Phân tích thiết kế hệ thống quản lý mượn trả sách thư viện

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN 1.Mẫu kế hoạch phỏng vấn: Kế hoạch phỏng vấn Ngườiđượchỏi: Thầy Trần HữuTrung Cô Nguyễn Thị Oanh Người phỏng vấn: Nhóm 2-CT702 Địa chỉ:Thư viện-Trường ĐHDLHP Thời gian hẹn: 6/5/2006 Thời điểm bắt đầu: 8h30 Thời điểm kết thúc:9h30 Đối tượng: +Đối tượng được hỏi là: Thầy Trung Cô Oanh +Cần hỏi về cách thức hoạt động của thư viện như thế nào( Khi mượn và khi trả sách). +Xin bản mẫu của : -Phích sách. -Phiếu yêu cầu. -Phiếu mượn. -Phiếu trả. -Phiếu thanh toá. -Biên bản sự cố. Các yêu cầu đòi hỏi: +Người được hỏi phải là người hiểu rõ về hệ thống mượn trả sách thư viện và cũng là người nắm vững cách thức hoạt động của hệ thống đó. Chương trình: -Giới thiệu -Tổng quan về dự án -Tổng quan về phỏng vấn, Chủ đề sẽ đề cập. Chủ đề 1:câu hỏi và trả lời Chủ đề 2:câu hỏi và trả lời Tổng hợp các nội dung chính kiến của người được hỏi. Kết thúc(thỏa thuận) Ước lượng thời gian: 1 phút 2 phút 1 phút 10 phút 2 phút 5 phút 1 phút (Dự kiến tổng cộng: 22 phút ) 2.Phiếu phỏng vấn: PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Quản lý đào tạo Tiểu dự án: Quản lý mượn trả sách thư viện. Người được hỏi: Thầy Trung. Ngày:6/5/2006.Người hỏi: Nhóm 2-CT702. Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Các hồ sơ tài liệu được xử lý như thế nào? Trả lời:Đều được xử lý và lưu trữ trên máy Câu 2:Nếu có sự cố xảy ra thì giải quyết như thế nào? Trả lời:Tuỳ từng trường hợp cụ thể(giải thích chi tiết) Đánh giá chung: 3.Mẫu ghi khi phỏng vấn: Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN Trang … Loại: lưu đồ Nhiệm vụ: LẬP PHIẾU MƯỢN SÁCH Ngày: 6/5/2006 Hồ sơ DL liên quan Người lập biểu(Thủ thư) Bên ngoài (D3) Thẻ sinh viên (D2) Phiếu yêu cầu Lập phiếu mượn sách(T1) (D1) Biên lai thu tiền Sinh viên Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1) Tiếp nhận, thu tiền (T2) (D1) Biên lai thu tiền Sinh viên Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1) Tiếp nhận, thu tiền (T2) (D4) Phiếu mượn Sinh viên Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN Trang … Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: LẬP PHIẾU TRẢ SÁCH Ngày: 6/5/2006 Hồ sơ DL liên quan Người lập biểu(Thủ thư) Bên ngoài (D4) Phiếu mượn Lập phiếu trả sách(T2) (D1) Biên lai thu tiền Sinh viên Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1) Tiếp nhận, thu tiền (T2) (D1) Biên lai thu tiền Sinh viên Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1) Tiếp nhận, thu tiền (T2) (D5) Phiếu trả Sinh viên Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN Trang … Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: LẬP BIÊN BẢN SỰ CỐ Ngày: 6/5/2006 Hồ sơ DL liên quan Người lập biểu(Thủ thư) Bên ngoài (D4) Phiếu mượn (D5) Phiếu trả Lập biên bản sự cố(T3) (D1) Biên lai thu tiền Sinh viên Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1) Tiếp nhận, thu tiền (T2) (D1) Biên lai thu tiền Sinh viên Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1) Tiếp nhận, thu tiền (T2) (D5) Biên bản sự cố Sinh viên 4.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Cập nhật sách -Điều kiện bắt đầu : + Khi sách trong thư viện được sinh viên mượn. + Thủ thư phải nắm được số lượng sách còn trong thư viện và cập nhật thông tin đó lên hệ thống để SV tra cứu . -Thông tin đầu vào : Sách trong thư viện giảm. -Kết quả đầu ra : Trả lại cho thủ thư tình hình sách trong hệ thống. -Nơi sử dụng : Thư viện. -Tần suất : Bất cứ khi nào sau khi sinh viên mượn sách. -Thời lượng : Rất mất thời gian. -Quy tắc : Phải thường xuyên cập nhật thông tin sách trong thư viện. -Lời bình : Do số lượng sách trong thư viện lớn mà lực lượng nhân viên của thư viện ít và tốc độ của hệ thống chậm nên thông tin sách còn trong thư viện thường không được cập nhật ngay cho sinh viên khi đến tra cứu sách nên vẫn có hiện tượng sinh viên sau khi đăng kí mượn sách xong đến khi nhận sách được thông báo là sách đó đã hết. Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Tra cứu sách -Điều kiện bắt đầu : + Sinh viên có nhu cầu mượn sách. -Thông tin đầu vào : Thông tin sách muốn mượn. -Kết quả đầu ra : Danh sách những cuốn sách cần mượn. -Nơi sử dụng : Phòng máy của thư viện. -Tần suất : Từ thứ 2" thứ 6. -Thời lượng : 5-10phút /1 lượt. -Quy tắc : +Phải nhập các thông tin liên quan đến sách muốn mượn để tiện cho việc tìm kiếm như: Tên sách, Tác giả,….. + Phải nhập mã sinh viên trước khi chọn nút đồng ý mượn. -Lời bình : Phòng tra cứu sách nhỏ, số lượng sinh viên nhiều nên việc tra cứu nhanh, mỗi người chỉ được tối đa là 5 phút"10phút. Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Lập phiếu yêu cầu -Điều kiện bắt đầu : Sau khi tra cứu sách xong sinh viên sẽ lập phiếu yêu cầu. -Thông tin đầu vào : Danh sách sách muốn mượn. -Kết quả đầu ra : Một phiếu yêu cầu trên đó có thông tin của sinh viên và thông tin sách cần mượn, ngày mượn. -Nơi sử dụng : Thư viện. -Tần suất : Bất cứ khi nào muốn mượn từ thứ 2" thứ 6. -Thời lượng : 5 phút /1 phiếu. -Quy tắc :Phải ghi chính xác thông tin của mình và của sách cần mượn -Lời bình :Tra cứu sách trên máy nhưng lập phiếu nhập lại là do sinh viên lập bằng tay nên việc ghi lại thông tin sách cần mượn từ máy ra cũng mất thời gian và mất công. Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Lập phiếu mượn -Điều kiện bắt đầu : Khi sinh viên và giáo viên trong trường có nhu cầu mượn sách. -Thông tin đầu vào : Phiếu yêu cầu và mã số người mượn. -Kết quả đầu ra : Phiếu mượn. -Nơi sử dụng : Thư viện. -Tần suất : Từ thứ 2" thứ 6. -Thời lượng : 2"5 phút /1 phiếu. -Quy tắc : +Số lượng sách tối đa là 10 quyển. +Thời gian mượn: 1 kỳ +Nếu mất, hỏng, hay quá hạn sẽ phải nộp phạt theo quy định -Lời bình : +Lượng sách có giới hạn nhưng nhu cầu mượn lớn " Không đủ cung cấp. +Thể loại sách không phong phú " cần bổ sung. Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Lập phiếu trả -Điều kiện bắt đầu : Khi sinh viên đến trả sách. -Thông tin đầu vào : Sách trả và phiếu mượn. -Kết quả đầu ra : Phiếu trả. -Nơi sử dụng : Thư viện. -Tần suất : Từ thứ 2" thứ 6. -Thời lượng : 2"5 phút /1 phiếu. -Quy tắc : +Sách khi trả phải có tình trạng như ban đầu mượn. +Nếu rách nát hay mất sẽ bị phạt. -Lời bình : Khi trả sách mà không bị thiệt hại thì trả bình thường,còn nếu không trả theo đúng thời hạn thì thông báo mất sách và phạt gấp đôi giá trị sách. Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Lập phiếu thanh toán -Điều kiện bắt đầu : Sau khi sinh viên trả sách. -Thông tin đầu vào : Phiếu mượn. -Kết quả đầu ra : Tổng tiền sinh viên phải trả và phiếu thanh toán cho sinh viên ký. -Nơi sử dụng : Thư viện. -Tần suất : Từ thứ 2" thứ 6. -Thời lượng : 2"5 phút /1 phiếu. -Quy tắc : +Phải thanh toán hết tiền mới được mượn tiếp. -Lời bình : ………………………. Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN trang … Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ký hiệu: Ngày:6/5/2006 Công việc :Lập biên bản sự cố -Điều kiện bắt đầu : Khi sinhviên không trả sách thư viện và số tiền phạt rất lớn, thư viện sẽ thông báo để sinh viên đó làm 1 đơn xin giảm mức phạt. -Thông tin đầu vào : Phiếu mượn, phiếu trả. -Kết quả đầu ra : Biên bản sự cố. -Nơi sử dụng : Thư viện. -Tần suất : Từ thứ 2" thứ 6. -Thời lượng : 5"10 phút /1 phiếu. -Quy tắc : +Không phải sự cố nào cũng lập biên bản, tuỳ mức độ nặng hay nhẹ của sự cố xày ra . -Lời bình : ………………………. 5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu : Dự án Tểu dự án: Lập phiếu yêu cầu Trang … Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả tài liệu Ký hiệu:… Ngày:6/5/2006 Tên dữ liệu: -Sinh viên -Sách -Định nghĩa :+Sinh viên: Chỉ những người theo học tại trường đại học. +Sách: chỉ những vật lưu trữ thông tin ỏ dạng văn bản -Cấu trúc và :Kiểu kí tự và số, viết hoa chữ cái đầu và chữ viết tắt. khuôn dạng -Loại hình :Dữ liệu gốc. -Số lượng :2 " 5 phiếu/1 lượt( tuỳ từng thời điểm). -Ví dụ :Sinh viên ĐÀO THỊ THU HƯỜNG, viết tắt ĐÀO HƯỜNG -Lời bình :Tên sinh viên thường viết đầy đủ và viết hoa chữ cái đầu. Đi theo tên sinh viên còn có những đặc trưng cho mỗi sinh viên như: mã sinh viên, địa chỉ, khoa, khoá… 6.Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu : Ký hiệu Tên-vai trò Công việc liên quan D1 Phích sách : ghi thông tin sách T1 D2 Phiếu yêu cầu :ghi số sách SVmuốn mượn T1 D3 Thẻ sinh viên : Thông tin sinh viên T1 D4 Phiếu mượn: Thông tin SV và sách mượn T1 D5 Phiếu trả: Thông tin SV và sách trả T2 D6 Phiếu thanh toán: Số tiền SV phải trả và ký. T2 D7 Biên bản sự cố:Lưu thông tin về sự cố T3 7.Bảng tổng hợp công việc : Ký hiệu Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Lập phiếu mượn sách Quản lý thư viện 10-20 phiếu/ngày D1,D2,D3 D4 T2 Lập phiếu trả sách Quản lý thư viện 10-20 phiếu/ngày D4 D5 T3 Lập biên bản sự cố Quản lý thư viện 1-3 biên bản/ngày D4,D5 D7 8.Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu: Số TT Tên gọi, ý nghĩa Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực Quy tắc,ràng buộc 1 Phích sách Kí tự 16 Thư viện chữ,số 2 Phiếu yêu cầu Kí tự 16 Thư viện chữ,số 3 4 BẢNG NỘI QUY PHÒNG MƯỢN I)Đối với cán bộ phục vụ 1.Mở đóng cửa đúng quy định 2.Thái độ phục vụ vui vẻ,nhiệt tình,lịch sự. 3.Hướng dẫn độc giả tra cứu tìm tài liệu. 4.Kiểm tra tài liệu trước khi giao cho độc giả. 5.Thông báo cho độc giả biết hiện trạng sách trước khi vào sổ. 6.Chỉ nhận sách đúng số,đúng hiện trạng sách đã ghi trong sổ. II)Đối với độc giả A-Đối với cán bộ;Giáo viên;Công nhân viên 1.Được mượn tài liệu theo đề tài nghiên cứu hoặc chuyên môn giảng dạy và tài liệu tham khảo. 2.Thời gian mượn không quá một học kỳ.Nếu có nhu cầu mượn lại phải trà sách đến thư viện đăng ký tại phòng mượn. B-Đối với sinh viên 1.Khi mượn tài liệu phải có thẻ sinh viên do trường cấp. 2.Được mượn tài liệu theo từng học kỳ.Phải trả tài liệu của học kỳ trước thì mới được mượn tiếp tài liệu của từng học kỳ sau. 3.Trước khi ký mượn sách,độc giả phải kiểm tra và đối chiếu với hiện trạng sách đã ghi trong sổ.Nếu có gì sai sót phải báo ngay cho thủ thư biết để điều chỉnh kịp thời và phải chịu trách nhiệm trước thư viện số tài liệu trong sổ mượn của mình. 4.Không được tẩy,nháp,xé trang,ký tên vào tài liệu. 5.Trường hợp bị mất hoặc làm hỏng tài liệu,độc giả phải đền gấp đôi giá trị tài liệu. QUI ĐỊNH MỨC PHÍ. 1.Mượn 1 tháng = 5% giá sách. 2.Mượn 3 tháng = 10% giá sách. 3.Mượn 1 học kỳ = 15% giá sách. 4.Trường hợp mượn dưới 1 tháng sẽ trả 200đ/ngày/cuốn. 5.Giữ sách quá hạn độc giả phải trả 500đ/ngày/cuốn.