Đơn vị tiền tệ phải là đơn vị tiền tệ thể hiện trên L/C 6. Người lập hoá đơn + Nếu L/C không có qui định người lập hoá đơn thì do công ty lập. +Nếu L/C ghi “Commercial Invoice issued by the third party is acceptable” thì sẽ do người khác lập, không phải là công ty. Theo điều 37a UCP500 qui định:”Trừ khi có sự qui định khác trong thư tín dụng, các ngân hàng có thể từ chối các hoá đơn thương mại ghi số tiền vượt quá số tiền ghi trong tín dụng cho phép. Trường hợp vì một lý do nào đó công ty đã giao hàng với số tiền vượt quá trị giá của hoá đơn thương mại, để giải quyết trường hợp này công ty nên lập riêng hoá đơn của số tiền vượt và gởi theo phương thức nhờ thu và lập một hoá đơn đúng theo L/C để bộ chứng từ thanh toán hợp lệ và ngân hàng buộc phải thanh toán số tiền qui định trong L/C 3.2.4.2.3 Hối phiếu( Bill of Exchange): Sau đây là bảng tóm tắt các bất hợp lệ và cách giải quyết: Nội dung bất hợp lệ Cách giải quyết 1. Ngày ký phát hối phiếu Ngày kí phát hối phiếu phải trước hoặc trùng với ngày hết hiệu lực của L/C 2. Số tiền bằng chữ và bằng số chênh lệch quá lớn + Trường hợp này ngân hàng sẽ thanh toán số tiền nhỏ hơn + Khi lập B/E phải chú ý so sánh số tiền bằng số và bằng chữ. 3. Mục To trên hối phiếu không thể hiện đúng yêu cầu của L/C + Nếu L/C yêu cầu ghi tên của ngân hàng trả tiền thì trên hối phiếu cũng thể hiện tên của ngân hàng đó + Nếu L/C qui định:”Available by payment at sight for 100 percent drawn on” thì trên B/E phải được kí phát cho người mở L/C +Nếu L/C ghi: “Available…drawn for us” có nghĩa “Drawn on Issuing Bank” thì trên B/E mục To sẽ thể hiện tên ngân hàng mở. 4. Xuất trình hối phiếu không đúng số lượng + Trọn bộ B/E là hai bản(1 bản ghi số 1 và bản còn lại ghi số 2) + Khi xuất trình tại ngân hàng công ty phải xuất trình một bộ đầy đủ(2bản) và một bản copy để ngân hàng lưu 5. Tên Tiếng Việt của công ty thể hiện trên con dấu công ty không phù hợp với tên gọi người thụ hưởng như L/C yêu cầu + Nội dung L/C khi mở phải nêu tên giao dịch và cả tên thể hiện trên con dấu. + Chỉ đóng dấu ở những chứng từ yêu cầu và hạn chế xuất hiện dấu tiếng Việt ở mức thấp nhất. Công ty không nên chấp nhận một L/C trong đó qui định: ”Hối phiếu kí phát đòi tiền người mua”. Nếu gặp trường hợp này, công ty cần yêu cầu tu chỉnh L/C ngay vì theo UCP500: Người có trách nhiệm thanh toán cho người bán trong thời hạn hiệu lực của L/C là ngân hàng mở L/C chứ không phải là người mua Hối phiếu được thanh toán phải là bản chính của công ty Trên hối phiếu không được dùng bất cứ từ ngữ nào khiến nó trở thành một mệnh lệnh có điều kiện. 3.2.4.2.4 Phiếu đóng gói( Packing List): Khi lập Packing List công ty gặp phải những bất hợp lệ như tổng số lượng hàng hoá được liệt kê trong Packing List không bằng với số lượng hàng hoá ghi trong hóa đơn, số lượng Packing List không đúng như L/C qui định. Công ty cần chú ý lập Packing List đúng số lượng bản qui định trong L/C. Packing List thường đượclập thành 3 bản: -1 bản để trong kiện hàng sao cho người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng hoá trong kiện có thể thấy được ngay chứng từ để đối chiếu hàng hoá thực tế với hàng hoá do người bán gởi - 1 bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói của kiện hàng khác thành một bộ đầy đủ các phiếu đóng gói của lô hàng - 1 bản xuất trình cho ngân hàng cùng với các chứng từ khác. 3.2.4.2.5 Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin) Khi lập C/O công ty XNK thuỷ sản miền Trung còn có những bất hợp lệ và sau đây là cách giải quyết các bất hợp lệ đó: - Loại L/C không đáp ứng được yêu cầu của L/C. Cách khắc phục việc này là công ty cần đọc kỹ xem L/C qui định loại nào để lập đúng loại qui định - Người chứng nhận C/O khác với qui định trong L/C. Vì vậy, công ty cần xem xét L/C qui định như thế nào về người chứng nhận để có đựơc C/O hoàn chỉnh Nếu L/C qui định: “Certificate of Origin, Country of Origin: Vietnam” thì công ty chỉ việc đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực vào đó. 3.2.4.2.6 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Health) Khi lập giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm thì công ty cần phải chú ý đến: - Kết quả kiểm tra hoặc lời xác nhận của cơ quan giám định trên giấy chứng nhận phải thoả mãn được yêu cầu về phẩm chất hàng hoá mà L/C qui định. Nếu kết quả kiểm tra mà cho thấy một trong những tiêu chuẩn không được đáp ứng thì sẽ bị xem là bất hợp lệ giao hàng không đúng chất lượng yêu cầu. - Ngày kiểm tra phẩm chất hàng hoá (được thể hiện trên chứng từ) phải trước hoặc trùng với ngày giao hàng, nhưng ngày lập chứng từ có thể sau ngày giao hàng - Chứng từ phải được chứng thực bởi cơ quan giám định phẩm chất hàng hoá. 3.3 ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ THAM GIA CÔNG TÁC THANH TOÁN HÀNG THUỶ SẢN XUẤT KHẨU VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty ngày càng được mở rộng đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung, cán bộ làm công tác thanh toán (Ban xuất khẩu) nói riêng phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để theo kịp với sự phát triển đó. Thực tế tại công ty, đội ngũ cán bộ am hiểu nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu còn chưa nhiều, chưa đồng đều. Với sự phát triển như hiện nay, thị trường mở rộng, thủ đoạn trong kinh doanh buôn bán càng tinh vi hơn, để có thể đứng vững và tồn tại thì công ty cần phải tạo lập một đội ngũ nhân viên giỏi về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Để thực hiện được điều này, công ty cần phải nâng cao trình độ tiếng Anh cho nhân viên, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức về kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách: - Cho nhân viên theo học các lớp đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. - Đăng ký thường xuyên các báo chí về ngoại thương như tạp chí ngoại thương, thương mại…để cán bộ công nhân viên có thể nắm bắt thông tin kịp thời về khách hàng, sự biến động của thị trường.v.v. KẾT LUẬN Hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty trong những năm qua không ngừng tăng theo chiều hướng tích cực. Tuy vậy, công ty cũng còn gặp phải một số khó khăn trong công tác thanh toán như nguồn vốn còn hạn chế, khách hàng lại ở xa, tiền tệ thường xuyên biến động,…điều này ảnh hưởng không nhỏ đến vấn đề thanh toán của công ty. Vì vậy, qua đề tài “Đánh giá công tác thanh toán hàng thuỷ sản xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản Miền Trung (SEAPRODEX)”, tôi muốn đưa ra một số kiến nghị nhằm hạn chế bớt các rủi ro, giúp cho công tác thanh toán của công ty ngày càng đạt hiệu quả cao. Do giới hạn của thời gian và kiến thức, mặt khác đề tài mang tính chất lý thuyết nên không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn để nhận thức vấn đề thanh toán quốc tế trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ngày một sâu sắc và hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN