Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex

LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngày càng trở lên gay gắt và phức tạp, Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sức quan trọng trong sự phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Lý luận và thực tiễn cho thấy, nguồn lực con người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thế cạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổ chức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận dụng các yếu tố con người vào việc hoàn thành mục tiêu của mình. Trong các nội dung của quản trị nhận lực thì phân tích công việc được coi là một công cụ quan trọng nhất. Phân tích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí nhân viên phù hợp. Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,…  Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhân lực, đặc biệt là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết và thực tế, em xin chọn mảng đề tài Phân tích công việc để thực hiện bài thực hành môn học Quản trị nhân lực 2. Hy vọng với bài thực hành: “ Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex” em sẽ bổ sung được thêm kiến thức về phân tích công việc, đồng thời cũng mong muốn có những ý kiến đóng góp để công ty phục vụ cho quá trình cải tiến và hoàn thiện hơn về quản lý nhân sự trong tỏ chức. Dù đã có sự cố gắng nhưng chắc chắn bài thực hành của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của cô để những bài viết sau của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Anh đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình học tập và hướng dẫn em làm bài tập thực hành này. NỘI DUNG BÀI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Tổng quan về đơn vị thực tế: Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX 1. Sơ lược về quá trình hình thành, phát triển. Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX tiền thân là Trung tâm Tư vấn Phát triển Đô thị và Công nghệ Xây dựng được thành lập theo quyết định số 123/QĐ-HĐQT-TCT ngày 07/04/2005 thuộc Công ty Đầu tư Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội - nay là Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng. Tháng 07/2007 Trung tâm Tư vấn Phát triển Đô thị và Công nghệ Xây dựng được cổ phần hóa lấy tên là Công ty Cổ phần Tư vấn INCOMEX. Tháng 12/2010 Công ty Cổ phần Tư vấn INCOMEX tiếp tục mở rộng sản xuất kinh doanh chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX. Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và năng động, kết hợp với việc khai thác tối đa các ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất, Công ty có thể đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu đa dạng về loại hình cũng như quy mô công trình với chất lượng cao nhất. Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX có đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đông đảo, có trình độ Đại học và trên Đại học, đồng bộ theo ngành nghề đào tạo và ngành nghề của năng lực đơn vị để thực hiện các công tác tư vấn  xây dựng cơ bản gồm các chuyên ngành: Kiến trúc sư quy hoạch, kiến trúc sư công trình, kỹ sư xây dựng, kỹ sư địa chất, kỹ sư kinh tế, kỹ sư đô thị... Ngoài ra còn có một số cán bộ chuyên ngành khác như kỹ sư điện lạnh, kỹ sư phòng cháy chữa cháy, kỹ sư tin học chuyên ngành, tin học ứng dụng.... Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, Công ty đã tham gia thiết kế và thiết kế một số dự án lớn như: Các khu nhà ở cao tầng B4, B14 Khu tập thể Kim Liên; Trung tâm Thương mại Văn phòng cho thuê Xuân La; Văn phòng cho thuê 187 Giảng Võ; Nhà làm việc và trung tâm thương mại tại Bắc Ninh; Bệnh viện Huyện Gia Lâm; Trụ sở Kiểm toán Nhà nước II. Các dự án thuộc tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam như: Khu phức hợp chung cư cao ốc văn phòng; Văn phòng làm việc Vietsovpetro; Khu điều hành Nhà máy điện Nhơn Trạch 2;... Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc tế, với đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm tin tưởng sẽ đem lại các dịch vụ có chất lượng cao, đem lại lợi ích cho các nhà đầu tư và các khách hàng. 2. Tên, thông tin liên hệ, trụ sở. Tên giao dịch CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ TƯ VẤN INCOMEX Tên tiếng Anh INCOMEX INVESTMENT AND CONSULTANTS JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt INCOMEX - ICC.,JSC Website: www.incomex-icc.vn Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Lạc Hồng, 85 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội.Điện thoại: (04) 3569 0102 Fax: (04) 3569 0103 Bảng 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Ban Kiểm soát HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC 3 PHÓ GIÁM ĐỐC 2 PHÓ GIÁM ĐỐC 4 PHÓ GIÁM ĐỐC 1 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KẾT CẤU - HTKT PHÒNG KIẾN TRÚC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG ĐẦU TƯ VÀ QLDA PHÒNG DỰ ÁN Quan hệ phản ánh, Phối hợp Quan hệ chỉ đạo trực tiếp 3.Tổ chức phòng Hành chính- Nhân sự. - Tr­ëng phßng: Phô tr¸ch c«ng viÖc chung cña phßng, ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý trùc tiÕp Phßng Hµnh chÝnh – Nh©n sù. - Phã phßng: Gióp Tr­ëng Phßng ®iÒu hµnh c«ng viÖc trong Phßng, qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh trùc tiÕp Phßng Hµnh chÝnh – Nh©n sù khi Tr­ëng phßng v¾ng mÆt. Bảng 2: Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính- Nhân sự Phó phòng Trưởng phòng Nhân viên văn phòng Lái xe II. Khảo sát thực tế. 1. Khảo sát phân tích công việc thực tế.1.1 Xác định mục đích phân tích. - Trước tiên, mục đích phân tích công việc này là để thực hành bài Quản trị nhân lực 2 và làm quen với quá trình Phân tích công việc trên thực tế. Từ đó hệ thống cơ bản kiến thức và kỹ năng đã được học để tiến hành Phân tích công việc. - Tiến hành Phân tích công việc: Tìm hiểu chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Cụ thể như: + Cung cấp thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực hiện công việc từ đó làm cơ sở xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc. + Thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích và thiết lập cấu trúc lương công bằng. + Có cơ sở bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên với chi phí thấp nhất. + Dự đoán tính chất của các công việc tương lai. 1.2 Xác định công việc cần phân tích. - Tên công việc: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Incomex. - Số người thực hiện công việc: 1 người - Người đang đảm nhận công việc: Ông Nguyễn Trung Thành - Vị trí công việc trong quy trình công nghệ: là vị trí quan trọng, phô tr¸ch c«ng viÖc chung cña phßng, ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý trùc tiÕp Phßng Hµnh chÝnh - Nh©n sù. Cụ thể hơn: + Tìm hiểu công việc mà chức vụ Trưởng phòng hành chính nhân sự làm. + Tiếp cận người đảm nhận vị trí hiện tại cần phân tích. + Xây dựng bảng câu hỏi cho người giữ vị trí cần phân tích + Gửi, nhận kết quả và tiến hành xử lý thông tin,làm bài phân tích công việc. 1.3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin. Có nhiều phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc như: sử dụng bảng hỏi, quan sát-trao đổi, phỏng vấn, hội thảo chuyên gia, sử dụng văn bản sẵn có. Tuy nhiên, dựa vào bản chất công việc cần phân tích ( quản lý), điều kiện tiến hành phân tích công việc, và mức độ hiểu biết về công việc thì em lựa chọn 3 phương pháp chính sau: - Thu thập tài liệu trực tiếp tại công ty - Phương pháp phỏng vấn: thu thập trực tiếp thông tin về các hoạt động và các mối liên hệ quan trọng trong phân tích công việc. - Phương pháp sử dụng bảng hỏi: do tính chất công việc “ Trưởng phòng Hành chính- nhân sự” rất bận rộn, thời gian có hạn nên phương pháp này giúp em thu thập được lượng thông tin tương đối nhiều, nhanh và trọng tâm. * Cách thức thiết kế bản hỏi Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự - Lập bản câu hỏi Tiến hành thu thập thông tin Xử lý thông tin Đưa thông tin đã xử lý vào bảng phân tích công việc. * Xây dựng bản hỏi: Trong thời gian tìm hiểu chức vụ Trưởng phòng Hành chính – nhân sự và tiếp cận người giữ chức vụ tại công ty Incomex- bác Nguyễn Trung Thành, em đã lập bản câu hỏi và gửi tới bác. BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phần 1: Thông tin chung về đối tượng Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự Chức danh: Trưởng phòng Hành chính-nhân sự Họ và tên: Trình độ văn hóa trung bình của người đang làm việc này: Tốt nghiệp 12 Đại học Trình độ cao hơn Phần 2: Kiểm tra Nhân viên trực thuộc sẽ quản lý? NV giám sát hoặc quản lý. NV tập sự, học nghề. Mức độ thường xuyên được cấp trên kiểm tra ? Hầu như liên tục đối với mọi nhiệm vụ Các nhiệm vụ chính được kiểm tra thường xuyên Các nhiệm vụ chính không được kiểm tra thường xuyên Hầu như không bị giám sát Phần 3: Kiến thức và kỹ năng: Loại kiến thức, kỹ năng cần để làm việc ? Kinh tế Quản trị kinh doanh Luật Quản trị kinh doanh:Bán hàng và Marketing Quản trị kinh doanh: Tài chính Ngoại ngữ Quản trị kinh doanh: Quản lý, bao gồm cả quản lý nhân sự/nguồn nhân lực Khác: ……… …………… Bằng cấp, giấy chứng nhận nghề nghiệp ? Có Không Mức độ quan trọng của kiến thức kỹ năng? Cao Trung bình Thấp Sử dụng thiết bị văn phòng? Máy in, photocoppy, fax, điện thoại, máy tính,… Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…) Phần 4: Các quyết định quản lý và kinh doanh Các quyết định liên quan đến nhân lực ? Tăng, giảm số lượng nhân viên Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi Thiết lập, thay đổi quyền giám sát Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc Phân công trách nhiệm nhân viên Tất cả các ý trên Các hoạt động liên quan đến chiến lược dài hạn ? Hoạch định và đề ra chính sách tổng quan. Truyền đạt chính sách. Chiêu mộ, tuyển chọn. Giám sát. Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo. Xem xét lập kế hoạch khen thưởng. Lưu trữ hồ sơ nhân viên. Tất cả ý trên Vai trò đóng góp của các quyết định? Tôi cung cấp thông tin hoặc đầu vào cho những người ra quyết định Tôi đưa ra những ý kiến đề xuất cho những người ra quyết định Tôi ra quyết định nhưng cần phải có ý kiến chấp thuận của người giám sát tôi Tôi có thẩm quyền cao nhất đối với quyết định này Cấp cao nhất bị ảnh hưởng bởi các quyết định? Từng nhân viên Từng nhóm, tổ Từng bộ phận, phòng ban Toàn doanh nghiệp Phần 5: Kỹ năng cần thiết . Các kỹ năng cần thiết đối với công việc? Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng tin học, ngoại ngữ Kỹ năng tổ chức, đàm phán. Tất cả ý trên. Phần 6: Môi trường làm việc Những người có giao tiếp bên trong? Nhân viên tập sự, học nghề Nhân viên cùng phòng Những người giám sát Cấp trên Tất cả ý trên. Anh/ chị làm gì trong các giao tiếp ? Nhận thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi Thương lượng, đàm phán Sắp xếp lịch cho họ Huấn luyện, hướng dẫn, tư vấn họ Giám sát họ,… Tất cả ý trên. Đối tượng giao tiếp bên ngoài? Khách hàng Phóng viên Nhà cung ứng Các tổ chức, hiệp hội, cộng đồng. Bản câu hỏi phỏng vấn: BẢN CÂU HỎI PHỎNG VẤN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Ngày tháng năm 2013 Tên:…………………………………………………………………………… Chức danh:…………………………………………………………………… Bộ phận:……………………………………………………………………… Nội dung phỏng vấn: 1. Nhiệm vụ chính của bác trong công ty là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. Các quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình bác có liên hệ với phòng, ban,đơn vị nào trong và ngoài công ty không? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. Trong công tác quản trị nhân lực thì theo bác những nhiệm vụ chính là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. Bác có thể nói rõ hơn về nhiệm vụ trong công tác quản trị hành chính? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. Theo bác một nhà quản trị nguồn nhân lực cần có những kĩ năng nào cần thiết? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Cháu cảm ơn sự hợp tác của bác, những thông tin bác cung cấp sẽ là căn cứ quan trọng để cháu hoàn thiện kết quả phân tích công việc tại công ty tốt hơn. 1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc. ( Thời gian đi thực tế: Từ ngày 21/10/2013 đến 24/10/2013 ) * Trước tiên, dành thời gian tự đọc, nghiên cứu ở nhà: tìm hiểu nội dung yêu cầu của bài thực hành, xác định công việc cần phân tích, mục đích chính của việc phân tích công việc. * Đi khảo sát thực tế 4 ngày tại địa điểm thực hành là Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex. - Ngày thứ nhất: 21/10/2013 + Tới văn phòng công ty giới thiệu, trình bày lý do, mục đích bài thực hành và nhờ sự giúp đỡ của mọi người để hoàn thành tốt bài thực hành. + Làm quen, quan sát công việc của các nhân viên phòng Hành chính nhân sự. + Xác định vị trí, công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự. - Ngày thứ hai: 22/10/2013+ Tiếp cận người giữ chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự+ Phỏng vấn ngắn gọn và gửi bản hỏi tới bác Nguyễn Trung Thành- Truởng phòng Hành chính- Nhân sự.+ Thu thập các tài liệu có liên quan đến công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex và đến vị trí công việc cần phân tích. - Ngày thứ ba: 23/10/2013 + Nhận bản hỏi từ Trưởng phòng. + Chọn lọc, xử lý thông tin và đưa vào bảng phân tích + Phác thảo sơ bộ kết quả phân tích công việc. - Ngày thứ tư: 24/10/2013 + Gửi kết quả Phân tích công việc tới bác Nguyễn Trung Thành và xin ý kiến nhận xét của bác. + Thu thập thêm một số thông tin bổ sung. + Hoàn thiện kết quả phân tích công việc, và hoàn thành bài thực hành “ Phân tích công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự ở Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex”. 2. Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc. 2.1. Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích. * Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ: Phòng Hành chính- Nhân sự là phòng thực hiện chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác quản lý hành chính, tổ chức bộ máy và bố trí nhân lực cho phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty. Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây dựng các nội quy, quy chế, các quy định liên quan đến quản lý lao động, quản lý hành chính. Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự có nhiệm vụ chủ yếu như: + Tổ chức và điều hành hoạt động của Phòng chức năng được giao thông qua việc xây dựng cơ cấu tổ chức của Phòng và Bảng mô tả công việc của từng vị trí công tác trong Phòng. + Xây dựng kế hoạch làm việc của Phòng và triển khai thực hiện. + Trực tiếp phân công, giám sát công việc cho các thành viên trong Phòng. + Tham mưu và hỗ trợ cho Giám đốc Công ty và Phó Giám Đốc phụ trách xây dựng các chiến lược, kế hoạch chức năng và tổ chức, kiểm soát thực hiện. * Thông tin về điều kiện làm việc, chế độ làm việc nghỉ ngơi: - Điều kiện làm việc tốt, mọi người giúp đỡ nhau nhiệt tình trong công việc, trang thiết bị và cơ sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu công việc. - Chế độ làm việc, nghỉ ngơi: Chế độ làm việc của Công ty là 8h/ ngày, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong đó: + Sáng từ 8h – 12h + Chiều từ 13h – 17h 2.2 Các tài liệu thu thập thêm về công việc cần phân tích - Quy chế tổ chức, hoạt động của công ty 3. Phác thảo kết quả Phân tích công việc - Số bản hỏi và bản phỏng vấn: 2 - Đối tượng điều tra: 1 trưởng phòng Hành chính- Nhân sự - Chất lượng bản hỏi: đủ thông tin trả lời - Thông tin thu được: Tìm hiểu được trình độ, chuyên môn gắn liền với mục đích, nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự Sau khi thu thập, sàng lọc thông tin dựa trên những tài liệu có sẵn và các thông tin có thêm, em phác thảo kết quả phân tích công việc theo 3 bản: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc (3 bản phác thảo viết tay đính kèm ở phụ lục bài thực hành.) 4. Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung. Sau khi hoàn thành 3 bản phục vụ cho bài phân tích công việc, em đã đưa 3 bản này cho bác Nguyễn Trung Thành- người trực tiếp giữ chức vụ Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự. Sau quá trình kiểm chứng, lấy ý kiến và hoàn thành 3 bản hoàn chỉnh, em đã có thêm sự bổ sung nhất thiết vào bài, để bài thực hành của mình được hoàn thiện hơn. 5. Hoàn thiện kết quả Phân tích công việc. Dựa vào những kiến thức đã được học, những ngày đi thực tế tại công ty và dựa vào những ý kiến đóng góp của những người có chuyên môn, em đã hoàn thành kết quả phân tích công việc bằng 3 văn bản. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành Mã số: Ngạch: Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX. Phòng công tác: Phòng Hành chính – Nhân sự Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công ty Quản lý/ Giám sát: I. Nhiệm vụ : Đề xuất tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác điều hành quản lý Hành chính nhân sự trong công ty. Kiêm nhiệm các công việc có liên quan, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên. Đề xuất, tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về việc thiết lập các chiến lược, chính sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính có hiệu quả và đúng pháp luật. - Theo dõi và đánh giá tình hình nhân lực trong Công ty, đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Công ty. - Nghiên cứu, đề xuất cơ cấu tổ chức tại Công ty & các đơn vị thành viên đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả. - Tư vấn, hỗ trợ kịp thời và quản lý, kiểm soát việc thực hiện công tác quản trị nguồn nhân lực, quản trị hành chính tại các đơn vị thành viên thuộc Công ty. - Nắm vững những nhân sự chủ chốt tại các đơn vị thành viên & tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để thực hiện công tác đánh giá, điều động, luân chuyển CBNV. - X©y dùng c¸c néi quy, quy chÕ, c¸c quy ®Þnh liªn quan ®Õn qu¶n lý lao ®éng, qu¶n lý hµnh chÝnh tr×nh Ban l·nh ®¹o C«ng ty phª duyÖt vµ thùc hiÖn chØ ®¹o, gi¸m s¸t viÖc triÓn khai theo ®óng chøc n¨ng ®­îc ph©n c«ng. - Tr×nh Ban l·nh ®¹o phª duyÖt vµ triÓn khai ký kÕt, qu¶n lý hîp ®ång lao ®éng theo quy ®Þnh. Quản lý, điều hành hoạt động của phòng HCNS Công ty. - ChÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc chung cña Phßng. Ph©n c«ng nhiÖm vô, kiÓm tra, ®«n ®èc c¸c c¸n bé trong phßng. Gi¶i quyÕt, th¸o gì c¸c v­íng m¾c trong ph¹m vi, quyÒn h¹n cña m×nh Phân tích chi tiết công việc, nghiệp vụ để thu thập xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của Công ty theo cơ cấu tổ chức. Phối hợp với các Trưởng phòng, bộ phận hoạch định, lập kế hoạch & thực hiện đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho mỗi phòng, bộ phận. Lên các mục tiêu phấn đấu và kế hoạch hành động của phòng Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách thi đua khen thưởng & quan hệ lao động, quản trị hành chính tại Công ty. Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn công tác đối với các bộ phận nhân sự các đơn vị thành viên trực thuộc về công tác tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, đánh giá thi đua & quan hệ lao động, quản trị hành chính. Tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động chức năng về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lương thưởng, quan hệ lao động & kiểm soát công tác quản trị hành chính trong Công ty theo đúng quy định của Luật pháp và chủ trương, chính sách của ban lãnh đạo Công ty; đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực. Thực hiện việc đánh giá năng lực CBNV để chủ động về nguồn nhân lực (số lượng và chất lượng) & quản lý hồ sơ CBNV. - C¨n cø vµo chñ tr­¬ng cña l·nh ®¹o C«ng ty tæ chøc c¸c phong trµo thi ®ua, nghØ m¸t, vui ch¬i. Chỉ đạo thực hiện cập nhật thông tin, soạn thảo, hoàn thiện các văn bản, quy trình quy định, … liên quan đến công tác nguồn nhân lực. Tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chánh văn phòng, văn thư, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin trong đơn vị phụ trách. - Qu¶n lý viÖc sö dông con dÊu cña C«ng ty theo ®óng quy ®Þnh vÒ qu¶n lý v¨n b¶n vµ qu¶n lý con dÊu theo quy ®Þnh cña C«ng ty vµ Ph¸p luËt. - X©y dùng c¸c quy tr×nh, biÓu mÉu theo tiªu chuÈn ISO 9001: 2008. Qu¶n lý vµ gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn theo hÖ thèng ISO. - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đầu mối nghiệp vụ của đơn vị trực thuộc thực hiện đúng các quy định về chế độ chính sách của nhà nước và của công ty; quy định về công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và trình ký các văn bản, quyết định theo đúng thẩm quyền. Chỉ đạo, giám sát thực hiện, kiểm soát thường xuyên và tham mưu, hỗ trợ các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên trực thuộc trong công tác quản trị nguồn nhân lực; quản trị hành chính nhằm đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống. Duy trì kỷ luật & đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tốt cho CBNV Công ty. - Gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh cña C«ng ty, tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty trong viÖc xö lý kû luËt. - Phèi hîp lµm viÖc víi c¸c c¬ quan h÷u quan trong c«ng t¸c gi÷ g×n trËt tù an ninh khu vùc C«ng ty vµ an toµn x· héi trªn ®Þa bµn ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty. - ChÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh vÒ c«ng t¸c ATL§ vµ VSL§ - Duy trì việc thực hiện nội qui qui chế của CBNV trong Công ty, tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, an toàn cho CBNV. - Tạo môi trường làm việc, phân công bố trí NV hợp lý. C¸c c«ng viÖc Ban l·nh ®¹o C«ng ty ñy quyÒn hoÆc ph©n c«ng kh¸c. II. Quyền hạn: Ký các văn bản liên quan đến công vịêc hành chính nhân sự. Quản lý, điều động, sắp xếp nhân sự, giao nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng. Đề xuất bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, tuyển dụng đối với CBNV trong công ty. Kiểm tra, giám sát các bộ phận thực hiện các quy chế, quy định của Công ty. Lựa chọn chương trình, nội dung, hình thức, địa điểm đào tạo (đào tạo bên ngoài & đào tạo nội bộ) Yêu cầu cung cấp kinh phí, vật tư cần thiết phục vụ cho công việc. Yêu cầu cán bộ, nhân viên các phòng ban chức năng cung cấp thông tin cần thiết về nhân sự và liên quan để thực hiện nghĩa vụ của mình. Tuân thủ các văn bản quy định thẩm quyền của Công ty. III. Quan hệ công việc: Quan hệ nội bộ: Phòng ban / Bộ phận Kết quả Ban Tổng giám đốc Báo cáo công việc và chịu trách nhiệm về công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính tại công ty. Ban tổ chức hành chính Báo cáo định kì hoặc đột xuất theo yêu cầu. Quan hệ bên ngoài: Cá nhân / Đơn vị Kết quả Phòng, Sở LĐTB & XH Cập nhập quy chế về nghĩa vụ và chế độ chính sách cho nhân viên Các đơn vị cung ứng lao động Tuyển nhân sự Cơ quan ban ngành chức năng có liên quan Tạo hình ảnh tốt đẹp cho công ty với các cơ quan chính quyền. Tạo quan hệ tốt và hỗ trợ khách hàng, đối tác. Nắm bắt, cập nhật thông tin để đảm bảo thực hiện đúng Pháp luật IV. Điều kiện làm việc: Môi trường văn phòng. Được cung cấp các phương tiện, thiết bị phục vụ cho công việc như máy tính, máy in, máy photo,... V. Phương tiện làm việc: Máy tính, điện thoại, fax, máy in, máy photocopy. Các chương trình / phần mềm theo quy định của Công ty. BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIÊN CÔNG VIỆC Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – nhân sự Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành Mã số: Ngạch: Đơn vị: Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex. Phòng công tác: Phòng Hành chính – Nhân sự Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công ty Quản lý/ Giám sát: STT Tiêu thức Tiêu chuẩn 1 Kiến thức văn hóa, chuyên môn Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật. Có kiến thức chuyên sâu về quản lí nhà nước Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO. Ngoại ngữ Khả năng giao tiếp và đọc hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành. Vi tính Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm ứng dụng có liên quan như Office, Excel, Project,… 2 Kinh nghiệm Có kinh nghiệm làm quản lý từ 3 năm trở lên. 3 Độ tuổi Độ tuổi trung bình từ 30 trở lên. 4 Các kỹ năng Khả năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực theo yêu cầu phát triển của công ty. Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ. Khả năng thuyết phục, động viên nhân viên. Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới. Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người. Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin; và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành Mã số: Ngạch: Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX Phòng công tác: Phòng Hành chính – Nhân sự Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công ty Quản lý/ Giám sát: Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết quả 1 Đề xuất, tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty về việc thiết lập các chiến lược, chính sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính. Đảm bảo hệ thống làm việc, có hiệu quả, đồng bộ và đúng pháp luật. Giải quyết, hoàn thành được tất cả các yêu cầu của lãnh đạo. 2 Quản lý, điều hành hoạt động của phòng HCNS Công ty. Phân tích chi tiết công việc, nghiệp vụ để thu thập xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của Công ty theo cơ cấu tổ chức. Phối hợp với các phòng ban lên các mục tiêu phấn đấu và kế hoạch hành động của phòng. Đảm bảo cho công việc diễn ra trôi chảy, xử lý đầy đủ, kịp thời. Các thông tin về nguồn phải chính xác và đảm bảo mang tính ứng dụng vào thực tiễn công việc. Các mục tiêu phấn đấu phải phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty. 3 Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách thi đua khen thưởng & quan hệ lao động, quản trị hành chính tại Công ty. Nắm bắt được lượng nhân lực của công ty, đưa ra các chế độ phù hợp. Nắm bắt được tâm tư nguyện vọng, quan tâm chăm lo tới đời sống tinh thần của nhân viên. 4 Chỉ đạo thực hiện cập nhật thông tin,soạn thảo, hoàn thiện các văn bản, quy trình quy định, … liên quan đến công tác nguồn nhân lực, hệ thống tiêu chuẩn ISO. Đảm bảo các thông tin mang tính chính xác và kịp thời. 5 Hỗ trợ các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên trực thuộc trong công tác quản trị nguồn nhân lực; quản trị hành chính. Đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống. 6 Duy trì kỷ luật & cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tốt cho CBNV Công ty. Đảm bảo đúng theo quy định của nhà nước và quy định của công ty. III. Giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng- phát huy hiệu quả của Phân tích công việc. Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản và có ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức. Phân tích công việc là cơ sở để mỗi nhà quản lý, mỗi tổ chức xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đề quản lý nhân sự một cách chính xác. Lựa chọn mảng đề tài Phân tích công việc và tiến hành làm bài thực hành “ Phân tích công việc của Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex” em hy vọng bài viết của mình có thể đóng góp, giúp ich cho người thực hiện công việc đảm nhận được công việc của mình tốt hơn, cũng như nhận thức rõ hơn trách nhiệm của mình trong công việc. Bài phân tich công việc Trưởng phòng Hành chính- nhân sự, em đã hoàn thành với 3 bản phân tích công việc chính: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc dựa trên những công tác cụ thể, kiến thức, kỹ năng và khả năng người thực hiện công việc. Từ đó hình thành lên những nhiệm vụ cụ thể. Bản phân tích công việc có ý nghĩa đối với người thực hiện công việc và đối với tổ chức: * Đối với người thực hiện công việc: - Giúp người lao động hiểu rõ được công việc của mình Nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân trong công việc Thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, mối quan hệ với các bên Hiểu được kỳ vọng của tổ chức với bản thân Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến Có cẩm nang hướng dẫn cho sự thực hiện công việc - Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cho bản thân. * Đối với tổ chức: Giúp tổ chức xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động, đồng thời có thể làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó. Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao động Là cơ sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho CBCNV trong tổ chức Là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống chức danh công việc Là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo nhân lực. Là cơ sở trả lương công bằng. Tuy nhiên, trong quá trình làm bài thực hành này, em nhận thấy rằng đối với chức danh công việc cụ thể, việc đưa ra tiêu chuẩn thực hiện của nội dung công việc thường mang tính chất chung chung. Bởi vì, tùy vào từng thời gian và tùy vào tình hình thực tế ở công ty mà nhiệm vụ của công việc sẽ có tính chiến lược và hiệu quả riêng. Do đó, phân tích công việc còn có thể giúp quản lý được đồng đều và tổ chức, cá nhân nắm bắt được linh hoạt những nhiệm vụ công việc trong từng giai đoạn và từng thời điểm của công ty. KẾT LUẬN Trên đây là bài thực hành: “ Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex” của em. Em đã phân tích công việc: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự dựa vào sự hướng dẫn của giảng viên bộ môn và sự giúp đỡ của bác Nguyễn Trung Thành ( người giữ chức vụ ). Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tế, tìm hiểu và thu thập thông tin về công việc, em đã tiếp thu được thêm những kiến thức thực tế, và học được nhiều điều mới mẻ, thú vị về tác phong, kinh nghiêm làm việc hiệu quả, khoa học của văn phòng, công ty. Tuy nhiên, do kiến thức của em còn hạn chê nên không thể tránh được những thiếu sót, mong cô có thể góp ý kiến cho em để bài làm của em được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô. MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU I. Tổng quan về đơn vị thực tế. 1 1. Sơ lược về quá trình hình thành, phát triển. 1 2. Tên, thông tin lien hệ, trụ sở. 3 3. Tổ chức phòng Hành chính- Nhân sự. 4 II. Khảo sát thực tế. 4 1. Khảo sát, phân tích công việc thực tế 4 1 Xác định mục đích phân tích. 4 1.2 Xác định công việc cần phân tích. 5 1.3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin. 5 1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc. 11 2. Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc. 12 2.1. Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích. 12 2.2 Các tài liệu thu thập thêm về công việc cần phân tích. 12 3. Phác thảo kết quả Phân tích công việc. 12 4. Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung. 13 5. Hoàn thiện kết quả Phân tích công việc. 13 III. Giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng- phát huy hiệu quảcủa Phân tích công việc. 23 KẾT LUẬN Mục lục Tài liệu tham khảo TÀI LIỆU THAM KHẢO Tên tài liệu Nguồn 1. Giáo trình Quản trị nhân lực - Tập 1 Chủ biên: TS. Lê Thanh Hà NXB Lao động- Xã hội 2011 2. Quy chế, tổ chức hoạt động công ty Incomex Phòng Hành chính-Nhân sự Công ty Incomex 3. Bản mô tả công việc phòng Hành chính- Nhân sự công ty Incomex Phòng Hành chính- Nhân sự Công ty Incomex