Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty trách nhiệm hữu hạn truyền thông mật mã

khách - Toàn thể nhân viên phụ trách công tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức lễ. - Kiểm tra âm thanh lần cuối. - Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn đậu xe. - Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu chuẩn bị. - Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị trí phân công. - Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu nhiệm vụ. - Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng. - Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng - Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách. Trước 7h (kiểm tra –lần 1) Kiểm tra lần 2 lúc 8h Kiểm tra lần 3 lúc 8h30 Nhân viên Mật Mã đảm nhiệm - Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu xe. - Nhân viên lễ tân chia thành 4 nhóm hướng dẫn khách vào vị trí lễ. Nhóm 1: 6 người: cầm dù đứng gần cổng chào, che dù cho khách từ khu vực cổng chào đến khu vực lễ tân Nhóm 2: 6 người : ở khu vực đoán 8h30-9h30 Lãnh đạo cty dựng âm thanh và sân khấu. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 34 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy khách, phụ trách cài hoa cho khách ,hướng dẫn khách cào khu vực lễ. Nhóm 3: 4 người phụ trách trong khu vực lễ, hướng dẫn khách đến khu vực tiệc trà và mời nước cho khách Nhóm 4: 4 người phụ trách trong phòng VIP và phục vụ khách trong phòng VIP - Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung cùng với ban tổ chức hướng dẫn nhóm 2 trong việc nhận diện khách VIP - Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp lúc. - Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và ở ngay 2 bên cổng chào * Trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma - Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ. Các nhân viên phụ trách âm thanh chuẩn bị sẵng sàng Chương trình văn nghệ chuẩn bị khai mạc - Âm thanh văn nghệ - Chương trình văn nghệ chào mừng: 1. tiết mục mở màng: đất trọn niềm vui (5 phút) Trình bày :ca sĩ Thanh Quan và vũ đoàn Thời Gian. 2. tốp ca: mùa xuân trên tp.HCM hoặc bức họa đồng quê ** trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma (âm thanh màn hình ở chế độ im lặng) 3. đơn ca: ngày dễ thương Thể hiện: ca sĩ Hồng Mơ 4. tốm ca nữ : xuân chiến khu Tùy theo tình hình cụ thể để chương trình ca nhạc có thể hoặc ngừng theo 8h30-9h30 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 35 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy yêu cầu của lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo của công ty - Nhân viên lễ tân phục vụ teabreak cho quan khách trong suốt quá trình diễn ra văn nghệ - Trưởng ban lễ tân và ban tổ chức xác nhận lại danh sách khách VIP đưa cho MC - Trước khi khai mạc lễ lãnh đạo công ty vào phòng VIP mời các vị khách VIP ra khu vự lễ để chuẩn bị khai mạc lễ Lễ khai mạc - Các nhân viên lễ tân ổn định đội hình, rút dần vào khu vực lễ tân, chỉ tiếp tục cử 4 nhân viên lễ tân ở lại đón khách đến trễ. - MC mời quan khách thực hiện nghi thức chào cờ. MC mời quan khách ổn định để chuẩn bị khai mạc buổi lễ. 1. Đội trống múa trống chào mừng khai mạc buổi lễ 2. Đoàn ca múa thiếu nhi tp.HCM múa chào mừng buổi lễ. 3. Đoàn trống ếch thiếu nhi đánh trống chào mừng khai mạc buổi lễ đi từ dưới lên sân khấu và tỏa đều ra hai bên trước sân khấu. - Các em thiếu nhi tặng hoa cho khách VIP đến tham dự lễ, đồng thời MC bước ra sân khấu và gởi lời chào đến toàn thể quan khách có mặt tại buổi lễ. - MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu (danh sách giới thiệu đại biểu đi kèm) 9h-9h30p 9h-9h5p 9h5-9h10p 9h15-9h20p 9h20-9h25p 9h25-9h30p Sau phần giới thiệu đại biểu quân nhạc dạo chào mừng các vị khách VIP Phần phát biểu MC giới thiệu ban giám đốc lên phát biểu. Nghi thức thực hiện khởi công Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở khu vực khởi công, chuẩn bị sẳn găng tay và mời khách VIP đền khu vực khởi công để chuẩn bị GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 36 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy MC hướng dẫn các vị đại biểu thực hiện nghi thức khởi công.. (quân nhạc, pháo hoa kim tuyến, lân rồng, các xe cơ giới đều sẳn sàng khi nghe hiệu lệnh của MC thì tất cả cùng hoạt động. Kết thúc chương trình MC đọc lời kết Tiệc chiêu đãi Quan khách dự tiệc tại khu vực tiệc, kết thúc tặng quà và tiễn khách Thời gian có thể thay đổi, thông thườg chuyển dịch từ 10-15p do phát biểu của lãnh đạo cấp trên do vậy thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến. Bước 6: kết thúc. Vì chương trình diễn ra ngoài thành phố nên mọi vật dụng cho chương trình sẽ được thuê xe chuyên chở. Đến 12g thì chương trình sẽ kết thúc , sau đó khi 12h30 thì bắt đầu dọn dẹp và bàn giao lại cho công ty dịch vụ âm thanh – ánh sáng. Bước 7:đánh giá Tuy trong một thời gian ngắn nhưng chương trình đã diễn ra tốt đẹp, tuy số lượng khách mời đến ít hơn 300 khách như dự tính số lượng khách mời trong phần thiệp mời, nhưng trong quá trình chạy chương trình không có những sự cố gì phát sinh như: thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiếu nước uống …khi chương trình diễn ra ngoài trung tân thành phố b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: ra mắt sản phẩm mới, tìm kiếm nguồn khách hàng mới  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: bán được 1.000.000.000 VNĐ trong thời gian sự kiện diễn ra từ 15/4-11/5  Địa điểm: tại trung tâm thương mại PARKSON FLEMINGTON, 182 Lê Đại Hành, quận 11  Thời gian diễn ra sự kiện: từ ngày 23/4 đến ngày 9/5 đặc biệt từ 18h đến 20h30 ngày 29/4, chương trình ra mắt sản phẩm mới.  Ngân sách: 110.000.000 đ  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: chương trình giới thiệu sản phẩm mới. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 37 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) Bước 4: lập kế họach Thời gian Thời gian thực hiện Nội dung Chi tiết t i Ghi chú Đánh giá Yê cầu hỗ trợ 15/4- 16/4 Triển khai kế hoạch truyền thông trên báo chí đợt 1 Chuẩn bị thông tin về chương trình,booking các trang báo sẽ thực hiện Báo thanh niên, tuổi trẻ Thông tin về sản phẩm và danh mục các sản phẩm khuyến mãi 16- 23/4 Kế hoạch gởi thư mời đến các đối tượng khách hàng tiềm năng Thư mời trực tiếp, mối quan hệ và lượng khách hàng hiện có của công ty Tập trung vào phân khúc khách hàng của Ogawa Nhận thông tin từ các trang báo đã đăng tin Ngày 20/4 Tổ chức hướng dẫn thông tin sản phẩm của Ogawa đến team PG thực hiện chương trình tại showrom (23-5/5) Cung cấp thông tin về công ty và sản phẩm Công ty Mật Mã sẽ hướng dẫn cho PG về cách thức giao tiếp, đi đứng theo yêu cầu Ogawa chuẩn bị nội dung và địa điểm GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 38 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy cuả Ogawa 23/4- 8/5 Triển khai chương trình tại showrom Lê Đại Hành Team PG mời khách, hướng dẫn khách vào tham quan và sử dụng thử sản phẩm của Ogawa, thu thập thông tin khách hành,và phát thư mời cho chương trình ngày 29/4 Khách được mời và Khách tham quan tại Pakson Báo kết quả vào cuối ngày và so sánh với khác hàng dự kiến Xin phép Pakson về vị trí thuận lợi để PG mời khách tham quan chương trình 23/4 Tiếp tục triển khai kế hoạch truyền thông lần 2 Thông tin về chương trình và những sản phẩm công ty giảm giá và chương trình khuyến mãi BáoThanh Niên và báo Phụ Nữ Việt Nam Phối hợp trong công tác thư mời để thu hút khách hàng hiện có của Ogawa cho chương trình ngày 29/4 25/4 Hoàn tất khâu chuẩn bị chương trình PG chương trình, hậu cần, nhân lực, địa điểm, khách mời, báo đài Phối hợp và hỗ trợ về điạ điểm và khách mời Ogawa 27/4 Kiểm tra công tác chuẩn bị 29/4 Tổ chức chương trình Kịch bản chi tiết đính kèm sau (trước ngày 23/4) 11/5 Họp đánh giá và rút kinh nghiệm sau chương trình Đăng bài báo tổng kết chương trình GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 39 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 5: tiến hành tổ chức. Thời gian Nội dung chương trình Chi tiết Ghi chú 18h30- 18h55 Đón khách Lãnh đạo OGAWA + Mật Mã đón và mời khách VIP PG bố trí 2 hàng tại cầu thang để chào và đón khách 19h Khai mạc Lời đầu tiên xin cho phép MC Ngọc Hương gửi lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng đến quý vị Lãnh đạo Tập đoàn OGAWA, TTTM Parkson, Cty Truyền thông Mật Mã, Quý báo đài và toàn thể quý quan khách tham dự trong chương trình " Lễ ra mắt …." Trong hôm nay. Kính thưa quý vị Tập đoàn OGAWA ra đời vào năm 1996 với mục tiêu đơn giản giúp mọi người đạt được một lối sống tốt hơn và lành mạnh hơn. Sau 10 năm làm việc chăm chỉ và với sự hỗ trợ và khuyến khích từ phía khách hàng,tập đoàn đã thành công trong việc được nêu tên trên thị trường chính của Bursa Malaysia trong năm2007. Từ đó đến nay, 150 cửa hàng Ogawa đã có mặt tại 26 thành phố của 9 quốc gia bao gồm Malaysia, Singapore, Indonesia, Australia, Trung Quốc, Hong Kong, Việt Nam,Myanmar và Các Tiểu Vương Quốc Ả Rập. Tập đòan Ogawa không chỉ tham gia vào việc phân phối và bán các danh sách lãnh đạo tập đoàn Ogawa, khách VIP, Công ty TT Mật Mã, Báo đài……. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 40 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy thiết bị y tế và sức khỏe, chúng tôi cũng để tâm rất nhiều vào việc Thiết kế & phát triển sản phẩm. Hôm nay, tất cả chúng tôi tại Ogawa rất vui mừng giới thiệu một sự đổi mới lớn từ Ogawa - máy Massage sang trọng “không trọng lực” lần đầu tiên có mặt trên thế Giới....Và đến tham dự Lễ ra mắt ngày hôm nay chúng tôi xin trân trọng giới thiệu ông ( Danh sách đính kèm).....Để khai mạc buổi ra mắt ngày hôm nay xin trân trọng kính mời Ông ( ) lãnh đạo tập đoàn OGAWA lên phát biểu khai mạc, kính mời Ông ( Dịch Tiếng Anh)... 19h10 – 19h15 Phát biểu Lãnh đạo OGAWA Bài phát biểu ( MC dịch sang tiếng Việt) MC dẫn: Xin chân thành cám ơn Ông ( Tiếng Anh) Chuẩn bị bài phát biểu, bài dịch CTV + MC đứng dưới sân khấu dịch bài thuyết trình. 19h20- 19h40 Giới thiệu sản phẩm mới MC dẫn: Kính thưa quý vị Để hiểu hơn về sản phẩm mới, độc đáo và tiện ích này xin kính mời quý vị hướng lên màn hình để theo dõi clip giới thiệu….Kèm theo lời thuyêt trình từ nhân viên phụ trách sản phẩm từ quý công ty OGAWA Bộ phận kĩ thuật chuẩn bị Clip, Nhânviên OGAWA thuyết trình sản phẩm 19h45- 20h10 Chương trình bốc thăm trúng thưởng +Gameshow MC mời 1 vị khách lên sân khấu dùng thử sản phẩm và phỏng vấn về ý kiến người dung MC dẫn: tiếp tục là chương trình rút thăm may mắn của "Lễ ra mắt…" ngày hôm nay. Quý công ty OGAWA chuẩn bị sản phẩm và quà tặng cho khách tham gia. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 41 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy về sản phẩm OGAWA có phần thưởng Bước 6: kết thúc. Chương trình kết thúc vào lúc 21h, sau đó 21h15 bộ phận hậu cần dọn dẹp và trao trả thiết bị lại cho trung tâm , và bàn giao lại khu vực trưng bày cho Ogawa. Bước 7: đánh giá Trong quá trình chương trình diễn ra thì tốt đẹp nhưng hiệu quả PR cho chương trình không cao, vì doanh thu và số lượng khách đến tham dự chương trình không đúng như bên công ty Ogawa đặt ra. c. Ngày của mẹ. Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: - Mừng ngày giải phóng miền Nam 30/4, nhớ ơn các bà mẹ đã một đời hy sinh vì quê hương đất nước. Chương trình với các họat động thăm hỏi, tôn vinh những chiến công của các bà mẹ Việt Nam anh hùng cho độc lập và cuộc sống hôm nay. - Mừng ngày của mẹ (10/5 ) ngày lễ của những người con nhớ đến mẹ với tấm lòng biết ơn sâu sắc. - Chương trình cảm ơn mẹ mong muốn là cầu nối để những người con bày tỏ tấm lòng và sự biết ơn dành cho mẹ bằng những việc làm thiết thực nhất. - Thể hiện hình ảnh những mẹ xưa và nay: hình ảnh bà mẹ Việt Nam anh hùng, và người mẹ ngày nay. Làm nổi bật lên nét đẹp truyền thống của người phụ nữ Việt Nam. - Là dịp để mọi người là con thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ, bằng mỗi việc làm thiết thực nhất trong ngày 10/05. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 42 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê, những người doanh nhân thành đạt không dành nhiều thời gian cho gia đình.  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: thu hút được sự quan tâm của các doanh nghiệp trong họat động tài trợ cho chương trình, và học sinh-sinh viên tham gia thiết kế hình ảnh về mẹ,sự chia sẽ của những người con dành cho mẹ.  Đối tượng chính của event: tất cả thành phần quan tâm đến chương trình, học sinh, sinh viên, công nhân, viên chức…  Địa điểm: nhà hát Hòa Bình  Thời gian diễn ra sự kiện: 20h ngày 10/5.  Ngân sách: 2.100.000.000đ  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)  Là một chuỗi sự kiện gây sự chú ý đến tầng lớp xã hội, học sinh, sinh viên, công nhân viên chức.  Với những nội dung chương trình được mắc xích, với những nội dung mà bao người con muốn dành tặng cho mẹ trong ngày đặc biệt này.  Sử dụng các phương tiện truyền thông hiện nay để tuyên truyền cho chương trình.  Xây dựng lại các hình ảnh mẹ xưa và nay, hình ảnh bà mẹ Việt Nam anh hùng, người mẹ hiện đại ngày nay. Làm nổi bật vẻ đẹp truyền thống của người phụ nữ Việt Nam. Hỗ trợ thực hiện một số mòn quà ý nghĩa độc đáo mang đậm tính nhân văn cao dành cho mẹ.  Tổ chức một đêm đại nhạc hội để tôn vinh những tình cảm cao đẹp nhất. Và qua đó kêu gọi quyên góp từ thiện giúp đỡ những người mẹ còn nặng gánh trong cái nghèo vất vả lo toan cho con cái ăn học, đặc biệc là những bà mẹ già sống neo đơn đầy khó khăn. Chương trình cuộc thi “ thiết kế poster cho ngày của mẹ” Là cuộc thi dành cho các designer chuyên và bán chuyên thiết kế poster chào mừng dành cho “ ngày của mẹ” , poster này sẽ được sử dụng trong chương trình. Nó cũng là một hình thức PR cho GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 43 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy chương trình. Hơn thế nó sẽ thể hiện được chương trình này mang lại ý nghĩa cao đẹp: ngày của mẹ là ngày chung của mọi người thể hiện tình cảm dành cho mẹ. Chương trình được đăng tin trên kênh zing.vn và kênh 14.vn Chương trình “ phóng sự cảm nghĩ về ngày của mẹ” từ ngày 20/4 đến ngày 28/4/2010 Phỏng vấn các tầng lớp nhân dân trong thành phố, trên đường đi, các cơ quan, trường học, cảm nghĩ của mỗi người về ngày 10/5- ngày lễ của mẹ, chia sẽ những tâm tình của mỗi người con dành cho mẹ, nói lên những ước muốn, những món quà dành tặng mẹ trong ngày này, đây là cơ hội cho những người con xa nhà gởi lời chúc tốt đẹp nhất dành cho mẹ mình, là cầu nối tâm tình cho những người con xa nhà. Ngòai ra còn truyền tải được tình thương của những người mẹ tới những trại trẻ mồ côi. Chương trình “ hình ảnh của mẹ” ngày 12/04-28-04 Chương trình được phối hợp cùng các đơn vị trường đại học và trung học trên tòan thành phố, nhắm đến đối tượng là học sinh – sinh viên. Chụp và thiết kế hình ảnh về mẹ qua các thời đại để đánh bật vẻ đẹp cao sáng của người mẹ Việt Nam. Ngày 10/5 sẽ triển lãm ảnh về mẹ ( các bài dự thi) tại nhà hát Hòa Bình.Với mục đích thể hiện hình ảnh người mẹ của mỗi người khác nhau, có những vẻ đẹp khác nhau, hơn thế còn là sự so sánh hình ảnh của những bà mẹ xưa và ngày nay, nhằm hướng đến đại lễ 30/4 với hình ảnh các bà mẹ Việt Nam anh hùng. Chương trình “ cảm ơn mẹ” ngày 25/04/2010 Thăm hỏi và tặng qùa cho các bà mẹ Việt Nam anh hùng. Ghi hình hoạt động thăm hỏi 3 gia đình các bà mẹ tiêu biểu và phát lại trong đêm tôn vinh mẹ. Nhà tài trợ cùng tham gia trong chuyến đi và phát biểu trong phóng sự. Chương trình “ kết hoa bay” ngày 09/05/2010 Tiết mục được ghi hình và đưa tin trên đài HTV, kết thúc là hình ảnh 1005 bong bóng thả bay trên bầu trời biểu trưng cho lòng yêu thương của người con gởi đến mẹ. Các tiết mục biểu diễn văn nghệ của các em thiếu nhi ở các nhà văn hoá các quận, phần tăng quà của các em nhỏ dành cho mẹ. Chương trình “ chào mừng ngày của mẹ” ngày 10/5/2010 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 44 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Chương trình nghệ thuật tổng hợp các họat động mang ý nghĩa tôn vinh các bà mẹ trong ngày xưa và ngày nay: - Hát ca ngợi về mẹ - Giao lưu với các bà mẹ Việt Nam anh hùng tiêu biểu và các bà mẹ tiêu biểu của cuộc sống ngày nay. - Hài kịch mang nội dung tình yêu thương bao la, luôn hy sinh tất cả dành cho con. - Hát dân ca về mẹ. - Phát lại phóng sự nhanh về mẹ và chuyến đi thăm hỏi các mẹ Việt Nam anh hùng. - Đấu giá áo chiến sĩ mẹ vá. - Clip phóng sự và tâm tình đối với mẹ của những người thực hiện chương trình. Bước 3:lập kế họach  Ngày 22/3 đăng thông tin của chương trình “ thiết kế poster ngày của mẹ “ trên zing.vn và kenh 14.  Ngày 12/4 đưa thông tin về chương trình đến các trường để vận động các sinh viên học sinh tham gia nội dung chương trình như một cách PR đến khối lượng học sinh – sinh viên và người dân trên toàn thành phố.  Ngày 17/4 tổ chức họp báo nội dung chương trình với báo chí và công chúng, nhằm mục đích quảng bá chương trình một cách chính thức trước mặt các phương tiện thông tin đại chúng, xác nhận vai trò tổ chức và bảo vệ bản quyền nội dung tổ chức chương trình của công ty Mật Mã. Trao giải, chọn ra mẫu poster chính của chương trình “ thiết kế poster ngày của mẹ”  Ngày 18, 19/4 đưa thông tin lên các báo giấy như: hội Phụ Nữ, Tuổi Trẻ, Nữ Doanh Nhân Sài Gòn thiếp thị và các báo online như: dantri.com.vn, vnexpress, zing.vn...Là một hình thức truyên truyền đánh bóng chương trình.  Ngày 20/4 làm chương trình phóng sự, đây cũng chính là hình thức tự quảng bá chương trình GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 45 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy  Ngày 2/5 treo băng rôn trên các trục đường thành phố đặc biệt các trục đường chính có mật độ dày đặc hơn.  Ngày 3/5 phát phóng sự trên các đài như: HTV9, VTV9, các đài kỹ thuật số. Phát sóng chính vào các ngày 3-5-7/4 và phát lại ở các ngày 4-6-8/5  Ngày 5/05 tổ chức triển lãm hình ảnh về mẹ với những tác phẩm dự thi xuất sắc nhất. Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát. Trước hết thì đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ chạy tài trợ từ đầu tháng 3 đến đầu tháng 5. Nhưng hiện tại thì đến đầu tháng 5 vẫn chưa có doanh nghiệp nào đứng ra tài trợ độc quyền cũng như tài trợ chính cho chương trình. Nên xem như chương trình bị hủy. Bước 5: tiến hành tổ chức. Bước 6: kết thúc. Bước 7:đánh giá 3.1.3 Đánh giá kết quả từng chƣơng trình. a. Lễ động thổ của công ty Vững Bền Chương trình này chạy thành công được 90% là do số lượng khách mời không đến đúng như trong bảng kế hoạch đã đề ra. Nhưng trong tất cả các giai đoạn chạy chương thì không có vấn đề trục trặc gì đáng tiếc xảy ra. b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty Ogawa Trong quá trình thực hiện chương trình đã gặp rất nhiều trục trặc trong vấn đề chậm thiết kế thư mời, duyệt thư mời, và gởi thư mời cho khách hàng, chất lượng trang báo đăng thông tin cũng không đẹp, hình ảnh tờ rơi in ra bị nhòe màu không đúng như trong bảng thiết kế…. Tuy chương trình ra mắt sản phẩm mới đã diễn ra tốt đẹp nhưng kế hoạch PR cho chương trình thì không đạt đến tiêu chuẩn sau khi đánh giá qua số lượng người đến tham dự chương trình. Vấn đề thứ hai là thời gian diễn ra chương trình là vào tối 29/4, đó là thời điểm không thích hợp vì khi đó mọi người rời thành phố để đi du lịch nên số lượng khách mời trong và sau chương trình đến tham quan tại Pakson không nhiều. Nên hiện tại chỉ tiêu đưa ra về doanh số và số lượng người biết đến chương trình không nhiều. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 46 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy c. Ngày của mẹ. Đây là một chương trình lớn và có ý nghĩa , hoạt động PR mạnh, rất nhiều doanh nghiệp biết đến chương trình, nhưng không có doanh nghiệp nào dám bỏ một số tiền lớn ra đầu tư cho một công ty chưa có danh tiến trên thị trường, dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp e dè trong vấn đề tài trợ, nên chương trình không thể chạy dù đã có sự bảo trợ của hội Phụ Nữ. 3.2. Đánh giá kết quả tổng thể và bài học kinh nghiệm cho quy trình tổ chức sự kiện của công ty. Trong thời gian qua công ty có chạy một số chương trình nhưng phần lớn những chương trình này là chương trình nhỏ.Và những chương trình này được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, đối với những chương trình này khách hàng đòi hỏi công ty Mật Mã phải PR tốt cho chương trình của họ, nhưng nhìn chung thì Mật Mã không thật sự mạnh trong vấn đề PR cho khách hàng mà điểm mạnh của công ty là tổ chức event. Bên cạnh đó công ty có thực hiện một số chương trình vận động tài trợ kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ và hội Phụ Nữ và phần lớn những chương trình này là những chương trình lớn nên xét ra quy mô của công ty Mật Mã vẫn ở trong tầm thấp nên không thể tự đứng ra vận động tài trợ. Nên trong thời gian sắp tới tốt nhất là công ty nên PR hình ảnh của công ty mình và chạy một số chương trình theo yêu cầu của khách hàng, để có mối quan hệ thân thiết với họ. Khi đã đủ tiềm lực mạnh thì hướng sang mảng vận động tài trợ những chương trình lớn. Và khi chạy chương trình tốt nhất là nên có một danh sách những thứ cần chuẩn bị để tránh tình trạng thiếu, hay làm chậm tiến độ công việc vì không lường trước những chuyện có thể xảy ra. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 47 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY. Tham khảo tài liệu: 1. PR in Practice – Lê Tiến Thành 2. Tài liệu Event và PR của thầy Đinh Tiên Minh 3. Kỹ năng tổ chức sự kiện – TS Lưu Kiếm Thanh 4. Tổ chức sự kiện - PGS TS Lưu Văn Nghiêm Bước 1: Hình thành concept a. Mục đích của event Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ khác nhau. Có một số chương trình mang tính từ thiện của một công ty hay của hội ( hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ), thì khi đó mục đích của event lại mang tính từ thiện. Nhưng hiện nay khi làm các hoạt động từ thiện các doanh nghiệp mong muốn chỉ mang ý nghĩa từ thiện và không thích hình thức vừa từ thiện và vừa quảng cáo như gắn logo của công ty mình trên những chiếc túi để mang đi tặng quà với tính nhân đạo. Chính vì thế mà dù mang tính nhân đạo nhưng mục đích của event có hướng lệch lạc (theo góp ý của các công ty khách hàng). GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 48 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Để tránh tình trạng này khi làm các chương trình mang tính từ thiện theo yêu cầu của công ty, thì phải xem công ty đó có mong muốn làm PR cho mình ở cấp độ nào, và nên tìm hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp khi tham gia làm hoạt động từ thiện. Còn đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng, thì tùy theo tính chất và yêu cầu của họ thì mục đích của event nên theo yêu cầu đó. b. Mục tiêu Mục tiêu đặt ra là phải nằm trong khả năng có thể, và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khó mà cân đo được những kết quả mà họat động này mang lại cho danh tiếng của công ty trong một thời gian ngắn, cần đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến để chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. Và với bất kỳ một chương trình event nào diễn ra thì công ty luôn phải đặt ra câu hỏi đầu tiên là: mục tiêu lợi nhuận của công ty thông qua sự kiện này là gì? Đó là mục tiêu xây dựng quan hệ hay mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội… khi đó công ty sẽ có hướng đi đúng đắn hơn trong quá trình lên kế họach. c. Đối tượng chính của event. Khi tổ chức một sự kiện cần phải lên kế họach chi tiết cho những họat động của mình nhằm thu hút đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Chúng ta cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì mà nội dung của chương trình muốn truyền tải đến họ. Chính vì thế mà ta phải xác định số lượng những khách hàng mà sự kiện thu hút được ( kể cả khách hàng tiềm năng). d. Địa điểm. Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng. Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính không? GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 49 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Và âm thanh , ánh sáng, có thể chuẩn bị theo đúng yêu cầu của sự kiện hay không? Dung lượng âm thanh, ánh sáng có ảnh hưởng đến người dân xung quanh? Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa) Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không? Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không? Nhà vệ sinh, giữ xe, đổ rác, thu gom rác…ở đâu, như thế nào, khi nào….? Đó là những điều mà khi chọn đại điểm ta cần phải cần nhắc là tiềm hiểu kĩ khi kí kết hợp đồng thuê địa điểm. e. Thời gian diễn ra sự kiện. Kiểm tra chính xác thời gian diễn ra sự kiện: cần phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất kỳ dịp lễ, ngày nghỉ nào hay không, cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem. Nên sớm chuẩn bị cho sự kiện: một khỏan thời gian rộng rãi để thực hiện sự kiện sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro có thể xảy ra khi mà ta còn có thời gian để sữa chữa nó. f. Ngân sách. Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. Xác định được mục tiêu phấn đấu Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tíchdữ liệu qua các năm trước Xác định được lượng vốn và nguồn vốn Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia g. Đặc tính sản phẩm và dịch vụ Mỗi chương trình điều nên có một ý tưởng mới lạ để thu hút người tham dự , đó là điều cần thiết. Và khi làm chương trình thì phải nên chú ý xem loại hình của chương trình này là gì để khi đó cách tổ chức thích hợp. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 50 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 2: Thiết kế sự kiện Để thiết kế được một chương trình phải tìm hiểu thông tin của khách hàng và phải nắm bắt đựơc tâm lý của họ để biết họ nghĩ gì và muốn gì làm gì cho chương trình, đó là cách thức để đưa ra một bảng thiết kế hoàn hảo vì đôi khi ta có ý tưởng rất hay nhưng kinh phí thực hiện chương trình lại quá cao không phù hợp với tài chính hiện tại của công ty khách hàng, hay đôi khi khách hàng cảm thấy ý tưởng này không phù hợp trong thời gian hiện tại của công ty. Không nên phô trương hết những ý tưởng mình có một cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng như hiện nay. Đối với một chương trình event thì hình thành một ý tưởng hay là điều rất quan trọng, và trong ý tưởng đó phải có một điểm nhấn. Và để đạt được điểm nhấn đó phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật + chuyển tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, đó là điều cần thiết hình thành nên một ý tưởng hay. Trong đó thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện – quảng cáo là nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý tưởng và nó còn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế. Vì khi tiếp nhận nghệ thuật, con người dễ bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn, tinh vị hơn. Nghệ thuật tạo ra một hướng toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được nâng cao và ứng dụng hiệu quả cao hơn. Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết phục cho khách mới. Cảm xúc thực tế của một người làm event là những hành động thể hiện – những biểu tượng đặc trưng và những câu chuyện mang tính trườu tượng, tất cả điều phải mang đến cho mọi người những cảm xúc khó phai trong lòng và tất nhiên điều phải liên quan đến thông điệp của sự kiện đó. Sau đó kết hơp những điều đó với nghệ thuật để mang lại hiệu quả cảm xúc cao trong sự kiện khiến cho những người khách tham gia luôn mang tâm trạng chờ đợi – hào hứng - ấn tượng trong sự cảm nhận của bản thân và khi ra về vẫn mang điều gì đó dư âm trong lòng. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 51 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Đối với chuyển tải chủ đề thì nên dùng những hành động trong đời sống thực tế thay thế cho ý nghĩa thông điệp sự kiện. Nếu thông điệp mang ý nghĩa là cảm ơn khách hàng thì hành động thể hiện cho sự cảm ơn là có thể: tặng thiệp – mời ăn uống hay một món quà. Tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng: để tiềm hiểu những nhu cầu của họ, hãy cho cái người khác cần – chứ đừng cho cái mình có. Đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng ta cần có những biểu tượng đặc trưng để thể hiện cho thông điệp cuả công ty. Những câu chuyện trù tượng: để làm tôn vinh thêm ý nghĩa của các biểu tượng. Những câu chuyện trừu tượng tượng trưng cho việc thiết kế trang trí cho khán phòng từ việc xuất phát của biểu tượng đặc trưng ( 2 vấn đề này thường đi đôi với nhau). Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một event thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu , âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả các thế mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hấp dẫn, để event đạt được hiệu quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất. Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng của họ được tôn vinh. Vì vậy để chuyển hóa nghệ thuật trong event, nó phụ thuộc vào rất nhiều cái tài của người tổng chỉ huy, event đựơc nghệ thuật hóa là am hiểu nhiều lọai ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, và cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm. Bước 3: Lập kế họach Khi lập kế hoạch PR cho chương trình thì nên chú ý đến thời gian , để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện, thì nên thông báo trước cho họ trong một thời gian nào đó. Khi thông báo đến người tham dự trong thời gian sớm, khả năng họ sẽ tham dự cao. Kế hoạch chi tiết chương trình phải ghi rõ: cách thực hiện như thế nào, có những trò chơi gì, triển khai như thế nào, những họat động nào tương tác với nhãn hàng, cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình. Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: - Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 52 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? - Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? - Ngày giờ tiến hành? - Ngày nào bắt đầu gởi giấy mời? - Tổ chức cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai Nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp : phát cataloge, xây dựng phòng tham quan, triển lãm..sự tham gia của các cơ quan thông tin: truyền hình, báo chí. Thống nhất và yêu cầu các công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện. Trên cơ sở thông tin đó, lên hạng mục công việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt bằng khu vực…. cho khách hàng xem qua. Để chạy một chương trình event thì cần rất nhiều nhân lực, khi đó công ty phải có kế hoạch nhân sự cụ thể cho từng người có thể thuê nhân sự bên ngòai là các bạn cộng tác viên. Nhưng chỉ nên giao những công việc mang tính chất nhỏ, và trong quá trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thông tin, người trưởng nhóm này nên là nhân viên cuả công ty. Nên sắp xếp công việc của từng người phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng một người thì quá ôm đồm nhiều công việc làm không hết, cuối cùng thì mọi việc không đến đâu làm chậm tiến độ công việc. Nên chú ý các khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng lọat là ít nhất 48 giờ trước event. Thông cáo báo chí: 1 đến 2 tuần Thông cáo báo chí cho báo giấy: 4 đến 6 tuần Lập 1 web: 3 đến 4 tuần Poster, ban rol: 2 đến 4 tuần Tờ rơi: 4 tuần Gởi thư: 1 đến 2 tuần GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 53 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Print ad,tvc: 6 đến 8 tuần. Để tránh áp lực về thời gian: Làm từng bước một: sắp xếp thứ tự công việc cần làm theo một danh sách cụ thể và chi tiết. Làm từng công việc một theo từng bước và kiểm sóat chặc chẽ công việc về thời gian để hoàn thành công việc đó đúng tiến độ, sau đó sẽ làm công việc tiếp theo. Cách này có thể kiểm soát đựơc về mặt thời gian và tiến độ công việc một cách chặt chẽ. Làm song song: những việc gì có thể làm song song thì ta làm song song cùng một lúc. Thường thì những công việc không liên quan gì đến nhau thì ta có thể sắp xếp làm cùng một lúc để rút ngắn thời gian như dàn dựng sân khấu và viết thiệp mời. Kết hợp cả hai phương án trên: trong từng giai đọan cụ thể có thể có những việc cần thực hiện cùng lúc tuy nhiên có những giai đọan quan trọng cần có sự chi tiết tỉ mỉ và đầu tư nhiều thời gian và công sức. Phải lên một bảng kế họach B, để đối phó những việc bất ngờ xảy ra. Nếu không có kế họach dự phòng thì kế hoạch chính có thể sẽ bị phá hủy trong chốc lát. Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến các cơ quan báo chí nó giúp chúng ta có thời gian để chuẩn bị và đồng thời cũng để khẳng định bản quyền của chương trình. Lên một ngân sách để quảng bá cho event càng sớm thì càng mở ra nhiều cơ hội, với một ngân sách cho phép có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brochure, poster, gửi mail trực tiếp…tuy rằng có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nhưng nên hạn chế vì chúng ta không kiểm soát được thời gian và nội dung của thông điệp. Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn như thế nào, nội dung ra sao, hình thức như thế nào, gởi vào thời gian nào, cho ai? Tất cả những điều trên điều cần phải xem xét và đưa ra duyệt với khách hàng. Khi gởi bảng kế hoạch cho khách hàng thì ngoài thời gian và công việc cần làm thì cần kèm bảng chi phí ( không cần quá chi tiết) nhưng nó phải bao gồm những hạn mục cần thiết cho chương trình và một bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên trong cũng như bên ngoài khu vực diễn ra chương trình cho khách xem thử, qua đó thấy được sự chuyên nghiệp, quan tâm của công ty đối với chương trình của khách hàng tạo cho họ một sự thiện cảm. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 54 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Viết kịch bản cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí… và kể cả các chi tiết nhỏ nhặt nhất. Khi tổ chức địa điểm ngòai trời không xác định đựơc những người tham gia, họ có thể là những công chúng hiếu kì thì cần tính tóan kỹ lưỡng, dự tóan người tham dự có phương án dự phòng trường hợp qúa tải và phải có đội bảo vệ ổn định trật tự trong trường hợp quá tải, sắp xếp chỗ trong khu vực diễn ra sự kiện. Thậm chí khi sự kiện diễn ra ngòai trời mà ngày hôm đó trời mưa thì ta cò thể dự trù thêm một địa điểm khác ở trong nhà. Lên danh sách công việc cho từng người thật chi tiết, bao gồm ai, làm gì , ở đâu, lúc nào, làm như thế nào… nếu là chương trình lớn thì có bộ phận dự phòng . Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát Khi mỗi nhân sự được phân công đảm nhiệm một công việc, thì phải báo cáo tiến độ làm việc của mình theo thời gian đã quy định và tốt nhất là nên hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc để công việc có thể tiến hành một cách nhanh chóng. Trong quá trình triển khai công việc trong việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng những cụm từ chủ quan như : sẽ được thỏa thuận, hoặc sẽ được quyết định trong những ngày sau đó…sẽ dẫn đến nhiều lý giải khác nhau dẫn đến những xích mích, và trường hợp xấu nhất là chương trình có thể bị hủy vì kiện tụng trong hợp đồng. Khi làm việc với giới nghệ sĩ thì nên cho họ biết trước về nội dung chương trình để tránh hát những bài hát không phù hợp với nội dung và đối tượng khách hàng của chương trình. Đối với MC thì phải tập dợt trước khi chương trình diễn ra, ít nhất MC phải nhận bảng script ( bài nói của MC) trước vài ngày để MC nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn ra MC mới đọc nội dung chương trình, khi đó khó mà có cách nào cứu vớt chương trình khi MC nói một đằng nội dung chương trình một nẻo. Khi làm việc với các cơ quan báo chí trong vấn đề PR cho chương trình, phải hểu rõ nhu cầu và tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút khi ta sẽ thu hút giới truyền thông tốt hơn. Nếu làm việc với các nhà báo mới trước hết ta có thể gởi mail cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu và diễn tả đựơc cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động. Thời gian liên hệ với báo chí thì nên tránh vào buổi chiều vì thời điểm đó họ rất bận. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 55 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Khi xin giấy phép tổ chức họp báo: thời gian cấp giấy phép cho các doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Đây là điều các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần nắm để tránh tình trạng cuộc họp bị trì hoãn. Tốt nhất khi xin bất kỳ giấy phép nào để chạy chương trình thì nên xin trước khi chương trình diễn ra khoảng 1 tháng, khi đó ta có thể bổ sung giấy tờ hoặc thay đổi nội dung để phù hợp theo yêu cầu của Sở. Vì giấy phép quyết định chương trình đó sẽ diễn ra đúng tiến độ, bị hủy hay dời ngày diễn… Trong tay luôn có bảng doanh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất để có thể theo sát tiến độ công việc nhằm kịp thời điều chỉnh. Về địa điểm tổ chức chương trình thì nên đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị Bước 5: tiến hành tổ chức. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng , nó cho thấy sự chuyên nghiệp của các công ty event, vì vậy lên danh sách công việc và phân công một cách rõ ràng và đưa ra những tình huống xấu có thể xảy ra để có thể giải quyết tình huống kịp thời khi đó chương trình sẽ diễn ra xuông sẻ . Trước khi diễn ra chương trình , bảo đảm rằng mọi thứ đang được ở trong tình trạng được chuẩn bị một cách tốt nhất, và tốt nhất là nên chạy thử chương trình để đảm bảo rằng không có vấn đề gì phát sinh trong quá trình chạy thử. Những nhân viên phụ trách chương trình phải luôn túc trực tại nơi diễn ra chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân sự. Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước 1 ngày và phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu không đủ điều kiện và có thể gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự trong quá trình chạy chương trình. Bộ phận hậu cần và bộ phận kỹ thuật phải luôn chuẩn bị sơ cua vật dụng cho chương trình ví dụ như: tiệc buffet dành cho 20 người thì nên chuẩn bị cho khoảng trên 25 người vì tránh trạng có dẫn người thân theo, hay thiếu quà cho khách… đó là điều nên tránh trong các chương trình event và lỗi về màn hình chiếu sáng do cúp điện hay máy tính bị virus thì nên chuẩn bị thêm một máy…Nói GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 56 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy chung khi chạy một chương trình thì rất nhiều tình huống không lường trước xảy ra nên ta càng chuẩn bị càng chi tiết sẽ hạn chế được phần nào những rủi ro đó. Lúc diễn ra chương trình , trên tay luôn cầm một checklist, luôn theo sát tiến độ công việc của chương trình, kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có thể xảy ra có nằm trong dự tính hay không và phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề. Các trưởng nhóm phụ trách từng bộ phận trong quá trình chạy chương trình luôn phải báo cáo tình hình một cách liên tục cho người quản lý chương trình, để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau. Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí của mình đang đảm nhiệm, nếu rời bỏ vị trí thì cần phải có người thay thế trong thời gian vắng mặt. Bên cạnh đó chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm các chương trình làm việc, danh sách các đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bảng tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này. Bước 6: kết thúc. Sau sự kiện viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên Khi chương trình kết thúc là lúc rất nhiều thứ phải dọn dẹp, và bị hư hỏng trong quá trình sử dụng. Chính vì thế sau khi chương trình kết thúc nên có nhóm công tác hậu cần dọn dẹp và lắp ráp lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình và bàn giao lại cho nhà cung cấp. Chăm sóc khách hàng sau sự kiện bằng cách viết email cảm ơn khách hàng đã đến tham dự event kèo theo thông tin, hình ảnh về sự kiện và sản phẩm mới cũng là cách nhắc nhở khách hàng về sự kiện, sản phẩm. Đồng thời điều này cũng thể hiện lòng biết ơn cũng như sự tôn trọng đối với khách hàng. Cập nhật thông tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm về chương trình , về hoạt động của công ty và quảng bá thương hiệu doanh nghiệp sâu rộng hơn. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 57 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 7: đánh giá Sau khi chương trình kết thúc thì tất cả các bộ phận trong phòng phải họp lại với nhau, đánh giá – nhận xét về chương trình. Những mặt nào được và chưa được, mọi người phải góp ý thẳng thắng với nhau, để rút kinh nghiệm cho chương trình sau và nó phải được ghi thành văn bản để làm tư liệu đúc kết. Tránh bỏ qua giai đọan này, đôi khi những chương trình dồn dập công ty hay bỏ qua đây là điều không nên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai. Đánh giá các tiêu chuẩn như: Chủ tọa: có bắt đầu đúng giờ ? Mỗi mục chương trình có đủ thời gian ? Có kiểm soát được sự lạc đề không? Phản hồi tín hiệu phát biểu? nghị quyết có rõ ràng ? có điềm tĩnh và ngoại giao? Kết thục đúng giờ? Thư ký: phân phát có đủ tài liệu? có nắm vững trình tự, thủ tục ? có tham gia thảo luận? ghi biên bản thế nào? Đại biểu: tham gia tích cực, xây dựng ? có ngắt lời người khác không? Có hiểu vấn đề thảo luận? nhất trí chung hay theo đa số? thái độ đối với chương trình? Có tham dự đến cùng? GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 58 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy KẾT LUẬN Để thực hiện một chương trình event hòan chỉnh phải trải qua rất nhiều quá trình làm việc tỉ mỉ. Càng tỉ mỉ bao nhiêu sẽ càng cho thấy sự chuyên nghiệp cuả các công ty event. Trong bốn tháng vừa qua công ty đã lên kế họach rất nhiều chương trình, nhưng phần lớn những chương trình đó là kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ để đi vận động tài trợ các chương trình cho họ, và nó cũng không thật sự mang lại danh tiếng cho công ty. Nên nói một cách chính xác thì công ty cũng chỉ là cái bóng chưa có bước phát triển vượt bật tạo thanh thế cho mình. Phần lớn những chương trình khi đến tay nhân viên kinh doanh để chạy tài trợ thì thời gian còn rất hạn hẹn và chương trình thì liên tục, trong khi thời gian để chờ các doanh nghiệp duyệt chương trình thì kéo dài nên những chương trình vận động tài trợ vẫn chưa đạt được kết quả khả quan như mong muốn. Còn đối với những chương trình công ty tự lên kế họach và tự chạy thì cũng chỉ chọn những chương trình nhỏ và hiện tại công ty thực sự chưa đủ tiềm lực để có thể tự đứng ra tổ chức những chương trình mang tính tầm cỡ để PR cho mình. Và công ty có thực hiện một số các chương trình theo yêu cầu cuả khách hàng như chương trình: sơn Nipon, Ogawa, động thổ… nhưng những chương trình này vẫn chưa thật sự thành công một cách tòan vẹn, trong quá trình thực hiện vẫn có nhiều thiếu sót vì không lường trước được thời gian có thể thay đổi, và trong quá trình hợp tác làm việc có sự phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa các thành viên nên dẫn đến lục đục trong nội bộ. Mặt khác đội ngũ nhân lực của phòng event phần lớn là còn trẻ và vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm thực tế, nên vẫn có những thiếu sót xảy ra. Quả thật trong 3 tháng vừa qua công ty thật sự đang đương đầu với những vấn đề khó khăn trong quá trình vận động tài trợ, vận động doanh nghiệp treo phướn, thực hiện chạy chương trình event. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp một phần nhỏ giải pháp giúp công ty có hướng đi đúng đắn hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 59 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề: ................................................................................................................................. 1 Mục tiêu nghiên cứu: .................................................................................................................. 1 Phương pháp nghiên cứu:............................................................................................................ 2 Hạn chế của đề tài: ..................................................................................................................... 2 Kết cấu đề tài: ............................................................................................................................. 2 Chương 1: Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện Và Tình Hình Phát Triển Hoạt Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam I. Một số vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện. Khái niệm về tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 3 Mục đích của tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 3 Phân loại của tổ chức sự kiện: ..................................................................................................... 4 Quy trình của tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 7 II. Tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở việt nam 2.1.Tình hình chung và những cột mốc về event: ....................................................................... 12 2.1.1.Tình hình chung: ................................................................................................................ 12 2.1.2.Những cột mốc về event: .................................................................................................... 14 2.2. Xu hướng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện: ............................................................................ 14 2.3.Đặc tính của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của VN: ............... 16 2.4.Nhu cầu của thị trường: ........................................................................................................ 16 2.5.Cạnh tranh trong dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp: ........................................... 17 2.6.So sánh tính chuyên nghiệp công ty events việt nam với thế giới: ........................................ 17 2.7.Nhận xét: ............................................................................................................................. 18 Chương 2: Giới Thiệu Chung Về Công Ty 2.1.Giới thiệu về công ty: ............................................................................................................ 19 2.2.Lịch sử hình thành và phát triển: ........................................................................................... 19 2.3.Định hướng: ......................................................................................................................... 20 2.4.Cơ cấu tổ chức:....................................................................................................................... 21 2.5.Các loại dịch vụ cung cấp của công ty: ................................................................................... 23 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 60 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.6.Các chương trình đã thực hiện khi chưa đổi tên công ty: ........................................................ 24 2.7.Các chương trình trọng điểm đang thực hiện: ........................................................................ 25 2.8.Khách hàng thân thiết của công ty: ........................................................................................ 27 2.9.Giới thiệu phòng tổ chức sự kiện: .......................................................................................... 27 2.10.Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 tháng vừa qua của công ty: ....................................... 29 Chương 3: Phân Tích Thực Trạng Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty 3.1.Phân tích 3 chương trình: ...................................................................................................... 30 3.2.Đánh giá kết quả tổng thể và bài học kinh nghiệm cho quy trình tổ chức sự kiện của công ty 45 Chương 4: Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty Giải pháp: ................................................................................................................................... 47 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 61 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy TÀI LIỆU THAM KHẢO 5. PR in Practice – Lê Tiến Thành 6. Tài liệu Event và PR của thầy Đinh Tiên Minh 7. Kỹ năng tổ chức sự kiện – TS Lưu Kiếm Thanh 8. Tổ chức sự kiện - PGS TS Lưu Văn Nghiêm 9. www.chudoanhnghiep.com 10. www.prclub.com.vn 11. www.tochucsukienvip.com 12. www.connectionvn.com 13. www.f-event.com.vn 14. www.marketingchienluoc.com 15. www.vncon.com 16. www.laodong.com.vn 17. www.laodong.com.vn 18. www. tochucsukien.wordpress.com 19. www.thanhnien.com.vn