Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý hệ thống nhà máy sản xuất

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG NHÀ MÁY SẢN XUẤT I . Tìm hiểu về nhà máy sản xuất. Giới thiệu chung Trong thời đại kinh tế ngày nay, các nhà máy sản xuất đã trở nên quá phổ biến và cũng rất gần gũi với chúng ta. Nhưng để có được một mô hình sản xuất tốt hòa hợp với sự phát triển của thế giới thì không phải nhà máy nào ,công ty nào cũng làm được.Tuy rằng, trong những năm gần đây nghành công nghệ thông tin đã rất phát triển đó là điều kiện rất tốt để cho các doanh nghiệp Việt Nam có thể vươn lên xứng tầm thế giới. Hầu hết các nhà máy, các doanh nghiệp của chúng ta đều đi lên từ xuất phát điểm thấp, môi trường cạnh tranh trong nước thì không khốc liệt như ở những nước phát triển cho nên khi bước ra tầm thế giới không ít doanh nghiệp đã bị phá sản. Khi nói đến kinh doanh (business) là nói đến lợi ích và lợi nhuận. Khi nói đến nhà máy sản xuất thì người ta thường chỉ quan tâm tới mặt hàng sản xuất và lợi nhuận từ chúng. Đương nhiên để có được như vậy thì cần phải có sự góp mặt không thể thiếu của những thành phần quản lý, vận hành và thực thi . Dưới đây là một mô hình nhà máy sản xuất tiêu biểu. Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG là Doanh nghiệp kinh doanh đa ngành bao gồm: sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, đầu tư kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, kinh doanh bất động sản, thương mại, kinh doanh vận tải và đào tạo. Công ty được thành lập ngày 22/11/1979 là doanh nghiệp quốc doanh. Đến ngày 01/01/2003 được chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần với 100% vốn của các cổ đông với tên Công ty Cổ phần May Xuất khẩu Thái Nguyên đến ngày 05/09/2007 công ty đổi tên thành : Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG. Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty hiện trên 6,000 người được đào tạo cơ bản, làm việc chuyên nghiệp, quản trị doanh nghiệp tiên tiến. Cùng với cơ sở vật chất khang trang được xây dựng trên diện tích mặt bằng là 130.000m2, máy móc thiết bị và công nghệ hiện đại. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO-9001. Sản phẩm của Công ty được xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới như: Nhật Bản, Mỹ, EU... với giá cả cạnh tranh, phương thức dịch vụ luôn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Trong nhiều năm hoạt động công ty đã không ngừng đổi mới tiếp nhận công nghệ để phát triển sản xuất. Nhưng cho đến ngày nay thì công nghệ quản lý của công ty vẫn chưa thể chuyên nghiệp như những công ty ở những nước phát triển. Người quản lý nhiều khi còn rất thụ động với những biến cố của thị trường cũng như nội tại của doanh nghiệp . Trong quá trình sản xuất bất kì doanh nghiệp nào cũng luôn mong muốn giảm thiểu tới mức tối đa các lãng phí trong quá trình sản xuất. Vậy lãng phí đó là gì và nguyên nhân do đâu chúng ta hãy cùng điểm lại: 1. Lãng phí sản xuất thừa : do sản suất quá số lượng cần thiết và sản xuất nhanh hơn thời gian yêu cầu. Nguyên nhân Nhằm phòng máy móc bị hỏng, lỗi chất lượng và thiếu người do nghỉ Có sự chênh lệch trong công việc . Triển khai không đúng “tỷ lệ vận hành” và “hiệu suất hiển thị” Cho rằng dừng dây chuyền là tối sách (muốn tận dụng nhân công và máy móc). Có quá nhiều người điều khiển Hậu quả Tăng quản lý công đoạn và phát sinh tồn kho Tăng phí công nhân Cần kho, chỗ đặt cho thiết bị mới Tăng số phương tiện vận chuyển, xe nâng, người vận chuyển, tăng các giá để hàng, pallet Mầm mống cải tiến bị tiêu diệt Tiêu hao năng lượng, dầu, điện… Nguyên liệu và hàng sử dụng trước kì hạn Số công đoạn và thiết bị dư thừa Điểm mấu chốt để phát hiện là luôn đặt câu hỏi: Có sản xuất những hàng không có Kanban không? Có sản xuất giữa công đoạn không? 2. Lãng phí sữa chữa: Do phải sữa lỗi hàng hỏng, hàng chưa đúng tiêu chuẩn, những chi phí nhân công, nguyên nhiên liệu khi sữa chữa Điểm mấu chốt để phát hiện vấn đề : Có lỗi về gia công không? Tại sao lại phát sinh lỗi 3. Lãng phí vận chuyển: phát sinh khi vận chuyển nhiều hơn lượng yêu cầu của sản suất, ngoài ra việc sắp xếp hàng hóa tạm thời, xắp xếp lại, di chuyển hàng hóa cũng được coi là Lãng phí vận chuyển Điểm mấu chốt để phát hiện vấn đề Tại sao lại vận chuyển hàng này? Phương pháp vận chuyển có hợp lý không?  4. Lãng phí lưu kho: liên quan đến việc lưu kho không cần thiết xuất phát từ quá trình sản xuất và vận chuyển như là để hàng hóa nhiều hơn lượng yêu cầu tại vị trí làm việc, lưu kho không có kế hoạch do sản xuất thừa, để lượng lưu kho quá mức giữa các công đoạn Điểm mấu chốt để phát hiện vấn đề Số lượng hàng lưu trữ có nhiều không? Số lượng Kanban nhiều,lượng lưu kho tối thiểu có nhiều không? 5. Lãng phí chờ đợi: phát sinh khi phối hợp công việc không ổn định nên cứ sau 1 chu trình công việc của công nhân phải dừng lại chờ đợi chứ không thể làm tiếp luôn được. Điểm mấu chốt để phát hiện vấn đề Tại sao phát sinh lãng phí chờ đợi? có hiểu rõ chờ đợi không? Cũng do những nguyên nhân trên mà năm 2008 lượng hàng tồn kho của công ty bằng 160% so với năm 2007.(106.998tr.đồng so với 67.776tr.đồng). CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT LẬP DỰ ÁN Chức năng quản trị và các lĩnh vực quản trị doanh nghiệp Chức năng quản trị Hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếp cận nhưng xét cho cùng thì cũng cần thiết phải quy nạp vấn đề quản trị vào những hoạt động nhất định mà khả dĩ. Các hoạt động quản trị đó được gọi là các chức năng quản trị. Chức năng quản trị: là những hoạt động riêng biệt của quản trị thể hiện những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp. Các chức năng quản trị Các chức năng quản trị Mục tiêu Quản trị gia Sơ đồ khái quát hoạt động quản trị Mặt khác các chức năng quản trị được xác định có tính nguyên lý. Trong khi các lĩnh vực quản trị(các tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể )thì gắn chặt với các điều kiện hoạt động kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Số lượng, hình thức tổ chức các lĩnh vực quản trị còn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, nghành nghề kinh doanh và các yếu tố ngoại lai khác. Các lĩnh vực quản trị doanh nghiệp Lĩnh vực vật tư: Phát hiện nhu cầu vật tư Tính toán vật tư tồn kho Mua sắm vật tư Nhập kho và bảo quản Cấp phát vật tư Lĩnh vực sản xuất: Hoạch định chương trình Xây dựng kế hoạch sản xuất Điều khiển quá trình chế biến Kiểm tra chất lượng Giữ gìn bản quyền, bí quyết,kiểu dáng và phát huy sáng chế, phát minh của các thành viên. Lĩnh vực marketing: Thu thập thông tin về thị trường Hoạch định chính sách sản phẩm Hoạch định chính sách giá cả Hoạch định chính sách phân phối Hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ. Lĩnh vực nhân sự: Lập kế hoạch nhân sự Tuyển dụng nhân sự Bố trí nhân sự Đánh giá nhân sự Phát triển nhân viên(đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt…) Thù lao Quản lí nhân sự thông qua hồ sơ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên và hỗ trợ đời sống. Lĩnh vực tài chính: Tạo vốn Sử dụng vốn Quản lí vốn (Quản lí sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng) Lĩnh vực kế toán: Kế toán sổ sách Tính toán chi phí- kết quả Xây dựng các bảng cân đối Tính toán lỗ lãi Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê kiểm tra việc tính toán bảo hiểm, y tế… Lĩnh vực nghiên cứu phát triển: Thực hiện nghiên cứu cơ bản Nghiên cứu ứng dụng Đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng Thẩm định hiệu quả của các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng Lĩnh vực tổ chức: Tổ chức dự án Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp Tổ chức tiến trình hoạt động cho toàn bộ doanh nghiệp Lĩnh vực thông tin: Xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho doanh nghiệp Chọn lọc và xử lý thông tin Kiểm tra thông tin và giám sát thông tin Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung: Thực hiện các mối quan hệ pháp lí trong và ngoài doanh nghiệp Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp. II . Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp Xét trên quy mô lớn (Doanh nghiệp điển hình thời hiện đại ). Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng Giám Đốc GĐ Tài chính GĐ Nhân sự - hành chính GĐ Sản xuất GĐ Marketing Kế toán chi phí Kế toán phân tích Thủ quỹ Tín dụng Nhân sự Hành chính Lao động Tiền lương Kỹ thuật sản xuất Sản phẩm mới Thiết kế sản phẩm Phân xưởng R&D Quảng cáo Bán hàng Phân phối Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng Giám Đốc GĐ Tài chính GĐ Nhân sự - hành chính GĐ Sản xuất GĐ Marketing Kế toán chi phí Kế toán phân tích Thủ quỹ Tín dụng Nhân sự Hành chính Lao động Tiền lương Kỹ thuật sản xuất Sản phẩm mới Thiết kế sản phẩm Phân xưởng R&D Quảng cáo Bán hàng Phân phối Sơ đồ tổ chức của một doanh nghiệp điển hình theo cơ cấu trực tuyến QLHTNMSX QL Tài chính QL Nhân sự - hành chính QL Sản xuất QL Marketing Hạch toán chi phí Hạch toán phân tích Kiểm toán Thủ quỹ QLTín dụng QLNhân sự QL Hành chính QL Lao động QL Tiền lương Phát triển KTSX Cập nhật SP mới Thiết kế sản phẩm QL Phân xưởng R&D Quảng cáo QL bán hàng QL việc phân phối Sơ đồ phân cấp chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu. DFD mức khung cảnh: QLHTNM SẢN XUẤT NCC BPQL Đối Tác KH Thị trường Tin dụng Với hệ thống quản lý nhà máy sản xuất thì có rất nhiều tác nhân ngoài tác động vào nhưng tác nhân chính cần xét đến là: Đối tác kinh doanh: những khách hàng của công ty. Nhà cung cấp : những nơi cung cấp nguyên, vật liệu cho nhà máy. Thị trường : sự biến đổi của thị trường(sự biến đổi của thị trường trong nước và quốc tế, sự biến đổi của các luật hiện hành như là : sự biến đổi của luật kinh tế, luật hành chính, phúc lợi xã hội…). Bộ phận quản lý: đây là thành phần không thể thiếu trong hệ thống nhà máy sản xuất. DFD mức đỉnh: Quản lý tài chính Quản lý nhân sự hành chính Quản lý sản xuất Quản lý marketing Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Thị trường Thị trường SẢN PHẨM HỒ SƠ THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG CÁC CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU Tín dụng Tín dụng df DFD MỨC DƯỚI ĐỈNH Hạch toán chi phí Bộ phận quản lý Hạch toán phân tích Quản lý tín dụng Kiểm toán thủ quỹ Thông tin thị trường Sản phẩm Các chi phí Tín dụng Tín dụng Thị trường QL Hành chính Bộ phận quản lý QL Nhân sự Quản lý lao động QL tiền lương Hồ sơ Lương Thông tin thị trường Lich trình` Thiết kế sản phẩm Bộ phận quản lý QL phân xưởng Cập nhật sản phẩm mới Phát triển KTSX Sản phẩm Thông tin thị trường Nguyên liệu Bán hàng Bộ phận quản lý Quảng cáo Phân phối R&D Sản phẩm Thông tin thị trường