Ôn thi cpa 2010 môn tin học phần I và phần II - Chuyên đề 7

ký tự Ctrl + Shift +  Đánh dấu tới cuối đoạn văn hiện hành Ctrl + Shift + Đánh dấu ngược về đầu từ đang đứng Shift + PgUp Đánh dấu tới cuối màn hình Ctrl + Shift + Đánh dấu về cuối từ đang đứng Shift + PgDn Đánh dấu tới đầu màn hình Shift + End Đánh dấu tới cuối dòng hiện tại Ctrl + Shift + Home Đánh dấu tới đầu văn bản đang soạn thảo Shift + Home Đánh dấu tới đầu dòng hiện tại Ctrl + Shift + End Đánh dấu tới cuối văn bản đang soạn thảo Shift + Mở rộng vùng đánh dấu xuống 1 dòng Ctrl + A Chọn toàn bộ văn bản ([Menu] Edit > Select All) Shift +  Mở rộng vùng đánh dấu lên 1 dòng F8 + phím mũi tên Bật tắt chế độ EXT ở thanh trạng thái 4.3.4. Sửa và xoá Phím Công dụng Backspace hoặc Delete hoặc kích vào nút Xoá đi vùng văn bản đang được đánh dấu Backspace Xoá ký tự đằng trước dấu nhắc Delete Xoá ký tự đằng sau dấu nhắc Ctrl + Backspace Xoá cả từ phía trước dấu chèn (phím Num Lock phải tắt) Ctrl + Delete Xoá cả từ phía sau dấu chèn (phím Num Lock phải tắt) Ctrl + Z hoặc [Menu] > Edit > Undo hoặc kích vào nút Khôi phục lại đoạn văn vừa xoá/ huỷ hành động vừa thực hiện, bạn có thể undo nhiều cấp 4.3.5. Chuyển chữ hoa, chữ thường Sử dụng chức năng: Format > Change Case, sau đó lựa chọn các tuỳ chọn như sau: Sentence Case : Chữ hoa đầu câu lowercase: chuyển thành chữ thường UPPERCASE: chuyển thành chữ hoa Title Case: Chữ Hoa Các Ký Tự Đầu tOGGLE cASE: đổi ngược thường thành hoa và ngược lại 4.3.6. Chèn các ký tự đặc biệt Khi cần chèn các ký tự đặc biệt (không có trên bàn phím), bạn có thể tìm chúng ở Symbol. Bạn thực hiện như sau: 1. Đưa dấu nhắc đến vị trí bạn định chèn ký tự đặc biệt 2. Chọn lệnh [Menu] Insert > Symbol..., xuất hiện một bảng 3. Chọn Symbols, trong hộp Font bạn chọn Font chứa ký tự cần chèn (thường là Windings hoặc Winding 2 là 2 font có nhiều ký tự đặc biệt) 1. Chọn ký tự bạn định chèn, nhấn nút Insert, lặp lại nếu bạn muốn chèn thêm các ký tự khác 2. Chọn Close để kết thúc quá trình chèn Ví dụ như: ... Gán một tổ hợp phím gõ tắt cho ký tự đặc biệt. Nếu phải thường xuyên chèn một ký tự đặc biệt, bạn có thể gán cho nó một tổ hợp các phím gõ tắt. Để gán bạn thực hiện Thực hiện [Menu] Insert > Symbol như trên. Trong bảng Symbol như trên bạn chọn ký tự cần chèn, chọn nút Shortcut Key, xuất hiện hộp hội thoại Customize. Con trỏ tự chuyển vào hộp Press New Shortcut Key, nhấn tổ hợp phím mà bạn muốn gán, chọn nút Assign, chọn Close để quay trở lại bảng Symbol Lặp lại bước 2 và 3 cho việc gán các ký tự tiếp theo Chọn nút Close để kết thúc 4.3.7. Chèn các công thức toán học 1. Trên menu Insert, chọn Object, Create new, Microsoft Equation… 2. Sử dụng thanh công cụ Equation để soạn các công thức toán theo yêu cầu Nếu bạn thường xuyên phải gõ các công thức toán học thì có thể chèn biểu tượng kích hoạt thanh công cụ Equation lên thanh công cụ bằng cách: 1. Trên menu View, chọn Toolbar, Customs… 2. Chọn tab Command 3. Trong hộp Catagories chọn Insert 4. Trong hộp Commands chọn Equation Editor và kéo biểu tượng lên thanh công cụ. 4.3.8. Tìm kiếm và thay thế * Tìm kiếm Để tìm kiếm bạn theo các bước sau: + Chọn [Menu] Edit > Find hoặc Ctrl + F, xuất hiện hộp hội thoại Find + Trong mục Find What bạn gõ vào văn bản hoặc bạn có thể cắt dán đoạn văn cần tìm + Nếu cần tìm các văn bản có định dạng bạn chọn nút Format để đặt các định dạng như Font, Paragraph, Langue hoặc Style + Lúc bạn chọn định dạng cho đoạn văn bản cần tìm thì nút No Formatting sẽ bật sáng cho phép bạn chọn, chọn nút này thì lúc đó bạn sẽ tìm một đoạn không kể định dạng + Nếu chỉ tìm định dạng thì bạn bỏ trống hộp Find What, chọn nút Format rồi chọn các Format mà bạn cần tìm Font, Paragraph, Langue hoặc Style Lựa các tuỳ chọn bạn cần gồm Match Case: Có sự phân biệt chữ hoa, chữ thường Find Whole Word Only : Tìm chính xác văn bản chỉ định Sound Like: Tìm những từ có phát âm tương tự (tiếng Anh) như “Kathy” và “Cathy”, “Colour” và “Color” + Trong hộp hội thoại Search: Phạm vi tìm có: All : Tìm toàn bộ văn bản Down: Tìm từ vị trí con trỏ bàn phím về văn bản. Up: Tìm từ vị trí con trỏ bàn phím ngược lên đầu văn bản. + Nếu tìm thấy một đoạn văn bản bạn chọn nút Find Next để tìm tiếp + Để kết thúc tìm kiếm chọn hoặc nhấn phím ESC * Tìm kiếm và thay thế Bạn có thể muốn thay thế nhiều từ hoặc đoạn văn cũ bằng những nội dung mới, khi đó bạn thực hiện + Chọn [Menu] Edit > Replace hoặc nhấn Ctrl + H, xuất hiện hộp hội thoại Replace + Trong hộp Find What bạn nhập văn bản hoặc định dạng tương tự phần Find nêu trên + Trong hộp Replace bạn gõ vào văn bản thay thế, định dạng cũng như trên Các tuỳ chọn giống như mục Find Chọn nút Find Next, nếu Word tìm thấy đoạn văn bản cần thay thế thì bạn có thể chọn các tuỳ chọn sau Tuỳ theo yêu cầu mà bạn chọn một trong các thao tác sau Replace Thay thế văn bản/định dạng vừa tìm thấy và tiếp tục tìm Replace All Thay thế tất cả Find Next Không thay thế, tiếp tục tìm + Chọn nút Close để kết thúc 4.3.9. Chức năng tự sửa lỗi Autocorrect Trong khi soạn thảo văn bản bạn thường hay gõ nhầm hoặc hay sai lỗi chính tả, bạn có thể dùng tính năng AutoCorrect để bắt Winword tự sửa cho bạn. Bạn cũng có thể dùng chức năng này để tạo các ký tự gõ tắt cho một cụm từ hay lặp lại trong văn bản. Tạo một mục để sửa lỗi tự động/gõ tắt Hãy gõ một lần từ/cụm từ cần sửa lỗi hoặc gõ tắt, sau đó bạn chọn phần văn bản đó Chọn [Menu] Tools, AutoCorrect Hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện, đoạn văn bản bạn đánh dấu sẽ tự động hiển thị trong mục With Trong hộp hội thoại Replace, gõ vào nhóm ký tự tắt mà bạn định dùng để khi bạn gõ nhóm đó ra thì nhóm đó sẽ tự thay thế bởi phần văn bạn đánh dấu Để Word tự thay thế ngay thì bạn phải đánh dấu vào hộp: Replace Text as You Type Chọn nút Add, chọn OK Sửa đổi, xoá, tắt chức năng AutoCorrect Sửa đổi Thực hiện lệnh [Menu] Tools > AutoCorrect  xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect Lựa chọn một trong các việc: Thay đổi tên: lựa tên trong hộp Replace xoá tên cũ, gõ tên mới, chọn nút Add Sửa nội dung văn bản thay thế: chỉ việc chọn đoạn văn rồi sửa, chọn nút Replace khi kết thúc Xoá một mục AutoCorrect Khi không dùng đến AutoCorrect bạn xoá đi bằng cách Chọn [Menu] Tools > AutoCorrect  xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect Lựa mục muốn xoá, chọn Delete, chọn OK Tắt chức năng AutoCorrect Bỏ dấu chọn mục Replace Text as You Type trong hộp thoại AutoCorrect 4.3.10. Chức năng nhập văn bản tự động Autotext Một chức năng hỗ trợ cho người dùng không phải gõ đi gõ lại một phần văn bản hoặc đồ hoạ nhiều lần đó là chức năng Autotext. Với chức năng này bạn gán cho đối tượng một tên, khi cần bạn chỉ cần gọi tên đó ra và thông báo đó là Autotext (nhấn F3 hoặc kích vào nút Autotext trên thanh công cụ) Tạo một Autotext 1. Chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng đồ hoạ 2. Lên menu Insert, chọn Autotext 3. Nhập tên tắt cho mục Autotext trong hộp hội thoại Enter AutoText entries here (tối đa 32 ký tự, có thể có khoảng trống) Trọng mục Lookin: bạn có thể chọn hiệu lực của Autotext cho các văn bản đang mở hay cho toàn bộ (Normal.dot) Chọn nút Add Sử dụng Autotext Gõ vào tên của Autotext Nhấn F3 hoặc Alt+Ctrl+V Thay đổi một mục nhập văn bản tự động + Sửa nội dung + Nhập lại đoạn văn bản tự động + Thay đổi nội dung + Chọn lại đoạn văn bản vừa sửa + Kích vào nút Autotext hoặc chọn [Menu] Tool > Autocorrect... > chọn phiếu Autotext + Chọn hoặc nhập vào tên cũ + Chọn Add, Word hỏi bản có ghi đè Autotext cũ hay không + Chọn Yes Xoá một AutoText + Khi không dùng đến một AutoText bạn có thể xoá chúng đi + Chọn Tool, Autocorrect... ,chọn phiếu Autotext + Chọn tên AutoText bạn muốn xoá + Chọn Delete 4.4. Định dạng văn bản Định dạng (formatting) văn bản tức là dùng các kiểu dáng để làm cho văn bản rõ ràng mạch lạc và thống nhất trong toàn bộ tài liệu. Định dạng ký tự (Font) bao gồm: kiểu font, kích cỡ font, màu sắc,... Định dạng đoạn (paragraph) bao gồm: định khoảng cách giữa các dòng, khoảng cách giữa các đoạn, căn lề trái, phải hay căn đều 2 bên, lùi vào đầu dòng... Định dạng ký tự được áp dụng cho đơn vị nhỏ nhất là ký tự. Nếu bạn muốn định dạng ký tự cho một phần văn bản nào đó, bạn phải bôi đen. Định dạng đoạn áp dụng cho đơn vị nhỏ nhất là một đoạn văn bản. Nếu bạn muốn định dạng đoạn cho nhiều đoạn văn bản, bạn phải bôi đen các đoạn đó. 4.4.1 .Định dạng ký tự 1. Chọn phần văn bản cần định dạng ký tự 2. Chọn [Menu] Format  Font, xuất hiện hộp hội thoại Font gồm 3 mục: Font, Character Spacing và Text Effects. Mục Font, bao gồm các lựa chọn: Font: chọn font. Size: chọn cỡ chữ Font Style: chọn kiểu chữ, gồm: + Regular: chữ bình thường + Italic: chữ nghiêng + Bold: chữ đậm + Bold Italic: chữ vừa đậm, vừa nghiêng Font Color: chọn màu chữ Underline style: chọn kiểu chữ gạch chân Underline Color: màu đường gạch chân. Effect: một số kiểu chữ đặc biệt Mục Character Spacing, bao gồm các lựa chọn: Scale: quy định tỷ lệ co giãn bề ngang của ký tự Spacing: quy định khoảng cách giữa các ký tự + Normal: bình thường + Expanded: các ký tự cách nhau xa hơn bình thường + Condensed: các ký tự gần nhau hơn bình thường + By: quy định khoảng cách dãn ra hoặc sát lại Position: quy định các ký tự cao lên hay thấp hơn so với bình thường Mục Text Effect: quy định hiệu ứng động của các ký tự, chỉ có tác dụng trên màn hình, không có tác dụng khi in. Bao gồm các lựa chọn: None: chữ bình thường Blinking Background: chữ trên nền nhấp nháy Las Vegas Lights: chữ có những ngôi sao màu chạy xung quanh ..... Ngoài ra, ta có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để định dạng ký tự cho văn bản đang soạn thảo: Kích chuột ở nút (tên phông chữ). Chúng ta sẽ nhận được danh sách các font chữ đã được cài đặt, kích chuột để chọn font chữ thích hợp Kích chuột ở nút (cỡ chữ) để chọn cỡ chữ. Kích chuột ở các nút để chọn các kiểu chữ đậm, nghiêng, gạch chân 4.4.2. Định dạng đoạn văn bản: 1. Chọn các đoạn văn bản cần định dạng đoạn (nếu chỉ định dạng một đoạn thì không cần bôi đen mà chỉ đặt con trỏ bàn phím tại đoạn đó) 2. Chọn [Menu] Format  Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph gồm 2 mục: Indents and Spacing và Line and Page Breaks. Mục Indents and Spacing, gồm các lựa chọn: Alignment: chọn cách căn lề cho đoạn + Left : căn theo lề trái + Right : căn theo lề phải + Centered : căn thẳng giữa + Justified : căn theo cả hai lề Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để chọn cách căn lề cho đoạn. Indentation: chỉnh vị trí lề cho đoạn (so với lề trang) + Left: chỉnh lề trái của đoạn + Right: chỉnh lề phải của đoạn (Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để thực hiện nhanh 2 thao tác này) + Special: chỉnh lề đặc biệt:  None: bình thường  First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn  Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên (Có thể sử dụng các nút lệnh: trên thước kẻ ngang để thực hiện nhanh các thao tác này) Spacing: quy định khoảng cách giữa các đoạn và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn + Before: Khoảng cách đến đoạn văn bản trên + After: Khoảng cách đến đoạn văn bản dưới + Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (dãn dòng)  Single: dãn dòng đơn (khoảng cách giữa các dòng bình thường, tự động thay đổi theo kích thước chữ).  Double: Dãn dòng gấp đôi (bằng 2 lần khoảng cách dòng bình thường).  1.5 line: Dãn dòng gấp rưỡi (bằng 1,5 lần khoảng cách dòng bình thường).  Exactly: Quy định chính xác khoảng cách giữa các dòng, tính bằng point (1pt : 1/72 inch)  Multiple: Quy định chính xác khoảng cách giữa các dòng, tính theo dòng. Mục Line and Page Breaks quy định cách ngắt dòng và ngắt trang trong đoạn, gồm các lựa chọn: Widow/Orphan Control: tránh hiện tượng dòng đầu tiên của đoạn ở cuối trang và dòng cuối cùng của đoạn ở đầu trang. Keep line together: tránh ngắt trang giữa đoạn. Keep with next: tránh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn và đoạn kế tiếp. Pager break before: chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn. Suppress line before: không in con số chỉ dòng trong đoạn. (Chỉ có tác dụng khi đánh dấu dòng tự động) Don't Hephenate: không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong một đoạn. 4.4.3. Bullets và Numbering Đối với những phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục, ta có thể tạo danh sách khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự. Chọn [Menu] Format > Bullets và Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering với các mục: Bulleted: Đánh dấu hoa thị đầu đoạn – với các kiểu bullets có sẵn để chọn Ngoài ra, ta còn có thể chọn các mẫu khác bằng cách chọn Customize/Character hoặc Picture để vào bảng chọn 1 kiểu bullet mới. Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái. Numbered: đánh số thứ tự cho các đoạn với các kiểu Number có sẵn để chọn. Chú ý: bạn còn có thể chọn các kiểu đánh số khác bằng cách chọn Customize. Number Format: định dạng lại cách đánh số 1.; (1); 1)... Number Style: kiểu số, la mã, abc,... Start At: bắt đầu đánh số từ Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái. Outline Numbered: đánh số thứ tự cho đoạn theo nhiều lớp. Ngoài ra, có thể đánh Bullets hoặc Number cho các đoạn theo các lựa chọn mặc định bằng cách nhấp chuột vào các biểu tượng trên thanh công cụ. 4.4.4. Định dạng mẫu Style Style là một bộ các định dạng được tạo sẵn cho một đoạn văn bản (paragraph style) hay các ký tự (character style). Mỗi Style được đặt một tên riêng. Khi áp dụng Style vào văn bản, văn bản sẽ lập tức có tất cả các định dạng của Style này. Style giúp người sử dụng định dạng một cách nhanh chóng và thống nhất cho toàn bộ văn bản. Khi thay đổi định dạng một Style, tất cả các phần văn bản được áp dụng Style đó cũng thay đổi theo. Có một số Style có tên do Word định nghĩa sẵn như Normal, Heading 1… Người sử dụng có thể chỉnh sửa các style này để phù hợp với các yêu cầu, hoặc tạo thêm các style mới. Với lệnh Style trên menu hoặc với hộp Style ta có thể áp dụng các Style có sẵn hoặc có thể sử dụng các Style tự tạo Áp dụng một style Để áp dụng một paragraph style, hãy đặt con trỏ văn bản ở đoạn văn bản cần áp dụng. Trên [Menu] Format chọn Style and Formatting Chọn Style mong muốn trong cột Pick formatting to apply. Hoặc có thể sử dụng nút Style trên thanh công cụ * Tạo một style mới Chọn [Menu] Format > Style and formatting > New Style Trong hộp Name, nhập tên của style mới Trong hộp Style Type, chọn loại style bạn muốn tạo Trong hộp Style base on: chọn kiểu style sẽ áp dụng mặc định cho style mới. Trong hộp Style for following paragraph: chỉ định kiểu style áp dụng cho đoạn văn kế tiếp Để ấn định các định dạng cho style mới, chọn các biểu tượng định dạng có sẵn trong ô Formatting nhấn nút Format hoặc nhấp chuột tại nút Format rồi thực hiện định dạng. * Sửa một style Chọn [Menu] Format > Style and formatting Trong hộp Style, trỏ chuột vào style bạn muốn sửa đổi, nhấn nút mũi tên kế bên rồi chọn Modify. Nhấn nút Format để sửa các thuộc tính của style * Xoá một style Chọn [Menu] Format > Style and formatting Chọn style bạn định xoá sau đó nhấn nút Delete (hoặc chọn delete sau khi nhấp chuột tại mũi tên kế bên tên style) Chú ý: Nếu bạn xoá một paragraph style tự tạo thì Word sẽ áp dụng Normal style cho tất cả các đoạn văn có style vừa bị xoá. Nếu bạn xoá một style có sẵn (built-in style), bạn có thể lấy lại style đó bằng cách nhấn vào All Styles trong hộp List. 4.4.5. Thiết lập Tab Stop Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí, gọi là vị trí dừng của Tab (Tab Stop). Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là độ dài của Tab (ngầm định là 0,5 inch =1,27 cm). Có 5 loại Tab sau: Tab trái (Left Tab): căn thẳng bên trái cột. Tab phải (Right Tab): căn thẳng bên phải cột Tab giữa (Center Tab): căn thẳng giữa cột. Tab thập phân (Decimal Tab): căn theo dấu chấm thập phân (đối với các cột số) Tab chèn vạch đứng (Bar Tab): chèn một vạch đứng tại điểm dừng của Tab Việc dùng các Tab Stop rất tiện lợi khi ta cần gõ một văn bản căn theo cột (mà không cần phải kẻ bảng). Ký tự đầu tiên của mỗi cột ứng với một Tab Stop. Khi nhập văn bản cho một cột xong, ta chỉ cần ấn phím Tab, con trỏ sẽ sang cột tiếp theo. Việc thay đổi Tab và định dạng đường đi cho tab có thể thực hiện như sau: Chọn [Menu] Format > Tab: Chú ý: Ở đầu trái của thước ngang có nút cho phép người sử dụng chọn kiểu Tab. Kích chuột liên tiếp tại nút này, ta sẽ thấy xuất hiện 5 kiểu Tab: Để đặt Tab, ta chọn kiểu Tab, sau đó kích chuột tại điểm dừng của Tab trên thước. Muốn huỷ bỏ Tab thì kích chuột và kéo biểu tượng Tab ra khỏi thước. 4.5. Các thao tác với với bảng (Table) 4.5.1. Tạo bảng: * Kẻ bảng: Một Table được tạo từ các hàng và các cột, giao của hàng và cột là một ô. Ta có thể làm đầy các ô bằng văn bản hoặc các hình đồ hoạ. Chọn [Menu] Table >Insert Table + Tab stop position: vị trí dừng của Tab + Aligment: kiểu Tab + Leader: lựa chọn ký hiệu lấp đầy đường đi của Tab + Set : xác nhận các Tab đã thiết lập. + Clear: xoá 1 Tab nào đó + Clear All: xoá tất cả các Tab Number of Columns: đánh số cột cần thiết của bảng hoặc chọn tăng giảm số cột. Number of Rows: đánh số hàng (dòng) cần thiết của bảng hoặc chọn tăng giảm số hàng. Fixed column width: chọn độ rộng của mỗi cột. Nếu để Auto thì độ rộng của mỗi cột sẽ phụ thuộc vào số cột của bảng và chiều rộng trang in. + AutoFit to contents: tự động điều chỉnh độ rộng cột theo lượng văn bản gõ vào. Auto Format: chọn nhanh các mẫu table có sẵn. Hoặc: Kích chuột vào biểu tượng Sau đó kích chuột vào một ô để xác định ô góc dưới bên phải của bảng. Hoặc: Kích chuột tại biểu tượng , xuất hiện thanh công cụ Table and Border. Kích chuột tại biểu tượng rồi rê chuột để vẽ các đường tuỳ ý. * Chọn các ô, dòng, cột Chọn một ô: đưa con trỏ chuột đến mép trái ô đó cho đến khi thấy mũi tên xuất hiện thì kích chuột, hoặc sử dụng lệnh Table  Select  Cell. Chọn một dòng: rê chuột từ ô đầu đến ô cuối dòng, hoặc sử dụng lệnh Table  Select  Row. Chọn một cột: đưa con trỏ chuột đến mép trên của bảng cho đến khi thấy mũi tên  xuất hiện thì kích chuột, hoặc sử dụng lệnh Table  Select  Column. Chọn toàn bộ bảng: Kích chuột tại biểu tượng ở góc trái trên của bảng, hoặc sử dụng lệnh Table  Select  Table * Thay đổi độ rộng cột và dòng: Trỏ chuột vào đường kẻ cột/dòng cho đến khi tạo ra mũi tên hai chiều, rê chuột để tăng giảm độ rộng tuỳ theo yêu cầu. * Thêm cột/dòng/ô: Chọn [Menu] Table > Insert Columns to the Left: thêm cột vào bên trái con trỏ Columns to the Right: thêm cột vào bên phải con trỏ Row Above: thêm dòng trên con trỏ Row Below: thêm dòng dưới con trỏ Cells: thêm ô * Xóa cột/dòng: Chọn cột/dòng cần xoá > chọn [Menu] Table > Delete: Table: xóa cả table Columns: xoá cột Row: xoá dòng Cells: xoá ô Chia ô: Muốn chia 1 ô trong bảng thành nhiều ô, bạn chọn ô cần chia > chọn Table > Split Cells Number of column: khai số cột cần tách Number of row: khai số dòng cần tách * Hợp ô: Chọn các ô cần hợp > Table > Merge Cells * Đóng khung và tạo nền cho các ô trong bảng Chọn các ô muốn đóng khung, kẻ đường. Thực hiện lệnh Format  Borders and Shading, xuất hiện hộp thoại Border and Shading. Chọn Border để kẻ khung Setting: chọn kiểu kẻ khung Style : chọn kiểu đường kẻ Width: chọn độ đậm nhạt của đường kẻ Color : chọn màu đường kẻ Chú ý: nếu không muốn sử dụng kiểu kẻ khung có sẵn thì có thể chọn từng loại đường cần kẻ ở các nút tương ứng trong mục Preview. Chọn Shading để tạo màu nền + Fill: chọn màu nền (Nếu chọn No Fill sẽ không có màu.) + Style: chọn kiểu nền 4.5.2. Sắp xếp và đánh số cho các ô * Sắp xếp thông tin Có thể sắp xếp nội dung trong bảng theo trật tự chữ cái, theo số hay theo ngày tháng. Cũng có thể sắp xếp văn bản hay danh sách được đánh theo cột, các cột ngăn cách bởi các dấu tab, dấu phẩy, hay các dấu chỉ định khác. Ngầm định là Word sẽ sắp xếp lại các hàng theo nội dung của cột đầu tiên. tuy nhiên bạn có thể chỉ ra một hay các cột khác làm cơ sở cho việc sắp xếp. Để sắp xếp dữ liệu trong bảng: Đặt con trỏ bàn phím ở một ô trong bảng Chọn [Menu] Table > Sort Dưới mục Sort By, chọn Khoá chính. Trong hộp Type chọn kiểu trường Text (văn bản), Number (số), hay Date (ngày), Chọn mục Ascending(tăng) hay Descending (giảm) Chọn tiếp các cột khoá phụ tuỳ theo yêu cầu, lặp lại bước 3 và 5 đối với Then By Chọn OK (Chọn Option để đặt các thông số khác, ví dụ có phân biệt chữ hoa, chữ thường) Chọn Undo để huỷ sắp xếp * Đánh số cho các ô trong bảng Chọn cột/hàng ô sẽ đánh số Nhấn vào nút Numbering/Bulltets Chú ý: Để số bắt đầu từ 1, chọn Format > Bullets and Numberring > Restart Numberring Để đánh số tiếp , chọn Format > Bullets and Numberring > Continue previous list 4.5.3. Các chức năng đặc biệt * Tính toán trong bảng Có thể cộng, trừ, chia hay tính trung bình cộng các ô. Hoặc tính phần trăm và tìm các ô lớn nhất, nhỏ nhất trên một vùng. Địa chỉ của các ô trong một bảng Địa chỉ các ô được đánh thành A1, A2, B1, B2, v.v.., trong đó chữ cái là cột, chữ số là hàng Chú ý: Địa chỉ ô trong Word, không giống với địa chỉ ô trong Microsoft Excel ở chỗ chúng luôn luôn là địa chỉ tuyệt đối tuy không có dấu đô la ($). Ví dụ địa chỉ A1 trong Word tương tự như $A$1 trong Microsoft Excel Khi sử dụng địa chỉ ô trong công thức, sử dụng dấu phảy để căn cách giữa các ô riêng lẻ và dấu hai chấm để ngăn cách giữ ô đầu tiên và ô cuối cùng của một vùng như minh hoạ trong hình bên Có hai cách để chỉ định trọn một hàng hay cột. Nếu sử dụng 1:1 để chỉ một hàng và khi bạn thêm một cột vào bảng thì tính toán của bạn sẽ Bao gồm cả cột mới thêm; nếu chúng ta dùng a1:c1 để chỉ một hàng thì tính toán sẽ chỉ gồm các gồm các hàng a,b và c. Để tham chiếu đến các ô trong một bảng khác, hoặc tham chiếu đến một ô ngoài bảng, hãy đặt tên cho bảng sử dụng bookmark. Ví dụ trường { =average(Table2 b:b) } sẽ tính trung bình cho các ô ở cột B của bảng được đánh dấu bookmark là Table2. Thực hiện tính toán trên một bảng Chọn ô cần chèn công thức Trên Table, nhấn Formula Nếu Word để suất một công thức không vừa ý, hãy xoá nó ra khỏi hộp Formula Trong hộp Paste function, nhấn chọn một hàm. Ví dụ để tính tổng cộng nhấn SUM. Để trỏ tới nội dung của một ô trong bảng, nhập địa chỉ ô trong cặp dấu ngoặc của hàm. Ví dụ để cộng các ô A1 và B4 công thức sẽ là SUM(a1,b4) Chú ý: Word chèn kết quả tính toán dưới dạng một trường trong ô bạn chọn. Nếu thay đổi số liệu trong các ô liên quan, chúng ta có thể cập nhật lại kết quả bằng cách chọ trường và nhấn F9 hay tổ hợp phím ALT+SHIFT+U. Bạn cũng có thể nhấn chuột phải rồi chọn Update Trong hộp Number format, nhập một định dạng thể hiện kết quả. Ví dụ để hiển thị một số dưới dạng phần trăm thập phân, chọn 0.00%. * Căn chỉnh vị trí bảng trong văn bản: Chọn [Menu] Table > Table Properties Size: quy định kích thước của bảng (Nếu không, kích thước bảng sẽ mặc định là toàn bộ chiều ngang của trang văn bản) Alignment: Vị trí bảng trên trang giấy Left: bảng sẽ nằm bên trái trang văn bản. Center: bảng sẽ nằm giữa trang văn bản Right: bảng sẽ nằm bên phải trang văn bản. (Chú ý: có thể sử dụng các biểu tượng căn đoạn văn bản trên thanh công cụ để thực hiện nhanh các chức năng này) Text wrapping: Around: text sẽ nằm xung quanh bảng * Lặp lại tiêu đề của bảng trên các trang liên tiếp: Khi một bảng dữ liệu trải dài trên nhiều trang, nếu không có tiêu đề thì rất khó đọc dữ liệu ở các trang tiếp theo. Để hiện tiêu đề của bảng cho tất cả các trang ta làm như sau: Chọn vùng tiêu đề bảng Table/Heading Rows Repeat Hoặc: Trong hộp hội thoại Table Properties > chọn Row Đánh dấu chọn mục * Vẽ đồ thị Bạn có thể tạo các dạng đồ thị mảnh, thanh, cột, đường, quạt và các loại khác nhờ vào Graph. Bạn có thể tạo đồ thị trên bảng của Word hay các ứng dụng khác; Bạn cũng có thể mở Diagram, nhập trực tiếp dữ liệu vào phần bảng tính và tạo một đồ thị. Để tạo một đồ thị bạn làm như sau: Chọn một trong các cách: + Nếu đã có dữ liệu trong bảng chọn phần bảng chứa dữ liệu + Nếu chưa có dữ liệu, đến vị trí mà bạn muốn bố trí đồ thị. Lên Insert, chọn Picture, chọn Chart Chọn một trong các loại biểu đồ Nhấn OK Chọn một trong các cách: + Để chỉnh sửa hay bổ xung dữ liệu vào đồ thị, bạn kích vào cửa sổ bảng tính, và sau đó thực hiện các thay đổi. Bạn bổ xung thông tin vào bảng tính giống như cách mà bạn sẽ làm trên bảng của Word hay bảng tính của Excel. + Trên thanh công cụ, lựa chọn các dạng đồ thị mà bạn muốn cũng như đặt các thông số khác (minh hoạ trong hình). Nhấn vào một điểm bên ngoài đồ thị để thoát khỏi Chart và cập nhật đồ thị vào tài liệu. * Hiệu chỉnh một đối tượng đồ thị Kích kép vào đối tượng đồ thị mà bạn muốn hiệu chỉnh Kích chuột phải và chỉnh sửa, bổ xung các định dạng 4.6. Thiết lập trang in 4.6.1. Đặt lề: Lề là khoảng cách từ mép trang giấy tới cạnh của phần văn bản. Thông thường Word in văn bản và hình vẽ trong diện tích được giới hạn bởi các lề, còn các thông tin chứa trong đầu trang hay cuối trang (kể cả số trang) được đưa ra ngoài lề. Một khi lề đã được điều chỉnh thì các thông số đó tác động đến toàn bộ văn bản. Có thể sử dụng lề trang mặc định hoặc chỉ định lề riêng theo phong cách của mỗi người sử dụng. Để thay đổi lề trang ta thực hiện như sau: Chọn [Menu] File >Page Setup > Margin Top: lề trên Left: lề trái Bottom: lề dưới Right: lề phải (Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng chuột để nhanh chóng thay đổi lề bằng cách kéo các biểu tượng lề của trang trên thước kẻ ngang và thước kẻ dọc đến vị trí thích hợp) Gutter: gáy để đóng sách Gutter position: vị trí gáy sách (bên trái hoặc phía trên) 4.6.2. Chọn hướng in Chọn [Menu] File >Page Setup > Margin Orientation: chọn: + Portrait: in dọc giấy + Landscape: in ngang giấy 4.6.3. Dàn trang Chọn [Menu] File >Page Setup > Margin Multiple Pages: chọn + Normal: dàn mỗi trang văn bản trên 1 trang giấy + Mirror margin: dàn trang để các lề đối xứng nhau giữa hai trang in. (Lề của trang chẵn và trang lẻ sẽ ngược nhau). + 2 pages per sheet: dàn 2 trang văn bản trên một trang giấy + Book fold: tự động dàn 2 trang văn bản trên một tờ giấy để đóng lại thành sách theo đúng thứ tự. 4.6.4. Chọn kích thước giấy in Chọn [Menu] File >Page Setup > Paper Trong mục Paper size: chọn khổ giấy in (A4, A3,...) Nếu không có khổ giấy bạn cần, chọn Custom size rồi chỉ định kích thước giấy ở các mục Width (độ rộng) và Height (chiều dài) Chú ý: + Để các áp dụng các thiết lập trên cho toàn văn bản hay chỉ từ trang hiện tại trở đi, chọn các mục tương ứng trong mục Apply to Để các thiết lập trên trở thành mặc định cho tất cả các văn bản, chọn Default + Sử dụng các khổ giấy khác nhau cho các phần khác nhau của văn bản Chọn [Menu] File > Page Setup > Paper Source. Để chỉ định khay giấy cho trang đầu của văn bản, chọn kiểu đặt giấy mong muốn trong hộp First page. Để chỉ định khay giấy cho các trang còn lại, chọn kiểu đặt giấy trong hộp Other pages. Chú ý: Một số máy in không hỗ trợ tính năng này. 4.6.5. Thiết lập Header và Footer: Tiêu đề đầu trang (header) và cuối trang (footer) phần văn bản được in trên đầu (hoặc cuối) mỗi trang của văn bản. Thông thường, mục này được sử dụng để thêm vào văn bản tên tác giả, tên tài liệu, logocủa đơn vị, ngày tháng, số trang... Tiêu đề đầu/cuối được đặt trong lề trên /dưới của trang văn bản. Để đặt tiêu đề, chọn [Menu] View > Header and Footer, khung trình bày tiêu đề sẽ xuất hiện cùng với thanh công cụ Header and Footer như sau: Gõ nội dung tiêu đề đầu trang ở khung Header, tiêu đề cuối trang ở khung Footer. Cuối cùng, kích chuột tại nút Close để trở về chế độ soạn thảo thông thường Từ trái sang phải, thanh công cụ Header and Footer có các nút sau: + Insert AutoText: chèn các mẫu có sẵn (như: số trang, tên tác giả văn bản, ngày, giờ, đường dẫn tệp...) + Insert Page Number: chèn số trang + Insert Number of Page: chèn tổng số trang của văn bản + Format Page Number: định dạng lại cách đánh số trang + Insert Date: chèn ngày hiện tại + Insert Time: chèn giờ hiện tại + Pager Setup: định dạng trang in + Show/Hide Document Text: hiển thị/không hiển thị nội dung trang hiện tại + Same as Previous: chọn tiêu đề như trang trước + Switch between Header and Footer: chuyển con trỏ giữa tiêu đề đầu và cuối + Show Previous: xem tiêu đề trang trước + Show Next: xem tiêu đề trang kế tiếp Chú ý: Có thể định dạng lại Font chữ, thay đổi mầu, tạo Shading thêm hình đồ hoạ... để trang trí Header và Footer. Tiêu đề đầu & cuối trang chỉ xuất hiện trong print layout view Để tạo tiêu đề của trang đầu tiên khác với các trang còn lại, hoặc tiêu đề cho các chẵn riêng, các trang lẻ riêng, chọn nút Page Setup (hoặc chọn File  Page Setup)  chọn Layout. 4.7. In ấn 4.7.1. Xem một tài liệu trước khi in (print Preview) * Xem trước khi in Để xem tài liệu trước khi in, nhấn nút Print Preview Để thoát khỏi chế độ print preview và quay lại màn hình trước đó, nhấn Close. Hiệu chỉnh văn bản trong chế độ print preview Trong chế độ print preview, chọn trang cần hiệu chỉnh. Nhấn chọn phóng to vùng văn bản cần hiệu chỉnh. Nhấn nút Magnifier . Khi con trỏ chuyển từ kính lúp thành chữ I, thực hiện các sửa đổi Để quay lại chế kính lúp, nhấn nút Magnifier lần nữa. Ngăn ngừa tài liệu nhảy sang trang mới khi chỉ còn ít dòng Nếu chỉ có một lượng ít văn bản xuất hiện trên trang cuối của một tài liệu ngắn, chúng ta có thể giảm bớt số trang bằng cách nhấn biểu tượng Shrink to Fit trong chế độ Print preview. Đặc tính này làm việc tốt nhất với các tài liệu chỉ có vài trang như thư tín và các bản ghi nhớ. Để co nhỏ tài liệu, Word giảm tỷ lệ co chữ dùng trong tài liệu. Chú ý: Thận trọng khi sử dụng chức năng này trên các văn bản dài, có định dạng phức tạp, vì toàn bộ văn bản có thể bị định dạng lại, không hợp với ý muốn ban đầu. - Different odd and even: tạo tiêu đề cho trang chẵn riêng, trang lẻ riêng. - Different first page: tạo tiêu đề của trang đầu tiên khác với các trang còn lại. 4.7.2. Thực hiện in * In nhanh toàn bộ một văn bản: Nhấn biểu tượng Print trên thanh công cụ. * In có lựa chọn: Chọn [Menu] File > Print. Printer: chọn loại máy in và một số tham số cần thiết khác cho máy in. Page range: chọn phạm vi in + All: In toàn bộ tệp văn bản. + Current page: In trang hiện thời (là trang văn bản có con trỏ bàn phím). + Selection: In phần văn bản đã được bôi đen. + Pages: In một số trang văn bản.tùy ý. Number of copies: số bản cần in. Print : Lựa chọn thứ tự khi in + All pages in range: lần lượt in các trang đã chọn. + Odd pages: chỉ in các trang lẻ trong số các trang đã chọn + Even pages: chỉ in các trang chẵn trong số các trang đã chọn Zoom: quy định số trang văn bản được in trên 1 trang giấy (thông thường là 1 page) Chú ý: Nếu chọn in nhiều bản, bạn lưu ý lựa chọn trong ô Copies để in theo thứ tự của văn bản hay in theo thứ tự của số trang. * Huỷ in Nếu tắt chế độ in hậu trường (background printing), chọn Cancel hay nhấn ESC. Nếu ở chế độ in hậu trường (background printing), nhấn kép vào biểu tượng máy in trên thanh trạng thái(status bar). Chú ý: Nếu tài liệu quá ngắn và lại đang ở chế độ in hậu trường thì có thể biểu tượng máy in xuất hiện rất nhanh. * Bật/tắt chế độ in hậu trường Chọn [Menu] Tools > Options > Print. Dưới mục Printing options, chọn Background printing. Chú ý: ở chế độ in hậu trường chúng ta có thể tiếp tục làm việc với Word trong khi in. In hậu trường sẽ cần thêm bộ nhớ hệ thống. Để tăng tốc độ in, bỏ chọn hộp Background printing. 4.8. Một số chức năng nâng cao 4.8.1. Chèn dữ liệu từ một file khác: Trong quá trình soạn thảo văn bản, ta muốn kết hợp nhiều file lại với nhau hoặc chèn thêm một số file hình ảnh vào. Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn file Chọn [Menu] Insert > File Chọn file cần chèn > Insert 4.8.2. Template * Sử dụng các Template có sẵn: Trong Word có rất nhiều mẫu có thể dùng để tạo một tài liệu mới nhanh chóng và dễ dàng. Mẫu là tập hợp các định dạng được thiết kế sẵn cho việc soạn văn bản theo một mục đích nào đó, ví dụ như: mẫu thư, fax (Letters & Faxes); mẫu bản ghi nhớ (Memos); mẫu báo cáo (Reports)... được trình bày ở các dạng khác nhau và nhóm lại trong kẹp hồ sơ Templates. Bạn có thể sử dụng các mẫu này như một sự gợi ý về cách trình bày và ý chính cho tài liệu mới mà bạn cần tạo. Chọn [Menu] File >New > General Templates Di chuyển giữa các tab và chọn Template cần thiết OK * Tạo Template: Bạn có thể tự tạo các mẫu cho riêng mình để thực hiện nhanh chóng hơn các công việc thường phải lặp lại hàng ngày như giấy mời, công văn gửi cấp trên, hoặc các bộ phận chức năng, thư, báo cáo... Đánh 1 đoạn văn bản hay dùng, trang trí đẹp Chọn [Menu] > File > Save As Trong ô Save as type: chọn Document Template Trong ô File name: gõ tên file chứa Template > Save * Gọi Template đã tạo: File/New Chọn Template cần thiết/Creat New 4.8.3. Trộn văn bản (Mail Merge) Trong công việc hàng ngày bạn phải tạo giấy mời gửi cho nhiều người ở nhiều đơn vị khác nhau. Word giúp bạn chỉ cần gõ một giấy mời sau đó điền tên người nhận (không phải mất công gõ hàng loạt giấy mời). Để làm được điều này ta sử dụng chức năng Mail Merge trong Word.. * Chuẩn bị dữ liệu: Một file giấy mời Một file chứa dữ liệu cần trộn vào giấy mời, bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ, điện thoại... của những người nhận giấy mời STT Tên người Chức danh Điện thoại Địa chỉ 1 Nguyễn Sơn Lâm Giám đốc 9330099 Công ty ABC 2 Trần Hoà Bình Trưởng phòng 15080 Công ty ABC 3 Tạ Phương Lan Vụ trưởng 15081 Vụ Đầu tư 4 Hoàng Tuấn Ngọc Vụ phó 5742525 Vụ Tài vụ 5 Bùi Minh Hải Vụ phó 9630124 Vụ Hợp tác * Cách làm: Mở file giấy mời Chọn [Menu] Tools > Letter and Mailings > Mail Merge Wizard Chọn Letter, sau đó thực hiện lần lượt các bước: Bước 1 - Starting Document: Chọn Use the current Document Bước 2 - Select Recipients: + Chọn Use an existing List + Chọn Browse + Chọn tên file chứa dữ liệu trộn > Open + Đánh dấu vào những tên người cần gửi hoặc bỏ đánh dấu nếu không cần > OK Bước 3 – Write your letter + Chọn More Item + Chọn các trường cần đưa vào giấy mời + Insert > Close + Định dạng lại các trường vừa Insert vào (đậm, nghiêng...) Bước 4 – Preview your letter + Nếu muốn xem lại danh sách người gửi giấy mời thì chọn Edit recipient list Bước 5 - Complete the Merge + Nếu muốn in luôn thì chọn Printer + Nếu muốn chỉnh sửa văn bản thì chọn Edit individual letter/All + Chỉnh sửa font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ... + File mới có tên Letter1, có thể Save file lại 4.8.4. Tạo Danh sách Chuẩn bị dữ liệu: Một file chứa dữ liệu tạo label Cách làm: Chọn Tools > Letter and Mailings > Mail Merge Wizard Chọn Label Bước 1 – Starting Doc: + Chọn Use the current Document + Chọn Label Options + New Label + Lable name: đặt tên label + Number across: số cột + Number down: số dòng + Vào các thông số về khoảng cách lề + OK Bước 2 - Select Recipients: + Chọn Use an existing List + Chọn Browse + Chọn tên file chứa dữ liệu/Open/OK Bước 3 – Arrange your label + Chọn More Item + Chọn các trường đưa vào label/Insert + Close + Update all label Bước 4 – Preview your label Bước 5- Complete the merge + Printer: in ra máy in + Edit individual letter/All: chỉnh sửa trước khi in (font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ...) + File mới có tên Label1, có thể Save file lại 4.8.5. Tạo và in phong bì, nhãn dán Tạo địa chỉ một người gửi trên phong bì Chúng ta có thể tạo một địa chỉ người gửi ngầm định, địa chỉ này sẽ luôn xuất hiện trên phong bì thư khi in. Chúng ta cũng có thể đưa hình ảnh logo hay các hình khác lên bì thư. Tạo địa chỉ người gửi chỉ gồm văn bản Trên Tools menu, nhấn Options, sau đó chọn phiếu User Information. Trong hộp Mailing address, nhập địa chỉ người gửi Tạo địa chỉ khứ hồi có một ảnh logo Để tự động đưa một biểu tượng lên phong bì, chúng ta lưu hình ảnh, bao gồm cả vị trí trên bì thư và định dạng dưới một mục AutoText có tên EnvelopeExtra1. Sử dụng một chương trình tạo ảnh như Microsoft Paint, để tạo logo. Hay sử dụng ảnh có sẵn Trong Word, nhập phần văn bản cho địa chỉ khứ hồi. Nhấn vào nơi bạn muốn chèn ảnh logo. Trên Insert menu trong Word, trỏ tới Picture, và nhấn From File. Chọn tệp ảnh cần chèn, nhấn Insert. Chọn ảnh mới chèn. Trên Insert menu, trỏ tới AutoText, chọn New. Trong hộp Please name your AutoText entry, nhập EnvelopeExtra1, và nhấn OK. Word chèn ảnh tự động lên bì thư mỗi khi in Chú ý Chúng ta có thể tạo hai mục EnvelopeExtra AutoText như trên. Ví dụ chúng ta muốn Word tự chèn thêm các đoạn văn quảng cáo mỗi khi in phong bì, chúng ta có thể tạo một mục AutoText thứ hai có tên là EnvelopeExtra2. Nếu đưa cả hai AutoText vào một mẫu (template), thì các thư được tạo với mẫu này sẽ chứa cả hai mục địa chỉ người gửi. Nếu chỉ muốn sử dụng một địa chỉ, ta phải tạo một mẫu mới hoặc phải xoá đi một mục AutoText Nếu không muốn in địa chỉ người gửi lên phong bì, hãy đánh dấu chọn trong hộp Omit của phiếu Envelopes trong mục Envelopes and Labels. Khi bỏ chọn hộp Omit, thì Word vẫn in mục AutoText EnvelopeExtra trên phong bì. 4.8.6. Chèn ghi chú, chú thích * Chèn ghi chú (comment) Chọn phần văn bản mà bạn muốn tạo ghi chú Chọn [Menu] Insert > Comment Gõ nội dung cần ghi chú trong quả cầu hộp thoại comment Chú ý : Để mở hoặc tắt ghi chú bạn chọn hoặc bỏ chọn View>Markup * Xoá bỏ một comment: - Để nhanh chóng xoá bỏ một comment đơn, hãy nhấn chuột phải lên comment rồi nhấn Delete Comment * Xoá bỏ nhiều comment: Hiện thanh công cụ Reviewing bằng cách chọn View > Toolbar Trên thanh công cụ , nhấn mũi tên kế bên Reject Change/Delete Comment, rồi nhấn Delete all comments in Document * Che giấu các comment lúc in: Trên menu file, nhấn Print Trong hộp Print what, chọn Document (thay vì chọn Document showing markup) Nhấn OK * Chèn chú thích (Footnote & Endnote): Trong các tài liệu dài, có các đoạn trích dẫn hoặc có những đoạn cần giải thích thêm cho rõ nghĩa, bạn có thể sử dụng tính năng chèn chú thích nhằm giải thích, bình chú chi tiết cho phần văn bản đó. Các chú thích có thể đặt ở cuối mỗi trang - gọi là Footnote, hoặc có thể đặt tất cả ở cuối văn bản - gọi là Endnote. Các chú thích này sẽ được Word đánh số tự động. * Chèn chú thích - Đưa con trỏ tới điểm cần chèn chú thích - Chọn menu Insert > Reference > Footnote Footnote: đặt chú thích ở cuối trang. Endnote: đặt chú thích ở cuối văn bản. Number format: chọn kiểu của số chú thích. Start at: chọn số bắt đầu Numbering: chọn cách đánh số chú thích: + Continuous: các chú thích được đánh số liên tục cho đến hết + Restart each section: các chú thích được đánh lại từ đầu sau mỗi section + Restart each page: các chú thích được đánh lại từ đầu sau mỗi trang - Chọn Insert * Di chuyển hoặc sao chép một chú thích: Chọn dấu tham chiếu chú thích của chú thích mà bạn muốn di chuyển hay sao chép Để di chuyển nó, hãy rê dấu đến vị trí mới Để sao chép, hãy nhấn giữ CTRL và sau đó rê đến vị trí mới Để cuộn xem tất cả các chú thích, hãy chuyển sang chế độ xem Normal (View > Normal) và chọn Footnotes trên menu View. 4.8.7. So sánh hoặc trộn tài liệu Nếu nhiều người xem thực hiện các thay đổi và các lời bình chú trong các bản sao tách rời của tài liệu gốc, bạn có thể tiếp tục làm thay đổi tài liệu và gửi nó cho người khác xem, Word sẽ hiển thị tất cả những gì mà bạn đã bổ sung và những gì mà người xem đã thay đổi. Mở bản sao đã được hiệu chỉnh của tài liệu Trên menu Tool, nhấn Compare and merge Documents Chọn tài liệu gốc, nhấp mũi tên nằm kế bên Merge, rồi chọn một trong các nội dung sau: + Merge: để hiển thị kết quả so sánh ngay trong tài liệu gốc. + Merge into current document: để hiển thị kết quả so sánh trong tài liệu đang mở. + Merge into new document: để hiển thị kết quả so sánh trong một tài liệu mới. Để so sánh song song trên hai tài liệu: chọn Window > Compare slide by side with... 4.8.8. Tạo mục lục: Tính năng tạo mục lục tự động trong Microsoft Word cho phép bạn nhanh chóng tạo mục lục cho các văn bản dài. Tuy nhiên đặc tính này chỉ có hiệu lực khi bạn định dạng tài liệu theo mẫu (Styles). Trong đó: Các tiêu đề định dạng theo các mẫu Heading Nội dung văn bản định dạng theo mẫu Normal Để tạo bảng mục lục, bạn làm như sau: Chọn vị trí đặt mục lục Chọn Insert > Reference > Index and Table Chọn Table of Content + Show page number: hiện số trang + Right align page number: số trang được căn lề phải + Tab leader: chọn kiểu đường dóng từ tên mục đến số trang + Show levels: hiện số cấp tiêu đề đưa vào mục lục (ví dụ: chọn 3 thì word sẽ tự động đưa vào mục lục tất cả các tiêu đề áp dụng các mẫu từ heading 1 đến heading 3) OK Hiển thị văn bản khi bấm vào mục lục Chọn Tools > Options > Edit Bỏ chọn ở ô Use Ctrl + Click. Lưu ý: khi thay đổi văn bản mục lục không tự động cập nhật, vì vậy muốn mục lục khớp với văn bản cần làm lại các bước trên khi có sự thay đổi các mục trên văn bản. 4.8.9. Vẽ biểu đồ Chọn Insert > Diagram Chọn kiểu biểu đồ OK + Insert Shape: thêm các box tuỳ chọn + Layout: chọn các kiểu biểu đồ tương ứng + Select: đánh dấu các box theo mức + Chọn kiểu biểu đồ theo mẫu có sẵn + Cách phối hợp text và biểu đồ 4.8.10. Bảo mật văn bản: Trong Word, bạn có nhiều cách thức để hạn chế các khả năng truy cập vào tệp văn bản, bao gồm: Gán mật khẩu để mở văn bản, những người không biết mật khẩu này sẽ không thể mở văn bản ra được. Gán mật khẩu để sửa chữa văn bản; một khi văn bản được mở ra nhưng những người không biết mật khẩu này không thể lưu những sửa chữa cũng như thay đổi tùy tiện trong văn bản. Người không biết mật khẩu này chỉ có thể lưu văn bản (nếu có sửa chữa) với một tên tệp khác với tên ban đầu. Yêu cầu những người khác mở văn bản dưới dạng chỉ đọc. Nếu mở văn bản dưới dạng chỉ đọc và sửa chữa văn bản, những gì đã sửa chữa chỉ lưu lại được trong một tệp có tên khác biệt, nếu lưu nó với tên không đổi thì những thay đổi không được cập nhật vào văn bản. Gán mật khẩu mở văn bản Chọn Tools > Options > Security Password to open: mật khẩu để mở văn bản Password to modify: mật khẩu sửa văn bản OK Gõ lại đúng mật khẩu mở file khi hiện thông báo Reenter Password to open hoặc Reenter Password to modify Chọn OK Lưu ý: mật khẩu phân biệt chữ thường và chữ hoa. Nếu bạn gán mật khẩu cho một văn bản và sau đó lại quên mật khẩu thì không thể mở văn bản hay loại bỏ chế độ bảo vệ cũng như khôi phục lại các thông tin trong đó. Vì vậy lưu giữ một danh sách các mật khẩu ứng với từng tệp văn bản ở một nơi tin tưởng là một cách thức làm việc tốt nhất. Bỏ đặt mật khẩu: Chọn Tools > Options > Security Xoá mật khẩu đi OK 4.8.11. Tự động phục hồi tài liệu: Bạn có thể bảo vệ các file làm việc bằng cách sử dụng tính năng AutoRecover để lưu bản sao tài liệu tạm thời theo định kỳ bạn đang làm việc . Để phục hồi công việc của bạn sau khi mất điện hoặc hệ thống gặp sự cố, bạn có lẽ đã mở đặc tính AutoRecover trước khi vấn đề xảy ra. Bạn có thể cài đặt khoảng cách lưu tài liệu xảy ra thường xuyên hơn cứ 10 phút một lần theo cài đặt mặc định của nó. Chẳng hạn bạn cài đặt nó để lưu cứ 5 phút một lần, bạn sẽ phục hồi được nhiều thông tin hơn nếu cài đặt nó lưu cứ mỗi 10 phút. Cách thực hiện: Chọn Tool > Option > Save Chọn hộp Save AutoRecover into every Trong hộp minutes: chỉ định khoảng cách bao lâu bạn muốn Word lưu các file Để xác định một vị trí dành cho các file phục hồi tự động Chọn Tool > Option > File Locations Trong hộp Files type , chọn AutoRecover Chọn Modify > chọn một folder khác với folder mặc định 4.8.12. Chèn ảnh và tạo Auto Shape a. Chèn ảnh Word cung cấp cho người dùng một thư viện đồ hoạ (Clip Gallery) chia làm các nhóm, từ con người (People), nhà cửa (Building) đến động, thực vật...để chèn một ảnh, trỏ vào Picture trên Insert, nhấn Clip Art, chọn ảnh cần chèn. Có thể dùng lệnh Find để tìm ảnh cần thiết. Chèn ảnh từ Clip Art Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh Chọn Insert > Picture > Clip Art Chọn phiếu Clip Art hay Pictures Chọn nhóm ảnh mong muốn, sau đó nhấn kép lên ảnh muốn chèn Sau khi chèn chúng ta có thể chuyển đổi ảnh thành hình vẽ và sau đó sử dụng các công cụ trên thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh. Chèn ảnh từ một file ảnh Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh Chọn Insert > Picture > From File. Tìm tệp ảnh cần chèn. Kích vào ảnh cần chèn. Nếu muốn chèn ảnh dưới dạng trôi nổi để có thể dễ dàng kéo ảnh đến mọi chỗ cũng như đưa ảnh ra đằng trước hay đằng sau lớp văn bản hoặc các đối tượng khác chọn hộp Float over text. Để chèn ảnh trực tiếp vào lớp văn bản, xoá chọn hộp Float over text. Thêm ảnh vào Clip Gallery Chọn Insert > Picture > Clip Art. Trên phiếu Clip Art, nhấn Import Clips. Tìm đến thư mục có ảnh cần thêm vào Clip Art. Chọn ảnh, nhấn nút Open Thêm các từ khoá (keywords) nếu cần, chọn categories hay tạo category mới để lưu giữ ảnh, sau đó nhấn OK. Phân rã và sửa các ảnh Clip Art Chọn ảnh Clip Art cần sửa. Trên thanh Drawing, nhấn Draw, sau đó chọn Ungroup. Để sửa từng đối tượng đã phân rã của ảnh tiếp tục chọn các đối tượng đó và phân rã tiếp cho đến khi có các đối tượng nguyên thuỷ có thể hiệu chỉnh được. Sử dụng các công cụ trên thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh. Ví dụ sẵp xếp lại các phần, nhóm các phần, tô mầu khác,... Để phục hồi các đối tượng lại thành ảnh cũ, chọn tất cả các nhóm sau đó nhấn Group. b. Tạo một AutoShape AutoShape là các mẫu hình vẽ có sẵn trong Word để trang trí trên văn bản. Mỗi mẫu hình vẽ gọi là một đối tượng vẽ. Các đối tượng vẽ có thể nằm chồng lên nhau, có thể nằm trên hoặc nằm dưới văn bản. Để vẽ hình, ta phải bật thanh công cụ Drawing bằng lệnh View  Tooalbars  Drawing, hoặc kích chuột tại nút trên thanh công cụ. Khi đó thanh công cụ Drawing sẽ xuất hiện: Muốn vẽ một hình, ta kích chuột tại nút AutoShape  chọn nhóm hình cần vẽ  chọn hình cần vẽ  đưa con trỏ chuột vào vùng văn bản muốn vẽ hình  rê chuột cho đến khi kích thước hình vẽ vừa ý. Điều chỉnh AutoShape bằng thanh công cụ Drawing Chọn đối tượng cần điều chỉnh. Chọn Line Style: để chọn độ đậm nhạt của nét vẽ. Chọn Dash Style: để chọn kiểu của nét vẽ (nét liền, nét đứt,...). Chọn Arrow Style: để chọn kiểu của đường mũi tên. Chọn Fill Color: để tô màu cho đồi tượng. Chọn Line Color: để chọn màu cho đường viền của đối tượng. Chọn Shadow Style: để chọn kiểu bóng cho đối tượng. Chọn 3-D Style: để chuyển một hình phẳng thành hình nổi 3 chiều. Điều chỉnh AutoShape bằng menu Chọn đối tượng cần điều chỉnh Thực hiện lệnh Format  AutoShape, xuất hiện hộp thoại Format AutoShape Chú ý: với một số hình cơ bản như: đường thẳng, mũi tên, hình vuông/hình chữ nhật, hình tròn/hình oval, có thể kích chuột tại các nút tương ứng trên thanh công cụ Drawing. Nhóm các đối tượng Để tạo một được một hình vẽ hoàn chỉnh có thể cần tạo nhiều đối tượng. Vì vậy, sau khi vẽ xong, ta nên nhóm các đối tượng này thành một hình duy nhất để dễ cho việc quản lý. Chọn Color and Lines để: + Tô màu nền cho đối tượng + Chọn kiểu kiểu và màu cho đường viền + Chọn kiểu mũi tên Chọn Size để thay đổi kích thước cho đối tượng. Chọn Layout để: + Chọn cách dồn văn bản xung quanh đối tượng + Chọn cách căn lề cho đối tượng. Muốn tách nhóm các đối tượng, ta chọn chức năng Ungroup. Tạo Text Box Text Box là một loại AutoShape đặc biệt, cho phép người sử dụng đặt một khung văn bản vào vị trí bất kỳ trong văn bản. Để tạo một Text Box, ta làm như sau: Thực hiện lệnh Insert  Text Box, hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ Drawing. Rê chuột để xác định kích thước của Text Box. Nhập nội dung vào Text Box. Để điều chỉnh Text Box, thực hiện lệnh Format  Text Box và thực hiện tương tự như điều chỉnh AutoShape. Công cụ Word Art Word Art là công cụ chuyên dụng để tạo các hiệu ứng đặc biệt đối với văn bản. Ví dụ: Để tạo một Word Art, ta làm như sau: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn một Word Art Thực hiện lệnh Insert  Picture  Word Art, hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ Drawing Trên bảng chọn Word Art Gallery, chọn một mẫu Word Art  OK Nhập nội dung văn bản và định dạng font, kiểu và cỡ chữ theo ý muốn  OK Muốn điều chỉnh đối tượng Word Art, ta làm như sau: Chọn đối tượng Thực hiện lệnh View  Tools Bar  Word Art để xuất hiện thanh công cụ Word Art và sử dụng thanh công cụ này để chỉnh sửa. Để nhóm các đối tượng, ta làm như sau: Chọn các đối tượng cần nhóm Kích chuột tại nút Draw Chọn Group Muốn chỉnh sửa chi tiết hơn thì thực hiện lệnh Format  Word Art, xuất hiện hộp thoại Format Word Art. Hộp thoại này tương tự như các hộp thoại Format AutoShape và Format Text Box ở trên.