Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm cho trường học

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay các ứng dụng công nghệ thông tin đã được đáp ứng trong mọi lĩnh vực nghiên cứu khoa học kỹ thuật cũng như trong đời sống, máy tinh đã là công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong việc lưu trữ, phân tích và sử lý thông tin. Ở nước ta, tin học đang ngày càng được ứng dưnưg rộng rãi trong công tác quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh và vị trí của mình. Đã có nhiều phần mền quản lý khác nhau đang được áp dụng trong nhiều lĩnh vực. Hiện nay máy tính hỗ trợ một phần nhỏ trong công việc quản lý. Do vậy việc đưa phần mền hố trợ vào công tác quản lý là rất cần thiết và phù hợp với su thế hiện nay nhằm giảm bớt công việc làm băng tay tốn nhiều thời gian. Đồng thời việc sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho công tác quản lý sẽ giúp việc lưu trữ, tra cứu thông tin một cách khoa học chính xác. Điều này chắc chắn sẽ giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Chính vì vậy em đã nhận đề tài về: “ xây dựng chương trình quản lý điểm Trường THCS Quang Trung”. với những kiến thức đã được học và quá trình tìm hiểu, đặc biệt là sự hướng dẫn rất nhiệt tình của các thầy cô giáo đã hết lòng giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Vì thời gian cho đợt thực tập có hạn. Trong quá trình làm bài chắc chắn em sẽ mắc phải nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của toàn các thầy cô để em có cơ hội sửa sai , phát triển những đề tài tiếp theo và từng bước hoàn thiện mình . Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM TẠI TRƯỜNG THCS QUANG TRUNG 1.1. Giới thiệu về trường THCS Quang Trung. Trường THCS Quang - Thái Nguyên được thành lập từ năm 1990. Với số lượng 900 học sinh/ 1 năm.Việc quản lý hiện tại vẫn là quản lý trên giấy tờ sổ sách, bằng cách giáo viên chấm điểm hàng ngày trên từng môn học. Cuối kỳ hoặc cuối năm giáo viên cho điểm vào sổ cái để tính điểm trung bình cho học sinh. Với phương pháp quản lý thủ công như vậy thì sẽ mất thời gian mất sức và nhiều bất cập. Không đáp ứng đầy đủ các thông tin về học sinh và điểm học sinh một cách nhanh chóng. Vì vậy sẽ làm tốn nhiều thời gian và công sức cho công tác quản lý. Nên cần có một phần mền để quản lý điểm. Phần mền đó giúp chúng ta theo dõi điểm của từng học sinh trong trường. Phần mền quản lý cho phép người dùng dễ dàng cập nhật dữ liệu, thêm lớp mới, thêm học sinh mới…Ngoài ra còn giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm báo cáo dữ liệu khi cấp trên yêu cầu. 1.2. Quá trình đào tạo học sinh ở trường. Quá trình đào tạo của trường THCS được tiển hành theo quy trình sau: Tuyển sinh học sinh vào học lớp 6 theo quy chế của Bộ Giáo Dục và Đào tạo ban hành. Căn cứ vào kết quả học tập của học sinh để phân chia học sinh theo các lớp học. Đào tạo học sinh chia ra làm các kì học và năm học. Cuối mỗi kì học và năm học nhà trường tổ chức thi kiểm tra và đánh giá xếp loại học tập, hạnh kiểm cho từng học sinh theo văn bản đánh giá xếp loại của Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo ban hành để đánh giá và xét khen thưởng cho các học sinh. Cuối mỗi năm học nhà trường tiến hành xét duyệt kết quả học tập, hạnh kiểm của học sinh các khối 6,7,8 để xét duyệt cho lên hay ở lại lớp, tổ chức thi tốt nghiệp hoặc xét tốt nghiệp cho học sinh khối 9. 1.3 Cách tính điểm và xếp loại học lực cho học sinh. Việc đánh giá xếp loại học lực của học sinh được thưc hiện theo cách tính điểm trung bình của các môn học. Việc xếp loại học sinh được tính theo từng kì học và từng năm học một. Điểm trung bình của một môn học được tính dựa trên cơ sở của hệ số một 1, điểm hệ số 2 và điểm học kì. Điểm hệ số 1 là những điểm kiểm tra thường xuyên như: điểm miệng , điểm 15 phút. Điểm hệ số 2 là những điểm kiểm tra định kì như: điểm thực hành, điểm kiểm tra 45 phút. Điểm hệ số 3 là những điểm kiểm tra cuối học kì. Cách tính điểm trung bình môn học: Điểm trung bình học kì của một môn học được tính theo công thức: Điểm HS 1 + ( Điểm HS 2*2) + ( Điểm HS 3*3) TBHK = ----------------------------------------------------------- Tổng các hệ số Điểm trung bình cả năm của một môn học được tính theo công thức: Điểm TBHK I + (Điểm TBHK II *2) TBCN = ------------------------------------------------- 3 Điểm trung bình các môn học của một học kì được tính: TBHK Môn Toán + Điểm TBHK Môn lí +…. TBHK = --------------------------------------------------------- Tổng các hệ số Điểm trung bình các môn học của cả năm được tính: TBCN Môn Toán + TBCN Môn Lí + … TBCN = ------------------------------------------------ Tổng các hệ số Tiêu chuẩn xếp loại học lực của nhà trường được tính như sau: Loại giỏi: Có điểm trung bình cả năm lớn hơn hoặc bằng 8,0 , không có môn nào có điểm tổng kết dưới 6,5. Loại khá điểm trung bình lớn hơn hoặc bằng 6,5 và nhỏ hơn 8,0 , không có môn nào có phẩy tổng kết dưới 5,0. Loại trung bình có diểm trung bình lớn hơn 5,0 và nhỏ hơn 6,5, không có môn nào có điẻm tổng kết dưới 3,5. Loại yếu có điểm trung bình đạt từ 3,5 đến 4,9, không có môn nào có điểm tổng kết dưới 2,0. Loại kém là các trường hợp còn lại. Quy định về khen thưởng kỉ luật. Các mức độ khen thưởng và hình thức khen thưởng. Khen thưởng trứoc lớp: Do giáo viên chủ nhiệm khen những học sinh có các thành tích tốt trong quá trình học tập, lao động, có đạo đức tốt và tham gia tích cực các hoạt động của tập thể lớp và nhà trường. Khen thưởng toàn trường: Do ban giám hiệu nhà trường khen những học sinh có thành tích trong kì hoặc năm học như: đạt danh hiệu học sinh tiên tiến, học sinh giỏi, học sinh nghèo vượt khó. Hoặc những tập thể lớp có danh hiệu lớp tiên tiến… Khen thưởng những học sinh đạt danh hiệu các giải học sinh giỏi của huyện, của tỉnh… 1.4. Mức độ kỷ luật và hình thức kỷ luật. Nhà trường sẽ tiến hành kỷ luật với những học sinh vi phạm vào những điều cấm của luật giáo dục, từ những sai phạm của học sinh nhà trường sẽ xem xét mức độ kỷ luật và hình thức kỷ luật thích đáng cho từng đối tượng vi phạm. 1.5. Sử dụng kết quả đánh giá, xêp loại học sinh lên lớp hay ở lại lớp. Xét học sinh lên lớp đủ các điều kiện sau. + Xếp loại hạnh kiểm và học lực từ trung bình trở lên. + Nghỉ học không quá 45 ngày trong một năm học. + Kết quả học lực cả năm từ trung bình trở lên. Xét học sinh không đủ điều kiện lên lớp. + nghỉ quá 45 ngày trong một năm học. + có học lực cả năm xếp loại kém. + có hạnh kiểm cả năm xếp loại yếu. Sử dụng kết quả đánh giá để khen thưởng. Tặng danh hiệu học sinh tiên tiến cho những học sinh xếp loại khá về cả hai mặt: Hạnh kiểm và học lực. Tặng danh hiệu học sinh giỏi cho những học sinh đạt học lực giỏi và hạnh kiểm từ khá trở lên. Việc bảo mật thông tin. Khi quản lý trên máy tính một vấn đề hế sức quan trọng là việc bảo mật các thông tin để đảm bảo độ chính xác cũng như các thông tin bí mật của hệ thống đang quản lý. Đây là một yêu cầu cần thiết cho bất cứ một phần mền tin học nào đặc biệt là phần mền quản lý. Trong việc quản lý tại trường THCS Quang Trung cần phải lưu ý những vấn đề như sau: + Bảo toàn dữ liệu. +Sử dụng thông tin trên mạng. + Truyền dữ liệu trên mạng. 1.6. Đánh giá việc quản lý: Hiện nay việc quản lý tại các Trường THCS đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, quản lý dựa trên kinh nghiệm là chủ yếu. mọi việc đều do con người đảm trách ( con người đóng vai trò chủ đạo). Cách quản lý này có rất nhiều nhược điểm, tuy nhiên bên cạnh đó cách làm này có những ưu điểm. Ưu điểm: Khi thực hiện quản lý này tấ cả các giáo viên đều có thể làm được vì họ đã được hướng dẫn cách thưc hiện. Tất cả giáo viên đều được chuyên môn hướng dẫn chi tiết cách vào sổ điểm lớp. Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm rất lớn đó là những nhược điểm đã tồn tại và rất khó khắc phục. Nhược điểm: Những nhược điểm rất lớn của phương pháp này là: lưu trữ, sửa chữa. cập nhật và tìm kiếm. Do vậy việc quản lý bằng hồ sơ bằng thủ công có rất nhiều nhựợc điểm, truy cập chậm, dễ xảy ra sai phạm hay thiếu xót, hiệu quả công việc thấp mà tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì vậy mà ta cần phải thay đổi nhiều phương thức quản lý để đem lại hiệu quả công việc cao hơn tốn ít thời gian và công sức hơn mà sai xót trong công tác quản lý là không đáng kể. Đó là thay thế quản lý từ thủ công sang máy móc mà công cụ chính là các chương trình quản lý. CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Thông tin vào ra của hệ thống. + Thông tin vào của hệ thống: Danh mục học sinh. Danh mục khối. Danh mục lớp. Danh mục môn. Danh mục điểm trung bình Danh mục điểm tốt nghiệp. Danh mục điểm thi lại. Danh mục xếp loại. Danh mục khen thưởng – kỷ luật. Danh mục hạnh kiểm. + thông tin ra của hệ thống: Các báo cáo về bảng điểm và khen thưởng kỷ luật. 3.2 Phân tích chức năng. Hệ thống quản lý điểm bao gồm ba chức năng chính như sau: + Cập nhật thông tin. + Tra cứu – Thông tin. + Khống kê- Báo Cáo. Cập nhật thông tin: + Cập nhật khối học: mã khối, tên khối. + Cập nhật theo học sinh: mã học sinh, tên học sinh, ngày tháng năm sinh, họ tên bố, nghề nghiệp bố, họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ, địa chỉ… + Cập nhật theo xếp loại: mã học sinh, điểm TB học kỳ, …. + Cập nhật theo môn học: mã môn, tên môn. Tra cứu tìm kiếm: + Tìm kiếm theo mã học sinh. + Tìm kiếm theo môn học. + Tìm kiếm theo dân tộc. + Tìm kiếm theo xếp loại. Thống kê báo cáo. + In ra bảng điểm. + khen thưởng – kỷ luật. Biểu đồ phân cấp chức năng. QUẢN LÝ ĐIỂM Cập Nhật Thông Tin Tìm Kiếm Báo Cáo Khối Học Học Sinh Môn Học Xếp Loại Mã Học Sinh Xếp Loại Dân Tộc Điểm Khen Thưởng Kỷ Luật Môn Học 3.3. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu. Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng ở trên để xác định các tiến trình theo từng mức cho biểu đồ luồng dữ liệu. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Mục đích của việc xây dựng biểu đồ mức khung cảnh là để vạch ra ranh giới của hệ thống. Biểu đồ chỉ ra quan hệ chính giữa các tác nhân ngoài là nơi cung cấp tin vá nhân tin là nơi nhân ra thông tin đầu ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ thống, biểu đồ này chỉ ra được mối quan hệ trước sau trong tiến trình sử lý công việc bàn giao thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ này bao gồm một vòng tròn trung tâm hiển thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu là một chức năng nối với mọi tác nhân bên ngoài hệ thống. Các đường nối thể hiện thông tin vào, ra của hệ thống. Giáo Viên Ban Giám Hiệu Hệ Thống Quản Lý Điểm Nhập Điểm Kết Quả Báo Cáo Yêu Cầu Các Tác Nhân Ngoài Các Xử Lý Luồng Thông Tin Di Chuyển Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Nội Quy,Quy Chế Các y/c thống kê Học Sinh Giáo Viên Ban Giám Hiệu Cập Nhật Xử Lý Bảng Điểm Các Quy Định Lý Lịch Học Sinh Điểm, Xếp Loại HL, HK Học Sinh Thống Kê In Ấn Giáo Viên Ban Giám Hiệu Trả Lời Các Yêu Cầu Các Báo Cáo Trả Lời Từ sơ đồ luồng mức đỉnh trên ta có thể phân tích chi tiết hơn để thấy rõ được chức năng của hệ thống. Chức năng 1: Cập nhật thông tin: + Cập nhật danh sách học sinh: thêm mới, sửa, xóa, các thông tin của học sinh. + Cập nhật môn học: thêm mới, sửa xóa các thông tin của môn học. + Cập nhật hạnh kiểm: thêm mới, sửa chữa, xóa các thông tin về bảng điểm. + Xếp loại học sinh: thêm mới, sửa xóa, các thông tin về xếp loại học sinh. Chức năng 2: Tra cứu tìm kiếm. + chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm, tra cứu thông tin mà người sử dụng yêu cầu. Chức năng in ấn. Chức năng này có nhiệm vụ in ra những thông tin mà người quản lý yêu cầu. * Biểu đồ chức năng thống kê _Tra Cứu Ban Giám Hiệu T/K về Học Sinh T/K về điểm HL, HK T/K Tổng Hợp Học Sinh Bảng Điểm Giáo Viên Các y/c Trả Lời Các y/ c TK Trả Lời * Chức năng in ấn Khen Thưởng - Kỉ Luật Học Sinh Bảng Điểm In Bảng Điểm Điểm, HK, Xếp Loại Lý Lịch Học Sinh DS Học sinh tiên tiến 3.4 Thiết kế cơ sớ dữ liệu. 3.4.1 Bảng thực thể liên kế: + Bảng Học Sinh: + Bảng Khối: + Bảng Lớp: + Bảng Môn Học: + Bảng Điểm Trung Bình: + Bảng Điểm Tốt Nghiệp: + Bảng Điểm Thi Lại: + Bảng Xếp Loại: + Bảng Khen Thưởng – Kỷ Luật: + Bảng Hạnh Kiểm: 34.2 Sơ đồ thực thể liên kết. CHƯƠNG 3 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 4.1 Các chức năng chính của chương trình. 4.1.1 Chương trình chính: 4.1.2 Cập nhật dữ liệu. 4.1.2.1 Cập nhật theo khối học : Cập nhật theo Học Sinh: Cập nhật Theo Xếp loại: Cập nhật theo Môn Học: Tìm Kiếm. 4.1.3.1 Tìm Kiếm theo Mã Học Sinh: 4.1.3.2 Tìm kiếm theo Môn Học: 4.1.3.3 Tìm kiếm theo Dân Tộc: 1.3.4 Tìm kiếm theo xếp loại: 4.1.4 Bảng Báo Cáo: 4.1.4.1 Báo cáo theo khen thưởng – Kỷ Luật: Báo cáo theo Điểm: MÃ NGUỒN CỦA CÁC MODUL TRONG HỆ THỐNG 1.Chức năng cập nhật. Option Compare Database Private Sub Command3_Click() On Error GoTo Err_Command3_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = "TK DANTOC" DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_Command3_Click: Exit Sub Err_Command3_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command3_Click End Sub Private Sub Command4_Click() On Error GoTo Err_Command4_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = "TK MAHS" DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_Command4_Click: Exit Sub Err_Command4_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command4_Click End Sub Private Sub Command5_Click() On Error GoTo Err_Command5_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = "TK TENMON" DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_Command5_Click: Exit Sub Err_Command5_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command5_Click End Sub Private Sub Command6_Click() On Error GoTo Err_Command6_Click KẾT LUẬN Để xây dựng được bài phân tích thiết kế hệ thống thông tin, việc đầu tiên cần làm trước hết đó là phải xây dựng hệ thống sát với thực tế. Khảo sát hệ thống là một công việc hết sức quan trọng, nó giúp thu thập dữ liệu một cách chính xác và chi tiết để tiếp tục xây dựng các bước tiếp theo. Đối với hệ thống thông thường, việc xây dựng cơ sở dữ liệu là một bước cần thiết, tuy chưa thật sự tối ưu nhưng hệ thống có thể tồn tại trong một thời gian dài và đảm bảo tính linh động hiệu quả cho hệ thống. Việc phân tích dữ liệu một cách chính xác sẽ giúp chúng ta thiết lập các chức năng một cách hợp lý nhằm phát huy sử dụng và điều khiển hệ thống, làm cho hệ thống thân thiện với người sử dụng. Thiết kế giao diện với màu sắc và bố cục hài hoà tạo cho người sử dụng cảm thấy thoái mái khi tiếp xúc, đồng thời, các tiện ích hay đem lại sự hiệu quả hơn trong khi làm việc. Từ đó, hệ thống góp phần không nhỏ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, đem lại cho công ty lợi nhuận cao nhất. Trên đây là một bài phân tích và thiết kế hệ thống hoàn chỉnh về hệ thống quản lý điểm Trường THCS Quang Trung. Tuy nhiên do đây là bài phân tích đầu tiên của em, do bản thân còn thiếu kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi một số sai sót trong quá trình thực hiện cũng như bài báo cáo chưa thật sự mang nhiều tính thực tiễn. Kính mong sự chỉ bảo của cô giáo để em có thể hoàn thành tốt hơn trong những hệ thống sắp tới. Một lần nữa cho em được gửi đến cô lời cảm ơn chân thành khi nhận đc sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của cô trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu môn học này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Bước đầu học visual basic 2) Những bài thực hành cơ sở dữ liệu visual basic của Đinh Xuân Lâm- nhà xuất bản thống kê 3) Microsoff visual basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu của Nguyễn Thị Ngọc Mai và Nguyễn Hữu Anh - nhà xuất bản lao động-xã hội 4)Giáo trình đào tạo Visual Basic – FPT Software Solution 5)Giáo trình Visual Basic 6.0 Lập trình cơ sở dữ liệu – Nguyễn Thị Ngọc Mai (chủ biên) – Nhà xuất bản Lao động xã hội Các webside tìm kiếm tài liệu: http: //www.caulacbovb.com http: //www.cntt.vn http: //www.cuasotinhoc.vn http: //www.ddth.com http: //www.diendantinhoc.net …vv. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………