Phân tích và thiết kế công việc

GVHD: PGS. TS. TRẦN KIM DUNG NHÓM TRÌNH BÀY: NGUYỄN HỮU QUÝ PHAN KIM NGÂN LÊ THANH HỒNG NGỌC LƯU THỊ NGỌC TRẦN PHAN TÚ MY PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ CÔNG ViỆC * NỘI DUNG TRÌNH BÀY * Khi nào cần phân tích và thiết kế công việc? * I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Điều kiện tiến hành công việc Trách nhiệm, quyền hạn Phẩm chất Kỹ năng Nghiên cứu nội dung công việc * I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC * I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Xác định mục đích của phân tích công việc Bước 1 Bước 2 Bước 3 Thông tin cơ bản có sẵn. Lựa chọn các công việc tiêu biểu Bước 4 Bước 5 Bước 6 Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc Các bước tiến hành phân tích công việc * I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Điều kiện làm việc Các hoạt động thực tế của nhân viên Những phẩm chất mà nhân viên cần có Các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc * I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phương pháp * I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Tài liệu cần xây dựng khi phân tích công việc: Bảng mô tả công việc: Nhận diện công việc. Tóm tắt công việc. Các mối quan hệ trong thực hiện công việc Chức năng, trách nhiệm trong công việc. Quyền hạn. Tiêu chuẩn mẫu. Điều kiện làm việc. . * BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG * Tài liệu cần xây dựng khi phân tích công việc: Bảng tiêu chuẩn công việc: Trình độ văn hoá, chuyên môn. Trình độ ngoại ngữ Kinh nghiệm công tác trong nghề; Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình. Kỹ năng làm việc. Phẩm chất cá nhân. Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc. I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC * BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG * Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc theo chỉ số KPI * II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Khái niệm: Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hoặc một nhóm các nhân viên thực hiện. Mục tiêu: Làm sao để công việc có hiệu quả cao, tạo ra sản phẩm, dịch vụ có giá trị gia tăng cho khách hàng. * II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 5 W và 1 H: Cấu trúc công việc cơ bản: Who What When Where Why How * Các yếu tố cần xác định khi thiết kế công việc II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Đặc trưng của cấu trúc tổ chức doanh nghiệp Dòng công việc Khả năng của người lao động Điều kiện lao động * Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế công việc II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Dòng công việc là: cách mà công việc được xắp xếp để đạt được mục tiêu về sản phẩm, dịch vụ của tổ chức Phân tích dòng công việc là: Quá trình kiểm tra, xem xét các công việc đã được tạo ra hoặc tạo thêm giá trị trong quá trình kinh doanh như thế nào. Mục tiêu tìm ra: Các bước hoặc công việc nào cần loại bỏ bớt Các bước hoặc công việc nào cần kết hợp lại Các bước hoặc công việc nào cần đơn giản thêm * II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Đơn giản hóa công việc Mở rộng cộng việc (làm giàu công việc) Luân chuyển công việc Làm phong phú hóa công việc * Các phương pháp thiết kế công việc cho cá nhân II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Các thành viên trong nhóm được trao quyền để quyết định giữa họ với nhau về việc làm thế nào để hoàn thành công việc. Các thành viên trong nhóm được đào tạo các kỹ năng khác nhau sau đó được luân chuyển để làm các nhiệm vụ khác nhau trong các nhiệm vụ của nhóm Thiết kế công việc theo nhóm phù hợp với các tổ chức có cơ cấu tổ chức phẳng và ranh giới mềm. * Các phương pháp thiết kế công việc cho nhóm III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG * Chiếm 50% thị phần các cao ốc loại A, tốc độ tăng trưởng 30% - 50% một năm Giới thiệu tập đoàn TTT III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG * Vấn đề của tập đoàn TTT Tỉ lệ nghỉ việc cao III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG * Mục tiêu của cuộc khảo sát III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Bước 1: Họp với lãnh đạo: TGĐ, Trưởng phòng HC-NS, trợ lý TGĐ, trợ lý Phát triển nguồn nhân lực. Tìm hiểu chính sách Tham gia một số hoạt động của công ty * III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Bước 2: Đưa ra vấn đề cần làm rõ trong cuộc khảo sát Quan điểm, nhận định của CBQL về những khía cạnh khác nhau trong hoạt động quản lý Sự thỏa mãn của CBNV đối với thành phần của công việc Mức độ cam kết của CBNV đối với TTT * III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Bước 3: Phỏng vấn 3 CBQL và 3 nhân viên từ các bộ phận khác nhau -> thiết kế nội dung bản khảo sát * III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Bước 4: Dựa trên kết quả phỏng vấn và nội dung làm việc với ban lãnh đạo, hoàn thiện nội dung khảo sát, chuyển cho ban lãnh đạo điều chỉnh lần cuối * III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Bước 5: Tiến hành khảo sát toàn thể CBNV công ty dựa trên nội dung đã thiết kế sẵn trong bản khảo sát * Bước 6: Bổ sung thêm thông tin vào kết quả khảo sát Phỏng vấn một số CBNV qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG * KẾT QUẢ KHẢO SÁT III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 1. KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG 2. KẾT QUẢ ĐỊNH TÍNH * KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG * KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG * KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG * KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG * So sánh giữa dự đoán của Ban TGĐ với ý kiến của CBQL/ CBNV KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG * KẾT QUẢ ĐỊNH TÍNH * CÂU HỎI BỔ SUNG THÊM * THẢO LUẬN Nguyên nhân cốt lõi của vấn đề trên? * NGUYÊN NHÂN NGHỈ VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN TTT Vấn đề * NGUYÊN NHÂN NGHỈ VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN TTT Vấn đề ở đâu? Việc phân tích và thiết kế công việc của tập đoàn TTT chưa thực hiện tốt nên đã xảy ra vấn đề: Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc không rõ ràng Chưa xác định rõ giá trị công việc của nhân viên Chính sách lương chưa hiệu quả * Giải pháp đề xuất Phân tích và thiết kế lại công việc với công việc cụ thể như sau: Thu thập lại thông tin để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Xây dựng bản đánh giá KPI Phối hợp với trưởng bộ phận thiết kế lại công việc cho phù hợp để giảm áp lực công việc. * *