Những vấn đề chung về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Việt Nam

(5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu nhập kho: = Trị giá lô hàng + Phí bảo hiểm+ Cước phí vận chuyển + Thuế NK = 3.889.660.975 + 3.068.641 + 368.565.509 + 212.654.483 = 4.473.949.608(VNĐ) Trị giá hạch toán của lô hàng nhập kho: = Số lượng hàng ghi trên tờ khai hải quan * Giá hạch toán = 727,999(MT) * 1000* 4500 = 3.275.995.500 Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng bán = 4.473.949.608- 3.275.995.500 = 1.197.954.108 (6). Phí giám định: Đây là một loại phí không thường xuyên xảy ta, và khi nó xảy ra sẽ được coi như một khoản rủi ro mà bên bán và bên mua cùng phải chịu. Phòng kế toán sẽ tập hợp chi phí này và thanh toán theo từng quý Quy đổi theo TGTT ngày cuối kỳ = 193,875 * 15.851 = 3.073.112,625 Quy đổi theo TGHT = 193,875 * 16000 = 3.102.000 Chênh lệch giữa TGTT và TGHT = 28.887,375 Ví dụ: Theo chuyếnhàng số 08 (1). Ngày 04/02/2005 công ty đã viết đơn yêu cầu mở L/C số 00133700400219 tại ngân hàng VietCom Bank cho chuyến hàng số 08 theo hợp đông ngoại thương số 02/PE/SK Gas 01/04 ngày 30/12/2004 giữa công tygas Petrolimex và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc . Lệ phí mở L/C là300USD. Tỷ giá thực tế 15.791USD/VND . Công ty đã thanh toán bằng TGNH (2) Ngày 19/02/2005 đựoc sự uỷ quyền của công ty Gas chi nhánh GAs Saì gòn đã hoàn tất thủ tục hải quan nhập chuyến hàng số 08 tại cảng Nhà Bè. Lệ phí hải quan là 500.000VND (3) Ngày 20/02/2004 phòng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lô hàng trên.Số lượng giám định theo Vina Control là: 1.826,744(MT) Số lượng trên B/L: 1.824,756(MT) Đơn giá CFR(USD?MT): 365(USD/MT) Tỷ giá ngày nhận nợ: 15.732 4) Cùng ngày chi cục hải quan cửa khâủ cảng Sài Gòn khu vực III gửi giấy thông báo thu thuế, chênh lệch giá đến đơn vị với số tiền thanh toán là 1.909.358.394 trong đó thuế NK:784.678.929 VND; Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 1.124.706.465VND (5). Ngày 23/02/2005, toàn bộ lô hàng trên đã được vận chuyển về kho gas Nhà Bè phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Chi phí vận chuyển bơm hút gas là 7.000.000, VAT=10% (6). Cùng ngày, công ty bảo hiểm PJICO đã gửi đơn bảo hiểm hàng hoá đến công ty với yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm là: 479,89 USD; VAT=10% (7). Ngày01/03/2005, chi cục HQCK cảng Sài Gòn III ra quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá với tổng số tiền là: - 285.950.261VND trong đó thuế NK là: - 260.990.176VND, thuế GTGT là: - 24.960.085VND Cuối tháng , phòng kinh doanh tại văn phòng công ty sẽ tập hợp tất cả chứng từ vào số liệu cho máy. Lúc này mới lập phiếu nhập kho, phòng kế toán kiểm tra số liệu và tiến hành xử lý chênh lệch, chuyển mã khách hàng (8). Ngày 12/03/2005 công ty viết đơn xin mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho công ty SK Gas. LTD gửi tới ngân hàng VietCom Bank. Ngày 17/03/2005 ngân hàng gửi giấy báo nợ tới công ty với số tiền là 666.035,94 USD. Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ là 15.839VND/USD Theo dữ liệu trên phòng kế toán nhập số liệu vào máy. máy đã tự động tinh cấc nghiệp vụ như sau: (1). Số tiền phải thanh toán với người xuất khẩu: Quy đổi theo TGTT=1824,756 *365 *15.732= 10.478.077.410 VNĐ (MT) (USD/MT) Quy đổi theo TGHT= 1842,756*365*16000= 10.656.575.040(VND) Chênh lệch giữa TGTT và TGHT =178.497.630 (VNĐ) (2). Phí bảo hiểm phải trả: Quy đổi theo TGTT= 479,890 *15732=7.549.629 (VNĐ) Quy đổi theo TGHT=497,89 (USD)* 16.000= 7.678.240(VNĐ) Chênh lệch giữa TGHT và TGTT = 128.611 (4) Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu Nguyên nhân có quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá là do khi hàng hoá về đến cảng nhưng chưa đủ các vận đơn, chứng từ ( Bảo hiểm , phí vận chuyển...); Hải quan sẽ tính thuế suất nhập khẩu ban đầu là 7,5%. Khi đã tập hợp được đầy đủ các vận đơn, chứng từ hải quan sẽ tính thuế NK ưu đãi là 5%. Do đó sẽ xó sự giảm thuế NK và VAT hàng NK. Thuế NK phải nộp =(666.761,560*15.732+7.549.629)*5% = 524.852.124( VNĐ) THuế GTGT hàng NK = (666.761,560*15.732+7.549.629+524.852.124)*10%) =1.102.189.461(VND) (5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu nhập kho: = Trị giá lô hàng + Phí bảo hiểm+ Thuế NK = 10.478.007.410+7.549.629+524.852.124= 11.010.479.163 Trị giá hạch toán của lô hàng nhập kho: = Số lưưọng hàng ghi trên tờ khai hải quan * Giá hạch toán = 1.826,744(MT) * 1000* 4500 = 8.220.348.000 Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng bán = 11.010.479.163- 8.220.348.000= 2.790.131.163 2.2.2.2. Đánh giá hàng hoá xuất: Tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex việc xuất bán hàng hoá công ty sử dụng giá hạch toán. Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, hay giao trực tiếp tại kho của công ty, phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “ hoá đơn GTGT” hay “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ “. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để xuất kho. Phòng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hoá đơn ( phiếu ) vào máy vi tính theo mẫu “ hoá đơn bán hàng” đã có sẵn trên máy. Các thông tin này sẽ đựơc tự động nhập vào các báo cáo bán hàng, các bảng kê, sổ chi tiết công nợ củ Tk 13131 theo từng tên của khách hàng đã được mã hoá. Đến cuối kỳ, căn cứ vào lượng hàng tồn kho để xác định lượng hàng xuất bán trong kỳ theo công thức: Số lượng hàng Số lượng dư Số lượng hàng Số lượng hàng xuất bán trong kỳ = đầu kỳ + nhập trong kỳ - tồn kho cuối kỳ Khi đó kế toán mới phân bổ lượng chênh lệch giữa giá vốn hàng bán và giá hạch toán ( phản ánh trên tài khoản 156512, 156522) của lượng hàng xuất bán trong kỳ vào giá vốn hàng bán theo phương thức nhập trước xuất trước. Việc tính chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán của lượng hàng xuất bán trong kỳ được tính như sau: Chênh lệch giữa giá vốn Số lượng Lượng chênh lệch giữa và giá hạch toán của lượng = hàng xuất bán * giá vốn và giá hạch toán hàng xuất bán trong kỳ trong kỳ tính cho một đơn vị cuối cùng hàng xuất bán trong kỳ Giá vốn thực tế tính cho Giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho một đơn vị hàng xuất bán = số lượng trên B/L Ví dụ: Theo chuyến hàng số 07 ngày 24/03/2004, công ty lập hoá đơn xuất bán cho chi nhánh Gas Sài Gòn 450(MT) gas hoá lỏng. Đơn giá xuất bán là 6300 đ/kg.(1MT=1000kg) Doanh thu bán hàng = Số lượng hàng bán * đơn giá bán = 450(MT) * 1000*6300 = 2.835.000.000 Giá vốn hàng bán = Số lượng hàng bán * Giá hạch toán = 450(MT) * 1000* 4500+ = 2.025.000.000 Cuối kỳ kế toán mới xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển vào giá vốn hàng bán trong kỳ 2.2.3. Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ sử dung 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng. * Đối với hàng mua trong nước: Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty(công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho.Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả qua PNK. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào PNK căn cứ vào hoá đơn GTGT, sau đó PNK và hoá đơn (GTGT) được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu PNK(phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán *Đối với hàng nhập khẩu: Khi có bộ chứng từ gốc bao gồm : + Hoá đơn thương mại(Invoice) + Vận đơn đường biển(Bill of Ladding) + Giấy chứng nhận xuất xứ(Certificate of original) + Giấy chứng nhận phẩm chất(Certificate of quality) + Bảng kê khai chi tiết hàng NK(Packing list) Cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào đó làm giấy phép NK và làm giấy phép NK và mở tờ khai hải quan. Sau khi nhận được thông báo hàng đã về đến địa điểm giao hàng (Cảng tại các chi nhánh) thì cán bộ phòng XNK là những người chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hàng và làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó. Căn cứ để làm giấy phép nkập khẩu và mở tờ khai hải quan chính là bộ chứng từ gốc ở trên. Hàng hoá sau khi đã được hoàn thành thủ tục hải quan sẽ được chuyển về nhập kho bằng phương tiện chuyên dùng của chính công ty(Hệ thống xe chở Gas). Trước khi nhập kho hàng hoá sẽ đựoc Vina Control kiểm tra, giám định về số lượng, phẩm chất. Trên cơ sở biên bản kiểm nhận, hoá đơn của người bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh tiến hành vào số liệu cho máy và in ra PNK. Ví dụ: Theo ví dụ 1: Căn cứ các chứng từ mà phòng kinh doanh đã lập, các số liệu cho vào máy. Lúc này sau khi đã có đầy đủ các chứng từ liên quan đến NK, phòng kinh doanh mới lập phiếu nhập kho cho lô hàng nhập khẩu như sau: Phiếu nhập kho mua hàng nhập khẩu Ngày 29 tháng 2 năm 2005 Số chứng từ 18 Người nhập hàng .............. Phương thức nhập 01- Nhập khẩu Nguồn 22- Nguồn công ty gas- Petrolimex Đơn vị trả hàng Phải trả người bán gas, PK và vận tải Đơn vị thanh toán Phải trả người bán gas, PK và vận tải Địa chỉ Diễn giải Nhập mua LPG chuyến 07- Nhà Bè Mã số thuế Mã hợp đồng Nhập vào kho 056199- Kho chuyển thẳng 056199 Loại hình kinh doanh Đơn vị vận chuyển Người vận chuyển Số phương tiện Tỷ giá USD: 15.821 Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền NT Thành tiền VNĐ Gas hoá lỏng không bao bì 120101 Kg 729.583 269.150,280 4.258.226.580 Tổng cộng tiền hàng 269.150,280 4.258.226.580 Chi phí 193,960 3.068.641 Tổng cộng tiền thanh toán 269.344,240 4.261.295.221 Thuế nhập khẩu 212.654.483 Thuế GTGT 410.231.546 Cộng toàn bộ 269.344,240 4.884.181.250 Bằng chữ : Bốn tỷ, tám trăm tám tư triệu,một trăm mười tám nghìn, hai trăm năm mươi đồng chẵn Người mua Người lập phiếu Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.3.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng: Công ty cổ phần Gas- Petrolimex chủ yếu nhập hàng hoá về để xuất bán ra ngoài thị trường, hoặc xuất bán nội bộ. Đối với bất cứ hình thức nào phòng kinh doanh đều phải căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, hay giao trực tiếp tại kho của công ty; phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “ hoá đơn GTGT” hay phiếu “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành phiếu xuất kho. PXK được lập thành 3 liên: Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ Liên 2: Do khách hàng mua hàng hoá giữ Liên 3: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển lên cho kế toán hàng hoá Do đặc thù của công ty đã thiết kế mẫu hoáđơn GTGT cho trường hợp xuất ngoài và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho trường hợp xuất bán nội bộ. Khi xuất hàng bán ra ngoài thị trường công ty chỉ giao cho khách hàng hoá đơn GTGT, ở kho cũng được giữ một hoá đơn GTGT (liên 3). Hoá đơn GTGT có dạng như sau: Khi xuất bán nội bộ công ty sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi số lượng hàng xuất, tình hình thanh toán, phần vận chuyển, phần kho.Phiếu có dạng như sau: 2.2.4. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu 2.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tại kho Hiện nay phương pháp ghi sổ chi tiết hàng hoá đang được áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ phương pháp này công ty các mẫu sổ chi tiết như :Thẻ kho, bảng kê nhập xuất tồn, sổ chi tiết các tài khoản Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (doanh nghiệp áp dụng kế toán máy, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên) Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng( thẻ kho được mở cho từng loại hàng). Hàng ngày , thủ kho thực hiện nhập, xuất, hàng hoá, lập các chứng từ nhập, xuất, sau đó căn cứ vào những chứng từ đó để ghi vào thẻ kho, cuối cùng tính ra lượng tồn cuối ngày( ghi vào cột tồn của thẻ kho). Ngoài ra, thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý chứng từ để giao cho kế toán. - ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất. DO công ty toán máy nên thủ kho chỉ việc gửi fax lên cho phòng kế toán theo định kỳ. Tại phòng kế toán , kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất căn cứ váo đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi một dòng. Sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả mặt hiện vật( số lượng) và mặt giá trị(số tiền) của hàng hoá cuối tháng kế toán cộng số liệu trên cơ sở sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp Tại kho sau khi thủ kho nhận được hoặc hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì thủ kho sẽ tiến hàng nhập hoặc xuất kho theo nội dung mà phòng kinh doanh đã ghi trên hoá đơn, sau đó thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất tồn theo từng loại hàng, từng chuyến hàng đã được mã hoá. Định kỳ gửi lên cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ căn cứ vào đó đối chiếu , kiểm tra với bảng kê xuất hàng hoá, báo cáo tiêu thụ do phòng kinh doanh theo dõi Biểu mẫu mở thẻ kho cho LPG được sử dụng tại công ty như sau: Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/02/2005 Tờ số 1 Tên hàng: khí hoá lỏng LPG Mã số: 120101 Đơn vị tính: kg chứng từ Diễn giải ngày N-X Số lượng Chữ ký kế toán S N Nhập Xuất Tồn Tồn 01/02 100.000 17/02 Nhập chuyến 07-NB 729538 829538 23/02 Nhập chuyến 08-NB 1.824.756 2.654.294 Cộng phát sinh 2.554.294 Tồn cuối tháng 2.654.294 2.2.4. Kế toán tổng hợp hàng hoá 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập hàng hoá. Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng của công ty hoàn tất khi hàng mua vào đã kiểm nhận, nhập kho và tiền mua hàng đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Hiện nay công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện hạch toán hàng hoá theo hình thức Nhật ký- Chứng từ ( Sơ đồ số 05 )  Các tài khoản sử dụng * TK 151: “ Hàng mua đang đi đường”: Đây là một tài khoản trung gian dùng để phản ánh trị giá thực tế của hàng nhập khẩu. Do lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên sâu về khí gas hoá lỏng và các loại bếp phụ kiện nên công ty chỉ sử dụng tài khoản mã cho mặt hàng này - TK 151 có hai tài khoản cấp 2 +TK1515: Hàng mua đang đi đường- Gas, bếp gas và phụ kiện Trong đó : TK15151: Gas TK15152: Bếp gas và phụ kiện + TK 1518: (hàng mua đang đi đường): Hàng hoá khác *TK 156 “Hàng hoá” Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho từng loại hàng như TK151. Song tại mỗi tài khoản cấp 2 ty lại mở chi tiết thành hai tài khoản : Một để phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu, một là để phản ánh chênh lệch giữa giá vốn ( giá thực tế) và giá hạch toán của hàng mua vào. Cụ thể như đối với tài khoản 1565 phản ánh hàng hoá nhập khẩu chính của công ty là Gas- Bếp và phụ kiện thì nó sẽ được chi tiết thành các tài khoản sau: - TK1565: Gas- bếp và phụ kiện Trong đó: +TK15651: Gas hoá lỏng tồn kho. TK156511: Giá hạch toán gas hoá lỏng tồn kho TK156512: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15652: Bếp và phụ kiện TK156521: Giá hạch toán bếp và phụ kiện Tk156522: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15653: Gas hoá lỏng tồn kho dạng gửi( Gửi ở kho các công ty khác) * TK331: “ Phải trả người bán, tại công ty gas kế toán sử dụng hai tài khoản chi tiết cấp 2 + TK33113- “Phải trả người bán Gas- phụ kiện” Trong đó : TK331131: Phải trả ngưòi bán Gas Tk331132: Phải trả ngưòi bán bếp- phụ kiện + TK33118- “Phải trả người bán hàng hoá khác” Tài khoản phải trả người bán này sẽ được chi tiết cho từng đối tượng bằng cách mã hoá. Sau đây là một số mã khách công nợ chủ yếu: MK:31000022: Mã khách người bán- phụ kiện- vận tải. MK:31000008: Mã khách người bán Gas- phụ kiện MK: 11038000: Mã khách công ty bảo hiểm PJICO. MK:11019000: Mã khách công ty vận chuyển thuỷ I Ngoài ra công ty còn một số tài khoản như:TK111, TK112, TK133, TK333... * Hệ thống sổ kế toán bao gồm ; Sổ chi tiết tài khoản 156511, TK156512, TK331131...các bảng kê số 8. nhật ký chừng từ số 6; Sổ cái các TK15151, TK156511, TK156512 Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ nhập mua hàng hoá ta có thể khái quát theo sơ đồ sau: 1121 (6) 1122 (7) 331 (TGHT) (1) 151(TGTT) (8a) 156511(TGHT) (10) 632 413 1331 413 (8) (8b) 156512 (10) 138 (2) (5) 33331 (3a) 336 (4a) 33312 (3b) (4b) 641 (9b) (9a) Diễn giải các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (1): Chấp nhận nợ tiền hàng (2): Phí bảo hiểm của lô hàng nhập khẩu (3a,3b): Thuế NK, thuế GTGT của hàng NK (4a,4b): Thuế NK, thuế GTGT hàng NK các chi nhánh nộp hộ phải bù trừ (5): Thanh toán tiền bảo hiểm (6): Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng (7): Thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ đã mua (8): Nhập kho lô hàng đã mua (8a): Nhập kho theo giá hạch toán hàng tồn kho (8b): chênh lệch giữa giá hạch toán và giá vốn (9a): Các chi phí phát sinh trong nước có liên quan đến lô hàng nhập khẩu do công ty trực tiếp tiến hành thanh toán(phí mở L/C. phí giám định...) (9b): Các chi phí phát sinh trong nước có liên quan đến lô hàng nhập khẩu (10): Kết chuyển gía vốn sau khi xuất kho bán được hàng Ví dụ: Theo ví dụ của lô hàng nhập khẩu số 07 ngày16/02/2005- cảng Nhà Bè giữa công ty và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc Sau khi tính toán trị giá của lô hàng nhập và các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng đó( tính toán trang 41,42 ), máy tính sẽ tự định khoản theo số lượng nhập ghi trên B/L (1)Phản ánh số tiền thanh toán với người xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151: 3.889.660.975 Nợ TK 413: 44.007.921 Có TK331131( MK:31000022): 3.933.668.896 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 3.068.641 Nợ TK413: 34.719 Có TK138(MK:31000022): 3.103.360 (3). Phản ánh cước phí vận tải phải trả. Nợ TK15151: 368.565.509 Nợ TK413: 4.169.979 Có TK331131(MK: 31000022): 372.375.488 (4). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK Nợ TK15151: 212.654.483 Có TK33331: 212.654.483 Nợ TK1331: 410.231.546 Có TK33312; 410.231.546 (5).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho Nợ TK156511: 3.275.955.500 Nợ TK156512: 1.197.954.108 Có TK15151: 4.473.949.608 Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán như sau: (1). Chuyển mã khách từ 31000022- Người bán, phụ kiện, vận tải sang mã khách 31000008- Người bán Gas, phụ kiện để xác định công nợ thực trả( Lúc này chi phí vận chuyển được bóc tách ra để sau đó hạch toán vào công nợ đối với công ty vận tải đường thuỷ I). Nợ TK331131(MK: 31000022): 3.933.668.896 Có TK331131(MK:31000008): 3.933.668.896 (2). Phản ánh cước phí vận chuyển thực trả cho công ty vận chuyển đường thuỷI Cước phí vận chuyển cho công ty là= 23.296,968 * 15.810=368.309.254 Nợ TK331131(MK:31000022) : 372.751.488 Có TK 413 : 4.442.234 Có TK 331131(MK:31000008) : 368.309.254 (3) Chuyển mã khách cho công ty bảo hiểm PJICO Nợ TK1388(MK:31000022) : 3.103.360 Có TK133 : 310.336 Có TK1388(MK11038000) : 3.413.696 * Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu như sau: (1). Trả phí mở L/C. Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.831=4749.300(VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15831= 474.930 (VNĐ) Máy tính tự định khoản: Nợ TK641: 4.749.300 Nợ TK133; 474.930 CóTK112211: 5.224.230 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saìi Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000 Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas Nợ TK641: 5.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 5.500.000 (4). Phản ánh phí giám định: Nợ TK641: 3.073.112,625 Nợ TK413: 28.887,375 Có TK 33118(CT): 3.102.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty (1).Ngày 05/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. Lượng ngoại tệ mua được tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 245.854,31* 15.853= 3.897.528.376 a) Nợ TK 112211: 3.897.528.376 Có TK 11211: 3.897.528.376 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 3.933.668.896 Có TK 413: 36.160.520 Có TK112211: 3.897.528.376 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 210.774.473 Có TK336(CNSG): 210.774.473 b) Nợ TK33312: 442.626.393 Có TK336(CNSg): 442.626.393 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm và cước vận chuyển a) Nợ TK331131(MK:11019000): 366.701.832 Có TK11211: 366.701.832 b) Nợ TK1388(MK:11038000): 3.413.696 Có TK11211: 3.413.696 *Đối với chuyến hàng số 08 ở ví dụ 2 được máy tính tự động định khoản như sau: (1)Phản ánh số tiền thanh toán với người xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151.: 10.478.007.410 Nợ TK 413: 178.497.630 Có TK331131( MK:31000022): 10.656.575.040 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 7.549.629 Nợ TK413: 128.611 Có TK138(MK:31000022): 7.678.240 (3). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK a) Nợ TK15151: 524.852.124 Có TK33331: 524.852.124 b) Nợ TK1331: 1.102.189.461 Có TK33312; 1.102.189.461 (4).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho Nợ TK156511: 8.220.348.000 Nợ TK156512: 2.790.131.163 Có TK15151: 11.010.479.163 Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán như quy trình với giá FOB. Nhưng ở đây trong giá CFR đã có luôn phí vận tải nên phòng kế toán chỉ phải xử lý VAT của phí bảo hiểm Nợ TK 1388(MK:31000008): 7.678.240 Nợ TK133 767.824 Có TK1388(MK:1103800):8.446.064 * Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu như sau: (1). Trả phí mở L/C. Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.791=4.737.300 (VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15971= 473.730 (VNĐ) Máy tính tự định khoản: Nợ TK641: 4.737.300 Nợ TK133; 473.730 CóTK112211: 5.211.030 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saì Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000 Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas Nợ TK641: 7.000.000 Nợ TK133: 700.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 7.700.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty (1).Ngày 17/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. Lượng ngoại tệ mua được tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 666.035,940*15839=10.549.343.254 a) Nợ TK 112211: 10.549.343.254 Có TK 11211: 10.549.343.254 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 10.656.575.040 Có TK 413: 107.231.786 Có TK112211: 10.549.343.254 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 524.852.124 Có TK336(CNSG): 524.852.124 b) Nợ TK33312: 1.102.189.461 Có TK336(CNSg): 1.102.189.461 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm a) Nợ TK331131(MK:11019000): 8.446.064 Có TK11211: 8.446.064 Với số liệu trong ví dụ trên kế toán công ty tiến hành mở các loại sổ cụ thể sau để ghi chép: - Bảng kê chứng từ - Sổ chi tiết tài khoản - Các bảng kê - Các Nhật ký chứng từ - Sổcái các TK Vì nghiệp vụ nhập khẩu liên quan đến rất nhiều tài khoản mà số lượng trang có hạn nên em chỉ xin được trình bày sổ sách của một số tài chủ yếu 4.2.Kế toán tổng hợp xúât hàng hoá. * Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 156, 157, 131, 642, 111, 112,... Hiện nay,ở công ty Gas Petrolimex có các phương thức tiêu thụ hàng chủ yếu sau: - Xuất bán nội bộ - Xuât bán ra bên ngoài: + Xuất bán theo phương thức bán buôn trực tiếp( Mã 50) + Xuất bán theo phương thức bán lẻ( Mã 54) + Xuất bán theo phương thức qua tổng đại lý,đại lý(Mã 5B) 4.2.1 Xuất bán ra bên ngoài: VD: này 24/03/2005 Công ty lập hoá đơn xuất bán Gas cho khách hàng là công ty Thương Mại Minh Hoà với số lượng 500MT(1MT=1000 kg),đơn giá bán 6400đ/kg( lượng hàng xuất cho công ty TM Minh Hoà được xuất từ chuyến hàng nhập số 08.Đây là chuyến hàng cuối cùng tính đến thời điểm xuất bán cho công ty TM Minh Hoà) Giá hạch toán mà công ty đang áp dụng là: 4500đ/kg Trị giá thực tế nhập khẩu Trị Giá thực tế của hàng nhập khẩu, nhập kho = 11.010.474.163 = 6034 (đ/kg) Số lượng trên B/L 824.756 DTBH = số lượng bán * đơn giá bán =500.000 * 6400 =3.200.000.000 - Trị giá vốn hàng bán = 500.000 * 4500 = 2.250.000.000 - Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = số lượng hàng xuất bán trong kỳ * lượng chênh lệch của lượng hàng xuất bán trong kỳ = 500.000(6034- 4500) = 767.000.000 Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng hay giao trực tiếp tại kho của công ty, phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “hoá đơn GTGT” hay” Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành xuất kho. phòng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hoá đơn(phiếu) vào máy vi tính theo mẫu” hoá đơn bán hàng” đã có sẵn trên máy.Các thông tin này sẽ được tự động nhập vào các báo cáo bán hàng,các bảng kê,sổ chi tiết công nợ của TK13131 theo từng tên của khách hàng đã được mã hoá. Máy tính sẽ tự định khoản như sau: a) Nợ TK 13113(MK41000019) 3.520.000.000 Có TK 511151 3.200.000.000 Có TK 33311 320.000.000 b) Nợ TK 6321151 2.250.000.000 Có TK 156511 2.250.000.000 Cuối kỳ kế toán xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ Nợ TK 6321151 767.000.000 Có TK156512 767.000.000 *Bán hàng nội bộ - Chứng từ: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ Khi các chi nhánh,xí nghiệp thành viên của công ty có nhu cầu về Gas và các trang thiêt bị,công ty tiến hành điều đông gas giữa các chi nhánh,xí nghiệp,phòng bán hàng dịch vụ sẽ viêt hoá đơn giao liên 02 cho người nhận hàng.Thủ kho sẽ giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng và gửi lên cho phòng bán hàng để xác định lượng thực xuất và nhập số liệu tư hoá đơn vào máy tính.Khi đó thông tin sẽ vào “ Báo cáo chi tiết phát sinh công nợ bán hàng” TK336. Như vậy các khoản công nợ nội bộ sẽ được theo dõi và thanh toán qua TK 336, còn doanh thu bán hàng là doanh thu bán hàng nội bộ và được phản ánh theo dõi qua TK512. VD: Ngày 24/03/2005 công ty lập hoá đơn xuất bán cho chi nhánh Gas SG 450(MT) gas hoá lỏng,đơn giá xuất bán là 6300đ/kg. DTBH = số lượng hàng bán * đơn giá bán = 450(MT) * 1000 * 6300 = 2.835.000.000 Giá vốn hàng bán = số lượng bán * giá hạch toán = 450(MT) *1000 * 4500 = 2.025.000.000 Trị giá thực tế của lô hàng nhập kho(chuyến 07) : 4.473.949.608 / 729.538 = 6133 (đ/kg) - Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = 734.850.000 Máy tính tự định khoản a) Nợ TK336(CN Sài Gòn) 3.118.500.000 Có TK 5122151 2.835.000.000 b) Nợ TK 6321151: 2.025.000.000 Có TK 156511 2.025.000.000 c) Nợ TK 6321151 734.850.000 Có TK 156512 734.850.000 Cả 2 quá trình xuất bán bên ngoài và xuât bán nội bộ đều được theo dõi trên các bảng kê chứng từ xuất,báo cáo tiêu thụ hàng hoá,sổ chi tiết phát sinh công nợ sau: Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex 3.1. Những nhận xét chung về công tác kế toán hàng hoá ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex. Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Gas- Petrolimex, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán hàng hoá nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý.Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hàng hoá ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty như sau: 3.1.1. Những ưu điểm. Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một công ty thương mại lớn có qui mô lớn với mạng lưới, chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy việc áp dụng kế toán kế toán tập trung phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán . Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hoá. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu tư, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( về công tác hạch toán kế toán hàng hoá nói riêngvà các phần hành kế toán nói chung). Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của công tác kế toán. Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất nhanh nhạy trong trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy. Với chương trình phần mềm Fast-Accouting công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng như cung cấp thông tin bên ngoài. Do vậy khối lương công việc kế toán thủ công đã được giảm bớt rất nhiều đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Thứ tư: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toan các nghiệp vụ hàng hoá, công ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3...và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán được rõ ràng cũng như việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán. Thứ năm: Mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá phát sinh nhiều, số liệu chứng từ lớn, song công tác về nghiệp vụ nhập xuất vẫn được tiến hành khá chi tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập, nhất là trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu cũng như các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều thương vụ nhập khẩu. Thứ sáu: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas , khí đốt- là một mặt hàng đòi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua hang cung như các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng phải trải qua rất nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp nhưng công ty kiểm soát chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ. Do đó hạn chế tối đa đựoc sự thất thoát hàng hoá và kiểm soát được việc chi tiền. Ngoài ra công ty còn sử dụng tối đa nguyên tắc phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc nhập khẩu hàng và thanh toán tiền hàng. Chính điều này góp phần giúp doanh nghiệp có thể xác định chính xác được trị giá thực tế của hàng nhập kho. 3.1.2. Những điểm cần hoàn thiện. Bên cạnh những thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung tại công ty vẫn còn một số những hạn chế nhất định sau: Thứ nhất: Về công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị trực thuộc và các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến quá trình nhập khẩu không đựoc đảm bảo. Việc cung cấp cho lãnh đạo công ty những thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp kịp thời cho quá trình nhập khẩu hang khi có sự cố xảy ra. Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của của tưng bộ phận trong quá trinh nhập xuất hàng nhưng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phòng kế toán còn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phòng kế toán. Việc vận chuyển gas trên biển nhiều khi không nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu gây lên tình trạng thiếu hàng hoá để bán. Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định, chi phí bảo quản...gây tổn thất về mặt kinh tế đối với công ty. Thứ hai: Công ty sử dụng giá hạch toán đối với hàng nhập về kho cung như đơi với hang xuât sau đó mới phân bổ cho trị giá hàng xuất. Với việc hạch toán như trên công ty phải định giá hạch toán thống nhất toàn công ty và phải mở thêm một tài khoản chi tiết đó là 156512( chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hoá lỏng), 156522( chênh lệch giá hạch toán và gía vốn của bếp và phụ kiện), do đó việc ghi chép sẽ phức tạp hơn, phải mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch. Điều này làm ảnh hưởng đến việc tính toán, theo dõi trị giá hàng hoá nhập cũng như hàng xuất. Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ. Theo chuẩn mực số 10-ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thì nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá thực tế. Nhưng công ty Gas- Petrolimex trong quá trình kinh doanh phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi chép, kế toán kế toán công ty đã sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền. Việc sử dung tỷ giá hạch toán nhìn chung có tác dụng rất lớn nhằm giảm tính phức tạp và cồng kềnh trong việc hạch toán kế toán, nhưng mặt khác lại trên thực tế tại công ty lại bộc lộ một số khuyết điểm sau: Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm công ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán : Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT Có TK1388( Mk :11038000): Tổng số tiền phải trả cho công ty bảo hiểm PJICO Điều này sai với chế độ kế toán quy định hiện hành phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp NSNN. Khi trị giá thực tế của lô hàng NK, kế toán chỉ sử dụng một TGTT duy nhất đó TGTT1 ghi trên hoá đơn của người bán( Invoive) mặc dù thời điểm nhận đựoc hoá đơn bán hàng, hoá đơn thu phí bảo hiểm, hoá đơn thu phí vận tải là khác nhau( do đó tỷ giá quy đổi là khác nhau). Lấy ví dụ về tính cước phí vận tải ta thấy: Phản ánh cước phí vận tải vào trị giá vốn hàng nhập Nợ TK 15151: Phí vận tải* TGTT1 Nợ(Có) TK 413: chênh lệch TGHTvà TGTT1 Có TK 331131 (MK: 31000022) Phí vận tải *TGTT Phản ánh cước phí vận tải thực trả cho công ty vận chuyển thuỷ 1 Nợ TK 331131( MK:31000022) Phí vận tải * TGHT Nợ (Có) TK413: chênh lệch TGHT và TGTT2 Có TK 331131( MK: 31000022): Phí vận tải*TGTT2 Như vậy việc hạch toán như trên đã tạo ra một tài khoản chênh lệch tỷ giá ảo, không đúng với bản chất của TK413. Vì vậy theo ý kiến của em công ty nên sử dụng TGTT để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ vừa khắc phục đựoc hạn chế nêu trên, lại vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thứ ba: Phản ánh sai trị giá vốn của hàng nhập khẩu do việc hạch toán chung chi phí thu mua hàng nhập khẩu với chi phí bán hàng cà chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện nay trong quá trình hạch toán kếtoán, các chi phí giao dịch ngân hàng để phục vụ cho việc nhập hàng hoá và thanh toán tiền hàng(phí mở L/C, phí sửa L/C..); Các chi phí khác trực tiếp phát sinh liên quan đến trị giá của hàng nhập ( phí vận chuyển, lệ phí hải quan, phí lưu kho bãi...) thông thường được hạch toán vào tài khoản 1562-“chi phí thu mua hàng hoá” và các chi phí quản lý doanh nghiệp treo trên TK 642 đều được kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Chính điều này đã làm giá vốn hàng bán của công ty không được phản ánh đầy đủ chính xác. Giá vốn hàng bán sẽ bị đánh giá thấp xuống, CPBH lại tăng lên, dẫn đến kết quả kinh doanh của từng bộ phân sẽ bị đánh giá sai ; Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả chi phí phát sinh và xây dưng phương án kinh doanh. Tuy nhiên, việc hạch toán như trên của công ty lại xuất phát tù đặc thù kinh doanh của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nói chung và công ty cổ phần gas nói riêng. Theo chế độ hiên hành quy định các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho bãi...sẽ được hạch toán riêng; đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất theo công thức: Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kỳ Tuy nhiên ở công ty Gas Petrolimex, trong quá trình mua hàng do chi phí thu mua phát sinh quá nhỏ so với trị giá các lô hàng nhập cũng như hàng xuất bán trong kỳ nên viẹc phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất kho là thực sự không cần thiết. Việc hạch toán riêng chi phí mua hàng vào TK 1562- Chi phí thu mua và chi phí bán hàng vào TK 641- Chi phí bán hàng sẽ phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của lô hàng xuất bán song hiệu quả lại không cao. Do đó, theo em việc xin phép Bộ Tài Chính cho hạch toán chung như trên là một sự linh hoạt của công ty nhằm giảm nhẹ tính phức tạp và khối lượng công việc kế toán. Một vấn đề nảy sinh bao giờ cũng có tính hai mặt nhưng xét về tính hiệu quả thì công ty vẫn có thể hạch toán chung như trên. Tuy nhiên, kế toán chi phí bán hàng trong công ty cần phân nhóm các khoản mục chi phí để việc quản lý các khoản mục chi phí trong quá trình kinh doanh sẽ hiệu quả hơn. Thứ tư: Việc sử dụng hệ thống tài khoản. Hiện tại công ty, để thực hiện việc thanh toán nội bộ, thanh toán bù trừ giữa văn phòng công ty với các chi nhánh, các tổng đại lý- đại lý thành viên; công ty chỉ sử dụng duy nhấy một TK336-Phải trả nội bộ mà không sử dụng TK136-Phỉa thu nội bộ. Điều này dẫn đến việc theo dõi công nợ phải thu, phải trả nội bộ chi tiết cho từng chi nhánh và các đơn vị trực thuộc là khó khăn và vất vả hơn, rất dễ gây nhầm lẫn Thứ năm: Về việc mở số sách Việc thiêt kế mẫu bảng biểu ở công ty còn có sự trùng lắp, mẫu nhật ký chứng từ và mẫu của các bảng kê là giông nhau. Việc thiết kế tiêu đề tiêu đề của các bảng kê chứng từ khó hiểu, dễ gây nhầm lẫn. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và phân tích tình thanh toán với người bán ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex. Trong chuyến viếng thăm Việt Nam ngày 17/11/2000 của tổng thống Hoa Kỳ W.J.Clinton, tổng bí thư Lê Khả Phiêu đã phát biểu: “...Chúng tôi chưa đạt được tầm phát triển tương xứng với khả năng đất nước của chung tôi và chỉ có cách là mở rộng cửa hơn nữa nền kinh tế ...”. Bằng nhiều cách khác nhau, Việt Nam đang từng bước hội nhập, hoà vào dòng chảy của thế giới .Nhưng để thành công nếu chỉ miệt mài cố gắng thôi chưa đủ mà quan trọng là phải có những biện pháp và hành đông cụ thể; đặc biệt là trong khâu quản lý tài chính nhà nước mà tiêu biểu là chế độ kế toán được thực hiên luôn đòi hỏi phải có sự đổi mới , hoàn thiện, tránh tụt hậu. Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại nói riêng cần phải có sự đổi mới để phù hợp với điều kiện hiện nay. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một doanh nghiệp thương mại trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu. Trong những năm gần đây công ty đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khâu cần sửa đổi, hoàn thiện hơn. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiên công tác kế toán hàng hoá ở công ty như sau: 3.2.1. Hạch toán lại các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ và xử lý CLTG. Để khắc phục những hạn chế trong việc sử dụng TGHT như đã nói ở trên và để phù hợp với chuẩn mực số 10- chênh lệch tỷ giá hối đoái- công ty nên sử dụng TGHT để hạch toán kế toán các khoản phát sinh bằng ngoại tệ . *Nguyên tắc cơ bản trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính như sau: - Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đựơc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán ( tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trước xuất trước...). - Đối với bên Có của TK nợ phải trả, hoặc bên nợ của các TK nợ phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch. Cuối năm tài chính các số dư Nợ phải trả hoặc dư Nợ phải thu có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do nhân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. - Đối với bên Nợ của TK nợ phải trả, hoặc bên có của TK nợ phải thu khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán - Cuối năm tài chính doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do nhà nước công bố tại thời điểm lạpp bảng CĐKT cuối năm tài chính. -Trương hợp mua, bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mau, bán. Toàn bôn chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đaói đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên báo cáo kết quả hoạt động của năm tài chính Vậy cụ thể với nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá tại công ty nên hạch toán như sau: TK1121 TK1122 TK331 TK156511 TK632 TGTT1 GTT2 TGTT1 TGTT2 (4) (5) (3a) (8a) TK515 TK635 TK156512 TK336 TK33331 (6a) (2a) (3b) (8b) TK33312 TK1331 (6b) (2b) (7a) TK641 (7b) (1). Nhập mua hàng tại cảng (Bao gồm cả giá trị lô hàng, cước phí bảo hiểm và cước phí vận tải (nếu có) (2). Phản ánh thuế NK(2a), thuế GTGT hàng HK (2b). (3). Hàng nhập khẩu nhập kho (3a): Trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu nhập kho (3b): Chênh lệch giá vôn và giá hạch toán của hàng NK nhập kho. (4). Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu. (5). Thanh toán với người xuất khẩu . (6).Bù trừ công nợ với các chi nhánh về số tiền HK, thuế GTGT hàng NK. thuế GTGT hàng NK mà các chi nhánh đã chi hộ. (7). Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá. (7a). Những chi phí do các chi nhánh chi hộ( Lệ phí hải quan, chi phí bốc xếp, lưu kho bãi..) (7b). Những chi phí do công ty trực tiếp thanh toán( phí mở L/C. chi phí giám định...) (8). Tính giá vốn xuất bán hàng nhập khẩu. (8a). Kết chuyển giá vốn hàng NK thoe giá hạch toán theo mỗi lần xuất bán. (8b). Cuối kỳ phân bổ chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của số lượng hàng đã xuất bán trong kỳ vào trị giá vốn hàng bán 3.2.2. Bổ sung thêm TK 136 trong việc ghi chép, thanh toán bù trừ. Hiện nay văn phòng công ty chỉ sử dụng một tài khoản 336- Phải trả nội bộ để hạch toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ. Điều này gây bất cập trong việc thanh toán công nợ và bù trừ các khoản phải thu, phải trả giữa văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Do đó theo em công ty nên nên sử dụng đồng thời 2 tài khoản 336 và 136 để tiện theo dõi đối chiếu các khoản phải thu, phải trả giữa các đơn vị thoe nội dung thanh toán nội bộ để lập biên bản thanh toán , bù trừ trên các tài khoản phải thu, phải trả. Cuối kỳ nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời Cụ thể việc hạch toán vào tài khoản 336 và 136 tại văn phòng công ty nên thực hiện như sau: a.Kế toán các khoản phải thu nội bộ. * Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào TK 136 bao gồm: + Vốn, quỹ đã cấp chưa thu hồi hoặc chưa quyết toán. + Các khoản cấp dưới phải nộp theo quy định. + Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ. + Các khoản đã chi trả hộ cấp dưới. * Kế toán các khoản phải thu nội bộ cần phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ kinh tế, theo từng khoản phải thu và có những biện pháp thu hồi. giải quyết dứt điểm trong từng niên độ kế toán * TK136 có hai tài khoản cấp 2 - TK1361- Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc. Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên để phản ánh số kinh doanh hiện có ở các đơn vị trực thuộc. Đối với công ty tài khoản này cần phải mở chi tiết cho từng chi nhánh và đơn vị trực thuộc. - TK 1368- Phải th khác. Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản phải thu giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp * Trình tự hạch toán các khoản phải thu nội bộ ở các đơn vị cấp trên - Khi cấp vốn kinh doanh cho các đơn vị cấp dưới kế toán ghi: Nợ TK 136(1361): phải thu nội bộ Có TK111. 112...:Tiền mặt. TGNH Có TK156: hàng hoá Trường hợp cấp vốn bằng TSCĐ đã sử dụng ghi: Nợ TK 136- Phải thu nội bộ(1361) Có TK 451- Quỹ quản lý của cấp trên Có TK421- Lãi chưa phân phối Có TK414- Quỹ phát triển doanh nghiệp Có TK415- Quỹ dự trữ Có TK431- Quỹ khen thưởng phúc lợi Phải thu cấp dưới về bán tiền hàng Nợ TK136(1368- chi tiết đơn vị): Tổng giá thanh toán Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK3331(33311): Thuế GTGT phải nộp Nhận được tiền của đơn vị cấp dưới chuyển trả hoặc thanh toán bù trừ các khoản phải trả ghi: Nợ TK 111, 112 Nợ TK336 Có TK 136(1368) b) Kế toán các khoản phải trả nội bộ * Nội dung các khoản phải trả bao gồm: - Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên, các khoản cấp trên phải nộp cho cấp cho cấp dưới. - Các khoản mà các đơn vị trong doanh nghiệp đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc các đơn vị thành viên khác và các khoản thanh toán vãng lai khác Kế toán các khoản phải trả nội bộ được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán trong đó được ghi chếp theo từng khoản phải nộp, phải cấp, phải trả * Trình tự hạch toán các khoản phải trả nội bộ sau: - Khi phản ánh các khoản phải trả cho cấp dưới về các khoản đã thu hộ cấp dưới hoặc các khoản cấp dưới đã chi hộ, kế toán ghi: Nợ TK111.112: Tiền mặt, TGNH Nợ TK156: Hàng hoá Có TK336: Phải trả nội bộ. Khi cấp trên trả tiền hoặc bù trừ các khoản phải thu ở đơn vị cấp dưới kế toán ghi: Nợ TK336- Phải trả nội bộ Có TK111, 112: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Có TK 136(1368)- Phải thu nội bộ 3.2.3. Công ty nên hạch toán hàng xuất bán theo trị giá thực tế của hàng mua Việc hach toán tri giá của hàng xuất bán theo giá hạch toán sễ gây ra một khó khăn đó là phải mở sổ và theo dõi thêm khoản chênh lệch giữa trị giá thực tế của hàng xuất với giá hạch toán của lô hàng đó. Đến cuối kỳ chênh kệch mới đựoc phản ánh trên tài khoản 156512, 156522 và theo dõi trên sổ cái của 2 tài khoản này.Như vậy việc hạch toán và theo dõi sẽ phức tạp hơn, nên chăng công ty nên tính và hạch toán trị giá vôn của hàng xuất kho theo giá thực tế mua vào thì việc hạch toán sẽ đơn giản hơn 3.2.4. Thiết kế lại mẫu bảng kê chứng từ Nhìn lại mẫu thiết kế của bảng kê chứng từ ta thấy việc thiết kế tiêu đề như thế rất dễ gây sự hiểu lầm hoặc khó hiểu. Lấy bảng kê chứng từ ghi nợ TK 15151 làm ví dụ, ta thấy: Bảng kê chứng từ Từ ngày đến ngày Mã Ngày Số Diễn giải TK nợ phát sinh phát sinh TK có Mã phí Ngày .....tháng......Năm..... Kế toán trưởng Người lập biểu Rõ ràng nếu đã quy định cụ thể một bên là TK ghi nợ, một bên là tài khoản ghi có thì số phát sinh ghi Nợ là không cần thiết. Mặt khác nó cũng gây ra khó khăn trong việc định khoản các nghiệp vụ. Do đó theo em công ty chỉ nên ghi như sau: Bảng kê chứng từ Từ ngày đến ngày Mã Ngày Số Diễn giải TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có TK ĐƯ Mã phí Ngày .....tháng......Năm..... Kế toán trưởng Người lập biểu 3.2.5. Hạch toán lại phí bảo hiểm. Để phản ánh đúng bản chất phí bảo hiểm là một khoản công nợ phải trả và công ty bảo hiểm PJICO cũng là một nhà cung cấp dịch vụ thì theo em, Công ty nên phản ánh chi phí bảo hiểm này vào tài khoản 331131 (MK: 11038000). Thực tế tại công ty hiện nay trên máy vẫn chạy sổ chi tiết công nợ phải trả của TK1388 (MK: 11038000). Tài khoản 1388 sẽ được dùng để phản ánh các khoản phải thu khác. Bút toán phản ánh phí bảo hiểm và chuyển mã khách công nợ và thanh toán sẽ được định khoản như sau: Nợ TK 15151: Phí bảo hiểm* TGTT ngày nhận nợ Có TK331131(MK: 31000022): Phí bảo hiểm * TGTT ngày nhận nợ Nợ TK331131(MK: 31000022): Phí bảo hiểm * TGTT ngày nhận nợ Nợ TK1331: Thuế GTGT của phí bảo hiểm. Có TK 331131( MK: 11038000): Tổng giá trị thanh toán với cty BH Nợ TK331131(MK: 11038000): Tổng giá trị thanh toán với công ty BH Nợ TK 635: CLTG nếu TGTT ngày thanh toán > TGTT ngày nhận nợ Có TK 11211: Tổng giá trị thanh toán với công ty bảo hiểm theo TGTT ngày thanh toán Hoặc: Nợ TK331131( MK: 11038000): Tổng giá tri thanh toán với Cty BH Có TK 515: CLTG nếu TGTT ngáy thanh toán < TGTT ngày nhận nợ Có TK 11211: Tổng giá tri thanh toán với công ty bảo hiểm theo tỷ TGTT ngày thanh toán. 3.2.6. Bổ sung thêm một số mẫu sổ chi tiết có liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Do đặc điểm hoạt động kinh doanh là quan hệ mua bán với nước ngoài nên việc thanh toán tiền hàng thường bằng các ngoại tệ. Mặc dù công ty đã mở sổ chi tiết cho TK 331, 112,311... theo dõi riêng cho từng đối tượng nhưng những sổ này lại không hề phản ánh được quan hệ thanh toán với người bán bằng ngoại tệ; số lượng ngoại tệ công ty thu vào hay chi ra là bao nhiêu đối với TGNH bằng ngoại tệ. Chính vị vậy mà theo em kế toán nên mở thêm các sổ chi tiết như sau; Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán bằng ngoại tệ: Sổ chi tiết theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ được mở theo từng tài khoản, đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ Sổ chi tiết TGNH. tiền mặt, tiền đang chuyển bằng ngoại tệ( chi tiết theo từng loại ngoại tệ ): Căn cứ để ghi sổ là hạch toán chi tiết mà ngân hàng gửi đến Theo dõi chi tiết từng loại nguyên tệ trên tài khoản 007- “ Ngoại tệ các loại”. Các mẫu sổ trên được mở như sau: NTghi sổ Chứng từ DG TK đối ứng Tỷ giá thời hạn chiết khấu PSN PSC TGTT1 TGTT2 Nợ Có Nợ có NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ Sổ chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ Từ tháng.. đến tháng... năm... Tài khoản: Nợ Có Dư cuối kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ Chứng từ Diễn giải PSNợ PSCó Mã phí Số CT Ngày CT mục lục