Phân tích công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính - Quản trị tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội

c, cập nhật thông tin khoa học, xây dựng các biện pháp tra cứu để kịp thời phổ biến, giới thiệu rộng rãi cho bạn đọc. - Kết hợp với các phòng Đào tạo, Quản lý khoa học - Đối ngoại, các khoa và bộ môn tổ chức việc giảng dạy và học tập theo phương pháp mới cho giảng viên, sinh viên, học sinh của trường. - Tạo điều kiện cho giảng viên, sinh viên, học sinh tiếp cận và sử dụng các thiết bị dạy và học mới. - Nghiên cứu để từng bước tổ chức các dịch vụ về giáo dục và đào tạo phục vụ cho cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh trong và ngoài trường. 7) BAN Y TẾ a. Chức năng Ban Y tế là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện quản lý Nhà nước về công tác chăm lo sức khoẻ cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh và thực hiện công tác vệ sinh phòng dịch trong nhà trường. Về chuyên môn, ban Y tế hoạt động theo sự chỉ đạo và phân cấp của ngành Y tế. b. Nhiệm vụ * Công tác quản lý sức khoẻ, khám và chữa bệnh - Lập, phân loại, quản lý hồ sơ sức khoẻ và thực hiện các qui định về việc bảo hiểm y tế cho toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh. - Tổ chức khám sức khoẻ cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên và học sinh theo định kỳ; đề xuất kiến nghị về chế độ chính sách bồi dưỡng sức khoẻ cho cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trường theo quy định. - Tổ chức khám chữa bệnh, đề xuất mua và cấp phát thuốc cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh kịp thời hoặc giới thiệu bệnh nhân lên tuyến trên theo quy định. - Lập hồ sơ và đưa cán bộ, giảng viên, nhân viên tới nơi giám định y khoa khi có yêu cầu. - Xác nhận và cấp giấy nghỉ ốm cho bệnh nhân theo đúng chế độ, nguyên tắc. - Tổ chức thường trực và cấp cứu hàng ngày. Cấp cứu kịp thời các ca đột xuất, giới thiệu những ca bệnh nặng lên tuyến trên. Phối hợp với các cơ quan chức năng thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan đến sức khỏe của các cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên và học sinh. - Quản lý công tác kế hoạch hoá gia đình trong trường. - Phối hợp với Ban nếp sống văn minh trường và các phòng, ban chức năng tuyên truyền vận động, bài trừ các tệ nạn xã hội, xây dựng nếp sống văn minh cho cán bộ, giảng viên, nhân viên và học sinh, sinh viên. - Quản lý và bảo dưỡng cơ sở vật chất, quản lý và phân phối thuốc kịp thời, đúng đối tượng, tuân thủ nghiêm ngặt quy chế quản lý thuốc của ngành Y tế. * Công tác phòng bệnh, vệ sinh, phòng dịch - Tổ chức tốt công tác phòng bệnh, phòng dịch, tuyên truyền xây dựng ý thức giữ gìn vệ sinh, phòng chống dịch bệnh trong cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh. - Chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm trong trường. Chủ động nghiên cứu, đề xuất những biện pháp cụ thể, kịp thời và hữu hiệu nhằm đảm bảo môi trường xanh, sạch, đẹp. - Chủ động triển khai các biện pháp phòng chống dịch bệnh, làm vệ sinh trong phạm vi toàn trường. Phối hợp với cơ quan y tế cấp trên kịp thời phát hiện, khoanh vùng và có những biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn và tiêu diệt các ổ dịch bệnh không để lây lan. Phụ lục 2 QUY TRÌNH GIỚI THIỆU CHO CÁC CHỨC DANH TRƯỞNG, PHÓ KHOA, PHÒNG, TRUNG TÂM; TRƯỞNG, PHÓ BỘ MÔN - Căn cứ quy chế Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ, công chức lãnh đạo ban hành theo quyết định 27/2003/QĐ - TTg ngày 19 tháng 02 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ. - Căn cứ quy chế Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển và nghỉ hưu với cán bộ ban hành theo quyết định 635 - QĐ/TU ngày 05 tháng 11 năm 2001 của Ban Thường vụ Thành uỷ. Quy trình giới thiệu nhân sự để Hiệu trưởng bổ nhiệm Trưởng, Phó các khoa, phòng, trung tâm; Trưởng, Phó bộ môn như sau: I - Nguyên tắc bổ nhiệm 1) Đảng thống nhất lãnh đạo công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ. 2) Tập thể lãnh đạo ở các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định một cách dân chủ trên cơ sở phát huy đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên, nhất là của người đứng đầu đơn vị. 3) Phải xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ của đơn vị; phải căn cứ vào tiêu chuẩn cán bộ; phẩm chất, đạo đức, năng lực và sở trường của cán bộ. 4) Đảm bảo sự ổn định, kế thừa và phát triển của đội ngũ cán bộ, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của đơn vị. Ii - thời hạn giữ chức vụ 1) Trưởng và Phó khoa, phòng, trung tâm: theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng. 2) Trưởng và Phó ban, bộ môn trực thuộc: 2 hoặc 3 năm. Iii - Điều kiện bổ nhiệm 1) Có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực công tác và uy tín, đáp ứng được với nhiệm vụ được giao. 2) Trình độ chuyên môn: a. Trưởng, Phó các khoa; Trưởng, Phó bộ môn trực thuộc; Trưởng Phó các phòng Đào tạo và Quản lý khoa học-Đối ngoại phải có trình độ sau đại học. b. Từ Cử nhân Đại học trở lên đối với các chức danh Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức; Hành chính - Quản trị; Kế hoạch - Tài vụ, Trung tâm hỗ trợ dạy - học, ban Y tế. c. Trong các trường hợp đặc biệt sẽ do Hiệu trưởng quyết định. 3) Đối với cán bộ lãnh đạo còn từ đủ 2 năm đến dưới 4 năm công tác trước khi đến tuổi nghỉ hưu, nếu được bổ nhiệm lại thì thời hạn bổ nhiệm được tính đến thời điểm đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định. 4) Đối với cán bộ lãnh đạo còn dưới 2 năm công tác trước khi đến tuổi nghỉ hưu, do cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. 5) Có đủ sức khoẻ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. 6) Cán bộ bị kỷ luật từ khiển trách trở lên thì không được bổ nhiệm vào các chức vụ cao hơn trong thời gian ít nhất một năm kể từ khi có quyết định kỷ luật. IV - số lượng cán bộ lãnh đạo được bổ nhiệm 1) Mỗi khoa được bổ nhiệm 1 Trưởng khoa và 1 hoặc 2 Phó trưởng khoa. 2) Mỗi phòng, được bổ nhiệm 1 Trưởng phòng. Tuỳ theo nhiệm vụ, số lượng chuyên viên và nhân viên, có thể được bổ nhiệm thêm 1 hoặc 2 Phó trưởng phòng. 3) Trung tâm được bổ nhiệm 1 Giám đốc trung tâm và có thể được bổ nhiệm thêm 1 hoặc 2 Phó Giám đốc trung tâm. 4) Mỗi bộ môn được bổ nhiệm 1 Trưởng bộ môn. Nếu là bộ môn trực thuộc Ban Giám hiệu thì được bổ nhiệm thêm 1 Phó trưởng bộ môn. Nếu là Trưởng bộ môn trực thuộc khoa thì căn cứ vào số cán bộ giảng dạy và nhiệm vụ được giao có thể được bổ nhiệm thêm 1 Phó trưởng bộ môn (nếu cần thiết). V - Quy trình chuẩn bị nhân sự đối với các chức danh 1) Trưởng khoa, phòng, trung tâm a. Chi uỷ, Trưởng và Phó các khoa, phòng, trung tâm (gọi tắt là tập thể lãnh đạo khoa, phòng) đề xuất, lựa chọn nhân sự. Có thể lựa chọn một hoặc nhiều người ở trong hoặc ngoài đơn vị. b. Thường vụ Đảng uỷ và phòng Tổ chức chủ trì phối hợp với tập thể lãnh đạo khoa, phòng tổ chức lấy ý kiến giới thiệu của cán bộ, giảng viên và nhân viên (kể cả hợp đồng dài hạn) trong khoa, phòng đó thông qua phiếu tín nhiệm. Phiếu tín nhiệm không có giá trị như phiếu bầu cử, không phải là căn cứ duy nhất để quyết định, song có giá trị tham khảo rất quan trọng. Hội nghị lấy phiếu tín nhiệm được tiến hành theo trình tự: - Trưởng khoa, phòng, trung tâm sắp mãn nhiệm trình bày bản tự nhận xét, đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong thời gian giữ chức vụ. - Nghe phổ biến và trao đổi, thảo luận về yêu cầu bổ nhiệm, tiêu chuẩn cán bộ. - Thông qua danh sách nhân sự do tập thể lãnh đạo khoa, phòng, trung tâm giới thiệu; nhận xét, đánh giá; dự kiến phân công công tác. (Có thể để hội nghị tự giới thiệu thông qua phiếu tín nhiệm, không thông báo trước danh sách giới thiệu của tập thể lãnh đạo). - Giới thiệu nhân sự bổ sung ngoài danh sách do lãnh đạo giới thiệu. - Ghi phiếu tín nhiệm (Phiếu tín nhiệm phải niêm phong ngay sau khi thu và nộp cho phòng Tổ chức). c. Tập thể lãnh đạo khoa, phòng, trung tâm xác minh những vấn đề mới nảy sinh và đề nghị bổ nhiệm bằng văn bản. Sau hội nghị, nộp các văn bản có liên quan cho Đảng uỷ và Ban Giám hiệu (qua phòng Tổ chức). d. Đảng uỷ tổ chức thăm dò tín nhiệm trong cán bộ chủ chốt của trường: Đảng uỷ viên; Ban Giám hiệu; Bí thư Chi bộ; Trưởng, Phó khoa, phòng, trung tâm; Tổ trưởng trực thuộc Ban Giám hiệu; Chủ tịch Công đoàn trường, Bí thư Đoàn trường. e. Đảng uỷ nghe báo cáo kết quả thăm dò tín nhiệm, xem xét, quyết định về công tác cán bộ theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Sau khi được hội nghị Đảng uỷ nhất trí, Hiệu trưởng ra quyết định bổ nhiệm. 2) Phó khoa, phòng, trung tâm;Trưởng và Phó ban, bộ môn trực thuộc a. Tập thể lãnh đạo khoa, phòng, trung tâm, ban hoặc bộ môn trực thuộc chủ trì hội nghị toàn thể cán bộ, giảng viên và nhân viên (kể cả hợp đồng dài hạn) trong đơn vị theo trình tự: - Cán bộ sắp mãn nhiệm trình bày bản tự nhận xét, đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong thời gian giữ chức vụ. - Nghe phổ biến và trao đổi, thảo luận về yêu cầu bổ nhiệm, tiêu chuẩn cán bộ. - Thông qua danh sách nhân sự do tập thể lãnh đạo đơn vị giới thiệu; nhận xét, đánh giá; dự kiến phân công công tác. (Có thể để hội nghị tự giới thiệu thông qua phiếu tín nhiệm, không thông báo trước danh sách giới thiệu của tập thể lãnh đạo). - Giới thiệu nhân sự bổ sung ngoài danh sách do lãnh đạo giới thiệu. - Ghi phiếu tín nhiệm (Phiếu tín nhiệm phải niêm phong ngay sau khi thu và nộp cho phòng Tổ chức). b. Tập thể lãnh đạo khoa, phòng, ban hoặc bộ môn trực thuộc gửi các văn bản có liên quan cho Đảng uỷ và Ban Giám hiệu (qua phòng Tổ chức). c. Sau khi thống nhất trong Ban Giám hiệu, Hiệu trưởng ra quyết định bổ nhiệm. TRƯỜNG CĐ SƯ PHẠM HÀ NỘI PHÒNG HÀNH CHÍNH- QUẢN TRỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 31 tháng 8 năm 2011 PHÂN CÔNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ ĐỐI VỚI CBNV PHÒNG HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ NĂM HỌC 2011- 2012 Căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng của phòng Hành chính- quản trị (HC-QT); Căn cứ vào thực tế của nhà trường và năng lực của các đồng chí trong phòng HC-QT. Phòng HC-QT trị phân công nhiệm vụ cho các đồng chí cán bộ, công nhân viên (CB CNV) trong phòng năm học 2011- 2012 như sau: Đ.C LÊ VĂN CHUNG Chỉ đạo mọi hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trước cấp trên về nhiệm vụ, chức năng của phòng HC- QT; Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự; xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch của phòng HC-QT; Tổ chức các buổi nói chuyện thời sự, học tập chính trị cho CB CNV; Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CB CNV được cử đi công tác ngoài trường; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường; Tham mưu cho BGH về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động cấp trường; Thực hiện nhiệm vụ được BGH ủy quyền. Đ.C NGUYỄN KIM THANH Chỉ đạo công tác đảm bảo tốt về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động dạy- học và một số hoạt động khác trong nhà trường: - Điều hành việc sửa chữa, thay thế, sử dụng cơ sở vật chất (bàn, ghế, điện, nước, hệ thống âm thanh, máy cắt chữ vi tính, máy chiếu, trang trí khánh tiết…); - Quản lý việc sử dụng điện thoại trong nhà trường, đảm bảo cho việc thông tin liên lạc thông suốt; Chỉ đạo công tác văn hóa tuyên truyền, báo ảnh; Chỉ đạo công tác vệ sinh lớp học, các giảng đường, hội trường, phòng làm việc… và cảnh quan sư phạm trong toàn trường. Điều hành phương tiện giao thông vận tải để phục vụ công tác của lãnh đạo, của cán bộ được ủy quyền và những nhiệm vụ khác của nhà trường; Triển khai công tác phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa cháy (nếu có); Thực hiện các công việc hiếu, hỷ đối với các cơ quan, cá nhân trong và ngoài nhà trường (kể cả những CB CNV đã nghỉ hưu, nghỉ mất sức); Trực tiếp theo dõi và chủ động lên kế hoạch phối hợp với các phòng, ban liên quan trong việc kiểm tra, xử lý các địa điểm kinh doanh trong nhà trường thực hiện đúng những nội dung như đã ký cam kết trong hợp đồng; Chấm công CB CNV trong phòng; Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng và lãnh đạo nhà trường yêu cầu. Đ.C HOÀNG THỊ THU PHƯƠNG Lập kế hoạch, giám sát thi công về sửa chữa, cải tạo cảnh quan sư phạm, nâng cấp cơ sở vật chất; Lập dự án kinh tế kỹ thuật về đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn của nhà trường; Hoàn tất các thủ tục thanh quyết toán và bàn giao cho các đơn vị sử dụng đảm bảo kỹ mỹ thuật đối với những công việc nêu trên; Phụ trách cơ sở hạ tầng của trường như đường thoát nước, đường trong khuôn viên trường…; Tư vấn về kỹ thuật cho các đồng chí đảm nhận công việc sửa chữa nhỏ khi cần (những công việc không phải thuê mướn); Thực hiện những nhiệm vụ khác khi cấp trên yêu cầu. Đ.C NGUYỄN THỊ THANH HUYỀN Chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản và các báo cáo tổng hợp theo chỉ đạo của lãnh đạo phòng; Hằng ngày cập nhật thông tin trên mạng (Thành phố, Bộ, các ngành, trường) liên quan đến công tác của BGH, các hoạt động của nhà trường và báo cáo lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường để kịp thời xử lý công việc; Đôn đốc các phòng, ban để lên lịch công tác tuần của trường (muộn nhất vào trưa thứ 5 hàng tuần); Viết bài về trường hoặc cho Hiệu trưởng (mỗi tuần 01 bài); Chuẩn bị nội dung bài viết phục vụ phát thanh (không quá 10 phút/ bài) hoặc sưu tầm bài phù hợp có tác dụng tốt cho công tác giáo dục đào tạo; Tham mưu và xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, tuần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của phòng HC- QT; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng. Đ.C LÊ THỊ NAM Trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ của trường: quản lý con dấu; giao nhận công văn đi- đến; quản lý báo, tạp chí của nhà trường; Trình BGH các loại công văn, trực tiếp thực hiện xử lý công văn đã được duyệt; Có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của BGH; Theo dõi, giám sát, đề xuất thực hiện các thủ tục văn bản hành chính, những vấn đề phát sinh khác để lãnh đạo phòng xử lý; Đánh máy, in ấn, sao lục một số loại công văn tài liệu phục vụ cho công tác, hoạt động của nhà trường; Lưu trữ văn bản, công văn đi, đến; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng. Đ.C ĐOÀN MẠNH TUẤN Trực tiếp soạn thảo văn bản, in sao tài liệu; Photo các loại văn bản, tài liệu của trường theo yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường; Thực hiện việc chuyển, nhận các công văn, giấy mời mật, khẩn của trường đối với trong và ngoài trường theo yêu cầu của BGH, lãnh đạo phòng; Bố trí, sắp xếp chỗ ngồi cho lãnh đạo trường, các khoa, phòng, ban… khi nhà trường tổ chức những buổi làm việc tại hội trường lớn; Chuẩn bị các thủ tục thanh quyết toán cho đoàn ra, đoàn vào (về phương tiện đi lại…) Chụp ảnh, quay phim những hoạt động của nhà trường; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C LÊ THỊ NHÃ Trực tiếp làm công tác phục vụ, đón, tiếp khi khách ngoài trường đến công tác, làm việc; chuẩn bị cơ sở vật chất (kê dọn bàn ghế, chuẩn bị nước uống…) phục vụ các Hội nghị, Hội thảo cấp trường; Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất phục vụ tiếp khách, đề xuất với lãnh đạo phòng về việc bổ sung sửa chữa, bảo đảm cơ sở vật chất tại phòng khách, phòng họp A, các phòng làm việc của BGH, phòng hội thảo A5; Hàng ngày phục vụ chè, nước, làm vệ sinh đảm bảo sạch sẽ các phòng làm việc của BGH, phòng họp A, phòng khách của BGH và các phòng liên quan (khi nhà trường cần sử dụng); Phục vụ các cuộc họp đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn TN…) và các đơn vị khi có nhu cầu sử dụng các phòng họp của trường (khi được sự đồng ý của BGH hoặc lãnh đạo phòng); Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C VƯƠNG TUẤN NGỌC Chịu trách nhiệm về công tác phát thanh, tuyên truyền tại cơ sở 1 (vào các ngày thứ 2, 4, 6 hàng tuần); Là đầu mối quan hệ với phóng viên báo, đài, viết bài về trường (01 bài/ tuần); Thực hiện các hoạt động văn hóa, văn nghệ, TDTT và các hoạt động xã hội khác; Trực tiếp quản lý hợp đồng lắp đặt, sử dụng, thanh quyết toán kinh phí điện thoại, mạng internet, cáp truyền hình và các phương tiện thông tin đại chúng khác; Thực hiện trang trí, tuyên truyền trên hệ thống bảng tin, báo ảnh của trường; Quản lý, điều khiển hệ thống âm thanh hội trường lớn và các hoạt động ngoài trời của nhà trường khi lãnh đạo yêu cầu; Quay phim, chụp ảnh các hoạt động ngoại khóa của nhà trường; Phụ trách đội xe ô tô của trường; Bố trí thời gian để đảm bảo hàng ngày ít nhất có 01 lái xe trực trường sẵn sàng làm nhiệm vụ; Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô theo quy định; Trực tiếp quản lý, lái xe Coaster khi có lệnh. Có trách nhiệm chuẩn bị các loại giấy tờ đi đường, ứng và thanh toán tiền công tác phí cho các đồng chí trong BGH, liên tịch trường khi đi công tác; Trước mắt, bàn giao Phòng truyền thống cho đồng chí Hoàng Phương Quỳnh phụ trách; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C VŨ VĂN CHÍNH Trực tiếp quản lý, lái xe BMW, Toyota 16 chỗ phục vụ BGH và các phòng, ban khi lãnh đạo yêu cầu; Chuẩn bị các loại giấy tờ đi đường, ứng và thanh toán tiền công tác phí cho các đồng chí trong BGH, liên tịch trường khi đi công tác. Đặt hoa (phục vụ tang lễ, chào mừng…) và chuẩn bị kinh phí theo Quy chế chi tiêu nội bộ khi có lệnh của BGH, lãnh đạo phòng; Thực hiện các công việc hiếu- hỷ; Phối hợp với đồng chí Vương Tuấn Ngọc trong công việc của nhà trường khi cần và đón tiếp lái xe của các đơn vị khi đến trường công tác; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C NGUYỄN VĂN SƠN Trực điện toàn trường; Quản lý, đảm bảo an toàn việc sử dụng điện, nước trong nhà trường; thường xuyên kiểm tra hệ thống điện chiếu sáng nơi công cộng, khu KTX, phòng làm việc, hội trường, phòng học, phòng hội thảo… để có kế hoạch bổ sung, thay thế, sửa chữa kịp thời tại hai cơ sở; Làm thủ tục về mua sắm, sửa chữa các vật tư, nước, điện chiếu sáng, các máy bơm nước; Kiểm tra chỉ số công tơ điện, nước tại hai cơ sở để làm thủ tục thanh quyết toán; Bơm nước đủ dùng phục vụ cho khu B (cơ sở 1); Giám sát việc lắp đặt, nghiệm thu các công việc liên quan đến điện, nước; Phối hợp với đồng chí Tại, đồng chí Ngọc, đồng chí Công khi cần; Chịu sự phân công nhiệm vụ khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C CHU ĐÌNH TẠI Thường xuyên kiểm tra và làm thủ tục liên quan đến việc sửa chữa nhỏ tại hai cơ sở; Thường xuyên kiểm tra hệ thống cấp thoát nước, làm vệ sinh ô văng cửa sổ, ban công, mái nhà và khơi thông cống rãnh, các công trình vệ sinh ở hai cơ sở; Phối hợp đồng chí Sơn sửa chữa điện, nước và giám sát các công việc có liên quan khi cần; Chịu sự phân công nhiệm vụ khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C LÊ THỊ VĂN Chủ trì trong kiểm tra việc sử dụng, quản lý các tài sản, trang thiết bị đối với các bộ phận trong toàn trường (kể cả việc lên kế hoạch tổng kiểm kê theo định kỳ và theo quý; làm các thủ tục thanh lý tài sản trong năm, điều chuyển tài sản…); Làm thủ tục để mua sắm và sửa chữa tài sản, trang thiết bị của các đơn vị trong trường theo yêu cầu của lãnh đạo phòng; lập danh mục tài sản đã cấp ở các đơn vị để quản lý, theo dõi; Chịu sự phân công nhiệm vụ khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C TRẦN THỊ MINH Thực hiện đầy đủ các thủ tục về nhập- xuất tài sản vật tư như: - Quy trình nhập- xuất tài sản; - Quy trình thanh lý tài sản; - Kiểm kê kho theo quý, năm; theo dõi việc nhập- xuất tài sản có trong kho; - Làm thủ tục đề xuất mua bảo hộ lao động, văn phòng phẩm; - Bảo quản và giám sát chất lượng hàng hóa vật tư trong kho; - Giữ gìn, bảo quản kho sạch sẽ; phòng chống cháy nổ, hư hao, mất mát; Phối hợp với đồng chí Văn kiểm tra theo định kỳ việc sử dụng cơ sở vật chất của các đơn vị trong toàn trường; Phối hợp với đồng chí Sơn bơm nước đủ để phục vụ khu B (cơ sở 1); Chịu sự phân công nhiệm vụ khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng, lãnh đạo trường. Đ.C HOÀNG PHƯƠNG QUỲNH Phụ trách công tác lao động vệ sinh đối với HSSV ở hai cơ sở; Hàng tuần, mở- đóng cửa và vệ sinh Phòng truyền thống 03 lần; Tiếp khách cho lãnh đạo trường khi cần; Khi nhà trường có công việc tại hội trường lớn, chuẩn bị nước uống phục vụ lãnh đạo, đại biểu trong suốt thời gian làm việc; Phụ trách phần thuyết minh phòng truyền thống khi có yêu cầu của nhà trường; Chịu sự điều động khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng. 15.ĐẢM BẢO PHỤC VỤ CƠ SỞ 1: NGUYỄN THỊ MINH, NGUYỄN THÚY ÁI, NGUYỄN THỊ CHÂU, NGÔ TUYẾT ANH, KIỀU THỊ DƯỠNG Phân công nhiệm vụ cụ thể như sau: - Đ.c Ngô Tuyết Anh: Phụ trách toàn bộ khuôn viên KTX - khu B- Cơ sở 1 (kể cả đầu hôi nhà ăn). - Đ.c Vũ Thị Châu: Phụ trách toàn bộ vườn hoa sân trường cơ sở 1. - Đ.c Nguyễn Thị Minh: Phụ trách khu vực sân sau nhà Hiệu bộ. - Đ.c Nguyễn Thúy Ái: Phụ trách khu vực đầu nhà A3, A5. - Đ.c Kiều Thị Dưỡng: Phụ trách từ đầu nhà A5 đến hết nhà Giáo dục thể chất và đầu hồi nhà A4; Ngoài ra, các đồng chí nêu trên có nhiệm vụ: - Đảm bảo mở- đóng cửa Hội trường theo lịch tại cơ sở 1; - Kiểm tra cơ sở vật chất, trang thiết bị trong Hội trường, các lớp học (quạt, đèn, công tắc…), nếu hỏng hóc phải có ý kiến đề xuất sửa chữa kịp thời; - Bảo quản các dụng cụ đã được giao; có kế hoạch mua sắm, thay thế, sửa chữa kịp thời; - Đảm bảo đủ nước sinh hoạt, vệ sinh cho các vị trí đã được phân công (kể cả việc đảm bảo cho sinh viên ở khu KTX khu B- cơ sở 1); - Vệ sinh khu Hiệu bộ, đảm bảo sạch sẽ; thường xuyên đủ nước cho các nhà vệ sinh; - Có trách nhiệm quản lý tài sản thuộc phạm vi quản lý, kịp thời đề xuất phương án sửa chữa nhỏ (nếu có); - Theo định kỳ (ngày đầu hàng tháng) tổ chức việc tổng vệ sinh, cắt tỉa cỏ trong khuôn viên trường (cơ sở 1). Đồng chí Kiều Thị Dưỡng lên kế hoạch và phát động, động viên cả nhóm thực hiện. Chịu sự phân công nhiệm vụ khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng. 16. ĐẢM BẢO PHỤC VỤ CƠ SỞ 2: NGUYỄN THỊ NĂM, DƯƠNG THỊ HẢI, ĐẶNG THỊ HUYỀN, TRẦN THỊ HIÊN, BÙI THỊ TẢO Phân công nhiệm vụ cụ thể như sau: - Đ.c Đặng Thị Huyền: Phụ trách toàn bộ khu sau nhà ăn, khu vực KTX (cơ sở 2) - Đ.c Trần Thị Hiên, Bùi Thị Tảo: Phụ trách khu vực sân bóng, Nhà F. - Đ.c Dương Thi Hải: Phụ trách vườn cỏ trước nhà A, B. - Đ.c Nguyễn Thị Năm: Phụ trách các vườn cỏ trước cổng Bảo vệ; Lên kế hoạch tổng vệ sinh theo định kỳ cho cả nhóm. Ngoài ra, các đồng chí nêu trên có nhiệm vụ: - Đảm bảo mở, đóng cửa Hội trường theo lịch tại cơ sở 2; - Quét dọn vệ sinh hành lang, phòng học, Hội trường lớn tại cơ sở 2; - Kiểm tra cơ sở vật chất, trang thiết bị trong Hội trường, các lớp học (quạt, đèn, công tắc…), nếu hỏng hóc phải có ý kiến đề xuất sửa chữa kịp thời; - Theo định kỳ (ngày đầu hàng tháng) tổ chức việc tổng vệ sinh, cắt tỉa cỏ trong khuôn viên trường (cơ sở 2). Đồng chí Nguyễn Thị Năm lên kế hoạch và phát động, động viên nhóm thực hiện. - Chịu sự phân công nhiệm vụ khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng. 17. Đ.C VŨ THÀNH CÔNG Đảm bảo công tác thiết bị phục vụ dạy- học, hội họp của nhà trường tại hai cơ sở; Đảm bảo công tác trang trí, khánh tiết; Thanh quyết toán việc sử dụng điện nước của HSSV và các địa điểm kinh doanh trong khuôn viên trường; Phối hợp với đồng chí Sơn, đồng chí Tại, đồng chí Ngọc khi cần; Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng yêu cầu. Lưu ý: - Mỗi CB CNV khi thực hiện nhiệm vụ cần: +. Chủ động đối với công việc được giao +. Tham mưu cho lãnh đạo phòng khi thực thi công việc để nhiệm vụ được giao đạt hiệu quả cao +. Thực hiện tốt kỷ luật và đảm bảo an toàn trong lao động - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng HC-QT và thực tế của trường, trong khi thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo phòng có thể phân công những nhiệm vụ khác (tùy thuộc công việc cụ thể) Trên đây là nhiệm vụ phân công cho mỗi CB CNV thuộc phòng HC- QT, đề nghị các đồng chí thực hiện nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao nhất. Trong quá trình thực hiện công việc, có vấn đề gì khó khăn cần kịp thời báo cáo để lãnh đạo phòng xem xét, giải quyết. TRƯỞNG PHÒNG Lê Văn Chung  * Ngày 11/10/2011, tới trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội để phỏng vấn Trưởng phòng Hành chính- Quản trị là Thạc sĩ Lê Văn Chung. Nội dung các câu hỏi phỏng vấn đã được chuẩn bị trước để có thể khai thác thông tin một cách cụ thể và chính xác nhất. Nội dung cuộc phỏng vấn như sau: Quỳnh Anh ( QA ): Cháu chào bác ! Bác Chung ( BC): Ừ, chào cháu. Cháu tới đúng giờ nhỉ. Tác phong như vậy là rất tốt. QA: Dạ.Cháu biết là bác cũng bận nhiều việc nên không muốn bác mất nhiều thời gian ạ. BC: Thế chúng ta vào việc luôn nhé. QA: Vâng. Như cháu đã trao đổi với bác qua điện thoại, hôm nay cháu đến gặp bác để bác cháu mình có thể trao đổi một cách trực tiếp và cụ thể về công việc của bác. Bác sẽ giúp cháu chứ ạ? BC: Ừ, tất nhiên rùi. QA: Trước tiên, bác có thể nói cho cháu biết nhiệm vụ chung nhất của bác không ạ? BC: Nhiệm vụ chính của bác là tổ chức, điều hành, chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng, tham mưu giúp đỡ Ban giám hiệu về các công tác quản lí hành chính, cơ sơ vật chất của trường. QA: Vâng. Còn các nhiệm vụ cụ thể của bác là gì ạ? BC: Các nhiệm vụ bác vẫn thường làm là: chỉ đạo mọi hoạt động của phòng; quản lí nhân sự trong phòng; cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) được cử đi công tác ngoài trường; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường; tổ chức các buổi học tập chính trị cho CBCNV; tham mưu cho BGH. QA: Như cháu biết thì trường đã ban hành quy định xếp loại viên chức, vậy việc đánh giá thực hiện công việc của bác đã từng được thực hiện chứ ạ? BC: Rồi cháu ạ. Mỗi năm trường sẽ tổ chức đánh giá việc thực hiện công việc của CBNV để xét thi đua khen thưởng. QA: Kết quả đạt được như thế nào thì công việc của bác được coi là hoàn thành ạ? BC: Cái này phải căn cứ vào mức độ thực hiện các nhiệm vụ được giao, sự hoạt động có hiệu quả của phòng để đảm bảo về công tác chính trị- tư tưởng, quản lý hành chính và cơ sở vật chất kĩ thuật, công tác hậu cần của trường. QA: Ai là người trực tiếp giám sát việc thực hiện công việc của bác ạ? BC: Phó hiệu trưởng, Hiệu trưởng cháu ạ. QA: Quyền hạn của trưởng phòng là ký duyệt các văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi được giao và chỉ đạo, phân công công việc cho các nhân viên dưới quyền đúng không bác? BC: Ừ. Ngoài những quyền hạn đó còn một số quyền hạn như: đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên trong phòng, được tham gia các cuộc họp của BGH trường bàn về các công việc có liên quan. QA: Cháu được biết trước đây bác là Phó trưởng phòng rồi được bổ nhiệm lên Trưởng phòng. Vậy khi xem xét các ứng cử viên để bổ nhiệm lên trưởng phòng, Ban giám hiệu có đưa ra tiêu chuẩn gì không bác? BC: Có chứ cháu. Đồng chí trưởng phòng xin chuyển công tác nên cần phải bổ nhiệm 1 người vào chức danh này. Đây là 1 chức danh có vai trò quan trọng trong bộ máy hành chính của trường vì vậy phải đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể. Như: yêu cầu trình độ học vấn: từ đại học trở lên; có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực quản lý hành chính; có ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý hành chính. QA: Theo bác có cần thêm tiêu chuẩn nào đối với chức danh này không ạ? BC: Bác nghĩ là một người Trưởng phòng cần có thêm các kỹ năng như: giao tiếp, tổng hợp, lập kế hoạch, soạn thảo các văn bản. QA: Phòng làm việc của bác được trang bị những trang thiết bị gì để phục vụ cho công việc của bác ạ? BC: Trong phòng có những trang thiết bị cần thiết như: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, điện thoại. QA: Bác có ngĩ như vậy là điều kiện làm việc chưa đủ đáp ứng đối với công việc của mình không? BC: Bác nghĩ như vậy là đủ rồi cháu ạ. QA: Vâng. Cháu cảm ơn bác rất nhiều. Chắc là cháu đã cố đủ thông tin cần thiết để làm báo cáo rồi ạ! BC: Ừ. Không có gì cháu ạ. Bác thấy bài tập của cháu rất thú vị đấy. Hi vọng bác sẽ sớm được đọc bản mô tả công việc của mình. QA: Vâng. Cháu sẽ cố gắng hoàn thành một cách tốt nhất ạ. Thôi cháu không làm mất nhiều thời gian của bác nữa. Cháu chào bác cháu về ạ. BC: Ừ. Chào cháu. Có gì khó khăn cứ gọi cho bác nhé! QA: Vâng. * Ngày 14/10/2011, liên hệ và tới trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội gặp Phó hiệu trưởng, Trưởng phòng Hành chính- Quản trị và Trưởng phòng Tổ chức để thu thập thông tin qua bảng hỏi. Mẫu bảng hỏi như sau: BẢNG HỎI Phân tích công vệc của Trưởng phòng Hành chính- Quản trị trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội Anh ( chị) thân mến, em la sinh viên khoa Quản lý lao động, trường ĐH Lao động- xã hội. Hiện nay em đang làm một bài báo thực hành với đề tài: “ Phân tích công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị “. Em rất mong thu thập được thêm nhiều thông tin cần thiết qua bảng hỏi này để có thể hoàn thành bài cáo một cách tốt nhất. Đồng thời góp phần giúp Trưởng phòng Hành chính- Quản trị có cái nhìn đúng nhất về công việc mình đang làm. Em xin chân thành cảm ơn ! Họ tên:…………………………………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………………………………… Đơn vị công tác:………………………………………………………………… Với mỗi câu hỏi sau đây chọn đáp án đúng và khoanh tròn. Một câu hỏi có thể chọn nhiều đáp án. 1. Anh ( chị) có biết chức danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị không ? A. Có B. Không 2. Hiện nay Trưởng phòng Hành chính- Quản trị ở trường CĐSP Hà Nội là ai ? A. Ths Đỗ Hồng Cường C. Đc Nguyễn Kim Thanh B. Ths Lê Văn Chung D. Đc Vũ Hồng Hạnh 3. Anh ( chị) có thường xuyên làm việc với đồng chí Trưởng phòng không ? A. Thường xuyên C. Đã làm việc một vài lần B. Thỉnh thoảng D. Chưa bao giờ 4. Lĩnh vực quản lý của Trưởng phòng là gì ? A. Đào tạo và quản lý sinh viên B. Công tác quản lý hành chính, công tác chính trị tư tưởng và quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, công tác hậu cần C. Quản lý nhân sự D. Khoa học và đối ngoại 5.Theo anh ( chị) trách nhiệm chính của Trưởng phòng Hành chính- Quản trị là gì? A. Quản lí, tổ chức, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác của phòng theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. B. Đảm bảo về mặt cơ sở vật chất cho các hoạt động của trường diễn ra liên tục C. Chịu trách nhiệm về công tác giáo dục sinh viên D. Xây dựng và duy trì đội ngũ CBCNV làm việc trong trường E. Khác ( ghi rõ) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. Các nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính- Quản trị là gì ? A. Chỉ đạo, tổ chức các hoạt động của phòng B. Quản lý nhân sự của phòng C. Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV được cử đi công tác D. Tham mưu cho BGH về công tác quản lý hành chính, cơ sở vật chất của trường E. Quản lý CBNV trong toàn trường F. Phụ trách công tác đối ngoại, khoa học 7. Theo anh ( chị) ngoài các nhiệm vụ trên còn nhiệm vụ nào không ? A. Không B. Có ( ghi rõ) .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 8. Các quyền hạn của Trưởng phòng là gì ? A. Ký duyệt các văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi quyền hạn được giao. B. Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng C. Đề xuất khen thưởng, kỉ luật đối với các nhân viên dưới quyền D. Quyết định các vấn đề trong lĩnh vực quản lý. 9. Theo anh ( chị) ngoài các quyền hạn trên, còn quyền hạn nào không ? A. Không B. Có ( ghi rõ ) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10. Các mối quan hệ của Trưởng phòng Hành chính- Quản trị đối với cấp trên và cấp dưới như thế nào ? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11. Theo anh ( chị) phòng làm việc của Trưởng phòng nên được trang bị những gì? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 13. Theo anh ( chị ), yêu cầu về trình độ học vấn của Trưởng phòng là gì ? A. Từ thạc sĩ trở lên C. Từ trung cấp trở lên B. Từ đại học trở lên D. Không yêu cầu 14. Khi bổ nhiệm chức danh này có cần yêu cầu về kinh nghiệm không ? A. Không B. Có ( ghi rõ số năm kinh nghiệm ) …………………………………………………………………………………… 15. Người Trưởng phòng cần phải có những kỹ năng gì ? A. Kỹ năng tổng hợp B. Kỹ năng giao tiếp C. Kỹ năng đánh giá nhân viên D. Kỹ năng về ISO 16. Theo anh ( chị ) ngoài những yêu cầu này cần thêm những yêu cầu gì ? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Phác thảo bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH- QUẢN TRỊ Chức danh công việc Người giám sát Bộ phận Mã số Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Hiệu trưởng Phòng Hành chính- Quản trị 02/QL I. Định nghĩa công việc Trưởng phòng Hành chính- Quản trị có trách nhiệm tổ chức, thực hiện và giám sát các nhiệm vụ của phòng theo đúng quy định. Tham mưu cho Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng. Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công tác hành chính, công tác chính trị tư tưởng và quản lý cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ cho các hoạt động của trường. II. Các nhiệm vụ và tiêu chuẩn đánh giá. Nhiệm vụ Kết quả cần đạt Hoạch định, tổ chức, điều hành mọi hoạt động của phòng theo nhiệm vụ, kế hoạch được giao Các hoạt động của phòng được thực hiện theo đúng kế hoạch và nhiệm vụ được giao Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, xây dựng và duy trì đội ngũ CBNV trong phòng Xây dựng đội ngũ CBNV trong phòng có đủ trình độ chuyên môn, hoàn thành tốt các công việc được phân công Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của năm, tháng, tuần; tổng hợp làm báo cáo thường kỳ và bất thường - Lịch công tác hàng tuần, tháng, năm được đăng trên bảng tin nhà trường - Lập được các báo cáo thường kỳ và bất thường gửi cấp trên để thông báo tình hình hoạt động của toàn trường Tổ chức các buổi nói chuyện thời sự, học tập chính trị cho CBNV trong trường Các CBNV trong trường có sự hiểu biết về thời sự, được giáo dục về đạo đức chính trị Tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa trong và ngoài trường của CBNV và sinh viên Các CBNV và sinh viên được tham gia các hoạt động ngoại khóa ở nhiều lĩnh vực góp phần phát triển thể chất và phát triển con người Quản lý, bảo dưỡng, quy hoạch, xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, công tác hậu cần phục vụ các hoạt động của trường Đáp ứng đầy đủ và kịp thời cơ sở vật chất và công tác hậu cần cho các hoạt động của trường Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV được cử đi công tác ngoài trường; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường - CBNV khi đi công tác ngoài trường được cấp đầy đủ giấy giới thiệu, giấy đi đường - Khách đến công tác và lưu trú tại trường được ký giấy xác nhận Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax... từ các nơi gửi đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết; đề xuất mua và phân phối báo, tạp chí cho các bộ phận theo quy định - Các văn bản, giấy tờ được phân loại nhanh chóng và gửi tới các bộ phận liên quan - Đảm bảo phân phối báo, tạp chí hàng ngày cho các bộ phận Tổ chức và thực hiện việc phát thanh, tuyên truyền trong trường; tổ chức viết bài giới thiệu về trường, về các gương điển hình tiên tiến của các tập thể và các nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua dạy tốt, học tốt, phục vụ tốt - Các CBNV, sinh viên trong trường nắm bắt được các thông tin chung qua đài phát thanh - Giới thiệu, quảng bá hình ảnh của trường tới công chúng. Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác theo yêu cầu III. Các mối quan hệ 1. Trực tiếp nhận chỉ thị từ Hiệu trưởng. 2. Phối hợp với cấp trên, các bộ phận khác để hoàn thành công việc được giao. 3. Báo cáo tình hình hoạt động của phòng, các bộ phận trực tiếp cho Hiệu trưởng. 4. Giám sát tình hình thực hiện công việc của các nhân viên trong phòng. IV. Phạm vi quyền hạn 1. Kí duyệt các văn bản, giấy tờ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao. 2. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên trong phòng để thúc đẩy hiệu quả công việc của mỗi cá nhân. 3. Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhân viên dưới quyền thực hiện công việc. 4. Được phân quyền, ủy thác một cách hợp lý để chủ động thực hiện công việc. 5. Tham gia thảo luận góp ý kiến xây dựng chương trình, kế hoạch, sơ kết tổng kết của đơn vị công tác và của trường. V. Các điều kiện làm việc Điều kiện làm việc Các điều kiện cụ thể Dùng riêng Dùng chung Trang thiết bị - 1 phòng làm việc riêng - 1 máy tính - 1 bàn làm việc + ghế tựa - 2 tủ đựng tài liệu - 1 điện thoại bàn - 1 đèn bàn - 1 máy phôtô - 2 máy in - 1 máy fax - 1 phòng họp Môi trường làm việc Môi trường làm việc trong văn phòng Thời gian làm việc - Sáng: 8h00-11h00 - Chiều: 1h30-5h00 VI. Các yêu cầu Yêu cầu về trình độ học vấn Từ đại học trở lên Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng Kiến thức chuyên môn Được đào tạo trong lĩnh vực quản lý kinh tế hoặc quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh Kỹ năng tổng hợp và lập kế hoạch Lập được các kế hoạch cho phòng, lịch công tác cho trường theo tuần, tháng, năm Kỹ năng hướng dẫn và đánh giá nhân viên Có khả năng hướng dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện các công việc của phòng và thường xuyên đánh giá kết quả làm việc của nhân viên để có những chỉ đạo kịp thời Kỹ năng giao tiếp Trình bày vấn đề dễ hiểu, có khả năng thu hút và thuyết phục, điều khiển cuộc họp Kỹ năng viết Soạn thảo được các báo cáo, quyết định, công văn, tờ trình Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý Yêu cầu về phẩm chất Có phẩm chất đạo đức tốt, quyết đoán, tinh thần trách nhiệm cao Yêu cầu về thể chất Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc trong môi trường làm việc 4. Kiểm chứng, lấy ý kiến - Ngày 19/10/2011, tới trường gặp Phó hiệu trưởng, Trưởng phòng Hành chính- Quản trị, Trưởng phòng Tổ chức nhờ xem xét và chỉnh sửa bản phác thảo bản mô tả công việc.  5. Hoàn thiện bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH- QUẢN TRỊ Chức danh công việc Người giám sát Bộ phận Mã số Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Hiệu trưởng Phòng Hành chính- Quản trị 02/QL I. Định nghĩa công việc Trưởng phòng Hành chính- Quản trị có trách nhiệm tổ chức, thực hiện và giám sát các nhiệm vụ của phòng theo đúng quy định. Tham mưu cho Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng. Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công tác hành chính, công tác chính trị tư tưởng và quản lý cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ cho các hoạt động của trường. II. Các nhiệm vụ và tiêu chuẩn đánh giá. Nhiệm vụ Kết quả cần đạt Hoạch định, tổ chức, điều hành và giám sát mọi hoạt động của phòng theo nhiệm vụ, kế hoạch được giao Các hoạt động của phòng được thực hiện theo đúng kế hoạch và nhiệm vụ được giao Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, xây dựng và duy trì đội ngũ CBNV trong phòng Xây dựng đội ngũ CBNV trong phòng có đủ trình độ chuyên môn, hoàn thành tốt các công việc được phân công Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của năm, tháng, tuần; tổng hợp làm báo cáo thường kỳ và bất thường - Lịch công tác hàng tuần, tháng, năm được đăng trên bảng tin nhà trường - Lập được các báo cáo thường kỳ và bất thường gửi cấp trên để thông báo tình hình hoạt động của toàn trường Tổ chức các buổi nói chuyện thời sự, học tập chính trị cho CBNV trong trường Các CBNV trong trường có sự hiểu biết về thời sự, được giáo dục về đạo đức chính trị Tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa trong và ngoài trường của CBNV và sinh viên Các CBNV và sinh viên được tham gia các hoạt động ngoại khóa ở nhiều lĩnh vực góp phần phát triển thể chất và phát triển con người Quản lý, bảo dưỡng, quy hoạch, xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, công tác hậu cần phục vụ các hoạt động của trường Đáp ứng đầy đủ và kịp thời cơ sở vật chất và công tác hậu cần cho các hoạt động của trường Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV được cử đi công tác ngoài trường; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường - CBNV khi đi công tác ngoài trường được cấp đầy đủ giấy giới thiệu, giấy đi đường - Khách đến công tác và lưu trú tại trường được ký giấy xác nhận Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax... từ các nơi gửi đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết; đề xuất mua và phân phối báo, tạp chí cho các bộ phận theo quy định - Các văn bản, giấy tờ được phân loại nhanh chóng và gửi tới các bộ phận liên quan - Đảm bảo phân phối báo, tạp chí hàng ngày cho các bộ phận Tổ chức và thực hiện việc phát thanh, tuyên truyền trong trường; tổ chức viết bài giới thiệu về trường, về các gương điển hình tiên tiến của các tập thể và các nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua dạy tốt, học tốt, phục vụ tốt - Các CBNV, sinh viên trong trường nắm bắt được các thông tin chung qua đài phát thanh - Giới thiệu, quảng bá hình ảnh của trường tới công chúng. Các cá nhân, tập thể điển hình được nêu gương để khích lệ, động viên Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác theo yêu cầu III. Các mối quan hệ 1. Trực tiếp nhận chỉ thị từ Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng. 2. Phối hợp với cấp trên, các bộ phận khác để hoàn thành công việc được giao. 3. Báo cáo tình hình hoạt động của phòng, các bộ phận trực tiếp cho Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng 4. Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng. 5. Giám sát tình hình thực hiện công việc của các nhân viên trong phòng. IV. Phạm vi quyền hạn 1. Kí duyệt các văn bản, giấy tờ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao. 2. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên trong phòng để thúc đẩy hiệu quả công việc của mỗi cá nhân. 3. Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhân viên dưới quyền thực hiện công việc. 4. Được phân quyền, ủy thác một cách hợp lý để chủ động thực hiện công việc. 5. Tham gia thảo luận góp ý kiến xây dựng chương trình, kế hoạch, sơ kết tổng kết của đơn vị công tác và của trường, các quy chế về tổ chức quản lý, quyền lợi và nghĩa vụ của CBNV trong trường. 6. Được đề xuất các biện pháp cải tiến tổ chức quản lý, điều kiện làm việc, đời sống vật chất, tinh thần, vệ sinh môi trường và đào tạo bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của trường. V. Các điều kiện làm việc Điều kiện làm việc Các điều kiện cụ thể Dùng riêng Dùng chung Trang thiết bị - 1 phòng làm việc riêng - 1 máy tính - 1 bàn làm việc + ghế tựa - 2 tủ đựng tài liệu - 1 điện thoại bàn - 1 đèn bàn - 1 máy phôtô - 2 máy in - 1 máy fax - 1 phòng họp Môi trường làm việc Môi trường làm việc trong văn phòng Thời gian làm việc - Sáng: 8h00-11h00 - Chiều: 1h30-5h00 VI. Các yêu cầu Yêu cầu về trình độ học vấn Từ đại học trở lên Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng Kiến thức chuyên môn Được đào tạo trong lĩnh vực quản lý kinh tế hoặc quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh Kỹ năng tổng hợp và lập kế hoạch Lập được các kế hoạch cho phòng, lịch công tác cho trường theo tuần, tháng, năm Kỹ năng hướng dẫn và đánh giá nhân viên Có khả năng hướng dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện các công việc của phòng và thường xuyên đánh giá kết quả làm việc của nhân viên để có những chỉ đạo kịp thời Kỹ năng giao tiếp Trình bày vấn đề dễ hiểu, có khả năng thu hút và thuyết phục, điều khiển cuộc họp Kỹ năng viết Soạn thảo được các báo cáo, quyết định, công văn, tờ trình Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý Yêu cầu về phẩm chất Có phẩm chất đạo đức tốt, quyết đoán, tinh thần trách nhiệm cao Yêu cầu về thể chất Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc trong môi trường làm việc III. Ý nghĩa và cách thức sử dụng- phát huy hiệu quả của PTCV 1. Trong định mức lao động Kết hợp khảo sát, điều tra tần suất lặp lại từng nhiệm vụ chi tiết để đánh giá khối lượng công việc mà mỗi người phải thực hiện so với mỗi nhiệm vụ. Từ đó có thể xây dựng mức định biên. Hoặc thông qua bảng mô tả nhiệm vụ và khảo sát thực tế để nghiên cứu hợp lý hóa nội dụng, kết cấu bước công việc, cơ sở khảo sát xây dựng mức sản lượng. 2. Trong đánh giá thực hiện công việc Sử dụng mọi thông tin trong kết quả phân tích công việc đặc biệt sử dụng thông tin từ bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để chi tiết hóa làm cơ sở xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc. 3.Trong Hoạch định nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực Các thông tin từ phần định nghĩa công việc, các nhiệm vụ trong công việc, các thông tin về tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc sẽ được sử dụng kết hợp với việc đánh giá xu hướng biến động của công việc, xu hướng phát triển của tổ chức, những thông tin từ năng lực thực tế thực hiện công việc sử dụng làm cơ sở cho hoạch định nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho các tổ chức. 4. Trong tuyển mộ, tuyển chọn - Sử dụng những thông tin từ bản mô tả công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ nhân lực: Những thông tin về nhiệm vụ chính, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc, yêu cầu đối với người thực hiện trên bản mô tả công việc chính là những thông tin cơ bản của các thông báo tuyển mộ. Lưu ý rằng những thông tin từ bản mô tả công việc khi sử dụng cho tuyển mộ không nên thay đổi (tô hồng hoặc bôi đen) để đảm bảo ứng viên khi quyết đến với đơn vị thì không bị ảo tưởng về công việc hoặc quá phức tạp hoá công việc. - Sử dụng thông tin từ bản mô tả công việc cho tuyển chọn nhân lực: + Hoàn thiện quy trình tuyển chọn: Từ những nhiệm vụ chính, nhiệm vụ cụ thể và các yêu cầu cụ thể đối với người thực hiện đã nêu trong bản mô tả công việc, đơn vị nên phân nhóm công việc theo đặc thù về công nghệ (cách thức thực hiện), phân nhóm công việc theo đặc thù yêu cầu công việc đối với người thực hiện. Từ đó, hoàn thiện quy trình chung của tuyển chọn, cũng như có thiết kế riêng một số khâu cho phù hợp với từng nhóm công việc đặc thù. Lưu ý, từ các thông tin trên bản mô tả công việc, ta thấy rõ các công việc khác nhau thì đòi hỏi khác nhau đối với người thực hiện. Bởi vậy, ít nhất cũng cần phải có một hoặc một vài khâu tuyển chọn khác nhau cho các nhóm công việc khác nhau. + Hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ cho tuyển chọn: Lấy những thông tin hiện có về công việc trong bản mô tả công việc kết hợp với kinh nghiệm hiện có của cán bộ quản lý trực tiếp, đơn vị cần xây dựng ngân hàng câu hỏi kiểm tra, câu hỏi trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm hỗ trợ cho việc tìm kiếm những điểm phù hợp giữa ứng viên với những yêu cầu mà công việc đã đặt ra. Đặc biệt phải nhấn mạnh những yêu cầu khác biệt của công việc này so với các công việc khác trong toàn bộ hệ thống chức danh công việc ( Những khác biệt đó có thể nhận thấy khi đem so sánh phần nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của các công việc với nhau). + Thông tin về mối quan hệ trực tiếp trong công việc có thể cung cấp cho ta ý tưởng về những người có thể tham gia hỗ trợ vào khâu tuyển chọn nhân lực. Sử dụng thông tin từ bản mô tả công việc đã chuẩn hoá và có hệ thống sẽ góp phần đảm bảo cho việc tuyển chọn đúng người đúng việc. Đ ảm bảo cơ sở cho sử dụng hiệu quả nhân lực của đơn vị. 5. Trong đào tạo nhân lực - Hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực: Từ những thông tin có trong bản mô tả công việc, đơn vị có thể xác định khung năng lực cần có đối với người thực hiện (liệt kê những kiến thức cụ thể cần có, những kỹ năng, thái độ, phẩm chất cần có để thực hiện được từng nhiệm vụ cụ thể và toàn bộ công việc; xác định mức độ cần có của từng yếu tố) theo từng chức danh công việc hoặc nhóm chức danh công việc. Thông qua thông tin từ hồ sơ nhân lực, kết quả đánh giá thực hiện công việc (đánh giá dựa trên hệ thống tiêu chí được xây dựng chi tiết từ tiêu chuẩn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể ở bản mô tả công việc), thông tin từ điều tra để xác định năng lực hiện có. => Nhu cầu đào tạo được xác định từ khoảng cách năng lực của đội ngũ nhân lực hiện tại (khoảng cách năng lực = năng lực cần có - năng lực hiện có). - Hỗ trợ xây dựng nội dung, phương pháp, hình thức đào tạo: Từ khoảng cách năng lực cụ thể gắn với từng nhiệm vụ, gắn với từng công việc và thống kê khoảng cách năng lực theo từng thành phần cấu thành năng lực của toàn đơn vị ta sẽ có nội dung đào tạo cụ thể ứng với từng nhóm đối tượng, từng nhóm công việc đặc thù => Nội dung cần đào tạo, phương pháp và hình thức đào tạo tương ứng với từng trường hợp. 6. Trong xây dựng hệ thống thù lao lao động Sử dụng thông tin ở phần nhiệm vụ cụ thể trong bản mô tả công việc để đánh giá mức độ phức tạp của công việc, đánh giá vai trò của việc hoàn thành công việc này trong việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Kết hợp sử dụng thông tin của bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc để đánh giá và so sánh giá trị của các công việc và các công việc với nhau. Từ đó, có cơ sở xây dựng các thang, bảng lương. 7. Trong sử dụng nhân lực - Sử dụng bản mô tả công việc cho định hướng nhân viên mới. Giúp người lao động nhanh chóng làm quen với tổ chức, hoà nhập với đơn vị và nhanh chóng quen và thành thạo trong công việc. - Hợp thức hoá từng bước việc bố trí và bố trí lại nhân lực căn cứ vào năng lực hiện có của từng người lao động và năng lực cần có mà từng công việc yêu cầu. - Sử dụng các thông tin về nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn đánh giá trong bản mô tả công việc cũng như các văn bản cụ thể khác quy định về số lượng, chất lượng và thời hạn của sự thực hiện công việc để làm căn cứ hoàn thiện biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc (đánh giá thi đua). Đảm bảo đánh giá định lượng, cụ thể và sát đặc thù công việc, đánh giá chính xác, công bằng, khách quan, làm điều kiện tiền để cho thực hiện các hoạt động khác như thù lao phúc lợi, bổ nhiệm, miễn nhiệm tạo động lực làm việc cho đội ngũ người lao động của đơn vị. IV. Kết luận Phân tích công việc là một trong những giai đoạn quan trọng nhất để hoàn thiện công tác quản trị nhân lực ở bất kì tổ chức nào. Thực hiện phân tích công việc hợp lý sẽ làm cơ sở, nền tảng vững chắc cho công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Vì vậy, các tổ chức cần nhận thức và đánh giá một cách đúng đắn về bản chất, vai trò của công tác này. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, khi con người được xem là nguồn lực quan trọng nhất của một tổ chức thì cần phải có sự đầu tư đúng mức cho công tác phân tích công việc. MỤC LỤC