Phần II: Nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cư trú

CHƯƠNG 2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƯ TRÚ THEO CHỨC NĂNG CỦA LỰC LƯỢNG CẢNH SÁT QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VỀ TRẬT TỰ XÃ HỘI 1. Dự báo một số tình hình liên quan tới hoạt động ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý cư trú trên địa bàn quận Đống Đa. 1.1. Cơ sở đưa ra dự báo. Trên thế giới hiện nay đã và đang có rất nhiều quốc gia đẩy mạnh hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú và đã đem lại những kết quả tích cực, quan trọng và nhiều quốc gia coi đây là yếu tố chủ lực của công tác quản lý cư trú. Đó là hướng đi mà không chỉ Việt Nam mà các nước chưa áp dụng cần nhanh chóng nghiên cứu, vận dụng vào thực tiễn của quốc gia mình. Cùng với xu thế quốc tế hóa nền kinh tế thế giới và những thành tựu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, hòa trong tình hình chung của cả nước trong những năm qua quận Đống Đa đã có những thay đổi nhanh chóng, theo đó các hoạt động cư trú, thay đổi nơi cư trú của người dân trong địa bàn quận, hoạt động đi lại làm ăn của người dân ở các quận huyện khác, người ngoại tỉnh và người nước ngoài tới làm ăn, sinh sống, bên cạnh đó còn có một bộ phận lớn học sinh, sinh viên tới học tập, tạm trú trên địa bàn. Do vậy đòi hỏi chúng ta phải có sự quản lý chặt chẽ và thường xuyên hơn. Tuy nhiên nếu vẫn duy trì áp dụng các phương pháp quản lý cũ mà chậm ứng dụng CNTT vào phục vụ cho công tác quản lý cư trú thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn, vất vả, hiệu quả công tác không đáp ứng kịp tình hình. Trong những năm gần đây, thấy được vai trò, tác dụng to lớn của hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú Quốc hội, Chính phủ, Bộ Công an, UBND và lãnh đạo Công an các cấp đã ban hành nhiều văn bản pháp lý chỉ đạo công tác ứng dụng CNTT vào hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung và phục vụ công tác quản lý cư trú nói riêng. Trên địa bàn quận Đống Đa, hoạt động này đã mang lại những hiệu quả đáng khích lệ, tuy vậy cho tới nay vẫn còn mang tính giản đơn là khai thác các giá trị cơ bản do CNTT mang lại nên chưa thực sự phát huy hết được những giá trị của nó mang lại, mặt khác đến nay tại các đơn vị thực hiện chức năng quản lý cư trú thuộc Công an quận Đống Đa vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn về mọi mặt. Từ những vấn đề trên cho thấy cần thiết phải đưa ra các dự báo sát thực với tình hình và tìm ra các giải pháp cần thực hiện trong thời gian tới. 1.2. Dự báo tình hình cư trú trên địa bàn quận Đống Đa. Cùng với những đổi thay mạnh mẽ về mọi mặt của đất nước, thành phố Hà Nội vừa mới mở rộng địa giới hành chính, quận Đống Đa là một trong những quận nội thành với đặc điểm đất chật, người đông; các hoạt động giao thương, buôn bán, đi lại… của người dân ngày càng sôi động và trở nên thường xuyên hơn do đó tình hình cư trú trên địa bàn quận Đống Đa sẽ tiếp tục có những diễn biến phức tạp. Nhu cầu thay đổi về chổ ở, làm hộ khẩu, nhập hộ khẩu, tách khẩu của người dân cũng sẽ tăng lên. Người ngoại tỉnh, người nước ngoài tới làm ăn, sinh sống, đặc biệt là người từ các tỉnh lân cận đổ về Hà Nội làm ăn có tính chất thời vụ sẽ có xu hướng tăng nhanh. Các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp ngày càng mở rộng quy mô đào tạo, số lượng học sinh, sinh viên từ các địa phương khác tới học tập, tạm trú trên địa bàn tăng lên; Đời sống vật chất ngày càng được cải thiện nên nhu cầu du lịch, thăm quan của người dân thập phương tới các địa điểm thăm quan tại các di tích văn hóa, lịch sử trên địa bàn quận cũng ngày một tăng do đó số lượng người tạm vắng, tạm trú và lưu trú trên địa bàn quận cũng sẽ ngày càng nhiều hơn. 1.3. Dự báo tình hình ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú. Cùng với xu hướng chung của các nước trên thế giới, một số đơn vị trên cả nước đã bước đầu thực hiện thí điểm thành công về ứng dụng CNTT vào việc khai báo lưu trú, quản lý hộ khẩu qua mạng internet, với những kết quả bước đầu do hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú trên địa bàn quận Đống Đa mang lại, và xuất phát các tình hình hoạt động cư trú của người dân trên địa bàn ngày càng trở nên phức tạp và những văn bản pháp lý chỉ đạo hoạt động này của Quốc hội, Chính phủ, UBND và lãnh đạo Công an các cấp trong thời gian qua có thể dự báo trong thời gian tới hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú của Đội Cảnh sát QLHC về TTXH, Công an các phường, trạm trong cả nước và trên địa bàn quận sẽ ngày càng được tăng cường chỉ đạo, đầu tư thực hiện về mọi mặt, những giá trị từ hoạt động này mang lại sẽ ngày càng có ý nghĩa to lớn hơn. Trong cả nước các đơn vị khác cũng sẽ không ngừng tăng cường phát triển lĩnh vực này và tăng cường quan hệ hợp tác, trao đổi với nhau trong quá trình vận hành, khai thác các phần mềm ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú, tiến tới xây dựng “trung tâm cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia” và hoạt động cư trú của người dân sẽ được giám sát, quản lý thống nhất từ cấp Trung ương tới địa phương, đảm bảo vừa tính chặt chẽ nhưng cũng ngày càng thông thoáng, thuận tiện tối đa cho nhân dân. 2. Các giải pháp cụ thể. 2.1. Giải pháp về công tác xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật. Công tác ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú nhất thiết phải được thực thi bằng hệ thống pháp luật cụ thể. Không thể có một địa bàn, một khâu nào có thể tách rời khỏi pháp luật, vì nếu tách rời pháp luật sẽ dẫn tới sự quản lý lỏng lẻo, kém hiệu quả và sai lệch với quan điểm chính sách của Đảng, Nhà nước. Một hệ thống thông tin về quản lý cư trú cho dù được áp dụng công nghệ tiên tiến nhưng không tuân thủ theo hệ thống pháp luật, các quy định trong quá trình vận hành sẽ đồng nghĩa với một hệ thống thiếu định hướng, thiếu thống nhất và thiếu tính pháp lý. Chính vì vậy: - Chính phủ, lãnh đạo Bộ Công an cần nghiên cứu ban hành các văn bản pháp lý có liên quan đến quản lý cư trú và hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú để các đơn vị cấp dưới triển khai vào thực tiễn. + Đối với Ban chỉ huy Công an quận cần chỉ đạo chặt chẽ quá trình thực hiện các văn bản pháp lý về ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đã được ban hành, qua công tác chỉ đạo thực tiễn cần kịp thời tham mưu cho UBND, lãnh đạo công an cấp trên trong xây dựng, ban hành các văn bản mới, sửa đổi, hủy bỏ các nội dung không phù hợp đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất trong quá trình quản lý. + Đối với Đội Cảnh sát QLHC về TTXH cần triển khai thực hiện một cách kịp thời, đúng nội dung yêu cầu, đồng thời làm tốt công tác hướng dẫn lực lượng CSKV trong vận dụng triển khai đảm bảo tính thống nhất trong toàn quận. + Lực lượng Cảnh sát khu vực phải quán triệt sâu sắc các văn bản chỉ đạo từ cấp trên và chủ động thực hiện nghiêm túc, báo cáo lên chỉ huy Công an cấp trên các vướng mắc trong quá trình ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú. - Hệ thống các văn bản pháp lý khi đã ban hành cần có sự chỉ đạo thực hiện thống nhất từ trên xuống dưới trên các phương diện: quán triệt hệ thống luật pháp, chỉ đạo thực thi, kiểm tra chất lượng hiệu quả công tác và chỉ đạo bổ sung, góp ý, hoàn thiện hệ thống pháp luật thông qua thực tiễn triển khai ứng dụng CNTT về quản lý cư trú. Nội dung chỉ đạo gồm: quy trình triển khai ứng dụng CNTT vào quản lý cư trú theo luật định; cách thức, phương pháp quản lý; nội dung quản lý; thực hiện các chế độ trong công tác quản lý; phương pháp xử lý thông tin về cư trú. - Bên cạnh việc ban hành và chỉ đạo thực hiện thì công tác kiểm tra cũng là một nội dung rất quan trọng để đảm bảo quá trình thực hiện đi theo quy cũ, đảm bảo đánh giá đúng kết quả do việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú mang lại những gì đã đạt được, những gì còn thiếu cần bổ sung, những gì không sát với thực tế cần thay đổi hoặc hủy bỏ để lập báo cáo đề xuất lên lãnh đạo cấo trên xin chỉ đạo hướng giải quyết. Qua quá trình kiểm tra cũng nhằm đảm bảo việc phát hiện các sai phạm của cán bộ chiến sỹ trực tiếp làm nhiệm vụ được giao. Công tác kiểm tra cần tập trung trên các nội dung sau: Kiểm tra việc thực hiện công tác đăng ký, quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, tình hình tạm trú tạm vắng, các di biến động về hộ khẩu, tình hình các vấn đề về ANTT khác có liên quan; kiểm tra chế độ báo cáo định kỳ; kiểm tra việc thu thập thông tin, chất lượng thông tin; kiểm tra quá trình lưu giữ, xử lý thông tin. - Định kỳ cần tổ chức các buổi tổng kết rút kinh nghiệm, đánh giá lại những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện, đánh giá các mặt đã đạt được, chưa đạt được; Đồng thời phải làm tốt công tác tham mưu, đưa ra các kiến nghị, đề xuất Lãnh đạo Công an cấp trên, Chính phủ ban hành các văn bản sát với thực tế, đưa ra các quyết sách phù hợp. 2.2. Giải pháp về cơ sở vật chất - kỹ thuật và công nghệ. 2.2.1. Về mặt cơ sở vật chất - kỹ thuật. Trong thời gian qua do nguồn tài chính và hệ thống cơ sở vật chất - kỹ thuật còn nhiều hạn chế nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý cư trú. Do đó trong thời gian tới lãnh đạo Công an quận, Đội Cảnh sát QLHC và Công an các phường, trạm cần: - Trước hết các đơn vị cần nâng cấp hệ thống các cơ sở vật chất - kỹ thuật hiện có theo hướng những bộ phận nào còn phát huy tốt tác dụng, còn khả năng khai thác thì tiếp tục sử dụng và nâng cấp thêm. Đối với những trang thiết bị, phần mềm đã cũ hoạt động kém hiệu quả thì cần thay mới không để diễn ra tình trạng máy móc, thiết bị và phần mềm quá cũ, chậm được sửa chữa cấp mới gây ách tắc, trở ngại cho quá trình ứng dụng. - Tập trung đẩy nhanh việc trang bị và tiến hành cấp phát đồng bộ các máy móc, thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong hoạt động lưu trữ, truyền dẫn, khai thác và xử lý thông tin quản lý. Có thể để các đơn vị tự trang bị thêm nhưng cần thiết phải tiêu chuẩn hóa đảm bảo thống nhất tránh tình trạng mỗi đơn vị, thậm chí trong cùng một đơn vị nhưng sử dụng các thiết bị không đồng nhất gây khó khăn trong việc thực hiện các thao tác đòi hỏi sự thống nhất. Ngoài kinh phí được cấp từ trên xuống các đơn vị cũng cần động viên cá nhân cán bộ, chiến sỹ tự trang bị máy tính xách tay cho riêng mình góp phần phục vụ tốt hơn cho quá trình công tác của từng cá nhân cụ thể. Phải thực hiện chính sách “đi tắt đón đầu” trong ứng dụng các thành tựu của khoa học CNTT vào quản lý cư trú không trang bị máy móc, chương trình phần mềm ứng dụng đã lỗi thời lạc hậu, có như vậy mới tạo cơ hội rút ngắn thời gian, cho phép chúng ta sử dụng tối ưu nguồn nhân lực và phát huy hiệu quả tác dụng của khoa học CNTT. - Nhà nước và BCA cũng cần có chính sách đầu tư trong lĩnh vực nghiên cứu, chế tạo, thử nghiệm và ứng dụng các thành tựu của khoa học CNTT phục vụ công tác quản lý cư trú, phải đặc biệt chú ý về khả năng tự sản xuất của Việt Nam đây là giải pháp tối ưu vừa giảm chi phí nhập khẩu, vừa tạo cơ sở để chúng ta triển khai trên phạm vi rộng hơn trong thời gian tới. 2.2.2. Về mặt công nghệ. Việc xác định các loại công nghệ áp dụng cho công tác quản lý cư trú cần dựa vào các tiêu chí cụ thể như: Công nghệ phải phù hợp với cấp quản lý là cấp quận - Đội Cảnh sát QLHC về TTXH và cấp phường, trạm; việc xác định cần căn cứ vào phạm vi, khối lượng thông tin cần quản lý của từng cấp; Phải tính tới năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ chiến sỹ; Tính toán đến khả năng kết nối mạng trong thời gian tới; Tính tới xu hướng chung của việc áp dụng CNTT vào quản lý trong và ngoài ngành, tính ổn định và khả năng mở rộng trong tương lai. Trong đó cần thực hiện một số nội dung cơ bản sau: 2.2.2.1. Thiết kế, xây dựng phần mềm ứng dụng. Đây là khâu quan trọng nhất trong các nội dung cần làm. Phần mềm phải được tính toán kỹ theo yêu cầu toàn bộ vấn đề cần quản lý, các nội dung quản lý cụ thể đảm bảo các yêu cầu về mặt khoa học hiệu quả, tính nghiệp vụ và tính thẩm mỹ. Trong thời điểm hiện tại với trình độ chuyên môn về CNTT của cán bộ, chiến sỹ của Công an quận thì chưa thể tự thiết kế, xây dựng mà cần có sự phối hợp với các đơn vị khác như UBND, phòng Khoa học công nghệ để xây dựng, làm các thủ tục đăng ký cấp tài khoản; có thể thuê các chuyên gia bên ngoài cùng tham gia và đề nghị sự phối hợp giúp đỡ của các đơn vị đã triển khai ứng dụng thí điểm thành công. Việc xây dựng phần mềm cần thiết kế mẫu trước các Modul, biểu mẫu, các ký hiệu chuẩn, phông nền, kiểu chữ… Trong công tác quản lý cư trú có 3 vấn đề cơ bản là quản lý thường trú, tạm trú và lưu trú cần thiết phải tách ra thành 3 nhóm để thiết lập các phần mềm riêng phục vụ việc đi sâu vào chi tiết, hạn chế nhầm lẫn hay nặng chương trình trong quá trình vận hành. 2.2.2.2. Xây dựng hệ thống các biểu mẫu. Việc xây dựng hệ thống các biểu mẫu có giá trị quan trọng trong tạo ra mẫu chuẫn cho cán bộ vận hành áp dụng cập nhật thông tin vào các danh mục tin như đã thiết kế. Việc tạo ra các biểu mẫu phải định lượng hết các khả năng, các nhu cầu thông tin mà chúng ta cần quản lý đảm bảo sự chặt chẽ, không thiếu nhưng cũng không thừa. Biểu mẫu cần được xây dựng theo hai hệ thống gồm: Hệ thống biểu mẫu trực tiếp trên máy tính và một hệ thống biểu mẫu sẽ được in ra trên giấy phục vụ cho việc khai thác, thu thập thông tin được tiến hành thuận tiện. Tùy thuộc vào các nội dung quản lý cụ thể mà xây dựng các biểu mẫu khác nhau như biểu mẫu về hộ, biểu mẫu về nhân khẩu, biểu mẫu khai báo lưu trú, phiếu yêu cầu tra cứu thông tin. 2.2.2.3. Xây dựng các chuẩn của hệ thống ứng dụng. Bởi một đòi hỏi quan trọng của việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính là tính đúng đắn và chuẩn xác của dữ liệu. Hệ thống CSDL chuẩn sẽ mang lại những lợi ích thiết thực trong việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê chính xác phục vụ các nhu cầu nghiệp vụ và góp phần giảm bớt thời gian, tính phức tạp trong quá trình tìm kiếm cho cán bộ vận hành hệ thống cũng như tạo thuận lợi cho việc chia sẽ thông tin chung trên mạng. Để đạt được điều đó hệ thống thông tin CSDL cần tổ chức một hệ thống Từ điển chuyên dùng chứa đựng những thông tin chuẩn. Hệ thống này cung cấp các mã danh mục tin để phục vụ công tác nhập, tra cứu, thống kê các dữ liệu. Trong hệ thống các chuẩn thì cần tập trung xây dựng các chẩn chủ yếu sau: + Chuẩn nghiệp vụ: là quá trình xác định và chuẩn hóa tất cả các thông tin, dữ liệu theo các quy định chuẩn của nhà nước và ngành Công an. Đảm bảo các thông tin được bố trí sắp xếp một cách khoa học, không thiếu cũng như không thừa, ví dụ như để thiết lập chuẩn hóa các thông tin về địa chỉ của một nhân khẩu gồm có: Quốc tịch, nơi sinh, nguyên quán, hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện nay, quá trình cư trú… + Chuẩn hóa nội dung: cần chuẩn hóa nội dung của từng mục tin bởi cùng một thể hiện một nội dung nhưng có thể có nhiều cách gọi khác nhau. Ví dụ: danh mục nghề nghiệp, có thể có các nghề như: Công an, bộ đội, công nhân, giáo viên,… trong đó có thể cùng một giá trị thông tin nhưng lại có nhiều các viết khác nhau, chẳng hạn cùng nói về “ công nhân” nhưng có nhiều cách viết: công nhân, người làm thuê, người giúp việc… do vậy phải thực hiện một công đoạn kế tiếp là sắp xếp thông tin theo theo thiết kế Modul ban đầu, bước này còn có thể gọi là bước chuẩn hóa tài liệu ví dụ trên có thể chuẩn hóa là: “ công nhân” tránh việc sử dụng lộn xộn, không theo một mẫu thống nhất. + Chuẩn mã hóa: Mã hóa là việc quy ước về mã kiểu số hay kiểu chữ cho các giá trị thông tin cụ thể. Việc chuẩn mã hóa sẽ tạo thuận lợi cho vệc tiết kiệm thời gian cập nhật, tìm kiếm, thống kê các thông tin dài và giống nhau ở các đối tượng khác nhau, tránh sự nhầm lẫn, sai sót. Ví dụ: khi xậy dựng hệ thống từ điển trong hệ thống các nghề nghiệp, nghề “Công an” chúng ta gắn mã số là 06, khi nhập các thông tin về một khách lưu trú, nhập tới mục nghề nghiệp với giá trị cần nhập là “Công an” thì chúng ta chỉ cần nhập số 06 là máy tính đã xác định được giá trị đó là “Công an” và tự động hiển thị kết quả. 2.2.2.4. Xây dựng các Modul của hệ thống phần mềm ứng dụng. + Modul hệ thống: công tác bảo mật những số liệu đã nhập vào máy có ý nghĩa rất quan trọng, hệ thống thông tin trên máy tính cần được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn chặn sự truy nhập của những người không được phép. Việc bảo mật các thông tin trong quá trình nhập liệu, tìm kiếm, thống kê số liệu bằng việc gắn mã, mật khẩu người dùng, mật khẩu này có thể thêm, bớt hoặc xóa. Để thực hiện chức năng này cần thiết kế Modul hệ thống chung cho toàn bộ phần mềm ứng dụng. + Modul nhập liệu và cập nhật: Nhập liệu và cập nhật là một yêu cầu quan trọng của quá trình ứng dụng CNTT, nếu hệ thống đã hoàn tất và cập nhật về máy tính nhưng hệ thống Modul nhập liệu, cập nhật vào máy tính không đảm bảo thì sẽ ảnh hưởng tới cả hệ thống và hiệu quả ứng dụng. Hệ thống thông tin được cập nhật dựa trên các biểu mẫu cụ thể. Các biểu mẫu này sẽ chứa đựng các thông tin quản lý cư trú đối với từng cá nhân, chính vì vậy, nếu nội dung các mẫu tờ khai không chính xác thì việc nhập số liệu vào cũng sẽ bị sai. Modul sẽ cho người vận hành cập nhật thuận tiện mọi diễn biến về cư trú của một người bất cứ lúc nào. + Modul tra cứu, tìm kiếm: Việc tra cứu và tìm kiếm thông tin về cư trú của công dân là công việc thường xuyên của lực lượng Công an, do đó việc tra cứu, tìm kiếm thông tin cũng là một yêu cầu cần thiết. Trong phần mềm ứng dụng thì Modul tra cứu tìm kiếm sẽ thực hiện nhiệm vụ này. Vì trong hệ thống được thiết kế nhiều CSDL độc lập và có quan hệ với nhau vì vậy có thể lấy thông tin từ một hay một số bảng CSDL. Việc thiết kế Modul này cần xây dựng theo các mức tìm kiếm khác nhau vừa có thể tìm kiếm trong các thư mục nhỏ, vừa có thể tìm kiếm trong các thư mục lớn hơn hoặc trong toàn hệ thống CSDL. + Modul thống kê, báo cáo: Thống kê, báo cáo là một yêu cầu cơ bản của công tác quản lý cư trú. Các số liệu đã được cập nhật vào máy tính chính xác, thì chỉ với một số thao tác đơn giản người sử dụng có thể tạo ra một bản thống kê, báo cáo với nội dung đầy đủ và độ tin cậy cao. Ví dụ như thống kê tổng số người lưu trên địa bàn trong một ngày, thống kê những người trong độ tuổi chuẩn bị cấp chứng minh nhân dân… + Modul trợ giúp: loại Modul này giúp người sử dụng nắm được những thông tin cần thiết để hiểu về cách vận hành, sử dụng hệ thống phần mềm này, các quy định về việc khai thác tin trong hệ thống CSDL. 2.3. Giải pháp về công tác cán bộ. Vấn đề cán bộ chiến sĩ có ý nghĩa quyết định tới chất lượng, hiệu quả công tác ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú. Do đó trong thời gian tới các đơn vị chuyên môn cần: - Phải thay đổi nhận thức của cán bộ về khoa học CNTT, và hoạt động ứng dụng nó vào công tác quản lý cư trú. Mỗi cán bộ, chiến sỹ cần nhận thức được ý nghĩa to lớn của việc đổi mới phương pháp làm việc từ cách thức giải quyết công việc chủ yếu trên hồ sơ, giấy tờ bằng việc kết hợp giữa hồ sơ, giấy tờ với ứng dụng CNTT trong đó phải xác định ứng dụng CNTT là chủ yếu và chiến lược lâu dài vào công tác quản lý cư trú. Bản thân mỗi cán bộ cần tích cực tự giác học tập, bồi dưỡng thêm các kiến thức về CNTT, sử dụng khai thác và quản trị mạng, phát hiện được các “lỗ hổng” trong quá trình ứng dụng và tìm ra biện pháp khắc phục. Tích cực, kiên quyết đấu tranh với tư tưởng bảo thủ, chậm đổi mới, chậm ứng dụng khoa học công nghệ vào trong quá trình công tác. - Rà soát tình hình về cán bộ, thống kê số lượng cán bộ chiến sỹ có trình độ hiểu biết chuyên về CNTT trong đơn vị mình, đánh giá lại nhu cầu về cán bộ trong các đơn vị chuyên môn. Kịp thời đề xuất lãnh đạo Công an cấp trên bổ sung đảm bảo Đội Cảnh sát QLHC về TTXH và mỗi Công an phường đều có cán bộ chuyên môn về CNTT đáp ứng nhu cầu quản lý cư trú trong thực tiễn thông qua các hình thức tuyển chọn cán bộ bên ngoài được đào tạo chính quy về công nghệ thông tin vào công tác trong lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH. Tiếp nhận sinh viên của trường Học viện Cảnh sát nhân dân và Học viện An ninh nhân dân, đã được gửi đi đào tạo tại các trường thuộc khối tự nhiên, kỹ thuật, sinh viên được gửi sang nước ngoài học chuyên về CNTT về công tác tại các đơn vị thuộc Công an quận. - Cần có chính sách ưu tiên trong công tác đào tạo nâng cao trình độ hiểu biết về CNTT và ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú cho đội ngũ cán bộ chiến sỹ, cụ thể: Phối hợp với các trung tâm đào tạo tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức tin học, tổ chức cho cán bộ học và thi lấy chứng chỉ, bằng tin học; mở các lớp tập huấn về công tác ứng dụng CNTT vào quản lý cư trú cho cán bộ Đội Cảnh sát QLHC về TTXH và lực lượng CSKV; Trong từng đơn vị cần thường xuyên yêu cầu cán bộ thực hiện việc lưu trữ, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin về cư trú trú trên máy vi tính; Định kỳ cần kiểm tra lại kiến thức tin học của cán bộ để tiếp tục xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng. 2.4. Giải pháp trong các bước ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý cư trú. 2.4.1. Thu thập, chọn lọc, sắp xếp thông tin dữ liệu về cư trú. - Thu thập thông tin: + Hệ thống thông tin về cư trú rất đa dạng bao gồm: Thông tin về hộ: Họ tên chủ hộ, địa chỉ nơi đăng ký, danh sách các nhân khẩu trong hộ, các trường hợp tách hộ, chuyển hộ, thông tin liên quan tới các thành viên trong hộ. Thông tin về nhân khẩu: Họ tên, tuổi, hộ khẩu thường trú, giới tính, quốc tịch, tôn giáo, nghề nghiệp, trình độ văn hóa, tiền án, tiền sự, các mối quan hệ xã hội cần chú ý… Thông tin tạm trú, lưu trú: Họ tên, nơi thường trú, số CMND, địa chỉ tạm trú, lưu trú là ở khách sạn, nhà dân hay nơi công cộng, ngày đến, ngày đi… + Nguồn thông tin: Nguồn thông tin về cư trú rất đa dạng và phong phú: thông qua phần tự kê khai của công dân như kê khai vào phiếu thay đổi nhân khẩu hộ khẩu, phiếu khai báo tạm vắng, bản khai nhân khẩu; qua công tác định kỳ kiểm tra nhân khẩu hộ khẩu, kiểm tra tạm trú; lấy từ hồ sơ tàng thư nghiệp vụ, hồ sơ sổ sách, tài liệu trong máy tính của CSKV Công an phường, trạm và thông tin do các cơ quan khác cung cấp. Nhiệm vụ đầu tiên trong toàn bộ các bước ứng dụng là các đơn vị cần thu thập một các đầy đủ, có hệ thống các thông tin đa dạng và từ rất nhiều nguồn trên để phục vụ cho hoạt động lưu trữ. Để đảm bảo việc thu thập thông tin chuẩn xác, nhanh chóng và chính xác các đơn vị cần huy động nhiều lực lượng tham gia, và trên cơ sở các biểu mẫu thích hợp với từng loại thông tin cần thu thập. - Chọn lọc, sắp xếp thông tin. Từ các thông tin thô thu thập được ban đầu chưa có trật tự theo chuẩn cụ thể, trong đó có cả những thông tin cần thiết và cả những thông tin không cần thiết, do vậy yêu cầu đặt ra đối với cán bộ làm nhiệm vụ này là phải chọn lọc và thanh loại thông tin cho phù hợp theo yêu cầu cần lưu trữ để phục vụ công tác. Sau khi đã hoàn tất công tác lọc tin thì công đoạn kế tiếp là sắp xếp thông tin trật tự theo các nhóm khác nhau, chuẩn bị cho việc cập nhật lưu trữ vào máy tính được nhanh chóng và hạn chế sai sót. 2.4.2. Lưu trữ, tổ chức các dữ liệu vào máy tính. - Các thông tin đã thu thập và sắp xếp cẩn thận cần được tiến hành cập nhật lưu trữ vào máy tính theo các biểu mẫu, Modul đã được xây dựng. Việc cập nhật có thể giao cho nhiều các nhân, nhiều nhóm, tổ khác nhau, trong đó Đội Cảnh sát QLHC về TTXH và Công an các phường, trạm đều phải cùng tiến hành theo đúng chức năng nhiệm vụ đã được phân công và theo đúng phạm vi quản lý. Tùy theo đơn vị là Đội hay Phường mà cho phép lưu trữ vào một máy hay nhiều máy khác nhau, như tình hình hiện nay thì tại Đội Cảnh sát QLHC về TTXH có thể lưu vào nhiều máy khác nhau hoặc lưu vào máy chủ nhưng tại các máy khác vẫn có thể cập nhật thông qua mạng nội bộ. Đối với Công an các phường, trạm trước mắt cần cập nhật hết các dữ liệu vào máy tính và xử lý tin có tính độc lập. - Thông tin cần được tổ chức thành các nhóm khác nhau theo các nội dung quản lý thường trú, tạm trú và lưu trú theo các nhóm mẫu chuẩn đảm bảo được tính thống nhất, theo đúng quy chuẩn đặt ra, đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, khai thác. Trong mỗi nhóm thông tin quản lý cũng cần phân theo các biểu mẫu, các Modul cụ thể khác nhau tùy theo yêu cầu quản lý đã được thiết lập trước. 2.4.3. Tra cứu, tìm kiếm thông tin: Trong quá trình thiết kế phần mềm chúng ta đã xây dụng Modul tìm kiếm với chức năng giúp cán bộ được giao nhiệm vụ có thể tra cứu, tìm kiếm các thông tin trong kho dữ liệu một cách thuận tiện, nhanh chóng. Khi một yêu cầu tra cứu được nhập vào máy tính thì phần mềm này sẽ tự động thực hiện nhiệm vụ tìm và trả kết quả theo đúng yêu cầu. Chức năng này sẽ giúp cán bộ vận hành có thể tìm được bất kỳ yêu cầu nào trong một kho CSDL rất lớn, trong trường hợp nếu chỉ tiêu tìm kiếm đưa ra ít thì kết quả tìm kiếm sẽ cho ra một danh sách các kết quả cùng thuộc tính và có thể lọc trên bảng kết quả đó để tìm ra chính xác giá trị cần tìm. Điều này giúp hạn chế tối đa thời gian tra cứu và tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng. Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin cần phải thực hiện theo đúng quy định, chỉ khi nào có yêu cầu mới tiến hành tra cứu và phải bám sát các nội dung cần tìm. 2.4.4. Khai thác các dữ liệu. - Khai thác thông tin: là thông qua tra cứu, tìm kiếm thông tin để lấy các thông tin tài liệu về cư trú đã được nhập vào máy tính. Các thông tin đã được cập nhật vào máy tính cho phép chúng ta khai thác bất cứ lúc nào khi cần thiết. Tuy nhiên để đảm bảo yếu tố bí mật của thông tin do đó trong quá trình khai thác các đơn vị cần quy định rõ mức độ mật của các thông tin gắn với điều này là những loại thông tin nào được phép cung cấp và những thông tin nào bị cấm, các trường hợp được phép yêu cầu cung cấp, những người nào mới được phép khai thác thông tin, việc khai thác cần tuân thủ nghiêm khắc theo các phiếu yêu cầu khai thác thông tin, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng khai thác tràn lan và phục vụ các mục đích cơ hội cá nhân. 2.4.5. Cập nhật dữ liệu. Bên cạnh việc lưu trữ thông tin ban đầu thì một nhiệm vụ hết sức quan trọng khác đặt ra là cần cập nhật CSDL. Sở dĩ cần cập nhật dữ liệu là bởi có những thông tin có tính ổn định tạm thời thậm chí khá lâu như thông tin về thường trú, về nhân thân lai lịch của từng người, nhưng cũng có rất nhiều thông tin có sự thay đổi thường xuyên như thông tin lưu trú, tạm trú, tạm vắng... mà nếu chúng ta không tiến hành cập nhật thì sẽ dẫn tới sự tình trạng bỏ sót thông tin. Bên cạnh đó một yêu cầu đặt ra là phải loại bỏ trong bộ nhớ những thông tin cũ không còn cần thiết nữa và điều chỉnh những thông tin mà vào thời điểm hiện tại đã có sự thay đổi so với thông tin lúc lưu trữ. Do vậy các đơn vị cần chú ý để cập nhật kịp thời, tránh tình trạng làm hời hợt, chỉ tập trung vào lần đầu mà buông lỏng trong việc cập nhật thông tin, kéo theo hệ quả là hiệu quả công tác không đạt được theo yêu cầu đặt ra. 2.4.6. Tổng kết, nhận xét đánh giá công tác. Việc thực hiện bước ứng dụng có ảnh hưởng quan trọng tới hiệu quả của toàn hệ thống, do đó trong quá trình thực hiện các đơn vị cần định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất tổ chức các buổi họp tổng kết rút kinh nghiệm chuyên đề về quá trình thực hiện các bước ứng dụng CNTT vào quản lý cư trú tại đơn vị. Thông qua đó đánh giá những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện, những mặt đã đạt được cũng như những tồn tại, từ đó đề xuất lên lãnh đạo Công an quận chỉ đạo hướng giải quyết. 2.5. Giải pháp về công tác bảo mật. Cho tới hiện nay các đơn vị đã ứng dụng có hiệu quả nhiều phần mềm mã hóa, bảo mật cho thông tin trong quá trình lưu trữ, truyền dẫn và khai thác. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, bất cập cần khắc phục cho nên trong thời gian tới cần tập trung vào những giải pháp sau: - Tăng cường công tác tuyên truyền các quy định của Luật CNTT, phổ biến tình trạng bảo mật thông tin trong quá trình ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú, tình hình hoạt động của bọn tội phạm, các phương thức thủ đoạn lợi dụng những sơ hở trong quá trình ứng dụng khoa học CNTT vào hoạt ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú để thực hiện hành vi trái pháp luật; phổ biến các biện pháp phòng ngừa, phát hiện, đấu tranh xử lý đối với tin tặc, vi rút phá hoại, và các biện pháp quản lý thông tin có hữu hiệu hơn. - Mỗi cán bộ chiến sỹ trong quá trình khai thác những tiện ích của CNTT vào công tác quản lý cư trú cần chấp hành các quy định của pháp luật, nội quy trong quá trình vận hành. Kiểm tra, đánh giá các thiết bị phục vụ lưu trữ, quản lý, khai thác, và truyền tải thông tin, đánh giá thực trạng hệ thống bảo vệ và các biện pháp an ninh thông tin đang áp dụng. Phát hiện nhanh chóng chính xác các lỗi phần mềm, sự xâm nhập của virút, hoạt động phạm pháp của các đối tượng, kịp thời thông báo các sự cố để có biện pháp khắc phục kịp thời. Thường xuyên phối hợp với các cơ quan cung cấp dịch vụ mạng cập nhật các phần mềm, phần mềm diệt vi rút mới nhất. Xây dựng quy trình, quy chế bảo đảm an ninh thông tin cho các hệ thống phần mềm ứng dụng. Đồng thời để tăng cường công tác bảo mật cần có chính sách chuẩn hóa thông tin, các biểu mẫu và chế độ báo cáo, việc truyền tải thông tin phải được cải tiến và bổ sung theo yêu cầu của hoạt động ứng dụng CNTT và bảo đảm an toàn trong quá trình ứng dụng vào lĩnh vực quản lý cư trú. - Hiện nay cần tham khảo các phần mềm bảo mật mới được xây dựng bởi các công ty mạng có uy tín trong nước và trên thế giới. Trong đó có một số phần mềm như: phần mềm mã hóa lượng tử, phần mềm diệt virút ARV, CMC… - Ngoài ra, để đảm bảo yếu tố bảo mật trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cư trú các đơn vị cần phải kết hợp triển khai các biện pháp nghiệp vụ như mã hóa các thông tin, xây dựng hệ thống mạng nội bộ, phối hợp với lực lượng Cảnh sát phòng chống tội phạm công nghệ cao trong giám sát, theo dõi, kiểm tra độ an toàn của thông tin trong quá trình truyền dẫn, chuyển tải qua mạng. 2.6. Giải pháp về hoạt động hợp tác trao đổi. Hoạt động hợp tác trao đổi kinh nghiệm trong giai đoạn hiện nay là rất cần thiết trong mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội cũng như ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú, do vậy thời gian tới Công an quận, Đội Cảnh sát QLHC về TTXH và Công an các phường, trạm cần chú ý thực hiện một số nội dụng sau: - Trước hết cần chủ động tăng cường tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm để trao đổi kinh nghiệm mà các đơn vị khác đã ứng dụng và đem lại hiệu quả, trao đổi các kinh nghiệm về chính sách đầu tư phát triển nguồn cơ sở vật chất kỹ thuật, tổ chức vận hành khai thác và sử dụng các phần mềm ứng dụng, kinh nghiệm trong công tác bảo mật… Cũng như đưa ra những khó khăn, tồn tại mà đơn vị chưa giải quyết được để thảo luận và tìm ra các giải pháp khắc phục tối ưu. Hiện nay việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú đang ngày càng được phổ biến rộng ra cả nước nhưng vẫn đang ở mức độ thấp, và mang tính chất giản đơn là khai thác những giá trị cơ bản của máy tính. Còn việc ứng dụng sâu, có tính chất toàn diện thì vẫn mới chỉ ở một số nơi như Thành phố Huế, thành phố Rạch Giá, huyện đảo Phú Quốc thực hiện thí điểm về khai báo tạm trú qua mạng internet; tỉnh Bắc Ninh thực hiện việc ứng dụng CNTT vào quản lý nhân khẩu, hộ khẩu; ở Hà Nội Công an quận Thanh Xuân đang thực hiện thí điểm về xây dựng trung tâm cơ sở dữ liệu dân cư, chính vì vậy các đơn vị có thể trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị trên. - Có thể đề nghị các đơn vị đã thực hiện thí điểm thành công về ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú trực tiếp cử cán bộ có chuyên môn, kinh nghiệm tới hỗ trợ, giúp đỡ Đội Cảnh sát QLHC về TTXH, Công an các phường, trạm trong bước đầu triển khai ứng dụng phần mềm này. - Hợp tác trao đổi trong vấn đề trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng các chương trình phần mềm; hoạt động này cần chú ý cân nhắc kỹ lưỡng về tính tích cực hiệu quả, sự hiện đại, đánh giá đúng về phía đối tác tránh nhập khẩu các trang thiết bị cũ, lạc hậu hoặc kém hiệu quả cho quá trình khai thác và sử dụng. Đồng thời tranh thủ sự hỗ trợ giúp đỡ của các cơ quan,tổ chức trong nước và quốc tế về cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ phục vụ công tác quản lý cư trú. - Hợp tác với các trường, các trung tâm tin học trong việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học cho cán bộ thông qua hình thức cử cán bộ đi học, mời chuyên gia tới để truyền đạt cho cán bộ chiến sỹ. Cam kết nhận sinh viên của trường Học viện Cảnh sát nhân dân, Học viện An ninh nhân dân đã tốt nghiệp các trường khác chuyên về CNTT. - Hợp tác với các đơn vị phòng chống tội phạm công nghệ cao trong bồi dưỡng các kiến thức chuyên môn cho cán bộ, chiến sỹ; cài đặt các phần mềm bảo vệ, đấu tranh với các hành vi vi phạm chế độ bảo mật của phần mềm ứng dụng. Trong quá trình triển khai các đơn vị cần chú ý vận dụng và kết hợp thực hiện đồng bộ các giải pháp trên, tránh việc chú trọng vào giải pháp này mà coi nhẹ giải pháp kia. Có như vậy mới phát huy được sức mạnh tổng hợp, mang lại hiệu quả cao nhất cho quá trình ứng dụng vào thực tiễn công tác. KẾT LUẬN Cùng với sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, tăng cường hội nhập vào nền kinh tế quốc tế và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học CNTT, việc nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lý cư trú đang thực sự là đòi hỏi cấp bách đối với chúng ta hiện nay. Việc ứng dụng các thành tựu đó đã và đang mang lại những kết quả thiết thực, góp phần quan trọng vào sự nghiệp bảo vệ ANQG, giữ gìn TTATXH của đất nước, quản lý tốt địa bàn. Tuy nhiên cho tới thời điểm này cả nước nói chung và quận Đống Đa nói riêng vẫn còn tồn tại một số bất cập, khó khăn đã và đang phần nào làm hạn chế hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý cư trú. Với vốn kiến thức đã được học tại trường và tích lũy được qua quá trình thực tập, cùng với sự nghiên cứu và tham khảo từ nhiều tài liệu khác nhau em đã phân tích những kết quả đã đạt được và những khó khăn tồn tại hiện nay của Công an quận Đống Đa trong hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cư trú, đồng thời đưa những kiến nghị giải pháp khắc phục khó khăn và định hướng thực hiện trong thời gian tới để tăng cường hơn nữa hoạt động này phục vụ cho việc nâng cao chất lượng quản lý cư trú của lực lượng CAND. Tuy nhiên đây là một lĩnh vực mới với phạm vi nghiên cứu rộng, tài liệu nghiên cứu không có nhiều và được giới hạn trong phạm vi là khóa luận tốt nghiệp do vậy khó tránh khỏi những hạn chế, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô để em hoàn chỉnh hơn khóa luận của mình.