Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý hồ sơ sinh viên
1. TÓM TẮT NỘI DUNG
Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán
Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng
Chương 3: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
Chương 4 : Tổng kết
2. THỰC THI
2.1: Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán
1. Mục đích của việc quản lý hồ sơ sinh viên
Quy trình thống nhất phương pháp quản lý toàn bộ hố sơ sinh viên từ lúc nhập trường đến 5 năm sau khi sinh viên đã tốt nghiệp ra trường.
Công tác quản lý toàn bộ hồ sơ sinh viên của trường Đại Học Kinh Tế Công Nghiệp gồm 3 hệ đào tạo: Đại Học , Cao Đẳng, Trung Cấp. Công tác quản lý hồ sơ sinh viên liên quan đến các phòng đào tạo, phòng tài vụ, phòng tổng hợp, phòng công tác học sinh viên . Gọi chung là bộ phận quản lý (BPQL).
13 trang |
Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 9494 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem nội dung tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý hồ sơ sinh viên, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ĐỀ BÀI:QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN
1. TÓM TẮT NỘI DUNG
Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán
Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng
Chương 3: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
Chương 4 : Tổng kết
2. THỰC THI
2.1: Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán
1. Mục đích của việc quản lý hồ sơ sinh viên
Quy trình thống nhất phương pháp quản lý toàn bộ hố sơ sinh viên từ lúc nhập trường đến 5 năm sau khi sinh viên đã tốt nghiệp ra trường.
Công tác quản lý toàn bộ hồ sơ sinh viên của trường Đại Học Kinh Tế Công Nghiệp gồm 3 hệ đào tạo: Đại Học , Cao Đẳng, Trung Cấp. Công tác quản lý hồ sơ sinh viên liên quan đến các phòng đào tạo, phòng tài vụ, phòng tổng hợp, phòng công tác học sinh viên…. Gọi chung là bộ phận quản lý (BPQL).
2. Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ
Quy trình tiếp nhận hồ sơ sinh viên
Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên là những phương pháp tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu trữ, sao cho việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên một cách dễ dàng.
Đầu năm học cán bộ phòng công tác học sinh sinh viên được phân công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kỳ thi tuyển hằng năm của trường vào học.
Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên hoàn chỉnh các giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ được liệt kê trên bao bì hồ sơ theo đúng mẫu hồ sơ quy định.
Trường hợp sinh viên vì lý do đặc biệt chưa kịp hoàn tất hồ sơ theo thờigian quy định thì yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan ,cam
kết bổ sung hồ sơ theo thơi gian được chấp nhận .
Thường xuyên bố sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản than của sinh viên.
Các quyết định khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm của sinh viên,các thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật, chế độ ưu đãi ..được lưu kịp thời vào hồ sơ sinh viên, vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên tại phòng công tác sinh viên.
Các tài liệu liên quan đến sinh viên được bổ sung theo yêu cầu của phòng công tác sinh viên vào mỗi cuối học kỳ.
Hồ sơ sinh viên nên được sắp xếp khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,dễ bảo quản . Các thông tin thuộc về hồ sơ sinh viên được cập nhật thường xuyên.
Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên gồm đầy đủ các thông tin về sinh viên.
Phần giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau này.
Tổ chức và tiếp nhận hồ sơ
Phòng đào tạo và công tác học sinh sinh viên chịu trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ sinh viên trong ngày nhập trường khóa mới. Hồ sơ tiếp nhận trong ngày tựu trường đã được thông báo trong” giấy báo trúng tuyển ” bao gồm:
Hồ sơ trúng tuyển.
Học bạ trung học phổ thông có công chứng.
Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông có công chức.
Giấy khai sinh có công chức.
Các giấy tờ ưu tiên.
Sau khi nhập hồ sơ vào hệ thống, hệ thống quản lý hồ sơ sinh viên sẽ quản lý những tài lieu tổng hợp như hồ sơ khi nhập trường gồm các giấy tờ nêu trên, hồ sơ theo dõi quá trình học tập, hồ sơ tốt nghiệp… Đó là những thông tin thiết yếu để quản lý thiết yếu cho quá trình học tập, sinh hoạt và rèn luyện của học sinh sinh viên với nhiều công việc như: Đóng học phí, tình hình học tập…
Sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường, kết thúc mỗi học kỳ, mỗi năm học nhà trường sẽ tiếp tục bổ xung thông tin như điểm học tập, rèn luyện của học sinh sinh viên và hình thức khen thưởng định kỳ vào hồ sơ.
Xử lý hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên
Phân giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau này.
3. Việc xử lý và truy xuất hồ sơ.
Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện với 2 hình thức:
Lưu trữ túi đựng hồ sơ trong tủ hồ sơ được xếp theo đơn vị lớp, khóa và mã số sinh viên
Nhập thông tin về sinh viên trên hồ sơ vào chương trình quản lý hồ sơ sinh viên theo đơn vị lớp, mã số sinh viên gồm các mục: Số thứ tự, họ và tên, mã số sinh viên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, giới tính, địa chỉ nhà trọ, chủ hộ cho thuê nhà trọ, địa chỉ liên hệ.
Việc truy xuất hồ sơ:
Việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên được thực hiện dễ dàng nhờ tiện ích tìm kiếm trong chương trình quản lý hồ sơ sinh viên.
Nếu biết tên sinh viên, nhờ việc tìm kiếm của chương trình quản lý hồ sơ sinh viên sẽ xác định được lớp, mã sinh viên, nhanh chóng tìm được hồ sơ lưu gốc.
● Nhận xét:
Việc quản lý truy xuất hồ sơ vẫn có nhiều bất cập: do thiếu con người, trang thiết bị
Hệ thống hoạt động chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu:
Xử lý thông tin còn chậm.
Vẫn còn việc chậm trễ công việc do thực hiện thủ công.
Liên hệ giữa các phòng ban chưa được chặt chẽ.
Chưa rõ ràng trong việc phân định công việc giữ các phòng.
Mục tiêu của hệ thống mới
Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ luồng dữ liệu
Quản Lý Hồ Sơ Sinh Viên
Yêu cầu lấy tt
Quản Lý Hồ Sơ
Sinh Viên
Bộ Phận Quản Lý
Yêu cầu hồ sơ
Kết quả
Sinh Viên
Bổ xung hồ sơ
Nhập hồ sơ
Cập nhật hồ sơ
Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo lớp
Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo ngành
Đưa ra danh sách sinh viên theo lớp
Đưa ra danh sách hồ sơ tốt nghiệp
Xử lý dữ liệu
Thống kê báo cáo
Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo đối tượng ưu tiên
Phân loại hồ sơ
* Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
* Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Yêu cầu cập nhật hồ sơ
Bộ phận quản lý
Cập nhật hồ sơ
Thống kê báo cáo
Xử lý dữ liệu
Bộ phận quản lý
Bộ phận quản lý
Phản hồi
Yêu cầu
Trả lời
Yêu cầu
Kết quả
Đưa vào
Sửa đổi
Đưa vào
Sửa, lấy dữ liệu
Kho hồ sơ sinh viên
Sinh viên
Đưa vào
* Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 1
Yêu cầu
Nhập Hồ sơ
Bổ xung hồ sơ
Bộ phận quản lý
Bộ phận quản lý
Trả lời
Yêu cầu
Phản hồi
Đưa vào
Thêm vào
Lấy ra
Kho dữ liệu
Phân loại hồ sơ
Bộ phận quản lý
Yêu cầu
Phản hồi
Đưa vào
* Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 2
Tìm kiếm hssv theo lớp
Tìm kiếm hssv theo ngành
Tìm kiếm hssv theo chế độ ưu tiên
Bộ phận quản lý
Bộ phận quản lý
Yêu cầu
Phảnhồi
Yêu cầu
Trả lời
Trả lời
Lấy ra
Tra cứu
Tìm ra
Kho dữ liệu
Yêu cầu
*Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 3
Bộ phận quản lý
Sinh viên
Đưa ra danh sách sv theo lớp
Đưa ra danh sách hs tốt nghiệp
Bộ phận quản lý
Yêu cầu
Yêu cầu
Kết quả
Kết quả
Đưa ra
Lấy dữ liệu
Hồ sơ sinh viên
Lấy dữ liệu
Chương 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu
3.1 Các thực thể liên kết: Hồ sơ nội trú, Ngoại trú, Dân tộc , Ngành, Đối tượng, Tỉnh, Huyện, Sinh Viên.
HS NỘI TRÚ
HS LỚP
HS ĐỐI TƯỢNG
HS TỈNH
HS NGANH
HS NGOẠI TRÚ
HS DÂN TỘC
HS SINH VIÊN
3.2 Bảng dữ liệu
HS SINHVIEN( MaSV, HoTen, NgayS, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi,
MaDanToc, MaDoiTuong, DoanVien, NgayVD, NoiKetNap, SoCMND, NgayCap, NoiCap, HoTenBo, NgheBo, HoTenMe, NgheMe, MaTinh, Malop, HeDaoTao, MaNganh, NamTuyenSinh, NgoaiTru)
HS NỘI TRÚ( MaSV, SOThe, SoNha, SoPhong, NgayBD, NgayKT )
HS DÂN TỘC( MaDanToc, TenDanToc)
HS NGANH( MaNganh, TenNganh )
HS DOITUOng( MaDoiTuong, TenDoiTuong )
HS TỈNH( MaTinh, TenTinh )
HS LỚP( MaLơp, Tenlớp, )
HS NGOẠI TRÚ( MaSV, TenChuHo, SoNha, SoDT, QuanHe, DiaChi, MaTinh, NgayB,NgayKT )
HS
DS Thuộc Tính
Chuẩn 1NF
Chuẩn 2NF
Chuẩn 3NF
MaSV
MaSV
HoTen
HoTen
NgayS
NgayS
GioiTinh
GioiTinh
NoiSinh
NoiSinh
DiaChi
DiaChi
MaDanToc
MaDanToc
MaDoiTuong
MaDoiTuong
DoanVien
DoanVien
NgayVaoDoan
NgayVaoDoan
NoiKetNap
NoiKetNap
SoCMND
SoCMND
NgayCap
NgayCap
NoiCap
NoiCap
HoTenBo
HoTenBo
NgheBo
NgheBo
HoTenMe
HoTenMe
NgheMe
NgheMe
MaTinh
MaTinh
TenTinh
Malop
Malop
TenLop
Tenlop
HeDaoTao
MaNganh
HeDaoTao
NamTuyenSinh
MaNganh
NgoaiTru
TenNganh
NamTuyenSinh
NgoaiTru
SoThe
MaNganh
SoNha
TenNganh
MaNganh
NgayBD
MaSV
TenNganh
NgayKT
SoThe
TenDoiTuong
SoNha
MaTinh
TenChuHo
SoPhong
TenTinh
SDT
NgayBD
QuanHe
NgayKT
MaDoiTuong
SoPhong
MaDoiTuong
TenDoiTuong
TenDT
TenDoiTuong
MaTinh
MaDanToc
TenTinh
TenDT
TenChuHo
SDT
MaSV
MaSV
QuanHe
SoThe
SoThe
SoNha
SoNha
SoPhong
SoPhong
NgayBD
NgayBD
NgayKT
NgayKT
TenChuHo
SDT
MaSV
QuanHe
TenChuHo
MaHuyen
SoNha
SDT
QuanHe
MaHuyen
NgayBD
NgayKT
Sơ đồ thực thể liên kết
HSNoiTru
MaSV
SoThe
SoNha
SoPhong
NgayBD
NgayKT
HS SinhVien
MaSV
HoTen
NgayS
GioiTinh
NoiSinh
DiaChi
MaDT
MaDoiTuong
DoanVien
NgayVaoDoan
NoiKetNap
SoCMND
NgayCap
NoiCap
HoTenBo
NgheBo
HoTenMe
NgheMe
MaTinh
MaLop
HeDaoTao
MaNganh
NamTuyenS
NgoaiTru
HS Đối Tượng
MaDoiTuong
TenDoiTuong
HS DanToc
MaDT
TenDT
HSNganh
MaNganh
TenNganh
HS DanToc
MaDT
TenDT
HS Tinh
MaTinh
TenTinh
HS lop
MaLop
TenLop
HS NgoaiTru
MaSV
TenChuHo
SoNha
SoDienThoai
QuanHe
DiaChi
NgayBD
NgayKT
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Báo cáo bài tập lớn môn- Phân tích thiết kế hệ thống - quản lý công văn.doc