Phân tích thiết kế hệ thống quản lí công văn

Môc Lôc PhÇn 1 : Kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i M« t¶ nghiÖp vô cña c«ng t¸c qu¶n lý c«ng v¨n cña c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng(v¨n th­) – thèng kª cña tr­êng THCS Trong viÖc qu¶n lý c«ng v¨n, giÊy tê, ta x¸c ®Þnh ®­îc c¸c nghiÖp vô chÝnh nh­ sau: qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn; qu¶n lý c«ng v¨n ®i; qu¶n lý l­u tr÷, cung cÊp th«ng tin vÒ c«ng v¨n phôc vô cho cÊp l·nh ®¹o. 1.1 Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn: - Quy tr×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn gåm: tiÕp nhËn vµ ®¨ng ký c«ng v¨n ®Õn; ph©n phèi c«ng v¨n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã liªn quan ®Ó gi¶i quyÕt; gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Õn; theo dâi t×nh h×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn (lËp b¸o c¸o, thèng kÕ, nh¾c nhë). - C«ng v¨n ®Õn cã thÓ lµ do c¬ quan göi ®Õn hoÆc c¸ nh©n göi ®Õn. - TÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª ghi vµo sæ c«ng v¨n ®Õn, sau ®ã sÏ ph©n lo¹i c«ng v¨n thµnh c¸c lo¹i: c«ng v¨n ®­îc chuyÓn trùc tiÕp ®Õn bé phËn nµo hoÆc c«ng v¨n lµ lo¹i th«ng b¸o, chØ thÞ, ®¬n tõ khiÕu n¹i. - Sau ®ã c«ng v¨n sÏ ®­îc chuyÓn ®Õn nh÷ng ng­êi cã liªn quan. - C¸c c¸n bé chuyªn tr¸ch sÏ xem xÐt c«ng v¨n, nÕu tù gi¶i quyÕt ®­îc hä sÏ phª ký råi sÏ tr×nh lªn HiÖu tr­ëng, nÕu kh«ng tù gi¶i quyÕt ®­îc, cÇn cã sù ®ång ý gi¶i quyÕt cña c¸n bé kh¸c th× hä sÏ ký ®Ó chuyÓn ®i. Néi dung cña c«ng v¨n sau khi ký bao gåm: chuyÓn cho ai (nÕu c«ng v¨n cÇn chuyÓn ®i), thêi h¹n gi¶i quyÕt, ngµy ký (ký duyÖt hoÆc chuyÓn ®i). - C¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dùa vµo néi dung ®Ó ghi nh÷ng th«ng tin vµo sæ c«ng v¨n vµ chuyÓn c«ng v¨n ®i. NÕu c«ng v¨n lµ nh÷ng th«ng b¸o th× c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª sÏ so¹n th¶o, tr×nh HiÖu tr­ëng, nÕu ®­îc hä sÏ ban hµnh c«ng v¨n ®i. C«ng v¨n ®Õn cã c¸c th«ng tin: STTCV: sè thø tù c«ng v¨n Sè CV: lµ sè ghi trªn c«ng v¨n, nÕu c«ng v¨n lµ do 1 c¬ quan göi. Ngµy CV: ngµy ghi trªn c«ng v¨n. Ngµy ®Õn: ngµy ph­êng nhËn c«ng v¨n. Ngµy vµo sæ: Ng­êi ký: cã thÓ lµ ng­êi viÕt ®¬n nÕu do c¸ nh©n göi; cã thÓ lµ l·nh ®¹o cña c¬ quan nÕu do c¬ quan göi. Ghi chó: sè trang, tµi liÖu ®Ýnh kÌm…. TrÝch yÕu néi dung: tãm t¾t néi dung cña v¨n b¶n. 1.2) Qu¶n lý c«ng v¨n ®i: Quy tr×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®i gåm: so¹n th¶o c«ng v¨n ®i; ban hµnh vµ göi c«ng v¨n ®i; vµo sæ c«ng v¨n; theo dâi håi b¸o, theo dâi thùc hiÖn, triÓn khai c«ng v¨n ®i (lËp b¸o c¸o, thèng kª, nh¾c nhë). C«ng v¨n sÏ ®­îc so¹n th¶o bëi mét ng­êi ®­îc sù ph©n c«ng cña c¸n bé chuyªn tr¸ch. Sau khi so¹n th¶o xong, c«ng v¨n sÏ ®­îc tr×nh lªn l·nh ®¹o ®Ó ký duyÖt hoÆc tù nh©n viªn v¨n th­ ký nÕu n»m trong quyÒn h¹n cña m×nh. C«ng v¨n ®· ®­îc ký sÏ ®­îc in Ên vµ nh©n b¶n (copy) vµ sÏ ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª ®ãng dÊu vµ göi ®i. C¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc: ®ãng dÊu, vµo sæ c«ng v¨n ®i, l­u b¶n gèc, lµm thñ tôc göi c«ng v¨n ®Õn c¸c ®Þa chØ cÇn thiÕt. Nh÷ng c«ng v¨n ®i cÇn theo dâi håi b¸o ®­îc x¸c ®Þnh râ trong néi dung c«ng v¨n. C¸c c«ng v¨n ®Õn lµ håi b¸o cña mét c«ng v¨n ®i nhÊt ®Þnh ®­îc x¸c ®Þnh râ ë tiªu ®Ò cña c«ng v¨n. C«ng v¨n ®i cã c¸c th«ng tin: Sè CV: sè cña c«ng v¨n ®i. Ngµy CV: ngµy göi c«ng v¨n ®i. Ng­êi nhËn: cã thÓ lµ c¸ nh©n hoÆc l·nh ®¹o cña mét c¬ quan. Ng­êi ký: ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý c«ng v¨n. Ghi chó: sè trang, tµi liÖu ®Ýnh kÌm…. TrÝch yªu c«ng v¨n: tãm t¾t néi dung. 1.3) Qu¶n lý l­u tr÷, cung cÊp th«ng tin: Gåm: l­u tr÷ c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i; cung cÊp th«ng tin phôc vô nhu cÇu tra cøu, t×m kiÕm phôc vô ®iÒu hµnh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt c¸c c«ng v¨n. C«ng v¨n ®­îc s¾p xÕp vµ ph©n lo¹i theo 2 nhãm: Tªn lo¹i: l­u tr÷ c«ng v¨n theo tªn lo¹i c«ng v¨n LÜnh vùc: l­u tr÷ c¸c c«ng v¨n cã liªn quan ®Õn mét vÊn ®Ò, mét c«ng viÖc nµo ®ã. Danh môc lo¹i C«ng V¨n M· lo¹i CV M« t¶ M· lo¹i CV M« t¶ LT LuËt BB Biªn b¶n PL Ph¸p lÖnh §TKH §Ò tµi KH N§ NghÞ ®Þnh DA Dù ¸n NQ NghÞ quyÕt H§ Hîp ®ång Q§ QuyÕt ®Þnh §L §iÒu lÖ CT ChØ thÞ PC PhiÕu chuyÓn TT Th«ng t­ GB GiÊy b¸o TB Th«ng b¸o SL Sao lôc §B §iÖn b¸o §TKT §¬n th­ khiÕu tè C§ C«ng ®iÖn KN KiÕn nghÞ BC B¸o c¸o GM GiÊy mêi BCN B¸o c¸o nhanh GT GiÊy giíi thiÖu TR Tê tr×nh §§ GiÊy ®i ®­êng CV C«ng v¨n NP GiÊy nghØ phÐp MÉuD01 II. C¸c lo¹i biÓu mÉu, b¸o c¸o. 2.1) C¸c biÓu mÉu, b¸o c¸o C«ng v¨n ®Õn: C¤NG V¡N §ÕN STTCV: Sè CV: Ngµy c«ng v¨n ®Õn: Ngµy vµo sæ: Ng­êi ký: Ghi chó: TrÝch yÕu: MÉuD04 Sæ C¤NG V¡N §ÕN ........................ (tªn sæ CV) Tõ ngµy....................§Õn ngµy................... Ngµy vµo sæ N¬i göi Sè CV Ngµy CV Lo¹i CV TrÝch yÕu Ng­êi nhËn, xö lý Ghi chó Sæ c«ng v¨n ®Õn ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dïng ®Ó ghi vµo tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn. B¸O C¸O TÊT C¶ C¤NG V¡N §ÕN STT Sè CV Tªn LÜnh Vùc Tªn Lo¹i Tªn CQ Göi Hä Tªn NV nhËn Ngµy vµo sæ Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO LO¹I Ngµy: Tªn Lo¹i: STT Sè CV Tªn LÜnh Vùc Tªn C¬ Quan göi Hä tªn NV nhËn Ngµy vµo sæ Tæng sè: B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo lo¹i ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn theo tõng lo¹i c«ng v¨n cô thÓ. B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO N¥I Göi Ngµy: Tªn CQ: STT Sè CV Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Hä tªn NV nhËn Ngµy vµo sæ Tæng sè: B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo n¬i göi ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn theo n¬i göi cô thÓ. B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO THêi GIAN VµO Sæ Ngµy: STT Sè CV Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Tªn C¬ Quan Göi …… Tæng sè: B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo thêi gian vµo sæ ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn mµ nh©n viªn nµy vµo sæ trong mét kho¶ng thêi gian ®­îc nh©n viªn chØ ®Þnh ra. MÈuD12 2.2) C¸c biÓu mÉu, b¸o c¸o C«ng V¨n §i: C¤NG V¡N §I Sè CV: Ngµy c«ng v¨n ®i: Ng­êi ký: Ng­êi nhËn: Ghi chó: TrÝch yÕu: MÉuD1 Sæ C¤NG V¡N §I ........................ (tªn sæ CV) Tõ ngµy....................§Õn ngµy................... Ngµy vµo cña CV Lo¹i CV Ngµy ký TrÝch yÕu N¬i nhËn Ng­êi ký Ng­êi so¹n th¶o Sæ c«ng v¨n ®i ®­îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dïng ®Ó ghi vµo tÊt c¶ c«ng v¨n ®i. B¸O C¸O TÊT C¶ C¤NG V¡N §I Ngµy: Sè CV §i Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Hä tªn NV göi Ngµy CV §i Ng­êi nhËn TrÝch yÕu Ghi chó Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO LO¹I Ngµy: Tªn Lo¹i: Sè CV §i Tªn LÜnh Vùc Hä tªn NV göi Ngµy CV §i Ng­êi nhËn TrÝch yÕu Ghi chó Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO NH¢N VI£N GöI Ngµy: Tªn NV göi: Sè CV §i Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Ngµy CV §i Ng­êi nhËn TrÝch yÕu Ghi chó Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO THêi GIAN VµO Sæ Ngµy: Sè CV §i Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Tªn C¬ Quan NhËn …… Tæng sè: C¸c tiªu chuÈn t×m kiÕm: T×m kiÕm CV§Õn: T×m kiÕm theo Sè thø tù c«ng v¨n (STTCV) T×m kiÕm theo lo¹i T×m kiÕm theo ®¬n vÞ göi T×m kiÕm theo nh©n viªn nhËn T×m kiÕm theo ngµy c«ng v¨n ®Õn T×m kiÕm theo ngµy vµo sæ T×m kiÕm CV§i : T×m kiÕm theo sè c«ng v¨n ®i (SO CV DI) T×m kiÕm theo lo¹i T×m kiÕm theo ®¬n vÞ nhËn T×m kiÕm theo nh©n viªn ký T×m kiÕm theo ngµy c«ng v¨n ®i *Mét sè khã kh¨n hiÖn nay cña hÖ thèng hiÖn t¹i Do sè l­îng c«ng v¨n lín vµ do thao t¸c thñ c«ng nªn g©y ra sù chËm trÔ, tèn thêi gian lµm ¶nh h­ëng ®Õn viÖc xö lý c«ng v¨n giÊy tê. L÷u tr÷, trao ®æi b»ng giÊy tê, dÔ bÞ thÊt l¹c, mÊt m¸t. T×m kiÕm, tra cøu, tæng hîp, lËp b¸o c¸o khã kh¨n. PhÇn 2: X©y dùng hÖ thèng míi §Ó kh¾c phôc ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng cò ta x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý c«ng v¨n míi víi nh÷ng môc tiªu sau: Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i (thªm, xãa, söa). T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i (t×m theo STT CV, theo lÜnh vùc, theo lo¹i, theo n¬i göi/ n¬i nhËn,.......), t×m kiÕm lÜnh vùc, lo¹i, nh©n viªn... LËp c¸c b¸o c¸o thèng kª (b¸o c¸o sè c«ng v¨n ®Õn, sè c«ng v¨n ®i, theo lÜnh vùc, theo lo¹i, theo n¬i göi/ nhËn........). CËp nhËt c«ng v¨n NhËp CV ®Õn NhËp CV ®i ChØnh söa Thèng kª Tra cøu c«ng v¨n Qu¶n lý c«ng v¨n B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn Tra CV §Õn theo sè thø tù B¸o c¸o c«ng v¨n theo ngµy vµo sæ B¸o c¸o c«ng v¨n theo ®¬n vÞ nhËn B¸o c¸o c«ng v¨n theo ®¬n vÞ göi B¸o c¸o c«ng v¨n theo lo¹i B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n ®i Tra cøu CV§ theo ®¬n vÞ nhËn Tra CV §i theo lo¹i Tra cøu CV§ theo nh©n viªn göi Tra cøu CV§ theo ngµy göi Tra cøu CV §Õn ®¬n vÞ göi Tra cøu CV §Õn theo NV nhËn Tra CV §Õn theo ngµy vµo sæ Tra CV §i theo sè CV ®i Tra CV §Õn theo lo¹i BiÓu ®å luång d÷ liÖu Møc khung c¶nh CBQL Qu¶n lý c«ng v¨n Yªu cÇu Ph¶n håi Møc ®Ønh Tra cøu c«ng v¨n Thèng kª BPQL CËp nhËt c«ng v¨n BPQL C«ng v¨n BPQL Møc d­íi ®Ønh Thªm c«ng v¨n ®i Thªm CV ®Õn C«ng v¨n ®Õn C«ng v¨n ®i chØnh söa BPQL Tra cøu theo ngµy CV ®Õm Tra cøu theo tªn CV C«ng v¨n ®Õn c«ng v¨n ®i BPQL Tra cøu theo lo¹i CV Tra cøu theo n¬i göi/nhËn Tra cøu theo sè hiÖu CV BPQL B¸o c¸o c«ng v¨n theo ngµy vµo sæ B¸o c¸o c«ng v¨n theo lo¹i C«ng v¨n ®Õn C«ng v¨n ®i BPQL B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n ®i B¸o c¸o c«ng v¨n ®¬n vÞ X©y dung biÓu ®å cÊu tróc dùa theo m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt C¸c thùc thÓ: c«ng v¨n ®Õn,c«ng v¨n ®i,®¬n vÞ,nh©n viªn, lo¹i c«ng v¨n Nh©n viªn C«ng v¨n ®Õn §¬n vÞ ngoµi C«ng v¨n ®Õn Lo¹i c«ng v¨n C«ng v¨n ®Õn Nh©n viªn C«ng v¨n ®i §¬n vÞ ngoµi C«ng v¨n ®i Lo¹i c«ng v¨n C«ng v¨n ®Õn Ta cã: PhÇn 3: ThiÕt kÕ hÖ thèng Qua phÇn kh¶o s¸t ë trªn . §Ó ®­a vµo thùc tÕ em ®· sö dông ch­¬ng tr×nh Microsoft Access 2007 ®Ó thøc hiÖn c«ng viÖc qu¶n lý c«ng v¨n. Sau ®©y lµ mét sè giao diÖn sö dông: Form nhËp th«ng tin c«ng v¨n ®Õn: Form T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn theo sè thø tù 3.T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn theo M· c«ng v¨n 4.T×m kiÕm theo m· nh©n viªn 5. T×m kiÕm theo ngµy c«ng v¨n ®Õn B¸o c¸o toµn bé c«ng v¨n ®Õn Trªn ®©y lµ mét sè giao diÖn sö dông.Do thêi gian cã h¹n nªn cã thÓ cã mét sè lçi . Mong c« vµ c¸c b¹n cã thÓ gãp ý cho em ®Ó phÇn bµi tËp nµy cã thÓ hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¸m ¬n. KÕt luËn XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña ®Ò bµi, em ®· tim hiÓu ®­îc mét sè vÊn ®Ò kh¸i qu¸t . Tõ ®ã,gióp em hiÓu ®­îc nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n cÇn cã ®èi víi bé m«n MÆc dï ®· nç lùc trong qu¸ tr×nh t×m hiÓu, kh¶o s¸t thùc tÕ nh­ng kÕt qu¶ thu ®­îc vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ. V× vËy em mong ®­îc sù gióp ®ì cña thÇy c« còng nh­ c¸c b¹n ®Ó gióp em ®Ó bµi to¸n ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« Lª Thu Trang còng nh­ c¸c b¹n ®· gióp em hoµn thµnh bµi to¸n nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n.