Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại

người bán nhận lại hàng,kế toán ghi Có TK002 Hàng hoá nhận giữ lại  Trường hợp đã hạch toán nhập kho hàng hoá,kế toán ghi: Nợ TK111,112 Số tiền người bán trả lại Nợ TK331 Phải trả người bán Có TK156(156.1) Giá mua chưa có thuế GTGT của hàng trả lại Có TK133 Thuế GTGT được khấu trừ 2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng 2.1.Phương thức bán hàng - thủ tục chứng từ  Bán lẻ hàng hoá - chứng từ hạch toán Phương thức bán lẻ hàng hoá được áp dụng ở các quầy hàng nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của dân cư và được tiến hành cho các hình thức sau:Bán lẻ thu tiền trực tiếp,bán lẻ thu tiền tập trung,bán hàng tại các siêu thị,bán hàng trả góp,bán hàng đại lý…  Chứng từ hạch toán:Thông thường số lượng một lần bán ít và rời rạc nên doanh nghiệp không lập chứng từ cho từng lần bán và không ghi sổ kế toán sau mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh đối với việc bán lẻ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng,hàng ngày người bán hàng phải lập bảng kê bán lẻ gửi cho bộ phận kế toán để làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT. 2.2.Hạch toán nghiệp vụ bán hàng. 2.2.1.Tài khoản sử dụng: TK511,TK512,TK157,TK632,TK331  Nội dung kết cấu TK511 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản này dung để phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ kể toán. TK511 Thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế xuất khẩu Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá,dịch vụ Giảm giá hàng hoá Doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần Không có số dư Tài khoản này các TK cấp 2: TK511.1 Doanh thu bán hàng hoá TK511.2 Doanh thu bán sản phẩm TK511.3 Doanh thu cung cấp dịch vụ TK511.4 Doanh thu trợ cấp trị giá  Nội dung kết cấu TK512 “Doanh thu bán hàng nội bộ” Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm,hàng hoá,dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ TK512 Thuế tiêu thụ đặc biệt. Tổng doanh thu bán hàng của nội bộ Giảm giá hàng bán nội bộ bị trả lại. đơn vị thực hiện trong kỳ. Doanh thu hàng bán nội bộ bị trả lại. Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội bộ thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này không có số dư Các TK cấp 2: TK511.1 Doanh thu bán hàng TK511.2 Doanh thu bán sản phẩm TK511.3 Doanh thu cung cấp dịch vụ  Nội dung kết cấu TK157 “Hàng gửi đi bán” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá,sản phẩm doanh nghiệp đã gửi đi bán cho khách hàng,hàng hoá bán đại lý,ký gửi nhưng chưa được xác định tiêu thụ. TK157 Giá trị hàng hoá,thành phẩm gửi đi cho Giá trị hàng hoá,thành phẩm gửi đi khách hàng hoặc nhờ bán đại lý ký gửi đã xác định tiêu thụ Số dư: Giá trị hàng hoá,thành phẩm gửi cho khách hàng chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ  Nội dung kết cấu TK632 “Giá vốn hàng hoá” Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hoá,thành phẩm,lao vụ,dịch vụ đã xuất bán trong kỳ. TK632 Trị giá vốn của hàng hoá,thành phẩm,lao vụ Giá vốn của hàng hoá bị trả lại. đã tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển giá vốn của hàng hoá thành phẩm lao vụ đã hoàn thành. Tài khoản này không có số dư  Nội dung kết cấu TK333 “Thuế GTGT phải nộp” Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra,số thuế GTGT phải nộp,số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách nhà nước. TK333 Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế hoá dịch vụ dùng để trao đổi,biếu tặng sử GTGT phảI nộp. dụng nội bộ. Số thuế GTGT đã nộp Ngân sách nhà nước Số thuế GTGT phải nộp của thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu. Số dư:Số thuế GTGT đã nộp thừa vào Số dư: Thuế GTGT còn phải nộp cuối kì Ngân sách nhà nước. Tài khoản này có 2 TK cấp 3: TK333.1 Thuế GTGT đầu ra TK333.2 Thuế GTGT hàng nhập khẩu. 2.2.2.Hạch toán các trường hợp chủ yếu. 2.2.2.1.Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá. a.Hạch toán nghiệp vụ xuất kho hàng hoá Khi xuất kho gửi hàng đi bán,kế toán ghi giá mua của hàng xuất kho Nợ TK157 Hàng gửi đi bán Có TK156 Giá trị hàng hoá gửi đi bán Khi bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán,kế toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK111,112,331 Tổng giá thanh toán Có TK333(333.1) Thuế GTGT đầu ra phải nộp Có TK511 Doanh thu bán hàng(Giá chưa có thuế GTGT) Đồng thời kế toán phản ánh giá mua của hàng hoá bán Nợ TK632 Giá vốn hàng bán Có TK157 Hàng gửi đi bán b.Hạch toán nghiệp vụ bán hàng giao thẳng Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp sau đó tiến hành bán thẳng cho bên mua(có thể doanh nghiệp mua hàng gửi thẳng cho người mua hoặc người mua đến nhận tại kho của nhà cung cấp) Khi phát sinh,kế toán ghi: Nợ TK157 Hàng gửi đi bán Có TK133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111,112,131 Tổng tiền thanh toán Khi xác định tiêu thụ,kế toán ghi: Nợ TK111,112,131 Tổng số tiền thanh toán Có TK511 Doanh thu bán hàng(Giá chưa có thuế GTGT) Có TK333(333.1) Thuế GTGT phải nộp Đồng thời hạch toán giá mua của hàng hoá bán Nợ TK632 Giá vốn hàng bán Có TK157 Hàng gửi đi bán c.Hạch toán chiết khấu giảm giá hàng bán Khi bán hàng,nếu doanh nghiệp chấp nhận các khoản chiết khấu,giảm giá hàng bán cho khách hàng căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK811 Chi phí khác Nợ TK532 Giảm giá hàng bán Có TK111,112,131 Số tiền giảm giá,chiết khấu cho khách hàng Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu,giảm giá hàng bán cho khách hàng vào doanh thu Nợ TK511 Có TK532 Số tiền giảm giá,chiết khấu cho khách hàng. d.Hạch toán hàng bán bị trả lại Trong trường hợp doanh nghiệp gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng,doanh nghiệp đã giảm giá nhưng bên mua không chấp nhận và yêu cầu cho trả lại hàng,kế toán ghi sổ số doanh thu hàng trả lại Nợ TK531 Hàng bán bị trả lại Nợ TK333(333.1) Thuế GTGT phải nộp Có TK111,112,131 Số tiền phải trả cho người mua Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bị trả lại Nợ TK156(156.1) Giá mua của hàng hoá bị trả lại Nợ TK157 Giá mua của hàng hoá bị trả lại còn gửi bên bán Có TK632 Giá vốn của hàng bị trả lại 2.2.2.2.Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá a.Hạch toán nghiệp vụ xuất kho hàng hoá bán trực tiếp cho người mua Khi nhận xong hàng hoá tại kho của doanh nghiệp bên mua ký vào chứng từ bán hàng,lúc này hàng hoá đã xác định tiêu thụ,kế toán phản ánh doanh thu: Nợ TK111,112,131 Có TK333(333.1) Thuế GTGT phải nộp Có TK511 Doanh thu bán hàng(Giá chưa có thuế GTGT) Đồng thời kế toán ghi sổ giá mua hàng hoá Nợ TK631 Giá vốn hàng hoá Có TK156 Hàng hoá xuất bán b.Hạch toán bán hàng theo phương thức đại lý Đơn vị nhận bán hàng đại lý bán đúng giá do chủ hàng qui định chỉ hưởng hoa hồng,hoa hồng chi cho bên đại lý bên chủ hàng hạch toán vào chi phí bán hàng.Bên nhận bán hàng đại lý không phải tính nộp thuế GTGT đối với hoa hồng được hưởng,bên chủ hàng hạch toán doanh thu,tính và nộp thuế GTGT.  Hạch toán bên giao đại lý: Khi gửi hàng cho các đại lý bán,kế toán phản ánh giá mua của hàng gửi đại lý bán và chi tiết cho từng đại lý. Nợ TK157 Hàng gửi đi bán Có TK156 Hàng hoá gửi đi bán Khi đại lý báo cáo số lượng hàng đã bán,hàng hoá được xác định đã tiêu thụ,kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và thuế GTGT,kế toán ghi: Nợ TK111,112,131 Giá bán – hoa hồng Nợ TK641 Chi phí bán hàng(số tiền chi hoa hồng cho đại lý) Có TK333(333.1) Thuế GTGT phải nộp Có TK511 Doanh thu bán hàng Đồng thời kế toán ghi sổ: Nợ TK632 Giá vốn hàng hoá Có TK157 Hàng gửi bán c.Hạch toán bán lẻ hàng hoá Hàng ngày hoặc định kỳ,nhân viên bán hàng nộp bảng kê bán lẻ hàng hoá và giấy nộp tiền cho bộ phận kế toán để ghi sổ Nợ TK111,112,131 Giá bán có thuế GTGT Có TK333(333.1) Thuế GTGT phải nộp Có TK511 Doanh thu bán hàng(Giá chưa có thuế GTGT) Đồng thời kế toán ghi sổ giá mua hàng hoá Nợ TK632 Giá vốn hàng hoá Có TK156 Giá trị hàng hoá xuất. 3. Hạch toán hàng hoá tồn kho 3.1.Yêu cầu và nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho  Kế toán phải đảm bảo việc hạch toán kịp thời, đầy đủ tình hình biến động hàng hoá cả về số lựong lẫn giá trị,trên cơ sở đó nắm được một cách thường xuyên lưu lượng hàng hoá hiện có của đơn vị để phục vụ cho lãnh đạo quản lý kinh doanh, đồng thời giám sát được ình hình dự trữ và tồn đọng hàng hoá.  Kế toán đảm bảo quan hệ đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đối chiếu số lịêu kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ hàng hoá ở kho hàng,quầy hàng nhằm đảm bảo tính chính xác số liệu kế toán  Kế toán phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu sổ sách kế toán với số lượng hàng hoá tồn kho thực tế. 3.2.Hạch toán chi tiết hàng tồn kho  Phương pháp ghi thẻ song song  Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi về số lượng,bộ phận kế toán theo dõi cả về số lưọng lẫn giá trị  Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thực nhận và thực xuất để ghi chép vào các thẻ kho có liên quan.Thường xuyên đối chiếu số tồn thực tế và số tồn trên thẻ kho hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi vào thẻ kho xong,thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho cho kế toán  Ở bộ phận kế toán:Mở thẻ hàng hoặc chi tiết theo từng doanh điểm hàng hoá hay từng thẻ kho của thủ kho.Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ xuất nhập hàng hoá từ kho gửi lên kế toán tiến hành kiểm kê định kỳ,ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất sau đó ghi vào thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết tính ra tổng số nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá đối chiếu với thẻ kho của thủ kho  Sau khi đối chiếu khớp,kế toán lập bảng cân đối nhập xuất tồn hàng hoá về mặt giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thủ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết kho Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu xuất kho 3.3.Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hoá  Kiểm kê là một phương pháp nhằm kiểm tra tính chính xác và chân thực của số liệu kế toán,bảo đảm sự phù hợp số liệu thực tế và các số liệu trên các sổ kế toán.  Căn cứ vào kết qủa kiểm kê hàng hoá,kế toán ghi: Nếu số liệu trên thực tế lớn hơn số liệu trên sổ kế toán,kế toán ghi phần chênh lệch Nợ TK156(156.1) Giá mua hàng hoá Có TK338(338.1) Giá trị hàng thừa chờ xử lý Hàng thừa không xác định được nguyên nhân đưa vào : Nợ TK338(338.1) Giá trị hàng thừa Có TK711 Thu nhập khác Nếu số liệu kiểm kê trên thực tế nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán,kế toán hạch toán: Trường hợp cần xác định rõ nguyên nhân để xử lý Nơ TK138(138.1) Giá trị hàng thiếu chờ xử lý Có TK156(156.1) Giá trị hàng thiếu Hàng thiếu không xác định được nguyên nhân đưa vào : Nợ TK811 Có TK138(138.1) Giá trị hàng thiếu PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ HOÀNG KHUYÊN A.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN I.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH & PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN 1.Sự hình thành của Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên là công ty TNHH có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng hoạt động độc lập về mọi mặt trong lĩnh vực thương mại.Công ty được thành lập trên cơ sở góp vốn tự nguyện của các thành viên ban sáng lập. Tên gọi: Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Cửa hàng: 92 Phạm Văn Nghị Vốn điều lệ: 600.000.000 Đồng Điện thoại: 0511-828460 Công ty được cục thuế TP Đà Nẵng cấp mã số thuế: 0400411822 2.Quá trình phát triển của công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Từ lúc ra đời đến nay đã trải qua những năm tháng thăm trầm trong qúa trình phát triển.Công ty dần dần định hình các hoạt động chuyên sâu vào một vài mặt hàng,tạo được uy tín lớn đối với nhà cung cấp và khách hàng. Đồng thời thiết lập được vị thế cạnh tranh khá vững trên thị trường Đà Nẵng và các khu vực lân cận như: Tam Kỳ,Hội An,Huế.Hiện nay có thể nói Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên là doanh nghiệp chính thức có quy mô lớn trong lĩnh vực kinh doanh thuỷ tinh.Ngoài ra công ty dần dần đa dạng hoá các loại hàng,tạo sự ổn định trong kinh doanh và mở rộng quy mô hoạt động ngày càng lớn hơn. Sự tồn tại phát triển của Công ty trong cơ chế mới hoàn toàn do chính bản thân Công ty quyết định.Với sự nổ lực của mỗi thành viên trong Công ty.Công ty đã chủ động khai thác nguồn hàng,tự do kinh doanh,thuận mua vừa bán. 3.Chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên a.Chức năng: Từ khi thành lập đến nay,Công ty đã ổn định đi vào hoạt động kinh doanh với các chức năng:  Mua bán hàng tư liệu sản xuất  Mua bán hàng tư liệu người dùng  Đại lý,mua bán ký gửi hàng hoá b.Nhiệm vụ:  Kinh doanh đúng ngành nghề đã dăng ký trong giấy phép  Thực hiện đầy đủ và đúng hạn các hợp đồng đã ký kết  Bảo đảm chất lượng hàng hoá kinh doanh  Thực hiện mở sổ sách ghi chép,phản ảnh,thống kê,lưu trữ và bảo quản số liệu,chứng từ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước.  Thực hiện đầy đủ và đúng nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN 1. Đặc điểm tổ chức mạng lưới Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Mạng lưới kinh doanh của Công ty gồm có: Văn phòng và một cửa hàng 2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên a.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Giám Đốc Kế toán trưởng PGĐ kinh doanh Phòng hành chính Phòng kế toán Tổ tiếp thị Phòng kinh doanh tổng hợp Chú thích: Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng b.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.  Giám đốc là người đứng đầu Công ty do ban sáng lập bầu ra. Đại diện cho các sáng lập viên điều hành trực tiếp hoạt động của Công ty.Nhiêm vụ,quyền hạn của giám đốc:  Đại diện cho các doanh nghiệp trước pháp luật và cơ quan Nhà nước liên quan  Quản lý điều hành chung hoạt động của Công ty  Quan hệ ký kết các hợp đồng kinh tế  Tuyển dụng ,sa thải nhân viên theo yêu cầu công việc hoạt động kinh doanh  Uỷ quyền cho PGĐ thực hiện công việc,giao nhiệm vụ cho các phòng ban  Quyết định các kế hoạch,chiến lược kinh doanh,thay đổi các kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn.  Xét duyệt các đề xuất từ cấp dưới  Phó giám đốc kinh doanh:Thừa lệnh giám đốc chỉ đạo hoạt động phòng kinh doanh và tiếp thị,ký kết các hoạt động bán hàng theo sự uỷ quyền của giám đốc,tham mưu cho giám đốc điều hành trong quản lý.  Phòng kinh doanh gồm 6 người, đứng đầu là một trưởng phòng,các nhân viên chia nhau phụ trách các nhóm hàng hoá,cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ sau:  Trực tiếp giao dịch bán hàng  Giao hàng theo yêu cầu của khách hàng  Chào hàng,báo giá đến khách hàng  Thương lượng, phác thảo hợp đồng bán hàng trong giớI hạn cho phép và trình duyệt  Cung cấp các chứng từ cho phòng kế toán  Cung cấp các số liệu về tình hình bán hàng cho phòng cấp trên  Thực thi các kế hoạch cấp trên đưa ra  Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng  Phòng kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán theo đúng pháp luật nhà nước.Cập nhật các chứng từ về nhập xuất hàng hoá,các chi phí trong quá trình lưu chuyển hàng hoá để tiến hành kiểm tra đối chiếu ghi chép và hạch toán kế toán.Thực hiện các chế độ báo cáo,tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty,phối hợp với phòng kinh doanh theo dõi và thu hồi công nợ,phối hợp với phòng Kinh doanh kiểm soát hàng tồn kho.  Phòng hành chính tổng hợp giúp giám đốc thực hiện chức năng của phòng nhân sự,tuyển dụng, đào tạo,bố trí,sa thải nhân viên.  Thực hiện công tác hành chính văn phòng,ban hành các quyết định,chỉ thị từ giám đốc,sao chép lưu trữ tài liệu… III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN. 1.Tổ chức bộ máy kế toán a.Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế toán bán hàng Kế toán tiền Thủ quỹ tổng hợp và công nợ thanh toán Chú ý: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b.Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán viên  Kế toán trưởng:là người tham mưu cho giám đốc,trực tiếp báo cáo cho giám đốc và các cơ quan tài chính về tình hình tài chính của công ty.Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức và điều hành hoạt động của bộ máy kế toán, đông thời chịu trách nhiệm thực hịên chế độ kế toán tài chính của Nhà nước.  Kế toán tổng hợp:Kiểm tra của kế toán nghiệp vụ,tổng hợp số liệu,hàng quý,hàng năm lập báo cáo tài chính  Kế toán mua hàng hoá và công nợ:Có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu,phải trả về tình hình mua bán hàng hoá của công ty.Cuối tháng lập báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá.  Kế toán thanh toán:Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu,chi quỹ tiền mặt,tiền gởi ngân hàng và thanh toán tiền trong quá trình mua bán, đồng thời theo dõi và báo cáo quỹ tiền mặt của công ty Mọi thành phần trong bộ máy kế toán đều có quan hệ chặt chẽ với nhau,giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ dưới sự điều hành của kế toán trưởng. 2.Hình thức kế toán công ty áp dụng Hiện công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”.Các chứng từ phát sinh hàng ngày đều được cập nhật và ghi vào báo cáo bán hàng.Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày,kế toán cửa hàng gửi bản báo cáo bán hàng kèm chứng từ gốc về phòng kế toán công ty. Trình tự hạch toán theo hình thức “Nhật ký chung” bằng sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Báo cáo Trình tự luân chuyển chứng từ: Hàng ngày tại cửa hàng,căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán cửa hàng lập chứng từ gốc và ghi vào báo cáo bán hàng.Sau đó hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày gửi báo cáo hàng ngày kèm chứng từ gốc về phòng kế toán của công ty. Đối với những nghiệp vụ phát sinh nhiều,liên quan đến nghiệp vụ mua bán hàng hoá thì căn cứ vào các chứng từ gốc,kế toán ghi vào bảng kê chứng từ ghi nợ,có các tài khoản. Đối vối những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt,TGNH thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ nhật ký đặc biệt tài khoản 111,112.Còn những nghiệp vụ phát sinh ít thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký chung và đồng thời ghi vào sổ cái các tài khoản tương ứng.Những đối tượng cần theo dõi chi tiết thì ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng,kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào nhật ký chung và sổ cái,tổng cộng số liệu ở sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái.Sau đó lấy số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối các tài khoản đồng thời tổng hợp số liệu các sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối tài khoản đồng thời kiểm tra số liệu trên bảng cân đối tài khoản.Sau khi đối chiếu và kiểm tra xong,số liệu trên bảng cân đối tài khoản sẽ dùng để lập các báo cáo kế toán. B.TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN I.TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG 1.Phương thức mua hàng Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên kinh doanh chủ yếu là mặt hàng thuỷ tinh, để có đủ số lượng hàng hoá phục vụ cho việc bán ra,công ty thường mua hàng hoá với số lượng lớn.Do đó công ty thực hiện việc mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa công ty với người bán hàng như vậy phương thức mua hàng chủ yếu là phương thức chuyển hàng.Theo đó người bán hàng căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết để chuyển hàng tới kho công ty trong địa điểm cụ thể đã quy định trong hợp đồng. 2.Tình hình hạch toán nghiệp vụ mua hàng 2.1.Chứng từ,trình tự luân chuyển hàng hoá và sổ sách ghi chép a.Chứng từ mua hàng Chứng từ mua hàng gồm:Hoá đơn bán hàng của bên bán,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán,biên bản giao nhận hàng hoá,phiếu gửi hàng,phiếu nhập vật tư hàng hoá nhập kho. b.Trình tự luân chuyển Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng của bên bán,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán và các chứng từ liên quan khác,sau khi làm các thủ tục kiểm nhập,thủ kho xác nhận số thực tế và ghi vào thẻ kho.Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán để hạch toán và vào sổ theo dõi Tại phòng kế toán của công ty mở thẻ hàng hoá theo dõi về chủng loại và đơn giá của từng loại hàng hoá. Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho ở kho để theo dõi hàng nhập của công ty Trình tự ghi sổ: Chứng từ mua Phiếu nhập kho Thẻ hàng hoá Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ Bảng kê chứng từ ghi có TK331 Sổ theo dõithuế GTGT được khấu trừ Sổ theo dõi chi tiết TK331. c.Sổ sách ghi chép Để theo dõi lượng hàng hoá mua vào,kế toán sử dụng các loại sổ sau:  Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ  Bảng kê chứng từ ghi có TK331 theo dõi cho từng nhóm hàng .  Bảng kê tổng hợp chứng từ ghi có TK331 được lập vào cuối tháng theo dõi cho tất cả các mặt hàng.  Sổ theo dõi thuế GTGT được khấu trừ  Sổ theo dõi chi tiết TK331 theo dõi các tài khoản phải trả cho người bán 2.2.Hạch toán nghiệp vụ mua hàng Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng,kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau:  TK 156 Hàng hoá (TK 156.1:Giá mua hàng hoá) (TK156.2:Chi phí mua hàng)  TK 133 Thuế GTGT đầu vào  TK 331 Phải trả cho người bán 2.2.1.Hạch toán giá mua hàng tại công ty Để minh hoạ hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty,xin trích nội dung các nghiệp vụ mua hàng ở bảng kê mua hàng tháng 3/2004 a.Trường hợp mua hàng tại các đơn vị Theo hợp đồng mua hàng với bên bán,khi hàng hoá được chuyển giao và nhập kho theo địa điểm quy định,căn cứ vào các chứng từ mua hàng kế toán hạch toán. Nợ TK156(156.1) 624.356.076 đ Nợ TK133 37.477.803 đ Có TK 331 661.833.879 đ Nợ TK156(156.1) 146.474.126 đ Nợ TK133 7.323.706 đ Có TK111 153.797.832 đ Nợ TK156(156.1) 178.108.114 đ Nợ TK133 8.905.406 đ Có TK112 187.013.520 đ Đồng thời theo dõi trên sổ kế toán chi tiết TK331,sổ chi tiết TK156 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Tháng 3/2004 Đơn vị:Công ty Việt Tiệp Chứng từ Số tiền Ngày tháng Số Loại Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu tháng 3 285.510.798 15/3 2810 P.Nhập Nhập Ly TT 156.1 133 125.998.740 6.299.937 25/3 2814 P.Nhập Nhập Ly bộ TT 156.1 133 20.705.983 1.035.299 25/3 224 Trả tiền mua hàng ………………… 112 56.698.000 Số phát sinh 359.000.000 Số dư cuối tháng 162.589.355 b.Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên thường mua hàng với số lượng lớn do đó công ty được bên bán cho hưởng chiết khấu.Khoản chiết khấu này được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua. Căn cứ vào chứng từ liên quan,kế toán hạch toán số tiền được hưởng chiết khấu như sau: Nợ TK331 5.562.162 đ Có TK711 5.562.162 đ c.Trường hợp hạch toán chi phí mua hàng Nội dung của chi phí mua hàng gồm chi phí vận chuyển,bốc xếp hàng hoá…phát sinh trong quá trình mua hàng. Chứng từ hạch toán là chứng từ thể hiện việc thanh toán các chi phí trên như phiếu chi tiền… Hàng ngày căn cứ vào chứng từ phản ánh chi phí liên quan đến hàng mua,kế toán tiến hàng hạch toán Nợ TK156(156.2) 5.431.613 đ Có TK111 5.431.613 đ Và ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt TK111.Cuối tháng,kế toán tiến hành tổng cộng số liệu của TK156.2 ở sổ nhật ký đặc biệt TK111 và tiến hành tổng cộng số liệu của tháng để ghi vào sổ cái TK156.2 SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIÊT TK111 Tháng 3/2004 Chứng từ Ghi Nợ các TK Ngày tháng Số Ngày Diễn giải Ghi Có TK111 156.2 … 05/3 156 05/3 Chi tiền vận chuyển ly TT 30 825.400 825.400 10/3 162 10/3 Chi tiền vận chuyển ly kem …………………… 2.364.613 2.364.613 Tổng cộng tháng 3/2004 5.431.613 5.431.613 SỔ CÁI TK 156.2 Tháng 3/2004 Ngày Chứng từ Trong TK Số tiền tháng Số Ngày Diễn giải NK Đ. ứng Nợ Có Số dư đầu tháng 3/2004 111 9.206.400 31/3 Số phát sinh trong tháng 3 …………….. 111 5.431.613 Kết chuyển chi phí mua hàng sang TK 632 632 10.632.022 Số dư cuối tháng 3/2004 4.005.991 Cuối tháng căn cứ vào chi phí tồn kho đầu kỳ,chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ,trị giá hàng xuất bán trong kỳ,trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ,kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức. Chi phí mua hàng phân Chi phí mua hàng bổ cho hàng tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá Chi phí mua hàng = * hàng hoá phân bổ cho hàng Trị giá hàng hoá xuất Trị giá hàng hoá tồn cuối tồn cuối kỳ bán trong kỳ + tồn cuối kỳ kỳ Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng = phân bổ cho hàng + phát sinh trong kỳ - phân bổ cho hàng xuất bán tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Số liệu minh hoạ tháng 3/2004 Trị giá hàng hoá hiện còn cuối tháng 3: 468.393.184 đ (Số liệu lấy ở sổ cái TK 156.1)  Trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng 3: 1.243.129.722 (Số liệu lấy ở bảng kê chứng từ ghi có TK 156.1 của tất cả mặt hàng) Chi phí mua hàng 9.206.400 + 5.431.613 phân bổ cho hàng = * 468.393.184 = 4.005.991 tồn tháng 3 1.243.129.722 + 468.393.184 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng = 9.206.400 + 5.431.613 – 4.005.991 = 10.632.022 xuất bán trong tháng 3 II.TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1.Phương thức thanh toán a. Trường hợp thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt Phải lập hoá đơn bán hàng theo giá bán cộng thuế GTGT b. Trường hợp thanh toán chậm Đối với hình thức này phải ghi rõ thời hạn trả chậm trên hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty với khách hàng và thường áp dụng đối với những khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn, đối với những khách hàng thường xuyên công ty không tính lãi,với khách hàng không thường xuyên thì công ty tính lãi trả chậm và lãi suất này được quy định bằng tỷ lệ % trên doanh số bán hàng. 2.Trình tự luân chuyển chứng từ,sổ sách ghi chép Chứng từ Bảng kê chứng từ ghi có TK511 Bảng tổng hợp chứng từ ghi có TK511 Bảng kê chứng từ ghi có TK 156.1 Bảng tổng hợp chứng từ ghi Có TK 156.1 Bán hàng Sổ chi tiết TK 131 Sổ nhật ký đặc biệt TK111,112  Sổ ghi chép: Để theo dõi tình hình bán hàng,kế toán sử dụng các loại sổ sau:  Bảng kê chứng từ ghi có TK 511  Sổ nhật ký đặc biệt TK111,112  Bảng kê thuế GTGT phải nộp  Sổ chi tiết TK131 theo dõi các khoản phải thu phải trả của từng khách hàng cụ thể 3.Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho tại công ty Tại công ty khi tính giá vốn hàng xuất kho kế toán sử dụng đơn giá bình quân gia quyền. Công thức tính giá hàng xuất kho được áp dụng cho từng mặt hàng cụ thể.Cuối tháng,căn cứ vào thẻ hàng hoá,kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân và trị giá vốn hàng xuất kho của từng mặt hàng như sau: Đơn giá vốn Giá mua thực tế hàng Giá mua thực tế hàng bình quân = tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ từng mặt Số lượng hàng tồn Số lượng hàng nhập hàng kho đầu kỳ + trong kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho của từng mặt hàng = Số lượng hàng xuất kho * Đơn giá vốn bình quân  Số liệu minh hoạ tháng 3/2004 Tính giá vốn xuất kho cho mặt hàng Ly vang 150  Giá mua thực tế hàng tồn tháng 3/2004 : 10.694.766 đ (Số liệu lấy ở thẻ hàng hoá mặt hàng Ly vang 150) (Bảng 12)  Giá mua thực tế hàng nhập trong tháng 3/2004 : 15.511.932 đ (Số liệu lấy ở thẻ hàng hoá mặt hàng Ly vang 150)  Số lượng hàng hoá tồn đầu tháng 3 : 51 bộ  Số lượng thực tế hàng nhập trong tháng 3 : 72 bộ (Số liệu lấy ở thẻ hàng hoá mặt hàng Ly vang 150) Như vậy đơn giá vốn bình quân của mặt hàng Ly vang 150 của công ty trong tháng 3/2004 là: 10.694.766 + 15.511.932 = 213.063 đ/bộ 51 + 72  Số lượng mặt hàng Ly vang 150 xuất bán trong tháng 3/2004 là : 92 bộ (Số liệu lấy ở thẻ hàng hoá mặt hàng Ly vang 150) Từ đó ta tính được giá vốn của mặt hàng Ly vang 150 xuất bán trong tháng 3/2004 là: 92 x 213.063 = 19.601.796 đ 4.Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty,kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 131: Phải thu của khách hàng TK 632 : Giá vốn hàng hoá TK 532 : Giảm giá hàng hoá TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp a.Trường hợp bán lẻ hàng hoá Phương thức bán lẻ hàng hoá thường xảy ra ở cửa hàng Hàng ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng,căn cứ vào hoá đơn bán hàng ghi vào báo cáo bán hàng.Sau đó hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày lập bảng kê bán lẻ hàng hoá và giấy nộp tiền cho bộ phận kế toán ghi sổ. Phản ánh doanh thu bán hàng(Số liệu lấy ở bảng tổng hợp ghi có TK 511) (Bảng 8) Nợ TK 111 142.807.850 đ Nợ TK 112 100.236.707 đ Nợ TK 131 479.970.929 đ Có TK 333(333.1) 45.260.531 đ Có TK 511 677.754.955 đ Đồng thời ghi sổ giá mua hàng bán(Số liệu lấy ở bảng tổng hợp chứng từ ghi có TK156.1) ( Bảng 10) Nợ TK 632 674.308.441 đ Có TK 156(156.1) 674.308.441 đ b.Trường hợp bán hàng giao thẳng Đối với phương thức bán hàng này doanh nghiệp vẫn làm phiếu nhập kho rồi làm phiếu xuất kho nhưng ghi chú là hàng giao thẳng,hạch toán như sau(Số liệu lấy ở bảng kê chứng từ ghi có TK 511 của hàng bán giao thẳng) (Bảng 7) Hạch toán hàng nhập kho Nợ TK 156(156.1) 52.122.031 đ Nợ TK 133 2.606.102 đ Có TK 331 54.728.133 đ Khi hàng hoá được xác định tiêu thụ, kế toán ghi doanh thu Nợ TK 111 9.750.000 đ Nợ TK 112 30.527.229 đ Nợ TK 131 28.889.976 đ Có TK 511 65.873.529 đ Có TK 333(333.1) 3.293.676 đ Đồng thời hạch toán giá mua hàng hoá Nợ TK 632 52.122.031 đ Có TK 156(156.1) 52.122.031 đ Như vậy đối với trường hợp này,kế toán công ty vẫn hạch toán nhập kho rồi lại xuất kho là không hợp lý,làm như vậy rất khó phân biệt việc bán hàng giao thẳng và bán hàng qua kho. c.Trường hợp bán hàng có phát sinh chiết khấu,giảm giá Do công ty có nhiều khách hàng thường xuyên mua hàng với số lượng lớn nên để thu hút khách hàng công ty có quy định chiết khấu,giảm giá cho khách hàng.Tỷ lệ chiết khấu,giảm giá được quy định theo một tỷ lệ % nhất định trên doanh số mua hàng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan,kế toán hạch toán các khoản giảm giá,chiết khấu bán hàng như sau(1,5% trên giá bán). Nợ TK 532 7.092.309 đ Có TK 111 867.077 đ Có TK 112 1.057.626 đ Có TK 131 5.167.606 đ Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu,giảm giá hàng bán Nợ TK 511 7.092.309 đ Có TK 532 7.092.309 đ III.TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN Hàng hoá của công ty được theo dõi chi tiết tại các kho và bộ phận nghiệp vụ tại phòng kế toán.Các mặt hàng kinh doanh được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.Công ty có hệ thống kho, cửa hàng phân bổ trên địa bàn TP Đà Nẵng,hơn nữa tại công ty kinh doanh nhiều mặt hàng do đó việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho rất quan trọng.  Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho  Trình tự ghi chép ở kho: Tại kho thủ kho lập thẻ kho cho từng loại hàng hoá cụ thể,hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho hàng hoá,thủ kho ghi sổ lượng thực nhập,thực xuất vào các thẻ kho liên quan,thủ kho chỉ theo dõi số lượng.Và sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn trên thẻ kho,mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho.Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số lượng hàng hoá thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau.Sau khi ghi vào thẻ kho,thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.  Trình tự ghi chép ở bộ phận kế toán: Tại phòng kế toán mở thẻ kho hàng hoá theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho để phản ánh cả số lượng và giá trị của hàng hoá,hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến,kế toán công ty tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan( hoá đơn bán hàng,phiếu mua hàng,hợp đồng bán hàng…) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên chứng từ nhập.Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra,kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ xuất nhập kho vào các thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng sau khi ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kho hàng hoá,kế toán tiến hành cộng thẻ kho tính ra tổng lượng nhập,trị giá mua thực tế hàng nhập trong kỳ,tổng lượng hàng xuất kho trong kỳ của từng mặt hàng cụ thể.Sau đó từ thẻ kho hàng hoá của từng mặt hàng căn cứ vào các số lượng hàng tồn đầu kỳ,giá mua thực tế hàng tồn đầu kỳ,số lượng hàng nhập trong kỳ,giá mua hàng nhập trong kỳ, để tính đơn giá vốn bình quân trong kỳ của từng mặt hàng cụ thể. Cuối tháng sau khi tính ra tổng số nhập,tổng số xuất,số tồn kho của từng hàng hoá cụ thể kế toán căn cứ vào thẻ kho hàng hoá của từng mặt hàng cụ thể để tổng cộng số liệu và lập bảng tổng hợp nhập xuất từng hàng hoá cụ thể của văn phòng công ty.Sau đó căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn hàng hoá của cửa hàng gửi lên kết hợp với bảng tổng hợp nhập, xuất,tồn của văn phòng công ty kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn của công ty. Như vậy để hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho,kế toán công ty đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song và được thể hiện qua sơ đồ sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu xuất kho Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV THẺ KHO Hoàng Khuyên Số:08 Ngày lập thẻ: 01/01/2004 Tên nhãn hiệu,qui cách vật tư hàng hoá: Ly vang 150 Đơn vị tính: Bộ Chứng từ Số lượng Số phiếu Ngày Nhậ p Xuất Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú 15/3 17/3 20/3 22/3 23/3 30/3 31/3 016231 017220 099168 099173 099197 099201 099315 Tồn tháng 2/2004 Cty DVDL Bến Thành K/S Furama K/S FaiFo Nguyễn Thị Thuý Vân K/S Sài Gòn Tourane Cty DLDV Bến Thành Công ty TNHH Anh Đức 48 24 12 16 10 24 30 51 99 87 71 61 37 61 31 Tổng cộng 72 92 31 Như vậy đơn giá vốn bình quân của mặt hàng Ly vang 150 trong tháng 3/2004 là: 10.694.766 + 15.511.932 = 213.063 đồng/bộ 51 + 72 Với số lượng hàng xuất bán trong tháng 3/2004 :91 bộ, ta tính được trị giá vốn xuất kho của mặt hàng Ly vang 150 trong tháng 3/2004 là: 92 x 213.063 = 19.601796 đ (Đã trình bày ở phần phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho) Số lượng Ly vang 150 tồn cuối tháng là: 51 + 72 - 92 = 31 bộ Trị giá vốn của mặt hàng Ly vang 150 tồn cuối tháng 3/2004 là: 10.694.766 + 15.511.932 - 19.601.796 = 6.604.902 đ Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 111 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Chứng từ Ghi nợ các TK Ngày Số Loạ i Diễn giải Số lượn g Số tiền 156.1 133 1 2 3 4 5 6 7 8 03/3 12/3 16/3 036044 037495 038964 Mua Ly LG 37 Cty Việt Tiệp Cty Toneou …………….. …………….. ……………. 600 180 24 78.750.000 11.340.000 5.992.000 75.000.000 10.800.000 5.640.000 3.750.000 540.000 282.000 Tổng cộng 153.797.83 2 146.474.12 6 7.323.706 ( BẢNG 1) Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 112 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Chứng từ Ghi nợ các TK Ngày Số Loại Diễn giải Số lượn g Số tiền 156.1 133 1 2 3 4 5 6 7 8 15/3 20/3 021695 052275 Cty Ngọc Định Cty Bến Thành …………….. …………… 180 180 13.419.000 12.096.000 12.780.000 11.520.000 639.000 576.000 Tổng cộng 187.013.52 0 178.108.11 4 8.905.406 (BẢNG 2) Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 331 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Chứng từ Ghi nợ các TK Ngày Số Loại Diễn giải Số lượn g Số tiền 156.1 133 1 2 3 4 5 6 7 8 05/3 07/3 13/3 20/3 28/3 091457 052884 090453 045627 071857 Cty Sài Gòn Cty TM Ba Sa Cty Nam Bộ Cty Bến Thành Cty Nam Bộ ……………… 1000 1200 300 72 1800 94.500.000 107.100.000 5.200.000 15.511.932 125.998.740 90.000.000 102.000.000 4.000.000 14.773.269 119.998.800 450.000 5.100.000 1.200.000 738.663 5.999.940 Tổng Cộng 7362 524.113.879 499.156.076 24.957.803 ( BẢNG 3) Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 331 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Chứng từ Ghi nợ các TK Ngày Số Loạ i Diễn giải Số lượn g Số tiền 156.1 133 1 2 3 4 5 6 7 8 10/3 20/3 31/3 I II III Ly các loại Lọ Đĩa 7362 120 1000 524.113.879 73.920.000 63.800.000 499.156.076 67.200.000 58.000.000 24.957.803 6.720.000 5.800.000 Tổng cộng 661.833.879 624.356.076 37.477.803 (BẢNG 4) Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 511 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Ly vang 150 Chứng từ Ghi nợ các TK Ngày Số Diễn giải SL TK 511 TK 3331 111 112 131 1 2 3 4 5 6 7 8 9 17/3 20/3 22/3 23/3 28/3 99168 99173 99197 99201 99315 Thuý Vân K/S FaiFo Ngọc Hà K/S Fura K/S SG ………… ………… 12 16 10 24 7 2.640.000 3.520.000 2.200.000 5.280.000 6.600.000 132.000 176.000 110.000 264.000 330.000 2.310.000 2.772.000 3.696.000 5.544.000 6.930.000 Tổng cộng 92 20.240.00 0 1.012.00 0 2.310.000 12.012.00 0 6.930.000 (BẢNG 5) Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK511 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Ly các loại CTừ Ghi nợ các TK N Số Diễn giải Số lượn g TK 511 TK 3331 111 112 131 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ly 25TX Ly 56TX Ly rượu ……… ……….. 94 48 150 20.240.000 6.144.000 14.250.000 1.012.000 307.200 712.500 2.130.000 14.962.500 12.012.000 6.930.000 6.451.000 Tổng cộng 6355 (BẢNG 6) Công ty TNHH TM&DV BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK511 Hoàng Khuyên Tháng 3/2004 Cửa hàng bán giao thẳng Chứng từ Ghi nợ các TK N Số Diễn giải SL TK 511 TK 3331 111 112 131 1 2 3 4 5 6 7 8 9 15/3 22/3 23/3 12 3 12 4 12 5 Cty Ngọc Ly DNTN Mỹ Xuân DNTN Mỹ Xuân ………… ………… 300 180 150 18.571429 25.714.286 9.285.714 928.571 1.285.714 464.286 9.750.00 0 19.500.000 27.000.00 0 Tổng cộng 760 65.873.529 3.293.676 9.750.00 0 30.527.229 28.889.97 6 (BẢNG 7) PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN 1. Nhận xét về hoạt động kinh doanh: Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên là một doanh nghiệp tư nhân. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty trong những năm qua có những mặt mạnh và mặt yếu sau: Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên có mạng lưới kinh doanh phân bổ đều khắp TP Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, do đó công ty cùng các công ty khác đáp ứng nhu cầu cho khách hàng tại TP Đà Nẵng và các tỉnh lân cận. Mức doanh thu bán ra của công ty cũng tương đối cao. Nhờ vậy, công ty đã không ngừng nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống mọi mặt cho công nhân viên của công ty. Đồng thời đóng góp đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước. Góp phần vào việc giải quyết nhu cầu hàng hoá của các tầng lớp dân cư trong TP Đà Nẵng và các tỉnh lân cận. Để quản lý cửa hàng công ty đã tổ chức một bộ phận quản lý chặt chẽ năng động. Với cơ cấu tổ chức quản lý được bố trí theo hình thức trực tuyến chức năng, phối hợp giữa nguời và việc, đã đảm bảo tính thống nhất trong công tác chỉ đạo cũng như tạo được mối quan hệ qua lại, đóng góp sáng tạo giữa các phònh ban. Do đó hoạt động của công ty luôn luôn diễn ra một cách nhịp nhàng và liên tục. Hệ thống kho bãi, quầy hàng, cửa hàng được bố trí hợp lí, thuận lợi đảm bảo cho công tác tiếp nhận, bảo quản hàng hoá. Đặc biệt trong công tác thu mua hàng, công ty đã chủ động đưa ra phương thức “tạo nguồn”. Để công tác tạo nguồn đạt hiệu quả cao, công ty thường dựa vào kinh nghiệm, dự đoán nhu cầu thị trường, xem xét khả năng của của khách hàng…Từ đó rút ra những chỉ bảo cần thiết, có lợi nhất cho việc tạo nguồn. Đặc biệt uy tín với chủ hàng và khách hàng là vốn đều được chú ý và giữ gìn coi trọng. Từ lãnh đạo đến thủ kho đều quán xuyến được phép ứng xử tốt với khách hàng, cố gắng nắm bắt tốt nhu cầu của khách hàng rồi tổ chức khai thác bằng mọi cách. Khách hàng được quyền lựa chọn đúng cái mà mình cần mà không phải gặp sự phiền hà nào. Trong “tạo nguồn”, công ty đã nhận thức rõ nguồn hàng- nguồn tiêu thụ- nguồn vốn có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ không đơn giản tách rời từng khâu ra được mà từng lô hàng về đều có sự tương tác, gắn chặt giữa ba nguồn này. Chính nhờ vậy lượng hàng hoá chuyển qua kho luôn đầy đặn, không bị ứ động, trả tiền mua hàng đều đặn, xác lập được uy tín giữa công ty và đơn vị bán nên khi cần thiết phải mua hàng với khối lượng lớn thì họ luôn tạo đều kiện thuận lợi. Với một hệ thống cửa hàng được bố trí hợp lý, công ty cùng với một đội ngũ nhân viên bán hàng năng nổ nhiệt tình, công ty đã tổ chức tốt việc mua bán hàng hoá và công ty không ngừng vương lên trong công tác quản lý kinh tế, tăng cường mạng lưới kinh doanh nhằm phục vụ nhu cầu xã hội, thực hiện tốt là nhà cung cấp hàng hoá đáng tin cậy cũng như giữ vững lượng khách hàng truyền thống, không ngừng tìm nguồn tiêu thụ mới. Trong kinh doanh công ty cũng đã có nhiều biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí như bán thẳng hàng không qua kho và cũng áp dụng chính sách chiết khấu giảm giá nhằm thu hút khách hàng. Tuy nhiên, công ty không tránh những khó khăn lẫn chủ quan công ty cần tháo gỡ. Khó khăn lớn nhất đối với công tác lưu chuyên hàng hoá của công ty là công tác tạo nguồn vốn. Đó là khó khăn chung của các doanh nghiệp. Hiện tại công ty hoạt động chủ yếu bằng nguồn vốn tự có. Do vậy làm hạn chế hoạt động lưu chuyển hàng hoá của công ty. Trong chỉ đạo kinh doanh có nơi có lúc chưa nhất quán việc kiểm tra đôn đốc, thực hiện một số mặt còn non yếu về trình tự quản lý của cán bộ công ty. 2. Nhận xét về công tác kế toán tại công ty  Bộ máy kế toán: Công ty có bộ máy kế toán gồm 5 người có trình độ tương đối cao, đồng đều và có tinh thần trách nhiệm cao, cơ cấu bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, việc phân công công tác rõ ràng cụ thể cho từng nhân viên đã đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, cung cấp số liệu lập báo cáo kịp thời để gởi cho bán giám đốc nắm bắt được tình hình, kết quả hoạt động của công ty trong từng tháng, từng quý để từ đó có biệ pháp, phương hướng giải quyết nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.  Công tác kế toán: Tài chính của công ty đã được thực hiện đúng chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong việc quản lý vật tư, hàng hoá, tiền vốn, tài sản của đơn vị. Phòng kế toán thực sự là nơi cung cấp thông tin, tin cậy về tình hình tài chính của công ty trong quá trình hoạt động.  Hình thức kế toán: Công ty đã áp dụng hình thức kế toán mới, các loại sổ sách chứng từ theo quy định của bộ tài chính. Công ty thực hiện công tác chuyển sổ kế toán, vận dụng tương đối tốt hệ thống tài khoản mới vào thực tế phù hợp với tình hình hoạt động của công ty, không theo dập khuôn theo lý thuyết mà có những cải biến về sổ sách, vận dụng tài khoản vào thực tế của đơn vị, hệ thống báo biểu được lập theo đúng mẫu quy định. Tuy nhiên công tác kế toán của công ty vẫn còn nhiều mặt hạn chế: Công ty mới trang bị máy vi tính nhưng máy vi tính chỉ dùng để lập các báo cáo kế toán chứ chưa được dùng để xử lý thông tin. Vì vậy công ty nên cử cán bộ đi học các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành kế toán vi tính nhằm nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn của họ để có thể áp dụng máy vi tính vào nhiều phần hành kế toán, góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc, bảo đảm tính chính xác kịp thời của công tác kế toán trong việc báo cáo kế toán, cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Do công việc hạch toán công ty thường dồn vào cuối tháng vì vậy mà công tác kiểm tra giám sát việc ghi chép sổ sách, cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị chưa được triển khai một cách thường xuyên liên tục và tại cửa hàng việc lập các báo cáo kế toán gởi về phòng thường chậm, không đúng thời hạn. Công tác thống kê của công ty hầu như không có việc lập và phân tích các số liệu thống kê kế toán về hàng hoá, về chi phí…và phân tích tình hình tài chính của công ty mặc dù những thông tin thu thập được từ công tác thống kê và phân tích là rất quan trọng và cần thiết cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. 3. Nhận xét về công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên là một doanh nghiệp thương mại chuyên hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá. Vì vậy,công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty giữ một vai trò quan trọng. Công tác lưu chuyển hàng hoá tại công ty có những ưu điểm và nhược điểm sau:  Ưu điểm: Với đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực chuyên môn và tinh thần trách nhiện cao, phòng kế toán đã hoàn thành nhiệm vụ của mình, tổ chức tốt quá trình hạch toán đặc biệt là công tác hạch toán lưư chuyển hàng hoá, một hoạt động chiếm khối lượng công việc lớn và chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của công ty. Công ty tổ chức một bộ sổ sách kế toán tương đối phù hợp với tình hình lưu chuyển hàng hoá. Việc lưu chuyển hàng hoá tại công ty được tiến hành một cách nhanh chóng chính xác. Kế toán đã tiến hành hạch toán hàng hoá mua vào một cách chính xác cụ thể, mở sổ theo dõi cụ thể từng mặt hàng. Trong công tác hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng đã tiến hành hạch toán kịp thời chính xác, phản ánh doanh thu từng mặt hàng, tổ chức số sách kế toán phù hợp, thủ tục thanh toán cho khách hàng nhanh chóng. Đồng thời kế toán cũng đã mở được các sổ chi tiết TK 331, 131 theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với từng đối tượng cụ thể. Kế toán và thủ kho phối hợp tổ chức hàng tồn kho của công ty về số hiện có và tình hình biến động các loại hàng hoá một cách chính xác, đảm bảo công tác dự trữ hàng hoá cho kinh doanh của công ty nhằm phục vụ tốt công tác bán hàng. Quá trình tổ chức kiểm kê được tiến hành theo đúng tiến độ thời gian và những phát hiện thừa thiếu sau kiểm kê và xử lý đúng nguyên nhân vi phạm.  Nhược điểm: Bên cạnh những mặt tích cực cần được phát huy, công tác lưu chuyển hàng hoá tại công ty còn có những biểu hiện yếu kém sau: Đôi lúc việc lập báo cáo kế toán của công ty chậm, các báo cáo của cửa hàng gởi về cho công ty không đúng quy định. Sự kết hợp giữa hạch toán tổng hợp còn chưa chặt chẽ, một vài số liệu đối chiếu giữa hai mảng này đôi khi còn có sự khác biệt, không trùng khớp. Hơn nữa công tác đối chiếu số liệu ghi chép giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp còn lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận liên quan dẫn đến sự thiếu hụt, mất hàng hoá. Một số nghiệp vụ hạch toán còn chưa hợp lý và chưa đúng chế độ kế toán hiện hành như: hạch toán nhận hàng đại lý, hạch toán bán hàng thẳng. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên và phù hợp với những cái chung nhất của các doanh nghiệp thương mại, kết hợp với các kiến thức cơ bản trong học tập, theo em cần hoàn thiện một số vấn đề hạch toán lưu chuyển hàng hoá như sau: 1.Tăng cường hạch toán tại đơn vị cơ sở: Trong thời gian qua công ty chỉ chú trọng đến công tác kế toán ở phòng kế toán mà ít quan tâm đến công tác kế toán ở cửa hàng. Đối với cửa hàng, nhân viên bán hàng vừa là người bán vừa là người thu tiền. Cuối ngày nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã bán cho khách hàng để lập báo cáo bán hàng và nộp tiền cho thủ quỹ. Như vậy việc bán hàng và việc thu tiền tập trung vào một người, do đó việc quản lý hàng không chặt chẽ. Chính vì vậy phải tách riêng nhân viên bán hàng và nhân viên thu tiền ra. 2. Hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng  Hạch toán nhận hàng đại lý: Trường hợp này, công ty chỉ hạch toán hàng nhận đại lý vào TK 156.1 là không hợp lý vì hàng nhận đại lý không thuộc quyền sở hữu của công ty. Đồng thời doanh thu hoa hồng cũng không được theo dõi riêng. Do đó theo em cần hạch toán hàng nhận đại lý như sau: Khi nhận hàng đại lý, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi nợ TK003 “Hàng hoá nhận bán hộ, ký gởi” theo giá bán được quy định trên hoá đơn. Khi bán ghi có TK003 theo giá bán quy định trên hợp đồng.  Khi bán hàng kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111,112,131 Giá quy định trên hợp đồng Có TK 511(511.3) Hoa hồng Có TK 331 Giá bán hoa hồng  Khi thanh toán hàng cho đơn vị mua kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Giá bán-Hoa hồng 3. Hoàn thiện về nghiệp vụ bán hàng:  Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thẳng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, hoá đơn bán hàng giao thẳng và chứng từ có liên quan kế toán hạch toán doanh thu Nợ TK 111,112,131 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 333(333.1) Thuế GTGT phải nộp Đồng thời căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến hàng mua để hạch toán giá vốn hàng hoá. Nợ TK 632 Giá vốn hàng hoá Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT của hàng mua Có TK 111,112,331 Tổng giá thanh toán 4. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên Bố trí đội ngũ cán bộ bán hàng có phẩm chất tốt, có năng lực chuyên môn để cố hiểu biết đầy đủ về tính chất, đặc điểm hàng hoá đồng thời phải có kiến thức về kinh tế để chủ động tính toán hiệu quả lô hàng mua vào, từ đó đề ra các phương thức tiêu thụ có hiệu quả. Công ty cần quan tâm đúng mức về công tác mua hàng và dự trữ hàng hoá bằng cách thi hành một số biên pháp :  Xác định số lượng từng mặt hàng cần phải mua mỗi lần, để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá dẫn đến ứ đọng vốn và tốn chi phí bảo quản.  Tăng cường công tác quản lý ở cửa hàng, thủ kho phải luôn báo cáo tình hình lưu kho của công ty.